Faaliyetleri sırasında, herhangi bir tüzel kişilik, sayısı doğrudan işletmenin büyüklüğüne ve mevcudiyetine bağlı olan belgeler oluşturur. ayrı alt bölümler. Hem limited şirketler hem de anonim şirketler belgelerini saklamakla yükümlüdür.Bu, 50. maddede belirtilmiştir. Federal yasa Rusya Federasyonu'nun 8 Şubat 1998 No.lu 14-FZ "Sınırlı Sorumlu Şirketler Hakkında" ve 26 Aralık 1995 tarih ve 208-FZ sayılı Federal Kanunun 89. Maddesi "On anonim şirketler Ey".

Ayrıca, kuruluşun muhasebe belgelerinin güvenliğini sağlama yükümlülüğü, Muhasebe Kanunu'nun 17. maddesinde düzenlenmiştir.

İlk ve belki de en önemli soru, bir muhasebeci için ortaya çıkan - muhasebe belgeleri ne kadar süre saklanmalıdır?

Muhasebe belgelerinin raf ömrü

Birincil muhasebe belgeleri, kayıtları muhasebe ve muhasebe kayıtları, devlet arşivlemesinin düzenlenmesine ilişkin kurallara göre belirlenen süre boyunca tutulur, ancak en az 5 yıl(Muhasebe Kanunu'nun 17. maddesinin 1. fıkrası).

belirlemek için belirli tarihler belirli belgelerin saklanması, tipik bir liste yönetim belgeleri 6 Ekim 2000 tarihinde Rusya Federal Arşiv Servisi başkanı tarafından onaylanan saklama sürelerini gösteren kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulmuştur (bundan böyle Liste olarak anılacaktır).

Bu Liste tablosunun 3. sütunu, tüm kuruluşlar için geçerli olan belgelerin saklama koşullarını gösterir. Aynı zamanda, saklama için belgeleri devlete, belediye arşivlerine aktarmaları veya kendi başlarına saklamaları önemli değildir.

Not! Liste içermiyor makalelerde belgelerin belirli adlarını belirtir, ancak her belge türü için genelleştirilmiş bir ad verir.

Depolama süresine göre, tüm muhasebe belgeleri şartlı olarak iki türe ayrılabilir:

• belirli bir süre saklanması gereken belgeler, yani geçici dönem depolamak;
• kalıcı olarak saklanması gereken belgelerdir.

Geçici saklama süreleri yani yıl olarak belirlenen saklama süreleri (örneğin 1 yıl, 5 yıl, 75 yıl) kesinlikle tüm kuruluşlar tarafından kullanılmaktadır.

Kural olarak, muhasebe belgelerinin saklanma süresi Liste tarafından belirlenir. 5 yıl miktarında.

Belgelerin saklanma süresinin hesaplanması, büro işleri ile tamamlandıkları yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren yapılır. Örneğin, 2004 yılında tamamlanan davalar için saklama süresinin hesaplanması 1 Ocak 2005'te başlar.

Bazı belgeler için saklama süresinin hesaplanmasının kendine has özellikleri vardır.

Hesap dönemi ne zaman başlar?

Döküman tipi	Raf ömrü başlar
Anlaşmalar müteahhitler ile; mülk sigortası; denetçiler veya denetim kuruluşları ile	Sözleşmenin sona ermesinden sonra
Kredi anlaşmaları ve kredi anlaşmaları	Belirtilen sözleşmeler kapsamındaki borçların geri ödendiği andan itibaren
Tam sorumluluk anlaşmaları	Mali açıdan sorumlu kişinin işten çıkarılmasından sonra
Kitaplar, dergiler, sözleşmeler, sözleşmeler, sözleşmeler için muhasebe kartları (kredi, ekonomik, operasyonel)	Son sözleşmenin sona ermesinden sonra
Vergi makamlarına kayıt hakkında bildirimler (sertifikalar)	kayıt silindikten sonra
Hissedarların kişisel hesapları	Hisselerin mülkiyetinin başka bir kişiye devredilmesinden sonra
Sabit kıymetler (binalar, yapılar) için kitaplar, dergiler, muhasebe kartları	Sabit kıymetlerin tasfiyesinden sonra
Vergiye tabi ve KDV'ye tabi olmayan mal, eser, hizmet satışı için kitap, dergi, muhasebe kartları	İçlerindeki son giriş tarihinden itibaren

Bazı muhasebe belgelerinin daha uzun veya daha kısa saklama süreleri vardır.

Örneğin, kişisel hesaplar işletmenin çalışanları tutulmalı 75 yıldır. Kuruluşta kişisel hesapların olmaması durumunda, aynı süre için aşağıdaki belgeler saklanır:

• iade için ücretler, ödenekler, ücretler, finansal asistan ve diğer ödemeler (konsolide uzlaştırma veya uzlaştırma ve ödeme beyanları);
• yapılan işin kabulü hakkında (eylemler, sertifikalar, faturalar).

Aynı zamanda mali açıdan sorumlu kişilerin imza örnekleri, onaylanmış limitler ve bordro fonları saklanır. ihtiyaç bitene kadar. Bu, bu belgelerin yalnızca pratik değere sahip olduğu anlamına gelir. Saklanma süreleri kuruluşun kendisi tarafından belirlenir, ancak bir yıldan az olamaz.

Sadece 1 yıl boyunca, aylık muhasebe raporlarını ve eklerini, muhasebe ve raporlama formları siparişlerini, muhasebe ve mali tabloların sunulma zamanına ilişkin yazışmaları tutmak da gereklidir.

Raf ömrüne özellikle dikkat edilmelidir. bir kuruluşta denetime başlanması, bir ihtilaf veya anlaşmazlık çıkması, soruşturma veya dava açılması halinde bazı belgeler.

Demek istediler:

• muhasebe defterleri (genel muhasebe defteri, sipariş günlükleri, geliştirme tabloları vb.);
• ciro sayfaları;
• birincil belgeler ve ekleri , hangi gerçeği taahhüt ticari işlemler(peşin, bankacılık belgeleri, banka çek defteri taslakları, varantlar, zaman çizelgeleri, banka bildirimleri ve transfer gereksinimleri, kabul ve teslimat işlemleri, mal ve malzemelerin silinmesi, irsaliyeler, faturalar, gider raporları ve benzeri.);
• mali ve ekonomik faaliyetlerin belgesel denetimlerine ilişkin belgeler , kasanın kontrol edilmesi, vergi tahsilatının doğruluğu vb. dahil olmak üzere kontrol ve denetim çalışmaları (planlar, raporlar, protokoller, eylemler, sertifikalar, muhtıralar, yazışmalar);
• ücretlerin verilmesi, maddi yardım ve diğer ödemeler için belgeler (konsolide uzlaştırma ve uzlaştırma ve ödeme beyanları);
• alma yetkisi maddi varlıklar ;
• kuruluşun mülkünün envanterine ilişkin belgeler (toplantı tutanakları, envanter komisyonları, envanter listeleri, eylemler, açıklamalar);
• kitaplar, dergiler, hesap kartları kuruluşlarla yapılan anlaşmalar, gelir ve gider nakit belgeleri, faturalar, ödeme emirleri, yatırılan ücretler, vekaletname, işletmenin mülkiyeti.

