Büro çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeli- bu, belge oluşturma, işleme, saklama ve kuruluşun mevcut faaliyetlerinde kullanma teknolojisini ve ayrıca kayıt yönetimi hizmetinin faaliyetlerini düzenleyen bir dizi yasa, düzenleyici yasal düzenleme ve metodolojik belgedir: yapısı , fonksiyonlar, personel, teknik destek ve diğer bazı yönler.
Normatif - ofis çalışmasının metodolojik temeli:
1) Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgeleme alanındaki yasal düzenlemeleri;
2) Rusya Federasyonu Başkanının kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümeti kararları;
3) yönetim faaliyetleri için belge desteğinin yasal konularını düzenleyen federal yürütme organlarının normatif yasal işlemleri;
4) belgeler için devlet standartları;
5) tüm Rus teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları;
6) birleşik dokümantasyon sistemleri;
7) düzenleyici yasal düzenlemeler ve ayrıca kuruluşların ve işletmelerin yönetimi tarafından yayınlanan ofis çalışmaları ile ilgili metodolojik belgeler.
Büro çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeli, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının yasal düzenlemelerini ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının yürütme makamları tarafından kabul edilen yasal düzenlemeleri de içerir. Bu eylemler, öncelikle Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının temsilci ve yürütme makamlarının yanı sıra kendi topraklarında faaliyet gösteren kuruluşlar ve işletmeler tarafından ofis işleri düzenlenirken dikkate alınmalıdır.
1.1. Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgeleme alanındaki yasal düzenlemeleri
Rusya Federasyonu mevzuatı şunları düzenler: genel organizasyon ilkeleri kuruluşların ve işletmelerin yönetimi için dokümantasyon desteği.
Bilgi oluşturma ve kullanma prosedürünü düzenleyen ana yasa (bilgi kaynakları) 20 Şubat 1995 tarihli Federal Yasadır N 24-FZ "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgi Koruması Üzerine" (10 Ocak 2003'te değiştirildiği ve eklendiği gibi) .
Kanun, oluşturma, depolama ve kullanım için yasal rejimi belirler. gibi bilgi kaynakları:
1) bilgileri belgeleme prosedürü;
2) bilgi sistemlerinde bireysel belgelerin ve bireysel belge dizilerinin mülkiyeti;
4) bilgilerin yasal olarak korunması prosedürü.
Adı geçen Kanun şu temel kavramları tanımlar: "dokümante edilmiş bilgi" ve "bilgi kaynakları".
Belgelenmiş bilgi (belge)- tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla birlikte bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgiler.
bilgi kaynakları- bilgi sistemlerinde ayrı belgeler ve ayrı belge dizileri, belgeler ve belge dizileri.
Bilgilerin belgelenmesi- Bilgi kaynaklarına ve yasaya uygun olarak bilgilerin dahil edilmesi için bir ön koşul, Rusya Federasyonu'nun ofis işlerini organize etmekten, belgelerin standartlaştırılmasından ve bilgi güvenliğinden sorumlu devlet makamları tarafından belirlenen şekilde gerçekleştirilmelidir.
Bilgi kaynakları, devlet ve devlet dışı mülk olabilir ve vatandaşlara, devlet yetkililerine, yerel yönetimlere, kuruluşlara ve kamu derneklerine ait olabilir.
Vatandaşlar, kamu makamları, yerel makamlar, kuruluşlar ve kamu dernekleri, devlet bilgi kaynaklarının oluşturulmasından ve kullanılmasından sorumlu makam ve kuruluşlara belgelenmiş bilgileri sunmakla yükümlüdür.
Devlet, bu bilgilerin devlet sırrı olarak sınıflandırılması durumunda, gerçek ve tüzel kişilerden belgelenmiş bilgileri geri satın alma hakkına sahiptir. Devlet sırrı olarak sınıflandırılan bilgileri içeren bilgi kaynaklarının sahibi, bu mülkü yalnızca ilgili devlet makamlarının izniyle elden çıkarma hakkına sahiptir.
Bireyler ve tüzel kişiler pahasına oluşturulan ve ayrıca onlar tarafından yasal olarak edinilen, hediye veya miras olarak alınan belgeler ve belge dizileri, bu tüzel kişilerin ve kişilerin mülkiyetindedir.
Rus bilgilerinin, Rusya Federasyonu'nun ve belediyelerin konularının çıkarlarının korunması ve ayrıca uluslararası bilgi alışverişinde bireylerin ve tüzel kişilerin çıkarlarının, haklarının ve özgürlüklerinin korunması, 4 Temmuz 1996 tarihli Federal Yasa N 85- ile sağlanır. FZ "Uluslararası Bilgi Değişimine Katılım Üzerine" (30 Haziran 2003, 29 Haziran 2004'te değiştirilmiş ve eklenmiş olarak).
Kanun, uluslararası bilgi alışverişinin amaçlarını ve konularını tanımlar. Uluslararası bilgi alışverişinin nesneleri belgelenmiş bilgi, bilgi kaynakları, bilgi ürünleri, bilgi hizmetleri, uluslararası bilgi alışverişi araçları olabilir. Uluslararası bilgi alışverişi konuları Bunlar: Rusya Federasyonu, Rusya Federasyonu'nun özneleri, devlet yetkilileri ve yerel yönetimler, bireyler ve tüzel kişiler.
Kanun, bilgi ürünlerine ve uluslararası bilgi alışverişi araçlarına sahip olma hakkını belirler, belgelenmiş bilgilerin ihracatına kısıtlamalar getirir, gizli bilgileri koruma prosedürünü belirler ve uluslararası bilgi alışverişinin diğer konularını düzenler.
Standardizasyon için yasal dayanak Rusya Federasyonu'nda, 27 Aralık 2002 tarihli “Teknik Düzenleme Hakkında” 184-FZ sayılı Federal Yasa ile kurulmuştur (9 Mayıs 2005'te değiştirildiği ve eklendiği şekliyle).
Kanuna uygun olarak standardizasyon- aşağıdakileri sağlamak için normlar, kurallar ve özellikler oluşturma faaliyetidir:
1) çevre, yaşam, sağlık ve mülkiyet için ürün, iş ve hizmetlerin güvenliği;
2) teknik ve bilgi uyumluluğu ile ürünlerin değiştirilebilirliği;
3) bilim, mühendislik ve teknolojinin gelişim düzeyine göre ürün, iş ve hizmetlerin kalitesi, ölçümlerin tekdüzeliği;
4) her türlü kaynağı kurtarmak;
5) doğal ve insan kaynaklı afetler ve diğer acil durumlar riskini dikkate alarak ekonomik tesislerin güvenliği;
6) Ülkenin savunma kabiliyeti ve seferberlik hazırlığı.
Kanun, standardizasyon çalışmalarını yürütme prosedürünü, standardizasyon belgelerinin türlerini ve bunların uygulanmasını, devlet standartlarının gerekliliklerine uygunluk üzerinde devlet denetimi ve denetiminin uygulanmasını, kanun hükümlerini ihlal etme sorumluluğunu, standardizasyonu finanse etme prosedürünü belirler. iş vb.
Standardizasyonla ilgili normatif belgelere Rusya Federasyonu topraklarında faaliyet gösteren Kanun şunları içerir:
1) Rusya Federasyonu'nun devlet standartları, uluslararası (bölgesel) standartlar, kurallar, normlar ve öngörülen şekilde uygulanan standardizasyon için tavsiyeler, tüm Rusya teknik ve ekonomik bilgi sınıflandırıcıları;
2) endüstri standartları, işletme standartları, bilimsel ve teknik standartlar, mühendislik toplulukları ve diğer kamu kuruluşları.
Büro çalışmalarında standardizasyona ilişkin düzenleyici belgeler, belgelerin oluşturulması, sunumu ve yürütülmesi, birleştirilmesi ve birleşik belge sistemlerinin kullanılması için gereklilikleri ortaya koymaktadır; teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcılarının yaratılması ve kullanılması; yönetimde bilgi süreçlerinin otomasyonu, bilgi işlemenin teknik araçları; belgelerle çalışırken kullanılan terminoloji.
Kanun uyarınca, standardizasyon alanında devlet politikasının oluşturulması ve uygulanması, standartlara uygunluk üzerinde devlet kontrol ve denetiminin uygulanması, uluslararası standardizasyona katılım ve diğer bazı konular Rusya Federasyonu Standardizasyon, Metroloji Komitesi'ne verilmiştir. ve Sertifikasyon (Gosstandart of Russia). Komite, devlet kayıtlarından sonra yürürlüğe giren tüm devlet kurumları ve ticari kuruluşlar için zorunlu olan devlet standartlarını ve tüm Rusya teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcılarını kabul eder.
Rusya Federasyonu'nun devlet dilinin ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet dillerinin büro çalışmalarında kullanılması konuları, 25 Ekim 1991 tarihli Rusya Federasyonu Kanunu N 1807-I "Dillerle ilgili olarak düzenlenmiştir. Rusya Federasyonu halklarının "(24 Temmuz 1998, 11 Aralık 2002 G.'de değiştirildiği ve eklendiği gibi).
Bu yasaya göre, resmi ofis çalışmaları Rusya Federasyonu'nun devlet dilinde - Rusça, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının mevzuatı ile belirlenen Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının ve halklarının devlet dillerinde yapılabilir. Federasyon. Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet organları, kuruluşları, kurumları ve işletmeleri ile Rusya Federasyonu'ndaki muhataplar arasındaki resmi yazışmalar Rusça yapılır.
Rusya Federasyonu devlet organlarına gönderilen vatandaşların itirazlarına verilen yanıtlar, temyiz dilinde ve yalnızca temyiz dilinde - Rusça olarak cevap vermek mümkün değilse - verilir.
Kimlik belgeleri, medeni durum kayıtları, eğitim belgeleri, çalışma ilişkileri ile ilgili belgeler, ulusal dillerini ikinci devlet dili olarak belirleyen Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının topraklarındaki askeri biletler, devlette Rusça ile birlikte düzenlenir. Rusya Federasyonu'nun kurucu varlığının dili.
Rusya genelinde sanayi, iletişim, ulaşım ve enerjide yalnızca Rus dili kullanılmaktadır.
Kurumsal logoların veya ticari markaların kullanımı(hizmet markaları) resmi belgelerde 23 Eylül 1992 tarihli Rusya Federasyonu Kanunu N 3520-I “Ticari Markalar, Hizmet Markaları ve Mal Menşei Temyizleri Hakkında” (27 Aralık 2000, Aralık'ta değiştirildiği ve eklendiği gibi) ile belirlenir. 30, 2001 11, 24 Aralık 2002).
Bilgi kullanımıyla ilgili sorular, devlet sırları olarak sınıflandırılan ve diğer gizli bilgiler, 21 Temmuz 1993 N 5485-I "Devlet Sırları Hakkında" Rusya Federasyonu Kanunu ile belirlenir (6 Ekim 1997, 30 Haziran, 11 Kasım'da değiştirildiği ve eklendiği gibi, 2003, 29 Haziran, 22 Ağustos 2004).
Kanun, devlet sırrı oluşturan bilgilerin listesini belirler ve devlet sırlarının korunmasını ve korunmasını sağlamakla görevlendirilen devlet organlarının ve görevlilerinin yetkilerini belirler.
Rusya Federasyonu mevzuatı, belge desteği ile yakından ilgili diğer faaliyet alanlarını da düzenlemektedir.
1.2. Rusya Federasyonu Başkanının kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümeti kararları
Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından kabul edilen yasal düzenlemeler, bilgi ve belgelere ilişkin yasal düzenlemelerde belirtilen hükümleri geliştirir.
Rusya Federasyonu Hükümeti, 27 Aralık 1995 tarihli N 1268 sayılı “Mühürlerin ve antetli kağıtların üretimi, kullanımı, depolanması ve imhasının Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılmasıyla düzenlenmesi hakkında” (8 Haziran'da değiştirildiği ve eklendiği gibi) kabul etti. , 2001).
Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın bir dizi kararnamesi, bilgilerin korunmasını sağlamayı amaçlamaktadır: 24 Ocak 1998 tarih ve 61 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi “Devlet sırrı olarak sınıflandırılan bilgiler listesinde”, Kararname Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı 6 Mart 1997 No. 188 “Gizli nitelikteki bilgi listesinin onaylanması üzerine ”(23 Eylül 2005'te değiştirildiği ve eklendiği gibi), 4 Eylül Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi , 1995 No. 870 “Devlet sırrını oluşturan bilgilerin çeşitli gizlilik bilgileri olarak sınıflandırılmasına ilişkin Kuralların onaylanması üzerine”.
Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnameleri ve Rusya Federasyonu Hükümeti kararları, devlet organları tarafından çıkarılan düzenleyici yasal işlemlerin hazırlanması, yayınlanması, devlet kaydı ve uygulanması konularını düzenler.
Federal yürütme organlarının düzenleyici yasal işlemlerinin hazırlanmasına ve devlet tesciline ilişkin kurallar, 13 Ağustos 1997 N 1009 Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylandı (11 Aralık 1997, 6 Kasım 1998'de değiştirildiği ve eklendiği gibi) , 11 Şubat 1999 , 30 Eylül 2002)
Belgelerin arşivlenmesinin düzenlenmesine ilişkin ana hükümler, 17 Mart 1994 tarihli Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi N 552 "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliğinin onaylanması üzerine" (değiştirilmiş ve eklenmiş) 1 Nisan 1996, 1 Aralık 1998, 19 Kasım 2003) ve Federal Arşiv Ajansı Yönetmeliği (17 Haziran 2004 N 290 Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır).
Bu belgeler, arşivlerin ve arşiv fonlarının oluşumunu, organizasyonunu, muhasebesini, kullanımını ve yönetimini düzenler, Federal Arşiv Ajansı'nın statüsünü, ana görevlerini ve işlevlerini belirler.
22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı Federal Kanun “Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Üzerine”, Rusya Federasyonu Arşiv Fonunun devlet bölümünü oluşturan belgelerin departmanda saklanması için son tarihler belirler.
1.3. Federal yürütme makamlarının normatif yasal işlemleri
Federal yürütme makamları (bakanlıklar, komiteler, departmanlar, hizmetler, ajanslar) tarafından çıkarılan düzenleyici yasal düzenlemeler, departman düzenlemeleridir ve kapsama bağlı olarak genel, sektörel ve sektörler arası olarak ayrılır.
Genel nitelikteki normatif yasal işlemler kendileri tarafından sağlanan tüm davalara tekrar tekrar uygulanmak üzere tasarlanmıştır, sektörel nitelikteki eylemler, bir endüstri, sektörler arası eylemler çerçevesinde faaliyet gösterir - birkaç veya tüm sektörlerde.
Rusya'daki yönetim faaliyetleri için arşiv organizasyonu ve dokümantasyon desteğinin genel metodolojik yönetimi, Rusya Federasyonu Federal Arşiv Ajansı'na emanet edilmiştir.
Büro çalışmaları ve arşivleme ile ilgili düzenleyici yasal düzenlemelerin çıkarılması alanındaki faaliyetler, Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı'na devredilmiştir ve örgütsel ve yasal biçimlerine bakılmaksızın tüm kuruluşlar, kurumlar, işletmeler tarafından kullanılması zorunludur.
1991 yılında, Federal Arşivler, Yönetim için Devlet Dokümantasyon Desteği Sistemini geliştirdi ve uyguladı. Temel hükümler. Belgeler ve dokümantasyon destek hizmetleri (GSDOU) için gereksinimler.
GSDOU- bu, yönetim faaliyetlerini belgelemek ve devlet kurumlarında, işletmelerde, kurumlarda ve kuruluşlarda belgelerle çalışmayı organize etmek için tek tip gereksinimler belirleyen bir dizi kuraldır.
GSDO'nun ana hedefi- kuruluşların belge akışını düzene sokmak, belgelerin sayısını azaltmak ve kalitesini iyileştirmek, teknik araçların ve bilgi toplamak, işlemek, kullanmak ve depolamak için modern teknolojilerin kullanımı için en uygun koşulları yaratmak, yönetim aparatının çalışmasını iyileştirmek.
GSDOU, bilgisayar teknolojisi ile oluşturulan belgeler de dahil olmak üzere, devlet kurumlarının, mahkemelerin, savcıların, tahkim kurumlarının, kurumların, kuruluşların ve işletmelerin tüm belgelendirme sistemleri için geçerlidir.
GSDOU'nun hükümleri şurada belirtilmiştir: Federal yürütme makamlarında ofis çalışmaları için model talimatlar, 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanı'nın Emri ile onaylanmıştır. Talimat, yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi ve bakanlıklarda ve departmanlardaki belgelerle çalışma düzenlenmesi için genel gereksinimleri belirler ve bireysel gelişimin temelidir. kurum ve kuruluşlarda ofis çalışmaları için talimatlar.
1.4. Belgeler için devlet standartları
Devlet standardı (GOST)İlgili taraflarca önemli konularda anlaşmaya dayalı olarak geliştirilen, yetkili bir kuruluş tarafından onaylanan, belirli nesnelerle ilgili genel ve tekrarlanan kullanım kuralları, genel ilkeler, özellikler, gereksinimler veya yöntemler belirleyen ve optimal sonuca ulaşmayı amaçlayan normatif bir belgedir. belirli bir alanda düzene girme derecesi.
Rusya Federasyonu topraklarında yürürlükte olan tüm devlet standartları tek bir standartta birleştirilmiştir. Devlet Standardizasyon Sistemi (SSS) devlet standartlarının kendilerinin hiyerarşik olarak organize edilmiş bir sınıflandırma ve kodlama sistemini temsil eder.
Seri 1 (GSS), standartların geliştirilmesi, inşası, sunumu, yürütülmesi, onaylanması, tescili ve uygulanması, bunlarda değişiklik yapılması için prosedür hakkında hükümler içeren bir dizi standart içerir.
Seri 6 (GSS), birleşik dokümantasyon sistemleri için bir dizi standart ve teknik ve ekonomik bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması için bir Birleşik sistem içerir.
Seri 6'ya (GSS) aittir:
GOST 6.01.1-87. Teknik ve ekonomik bilgilerin birleşik sınıflandırma ve kodlama sistemi;
GOST 6.10.3-83. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik belgelerin bilgilerini iletişimsel bir biçimde kaydetme;
GOST 6.10.4-84. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Bir makine taşıyıcısı ve bilgisayar teknolojisi tarafından oluşturulan bir makineogram üzerindeki belgelere yasal güç vermek. Genel Hükümler;
GOST 6.10.5-87. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Düzen Anahtarının oluşturulması için gereksinimler;
GOST 6.10.6-87. Birleşik dış ticaret belgeleri sistemi. Örnek anahtar;
GOST 6.10.7-90. Birleşik dış ticaret belgeleri sistemi. Kontrol;
GOST R 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri;
GOST R51141-98. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar.
Bu serinin standartları, bir belgenin biçimi, belge formları, ayrıntıların bileşimi ve tasarımı, belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması ve birleşik belge sistemlerinin kullanılması için kurallar, belge desteğinde kullanılan terminoloji, teknik gereksinimler için gereksinimleri belirler. bilgi işleme araçları vb.
1.5. Birleşik dokümantasyon sistemleri
Altında birleşme geniş bir teorik anlamda, herhangi bir kompleksi veya sistemi oluşturan nesnelerdeki öğelerin sayısındaki optimal azalmayı anlarlar. Ana yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılması hedefi- ekonomik bir etki yaratabilecek bir belge sisteminin oluşturulması. Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonunun ekonomik verimliliği, belgelerin derlenmesi, üretilmesi ve işlenmesi, aktarılması, işlenmesi, depolanması ve imha edilmesi maliyetlerinin azaltılması sonucunda elde edilir. Böylece, belgelerin birleştirilmesi - biçimlerini ve içeriğini geliştirmek için bir dizi görevdir.
Birleşik Dokümantasyon Sistemleri (UDS) belirli bir faaliyet alanında çözülmesi gereken görevlere göre oluşturulan ve bilgi taşıyıcısında belirli bir sırayla yer alan ayrıntılar kümesini belirler.
Şu anda Rusya'da var aşağıdaki USD:
1) birleşik bir organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi;
2) birleşik bir bankacılık dokümantasyon sistemi;
3) birleşik bir muhasebe ve raporlama belgeleri sistemi;
4) birleşik bir raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi;
5) birleşik bir çalışma belgeleri sistemi;
6) Rusya Federasyonu emeklilik fonunun birleşik dokümantasyon sistemi;
7) birleşik dış ticaret belgeleri sistemi.
DDD, ilgili bakanlıklar ve bu işle görevlendirilmiş birimler tarafından geliştirilmektedir.
Tüm bu sistemlerin inşasının temeli, birleşik bir organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemidir. Bu sistemin işleyişini düzenleyen ana düzenleyici belge, Rusya Federasyonu Devlet Standardı “GOST R 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri. GOST, belgelerin ayrıntılarının bileşimini ve bunların yürütülmesi için gereksinimleri, belge formları için gereksinimleri, iş belgelerinin dilini ve stilini tanımlar ve ofis işlerini yürütürken herhangi bir kuruluş için zorunludur.
DDD'nin oluşumuyla eş zamanlı olarak, DDD'de bulunan verilerin entegre otomatik işlenmesini sağlayan teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları geliştirilmektedir.
1.6. Tüm Rus teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları
Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcıları- sınıflandırma grupları olarak sunulan nesnelerin sistematik adlarını ve bunlara atanan kodları içeren normatif belgeler.
Sınıflandırma ve kodlama, bilgileri hükümet ve idare faaliyetlerinde kullanılan ve birleşik belge biçimlerinde bulunan sosyal ve ekonomik nesnelere ve özelliklerine tabidir.
Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcılarının toplamı, bunların geliştirilmesi, bakımı ve uygulanması için bilimsel, metodolojik ve düzenleyici belgelerin yanı sıra sınıflandırma ve kodlama çalışmaları yürüten hizmetler, Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin birleştirilmiş sınıflandırma ve kodlama sistemi (ESKKTESI).
Uygulama alanına bağlı olarak, sınıflandırıcılar tamamen Rus, sektörel ve kurumsal sınıflandırıcılara ayrılmıştır.
İçeriğe bağlı olarak tüm sınıflandırıcılar aşağıdaki gruplara ayrılır.
1. Yönetim belgeleri, otomatik kontrol sistemlerinde çözülen görevler, faaliyet türleri, ekonomik ve sosyal göstergeler hakkında bilgi sınıflandırıcıları:
Tüm Rus standartlar sınıflandırıcısı (OKS);
Tüm Rusya ürün sınıflandırıcısı (OKP);
Tüm Rus yönetim belgeleri sınıflandırıcısı (OKUD);
Tüm Rus para birimleri sınıflandırıcısı (OKV);
Tüm Rus ölçü birimleri sınıflandırıcısı (OKEI), vb.
2. Örgütsel yapılar hakkında bilgi sınıflandırıcıları:
Tüm Rusya kamu otoriteleri ve idaresi sınıflandırıcısı (OKOGU);
İşletmelerin ve kuruluşların tüm Rus sınıflandırıcısı (OKPO);
Tüm Rusya Ekonomik Bölgeler Sınıflandırması (OKER);
Ulusal ekonominin dallarının tüm Rus sınıflandırıcısı (OKONH), vb.
3. Nüfus ve personel hakkında bilgi sınıflandırıcıları:
Nüfusun sosyal korunmasına ilişkin tüm Rusya bilgi sınıflandırıcısı (OKISZN);
Eğitimde uzmanlıkların tüm Rus sınıflandırıcısı (OKSO);
Tüm Rus işçi meslekleri sınıflandırıcısı, çalışanların pozisyonları ve ücret kategorileri (OKPDTR), vb.
Sınıflandırıcı kodu, dijital ondalık basamaklar ve bir kontrol numarasından oluşur ve aşağıdaki gibi oluşturulur: XX XX XX X, burada:
İlk iki basamak (form sınıfı) - belgenin birleşik formu ilgili DDD'ye aittir;
Üçüncü ve dördüncü basamaklar (alt sınıfı oluşturur) - birçok belge biçiminin içeriğinin ortak özelliği ve kullanım yönü;
Sonraki üç basamak, alt sınıf içindeki belgenin birleşik formunun kayıt numarasıdır;
Son hane kontrol numarasıdır.
Okul öncesi eğitim kurumları için düzenleyici ve metodolojik belgeler
1. 01.01.2001 Sayılı 24-FZ Federal Yasası "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgi Koruması Hakkında"
- GOST'lerGOST R. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar. GOST R 6.30-2003 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin yürütülmesi için gereklilikler GOST R1.5-92 Rusya Federasyonu Devlet standardizasyon sistemi: standartların yapımı, tasarımı, sunumu ve içeriği için genel şartlar. GOST R 515.11-2001 Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması ile pullar: şekil, boyutlar ve teknik gereksinimler (01.01.2001 No. 1 ile değiştirildiği gibi) GOST Uzun raf ömrüne sahip dosyaların kapakları. Özellikler
* Rusya Federasyonu'ndaki uluslararası kurallara uygun olarak, 01.01.2001 "Teknik Düzenleme Üzerine" Federal Yasasının standartları isteğe bağlı, ancak tavsiye niteliğindedir. Zorunlu bir belge artık teknik bir şartnamedir (geliştirilme aşamasındadır)
3. GSDOU (VNIIDAD, 1991) ve EGSD (1975)- ofis teknolojisinin temellerini tanımlayan tek standart.
4. Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları hakkında standart talimat- herhangi bir kuruluşta iş talimatlarının yapısı için bir standart.
5. Saklama süreleri olan belge listeleri
- Depolama sürelerini gösteren kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim belgelerinin listesi (2000 yılında Federal Arşivler tarafından onaylanmıştır) Standart bilimsel ve teknik belgelerin listesi (1998'de onaylanmıştır) Depolama süreleri olan anonim şirketlerin belgelerinin listesi . 14 Temmuz 2003 tarihli Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu Kararnamesi ile onaylandı No. 03-33 p / s + departman (sanayi) listeleri, örneğin, Rusya Federasyonu Merkez Bankası Listesi (2000, 2. baskı)
6. Belgelerle çalışma da dahil olmak üzere çeşitli yönetim çalışmaları (personel ile, muhasebede) için zaman standartları:
- Yönetimin belgesel desteği üzerine çalışmak için sektörler arası toplu zaman standartları (01/01/2001 No. 72 Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı Kararnamesi ile onaylanmıştır) Kararname ile onaylanan daktilo işi için tek tip zaman (iş) normları Devlet Çalışma Komitesi'nin 06/19/84 No. 000/11 Arşiv teknolojisinin otomasyonu ve devlet organlarının belgesel desteği üzerine çalışma normları, Çalışma Bakanlığı Kararnamesi tarafından onaylandı Ofis işlerinde çalışmak için toplu zaman standartları , Devlet Çalışma Komitesi Kararı ve 01.01.2001 tarihli Tüm Birlikler Merkez Sendikalar Konseyi Sekreterliği tarafından onaylandı. Federal yürütme organlarının yönetim yapılarının belgesel desteğine ilişkin çalışma zaman normları. Çalışma Bakanlığı'nın 01.01.2001 Sayılı 23 Sayılı Kararı ile onaylanmıştır. (ilk kez bilgisayardaki çalışma normalleştirildi ve planlandı)
7. Yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların pozisyonlarının yeterlilik rehberi. 1998 yılında Çalışma Bakanlığı Kararnamesi ile onaylanmıştır..
8. Vatandaşların öneri, başvuru ve şikayetlerinin kayıt altına alınmasına ilişkin örnek düzenleme(1982)
9. Posta kuralları
10. Emek muhasebesi ve ödemesi için birleşik birincil muhasebe belgeleri formları albümü(01.01.2001 tarih ve 26 sayılı Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile onaylanmıştır)
11. Kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar. M., 2002
12. Sınıflandırıcılar
Temel tanımlar
Belgenin yasal gücü- bu, mevcut mevzuat, onu yayınlayan kuruluşun yetkinliği ve tescil için yerleşik prosedür ile kendisine iletilen resmi bir belgenin özelliğidir. Belgeye yasal güç veren ayrıntıların bileşimi: kurumun adı - belgenin yazarı, kayıt numarası (bazen), imza, onay damgası).
Ofis işleri (DOE)- resmi belgelerle belgeleme ve iş organizasyonu sağlayan bir faaliyet dalı.
kopyalamak- yasal olarak geçerli olan orijinal belgenin bir kopyası
kopyala- orijinal bir belgenin bilgilerini ve tüm dış özelliklerini veya bir kısmını tamamen çoğaltan, yasal gücü olmayan bir belge
Senaryo- belgenin ilk ve tek kopyası
dokümantasyon sistemi- menşe, amaç, tür, faaliyet alanı, bunların yürütülmesi için tek tip gereksinimlere göre birbirine bağlı bir dizi belge.
Standardizasyon- Ürünlerin üretim ve dolaşımı alanlarında düzeni sağlamayı ve ürün, iş veya hizmetlerin rekabet gücünü artırmayı amaçlayan, gönüllü olarak çoklu kullanımları amacıyla kurallar ve özellikler oluşturmaya yönelik faaliyetler.
Model Formu- bu tür bir belge için gerekli ayrıntıların bileşimi.
Şablon metinleri- Sabit bilgilerin önceden yazdırıldığı ve bireysel bilgiler için boşluk bırakılan metinler, yinelenen durumlar için derlenir. Tek tip formlar ve şablon metinler, tüm hizmet belgelerinin %98'ini oluşturur.
Birleşik Dokümantasyon Sistemi (UDS)- belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kural ve gereksinimlere göre oluşturulmuş bir belgeleme sistemi.
Belge formu- belgeyi oluşturan bir dizi ayrıntı
Düzen Anahtarı- bu belge sisteminin tüm türlerinde bulunan belirli bir sırayla düzenlenmiş bir dizi ayrıntı.
"Bilgi" ve "belge" kavramları ve ilişkileri
"Belge" kavramı, belgenin ana taşıyıcısı olduğu için "bilgi" kavramıyla yakından ilişkilidir. "Bilgi" kelimesi Latince bilgi kelimesinden gelir ve insanlar tarafından sözlü, yazılı veya başka bir şekilde iletilen ilk bilgiler anlamına gelir. 20'li yılların ortalarından itibaren. bilgi, insanlar, bir kişi ve bir makine, bir otomat ve bir otomat arasındaki bilgi alışverişini, hayvan ve bitki dünyasındaki sinyal alışverişini, hücreden hücreye işaret aktarımını içeren genel bir bilimsel kavramdır. Doğa ve teknik bilimlerde, bilginin modern sibernetiğin temelini oluşturan farklı, özel bir tanımı vardır. Bilgi alışverişi, insan toplumunun yaşamı için gerekli bir koşuldur.
"Bilgi, bilgi ve bilgilerin korunması" Federal Yasası: bilgi- sunum biçiminden bağımsız olarak kişiler, nesneler, gerçekler, olaylar, fenomenler ve süreçler hakkında bilgi
belge - tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgiler.
Belge tanımları
Belge - bir karar veya eylemin kanıtı olarak hizmet eden yazılı bir eylem, ofis işleriyle ilgili iş belgesi (Küçük Ansiklopedik Sözlük, Brongauz-Efron baskısı, 1907)
belge
o bir şeyin kanıtı olarak kullanılabilecek yasal olarak hazırlanmış kağıt;
o yazılı delil, delil
o açılmak pasaport, kimlik kartı (yabancı kelimeler sözlüğü, 1949)
Belge - kağıt, mektup (Rus dilinin eş anlamlıları sözlüğü, 1960)
Belge - yasal öneme sahip bir gerçeğin varlığını onaylayan yazılı bir işlem (TSB, 2. baskı)
Belge, zaman ve mekanda iletilmesi için insan yapımı bir şekilde sabitlenmiş bilgilere sahip maddi bir nesnedir (GOST Office çalışması ve arşiv işi. Terimler ve tanımlar. 1983)
Belge - bir malzeme taşıyıcısına, tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla kaydedilen bilgiler (GOST R. Ofis işleri ve arşiv işleri. Terimler ve tanımlar. M .: Rusya'nın Gosstandart'ı)
Belge - bir malzeme taşıyıcısına, tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla kaydedilen bilgiler (bilgi, bilgi ve bilgilerin korunması hakkında FZ)
Belge İşlevleri:
1. sosyal (bunun ne anlama geldiği hakkında hiçbir fikrim yok)
2. teknik:
2.1 özel işlevler (belgenin belirli bir durumda oluşturulduğu uğruna)
Yönetim (tüm organizasyonel ve idari belgelere sahip olmak)
Muhasebe (tüm birincil ve konsolide muhasebe belgelerine sahip olmak)
Kanıt (yasal gücü olan tüm belgeleri yerine getirebilir)
tarihi kaynak
Baskı bilgisi (bilgi amaçlı)
İletişimsel (mesafe ve zaman üzerinden bilgi aktarımı)
Bilgileri kaydetme
Her belge, tüm genel işlevleri ve oluşturulduğu belirli bir işlevi yerine getirir.
GOST R.6.30-2003
Sahne bileşimi:
Rusya Federasyonu Devlet Amblemi (01.01.2001 tarihli Rusya Federasyonu Devlet Ambleminde FZ) Rusya Federasyonu konusunun arması. kuruluş logosu veya ticari markası kuruluş kodu(OKPO'ya göre) bir tüzel kişinin ana devlet sicil numarası (OGRN) vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP)*vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere göre belge form kodu (OKUD'a göre) şirketin adı kuruluş hakkında arka plan bilgileri belge türünün adı(OKUD'a uygun olmalıdır) belge tarihi(imzalanma veya onaylanma tarihi, protokol için - toplantı tarihi, eylem için - etkinlik tarihi) belge kayıt numarası belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıf bir belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer(sadece 8 ve 9 numaralı ayrıntılarla belirlemek zorsa) hedef - nasıl hazırlanır ... örnekler:Rusya Adalet Bakanlığı, JSC "Electrocentromontazh" Genel Müdürü'ne
Bilişim Bölgeleri Dairesi Başkanlığı"ndan Baş Muhasebeciye
ve bilimsel ve teknik destek
Bir kuruluşa veya bireye gönderilmişse, posta adresi belirtilir, örneğin:
Devlet kurumu
Tüm Rusya araştırmaları st. Sadovaya,
Belgeleme ve Arşivleme Enstitüsü, Lipki, Kireevsky Bölgesi,
Profsoyuznaya caddesi, Moskova, 117393 Tula bölgesi, 301264
8. fotokopi ofisi: belgelerin kopyalanması, baskı işlemlerinin hazırlanması ve yapılan işin muhasebeleştirilmesi
9. Arşiv: yapısal bölümlerden arşive aktarım için belgelerin hazırlanması, yapısal bölümlerde dosyaların oluşumu üzerinde kontrol, kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin geliştirilmesine katılım, arşivdeki belgelerin depolanması, muhasebeleştirilmesi ve sistemleştirilmesinin sağlanması, belgelerin hazırlanması Devlete transfer için. depolamak
Büro çalışması hizmetine ilişkin düzenlemeler
USORD'un bir parçasıdır ve yerleşik bir metin yapısına sahiptir:
- genel hükümler (! Bundan sonra “okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinin doğrudan başa rapor veren bağımsız bir yapısal birim olduğu” gerçeğiyle başlar, bundan sonra - hizmetin yönlendirildiği düzenleyici ve metodolojik belgeler, hizmetin yapısı, hizmetin yönetimi); hedefler ve hedefler;
Ø belgelerle çalışma biçimlerinin ve yöntemlerinin sürekli iyileştirilmesi;
Ø belgeleme için birleşik bir prosedür sağlamak, belgelerle çalışmayı düzenlemek
Ø iş akışının azaltılması, belge formlarının birleştirilmesi
Ø okul öncesi eğitim kurumlarının iyileştirilmesi için düzenleyici ve metodolojik belgelerin geliştirilmesi ve uygulanması
- fonksiyonlar: 3 grup:
Ø yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi (bir belge formları sayfasının geliştirilmesi ve bakımı, belge formlarının geliştirilmesi, belgelerin hazırlanması, toplantı çalışmalarının belgelenmesi, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol);
Ø belgelerle çalışmak (alma, kayıt, belgelerin sanatçılara teslimi, yürütme üzerinde kontrol, belge gönderme, ND'nin geliştirilmesi, dosyaların oluşturulması ve saklanması, arşiv çalışmalarının organizasyonu);
Ø organizasyonel çalışma türleri (toplantıların organizasyonu ve bakımı, ziyaretçilerin kabulünün organizasyonu, telefon görüşmelerinin organizasyonu, ofis işlerinin iyileştirilmesi)
- haklar ve yükümlülükler; yönetmek; ilişkiler (hizmet ilişkileri) işin organizasyonu
GSDOU ekinde okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine ilişkin yaklaşık bir düzenleme bulunmaktadır.
İş tanımları
Genel formdakiyle aynı ayrıntılar kullanılarak düzenlenir: kuruluşun adı, belgenin adı, hazırlanma tarihi ve yeri. Sağ üstte onay damgası bulunur. Metnin başlığı, belgenin başlığı ile tutarlıdır. Örneğin, İK yöneticisi için İş tanımı (kime?). d / i'nin sonunda - bir çalışan tanıma vizesi.
CI formu ve metnin yapısı birleştirilmiştir (USORD). Bölümler:
Ø Genel kısım (pozisyon, tabiiyet, eğitim ve deneyim gereksinimleri, çalışmalarında hangi belgelerin yönlendirildiği hakkında genel bilgiler);
Ø Ana görevler ve işlevler (ana faaliyetler
Ø İş sorumlulukları (2. bölümden işlevlerin yerine getirilmesini sağlayan belirli iş türlerini listeleyin. Daha ayrıntılı, daha iyi);
Ø Haklar (çalışanın yetkinliği ile ilgili sorunları bağımsız olarak çözme yetkileri)
Ø Sorumluluk
Ø İlişkiler (pozisyonlara göre bağlantılar)
Ofis çalışma talimatları
Her organizasyon farklıdır. İdari Makamlarda İşler için Model Talimatlardan çıkarılabilir. Örnek metin yapısı:
Ø Genel hükümler;
Ø Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi
Ø Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri
Ø Belgelerle çalışma aşamalarını anlatan bölümler
Organizasyonel ve idari belgeler
1. Organizasyon belgeleri
Tüzük - kuruluşların faaliyetlerini, diğer kuruluşlarla ilişkilerini, belirli bir faaliyet alanındaki hak ve yükümlülükleri düzenleyen bir dizi kural. Kuruluşun tüzüğü şunları içerir: genel hükümler, amaçlar ve hedefler, haklar, faaliyetler, mülkiyet, yönetim, yeniden yapılanma ve tasfiye.
Ayrıca hükümler ve talimatlar da vardır (yukarıya bakın)
2. İdari belgeler
(emirler, emirler, kararlar, kararlar - son iki tür kolej organları tarafından verilir). İdari belgenin metni genellikle iki bölümden oluşur - tespit (incelenen konuya giriş) ve idari (zorunlu bir biçimde belirtilir, örneğin sipariş ediyorum: ve sonra belirli eylemler ). başlık belgenin içeriğini kısaca formüle eder, örneğin, “Bölgedeki okulların yeni akademik yıl için hazırlanması hakkında”
3. Bilgi ve referans belgeleri(sertifikalar, muhtıralar ve açıklayıcı notlar, resmi yazılar). Her yerde ana şey, her şeyi doğru bir şekilde düzenlemektir, bunun için GOST'un yukarıdaki önerilerine bakın. Belge akışı - belgelerin oluşturuldukları ve alındıkları andan gönderildikleri veya tamamlandıkları ana kadarki hareketi. Organizasyon kuralları:
Aynı türdeki belgeler aynı rotayı izlemeli ve aynı işlemlerden geçmelidir; aynı amaca yönelik işlemler belgenin hareketinden bir kez gerçekleştirilecektir, gereksiz durumlar hariç tutulmalıdır, herhangi bir işlem 3 belge akışına sahiptir: gelen, giden ve dahili.
Belge akışı hacmi- birim zaman (yıl) başına oluşturulan belge sayısı
Belgelerle çalışmanın aşamaları
1. Belgelerin alınması ve ilk işlenmesi
2. Alınan belgelerin dağıtımı(başkana, bölümlere, uzmanlara)
3. Belgelerin kaydı- Oluşturulması, gönderilmesi veya alınması gerçeğini sabitleyen, öngörülen biçimde bir belge hakkında bir kimlik belgesi. Amaç: belgelerin muhasebeleştirilmesi, yürütme üzerinde kontrol, referans çalışması. GSDOU uyarınca kayıt formuna aşağıdaki bilgiler girilmelidir:
belge türünün adı;
belgenin tarihi
belge indeksi (belgenin alındığı tarih ve indeks);
belgenin başlığı veya özeti;
karar (yürütücü, siparişin içeriği, yazar, tarih);
· yürütme süresi;
Yürütme notu (sorunun esasına ilişkin kararın kısa bir kaydı, fiili yürütme tarihi ve yanıt belgesinin dizini);
Kayıt, alınma yöntemi ne olursa olsun, özel muhasebe, yürütme ve referans amaçlı kullanım gerektiren tüm belgelere tabidir.
4. Belge yürütme kontrolü- belgelerin zamanında yürütülmesini sağlayan bir dizi eylem. Olur: akım ve uyarı. Yürütme gerektiren tüm belgeler kontrole tabidir. DOW kontrol hizmetinin işlevleri:
Belgeleri kontrol altına almak
Oyuncuların önleyici kontrolü
Yürütmeye bir işaret koymak ve kontrolden çıkarmak
Kontrol altına alınan belgeler hakkında analitik raporlar hazırlamak.
DOW'un kontrol servisi tarafından hazırlanan bilgiler: yürütülmeme nedenleri ve yürütülmeyen belgeler hakkında bilgi.
5. Bilgi ve referans çalışması
6. Belge gönderme. Kontrol edilir: imzanın varlığı, tarih ve numaranın varlığı, unvanın varlığı, adreslemenin doğruluğu, bir defalık muhabirler için bir adresin varlığı, sanatçı hakkında bir notun varlığı, tüm sayfaların ve uygulamaların varlığı.
Belge saklama
vaka terminolojisi- kuruluşta dosyalanan davaların adlarının, saklama şartlarını gösteren, öngörülen şekilde hazırlanmış sistematik bir listesi. Oluşturma hedefleri:
- ND'ye göre, durumlarda belgeler oluşturulur; bir muhasebe belgesidir ve her takvim yılında kaç tane ve hangi davaların açıldığı hakkında bilgi verir; belgelerin ECD'sini yürütmek için bir el kitabıdır, yani. depolama ve imha için belgelerin seçilmesi; belgelerin arşive sunulması için her türlü envanterin derlenmesi için bir el kitabıdır.
RD'yi derlemek için personel tablosu (yapı) ve tipik veya örnek ND kullanılır. (Tipik RD'ler kullanım için zorunludur, örnek niteliğinde olanlar tavsiye niteliğindedir). Orijinal ND ofiste, kopyalarda - arşivde ve durumda kalır. Arşiv. ND'nin her bölümündeki dava başlıklarını sistematik hale getirirken, bunlar aşağıdaki gibi düzenlenir:
Organizasyonel ve idari dokümantasyon planlama dokümantasyonu her türlü raporlama dokümantasyonu dış yazışmalar iç yazışmalar kaydı ve referans dizileri diğer her şey.
Konsolide isimlendirme, yapısal bölümlerin ND'sinden derlenmiştir. Konsolide ND'nin ilk bölümü ofis (DOE hizmeti) olacaktır. ND birleşik bir forma sahiptir:
RD, bir sonraki takvim yılının 1 Ocak'ında yürürlüğe girer. Her yıl kurum başkanı tarafından yeniden onaylanmalıdır. Her 5 yılda bir yeniden derleme ve onaya tabidir. Yıl sonunda, ND'ye açılan davaların kategorileri ve sayıları hakkında bir giriş yapılır. Son girişte ayrı ayrı geçen davalar dikkate alınarak kalıcı saklama, 10 yıldan fazla geçici saklama, 10 yıla kadar geçici saklama dahil dava sayısı hesaplanır.
Hareketli dosyalar - örneğin çalışanların kişisel dosyaları yıldan yıla bir ND'den diğerine aktarılır.
vakaların oluşumu- yürütülen belgelerin davaların isimlendirilmesine göre gruplandırılması. Davanın kapağı, isimlendirmeye göre davanın s / n endeksi adı altında şirketin adını, yapısal birimin adını gösterir. Raf ömrü kapağın altında belirtilmiştir. Kalıcıysa - "kalıcı tut" yazılır. Formasyondan önce belgelerin yapılıp yapılmadığını ve evrakların doğruluğunu kontrol etmek gerekir. Vakalarda belge oluşumu için genel kurallar:
Davalar, dava içinde ND temelinde oluşturulur; belgeler soru-mantıksal, kronolojik, alfabetik ve sayısal sıraya göre sistemleştirilir; bir davada kalıcı ve geçici saklama belgeleri hiçbir zaman davaya açılmaz; Kişisel dosyalar - çalışanın kuruluştaki çalışması sırasında. Örneğin, eğitim kurumlarında istisnalar vardır - akademik yıl için ofis işlerinde oluşturulan davalar 250 sayfayı geçmemelidir.
Belirli belge kategorileri için kurallar:
Emirler, protokoller sayı ve kronoloji hakkında oluşturulur Uygulamalar ana belgelerle birlikte oluşturulur (çok varsa ayrı bir dosyada oluşturulurlar) Tüm idari belgeler türe göre davalara dönüştürülür Temel faaliyetlere ilişkin emirler personel siparişlerinden ayrı olarak oluşturulur Her türlü vatandaş temyiz başvurusu ayrı yapılır. yazışmalar kronolojik sıraya göre gruplandırılır, ancak talep mektubu ilkesine göre, derleme zamanından bağımsız olarak, içerik olarak ait olduğu yılın dosyalarına bir cevap mektubu, planlama ve raporlama belgeleri yerleştirilir.
Nominal - belge türlerine göre Muhabir - muhabire göre Konu-soru - sorulara göre Kronolojik - belgelerin oluşturulduğu dönemlere göre Coğrafi - aynı bölgede bulunan muhabir gruplarına göre Yazar - yazara göre Uzman - belgelerin saklanma süresine göre ( kalıcı ve geçici ayrı ayrı)
Vaka başlıkları: Temel gereksinim: kısalık, netlik, en yüksek hassasiyet. Başlık, açılan iş türünün (yazışmalar, belgeler, dava) veya belgenin türü (emirler, protokoller vb.) ile başlar. Daha sonra başlığın içeriği yazarlık, sayı, muhabir, belgelerin ertelendiği süre ile ilgili verilerle belirlenir. Dava, bir konuda farklı türdeki belgeleri bir araya getiriyorsa, ancak ofis işlerinin sırası ile ilgili değilse veya başka bir belgenin eki olan belgeler ise, “belge” terimi kullanılır. Başlığın sonunda, ana belge türleri parantez içinde listelenmiştir.
Durumda birkaç homojen muhatap ile yazışma varsa, başlıktaki adları genelleştirilmiş bir şekilde verilir (örnek: kapların temini hakkında süt konserve fabrikaları ile yazışmalar)
Muhabirler heterojen ise, sadece soru belirtilir (örnek: üniversitedeki ileri eğitim fakültesinin organizasyonu ile ilgili yazışmalar)
"Gelen belgeler", "rehberlik materyalleri", "genel konulardaki yazışmalar" gibi genel başlıklar olmamalıdır.
Belgelerin değerinin incelenmesi(EDS) - belgelerin siyasi, ekonomik, sosyo-kültürel, pratik ve diğer öneminin belirlenmesi "kamuya açık depolama için belgeleri seçmek veya kabul edilen kriterlere göre saklama koşullarını belirlemek için.
EDC'yi yürütmek için kuruluşta, büyük kuruluşlarda kalıcı bir uzman komisyonu oluşturulur - merkezi bir uzman komisyonu. Başın emriyle oluşturuldu. 1. başkan veya yardımcısı tarafından yönetilir. Kompozisyon: 1-2 kişi. Ofisten, 1-2 - muhasebe bölümünden, 1-2 - personel bölümünden + d. b. komisyon sekreteri.
Tüm komisyonlar, AT ile ilgili Model Düzenlemeler ve MSK ile ilgili Model Düzenlemeler temelinde oluşturulur. Komisyon yılda 1-2 kez toplanır.
AB görevleri:
Vakaların isimlendirilmesinin değerlendirilmesi ve onaylanması;
Arşive devredilen davalar için envanterlerin onaylanması;
Belgelerin imha için tahsisine ilişkin kanunun koordinasyonu.
EÇG, okul öncesi eğitim kurumunun çalışanları tarafından gerçekleştirilir. EÇG sürecinde 4 vaka grubu ayırt edilir:
Daha sonra devlet arşivine aktarılmaya tabi olan kalıcı depolama;
Kurum arşivinde uzun süreli saklama (10 yıldan fazla);
Geçici depolama (10 yıla kadar);
Depolama sürelerinin dolması nedeniyle imha edilecek.
Süresi dolmuş depolama süreleri olan, imha için seçilen durumlar için bir kanun düzenlenir. Form tipiktir. Yasa, ilgili arşiv hizmeti kurumunun EPC'si tarafından onaylanan bir AK (MSK) toplantısında onaylanır, daha sonra kuruluş başkanı tarafından onaylanır, ardından dosyalar imha edilir.
(!) Belgelerin imha için tahsisine ilişkin eylemlerin değerlendirilmesi ve onaylanması, yalnızca aynı süre için kalıcı depolama için dosya envanterlerinin değerlendirilmesi ve onaylanması ile aynı anda gerçekleştirilir.
Küçük kuruluşlarda, bir kanun hazırlanır ve vakalar ancak ilgili dönem için personel tarafından özet vaka envanterlerinin yıllık bölümlerinin derlenmesinden ve bu kuruluşun başkanı tarafından onaylanmasından sonra imha edilir.
Vakaların kaydı- bu, davanın belirlenmiş kurallara uygun olarak depolanması için hazırlanmasıdır.
Geçici depolama dosyaları (10 yıla kadar dahil): RD'ye göre mevcudiyetleri tespit edilir, oluşumun doğruluğu kontrol edilir, klasörlerde kalır, numaralandırılmaz, RD'ye göre sistemleştirilir ve arşivlenir.
Kalıcı, uzun süreli depolama ve personel durumları: Aşağıdakileri içeren tam kayıt yapılır:
· Davanın dosyalanması veya bağlanması;
sayfa numaralandırma;
· Vakanın sertifikasyon yazısının (onaylama sayfası) taslağının hazırlanması;
· Gerekirse, davanın belgelerinin dahili bir envanterini hazırlamak;
· Davanın kapağının tüm detaylarının kaydı.
Belgeleri devlete sunarken arşiv 3 tip envanterden oluşmaktadır: geçici saklama kasaları, kalıcı saklama kasaları ve personel için.
Büro çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeli
Yeni GOST R 7.0.97-2016'nın 1 Haziran 2018'de yürürlüğe girmesi ışığında, ofis çalışmalarının düzenleyici ve metodolojik düzenlemesi dikkate alınmalıdır.
Büro çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeli- bu, belge oluşturma, işleme, saklama ve kurumun mevcut faaliyetlerinde kullanma teknolojisini ve ayrıca kayıt yönetimi hizmetinin faaliyetlerini düzenleyen bir dizi yasa, düzenleyici yasal düzenleme ve metodolojik belgedir: yapısı , fonksiyonlar, personel, teknik destek ve diğer bazı yönler.
Büro çalışmasının normatif ve metodolojik temeli aşağıdakileri içerir:
- Rusya Federasyonu'nun belgeleme ve bilgi alanındaki yasal düzenlemeleri;
- Rusya Federasyonu Başkanının kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümetinin ofis çalışmaları alanındaki kararları;
- dokümantasyon desteği konularını düzenleyen federal yürütme organlarının normatif yasal işlemleri;
- yönetimin belgesel desteği alanında teknik düzenlemeler ve ulusal standartlar;
- tüm Rus teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları;
- birleşik dokümantasyon sistemleri; - kurum, kuruluş ve işletmelerin yönetimi tarafından çıkarılan normatif yasal düzenlemeler.
Rusya Federasyonu'ndaki ofis çalışmaları için düzenleyici çerçeve, Federal mevzuata ve GOST'a dayanmaktadır. İkincisi, kuruluşlarda kayıt tutmanın temelidir.
Bilgi ve belge değişimi alanındaki devlet politikasını belirleyen ilk yasal düzenleme, Rusya Federasyonu Anayasasıdır. Rusya Federasyonu Anayasası şöyle diyor: "Herkes, herhangi bir yasal yolla özgürce bilgi arama, alma, iletme, üretme ve dağıtma hakkına sahiptir ...". Bu hüküm en önemli yasal düzenlemede geliştirilmiştir - 27 Temmuz 2006 tarih ve 149-FZ tarihli "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruma Hakkında Federal Kanun". 29 Haziran 2015 N 162-FZ "Rusya Federasyonu'nda Standardizasyon Üzerine" federal yasanın hükümleri daha az önemli değildir.
Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, yalnızca tüzel kişilerin faaliyetleri için değil, aynı zamanda belgeleri için de yasal temel oluşturdu. Medeni Kanunun bazı maddelerinde, tüzel kişilerin faaliyet gösterdiği tüzük ve dernek muhtırasının içeriği için gereklilikler belirlenir. Rusya Federasyonu İdari İhlaller Yasası, arşiv belgelerinin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması kurallarının ihlali için idari yaptırımlar sağlar.
Rusya Federasyonu Ceza Kanunu, belge ve bilgi içeren yasadışı eylemler için cezai sorumluluk oluşturmuştur. Rusya Federasyonu'nun bir dizi yasal düzenlemesi ("Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Üzerine", "Elektronik Dijital İmza Üzerine", "Ticari Sırlar Üzerine", "Rusya Federasyonu Arşivleri Üzerine", "Muhasebe Üzerine" vb. .) iş belgelerinin hazırlanması, yürütülmesi ve saklanmasında dikkate alınması gereken normları içerir.
Mevcut mevzuat, e-posta, İnternet, bilgi koruma gereklilikleri, yasal güç (resmilik) vb. gibi çeşitli iletişim araçları kullanılarak gönderilen belgelerin gerekliliklerini düzenler.
Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnameleri, büro işlerini düzenleyen normatif aktörler arasında yer almaktadır. Rusya Federasyonu'ndaki büro işlerinin düzenlenmesi ile ilgili kilit Kararnameleri listeliyoruz:
- "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliğinin Onaylanması Hakkında Kararname";
- "Devlet Sırları Olarak Sınıflandırılan Bilgiler Listesinin Onaylanması Hakkında Kanun Hükmünde Kararname".
Rusya Federasyonu Hükümeti'nin büro çalışmalarını düzenleyen kararnameleri, iş akışının çeşitli yönlerini düzenlemektedir. Rus hükümetinin bu alandaki en önemli kararnameleri şunlardır:
- "Posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin Kuralların onaylanması üzerine";
- "Devlet sırrını oluşturan bilgilerin çeşitli gizlilik derecelerinde sınıflandırılmasına ilişkin Kuralların onaylanması üzerine";
- "Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması için birleşik bir sistemin geliştirilmesi üzerine".
GOST R 7.0.97-2016'nın Özellikleri
1 Temmuz 2018 tarihinde yürürlüğe giren GOST, detaylı olarak ele alınması gereken bir takım özelliklere sahiptir. Böylece, yeni GOST, 25 Mayıs 2017 N 435-st "Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansının 8 Aralık 2016 N 2004-st Siparişinde Değişiklik Yapılmasına Dair" Rosstandart Emri uyarınca yürürlüğe girdi. Rusya Federasyonu Ulusal Standardının Onaylanması.
Yeni GOST, iş akışının aşağıdaki yönlerini düzenlemeyi amaçlamaktadır:
- belge ve formların ayrıntılarının bileşimi;
- belge ve form detaylarının tescili için kurallar;
- form türleri ve örnekleri, iş kağıtlarındaki ayrıntı düzenleri;
- Belge oluşturma kuralları.
|
GOST 7.0.97-2016 uyarınca belgeler ve onlarla çalışma gereksinimleri |
Yenilikler GOST 7.0.97-2016 |
|
|---|---|---|
|
İki veya daha fazla sayfada bir belge oluştururken, ikinci ve sonraki sayfalar numaralandırılır |
Önceki GOST R 6.30-2003'te bulunan bazı ayrıntılar yeni GOST R 7.0.97-2016'ya dahil edilmemiştir. |
|
|
Sayfa numaraları, sayfanın üst kenarından en az 10 mm uzaklıkta belgenin üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir. |
Aşağıdakiler de dahil olmak üzere yeni ayrıntılar ortaya çıktı: yapısal birimin adı - belgenin yazarı ve kişinin konumunun adı - belgenin yazarı. |
|
|
Sayfanın ön ve arka taraflarında belge oluşturulmasına izin verilir. Her iki tarafta belgeler oluştururken, sayfanın ön tarafındaki sol kenar boşluğu ile sayfanın arkasındaki sağ kenar boşluğunun genişliği eşit olmalıdır. |
||
|
Belge ayrıntıları için tercih edilen yazı tipleri ve yazı tipi boyutları şunlardır: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 ve ilgili |
||
|
Belge metninin paragraf girintisi - 1,25 cm |
||
|
Belge metni 1 - 1.5 satır aralığı ile yazdırılır. Belge küçültülmüş ölçekte yayına hazırlanıyorsa, metin iki aralıkta yazdırılır. |
||
|
Belgenin metni, sayfanın genişliğine hizalanır (belgenin sol ve sağ kenar boşluklarının sınırları boyunca). Açısal dizilişli en uzun ihtiyaç dizisinin uzunluğu 7,5 cm'den fazla değil İhtiyaçların uzunlamasına düzenine sahip en uzun ihtiyaç dizisinin uzunluğu 12 cm'den fazla değil |
||
|
"muhatap", "metnin başlığı" veya "imza" ayrıntılarını ve ayrıca tek tek metin parçalarını kalın olarak vurgulamak mümkün olabilir |
||
|
Kuruluşun normatif yasal işlemleri ve diğer çok sayfalı belgeler bir başlık sayfası ile hazırlanabilir. |
Okul öncesi eğitim kurumları için düzenleyici belgelerin geliştirilmesi
Bilgileri yetkin bir şekilde belgelemek ve belgelerle etkin bir şekilde çalışmak, yalnızca kuruluş içindeki belgelerle çalışmak için teknolojik süreçlerin düzenleyici düzenlemesi ile mümkündür.
Bir kuruluştaki ofis işleri için ana düzenleyici belge, belgeleri derlemek, işlemek ve onlarla çalışmak için tek tip kurallar belirleyen ofis çalışması (veya yönetim için belge desteği) hakkında bir talimattır. Buna göre her kurum, kuruluş, kurumda bu belgenin geliştirilmesi gerektiği sonucuna varabiliriz.
Büro çalışması talimatı, dokümantasyon ve bilgi alanındaki mevcut mevzuata (yani, ofis çalışmasının düzenleyici ve metodolojik temeline) dayanmalı ve belirli bir kuruluşa özgü belgelerle çalışmanın belirli özelliklerini yansıtmalıdır. Başka bir deyişle, kuruluşun ofis çalışma talimatlarının her zaman bireysel olduğunu ve hem belgelerin bileşiminin hem de işleme teknolojisinin tüm özelliklerini dikkate aldığını söyleyebiliriz.
Bu talimatı geliştirmeden önce, belgeleme ve bilgi alanındaki ana yasal düzenlemeleri ve düzenleyici belgeleri incelemek, bunlardan yararlı bilgiler çıkarmak ve ayrıca belirli bir kuruluşta belgelerle çalışma prosedürünü analiz etmek gerekir. Böyle bir talimat oluştururken, Federal Yürütme Otoritelerinde Standart Evrak İşi Talimatlarını kullanabilir ve ondan herhangi bir kuruluş için zorunlu olan yapı ve belirli genel noktaları alabilirsiniz. Büro çalışması talimatının yapısına değinerek, en az üç bölümden oluşması gerektiğini söyleyebiliriz: genel hükümler, yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, işin belgelerle düzenlenmesi ve ayrıca uygulamaları içerir.
Büro çalışması talimatlarına ek olarak, kuruluş ayrıca bu yapısal birimin statüsünü, işlevlerini, haklarını, görev ve sorumluluklarını ve uygun talimatları belirleyen belge yönetimi hizmetine ilişkin düzenlemeyi de onaylamalıdır.
Belgeleri sistematikleştirme prosedürü, dava oluştururken, değerlerinin incelenmesinde, arşiv deposuna aktarılmasında kullanılan davaların isimlendirilmesinde belirlenir ve herhangi bir kuruluş için zorunlu bir belgedir.
Ayrıca kuruluş, yönetim için belgesel destek alanındaki çalışmaları düzenleyen başka belgeler de uygulayabilir. Kural olarak, ayrı bir talimat, kısıtlı erişim belgeleriyle çalışma kurallarını belirler. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için gereklilikler, belge metinleri ayrı bir belge ile belirlenebilir - belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar.
Edebiyat
- Basakov M.I. Modern ofis işleri: - M.: Rostov-on-Don Phoenix 2007
- Rusya Federasyonu Anayasası
- Yeni GOST R 7.0.97-2016: 1 Temmuz 2018'den itibaren çalışma kitaplarının kopyaları nasıl onaylanır, siparişler nasıl verilir, nasıl damgalanır // Consultant Plus - URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs /49855.html/
- 25 Mayıs 2017 tarihli Rosstandart Emri N 435-st "Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı'nın 8 Aralık 2016 tarihli N 2004-st "Rusya Federasyonu Ulusal Standardının Onayı Üzerine" Kararında Değişiklik Yapılmasına Dair
Dokümantasyon desteği, herhangi bir kurum, kuruluş, işletme faaliyetinin en önemli yönüdür. Rusya Federasyonu mevzuatı, bireylerin (vatandaşların) ve tüzel kişilerin faaliyetleri için belgesel destek düzenlemenin genel ilkelerini düzenlemektedir.
DOE'nin yasal çerçevesi, bir kuruluşun veya kurumun mevcut faaliyetlerinde belgelerin oluşturulması, işlenmesi, depolanması ve kullanılması için teknolojiyi düzenleyen bir dizi yasa, yönetmelik, örgütsel ve metodolojik belgedir.
DOE'nin yasal çerçevesi:
- 1. Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgeleme alanındaki yasal düzenlemeleri;
- 2. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin, federal düzeyde okul öncesi eğitim konularını düzenleyen federal yürütme makamlarının (bakanlıklar, komiteler, hizmetler, ajanslar vb.) Kararnameleri ve emirleri;
- 3. Okul öncesi eğitim kurumlarının devlet sistemi;
- 4. Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının hükümet ve yürütme makamlarının ve okul öncesi eğitim kurumlarının sorunlarını düzenleyen bölgesel kuruluşlarının yasal işlemleri;
- 5. Düzenleyici ve öğretici nitelikteki yasal işlemler, çeşitli kuruluşların okul öncesi eğitim kurumları için metodolojik belgeler;
- 6. Belgeleme için devlet standartları;
- 7. Birleşik dokümantasyon sistemleri;
- 8. Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin tüm Rus sınıflandırıcıları;
- 9. Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının yönetimsel emeğinin organizasyonu ve korunmasına ilişkin düzenleyici belgeler;
- 10. Belgelerin arşiv depolamasının organizasyonuna ilişkin normatif belgeler.
Devlet düzenlemesi sadece belgelerin kapsamını değil, aynı zamanda belgelerle çalışmanın organizasyonunu da kapsar, böylece DOE'nin tüm alanını kapsar. Yakın zamana kadar, ofis çalışmalarının devlet düzenlemesi, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliği ve Rusya Federal Arşiv Hizmeti Yönetmeliği uyarınca yürütülen Rusya Federal Arşiv Servisi (Rosarchiv) tarafından gerçekleştirildi. sektörler arası örgütsel ve metodolojik rehberlik ve federal yürütme makamının ofis çalışmalarında belgelerin organizasyonu üzerinde kontrol, devlet sisteminin ofis çalışmasının ve birleşik dokümantasyon sistemlerinin gelişimini koordine etmek. Şu anda, bu işlevler Federal Arşiv Dairesine devredilmiştir.
Rusya Federasyonu Standardizasyon, Metroloji ve Belgelendirme Komitesi (Gosstandart of Russia), belgelerin ve dokümantasyon sistemlerinin birleştirilmesi ve standardizasyonu, tüm- Rus teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları. Kurumdaki büro çalışmalarına ilişkin düzenleyici ve metodolojik belgeler, ilgili bakanlıklar ve departmanların yanı sıra devlet düzeyinde kabul edilen ilgili yasal ve düzenleyici yasal düzenlemeler temelinde geliştirilir.
Rusya Federasyonu'ndaki belgelerle çalışma konularını düzenleyen mevcut yasal düzenlemelerden ve düzenleyici ve metodolojik belgelerden aşağıdakileri bilmeniz gerekir:
Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri: Rusya Federasyonu Anayasası, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu; 26 Aralık 1995 tarih ve 208-FZ sayılı "Anonim Şirketler Hakkında" Federal Yasa; 8 Şubat 1998 tarihli 14-FZ sayılı "Sınırlı Sorumlu Şirketler Hakkında" Federal Yasa; 27 Temmuz 2006 tarihli 149-FZ sayılı "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması Hakkında" Federal Yasa; 29 Haziran 2015 tarihli ve 162-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Standardizasyon Hakkında Federal Kanun"; 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı "Muhasebe Üzerine" Federal Yasa; 6 Nisan 2011 tarihli 63-FZ sayılı "Elektronik İmza Üzerine" Federal Yasa; 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Yasa; 10/25/1991 tarihli ve 1807-1 sayılı Rusya Federasyonu "Rusya Federasyonu halklarının dilleri hakkında" Kanunu; "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Hakkında" Yönetmelikler.
Düzenleyici ve metodolojik belgeler:
- - GOST R 6.30-2003 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri.
- - GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID. Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık üzerine standartlar sistemi. Doküman yönetimi. Genel gereksinimler - Giriş. 2007-07-01.
- - GOST R 7.0.8-2013 SIBID. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar. - Giriş. 2014-03-01.
- - Tüm Rusya yönetim belgeleri sınıflandırıcısı OKUD - hükümet ve devlet organlarının faaliyetlerinde kullanılan ve belgelere eklenmesi gereken birleşik belge biçimlerinin kodlarını içerir.
- - 27 Kasım 2000 tarihli ve 68 sayılı federal yürütme organlarında ofis çalışmalarına ilişkin standart talimat - yönetim faaliyetlerinin ve belge işleme teknolojilerinin belgelenmesi için genel gereklilikleri, yasal düzenlemelerin hazırlanması için gereklilikleri ve bireysel belgelerin işlenmesi için kuralları içerir.
- - 06.10.2000 tarihinden itibaren saklama sürelerinin bir göstergesi ile kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan tipik yönetim belgelerinin listesi - belgelerin saklama sürelerini belirler.
Medeni mevzuatın temeli, sivil ilişkiler eylemlerini düzeltmek, oluşum veya sona erme gerçeklerini kaydetmek, yasal ilişkileri onaylamak vb. için oluşturulan belge türlerini ve çeşitlerini belirleyen Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'dur. Bu nedenle, bir kalifiye belge uzmanı, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 51. maddesinin ve 4. Bölüm'ün sonraki maddelerinin bir tüzel kişiliğin oluşturulması, tescili, yeniden düzenlenmesi ve tasfiyesinde kullanılan belge türlerini belirlediğini bilmelidir. Aynı zamanda, Rusya Federasyonu Medeni Kanununun bu hükümlerinin daha da geliştirilmesi, temel olarak "Anonim Şirketler Hakkında" ve "Sınırlı Sorumlu Şirketler Hakkında" ilgili federal yasalarda belirlenmiştir.
Bir kuruluş, ofis çalışmalarının yalnızca Rusça olarak değil, aynı zamanda ulusal dilde de yürütüldüğü Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun topraklarında faaliyet gösteriyorsa, Rusya Federasyonu Kanunu'na da rehberlik edilmesi gerekir. Rusya Federasyonu Halklarının Dilleri". Bu belgeyi bilmemek mümkün değildir, çünkü çoğu zaman kapsamlı uluslararası bağlantıları ve ilişkileri olan bir kuruluş, belgeleme dilinin kullanımına ilişkin yasal gereklilikleri unutmaktadır.
Sınırlı erişimli belgelerle çalışmak, Rusya Federasyonu "Devlet Sırları Hakkında" Kanunu ile düzenlenmektedir. Rusya Federasyonu "Standardizasyon Üzerine" Kanunu, tüm devlet organları için zorunlu olan Rusya Federasyonu'ndaki standardizasyon için yasal çerçeveyi oluşturur ve tüketicilerin ve devletin çıkarlarının geliştirilmesi ve uygulanması yoluyla devletin korunmasına yönelik önlemleri belirler. okul öncesi eğitim alanında standardizasyona ilişkin düzenleyici belgeler.
"Bilgi, inf teknolojileri ve inf'nin korunmasına ilişkin" Federal Yasa, inf kaynaklarının (belgeler ve belge dizileri) bireyler, tüzel kişiler, devlet arasındaki ilişkilerin nesneleri olduğunu ve diğer kaynaklarla birlikte yasalarla korunduğunu belirler. Kanun, bilgi kaynaklarının yaratılması, depolanması ve kullanılması için yasal rejimi belirler. Kanun ayrıca, dokümante edilmiş bilgilerin oluşturulması, toplanması, işlenmesi, biriktirilmesi, saklanması, araştırılması, dağıtılması ve tüketiciye sunulmasına dayalı bilgi kaynaklarının oluşumu ve kullanımından doğan ilişkileri düzenlemekte; bilgi teknolojilerinin ve bunların destek araçlarının yaratılması ve kullanılması; bilgilerin korunması, bilişim süreçlerine katılan kişilerin hakları ve bilgilendirme. Kanun, bilgi ve belgelerine ilişkin tanımlar içermektedir.
Belgelerle çalışma alanındaki en önemli yasalardan biri, "Elektronik İmza Üzerine" Federal Yasadır. Kanunun amacı, elektronik bir belgedeki elektronik imzanın kağıt üzerindeki bir belgedeki el yazısı imzaya eşdeğer kabul edildiği elektronik imzaların elektronik belgelerde kullanılması için yasal koşulları sağlamaktır. Bu kanun, elektronik imza kullanımının şartlarını ve özelliklerini tanımlar.
"Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Hakkında Yönetmelik", Rusya Federasyonu'nda belgelerin saklanması için yasal bir temel oluşturması ve atfedilebilecek belgelerin depolanması ve kullanımı ile ilgili tüm konuların devlet düzenlemesini belirlemesi açısından önemlidir. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na.
Sektörümüzün omurga düzenleyici ve metodolojik belgelerinden biri GOST R 7.0.8-2013 SIBID'dir. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar. Standart, federal mevzuata ve bu sektördeki mevcut gelişme düzeyine uygun olarak ofis işleri ve arşivler için düzenleyici ve metodolojik çerçevenin güncellenmesinde önemli bir adımdır. Standart tarafından belirlenen terimler, her türlü dokümantasyonda kullanılmalıdır.
GOST R 6.30-2003 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri okul öncesi eğitim kurumundaki ana dokümandır ve bir katip için referans kitap olarak önerilebilir. Standart, detayların bileşimini, tasarımları için gereksinimleri belirler; evrak gereksinimleri.
Ofis çalışanlarının "masaüstü" düzenleyici belgelerinden biri, "Kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan ve depolama sürelerini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" dir. Liste, işlevleri, faaliyet düzeyleri ve ölçeği, mülkiyet biçimleri ne olursa olsun, kurumlar, kuruluşlar ve işletmeler tarafından gerçekleştirilen aynı tür (herkes için ortak) yönetim işlevlerinin belgelenmesi sırasında oluşturulan belgeleri içerir. Liste, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun korunması, düzenlenmesi ve yenilenmesi amaçlarına hizmet eder, belgelerin saklanma sürelerini belirlemeyi, kalıcı depolama veya imha için seçmeyi amaçlar. Ayrıca, ofis çalışmalarında arama motorlarının oluşturulmasında belge sınıflandırma şemalarının geliştirilmesinde, vakaların isimlendirilmesinin hazırlanmasında, vakaların oluşturulmasında kullanılmalıdır. Bu tür küresel görevler, elbette, DOW hizmetinin yetki alanına girer, ancak davaların oluşturulması, belgelerle çalışan her yapısal birimde gerçekleştirildiğinden, Liste, belge oluşturma kriterlerinin belirlenmesinde paha biçilmez yardım sağlayacaktır. vakalar.
Unutulmamalıdır ki ülkemizde dokümantasyonla çalışma teknolojisi, akılcı ve makul ilkeler üzerine organize edilmiş iyi düşünülmüş bir sistemdir. Bu teknolojiye sahip olan ve yasal gereklilikler hakkında yeterli bilgiye sahip olan yetenekli bir memur, her seferinde kendi tehlikesi ve riski altında "tekerleği yeniden icat eden" birinden daha faydalı olacaktır. Ek olarak, belgelerle çalışmak için mevcut standartlar hakkında bilgi alan katip, kuruluşunun DOE sisteminde etkin bir şekilde çalışan bir bağlantı haline gelecektir.
Büro çalışmasına ilişkin düzenleyici belgeler, işletmenin bu önemli örgütsel faaliyetini düzenler. Belgelerin işlenmesi, kaydedilmesi ve saklanması prosedürünün yanı sıra bunların yürütülmesine ilişkin standartları belirlerler. 2016 yılında ofis çalışmasının normatif belgelerinin işletmede sürekli olarak güncellenmesi önemlidir, çünkü bu, kuruluşta geliştirilen tüm belgelerin yasal gücünü, gerçekliğini ve gerçekliğini sağlayacaktır.
Makaleden öğreneceksiniz:
- hangi yasa koyucu organlar büro çalışmalarıyla ilgili normatif belgeler geliştirir;
- ofis çalışmasının düzenleyici belgeleri listesine neler dahildir;
- her kuruluşta ofis çalışmasıyla ilgili hangi düzenleyici belgeler olmalıdır;
- Ofis çalışmasının normatif belgelerini tamamlamak ve değiştirmek için hangi yönde çalışmalar yapılıyor.
Büro çalışmasında düzenleyici belgeler önemlidir çünkü bir kuruluşta belgelerin oluşturulması, işlenmesi ve saklanması ile ilgili tüm süreçleri düzenlerler. Büro çalışmasına ilişkin normatif belgeler tarafından oluşturulan kurallar yardımıyla, işletme belgelerinin yasal önemi ve gerçekliği sağlanır.
Ofis işleri için düzenleyici belgeleri kim geliştirir?
Devlet standardında GOST R 7.0.8–2013 “Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve Tanımlar”, “evrak işi” terimini, dokümantasyon, doküman akışı, operasyonel depolama ve dokümanların kullanımını sağlamaya yönelik bir faaliyet türü olarak tanımlar. Bir belge, güvenilirliği yerleşik ayrıntıların varlığı ile onaylanan, kağıt veya elektronik ortamda yasal olarak önemli bilgilerdir. Bu nedenle, ofis çalışması, yürütülmesi için genel kurallar ve ilkeler belirleyen düzenleyici belgeler tarafından düzenlenir.
Büro çalışmasındaki düzenleyici belgeler, birden fazla uygulamaya sahip yasal işlemlerdir: bu konuların yetkisine sahip olan kanun yapıcı organlar tarafından uygun biçimde çıkarılan kanunlar, kararnameler, emirler, standartlar, talimatlar vb.
Büro çalışmaları alanındaki ana düzenleyici faaliyet Federal Arşiv Ajansı tarafından yürütülmektedir. İşlevleri, federal yürütme organlarında belge yönetiminin organizasyonu üzerindeki kontrolü içerir, ancak buna ek olarak, metodolojik geliştirme ile ilgilenir ve tüm Rusya ofis çalışması sisteminin genel gelişimini sağlar.
Büro çalışması alanındaki birleştirme ve standardizasyon konuları Devlet Standardı tarafından ele alınır ve Tüm Rusya Belge Bilimi ve Arşivleme Araştırma Enstitüsü (VNIIDAD), arşivleme ve belge yönetimi alanındaki araştırma ve metodolojik gelişmelerden sorumludur. Bu kuruluş, ofis çalışmaları hakkında birçok düzenleyici ve metodolojik belge geliştirmektedir.
Rusya Federasyonu Hükümeti, federal ve belediye yürütme makamları, departmanlar, komiteler, hizmetler, ajanslar ve ayrıca federal ve endüstri mevzuatını üretim ve organizasyon faaliyetlerinin gerçeklerine ve özelliklerine uyarlayan yerel düzenlemeler geliştiren kurum, kuruluş ve işletmeler. ayrıca ofis işleri alanında kural koymada yer almaktadır. belirli bir şirket.
Ofis çalışmasına ilişkin düzenleyici belgelerin listesi
Sadece memurlar değil, aynı zamanda icracılar, organizasyon belgeleri geliştiren ve dış kaynaklardan elde edilenlerle çalışan kişiler, çalışmalarında ofis işi alanını düzenleyen düzenleyici belgeler tarafından yönlendirilmelidir. 2016'daki ofis çalışmalarının normatif belgeleri, her şeyden önce, yasal önemlerini sağlayan şey olduğundan, belgelerin içeriği ve yürütülmesi için tüm kural ve gereksinimlerin açıkça gözetilmesi için kullanılmalıdır. Bu nedenle, kuruluşun ofis çalışmaları ile ilgili bu düzenleyici belgeler listesinde yer alan yasal düzenlemelere sahip olması arzu edilir:
- 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” Federal Kanun;
- 1 Haziran 2005 tarih ve 53-FZ sayılı “Rusya Federasyonu Devlet Dili Hakkında” Federal Kanun;
- 04/06/2011 tarihli ve 63-FZ sayılı "Elektronik İmza Hakkında" Federal Kanun;
- 27 Temmuz 2006 tarihli ve 149-FZ sayılı Federal Kanun “Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması Hakkında”;
- 24 Aralık 2002 tarih ve 184-FZ sayılı "Teknik Düzenleme Üzerine" Federal Yasa;
- 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi “Federal Yürütme Organlarında Evrak İşlerine İlişkin Kuralların Onaylanması Hakkında”;
- 27 Aralık 1995 tarih ve 1268 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi “Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması ile mühürlerin ve antetli kağıtların üretimi, kullanımı, depolanması ve imhasının düzenlenmesi hakkında”;
- 23 Aralık 2009 tarihli ve 76 No'lu Federal Arşivler Emri “Federal İcra Makamlarında Büro Çalışması Talimatlarının Geliştirilmesine Yönelik Metodolojik Önerilerin Onaylanması Hakkında”;
- GOST R 50922–2006. Veri koruması. Temel terimler ve tanımlar;
- GOST 6.10.5–87. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Bir düzen anahtarı oluşturmak için gereksinimler
- GOST 17914–72. Uzun süreli saklama için kılıf kapakları. Türler, boyutlar ve teknik gereksinimler;
- GOST 9327-60. Kağıt ve kağıt ürünleri. tüketici biçimleri.
Ofis işleri için temel düzenleyici belgeler
Bahsedilen GOST R 7.0.8-2013'e ek olarak, ana düzenleyici belgeler aşağıdakileri içerir:
Her işletmenin personel departmanı, personel kayıtları yönetimini düzenleyen aşağıdaki düzenleyici belgelere sahip olmalıdır:
- 16 Nisan 2003 tarihli ve 225 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi “Çalışma Kitapları Hakkında”;
- Rusya Maliye Bakanlığı'nın 2 Aralık 2003 tarihli ve 117n sayılı Emri “Çalışma kitaplarında”;
- 10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı Rusya Çalışma Bakanlığı Kararnamesi "Çalışma kitaplarını doldurma talimatlarının onaylanması üzerine."
Bunlardan başlıcaları, kurumsal belgelerin arşivde saklanması prosedürünü düzenleyen ve davaların isimlendirilmesini derlerken çeşitli belge türlerinin saklama sürelerini belirlemek için kullanılan ofis çalışmasına ilişkin düzenleyici belgeleri içerir:
- 25.08.2010 tarihinden itibaren saklama sürelerini gösteren, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan standart yönetim arşiv belgelerinin listesi
- Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı Emri “Rusya Federasyonu arşiv fonundan belgelerin ve devlet makamlarındaki, yerel yönetimlerdeki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kuralların onaylanması üzerine ve kuruluşlar”;
- 19 Ocak 1995 tarih ve 2 No'lu Federal Arşivlerin Düzeni No. 2 “Bir Kurum, Kuruluş, İşletmenin Daimi Uzman Komisyonuna İlişkin Yaklaşık Bir Yönetmeliğin Onaylanması Hakkında”;
- 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler kurulu kararıyla onaylanan kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar;
- 18 Ağustos 1992 tarih ve 176 sayılı Federal Arşivler Düzeni “Bir Devlet Kurumu, Kuruluşu, Teşebbüsünün Arşivine İlişkin Yaklaşık Düzenlemeler Hakkında”.
Ofis çalışmasına ilişkin düzenleyici belgelerdeki değişiklikler
Herhangi bir yasal belgede olduğu gibi, 2016'da ofis çalışmasına ilişkin düzenleyici belgeler değişebilir - kanun yapıcı kurumlar bunları günümüzün gerçeklerine ve mevcut mevzuatın gerekliliklerine uygun hale getirir. Özellikle, büro çalışmasına ilişkin düzenleyici belgelerdeki değişikliklerin çoğu, hem kamu yönetimi düzeyinde hem de ticari yapıların faaliyetlerinde elektronik belgelerin aktif olarak uygulamaya girmesinden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle, elektronik belgelerin yasal statüsünün, gerçekliğinin ve yasal öneminin sağlanması, operasyonel ve arşivsel saklama prosedürü bugün özellikle önemlidir. Ofis işleri için düzenleyici çerçevenin yönlendirilmesi ve iyileştirilmesi de EDMS'nin yaygın olarak tanıtılması dikkate alınarak yürütülmektedir.
Çalışmalarında ofis çalışmasının normatif dokümantasyonu tarafından yönlendirilen kişilerin görevi, üzerinde yapılan değişiklikleri takip etmek ve ofis çalışmasıyla ilgili normatif dokümanların veritabanını güncellemektir.