AÇIKLAYICI NOT
Arşiv Pasaportuna belediye kurumu"Kozlovski'nin yönetimi kırsal yerleşim» Konakovsky bölgesi, Tver bölgesi,
1 Aralık 2015 itibariyle yönetim belgelerini depolamak.
Arşiv pasaportuna dayanarak, Kalinin bölgesinin Konakovo ilçesinin Yuryevsky köy konseyi 1929'da kuruldu ve 31 Aralık 1970'de kaldırıldı. 1970 yılına kadar dahil olmak üzere personelle ilgili belgeler, Kalinin bölgesinin Konakovo ilçesinin yeni kurulan Gavrilkovsky köy konseyine depolama için devredildi.
Kalinin Bölgesel İşçi Vekilleri Konseyi'nin 31 Aralık 1970 tarih ve 571 sayılı yürütme kurulu kararına dayanarak "Değişim hakkında bölgesel sınırlar ayrı köy konseyleri" Teshilov köy konseyinin idari merkezi Gavrilkovo köyüne taşındı ve Kalinin bölgesinin Konakovo ilçesinin Gavrilkovski köy konseyi olarak yeniden adlandırıldı.
Kalinin Bölge Halk Vekilleri Konseyi'nin 13 Kasım 1979 tarih ve 260 sayılı yürütme kurulu kararına dayanarak, Yerleşmeler aslında yerleşimlerle birleşmiş, Gavrilkovsky köy konseyinin Fofanovo köyü, Novozavidovsky kentsel tipi yerleşimin sınırlarına dahil edilmiştir.
Kalinin Bölgesi Turginovsky Bölgesi Sintsovsky Köyü İşçi Milletvekilleri Konseyi Yürütme Komitesi 1950'de kuruldu ve Kalininsky Bölgesi'ne aitti. Sintsovsky köy konseyinin 13 Temmuz 1977 tarihli ikinci oturumuna dayanarak, Sintsovsky köy konseyi Konakovo bölgesinin bir parçası oldu.
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi uyarınca Rusya Federasyonu 9 Ekim 1993 tarih ve 1617 sayılı "Reform hakkında temsili organlar yetkililer ve organlar yerel hükümet Rusya Federasyonu'nda”, Konakovo Şehri ve Konakovo Bölgesi İdare Başkanının 14 Ekim 1993 tarihli ve 557 sayılı Kararı, köy konseylerinin işlevleri kırsal bölgenin yönetimine verildi.
Kalinin bölgesinin Konakovo bölgesindeki işçi milletvekillerinin Gavrilkovsky ve Sintsovsky köy konseylerinin Yürütme Komitesi, sırasıyla Gavrilkovsky ve Sintsovsky kırsal bölgelerinin İdareleri olarak tanındı.
06.10.2003 sayılı 131-FZ federal yasası uyarınca 01.01.2006 tarihinden itibaren yetkilerin kentsel ve kırsal yerleşimlere devri ile ilgili olarak "On Genel İlkeler Rusya Federasyonu'ndaki yerel özyönetim örgütleri", 28 Şubat 2005 tarih ve 31-30 sayılı Tver bölgesi yasası ile "Bölgenin bir parçası olan belediyelerin sınırlarının oluşturulması hakkında belediye Tver bölgesi "Konakovskiy bölgesi", Gavrilkovskaya bölgesi kırsal yönetim kısmen değişti: Lazurnaya köyü, Teshilovo köyü, Mirny köyü ve Seliverstovo köyü, "Novozavidovsky" kentsel yerleşimine ait; Bushmino köyü, Gavrilkovo köyü, Dorino köyü, Ivanovskoye köyü, Kleshchevo köyü, Paveltsevo köyü, Yuryevo köyü Kozlovsky kırsal yerleşimine ait olacak.
Gavrilkovsky ve Sintsovsky kırsal bölgelerinin idareleri, Belediye Kurumu "Kozlovsky kırsal yerleşiminin yönetimi" olarak yeniden düzenlendi. Kendi topraklarında şu yerleşim yerleri var: Tekstilshchiki köyü ve köyleri - Berezhki, Bushmino, Gavrilkovo, Grishkino, Dmitrovo, Dorino, Long Pozhnya, Zaozerye, Zelentsino, Ivanovskoye, Kleschevo, Koydinovo, Kuryanovo, Paveltsevo, Sintsovo, Uzkol, Yuryevoye.
Yukarıdakilerle bağlantılı olarak, 2015 yılı için Tver bölgesinin Konakovo bölgesinin "Kozlovski kırsal yerleşiminin yönetimi" Belediye Kurumu arşivinin pasaportunda değişiklikler oldu:
Bölüm 1 Satır 101 Kutu 1
1 Ocak 2014 tarihi itibari ile arşiv pasaportunda 1 adet fon bulunmaktadır. 2015 yılında fon sayısı netleştirildi: Yuryevsky köy konseyi, Gavrilkovsky köy konseyi, Sintsovsky köy konseyi ve Kozlovsky kırsal yerleşiminin yönetimi.
Toplamda 1 Ocak 2015 tarihi itibariyle arşiv pasaportunda 4 adet fon bulunmaktadır.
Bölüm 2 Satır 201 Kutu 1
01/01/2014 itibariyle arşivin pasaportunda 31 belge vardı Sürekli depolama Kozlovsky kırsal yerleşiminin yönetimi. Fon sayısının belirtilmesi ile bağlantılı olarak, 01.01.2015 tarihinden itibaren Yuryevsky Köy Konseyi, Gavrilkovsky Köy Konseyi ve Sintsovsky Köy Konseyi'nin kalıcı depolama belgeleri arşiv pasaportuna eklendi. Bu sütun ayrıca 1980'den 2011'e kadar olan ev kitaplarını da içerir. Toplamda, 1 Ocak 2015 itibariyle, 1. Sütundaki arşiv pasaportuna 453 vaka dahil edilmiştir.
Bölüm 2 Satır 201 Kutu 2
01/01/2014 itibariyle En son 2009 tarihi arşiv pasaportunda belirtilmiştir. Yuryevsky Köy Meclisi, Gavrilkovsky Köy Meclisi ve Sintsovsky Köy Meclisi'nin daha önceki belge tarihlerine sahip belgeleri 01/01/2015 tarihi itibariyle arşiv pasaportuna eklendi. Arşiv pasaportunda Satır 202 Sütun 2'de toplam 01/01/2015, en son tarih 1938'dir.
Bölüm 2 Satır 201 Kutu 4
01/01/2014 itibariyle Arşiv pasaportu 31 kalıcı depolama belgesi içerir. Arşiv pasaportuna 2012 yılı için Tver bölgesi arşiv bölümünün EPC tarafından onaylanan belgeler ve 1980-2011 yılları için ev kitapları 01/01/2015 tarihinden itibaren eklendi. Toplamda, 1 Ocak 2015 itibariyle, 4. Sütun'daki arşiv pasaportuna 153 vaka dahil edilmiştir.
Bölüm 2 Satır 201 Kutu 5
01/01/2015 arşiv pasaportu, 1980-2011 için ev kitaplarını içerdiğinden, en son 1980 tarihini gösterir.
Bölüm 2 Satır 202 Kutu 1
01/01/2014 itibariyle arşivin pasaportu personelle ilgili 197 belge içeriyordu. 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren, arşiv pasaportuna 22 dosya tutarında çalışan ve işten çıkarılan işçilerin özlük dosyaları eklendi. Toplamda, 1 Ocak 2015 itibariyle, Satır 202 Sütun 1'deki arşiv pasaportuna 219 vaka dahil edilmiştir.
Bölüm 2 Satır 202 Kutu 2
01/01/2015 tarihi itibariyle herhangi bir değişiklik bulunmamaktadır. Arşiv pasaportunda 2. sütunda toplam 01/01/2015, son tarih 1940'tır.
