Bugün aktif ofis çalışmalarının organizasyonu hakkında ülke çapında düzenleyici ve metodolojik belgeler her organizasyonda olmalıdır. Bunlar şunları içerir:

1. Yönetim için devlet dokümantasyon desteği sistemi. Temel hükümler. Belgeler ve belge destek hizmetleri için genel şartlar.

Şu anda, federal hedef programa uygun olarak, GSDOU'nun yeni bir sürümü geliştirilmektedir - kuruluşlarda belgelerle çalışmak için temel kuralları tanımlayan bir hükümler sistemi. Sistem ayrıca ticari yapılara yöneliktir. Normatif ve metodik olmak üzere iki bölümden oluşacaktır. Normatif kısımda, mevcut belgede olduğu gibi, ana görev ve işlevler tanımlanır, kuruluştaki dokümantasyon destek hizmetinin faaliyetlerinin yasal düzenlemesi, yaklaşık yapısı; belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için prosedür; onlarla çalışmanın tüm aşamaları: teslimat, geçiş, işleme, muhasebe, kayıt, yürütme kontrolü, bilgi ve referans çalışması, belgelerin operasyonel depolanması, belge ve bilgi arama; bilgi alma sistemlerinin korunması; arşiv için belgelerin hazırlanması; belgelerin değerinin incelenmesi için prosedür; belge depolama organizasyonu.

Yeni sistemin temel farkı, modern metin editörlerine, otomatik iş akışına (e-posta dahil), veritabanlarına ve belgelerin otomatik depolanmasına ve kullanımına (otomatik vaka Nomenklatürleri, envanterler dahil) dayalı tek bir otomatik belgelendirme kompleksi olacak olmasıdır. durumlar vb.). bir

2. Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve departmanlarında ofis çalışmaları için standart talimat.

Talimat, Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na kayıtlıdır. Hem belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için genel prosedürü hem de belirli belge türlerinin hazırlanmasının özelliklerini içerir: emirler, talimatlar, talimatlar, protokoller. Belgeleri kaydetme, referans çalışması için arama motorları oluşturma, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol düzenleme, dosyaların isimlendirilmesi ve dosya oluşturma, belgelerin değerinin incelenmesi, dosyaların işlenmesi için prosedürü açıklar. envanterlerin derlenmesi, dosyaların hızlı bir şekilde depolanması ve arşiv deposuna aktarılması. Talimatın eki, davaların isimlendirilmesinin formlarını, imha için belgelerin tahsisi, envanterler vb. Hakkındaki bir eylemi içerir. Talimatın içeriğinin kısa bir listesinden görülebileceği gibi, neredeyse tüm düzenleme ofisi konularını yansıtmaktadır. iş. Öncelikle bakanlıklar ve departmanlar için tasarlanmasına rağmen, onu kullanabilir ve herhangi bir mülkiyet türündeki ofis yönetimi organizasyonları için birçok yararlı bilgi bulabilirler. Belirli bir kuruluşun ofis çalışmaları için talimatların geliştirilmesinde temel olarak kullanılabilir.

3. GOST R 6.30-2003 USD Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri.

Standart, faaliyetlerde kullanılan "Birleşik Örgütsel ve İdari Dokümantasyon Sistemi (USORD), kararlar, emirler, emirler, kararlar, protokoller, eylemler, mektuplar vb. ile ilgili kurumsal ve idari belgeler için geçerlidir:

Federal devlet organları. yetkililer, devlet kurumları Devlet ulusal dili olarak Rus dili ile birlikte yerel özyönetim organlarına sahip olan Rusya Federasyonu'nun konuları da dahil olmak üzere Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının yetkilileri;

İşletmeler, kuruluşlar ve bunların dernekleri örgütsel ve yasal biçim ne olursa olsun.

4. Bölüm arşivlerinin çalışması için temel kurallar: Kurallar şartlı olarak iki bölüme ayrılabilir. İlk olarak

(bölüm 2-4) işle ilgili konuları ayrıntılı olarak ele almıştır:

vakaların isimlendirilmesi, türleri, hazırlanma prosedürü, doldurulması, bakımı için gereklilikler;

ofis işlerinde dava oluşturma prosedürü;

Ofis işlerinde belgelerin değerinin incelenmesi için organizasyon ve prosedür;

imha için belgeleri tahsis etme prosedürü;

arşive transfer için davaların hazırlanması: davaların kaydı (numaralandırma, dosyalama, kapağın ek kaydı vb.), envanterlerin derlenmesi, arşive transfer.

Kuralların başka bir bölümünde (bölüm 5-14), arşivdeki belgelerle çalışma ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

Belgeleri devlete devretmeyen ticari kuruluşlar için. depolamak ve evde tutmak, arşivlerini düzenlemek için olmazsa olmaz kurallardır.

5. Saklama sürelerini gösteren belge listeleri (Tipik veya departmana ait).

6. Devlet kurumlarında, işletmelerde, kurum ve kuruluşlarda vatandaşların teklif, başvuru ve şikayetleri üzerine ofis çalışmalarının yürütülmesine ilişkin standart düzenleme.

Bu belge kategorisiyle çalışmayı düzenlemek için temel hükümleri açıklar: kayıt özellikleri, son tarihler, bir referans dosyasının bakımı, dosya oluşturma, dosyaların kayıtlarının tutulması, temyizlerle ilgili analitik bilgilerin korunması. Yönetmelikte belirtilen metodoloji, bireylerin herhangi bir belgesiyle çalışmayı düzenlemek için kullanılabilir.

Ek olarak, belirli bir belge kategorisiyle çalışmanın özel yasalarla düzenlendiğini bilmeniz gerekir. Bu nedenle, örneğin, muhasebe belgeleriyle çalışma kuralları yalnızca Federal Muhasebe Yasası tarafından değil, aynı zamanda Rusya Federasyonu'ndaki Muhasebe ve Muhasebe Yönetmeliği tarafından da yansıtılmaktadır.

Personel belgeleri ile çalışırken, işletme, kurum ve kuruluşlarda çalışma kitaplarının tutulması prosedürü hakkında bir talimat gereklidir.

Bu belgelerin paketi, yeni düzenleyici ve metodolojik düzenlemeler değiştikçe sürekli olarak güncellenmelidir.

Ama bilmen gerekenin dışında nasıl bunu veya bu işi yapmak için, kişinin ayrıca bir fikre sahip olması gerekir. zaman normları veya işler, Bu tür işler için kullanılabilir.

Merkezi Çalışma Standartları Bürosu, idari aygıtın çalışanları tarafından gerçekleştirilen iş için zaman standartlarını içeren oldukça fazla sayıda normatif belge geliştirmiştir. Belgelerle çalışmak şunları yansıtır:

Yönetimin belgesel desteğine ilişkin çalışma için sektörler arası genişletilmiş zaman standartları;

Yönetim organları için otomatik arşiv teknolojisi ve dokümantasyon desteği üzerinde çalışmak için zaman sınırları;

Daktiloyla yazılmış çalışma için tek tip zaman (iş) normları;

Personel alımı ve muhasebesi üzerine çalışmak için sektörler arası genişletilmiş zaman standartları.

Referans materyal olarak her ofis çalışması hizmeti için ülke çapında düzenleyici ve metodolojik belgeler paketi gereklidir. Okul öncesi eğitim kurumunun hizmet yönetmeliği, çalışanlarının iş tanımları ve belirli bir kuruluşun ofis işleri için talimatlar gibi bireysel organizasyon belgelerinin geliştirilmesinde kullanılır.

Büro çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeli

Yeni GOST R 7.0.97-2016'nın 1 Haziran 2018'de yürürlüğe girmesi ışığında, ofis çalışmalarının düzenleyici ve metodolojik düzenlemesi dikkate alınmalıdır.

Büro çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeli- bu, belge oluşturma, işleme, saklama ve kurumun mevcut faaliyetlerinde kullanma teknolojisini ve ayrıca kayıt yönetimi hizmetinin faaliyetlerini düzenleyen bir dizi yasa, düzenleyici yasal düzenleme ve metodolojik belgedir: yapısı , fonksiyonlar, personel, teknik destek ve diğer bazı yönler.