Bu olaylarla ilgili geçici saklama süresi olan belgeler, inceleme tamamlanana kadar veya kabulden önce saklanmalıdır. son kararüzerinde tartışmalı durumlar. Bu belgeler için Liste tarafından belirlenen saklama süresi sona ermiş olsa bile.

Kalıcı saklama süreleri sadece belgeleri olan kuruluşlar için geçerlidir.arşiv edinme kaynaklarıdır. Bunlar şunları içerir:

• belirtmek, bildirmek, belediye kuruluşları, belgeleri arşivlerde saklanan Vaktinden;
• sivil toplum örgütleri, Arşivle yapılan bir anlaşmaya istinaden belgelerini arşive aktaranlar.

olan kuruluşlara gelince devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynakları değildir, Kalıcı raf ömrü olan bu belgeler aşağıdaki şekilde saklanmalıdır:

• devlet ve belediye kuruluşları - 10 yıl;
• sivil toplum kuruluşları - en az 10 yıl.

Dahası, sonraki dönem bu tür belgelerin saklanması, sivil toplum kuruluşlarının bağımsız olarak belirlediği Mevcut mevzuat veya bu belgelerin pratik kullanım ihtiyacı ile.

Bu belgeler şunları içerir:

yıllık bilançolar ve raporlar; onlara belgeler (bilanço ekleri, Açıklayıcı notlar, özel formlar)

Yıllık bilançolar ve raporlar için analitik belgeler (tablolar, notlar, raporlar)

İnceleme ve Onay Belgeleri yılda bilançolar ve raporlar (tutanaklar, eylemler, sonuçlar)

Transfer Raporları para toplamı devlet ve devlet dışı sigorta (emeklilik, tıbbi, sosyal, istihdam)

yıllık vergi raporları

Yurtdışındaki döviz hesaplarına ilişkin operasyonel raporlar

Programlar, organizasyon ve uygulama için yönergeler otomatik sistemler muhasebe ve raporlama

Sivil toplum kuruluşları, faaliyetleri boyunca tasfiyeye kadar kalıcı saklama süresine sahip belirli türde belgeleri saklamakla yükümlüdür. Örneğin:

• konsolide yıllık bilançolar ve raporlar ile bunlara ilişkin belgeler (bilanço ekleri, açıklayıcı notlar, özel formlar);
• aktarma, ayırma, tasfiye bilançoları; uygulamalar, onlara açıklayıcı notlar;
• sabit kıymetlerin yeniden değerlendirilmesine ilişkin belgeler, sabit kıymetlerin amortismanının belirlenmesi, kuruluşun mülkünün değerinin değerlendirilmesi (tutanaklar, eylemler, hesaplamalar, sonuçlar);
• kambiyo ve dönüştürme işlemlerinin yürütülmesine ilişkin belgeler, hibeli işlemler (raporlar, özetler);
• işlem pasaportları;
• kitaplar, dergiler, hesap kartları değerli kağıtlar.

Not! Yalnızca Listenin 4.1 "Muhasebe ve Raporlama" bölümünde listelenen belgeler listelenir. Aynı zamanda, kuruluşun faaliyet süresi boyunca tutmak zorunda olduğu belge sayısı çok daha fazladır. Listenin diğer bölümlerinde yer alırlar (“Faaliyetlerin planlanması”, “Faaliyetlerin finansmanı”, “İstatistiksel muhasebe ve raporlama”, “Faaliyetlerin yasal desteği” vb.).

Bunlar şunları içerir:

• kuruluş belgeleri;
• protokoller genel toplantılar hissedarlar;
• mülkiyet, mülkiyet, kullanım, elden çıkarma hakkı ile ilgili belgeler (sertifikalar, sözleşmeler),
• ticari unvanların, ticari markaların, hizmet markalarının vb. tescili ve yeniden tescili ile ilgili belgeler;
• tasdik, akreditasyon, sertifikasyon ile ilgili belgeler;
• hisse kayıtları;
• menkul kıymet sahiplerinin kayıtları;
• bağlı kişilerin ve temettü alma hakkına sahip kişilerin listeleri;

Kuruluş, Liste tarafından belirlenen saklama sürelerini azaltamaz.. Aynı zamanda, yaptığı işin özelliğine göre bazı belgelerin saklama süresini uzatabilir ve Listede belirlenen süreden daha uzun süre saklayabilir.

Rusya Federal Menkul Kıymetler Komisyonu'nun 16 Temmuz 2003 tarihli 03-33/ps sayılı Kararı, “Anonim şirketlerin belgelerinin tutulmasına ilişkin usul ve şartlara ilişkin Yönetmelik”i onayladı. Muhasebe belgeleri ile ilgili olarak aşağıdaki şartlar yönetmelikle belirlenir: Anonim şirketin muhasebe belgelerinin en az 5 yıl saklanması gerekir.

JSC muhasebe belgeleri, raporlama türüne bağlı olarak saklanır. Özet (konsolide) yıllık raporlama ve yıllık hesaplara tabidir. Sürekli depolama.Üç aylık raporlar en az 5 yıl, aylık mali tablolar en az 1 yıl süreyle saklanmalıdır.

Mali tablolar şunları içerir:

• bilanço;
• Kar ve Zarar Raporu;
• mali tablolara ekler;
• yıllık mali tabloların güvenilirliğini teyit eden bir denetim raporu;
• açıklayıcı not.

Yukarıdaki şekillerden de anlaşılacağı gibi, anonim şirketler için kurulan muhasebe belgelerinin saklama koşulları, Liste tarafından oluşturulan bu belgelerin saklama koşullarına karşılık gelmektedir.

Vergi belgelerinin saklama şartları

Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun ilk bölümüne göre, vergi mükellefleri, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli muhasebe verilerinin ve diğer belgelerin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. sırasında 4 yıl(Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. maddesinin 1. fıkrasının 8. fıkrası). Ayrıca, bu süre zarfında alınan masrafları, yapılan masrafları ve ödenen vergileri doğrulayan belgelerin saklanması gerekir.

Ama hepsi bu kadar değil.

Kuruluşun giderlerinin gelirini aşması, şirketin zarar ettiği anlamına gelir. Bu durumda vergi matrahı sıfır gelir vergisi. Aynı zamanda, kuruluş önceki yılların karını bu tür bir kayıp miktarı kadar azaltabilir.

Zararları iletme kuralları, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 283. Maddesi ile belirlenir.

Kayıp tamamen veya kısmen ileriye taşınır. Ana şey, toplam gelir vergisi miktarının% 30'dan fazla azaltılmaması gerektiğidir. Kuruluş bir yıl içinde tüm zararları tamamen yazamazsa, zararı 10 yıl içinde geleceğe taşıma hakkını kullanabilirsiniz. Bu süre hesaplanır gelecek yıl bir kayıp aldıktan sonra.

