- Genel Hükümler
1.1. Bu Yönetmelik kalıcı arşiv depolama(bundan böyle Yönetmelik olarak anılacaktır) esas alınarak geliştirilmiştir. Yaklaşık konum kalıcı hakkında uzman komisyonu 19.01.1995 tarihli Rusya Devlet Arşiv Servisi'nin emriyle onaylanan kurumlar, kuruluşlar, işletmeler. 2.
1.2. Sınavla ilgili çalışmaları düzenlemek ve yürütmek amacıyla belge değerleri Belediye faaliyetlerinde oluşan bütçe kurumu ek olarak mesleki Eğitim Yönetim, metodolojik ve diğer özel belgelerin yanı sıra depolama ve imha sürelerinin netleştirilmesi veya belirlenmesi de dahil olmak üzere, Moskova Bölgesi Roshal Şehir Bölgesi'nin (bundan sonra Kurum olarak anılacaktır) "Eğitim ve Metodolojik Merkezi" sürekli olarak oluşturulmaktadır. cari komisyon(bundan böyle - EC olarak anılacaktır).
1.3. AT, kararları Kurum Müdürü tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe giren bir danışma organıdır.
1.4. AT, Kurum Müdürünün emriyle atanır ve onaylanır ve kalıcı temel değiştirme ile gerekli durumlar bireysel üyeleri. AT, bu Kurumun yapısal birimi başkanının başkanlık ettiği en az 3 kişilik kalifiye uzmanlardan oluşur. içinde komisyon üyesi hatasız Kuruluştaki ofis işlerinin doğrudan yönetiminden sorumlu bir çalışanı içerir.
Herhangi bir temsilci üçüncü şahıslar, Roshal kentsel bölgesi İdaresinin arşiv departmanı çalışanları dahil.
1.5. AK, faaliyetlerinde, 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji Kararı ile onaylanan Kuruluş Arşivlerinin Çalışması için Temel Kurallar tarafından yönlendirilir, Federal yasa Rusya Federasyonu 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ “Rusya Federasyonu'ndaki Arşiv İşleri Üzerine” (28 Kasım 2015'te değiştirildiği gibi), Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar ve yetkililerdeki diğer arşiv belgeleri Devlet gücü, organlar yerel hükümet ve Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle onaylanan kuruluşlar; Rusya Devlet Arşiv Servisi'nin (Rosarchive), Moskova Bölgesi Arşivler Dairesi'nin talimatları ve talimatları; normatif yasal işlemler dokümantasyon desteği için Yönetim faaliyetleri; belgelerin standart ve şube listeleri; ofis işleri için talimatlar ve kurum işlerinin isimlendirilmesi, vaka envanterleri, AT Yönetmeliği.
1.6. AT'nin görev, işlev ve çalışma düzeni, Kurum Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kurallara göre belirlenir.
- Uzman komisyonunun ana görevleri
EC'nin ana görevleri şunlardır:
2.1. Davaların isimlendirilmesinin hazırlanmasında ve davaların oluşumunda ofis çalışması aşamasında belgelerin değerinin organizasyonu ve incelenmesi.
2.2. Belgelerin arşiv depolamaya hazırlanma aşamasında düzenlenmesi ve değerinin incelenmesi.
2.3. Arşiv deposuna transfer için belgelerin organizasyonu ve seçimi ve hazırlanması.
- Uzman komisyonunun ana işlevleri
AT, kendisine verilen görevlere uygun olarak, aşağıdaki özellikler:
3.1. Daha fazla depolama ve imha için tahsis için Kurumun yıllık belgelerinin seçimini yapar, Kurumdaki belgelerle çalışma organizasyonunu izler.
3.2. uygular metodolojik rehber Kurum belgelerinin değerinin incelenmesi ve arşivlenmesine hazırlanması, davaların isimlendirilmesi üzerinde çalışmak.
3.3. Onay için teklifler yapar ve onay için sunar Vaktinden personel de dahil olmak üzere kalıcı vakaların envanteri ve uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama vakalarının envanteri, süresi dolmuş belgelerin imhası için tahsise göre hareket eder.
3.4. Kurumun davalarının isimlendirilmesinin hazırlanması ve gözden geçirilmesi, değerin incelenmesi ve müteakip depolama için belgelerin hazırlanmasında doğrudan yer alır.
3.5. Saklama sürelerinin değiştirilmesine ilişkin teklifleri Kurum yönetimi tarafından değerlendirilmek üzere sunar. belirli türler mevcut standart ve şube listeleri tarafından oluşturulan belgeler (SSCB Eğitim Bakanlığı'nın saklama koşullarına sahip belgelerin listesi, Aralık ayında SSCB Eğitim Bakanlığı'nın emriyle onaylanan eğitim sisteminin organları, kurumları, kuruluşları 30, 1980 N 176 ve SSCB Bakanlar Kurulu'na bağlı Ana Arşiv Dairesi (şimdiki bölümünde); Liste standart belgeler Kuruluşun faaliyetlerinde üretilen, depolama sürelerini gösteren. M., Rosarkhiv RF, 2000; Faaliyetler sırasında oluşturulan tipik yönetimsel arşiv belgelerinin listesi Devlet kurumları, 25 Ağustos 2010 tarihli Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan depolama sürelerini gösteren yerel yönetimler ve kuruluşlar N 558; endüstri listeleri) ve son teslim tarihlerini belirleme belge saklama standart ve endüstri listeleri tarafından sağlanmamıştır.
3.6. Belgelere onarılamaz zarar veren eylemleri dikkate alır Sürekli depolama ve vakaların keşfedilmemesi eylemleri.
3.7. Kişisel menşeli belgelerin arşivlenmesi için kabul konularını değerlendirir.
3.8. Kurumun faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin saklanma şartlarını belirlemek için, Kurumun belirli işlevlerini yansıtan bir belge listesinin geliştirilmesi ve hazırlanmasında doğrudan yer alır.
- Uzman komisyonunun hakları
Kurumun EC'sine şu haklar verilir:
4.1. Yetkisi dahilinde, Kurum'un yapısal bölümlerine ve bireysel çalışanlarına, davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi ve büro işlerinde davaların oluşturulması, belgelerin değerinin incelenmesi, kalıcı bir saklama süresinin ve dosyaların eksik dosyalarının aranması konusunda tavsiyelerde bulunur. personel, belgelerin düzenlenmesi ve yürütülmesi hakkında.
4.2. Kayıt tutma, belgelerin değerinin incelenmesi ve arşiv deposuna transfer için hazırlanması konusunda belgelerle çalışmaktan sorumlu uzmanlara talimat verin.
4.3. Kurum yönetiminden, arşive gönderilmek üzere kayıp vakaların aranmasını ve kaybolması halinde yazılı olarak açıklamasını talep etmek.
4.4. Liderleri toplantılarında dinleyin yapısal bölümler arşiv depolama için belgelerin hazırlanmasındaki ilerleme, belgelerin saklanması ve güvenliğinin sağlanması koşulları, belgelerin kaybolma nedenleri hakkında.
4.5. Alanında AT uzmanlarının toplantılarına danışman ve uzman olarak davet etmek dokümantasyon desteği belediye arşiv hizmeti ve üçüncü taraf kurumlarının yönetimi ve arşivlenmesi.
