giriiş

Yönetimin dokümantasyon desteği, tüm yönetim türlerinin ve düzeylerinin en önemli bileşenidir. Bilgi sunumunun etkinliği, güncelliği, doğruluğu ve eksiksizliği, yönetimsel kararların kalitesinin temelidir.

Son on yıl, bilgi teknolojilerinin büro hizmetinin çalışmalarına aktif olarak dahil edildiği bir dönemdir.

Yerleşik normlar ve teknolojiler, diğer yeni normlar, kurallar ve teknolojilerle değiştirilmektedir. Sonuncusu sosyo-ekonomik, politik, bilimsel ve teknolojik ilerleme faktörlerinden kaynaklanmaktadır.

Elektronik çağ, teknolojilerini ve bazen sadece biçimin değil, içeriğin de orijinalliğini belirler. dokümantasyon desteği yönetmek.

Rusya'nın farklı bir sosyo-ekonomik ve politik yaşam biçimine geçişi ile bağlantılı olarak ve devam eden olaylar bağlamında idari reform yeni bir düzenlemeye ihtiyaç vardı Yasal çerçeve her seviyede ofis işleri devlet yapısı. Büro çalışmaları alanında belirli bir düzenleyici rol oynayan bir dizi federal yasa, kararname, kanun, eyalet standardı, talimat, yönetmelik kabul edilmiştir. Ancak devam eden süreç tutarsız bir şekilde gerçekleşmektedir. Olumlu eğilimlerin yanı sıra olumsuz eğilimler de var.

Tezin amacı, modern büro işinin Rus ve bir dereceye kadar uluslararası yasal çerçevesinin kapsamlı bir analizinin yanı sıra, bilimsel ve metodolojik desteğinin araştırılması ve belgelerin daha da iyileştirilmesi için tekliflerin geliştirilmesidir. yönetimi için destek.

Tezde belirlenen hedeflere uygun olarak, aşağıdaki görevler çözülmüştür:

Büro alanını düzenleyen temel yasal düzenlemelerin (federal yasalar, kararnameler, kararnameler, talimatlar ve uluslararası belgeler) ele alınması;

Ofis çalışmasının modern düzenleyici ve metodolojik desteğinin özellikleri;

Modern Rus ve uluslararası yasal düzenlemeler tarafından belirlenen yeni gereklilikler ışığında yurtiçi ofis işini iyileştirmeyi amaçlayan tekliflerin geliştirilmesi.

Bilimsel yenilik: Çalışmada ilk kez, modern ofis çalışmasının yasal çerçevesinin kapsamlı bir incelemesini ve analizini yapmak için bir girişimde bulunuldu ve bu temelde, iyileştirilmesi için öneriler geliştirildi.

Tezin pratik değeri, tezin materyallerinin öğrencilerle eğitim oturumlarında ve ayrıca belge yönetimi hizmetleri uygulayıcıları ile sınıflarda, ticari departman şubesinde iş seminerleri yürütürken kullanılabilmesidir. ve endüstriyel tahta Saratov bölgesi. Sonuçlar ve öneriler, Ek Enstitüsü'ndeki belge uzmanlarının hazırlanması ve yeniden eğitilmesi sürecinde kullanılabilir. mesleki Eğitim SGSEU.

Kaynak tabanı: düzenleyici yasal işlemler yeni zaman (Federal Yasalar, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnameleri, Rusya Federasyonu Başkanı'nın mesajları ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı'nın Kararnameleri ve emirleri, yönetmelikler, konuklar, doktrinler, kavramlar, stratejiler, kurallar, talimatlar ve uluslararası belgeler), ayrıca bölgesel ve belediye düzeyindeki çeşitli düzenleyici belgeler.

Tezin yapısı: giriş, dört bölüm, sonuç, kullanılan kaynakların ve literatürün yanı sıra uygulamaların listesi.

Bölüm 1. Düzenleyici ve yasal ve metodolojik temel modern ofis işleri

1.1 PEI süreçlerini sağlamak için modern bir yasal ve düzenleyici çerçevenin rolü ve önemi

Belgelerle çalışmanın organizasyonu, birçok düzenleyici yasal ve metodolojik belgeden etkilenir. Bu nedenle, okul öncesi eğitim kurumunun hizmetindeki her kuruluşta düzenleyici yasal, metodolojik ve referans bilgisi belgelerle çalışmakla ilgili.

Düzenleyici ve yasal çerçevenin rolü ve önemi önemli ölçüde artmıştır. son yıllar. Her düzeyde ticari belgeli iletişim, genel kabul görmüş ortak kurallara göre yürütülmeye başlandı. Örgütsel ve yasal biçime bakılmaksızın belgelerle çalışma, belgeleme ve kuruluşların çalışmaları ile ilgili yasal, düzenleyici ve metodolojik düzenlemelere dayanır.

Şu anda Rusya Federasyonu belgelerle çalışmanın hazırlanması, yürütülmesi ve organizasyonu için genel kuralları düzenleyen bir dizi ulusal düzenleyici yasal düzenleme vardır. Düzenleyici metodolojik belgeler yönetimin belgesel desteğine ilişkin belgeler, çeşitli devlet makamları ve idareleri tarafından yeterliliklerine uygun olarak geliştirilmektedir.

Ülkemizin ilk, temel yasası Rusya Federasyonu Anayasasıdır. Belge yönetimi açısından önemi, Rusya Federasyonu Anayasasının düzenleyici yasal işlemlerin tabi kılınmasını sağlamasında yatmaktadır. Rusya Federasyonu Anayasası'nın 15. Maddesi, Rusya Federasyonu'nda kabul edilen Kanunların ve diğer yasal düzenlemelerin Rusya Federasyonu Anayasası ile çelişmemesi gerektiğini belirtir.

Diğer ana kaynak ise hukuktur. normatif hareket vücut tarafından özel bir düzende benimsenmiştir yasama organı ya da halkın iradesini ifade eden, anayasadan sonra en büyük yasal güce sahip olan ve toplumsal açıdan önemli, tipik ve istikrarlı toplumsal ilişkileri düzenleyen bir referandum.

Büro çalışması için düzenleyici çerçeve, bir kurumun mevcut faaliyetlerinde ve ayrıca ofis işlerinin faaliyetlerinde belge oluşturma, işleme, saklama ve kullanma teknolojisini düzenleyen bir dizi kanun, düzenleyici yasal işlem ve metodolojik belgedir. hizmet: yapısı, işlevleri, personeli, teknik Destek ve diğer bazı yönler. Evrak işleriyle ilgili kuralları düzenler; belgelerle çalışma kuralları; belgelerin güvenliğini sağlamak; arşiv depolaması için belgeleri aktarma prosedürü; büro hizmetinin işi; belgelerle çalışırken yeni bilgi teknolojilerinin tanıtılması; erişim kısıtlaması damgası olan belgelerle çalışın; yasal yönler belgeler ve diğer konularla ilgili.

Ofis işleri için düzenleyici çerçeve şunları içerir:

Rusya Federasyonu Anayasası;

Uluslararası anlaşmalar (anayasal nitelikteki ilişkileri düzenler ve Rusya Federasyonu'nda onaylanmalarına tabi olarak yürürlüğe girdikten sonra kanundan önce gelir);

Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgelendirme alanındaki yasal düzenlemeleri;

Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı'nın federal düzeyde belge desteği konularını düzenleyen kararları ve emirleri;

Federal organların yasal işlemleri yürütme gücü

(bakanlıklar, komiteler, hizmetler, ajanslar vb.) hem endüstri çapında hem de departman niteliğinde;

Rusya Federasyonu kurucu kuruluşlarının ve bölgesel varlıklarının temsil ve yürütme organlarının büro işleri konularını düzenleyen yasal düzenlemeleri;

Düzenleyici ve öğretici nitelikteki yasal işlemler, kurum, kuruluş ve işletmelerin büro işlerine ilişkin metodolojik belgeler;

Dokümantasyon için devlet standartları;

Birleşik dokümantasyon sistemleri;

Tüm Rusya teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları;

Yönetimin belgesel desteğinin devlet sistemi, belgeler için temel gereksinimler ve belgesel desteğin hizmetleri (GSDOU);

Yönetim işinin organizasyonu ve işgücünün korunmasına ilişkin normatif belgeler;

Kuruluşla ilgili düzenleyici belgeler arşiv depolama belgeler;

Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının yasama işlemleri ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının yürütme makamları tarafından kabul edilen yasal düzenlemeler.

Başta Federasyonun kurucu kuruluşlarının temsilci ve yürütme makamları ile kendi topraklarında faaliyet gösteren kuruluşlar, kurumlar ve işletmeler olmak üzere ofis işlerini organize ederken bunların tümü dikkate alınmalıdır.

1.2 Genel özellikleri belge yönetimi için yasal ve düzenleyici çerçeve

Her şeyden önce, bir belge kavramını tanımlamak gerekir - bu, yasal yükümlülükleri veya ticari faaliyetleri onaylarken kanıt olarak bir kuruluş veya kişi tarafından oluşturulan, alınan ve saklanan bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen tanımlanabilir bilgilerdir. Aynı zamanda belgenin en önemli özelliği, uygun detayların bulunmasıyla sağlanan tanımlanabilirliktir.

Aşağıdakiler için belgeler gereklidir:

Organizasyonun verimli ve düzenli faaliyetlerinin uygulanması, gerekli sorumluluğu ima eder;

Örgütsel ve yönetsel kararların oluşturulması ve belgelenmesi;

Yönetsel ve idari faaliyetlerin tutarlılığının sağlanması;

Acil durumlarda kuruluş faaliyetlerinin devamlılığının sağlanması;

Kuruluşun faaliyetlerinin kapsamını tüm tezahürlerinde düzenleyen düzenleyici yasal düzenlemelerin gerekliliklerine uygunluk.

Belgelerin ve belge dizilerinin bireylerin, tüzel kişilerin, devletin nesneleri olduğu ve diğer kaynaklarla birlikte yasa tarafından korunduğu yasal olarak kurulmuştur. Ek olarak, bilgilerin belgelenmesi, dahil edilmesi için bir ön koşuldur. bilgi kaynakları. Bir kuruluşun iş sürekliliği, mevzuata uyum ve gerekli hesap verebilirliği için gerçek, güvenilir ve kullanılabilir kayıtlar oluşturmak ve bunların bütünlüğünü gereken süre boyunca korumak gerekir.