Büro çalışmasının normatif ve metodolojik temeli aşağıdakileri içerir:

• Rusya Federasyonu'nun dokümantasyon ve bilgi alanındaki yasal düzenlemeleri;
• Rusya Federasyonu Başkanının kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümetinin ofis çalışmaları alanındaki kararları;
• dokümantasyon desteği konularını düzenleyen federal yürütme organlarının normatif yasal işlemleri;
• yönetimin belgesel desteği alanında teknik düzenlemeler ve ulusal standartlar;
• tüm Rus teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları;
• birleşik dokümantasyon sistemleri; - kurum, kuruluş ve işletmelerin yönetimi tarafından çıkarılan normatif yasal düzenlemeler.

Rusya Federasyonu'ndaki ofis çalışmaları için düzenleyici çerçeve, Federal mevzuata ve GOST'a dayanmaktadır. İkincisi, kuruluşlarda kayıt tutmanın temelidir.

Bilgi ve belge değişimi alanındaki devlet politikasını belirleyen ilk yasal düzenleme, Rusya Federasyonu Anayasasıdır. Rusya Federasyonu Anayasası şöyle diyor: "Herkes, herhangi bir yasal yolla özgürce bilgi arama, alma, iletme, üretme ve dağıtma hakkına sahiptir ...". Bu hüküm, en önemli yasal düzenlemede geliştirilmiştir - 27 Temmuz 2006 tarih ve 149-FZ tarihli "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruma Hakkında Federal Kanun". Aynı derecede önemli olan, 29 Haziran 2015 N 162-FZ "Rusya Federasyonu'nda Standardizasyon Üzerine" federal yasanın hükümleridir.

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, yalnızca tüzel kişilerin faaliyetleri için değil, aynı zamanda belgeleri için de yasal temel oluşturmuştur. Medeni Kanunun bazı maddelerinde, tüzel kişilerin faaliyet gösterdiği tüzük ve kuruluş muhtırasının içeriği için gereklilikler belirlenir. Rusya Federasyonu İdari İhlaller Kanunu, arşiv belgelerinin saklanması, derlenmesi, kaydedilmesi ve kullanılması kurallarının ihlali için idari yaptırımlar öngörmektedir.

Rusya Federasyonu Ceza Kanunu, belge ve bilgi içeren yasadışı eylemler için cezai sorumluluk oluşturmuştur. Rusya Federasyonu'nun bir dizi yasal düzenlemesi ("Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Üzerine", "Elektronik Dijital İmza Üzerine", "Ticari Sırlar Üzerine", "Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Üzerine", "Muhasebe Üzerine" vb. .) iş belgelerinin hazırlanması, yürütülmesi ve saklanmasında dikkate alınması gereken normları içerir.

Mevcut mevzuat, e-posta, İnternet, bilgi koruma gereklilikleri, yasal güç (resmilik) vb.

Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnameleri, büro işlerini düzenleyen normatif aktörler arasında yer almaktadır. Rusya Federasyonu'ndaki ofis işlerinin düzenlenmesi ile ilgili kilit Kararnameleri listeliyoruz:

• "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliğinin Onaylanması Hakkında" Kararname;
• "Devlet Sırrı Olarak Sınıflandırılan Bilgiler Listesinin Onaylanması Hakkında" Kararname.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin büro çalışmalarını düzenleyen kararnameleri, iş akışının çeşitli yönlerini düzenlemektedir. Rus hükümetinin bu alandaki en önemli kararnameleri şunlardır:

• "Posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin Kuralların onaylanması üzerine";
• "Devlet sırrını oluşturan bilgilerin çeşitli gizlilik derecelerinde sınıflandırılmasına ilişkin Kuralların onaylanması üzerine";
• "Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması için birleşik bir sistemin geliştirilmesi üzerine".

GOST R 7.0.97-2016'nın Özellikleri

1 Temmuz 2018 tarihinde yürürlüğe giren GOST, detaylı olarak ele alınması gereken bir takım özelliklere sahiptir. Böylece, yeni GOST, 25 Mayıs 2017 N 435-st "Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı'nın 8 Aralık 2016 N 2004-st Siparişinde Değişiklik Yapılmasına Dair" Rosstandart Emri uyarınca yürürlüğe girdi. Rusya Federasyonu Ulusal Standardının Onaylanması.

Yeni GOST, iş akışının aşağıdaki yönlerini düzenlemeyi amaçlamaktadır:

• belge ve formların ayrıntılarının bileşimi;
• belge ve form detaylarının tescili için kurallar;
• form türleri ve örnekleri, iş kağıtlarındaki ayrıntı düzenleri;
• Belge oluşturma kuralları.

GOST 7.0.97-2016'nın Özellikleri

	GOST 7.0.97-2016 uyarınca belgeler ve onlarla çalışma gereksinimleri	Yenilikler GOST 7.0.97-2016
	İki veya daha fazla sayfada bir belge oluştururken, ikinci ve sonraki sayfalar numaralandırılır	Önceki GOST R 6.30-2003'te bulunan bazı ayrıntılar, yeni GOST R 7.0.97-2016'ya dahil edilmemiştir.
	Sayfa numaraları, sayfanın üst kenarından en az 10 mm uzaklıkta belgenin üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir.	Aşağıdakiler de dahil olmak üzere yeni ayrıntılar ortaya çıktı: yapısal birimin adı - belgenin yazarı ve kişinin konumunun adı - belgenin yazarı.
	Sayfanın ön ve arka taraflarında belge oluşturulmasına izin verilir. Her iki tarafta belgeler oluştururken, sayfanın ön tarafındaki sol kenar boşluğunun genişliği ile sayfanın arkasındaki sağ kenar boşluğunun genişliği eşit olmalıdır.
	Belge ayrıntıları için tercih edilen yazı tipleri ve yazı tipi boyutları şunlardır: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 ve ilgili
	Belge metninin paragraf girintisi - 1,25 cm
	Belge metni 1 - 1.5 satır aralığı ile yazdırılır. Belge küçültülmüş ölçekte yayına hazırlanıyorsa, metin iki aralıkta yazdırılır.
	Belgenin metni, sayfanın genişliğine hizalanır (belgenin sol ve sağ kenar boşluklarının sınırları boyunca). Malzemelerin açısal olarak düzenlenmesiyle en uzun ihtiyaç dizisinin uzunluğu 7,5 cm'den fazla değildir.
	"muhatap", "metnin başlığı" veya "imza" ayrıntılarını ve ayrıca metnin tek tek parçalarını kalın olarak vurgulamak mümkün olabilir
	Kuruluşun normatif yasal işlemleri ve diğer çok sayfalı belgeler bir başlık sayfası ile hazırlanabilir.

Okul öncesi eğitim kurumları için düzenleyici belgelerin geliştirilmesi

Bilgileri yetkin bir şekilde belgelemek ve belgelerle etkin bir şekilde çalışmak, yalnızca kuruluş içindeki belgelerle çalışmak için teknolojik süreçlerin düzenleyici düzenlemesi ile mümkündür.

Bir kuruluştaki ofis işleri için ana düzenleyici belge, belgeleri derlemek, işlemek ve onlarla çalışmak için tek tip kurallar belirleyen ofis çalışması (veya yönetim için belge desteği) hakkında bir talimattır. Buna göre her kurum, kuruluş, kurumda bu belgenin geliştirilmesi gerektiği sonucuna varabiliriz.

Büro çalışması talimatı, dokümantasyon ve bilgi alanındaki mevcut mevzuata (yani, ofis çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeline) dayanmalı ve belirli bir kuruluşa özgü belgelerle çalışmanın belirli özelliklerini yansıtmalıdır. Başka bir deyişle, kuruluşun ofis çalışma talimatlarının her zaman bireysel olduğunu ve hem belgelerin bileşiminin hem de işleme teknolojisinin tüm özelliklerini dikkate aldığını söyleyebiliriz.