Tüm kayıp süresi boyunca, kuruluş, meydana gelen kaybın miktarını doğrulayan belgeleri saklamakla yükümlüdür. Sadece kayıtlar değil. Vergi muhasebesi ama aynı zamanda birincil muhasebe belgeleri hakkında.

Böylece, Genel dava vergi mevzuatı, muhasebe belgelerinin daha kısa bir süre saklanmasını ve kayıpların geleceğe aktarılması durumunda - daha uzun bir süre sağlar.

Nasıl muhasebeci olunur?

Hatırladığınız gibi, belirli vergiler için (KDV, kurumlar vergisi, UST, Emekli Sandığı'na katkılar vb.) bütçeye ödenecek tutarları hesaplamak ve ayrıca gelir vergisi için vergi kayıtlarını derlemek için muhasebe verileri kullanılır. Muhasebe Kanunu'na göre, birincil belgeler ve muhasebe kayıtları 5 yıl süreyle saklanmalıdır.

Ek olarak, Listeye göre, vergi ve harçlarla ilgili raporlar (vergi ve harçlarla ilgili hesaplamalar anlamına gelir) vergisi beyannameleri) muhasebe belgelerine atanır. İçin yıllık raporlar vergiler için sabit bir saklama süresi belirlenir ve üç aylık raporlar için - 5 yıl.

Sonuç olarak, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. Maddesi ile belirlenen 4 yıllık belgelerin saklama süresi sadece vergi muhasebesi kayıtlarına uygulanabilir. Aynı zamanda, ileriye taşınması durumunda bu belgelerin saklama süresi arttırılmalıdır.

Muhasebe belgelerine gelince, mevcut mevzuatta (hem muhasebe hem de vergi) öngörülenlerden muhasebe belgeleri için en uzun saklama süresinin uygulanması gerekir.

Bu, 5 yıllık saklama süresi belirlenen muhasebe belgelerinin bu süreden daha erken imha edilmemesi ve kayıpların geleceğe aktarılması durumunda saklama süresinin 10 yıla çıkarılması gerektiği anlamına gelir.

Belgelerin depolanması nasıl organize edilir

Organizasyon kendine güven özel bir organizasyonun arşivi(özel veya genel arşiv). Bunun için şu sonuca varmak gerekir özel anlaşma depolamak. Arşivin belgeleri saklamayı üstlendiği süreyi belirtir. Genellikle 75 yaşındadır.

Bu durumda, kuruluşun belgelerin saklanması için yapılan harcamalar, arşiv hizmetleri için ödeme olacaktır. söz konusu anlaşma. Arşiv kurumları tarafından sağlanan arşivlerin korunması, elde edilmesi ve kullanılması hizmetleri KDV'den muaftır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 149. maddesinin 2. fıkrasının 6. bendi). Bu nedenle, kuruluş tarafından özel arşive aktarılan tutarın tamamı vergiye tabi karı azaltacaktır.

Kuruluşun yönetimi karar verirse kendi kendine depolanan belgeler, o zaman belgelerin saklanmasını organize etme prosedürünü düzenleyecek uygun bir iç yasanın geliştirilmesi ve kabul edilmesi gerekir.

Bu belge, örneğin, Belgelerin saklanmasına ilişkin düzenlemeler siparişle onaylandı CEO. Tanımlaması gerekiyor:

• zorunlu saklamaya tabi belge türleri;
• belgelerin saklanmasını sağlayacak yapısal birimler;
• depolama için belgelerin alınması prosedürü;
• saklama süreleri;
• depolama için alınan belgelerin muhasebeleştirilmesi ve kaydedilmesi prosedürü;
• burada yer alan bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak için önlemler;
• onlarla çalışmak için saklanan belgeleri verme prosedürü;
• diğer sorular.

Kendi arşivinizi düzenlemek, uygun bir arşivin oluşturulmasını da içerir. arşiv hizmeti , ayrıca atanmış bir görevli tarafından arşivin faaliyetlerini organize etme sorumluluklarının atanması.

O zaman geliştirmek gerekir Bilirkişi komisyonu ile ilgili düzenlemeler kuruluşta oluşturulan belgelerin değerinin bir incelemesini yapacak olan (Listenin Kullanım Talimatlarının 3.1. maddesi) Pozisyon başkan tarafından onaylanır. Onun emriyle kompozisyonu onaylaması gerekir. uzman komisyonu.

Komisyon, kural olarak, en az 3 kişi miktarında kuruluşun en kalifiye çalışanlarını içerir.Ayrıca, uzman komisyonuna ilçe arşivinden bir arşivci davet edilebilir. Depolama ve imha için belgelerin seçimi ile ilgili tüm çalışmalar bir arşiv çalışanının huzurunda yapılacaksa, kuruluş belgeleri saklamakta sorun yaşamayacaktır.

Uzman komisyonu oluşturur vakaların isimlendirilmesi belgelerin saklanması açısından, yani mevcut tüm belgeleri tür ve tarihe göre sistematize eder ve vaka adlarının bir listesini derler.

Bunu yapmak için, belgeleri yıllara göre parçalarına ayırmanız ve flash'lamanız gerekir. kronolojik sıralama.

Tarafından Genel kural belirli bir muhasebe kaydına ait olan işlenmiş birincil belgeler (örneğin, nakit veya banka belgeleri) kronolojik sırayla ayrı klasörlerde dosyalanır. Bu klasörlerdeki sayfalar sağ üst köşede numaralandırılmalıdır. Dosya 250 sayfadan fazla olmamalı veya 4 cm'den kalın olmamalıdır.

Faturalar için özel bir prosedür sağlanır. Tedarikçilerden alınan faturalar ve alıcılara verilen faturaların ikinci nüshaları özel defterlerde saklanmalıdır. Böyle bir gereklilik, 2 Aralık 2000 tarih ve 914 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile belirlenir "Katma değer vergisi hesaplanırken alınan ve verilen faturaların, satın alma defterlerinin ve satış defterlerinin kayıtlarının tutulmasına ilişkin kurallar."

Tüm belgeler sistematik hale getirildiğinde ve birleştiğinde derlenirler. envanter hangi işletmenin başkanı tarafından onaylanmalıdır.

Belgelerin saklanması için özel bir oda tahsis edilmesi gerekmektedir. Belgeler, belgelerin tam güvenliğini sağlamanın yanı sıra tozdan ve güneş ısısına maruz kalmaktan koruyan kilitlenebilir dolaplarda arşivlenmelidir.

Kendi arşivi olan bir kuruluş için, belgeleri saklamanın ana maliyetleri arasında bir oda kiralama maliyeti, yardımcı programlar (gerekli sıcaklık, nem vb.) ve arşiv çalışanlarının ücreti bulunur.

