Federal yasa 22 Ekim 2004 tarihli N 125-FZ "Açık arşivleme içinde Rusya Federasyonu"kuruluşların koruma yükümlülüğü vardır" arşiv belgeleri personel belgeleri de dahil olmak üzere, federal yasalar tarafından belirlenen saklama süreleri boyunca, diğer düzenleyici yasal işlemler Rusya Federasyonu ve ayrıca bu Federal Yasanın 6. Maddesinin 3. Kısmı ve 23. Maddenin 1. Kısım ve 1.1. Kısımlarında öngörülen belge listeleri.

Bu belge listeleri şunları içerir:

1) yetkili federal organ tarafından onaylanan, saklama sürelerini ve bu listelerin kullanımına ilişkin talimatları gösteren standart arşiv belgelerinin listeleri yürütme gücü arşivleme ve ofis işleri alanında (şu anda - Rosarkhiv, daha önce - Rusya Kültür Bakanlığı):

- Faaliyetler sırasında oluşturulan tipik yönetimsel arşiv belgelerinin bir listesi Devlet kurumları, organlar yerel hükümet ve saklama şartlarını belirten kuruluşlar onaylandı. 25 Ağustos 2010 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı'nın emri N 558;

- Kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren, onaylanan tipik arşiv belgelerinin listesi. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Temmuz 2007 N 1182 tarihli emri.

Ayrıca raf ömrünü belirlemek için yönetim belgeleri 80'ler için - XX yüzyılın 90'larının ilk yarısı ve ayrıca belirli (endüstri) belgeler, Liste uygulanır standart belgeler, onaylı 15.08.1988 tarihli SSCB Ana Arşivi;

2) federal yetkililer tarafından onaylandı Devlet gücü, Rusya Federasyonu'nun diğer devlet organları, faaliyetleri sırasında ve bunlara bağlı kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklanma sürelerini gösteren belgelerin listeleri. Bu belge listeleri, Federal Arşivler ile mutabık kalınarak onaylanmıştır;

3) faaliyetler sırasında oluşturulan belgelerin bir listesi kredi kuruluşları Rusya Merkez Bankası ile birlikte arşivleme ve kayıt tutma alanındaki yetkili federal yürütme organı tarafından onaylanan saklama koşullarını ve kullanım talimatlarını belirten.

İçin anonim şirketler belgelerinin saklanma koşulları, onaylanan anonim şirketlerin belgelerinin saklanma usul ve koşullarına ilişkin Yönetmelik ile belirlenir. Rusya Federal Menkul Kıymetler Komisyonu'nun 16.07.2003 N 03-33/ps tarihli Kararı.

Referans bilgileri, onaylanan tipik yönetim arşiv belgeleri listesi tarafından oluşturulan kuruluşların en yaygın belgelerinin saklama koşullarını içerir. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 tarihli emri ve yukarıdaki listelerde yer almayan ve federal yasalar ve Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri tarafından belirlenen belgelerin saklama süreleri.

Federal Arşivler tarafından onaylanan belgelerin saklanması için şartlar listesi10/06/2000, şu anda artık geçerli değil. Şimdi bu son tarihleri ​​kimin belirlediği ve nerede bulunabilecekleri hakkında materyalimizde anlatacağız.

Rosarkhiv'in güncel listeleri

Rosarchive, belge saklama şartlarını defalarca onayladı. Örneğin, saklama sürelerini gösteren kuruluşların standart belgelerinin listesi 06.10.2000 tarihli siparişle tanıtıldı. Bununla birlikte, şu anda yeni oluşturulan belgelere uygulanmamaktadır - Kültür Bakanlığı, 25 Ağustos 2010 No. 558 sayılı kararıyla, ne kadar süreyle ve hangi özelliklerin saklanması gerektiğine ilişkin bilgileri içeren yeni bir listeyi onayladı. şirketteki dosyalar.

Başka bir liste, 30 Ocak 2013 No. 12 sayılı Federal Arşivler'in emriyle onaylanmıştır. Federal Arşiv Ajansı'nın (FAA) kendisinin ve yargı yetkisi altındaki kuruluşların çalışmalarında kullanılması amaçlanmıştır. Bu liste, bu kurumların faaliyetleri sırasında oluşturulan belgelerin saklama koşullarına ayrılmıştır.