Bu talimatı geliştirmeden önce, belgeleme ve bilgi alanındaki ana yasal düzenlemeleri ve düzenleyici belgeleri incelemek, bunlardan yararlı bilgiler çıkarmak ve ayrıca belirli bir kuruluşta belgelerle çalışma prosedürünü analiz etmek gerekir. Böyle bir talimat oluştururken, Federal İcra Makamlarındaki Standart Belge Talimatlarını kullanabilir ve ondan herhangi bir kuruluş için zorunlu olan yapı ve belirli genel noktaları alabilirsiniz. Büro çalışması talimatının yapısına değinerek, en az üç bölümden oluşması gerektiğini söyleyebiliriz: genel hükümler, yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, işin belgelerle düzenlenmesi ve ayrıca uygulamaları içermesi.

Büro çalışması talimatlarına ek olarak, kuruluş ayrıca bu yapısal birimin statüsünü, işlevlerini, haklarını, görev ve sorumluluklarını ve uygun talimatları belirleyen belge yönetimi hizmetine ilişkin düzenlemeyi de onaylamalıdır.

Belgeleri sistematikleştirme prosedürü, dava oluştururken, değerlerinin incelenmesinde, arşiv deposuna aktarılmasında kullanılan davaların isimlendirilmesinde belirlenir ve herhangi bir kuruluş için zorunlu bir belgedir.

Ayrıca kuruluş, yönetim için belgesel destek alanındaki çalışmaları düzenleyen başka belgeler de uygulayabilir. Kural olarak, ayrı bir talimat, kısıtlı erişim belgeleriyle çalışma kurallarını belirler. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için gereklilikler, belge metinleri ayrı bir belge ile oluşturulabilir - belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar.

Edebiyat

1. Basakov M.I. Modern ofis işleri: - M.: Rostov-on-Don Phoenix 2007
2. Rusya Federasyonu Anayasası
3. Yeni GOST R 7.0.97-2016: 1 Temmuz 2018'den itibaren çalışma kitaplarının kopyaları nasıl onaylanır, siparişler nasıl verilir, mühürler nasıl koyulur // Consultant Plus - URL: http://www.consultant.ru/law/ hotdocs/49855.html/
4. 25 Mayıs 2017 tarihli Rosstandart Emri N 435-st "Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı'nın 8 Aralık 2016 tarihli N 2004-st "Rusya Federasyonu Ulusal Standardının Onayı Üzerine" Kararında Değişiklik Yapılmasına Dair

Okul öncesi eğitim kurumlarının normatif ve metodolojik temeli bir kuruluşun veya kurumun mevcut faaliyetlerinde belgelerin oluşturulması, işlenmesi, saklanması ve kullanılması için teknolojiyi düzenleyen bir dizi yasa, yönetmelik, organizasyonel ve metodolojik belgedir. Bu taban aynı zamanda PEI hizmetinin faaliyetlerinin ve idari aygıtın diğer hizmetlerinin (devletler, işlevler, yapı, teknik destek ve diğer yönler) düzenlenmesini de içerir.

2.1 Okul öncesi eğitim kurumunun düzenleyici ve metodolojik çerçevesinin bileşimi

Okul öncesi eğitim kurumunun normatif ve metodolojik temeli şunları içerir:

Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgeleme alanındaki yasal düzenlemeleri;

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin, federal yürütme makamlarının (bakanlıklar, komiteler, hizmetler, ajanslar vb.) Federal düzeyde yönetimin belgesel desteği konularını düzenleyen kararnameleri ve emirleri;

Yönetim için devlet belgesel destek sistemi (Temel hükümler. Belgeler ve belgesel destek hizmetleri için genel şartlar (GSDOU - 05.25.88 tarih ve 33 sayılı SSCB Ana Arşivi Emri);

Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının ve okul öncesi eğitim kurumlarının sorunlarını düzenleyen bölgesel kuruluşlarının temsilci ve yürütme makamlarının yasal işlemleri;

Düzenleyici ve öğretici nitelikteki yasal işlemler, çeşitli kuruluşların okul öncesi eğitim kurumları hakkında metodolojik belgeler;

Dokümantasyon için devlet standartları;

Birleşik dokümantasyon sistemleri;

Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin tüm Rus sınıflandırıcıları;

Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının yönetimsel emeğinin organizasyonu ve korunmasına ilişkin düzenleyici belgeler;

Belgelerin arşivlenmesinin organizasyonu hakkında normatif belgeler.

1.2 Rusya Federasyonu mevzuatı, Başkanın yasal düzenlemeleri, Rusya Federasyonu Hükümeti, okul öncesi eğitim alanındaki federal yürütme makamları.

Medeni mevzuatın temeli, sivil ilişkiler eylemlerini düzeltmek, oluşum veya sona erme gerçeklerini kaydetmek, yasal ilişkileri onaylamak vb. için oluşturulan belge türlerini ve çeşitlerini belirleyen Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'dur. Örneğin, Sanat. Medeni Kanunun 51. Maddesi ve 4. Bölümünün müteakip maddeleri, bir tüzel kişiliğin oluşturulması, tescili, yeniden düzenlenmesi ve tasfiyesinde kullanılan belge türlerini belirler.

Rusya Federasyonu'nun 10 Temmuz 1993 tarihli 5154-I sayılı "Standardizasyon Kanunu", Rusya Federasyonu'nda tüm devlet organları için zorunlu olan standardizasyon için yasal çerçeveyi belirler ve tüketicilerin çıkarlarının devlet tarafından korunmasına yönelik önlemleri belirler. ve standardizasyon ve dokümantasyon yönetimi alanlarında düzenleyici belgelerin geliştirilmesi ve uygulanması yoluyla devlet.

20 Şubat 1995 tarihli ve 24-FZ sayılı Federal “Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgi Koruma” Yasası, bilgi kaynaklarının (belgeler ve belge dizileri) bireyler, tüzel kişiler, devlet arasındaki ilişkilerin nesneleri olduğunu ve yasalarla korunduğunu belirler. , diğer kaynaklarla birlikte. Kanun, bilgi kaynaklarının oluşturulması, depolanması ve kullanılması için yasal rejimi belirler.

Rusya Federasyonu'nun 21 Temmuz 1993 tarihli ve 5485-I sayılı "Devlet Sırlarına Dair Kanun", bilgilerin devlet sırrı olarak sınıflandırılması, sınıflandırılması ve Rus güvenliğinin sağlanması amacıyla korunması ile bağlantılı olarak ortaya çıkan ilişkileri düzenler. Federasyon. Kanun, yayılması Rusya Federasyonu'nun güvenliğine zarar verebilecek askeri, dış politika, ekonomi, istihbarat, karşı istihbarat ve operasyonel arama faaliyetleri alanında devlet tarafından korunan devlet gizli bilgilerine atıfta bulunmaktadır. Kanun, devlet sırlarının korunmasını ve korunmasını sağlamak için tasarlanmış devlet organlarının ve yetkililerinin yetkilerini belirler; devlet sırrını oluşturan bilgilerin bir listesi; bilgilerin ve taşıyıcılarının sınıflandırılması ve gizliliğinin kaldırılması prosedürü; devlet sırrı oluşturan bilgilerin elden çıkarılması; devlet sırlarının ve diğer konuların sağlanması üzerinde korunması, kontrolü ve denetimi için prosedür.

21 Kasım 1996 tarihli 129-FZ sayılı “Muhasebe” Federal Yasası, muhasebe için temel gereklilikleri yansıtır, birincil muhasebe belgelerinin zorunlu ayrıntılarını tanımlar, ticari kuruluşların finansal tablolarının bileşimini açıklığa kavuşturur ve muhasebe için saklama sürelerini belirler. belgeler, mali tablolar, devlet arşivlerinin kuruluş kurallarına uygun olarak.

7 Temmuz 1993'te, Rusya Federasyonu Yüksek Konseyi, ülkedeki arşiv işlerinin organizasyonunun iyileştirilmesine yönelik talimatların yanı sıra önleme tedbirlerini belirleyen Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve Arşivlerine İlişkin Mevzuatın Temellerini kabul etti. hasar, tahribat, hırsızlık, yasa dışı alım, satım, edinme ve yurtdışına arşiv belgeleri ihraç etmek. Bu esaslar, arşiv belgelerinin güvenliğini ve vatandaşların, toplumun ve devletin çıkarları doğrultusunda kapsamlı bir şekilde kullanılmasını sağlamak için arşivlerin ve arşiv fonlarının oluşturulmasını, düzenlenmesini, muhasebeleştirilmesini, kullanımını ve yönetimini düzenler.