Bu maliyetler organizasyonun yönetimi ile ilgilidir. Bu nedenle, muhasebede 26 “Genel işletme giderleri” hesabında dikkate alınırlar. Vergilendirme amacıyla, bu maliyetler kuruluşun diğer giderlerinin bir parçası olarak dikkate alınır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 264. maddesinin 1. fıkrasının 18. paragrafı).

Her yıl, davaların isimlendirilmesi temelinde, uzman komisyonu aşağıdaki belgeleri seçer: süresi doldu imhaya tabi olan depolama ve bunlara ilişkin Kanunları düzenler. serbest çalışma. Belgeler, dosyanın her sayfası incelenerek seçilir.

Süresi dolmuş belgelerin imha için tahsisine ilişkin eylemler kuruluş başkanı tarafından değerlendirilir ve onaylanır.Bundan sonra, Kanunda listelenen belgeler diğer durumlardan ayrılır ve imha edilene kadar özel olarak belirlenmiş bir yerde saklanır.

İmha edilebilir belgelerin ticari faaliyetlerde kullanılamayacağını lütfen unutmayın. Saklama süresi dolan davalar, işlenmek üzere uzman bir kuruluşa devredilir veya kuruluşun kendisi tarafından imha edilir.

Belgeler hurdaya gönderilirse, vakaların uzman bir kuruluşa devri bir kabul sertifikası veya fatura ile resmileştirilir. Transfer tarihini, transfer sayısını ve atık kağıdın ağırlığını belirtmelidir.

Saklama süresi doğrudan kuruluşta geçmiş belgeleri bir kağıt kesme makinesinde imha edebilirsiniz. Bu durumda, uzman komisyonu, uygun bir Kanun hazırlayarak eski belgelerin imha edildiği gerçeğini kaydetmelidir.

Siparişin ihlali ve belgelerin saklama koşullarının sorumluluğu

Muhasebe Kanunu'na göre, kuruluş başkanı muhasebe belgelerinin saklanmasından sorumludur.

Arşiv mevzuatının ihlali nedeniyle örgütün başkanı da adalete teslim edilebilir. idari sorumluluk. Ceza, uyarı veya para cezası şeklinde olabilir.Ceza miktarı 300 ila 500 ruble arasındadır. (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 13.20. maddesi).

Kuruluştan vergi ve gümrük memurları tarafından talep edilen vergi kontrolü için gerekli belge ve bilgilerin bulunmaması (veya sağlanmaması) nedeniyle bir teşebbüs veya yetkilileri de para cezasına çarptırılabilir (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.6. , Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 126. Maddesi).

Muhasebe ve vergi muhasebesi belgelerinin yanlış saklanması kontrol edilebilir Vergi makamları. Bu nedenle, vergi makamlarının para cezası (20'den 30'a kadar asgari ücret) verme hakkı vardır. memurlar yerleşik prosedürü ve muhasebe kayıtlarını saklama şartlarını ihlal eden kuruluşlar (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.11. Maddesi).

yasal çerçeve

Belgelerin saklanma sırası aşağıdaki gibi belgelerle düzenlenir:

• Kanun arşivleme" 2004 yılından beri faaliyette olan;
• 2002'den beri Rus Arşivi tarafından onaylanan kurallar;
• 2010 yılında onaylanan arşiv belgelerine ilişkin 558 sayılı Karar;
• Maliye Bakanlığı tarafından onaylanan Emir No. 105.

Belgelerin arşivlenmesi, devletin, herhangi bir muhasebe belgesinin vb. korunmasını sağlar.

Bir girişimcinin belirli bir belgeyi hangi süre boyunca saklayacağını belirlemesi için şuraya gitmesi gerekir: ücretsiz servis Arşivci Çevrimiçi. Bu servis belgeleri üç ana parametreye göre arar. Ek olarak, belgeler yalnızca depolarda saklanmamalıdır. kağıt formu ama aynı zamanda elektronik olarak.

Genellikle neredeyse tüm belgeleri 5 yıl boyunca saklamaya çalışırlar. Ancak, imha edilmeyen bazı belgeler vardır. Örneğin, bir kuruluşta, bir kuruluşta vb. çalışan çalışanlar hakkında bilgi içeren belgeler. Raf ömrü 10 yıldan fazla olan muhasebe belgeleri de vardır.

İşletmenin tasfiyesine karar verilmesi durumunda, girişimci tüm belgelerini devlete veya devlete devretmelidir. belediye arşivi. Olmadan bu hareket kimse kanunu imzalamayacağı için teşebbüsü tasfiye etmek mümkün olmayacaktır. İşletme çalışacak iken kimse belgeleri girişimciden alamaz. Ancak, işletme bozulursa, devlet tüm belgelerin güvenliğini sağlamalıdır.

1. Arşiv hangi binada düzenlenebilir?

Öncelikle arşivi ahşap veya harap binalara yerleştirmek mümkün değil. Ayrıca bina nemli olmamalı ve yangına neden olabilecek soba ısıtması olmamalıdır.

Böyle bir oda diğerlerinden izole edilmelidir. Arşivi binaya yerleştirmek yasaktır. yemek servisi. Ayrıca yangına neden olabilecek eşyaları saklamayın.

Bir belge arşivi saklamayı planladıkları bir oda seçerken, ayrılabilecekleri akılda tutulmalıdır:

• Geçici belgelerin saklanacağı oda;
• Sürekli kullanılması gereken belgeleri saklayacakları oda;
• Arşivler;
• Belge arşivi ile çalışmak zorunda olan çalışanlar için özel olarak ayrılmış odalar.

2. Arşivlemenin hangi işlevleri var?

Arşivcinin işlevleri aşağıdaki gibidir:

• Arşiv çalışanı, yansıtacakları listeler oluşturmalıdır. yapısal alt bölüm kuruluşlar;
• Çeşitli kuruluşlardan bir belge arşivi kabul etmelidir;
• Tüm belgelerin güvenliğinin kayıtlarını tutun;
• Belgelerini arşive aktaran yöneticilere bilgi sağlamak;
• Belirli belgelerin hangi amaçlarla kullanıldığını gösteren kayıtları tutun;
• Sınav durumunda yer almak için;
• Doldurmanın doğruluğunu ve ayrıca her belgenin yürütülmesini kontrol edin;
• Vakaların bir isimlendirmesini hazırlayın;
• Belgelerin tamamlanmasıyla ilgili önerilerde bulunmak;
• Arşiv belgelerine ilişkin temel kuralların geliştirilmesine katılmak;
• Arşivde çalışan çalışanların ileri eğitimlerine katılın.

Arşiv belgeleri için saklama süreleri

Kanuna uygun olarak ve düzenlemeler herhangi bir belge tabidir belirli bir dönem depolamak. Şirketin faaliyetlerinin finansal muhasebesini yansıtan belgelerin çoğu 10 yıl boyunca saklanır.

10 yıl süreyle saklanması gereken belgeler şunlardır:

• İşletmenin muhasebecisi tarafından derlenen yıllık raporlama;
• vergisi beyannameleri;
• İşletme çalışanlarının güvenliğinin kayıtlarını tutan bir kitap;
• Yıl için oluşturulan istatistiksel rapor.