Bu listelere ek olarak, başka benzer belgeler belgelerden kurtulmanın yasak olduğu şartlar hakkında bilgi ile. Örneğin, saklama sürelerini gösteren kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde oluşturulan tipik arşiv belgelerinin listesi (31 Temmuz 2007 tarih ve 1182 sayılı Kültür Bakanlığı Kararı).

Eski liste ne zaman işe yarayabilir

Neden feshedilmiş listeye hala ihtiyaç var? Gerçek şu ki, 558 sayılı Kültür Bakanlığı'nın emri yok. geriye dönük ve aksi açıkça belirtilmediği için daha önce ortaya çıkan ilişkiler için geçerli değildir.

Bu, bir siparişin veya diğer idari işlem 2009 ve öncesinde kurulan şirketler, 2000 listesinin öngördüğü sürelerden önce imha edilemez. Ve 2010 ve sonrasında benzer bir sipariş verilirse, saklama süresinin belirlenmesi için 2010 listesine göre yönlendirilmesi gerekir.

2000 Listesi, halefiyle karşılaştırıldığında, daha az ayrıntılı bir dizi belgeye ve genelleştirilmiş saklama sürelerine sahiptir. Örneğin, tasdik, sertifikasyon ve akreditasyon ile ilgili belgeler orada bir maddeye ayrıldı ve saklama süresi aynıydı - “kalıcı”. Mevcut liste farklı bir yaklaşım sağlar.

Test raporları gibi sertifika belgeleri veya uzman görüşleri(Madde 110), en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Ama aynı zamanda notta bu süreyi belirten bir link var: Başvuru sahibi bu belgeleri belgenin geçerlilik süresinin bitiminden sonra en az 3 yıl saklamalıdır ve belgeyi veren şirketin alma hakkı yoktur. 10 yıllık sürenin bitiminden önce ondan kurtulun. Ayrıca, diğer önemli noktalar son teslim tarihlerine göre (örneğin, sertifika verilmesine ilişkin protokolün kalıcı depolamaya tabi olması).

Bu nedenle, 2000 listesi, bu tür kağıtların saklanma süresi için daha katı gereklilikler belirlemiştir ve 2010 listesinin yürürlüğe girmesinden önce oluşturulan belgelerle ilgili olarak bunlara uyulmalıdır.

Listelere atıfta bulunarak, önemli bir ilkeyi unutmamak gerekir: Belirtilen saklama sürelerinin azaltılması yasaktır. Bunun için ceza gelebilir (125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Hakkında Kanun”un 27. Maddesi).

ÖNEMLİ!Muhasebe belgelerinin saklama koşullarının ihlali için memurlarşirketler Sanat uyarınca para cezasına çarptırılabilir. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.11'i 2.000 ila 3.000 ruble tutarında.

Sonuçlar

Şirketin faaliyetlerinde oluşturulan bir sipariş, sipariş, muhasebe kaydı veya diğer belgelerin saklanması gereken süreyi belirlemek için özel listelerden öğrenebilirsiniz. Bazıları Federal Arşivler, bazıları ise Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı tarafından onaylanmıştır. İçlerinde belirtilen süreleri azaltmak ve önceden belgelerden kurtulmak mümkün değildir. Bu ilke, tüm formlar (kağıt veya elektronik) ve her tür (kurumsal, idari, tahmin, vergi, muhasebe vb.) belgeler için geçerlidir.

Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini (bundan sonra Liste olarak anılacaktır) gösteren tipik yönetim arşiv belgeleri, 22 Ekim 2004 tarihli Federal Yasaya uygun olarak hazırlanmıştır N 125-FZ " Rusya Federasyonu'ndaki arşiv işleri hakkında" (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2004, No. 43, Art. 4169; 2006, No. 50, Art. 5280; 2008, No. 20, Art. 2253), hükümlere tabi olarak Rusya Federasyonu'nun bileşimi ve raf ömrünü düzenleyen diğer federal yasaların ve diğer düzenleyici yasal düzenlemelerin belirli türler belgeler.