4.6. Kurum uzmanlarından belgelerin değerini ve saklama koşullarını belirlemek için gerekli bilgi ve sonuçları isteyin.
4.7. AK'nin yetki alanına giren konularda Kurum yönetimini bilgilendirmek.
- Uzman komisyonunun çalışmalarının organizasyonu
5.1. AT, Kurum Müdürü tarafından onaylanan plana göre çalışır ve çalışmaları hakkında kendisine rapor verir.
5.2. AK'nin faaliyetleri ve yetkinliği ile ilgili konular, gerektiğinde, ancak yılda en az iki kez düzenlenen toplantılarında ele alınır.
5.3. AT kararları oy çokluğu ile alınır. AK toplantıları kaydedilir. Tutanak, AT başkanı ve sekreteri tarafından imzalanır ve Kurum müdürü tarafından onaylanır (Ek No. 1). Kurumun AT faaliyetlerinin belgelenmesi ve faaliyetleri sonucunda ertelenen davaların oluşumu komisyon sekreterliğine verilir.
- Kurumdaki belgelerin değerinin incelenmesi için prosedür
6.1. Kalıcı ve geçici depolama belgelerinin kıymetinin incelenmesi, Kurumun ofis işlerinde yıllık olarak üç aşamada gerçekleştirilir:
6.1.1. İncelemenin ilk aşaması, yıl için ertelenen davaların arşivlenmek üzere sunuldukları yıldaki davaların isimlendirmesine göre doğrulanmasıdır.
Kontrol:
Kurum vakalarının mevcut isimlendirmesinin kalitesi ve eksiksizliği;
davaların isimlendirilmesine göre açılan davaların saklama koşullarının belirlenmesinin doğruluğu;
davaların isimlendirilmesinde öngörülmeyen ortaya çıkan ve açılan davaların varlığı;
Belgelerin hazırlanması ve davaların oluşturulması için Kurumda oluşturulan prosedürün yapısal bölümlerinin çalışanları tarafından gözetilmesi.
6.1.2. İkinci aşama, belgelerin değerinin incelenmesidir. Kurumun yapısal alt bölümlerinde yürütülür ve aşağıdakilerden oluşur:
arşiv deposuna transfer için kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama için belgelerin seçimi;
belgelerin seçimi zaman dilimleri departmanlarda daha fazla depolamaya tabi olan depolama;
saklama süreleri dolan geçmiş yıllara ait davaların imhası için tahsisat.
Kalıcı saklama belgeleri, saklama şartlarını ve Kurum davalarının isimlendirmesini gösteren standart ve şube belge listeleri temelinde seçilir. Komisyon üyeleri davayı tam olarak kontrol etmelidir.
Sadece dava başlıkları bazında saklanacak belgelerin seçilmesine ve imha için tahsis edilmesine izin verilmez. Dava belgelerinin değerinin incelenmesi, davaya konu olan her bir belge türünün içeriğinin incelenmesi ve saklama süresine uygunluğunun ve davanın kapağında belirtilen liste maddelerinin sayısının belirlenmesi suretiyle yapılır. . Kalıcı depolama dosyalarını tek tek incelerken, belgelerin çift kopyaları, taslaklar, belgelerin biçimlendirilmemiş kopyaları ve geçici depolama süreleri olan belgeler bunlardan çıkarılır.
EPC işaretine sahip vakalar, kalıcı depolamaya tabi olan belgeleri belirlemek ve bunlardan ayırmak için sayfa sayfa incelemeye de tabidir. Kalıcı saklama belgelerini içeren bir EPC işaretine sahip davalar yeniden kayda tabidir. EPC işareti (uzman inceleme komisyonu), saklama süreleri olan belge listelerinin ayrı maddelerinde, bu tür belgeler arasında siyasi, ekonomik, bilimsel, sosyo-kültürel veya tarihi öneme sahip belgelerin olabileceği anlamına gelir.
Kompozisyonlarından tahsis edilen kalıcı depolama belgeleri homojen vakalara eklenir ve bağımsız durumlarda düzenlenir. Geçici saklamadan kalan belgeleri içeren dosyaların saklama süreleri, saklama sürelerini gösteren belgelerin standart ve şube listelerine veya Kurumun dosya isimlendirmesine göre belirlenir.
Kurumun yukarıdaki listelerde yer almayan belgelere sahip olması durumunda, belgelerin değerlendirme kriterlerine göre saklama süreleri belirlenmelidir, bunlardan en önemlileri şunlardır:
belgenin kaynağı (yayın yeri ve zamanı);
belgenin dış özellikleri (orijinal veya kopya, çözünürlüklerin doğası, işaretlerin varlığı, fiziksel durum).
Davanın bir bütün olarak saklanma süresi, aşağıdakiler tarafından belirlenir: en yüksek terim durumda belgelerin saklanması.
Dosya ve belgelerin saklama süresi liste tarafından değil, uzman komisyonu tarafından belirlenirse, listedeki maddeler yerine “EC” işareti eklenir.
Yeni oluşturulan davaların dosyalanması, ancak belgelerin değerinin incelenmesinin tamamlanmasından sonra gerçekleştirilir.
Arşiv deposuna transfer için kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama belgelerinin seçimi ile eşzamanlı olarak, geçici (10 yıla kadar) depolama davaları ve belgeleri arasından seçilir. süresi doldu depolamak. Aynı zamanda, “ihtiyaç bitmeden”, “sözleşme sona erdikten sonra” vb. gibi Kurum işlerinin isimlendirilmesinde bu tür işaretler dikkate alınır.
Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçları, davanın sayısını (özel depolama belgesi), unvanını, yapılması gereken işlemleri (gerekçelerle) yansıtan uzmanın çalışma kitabına kaydedilir: hangi belgeler ve hangi davaların değiştirileceği, hangilerinin imha edileceği, hangi davaların başlığı olması gerektiği, listeye göre son kullanma tarihi ve makale sayıları belirtilmiştir).
Açıklama yazarken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
envanterler aşağıdakiler için ayrı olarak derlenir: kalıcı depolama durumları; geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları; personel davaları ve benzeri davalar; sadece bu kuruluş için karakteristik olan belirli belgelerden oluşan davalarda;
bu Kurumda arşivde saklanmak üzere kalan dosya ve belgelere 1 numaralı fon;
her durumda envanter, büyük harflerle birlikte 1 numaraya sahiptir: P (kalıcı), V (geçici) saklama süreleri;
ilk envanteri derlerken, Kurum faaliyetlerinin başlangıcından itibaren dava ve belgeleri içerdiğinde, birkaç yıla ait dava ve belgeler, yıllara göre ayrılmış, ancak 1 No'dan başlayarak brüt seri numaralandırma ile girilebilir. az miktarda belge içeren birkaç yıllık belgeleri içeren envanterlerin veya envanterlerin yıllık bölümleri, önceki envanterlerde yer alan dava ve belgelerin seri numaralandırmasına devam edilir, örneğin, 1992-2000 için ilk dava ve belge envanteri seri numaralarına sahiptir 1 -118; 2001 yılı envanteri - 119-128; 2002 için - 129-141, vb.; davaların seri numaralandırması, davanın (belgenin) muhasebe arşiv numarasıdır (depolama birimi);
davalar önce ilgili yıl için envantere girilir, daha sonra tahsis edilen depolama belgeleri (kalıcı veya geçici (10 yıldan fazla) depolama); davalar, davaların isimlendirilmesi tarafından sağlanan sırayla düzenlenir, tahsis edilen depolama belgeleri - sırayla hesap numaralarından;
kasa birkaç ciltten oluşuyorsa, her bir cilt bağımsız bir seri numarası altında envantere girilir. Aynı zamanda birinci cildin başlığı tam olarak yazılır, geri kalan ciltler için bu sütunda: “Aynı, t ___” cilt numarası ile birlikte; ikinci veya sonraki ciltlerin kaydıyla başlıyorsa, başlık tam olarak çalınır;
geçiş davaları kuruluş yıllarına göre envanter bölümüne dahil edilir, bu davaların indeksleri ve başlıkları envanterlerin sonraki bölümlerine girilir, ancak atama yapılmaz. seri numarası ve "Not" sütununda bir işaret yapılır: envantere dahil edildiğinde kasaya atanan seri numarası ile "madde numarasına bakın __";
envanterin 4. sütunu, el koymadan sonra dosyanın içinde kalan gerçek yaprak sayısını gösterir (eğer bu tür el koymalar yapılmışsa).