5 yıl saklanması gereken belgeler şunlardır:

• Şirket faaliyetlerinin üç ayda bir raporlanması;
• Çalışma hesap planı;
• Üç aylık vergi raporu;
• Fatura;
• Devam eden satın almaların defteri;
• Kurumsal satış kitabı;
• Çeşitli birincil belgeler;
• İrsaliye;
• Her çalışana ücret verilmesini yansıtan bir belge;
• yürütme belgeleri;
• Alacak hesaplarını yansıtan belgeler;
• Hırsızlığın yanı sıra eksikliği de yansıtan belgeler;
• Amortisman giderlerini yansıtan belgeler;
• senet belgeleri;
• Devam eden envanteri yansıtan belgeler;
• Antlaşmalar ve anlaşmalar;
• Eylemler;
• İşletmenin bir çalışanının sorumluluğuna ilişkin sözleşmeler;
• İşletmenin bir veya daha fazla çalışanı için ikramiye sözleşmeleri;
• Diğer belgeler.

50 yıldan 75 yıla kadar saklanması gereken belgeler var.

Arşivde bulunan belgelerin saklanması ve muhasebeleştirilmesi

Arşive aktarılan belgelerin saklanması ve kayıtlarının tutulması, gerekli esaslara göre yasalara uymak ve düzenlemeler:

• "Arşiv İşleri Hakkında Kanun";
• “Muhasebe” Kanunu;
• “Anonim Şirketler Hakkında Kanun”;
• Belirli belgelerin hangi sırayla ve hangi süre boyunca saklanacağını belirten -03-33ps sayılı Kararname;
• "LLC'de" Yasası.

Tüm belgeler, işletme başkanının bildiği bir yerde saklanmalıdır.

1. Arşiv belgelerinin saklanması için temel kurallar

Arşivde alınan belgeleri saklamanın gerekli olduğu birkaç temel mod vardır. Bunlardan bazılarını ele alalım:

1. Işık modu. AT bu durum arşiv odasında aydınlatmayı uygun şekilde konumlandırmak gerekir. Bunu yapmak için aşağıdaki kurallara uymalısınız:

• Belgeler doğrudan güneş ışığına maruz bırakılmamalıdır;
• Pencerelerin binanın kuzey tarafında yer alması arzu edilir;
• Akkor lambalar veya pürüzsüz bir yüzeye sahip özel gölgelerle kaplanmış diğer lambaları kullanarak iç mekanlarda yapay ışık oluşturmak mümkündür;
• Mümkünse odayı gün ışığından izole edin.

2. Sıcaklık ve nem koşulları. Herhangi bir arşiv odasında, sıcaklık ve nem çok önemlidir. büyük önem belgeleri saklarken. İç ortam sıcaklığındaki ani değişiklikler kağıdı olumsuz etkileyebilir. Bu göstergeleri haftada yaklaşık 2 kez özel cihazlar yardımıyla sürekli izlemelisiniz. Sıcaklığı kontrol etmek için bir klima monte edilebilir.

3. Sıhhi ve hijyenik rejim. Arşivler her zaman temiz tutulmalıdır. Mantarın yanı sıra kemirgen küfünün ortaya çıkmasını önlemek önemlidir. Temel kurallar:

• Deponun sıkılığını sağlayın;
• Yılda bir kez raflarda oluşan tüm tozları temizleyin;
• Periyodik olarak iç mekanlarda ıslak temizlik yapın;
• Odayı havalandırın.

4. Güvenlik modu. Arşiv belgelerinin saklandığı oda korunmalı ve güvenlikleri sağlanmalıdır.

2. Arşiv depolaması için belgeler nasıl aktarılır?

Temel olarak, belgelerin kurumdan arşive aktarımı öncelik sırasına göre gerçekleştirilir. Belgelerin teslimi için program, belirli bir şirketin başkanıyla birlikte onaylanan arşiv personeli tarafından geliştirilmiştir.

Tüm vaka ve belgeler, veri aktarımından sorumlu olacak şirket çalışanları tarafından sunulabilir. Yukarıda belirtildiği gibi, belgeler saklanabilir farklı dönem zaman - 1 ila 75 yıl arası. Belgenin türüne bağlıdır.

3. Arşiv depolama için belgelerin hazırlanması

Herhangi bir işletme veya kuruluş, zamanında ve doğru bir şekilde Belirtilen periyot belgeleri işletmede oluşturulabilecek arşiv departmanına veya departman arşivine aktarın. Transfer için evrak hazırlamak için 3-5 kişiden oluşacak bir komisyon oluşturmak gerekiyor.

Belgelerin hazırlanması aşağıdaki adımları içerir:

1. Vakaların kaydı;
2. Bir inceleme yapmak ve belirli belgelerin değerini değerlendirmek gerekir;
3. Hangi davaların yıkıma tabi olduğunun belirtileceği bir eylem hazırlayın;
4. Her vakayı açıklayın.

Uzman komisyonu bir danışma organıdır. Genellikle, komisyonun kararı, teşebbüs başkanının imzasını atması gereken rızasıyla bir kanun şeklinde düzenlenir. Komisyon, uygun protokolü hazırlarken yılda sadece 2 kez toplanır.

Belgelerin incelenmesi, davaların isimlendirilmesi ve belgenin ne kadar süreyle saklanması gerektiğinin belirtildiği bir dizi belge temelinde gerçekleştirilir. Tüm belgeler dikkatlice incelenir. Uzmanlar kullanılabilirliği kontrol ediyor Güvenilir bilgi, ayrıca belirli bir belgeyi doldurmanın doğruluğu.

İnceleme tamamlandıktan sonra, tüm belgeleri tanımlamak ve ilgili işlemleri hazırlamak gerekir. Belgeler arşive aktarıldıktan sonra.

Her belge envantere tabi tutulduktan sonra imha edilecek belgeler seçilir. İmha edilecek tüm belgeler tarif edilir ve üzerlerine işlem yapılır. Hangi belgelerin imha edileceğini toplantıdaki komisyon belirler. Tüm eylemler işletme başkanı tarafından imzalanmalıdır.

4. Arşiv belgelerinin sınıflandırılması

Belgeleri arşive göndermeden önce bunları sınıflandırmanız gerekir:

1. Arşiv belgelerinin geçici olarak saklanması ilk gruptur;
2. Kalıcı saklama belgeleri ikinci gruptur.

Geçici belgeler, saklama süresi 10 yılı aşmayan belgelerdir.

Kalıcı depolama belgeleri, yaklaşık 75 yıllık bir koruma süresi önermektedir.

Ayrıca, kalıcı depolamaya tabi olan bu belgeler, hatasız belediye veya devlet arşivine aktarın. Ancak başlangıçta, tüm belgeler arşivlenir.