1.2. Liste, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların (bundan böyle - kuruluşlar olarak anılacaktır) faaliyetleri sırasında oluşturulan standart yönetim arşiv belgelerini (bundan sonra - belgeler) içerir, aynı tür (tümü veya çoğu için ortak) yönetim işlevlerinin uygulanmasında, saklama sürelerini gösteren mülkiyet şekli.

1.3. Liste 12 bölümden oluşmaktadır:

- bölüm 1, yönetimin idari, örgütsel işlevlerini, kontrol işlevlerini ve ayrıca yasal destek yönetim, organizasyon dokümantasyon desteği kuruluşlar tarafından belgelerin yönetimi ve saklanması;

- 2-4. bölümler sırasıyla planlama, fiyatlandırma, finansman, borç verme, muhasebe ve raporlamayı açıklayan belgeleri içerir;

- Bölüm 5, kuruluşların ekonomik, bilimsel, teknik, kültürel ve diğer ilişkilerinin organizasyonu ve uygulanmasına ilişkin belgeleri içerir;

- Bölüm 6, kuruluşların faaliyetleri için bilgi hizmetlerine ilişkin belgeleri içerir;

- bölüm 7, emeğin organizasyonu, emek tayınlaması, tarife, ücret, işgücü koruması ile ilgili belgeleri içerir;

- bölüm 8, personelle çalışma ile ilgili belgeleri içerir: kabul, transfer, çalışanların işten çıkarılması, ileri eğitim, sertifika ve ödüller;

- 9. bölüm, faaliyetlerin lojistiği ve mülk ve maddi varlıkların depolanmasının organizasyonu hakkında belgeleri içerir;

- 10. bölüm, kuruluşların idari ve ekonomik hizmetlerine ilişkin belgeleri içerir: kurallara uygunluk iç düzenlemeler, ofis binalarının işletilmesi, ulaşım hizmetleri, iç iletişim, kuruluşların güvenliği;

- 11. bölüm, aşağıdakiler de dahil olmak üzere sosyal ve yerel sorunları yansıtan belgeleri içerir: sosyal sigorta, konut ve ev sorunları, boş zaman organizasyonu;

- 12. bölüm, birincil sendikaların ve diğer sendikaların faaliyetlerinin organizasyonunu yansıtan belgeleri içerir. kamu kuruluşları(dernekler).

1.4. Listede 4 sütun var.

Listenin N 1 sütunu makale numaralarını içerir. Listedeki makalelere tek bir sürekli numaralandırma atanır.

Listenin N 2 sütunu belge türlerini gösterir. Liste, makalelerdeki belirli belge adlarını içermez, ancak her belge türü için genelleştirilmiş bir ad verir. Tek bir makalede birleştirildiğinde farklı şekiller aynı konudaki aynı saklama süresine sahip belgeler, "belge" terimi kullanılmış ve makalede yer alan ana belge türlerinin adları parantez içinde açıklanmıştır.

Listenin N 3 numaralı sütunu, hesaplaması ofis çalışmalarının sona erdiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren yapılan belgelerin kağıt ve elektronik ortamda saklanma şartlarını gösterir.

Listenin 4 Numaralı Sütunu, belgelerin saklanmasına ilişkin şartları açıklayan ve yorumlayan notlar içerir.

1.5. Listeyi kullanmanın rahatlığı için, ona bir dizin derlenmiştir; alfabetik sıra Belge türleri ve içeriğindeki konular, Liste'nin ilgili maddelerinin numaralarına atıfta bulunularak listelenir.

Hangi personel belgelerinin raf ömrünü değiştirdi.

Bu nedenle, 2003'ten önce oluşturulan personel belgelerinin geçici olarak saklanma süresi 75 yıldır ve 2003 - 50 yıldan beri yaratılmıştır.