6.1.3. Belgelerin değerinin incelenmesinin üçüncü aşaması, envanterlerin derlendiği aynı dönem için incelemenin ikinci aşamasında seçilen belgelerin imhası için tahsis edilmesine ilişkin bir kanunun hazırlanmasıdır.
İmha edilecek belgelerin seçimi, kesinlikle kalıcı ve uzun vade ilgili dönem için personele ilişkin vakaların yıllık özet envanterleri de dahil olmak üzere depolama ve envanterler derlenmiştir.
Envanter ve işlemler aynı zamanda Kurumun AT toplantısında da değerlendirilir. AT tarafından onaylanan eylemler müdür tarafından onaylanır.
Davalar, kendileri için sağlanan saklama süresi, kanunun düzenlendiği 1 Ocak'a kadar sona ermişse, belgelerin imhası için tahsis yasasına dahil edilir (Ek No. 2).
Tüm Kurumun işleri için, kural olarak, imha için belgelerin tahsisi hakkında bir kanun düzenlenir. Yasa, birkaç bölümün davalarını içeriyorsa, her birinin adı, bu bölümün davalarının başlık grubundan önce belirtilir. İmha edilmek üzere seçilen homojen davaların başlıkları kanuna bu gruba atanan dava sayısını gösteren ortak bir başlık altında işlenir.
İmha edilmesi amaçlanan davalar, imha için tahsislerine ilişkin kanunların onaylanmasından sonra, imha anına kadar kendileri için özel olarak belirlenmiş bir yerde saklanır.
6.2. Tahsis edilen depolamaya ilişkin tüm davaların ve belgelerin incelenmesinin tamamlanmasının ardından, AT'nin çalışmalarının sonuçları aşağıdakileri yansıtacak şekilde protokole kaydedilir:
tahsis edilen depolamaya (listeye göre belirtilen başlıklar, saklama süreleri ve madde numaraları ile) hangi hal ve belgelerin arşiv kaydına devredileceği (ayrı ayrı kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama süreleri;
hangi belgelerin hangi davalardan ve hangi davalara aktarılması gerektiği;
hangi dosyalar, dosyalardan belgeler ve tahsis edilen depolama belgelerinin imhaya tabi olduğu vb.
Pozisyon tarafından derlendi: Methodist T.V. Tarasova
1 Numaralı Başvuru
uzmanlık için uzman komisyonu (EC)
belgelerin değeri ve bunların seçimi
arşiv depolama
Belediye bütçe kurumu
ek mesleki eğitim
"Eğitim ve metodolojik merkez"
kentsel bölge Roshal, Moskova bölgesi
KALICI UZMAN KOMİSYONU (EC)
belgelerin değerinin incelenmesi ve arşiv depolaması için seçimi hakkında
________________________________________________________________________________
GÜNDEM:
- DİNLENDİ:
YAPILDI:
- DİNLENDİ:
YAPILDI:
Başvuru No. 2
süreklilik yönetmeliğine
uzmanlık için uzman komisyonu (EC)
belgelerin değeri ve bunların seçimi
arşiv depolama
"Tipik listeye göre yönetim belgeleri 06.10.2000 tarihinde Rusya Federal Arşiv Servisi tarafından onaylanan, saklama sürelerini gösteren kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulmuş, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan standart yönetim arşiv belgelerinin listesi, belirten Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 tarihli emriyle onaylanan saklama süreleri, bilimsel ve tarihi değeri olmayan ve Belediye Bütçe Kurumu fonunun pratik önem belgelerini yitirdiği için imha için seçildi. Moskova Bölgesi Roshal şehir bölgesinin Ek Mesleki Eğitim "Eğitim ve Metodolojik Merkezi":
______ yıl boyunca toplam _______ (_____________) vaka.
(sayılarla) (kelimelerle)
Avrupa Komisyonu Başkanı ______________________ ________________________________
(imza) (imza dökümü)
«_____»________________
ONAYLI
AT Protokolü
1. Genel Hükümler
1.1. Bir devlet otoritesinin, bir yerel yönetimin, bir devlet veya belediye arşivi edinme kaynağı olan bir organizasyonun (bundan böyle bir organizasyon olarak anılacaktır) uzman komisyonuna ilişkin yaklaşık bir hüküm temelinde, bir organizasyon gelişir. bireysel pozisyon uzman komitesinde.
1.2. Uzman Komisyonu (bundan böyle AT olarak anılacaktır), metodolojik ve pratik iş arşiv belgelerinin değerinin incelenmesi, uygun devlet veya belediye arşivindeki kalıcı depolamaya transfer için seçim ve hazırlık ve kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin kuruluşun arşivinde geçici depolama.
1.3. EC, kuruluşun başkanlığında oluşturulan daimi bir danışma organıdır. idari işlem kuruluşlar. AT, kuruluşun başkanı tarafından onaylanan bir düzenleme temelinde çalışır.
1.4. Avrupa Komisyonu, çalışmalarında aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:
22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Yasa,
Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 Sayılı 526 sayılı Emri "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve diğer arşiv belgelerinin kamuya açık olarak depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kuralların onaylanması üzerine yetkililer, yerel yönetimler ve kuruluşlar",
Depolama sürelerini gösteren standart, departman ve diğer belge listeleri,
Düzenleyici yasal belgeler Federal Arşiv Ajansı, organizasyonlar,
EC ile ilgili düzenlemeler.
2. EC'nin ana görevleri
2.1. EC'nin ana görevleri şunlardır:
2.1.1. Kuruluşun ofis çalışmalarında oluşturulan arşiv belgelerinin değerinin, medya türlerine ve kayıt yöntemlerine bakılmaksızın - kuruluş dosyalarının isimlendirilmesini derlerken ve kuruluşun arşivine transfer için dosyalar oluştururken yıllık olarak incelenmesi ve yürütülmesi.
2.1.2. Kuruluşun arşivindeki arşiv belgelerinin değerinin organizasyonu ve incelenmesi - kalıcı depolama için uygun devlet veya belediye arşivine transfer için dosyaların hazırlanması sürecinde.
3. EC'nin ana işlevleri
3.1. AT kendisine verilen görevlere uygun olarak aşağıdaki işlevleri yerine getirir:
3.1.1. Daha fazla depolama ve imha için kuruluşun yıllık dosya seçiminin organizasyonu ve yürütülmesi.
3.1.2. Değerlendirme, onay ve sunum:
3.1.2.1. EPMK'nın onayı ve ardından kuruluş başkanının onayı için:
Vakaların taslak envanterleri, kalıcı saklama süresi belgeleri,
Sorunların (konuların), projelerin (nesnelerin) taslak listeleri bilimsel ve teknik belgeler kalıcı depolamaya aktarılmalıdır.
3.1.2.2. EPMK'nın onayı ve ardından kuruluş başkanının onayı için:
Kuruluşun ofis çalışmaları için taslak talimatlar,
Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi projeleri,
Vakaların taslak envanterleri, personelle ilgili belgeler,
Kuruluşun arşivinde EC ile ilgili taslak yönetmelikler.
3.1.2.3. Listelerde yer almayan belgelerin saklama koşullarının belirlenmesine ve saklama koşullarının değiştirilmesine ilişkin tekliflerin EPMC tarafından değerlendirilmesi için belirli kategoriler Listeler tarafından oluşturulan belgeler.
3.1.2.4. Organizasyon başkanının onayı için:
Kayıp fiilleri, arşiv belgelerinde onarılamaz hasarlar,
Saklamaya tabi olmayan arşiv belgelerinin imhası için tahsis işlemlerine,
diğer eylemler.
3.1.3. ile çalışma konularında taslak düzenleyici ve metodolojik belgelerin geliştirilmesine ilişkin metodolojik rehberlik arşiv belgeleri organizasyon ve hazırlık aşamasında uzman görüşleri bu tür projeler için.
3.1.4. Kuruluşun belgesel ve arşiv fonlarının güvenliğini sağlama alanındaki çalışmaların metodik yönetimi.
3.1.5. Organizasyondaki işlerin oluşumu ve yürütülmesi üzerinde kontrol.
3.1.6. İşten çıkarılmaları durumunda kuruluş çalışanları tarafından davaların devredilmesinin organizasyonu ve kontrolü.
3.1.7. Kuruluşun çalışanları için belgelerle çalışma konusunda tavsiyelerde bulunmak.
4. AT hakları
4.1. EC'nin hakkı vardır:
4.1.1. Yetkisi dahilinde, kuruluş çalışanlarına bir dava isimlendirmesinin geliştirilmesi ve büro işlerinde davaların oluşturulması, arşiv belgelerinin değerinin incelenmesi, kayıp davaların araştırılması, davaların düzenlenmesi ve kalıcı hale getirilmesi için hazırlanması konusunda tavsiyelerde bulunur. depolamak.
4.1.2. Büro çalışmalarından ve organizasyonda vaka oluşumundan sorumlu çalışanlardan talep:
Arşiv belgelerinin kaybolması, zarar görmesi veya hukuka aykırı olarak imha edilmesinin sebepleri hakkında yazılı açıklamalar,
Belgelerin saklanma koşullarını belirlemek için gerekli öneriler ve sonuçlar.
4.1.3. Toplantılarında kuruluşun sorumlu çalışanlarını, arşiv belgelerinin saklanmak üzere hazırlanmasındaki ilerlemeler, arşiv belgelerinin saklanma koşulları, arşiv belgelerinin kaybolma nedenleri ve arşiv belgeleriyle çalışmanın diğer konuları hakkında dinlemek.
4.1.4. İlgili eyalet veya belediye arşivinin çalışanlarını AB toplantılarına uzman olarak davet edin.
4.1.5. Kalitesiz ve özensiz hazırlanmış belgeleri değerlendirmeye almayınız ve revizyon için iade etmeyiniz.
4.1.6. Komisyonun yetkinliği ile ilgili konularda kuruluş başkanını bilgilendirin.
5. AT çalışmalarının organizasyonu
5.1. AK'ye, belgelerin yönetimi ve arşivlenmesi için belgesel destek konularından sorumlu kuruluşun başkanı veya kuruluşun yardımcısı olan AK başkanı başkanlık eder. EC sekreteri, organizasyonun arşivini korumaktan sorumlu organizasyonun bir çalışanıdır. EC'nin kişisel bileşimi, kuruluşun başkanı tarafından en nitelikli çalışanlar arasından atanır.
5.2. EC, kuruluş başkanı tarafından onaylanan yıllık plana (programa) göre çalışır. Toplantılar yılda en az iki kez yapılır.
5.3. Üyelerinin en az yarısının hazır bulunması halinde AK toplantısı yetkili sayılır.
5.4. AK toplantıları kaydedilir. Kararlar, Avrupa Komisyonu üyelerinin, toplantıda hazır bulunan üyelerin salt çoğunluğunun oyu ile alınır. Oyların eşit dağılımı halinde karar başkan tarafından verilir.
5.5. AT tutanakları başkan ve sekreter tarafından imzalanır.
5.6. EC'nin kayıt tutma, belgelerin saklanması ve kullanılması ile yürütme üzerinde kontrol alınan kararlar sekretere atanır.
KABUL
Uzman ve doğrulama
metodik komisyon
arşiv departmanı
Yaroslavl bölgesi hükümeti
Belgelerin değerinin incelenmesi, saklama şartlarını belirlemek ve daha fazla saklama için belge seçimini belirlemek için belgelerin değer kriterlerine dayalı olarak bir kurumun belgelerinin bileşiminin ve içeriğinin incelenmesidir.
Kalıcı veya uzun süreli depolama için belgelerin seçimi çalışmaları sırasında, kuruluşun tüm yapısal bölümlerinin faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin tamamı bir değer incelemesine tabi tutulur. Belgelerin değerinin belirlenen prosedüre göre incelenmesinden önce imha edilmesi yasaktır.
Kurumdaki belgelerin değerinin incelenmesi:
- ofis işlerinde: davaların isimlendirilmesini derlerken, davaları oluştururken ve arşive aktarmaya hazırlarken;
- arşivde: dosyaların kalıcı depolamaya aktarılmak üzere hazırlanması sırasında.
Uzman komisyonunun oluşumu
Belgelerin değerinin incelenmesi ile ilgili çalışmaları düzenlemek ve yürütmek için, başkanın emriyle kalıcı bir uzman komisyonu (EC) oluşturulur (Örnek 1). Bir alt ağa sahip kuruluşlarda (örneğin şubeler), kalıcı merkezi uzman komisyonları (MSK) oluşturulur.
AK'nin (CEC) bileşimi, kuruluşun ana yapısal bölümlerinin, bileşimin ve içeriğin yanı sıra yapısal bölüm tarafından oluşturulan belgelerin bilgilerinin anlam ve değerini iyi bilen nitelikli ve deneyimli çalışanları içerir. hangi çalışırlar. Komisyon, mutlaka kuruluşun yönetimi ve arşivi için belgesel destek hizmeti başkanını (veya kuruluşun arşivinden sorumlu kişiyi) içerir. Kuruluş belgelerini saklamak üzere devlet veya belediye arşivine devrederse, temsilcisini komisyona dahil etmesi önerilir.
Kural olarak, komisyon başkanlığına teşkilat büro işleri ve arşivlerden sorumlu başkan yardımcısı atanır. Komisyonun sekreteri, arşivin başı veya örgütün arşivinden sorumlu kişidir.
AK'nin (MSK) görev ve hakları ile çalışmalarının organizasyonu bu komisyona ilişkin yönetmelikle belirlenir, 19 Ocak 1995 tarihli Federal Arşivler No. 2'nin emriyle onaylanan bir kurum, kuruluş, işletmenin kalıcı bir uzman komisyonuna ilişkin Model Yönetmelikleri temelinde geliştirilmiştir.
EC'nin görevleri ve işlevleri
EC'nin (CEC) ana görevlerişunlardır:
- davaların isimlendirilmesini ve oluşumlarını derlerken ofis çalışması aşamasında belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek;
- Kuruluşun arşivine transfer edilmek üzere hazırlanma aşamasında belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek;
- organizasyon ve seçim, devlet veya belediye arşivinde kalıcı depolamaya transfer için belgelerin hazırlanması.
EC'nin (CEC) ana işlevlerişunlardır:
Komisyonun çalışmalarının sonuçları bir protokolde belgelenmiştir (Örnek 2).
Depolama için belgelerin seçimi
Belgelerin değerinin incelenmesi sırasında, kuruluşun arşivine aktarılmak üzere kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama belgeleri seçilir; yapısal bölümlerde daha fazla depolamaya tabi olarak, geçici saklama süreleri (10 yıla kadar dahil) olan ve “Gerekene kadar” işaretli belgelerin seçimi; saklama süreleri dolan geçmiş yıllara ait belgelerin imhası için tahsisat.
Belgelerin saklanma süresinin hesaplanması, ofis çalışmalarının sona erdiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren yapılır. Örneğin 2005 yılında tamamlanan ve 5 yıllık saklama süresi olan bir dosya 2011 yılında imha edilmelidir. Dava, belirli bir süre için belgeler içeren birkaç ciltten oluşuyorsa (örneğin, muhasebe girişlerine temel teşkil eden belgeler genellikle aylardan oluşur), bu durumda saklama süresinin hesaplanması (parçalar veya hacimler değil) yukarıdaki hesaba benzer, yani. davada oluşturulan belgeleri imha etmek imkansızdır, örneğin, depolama süresi 5 yıl olan Temmuz 2003 için, 1 Ağustos 2005'te, yalnızca 1 Ocak 2009'da imha edilebilirler.
Belgelerin geleneksel olmayan ortamlarda saklanma süresi, benzer türdeki belgelerin geleneksel ortamlarda saklanma süresine tekabül etmektedir.
Depolama ve imha için belgelerin seçimi, vakaların sayfa sayfa gözden geçirilmesi yoluyla yapılmalıdır. Belgelerin değerini, yalnızca isimlendirmelerdeki vaka başlıkları, kuruluşun yapısal bölümlerinin envanterleri veya belgelerin kendilerine bakmadan vaka kapakları ile incelemesine izin verilmez.
Kalıcı ve uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama amaçlı durumlarda, belgelerin çift kopyaları, taslaklar ve belgelerin biçimlendirilmemiş kopyaları müsadere tabidir.
Saklanacak dosyalar seçilirken, tekrarlama ve özümseme türü, biçimi ve eksiksizliği dikkate alınarak, diğer belgelerde yer alan bilgilerin tekrarlanması ve özümsenmesinin niteliği de belirtilir. Sadece orijinal belgeler saklanmaya tabidir ve bunların bulunmaması durumunda (kayıp, el koyma) - onaylı kopyalar, çünkü bu daha sonra kullanımlarında önemli bir rol oynar. Bu, özellikle arşiv belgelerine dayanan sosyo-hukuki ve mülkiyet niteliğindeki bilgilerin doğrulanması için geçerlidir.
İmha edilecek belgelerin seçimi
İlgili imha süresi için belgelerin seçimi ve imha için tahsisine ilişkin bir kanunun düzenlenmesi, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları için envanterlerin hazırlanmasından sonra yapılır. Stoklar ve kanun, kuruluşun uzman komisyonunun toplantısında değerlendirilir.
Kuruluş, devlet veya belediye arşivinin edinme kaynağıysa, envanterler ve kuruluşun AT'sinin onayından sonra imha için belgelerin tahsisine ilişkin kanun, ilgili arşiv makamının EIC'sinin onayına gönderilir.
Belgeleri arşiv kurumlarında kabule tabi olmayan kuruluşlar, saklama süreleri dolan dosyaları arşiv makamlarının izni olmaksızın imha eder. personel tarafından belgelerin sırasına tabi. Bu durumda, kuruluşların EC'sine kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları için envanterleri bağımsız olarak koordine etme hakkı verilir ve süresi dolmuş belgelerin tahsisi konusunda hareket eder. Anlaşmadan sonra, envanter ve eylemler kuruluş başkanı tarafından onaylanır ve ancak bundan sonra kuruluş süresi dolmuş belgeleri imha etme hakkına sahiptir.
Bir kuruluş belgelerini devlet veya belediye depolaması için devrederse, belgelerin değerinin incelenmesi ile ilgili çalışma, kaynağı olduğu arşiv kurumunun metodolojik rehberliği altında gerçekleştirilir.
Personel de dahil olmak üzere hem kalıcı hem de uzun süreli depolama belgelerini düzene sokmak için tüm çalışma aralığını gerçekleştirmeden süresi dolmuş depolama süreleri olan belgeleri imha etmek neden yasaktır?
Bunun temel nedeni, kalıcı veya uzun süreli saklama için davaların hazırlanması sırasında, bazı belgelerin kaybolduğunun tespit edilmesi ve yalnızca geçici saklama süreleri olan ve zamansız imha edilen belgelerin yeniden doldurulabilmesidir. kayıp belgelerde yer alan bilgiler.
ÖRNEK 1
Daimi bir uzman komisyonunun kurulmasına ilişkin emir
KAMU KURULUŞU
"SELAMLAMAK"
EMİR
01.08.2008 № 35
Daimi bir bilirkişi komisyonunun kurulması hakkında
Şirket faaliyetlerinde oluşan saklama süreleri dolan belgelerin saklama sürelerinin belirlenmesi ve arşivde saklanacak belgelerin seçilmesi ve saklama süresi dolan belgelerin imhası için metodolojik ve pratik çalışmaları düzenlemek ve yürütmek,
EMREDİYORUM:
1. Aşağıdakilerden oluşan kalıcı bir uzman komisyonu oluşturun:
Komisyon Başkanı: Kozyrev M.I. - Milletvekili CEO Toplum
Sekreter: Leontieva A.I. - Dernek arşivi başkanı
Komisyon üyeleri: Petrov S.A. - Ofis Müdürü
Zimina S.F. - personel departmanı başkanı
Popova E.V. - şef yardımcısı
Bölüm muhasebe ve raporlama
2. Baş. arşiv Leontyeva A.I. 01.09.2008 tarihine kadar daimi bilirkişi komisyonu yönetmeliği geliştirmek.
CEO Minaev Sİ. Minaev
ÖRNEK 2
Uzman komisyonu toplantı tutanağı
Sınırlı
"Rus Tekstili" sorumluluğu
PROTOKOL
bilirkişi komisyonu toplantıları
08.08.2008 № 2
Komisyon Başkanı - Popov I.V., Genel Müdür Yardımcısı
Sekreter - Polunina E.F., üst düzey yönetici.
Komisyon üyeleri hazır bulundu: Kerimov I.V. - Baş Muhasebeci
Gusev S.I. - üst düzey yönetici
Petukhova I.S. - Arşivden sorumlu
GÜNDEM:
1. 1994-2001 yılları için Russian Textile LLC personeli için l / s uzun vadeli saklama kasalarının 1 numaralı envanterinin dikkate alınması.
2. Belgelerin imha için tahsisine ilişkin kanunun dikkate alınması.
I.S.'nin Raporu Petukhova.