Bölüm 2 Satır 202 Kutu 4
1 Ocak 2015 tarihi itibariyle personele ilişkin 197 belge arşiv pasaportuna dahil edilmiştir. 01/01/2015 tarihli arşiv pasaportuna, Tver bölgesinin arşiv bölümünün EIC tarafından 2012 yılı için onaylanan belgeler eklendi. Toplamda, 1 Ocak 2015 itibariyle, 4. sütundaki arşiv pasaportuna 199 vaka dahil edilmiştir.
Kozlovski kırsal yerleşimi idaresinin baş uzmanı
Bu Talimat, bir devlet müzesi, kütüphanesinin pasaportunun (Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgeleri açısından) doldurulması prosedürünü, Devlet Arşiv Fonu Belgelerinin Devlet Tescili Yönetmeliği tarafından belirlenen şartlara uygun olarak belirler. Rusya Federasyonu (8 Temmuz 1997 tarihinde Rusya Adalet Bakanlığı tarafından tescil edilmiştir, kayıt No. 1344).
Genel Hükümler.
belgelerin alınması için muhasebe defterleri;
fon listesi;
fon sayfaları;
arşiv envanterleri (bilimsel envanter olarak).
Pasaport, Rusya Federasyonu'nun Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve Arşivlerine İlişkin Temel Mevzuatına (Madde 17) uygun olarak, kalıcı olarak depolanan her devlet müzesi, kütüphanesi (bundan sonra müze, kütüphane olarak anılacaktır) tarafından derlenir. bir müze veya kütüphanenin bir satın alma kaynağı olup olmadığına bakılmaksızın, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun belgeleri devlet arşivi.
Pasaport (Ek 1) yıllık olarak derlenir, 01.01.2018 tarihinden itibaren Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin bileşimini, durumunu, hacmini ve saklama koşullarını yansıtır. ... gelecek yılın ve kalıcı olarak tutuldu.
Pasaport, birincil muhasebe verileri (kabul ve transfer işlemleri, ana fonun makbuz defterleri) ve ayrıca müze ve kütüphanede tutulan ana muhasebe belgelerinin belgelerini hesaba katan veriler temelinde derlenir. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu:
Pasaport, federal devlet müzeleri ve kütüphaneleri tarafından her 3 yılda bir (1 Ocak 2001, 1 Ocak 2004 vb. itibariyle) Rusya Federal Arşiv Servisi'ne raporlamayı takip eden yılın 20 Ocak tarihine kadar sunulur.
Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet müzeleri ve kütüphaneleri, ilgili yönetim organına pasaport sunar. arşivler Bu organ tarafından belirlenen şartlar dahilinde, ancak her 3 yılda bir (1 Ocak 2001'den itibaren, 1 Ocak 2004'ten itibaren vb.) Rusya Federasyonu'nun konusu.
Devlet arşivlerinin edinim kaynağı olan müze ve kütüphaneler, pasaport, yalnızca müzenin ana fonu olan kütüphanenin belgelerine ilişkin verileri içerir. Müzenin, kütüphanenin mevcut (bölüm) ve bilimsel arşivlerine ait belgeler bu pasaport dikkate alınmaz.
Pasaportta yer alanlar kayda tabidir. müzenin ana fonunun bileşimi, kütüphane yazılı belgelerüzerinde kağıt ortam(el yazmaları, el yazısı kitaplar, mektuplar, imzalar, günlükler, folklor ve müzikle ilgili müzik ve metin kayıtları dahil) ve fotoğraflı belgeler (negatifler, pozitifler, fotoğraf albümleri vb.), film belgeleri, çoğaltılmamış sesli belgeler (konuşma) ve müzik) ve diğerleri
Yukarıdaki belgelerle birlikte, mantıksal olarak birbirine bağlı basılı yayınlar, imza ve notların yanı sıra haritalar, planlar, çizimler, posterler, posterler, pullar, kartpostallar, broşürler, gazete ve dergi kupürleri vb.
Devlet arşivlerinin edinim kaynağı olmayan müze ve kütüphaneler, Pasaport, ana fonun belgelerine ilişkin bilgilerin yanı sıra, müzenin, kütüphanenin, müzenin, kütüphanenin ve atıfta bulunulan tarihi ve faaliyetlerini yansıtan mevcut (bölüm) ve bilimsel arşivlere ait belgeler hakkında bilgileri de içerir. Vaktinden Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bileşimine.
Pasaportun bölümlerine göre düzenlenir açıklayıcı not içinde, özel olarak belirtilen pozisyonlarla birlikte, bu Talimatın, belirli bir müzeye, kütüphaneye özgü, hacim göstergelerinin dinamiklerinin özellikleri, önceden derlenmiş bir pasaportla karşılaştırılarak kaydedilir.
Hacimsel göstergeler pasaport formunda belirtilen ölçü birimlerinde verilmektedir.
Düzeltmeler, eklemelere izin verilmez.
Pasaport göstergelerinin bileşimi.
Bölüm 1. Arşiv belgelerinin bileşimi ve hacmi.
Sütun 1. Fon sayısı.
El yazısı kitap koleksiyonları (bundan böyle arşiv fonu olarak anılacaktır) dahil olmak üzere arşiv fonlarının, arşiv koleksiyonlarının ve koleksiyonların sayısı gösterilir.
Bir arşiv fonu, tarihsel veya mantıksal olarak birbiriyle ilişkili bir dizi arşiv belgesi olarak anlaşılır.
Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Hakkında Rusya Federasyonu Mevzuatının Temelleri'nin 18. Maddesi uyarınca müzelerde, kütüphanelerde ve arşivlerde, depolama için devlet kuruluşlarının orijinal belgelerini kabul etmeyen arşiv fonları, kişisel fonları içerir. kişisel (kişisel) aile ve kabile, kamu, diğer sivil toplum kuruluşları ve ayrıca müzenin kendisinin fonları, kütüphane (mevcut (departman) belgeleri ve müzenin bilimsel arşivleri, kütüphaneler) olarak ayrılan köken , tarihlerini ve faaliyetlerini yansıtan ve öngörülen şekilde Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun oluşumuna atıfta bulunulan).
Bir arşiv koleksiyonu, bir müzede, kütüphanede kalıcı olarak saklanmak üzere alınmadan veya bir müze, kütüphanede oluşturulmadan önce toplayıcının faaliyetinin sonucu olup olmadığına bakılmaksızın, bağımsız bir fon olarak muhasebeleştirilir.
Arşiv koleksiyonu, bir müzede, kütüphanede veya bir müze veya kütüphane tarafından doğrudan bir veya daha fazla kritere göre (tematik, spesifik, nesne, kronolojik vb.) .
El yazması kitap koleksiyonu, bir koleksiyoncu, müze, kütüphane tarafından bir veya daha fazla kritere göre toplanan bir veya daha fazla el yazması kitap seti olarak kabul edilir.
Müze belgeler için fon sağlıyorsa, ör. arşiv fonlarına, koleksiyonlara vb. göre sınıflandırılması. yapılmadıysa, ayrı bir envanter defterine (müzenin bilimsel envanteri) kaydedilen her bir arşiv belgesi grubu (depolama birimleri - müze eşyaları), derlemesi sınıflandırmaya göre gerçekleştirilen arşiv fonuna eşittir. Müzenin ana fonu.
Arşiv fonları arasında dağıtımı veya koleksiyonları yapılamayan ana fonun küçük hacimli arşiv belgelerini saklayan müze ve kütüphaneler, bunları tek bir arşiv fonu olarak kabul edebilir.
Her arşiv fonu, bir veya birkaç tür belgeden oluşup oluşmadığına bakılmaksızın, pasaportta yalnızca bir kez belirtilir. Fonun fon türüne aitliği, içerdiği belgelerin bileşimi ile belirlenir. Bu kural envanter defterleri için geçerlidir.
101. satırda "Kağıt bazlı belgelerin fon sayısı" göstergeler sütununun 102 - 104 toplamı belirtilir.