Geçici belgeler şunları içerir:

• tatil siparişleri;
• seyahat siparişleri;
• İdari ve ekonomik faaliyetler için emirler;
• Tüzel kişilerle akdedilen sözleşmeler;
• hangisi olduğunu gösteren belgeler devlet alımları işletme tarafından yürütülen;
• Girişimci tarafından kabul edilen eserlerin listesini gösteren işlemler;
• Çeşitli muhasebe belgeleri;
• irsaliyeler;
• Çeşitli diğer belgeler.

Uzun vadeli kayıtlar şunları içerir:

• İşletmenin faaliyetlerine ilişkin siparişlerin kayıt günlüğü;
• Çalışanların personel listesi;
• Her vakanın açıklaması;
• Her vakanın isimlendirilmesi;
• Davanın hangi sebeplerle yok edildiği veya belgelerin hangi sebeplerle kaybolduğu belirtilen fiiller;
• Yıllık vergi, muhasebe ve mali rapor;
• Yıllık tahmin;
• Şirketin hissedarlarının kaydı;
• Yasal belgeler;
• Temettü almaya hak kazanan kişilerin listesi;
• Limitler;
• İşlemlerin pasaportları;
• garantörler;
• Özelleştirme belgeleri;
• Menkul kıymet sahiplerinin kaydı;
• İşletmenin hayır faaliyetlerine katılımını onaylayan belgeler;
• fiyat etiketi;
• Ürünler için tarifeler;
• fiyat listeleri;
• İşletmenin yıllık faaliyet planı;
• Şirket payları ile yapılan işlerin muhasebe defteri;
• İşletmede tutulan çeşitli dergiler;
• Fonlara yıllık rapor;
• Denetçi raporu;
• Denetim komisyonunun sonuçlanması;
• Diğer Belgeler.

Girişimcinin arşivdeki bu veya bu belgeyi alması için emanet ettiği kişilerin yanlarında vekaletname olması gerekir. Bundan sonra, makbuzun üzerine imzasını koyması ve pasaport verilerini belirtmesi gerekecek. Belge ortak bir dosyada dosyalanmışsa, ayrı olarak düzenlenmez.

Gördüğünüz gibi, işletmenin tüm belgeleri arşivlenmelidir. Bu önemlidir, çünkü geçmiş faaliyetler veya devam eden işlemlerle ilgili bilgilere en beklenmedik zamanlarda ihtiyaç duyulabilir. Bu nedenle belgeler, kanunla oluşturulmuş tüm kurallar dikkate alınarak saklanmalıdır.

1. 1 yıl:
   • çalışma süresinin muhasebesini yansıtan günlükler (çizelgeler, zaman çizelgeleri);
   • işe alınmayan kişilerin verileri;
   • tatil programları.
2. 3 yıl:
   • onaylayan belgelerin kimlik bilgileri emek faaliyeti ve çalışanın hizmet süresi;
   • iş disiplini kayıtları;
3. 5 yıl:
   • kanunlar, yönetmelikler, güvenlik raporları;
   • çalışma koşullarının iyileştirilmesi ve işçi korumasına ilişkin alıntılar;
   • çalışanların güvenlik ve gözetilmesi konusunda aşinalık, eğitim, sertifikalandırma onaylayan belgeler;
   • seyahat verileri;
4. 75 yaşında:
   • çalışanların özellikleri ve kişisel kartları;
   • çalışanların iş sözleşmeleri;
5. 50 yıl (sahibinin talebi üzerine):
   • kişisel belgeler, orijinaller (sertifikalar, diplomalar, çalışma kitapları, sertifikalar vb.);
6. Sürekli:
   • Toplu sözleşmeler;
   • liderlerin kişisel işleri.

Hangi belgeler ne kadar süreyle saklanmalı, belirli belge türleri için hangi imha yöntemi sağlanıyor? Bu ve diğer hususlar, mevcut mevzuatta açıkça ele alınmakta ve açıklanmaktadır. Devlet saklamaya tabi belgelerin seçimi veya bunların muhafazası için şartların belirlenmesi, veriler temelinde gerçekleşir. akran değerlendirmesi belgeler.

Bir eğitim kurumunun arşivinde belgeler kaç yıl tutulur?

Saklanan belgeler şunları içerebilir: finansal raporlar, tezler, test sonuçları, sınavlar, KULLANIM, dikteler, tezler veya öğrencinin kimliğini kanıtlayan belgeler (gizli kişisel veriler) ve Rusya mevzuatına göre saklama süresi farklı olabilir.

Arşivdeki bir okul, kolej (teknik okul) veya üniversiteden atıldığında Eğitim kurumu birkaç yıl boyunca saklanan öğrenci / öğrenci belgeleri vardır. Raf ömrü okul belgeleri Bir eğitim kurumunun arşivinde belgenin türüne bağlıdır. Saklama, öğrencinin özlük dosyası bağlamında gerçekleşir; düşüldüğünde, kişisel dosya kişinin öğrenim gördüğü kurumun arşivine yerleştirilir.

Kuruluşta belgelerin saklanması şartları: bilmek önemlidir

Belgeleri saklama ihtiyacı, 22 Ekim 2004 tarihli Federal Yasa N 125-FZ “Arşivleme Üzerine Rusya Federasyonu". Ayrıca, kamu ve özel sektör için arşivdeki belgelerin saklanma şartlarını onaylayan üç liste bulunmaktadır. tüzel kişiler içinde Çeşitli bölgeler ah etkinlikler. Anonim şirketlerin belgelerinin, onaylanan anonim şirketlerin belgelerinin saklanma usul ve koşullarına ilişkin Yönetmelik uyarınca saklanması gerekir. 16 Temmuz 2003 tarihli Rusya Federasyonu Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu Kararı N 03-33 / ps.

En kısa raf ömrü 1 yıl, maksimum 75 yıldır. Çok fazla olan her belge için onları isimleriyle listelemeyeceğim. Personel, finans, muhasebe, vergi ve benzeri ortak belgeler için belirlenen sürelere ek olarak, elektronik belge yönetimi, çeşitli endüstri, tıp ve güvenlik alanlarında özel amaçlara yönelik kağıtların, bir kuruluşta belgeleri depolamak için kendi koşulları vardır. Herhangi bir kuruluşta bulunan en yaygın kağıtların saklanması gereken dönemleri düşünün.

Belge saklama süreleri

Ek olarak, yalnızca kağıtları korumanın değil, aynı zamanda değerlerini - okunabilirliğini ve gelecekteki kullanımını sağlamanın da önemli olduğu unutulmamalıdır. Durumlarını umursamadan onları bir yığına atmak yeterli değildir. Arşivler, belgeler kendilerine teslim edilirken birçok gereksinime sahip olup, aynı zamanda arşivler kapsamında ön aktarım hizmeti de vermektedir. ayrı bir anlaşma Hizmetler.

Bir kuruluşta muhasebe belgelerinin saklanmasına ilişkin prosedür, 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı SSCB Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan Muhasebede Belgeler ve İş Akışı Yönetmeliğine uygun olarak belirlenir. Aynı zamanda, bu tür belgelerin saklanması açısından farklılık, önem derecesindeki farklılıklar, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi ihtiyacı ve muhasebe ile açıklanmaktadır. Vergilerin hesaplandığı ve mahsup edildiği birincil belgeler ve sigorta primleri Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'na göre, işletmede en az dört yıl saklanmalıdır. Bu tür belgeler, gelirin alındığını, işletmenin yaptığı masrafları ve vergiler için bütçeye yapılan ödemeleri onaylayanları içerir. Aynı zamanda, muhasebe yasasına göre, muhasebe belgelerinin saklanmasına ilişkin prosedür beş yıllık bir süreci içermektedir. asgari süre devlet arşiv işinin organizasyon kurallarına saklanması ve uygunluğu. Detaylar burada

LLC muhasebe belgelerini kaç yıl saklamak

Muhasebe belgelerinin saklama süreleri değişiklik gösterir. Tüm alt noktaları bir araya getirerek ne söylenebilir? Muhasebe belgeleri, en azından bir vergi denetiminin gerektirme olasılığı olduğu sürece bir LLC'de tutulmalıdır. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 89. Maddesine göre, bir süreyi aşmayan bir süre üç yıl aynı teftişi yapma kararından önce. Yani, üç yıl boyunca kesin olarak saklıyoruz ve sonra en ilginç olanı başlıyor.

Muhasebe ayrıca birincil belgelerin saklanmasına ilişkin kuralları da onaylar. "hakkında" sırasına göre muhasebe» No 129-FZ muhasebe kayıtları devlet arşivleri kurallarında belirtildiği şekilde tutulmalıdır. Ama hazırlandıktan sonra en az beş yıl mali tablolar son kez.

Belgelerin kuruluş arşivinde saklanma süresi nedir?

Bir belgeyi arşive "yer imlerine eklerken" dikkat etmeniz gereken ilk şey, saklama süresinin hesaplanmaya başladığı andır. Bu nedenle, bazı personel belgelerine göre, doğrudan derleme tarihinden itibaren ve birincil muhasebe için - raporlama yılının sonunda başlar.

Belgelerin kurum arşivinde saklanması zorunluluğu ve saklama süreleri çeşitli kanunlarla düzenlenmiştir. Böylece, vergi amaçlı saklama süresi belirlenir. vergi kodu. Muhasebe belgeleri için son tarih, 6 Aralık 2011 tarihli ve 402-FZ sayılı “Muhasebe Kanunu” ile belirlenir. Belgelerin personel üzerinde ne kadar saklanacağı, 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı "Arşiv İşleri Üzerine" yasasını gösterir.

Kuruluşlarda belgelerin saklanma süresi nedir?

1. Geçici belge türü, on yıldan fazla olmamak üzere arşivde saklanır.
2. Geçici türde belgeler, ancak değerli bilimsel bilgi yirmi yıla kadar saklanabilir.
3. En değerli belgeler hem bilimsel hem de pratik değerli bilgiler içeren, kuruluşların arşivlerinde sürekli olarak saklanmaktadır.

Komisyon yalnızca sorumlu ve doğru vatandaşları içerir, böylece kontrol sırasında henüz süresi dolmamış önemli belgeleri imha için göndermezler. eğer sonraki kontrol Kanunen yasaklananların bertaraf edildiği, kurum veya şirkete idari para cezası uygulandığı ortaya çıktı.

Ofis işinde belgelerin saklama şartları: özellikler ve kurallar

Bu tür belgeler kurtarmaya tabidir. Örneğin, zaman çizelgesi bozuksa (raf ömrü yetmiş beş yıldır), bununla ilgili bilgiler muhasebe departmanının bilgisayarında bulunabilir. Hasarlı bir zaman çizelgesini atmak imkansızdır, çünkü bu, standartların öngördüğü saklama sürelerinde yetkisiz bir azalma olacağından, kuruluş yönetiminin cezalandırılmasına neden olabilir. Böylece, kullanılamaz hale gelen herhangi bir belge sona ermeden önce dönem geri yüklenmelidir. Artık tüm kuruluşlar kullanıyor yazılım, bunun için gerekli bilgileri içerir.

kişisel iş ve Kişisel kartçalışan 75 yıl tutuluyor ve bu belgelerden yöneticiler için bahsediyorsak, çalışanlar devlet ödülleri veya unvanlar, yönetici, yönetim veya Kontrol Yapıları organizasyonlar, sonra her zaman.

Vakaların isimlendirilmesi: belge ve makalelerin saklama şartları

Bu değişikliklerle bağlantılı olarak ortaya çıkan çatışmaya dikkat edilmelidir. Sanata göre. Yukarıdaki Kanunun 3'üncü maddesi, kesinlikle personele ilişkin tüm bilgileri ifade eder. arşiv belgeleri yansıtan iş ilişkileri işveren ile çalışan. Ancak 558 sayılı Emir ile onaylanan Listede yeni değişiklikler yer almıyordu. Sonuç olarak, anlaşmazlıklar ortaya çıktı. Bazı uzmanlara göre, saklama süresi yalnızca 75 yıllık sabit saklama süresi olan davaların isimlendirilmesine ilişkin belgeler için 75'ten 50'ye değişmektedir. Diğerlerine göre, yeni terimler tüm arşiv için geçerlidir.

Dikkat edilmelidir son değişiklikler içinde Federal yasa Mart 2016'da 125-FZ Kanununun 22.1 Maddesinde tanıtılan, davaların isimlendirilmesinin kuruluşta saklanması için yeni süreler belirleyen - özellikle, 75 yıl yerine 2003'ten sonra oluşturulan personel siparişleri için, yeni dönem- 50 yıl.

05 Ağu 2018 1047

İş sürecinde girişimci birçok farklı kağıt biriktirir: sertifikalar, sertifikalar, formlar. IP belgelerini saklamak zor bir iştir, ancak gereklidir. Ve bunları nasıl saklamalı: belki bir masada ya da lazer koruma teknolojisine sahip bir kasaya mı ihtiyacınız var? Görünen o ki, yasa Çeşitli seçenekler. Tutma süreleri hakkında konuşacağız. önemli evraklar IP.

Hangi belgeler saklanmalı

125-FZ sayılı Federal Yasa "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında", hangi kağıtların ve kaç yıl saklanacağını belirler.

