Ticari kuruluşlar da dahil olmak üzere tüm kuruluşlar, arşiv belgelerinin saklandıkları süre boyunca güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bunu yapmak için, işverenler operasyonel ve arşiv depolama personel belgeleri 2016. Muayene makamlarının iddiaları olmaması için bu nasıl yapılır, makaleyi okuyun.

Ayrıca, bir kuruluşun personel belgelerinin saklanması için hangi gereksinimlerin geçerli olduğunu, personel belgelerinin saklanması için şartların neler olduğunu ve personel belgelerinin hangi sırayla imha edildiğini tartışacağız. Bu makaleden şunları öğreneceksiniz:
- kuruluşun personel belgelerinin saklanması için gereklilikler nelerdir;
Özlük belgelerinin saklama süreleri nelerdir?
- personel belgelerinin hangi sırayla imha edileceği.

2016 yılında personel belgelerinin saklanması için gereklilikler

2016 yılında, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle onaylanan Liste tarafından belirlenen personel arşiv belgelerinin saklanması gereklilikleri hala geçerlidir. belgeler, 22 Ekim 2004 tarihli 125 -FZ "Açık" tarihli Federal Yasa tarafından yönlendirilmelidir. arşivleme Rusya Federasyonu'nda". Kontrol ederken her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için birkaç basit kuralı izleyin.

Kural 1: İhtiyacınız olan her belgeyi arşivlemeden önce imzalayın.

Yetkili bir çalışanın imzası, belgenin önemli detaylarından biridir. İmzasız bir belgenin yasal bir gücü yoktur.
İmza yetkili kişi belgeyi imzalayan çalışanın pozisyonunun sağ tarafında soyadının ve adının baş harflerinin bulunduğu yer almalıdır. Belgeler zaten formda düzenlenmişse resmi, o zaman pozisyonuna imza koyması gerekmez. İmza hakkı vekâleten devrediliyorsa, bunun ayrıntılarını belirtmek gerekir.

Kural 2. Arşivdeki dosyaların oluşumu için kurallara uyun.

Belgelerin saklanma şartlarına uygun olarak davalar oluşturun. Kalıcı ve geçici depolama durumlarını ayrı ayrı gruplandırın. Orijinale her belgenin bir kopyasını ekleyin. Belgenin bir eki varsa, onay veya düzenleme tarihine bakılmaksızın, ilgili olduğu belgelere ekleyin. Vaka içindeki belgeleri kronolojik sırayla düzenlemeye çalışın. Birinin belgelerini yerleştirin Takvim yılı infazlarından beri. Kasaların boyutunun 250 yapraktan ve kasa kalınlığının 4 cm'den fazla olmamasına dikkat edin. ayrı hacim, hakkında belgede bir işaret yapın. Son olarak, dosyalarda yalnızca terminoloji tarafından sağlanan belgeleri dosyalayın.

Kural 3. Değer incelemesini geçen davaların arşiv envanterlerini çıkarın.

Bu tür envanterler (aşağıdaki örnek), tamamlanmış kalıcı depolama ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakaları ve değer incelemesini geçen personel için derlenir. İnceleme, bileşimi kuruluş başkanı tarafından onaylanan bir uzman komisyonu tarafından gerçekleştirilir. Bu komisyon vaka envanterlerini inceler ve vakaların imhası için tahsisat üzerinde hareket eder. Açıklamalar protokolle tutarlıdır uzman komisyonu arşiv kurumunun bilirkişi doğrulama komisyonunun onayına sunulur. Kuruluş daha sonra vakaları yok edebilir. Kalıcı saklama için kasaların bir envanteri dört nüsha halinde ve personel için kasaların envanterleri - üç nüsha halinde hazırlanır.

Dikkat! kişisel işler ve kişisel kartlarİşten çıkarılan işçilerin T-2 No'lu Formu, büyük bir hacim işgal etmeleri nedeniyle ayrı bir envantere ayrılabilir.