1. DİNLENDİ:
DIR-DİR. 1994-2001 yılları için Russian Textile LLC ve selefi Firm Textile LLP personeli hakkındaki l / s dosyalarının 1 numaralı envanterini komisyon üyeleri tarafından değerlendirilmek üzere sunan arşivden sorumlu Petukhov. Envanter, personel siparişlerini içerir ve maaş bordroları tahakkuk ücretlerçalışanlar. Envantere dahil edilen belgeler, 75 yıllık uzun süreli saklama süresine sahiptir ve onay için temel teşkil eder. kıdem ve çalışanların ücretleri. Belgeler, kuruluşların arşivlerinin çalışmasına ilişkin Temel kurallara göre sıralanır (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji kararı ile onaylanmıştır).
YAPILDI:
Karimov I.V., Gusev S.I., Polunina E.F. - sunulan envanteri koordine etmeyi önerdi.
1994-2001 yılları için Russian Textile LLC ve selefi Firm Textile LLP'nin personeline ilişkin dosyaların 1 No'lu envanteri, üzerinde anlaşmaya varılacak 24 depolama birimi miktarında.
2. DİNLENDİ:
DIR-DİR. Uzman komisyon üyeleri tarafından değerlendirilmek üzere sunulan Petukhov, daha fazla depolamaya tabi olmayan imha için belgelerin tahsisi hakkında bir yasa. Kanun, depolama sürelerini kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim belgelerinin listesine göre depolama sürelerini gösteren 1994-2001 yılları için 330 depolama birimi içermektedir ( Rosarkhiv tarafından onaylandı 06.10.2002), süresi dolmuştur. Bu Listeye göre, yukarıdaki belgelerin raf ömrü 5 yıldır. Onlar için pratik ihtiyaç geçti. 1994-2001 personel belgeleri tam olarak sıralanmış, tanımlanmış ve uzun süreli saklama kutularının l / s'sinin 1 numaralı envanterine dahil edilmiştir. Bu belge kategorisinin güvenliği sağlanır.
YAPILDI:
Karimov I.V., Gusev S.I., Polunina E.F. - belirlenen prosedüre uygun olarak yasaya uygun olarak belgelerin imha edilmesini önerdi.
Kuruluş Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin Temel Kurallar tarafından belirlenen prosedüre uygun olarak, Russian Textile LLC ve selefi Firm Textile LLP belgelerinin 1994-2001 yılları için 330 depolama birimi miktarında imha edilmesi. gönderilen eylem ile.
Başkan Popov IV. Popov
Sekreter polen E.F. polen
E.A. Koshelev,
milletvekili yönetmenler kamu kurumu Moskova bölgesi "Merkez devlet arşivi Moskova bölgesi"
Rusya Devlet Arşiv Servisi
Emir
Daimi Yönetmeliklerin Onaylanması Hakkında
bir kurum, kuruluş, teşebbüsün uzman komisyonu
Emrediyorum:
1. Federal Arşivler (ekli) kapsamında Merkezi Uzman ve Teftiş Komisyonu (CEPC) tarafından onaylanan bir kurum, kuruluş, teşebbüsün daimi uzman komisyonuna (EC) ilişkin Yaklaşık yönetmeliği onaylayın ve yürürlüğe koyun.
2. Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının arşiv makamları, federal devlet arşivleri (dokümantasyon merkezleri), kaynaklarla ilgili kurumların, kuruluşların, işletmelerin uzman komisyonlarına ilişkin bireysel hükümlerin Model Yönetmelikleri temelinde geliştirilmesini organize etmelidir. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun satın alınması ve arşiv kurumlarıyla anlaşma yapıldıktan sonra yürürlüğe girmesi.
servis müdürü
RG Pikhoya
Yaklaşık hüküm * 1 bir kurum, kuruluş, işletmenin daimi uzman komisyonu hakkında
_____
*1 Bu örnek hüküm, sonuncu AT'lerin yönetiminin kararıyla oluşturulmuşsa, her türlü mülkiyetteki kurum, kuruluş ve işletmelerin uzman komisyonlarının (AK), sosyo-politik kuruluşların çalışmaları için geçerli olabilir. EC'ler, Rusya Arşiv Fonu'nu edinme kaynağı olmayan kurumlarda oluşturulabilir.
1. Genel Hükümler
1.1. Belgelerin değerinin incelenmesi, yönetimsel, bilimsel ve teknik dahil olmak üzere Rusya Arşiv Fonu belgelerinin devlet depolamasına aktarılması için seçim ve hazırlık konusunda metodolojik ve pratik çalışmalar düzenlemek ve yürütmek için kalıcı bir uzman komisyonu (EC) oluşturulur. Bir kurum, kuruluş, işletmenin faaliyet sürecinde oluşan görsel-işitsel, makine tarafından okunabilen ve diğer özel*1 belgeler.* 2
_____
*1 Bilimsel, teknik ve diğer özel belgelerin değerinin ve seçiminin incelenmesi için, bu belgedeki uzmanlardan oluşan ayrı bir AT oluşturulabilir.
1.2. Daimi AK, kurumun başkanlığındaki bir danışma organıdır.
Komisyonun kararları, kurum başkanı tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Gerekli durumlarda (bu Yönetmeliğin 3.4 maddesine bakınız), komisyon kararları onaylandıktan sonra onaylanır. ön onay Rusya Devlet Arşiv Servisi'nin (Rosarchiv) ilgili kurumu ile.
1.3. Avrupa Komisyonu, çalışmalarında, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliği, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Mevzuatının Temelleri, idari belgeler dal federal organ yönetim, kurum başkanının emirleri, Federal Arşivlerin düzenleyici ve metodolojik belgeleri ve devlet arşivinden sorumlu Rusya Federasyonu'nun kurucu varlığının arşiv organı, saklama sürelerine sahip standart ve departman belge listeleri, ilgili düzenlemeler kurumun EC'si.
1.4. Uzman komisyonuna kurumun başkan yardımcılarından biri başkanlık eder, sekreteri kural olarak bölüm arşivinin başkanı veya kurumun arşivinden sorumlu kişidir.
EC'nin kişisel bileşimi, önde gelen yapısal bölümlerin en kalifiye çalışanları arasından, büro hizmetinin bir temsilcisi, Rosarchive sisteminin kurumunun bir temsilcisi arasından kurum başkanının emriyle atanır.
Herhangi bir üçüncü taraf kuruluşun temsilcileri, komisyonun çalışmalarına uzman olarak dahil edilebilir.
1.5. Bu Model Tüzüğe dayanarak, kurum, kendi EC'si hakkında, Rosarchive sisteminin ilgili kurumu ile anlaştıktan sonra, kurum başkanının emriyle onaylanan ve yürürlüğe giren bireysel bir düzenleme geliştirir.
2. EC'nin ana görevleri
EC'nin ana görevleri şunlardır:
2.1. Davaların isimlendirilmesinin hazırlanmasında ve davaların oluşumunda ofis çalışması aşamasında belgelerin değerinin organizasyonu ve incelenmesi.
2.2. Belgelerin arşiv depolamaya hazırlanma aşamasında düzenlenmesi ve değerinin incelenmesi.
2.3. Bilimsel, teknik, görsel-işitsel ve diğer özel belgeler de dahil olmak üzere devlet deposuna transfer için belgelerin organizasyonu ve seçimi ve hazırlanması.
3. EC'nin ana işlevleri
AT kendisine verilen görevlere uygun olarak aşağıdaki işlevleri yerine getirir:
3.1. Büro ve arşiv hizmetleriyle birlikte, daha fazla depolama ve imha için kurumun yıllık belgelerinin (bilimsel, teknik ve özel belgeler dahil) seçimi üzerinde çalışır ve düzenler ve yürütür.