Yeni şartlar 13 Mart 2016'da yürürlüğe giriyor.
FEDERAL HUKUK
2 Mart 2016 tarihli 43-FZ
“Rusya Federasyonu'nda Arşivleme” Federal Yasasında Değişiklikler Hakkında
Kabul edilmiş
Devlet Duması
17 Şubat 2016

22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Yasasına dahil edin (Rusya Federasyonu'nun Toplanan Mevzuatı, 2004, No. 43, Madde 4169; 2013, No. 7, Madde 611 ; 2014, No. 40, 5320) aşağıdaki değişiklikler:

1) 22 nci maddenin 4 üncü fıkrasının "b" bendinde yer alan "personel belgeleri" ibaresi silinir;

2) Madde 22.1'i aşağıdaki içerikle tamamlayın:

"Madde 22.1. Personele ilişkin belgelerin geçici olarak saklanması şartları

1. 2003'ten önce oluşturulan personel belgeleri (bu maddenin 3. paragrafında belirtilen belgeler hariç) saklanır:

1) devlet organlarında, yerel özyönetim organlarında ve devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle edinme kaynağı olarak hareket eden kuruluşlarda - oluşturulma tarihinden itibaren 75 yıl içinde, sona erdikten sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile Belirtilen periyot depolamak;

2) Tasfiye edilen devlet organları, yerel yönetimler, eyalet, belediye ve belediye personeli hakkında belge alan devlet ve belediye arşivlerinde sivil toplum örgütleri, - alındığı tarihten itibaren ve belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesiyle oluşturulma tarihinden itibaren 75 yılın sona ermesine kadar;

3) diğer kuruluşlarda - kuruluş tarihinden itibaren en az 75 yıl.

2. 2003'ten beri oluşturulan personel belgeleri (bu maddenin 3. paragrafında belirtilen belgeler hariç) saklanır:

1) devlet organlarında, yerel özyönetim organlarında ve devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle edinme kaynakları olarak hareket eden kuruluşlarda - belirtilen sürenin bitiminden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile oluşturulma tarihinden itibaren 50 yıl içinde depolama süresi;

2) Tasfiye edilen devlet organları, yerel yönetimler, devlet, belediye ve devlet dışı kuruluşların personeli hakkında belge alan devlet ve belediye arşivlerinde - alındığı tarihten itibaren ve kuruluş tarihinden itibaren 50 yılın sona ermesine kadar belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi;

3) diğer kuruluşlarda - kuruluş tarihinden itibaren en az 50 yıl.

3. Vatandaşların kamu hizmeti olmayan bir kamu hizmetinden geçişi ile ilgili olarak oluşturulan personele ilişkin belgeler sivil hizmet, saklanır:

1) vatandaşların devlet memuru olmayan kamu hizmetini yerine getirdikleri devlet organlarında - belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile kamu hizmetinin sona ermesinden sonraki 75 yıl içinde;

2) bu bölümün 1. fıkrasında belirtilen tasfiye edilen devlet organlarının personeli hakkında belgeleri alan devlet arşivlerinde - alındığı tarihten itibaren ve kamu hizmetinin sona erdiği tarihten itibaren 75 yıllık sürenin sona ermesine kadar muayene ile Belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonraki belgelerin değeri. .

Rusya Federasyonu Başkanı
V. Putin

Anahtar sorular:

Federal Yasa, personel belgelerinin saklama sürelerini nasıl değiştirdi?

Personelle ilgili belgeler grubuna hangi belgeler aittir?

Rusya Kültür Bakanlığı tarafından onaylanan belge saklama süreleri şimdi nasıl uygulanmalı?

Rusya Devlet Başkanı V.V. 2 Mart 2016'da Putin, 43-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Hakkında Federal Yasada Değişiklik Yapılmasına Dair” Federal Yasayı imzaladı (bundan böyle - 43-FZ sayılı Federal Yasa). Kanun 13 Mart 2016'da yürürlüğe girdi.

İki önemli değişiklik

1. 43-FZ sayılı Federal Yasa ile 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonunda Arşivleme Hakkında” (bundan böyle 125-FZ sayılı Federal Yasa olarak anılacaktır) Federal Yasada yapılan değişiklikler, Sanat ile ilgilidir. . 22 "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin transfer edilmeden önce geçici olarak saklanması şartları Sürekli depolama»: alt. Bu maddenin "b" paragraf 4'ü artık personele ilişkin belgelerin saklanması şartlarını düzenlememektedir..