Kural 4. Arşiv belgelerinin saklama koşullarına ve moduna uyun.

Ticari kuruluşlar, saklanmak üzere şirket arşivlerine aktarılan belgeleri, bu amaç için özel olarak belirlenmiş yerlerde saklamakla yükümlüdür. Tam güvenlik sağlayan, tozdan ve ışığa maruz kalmaya karşı koruyan kilitlenebilir dolaplara yerleştirilmelidirler. Bu, bir şirketin veya BT departmanı gibi bir departmanın arşivi olabilir. Ana şey, verilerin kaybını, imhasını veya bozulmasını dışlayan bir rejim sağlamaktır. Depolama sırasında üzerine yaz elektronik belgeler eski medyalar geçerliliğini yitirdikçe yeni medyaya geçiş (arşivlerin işleyişine ilişkin Kuralların 4.4.2.4 maddesi).

2016 yılında personel belgelerinin saklanma şartları

558 sayılı Listenin 19. paragrafı, 75 yıl boyunca saklanan belgeleri adlandırır: kabul, nakil, ebeveyn izni, masrafları kendilerine ait olmak üzere, ağır, zararlı veya tehlikeli koşullar emek ve diğerleri.

Dikkat etmek! 13 Mart 2016 tarihinden itibaren bireysel özlük belgelerinin saklama süreleri değişmiştir.

Arşivleme yasasını değiştiren 2 Mart 2016 tarih ve 43-FZ sayılı Federal Yasa ile belirlenen yeni kurallara göre, 2003 yılından bu yana personel hakkında oluşturulan belgeler saklanmalıdır:
- yaratıldığı tarihten itibaren 50 yıl içinde - devlet organlarında, organlarında yerel hükümet ve arşiv belgeleri ile devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynağı olarak hareket eden kuruluşlar. 50 yıl geçtikten sonra belgelerin değer incelemesi yapılır;
- tasfiye edilen devlet organlarının, yerel yönetimlerin, eyalet, belediye ve sivil toplum örgütleri. 50 yıllık bir sürenin ardından, belgelerin değer incelemesi yapılır;
- Kuruluş tarihinden itibaren en az 50 yıl - Diğer kuruluşlarda.

2003 yılından önce oluşturulan personele ilişkin belgeler, oluşturulduğu tarihten itibaren 75 yıl süreyle saklanmaya devam etmektedir.

5 yıl süreyle saklanan belgeler (558 sayılı Liste Madde 19): Düzenli ve çalışma tatilleri, kısa süreli yurt içi ve yurt dışı iş gezileri.

Kalıcı depolama belgeleri - 558 sayılı Listenin 19. Maddesinin "b" paragrafında bulamayacağınız tüm belgeler. Bu tür tüm belgeler, kalıcı olarak saklanan ana faaliyet için otomatik olarak siparişlerle ilişkilendirilmelidir.

2016 yılında elektronik personel belgelerinin saklanması

Elektronik belgelerin saklanma koşulları, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle belirlenmiştir. Federasyon ve organlardaki diğer arşiv belgeleri Devlet gücü, yerel yönetimler ve kuruluşlar.

Elektronik belgelerin saklanması için zorunlu koşullar şunlardır:
- elektronik belgelerin saklandığı her birimin en az iki nüshasının kuruluşun arşivinde bulunması (ana ve çalışan nüshalar farklı fiziksel cihazlarda olmalıdır);
- elektronik belgeleri çoğaltmak, kopyalamak, yeniden yazmak, fiziksel ve teknik durumu kontrol etmek için tasarlanmış donanım ve yazılımın mevcudiyeti;
- bilgilerin kaybı, yetkisiz dağıtımı, imhası veya bozulması hariç olmak üzere elektronik belgelerin saklanma modunun sağlanması (kuralların 2.30 maddesi).

Elektronik belgelerin arşivde saklanması sürecinde organizasyon en az 5 yılda bir yapılmalıdır. teknik kontrol elektronik belge taşıyıcılarının fiziksel durumu ve elektronik belgelerin tekrar üretilebilirliği.