3.2. Kurumun belgelerinin değerinin incelenmesi ve arşiv depolamaya hazırlanması, davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi konusunda metodolojik rehberlik sağlar, uzman değerlendirmesi bu konularda düzenleyici ve metodolojik belgeler hazırlar.
3.3. Kurumun uzmanlarına yardım ve metodolojik yardım sağlar:
kurumdaki kişisel arşivlerin sahiplerini belirlemek, olası transfer günlükleri, anıları, diğer belgeleri Rusya Arşiv Fonu'na;
çeşitli nedenlerle Rusya dışında kalan Rusya tarihi ve endüstrisi hakkında belgeleri tespit etmek ve Rusya'ya iade etmek;
kurumlarının sözlü tarihini oluşturmak için inisiyatif belgelerine (en eski çalışanların anılarının kaydedilmesi, filme alınması) üzerine.
3.4. Düşünür, onaya karar verir ve şunları sunar:
3.4.1. Arşiv kurumunun EPC onayı ve ardından kurum başkanının onayı için:
yönetimsel ve özel belgelerin kalıcı olarak saklanması durumlarının envanterleri;
devlet depolamasına devredilecek projelerin, sorunların (konuların), bilimsel ve teknik belgelerin listeleri;
saklama süresi dolan belgelerin imhası için tahsisat üzerinde hareket eder: 10 yıl veya daha fazla saklama süresi olan belgeler, listede "EPK" olarak işaretlenmiş, 1945'e kadar olan belgeler dahil.
3.4.2. Arşiv kurumunun EPC'sinin onayı ve ardından kurum başkanının onayı için:
kurumun işlerinin konsolide isimlendirilmesi;
personel tarafından vaka açıklamaları;
kalıcı depolama belgelerinde kayıp veya onarılamaz hasarlar.
3.4.3. Arşiv kurumunun EPC'si tarafından değerlendirilmek üzere:
liste tarafından oluşturulan belge kategorilerinin saklama koşullarının değiştirilmesi ve liste tarafından sağlanmayan belgelerin saklama koşullarının belirlenmesi önerileri.
3.4.4. Kurum başkanının onayı için:
saklama süreleri dolan belgelerin imhası için tahsisat üzerinde hareket eder (madde 3.4.1'de listelenenler hariç);
personelle ilgili belgelerde kayıp veya onarılamaz hasar eylemleri.
3.5. Büro ve personel hizmetleri ile birlikte kurum çalışanlarına belgelerle çalışma konularında danışmanlık yapar, iş becerilerini geliştirmeye yönelik faaliyetlere katılır.
4. AT hakları
Uzman komisyonu şu haklara sahiptir:
4.1. Yetkisi dahilinde, kurumun yapısal bölümlerine ve bireysel çalışanlarına, bir dava isimlendirmesinin geliştirilmesi ve büro işlerinde davaların oluşturulması, belgelerin değerinin incelenmesi, kalıcı bir saklama süresinin ve dosyaların eksik dosyalarının aranması konusunda tavsiyelerde bulunur. personel, düzene sokma ve belgelerin işlenmesi hakkında.
personel belgeleri de dahil olmak üzere kalıcı ve uzun süreli saklama sürelerine ait belgelerin kaybolması, zarar görmesi veya yasa dışı imha edilmesinin nedenleri hakkında yazılı açıklamalar;
belgelerin saklanma şartlarını belirlemek için gerekli teklifler ve sonuçlar.
4.3. Toplantılarında, yapısal bölüm başkanlarını, arşiv depolaması için belgelerin hazırlanmasındaki ilerleme, Rusya Arşiv Fonu belgelerinin saklanması ve güvenliğinin sağlanması koşulları, belgelerin kaybının nedenleri hakkında duymak.
4.4. Yapısal bölümlerin uzmanlarını, Rusya Devlet Arşiv Servisi kurumlarının temsilcilerini, üçüncü taraf kuruluşlarını komisyon toplantılarına danışman ve uzman olarak davet etmek.
4.5. Başkanı, yardımcısı ve komisyon sekreteri tarafından temsil edilen AT, kalitesiz ve özensiz hazırlanmış revizyon belgelerini değerlendirmeye almama ve iade etme hakkına sahiptir.
4.6. Komisyonun yetkinliği ile ilgili konularda kurum yönetimini bilgilendirmek.
4.7. Öngörülen şekilde, kurumunuzu Rusya Devlet Arşiv Servisi organlarında temsil edin.
5. AT çalışmalarının organizasyonu
5.1. Kurumun uzman komisyonu, Federal Arşiv kurumlarının uzman denetim komisyonları (EPK) ile, sektörel yönetim organının Merkezi Uzman Komisyonu (CEC) ile yakın temas halinde çalışır ve onlardan uygun organizasyonel ve metodolojik talimatları alır.
5.2. EC, yönetim tarafından onaylanan yıllık plana göre çalışır.
5.3. AT'nin yetkinliği ile ilgili konular, yılda en az 2 kez olmak üzere, gerektiğinde yapılan toplantılarında ele alınır. Tüm komite toplantıları kayıt altına alınır. AK tarafından değerlendirilmek üzere sunulan belgeler, en geç 10 gün sonraki toplantısında değerlendirilir.
5.4. Oylamaya, toplantıda hazır bulunan AT üyelerinin en az yarısının katılması halinde, AT toplantısı ve toplantıda alınan kararlar yetkili sayılır. Sadece AK üyeleri oy kullanma hakkına sahiptir. Davetli danışmanlar ve uzmanlar tavsiye niteliğinde oy kullanır ve oylamaya katılmazlar.
Karar, toplantıda hazır bulunan üyelerin salt çoğunluğu ile alınır. Oyların eşit olarak bölünmesi durumunda, karar Avrupa Komisyonu başkanı ve kurum yönetimi tarafından (gerekirse Federal Arşiv kurumları ile mutabakata varılarak) verilir.
5.5. AT'nin kayıtlarının tutulması, belgelerinin saklanması ve kullanılması, güvenliklerinin sorumluluğu ve ayrıca AT tarafından alınan kararların uygulanması üzerindeki kontrol komisyon sekreterine verilir.
1.1. Daimi bir uzman komisyonu (EC) ____________________________________________________________ aşağıdakiler için oluşturulur:
(kuruluşlar, kurumlar)
yönetimsel, bilimsel ve teknik, film, fotoğraf, fono, video_, makine tarafından okunabilir de dahil olmak üzere Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin değerinin incelenmesi ve devlet depolamasına aktarılması için hazırlık konusunda metodolojik ve pratik çalışmaların organizasyonu ve yürütülmesi ve departman deposunda ______________________ adresinde bulunan diğer özel belgeler.
(kuruluş, kurum)
1.2. Daimi AK, __________________________ liderliğinde bir danışma organıdır. Komisyon kararları yürürlüğe girdi
(kuruluşlar, kurumlar)
____________________________ yönetimi tarafından onaylandıktan sonra.
(kuruluşlar, kurumlar)
Gerekli durumlarda (Yönetmeliklerin 2.6 ve 2.7. maddelerine bakınız), AT kararları ancak Rusya Federal Arşiv Servisi sisteminin ilgili kurumu tarafından kabul edildikten veya onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.
1.3. EC'nin kişisel bileşimi ______________ emriyle atanır
(kuruluşlar, kurumlar)
organizasyonun yapısal bölümlerinin en nitelikli çalışanlarından, kurum başkanı veya yardımcısı başkanlığında.