102. satırda "Fon sayısı yönetim belgeleri" temeli müzenin yönetim belgeleri, kütüphaneler (ana faaliyetle ilgili belgeler), kamu ve diğer sivil toplum kuruluşlarının fonları, arşiv koleksiyonları ve kompozisyon nedeniyle koleksiyonlar olan arşiv fonlarının sayısı belirtilir. 104, 106 - 110 (NTD, görsel-işitsel, makine tarafından okunabilen belgeler) satırlarında gösterilemez.
Finansman olmaması durumunda, müzenin ana fonundaki bu tür belgeler, kural olarak, yazılı kaynakların envanter defterinde dikkate alınır.
Müzenin arşiv fonu, kütüphanenin kendisi (mevcut (departman) belgeleri ve bilimsel arşivler) 102. satırda ancak müze veya kütüphane devlet arşivinin edinme kaynağı değilse gösterilir.
103. satırda "Kişisel kaynaklı belgelerin fon sayısı" arşiv fonlarının sayısı belirtilir bireyler(kişisel kabile, aile) ve kişisel menşeli belgelerden arşiv koleksiyonları (yalnızca yazılı veya grafik, film ve fotoğraf belgeleriyle birlikte, imzalı, işaretli basılı yayınlar, vb.).
104 "NTD fonlarının sayısı" satırında münhasıran veya büyük ölçüde kartografik belgelerden oluşan arşiv fonlarının sayısını, ayrıca bilimsel ve teknik belgeler, bilimsel araştırmaların süreç ve sonuçlarını tespit etmek, teknik gelişmeler.
Satır 105 "Personel ile ilgili belgelerin fon sayısı" doldurulmaz.
106 - 110 satırlarında "Film-foto-fono-video fonogramlarının fon sayısı, MCHD (makine tarafından okunabilir belgeler)" münhasıran veya esas olarak görsel-işitsel veya makine tarafından okunabilen belgelerden oluşan ilgili arşiv fonlarının sayısını gösterir.
Finansman olmadığında, bu tür belgeler (MCHD hariç) kural olarak figüratif kaynakların envanter defterinde dikkate alınır.
111. satırda "Orijinal belgeler olarak mikroform fonlarının sayısı" münhasıran mikrofilmlerden ve (veya) arşiv belgelerinden alınan mikrofişlerden oluşan arşiv fonlarının sayısını belirtir, bunların orijinalleri kural olarak sahibine aittir. yabancı devletler veya bireyler.
112 numaralı hatta "Toplam" 101, 106 - 111 satırlarının toplamı gösterilir.
Sütun 2. Birim sayısı. (Toplam).
Bu sütun, depolanan tüm arşiv belgeleri müzenin ana fonu olan kütüphaneye dahil edilmiştir.
Müzenin, kütüphanenin tarihini ve faaliyetlerini yansıtan ve belirtilen şekilde Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bileşimine atıfta bulunan mevcut (departman) ve bilimsel arşivlerin belgeleri, yalnızca belirtilen sütunda dikkate alınır. müze veya kütüphane, devlet arşivinin bir edinme kaynağı değildir.
Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin saklama birimi, fiziksel olarak ayrı bir belge veya bağımsız öneme sahip bir dizi belgedir.
Bir müze nesnesi ve bir kütüphane fonu belgesi, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin saklama birimine karşılık gelir.
Hatlar 102 - 111 arşiv fonlarının içerdiği belgelerin bileşimine göre farklılaştırılmasında tanımlanan yaklaşımlara göre doldurulur.
Kişisel kaynaklı fonlar hariç, yazılı öğelerin envanter kitaplarında yer alan basılı yayınlar, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na ait değildir ve pasaportta dikkate alınmaz.
101 numaralı satırda "Kağıt bazında kalem sayısı. (Toplam)" 102 - 105 satırlarının toplamı belirtilir.
102 "Yönetim dokümantasyonu birimlerinin sayısı" satırında arşiv envanterlerinde, envanter defterlerinde yer alan ve tanımlanmayan toplam öğe sayısı belirtilir. Kamu ve diğer sivil toplum kuruluşlarına ait belgeler, el yazısı kitaplar ve menşei ve/veya içeriği itibariyle kişisel menşeli belgelere atfedilemeyecek diğer tüm kağıt tabanlı arşiv belgeleri ile bilimsel ve teknik belgeler dikkate alınır. .
103. satırda "Kişisel menşeli depolama birimlerinin sayısı" arşiv envanterlerinde, envanter defterlerinde yer alan ve açıklanmayan kişisel menşeli belgelerin toplam sayısı belirtilir.
Satır 104, 106 - 111 "Bilimsel ve teknik belgelerin, görsel-işitsel, makine tarafından okunabilen belgelerin, orijinal olarak mikroformların saklama birimlerinin sayısı", dahil edilen belgelerin bileşimine göre arşiv fonlarının farklılaştırılmasında belirlenen yaklaşımlara göre doldurulur. onların içinde.
Orijinaller olarak mikroformlar, depolama birimleri tarafından muhasebeleştirilir - üzerinde filme alınan orijinal belgelerin ve vakaların sayısına bakılmaksızın tek bir zarfta saklanan fiziksel olarak ayrı mikrofilm ruloları veya mikrofiş kompleksleri.
Satır 105 "Personel tarafından vaka sayısı" sadece müze veya kütüphane ilgili devlet arşivinin edinme kaynağı değilse doldurulur.
Personelle ilgili dava sayısı belirtilmiştir (müze siparişleri, çalışanların kabulü, hareketi ve işten çıkarılmasıyla ilgili kütüphane, ayrı davalar halinde oluşturulmuştur) kişisel hesaplar, kişisel işler ve kişisel kartlarçalışanların yanı sıra vatandaşların resmi, iş ve diğer sosyal yasal ilişkilerini belgeleme sürecinde oluşturulan diğer belgeler, tüzel kişiler), her ikisi de arşiv envanterlerine dahil edilmiştir ve tanımlanmamıştır.
112 "Vaka sayısı. Toplam" satırında 101, 106-111 satırlarının toplamı belirtilmiştir.
Sütun 4. Gizli birimlerin sayısı. doldurulmaz.
Sütun 5. Kayıtlı özellikle değerli depolama birimlerinin sayısı -özellikle değerli depolama birimlerinin sayısı belirtilmiştir, bileşimleri açıklayıcı notta kısaca açıklanmıştır.
Sütun 6. Geçici depolama için kabul edilen depolama birimi sayısı, 2. sütunu doldurma talimatlarına uygun olarak doldurulur. Belge sahipleri ile yapılan sözleşmeler (anlaşmalar) temelinde geçici (depo) depolama için kabul edilen depolama birimlerinin sayısı, geçici makbuz defterine kaydedilenler de dahil olmak üzere. müze olarak kabul edilmektedir.
Bölüm 2. Arşiv belgelerinin kopyalarının sigorta fonunun bileşimi ve hacmi.
Ulusal bilimsel, kültürel ve tarihi mirası korumak için oluşturulmuş mikroformlar (mikrofilmler ve mikrofişler) şeklinde özellikle değerli arşiv belgelerinin düzenli ve güvenli bir şekilde saklanan sigorta kopyalarının varlığını gösterir ve bilgi kaynağı savaş dönemindeki ülkeler ve acil durumlar, operasyonel özelliklerinin belgelerinin kaybolması durumunda.
Sütun 1. Sigorta fonu için kopyalanan birim sayısı.
Tüm satırlar, sigorta kopyalamasından geçen tüm depolama birimlerine ilişkin verileri gösterir.
Sütun 2. Kullanım fonu olan depolama birimlerinin sayısı.
Tüm satırlar, depolama biriminin kopyalanması koşuluyla, kullanım fonunun oluşturulduğu depolama birimlerinin sayısını gösterir (çeşitli malzeme ortamlarında yapılan ve orijinalleri yerine kullanılması amaçlanan orijinal belgelerin bir dizi kopyası), depolama biriminin kopyalanması koşuluyla. dolu sonuç olarak Hedeflenen benzersiz nesnelerin zorunlu fotoğraflanması süreci de dahil olmak üzere bu çalışma (içinde bu durum arşiv belgeleri) Rusya Federasyonu'ndan geçici ihracat için belgeler hazırlarken ve diğer durumlarda.