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, Mevzuatın Temelleri ve Federal Kanunlar, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnamelerinde, Rusya Federasyonu Hükümeti kararlarında, yönetmeliklerde ve kurallarda daha fazla gelişme buldu.

Geleceğin lideri hükümleri bilmelidir:

30 Kasım 1995 tarih ve 1203 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi "Devlet sırrı olarak sınıflandırılan bilgi listesinin onaylanması üzerine" (01.24.98 No. 61 Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi ile değiştirildiği gibi);

5 Aralık 1991 tarih ve 35 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi “Ticari sır olamayacak bilgiler listesinde”;

Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 29 Temmuz 1998 tarihli ve 34n sayılı "Rusya Federasyonu'nda Muhasebe ve Muhasebe Yönetmeliğinin Onaylanması Üzerine" (30 Aralık 1999'da değiştirildiği gibi);

Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın belirli muhasebe alanlarında PBU'nun onayına ilişkin emirleri;

Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nın 3 Aralık 1997 No. 51-U “Yeni yerleşim belgeleri biçimlerinin tanıtılması hakkında” talimatları (22 Şubat 1999'da değiştirildiği gibi);

Diğer normatif yasal belgeler.

Posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin Kuralların ana hükümlerini de bilmek gerekir (26 Eylül 1997 tarih ve 1239 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi); Telefon hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar (26 Eylül 1997 tarih ve 1235 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi); Telgraf iletişim hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar (03.10.97 No. 43 tarihli Rusya Devlet İletişim Komitesi'nin emri), vb.

2.3. Okul öncesi eğitim kurumlarının devlet sistemi. Temel belge gereksinimleri

Okul öncesi eğitim kurumunun temeli, Tüm Birlik Araştırma Kayıt Yönetimi ve Arşivleme Enstitüsü tarafından geliştirilen ve 27/04/88 tarihinde SSCB Ana Arşivi tarafından onaylanan Devlet Belge Yönetim Sistemidir. Bu sistem, yönetim faaliyetlerini belgelemek ve devlet kurumlarında, işletmelerde, kurumlarda ve kamu kuruluşlarında belgelerle çalışmayı organize etmek için tek tip gereksinimler belirler.

6 Temmuz 1992'de Devlet Arşiv Servisi, Rusya Federasyonu Bakanlıklarında ve Bölümlerinde Evrak İşleri için Model Talimatları onayladı. Yönetimin belge desteğini birleşik bir temelde geliştirmek ve yönetim belgelerinin bileşimini ve biçimlerini ve bunlarla çalışma teknolojisini birleştirerek etkinliğini artırmak amacıyla tanıtıldı.

2.4. Belgeler için devlet standartları.

DOW'un düzenleyici belgeleri, Rusya Federasyonu'nun (GOST) devlet standartlarını içerir. Standartlar tarafından belirlenen gereksinimler, tüm devlet kurumları ve ticari kuruluşlar için zorunludur. Ülkemizde yürürlükte olan devlet standartları, devlet standartlarının kendilerinin sınıflandırılması ve kodlanması için hiyerarşik olarak organize edilmiş bir sistem olan tek bir Devlet Standardizasyon Sisteminde birleştirilmiştir.

Devlet Standardizasyon Sisteminin 1. Serisi, standart geliştirme prosedürü, standartların oluşturulması, sunumu ve uygulanması, onaylanması, tescili, yürürlüğe girmesi vb. Örneğin, GOST 1.RO-92 “Rusya Federasyonu'nun devlet standardizasyon sistemi. Temel Hükümler".

Her yıl 4 ciltte sunulan devlet standartları sistemi 7 bölümden oluşmaktadır. Bölüm T 5. Dokümantasyon sistemi'nde, aşağıdaki alt bölümler vurgulanmıştır:

T 50. Devlet standardizasyon sistemi ve normatif ve teknik dokümantasyon;

T 52. Tasarım dokümantasyon sistemi;

T 54. Planlama ve ekonomi, muhasebe, istatistik, nakliye, tüketici, ulaşım, bankacılık ve diğer belge türleri sistemi;

T 55. İdari ve yönetsel dokümantasyon sistemi, belge dolaşımı, arşivlerin organizasyonu;

T 62. Bilgi, kütüphane ve yayıncılık vb.

Okul öncesi eğitim kurumu çalışanları ve bir bütün olarak yönetim aparatı için, aşağıdaki devlet standartlarını yansıtan T 54 alt bölümü büyük ilgi görmektedir:

GOST6.01.1-87 "Teknik ve ekonomik bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması için birleşik sistem";

GOST 6.10.1-88 “USD. Temel Hükümler”;

GOST 6.10.3-83 “USD. Birleşik belgelerin bilgilerinin iletişimsel bir biçimde kaydedilmesi”;

GOST 6.10.4-84 “USD. Bir makine taşıyıcısındaki belgelere ve bilgisayar teknolojisi tarafından oluşturulan bir makinograma yasal güç vermek. Temel Hükümler”;

GOST 6.10.5-87 “USD. Yerleşim formunun inşası için gereklilikler”;

GOST 6.10.6-87 “Birleşik CMEA dış ticaret belgeleri sistemi. Örnek form";

GOST R 6.30-97 “Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler” (01/1/2000'de değiştirildiği gibi).

Öğrenciler ve profesyoneller için T 62 alt bölümünden aşağıdaki standartlar büyük önem taşımaktadır:

GOST 7.1-84 “Belgenin bibliyografik açıklaması. Taslak hazırlama için genel şartlar ve kurallar”;

GOST 7.9-77 "Özet ve özet";

GOST 7.32-91 "NIRS Yapısı ve kayıt kuralları hakkında rapor."

2.5 Birleşik dokümantasyon sistemleri.

Yukarıdaki devlet standartları, birleşik dokümantasyon sistemlerinin (UDS) oluşturulmasını düzenler - belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kurallara ve gereksinimlere göre oluşturulan bir dizi birbirine bağlı birleşik belge biçimi.

Tüm Rusya yönetim dokümantasyonu sınıflandırıcısında (OKUD), aşağıdaki birleşik dokümantasyon sistemleri ayırt edilir:

Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi;

Birleşik bankacılık dokümantasyon sistemi;

Bütçe kurum ve kuruluşlarının birleşik finansal, muhasebe ve raporlama muhasebe belgeleri sistemi;

Birleşik raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi;

Birleşik muhasebe sistemi ve işletmelerin muhasebe belgelerinin raporlanması;

Birleşik emek dokümantasyon sistemi;

Rusya Federasyonu Emekli Sandığı için Birleşik Belgeleme Sistemi;

Birleşik dış ticaret belgeleri sistemi.

Rusya'da arşivleme alanındaki genel metodolojik rehberlik, Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın yetkisi altındaki Federal Arşiv Ajansı (Rosarchiv) tarafından yürütülmektedir. Bu alandaki önde gelen bilimsel kuruluş, Tüm Rusya Kayıt Yönetimi ve Arşivleri Araştırma Enstitüsü'dür (VNIIDAD).

Uzun yıllar boyunca, tüm devlet makamlarının ve idarelerinin, dairelerinin, kuruluşlarının ve işletmelerinin büro hizmetleri için ana düzenleyici belgelerden biri “Devlet Dokümantasyon Yönetim Sistemi” olmuştur. Temel hükümler. En son sürümü 1988 yılında onaylanan Belgeler ve Belge Destek Hizmetleri (GSDOU) için Genel Gereksinimler.

İş akışını düzene sokmak, belgelerin sayısını azaltmak ve kalitesini iyileştirmek ve ayrıca yönetim aparatının çalışmasını iyileştirmek için GSDOU, yönetim faaliyetlerini belgelemek ve devlet kurumlarında, işletmelerde, kurumlarda belgelerle çalışmayı organize etmek için tek tip gereksinimler belirledi ve kamu kuruluşları. GSDOU'nun ana hükümleri, Rusya için geleneksel iş modelini yansıttı ve pekiştirdi. DOE'nin düzenleyici çerçevesindeki değişiklik ve belgelerle çalışma teknolojilerinin iyileştirilmesi ile bağlantılı olarak, GSDOU'nun bazı normları artık eskidir.

"Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için tipik talimatlar"(2005'in şu anki sürümünde), belgeleme ve belgelerle çalışma için temel kuralları içeren ve maalesef ağırlıklı olarak geleneksel ofis çalışma teknolojilerini yansıtan kapsamlı bir belgedir. Talimatın hükümleri, otomatik (bilgisayar) teknolojileri kullanılarak gerçekleştirilen hazırlık, kayıt, muhasebe ve yürütme kontrolü de dahil olmak üzere, ortam türünden bağımsız olarak belgelerle çalışmanın organizasyonu için geçerlidir.

Adından da anlaşılacağı gibi, talimat federal makamlara yöneliktir, ancak kuruluşların ve işletmelerin büro hizmetleri, bireysel büro talimatlarını geliştirirken hükümlerini kullanabilir.

"Federal yürütme organlarının iç organizasyonu için standart düzenlemeler", 28 Haziran 2005 tarih ve 452 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan, federal yürütme organlarında iş akışının düzenlenmesi için temel kuralların, bu federal organın ofis çalışmaları için düzenlemeleri ve talimatları belirlediğini belirler. Model Yönetmelik, federal organın kararları, faaliyetinin yerleşik alanındaki normatif yasal düzenlemeleri ve federal organ tarafından Hükümete değerlendirilmek üzere sunulan taslak düzenlemeler gibi bu tür belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için prosedürü belirler. Rusya Federasyonu'nun. Ayrıca, kuruluşlar ve vatandaşlar da dahil olmak üzere belirli temyiz türlerini değerlendirme prosedürünü belirler.

"Kuruluş arşivlerinin çalışması için temel kurallar"(2002), büro işlerinde belgelerin saklanmasını düzenler (vakaların isimlendirilmesi için gereklilikler, büro işlerinde vaka oluşturma prosedürü, belgelerin değerinin incelenmesi, belgelerin imha için ayrılması, dosyaların arşive aktarılması için hazırlanması), ve ayrıca kuruluşun arşivindeki belgelerle çalışmak için bir metodoloji içerir (arşivin edinilmesi, arşiv belgelerinin kullanımının güvenliğinin sağlanması, kalıcı depolama için belgelerin aktarılması prosedürü vb.). Kurallar, elektronik ortamda belge arşivlerinin oluşturulmasına ve bu durumda güvenlik, seçim, muhasebe, kullanım ve bu tür belgelerin hazırlanması ve devlet deposuna aktarılmasını sağlamakla yükümlü olan kuruluşların sıradan arşivleri tarafından elektronik belgelerin kabul edilmesine izin verir. .

Rusya Federasyonu'nun tek bir yasal eylemi, özellikle sivil toplum kuruluşlarının belgeleri olmak üzere, yalnızca elektronik biçimde belgelerin oluşturulmasını ve saklanmasını doğrudan yasaklamamaktadır. Bununla birlikte, özellikle belgelerin elektronik biçimde saklanması alanındaki yerel düzenleyici ve metodolojik çerçeve, Rus kuruluşlarının ve işletmelerinin ofis çalışmalarında elektronik belgelerin kullanılması uygulamasının ve bu konudaki gelişmiş ülkelerin düzenlemelerinin çok gerisinde kalmaktadır. alan. Ayrıca, N.A.'ya göre. Khramtsovskaya, "Arşivlerimiz artık elektronik ortamdaki belgeleri kabul etmeye ve bu tür malzemelerin güvenilir ve profesyonel uzun süreli depolanmasını organize etmeye hazır değil" .

Birkaç on yıl boyunca, çeşitli faaliyet türlerine sahip devlet ve devlet dışı kuruluşlardaki okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin yerli uzmanları, depolama sürelerini belirlemek ve imha için yönetim belgelerini seçerken tek ve zorunlu bir düzenleyici belge kullandı - “Tipik yönetim belgelerinin listesi kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama koşullarını gösteren” (son baskı 2000). Ne yazık ki içeriği oldukça eskidir: mevzuattaki değişiklikleri yansıtmamaktadır ve son yıllarda ortaya çıkan birçok belge türünden yoksundur.

Bu bölümdeki Rus yasal ve düzenleyici çerçevesi şu anda karışıklık, eksiklik ve değişkenlik ile karakterizedir.

Arşivleme mevzuatına uygun olarak, belgelerin saklanmasına ilişkin şartlar, federal yasalar ve federal düzeydeki diğer düzenleyici yasal düzenlemeler ile federal yürütme makamları tarafından kendi ihtiyaçları ve bunlara bağlı kuruluşlar için geliştirilen listeler tarafından belirlenir.

Bu nedenle, "Anonim Şirketler Hakkında" Federal Yasası, bir anonim şirketin, menkul kıymetler piyasası için federal yürütme organı tarafından belirlenen zaman sınırları içinde belgeleri tuttuğunu belirtir. Ve örneğin, limited şirketlerle ilgili mevzuat, belgelerin saklanmasıyla ilgili şartlar veya bunların kurulmasından sorumlu organ hakkında hiçbir şey söylemez. Bu ticari kuruluşlar kimseye bağlı değildir, bu nedenle federal makamlar tarafından geliştirilen listeler onlar için düzenleyici belgeler değildir.

Federal yasalarda, belgelerin saklanma koşullarını belirleme kurallarını karmaşıklaştırma eğilimi vardır. Halihazırda, aynı belgeler için farklı saklama süreleri belirleyen düzenlemeler belirlenmektedir.

Yönetim belgelerinin bileşimi için mevcut gereksinimler, yönetim belgelerinin (esas olarak örgütsel ve idari belgeler - ORD için) hazırlanması ve yürütülmesine ilişkin kurallar, Rusya Devlet Standardının gelişmelerinde yer almaktadır.

Belge uzmanlarına göre, okul öncesi eğitim alanındaki düzenleyici ve metodolojik çerçevenin eksiklikleri arasında oryantasyon esas olarak devlet (bütçe) yapıları ve organizasyonel ve idari belgeler. Örneğin, muhasebe, istatistik, bankacılık ve diğer belgeler yasal olarak ORD'nin yürütülmesi standardına tabi değildir, ancak aslında tüm belgelerin temel olarak düzenlenmesi (imzalı, tarihli, kayıtlı, formlarda düzenlenmiş) olması gerekir. tek tip kurallar.

Federal Arşivler ve VNIIDAD uzmanları, iki yıldan beri, tüm tüzel kişiler ve bireyler için zorunlu olacak olan “Yönetim için Belge Desteği Hakkında” federal bir yasanın kabul edilmesi gereğinden bahsediyorlar. Ticari kuruluşlarda büro yönetimi hizmeti için metodolojik materyal, "Kuruluşlarda Yönetimin Belgesel Desteği için Standart Talimatlar" olabilir.

Belgesel bilgilerle çalışma alanındaki yasal ve metodolojik temelin eksikliği, değişkenliği ve bazen tutarsızlığı bağlamında, iç düzenlemeler hazırlanırken ticari kuruluşların okul öncesi eğitim kurumlarının bölümlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına tavsiye etmek mümkündür. ofis işleri ve belgelerin saklanması için uzmanlarla iletişim kurun - arşivciler ve belge uzmanları.

Büro çalışmasına ilişkin düzenleyici çerçeve, yasa ve yönetmeliklerden oluşur. Kuruluşların, kurumların ve işletmelerin faaliyetleri sürecinde belgelerin oluşturulmasını ve tanıtımını düzenlerler.

Düzenleyici ve metodolojik belgeler, ofis işleri hizmetlerinin yapısını, kadrosunu, teknik desteğini ve işlevlerini açıklar. Büro çalışması için düzenleyici çerçevenin bileşenleri, Şek. 5.

Pirinç. 5. Büro çalışması için düzenleyici çerçevenin bileşenleri

Şekildeki kısaltmalar: GOST - Devlet Standardı; GSDOU - Yönetimin belgesel desteğinin devlet sistemi.