2. 125-FZ Sayılı Federal Yasa Art. 22.1 "Personel belgelerinin geçici olarak saklanması şartları", nerede yeni dönem personelle ilgili belgelerin saklanması - 50 yıl. Memurların (sivil ve belediye dışı) personeline ilişkin belgeler hariç, 2003'ten beri oluşturulan belgelerle ilgilidir.

Artık personelle ilgili belgeler şartlı olarak üç kategoriye ayrılmıştır.

• 2003'ten önce oluşturulmuş

Raf ömrü - 75 yıl; değişmedi;

• 2003 yılından bu yana kurulan

Raf ömrü - 50 yıl; değişti;

• 2003 yılından itibaren devlet memurluğu olmayan devlet memurluğuna vatandaşların geçişi ile bağlantılı olarak oluşturulmuştur.

Raf ömrü - 75 yıl; değişmedi.

referansımız

Daha önce, bu tür belgelerin arşivlerde geçici olarak saklanma süresi, tüm kuruluşlar için davanın kapatıldığı (belgenin oluşturulduğu) tarihten itibaren 75 yıldı.

personel belgeleri 2003'ten önce ve 2003'ten beri kurulmuş, saklanmış(125-FZ sayılı Federal Yasanın 1, 2, Madde 22.1'i):

• devlet organlarında, yerel özyönetim organlarında ve devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle edinme kaynağı olarak hareket eden kuruluşlarda;
• tasfiye edilen devlet organları, yerel yönetimler, devlet, belediye ve devlet dışı kuruluşların personeli hakkında belge alan devlet ve belediye arşivlerinde;
• diğer kuruluşlarda (JSC, LLC, vb.).

Konuyla ilgili soru

askeri servis. onlar atandı askeri rütbeler(örneğin, Rusya Federasyonu Savunma Bakanlığı'nın bir çalışanı, Rusya'nın FSB'si, Rusya'nın FSO'su);

kolluk hizmeti. Kolluk hizmetindeki vatandaşlar (içişleri kurumları, federal Hizmet Rusya Uyuşturucu Kontrol Federasyonu) atanmıştır. özel rütbeler ve havalı rütbeler(örn. polis teğmen, yüzbaşı iç hizmet, Adalet Başkanı);

federal kamu hizmeti. Bunlar örneğin savcılar (savcılar, yardımcılar ve savcı yardımcıları), Soruşturma Komitesi RF (kafalar soruşturma makamları, milletvekilleri ve müfettişler), vb.

Sorunun tarihinden

2014 yılında, Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı, Federal ile birlikte arşiv ajansı(Rosarchiv), Rusya Federasyonu Hükümeti'ne "2020'ye kadar olan dönem için Rusya Federasyonu'nda Arşivlemenin Geliştirilmesi Konsepti" (bundan sonra Konsept olarak anılacaktır) hazırlamış ve sunmuştur. "Uygulama için Ana Yönergeler" Konseptinin 4. Bölümü, personelle ilgili belgelerin saklanma süresinde bir azalma anlamına gelir: "özellikle, aşağıdakilerle ilgili taslak düzenleyici yasal düzenlemelerin hazırlanması önerilir: personelle ilgili belgelerin saklama süresinin 75'ten azaltılması 20 yıla kadar."

Hem departman hem de eyalet (belediye) arşivlerinin arşivcileri için bu bilgi şaşkınlık ve korkuya neden oldu. Bir dizi mantıklı soru ortaya çıktı: raf ömrü neden bu kadar kökten azaldı? Hangi personel belgeleri için saklama süresi azaltılacak? Böyle bir azalma olur mu Olumsuz sonuçlar sosyal alanda?

Konseptin, tasfiye, yeniden yapılanma, mali ve ekonomik faaliyetlerin sona ermesi, kuruluşların, bölümlerin, bölümlerin iflası durumunda devlet ve belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınan belge sayısını azaltma görevini belirlediği varsayılabilir. Geçen yüzyılın 90'lı yıllarının ortalarından bu yana, kuruluşların tasfiyesi süreci felaket haline geldi. Arşivler, depolama için almaları gereken personelle ilgili belgelerin hacmiyle baş edemedi. Kuruluşların arşivlerinde bölüm deposunda tutulan belgelerin fiziksel hacmini optimize etme ve azaltma sorunu ortaya çıktı. Örgütün arşivinde saklanan belgelerin hacmindeki azalmanın, devlet ve belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınan belge hacmini azaltacağı varsayılmıştır. Arşiv rafı sorununu henüz kimse iptal etmedi, çünkü arşivler kauçuk değil, birçoğunun boş alanı yok.