Sütun 3. Sigorta fonunun negatif çerçeve sayısı.
Tüm satırlar, sigorta fonunun negatifinin rulo film ve mikrofişlerdeki kare sayısı hakkında toplam verileri gösterir.
Sütun 4. Sigorta fonunun depolama birimlerinin sayısı.
201 - 204 satırları, sigorta fonunun toplam depolama birimi sayısını gösterir.
Kağıt esaslı belgelerin sigorta fonunun depolama birimi, fiziksel olarak ayrı bir mikrofilm negatif rulosu veya bir depolama biriminden alınan ve bir zarfa yerleştirilen bir veya daha fazla mikrofiştir.
Görsel-işitsel belgelerin sigorta fonunun saklama birimi, görsel-işitsel belgelerin saklama birimleriyle aynıdır.
Bölüm 3. Arşiv belgeleri için bilimsel ve referans aparatının bileşimi ve hacmi.
3.1. Envanterler, kataloglar, veri tabanları.
Sütun 1, 2. Eksiksiz bir sette bulunan stok sayısı (Toplam)- sadece müzenin, kütüphanenin ana fonunda yer alan arşiv belgeleri için ve ayrıca müzenin mevcut (bölüm) ve bilimsel arşivlerinin belgeleri için derlenen arşiv envanterlerinin sayısı (bilimsel bir envanter olarak) dikkate alınır. , kütüphane (müze ise, kütüphane devlet arşivinin edinme kaynakları değildir). Açıklayıcı not, arşiv yönetim organlarının uzman teftiş komisyonları (EPK) tarafından arşiv envanterlerinin onaylanması uygulamasının olup olmadığını belirtir.
Eksiksiz bir arşiv envanteri seti, bunun 3 kopyasından oluşurken, arşiv envanteri birkaç cilt içeriyorsa, farklı miktarörnekler, ardından örnek sayısı, tek bir birimin en küçük örnek sayısını temel alır.
Sütun 3 - 6. Kataloglanan fonların, depolama birimlerinin, derlenen kartların sayısı- Doldurma gerekli değildir.
Sütun 7. Belgelerin sayısı ve içeriği hakkında oluşturulan veritabanları- sadece arşiv belgeleri için oluşturulan veri tabanları (DB), arşiv belgeleri ile müze ve kütüphane koleksiyonları için de dikkate alınır.
Aynı ada sahip DB'ler bir kez dikkate alınırken, çeşitli türlerdeki (kişisel köken, NTD, sinema vb.) Belgelerin bileşimi ve içeriğine ilişkin DB, içinde geçerli olan bilgilerin bileşimine karşılık gelen satırda gösterilir.
3.2. Referans ve bilgi yayınları.
Yalnızca doldurulmuş satır 315 "Kılavuzlar, fonlar için hızlı kılavuzlar" Arşiv belgelerinin kompozisyonunu ve içeriğini hem ayrı ayrı hem de müze kompozisyonu ile birlikte ortaya koyan yayın sayısını gösteren , kütüphane koleksiyonları. Arşiv kurumları ile ortak yürütülen yayınların sayısı ve başlıkları açıklayıcı notta belirtilmiştir. Müze kitapçıkları, kütüphaneler sayılarına dahil değildir.
Bölüm 4. Bilimsel referans kitaplığının bileşimi ve kapsamı- doldurulmamış.
Bölüm 5. Belgelerin saklanması için koşullar.
Açıklayıcı bilgilere açıklayıcı notun bir parçası olarak izin verilir.
501 - 503 satırlarında "Bina sayısı (tesis)" ayrı sayılır ayakta binalar(tesisler) müzeler, kütüphaneler, 502 satırı ise yalnızca müzeler için özel olarak inşa edilmiş binaları, standartlara göre kütüphaneleri veya bireysel projeler. Açıklayıcı not, arşiv belgelerinin izole edilmiş depolarının varlığını gösterir.
504 - 507 satırlarında arşiv belgelerini barındıracak şekilde tasarlanmış raf raflarının uzunluğunu gösterir. Arşiv belgelerinin, müze, kütüphane fonlarının ortak yerleştirilmesi durumunda satırlar doldurulmaz ve bunlara ilişkin açıklamalar açıklayıcı notta verilir.
satır 508- Doldurma gerekli değildir.
Hatlar 509 - 510- Müzelerin toplam pasaportunda, Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun kütüphanelerinde, gösterge, müze sayısının, uygun alarmlarla donatılmış kütüphanelerin, Arşiv belgelerini saklayan toplam müze ve kütüphane sayısına oranı olarak tanımlanır. Yüzde olarak ifade edilen Rusya Federasyonu Fonu.
satır 511- Birincil depolama tesisleri (arşiv kutuları, klasörler) ile sağlanan Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun belgelerinin depolama birimlerinin sayısı dikkate alınır. Kağıda veya zarflara sarılmış belgeler görüntülenmiyor.
Pasaport kuruluş arşivi, yönetim belgelerinin saklanması (bundan böyle "Pasaport ..." olarak anılacaktır), merkezi bir belgedir. devlet muhasebesi ve Arşiv Fonu Belgelerinin Devlet Tescili Yönetmeliği ile belirlenir Perm Bölgesi.
1. Genel Hükümler
1.1. "Pasaport ..." her kuruluş tarafından derlenir - edinme kaynağı
Devlet arşivinin yıllık olarak iki kopya halinde, depolama organizasyonu hakkındaki bilgileri ve daimi depolama belgeleri ve raporlama yılının 01.12 tarihinden itibaren personel hakkındaki bilgileri yansıtır.
1.2. "Pasaport ..." un bir nüshası devlet arşivine gönderilir, ikincisi ise kuruluşun fon dosyasında tutulur.
1.3. "Pasaport..." bölümlerine uygun olarak açıklayıcı bir
önceden derlenmiş bir pasaporta kıyasla depolama ve hacim göstergelerinin organizasyonundaki değişiklikleri yansıtan bir not.
1.4. Hacimsel göstergeler "Pasaport ..." formunda belirtilen ölçü birimlerinde verilmektedir. Düzeltmelere izin verilmez.
2. Pasaport göstergelerinin bileşimi
Bölüm 1. Genel Bilgiler
Sütun 1 - "Fon sayısı"
Kuruluşun arşivinde saklanan belgelerin finansmanı ayrı olarak yapılırsa, tüm fonlar belirtilir. Arşivde, faaliyetler sonucunda oluşan ana fona ek olarak bu organizasyon, kuruluşların fonları - öncekiler ve tasfiye edilen kuruluşlar tutulabilir. Her fon, bir veya birkaç tür belgeden (idari veya personel belgeleri) oluşup oluşmadığına bakılmaksızın, pasaportta yalnızca bir kez dikkate alınır.
Sütun 2 - "Arşivin alanı" (m²)
Alan belirtilir ayrı bir oda metrekare m. Yokluğunda kısa çizgi konur.
Sütun 3 - "Nihai arşiv depolama alanı (%).
Bir arşiv deposu varsa sütun doldurulur. İş yükünü belirlemeden önce kapasitesini belirlemek gerekir. Arşivlerin kapasitesi şu formülle belirlenir: 1000 adet. çıkıntı Arşiv alanı için X / 2,5 metrekare. m
(1000 ürün arşiv alanı ile çarpılır ve 2,5 m2'ye bölünür)
Kapasite belirlendikten sonra iş yükü aşağıdaki formülle belirlenir: Birim sayısı. çıkıntı X %100 / kapasite
(Depodaki ürün sayısı %100 ile çarpılır ve kapasiteye bölünür)
Bölüm 2 Belge Ayrıntıları
Sütun 1 "Toplam" satır 201
Birim sayısını belirtir. çıkıntı Devlet arşivinde devlet deposuna nakledilmek üzere hazırlanan, envantere dahil edilmeyen ve girilen kalıcı saklama belgeleri.