Rusya Federasyonu'nun yasal ve yasal işlemleri

Bilgi ve belgeleme alanındaki yasal ve yasal düzenlemeler şunları içerir:

Rusya Federasyonu yasaları;

Cumhurbaşkanının kararnameleri ve emirleri;

Hükümetin karar ve emirleri;

hem kamu hem de departman niteliğindeki federal yürütme organlarının (bakanlıklar, komiteler, hizmetler, ajanslar, vb.) yasal işlemleri;

rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının ve onların bölgesel kuruluşlarının hükümet ve yürütme makamlarının ofis işleri konularını düzenleyen yasal işlemleri;

normatif ve öğretici nitelikteki yasal eylemler.

Masada. 2 Çalışmayı düzenleyen ana belgeleri bilgi ve belgelerle listeler.

Dokümantasyon için devlet standartları (GOST'ler)

Her gün birçok çalışan çeşitli belgelerle işlerinde buluşuyor. Evet ve günlük yaşamda çeşitli belgeler hazırlıyor ve alıyoruz. Belge bir bilgi taşıyıcısıdır. Olayları, gerçekleri, çevreleyen gerçekliğin işaretlerini ve insanın zihinsel faaliyetinin sonuçlarını yansıtır.

Belge- yönetim alanındaki emeğin ana amacı. Çeşitli kuruluşlar tarafından oluşturulan ve aynı şekilde işleyen belgelerle günlük çalışmanın rahatlığı ve onlara yasal güç kazandırmak için, tasarımları için tek tip gereksinimlerin sunulması gerekir. Bu nedenle resmi belgelerin yürütülmesi kesinlikle standartlara göre düzenlenir.

Standart- bir tür tür, bir şeyin özellikleri, özellikleri, nitelikleri açısından karşılaması gereken bir örnek.

10 Haziran 1993'te kabul edilen Rusya Federasyonu "Standardizasyon Üzerine" Kanunu, standardizasyonu normlar, kurallar ve özellikler oluşturma faaliyeti olarak tanımlar.

Standartların dağıtım alanları, içerikleri, kapsamları devlet yetkilileri tarafından belirlenir. "Standardizasyon Üzerine" yasasına göre, devlet standartları Devlet Standardı tarafından kabul edilir.

Evrak işleri için tek tip gereksinimler Devlet Standardında (GOST) sabittir. Şu anda, belge oluşturma ve ofis işlerini yürütme süreci, Tablo'da listelenen standartlarla düzenlenmektedir. 2.2.

Tablo 2. Kayıt tutmayı yöneten standartlar

Ad İçerik GOST b.10.3-83 Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Birleştirilmiş belgelerin bilgilerini iletişimsel bir biçimde kaydetme GOST 6.10.4-84 Birleşik belgeleme sistemleri. Bilgisayar teknolojisi ile oluşturulan belgelere yasal güç vermek. GOST'nin temel hükümleri b. 10.5-87 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Bir yerleşim anahtarının oluşturulması için gereksinimler GOST 6.01.1-87 Teknik ve ekonomik bilgiler için birleşik sınıflandırma ve kodlama sistemi GOST 6.38-90 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak işleri için gereksinimler GOST R 51141-98 Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar GOST R 6.30-97'de Değişiklikler Hakkında Kararname. Değişiklikler 01/04/2000 tarihinden itibaren uygulamaya konmuştur.01/1/2000 tarihli Devlet Standardı No. 9-ST GOST R 6.30-2003 Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri

Standartlar tarafından belirlenen gereksinimler, tüm devlet kurumları ve ticari kuruluşlar için zorunludur. Gosstandart ve diğer devlet yönetim organları, yetkileri dahilinde, GOST gerekliliklerine uygunluk üzerinde kontrol uygular.

Yönetmelikler

Emekle ilgili normatif belgeler, çalışan sayısını, belirli görevleri yerine getirmek için harcanan süreyi ve yapılan iş hacmini belirlemeye hizmet eder.

Aşağıdaki düzenleyici belgeler vardır:

1) yönetimin belgesel desteğine ilişkin çalışmalar için sektörler arası zaman standartları;

2) bakanlıkların, departmanların, işletmelerin ve kuruluşların yönetimine yönelik dokümantasyon desteğini geliştirmeye yönelik çalışma için zaman standartları;

3) otomatik arşiv teknolojisi ve yönetim organlarının belgesel desteği üzerinde çalışmak için zaman normları.

İlk standartlar, 1995 yılında Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı Merkez Bilim ve Teknoloji Bürosu'nda geliştirildi ve işin emek yoğunluğunun ve devlet kurumlarında, işletmelerde, kurumlarda ve kamu kuruluşlarında çalışan sayısının belirlenmesinde önerildi. Bu belgenin normatif kısmı şunları içerir:

yönetim için belge desteği üzerinde çalışmak için harcanan zaman normları (işleme, kayıt, belgelerin yürütülmesinin sayısı ve kontrolü, dosya dolaplarının bakımı vb.);

· Arşiv çalışmasına harcanan zaman normları (kataloglama, arşivler için bir referans aparatının oluşturulması, belgelerin muhasebeleştirilmesi, güvenlik kontrolü vb.).

İkinci belge 1992'de VNIIDAD'da geliştirildi ve planların ve sözleşmelerin hazırlanması için zaman standartlarını içeriyor. Onlara göre işçilik maliyetlerini hesaplayabilir, işçilerin verimliliğini analiz edebilir ve sayılarını hesaplayabilirsiniz.

Üçüncü standartlar, 1993 yılında Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı Merkez Bilim ve Teknoloji Bürosu'nda geliştirilmiştir. Geleneksel koşullarda ve yönetim süreçlerinin otomasyonu koşullarında yönetim belgeleriyle çalışmak için harcanan zamanı belirlemek için tasarlanmıştır.

Zaman sınırları, belgelerle yapılan her türlü çalışma için geçerlidir ve iki bloğa ayrılmıştır:

yönetimin belgesel desteği üzerine çalışma zaman normları (iş tanımlarının geliştirilmesi, kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi, birleşik formlar ve standart belge metinleri vb.);

· Otomatik arşivleme teknolojisi sürecinde gerçekleştirilen çalışma için zaman normları (istatistiksel raporların derlenmesi, belge arama taleplerinin yürütülmesi vb.).

sınıflandırıcılar

Daha önce, modern ofis çalışmasının yüksek derecede otomasyon ve bilgisayarlaşma ile ayırt edildiği belirtilmişti. Otomatik bilgi sistemlerinin çeşitli belgelerinin sıralanması, aranması ve işlenmesinde kullanılmak üzere, belgelere özel kodlar atanmalıdır. Bunun için teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcıları oluşturulmuştur.

sınıflandırıcılar- nesnelerin adlarının ve kodlarının sistematik bir listesini içeren düzenleyici belgeler. Tüm sınıflandırıcılar ve bunların geliştirilmesi için düzenleyici ve metodolojik belgeler, Teknik, ekonomik ve sosyal bilgiler için birleşik sınıflandırma ve kodlama sistemi(ESKK TEI).

Sınıflandırma ve kodlama, ekonomi, istatistik, bankacılık ve gümrük vb. alanlardaki nesnelerdir. Sınıflandırıcıların varlığı, kullanılan formların sayısında azalmaya yol açar, bunların kayıt ve kontrolünü kolaylaştırır ve muhasebe ve sistematizasyon sağlar. Şek. 2.2 sınıflandırıcılar içeriğe göre türlere ayrılır.

Pirinç. 2.2. Sınıflandırıcı türleri

Şu anda, 30'dan fazla tüm Rus ve tüm birlik sınıflandırıcısı var. Sınıflandırıcıların kapsamına göre, tüm Rus, sektörel ve kurumsal sınıflandırıcılara ayrılmıştır.

Büro çalışmaları alanı ile ilgili farklı içerikteki sınıflandırıcılara örnekler verelim.