Yani, eğer şirket elektronik belge yönetimi, ardından bunları aşağıdaki gibi depoya aktarabilirsiniz. önce kontrol et fiziksel durum elektronik belge ortamı, ardından bunları şu adrese yazın: makine ortamı. Kaydın kalitesini kontrol edin. Kasalara arşiv şifreleri koyun ve ardından elektronik belgelerin bir envanterini çıkarın.

Personel belgelerinin imhası: sipariş, kayıt

Belgelerin kıymetinin incelenmesi sonucunda gerekli olmayan belgelerin tespiti halinde, saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis kanunu düzenlenmesi gerekir. Bu, belgelerin imha edildiği gerçeğini doğrulamak için gereklidir.

İşlenmek üzere gönderiliyor.

İmha edilecek belgeler paketlenir ve geri dönüşüm için kağıt fabrikalarına veya geri dönüşüme gönderilir. Belgelerin devri, imha için tahsis eyleminde belirtilen özel irsaliyelerle yapılır.

parçalama

Ayrıca, imha edilecek belgeler parçalanarak imha edilebilir. Gizlilik derecesine göre, standart imha ve gizli imha ayırt edilir. Her şey, belge parçalarının parçalanma derecesine bağlıdır. Belge imha edildikten sonra, veri tabanında ilgili giriş yapılır ve ardından imha edilen belgelerin geçmişini tutmayı durdurabilirsiniz.

Faaliyetler sırasında oluşturulan tipik yönetim arşiv belgeleri Devlet kurumları, yerel yönetimler ve kuruluşlar, depolama sürelerini gösteren (bundan sonra Liste olarak anılacaktır), 22 Ekim 2004 tarihli N 125-FZ "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Üzerine" Federal Yasaya (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı) uygun olarak hazırlanmıştır. Federasyon, 2004, N 43, madde 4169; 2006, N 50, madde 5280; 2008, N 20, madde 2253), diğer federal yasaların ve Rusya Federasyonu'nun oluşumu ve şartları düzenleyen diğer düzenleyici yasal düzenlemelerinin hükümlerini dikkate alarak depolama belirli türler belgeler.

1.2. Liste, devlet organlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların (bundan sonra - kuruluşlar olarak anılacaktır) aynı tür (tümü veya çoğu için ortak) yönetim işlevlerinin uygulanması sırasında oluşturulan standart yönetim arşiv belgelerini (bundan sonra - belgeler olarak anılacaktır) içerir. saklama sürelerinin belirtilmesi ile birlikte mülkiyet şekli.

1.3. Liste 12 bölümden oluşmaktadır:

- bölüm 1, yönetimin idari, organizasyonel işlevlerini, kontrol işlevlerini ve ayrıca yasal destek yönetim, organizasyon dokümantasyon desteği belgelerin kuruluşlar tarafından yönetimi ve saklanması;

- 2-4. bölümler planlama, fiyatlandırma, finansman, borç verme, muhasebe ve raporlamayı sırayla açıklayan belgeleri içerir;

- 5. bölüm, organizasyonların ekonomik, bilimsel, teknik, kültürel ve diğer ilişkilerinin organizasyonu ve uygulanmasına ilişkin belgeleri içerir;

- Bölüm 6, kuruluşların faaliyetleri için bilgi hizmetlerine ilişkin belgeleri içerir;

- 7. bölüm, emeğin örgütlenmesi, emeğin tayınlanması, tarifelendirme, ücretlendirme, emeğin korunmasına ilişkin belgeleri içerir;

- 8. bölüm, personelle çalışmayla ilgili belgeleri içerir: çalışanların kabulü, transferi, işten çıkarılması, ileri eğitim, sertifikalandırma ve ödüller;

- bölüm 9, faaliyetlerin lojistiği ve mülk ve maddi varlıkların depolanmasının organizasyonu hakkında belgeler içerir;

- bölüm 10, kuruluşların idari ve ekonomik hizmetlerine ilişkin belgeleri içerir: kurallara uygunluk iç düzenlemeler, ofis binalarının işletilmesi, ulaşım hizmetleri, iç iletişim, kuruluşların güvenliği;

- 11. bölüm, aşağıdakiler de dahil olmak üzere sosyal ve evle ilgili konuları yansıtan belgeleri içerir: sosyal sigorta, konut ve ev sorunları, boş zaman organizasyonu;

- bölüm 12, birincil sendikaların ve diğerlerinin faaliyetlerinin organizasyonunu yansıtan belgeleri içerir. kamu kuruluşları(dernekler).

1.4. Listenin 4 sütunu var.

Listenin N 1 sütunu makale numaralarını içerir. Listedeki makalelere tek bir sürekli numaralandırma atanır.

Listenin 2. Sütunu belge türlerini gösterir. Liste, makalelerdeki belirli belge adlarını içermez, ancak her belge türü için genelleştirilmiş bir ad verir. Bir makalede birleştirildiğinde farklı şekiller aynı saklama süresine sahip aynı konudaki belgelerde "belge" ifadesi kullanılmış olup, maddede yer alan başlıca belge türlerinin adları parantez içinde açıklanmıştır.

Listenin 3. Sütunu, hesaplanması büro işinin bittiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren yapılan kağıt ve elektronik ortamdaki belgelerin saklama koşullarını gösterir.

Listenin 4. Sütunu, belgelerin saklanmasına ilişkin şartları açıklayan ve yorumlayan notlar içerir.

1.5. Listeyi kullanmanın rahatlığı için, ona bir dizin derlendi; alfabetik sıra belge türleri ve içeriklerindeki sorunlar, Liste'nin ilgili madde numaralarına atıf yapılarak listelenir.

Anahtar sorular:

Federal Yasa, personel belgelerinin saklama sürelerini nasıl değiştirdi?

Personele ilişkin belgeler grubuna hangi belgeler dahildir?

Rusya Kültür Bakanlığı tarafından onaylanan belge saklama süreleri şimdi nasıl uygulanmalı?

Rusya Devlet Başkanı V.V. 2 Mart 2016'da Putin, “Rusya Federasyonu'ndaki Arşivlere İlişkin” Federal Yasada Değişiklik Yapılmasına Dair 43-FZ sayılı Federal Yasayı imzaladı (bundan böyle 43-FZ sayılı Federal Yasa olarak anılacaktır). Yasa 13 Mart 2016'da yürürlüğe girdi.

İki önemli değişiklik

1. 43-FZ sayılı Federal Kanun ile 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” Federal Kanununda (bundan sonra 125-FZ sayılı Federal Kanun olarak anılacaktır) yapılan değişiklikler, Sanat ile ilgilidir. . 22 "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin aktarılmadan önce geçici olarak saklanma şartları Sürekli depolama»: alt. Bu maddenin "b" 4. paragrafı artık personele ilişkin belgelerin saklanma şartlarını düzenlememektedir..

2. 125-FZ sayılı Federal Yasa Art ile tamamlanmıştır. 22.1 "Personel üzerindeki belgelerin geçici olarak saklanma şartları", nerede yeni dönem personelle ilgili belgelerin saklanması - 50 yıl. Memurların (sivil ve belediye dışı) personeline ilişkin belgeler hariç, 2003'ten beri oluşturulan belgelerle ilgilidir.

Artık personelle ilgili belgeler şartlı olarak üç kategoriye ayrılmıştır.

• 2003'ten önce oluşturulmuş

Raf ömrü - 75 yıl; değişmedi;

• 2003 yılından beri kurulmuş

Raf ömrü - 50 yıl; değişti;

• vatandaşların kamu hizmeti olmayan bir kamu hizmetinden geçişi ile bağlantılı olarak oluşan sivil hizmet 2003'den beri

Raf ömrü - 75 yıl; değişmedi.

referansımız

Daha önce, bu tür belgelerin arşivlerde geçici olarak saklanma süresi, tüm kuruluşlar için dosyanın kapatıldığı (belgenin oluşturulduğu) tarihten itibaren 75 yıldı.

personel belgeleri 2003'ten önce ve 2003'ten beri kurulan, saklanmış(Bölüm 1, 2, 125-FZ Sayılı Federal Yasanın 22.1 Maddesi):

• devlet organlarında, yerel yönetimlerde ve arşiv belgeleriyle birlikte devlet ve belediye arşivlerinin elde edilmesinde kaynak görevi gören kuruluşlarda;
• tasfiye edilen devlet organlarının, yerel yönetimlerin, devlet, belediye ve devlet dışı kuruluşların personeli hakkında belgeler alan devlet ve belediye arşivlerinde;
• diğer kuruluşlarda (JSC, LLC, vb.).

konuyla ilgili soru

askeri servis. onlar atanır askeri rütbeler(örneğin, Rusya Federasyonu Savunma Bakanlığı, Rusya FSB'si, Rusya FSO'su çalışanı);

kolluk hizmeti. Kolluk hizmetindeki vatandaşlar (içişleri teşkilatları, federal Hizmet Rusya Uyuşturucu Kontrolü Federasyonu) atanır özel rütbeler ve serin rütbeler(örneğin, polis teğmen, yüzbaşı iç hizmet, Adalet Binbaşı);

federal kamu hizmeti. Bunlar örneğin savcılar (savcılar, savcı yardımcıları ve savcı yardımcıları), Soruşturma Komitesi RF (kafalar soruşturma makamları, milletvekilleri ve müfettişler), vb.

Sorunun tarihinden

2014 yılında Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı, Federal arşiv ajansı(Rosarchiv) "2020 yılına kadar Rusya Federasyonu'nda Arşivlemenin Geliştirilmesi Konsepti"ni (bundan sonra Konsept olarak anılacaktır) hazırlamış ve Rusya Federasyonu Hükümetine sunmuştur. "Uygulamaya Yönelik Ana Yönergeler" Konsepti'nin 4. Bölümü, personele ilişkin belgelerin saklanma şartlarında bir azalma anlamına gelir: "özellikle, aşağıdakilere ilişkin taslak düzenleyici yasal düzenlemelerin hazırlanması önerilmektedir: personele ilişkin belgelerin 75'ten 75'e düşürülmesi 20 yıl."

Hem bakanlık hem de eyalet (belediye) arşivlerinin arşivcileri için bu bilgi şaşkınlığa ve korkuya neden oldu. Bir dizi mantıklı soru ortaya çıktı: raf ömrü neden bu kadar radikal bir şekilde azaldı? Hangi özlük belgeleri için saklama süresi azaltılacak? Böyle bir indirim olur mu Olumsuz sonuçlar sosyal alanda?

Konseptin tasfiye, yeniden yapılanma, mali ve ekonomik faaliyetlerin sona ermesi, kuruluşların, departmanların, departmanların iflas etmesi durumunda devlet ve belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınan belge sayısını azaltma görevini belirlediği varsayılabilir. Geçen yüzyılın 90'lı yıllarının ortalarından bu yana, kuruluşların tasfiye süreci bir felaket haline geldi. Arşivler, saklama için almaları gereken personelle ilgili belgelerin hacmiyle baş edemedi. Kuruluşların arşivlerinde departman deposunda tutulan belgelerin fiziksel hacminin optimize edilmesi ve azaltılması sorusu ortaya çıktı. Kuruluşun arşivinde saklanan belgelerin hacmindeki azalmanın, devlet ve belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınan belgelerin hacmini azaltacağı varsayılmıştır. Arşiv rafı sorununu henüz kimse iptal etmedi çünkü arşivler kauçuk değil, çoğunun boş alanı yok.

Hemen hemen aynı tarihlerde personele ilişkin belgelerin saklanma sürelerinin de artmaya başladığı belirtilmelidir.

Daha önce, listeye göre standart belgeler, depolama sürelerini gösteren devlet komiteleri, bakanlıklar, departmanlar ve diğer kurumların, kuruluşların, işletmelerin faaliyetlerinde oluşturulan (08/15/1988 tarihinde SSCB Ana Arşivi tarafından onaylanmıştır; bundan sonra - 1988 Listesi olarak anılacaktır), Ana belge kategorileri için saklama süresi, EPC eksi yaş olarak 75 yıldı. 1988 Listesinin uygulanmasına ilişkin kılavuzda aşağıdaki bilgileri bulabilirsiniz: “75 yıllık saklama süresine sahip belgeler için - EPC'nin “B” si, saklama süresinin hesaplanması dikkate alınarak yapılmalıdır. davanın sona erdiği tarihteki kişinin yaşı (“B” harfi ile gösterilir). Büro işi tarafından tamamlandıktan sonra davanın saklanma süresi, 75 yıllık farka eşit olmalıdır - "B", burada "B", davanın tamamlandığı andaki kişinin yaşıdır. Yani bir kişi 75 yaşına geldiğinde özlük belgeleri imha edilebiliyordu. Örneğin 2000 yılında 1925 doğumlu işçilerin belgelerini imha etmek mümkündü, 2000 yılında 75 yaşına girdiler. Bu yaşa kadar, bir kişinin zaten kendisi için bir emekli maaşı verdiği, iş deneyiminin onayına ihtiyacı olmadığı, ücretler vb.

2000 yılında, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle, devlet organlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve depolamayı gösteren yeni bir standart idari arşiv belgeleri listesi onaylandı. süreleri (bundan sonra Liste olarak anılacaktır) ve personele göre evrak saklama süreleri değişmiştir. Yeni dönem, davanın kapatıldığı (belgenin oluşturulduğu) tarihten itibaren 75 yıldır.

Yeni Listede personele ilişkin belgelerin saklanma koşullarındaki artış, yaşam tarihi örneğinde ülke tarihinin korunması gerektiği gerçeğiyle savunuldu. bireysel vatandaşlar ve ayrıca bireyin aile geçmişini korur.

2010 yılında yeni liste sahipsiz kişisel orijinal belgelerin (örneğin, çalışma kitapları) saklama süresini artırır. Hiç şüphesiz bu girişimin olumlu karakter, eğer gerçek bir malzeme ve teknik temele dayanıyorsa. Ancak devlet, personel üzerinde belge depolamak için yeni alanlar yaratmanın maliyetini artırmaya hazır değildi.

Bize göre saklama sorunu, geçici (10 yıldan fazla) saklama süresi olan belgelerin bileşimi optimize edilerek çözülmeliydi. Üzerinde şu an personelle ilgili belgelerin kompozisyonunu optimize etmek için ön koşullar vardır. 1 Nisan 1996 tarih ve 27-FZ sayılı Federal Yasa uyarınca “Zorunlu Muhasebe Sisteminde Bireysel (Kişisel) Muhasebe” emeklilik sigortası» bireysel kişiselleştirilmiş muhasebe bilgi tabanı oluşturulmuş ve sürdürülmüştür, bilgileri çalıştığı süre boyunca her sigortalı ile ilgili olarak güncellenmektedir.

Emekli maaşının hesaplanması sizin tarafınızdan yapılır. emeklilik fonu göre RF elektronik veritabanları departman arşivlerinin veri ve belgeleri. Bilgi bankası kazanılan bireysel kişiselleştirilmiş muhasebe dolu 2003 yılında. Rusya Federasyonu Hükümetine göre, personel belgelerinin geçici olarak saklanma süresinin 75 yıldan 20 yıla düşürülmesi, devlet ve belediye arşivlerinde, devlet makamlarının ve yerel makamların arşivlerinde bakım maliyetlerini azaltacaktır. hükümet, mülkiyete bakılmaksızın kuruluşlar. Ayrıca, bu arşivler şunları içerecektir: ek alan kalıcı bir saklama süresine sahip belgeleri almak için.

2003'ten sonra oluşturulan belgeler için yapılan ilk okumalarda, “Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Hakkında” Federal Yasasında Değişiklik Yapılmasına Dair Yasa Taslağı görüşülürken, 20 yıllık bir saklama süresinin belirlenmesi önerildi. Ancak üçüncü okumada yasa tasarısı bu süreyi 50 yıla çıkardı. Bunun, sosyal harcamalardan tasarruf etme anlık arzusuna karşı sağduyunun bir zaferi olarak görülebileceğine inanıyoruz.

Bu nedenle, FZ-43 sayılı Federal Yasanın yürürlüğe girdiği andan itibaren arşivciler, dosyaları oluştururken ve bunları bir kuruluşun arşivine aktarırken, dosyalar üzerinde yeni bir saklama süresi belirtmelidir. Vaka envanterleri derlenirken, belge dizisini belgenin oluşturulma tarihine göre ikiye ayırmak, raf ömrü 75 yıl ve 50 yıl olan belgeler için ayrı ayrı envanter yapmak gerekir.

Ek olarak, görünüşe göre Listedeki değişiklikleri beklemeliyiz.

UZMAN GÖRÜŞÜ

IV Zhuravleva,

"Personel Solutions" dergisinin bilimsel editörü

Belge saklama şartlarının artık çalışanın işten çıkarıldığı yıldan değil, "oluşturulduğu tarihten" itibaren sayılması gerektiğine dikkatinizi çekiyoruz. Kuruluşun tasfiyesi halinde belgeler belirlenen süre içinde saklanmak üzere arşive aktarılır.

2003-2015 dönemi için onaylanan davaların terminolojileri. Elbette yeniden yapmaya gerek yok, ancak bize göre 2016 için vaka isimlendirmesinin düzeltilmesi ve yeniden onaylanması gerekiyor.

2010 yılında ise çalışma kitaplarının raf ömrünün 50 yıldan 75 yıla çıkarıldığını hatırlayın (Devlet organlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart idari arşiv belgelerinin listesi, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı Emri ile onaylanmıştır). Ve çalışma kitapları işverenler tarafından oluşturulan personele ilişkin belgelere "gerçek" oldukları için uygulanmaz. kişisel belgeler» çalışanlar (Listeye bakın). Bu nedenle raf ömürleri 75 yıldır.

Tablo, Listeye göre personele ilişkin ana belge türlerini ve bunların muhasebesine ilişkin belgeleri (dergiler, kayıt defterleri vb.) Listeler ve 43 Sayılı Federal Yasanın yürürlüğe girmesinden sonra saklanma sürelerini gösterir. -FZ.

Listede henüz bir değişiklik yapılmadığından, personele ilişkin belgelerin eski saklama sürelerini tablonun 3, 4, 5. sütunlarında ve 6, 7, 8 - yeni (değiştirilmiş) sütunlarında göstereceğiz.

Not

Personele ilişkin belgelerin saklama sürelerinin belirlenmesi (6, 7, 8. sütunlar), yazar sadece vizyonunu ifade eder bu konu. Listede değişiklik yapıldığında, personele ilişkin bazı belge kategorilerinin saklama süresinin 50 değil, 75 yıl olması veya 2003 yılından sonra oluşturulan ve saklama süresi "" olan belgeler için saklama sürelerinin kısaltılması mümkündür. Postalamak." 50 yıldır.

S.V. Tikhanoviç,

Devlet Arşivleri Daire Başkanı

Bu numarayı elektronik olarak satın al

Daha fazla öğrenmek için:

• Arşiv Belgelerinin Saklanmasına İlişkin Normların İhlalinin Sorumluluğu: Adli Uygulama

• Yeni düzenleyici belge: Kuruluşların arşivlerindeki belgelerin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması için organizasyon kuralları

Her kuruluşun faaliyetine, çok büyük belge katmanlarının üretimi eşlik eder. Ancak, tedavülden çıkarıldıktan sonra bile bu menkul kıymetler geçerliliğini koruyabilir. Belgelerin saklanmasının uygun olmadığı düşünülürse, bunlar yalnızca yasal düzenlemeler temelinde imha edilir.