Aynı zamanda, personelle ilgili belgelerin saklama sürelerinin artmaya başladığına dikkat edilmelidir.

Daha önce, devlet komitelerinin, bakanlıkların, dairelerin ve diğer kurumların, kuruluşların, işletmelerin faaliyetlerinde oluşturulan ve depolama sürelerini gösteren standart belgeler listesine göre (15 Ağustos 1988'de SSCB Ana Arşivi tarafından onaylanmıştır; bundan sonra - 1988 Listesi), ana belge kategorileri için saklama süresi 75 yıl EPA eksi yaş idi. 1988 Listesinin uygulama kılavuzunda aşağıdaki bilgileri bulabilirsiniz: “75 yıllık saklama süresi olan belgeler için - “B” EPC, saklama süresinin hesaplanması yaş dikkate alınarak yapılmalıdır. davanın sona ermesi sırasında kişinin (“B” harfi ile gösterilir). Büro çalışması ile tamamlanmasından sonra davanın saklanma süresi, 75 yıllık farka eşit olmalıdır - "B", burada "B", kişinin davanın tamamlandığı andaki yaşıdır. Yani, bir kişi 75 yaşına geldiğinde, personel belgeleri imha edilebilir. Örneğin, 2000 yılında 1925 doğumlu işçilerin belgelerini imha etmek mümkün oldu, 2000 yılında 75 yaşına girdiler. Bu yaşa kadar bir kişinin kendisi için zaten emekli maaşı verdiği, iş deneyiminin teyidine ihtiyacı olmadığı varsayılmıştır, ücretler vb.

2000 yılında, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve depolamayı gösteren yeni bir standart idari arşiv belgeleri listesi onaylandı. süreler (bundan böyle Liste olarak anılacaktır) ve personele göre belgelerin saklama süresi değişmiştir. Yeni süre, davanın kapatıldığı (belgenin oluşturulduğu) tarihten itibaren 75 yıldır.

Yeni Listedeki personel belgelerinin saklanma süresindeki artış, yaşam tarihi örneğinde ülke tarihini korumanın gerekli olduğu gerçeğiyle haklı çıktı. bireysel vatandaşlar ve ayrıca bireyin aile geçmişini korur.

2010 yılında yeni liste kişisel talep edilmemiş orijinal belgelerin (örneğin, çalışma kitapları) saklama süresini artırır. Bu girişimin kuşkusuz olumlu karakter, gerçek bir malzeme ve teknik temele dayalı olsaydı. Ancak devlet, personelle ilgili belgeleri depolamak için yeni alanlar yaratma maliyetini artırmaya hazır değildi.

Bize göre saklama sorunu, geçici (10 yıldan fazla) saklama süresine sahip belgelerin bileşiminin optimize edilmesiyle çözülmeliydi. Üzerinde şu an personelle ilgili belgelerin bileşimini optimize etmek için ön koşullar vardır. 1 Nisan 1996 tarihli 27-FZ sayılı Federal Kanun uyarınca “Zorunlu Sistemde Bireysel (Kişiselleştirilmiş) Muhasebe Üzerine emeklilik sigortası» Bireysel kişiselleştirilmiş muhasebenin bir bilgi tabanı oluşturulmuş ve sürdürülmüştür, bilgileri, çalıştığı süre boyunca her bir sigortalı ile ilgili olarak güncellenmektedir.