1) Tüm Rus yönetim belgeleri sınıflandırıcısı (OKUD);

2) İşletmelerin ve kuruluşların tüm Rus sınıflandırıcısı (OKPO);

3) Tüm Rus işçi meslekleri, çalışanların pozisyonları ve ücret kategorileri (OKPDTR) sınıflandırıcısı.

Örnek olarak, OKUD'u daha ayrıntılı olarak ele alalım. 30 Aralık 1993 tarihli Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararnamesi ile onaylanmıştır. OKUD'daki sınıflandırma nesneleri, Rusya Federasyonu bakanlıkları (departmanları) tarafından onaylanan birleşik belge biçimleridir. OKUD, bu formların kod tanımlarını ve ilgili belge formlarının (sınıflandırma nesneleri) adlarını içerir.

OKUD'daki belge formu kodu yedi ondalık basamaktan ve bir kontrol numarasından (CC) oluşur ve aşağıdaki şemaya göre oluşturulmuştur:

Form sınıfı belge formunun ilgili birleşik belge sistemine ait olduğunu gösterir.

Form alt sınıfı sınıf içindeki belge formlarının türlerini ve kullanım yönünü gösteren kodları içerir.

Kayıt numarası alt sınıf içindeki belge form numarasıdır. RC bir kontrol numarası içerir.

Örnek olarak Tabloda. 2.3, teşebbüsün tasfiyesine ilişkin işçi kolektifinin genel kurul toplantısının (konferansının) tutanaklarının kodunu gösterir: 0213161 1.

Tablo 2.3. Protokol kodu şifre çözme

Kod öğesi Açıklama

02 Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi

13 Bir kuruluşun, işletmenin tasfiyesine ilişkin belgeler

161 Tasfiye konulu işçi kolektifinin genel kurul toplantısının (konferansının) tutanağı

1 Kontrol numarası

Diğer bir örnek (Tablo 2.4), ulaşım hizmetleri için nakitsiz ödemeler için yardım kodudur (0401028 3).

Tablo 2.4. Yardım kodu şifre çözme

Kod öğesi Açıklama

03 Birleşik bankacılık dokümantasyon sistemi

01 Nakitsiz ödemeler için ödeme belgeleri
028 Taşıma hizmetleri için ödeme yardımı
3 Kontrol numarası

Devlet Dokümantasyon Yönetim Sistemi (GSDM)

1990 yılında Devlet Dokümantasyon Yönetim Sistemi (GSDOU) ortaya çıktı. Yönetim için dokümantasyon desteğinin organizasyonu hakkında en eksiksiz dokümandır.

GSDOU, devlet organlarında, mahkemelerde, savcılarda, tahkimde, işletmelerde, kurumlarda ve kamu kuruluşlarında belgelerle (bilgisayar teknolojisi tarafından oluşturulanlar dahil) çalışmanın organizasyonu için tek tip gereksinimler belirler. GSDO'nun ana hedefleri şunları içerir:

Yönetim aparatının çalışmasının iyileştirilmesi;

iş akışını düzene sokmak ve belgelerin kalitesini iyileştirmek;

belge sayısında azalma;

· bilgi alma sistemlerinin inşası;

· bilgi toplamak, depolamak ve işlemek için modern teknolojilerin kullanımı için koşullar yaratmak.

GSDOU'nun hükümlerine göre, ofis çalışması için talimatlar, yöntemler, ofis çalışmasının çeşitli yönleriyle ilgili öneriler oluşturulur.

1993 yılında GSDOU'nun hükümleri, Rusya Federasyonu Bakanlıklarında ve Departmanlarında Büro Çalışmaları için Standart Talimatlarda daha da geliştirilmiştir.

Belge sınıflandırması

Genel sunum ve sınıflandırma işaretleri

Herhangi bir sınıflandırma, hangi grupların toplam nesne kütlesinden ayırt edildiği temelinde bir veya daha fazla özelliğin tanımıyla ilişkilidir. Aynı gruptaki nesneler için, sınıflandırmanın temeli olarak adlandırılan bu özellikler örtüşür.

Belgeler çeşitli kriterlere göre sınıflandırılabilir:

Menşeine göre: resmi, kişisel;

Karmaşıklığa göre: basit, karmaşık;

aciliyete göre: çok acil, acil, acil olmayan;

tanıtım: gizli, resmi kullanım için, sınıflandırılmamış;

Form: standart, bireysel;

Depolama açısından: geçici, uzun süreli depolama, kalıcı.

sınıflandırma türleri

Daha sayılabilecek birçok sınıflandırma vardır. En yaygın sınıflandırma türlerini düşünün.

Şek. 2.3, işletmenin bilgi bağlantılarının niteliğine göre belgelerin sınıflandırılmasını sunar.

Harici belgelere daha yüksek kuruluşların normatif belgelerine bakın. Bu belgeler mali makamlardan (vergi servisi), çevre makamlarından, sosyal koruma makamlarından ve diğer birçok makamdan gelir. Diğer kuruluşlardan alınan veya diğer kuruluşlara yönelik belgeler de harici olarak kabul edilir.

dahili belgeler sadece bir işletme veya kurum içinde yaratılan ve dolaşıma girenleri adlandırabiliriz.

Etkin yönetimin organizasyonu için, işletme türü ne olursa olsun, organizasyonel ve idari belgeler gereklidir. Bu tür belgelere genellikle genel terim - yönetim belgeleri denir. Yönetim belgesi türlerine daha yakından bakalım.

İle organizasyon belgeleri işletmeler, işletmenin tüzüğünü, yapısının tanımını, kadrosunu, iç düzenlemelerini ve çalışanların görev tanımlarını içerir.

İle idari belgeler temel faaliyetlere ilişkin emirleri, talimatları ve kararları içerir. Bu belgeler aynı şekilde düzenlenir, sadece belge türünün adı (emir, emir, karar) ve kontrol kelimeleri ("emir veriyorum"; "zorunluyum"; "karar verdim") değişir.

İle personel belgeleri bir vatandaş ve bir işletme arasındaki ilişkileri kuran belgeleri içerir. Bunlar personel için emirler (işe alma, işten çıkarma, başka bir pozisyona transfer vb.), çalışma kitapları, çalışanlarla bireysel sözleşmeler (sözleşmeler), kişisel dosyaları ve kişisel bordro hesaplarıdır.

İle bilgi ve referans belgeleri mektupları, faksları, notları, telefon mesajlarını vb. içerir.

Yönetim belgelerinin işlevsel amaca göre sınıflandırılması, Şek. 5.

Pirinç. 5. Yönetim belgelerinin sınıflandırılması

İşletmede dolaşımda olan belgeler sınıflandırılabilir. belge akışının yönüne göre (Şek. 6).

Pirinç. 6. İşletmenin belge akışları

gelen kutusu işletmenin diğer kuruluşlardan aldığı belgelere denir.

dışa dönük belgeler, bir işletmenin (kuruluşun) diğer işletmelere gönderdiği belgelerdir.

Dahili belgeler işletme içinde dolaşımdadır ve iç üretim sorunlarının çözülmesine olanak sağlayan bilgileri içerir.

Belgelerin sınıflandırılması memurlar arasında yaygındır içeriğe göre.

Öncelik orijinal verileri içeren belgelerdir.

konsolide- verilerin birkaç birincil belgeden toplandığı belgeler.

Bilgisayar teknolojisinin ve özel yazılımların gelişmesiyle birlikte belgelerin sınıflandırılması kullanıma girmiştir. medya türüne göre (Şek. 7).

Pirinç. 7. Belgelerin ortam türüne göre sınıflandırılması

Kağıtsız ofis teknolojisinin temelinde "elektronik belge" ifadesi yatmaktadır. Bir sonraki bölümde, belgelerin ortam türüne göre sınıflandırılması sonucunda belirlenen belge gruplarını daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

Bilimin ilerlemesi, kelimenin tam anlamıyla bize dökülen büyük bir bilgi akışı yarattı. Nasıl başa çıkılır bununla? Bilimsel bir emek örgütlenmesine ihtiyacımız var. Ve burada düzgün organize edilmiş ofis çalışmaları önemli bir rol oynar.