Büro çalışmalarının düzenleyici ve metodolojik temeli

Yeni GOST R 7.0.97-2016'nın 1 Haziran 2018'de yürürlüğe girmesi ışığında, ofis işlerinin düzenleyici ve metodolojik düzenlemesi dikkate alınmalıdır.

Büro çalışmalarının düzenleyici ve metodolojik temeli- bu, belge oluşturma teknolojisini, bunların işlenmesini, saklanmasını ve kurumun mevcut faaliyetlerinde kullanılmasını ve ayrıca ofis iş hizmetinin faaliyetlerini düzenleyen bir dizi kanun, düzenleyici yasal düzenleme ve metodolojik belgedir: yapısı, işlevleri , personel, teknik destek ve diğer bazı hususlar.

Ofis çalışmasının normatif ve metodolojik temeli aşağıdakileri içerir:

• yasama işlemleri Dokümantasyon ve bilgi alanında Rusya Federasyonu;
• Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümetinin ofis işleri alanındaki kararları;
• dokümantasyon desteği konularını düzenleyen federal yürütme organlarının normatif yasal düzenlemeleri;
• yönetimin belgesel desteği alanındaki teknik düzenlemeler ve ulusal standartlar;
• teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin tüm Rusya sınıflandırıcıları;
• birleşik dokümantasyon sistemleri; - kurum, kuruluş ve işletmelerin yönetimi tarafından çıkarılan normatif yasal düzenlemeler.

Rusya Federasyonu'ndaki ofis işleri için düzenleyici çerçeve, Federal yasa ve GOST. İkincisi, kuruluşlarda kayıt tutmanın temelidir.

tanımlayan orijinal yasal işlem kamu politikası bilgi ve belge değişimi alanında Rusya Federasyonu Anayasası yer almaktadır. Rusya Federasyonu Anayasası şöyle der: "Herkes, herhangi bir yasal yolla özgürce bilgi arama, alma, iletme, üretme ve dağıtma hakkına sahiptir ...". Bu hüküm, en önemli yasal düzenlemede geliştirilmiştir - 27 Temmuz 2006 tarihli ve 149-FZ sayılı "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruma" Federal Yasası. 29 Haziran 2015 N 162-FZ "Rusya Federasyonu'nda Standardizasyon Üzerine" federal yasanın hükümleri de aynı derecede önemlidir.

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, yalnızca tüzel kişilerin faaliyetleri için değil, aynı zamanda belgeleri için de yasal dayanak oluşturdu. Medeni Kanun'un bazı maddelerinde, tüzel kişilerin faaliyet gösterdiği temelde, tüzüğün ve dernek mutabakatının içeriği için gereklilikler belirlenir. Rusya Federasyonu Kodu idari ihlaller sağlanan idari yaptırımlar arşiv belgelerinin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması kurallarının ihlali nedeniyle.

Rusya Federasyonu Ceza Kanunu kuruldu cezai sorumluluk başına görevi kötüye kullanma belge ve bilgilerle. Rusya Federasyonu'nun bir dizi yasama eylemi ("Kanunlar" Devlet Amblemi Rusya Federasyonu", "Elektronikte elektronik imza", "Ö meslek sırrı"," Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Üzerine", "Muhasebe Üzerine" vb.) iş belgelerini derlerken, işlerken ve saklarken dikkate alınması gereken kuralları içerir.

Yürürlükteki mevzuat, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli iletişim araçları kullanılarak gönderilen belgelere ilişkin gereklilikleri düzenlemektedir: E-posta, İnternet, bilgi koruma gereklilikleri, belgelere yasal güç (resmilik) verme vb.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnameleri, büro işlerini düzenleyen normatif aktörler arasındadır. Rusya Federasyonu'ndaki büro işlerinin düzenlenmesine ilişkin temel Kararnameleri listeliyoruz:

• Kararname "Yönetmeliklerin onaylanması üzerine arşiv fonu RF";
• Kararname "İlgili bilgi listesinin onaylanması üzerine devlet sırrı".

Büro çalışmalarını düzenleyen Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnameleri, iş akışının çeşitli yönlerini düzenler. Rus hükümetinin bu alandaki en önemli kararnameleri şunlardır:

• "Posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin Kuralların onaylanması üzerine";
• "Devlet sırrı oluşturan bilgilerin çeşitli gizlilik derecelerine göre sınıflandırılmasına ilişkin Kuralların onaylanması üzerine";
• "Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması için birleşik bir sistemin geliştirilmesi üzerine".

GOST R 7.0.97-2016'nın Özellikleri

1 Temmuz 2018'de yürürlüğe giren GOST, ayrıntılı olarak ele alınması gereken bir takım özelliklere sahiptir. Böylece, yeni GOST, 25 Mayıs 2017 tarihli Rosstandart Emri N 435-st "Emirde Değişiklikler Üzerine" uyarınca yürürlüğe girdi. Federal ajans 8 Aralık 2016 tarihli teknik düzenleme ve metroloji hakkında N 2004-st "Rusya Federasyonu ulusal standardının onaylanması üzerine".

Yeni GOST, iş akışının aşağıdaki yönlerini düzenlemeyi amaçlamaktadır:

• belge ve formların ayrıntılarının bileşimi;
• belge ve formların ayrıntılarının kaydedilmesi için kurallar;
• form türleri ve örnekleri, iş kağıtlarındaki ayrıntıların yerleşimi;
• belge oluşturma kuralları.

GOST 7.0.97-2016'nın Özellikleri

	Belgeler için gereklilikler ve GOST 7.0.97-2016 uyarınca bunlarla çalışmak	Yenilikler GOST 7.0.97-2016
	İki veya daha fazla sayfada bir belge oluştururken, ikinci ve sonraki sayfalar numaralandırılır	Önceki GOST R 6.30-2003'te yer alan bazı ayrıntılar, yeni GOST R 7.0.97-2016'da yer almamaktadır.
	Sayfa numaraları, sayfanın üst kenarından en az 10 mm mesafede, belgenin üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir.	Aşağıdakiler dahil olmak üzere yeni ayrıntılar ortaya çıktı: yapısal birimin adı - belgenin yazarı ve kişinin pozisyonunun adı - belgenin yazarı.
	Sayfanın ön ve arka taraflarında belge oluşturulmasına izin verilir. Her iki tarafta belge oluştururken, sayfanın ön tarafındaki sol kenar boşluğu ile sayfanın arkasındaki sağ kenar boşluğunun genişliği eşit olmalıdır.
	Belge ayrıntıları için tercih edilen yazı tipleri ve yazı tipi boyutları şunlardır: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 ve ilgili
	Belge metninin paragraf girintisi - 1,25 cm
	Dokümanın metni 1 - 1,5 satır aralığı ile yazdırılır. Belge küçültülmüş ölçekte yayına hazırlanıyorsa, metin iki aralıklarla yazdırılır
	Belgenin metni sayfanın genişliğine göre hizalanır (belgenin sol ve sağ kenar boşlukları boyunca). Gerekli maddelerin açısal düzenlemesi ile en uzun gereklilik sırasının uzunluğu 7,5 cm'den fazla değildir.
	"Muhatap", "metnin adı" veya "imza" bilgilerinin yanı sıra "imza" seçimi için sağlanabilir. ayrı parçalar kalın yazı
	Kuruluşun normatif yasal düzenlemeleri ve diğer çok sayfalı belgeler bir başlık sayfası ile hazırlanabilir.

Okul öncesi eğitim kurumları için düzenleyici belgelerin geliştirilmesi

Bilgiyi yetkin bir şekilde belgelemek ve belgelerle etkin bir şekilde çalışmak yalnızca düzenleyici düzenleme ile mümkündür. teknolojik süreçler kuruluş içindeki belgelerle çalışın.

Ana normatif belge bir kuruluştaki ofis işleri için, belgelerin hazırlanması, yürütülmesi ve onlarla çalışmak için tek tip kurallar belirleyen ofis çalışması (veya yönetim için dokümantasyon desteği) hakkında bir talimattır. Buna göre, şu sonuca varılabilir: bu belge her kurumda, işletmede, kurumda geliştirilmelidir.

Büro çalışması talimatı, dokümantasyon ve bilgi alanındaki mevcut mevzuata (yani büro çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeline) dayanmalı ve belirli bir kuruluşa özgü belgelerle çalışmanın belirli özelliklerini yansıtmalıdır. Başka bir deyişle, kuruluşun ofis çalışma talimatlarının her zaman bireysel olduğunu ve hem belgelerin bileşiminin hem de bunların işlenmesi için teknolojinin tüm özelliklerini dikkate aldığını söyleyebiliriz.

Bu talimatı geliştirmeden önce, belgeleme ve bilgi alanındaki ana yasal düzenlemeleri ve düzenleyici belgeleri incelemek, bunlardan yararlı bilgiler çıkarmak ve ayrıca belirli bir kuruluştaki belgelerle çalışma prosedürünü analiz etmek gerekir. Böyle bir talimat oluştururken, Federal Yürütme Makamlarındaki Evrak İşleri için Standart Talimatları kullanabilir ve ondan herhangi bir kuruluş için zorunlu olan yapıyı ve belirli genel noktaları alabilirsiniz. Büro işleri ile ilgili talimatın yapısını da etkileyerek en az üç bölümden oluşması gerektiğini söyleyebiliriz: Genel Hükümler, belgeleme yönetimi faaliyetleri, belgelerle çalışma düzenleme ve ayrıca uygulamaları içerir.

Büro işlerine yönelik talimatlara ek olarak, kuruluş ayrıca bu yapısal birimin statüsünü, işlevlerini, haklarını, görev ve sorumluluklarını ve uygun talimatları belirleyen doküman yönetim hizmetine ilişkin yönetmeliği de onaylamalıdır.

Belgeleri sistematikleştirme prosedürü, davaları oluştururken, değerlerini incelerken, arşiv deposuna aktarırken kullanılan ve herhangi bir kuruluş için zorunlu bir belge olan vakaların terminolojisinde belirlenir.

Ayrıca kuruluş, yönetim için belge desteği alanındaki çalışmaları düzenleyen diğer belgeleri de uygulayabilir. Kural olarak, belgelerle çalışma kuralları ayrı bir talimatta belirlenir. Sınırlı erişim. Belgelerin metinleri için belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için gereklilikler ayrı bir belge ile belirlenebilir - belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar.