Emekli maaşının hesaplanması kendiniz yapılır emeklilik fonu göre RF elektronik veritabanları bölüm arşivlerinin veri ve belgeleri. bilgi tabanı bireysel kişiselleştirilmiş muhasebe, kazanılan dolu 2003 yılında. Rusya Federasyonu Hükümeti'ne göre, personelle ilgili belgelerin geçici olarak saklanma süresinin 75 yıldan 20 yıla düşürülmesi, devlet ve belediye arşivlerinde, devlet makamlarının ve yerel özkaynakların arşivlerinde bakım maliyetlerini azaltacaktır. hükümet, kuruluşlar mülkiyet biçiminden bağımsız olarak. Ayrıca, bu arşivler şunları içerecektir: ek alan kalıcı bir saklama süresinin belgelerini almak için.

“Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında Federal Yasada Değişiklik Yapılmasına Dair” yasa tasarısı tartışılırken, 2003'ten sonra oluşturulan belgeler için ilk okumalarda, 20 yıllık bir saklama süresi belirlenmesi önerildi. Ancak üçüncü okumada yasa bu süreyi 50 yıla çıkardı. Bunun, sosyal harcamalardan tasarruf etme anlık arzusuna karşı sağduyunun bir zaferi olarak görülebileceğine inanıyoruz.

Bu nedenle, FZ-43 sayılı Federal Kanun yürürlüğe girdiği andan itibaren arşivciler, dosya oluştururken ve bunları bir kuruluşun arşivine aktarırken, dosyalar üzerinde yeni bir saklama süresi belirtmelidir. Vaka envanterleri derlenirken, belge dizisinin belgenin oluşturulma tarihine göre iki kısma ayrılması ve raf ömrü 75 yıl ve 50 yıl olan belgeler için ayrı ayrı envanter yapılması gerekmektedir.

Ayrıca, görünüşe göre, Listedeki değişiklikleri beklemeliyiz.

UZMAN GÖRÜŞÜ

IV. Zhuravleva,

"Personel Çözümleri" dergisinin bilimsel editörü

Belge saklama koşullarının artık çalışanın işten çıkarıldığı yıldan değil, “oluşturma tarihinden” itibaren sayılması gerektiğine dikkatinizi çekiyoruz. Kuruluşun tasfiyesi halinde belgeler belirtilen süre içinde saklanmak üzere arşive aktarılır.

2003-2015 dönemi için onaylanan davaların isimlendirmeleri. Tabii ki yeniden yapmaya gerek yok, ancak bize göre 2016 davalarının isimlendirilmesinin düzeltilmesi ve yeniden onaylanması gerekiyor.

2010 yılında çalışma kitaplarının raf ömrünün aksine, 50 yıldan 75 yıla çıkarıldığını hatırlayın (Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerinin listesi, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı Emri ile onaylanmıştır. Ve çalışma kitapları"gerçek" oldukları için işverenler tarafından oluşturulan personele ilişkin belgelere uygulanmaz. kişisel belgeler» çalışanlar (Listeye bakın). Bu nedenle raf ömürleri 75 yıl kalır.

Tablo, personelle ilgili ana belge türlerini ve ayrıca Listeye uygun olarak muhasebe belgelerini (dergiler, kayıt defterleri vb.) Listeler ve 43 sayılı Federal Kanunun yürürlüğe girmesinden sonraki saklama sürelerini gösterir. -FZ.

Listede henüz herhangi bir değişiklik yapılmadığından, personelle ilgili belgeler için eski saklama sürelerini tablonun 3, 4, 5 sütunlarında ve sütun 6, 7, 8 - yeni (değiştirildi) olarak göstereceğiz.

Not

Personelle ilgili belgelerin saklama sürelerini belirleyen (6, 7, 8 numaralı sütunlar), yazar yalnızca vizyonunu ifade eder bu konu. Listede değişiklik yapıldığında, personelle ilgili bazı belge kategorilerinin 50 yıl değil 75 yıl saklama süresi alması veya 2003 yılından sonra oluşturulan ve saklama süresi “ Postalamak." 50 yıldır.

S.V. Tikhanoviç,

Devlet Arşivleri Dairesi Başkanı

Bu numarayı elektronik olarak satın alın

Daha fazla öğrenmek için:

• Arşiv Belgelerinin Saklanmasına İlişkin Normların İhlali Sorumluluğu: Yargı Uygulaması

• Yeni düzenleyici belge: Kuruluşların arşivlerinde belgelerin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar