Her kuruluş gelen belgelerin bir kaydını tutar. Onsuz, işletmenin tam teşekküllü yönetimi imkansız hale gelir. Bu, gelen yazışmaları doğru bir şekilde izlemek için gereklidir. Aynı zamanda, yönetimin kendisi bu tür günlükleri hangi biçimde tutacağını seçebilir.

• Önemli makalelerle verimli referans çalışmaları yürütmek.
• Dış kontrol ve iç çalışmaçalışanlar
• Yönetim kararlarının belirli bir zamanda uygulanması.
• Gelen yazışmaların muhasebeleştirilmesi, sistemleştirilmesi ve yetkin işlenmesi.

Gelen evrak kaydının doldurulması büro müdürü, vaka yöneticisi veya referans, sekreter tarafından yapılan iştir. İşletmede bu tür çalışanlar yoksa, yöneticinin kendisi bu tür belgeleri doldurmaktan sorumlu bir kişiyi atayabilir.

Yönetim, aşağıdakilerle ilgili sorunları çözmekten sorumludur:

• Dergilerdeki grafik sayısı.
• Gelen belgelerin kayıt formları. Kağıt veya elektroniktir.

Gelen kağıt belgelerin kaydı

İşletmelerde tipografik olarak üretilmiş bir kitaptır. A4 formatındadır. Her sayfada tablo. İşveren, hangi sütunlara, hangi miktarda girileceğini bağımsız olarak seçer.

Dergide, gelen evraklar ile ilgili bilgiler sol ve sağ taraflara girilir. Her şey bir kalemle yazılır, siyah veya mor mürekkep, mavi veya Mavi renk. kullanılması tavsiye edilir tükenmez kalem, bilginin daha uzun süre korunmasına katkıda bulunurlar.

Belgeleri imzalama hakkı için vekaletname hazırlamayı öğrenebilir ve örneğini indirebilirsiniz.

Gelen belgelerin elektronik ortamda kaydı

Bunun için ayrıca atanır sorumluluk sahibi kişi. Değişiklik yapmak için tanıdık bir dosya kullanır. Aşağıdaki biçimler için destek sağlanır: docx, doc, xls. Dergiler kağıt üzerinde çoğaltılmaz.

Diğer yönetim seçeneklerine kıyasla elektronik formlar sayesinde ilgilenilen kağıtların aranması basitleştirilmiştir. Kararlar ve uygulayıcılar, mektupların alındığı tarihler hakkındaki verilerde sadece bozulmalar meydana gelir. Bu nedenle, kağıt versiyonlar tercih edilen seçenek olarak kabul edilir.

Alınacak vekaletname çalışma kitabı bir çalışan işten çıkarıldığında: neden gerekli ve bir belgenin nasıl doğru bir şekilde hazırlanacağı - okuyun

Elektronik belge yönetimi

sistem elektronik belge yönetimi gelen belgelerin kaydını kolaylaştırmanın bir yoludur.

Her belge için ayrı bir kart oluşturulur. Kararın uygulanması her iki tarafça da sıkı bir şekilde kontrol ediliyor.

Böyle bir iş akışının tek tehlikesi, belgelere bazen belirli bir taleple ilgili olmayan kişiler tarafından erişilmesidir. Her çalışanın ayrı bir parola sayfası olsa bile, saldırganların veritabanına girme olasılığı daha yüksektir.

Büyük kuruluşlar, yetkisiz kişilerin önemli bilgilere erişimini sınırlamanın bir yolunu bulmuşlardır. Gelen belgelerin kaydı için kağıt günlükler her birinde tutulur. yapısal bölümler. Ve elektronik biçimde, yönetimden gelen siparişler veya siparişler saklanır.

Günlük sütunları hakkında

Gelen belgelerin kayıt günlüğünde ana sütunlar şöyle olacaktır:

• Sanatçının bir göstergesi ile.
• içerik
• Muhabir verileri
• İş kağıtları çeşitleri
• Kayıt numarası.

Kayıt, gelen tüm makaleler için numaraların atanmasını gerektirir. Bu sayı ve harflerden oluşan bir yazıttır.

Doldururken üç parçalı bir yapı tercih edilir:

1. Yapısal bölünmeler koduna sahip sayı personel başında gider.
2. İkinci karakter, günlüğün numarasını temsil eder.
3. Son durum seri numarası belge ile.

Sayıları ayırmak için eğik çizgi veya tire kullanılır.

Tarih, iş kağıdının kuruluşa girdiği gün, ay ve yıl olarak yazılır. Tarih ve kayıt numaraları sağ altta yazılıdır.

Gelen türün yazışmaları harici veya dahili olabilir.

Başlıca kağıt türleri şunları içerir:

• Referans ve talimat metni.
• Açıklamalı notlar.
• Resmi notlar
• Açıklamalar, telgraflar
• Edebiyat

Belgelerin derleyicilerine muhabir denir. Talimatsız yapmayın Ad Soyad kuruluşlar, baş harfleri ve soyadları. Yürütücüler, metinde belirtilen sorunu çözmek için liderlerin atadığı kişilerdir.

Peki ya ek grafikler?

• Yönetici işareti.
• çözünürlükler

Bu iki noktanın tanıtılması, metinde tanımlanan önemli sorunların çözümünün kontrol edilmesine yardımcı olacaktır. Bu tür yazıtlara idari etki yöntemleri denir. Onların yardımıyla, sanatçıların isimlerini, özel talimatları belirtin.

Kayıt günlüğünde, çözüm tam olarak yazılır. Bu bilgiler sayesinde siparişlerin nasıl yürütüldüğünü takip etmek daha kolaydır. Belgeyi inceledikten ve belirli eylemler bir işaret koyun. "Bitti" kelimelerinin yazılması önerilmez. Gelecekte, bu nedenle, hoş olmayan durumlar ortaya çıkar.

Kararın tarihi de gerekli bir ilavedir. Bu, yöneticinin belgeyi hangi gün incelediğini bulmaya yardımcı olur. Ve bu tarih, gazetenin tescil tarihi ile çakışmayabilir.

Bu, herhangi bir nedenle sorunun çözümünün geciktiği durumlarda geçerlidir. Ve bunun suçu, zamanında düşünmeyen liderdedir.

Liderlerin isteği üzerine dahil edilen sütunlar da vardır:

1. Belgede kaç sayfa var?
2. İş kağıdı nasıl teslim edildi?
3. Notlarda ne söylenebilir?
4. Hangi vaka numarası belgeyi ve sorusunu açıklar?

Gelen belgelerin kayıt günlüğü örneği:

Günlüğü doldurmak: Bunu yapmanın kuralları nelerdir?

Kuruluş, işe başlamadan önce adı ve tarihi başlığa koyar. Bitiş tarihi, belirli bir kitap tamamen dolduğunda aynı anda yazılır.

Dergideki ikinci ve üçüncü sayfalar, doldurmakla yükümlü olan kişiler hakkında bilgi içermelidir. Çalışma süreleri, soyadları ve adları yazılır, kişisel imzalar atılır.

Belgelerin kaydı dördüncü sayfadan başlar. Kitap, işe başlamadan önce numaralandırılmıştır. Bir sayfa bile çıkarmak yasaktır. Belge 5 yıl süreyle saklanır. Dergiler tam raporlama belgelerine uygulanmadığından bellenim gerekli değildir.

Gelen postayı kaydetmenin temel ilkeleri

• Bir yıl içinde numaralandırma sadece yapılır.
• Bilgilerin yalnızca eksiksiz olmasına izin verilir. Veriler yalnızca kısaltılmışsa belgenin anlamı kaybolur.
• Tek kullanımlık. Kayıt sadece bir kez yapılır. Bu noktada, belgelere benzersiz numaralar atanır.
• Son tarihler. Kayıt, iş belgesinin kuruluşa ulaştığı gün gerçekleştirilir. Süre 3 güne uzatılır, ancak yalnızca istisnai durumlarda.

Gelen evrak kayıt defterini nasıl dolduracağınızı bilmiyorsanız - aşağıdaki bağlantıdan bir örnek indirebilirsiniz.

Kayıt formları

Kayıt gerektirmeyen belgeler:

1. Bilgi materyalleri.
2. siparişlerin kopyaları Devlet kurumları, düzenlemeler ve normatif belgeler.
3. İlgili işarete sahip "Kişisel" paketler
4. Dergi, broşür kağıtları ve kitaplar, diğer basılı malzemeler.
5. Konferans, toplantı ve seminerlerin program açıklamaları, etkinliklere davetler.
6. Telgraflar ve tebrik mektupları.
7. Promosyon içerikli mektuplar.
8. Bilgi ve referans belgeleri.

Bir LLC'yi vergi dairesine kaydettirmek ne kadar sürer ve kayıt tarihlerine uyulmamasının sonuçları nelerdir, tıklayarak okuyabilirsiniz.

dergi formu hakkında

Muhasebe çok önemliyse kullanılır. Daha sonra en yüksek değere sahip belgeler için kayıt yapılır. Her organizasyonun kendi menkul kıymetler bu prosedürü gerektirir. Dergi sistemleri, sınırlı geçerliliği olan belgelerle çalışmak için uygundur.

Bu hassas veriler için geçerlidir. Her tür iş kağıdı için dergi formu geliştirilmiştir. Belge hakkında ayrıntılı bilgi farklı bir dereceye sahiptir.

Önemsiz bir belge akışı ile dergi formları seçilir. Hacimler artarsa, böyle bir sistem bir takım dezavantajlar kazanır. Tüm belgelerin eşzamanlı bakımı yalnızca bir kişi tarafından kullanılabilir. Çok fazla bilgi olduğunda kayıt işlemi çok uzun sürüyor.

Önemli kararların uygulanması üzerinde kontrolü organize etmek imkansızdır.

Otomatik ve kart formları

Kart sistemi sayesinde daha önce bahsedilen bir takım dezavantajlar kolaylıkla aşılmaktadır. Kart dizinlerinde bilgiler uygun herhangi bir sırayla düzenlenir. Aynı anda birkaç kişi çalışıyor. Kurumun kendisi, kartların doldurulduğu formları ayrı ayrı belirler.

Otomatik bilgisayar kayıt işlemleri, en çok aranan çözüm haline geliyor. modern işletmeler. Kayıt farklı iş yerlerinde yapılır. Belgeler hakkında bilgi girilir tek taban veri.

İşletmeler ve işletme terminolojisi

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşta başlatılan vakaların bir listesidir. Saklama süreleri belirtilir. Tescil sadece kanunun öngördüğü şekilde gerçekleştirilir.

Buna yapısal bölünmelerle ilgili davalar da dahildir. Aynı şey günlükler için de geçerlidir. Sadece basılı yayınlar ile bilimsel ve teknik belgeler isimlendirmenin bölümlerinden biri değildir.

Sekreter-başvurucu, derlenmesinden sorumludur. Aynı işlev, tüm belgelerle çalışmaktan sorumlu olan işletmenin arşivcisine atanır. Alt bölüm yapılarının adları bölüm görevi görür. Mevcut değillerse, faaliyet alanlarının tanımlarını, yöneticilerin veya uzmanların pozisyonlarını kullanırlar.

Ek kurallar

İşletmedeki telgraflar makbuz karşılığı kabul edilir. Bu hem gelen hem de giden belgeler için geçerlidir. Kayıt kuralları tüm harflerle aynı kalır.

Şirket yönetimi telgrafları gerekli görürse değerlendirir, tespit edilen sorunları çözer. Alıcı, telgraf metnini aktarmak için bir form veya dergi kullanır.

Elektronik ortamda mektup geldiğinde anında sisteme girilir. Her harf için kayıt verilerini içeren ayrı bir kart oluşturulur. Orijinaller dosyaya bir kapak mektubu ile gönderilir.

Özel olarak kullanılmasına izin verilir. yazılım kayıt prosedürlerini basitleştirmek için. takması kolay kişisel bilgisayarlar. Veritabanı tüm kartları saklar ve gerekirse bunlara bilgi girilir.

Kayıt formları elektronik formatta istenirse kağıda kolayca basılabilir. Otomatik sistemlerin kullanımı daha uygundur, ancak kimse sizi belge yönetiminin kağıt biçiminden vazgeçmeye zorlamaz. Evrak işlerine ilişkin kuralların yerel düzenlemelerde sabitlenmesi önerilir.

Bir bilgisayarda elektronik dergiye gelen bir belgenin nasıl kaydedileceği hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki videoya bakın:

Gelen belgelerin kaydı her işletmede ve herhangi bir kuruluşta olmalıdır. Bu kurumun adresine gelen tüm mektupların kaydedildiği bir defter veya kırtasiye defteri olabilir.

Bunlar sadece zarf içinde gönderilen mektupları değil, bu derginin bulunduğu müdürlük veya katiplik makamına getirilen yazılı ifadeleri de içerir. Her mektup, telgraf veya yazılı açıklamada bir seri numarası atanır.

İşletmede bu belgeye neden ihtiyaç duyulur?

Gelen mektupların kaydı ve giden yazışmaların düzeltilmesi birçok nedenden dolayı gereklidir. Bunları sıralayalım:

• Bazen bir günde o kadar çok mektup gelir ki, sekreter onları zar zor düzeltir ve özel olarak ayrılmış bir çekmeceye koyar. Bir belgeyi kaydederken, çok sayıda benzer kağıt arasında kaybolmasını önleyen bir seri numarası verilir.
• Öncelikli ve önemli harfler özel bir şekilde işaretlenir ve dergiyi her açtığınızda özel bir işaret gözünüze çarpacaktır. Sekreter veya katip, şu veya bu numaraya sahip bir belgenin yakın gelecekte dikkate alınması gerektiğini bilecektir.
• Bazen günlüğü tutmakla sorumlu kişi aniden hastalanabilir veya bir iş gezisine çıkabilir ve işletme başkanı gelen yazışmaların listesini gözleriyle tarayabilir ve ihtiyaç duyduğu belgeyi bulabilir.
• Derginin, yönetimin kendisini uydurma suçlamalardan korumaya yardımcı olacağı zamanlar vardır. Örneğin, bir iş ortağı gerekli evrakları zamanında gönderdiğinden emin olabilir ve tam olarak ne zaman gelmesi gerektiğini belirtebilir. Gelen yazışmaları düzeltmek, yanlış suçlamaları önleyecektir.
• Sorunun çözümü ve mektubun cevabı hakkında özel bir işaret, atık kağıt biriktirmenize değil, gereksiz yazışmalardan zamanında kurtulmanıza izin verir.

Başka bir deyişle, bu dergi, tüm harfleri ortak bir yığın halinde karıştırmamanızı sağlayan birçok rafa sahip bir tür dolaptır. Bu, gelen yazışmalarda boğulmamayı ve “buğdayı samandan” ayırmayı, yani. Gelen belgeleri önemlerine göre ayırt eder.

bunun sorumlusu kim

Günlük tutar sekreter veya katip işletmenin veya kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak. Küçük kurumlarda, tüm belgelerin doğrudan resepsiyona getirildiği baş sekreter tarafından tutulur. İşletme büyükse, örneğin 5.000 işçisi olan bir fabrikaysa, her atölye veya departman, yazışmaları kontrol eden kendi katibi veya sekreterine sahiptir. Her durumda, belgenin bakımı ile ilgili her şey Yönetmelikte belirtilmelidir.

Bazen böyle sorumlu bir görev, gelen belgeleri kaydetmesi, departmanlar arasında dağıtması ve aynı gün belirli bir sorunu çözebilecek birine mektup alması gereken belirli bir kişiye emanet edilir.

Günlük tutmanın en önemli kuralını, yani bir kez gözlemlemek önemlidir. Yani muhasebe ile ilgili olarak kurum adına gelen gelen belgeyi katip veya katip kaydettirmişse, muhasebeciye yeniden kayıt yapılmamalıdır. Belgenin başka bir yevmiye defterine kaydedilmesi gerekiyorsa, kaydedildiği seri numarası oraya yazılır, yalnızca "1" fraksiyonu aracılığıyla (örneğin, No. 256/1).

Merkezi olmayan kayıt da mümkündür, bu da gelen yazışmaların birbirinden uzak birkaç noktada sabitlenmesi anlamına gelir. Kitabın sonunda, aksine, içinde yer alan belge sayısını gösteren tasdik imzaları olmamalıdır. Kapakta sadece ilk ve son girişlerin tarihlerinin belirtilmesi yeterlidir.

Doldurmak için kurallar ve prosedür

Ekim 2007'de GOST R ISO 15489-1-2007 Standardı “Belge Yönetimi. Genel Gereksinimler”, Avrupa standardı ISO 15489-1:2001'e karşılık gelir Bilgi ve belgeler. kayıt yönetimi. genel. Kağıt versiyonunu doldurma prosedürü ile ilgili olarak, aşağıdaki kuralları belirtir:

• Madde 9.4, bir belgeyi kaydetmenin asıl amacının, belgenin var olduğunu ve kayıt yönetim sistemine dahil olduğunu kanıtlamak olduğunu söyler.
• Ayrıca, merkezi kaydın aşağıdakilerden oluştuğunu belirtir. Kısa Açıklama belge (başvuru ..., rapor ..., bildirim ...), geçiş numarası belirtilir, atanır benzersiz numara. Belge yönetim sistemine dahil olduğunu düşünmemize izin veren şey budur.
• Merkezi olmayan (elektronik) kayıt ile ilgili olarak, e-postanın kendisinin gelen bir mesajı otomatik olarak yakaladığı ve ek sabitleme gerektirmediği söylenir.
• Ayrıca birde şu var otomatik sistem kayıt, hem elektronik hem de sabitleme yazılı belgeler kurumun adına kim geldi.

AT Rusya Federasyonu belirli bir dergi şablonu yoktur, bu nedenle her kuruluş formu doldurmak için bağımsız olarak seçme hakkına sahiptir. Ancak, aşağıdaki sütunlar zorunlu olmalıdır:

• Alma tarihi.
• Kayıt numarası.
• Kimden.
• Ne hakkında.
• Kime.
• Sorumlu.

Rastgele bir form, herhangi bir sütunun varlığını veya yokluğunu ima eder ve her şirket, özelliklerine bağlı olarak kendi eklemelerini yapar. Yeni yılın başlamasıyla birlikte, dergideki numaralandırma, içindeki sayfalar neredeyse bitse bile 1 numaradan yeniden başlıyor.

Elektronik biçimde, XLS, DOC ve DOCX biçiminde ve daha sonra kağıt formu fiksasyon yapılmaz. Birçok işletme, gelen belgeleri şuraya kaydetmenize izin veren otomatik bir sisteme sahiptir. farklı yerler, her şeyi tek bir merkezi veritabanında birleştiriyor. Bilgisayar programı kayıtlı belgeye otomatik olarak bir seri numarası atar ve kuruluşun herhangi bir çalışanı gerekli belgeyi işyerinde bulabilir.

Standart grafiklere ek olarak, elektronik versiyon"yapısal birimin adı", "belge ve uygulamadaki sayfa sayısı", "belge türü" sütunları vardır.

Video sabitleme belgelerini özel programlardan birinde izleyebilirsiniz:

Raf ömrü

25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı Kararnamesi, saklama şartlarını gösteren Standart İdari Arşiv Belgeleri Listesini onayladı. Arşiv belgeleri, herhangi bir mülkiyet biçimindeki bir kurum veya kuruluşun işleyişi sırasında oluşan tüm belgeler olarak anlaşılır.

Bu listenin 258, 538 ve 683-A maddelerine göre, bu dergi 5 yıl saklandı. Collegium of the Rosarchive'ın 6 Şubat 2002 tarihli kararı ile arşive sunulan derginin 3.5. maddesi, dikişsiz ve numaralandırılmamış.

Ofis işlerinde kullanılabilir hakkında belirli kurallar daha önce söylendi ve hikaye önceki makalede başladı. Konuyla tanışmaya bu makaleden başladıysanız, konuyu daha iyi anlamak için geri dönüp bir öncekini tekrar okumanız gerekir. Ayrıca hakkında bilgi.

Mevcut aşamada, ofis çalışması kuralları, gelen yazışmaların hem kağıt dergide hem de kartlarda (kağıt veya EDMS kullanarak elektronik olarak) kaydedilmesine izin verir. Size uygun olan kayıt formu lehine bilinçli bir seçim yapmak için her birinin avantaj ve dezavantajlarını göz önünde bulundurmaya değer.

Gelen belgelerin bir kağıt dergiye kaydedilmesi

Gelen belgelerin bu tür kaydı için, başlangıçta basit bir kağıt günlüğü kullanıldı. Büro çalışmasına ilişkin normatif yasal düzenlemeler, kendi özel biçimini oluşturmaz, bu nedenle her kuruluşa hareket özgürlüğü verir. Şirket ayrıca hangi dergilerde ve ne tür belgelerin kaydedileceğine de karar verir.

Kural olarak, aşağıdaki ilkeler tarafından yönlendirilirler:

• giden, gelen ve dahili belgeler için ayrı günlükler oluşturulur;
• uygulamada, çoğu zaman kayıt sırasında belirli belge kategorilerini karıştırmamaya çalışırlar: örneğin, iş mektupları, emirler (aynı zamanda personel her zaman ayrıdır), eylemler, protokoller, sözleşmeler vb.;
• belgelerin kaydı tek bir yerde gerçekleştirilir;
• grup yeterince büyükse, örneğin belirli bir kuruluştan, şubeden veya konuya göre (belirli bir konu) gelen mektuplar gibi birkaç alt gruba bölünmesine izin verilir.

Aşağıda, gelen belgeler için kayıt günlüğü örneği ve onu doldurma örneği (düzeltmeler, bazı sütunlar ekleme veya adları kabul edilebilir):

		Kimden alındı ​​(muhabir)	giden numara	giden tarih		makbuz imzası
		OOO "Durdur"			hizmetler için zamanında ödeme	-

Oldukça sık olarak, bir belgede bir uygulamanın varlığı, sayfa sayısı, siparişin içeriği ve yürütülmesi için zaman çerçevesi hakkında sütunlar bulabilirsiniz.

Böyle bir derginin belki de en önemli dezavantajı, referans çalışmalarının verimsizliğidir. Çünkü hakkında almak istenen belge herhangi bir bilgi, oldukça uzun zaman alabilen derginin her sayfasını tutarlı ve dikkatli bir şekilde incelemek zorunda kalacak.

• gelen belge sayısı yılda birkaç yüze zar zor ulaştığında belge akışının hacmi oldukça küçüktür;
• özel bir belge kategorisi için ayrı bir belge kategorisi için Yasal düzenleme bu kayıt şekli belirlenir;
• Verilerin, özellikle de değerli belgelerin ek güvenilirliğini ve korunmasını sağlamak gerekir, çoğu zaman uzun bir saklama süresi vardır.

Gelen belgelerin elektronik dergiye kaydı

Önemli ölçüde daha üretken ve kullanışlı ve çok daha az zaman almanın yanı sıra, gelen yazışmaların elektronik bir dergiye kaydedilmesidir. Ayrıca formu doldurmak benzetme yoluyla gerçekleşir. Her biri için ayrı grup belgeler, ayrı bir dosya oluşturulur.

Kuşkusuz avantaj, zamandan tasarruf ve çok daha hızlı aramadır. gerekli bilgi, tüm girişler .doc veya .xls biçiminde olsa bile. Arama ve filtreleme işlevlerini kullanarak, istediğiniz zaman belirtilen parametrelerle (örneğin yazar, sayı, içerik vb.) ihtiyacınız olan her şeyi bulabilirsiniz.

Bu arada, birçok kişi tarafından hala uygulanan elektronik bir dergi yazdırmaya veya kağıt biçiminde çoğaltmaya gerek yoktur. kağıt versiyonu sadece belirli bir belgenin yürütülmesi için yön kanıtına sahip olmak için icracının imzasının iliştirilmesi gerekliyse gerekli olabilir.

SED'deki kayıt kartları

En modern ve kullanışlı yaklaşım, belgeleri kaydetmektir, ancak bunun için önceden yapılandırılmış ve kullanılmış bir EDMS'ye sahip olmanız gerekir. Ayrıca, içinde basitçe bir kayıt kartı şablonu (RC) oluşturulur ve gerekirse sadece alanlar doldurulur. Kuruluşun yaptığı gereksinimlere ve kullandığı elektronik belge yönetim sistemine bağlı olarak dış görünüş ve kartın yapısı değişebilir.

Faydaları zaten yeterince ayrıntılı olarak açıklanmıştır, ilgilenenler okuyabilir. Söylenenlerin hepsini özetleyerek, kısaca tek bir şey söyleyebiliriz - bu, birkaç sanatçı tarafından tek bir veritabanında arama yapmak ve aynı anda kaydolmak için son derece uygun bir sistemdir. Ek olarak, her belgenin kaydını tekrar için kontrol etme ve herhangi bir aşamada herhangi bir belgeyle çalışmayı kontrol etme yeteneğinin yanı sıra otomatik olarak rapor oluşturma ve diğerleri için işlevler vardır. faydalı uygulamalar ve işlevler.

Bir kağıt dergideki kayıt formunun uygun olmadığı ve EDMS'nin kurulu olmadığı durumlarda, kağıt kart kullanma seçeneği kabul edilebilir. Bazı sakıncalar, seri numarası, yazar vb. gibi çeşitli temeller kullanılarak sınıflandırılmaları ve sistematize edilmeleri gerektiği gerçeğinde yatmaktadır.

Tüm söylenenleri özetleyerek, sonuç olarak, tavsiye şu şekildedir: gelen yazışmaları kaydetmek en iyisidir. elektronik sistem iş akışı. Kurulumu ve uygulaması herhangi bir nedenle (örneğin, finansal) kuruluş için mevcut değilse, tercih edilmeye değer. elektronik dergi Word, Excel formatında. Kağıt dergilerin ve kartların kullanımı modası geçmiş, modası geçmiş ve basitçe verimsiz hale geldi.

Şirketin oluşturulması ve sonraki çalışmaları sırasında oluşturulacak çok sayıda gelen belgeler. Ve zamanla sadece büyüyecek. Bu akışta boğulmamak için, belgelerin ömrünün her aşamasında net bir düzen sağlamak gerekir.

Bir şirket oluştururken ve daha sonraki çalışmaları, çok sayıda gelen belge oluşturulacaktır. Ve zamanla sadece büyüyecek. Bu akışta boğulmamak için, belgelerin ömrünün her aşamasında net bir düzen sağlamak gerekir.

Oluşturulan şirkette belge akışının organizasyonu

Gelen belgelerin muhasebesine ilişkin sorumluluklar, özel bir yapısal birime (DOE hizmeti) veya sekreterlik hizmetine atanır. Şirkette belgelerin geçişi ve bunlarla gerçekleştirilen işlemlere ilişkin prosedür, ofis işleri talimatları, yapısal bölümler ve düzenlemeler ile düzenlenir. iş tanımları işçiler. Bunlar, geliştirilmesi, onaylanması ve şirket çalışanlarının dikkatine sunulması gereken yerel (kurum içi) düzenleyici belgelerdir. Talimatların, yönetmeliklerin gerekliliklerine tam olarak uyulması, şirketin rasyonel bir iş akışını düzenlemeyi mümkün kılar - belgelerin oluşturuldukları veya alındığı andan yürütme veya sevkıyatın tamamlanmasına kadar hareketi.

Rasyonel bir iş akışı düzenlemenin ana ilkeleri şunlardır:

• merkezileştirilmiş (okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde) kayıt, kabul, belgelerin gönderilmesi;
• minimum zaman ve emek ile en kısa yol boyunca belgelerin hareketi;
• karşılık gelen bir iş ihtiyacı olmadan belgelerin iadesinin hariç tutulması;
• makul olmayan onayların hariç tutulması, taslak belgelerin paralel onayları;
• aynı rotaya sahip belge gruplarının hareketini organize etmek.

Belgelerin şirkete teslimi ve gönderilmesi, posta, kurye, kurye ve telekomünikasyon (telgraf, telefon, e-posta) yoluyla gerçekleştirilir. Belgeler, diğer kurum ve şirketlerden teslim alan şirket çalışanları ve ziyaretçiler tarafından teslim edilebilir.

Gelen (gelen) belgelerin alınması, işlenmesi ve geçişi

DOW hizmeti çalışanlarına gelen evrakları alırken, işlerken ve firmaya iletirken dikkat etmeniz gereken ana noktaları göz önünde bulundurun.

Şirket tarafından alınan tüm belgeler (telgraflar, faks mesajları dahil) birincil işleme, ön inceleme, kayıt, yönetim tarafından incelemeye tabi tutulur ve yürütülmesi için bir şirket çalışanına aktarılır.

Belgeyi aldıktan sonra okul öncesi eğitim kurumu çalışanı zarfın, paketin veya ambalajın bütünlüğünü ve belgenin doğru adreslendiğini kontrol etmelidir. Zarfı (paket) açarken, uygulamalar dahil olmak üzere belgelerin varlığı kontrol edilir. Eklerin eksikliği, belgelerin hasar görmesi veya eklerinin aynı gün içinde göndericiye bildirilmesi gerekir. yazı. 3 nüsha halinde bir kanun düzenlenir: ilki DOW'un hizmetinde kalır, ikincisi gelen belgeye eklenir, üçüncüsü belgenin göndericisine gönderilir. Hatalı teslim edilen yazışmalar gönderene iade edilir.

Zarflar, göndericinin adresinin ve gönderildiği tarihin ancak bunlarla tespit edilmesinin mümkün olduğu durumlarda saklanır ve belgelere eklenir, diğer durumlarda zarflar imha edilir.

“Kişisel” olarak işaretlenen ve “Gizli”, “Ticari sır”, “Gizli” etiketli zarflar okul öncesi eğitim kurumu çalışanları tarafından açılmaz. Kabul sırasında zarfın üzerine ve alındığı tarihte bir damga koymak gerekir, bundan sonra belgelerle birlikte kapalı zarf, sınırlı bilgilerle çalışmaktan sorumlu birime ve “Kişisel olarak” işaretiyle - muhataba aktarılmalıdır. .

Alınan fakslar (fakslar) kaydedilir, değerlendirilir ve değerlendirilmek üzere yönetime veya doğrudan faksın gönderildiği şirketin yöneticisine sunulur.

Alınan belgelerin elektronik ortamda alınması ve kaydedilmesi e-posta adresi DOW hizmeti tarafından yürütülen şirket, şirketin bilgi ve telekomünikasyon ağı aracılığıyla yönetime veya doğrudan yükleniciye iletilir.

Acil değerlendirme gerektiren belgeler kayıt için derhal sunulur. Yazışmaların geri kalanının işlenmesi, alındığı gün veya mesai saatleri dışında belgelerin alındığı ilk iş günü gerçekleştirilir.

Yapısal bölümlere yönelik belgeler, şirket yönetimini atlayarak bölümlere aktarılır.

Alınan telgraflar, alındığı tarih ve saat ile birlikte alındı ​​karşılığı kabul edilir. Telefon mesajının metni alıcı tarafından kaydedilir veya yazdırılır, kaydedilir ve derhal gönderildiği kişiye iletilir.

Şirketin başka son tarihler belirlemesi ve belgelerin işlenmesi ve iletilmesi için ek yöntemler geliştirmesi gerekiyorsa, bu bilgiler şirketin ofis çalışmalarını düzenleyen yerel düzenleyici yasaya dahil edilir ve sıkı bir uyuma tabidir.

Gelen belgelerin ön değerlendirmesi, şirkette yerleşik yönetim arasındaki sorumlulukların dağılımına dayalı olarak içeriklerinin değerlendirilmesi temelinde gerçekleştirilir. Ön incelemeden geçen belgeler tescile tabidir ve ancak bundan sonra şirket yönetimine değerlendirilmek üzere sunulur. DOW servisi tarafından tescil edilen belgeler, alındığı gün şirket yönetimine değerlendirilmek üzere sunulur.

Yönetim tarafından kararlar ile değerlendirilen belgeler, kararın içeriğinin, siparişin yerine getirilmesi için son tarihin, tam adın kayıt ve kontrol günlüğüne, karta veya veritabanına girildiği okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine iade edilir ( RKF). ve talimatların uygulayıcılarının pozisyonları, ancak bundan sonra belge yürütme için aktarılır. Yürütücüler birkaç yapısal bölümse, orijinali sorumlu yürütücüye aktarılır ve geri kalanına belgenin kopyaları verilir.

Yürütülmekte olan bir belgenin bir bölümden diğerine devri, yalnızca başkanın izniyle veya bölüm başkanları arasındaki anlaşma ile gerçekleştirilir. Yürütme sırasında belgenin devri, RKF'de bu konuda not alan DOW servisine bildirilir.

Gelen (gelen) belgelerin kaydı ve muhasebesi

Tüm yazışmalar: gelen (gelen), gönderilen (giden) veya dahili, şirketin DOW hizmetine kaydedilmelidir. Bir belgenin kaydı - üzerine yapıştırılmış bir belgenin oluşturulması veya alınması gerçeğinin sabitlenmesi kayıt numarası RKF'deki belgeyle ilgili bilgilerin daha sonra kaydedilmesiyle.

bilmek önemlidir, ne:

1. Belgeler, teslim edilme, iletilme veya oluşturulma yönteminden bağımsız olarak tescil edilir.
2. Belge yalnızca bir kez kaydedilmelidir: gelen - alındığı gün, oluşturulduğu - imza veya onay günü.
3. Belgelerin kaydı, içinde gerçekleştirilir. Takvim yılı brüt sırayla, yeni bir takvim yılının başlangıcında, belgelerin kayıt numaraları 1 ile başlar.

ne olduğunu bilmelisin kayıt gerektirmeyen belge türleri:

1. GOST'ler, OST'ler, TU'lar.
2. Programlar, kıyafetler, uygulamalar, siparişler.
3. "Kişisel olarak" olarak işaretlenmiş kuruluşun çalışanlarına yönelik yazışmalar.
4. Bilimsel raporlar.
5. Malzeme tüketimi için normlar ve standartlar.
6. Basılı yayınlar (kitaplar, dergiler, haber bültenleri).
7. Tebrik telgrafları, mektuplar.
8. Fiyat listeleri.
9. Davetiye kartları.
10. Konferans programları, toplantılar.
11. Reklam malzemeleri (broşürler, programlar, broşürler, duyurular).
12. Formlar ve formlar (sıkı muhasebe ve raporlama formları hariç).
13. İade adresi olmayan vatandaşlardan isimsiz itirazlar ve mektuplar.
14. İstatistiksel veri.

İki tür belge kaydı vardır: merkezi ve merkezi olmayan.

Merkezi bir belgeyle, belgelerin kaydı yalnızca DOE hizmetinin çalışanları tarafından gerçekleştirilir.

Merkezi olmayan bir belgeyle, belgelerin kaydı hem DOE hizmetinin çalışanları hem de yapısal bölümlerdeki ofis işlerinden sorumlu olanlar tarafından gerçekleştirilir. Bu durumda, yerel düzenleyici kanun, DOW hizmetinde ve yapısal bölümlerde ne tür şirket belgelerinin kaydedilmesi gerektiğini ve hangi kayıt ve muhasebe formlarında açıkça belirtilmelidir.

Kayda tabi gelen (gelen) belgelerde, belgenin ilk sayfasına bir damga yapıştırılır - makbuz tarihini ve gelen kayıt numarasını gösteren bir makbuz işareti.

Gerekirse, belgenin alındığı saat ve dakika not edilir.

Belgenin kayıt numarası, muhasebe ve arama özelliği olarak hizmet eder, bu nedenle şirketin tek tip ve istikrarlı bir belge kayıt sistemi geliştirmesi gerekir. Kayıt numarasını oluşturan parçalar, içinde kalıcı bir yere sahip olmalıdır.

Gelen (gelen) belgenin kayıt numarası, takvim yılı içinde makbuzun seri numarasını içerir. Yönetici tarafından değerlendirildikten ve bir kararın kabul edilmesinden sonra belgenin seri numarası, örneğin, alt bölümün kodlarının - yürütücünün (şirkette kabul edilen alt bölümlerin sınıflandırıcısına göre) bir eğik çizgi ile desteklenebilir. :

İçinde. 114/03, nerede

İçinde. - belgenin geldiğini belirtir;
114 - takvim yılı içinde belgenin alındığına ilişkin seri numarası;
03 - yapısal birimin kodu

Belgeleri kaydederken bilgi sistemi belgenin kayıt numarası, yazılım tarafından tanımlanan yapıya göre otomatik olarak atanır.

Şirket belgelerin tescili ve muhasebesi için başvurursa Bilgi Teknolojisi, belge ile ilgili bilgiler veri tabanına girilirken, belge ile ilgili verilerin bileşimi ve belgenin kayıt numarasının yapısı tarafından geliştirilen yazılıma gömülür. başvuru şartlarışirketler.

"Elektronik belge yönetim sistemleri" (EDMS) için birçok farklı çözüm bulunmaktadır. Şu anda, tek bir kuruluş, kurum, şirketin elektronik belge yönetimi olmadan yapamayacağı zaten açıktır. EDMS'de geniş fırsatlar var, ancak okul öncesi eğitim kurumu personelinin EDMS'de çalışacak şekilde eğitimi gerekli olacaktır.

Not kayıt ve kontrol formunun (RKF) ana detayları ve bunları doldurma kuralları.

gereklilikler	Doldurma kuralları
1. Belge türünün adı	Kaydedilen belge türünün adına göre doldurulur (örneğin: mektuplar, fakslar, telgraflar, notlar ve kısa notlar, siparişler, talimatlar, protokoller, talimatlar, sözleşmeler vb.)
2. Belgenin yazarı (muhabir)	Gelen belgeleri kaydederken, kuruluşun adı, yapısal birimi veya yetkilisi - belgenin yazarı kaydedilir. Vatandaşların itirazlarını kaydederken soyadı, adı, soyadı ve adresi girilir.
3. Belge tarihi	Belgenin kuruluş-yazarı tarafından belgeye atanan tarih RKF'ye aktarılır.
4. Belgenin kayıt numarası	Belgenin kuruluş-yazar tarafından atanan belgenin kayıt numarası RKF'ye aktarılır. Hiçbiri yoksa, sütun "b / n" (sayı olmadan) gösterir.
5. Makbuz tarihi	Belgenin alınmasından (tescil kaşesi) itibaren RKF'ye aktarılır.
6. Kayıt (gelen) belge numarası	Kuruluşa kabul edildiğinde belgeye atanan kayıt numarası, belge alındı ​​işaretinden (kayıt kaşesi) RKF'ye aktarılır.
7. Belgenin başlığı (özeti)	Belgeden aktarılan; yokluğunda, okul öncesi eğitim kurumunun bir çalışanı tarafından oluşturulur. Kısa içerik anahtar kelimelerle yazılabilir.
8. Çözünürlük	RKF, lider tarafından belgeye dayatılan karardan aktarılır. Yürütücünün (yürütücülerin) soyadı, ödevin içeriği, yazar ve karar tarihi belirtilir.
9. Belgenin yürütülmesi için son tarih	Düzenleyici yasal düzenlemeler veya baş tarafından belirlenen ve kararda yer alan tarih eklenir.
10. Belgenin yürütülmesini işaretleyin	Hazırlanan belgenin kayıt numarası ve tarihi (yanıt), kayıt numarası ve kayıt tarihine bir referans veya ihracın esasa ilişkin kararının kısa bir kaydı RKF'ye aktarılır.
11. Vaka İndeksi	Vakanın indeksi, yürütülen belgenin yerleştirildiği yapısal birimin vaka isimlendirmesine göre RKF'ye aktarılır.

Belge hakkındaki bilgilerde, bu tür veriler RKF'ye şu şekilde girilir:

• belgeye erişimin kısıtlanmasına ilişkin damga (işaret);
• yükleniciler tarafından belgelerin dahili iletilmesi;
• anahtar kelimeler;
• belgenin sayfa sayısı;
• uygulamaların varlığı ve içindeki sayfa sayısı;
• AD SOYAD. ve belgeyi kontrol altına alan kişinin konumu;
• emirlerin yerine getirilmesi için ara süreler;
• yürütme tarihlerinin ertelenmesi;
• belgenin saklama süresi;
• belge durumu (taslak vb.);
• belge alma veya gönderme yöntemi (Rus postası, ekspres posta, faks, kurye vb.);
• diğer veriler gerektiği gibi.

T.V. Voitsekhovich,

Gelen mektupların (ve genel olarak gelen yazışmaların) işlenmesi, belgenin kuruluşunuza ulaştığı andan itibaren başlar. tarif etmeye başla bu süreç iş, organizasyonu üzerinde doğrudan etkisi olan faktörlerin analizinden kaynaklanmaktadır. Bana göre bunlar:

• yazışma teslim yöntemi;
• belgenin içeriği;
• belgenin yazarı;
• belgenin yürütülmesi için son tarihler belirleyin.

Posta teslim yöntemi

Yazışma teslim yöntemleri, bizim için mevcut olan yazışma gönderme yöntemlerine benzer. Belgenin gönderildiği gibi alındığı açıktır.

Yazışmaları iletmenin en eski yöntemi, kurye. Altında hem "işçi" hem de özel bir iletişim görevlisi gizlenebilir.

Özel iletişim hizmetleri genellikle kullanılır eyalet kurumları, devlet önemi olan "sevkiyatları" yönlendirmek.

örnek 1

Gösteriyi Daralt

Bu sayede Rusya Dışişleri Bakanlığı ile Rusya Federasyonu'nun çeşitli yabancı ülkelerde bulunan büyükelçilikleri arasında posta yazışmaları yapılmaktadır. Unutmayın, böyle bir Sovyet filmi vardı - "Dipcourier". Ve bugün bile, kurumunuzun eşiğinde yeşil şapkalı bir adam göründüğünde, sadece bir faninin kalbi daha hızlı atmaya başlar: evet, en önemli devlet işlerinin çözümünde yer alıyorum (şaka yapıyorum)!

Ancak her şakada bir gerçeklik payı vardır, çünkü zarfı açtıktan sonra, ölümsüz klasiğin metnini pul kağıdında kolayca okuyabilirsiniz: “Denetçi sizi görmeye geliyor.”

Kuruluşunuzun bir teslimat hizmeti varsa ( kurye servisi), daha sonra özellikle önemli teslimat ve acil belgeler(kendi memleketinde) sadece ona güveneceksin. Aynı zamanda belgelerin en kısa sürede size ulaşacağından ve dedikleri gibi elden ele aktarılacağından emin olacaksınız.

Ve belgelerin başka bir şehre teslimi, kural olarak, uzman kişiler tarafından güvenilir. posta şirketleri. Neyse ki, bugün bir seçeneğimiz var. Her şey şirketin itibarına, cüzdanınızın boyutuna ve gerekli süreler teslimat. Ayrıca, posta şirketlerine, örneğin Yeni Yıl tatilleri için hediyeler gibi toplu postalama organizasyonu emanet edilir.

Resmi mektupların hem ülkemiz sınırları içinde hem de yurt dışında iletilmesinin klasik yolu, posta yoluyla postadır. FSUE Rus Postası: normal mektuplar, taahhütlü mektuplar, alındı ​​alındı ​​bildirimi mektupları, değer mektupları vb. Bu kadar geniş bir ağın bu kadar geniş olduğu için sadece pişman olmak gerekir. Devlet kuruluşu, bugün yaratılmamış böyle bir marka, posta pazarında genç ve genellikle Batılı şirketlere göre daha düşüktür. Hizmet kültürü ve iş teknolojisi gibi önemli göstergelerde geride kalıyor.

İle e-postaçoğu zaman çeşitli bilgi materyalleri, davetiyeler, reklamlar vb. teslim edilir.

Ancak günümüzde birçok devlet kurumu, resmi kurumlar arası iletişimi düzenlemek için e-posta (özel iletişim kanalları) kullanmaktadır. Örneğin, elektronik ortamda bir mektup düzenlenebilir, bir EDS ile imzalanabilir, EDMS'ye kaydedilebilir ve bir düğmeye dokunarak muhabire gönderilebilir. Güzellik.

Bazen e-posta yoluyla, teslimatı kağıt üzerinde daha sonra normal posta ile gerçekleştirilecek olan acil belgelerin elektronik kopyalarını alırsınız (bunun için, modern ofis işleri"gönderme" gibi bir terim kullanılır).

Yani içinde görüyoruz modern organizasyon yazışma alınabilir Farklı yollar. Ve seçilen seçenek doğrudan belgenin içeriğine, daha sonraki işlemlerini önemli ölçüde etkileyen alaka düzeyine / aciliyetine bağlıdır.

Bu kadar çok sayıda modern yazışma yolu, yalnızca gönderen taraf için uygundur. Ancak yazışmaları alan çalışanlar "aşırı yüklenebilir".

Örnek 2

Gösteriyi Daralt

Diyelim ki küçük ama oldukça aktif olarak gelişen bir ofiste çalışıyorsunuz. Okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde iki, en fazla üç kişi vardır. Ve gün boyu resepsiyona koşar, kuryelerden posta alır, Outlook'a bakarsınız (kuryelerin ve e-postaların programa göre çalışmadığını unutmayın). Yerel postaneden alınan mektup dağını hala çözmediniz (en azından Rus Postasının günde bir kez mektup göndermesi iyi; aynı zamanda, birçok kuruluş postaneden kendi başına yazışma alıyor, değil. böyle güvenmek önemli prosedür aynı zamanda bir insan olan postacı: hastalanabilir, tatile gidebilir veya sadece ortaya çıkmayabilir).

Sonra eşikte bir kurye belirir. Her şeyi bırakıyorsunuz - ve ona, iş gününün geri kalanını geçireceğiniz özellikle önemli bir belge almak için ...

Belge Yazarı

İkinci önemli bir faktör, gelen yazışmaları işleme sürecini etkileyen, belgenin yazarıdır. Tabii ki sektörünüzün bakanı adına alınan evraklar da işleme alınmalı. acilen ve derhal gözden geçirilmek üzere yöneticiye iletilir.

Modern büro süreçleri, belirli bir içeriğe sahip belgelerin özelliği olan özel yolların belirli belge gruplarının geliştirilmesini içerir.

Örnek 3

Gösteriyi Daralt

Elektronik belge yönetim sistemi kullanıyorsanız, alınan model belge hepsine aynı anda uygun rotaya gönderebilirsiniz. İlgili taraflar veya bir çalışandan diğerine otomatik olarak aktarılacak şekilde bir belge hareket rotası oluşturun.

Ayrıca, belirli belge grupları için "ters" rotalar geliştirebilirsiniz, yani. liderden icracılara değil, icracılardan lidere.

• herhangi bir gereksinim, istek, öneri, şikayet içeren mektuplar, ör. herhangi bir eylem veya karar alınmasını gerektiren soruşturma mektupları;
• tarafınızca gönderilen girişim belgelerine yanıt mektupları;
• referans mektupları.

sadece isimle istek mektupları» belli ki bu tür belgeler dikkatli bir çalışma gerektirir ve bu grubun bir belgesiyle çalışmak, kayıttan yürütme kontrolüne kadar gelen yazışmaları işlemenin tüm aşamalarını içerebilir. harflere bu türden sözde atfedilebilir dairesel den gönderildi ebeveyn kuruluşları astlarına. Bu mektuplarda, kuruluşunuza zorunlu ve bazen de acil yürütme gerektiren bazı görevler verilir. Bu nedenle, bu hizmet mektubu kategorisi için iki faktör önemlidir: yürütme ihtiyacı ve sonuç olarak yürütme için son tarihler.

Yanıt mektupları herhangi bir sorununuzu çözmek için diğer kuruluşlara gönderilen istek, talep, teklif, gereksinim ve diğer girişim mektuplarınıza yanıt belgeleridir. Çoğu zaman, yanıt gerekmez. daha fazla eylem, bu hususun değerlendirilmesini başlatan çalışanlara devredilmeleri haricinde.

Referans ve bilgi mektupları doğası gereği "yürütme gerekliliği" öğesini içermez ve çoğu zaman yürütmeye tabi değildir - kısa hayat: okundu, kabul edildi ve çöpe atıldı.

Yürütme süresi

İcra süresini hesaplamaya hangi andan itibaren başlıyorsunuz (emrin verildiği tarihten veya takip eden günden itibaren)? Takvimde mi yoksa iş günlerinde mi hesaplanmalı? Hafta sonları teslim edilecek belgeler ne olacak? Ya hiç son tarih yoksa? Bu soruların cevaplarını “Son tarihler nasıl belirlenir? » 8’ 2011 sayılı derginin 12. sayfasında

Son tarihler ayarlanabilir standart talimat kayıt tutmak için ve 1 aya kadar uzatıldı. Ama için belirli türler belgeler, yürütme için son tarihler, örneğin mektubun kuruluş tarafından alındığı andan itibaren gün içinde hesaplanabilecekleri özel düzenlemelerle belirlenir. Bu nedenle, farklı son teslim tarihlerine sahip belgeler için, bunların işlenmesi için farklı süreçlerin geliştirilmesi tavsiye edilir.

Bu önemli konu son yarım yılda dergimizde birçok makale yayınlayarak ayrıntılı olarak ele aldık.

Ve şimdi gelen yazışmalarla çalışma sürecini oluştururken nelere dikkat etmeniz gerektiğini gösterdik. AT modern dünya katı tarihler ve kurallar, büyük bir bilgi akışı, bu bilgi akışının hareketini tek bir yöne yönlendirmek yasaktır, bu hızlı ve azgın dağ nehrinde boğulmak çok kolaydır.

Gelen yazışmalarla çalışma sürecinin aşamaları

Gelen yazışmalarla çalışma süreci ikiye ayrılabilir. aşamalar:

• resepsiyon;
• sıralama;
• yazışmaların kaydı;
• bir yönetim kararı almak için muhataplara belgeler göndermek;
• yürütme için belgelerin gönderilmesi;
• belgelerin yürütülmesi;
• belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu;
• durumlarda yürütülen belgelerin oluşturulması.

Gelen yazışmalarla çalışma süreci, diğer tüm iş süreçleri gibi, kurucu unsurlarına ek olarak, üretim faaliyetlerini mutlaka tanımlar veya düzenler. katılımcılar. Süreçteki her katılımcının belirli bir rolü vardır. AT bu durum Roller şu şekilde dağıtılabilir:

• süpervizör- bir kurum veya yapısal birimin başkanıdır. Adına alınan belgeleri inceler, bunlar hakkında yönetim kararı verir, icra sonucunu değerlendirir.
• Sorumlu icracı- Başkanın kararında "Sorumlu Yönetici" olarak belirtilen kurum çalışanı. Başkanın kararına uygun olarak, daha fazla yürütülmesi için bir belge alır, ortak yürütücülerin çalışmalarını düzenler, belgenin yürütülmesinin ilerleyişi hakkında Kontrolöre rapor verir.
• yürütücü- Başkanın kararında "Yüklenici" olarak belirtilen kurumun bir çalışanı. Başkanın kararına uygun olarak, daha fazla yürütülmesi için bir belge alır, belge üzerindeki talimatların yürütülmesinin ilerleyişi hakkında Başkan veya Kontrolöre rapor verir. Sorumlu bir yürütücü varsa, bu bir ortak yürütücüdür.
• Denetleyici- Başkanın kararında "Kontrolör" olarak belirtilen kurumun bir çalışanı veya dahili olarak böyle olması normatif belgeler kuruluşlar. Sorumlu yürütücüden ve ortak yürütücülerden belge yürütmenin ilerleyişi hakkında raporlar alır. Belge üzerindeki çalışmayı tamamlamaya ve kontrolden çıkarmaya karar verir.
• Sekreter- baş Sekreter. Başkana daha fazla rapor vermek için kağıt üzerinde belgeler alır, kayıt malzemelerindeki belgelerin hareketi hakkında notlar alır.
• katip- DOE Servis Görevlisi. Belgenin alınmasından, tasnif edilmesinden, tescil edilmesinden, kayıt materyallerine belge ile ilgili bilgilerin girilmesinden, belgenin çözüme gönderilmesinden, belgenin icra için gönderilmesinden, belgenin ilerleyişinin izlenmesinden sorumludur. Belgenin yürütülmesine ilişkin işin tamamlanmasına ilişkin yüklenicilerden raporlar alır, Kontrolöre raporlar gönderir. Kontrolör adına, belgeleri revizyon için iade eder veya kontrolden kaldırır.

Ayrıca, benim açımdan, şu gibi kavramları tanıtmak gerekiyor. sahne yaşam döngüsü Resmi mektup veya döküman durumu, süreçteki her bir katılımcının kendi açıkça tanımlanmış işlevlerine/sorumluluklarına sahip olabileceğine bağlı olarak (bkz. Tablo 1).

Gelen postanın alınması

Kuruluşa üç belge alma kaynağını ele alacağız: Federal Devlet Üniter Teşebbüsü Rus Postasının postanesi, kurye ve e-posta.

yazışmaların teslimi postaneden Kural olarak, günde bir kez, en sık sabahları yapılır.

Postaneden gelen belgelere, adresinize teslim edilen toplam posta sayısını gösteren bir posta kaydı eşlik edebilir. Kuruluşunuz adına taahhütlü posta alınmışsa, onlar için ayrı bir posta kaydı oluşturulacaktır. Kural olarak, bu kayıtlar sadece diğer kuruluşlardan size gönderilen yazışmaları değil, sizin tarafınızdan gönderilen ancak herhangi bir nedenle adresinize iade edilen yazışmaları da içerir. İade nedenleri, alıcının yanlış belirtilen bir adresi, mektubunuzun muhataba teslimi ile ilgili posta bildirimlerinin teslimi vb.

Taahhütlü mektuplar alırsanız, muhabirinizin belgenin kuruluşunuza teslim edildiğini doğrulama hakkı ve fırsatı olduğunu unutmayın. Bu nedenle, üzerine imza, teslimat tarihi ve saati eklemeden önce gelen zarfları kasa ile dikkatlice karşılaştırmanızı tavsiye ederim. Bu tür işler günlük olarak yapılması gerektiğinden, bu tür belgeleri doldurma süresini azaltacak özel bir damga yapabilirsiniz. Bazen posta sicilindeki imzanızın kaşelenmesi gerekir. Belgelerin iletilmesi için özel bir mührünüz varsa, damga mührü aramak için her sicile gitmeniz gerekmeyecektir. Kural olarak, kuryeler ve postane çalışanları için, mühür baskısında yazışma gönderen / alan kuruluşun adı yeterlidir.

Örnek 4

Sefer damgası ve mühür örnekleri

Gösteriyi Daralt

eğer uğraşıyorsanız kurye teslimatı, o zaman ayrıca belgenin alınması için ve bazı durumlarda (örneğin, belge özel bir iletişim görevlisi tarafından teslim edildiyse) imzalamanız ve imzanızı bir mühürle onaylamanız gerekecektir.

Böylece posta alındı. Posta kayıtlarını elinizdeki belgelerle karşılaştırdınız. Kayıt ile belgelerin gerçek mevcudiyeti arasında tutarsızlıklar bulunursa, bu derhal yazışmayı yapan kuruluşa bildirilmeli ve uygun bir işlem düzenlenmelidir.

Dikkat! Kayıtları ancak, içinde belirtilen tüm belgelerin güvenli ve sağlam bir şekilde teslim edildiğinden tamamen emin olduğunuzda imzalayabilirsiniz.

Tüm zarfların kuruluşunuza gönderildiğini kontrol etme zahmetine girin. Yanlış teslim edilen posta öğeleri derhal iade edilir posta ofisi veya onları teslim eden kurye, sicile ilgili bir giriş de yapılır. Örneğin, « Kayıtlı mektup 120320113516 yanlışlıkla teslim edildi".

Belgelerin teslimi email yoluyla hem bölümler arası elektronik belge yönetimi çerçevesinde hem de bu sürece katılmayan çeşitli kuruluşlar ve vatandaşlar arasında gerçekleştirilebilir.

Belgelerin e-posta ile alınması da yazışmaların eksiksiz ve bütünlüğünü kontrol etmekle başlar. Her şeyden önce, alıcının adının doğru olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Sonuçta, yalnızca zarfların hataları olamaz. bunu bulursan e-posta yanlış adrese teslim edilmişse veya mesajda yeterli ek yok ise, bu durumu derhal muhabire bildiriniz.

Gelen postanın birincil sıralaması

Gelen yazışmaları işlemenin ikinci aşaması, alıcılara göre birincil sıralaması ve ardından kayıtlı ve kayıtsız yazışmalardır.

Bildiğimiz gibi, belgelerin kaydı, kuruluşta kabul edilen ofis çalışmasının biçimine bağlıdır. Merkezi bir formla, kuruluş tarafından alınan tüm belgeler tek bir yapısal birime kaydedilir. Merkezi olmayan - her bölüm bağımsız olarak "kendi" belgelerini kaydeder. Karışık bir ofis çalışması şekli ile mümkündür Çeşitli seçenekler, örneğin, kayıt yeri yalnızca belgenin kimin adına alındığına değil, aynı zamanda içeriğine de bağlı olabilir.

Bu nedenle, zarfların üzerindeki muhatabın adını dikkatlice okuyun ve postayı düzenleyin. İçin posta sıralama hücreler, klasörler, posta kutuları vb. ile özel raflar kullanabilirsiniz. Tabii ki, sıradan posta kutularında benzer bir şey var. Bu en çok uygun yol tasnif: muhatap dışında hiç kimsenin postayı okumayacağından ve elinden almayacağından emin olabilirsiniz. Klasörleri bu amaç için kullanırsanız, bunların kesin olarak belirlenmiş bir yerde olduğundan emin olun, bu da belgelerde karışıklığı önleyecektir.

Posta düzenlendi, yalnızca kaydı yapısal biriminizde gerçekleştirilen bu belgeler kaldı. Şimdi zarfları açalım ve içeriklerini tanıyalım. Bu arada, "Kişisel olarak" yazılı zarflar, kural olarak, kimse tarafından açılmaz, ancak muhataba aktarılır.

Her organizasyonun sahip olması gereken kayda tabi olmayan belgelerin listesi. Elbette tanıtım malzemeleri, tebrikler vb. kayıtlara tabi değildir. Bu listeye abonelik yayınları eklemek istedim, ancak deneyimler kayıt olmasa bile kayıtlarının gerekli olduğunu gösteriyor.

Benzer şekilde, kayıt işlemine tabi değildir. Muhasebe belgeleri- Hesaplar, eylemler vb. Ama daha önce deneyimlediyseniz benzer belgeler, bilmelisiniz: kayıtlı olmayan her şey kaybolacak. Ve belgelerin kaybı, kuruluşunuz için çeşitli cezalara yol açabilir. Bu nedenle, muhasebe belgeleri de kaydedilebilir, ancak bunları ayrı bir gruba ayırmanız ve modern EDMS'nin bize izin verdiği gibi, bunların işlenmesi için özel yollar modellememiz istenir.

Bu nedenle, büyük bir üzüntüyle, kayıt dışı belgelerin listesi son derece kısadır.

Ayrıca, deneyimlerimin rehberliğinde tavsiyede bulunacağım alınan toplam belge sayısından seçim yapın yönetime anında raporlanması gereken kişiler. Önce onları kayıt edeceksiniz. Ardından, son tarihi bazı düzenleyici yasal düzenlemeler tarafından belirlenen ve örneğin 3 iş günü gibi çok kısa olan belgeleri seçin.

Kural olarak, üst veya denetleyici kuruluşlardan alınan ve kuruluşunuzla ilgili talimat veya gereksinimleri içeren belgeler derhal rapora tabidir.

Ayrıca, örneğin “sunta” gibi imza damgalı belgelerin çoğunlukla ayrı muhasebe kayıtlarına kaydedildiğini de not ediyoruz.

Böylece, gelen tüm yazışmalara baktınız, birincil sıralamasını yaptınız. Ve şimdi kaydını başlatmaya hazırız.

Gelen postanın kaydı

Alınan belgelerin kaydı, DOE hizmetinin çalışanlarına ve merkezi olmayan bir ofis çalışması durumunda, sekreterlere veya yapısal bölümlerin katiplerine atanır.

Kayıt, belgenin kuruluş tarafından alındığı gerçeğini kaydetmek için belirli belge meta verilerinin kayıt materyallerine eklenmesi anlamına gelir; bu, gelecekte yalnızca belgenin yapısal bölümler ve depolanma yeri arasındaki hareketinin izlenmesine izin vermeyecektir, ama aynı zamanda yürütmenin sonucudur.

Kayıt yapılabilir:

• kağıt üzerinde olduğu gibi (bu durumda, gelen belgelerin standart bir kayıt kaydı tutulur veya kontrol ve kayıt kartları (bundan sonra - RK olarak anılacaktır) düzenlenir),
• ve elektronik biçimde:
  • EDMS kullanıcısı için görsel olarak bu, kayıtlı belgenin üst verilerini aynı Dergide veya ayrı bir kayıt kartında doldurmak gibi görünebilir;
  • Henüz bir EDMS için para yoksa, yaygın olarak kullanılan MS Excel ofis programını kullanabilir ve içinde bize tanıdık gelen Kayıt Günlüğü biçiminde bir elektronik tablo tutabilirsiniz. İçinde, ilgilendiğiniz bilgileri hızlı bir şekilde sıralamak, filtrelemek ve bulmak mümkün olacaktır.

Tabii ki, SED uygundur. İlk olarak, çeşitli dizinleri kullanmanıza izin verir (örneğin, bir muhabir dizini, posta teslimi türleri dizini, bir kuruluşun çalışanları dizini vb.). İkincisi, EDMS yardımıyla bir belgenin yaşam döngüsünü izlemek, herhangi bir raporlama formu oluşturmak ve en önemlisi belgelerle toplu çalışma düzenlemek kolaydır.

Gelen yazışmaları kaydederken, kural olarak, gelen bir mektubun işlenmesinin ilk aşamasında kayıt günlüğüne veya RK'ye uyan standart bir ayrıntı seti kullanılır:

• gelen belgenin kayıt numarası;
• belgenin kayıt (makbuz) tarihi;
• alınan belgenin tarihi ve kayıt numarası;
• muhabir hakkında bilgi (kuruluşun adı - belgenin yazarı; mektubu imzalayan kişinin konumu ve tam adı);
• mektubun özeti;
• teslimat yöntemi (mektup taahhütlü posta ile teslim edildiyse, kayıt materyallerini ve kayıtlı numarayı girebilirsiniz. posta öğesi, bir zarfta birkaç belge geldiğinde uygundur);
• alınan mektubun kopya sayısı;
• alınan kopyanın numarası;
• muhatap hakkında bilgi (mektubun adına alındığı kişinin tam adı ve konumu, ancak belirli bir yetkiliyi belirtmeden kuruluşun kendisine de gönderilebilir);
• yönetim kararı, alışma veya yürütme için gelen belgenin kime (tam ad ve pozisyon) aktarıldığı.

Ayrıca, modern EDMS yardımıyla gelen mektupların kaydının ana unsuru, elektronik görüntüsünün bir belgesinin RK'sine eklenmesidir. Belge kuruluş tarafından kağıt üzerinde alındıysa, taranır ve ortaya çıkan dosya AC'ye eklenir. Belge elektronik biçimde alındıysa, dosyası basitçe şuraya eklenir: kayıt kartı. Modern EDMS, alınan belgeleri doğrudan e-postadan veya en açık elektronik belgeden otomatik olarak kaydetmenize olanak tanır.

Kuruluşunuz departmanlar arası elektronik belge yönetiminin bir katılımcısıysa veya siz ve muhabiriniz aynı EBYS'yi kullanıyorsa, kayıt (örn. birincil dolum Sisteminizdeki PK alanları) otomatik olarak yapılabilir.

Alınan mektupla ilgili tüm bilgileri kayıt materyallerine girdikten sonra, "Kayıtlı" statüsünü atayalım. Ardından, kağıt üzerinde alınan belgelere bir kayıt damgası yapıştırmayı unutmayın. Genellikle belgenin ilk sayfasının sağ alt köşesine yerleştirilir ve aşağıdaki unsurlardan oluşur:

• kuruluşun adı;
• belgenin kayıt tarihleri ​​(bazen alınma zamanı eklenir);
• gelen kayıt numarası (belgeye yazarı tarafından atanan numara ile karıştırılmamalıdır).

Örnek 5

Gösteriyi Daralt

Örnek 6

Gösteriyi Daralt

Alınan belgenin detaylarından (Örnek 6'dan) ve kayıt materyallerinden (Örnek 5'ten Dergi) görebileceğiniz gibi, sadece yeni alınan belge hakkında üst veri girmedik, aynı zamanda alınan mektubun bir yanıt olduğunu da belirttik (bkz. sütun 6 Dergisi).

Ne yazık ki, yalnızca elektronik kayıt biçimleri, bilgilerin en eksiksiz şekilde kaydedilmesine izin verir. gerekli bilgi belge hakkında.

Örneğin, EDMS, yalnızca alınan mektubun bir yanıt olduğunu belirtmemize değil, aynı zamanda bir paket sistemi kullanarak iki belgenin RC'sini tek bir komplekste birleştirmemize de izin verecektir.

Şimdi yanıt mektubunun vergi dairesine posta yoluyla değil, formda gönderildiğini hayal edin. e-posta ve zaten SED vergisine kayıtlı. Sistemin kendisi yeni kaydedilen belgeyi belirli parametrelere göre analiz ettiğinde ve sicil memuruna bu belgenin zaten kayıtlı olduğunu ve şu anda yeniden kaydedildiğini bildirdiğinde elektronik belge yönetiminin faydalarını takdir edeceksiniz. Kayıt defterini gözden geçirmenin ve dublajı tanımlamanın ne kadar süreceğini bir düşünün!

Ayrıca, EDMS, katipin bir muhabirden alınan aynı türdeki “n.” sayıdaki mektubu kaydetmesine yardımcı olacaktır. Örneğin, bir banka aynı anda vergi müfettişliğinden banka müşterilerinin hesaplarındaki fonların hareketi hakkında bilgi almak için 15 talep aldı. Sadece sicil numarası ve hakkında bilgi istenen banka müşterisinin isminde birbirinden farklı 15 özdeş harf. EDMS, Kazakistan Cumhuriyeti'nin ilgili alanlarına tekrarlanan bilgileri kopyalayarak halihazırda kayıtlı bir belge temelinde kolayca yeni bir belge oluşturacaktır. Kullanıcının yalnızca kişisel verileri girmesi gerekecektir.

Kapak mektuplarının kaydı. Bildiğiniz gibi, kapak mektupları göndermek veya iletmek için kullanılır. önemli evraklar (sözleşme belgeleri, dairesel harfler vb.) Bu bağlamda, katipler genellikle kendilerine hangi belgeyi kaydedeceklerini soruyorlar - bir ön yazı mı yoksa beraberindeki belge mi? Bu durumda, şu soruyu cevaplamanız gerekir: gelecekte belgeleri aramak için hangi parametreleri kullanacaksınız? Çoğu zaman, “refakatçi” belgenin verilerine göre yapılmalıdır. Bu nedenle, “refakatçi” belgeyi ana belge olarak kabul etmek ve kapak mektubunu bağlantılı bir belge olarak eklemek daha uygundur. Örneğin, gelen EDMS belgesinin "CASE" kayıt kartında, bu amaç için "Refakat Belgesi" adı verilen özel bir sekme sağlanır.

Başkan tarafından değerlendirilmek üzere belgelerin sunulması

Kaydedilen gelen belgelerin kağıt üzerinde asılları, daha sonra başkana rapor edilmek üzere sekretere iletilir. Büyük şirketlerde, belgeler asistan başkanına teslim edilmeden önce, üzerinde hazırlanan taslak kararlar hazırlanır. özel formlar, sözde "koşucular". Bir "koşucu", yalnızca kafanın ayrıntılarını içerebilir: pozisyonu ve soyadı, adı, soyadı veya standart bir forma sahip olması. geliştirirken standart biçim"koşucu" Özel dikkat kararın içeriğine yer verilmelidir, karar metnini yazmak için bir yer sağlamak, bu belgenin yürütülmesini izlemekle görevlendirilecek görevlinin adını ve ayrıca adlarını belirtmek gerekir. sorumlu yürütücü ve ortak yürütücüler. Belgeyi kontrol altına almak ve belgenin yürütülmesi için son tarihi işaretlemek için bir yer sağlamak da arzu edilir (bunu gün olarak değil, belirli bir tarih şeklinde belirtmek daha iyidir). Bir sonraki sayfada Örnek 7'ye bakın.

AT son zamanlar EDMS'nin büyük kuruluşlarda tanıtılmasıyla birlikte, kağıt belgeler yöneticiye aktarılmaz, kendisine sadece elektronik bir kopya gönderilir. SED, yine müdür yardımcısı tarafından elektronik ortamda hazırlanan ve daha da geliştirilmesi ve onaylanması için yöneticiye gönderilen bir karar taslağının hazırlanmasıyla sorunu çözmenize olanak tanır.

Ama evrak işine geri dönelim.

An belgelerin katipten baş sekretere aktarılmasıçok önemlidir, çünkü çoğu zaman genel müdürlükte sessizce yatarken bir “eksik belgelerin arandığını” duyurmak gerekir. Bu nedenle, katipten sekretere ve geri belgelerin aktarılması gerçeği en katı muhasebeyi gerektirir.

Bunun için hala gerekli belgelerin yöneticiden uygulayıcıya taşınması için yalnızca bir yol bırakın: baş - sekreter - katip - icracı. Aksi takdirde, belgeleri "elden ele" doğrudan uygulayıcılara aktaran lider, belgelerin kontrolsüz hareketi için ön koşulları yaratır, bu da yalnızca zamansız infaz, aynı zamanda belgelerin kaybına da.

Yalnızca “kağıt” ofis işi yapıyorsanız, belgeleri başa (veya sekreterine) aktarma gerçeğini düzeltmek için tek seçenek bir liste olacaktır (sayı listesi) iletilen belgeler.

EBYS'de çalışıyorsanız, gelen yazışmayı alan sekreterin sadece sisteme kayıtlı belgelerle kağıt üzerinde iletilen belgelerin uygunluğunu kontrol etmesi gerekir. Elektronik bir belgenin yaşam döngüsünün aşamalarını kullanmak da uygundur. Hatırlarsınız, kayıt olduktan sonra sisteme kayıtlı belgeler için “Kayıtlı” aşamasını ayarladık. Kağıt üzerinde belgeleri alan ve sistem verileriyle kontrol eden sekreter, bunları atayabilir. yeni statü: "Değerlendirilmek üzere."

Belgeyi alan yönetici, üzerinde verilen yönetim kararını, belgenin kendisine yazılan bir karar şeklinde hazırlar (Örnek 8'de gelen mektubun parçasındaki italik metne bakın) ekli “kaydırıcı” (Örnek 7). Başın çözünürlüğünü içeren "koşucu", belgenin ayrılmaz bir parçasıdır ve onunla daha fazla depolamaya tabidir.

Örnek 7

Gösteriyi Daralt

Karar metni, kime, ne ve ne zaman yapılacağını açıkça belirtmeli ve ayrıca dayatma tarihini ve başın imzasını içermelidir. Bu arada, “koşucu” boşluğu, nihai kararda farklı olması gereken bilgileri içeriyorsa (örneğin, yönetici, asistanın karar taslağına girmiş olduğu Petrova'yı değil, icracı olarak Ivanov'u atamaya karar verdi). "koşucu"), ardından "koşucuyu" yeniden yazdırmak veya manuel olarak düzeltmeler yapmak yerine, belgenin kendisinde bir çözünürlük oluşturabilirsiniz.

Örnek 8

Gösteriyi Daralt

Başkanın kararına sahip kağıt belgeler, sekreterliğin muhasebe belgelerine ilgili bir girişin yapıldığı veya belgelerin iadesi gerçeği değiştirilerek kaydedildiği, daha fazla yürütülmesi için sekreter tarafından okul öncesi eğitim kurumunun bölümüne aktarılır. aşağıdaki duruma atanan belgenin yaşam döngüsünün aşaması - "Yürütme için".

Yürütme için belgelerin gönderilmesi

Gelen yazışmalarla çalışmanın bu aşamasında, DOW hizmeti çalışanlarının iki görevi vardır:

• ilk olarak, başın kararını (karar metni (yani, başın talimatı) ve isimlerin yanı sıra kayıt materyallerine aktarın. memurlar belgenin yürütülmesi ve kontrol işlevinin uygulanması için kime gönderileceği);
• ikinci olarak, belgeleri yürütme veya alıştırma için yapısal alt bölümlere aktarmak.

Belgenin yürütülmesi için son tarih başın kararında belirtilmişse veya “Kontrol için” / “Kontrol” işareti yapıştırılmışsa, DOW hizmetinin bu belgenin yürütülmesini izlemesi gerektiğini unutmayın. Kayıt günlüğünde, kontrol işareti "Kayıt numarası" sütununa (önce gelir ve hemen görünür) veya "Çözünürlük" sütununa (Örnek 9'da olduğu gibi) veya özel olarak belirlenmiş bir sütuna eklenebilir. Bu.

Modern EDMS, kayıt materyallerine belirli parametreler girildiğinde, örneğin belgenin yürütülmesi için planlanan tarih gibi belgeleri otomatik modda kontrol altına almanızı sağlar. Ayrıca, bu durumda, "Kontrol altında" aşamasını atayarak belgenin yaşam döngüsünün aşamalarını kullanabilirsiniz.

Kağıt medya ile çalışırken, memurlar bir şekilde belgeleri sanatçılara aktarmalıdır. Örneğin, memurlar bunları yapısal bölümlerin aynı klasörlerine, hücrelerine veya posta kutularına yerleştirir ve bu bölümlerin çalışanlarının belgeler için gelmesini bekler. Bazı kuruluşlarda, belgeleri belirli bir programa göre teslim eden departmanlar arasında belgeleri teslim etmek için dahili kuryeler kullanılır.

Ve EDMS'de çalışırken, sanatçılara postalama elektronik belgeler kafa kararının yürütülmesinden hemen sonra otomatik olarak gerçekleştirilir. Ve belge, sihirli “Tamam” düğmesine bastıktan birkaç saniye sonra icracıya ulaşır.

Ve şimdi gelen bir mektubun bir örneğini göstereceğiz ve üzerinde hangi işaretlerin göründüğünü ve aynı zamanda - Kayıt Günlüğüne hangi bilgilerin girildiğini işlemenin hangi aşamalarında belirteceğiz.

Örnek 8

Gelen belgenin işlenme aşamalarının kendisine ve Kayıt Günlüğüne yansıması

Gösteriyi Daralt

Belgelerin yürütülmesi

Belgelerin yürütülmesinden (gelen mektuplar ve bunlarla ilgili talimatlar) sorumluluk, aşağıdakilere uygun olarak uygulayıcılar tarafından atanan kuruluşun çalışanlarına aittir:

• başın çözünürlüğü;
• resmi görevler;
• onaylanmış iş süreci

Klasik ofis çalışmasının kurallarına göre, sanatçının çalışmasının belge ile ilerlemesi ve sonucu kayıt materyallerine yansıtılır (örneğin, "Yürütme ilerlemesi" ve "Yürütme raporu" sütunlarında / alanlarında). Belgenin kendisinde, kural olarak, yürütme ilerlemesinin ayrıntıları olmadan yalnızca belgenin yürütülmesine ilişkin bir işaret yapıştırılır (ilgili giriş belgenin alt kenar boşluğuna yapılır)

Katipin bu aşamadaki görevi, sadece uygulayıcılardan ilerleme raporlarını kabul etmek ve gerekirse kayıt formlarına aktarmaktır. Belgenin yürütülmesinin ilerleyişi hakkında kayıt tutmanın temeli, sorumlu yürütücünün yapılan iş hakkında yazılı veya sözlü bir raporudur.

"Yürütme ilerlemesi" sütunu, belgeyle çalışmanın ana aşamalarını veya belgenin yürütülmesi için son tarihin uzatılması (ertelenmesi) için temel teşkil eden nedenleri içerir. Örneğin, “25 Ağustos 2011'de bir ortakla toplantı yapıldı, ön anlaşmaya varıldı, işbirliği anlaşmasının geliştirilmesine yönelik belgeler gönderildi” veya “Ek doğrulamanın gerekli olması ve ödeme belgelerinin kopyalarının 11 Ağustos 2011'de talep edilmesi nedeniyle, yürütme için son tarihi 20 Ağustos 2011'e ertelemenizi rica ediyorum”.

"Yürütme işareti" sütununda, belgenin bir bütün olarak yürütülmesiyle ilgili bilgiler girilir: “08/15/2011 OJSC Alatyr'ın masa başı denetimi yapıldı. Denetim raporu 18.08.2011 tarihinde yönetime sunulmuştur.”. Belgenin yürütülmesi bir yanıt mektubu ile yürütülüyorsa, yanıt belgesinin tarihi ve numarası belirtilir, örneğin, "Eski. 25.08.2011 tarih ve 1561/12 sayılı".

Bir EDMS'de çalışıyorsanız, sözde "boş" raporlara özel dikkat gösterilmelidir: yürütme için belgeler alan çalışanlar, belgenin yürütülmesi hakkında rapor verdiklerini düşünmeden "Tamamlandı" olarak işaretlediklerinde ve onu okurken. Yalnızca, içinde ortaya konan tüm soruların çözüldüğü belgenin yürütüldüğü kabul edilir. Sorumlu icra memurunun, icra memuru tarafından icraya ilişkin özel bir bilgi belirtilmeden “Tamamlandı” veya “Tamamlandı” gibi bir metin içeren “boş” raporu kabul edilmemeli ve emir revizyona gönderilmelidir.

Belgeyi yürüten icracı, üzerinde bir yürütme işareti vermekle yükümlüdür (belgenin alt alanında). Herhangi bir işlem yapılmışsa, icracı performans raporunda bu eylemi açıklar, eylemin tarihini yazar, kişisel imza ve yürütme işaretinin veriliş tarihi. Örnek 9'a bakın. Evrak işleri bu şekilde yapılır. EDMS'de çalışırken, bu tür bilgiler hemen sisteme girilebilir veya yine yüklenici tarafından üzerinde çizilebilir. kağıt belge imzasını atarak ve daha sonra kendisi veya katip tarafından EBYS'ye aktarılır. Bu noktada belge, yaşam döngüsünün bir sonraki aşamasına geçer - "Performans Raporu".

Yürütme kontrolünün organizasyonu

Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol, esasen, kontrolör tarafından atanan çalışanın omuzlarına düşer. DOW hizmetinin çalışanları, yalnızca kontrolün “teknik” tarafını sürdürmekten sorumludur: “tamamlandı / yerine getirilmedi” belgesinin yerine getirilip getirilmediğinin yanı sıra son tarihlere uygunluğun kontrol edilmesi.

Ne yazık ki, konuların günlük kaydı formu, belgelerin yürütülmesi üzerinde operasyonel kontrole izin vermeyen elverişsizdir. Kontrol işlevini otomatik modda sürdürmek, çeşitli bölümlerde kontrol altında olan belgeler hakkında bilgi edinmenizi sağlayan EDMS'nin avantajlarından biridir: hem bireysel çalışanlar hem de belirli bir birim tarafından yürütülen belgeleri görmek bir bütün olarak; tarihinde sona eren belgeler Kesin tarih vb.

Tabii ki, son teslim tarihlerine odaklanarak, belgeleri buna göre sıralayarak mevcut kontrolü yapmak en uygunudur. Belirlenen son tarihten birkaç gün önce gerçekleştirilen ara kontrolü unutmayınız. Günümüzde ara kontrol için, sanatçılara otomatik olarak gönderilen bir "hatırlatıcı" sistemi kullanılmaktadır.

Bir belgeye göre, birkaç talimat şeklinde verilecek birkaç yönetim kararı alınabilir. Ayrıca, kurulabilirler farklı tarihler verim! Ve her sipariş, gelecekte yalnızca belgenin bir bütün olarak değil, aynı zamanda her bir siparişin ayrı ayrı yürütülmesi üzerinde kontrole yol açacak şekilde kontrol altına alınmalıdır.

Bu nedenle, bugün “talimat” ve “çözüm”, olağan “çözüm” ve “kontrol çözünürlüğü”, olağan “talimat” ve “kontrol emri” veya “kontrol düzeni” kavramlarını birbirinden ayırıyorlar. kontrol belgesi". Bir belgenin aynı anda birkaç düzenli ve kontrol emri olabilir. Bu durumda, örneğin, daha yüksek bir yöneticinin kararının tek bir kontrol emri yoksa, belgenin kendisi bir bütün olarak kontrol olarak kabul edilmeyecektir.

Elektronik belge yönetim sisteminiz yoksa, kayıt defteri tutmanızı tavsiye ederiz. kağıt formu, ancak en azından MS Excel veya MS Access'teki bir elektronik tabloda. Bir belge altında verilen birkaç talimatı kontrol etmeniz gerekiyorsa, bunları tabloya ayrı satırlarda girebilirsiniz:

• ilkinde tüm sütunları doldurduğunuz,
• ve sonraki tüm belgelerde, belgenin yalnızca gelen numarasını ve alındığı tarihi (tanımlanması için) tekrarlayın ve ayrıca verilen sipariş ve yürütülmesi hakkında bireysel bilgileri içeren sütunları doldurun.

uygulama kontrol fonksiyonları DOW hizmeti tarafından, hem gelen hem de giden belgeler işlendiğinden, talimatların yürütülmesine ilişkin bilgilerin zamanında girilmesi daha az külfetli olacaktır. Örneğin, kayıt yaptırırsanız giden belge Ayrıca gelen herhangi bir belgeye cevap mektubu olan , o zaman tembel olmayın ve gelen mektubun kayıt materyallerine bilgi girin ve mümkünse kontrolden çıkarın.

Belge, yalnızca denetleyici tarafından denetimden kaldırılır. Belgenin yürütülmesi hakkında rapor veren yüklenici, yalnızca belgenin kontrolden çıkarılmasını ister (Örnek 9'dan gelen mektupta 3 numaralı işarete bakın). Ayrıca, diğer çalışanlar, durumdaki bir değişikliği “fark ederek” bunu “sorabilir”.

Kayıt materyallerinde belge kontrolden çıkarıldıktan sonra, kontrol işareti “kontrolden kaldırıldı” işareti ile değiştirilir: elektronik belge yönetim sistemlerinde işaret parlak (genellikle kırmızı) rengini kaybeder ve kayıt günlüğünde, parlak bir harf basitçe çizilebilir. Belgenin kendisine yapıştırılan kontrol işareti değiştirilmez (Örnek 9'da bu “Kontrol” damgasıdır, üzeri çizilmemiştir).

Şu anda, belge için yeni bir durum ayarlanabilir - “Tamamlandı. Kontrolden çıkarıldı.

Davalarda belgelerin oluşturulması

Büro işlerinde icra edilen gelen mektuplar, aşağıdaki özelliklere göre kasa haline getirilir:

• belgelerin içeriğine (konu) göre (örneğin, bir durumda, raporların gönderilmesi / alınması hakkında yazışmalar oluşturulur);
• coğrafi olarak (bir bölgeden alınan / gönderilen belgeler bir durumda oluşturulur);
• muhabir bazında (bir durumda bir muhabirle yazışma oluşur) vb.

"Gelen" ve "Giden" adlarıyla davaların oluşturulmasına, ancak bu farklı davalarda oluşturulan belgeler arasında yakın bir bağlantı kurulursa izin verilir. Örneğin, üzerinde gelen belge cevap belgesinin numarası ve tarihi ile açıldığı davanın numarası belirtilmelidir. Tam olarak aynı bilgiler kayıt materyallerinde yer almalıdır. Aksi takdirde, ya bir talep mektubu ya da buna bir cevap aramak zorunda kalacaksınız.

Belgenin infazdan sonra dosyalanacağı isimlendirmeye göre dava numarası, kayıt numarasının bir parçası olabilir. Bu, hem belgenin yazarı tarafından atanan numara hem de mektubun alıcısı tarafından atanan gelen numara için aynı şekilde geçerlidir.

Katip, belgeye uygun bir ibare yapar: “01-15 Nolu Durumda” ve aynı bilgiler kayıt materyallerine aktarılır (bkz. gelen mektup).

Gelen yazışmalarla çalışırken, genellikle çeşitli analitik raporlar derlenir:

• belgelerin yürütülmesinin kontrolü hakkında rapor (hem nicel hem de nitel göstergeler sağlanır);
• genel olarak ve yapısal bölümler tarafından alınan belge sayısı hakkında raporlar;
• gelen belgelerin konuları veya yazışmaların yapıldığı bölgeler vb. hakkında raporlar.

Bu nedenle, günümüzde eski kağıt üzerinde belgelerle çalışma biçimleri geri plana çekilmekte ve yerini elektronik belge yönetimine bırakmaktadır. Dergi kayıt formu sadece özellikle gizli kurumlarda yaşamaya devam ediyor ve iş süreçlerindeki yeri elektronik belge yönetim sistemleri ve “tüm işlemlerin krikosu” MS Excel tarafından güvenle işgal ediliyor.