Sütun 1 "Toplam" satır 202
Birim sayısını belirtir. çıkıntı Kuruluşun arşivinde saklanan, girilen ve envantere alınmayan personele ilişkin belgeler.
Sütun 2 "Başlangıç (son) tarihi" satır 201 "Kalıcı depolama" ve satır 202 "Personel tarafından"
Bu sütunlar, kuruluşun arşivinde saklanan bu belgelerin en eski yıllarını gösterir.
Sütun 3 "Son (son) tarih" satır 201 "Kalıcı depolama" ve satır 202 "Personel tarafından"
Bu sütunlar, kuruluşun arşivinde saklanan bu belgelerin en son yıllarını gösterir.
Sütun 4 satır 201
Bu sütun, kuruluşun arşivinde saklanan tüm kalıcı depolama belgelerini birimler halinde gösterir. Devlet arşivine kalıcı olarak saklanmak üzere transfere hazır olarak saklanır (ancak 01.12 itibariyle henüz transfer edilmemiştir), envanterlere dahil edilmiş ve İzinli Bölge Arşivleri Ajansı EPMK'sı (bundan sonra - EPMK olarak anılacaktır) tarafından onaylanmıştır.
Zamanı tanımlarken (ofis işlerinde vakaların tamamlanmasından 2 yıl sonra), sayıları vaka envanterlerindeki son girişlerin toplamına karşılık gelir:
- belgeleri geçici olarak arşivde saklanan kalıcı depolama
kuruluşlar; - kalıcı depolama, belgeleri devlet depolaması için arşive aktarılan, ancak 01.12 itibariyle henüz aktarılmamış.
Sütun 4 satır 202
Kuruluşun arşivinde saklanan, envantere alınan ve EPMK tarafından onaylanan personele ilişkin belgeleri gösterir.
Zamanında tanımlandığında (büro işlerinde vakaların tamamlanmasından 2 yıl sonra), sayıları personel tarafından vaka envanterindeki son kayıtların toplamına karşılık gelir.
Sütun 5 "Başlangıç (son) tarihi" satır 201 "Kalıcı depolama" ve satır 202 "Personel tarafından"
Bu sütunlar, bu tür belgelerin kuruluşun arşivinde saklandığı ve EPMK tarafından onaylanan ve kararlaştırılan envanterlere dahil edildiği en erken yılları gösterir.
Satır 201 “Kalıcı depolama” ve satır 202 “Personel tarafından” sütun b “Bitiş (son) tarihi”
Belirtilen sütunlar, bu tür belgelerin EPMK tarafından onaylanan ve kabul edilen envanterlere dahil edildiği en son yılları gösterir.
Sütun 7 "Belirlenen sürenin ötesinde tutuldu" (201. satır için "Kalıcı depolama).
Bu sütun, birim sayısını gösterir. içindeki arşiv belgelerinin geçici olarak saklanması için son tarihin sona ermesinden sonra kuruluşun arşivinde saklanır. Yerel yönetimlerin, kurumların, kuruluşların, şehir ve ilçe bağlılığının işletmelerinin, işletmelerin arşiv belgeleri için Tarım son tarih depolama 5 yıl, eyalet bölgesel kurumları - 10 yıl, kamu kurumları, bölgesel bölümler, federal organların bölümleri yürütme gücü-15 yıl. Kalıcı saklama belgelerinin saklama süresi, ofis işlerinde belgelerin sona erdiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren hesaplanır.
Sütun 8 "İş yılında oluşur"
Sütun, kalıcı bir depolama süresinin ve son 5 yılda kuruluşların ofis işlerinde oluşturulan personel (ayrı ayrı) ortalama dosya sayısını gösterir.
Satır 301 "Tam zamanlı çalışan sayısı."
Sütun, işgal ederse kuruluşun çalışanını gösterir. personelörgütün arşiv başkanının pozisyonu.
Kuruluşun arşivinin pasaportunun doldurulmasına ilişkin not,depolama yönetimi belgeleri
1. Giriş
1.1. Bu not, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve kuruluşların arşivlerinde saklanan diğer arşiv belgelerinin devlet muhasebesini iyileştirmek için geliştirilmiştir - Karelya Cumhuriyeti devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynakları.
1.2. Not, hükümlere uygun olarak geliştirilmiştir. Federal yasa“Rusya Federasyonu Arşiv İşleri Hakkında” No. 125 - 22 Ekim 2004 tarihli FZ, “Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Belgelerinin Devlet Tesciline İlişkin Yönetmelikler” (bundan böyle Yönetmelik olarak anılacaktır), emriyle onaylanmıştır. 11 Mart 1997 tarih ve 11 sayılı Rusya Federal Arşiv Servisi, “Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve devlet ve belediye arşivlerinde, müzelerde ve kütüphanelerdeki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması Organizasyon Kuralları ile , kuruluşlar Rus Akademisi Bilimler”, 18 Ocak 2007 tarih ve 19 sayılı Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın emriyle onaylandı.
1.2. Not, yönetim belgelerini depolayan kuruluşun arşivinin pasaportunu doldurma prosedürünü belirler (yönetmeliklerin Ek No. 4).
1.3 Not, kuruluşların arşivlerinin çalışanları ve kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin muhasebesinden, depolanmasından ve kullanımından sorumlu diğer kişilerin yanı sıra, kuruluşların örgütsel ve metodolojik yönetimini yürüten devlet ve belediye arşivlerinin çalışanları için tasarlanmıştır. kuruluşların arşivlerinin faaliyetleri.
2. Genel hükümler
2.1. Kuruluşlar - devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynakları, 1 Aralık itibariyle kuruluşların arşivlerinin pasaportlarını derler ve ilgili devlet ve belediye arşivlerine sunar ...
2.2. Arşiv pasaportu 2 nüsha olarak doldurulur. Pasaportun ilk nüshaları ilgili eyalet veya belediye arşivine gönderilir. Pasaportun ikinci nüshaları tasfiyesine (yeniden yapılanmasına) kadar kuruluşta saklanır.
2.3. Kuruluşlar, kalıcı bir depolama süresinin belgeleri ve faaliyetlerinde oluşturulanlar da dahil olmak üzere kuruluşun arşivinde depolanan personel hakkında, depolama belgeleri alınırsa, önceki kuruluşların faaliyetleri ve alt kuruluşlar hakkında pasaport muhasebe bilgilerini içerir. ana kuruluşun arşivinde .
2.4. Sivil toplum örgütleri Devlet ve devlet dışı mülkiyet biçimlerinin, yani özelleştirme veya şirketleşmeden önce ve sonra oluşturulan belgelerin saklanması, iki bireysel pasaportlar.
3. Kuruluşun arşivinin pasaport formunu doldurma ve düzenleme prosedürü
3.1. Pasaport formunun sol üst köşede bulunan adres kısmında, “Kime sunulur” satırında, posta kodu ve raporlama kuruluşuna kayıtlı devlet veya belediye arşivinin adresi belirtilir. .
3.2. Adres bölümünü "Kim temsil ediyor" satırında, raporlama yapan kuruluş tam ve kısaltılmış adını, posta koduyla adresini, organizasyonel - yasal şekli ve mülkiyet biçimi. Kuruluşun resmi adresine ek olarak, başka bir bölgede (başka bir binada) bulunuyorsa, bu kuruluşun arşivinin adresi de belirtilir.
3.3. Bölüm 1. " Genel bilgi» 101 numaralı hatta,
sütun 1- arşivde saklanan fonların sayısını gösterir
2. sütun- metrekare olarak depolama alanı
sütun 3- yüzde olarak arşiv depolama yükü.