Edebiyat

1. Basakov M.I. Modern ofis işleri: - M .: Rostov-on-Don Phoenix 2007
2. Rusya Federasyonu Anayasası
3. Yeni GOST R 7.0.97-2016: 1 Temmuz 2018'den itibaren çalışma kitaplarının kopyaları nasıl onaylanır, siparişler nasıl verilir, mühürler nasıl koyulur // Consultant Plus - URL: http://www.consultant.ru/law/ hotdocs/49855.html/
4. 25 Mayıs 2017 N 435-st tarihli Rosstandart Emri "Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansının 8 Aralık 2016 N 2004-st tarihli Kararında Değişiklikler Üzerine" Rusya Federasyonu Ulusal Standardının Onaylanması Üzerine"

Ülkedeki devlet belge yönetimi organları sistemi. Rusya Federasyonu'nda Rusya'yı değerlendirecek olursak devlet uygulaması ofis işi, eksik tek vücut kapsamlı taşıyan yasal yükümlülük dernek tarafından oluşturulan ve kullanılan belgeler için.

Bazı durumlarda, belgelerle çalışma konuları en yüksek devlet gücü ve idare organları tarafından düzenlenir.

Rusya Devlet Arşiv Servisi (Rosarchiv) ve organları, halklarının maddi ve manevi yaşamını yansıtan, tarihi, bilimsel, sosyal, ekonomik veya kültürel önemi olan belgelerin toplanması ve saklanması ile ilgilenmektedir.

Rosarchive, ORD için genel gerekliliklerin, belirli belge biçimlerinin, ORD'nin uygulanması üzerinde kontrolün geliştirilmesini içeren bir geliştirici ajans olarak organizasyonel ve idari dokümantasyondan (ORD) sorumludur. çeşitli alanlar faaliyetler, Birleşik bir Organizasyonel ve İdari Dokümantasyon Sistemi (USORD) oluşturarak belge formlarının birleştirilmesi. Mevzuatın esasları, arşiv belgelerinin güvenliğini ve vatandaşların, toplumun ve devletin çıkarları doğrultusunda tam olarak kullanılmasını sağlamak için oluşumu, depolama organizasyonu, muhasebesi, arşiv ve arşiv fonlarının kullanımı ve bunların yönetimini düzenler.

Yerel arşiv makamları, kayıt yönetimi alanında ilgili görevleri yerine getirir.

Rusya Standardizasyon, Metroloji ve Sertifikasyon Federasyonu Komitesi (Rusya Gosstandart), belgeler için özel gerekliliklerin düzenleyici olarak birleştirilmesinden ve GOST'ler oluşturarak birleştirmeden ve ayrıca katılımdan sorumludur. uluslararası birleşme ve belgelerin standardizasyonu. Çalışma Bakanlığı, işgücü ve işgücünün korunmasına ilişkin belgeler geliştirir.

Bu nedenle, eğer yetkililer en yüksek otorite ise düzenleme belge yönetimi, ardından Devlet Arşivleri Servisi, Standardizasyon Komitesi ve Çalışma Bakanlığı, belge yönetiminde merkezi halka olarak kabul edilebilir.

Bir sonraki adım, işlevsel bakanlıklar ve bölümlerdir. Son adım liderler belirli kuruluşlar, işletmeler, yürütme yapıları yetkililer.

Ofis çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temelinin bileşimi

Ofis çalışmasının normatif ve metodolojik temeli, belgeleri oluşturma, işleme, saklama ve kullanma teknolojisini düzenleyen bir dizi kanun, düzenleyici yasal işlem ve metodolojik belgedir.

Ofis çalışmasının normatif ve metodolojik temeli şunları içerir:

Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgeleme alanındaki yasal düzenlemeleri;

Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin federal düzeyde belge desteği konularını düzenleyen kararları ve emirleri;

Hem endüstri çapında hem de departman niteliğinde federal yürütme makamlarının (bakanlıklar, komiteler, hizmetler, ajanslar vb.) yasal işlemleri;

Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının ve bunların bölgesel kuruluşlarının temsilci ve yürütme makamlarının büro işleri konularını düzenleyen yasal işlemleri;

Düzenleyici ve öğretici nitelikteki yasal işlemler, kurum, kuruluş ve işletmelerin büro işlerine ilişkin metodolojik belgeler;

Dokümantasyon için devlet standartları;

Birleşik dokümantasyon sistemleri;

Tüm Rusya teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları;

Yönetim için dokümantasyon desteğinin devlet sistemi. Belge ve belge destek hizmetleri (GSDOU) için temel gereksinimler;

Yönetim işinin organizasyonu ve işgücünün korunmasına ilişkin normatif belgeler;

Belgelerin arşiv depolama organizasyonuna ilişkin normatif belgeler.

Rusya Federasyonu mevzuatı, Cumhurbaşkanının yasal işlemleri

Rusya Federasyonu Hükümeti, dokümantasyon desteği alanında federal yürütme makamları

Dokümantasyon, herhangi bir kurum, kuruluş, işletmenin faaliyetinin en önemli yönüdür. Rusya Federasyonu mevzuatı, bireylerin (vatandaşların) ve tüzel kişilerin faaliyetleri için belgesel destek düzenlemenin genel ilkelerini düzenlemektedir.

temel sivil yasa Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nu (CC RF) hazırlar. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, medeni işlemlere katılanların yasal statüsünü belirler, sözleşmeye dayalı ve diğer yükümlülüklerin yanı sıra diğer mülkiyet ve ilgili kişisel mülkiyet dışı ilişkileri düzenler.

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu ile birlikte bireysel partiler bilgi ve belgelerle çalışmak özel federal yasalarla düzenlenir.

10 Haziran 1993 tarihli ve 5154-1 sayılı Rusya Federasyonu "Standardizasyon Üzerine" Kanunu, Rusya Federasyonu'nda tüm devlet makamları, işletmeler ve girişimciler için zorunlu olan standardizasyonun yasal temelini oluşturmaktadır. kamu dernekleri, standardizasyon çalışmasını yürütme prosedürünü, standardizasyon belgelerinin türlerini, uygulamalarını vb. belirler.

20 Şubat 1995 tarihli ve 24-FZ sayılı "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgi Koruma Hakkında" Rusya Federasyonu Federal Yasası şunları tanımlar: yasal rejim bilgilerin belgelenmesi, sahiplik ayrı belgeler içinde bilgi sistemi, erişim düzeyine göre bilgi kategorileri, bilgilerin yasal olarak korunması prosedürü. Belgeler önkoşul bilginin bilgi kaynaklarına dahil edilmesi. Belgeleme prosedürü, ofis işlerini organize etmekten sorumlu devlet yetkilileri tarafından belirlenir.

4 Temmuz 1996 tarih ve 85-FZ sayılı "Uluslararası bilgi alışverişine katılım hakkında" Federal Yasa, Rusya'nın tek bir dünya bilgi alanı çerçevesinde uluslararası bilgi alışverişine etkin katılımı için koşullar yaratmayı amaçlamaktadır.

21 Temmuz 1993 tarihli ve 5485 sayılı Rusya Federasyonu "Devlet Sırları Hakkında" Kanunu, Rusya Federasyonu'nun güvenliğini sağlamak amacıyla bilgilerin devlet sırrı olarak sınıflandırılması, gizliliğinin kaldırılması ve korunması ile bağlantılı olarak ortaya çıkan ilişkileri düzenler.

Rusya Federasyonu Yüksek Konseyi tarafından 7 Temmuz 1993'te kabul edilen Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve Arşivleri ile ilgili Rusya Federasyonu mevzuatının temelleri

Okul öncesi eğitim kurumları için düzenleyici ve metodolojik belgeler

1. 01.01.2001 tarihli Federal Yasa No. 24-FZ "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgi Koruma"

GOST'larGOST R. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar. GOST R 6.30-2003 Birleşik dokümantasyon sistemleri. birleşik sistem organizasyonel ve idari belgeler. Belgelerin yürütülmesi için gereklilikler GOST R1.5-92 Rusya Federasyonu Devlet Standardizasyon Sistemi: Genel Gereksinimler standartların yapımına, tasarımına, sunumuna ve içeriğine. GOST R 515.11-2001 Rusya Federasyonu devlet ambleminin çoğaltılmasıyla mühürler: şekil, boyutlar ve teknik gereksinimler(01.01.2001 tarih ve 1 No'lu değişiklikle) GOST Uzun raf ömrüne sahip kasalar için kapaklar. Özellikler.

* Uyarınca uluslararası kurallar Rusya Federasyonu'nda 01.01.2001 tarihli Federal Yasanın standartları “On teknik düzenleme» isteğe bağlı olarak kabul edilir, ancak tavsiye niteliğindedir. İstenen belge artık teknik durum(geliştiriliyor)

3. GSDOU (VNIIDAD, 1991) ve EGSD (1975)- ofis teknolojisinin temellerini tanımlayan tek standart.

4. Federal yürütme organlarında ofis çalışmasına ilişkin standart talimat- herhangi bir kuruluşta iş için talimatların yapısı için bir standart.

5. Saklama sürelerine sahip belgelerin listeleri

Depolama sürelerini gösteren, kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim belgelerinin listesi (2000 yılında Federal Arşivler tarafından onaylanmıştır) bilimsel ve teknik dokümantasyon(1998'de onaylandı) Anonim şirketlerin saklama süresi olan belgelerinin listesi. 14 Temmuz 2003 tarihli Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu Kararı ile onaylanmıştır No. 03-33 p / s + departman (sanayi) listeleri, örneğin Rusya Federasyonu Merkez Bankası Listesi (2000, 2. baskı)

6. için zaman standartları Farklı çeşit belgelerle çalışmak da dahil olmak üzere yönetim işi (personelle, muhasebede):

Yönetimin belgesel desteğine ilişkin çalışmalar için sektörler arası toplu zaman standartları (01/01/2001 tarih ve 72 sayılı Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı Kararnamesi ile onaylanmıştır) Kararname ile onaylanan daktiloyla yazılmış işler için tek tip zaman normları (iş) Devlet Çalışma Komitesinin 06/19/84 No. 000/11 Çalışma Bakanlığı Kararnamesi ile onaylanan arşiv teknolojisinin otomasyonu ve devlet organlarının belgesel desteğine ilişkin çalışma süresi normları Ofis işlerinde çalışmak için toplu zaman standartları , Devlet Çalışma Komitesi Kararı ve 01.01.2001 tarihli Tüm Birlikler Merkez Sendikalar Konseyi Sekreterliği tarafından onaylandı. Federal yürütme organlarının yönetim yapılarının belgesel desteğine ilişkin çalışma süresi normları. Çalışma Bakanlığı'nın 01.01.2001 tarih ve 23 sayılı Kararı ile onaylanmıştır. (ilk defa bilgisayarda çalışma normalleştirildi ve planlandı)

7. Kalifikasyon rehberi yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların pozisyonları. 1998 yılında Çalışma Bakanlığı Kararı ile onaylanmıştır..