EC'nin bileşimi şunları içerir: arşiv başkanı - komisyon sekreteri, büro hizmetinin temsilcileri, Devlet Arşiv Kurumunun bir temsilcisi * (kararlaştırıldığı gibi).
* Yönetim organı olan Federal Arşiv Servisi'nin kurulması arşivler Rusya Federasyonu'nun konuları (ilgili bölgesel veya cumhuriyet arşiv otoritesi).
1.4. AK, çalışmalarında Rusya mevzuatı, Rusya Federasyonu Mevzuatının Temelleri "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve Arşivleri Üzerine", Bölüm Arşivlerinin İşletilmesi için Temel Kurallar, düzenleyici ve metodolojik belgeler tarafından yönlendirilir. Federal Arşiv Servisi'nin (EGSDOU, GOST'ler, vb.), düzenleyici ve metodolojik belgeler , kuruluş, kurum ve bu Yönetmeliklerle ilgili düzenlemeler.
2. AT işlevleri
EC aşağıdaki işlevleri yerine getirir:
2.1. __________________________ faaliyetleri sırasında oluşturulan Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin bileşimini optimize etmek için öneriler ve tavsiyeler geliştirir.
(kuruluşlar, kurumlar)
2.2. Teklifleri değerlendirir ve öngörülen şekilde, mevcut düzenleyici ve metodolojik kılavuzlar tarafından sağlanan belgelerin saklanmasına ilişkin şartların değiştirilmesi veya açıklığa kavuşturulması ile düzenleyici ve metodolojik kılavuzlar.
2.3. Belgelerin değerinin incelenmesine ilişkin metodolojik ve pratik konularda teklifleri değerlendirir ve önerilerde bulunur.
2.4. Daha fazlasının oluşturulmasına katkıda bulunan kişisel menşeli belgelerin (en yaşlı işçilerin anılarının kayıtları, günlükler, mektuplar vb.) Bölüm arşivinde saklanması için kabul konularını değerlendirir. tam tarih ______________________________________.
(kuruluşlar, kurumlar)
2.5. Aşağıdakilerin onayını değerlendirir ve karar verir:
özel belgeler de dahil olmak üzere kalıcı bir saklama süresinin konsolide vaka envanterleri (yıllık bölümler);
süresi dolmuş depolama süreleri olan ________ arşivdeki belgelerin imhası için tahsisat üzerinde hareket eder;
(kuruluşlar, kurumlar)
kalıcı ve uzun süreli saklama sürelerine ilişkin belgelerde kayıp veya hatalı hasar, personel belgeleri;
belgelerin hazırlanması ve aktarılması için programlar ________________________________
(kuruluşlar, kurumlar)
halka açık depolama için;
belgelerle çalışmak için normatif ve metodolojik kılavuzlar (saklama süreleri olan belgelerin listeleri, sınıflandırıcılar, ________________________'da ofis çalışması talimatları, davaların isimlendirilmesi, notlar ve kurallar
(kuruluşlar, kurumlar)
belgelerle çalışmak.
2.6. Devlet Arşiv Kurumuna sunulan:
değerlendirme için:
Belirli belge kategorileri için saklama sürelerinin belirlenmesine, açıklığa kavuşturulmasına veya değiştirilmesine ilişkin AT önerileri ________________________________________.
(kuruluşlar, kurumlar)
Saklama koşullarına sahip belge listeleri;
İş Talimatları;
Onay için:
Kalıcı saklama kasalarının envanterleri (yönetim ve özel belgeler);
Devlet arşivine aktarılacak belgelerin listesi;
onay üzerine:
AT ve arşive ilişkin düzenlemeler _________________________;
(kuruluşlar, kurumlar)
Vakaların isimlendirilmesi ________________________;
(kuruluşlar, kurumlar)
Personel tarafından vaka açıklamaları;
2.7. Büro ve personel hizmetleri ile birlikte, __________________________________________ çalışanları için, birlikte çalışma konularında istişareler düzenler.
(kuruluşlar, kurumlar)
belgeler, onlara metodolojik yardım sağlar, iş becerilerini geliştirmek için faaliyetlerin hazırlanmasına ve uygulanmasına katılır.
3. AT hakları
AT kendisine verilen görevleri yerine getirirken aşağıdaki haklara sahiptir:
3.1. Yetkinliği dahilinde, __________________________ yapısal birimlerine kalkınma konusunda tavsiyelerde bulunun.
(kuruluşlar, kurumlar)
davaların isimlendirilmesi ve büro hizmetinde davaların oluşturulması, belgelerin değerinin incelenmesi, eksik kalıcı depolama vakalarının aranması ve personel tarafından davalar, belgelerin düzene konulması ve işlenmesi prosedürü vb.
3.2. Yapısal bölüm başkanlarından kaybın nedenleri hakkında ____________________________________ yazılı açıklama isteyin
(kuruluşlar, kurumlar)
personel belgeleri de dahil olmak üzere kalıcı ve uzun süreli depolama belgelerinin zarar görmesi veya yasa dışı imhası.
3.3. Hazırlıkların kalitesi ve zamanlaması hakkında yapısal bölüm başkanlarını toplantılarında dinleyin
(kuruluşlar, kurumlar)
arşiv saklama belgeleri, belgelerin saklama ve saklama koşulları, belgelerin kaybolma nedenleri hakkında.
3.4. Yapısal bölümlerin danışmanları ve uzmanları olarak komisyon toplantılarına davet edin ______________________________________,
(kuruluşlar, kurumlar)
yanı sıra Devlet Arşiv Kurumu temsilcileri.
3.5. Yönetime ________________________________ sorunları hakkında bilgi verin
(kuruluşlar, kurumlar)
onun yetkinliği.
3.6. Devlet Arşivinde ________________________________ temsil edin
(kuruluşlar, kurumlar)
kurum.
4. AT çalışmalarının organizasyonu
4.1 . Uzman Komisyonu ________________________________ ile temas halinde çalışır.
(kuruluşlar, kurumlar)
Devlet Arşiv Kurumu uzman inceleme komisyonu (EPK).
4.2 . EC, yönetim tarafından onaylanan plana göre çalışır _________
(kuruluşlar, kurumlar)
4.3 . Avrupa Komisyonu'nun yetkinliği ile ilgili sorunlar ________________________________
(kuruluşlar, kurumlar)
yılda en az iki kez olmak üzere ihtiyaç halinde yapılan toplantılarında değerlendirilir. Tüm komite toplantıları kayıt altına alınır.
4.4 . AK üyelerinin en az yarısının oylamaya katılması durumunda, AT toplantısı ve bu toplantıda alınan kararlar yetkili sayılır. Sadece AK üyeleri oy kullanma hakkına sahiptir. Davetli danışmanlar ve uzmanlar tavsiye niteliğinde oy kullanır ve oylamaya katılmazlar.
Kararlar oy çokluğu ile alınır. Oylar eşit olarak bölünürse, karar Avrupa Komisyonu başkanı ve ____________________ yönetimi tarafından verilir (gerekirse,
(kuruluşlar, kurumlar)
Devlet arşiv kurumu).
4.5 . Başkanı, yardımcısı ve komisyon sekreteri tarafından temsil edilen AT, kalitesiz ve özensiz hazırlanmış revizyon belgelerini değerlendirmeye almama ve iade etme hakkına sahiptir.
4.6 . AB'nin kayıt tutma ve belgelerinin kullanımı, güvenliklerinden sorumlu komisyon sekreteri tarafından yönetilir.