Arşiv depolama doluluk oranı, arşivde depolanan dosya sayısının kapasite indeksine bölünmesi ve 100 ile çarpılmasıyla hesaplanır.
Kapasite göstergesini belirlemek için, bir doğrusal metrelik arşiv raflarında bulunan ortalama depolama birimi sayısını hesaplamak gerekir. Bu gösterge, raf ekipmanının parametrelerine bağlıdır (yükseklik, miktar, raf raflarının uzunluğu vb.).
Örnek: Arşivde 7500 birim saklanmaktadır.
Belgelerin kapladığı arşiv raflarının uzunluğu 100 metredir. Depolama birimlerinin sayısı, doğrusal metre sayısına bölünür.
7500:100 = 75 birim
Bu nedenle, 1 metrelik rafta 75 birim vardır.
Kapasite göstergesini hesaplamak için, 1 lineer metrede bulunan depolama birimlerinin sayısı, toplam arşiv raf uzunluğu sayısıyla (ücretsiz olanlar dahil) çarpılır.
Örnek:Rafların toplam uzunluğu 120 metredir.
75 x 120 = 9000 p.m. (kapasite göstergesi)
Doluluk yüzdesini hesaplamak için, depolama birimlerinin sayısı kapasite göstergesine bölünür ve 100 ile çarpılır.
7500: 9000 x 100 = %83,3
Arşiv kullanım oranı %83,3
Örnek 2
Arşiv, 25560 öğe saklar, belgelerin kapladığı arşiv raflarının uzunluğu 300 metre, rafların toplam uzunluğu 400 metredir.
25560: 300 = 85 birim
85 x 400 = 34000 birim (kapasite göstergesi)
25560: 34000 x 100 = %75,2
3.4. Bölüm 2 "Belgeler hakkında bilgi"
Hatlar 201, 202
Sütun 1- kalıcı saklama süresine ilişkin belgeler ve personel hakkında bilgi sağlar. Bölümün ilgili sütunlarındaki depolama birimlerinin sayısı, muhasebe belgeleri temelinde de dahil olmak üzere bireysel sayımlarından sonra belirtilir.
2. sütun - kuruluşta ve personel tarafından saklanan kalıcı saklama belgelerinin en erken tarihi (uygun satırlarda) belirtilir.
Sütun 3- arşivde saklanan belgelerin bitiş tarihini gösterir.
Sütunlar 4, 5, 6- raporlama kuruluşunun kalıcı depolama ve personel için yönetim belgelerini seçmesi ve bunlar için arşiv kurumunun EIC'si ile onaylanan ve üzerinde anlaşmaya varılan envanterler oluşturulmuşsa doldurulur.
4. sütun- envantere dahil edilen depolama birimlerinin sayısını gösterir.
Sütun 5 ve 6- Envantere girilen belgelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
Sütun 7- 201 satırının 7. sütununu doldururken, kalıcı bir saklama süresine sahip belgeler için maksimum saklama süresinin belirlenmiş olduğu dikkate alınmalıdır. Mevcut mevzuat dır-dir:
ilgili belgeler için federal mülk - 15 yıl
Karelya Cumhuriyeti'nin mülkü ile ilgili belgeler için - 10 yıl
ilgili belgeler için belediye mülkü - 5 yıl
Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na öngörülen şekilde dahil edilmek üzere belirli türler arşiv belgeleri:
b) personel belgeleri, kayıtları noter işlemleri, ev kitapları ve özelleştirme ile ilgili Konut stoku belgeler - 75 yaşında.
Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin sivil toplum kuruluşlarında geçici olarak saklanması şartları, arşiv ile söz konusu belgelerin sahibi veya sahibi arasındaki sözleşmede belirlenir.
Bir sivil toplum kuruluşu, bir önceki devlet kuruluşunun belgelerini saklarsa, kamu malı gecikmiş belgeler olarak kabul edilmelidir.
3.5. "Personel" bölümü- Personel tablosuna göre kuruluş arşivinin çalışan sayısı hakkında bilgi belirtilir.
3.6. "Belgelerin saklanması için koşullar" bölümünde arşiv belgelerinin depolandığı binaları karakterize eden göstergeleri vurgulamak gerekir: depolama ekipmanı, içinde desteklenen standart depolama modları. Kuruluşta özel bir arşiv deposu yoksa, ilgili bilgiler belgelerin fiilen saklandığı yerlerin (çalışma odaları, koridorlar, bodrumlar vb.)
3.7. Departman arşivleri ve ofis çalışmalarının organizasyonu ile ilgili organizasyonun yerel düzenlemelerinin mevcudiyeti hakkında bilgileri netleştirmek için bir başvuru doldurulur.
Pasaportta 1 numara.
3.8. Kuruluşun birden fazla fonu varsa, pasaporta “1 Aralık 200 itibariyle fonların bileşimi ve hacmine ilişkin rapor” eklenir. G." (Ek No. 2).
3.9. Pasaport kuruluş başkanı tarafından imzalanır, imza bir mühürle onaylanır. Dernek başkanının imzasının altında arşivden sorumlu kişinin konumu ve soyadı ile telefon numarası belirtilir.
3.10. Pasaporta, kuruluşun adı, bağlılığı, örgütsel ve yasal durumu veya mülkiyet biçimindeki değişiklikler hakkında bilgi sağlayan, raporlama döneminde meydana gelen göstergelerdeki değişikliğin nedenlerini, önceki verilerle ilgili bilgileri gösteren açıklayıcı bir not eklenmiştir. devlet veya belediye depolaması için belgelerin transferleri (arşiv adı, türleri, ciltleri ve son tarihler transfer edilen belgeler ve transfer yılı), belgeler için bilimsel bir referans aparatının mevcudiyeti hakkında bilgi sağlanır. Açıklayıcı not ilgili yetkili tarafından imzalanır.
Şef
satın alma departmanı G.N. Fedorova
1.2. Öneri, departman arşivlerinin çalışanlarına, bilimsel ve teknik kuruluşlarda oluşturulan tüm belge gruplarının muhasebesinden, depolanmasından ve kullanımından sorumlu olan ve kuruluş yönetimi tarafından bir arşiv pasaportu formu doldurmaları talimatı verilen diğer kişilere yöneliktir.
1.3. Kuruluşlar - raporlama yılının 30 Aralık tarihine kadar yıllık olarak devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynakları, ilgili devlet arşivlerine ve şubelerine, belediye arşivleri 1 Aralık itibariyle kuruluşların arşivlerinin pasaportlarını derler ve sunar ......
1.4. Kuruluşun arşivinin pasaportu iki nüsha olarak doldurulur. açık belgeler ve kapalı belgeler için iki kopya halinde. Pasaportun ilk nüshaları ilgili eyalet veya belediye arşivine gönderilir. Pasaportun ikinci nüshaları tasfiyesine (yeniden yapılanmasına) kadar kuruluşta saklanır.
1.5. Devlet kuruluşları faaliyetlerinde ve öncüllerinin faaliyetlerinde oluşturulan tüm belge kategorileri için pasaport muhasebe bilgilerini içerir.
1.6. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun devlet ve devlet dışı bölümlerinin belgelerini, yani özelleştirme veya şirketleştirmeden önce ve sonra oluşturulan belgeleri saklayan sivil toplum kuruluşları iki ayrı pasaport oluşturur:
özelleştirme ve şirketleştirme anından önce oluşturulan ve devlet veya belediye mülkü olan Rusya Federasyonu Arşiv Fonunun devlet kısmı ile ilgili belgelere;
devlet dışı tüzel kişilerin ve bireylerin mülkiyetinde olan Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun devlet dışı kısmı ile ilgili belgelere.
Rusya Federasyonu Arşiv Fonunun devlet dışı kısmı ile ilgili belgeler için pasaport, Federal kurum ve kuruluşların talebi üzerine kuruluş tarafından doldurulur. arşiv ajansı Rusya, devlet depolaması için belgelerin devri konusunda bir devlet veya belediye arşivi ile bir anlaşma (anlaşma) yapmış olması durumunda.