Çeşitli yasa ve kodlar, girişimcilik faaliyeti ile ilgili belirli belgelerin saklanma süresini düzenler:

1. Muhasebe belgeleri, vergi muhasebesi verileri, vergilerin hesaplanması için gerekli olan her türlü gelir ve gider belgesi ile halihazırda yapılmış vergi ödemelerini teyit eden belgeler en az 4 yıl saklanmalıdır. Bu yükümlülük, Sanatın 8. paragrafında belirtilmiştir. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23.
2. Mali tablolar, birincil muhasebe belgeleri, Sanatın 1. paragrafında belirtildiği gibi en az 5 yıl saklanmalıdır. 402-FZ sayılı "Muhasebe Üzerine" Federal Kanunun 29'u.
3. Bireysel girişimcilerin muhasebe ve tesciline ilişkin tüm birincil belgeler, gelir ve gider defteri (KUDiR), Rusya Maliye Bakanlığı'nın 86 No'lu Siparişinin 12. Bölümüne dayanarak, bireysel bir girişimcinin en az 4 yıl tutması gerekir.
4. Sigorta primlerinin ödendiğini teyit eden belgeler Emeklilik fonu(FIU), Fon sosyal sigorta(FSS) ve Zorunlu Sağlık Sigortası Fonu (FOMS), Sanatın 8. paragrafı temelinde 6 yıl süreyle saklanmalıdır. 212-FZ sayılı Federal Yasanın 28'i.
5. Geçici olarak işe alınanlar da dahil olmak üzere çalışanların kişisel dosyaları ve kartları, çalışanlarla iş sözleşmeleri, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 558 sayılı Emri temelinde işten çıkarma ve istihdam belgeleri 75 yıl boyunca saklanmalıdır. Bu sırada yer alan listede, türüne göre bir belgenin saklama süresini öğrenebilirsiniz.

Çalışanların kişisel dosyaları ve kartları, çalışanlarla yapılan iş sözleşmeleri, işten çıkarma ve işe alma belgeleri 75 yıl süreyle saklanmalıdır.

Belgeler için belirtilen saklama süreleri, faaliyetlerini tasfiye edenler de dahil olmak üzere tüm bireysel girişimciler için geçerlidir.

Belgelerin nerede saklanacağı

Bireysel girişimci, belgelerin saklanacağı yeri kendisi belirler. Bir ofisin parçası, ayrı bir oda (bodrum veya çatı katı değil) olabilir veya dış organizasyon arşivleme (ile çok sayıda belgeler). 125-FZ sayılı Federal Yasanın 14 ve 17. Maddeleri, bir girişimcinin oluşturma kuralları da dahil olmak üzere arşivleme kurallarına uyma yükümlülüğünü açıklar. gerekli koşullar belgeleri yerleştirmek ve sistematik hale getirmek için. Kağıt ortamın kendisinin ve içeriğinin dış etkilerden güvenliğini sağlamalısınız.

IP belgeleri kaybolur veya hasar görürse

Yokluğun birincil belgeler, muhasebe ve vergi muhasebesi kayıtları, faturalar ve verilerin yanlış yansıtılması Mali belgeler sistematik bir şekilde (yılda ikiden fazla) ağır ihlal Sanat tarafından düzenlenir. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 120'si. Bu durumda para cezaları 10.000 ruble olarak belirlenir.

Kayıp belgeler kurtarılabilir ve kurtarılmalıdır. Karşı taraflardan tekrar sözleşme, işlem, irsaliye talep edebilirsiniz. kaybolursa Muhasebe dökümanı, o zaman muhtemelen ilgili servisten kaybın (sel, hırsızlık, yangın) nedeninin bir belgesinin sağlanmasıyla bir soruşturma yapılması gerekir. Soruşturmanın sonuçlarına dayanan bir eylem, bir açıklama ile gönderilir. serbest çalışma vergi dairesine (FTS) - orada, sırayla, kağıtların restorasyonu için son tarihler belirlediler.

IP kayıt belgeleri, her biri bir kopya için bir başvuru ve 300 ruble tutarında bir devlet vergisinin ödenmesi için bir makbuz göndererek vergi dairesinden ayrı ayrı talep edilebilir.

Birincil belgelerin yokluğu, muhasebe kayıtları için 10.000 ruble tutarında bir para cezası alabilirsiniz.

Arşivleme süresinin sona ermesinden sonra saklanan belgeler imha edilebilir: özel ekipmanlarda yakılabilir veya kesilebilir. Ancak, halen geçerli olan veya saklanması gereken verileri kazara imha etmemek için son derece dikkatli olun.

Kanun kısıtlamaz Bireysel girişimci arşivlenebilecek kağıtlar listesinde. Her şeyi depolamak sizin için kolay ve kullanışlıysa, saklayın, ancak istediğiniz yerde değil, özel yerler bunun için tasarlanmıştır. Zırh gibi düzgün bir şekilde arşivlenen belgeler, herhangi bir anlaşmazlık durumunda işletmenizi koruyacaktır. vergi Dairesi veya müteahhitler.

Çalışanın eylemleri kuruluşa zarar verdiyse, bunu tazmin etmelidir. Hakemler bu konuda hemfikir. Yine de Yargıtay farkettim ki İş hukuku hangi koşullar altında maddi sorumluluk iş sözleşmesinin tarafları. Şartlar yerine getirilmediği takdirde işçiyi sorumlu tutmak mümkün olmayacaktır, yazıyı okuyunuz. Ocak 2019'un ortalarında, Kırım Cumhuriyeti Federal Vergi Dairesi, ilgili deney henüz bu bölge için geçerli olmasa da, bölgede birkaç düzine serbest meslek sahibinin kayıtlı olduğunu açıkladı. Ancak, burada garip bir şey yok. Deneyin kuralları böyle bir olasılığa izin verir. Kuruluşlar, birçoğu ticaret için mülk kiraladığından, ev sahipleriyle olan anlaşmazlıkları ilk elden bilir. Ne de olsa, ev sahipleri, örneğin binaların kullanımında engeller yaratarak haklarını kötüye kullanırlar. tek taraflı yükselen kira veya alt kiralama için onayın geri alınması. Ev sahipleri ve kiracılar arasındaki tahkim savaşlarına ilişkin örnekler, kiracıların bu tür anlaşmazlıkları kazanma şansının yüksek olduğunu göstermektedir. Bu bağlamda, diğer kiracıların olumlu deneyimlerini incelemeyi öneriyoruz.

Bugün, muhtemelen, artık kayıt tutan girişimciler yok. kağıt versiyonu. Buna göre, birçok ilginç - özellikle müfettişler için - bilgi depolanır. elektronik formatta: bunlar çeşitli muhasebe programları ve veritabanlarıdır ve birincil belgeler. sık sık sabit sürücüler sadece kontrol edilen vergi mükellefi ile ilgili değil, aynı zamanda üçüncü şahıslarla (kural olarak, karşı tarafları) ilgili bilgiler saklanır. Vergi makamlarının ne zaman elektronik ortamda bilgi aldıkları hakkında vergi denetimleri, ayrıca bunu kanıt olarak nasıl kullandıklarını - ve yargı pratiği örneklerinden bahsedelim. için ceza uygunsuz performans Taraflardan birinin sözleşmesi, doğası gereği edimlerin yerine getirilmesini sağlamanın bir yoludur, hem meydana gelmesi hem de büyüklüğüne göre itiraz edilebilir ve bir anlaşmazlık varsa, mahkeme tarafından esasa göre azaltılabilir. Sanat. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 333. Bu yazıda, basitleştirilmiş vergilendirme sistemini kullanarak bir sözleşme kapsamında bir müteahhit tarafından bir cezanın vergi muhasebesine yansımasının özelliklerini analiz edeceğiz.