Belgelerin yürütülmesi ve işlenmesi için tek tip gereklilikler, gerekli bilgilerin hızlı bir şekilde elde edilmesini mümkün kılar. Bir belgeyi doğru bir şekilde hazırlama yeteneği aynı zamanda evrensel bir kültürden de bahseder. Bilgisayarların insan faaliyetinin tüm alanlarına hızlı bir şekilde girmesi, ofis işlerini atlamadı. Belgelerin işlenmesi ve saklanması için bir bilgisayarın kullanılması, bilgilerin işlenmesini ve sonuç olarak karar verme ve etkin yönetimi hızlandırmak için yeni fırsatlar sunar.

Bilgisayarların belgelerin işlenmesi, saklanması ve iletilmesi için kullanılması, elektronik belge, yani bir uygulama programı kullanılarak yapılan ve manyetik bir ortamda saklanan belge teriminin ortaya çıkmasına neden olmuştur. "Basılı kopya" ile karşılaştırıldığında (bazen kağıt belge olarak da adlandırılır) elektronik bir belgenin çeşitli avantajları vardır:

Değişiklik yapma kolaylığı

Önceden hazırlanmış belge formlarının yalnızca içinde belirtilen ana ayrıntılarla değil, aynı zamanda belge türüne göre basılı standart ifadelerle kullanılması;

· Belgede yer alan bilgileri kağıda yazdırmadan doğrudan monitör ekranından okurken maliyet tasarrufu;

E-posta ile başka bir kuruma aktarırken verimlilik (birkaç dakikadan birkaç saate kadar);

herhangi bir sayıda alıcıya e-posta ile belge gönderme imkanı;

Belgeleri arşivleme ve yetkisiz erişime karşı koruma imkanı.

Yakın zamana kadar, devlet kurumları tarafından düzenlenen düzenleyici belgeler, kurumlara kağıt biçiminde: mektuplar, broşürler vb. olarak dağıtıldı. Bu, baskı tesislerinin kullanılmasını, posta çalışanlarının katılımını gerektiriyordu ve bu da ulusal ölçekte büyük maddi maliyetlere yol açtı. Artık belgenin sınırlı sayıda kağıt (basılı) kopyasını yayınlamak ve kurumlara e-posta ile materyal göndermek yeterli.

Bir kuruluş ölçeğinde, birkaç şubesi olsa bile elektronik belge yönetim sistemleri kullanılmaktadır. Bu form, yönetim kadrosunda bir azalmaya yol açar.

Elektronik belge yönetiminin getirilmesi, personel için nitelik gereksinimlerini artırmaktadır. Şimdi bile, birçok işletmede iş başvurusunda bulunurken, başvuru sahiplerinin kişisel bir bilgisayarda çalışabilmeleri gerekmektedir. Metni yazmak ve basmakla uğraşan sekreter daktilo değildir, ancak çalışanın kendisi faaliyet profiline göre belgeler hazırlar ve sekreterin görevleri yalnızca yürütme ve kayıtlarının doğruluğunu kontrol etmektir.

Ancak, görünüşe göre, kağıt belgelerin ofis işlerinden tamamen değiştirilmesi yakında gerçekleşmeyecek. Bunu yapmak için, elektronik bir belgenin yasal gücünün tanınmasıyla ilgili bir takım sorunları çözmek gerekir. Bunlar, formların geliştirilmesini, elektronik belgelerin hareketinin muhasebeleştirilmesini, kayıtlarının sağlanmasını içerir. Bu yolda en zoru, elle atılan imza ile aynı hukuki güce sahip olacak bir elektronik imza mekanizmasının oluşturulması olacaktır.

Ekran Belgeleri

Bilgisayar teknolojisinin kullanımı, çeşitli belgelerin oluşturulmasını büyük ölçüde kolaylaştırır. Kural olarak, kuruluşlar birçok tekrarlayan belge oluşturur: işe alma, işten çıkarma ve çalışanlar için teşvikler için emirler; kuruluşun mesleki yönelimi vb. ile ilgili belgeler. Bu tür belgeler bu kuruluş için tipiktir, bu nedenle daha fazla verimlilik için özel formlar veya şablonlar oluşturulur. Bazı belgeler tüm kuruluşlar için ortaktır, formları geliştirilir ve özel ofis yazılım paketlerine dahil edilir. Bu nedenle, muhasebe belgelerinin tüm ana biçimlerini içeren 1C Muhasebe programı çok popüler. Birçok kuruluş kendi belge biçimlerini geliştirir ve bunları ofis işlerinde başarıyla kullanır, böylece her bir belgeyi işlemek için harcanan süreyi önemli ölçüde azaltır.

Şablon, bir belgenin tamamlanmış görünümünü oluşturmak için temel araçları sağlayan özel bir belge türüdür. Şablonlar şunları içerebilir:

aynı türdeki belgeler için metin veya biçimlendirme öğeleri;

menü ve atanmış tuşlar;

araç çubukları.

Form, değişken bilgileri girmek için sabit bilgiler ve boşluklar içeren önceden hazırlanmış bir şablon veya metindir. Formlar, sonraki çıktısıyla birlikte doğrudan elektronik bir belgeye veri girmek için satırlara basabilir.

Şablon belgeler en etkili olanlardır, yani veri girişi için özel alanlar (metin alanı, tarih alanı vb.) ve ayrıca standart ifadeler içeren formlardır. Bir şablon belgesinin alanları, belgeyi oluşturan kişiye metnin nereye ve hangi sırayla girilmesi gerektiğini söyler. Şablon belgelerin kullanımı özellikle bilgisayarda bir belge hazırlarken uygundur, çünkü bu durumda sekreterin tüm metni yeniden yazmadan yalnızca uygun formu indirmesi ve doldurması veya düzeltmesi gerekir. Ek 1, metodolojik bir toplantının şablon bildirim mektubunun bir örneğini sağlar.

Bir şablon geliştirebilir veya kendiniz oluşturabilirsiniz veya sihirbazlardan birinin yardımını kullanabilirsiniz - yazılım uygulamalarının parçası olan yardımcı programlar. Sihirbaz, oldukça dallanmış bir yapıya sahip bir belge hazırlama algoritması içerir. Sihirbazla çalışmak, belge tasarımı için önerilen seçeneklerden (tür, tür) birini seçmenizi öneren adımlardan oluşur; ilgili bilgileri önerilen metin alanına girin; verilerinizi şablona ekleyin. Sihirbaz tamamlandıktan sonra ortaya çıkan belge sonlandırılabilir.

4. Evrak işleri için temel gereksinimler. Belgeleri derleme kuralları. Belgelerin temel detayları. Formun zorunlu detayları.

Bir destek, yönetimde evrak uygulamasında en sık kullanılan resmi bir belgenin bir unsurudur. Mevcut GOST, 29 ayrıntıdan oluşan bir liste içerir:

01 - Rusya Federasyonu'nun devlet amblemi;

02 - Rusya Federasyonu konusunun amblemi;

03 - kuruluşun amblemi;

04 - organizasyon kodu;

05 - belge formu kodu;

06 - organizasyonun adı;

07 - kuruluşla ilgili referans verileri;

08 - belge türünün adı;

09 - belge tarihi;

10 - belgenin kayıt numarası;

12 - belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;

13 - belgeye erişimin kısıtlanması damgası;

14 - muhatap;

15 - belge onay damgası;

16 - çözünürlük;

17 - metnin başlığı;

18 - kontrol işareti;

19 - belge metni;

20 - teklifin kullanılabilirliğine ilişkin bir işaret; t

21 - imza;

22 - belge onay damgası;

23 - belge onay vizeleri;

24 - baskı;

25 - bir kopyanın onaylanmasında bir işaret;

26 - sanatçıyı işaretleyin;

27 - belgenin yürütülmesine ve davaya gönderilmesine ilişkin bir işaret;

28 - belgenin kuruluş tarafından alındığına dair bir işaret;

29 - belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı.

Belgenin türüne ve amacına bağlı olarak, tüm ayrıntıları içermeyebilir. Yukarıda listelenen belgenin ayrıntıları, form üzerinde kesin olarak tanımlanmış bir konuma sahiptir. Belgedeki ayrıntıların yerleşimi, Şek. 3.1.