2. Kuruluşun arşivinin pasaport formunu doldurma ve düzenleme prosedürü
2.1. Pasaport formunun sol üst köşesinde bulunan adres kısmında, “kime sunulduğu” satırında, posta kodu ve raporlama kuruluşuna kayıtlı devlet veya belediye arşivinin adresi belirtilir. . Pasaportun sağ üst köşesinde adres bölümü düzeyinde belirtilir: sağlanan bilgilerin niteliğine bağlı olarak “belgeler açık” veya “belgeler kapalı”.
2.2. Adres bölümünün "temsil eden" satırında, raporlayan kuruluş tam ve kısaltılmış adını, posta koduyla birlikte adresini, yasal biçimini ve mülkiyet biçimini (kamuya açık) belirtir. üniter işletme, açık veya kapalı anonim şirket vb.). Tüzel kişilerin örgütsel ve yasal biçimlerinin adı, Sanat'a tam olarak uygun olarak yapılmalıdır. 50, 66, 97, 107, 113, 116-118, 120, 121 Medeni Kanun Rusya Federasyonu. Kuruluşun resmi adresine ek olarak, başka bir bölgede bulunuyorsa bu kuruluşun arşivinin adresi de belirtilir (bilimsel ve teknik belgeler, yönetim belgeleri, farklı bölgelerdeki personel arşivleri bulunduğunda, tümü bunlar hatasız olarak belirtilir).
2.3. Arşiv pasaportunun ilk bölümünde “Bilimsel ve teknik belgeler. Genel bilgiler”, raporlama yapan kuruluş, kendisi tarafından saklanan bilimsel ve teknik belgelerin (S&T) tam hacmi ve oluşturulduğu yıllar hakkında veri sağlar.
2.4. Bölüm 1'deki Sütun 1, belgelerin depolandığı birime (teknik arşiv, bilimsel ve teknik) bakılmaksızın, raporlama yapan kuruluşun kendisi, önceki kuruluşlar, alt yükleniciler (ortak yürütücüler) tarafından geliştirilen grafik ve metin belgelerinin muhasebe birimlerinin sayısını gösterir. kütüphane, referans ve bilgi fonu, proje ofisi vb.)
Toplam muhasebe birimi sayısı belirlenirken belgelerin aslı veya nüshası (aslı gibi) dikkate alınır. olmayan belgelerin kopyaları hukuki durum, dikkate alınmaz.
Bölüm 1'in 1. sütununu doldurma prosedürü, kuruluşta kabul edilen bilimsel ve teknik belgelerin muhasebe (kayıt) sistemine bağlıdır. Bir akış (brüt) kayıt sistemi ile, her bir grafik veya metin belgesi envanter defterine (dergi) ayrı bir başlık altında kaydedildiğinde seri numarası, sütun 1'de, 101-104 satırları, çizim sayfalarının sayısı veya metin belgelerinin ciltleri hakkında özet bilgi verir (konulara ilişkin raporlar, bilgi incelemeleri, bilimsel raporlar, yönetmelikler, açıklayıcı notlar, teknik açıklamalar), kabul edilen muhasebe birimini (çizim sayfası, cilt) gösteren bağımsız bir seri numarası altında kayıtlıdır.
Sütun 1'i doldurma örnekleri:
a) 561.260 yaprak;
b) 72.460 cilt;
c) 561260 yaprak + 72460 cilt.
Yanlış seçenekler: 2500 kitap, 2500 metin, 2500 (muhasebe birimi hariç), 2500 birim, 2500 grafik.
Nesne başına (proje başına, tamamlanmış) tasarım tescil sistemi ve teknolojik dokümantasyon 1. sütunda, satır 102-104 toplam proje sayısını (tasarım geliştirmeleri, teknolojik süreçler) veya projenin ayrı bölümlerini (bölümlerini) oluşturan çizim setlerini (tasarım geliştirme birimleri, elemanlar) gösterir. teknolojik süreç, marka-parçalar), envanter defterine kabul edilen muhasebe birimini gösteren bağımsız bir seri numarası altında kayıtlıdır.
Sütun 1'i doldurma örnekleri:
a) 6000 proje (geliştirme);
b) 6000 takım.
Yanlış seçenekler: 6000 (proje, geliştirme, süreç kelimeleri hariç); 6000 grafik ve metin; 6000 kitap.
Kuruluşun bilimsel ve teknik dokümantasyon için karma bir muhasebe sistemi varsa, 101-104 satırlarındaki “+” işareti ile sütun 1, mevcut tüm muhasebe sistemleri hakkında özet bilgi verir.
Sütun 1'i doldurma örneği:
a) 72200 yaprak + 6600 takım + 260 proje;
b) 72.200 yaprak + 2280 cilt + 260 proje.
Toplam proje, tasarım, teknolojik dokümantasyon sayısını hesaplarken, 102-104 satırları, kuruluşta bulunan ve orijinaller, kopyalar, orijinaller olarak mikrofilmler, ana, yardımcı ve diğer ürünlerin ürünleri için ayrı tutulabilen tüm envanter kitaplarındaki verileri özetler. tek üretim.
1. sütun doldurulurken, raporlama yapan kuruluşun 101-104 satırlarında belirtilen tüm NTD gruplarını oluşturması ve saklaması gerekmeyebileceği akılda tutulmalıdır. Sütun 1'de bir veya daha fazla grup eksikse, karşı bir tire işareti yapılır. karşılık gelen satır.
Satır 105 "diğer türler", yalnızca kuruluşun özel tipler Bilimsel ve teknik belgeler: patent, meteorolojik, jeolojik.
Sütun 1, satır 105'i doldurma örneği:
a) Buluşlar için 500 uygulama seti.
Satır 106, 101-105 satırlarındaki verileri özetleyen nicel verilerin özetini verir.
Sütun 1, satır 106'daki doldurma örnekleri:
a) 50.000 sayfa çizim + 500 cilt;
b) 500 cilt (yalnızca ND varlığında);
c) 1000 proje + 2500 (Çizim setleri) + 300 cilt (PD, CD ve TD için karma tasarım-tam kayıt sistemi ile).
2.5. Arşiv pasaportunun 2. Bölümü "Rusya Federasyonu Arşiv Fonunun bir parçası olarak sınıflandırılan bilimsel ve teknik belgeler", raporlama kuruluşu kalıcı devlet depolaması için uygun devlet veya belediye arşivine aktarılacak belgeleri seçtiyse doldurulur, ancak pasaportun ibraz edildiği saatte bu belgeler kurum tarafından saklanmaya devam edilir.
2.6. 2. bölümün 1. sütununda, 202-204 satırları tasarım, teknolojik, tasarım (alanda) sayısını gösterir. sermaye inşaatı) raporlama kuruluşu tarafından yapılan ve kaynağa bağlı olarak Rusya Federasyonu veya RGANTD'nin kurucu kuruluşunun arşiv yönetim organının veya bir şubenin (bundan böyle arşiv kurumu olarak anılacaktır) Uzman ve Doğrulama Komisyonu (EPC) tarafından onaylanan gelişmeler edinme. 2. bölümün 2. sütunu, bu gelişmelerin en eskisinin oluşturulduğu yılı gösterir. 3. sütunda - belirtilen listede yer alanların en sonuncusu.
Onaylı listelerin yokluğunda “yok” işareti yapılır. 2. bölümün 1. sütunundaki 201 ve 205 satırlarında bir tire işareti yapılmıştır.