2016'da belgeler nasıl saklanır?

Kanun, belgelerin korunmasına ilişkin belirli şartlar sağlar. Her katip bu kural ve listeler dizisine aşinadır.

“Rusya Federasyonu'nda Arşivlemeye İlişkin” Federal Yasa (22 Ekim 2004 tarih ve 125 sayılı) yasal alanın temelini oluşturur. Belgelerin saklanmasıyla ilgili her şeyde yönlendirilmesi gereken onlardır. Her kuruluş için sıkı bir şekilde uyulması öngörülmüştür. Federal düzenlemelerde belirtilen tüm süre boyunca arşiv belgelerinin güvenliğinin (personel hakkındaki bilgiler dahil) gerekli bir norm olduğunu söylüyor. uymak yasal düzenleyebilmek için, ilgili klozların kurucu nitelikteki işlemlere dahil edilmesi gerekir.

2016'da neler değişti?

22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı Federal Yasa "Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Üzerine" kuruluşların, personel belgeleri de dahil olmak üzere arşiv belgelerinin belirlenen depolama süreleri içinde güvenliğini sağlamaları gerekmektedir. Federal yasalar, diğer düzenleyici yasal işlemler Rusya Federasyonu ve ayrıca bu Federal Yasanın 6. Maddesinin 3. Kısmı ve 23. Maddesinin 1. ve 1.1. Kısımlarında belirtilen belge listeleri.

Bu belge listeleri şunları içerir:

1) saklama sürelerini gösteren standart arşiv belgelerinin listeleri ve bu listelerin yetkili makamlarca onaylanan kullanım talimatları Federal ajans arşivleme ve büro işleri alanında yürütme organı (şu anda - Rosarkhiv, eski adıyla - Rusya Kültür Bakanlığı):

- Devlet organlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve onaylanan saklama koşullarını gösteren tipik idari arşiv belgelerinin bir listesi. 25 Ağustos 2010 N 558 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı Emri;

- Kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde üretilen, depolama sürelerini gösteren, onaylanan tipik arşiv belgelerinin bir listesi. 31 Temmuz 2007 N 1182 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı Emri.

Ayrıca raf ömrünü belirlemek için yönetim belgeleri 80'ler için - XX yüzyılın 90'larının ilk yarısı ve ayrıca belirli (endüstri) belgeler, onaylanan standart belgeler listesi. 15.08.1988 tarihli SSCB Ana Arşivi;

2) federal devlet makamları, Rusya Federasyonu'nun diğer devlet organları tarafından onaylanan, faaliyetleri sırasında ve bunlara bağlı kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren belgelerin listeleri. Bu belge listeleri, Federal Arşivler ile mutabık kalınarak onaylanmıştır;

3) faaliyetler sırasında oluşturulan belgelerin bir listesi kredi kuruluşları, Rusya Merkez Bankası ile birlikte arşivleme ve kayıt tutma alanında yetkili federal yürütme organı tarafından onaylanan, saklama koşullarını ve kullanım talimatlarını gösteren.

İçin anonim şirketler belgelerinin saklanma koşulları, onaylanan anonim şirketlerin belgelerinin saklanma usul ve esaslarına ilişkin Yönetmelik ile belirlenir. Rusya Federal Menkul Kıymetler Komisyonu'nun 16.07.2003 N 03-33/ps tarihli Kararı.

AT arkaplan bilgisi Tipik yönetim arşiv belgeleri listesi tarafından belirlenen kuruluşların en yaygın belgelerinin saklama koşulları onaylandı. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 tarihli Emri ve yukarıdaki listelerde yer almayan ve federal yasalar ve Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri tarafından belirlenen belgeler için saklama süreleri.