8. Vatandaşların teklif, başvuru ve şikayetlerinin kayıt altına alınması için standart hüküm(1982)

9. posta kuralları

10. Birleşik Birincil Formlar Albümü muhasebe belgeleri emeğin muhasebesi ve ödenmesi(01.01.2001 tarih ve 26 sayılı Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile onaylanmıştır)

11. Kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar. M., 2002

12. Sınıflandırıcılar

Temel tanımlar

Belgenin yasal gücü- bu, kendisine yürürlükteki mevzuat, onu yayınlayan organın yetkinliği ve yerleşik kayıt prosedürü tarafından iletilen resmi bir belgenin mülkiyetidir. Belgeye yasal güç veren ayrıntıların bileşimi: kurumun adı - belgenin yazarı, kayıt numarası (bazen), imza, onay damgası).

Ofis işi (DOE)- resmi belgelerle belgeleme ve iş organizasyonunu sağlayan bir faaliyet kolu.

kopyalamak- orijinal belgenin yasal gücü olan bir kopyası

kopyala- orijinal bir belgenin bilgilerini ve tüm içeriğini tam olarak yeniden üreten bir belge dış işaretler veya bunların bir kısmı, yasal olarak bağlayıcı değil

Senaryo- belgenin ilk ve tek kopyası

Dokümantasyon sistemi- menşe belirtileri, amaç, tür, faaliyet alanı, bunların yürütülmesi için tek tip gerekliliklere göre birbirine bağlı bir dizi belge.

Standardizasyon- ürünlerin üretim ve dolaşım alanlarında düzen sağlamayı ve ürün, iş veya hizmetlerin rekabet gücünü artırmayı amaçlayan, gönüllü çoklu kullanımları amacıyla kurallar ve özellikler oluşturmaya yönelik faaliyetler.

Model Formu- bu belge türü için gerekli ayrıntıların bileşimi.

Şablon metinleri- Sabit bilgilerin önceden yazdırıldığı ve bireysel bilgiler için boşluk bırakılan metinler, tekrar eden durumlar için derlenir. Tek tip formlar ve şablon metinler, tüm hizmet belgelerinin %98'ini oluşturur.

Birleşik Dokümantasyon Sistemi (UDS)- belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kurallara ve gereksinimlere göre oluşturulmuş bir dokümantasyon sistemi.

Belge formu- belgeyi oluşturan bir dizi ayrıntı

Düzen Anahtarı- bu belge sisteminin tüm türlerinin doğasında bulunan, belirli bir sırayla düzenlenmiş bir dizi ayrıntı.

"Bilgi" ve "belge" kavramları ve ilişkileri

"Belge" kavramı, belgenin ana taşıyıcısı olması nedeniyle "bilgi" kavramıyla yakından ilişkilidir. "Bilgi" kelimesi Latince informatio'dan gelir ve insanlar tarafından sözlü, yazılı veya başka bir yolla iletilen ilk bilgiler anlamına gelir. 20'li yılların ortalarından itibaren. bilgi, insanlar, insan ve makine, otomat ve otomat arasındaki bilgi alışverişi, hayvan ve bitki dünyasında sinyal alışverişi, hücreden hücreye işaretlerin aktarımı da dahil olmak üzere zaten genel bir bilimsel kavramdır. Doğal ve teknik bilimlerde, bilgi, modern sibernetiğin temelini oluşturan farklı, spesifik bir tanıma sahiptir. Bilgi değişimi - gerekli kondisyon insan toplumunun hayatı.

"Bilgi, bilgi ve bilgilerin korunması" hakkındaki Federal Yasa: bilgi- sunum şekli ne olursa olsun, kişiler, nesneler, gerçekler, olaylar, olgular ve süreçler hakkında bilgiler

belge - tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla birlikte bir malzeme taşıyıcı üzerine kaydedilen bilgiler.

Belge tanımları

Belge, bir karar veya eylemin kanıtı olarak hizmet eden yazılı bir eylemdir, iş kağıdı büro işleriyle ilgili (Küçük Ansiklopedik Sözlük, Brongauz-Efron baskısı, 1907)

belge

o yasal olarak hazırlanmış yasal olarak bir şeyin kanıtı olarak hizmet edebilecek kağıt;

o yazılı kanıt, kanıt

o aç pasaport, kimlik kartı (yabancı kelimeler sözlüğü, 1949)

Belge - kağıt, mektup (Rus dilinin eşanlamlıları sözlüğü, 1960)

Belge - giyinmiş yazılı form gerçek senet yasal önem(TSB, 2. baskı)

Belge, zaman ve mekanda iletilmesi için insan yapımı bir şekilde sabitlenmiş bilgilere sahip maddi bir nesnedir (GOST Ofisi çalışması ve arşiv işi. Terimler ve tanımlar. 1983)

Belge - tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla birlikte bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgiler (GOST R. Büro çalışması ve arşiv işi. Terimler ve tanımlar. M .: Rusya Gosstandart)

Belge - tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla birlikte bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgiler (bilgi, bilgi ve bilgilerin korunması hakkında FZ)

Belge İşlevleri:

1. sosyal (ne anlama geldiği önemli değil)

2. teknik:

2.1 özel işlevler (belgenin belirli bir durumda oluşturulduğu uğruna)

Yönetim (tüm organizasyonel ve idari belgelere sahip)

Muhasebe (tüm birincil ve konsolide muhasebe belgelerine sahiptir)

Kanıt (yasal gücü olan tüm belgeleri yerine getirebilir)

tarihi kaynak

Künye bilgileri (bilgi amaçlı)

İletişimsel (uzaklık ve zaman üzerinden bilgi aktarımı)

Bilgileri kaydetme

Her belge her şeyi yapar genel fonksiyonlar ve kendisi için yaratıldığı özel bir tane.

GOST R.6.30-2003

Sahne bileşimi:

Rusya Federasyonu Devlet Amblemi (01.01.2001 tarihli Rusya Federasyonu Devlet Amblemi üzerine FZ) Rusya Federasyonu konusunun arması. kuruluş logosu veya ticari markası kuruluş kodu(OKPO'ya göre) ana durum kayıt numarası (OGRN) tüzel kişilik kimlik numarası vergi mükellefi/kayıt neden kodu (TIN/KPP)*vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere uygun olarak belge form kodu (OKUD'a göre) şirketin adı kuruluş hakkında arka plan bilgisi belge türünün adı(OKUD ile uyumlu olmalıdır) belge tarihi(protokol için imza veya onay tarihi - toplantı tarihi, eylem için - olayın tarihi) belge kayıt numarası belgenin kayıt numarası ve tarihine referans bir belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer(sadece 8 ve 9 numaralı ayrıntılarla belirlemek zorsa) hedef - nasıl derlenir ... örnekler:

Rusya Adalet Bakanlığı'ndan JSC "Electrocentromontazh" Genel Müdürüne

Bilişim Bölgeleri Daire Başkanlığı" Baş Muhasebecisine

ve bilimsel ve teknik destek

Bir kuruluşa veya bir bireye, belirtilir posta adresi, örneğin:

Devlet kurumu

Tüm Rusya araştırması st. Sadovaya,

Dokümantasyon ve Arşivleme Enstitüsü, Lipki, Kireevsky Bölgesi,

Profsoyuznaya st., Moskova, 117393 Tula bölgesi, 301264

8. Kopyalama ofisi: belgelerin kopyalanması, baskı işlemlerinin hazırlanması ve yapılan işin muhasebeleştirilmesi

9. Arşiv: yapısal bölümlerden arşive transfer için belgelerin hazırlanması, yapısal bölümlerde dosyaların oluşumunun kontrolü, kuruluş işlerinin terminolojisinin geliştirilmesine katılım, belgelerin arşivde saklanmasını, muhasebeleştirilmesini ve sistematik hale getirilmesini sağlamak, belgeleri hazırlamak Devlete transfer için. depolamak

Büro işleri hizmetine ilişkin düzenlemeler

USORD'un bir parçasıdır ve yerleşik bir metin yapısına sahiptir:

genel hükümler (! "Okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinin, doğrudan başa bağlı bağımsız bir yapısal birim olduğu" gerçeğiyle başlar, bundan sonra - hizmetin yönlendirildiği düzenleyici ve metodolojik belgeler, hizmetin yapısı , hizmetin yönetimi); hedefler ve hedefler;

Ø belgelerle çalışma biçimlerinin ve yöntemlerinin sürekli iyileştirilmesi;

o güvenlik birleşik düzen dokümantasyon, belgelerle çalışmanın organizasyonu

Ø iş akışının azaltılması, belge formlarının birleştirilmesi

Ø okul öncesi eğitim kurumlarının iyileştirilmesi için düzenleyici ve metodolojik belgelerin geliştirilmesi ve uygulanması

fonksiyonlar: 3 grup:

Ø yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi (bir belge formları sayfasının geliştirilmesi ve sürdürülmesi, belge formlarının geliştirilmesi, belgelerin hazırlanması, toplantı çalışmalarının belgelenmesi, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol);

Ø belgelerle çalışma (kabul, kayıt, belgelerin sanatçılara teslimi, yürütme üzerinde kontrol, belgelerin gönderilmesi, ND'nin geliştirilmesi, dosyaların oluşturulması ve saklanması, arşiv çalışmasının organizasyonu);

Ø organizasyonel çalışma türleri (toplantıların organizasyonu ve sürdürülmesi, ziyaretçilerin karşılanmasının organizasyonu, telefon görüşmelerinin organizasyonu, ofis işlerinin iyileştirilmesi)

haklar ve yükümlülükler; yönetmek; ilişkiler (hizmet ilişkileri) iş organizasyonu

Var yaklaşık konum GSDOU'nun ekindeki DOW hizmeti hakkında

İş tanımları

Genel formdaki ile aynı ayrıntılar kullanılarak düzenlenir: kuruluşun adı, belgenin adı, hazırlanma tarihi ve yeri. Sağ üstte onay damgası var. Metnin başlığı, belgenin başlığı durumunda tutarlıdır. Örneğin, İK yöneticisi için iş tanımı (kime?). D / i'nin sonunda - bir çalışan alıştırma vizesi.

CI formu ve metnin yapısı birleştirilmiştir (USORD). Bölümler:

Ø ortak bir parça(pozisyon, tabiiyet, eğitim ve deneyim gereksinimleri, işinde hangi belgeler tarafından yönlendirildiği hakkında genel bilgiler);

Ø Ana görevler ve işlevler (ana faaliyetler

Ø İş sorumlulukları (2. bölümdeki işlevlerin yerine getirilmesini sağlayan belirli iş türlerini listeleyin. Ne kadar ayrıntılı olursa o kadar iyi);

Ø Haklar (yetkiler bağımsız kararçalışanın yeterliliği ile ilgili konular)

Ø Sorumluluk

Ø İlişkiler (konumlara göre bağlantılar)

Ofis çalışma talimatları

Her organizasyon farklıdır. İcra Makamlarındaki İşler için Örnek Talimatlardan silinebilir. Örnek metin yapısı:

Ø Genel hükümler;

Ø Dokümanların hazırlanması ve yürütülmesi

Ø Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri

Ø Belgelerle çalışma aşamalarını açıklayan bölümler

Organizasyonel ve idari belgeler

1. kurumsal belgeler

Tüzük - kuruluşların faaliyetlerini, diğer kuruluşlarla ilişkilerini, belirli bir faaliyet alanındaki hak ve yükümlülükleri düzenleyen bir dizi kural. Kuruluşun tüzüğü şunları içerir: genel hükümler, amaç ve hedefler, haklar, faaliyetler, mülkiyet, yönetim, yeniden yapılanma ve tasfiye.

Ayrıca hükümler ve talimatlar da vardır (yukarıya bakın)

2. İdari belgeler

(emirler, emirler, kararlar, kararlar - son iki tür kolej organları tarafından verilir). İdari belgenin metni genellikle iki bölümden oluşur - tespit (incelenen konuya giriş) ve idari (zorunlu bir biçimde belirtilir, örneğin, sipariş veririm: ve sonra belirli eylemler ). başlık belgenin içeriğini kısaca formüle eder, örneğin, “Bölgedeki okulların yeni eğitim öğretim yılına hazırlanması hakkında”

3. Bilgi ve referans belgeleri(sertifikalar, muhtıralar ve açıklayıcı notlar, resmi mektuplar). Her yerde asıl mesele, her şeyi doğru bir şekilde düzenlemektir, bunun için GOST'tan yukarıdaki tavsiyelere bakın. Belge akışı - Belgelerin oluşturulduğu ve alındığı andan gönderildiği veya tamamlandığı ana kadar olan hareketi. Organizasyon kuralları:

Aynı türden belgeler aynı yolu izlemeli ve aynı işlemlerden geçmelidir; aynı amaca yönelik işlemler, belgenin hareketinden itibaren bir kez gerçekleştirilecektir, gereksiz durumlar hariç tutulmalıdır, herhangi bir işlemin 3 belge akışı vardır: gelen, giden ve dahili.

Belge akışının hacmi- birim zaman (yıl) başına oluşturulan belge sayısı

Belgelerle çalışma aşamaları

1. Belgelerin alınması ve ilk işlenmesi

2. Alınan belgelerin dağıtımı(başkana, bölümlere, uzmanlara)

3. Belgelerin kaydı– belgeyle ilgili kimlik bilgilerini kaydedin öngörülen form, oluşturma, gönderme veya alma gerçeğini sabitleme. Amaç: belgelerin muhasebesi, yürütme üzerinde kontrol, referans çalışması. GSDOU uyarınca kayıt formuna aşağıdaki bilgiler girilmelidir:

belge türünün adı;

belgenin tarihi

belge dizini (belgenin alındığı tarih ve dizin);

Belgenin başlığı veya özet;

karar (uygulayıcı, siparişin içeriği, yazar, tarih);

· uygulama süresi;

bir yürütme işareti (sorunun esasına ilişkin kararın kısa bir kaydı, tarih gerçek performans ve yanıt belgesinin dizini);

Kayıt, teslim alma yöntemi ne olursa olsun, özel muhasebe, yürütme ve referans amaçlı kullanım gerektiren tüm belgelere tabidir.

4. Belge yürütme kontrolü- belgelerin zamanında yürütülmesini sağlayan bir dizi eylem. Olur: akım ve uyarı. Yürütme gerektiren tüm belgeler kontrole tabidir. DOW kontrol hizmetinin işlevleri:

Belgeleri kontrol altına almak

Sanatçıların önleyici kontrolü

Yürütme ve kontrolden çıkarma üzerine bir işaret koyma

Kontrol altına alınan belgeler hakkında analitik raporlar hazırlamak.

DOW'un kontrol servisi tarafından hazırlanan bilgiler: icra edilmeme nedenleri ve icra edilmeyen belgeler hakkında bilgiler.

5. Bilgi ve referans çalışması

6. Belge gönderme. Kontrol edilir: imza varlığı, tarih ve numara varlığı, unvanın varlığı, adreslemenin doğruluğu, tek seferlik yazışmalar için bir adresin varlığı, sanatçı hakkında bir notun varlığı, tüm sayfaların ve uygulamaların varlığı.

Belge saklama

Vaka terminolojisi- kuruluşta açılan davaların adlarının, belirtilen şekilde hazırlanmış, saklama şartlarını gösteren sistematik bir listesi. Oluşturma hedefleri:

ND'ye göre belgeler durumlarda oluşturulur; bir muhasebe belgesidir ve her takvim yılında kaç tane ve hangi davanın açıldığı hakkında bilgi verir; belgelerin ECD'sinin yürütülmesi, yani belgelerin saklanması ve imhası için seçilmesi için bir kılavuzdur, belgelerin arşive sunulması için her türlü envanterin derlenmesi için bir kılavuzdur.

ND hazırlanması için kullanılır personel(yapı) ve tipik veya örnek ND. (Tipik RD'ler kullanım için zorunludur, örnek niteliğindekiler doğası gereği tavsiye niteliğindedir). Orijinal ND ofiste kalır, kopyalar - arşivde ve durumda. Arşiv. ND'nin her bir bölümündeki vaka başlıkları sistematikleştirilirken, bunlar aşağıdaki şekilde düzenlenir:

organizasyonel idari belgeler planlama belgeleri her türlü raporlama belgeleri dış yazışma iç yazışma kaydı ve referans dizileri diğer her şey.

Birleştirilmiş terminoloji, yapısal bölümlerin ND'sinden derlenmiştir. Konsolide ND'nin ilk bölümü ofis (DOE hizmeti) olacaktır. ND birleşik bir forma sahiptir:

RD, bir sonraki takvim yılının 1 Ocak tarihinde yürürlüğe girer. Her yıl kurum başkanı tarafından yeniden onaylanması gerekir. 5 yılda bir yeniden derlenmeye ve yeniden onaya tabi tutulur. Yıl sonunda, ND'de açılan dava kategorileri ve sayısı hakkında bir giriş yapılır. Son girişte, geçiş vakaları dikkate alınarak ayrı ayrı, kalıcı saklama, 10 yıldan fazla geçici saklama, 10 yıla kadar geçici saklama (dahil) vaka sayıları hesaplanır.

Devam eden dosyalar - çalışanların kişisel dosyaları gibi yıldan yıla bir ND'den diğerine aktarılır.

Vakaların oluşumu- yürütülen belgelerin vakaların isimlendirilmesine göre gruplandırılması. Davanın kapağı, isimlendirmeye göre davanın s / n indeksi adı altında şirketin adını, yapısal birimin adını gösterir. Raf ömrü, kapağın alt kısmında belirtilmiştir. Kalıcı ise - "kalıcı olarak sakla" yazılır. Formasyon öncesi evrakların yerine getirilip getirilmediğinin ve evrakların doğruluğunun kontrol edilmesi gerekmektedir. Vakalarda belgelerin oluşturulması için genel kurallar:

Davalar, dava içinde ND temelinde oluşturulur; belgeler soru-mantıksal, kronolojik, alfabetik ve sayısal sıraya göre sistematikleştirilir; bir durumda kalıcı ve geçici saklama belgeleri asla bir davada dosyalanmaz; Kişisel dosyalar - çalışanın kuruluştaki çalışması sırasında. Örneğin, eğitim kurumlarında istisnalar vardır - akademik yıl için, büro işlerinde oluşturulan vakalar 250 sayfayı geçmemelidir.

İçin kurallar belirli kategoriler belgeler:

Emirler, protokoller sayıya ve kronolojiye göre oluşturulur Başvurular ana belgelerle birlikte oluşturulur (eğer çoksa ayrı bir dosyada oluşturulurlar) Tüm idari belgeler türe göre davalara dönüştürülür Temel faaliyetler için emirler personel siparişlerinden ayrı olarak oluşturulmuştur Her türlü vatandaş itirazı ayrı ayrı yapılır. yazışmalar kronolojik sıraya göre gruplandırılır, ancak bir talep mektubu ilkesine göre, daha sonra bir cevap mektubu, planlama ve raporlama belgeleri, derleme zamanına bakılmaksızın, içerik olarak ait olduğu yılın dosyalarına yerleştirilir.

Nominal - belge türlerine göre Muhabir - muhabire göre Konu-soru - sorulara göre Kronolojik - belgelerin oluşturulduğu dönemlere göre Coğrafi - aynı bölgede bulunan muhabir gruplarına göre Yazarın - yazara göre Uzman - belgelerin saklanma dönemine göre ( kalıcı ve geçici ayrı ayrı)

vaka başlıkları: Temel gereklilik: kısalık, netlik, azami hassasiyet. Başlık, açılan iş türünün (yazışma, belgeler, dava) veya belge türünün (emirler, protokoller vb.) bir göstergesi ile başlar. Daha sonra başlığın içeriği, yazarlık, sayı, muhabirlik, belgelerin ertelendiği süre gibi verilerle belirlenir. Dava, büro işlerinin sırası ile ilgili olmayan veya başka herhangi bir belgenin eki niteliğindeki belgelerle ilgili olmayan bir konuda farklı türdeki belgeleri birleştiriyorsa, "belgeler" terimi kullanılır. Başlığın sonunda, ana belge türleri parantez içinde listelenmiştir.

Durumda birkaç homojen yazışma varsa, başlıktaki isimleri genelleştirilmiş bir şekilde verilir (örnek: süt konserve fabrikaları ile kapların temini ile ilgili yazışmalar)

Yazışmalar heterojen ise, yalnızca soru belirtilir (örnek: üniversitedeki ileri eğitim fakültesinin organizasyonu ile ilgili yazışmalar)

“Gelen evraklar”, “yol gösterici materyaller”, “genel konularda yazışmalar” gibi genel başlıklar olmamalıdır.

Belgelerin kıymetinin incelenmesi(EDS) - kamuya açık depolama için belgeleri seçmek veya kabul edilen kriterlere göre saklama koşullarını belirlemek için belgelerin siyasi, ekonomik, sosyo-kültürel, pratik ve diğer öneminin belirlenmesi.

DYE'yi kuruluşta yürütmek için, kalıcı bir uzman komisyonu, büyük kuruluşlarda - merkezi uzman komisyonu. Başkanın emriyle oluşturuldu. 1. başkan veya yardımcısı tarafından yönetilir. Kompozisyon: 1-2 kişi. Ofisten, 1-2 - muhasebe bölümünden, 1-2 - personel bölümünden + d.b. komisyon sekreteri.

Tüm komisyonlar AT ile ilgili Model Yönetmelikler ve MSK ile ilgili Model Yönetmelikler temelinde oluşturulur. Komisyon yılda 1-2 kez toplanır.

EC görevleri:

Vakaların terminolojisinin değerlendirilmesi ve onaylanması;

Arşive teslim edilen vakalar için envanterlerin onaylanması;

Belgelerin imha için tahsisine ilişkin kanunun koordinasyonu.

EÇG, okul öncesi eğitim kurumu çalışanları tarafından ele alınmaktadır. EÇG sürecinde 4 vaka grubu ayırt edilir:

Daha sonra devlet arşivine aktarılmaya tabi kalıcı depolama;

Kurum arşivinde uzun süreli depolama (10 yıldan fazla);

Geçici depolama (10 yıla kadar);

Depolama sürelerinin sona ermesi nedeniyle imha edilecek.

ile iş için süresi doldu imha için seçilen depolama bir eylem teşkil eder. Form tipiktir. Yasa, ilgili arşiv hizmeti kurumunun EPC'si tarafından onaylanan AK (MSK) toplantısında onaylanır, ardından kuruluş başkanı tarafından onaylanır, ardından dosyalar imha edilir.

(!) Belgelerin imha için tahsisine ilişkin kanunların değerlendirilmesi ve onaylanması, yalnızca aynı süre için kalıcı saklama dosyalarının envanterlerinin değerlendirilmesi ve onaylanması ile aynı anda gerçekleştirilir.

Küçük kuruluşlarda, bir kanun düzenlenir ve vakalar, ancak vakaların özet envanterlerinin yıllık bölümlerinin ilgili dönem için personel tarafından derlenmesinden ve bu organizasyonun başkanı tarafından onaylanmasından sonra imha edilir.

Vakaların kaydı- bu, belirlenen kurallara göre saklama için davanın hazırlanmasıdır.

Geçici saklama durumları (10 yıla kadar dahil): RD'ye göre varlıkları tespit edilir, oluşumun doğruluğu kontrol edilir, klasörlerde kalır, numaralandırılmaz, RD'ye göre sistemleştirilir ve arşivlenir.

Kalıcı, uzun süreli depolama ve personel durumları: aşağıdakileri içeren tam kayıt yapılır:

· Davanın açılması veya bağlanması;

sayfa numaralandırma;

· Vakanın tasdik yazısının (onay sayfası) taslağı;

· Gerekirse, dava belgelerinin dahili bir envanterinin çıkarılması;

· Davanın kapağının tüm detaylarının kaydı.

Belgeleri devlete sunarken arşiv 3 tür envanterden derlenmiştir: geçici saklama kutuları için, kalıcı saklama kutuları için ve personel için.

Evrak gereklilikleri devlet standardı tarafından belirlenir - GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri.

Standardın hükümleri şunları tanımlar:

belgelerin ayrıntılarının bileşimi,

belgelerin ayrıntılarının kaydı için gereklilikler,

evrak işleri için gereklilikler.

Rusya Devlet Standardı Kararı ile kabul edilen GOST R 6.30-2003

Bu standart, Birleşik Organizasyonel ve İdari Dokümantasyon Sistemi (USORD) tarafından sağlanan organizasyonel ve idari dokümanlar (bundan sonra dokümanlar olarak anılacaktır) için geçerlidir - kararları sabitleyen kararlar, emirler, emirler, kararlar, protokoller, eylemler, mektuplar vb. idari ve organizasyonel konuların yanı sıra faaliyetlerin yönetimi, etkileşimi, sağlanması ve düzenlenmesi konularında:

federal devlet makamları, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları da dahil olmak üzere, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet yetkilileri, ulusal devlet dili olarak Rusça ile birlikte yerel yönetim organlarına sahiptir;

yasal şekli ve faaliyet türü ne olursa olsun işletmeler, kuruluşlar ve dernekleri.

Dokümantasyon ve doküman desteğini iyileştirme sorunlarının çözümünde büyük önem Birleşik Devlet Kayıt Tutma Sistemine (EGSD) sahiptir.

USSD'nin ana hükümleri, ACS'nin uygulanması sırasında özellikle önemlidir, burada ana bilgi taşıyıcısı belgedir. Bilgilerin makinede işlenmesi için en uygun koşulları yaratmak amacıyla, belgelerin standardizasyonu ve birleştirilmesi gerçekleştirildi.

Standardizasyon, belgeler için tek tip normların ve gereksinimlerin oluşturulmasıdır.

Birleşme tekdüzeliktir, maksimum ayrıntı setinin oluşturulması, kağıt formatıdır.

Şu anda, birleşik dokümantasyon sistemleri (UDS) geliştirilmiştir - organizasyonel ve idari, planlama, birincil muhasebe vb. Elde etmek için tüm hükümetler için kuruluşlarda kullanılırlar. gerekli bilgi muhasebe, planlama, yönetim vb. için

Belgeler belirli verileri içerir - ayrıntılar (belge adı, dizin, tarih, metin, imza vb.). Belgelerin ayrıntıları zorunlu (metin, imza) ve isteğe bağlı (başlık, mühür) olarak ayrılmıştır. Belgenin ayrıntıları kümesi biçimini yansıtır. Bir belgenin amacına ulaşması ve yasal güce sahip olması için, bu belge kategorisi için kabul edilen forma uygun olarak düzenlenmesi gerekir.

Belirlenen sırada yer alan belgenin ayrıntıları kümesine form denir.

Ayrıntıların konumu için 2 seçenek vardır - açısal ve uzunlamasına. Herhangi bir belgedeki ana şey metindir, içeriğidir. Belgenin metni açık, kesin ve öz olmalı, cümleler basit olmalıdır.

Tüm Rusya sınıflandırıcısı yönetim belgeleri(OKUD) ayrılmaz parça birleşik sistem teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması ve birleşik belgeleme sistemlerini ve ulusal ekonomide kullanılmasına izin verilen belge biçimlerini kapsar.

Tüm Rusya yönetim belgeleri sınıflandırıcısı, Rusya Federasyonu topraklarında All-Union yönetim belgeleri sınıflandırıcısının (1 89 012) yerini alacak şekilde geliştirilmiştir.

OKUD aşağıdaki görevleri çözmek için tasarlanmıştır:

belge biçimlerinin kaydı;

ulusal ekonomide bilgi akışını düzene sokmak;

kullanılan formların sayısını azaltmak;

standartlaştırılmamış belge biçimlerinin dolaşımdan çıkarılması;

birleştirilmiş belge biçimlerinin kayıtlarına göre muhasebeleştirilmesini ve sistemleştirilmesini sağlamak;

belge formlarının bileşimi üzerinde kontrol ve yönetim alanında kullanılan bilgilerin tekrarının ortadan kaldırılması;

birleşik belge biçimlerinin kullanımı üzerinde rasyonel kontrol organizasyonu.

OKUD'deki sınıflandırma nesneleri, Rusya Federasyonu bakanlıkları (departmanları) tarafından onaylanan tüm Rusya (sektörler arası, bölümler arası) birleşik belge biçimleridir - birleşik dokümantasyon sistemlerinin (UDS) geliştiricileri.

OKUD, birleştirilmiş belgeleme sistemlerinde yer alan birleştirilmiş belge biçimlerinin adlarını ve kod tanımlarını içerir.

Birleştirilmiş belge biçiminin kodu (kod), yedi dijital ondalık basamaktan ve bir kontrol numarasından (CC) oluşur.

OKUD, üç aşamalı hiyerarşik bir sınıflandırma benimsemiştir.

Her sınıflandırıcı konumu iki bloktan oluşur:

tanımlama bloğu;

sınıflandırma nesnesinin adları bloğu.

Birleşik bir formun tanımlanması, sınıflandırma yoluyla gerçekleştirilir.

Yapı kod tanımı OKUD için belgenin birleştirilmiş formu:

ofis iş belge arşiv kaydı

Belgenin birleştirilmiş formunun kod tanımı, aşağıdaki sınıflandırma özelliklerini yansıtır: birinci ve ikinci karakterler (form sınıfı) - belgenin birleştirilmiş formu, ilgili birleştirilmiş dokümantasyon sistemine aittir; üçüncü ve dördüncü karakterler (formların bir alt sınıfı) - birçok belge biçiminin içeriğinin ortaklığı ve bunların kullanım yönü; beşinci, altıncı ve yedinci karakterler, belgenin alt sınıf içindeki birleştirilmiş formunun kayıt numarasıdır; sekizinci karakter kontrol numarasıdır.

Sınıflandırma nesnesinin ad bloğu, belgenin belirli bir birleşik formunun adının bir kaydıdır.

Birleşik raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sisteminde (sınıf 06), belgenin birleştirilmiş formunun kod tanımına, kontrol numarasına ve formun adına ek olarak, ayrıca bir "dizin" ve "periyodiklik" vardır. devlet istatistik kurumlarında oluşturulan atamaların sürekliliğini sağlama ihtiyacı nedeniyle sunum.

OKUD kodları, birleştirilmiş belge formlarında kayda tabidir.

60'tan 79'a kadar olan sınıflar, Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetlerinin birleşik dokümantasyon sistemleri için tahsis edilen OKUD'da listelenmemiş olarak dahil edilmiştir. Bu sistemlerin birleşik belge biçimlerinin kaydı, genel taban Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetleri tarafından öngörülen şekilde.

USD'ye dahil edilen yeni geliştirilen birleştirilmiş belge biçimleri, OKUD'a dahil edilerek Rusya Devlet Standardı VNIIKI'de kayda tabidir.

OKUD bakım sistemi, Rusya Devlet Standardı VNIIKI'nin DDD'nin geliştirilmesinden ve onaylanmasından sorumlu Rusya bakanlıklarının ve dairelerinin kuruluşları (bölümleri) ile etkileşimini sağlar.

Bir toplulukta oluşturulan herhangi bir belge, ilgili belgeleme sistemine unsuru olarak dahil edilir. Dokümantasyon sistemi, menşe belirtilerine, amacına, türüne, faaliyet alanına göre birbirine bağlı bir dizi belge olarak anlaşılmaktadır. birleşik gereksinimler onların tasarımına.

Belgelerin bir gruba veya diğerine atanması, tüm belgelerin resmi ve kişisel kaynaklı belgelere bölünmesiyle başlar.

Resmi belgeler, hizmet ettikleri insan faaliyeti alanına bağlı olarak yönetimsel, bilimsel, teknik (tasarım), teknolojik, üretim vb. olarak ayrılır. Yönetim belgeleri, kurumsal belgelerin çekirdeğini oluşturur. Nesnelerin hem tüm devlet çerçevesinde hem de içinde kontrol edilebilirliğini sağlayan onlardır. bireysel organizasyon. Yönetim belgeleri, büro işinin asıl amacını oluşturur.

Devlet Standardı 6.30-2003, bir parçası olan Birleşik Organizasyonel ve İdari Dokümantasyon Sistemi ile ilgili organizasyonel ve idari dokümantasyon için geçerlidir. Tüm Rusya sınıflandırıcısının 020000 sınıfı için yönetim belgeleri. Ayrıntılı olarak, numaralandırma yoluyla standardın kapsamı belirlenmemiştir. OKUD'da yer alan belgelere yönlendirme, kayıt kurallarının belgeler için eşit şekilde geçerli olduğunu gösterir. devlet kurumları ve devlet dışı yapıların ekonomik varlıkları.

Bu belgeler, başlıcaları aşağıdaki belgeleme sistemleri olan bir dizi sistemle temsil edilir:

• * kurumsal ve yasal belgeler;
• * planlama belgeleri;
• * idari belgeler;
• * bilgi ve referans ve referans ve analitik dokümantasyon;
• * raporlama belgeleri;
• * personel alımına ilişkin belgeler (personel tarafından);
• * finansal belgeler (muhasebe ve raporlama);
• * lojistik ile ilgili belgeler;
• * sözleşme belgeleri;
• * belgeler üzerine belgeler ve bilgi desteği kurum, kuruluş veya girişimin ana faaliyetlerini yansıtanlar da dahil olmak üzere, kurum faaliyetleri ve diğer belgelendirme sistemleri.

Bir dokümantasyon sistemini oluşturan belgeler, amaçlanan amacın birliği ile birbirine bağlanır ve birlikte, belirli bir yönetim işlevinin veya faaliyet türünün belgelenmesini sağlar. Bu tür belgelerin toplamı OKUD'u oluşturur.

Kurumların, kuruluşların, işletmelerin, firmaların faaliyetlerinde uygulanan ana yönetim işlevlerinden biri, aşağıdakileri içeren yönetim sistemi ve süreçlerini düzenleme işlevidir:

• * örgütsel ve yasal biçiminin seçimi de dahil olmak üzere bir örgütün oluşturulması;
• * yapısını oluşturmak;
• * pozisyonların kadro ve bileşiminin (isimlendirme) belirlenmesi - yöneticiler, uzmanlar, teknik sanatçılar ve bunların Birleşik Tarife Ölçeğine (ETS) göre faturalandırılması;
• * yapısal birimlerin ve çalışanların faaliyetlerinin düzenlenmesi;
• * danışma yönetim organlarının oluşturulması;
• * yönetim aparatının faaliyetlerinin düzenlenmesi;
• * lisanslama faaliyetleri (gerekirse);
• * operasyon modu ve güvenlik sisteminin kurulması;
• * çalışanların çalışmalarının organizasyonu ve çalışanların çalışmalarının değerlendirilmesi;
• * Tanzimat;
• * örgütün tasfiyesi ve diğer bazı iş türleri.

Kurumun örgütsel faaliyeti, kuruluşun statüsünü, yetkinliğini, yapısını, personel ve resmi kompozisyon, bir bütün olarak kuruluşun faaliyetlerinin işlevsel içeriği, bölümleri ve çalışanları, hakları, görevleri, sorumlulukları ve diğer yönleri.

Örgütsel ve yasal belgeler şunları içerir: kuruluş tüzüğü, kuruluş yönetmeliği; kurumun yapısal bölümleri, kolej ve danışma organlarına ilişkin düzenlemeler; kolej ve danışma organlarının, idari aygıtın veya yönetimin çalışmalarına ilişkin düzenlemeler; personel alımı, düzenleme gerektiren belirli faaliyet türleri için talimatlar (örneğin, dokümantasyon desteği için talimatlar); çalışanlar için iş tanımları, kurallar, notlar vb.

Örgütsel ve yasal belgeler, kesinlikle bağlayıcı hükümler içerir, idare hukuku normlarını uygular ve kurumun faaliyetleri için yasal dayanak oluşturur. Bu belgeler içinde hatasız yetkili organ tarafından onay prosedürüne tabi tutulur - üst kuruluş, bu kuruluşun başkanı veya meslek organı (örneğin, hissedarlar toplantısı veya yönetim kurulu vb.) veya yapısal birimin başkanı - organizasyonel ve yasal belgenin türüne ve çeşitliliğine bağlı olarak. Örgütsel belgeler, örgütsel ve yasal belgeye onay damgası basılmış bir başkanın eylemiyle veya idari bir belgeyle (kararname, karar, emir veya emir) doğrudan onaylanabilir.

Örgütsel belgelerin geliştirilmesinin amacı, departmanlar ve çalışanlar arasında en rasyonel işbölümü ve işbirliğidir.

Geçerlilik açısından kurumsal ve yasal belgeler süresizdir ve iptal edilene veya yenileri onaylanana kadar geçerlidir. İstikrarlı çalışan bir kurumda, birkaç yılda bir kurumsal ve yasal belgeleri gözden geçirme, değiştirme veya ekleme yapma ihtiyacı ortaya çıkabilir. Kurumun faaliyetlerindeki değişikliklerin niteliğine ve derinliğine bağlı olarak, kurumsal ve yasal belgeler ya yeniden geliştirilir ya da bunlara dahil edilir. Gerekli değişiklikler ve idari belgelerle yapılan eklemeler (başkanın emri veya emri). Kurum faaliyetlerinin yeniden düzenlenmesi durumunda, yeni organizasyonel ve yasal belgeler ve bunların onayları geliştirilir.

Değişiklikler ve eklemeler yapma ve bunların gözden geçirilmesi prosedürü, kurumsal ve yasal belgelerin türüne bağlıdır. Örneğin, kuruluş tüzüğündeki değişiklikler ve eklemeler, ortaya çıktıkça, yasal prosedür - kuruluşun üst yönetim organının kararı ile ( Genel toplantı sorumlu organın zorunlu bilgilendirilmesi ile hissedarlar veya katılımcılar vb.) devlet kaydı kuruluşlar. Personel tablosundaki değişiklikler, başkanın emri veya emri ile gerektiği gibi yapılır.

Kurumun yapısal bölümlerine ve diğer organlarına ilişkin hükümlerde yapılacak değişiklikler, gerektiğinde yönetimin idarî belgeleri ile de yapılır.

Örgütsel ve yasal belgeler, nitelikli uzmanların katılımıyla bir kurum veya birimin yönetimi tarafından geliştirilir. işi bilen hem genel hem de bireysel alanlarda kurumlar.

Organizasyonel ve yasal belgeler, gerekli tüm ayrıntıların zorunlu olarak uygulanmasıyla birlikte standart bir kağıda düzenlenir: kurumun ve / veya bölümün adı (belge bölüm başkanı tarafından onaylanırsa), birimin adı belge türü, tarih, belge numarası, metnin başlığı, imza, onay kaşesi. Yasal belgenin tarihi, onaylanma tarihidir.

Örgütsel ve yasal belgelerin çoğunun metni, kendi başlıkları olan ve paragraflara bölünmüş, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlerden oluşur.

Organizasyonel ve yasal belgelerin hazırlanması sürecinde, ilgili tüm departmanlar ve kişilerle mutlaka koordinasyon (onay) sürecinden geçilir, yasal hizmet(avukat), kuruluş başkan yardımcıları veya kuruluşun faaliyet gösterdiği ilgili alandan sorumlu yardımcılardan biri.

pratik görev

• 1. Giriş ( Kısa Açıklama işletme ve yapıları).
• - Druzhba LLC, 2002 yılında kurulmuştur ve ticari organizasyon, kayıtlı sermaye belirli sayıda hisseye bölünmüştür. Çoğunlukla organizasyon belgesi Tüzük, şirketin ana hedeflerini ve faaliyetlerini tanımlar. LLC "Druzhba", bina tasarımı, mimari planlar, tahminler vb.

2. Hizmet DOE (ofis yönetimi) olarak yapısal alt bölüm işletmeler: kompozisyon ve işlevler. Faaliyetlerini düzenleyen belgeler (yönetmelikler, görev tanımları).

Ofis çalışmasının normatif ve metodolojik temeli şunları içerir:

Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgeleme alanındaki yasal düzenlemeleri;

Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin federal düzeyde belge desteği konularını düzenleyen kararları ve emirleri;

federal yürütme organlarının hem endüstri çapında hem de departman niteliğindeki yasal düzenlemeleri: bakanlıklar, komiteler, hizmetler, ajanslar, vb.);

Rusya Federasyonu kurucu kuruluşlarının ve bölgesel varlıklarının temsil ve yürütme organlarının büro işleri konularını düzenleyen yasal düzenlemeleri;

düzenleyici ve öğretici nitelikteki yasal işlemler, kurum, kuruluş ve işletmelerin büro işlerine ilişkin metodolojik belgeler.

dokümantasyon için devlet standartları;

birleşik dokümantasyon sistemleri;

teknik, ekonomik ve tüm Rus sınıflandırıcıları sosyal bilgiler;

Yönetim için dokümantasyon desteğinin devlet sistemi.

Belge ve belge destek hizmetleri (GSDOU) için temel gereksinimler;

Yönetim işinin organizasyonu ve işgücünün korunmasına ilişkin normatif belgeler;

Ofis. Sekreterliğin başlıca görevleri şunlardır:

• - yönetim adına alınan belgelerin alınması ve birincil olarak işlenmesi,
• - belgelerin kaydı,
• - daktilo çalışması
• - telefon görüşmelerinin dağıtımı,
• - belgeleri göndermek,
• - belgelerle bilgi ve referans çalışması;
• - ofis malzemeleri tedarik eder;
• - mobilya, ev eşyası sağlar;
• - maddi varlıkların güvenliğini denetler;
• - Organizasyon ekipmanı, mobilya sorunlarını giderir ve diğer birçok temizlik işlevini yerine getirir.
• 3. İşletmede belgelerle çalışma prosedürünü belirleyen belgeler (büro işleri için talimatlar, davaların sınıflandırılması, birleştirilmiş belge biçimlerinin zaman çizelgesi). Rasyonel ve etkili organizasyon işletmede DOW.

Herhangi bir işletmenin ofis işleri için ana düzenleyici belge, ofis çalışma talimatıdır. Ofis çalışma talimatı, belge oluşturma için organizasyonu, kuralları, teknikleri ve süreçleri, onlarla çalışma prosedürünü ve uygulamalarını izleyen düzenleyici bir belgedir.

Talimat, ana hükümlere uygun olarak geliştirilmelidir. Devlet sistemi yönetim için dokümantasyon desteği ve Rusya Federasyonu Federal Yürütme Makamlarında Büro Çalışması için Standart Talimatlar. Talimat, Genel Daire Başkanı ile anlaşarak Genel Müdür tarafından onaylanır. Büro çalışma talimatının yapısında aşağıdaki maddeler yer almalıdır:

Genel Hükümler.

Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar.

Belgelerin ayrıntıları için gereksinimler.

Belge akışının organizasyonu

Gelen yazışmaları alma, kaydetme, gönderme ve değerlendirme prosedürü

Giden ve dahili belgeleri hazırlama ve kaydetme prosedürü.

Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrolün organizasyonu.

Belge arama motoru.

Bir vaka terminolojisi hazırlamak.

Davaların oluşumu ve yürütülmesi.

Belgelerin değerinin incelenmesi.

Vakaların arşive aktarılması

Görev tanımı, haklar; ilişkiler kurmak; resmi görevlerŞirket çalışanları ve kalite gereksinimleri onlara bağlı ve düzenlenmiş iş tanımları. Bu, sorumlulukları eşit bir şekilde dağıtmanıza ve çalışanların tabiiyetini kurmanıza olanak tanır.

4. İşletmede belge akışı. Rasyonel organizasyonunun temel ilkeleri.

Mimarlık ve planlama atölyesinin ana faaliyeti, hazırlık ve planlamadır. teknik Destek projeler. Bilimsel ve teknik dokümantasyon hizmetinin ana görevleri şunlardır:

• - Fiş tasarım ve tahmin belgeleri ve eksiksizlik kontrolü;
• - Teknik belgelerin girdi kontrolü ve kaydı;
• - Müşteriye yorumların verilmesi ile tasarım tahminlerinin bir incelemesini kontrol etmek ve hazırlamak;
• - BC eserlerinin üretimi için bir projenin geliştirilmesi için belgelerin hazırlanması;
• - İnşaat ve montaj işleri için işlerin üretimi için bir projenin geliştirilmesi;
• - Nesnenin işletmeye alınmasına ilişkin belge hazırlığı;
• - Taslak teknik dokümantasyonun hazırlanması ve onaylanması;
• - Sözleşmelerin sürdürülmesi müteahhitler departman çalışmaları için;
• - Departmanın çalışmaları için sözleşmelerin teknik kısmının geliştirilmesi; - İşlerin ve faaliyetlerin ruhsatlandırılması ve belgelendirilmesi;
• - Proje belgeleri, iş günlükleri, iş üretim projeleri ve diğer teknik belgeler ile üretim sahalarının sağlanması.

Sekreter, bilimsel ve teknik dokümantasyon hizmetindeki ofis işlerinden sorumludur.

5. Gelen belgelerin hareket şeması (birincil işleme, kayıt, işletme yönetimi tarafından değerlendirme, kayıt ve muhasebe formlarına karar verme, yürütme için transfer, yürütme üzerinde kontrol, belgeyi dosyaya yazma).

Yazışmaların birincil işlenmesi sırasında adreste teslim edilip edilmediği, zarfların bütünlüğü kontrol edilir. Sekreter yardımcısı tarafından hatalı olarak iletilen yazışmalar iade edilir veya ilgili adrese iletilir.

Kayıtlı olanlar da dahil olmak üzere belgeli zarflar açılırken teslimatın doğruluğu, belge paketinin bütünlüğü kontrol edilir. Zarflar manuel olarak açılır ve imha edilir, bu da önemli miktarda zaman gerektirir.

Vatandaşlardan gelen mektuplar da dahil olmak üzere gelen belgelerden gelen zarflar, yalnızca zarfla belirlemenin mümkün olduğu durumlarda imha edilmez:

• - gönderenin adresi;
• - belgenin gönderilme ve alınma zamanı;
• - kişisel veya ek belgelerin alınması üzerine.

Alınan belgeye bir kayıt damgası yapıştırılır, sağ alt köşeye yapıştırılır ön taraf, hesap numarası ve alındığı tarihten oluşur. “Şahsen” olarak işaretlenen belgeler sekreter tarafından açılmaz ve muhatabına aktarılır. adına alınan belgeler Genel Müdür, Genel Müdür'e iletilir. Birincil işleme, kayıtlı ve kayıtsız belgelere dağıtımla sona erer. Bazen, sekreter yardımcısının kayıtlı olana ait olup olmadığını belirlemeyi zor bulduğu düşünüldüğünde, bu tür yazışmalar gelir. Açıklama için kafasına gider. Kuruluşun kayıtlı olmayan belgelerin bir listesi olmalıdır.

Gelen belgelerin hareket şeması

1. Belgelerin alınması - ofis

2. Otopsi - ofis

3. Sıralama - kırtasiye

4. Kayıt - ofis

5. Yönetim - ofise değerlendirilmek üzere transfer

6. Mimarlık bölümü yönetiminin değerlendirmesi, müdür

7. Yönetim - mimari departman, müdürden gözden geçirilmiş belgelerin alınması

8. Kararın düzeltilmesi - mimari departman, yönetmen

9. Kontrol beyanı - mimari departman, müdür

10. Birime - ofise transfer

11. Alt bölüm - ofis tarafından bir belgenin alınması

12. Belgelerin kaydı - ofis

13. Birim yönetiminin değerlendirmesi - ilgili yapısal birim

14. Değerlendirme sonuçlarının düzeltilmesi - ofis

15. Yürütme için transfer - uygun yapısal birim.

6. Giden evrakların şeması (metnin hazırlanması, onaylanması, yorum yoluyla revizyonu, imzalanması, kaydedilmesi, gönderilmesi, bir kopyasının dosyaya yazılması).

İşletme tarafından gönderilen belgelere giden denir. Giden belgelerin işlenmesi aşağıdaki işlemlerden oluşur:

• - yüklenici tarafından bir taslak belge hazırlanması;
• - sekreter tarafından taslak belgenin yürütülmesinin doğruluğunu kontrol etmek;
• - taslak belgenin onaylanması;
• - belgenin başkan tarafından imzalanması (gerekirse - onay);
• - belgenin kaydı;
• - belgenin muhatabına gönderilmesi;
• - dosyadaki ikinci kopyanın (kopya) dosyalanması.

Giden belgenin taslağı icracı tarafından hazırlanır, icrasının doğruluğu Genel Departman çalışanı tarafından kontrol edilir. Şirket Genel Daire Başkanı, imzalanan belge üzerinde değişiklik ve ilaveler yapma veya düzeltme için yükleniciye iade etme hakkına sahiptir.

Bir nüsha olarak düzenlenen faks ve telefon mesajları hariç, giden evraklar iki nüsha olarak düzenlenir.

Kayıt ve atamadan sonra giden belge numarasını ve tarihini el yazısıyla veya daktilo ile her iki nüshaya sabitleyin. Giden evraklar daha sonra aynı gün içerisinde muhatabına gönderilir. Gönderilen mektubun ikinci nüshası ile faksın tek nüshası giden yazışmalar dosyasında dosyalanır.

7. ile çalışmak dahili belgeler(belge metninin hazırlanması, koordinasyon, yorumlara göre revizyon, kayıt, çoğaltma, yürütme için aktarma, yürütme kontrolü, yürütülen belgenin dosyaya yazılması).

Genel Müdürlük çalışanları aşağıdaki işlemleri yürütür:

• - kontrollü belgelerden oluşan bir veri tabanının oluşturulması; yön kontrollü belge(atama noktası) yürütme birimine;
• - yürütücü birime son tarihin hatırlatılması;
• - yürütmenin ilerlemesi ve sonuçları hakkında bilgi edinme;
• - kontrol edilen belgenin yürütülmesinin ilerlemesi ve sonuçları hakkında veri tabanı bilgilerinin girilmesi;
• - yürütmenin durumu ve sonuçları hakkında başkanı düzenli olarak bilgilendirmek;
• - Belgelerin baş yönünde kontrolden çıkarılması.

Çözüm

Ofis çalışmasına ilişkin bir talimat, belge yönetimi hizmetine ilişkin bir yönetmelik gibi gerekli düzenleyici ve metodolojik belgelerin eksikliği, bir dizi belgenin geliştirilmesi ihtiyacını doğurur - büro çalışmasına ilişkin talimatlar, iç düzenlemeler ve diğerleri, ayrıca vakaların kesin bir terminolojisini ve sorumlulukların dağılımını belirleyin, bu nedenle ofisi genişletmemiz gerekiyor.

Kaynakça

• 1. A.Yu Chukovenkov, V.F. Yankova Belgelerin yürütülmesi için kurallar. GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereklilikleri - Moskova, PROSPECT, 2004.
• 2. V.V. Galakhov, I.K. Korneev ve diğerleri Ofis işleri. Yeni GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri” dikkate alınarak örnekler, belgeler, iş organizasyonu ve teknolojisi. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak işleri için gereklilikler, 2. baskı.-Moskova, PROSPECT, 2005.
• 3. Ofis işleri: Ref. Ödenek - 4. baskı, ekleyin. - Omsk: Firma "LEO", 1995 ..
• 4. Belgeler ve ofis işleri: Ref. Fayda / T.V. Kuznetsova, M.T. Likhaçev, A.L. Reichzaum; Komp.: M.T. Likhaçev. M.: İktisat, 1991.