2.7. Bölüm 2'deki Sütun 4, kuruluşta depolanan birimlerin sayısını gösterir. envanterin ilgili arşiv kurumunun onaylı EPC'sinde saklanır. 2. bölümün 5. ve 6. sütunları, envantere girilen belgelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
2.8. Bölüm 2'deki Sütun 7, envanterin ilgili arşiv kurumunun onaylı EPC'sine girilen ve daha sonra depolanan öğelerin sayısını gösterir. kanunla kurulmuş terim. Gelişmekte olan kuruluşlarda belgelerin saklanması için son tarihler aşağıdaki gibidir: proje belgeleri için - geliştirmenin tamamlanmasından 25 yıl sonra, tasarım belgeleri için - 15 yıl, araştırma ve teknolojik için - 10 yıl. Örneğin, bir kuruluş 1 Aralık 2000 tarihinden itibaren bir pasaport sunuyorsa, o zaman Proje belgeleri 1975'ten önce geliştirilen, kurulan dönemin ötesinde organizasyonda tutulur.
2.9. Bölüm 3 "Belgeler makine ortamı bilgi. Veritabanları (DB)", kuruluşun makine ortamında belgeleri varsa, GOST 28388-89 "Manyetik veri taşıyıcıları hakkındaki belgelere göre hazırlanmışsa doldurulur. Yürütme ve dolaşım sırası” ve ayrıca işleyen veritabanları.
2.10. Bölüm 3'ün 1. sütunu, kuruluşta faaliyet gösteren toplam bilimsel ve teknik veri tabanı sayısını gösterir.
2.11. Bölüm 3'ün 2. sütunu, veritabanlarında kaydedilen toplam bilgi miktarını megabayt (MB) cinsinden gösterir.
2.12. 3. bölümün 3. sütunu, GOST 28388-89'a göre yapılmış ve her ikisi de özel bir depoda (mıknatıs kitaplığı) bulunan orijinal belgelerin kaydedildiği toplam makine ortamı (optik diskler, disketler, manyetik bantlar vb.) ) , yani doğrudan sanatçılardan.
2.13. Bölüm 3'ün 4. sütunu, makine ortamına kaydedilen ve sütun 3'e yansıtılan toplam bilgi miktarını gösterir.
2.14. 3. bölümün 5. ve 6. sütunları, makine ortamında oluşturulan belgelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
2.15. Bölüm 4 "Yönetim Belgeleri", kalıcı bir depolama süresinin yürütülen belgeler hakkında bilgi sağlar (kuruluş başkanının ana faaliyet için emirleri, tematik planlar, Teknik Konsey toplantı tutanakları, yıllık raporlar kuruluşun faaliyetleri vb. hakkında) ve uzun süreli depolama için personelle ilgili belgeler (çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması için siparişler, kişisel hesaplar için) ücretler, görevden alınanların kişisel dosyaları, kişisel kartları, hizmet kayıtları, talep edilmeyen kişisel belgeler) durumlarda oluşturulmuştur. Oluşturulan dosya bir depolama birimi olarak alınır. Birim sayısı bölümün ilgili sütunlarında, bireysel sayımlarından sonra belirtilir.
2.15.1. Doldururken: sütun 1, bölüm 4'ün 401 numaralı satırları birim sayısı. saklama sürelerinin belirtildiği raporlama kuruluşunun dosyalarının isimlendirmesine göre kurulur. Kuruluştaki vakaların isimlendirilmesinin olmaması durumunda, birim sayısı. devlet arşivi çalışanları ile istişareden sonra belirtilir.
4. bölümün 2. sütunu, kuruluşta saklanan kalıcı depolama belgelerinin en eskisinin tarihini, sütun 3'te gösterir - arşiv pasaportunun başlığında belirtilen yıl.
2.15.2. Raporlama kuruluşu kalıcı depolama için yönetim belgelerini seçmişse ve bunun için arşiv kurumunun EPC'si tarafından onaylanan bir envanter hazırlanmışsa, 4. bölümün 401 satırındaki 4, 5, 6 numaralı sütunlar doldurulur. Sütun 4, envantere dahil edilen kalemlerin sayısını gösterir; sütun 5 ve 6, birim belgelerinin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir. çıkıntı (durumlar) envantere dahil edilmiştir. Ünitenin ilk tarihi. en eski belgenin derleme tarihidir ve bitiş, en son belgenin derleme tarihidir
2.15.3. 401 satırının 7. sütununu doldururken, derleyici tarafından kuruluş tarafından yönetim belgelerinin saklanması için son tarihin kanunla belirlendiği - 15 yıl olduğu unutulmamalıdır.
Örneğin, bir kuruluş 1 Aralık 2000 tarihinden itibaren muhasebe bilgilerini sunarsa, 1985'ten önce derlenen tematik planlar, yıllık raporlar ve diğer kalıcı saklama belgeleri kuruluşta belirlenen sürenin ötesinde saklanır.
2.15.4. 402 satırında, 4. bölümün 1. sütununda, birim sayısı belirtilmiştir. çıkıntı kuruluşun varlığının tüm yılları için oluşturulan personel (uzun süreli depolama) tarafından.
4. bölümün 402 satırının 2. sütununda, kuruluşta depolanan en eski personel belgelerinin yılı, sütun 3'te - arşiv pasaportunun başlığında belirtilen yıl belirtilir.
Vakaların isimlendirilmesine göre veya personele ilişkin belgeler standart liste 10 yıl dahil olmak üzere belge saklama süresi hesaplanırken dikkate alınmaz.
2.15.5. 402 satırının 4, 5, 6 numaralı sütunları, raporlama kuruluşunun personeline ilişkin belgeler, arşiv kurumunun EPC'si tarafından kararlaştırılan envanterlere dahil edilmişse doldurulur. Sütun 4, envantere girilen birim sayısını gösterir. 5. ve 6. sütunlarda - birimin belgelerinin en eski ve en son derlemesinin başlangıç ve bitiş tarihleri.
2.16. Bölüm 5 "Personel", bilimsel ve teknik (satır 501) ve yönetim (satır 502) belgelerinin arşivlerindeki çalışan sayısı hakkındaki bilgileri gösterir.
Kuruluşun geçerli bir bilimsel ve teknik arşivi yoksa, 501 satırı, "NTD arşivi yok" notu ile NTD'yi depolamaktan sorumlu yetkilinin soyadını, adını, soyadını gösterir.
Kuruluşun geçerli bir yönetim belgeleri arşivi yoksa, 502 satırı, bir veya daha fazla kişinin soyadını, adını, soyadını gösterir. memurlar güvenlikten sorumlu yönetim belgeleri işaretli "UD doğrudan içinde saklanır yapısal bölümler» (teknik odalarda, bodrumda vb.).
2.17. “Belgelerin saklanması için koşullar” bölümünde, raporlama kuruluşunun belgelerinin depolandığı binaları, bu depolamanın ekipmanını ve içinde tutulan sıcaklık ve nem koşullarını karakterize eden göstergeleri vurgulamak gerekir. Kuruluşta özel bir arşiv deposu yoksa, ilgili bilgiler NTD ve UD'nin gerçek depolama yerlerinin özelliklerini (çalışma odaları, koridorlar, bodrumlar, teknik tesisler vb.).
2.18. Pasaport kuruluş başkanı tarafından imzalanır, imza bir mühürle onaylanır. Kuruluş başkanının imzasının altında, belgeleri saklamaktan sorumlu kişinin konumu ve soyadı ve telefon numarası belirtilir.
2.19. Pasaporta, kuruluşun adı, bağlılığı, kurumsal ve yasal statüsü veya mülkiyet biçimindeki değişiklikler hakkında bilgi sağlayan açıklayıcı bir not eklenir; devlet depolaması için önceki belge aktarımlarına ilişkin veriler (devlet arşivinin adı, türleri, hacimleri, aktarılan belgeler için son tarihler ve aktarım yılı); raporlama döneminde meydana gelen göstergelerdeki değişikliğin nedenleri belirtilir (belgelerin diğer kuruluşlara devredilmesi, eylemlerle imha, ölüm gerçekleri, kayıp vb.); kuruluşta benimsenen belge muhasebe sistemi, onlar için bilimsel bir referans aparatının mevcudiyeti hakkında bilgi verilir. Açıklayıcı not ilgili görevli tarafından imzalanmalıdır.