Bir kuruluştaki iş akışının temelleri: vakaların isimlendirilmesini hazırlarız ve vakalara belgeler oluştururuz (Danchenko S.P.)

Makale yerleştirme tarihi: 20.11.2015

Elektronik belge yönetiminin hızlı gelişimine rağmen, hala birçok belge kağıt olarak gönderilmektedir. Muhasebeciler ve personel memurları, hiç kimse gibi, her belgenin değerini bilir. Ve onlar için ofis işlerinin organizasyonu özellikle önemlidir. Belge yönetiminin temel konularından biri belge depolama konusudur.

Vakaların nasıl oluşturulacağını, kaç tanesinin saklanması gerektiğini, vakaların isimlendirilmesinin nasıl hazırlanacağını, önerilen materyalde okuyun.

Vakaların isimlendirilmesi kavramı

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun ofis çalışmasına girilen vakaların adlarının sistematik bir listesi olan ve saklama sürelerini gösteren kuruluşun bir belgesidir. Davaların isimlendirilmesi, kuruluşun genel antetli kağıdına düzenlenir ve davanın indeksini, davanın başlığını, cilt sayısını, raf ömrünü ve makalenin numarasını kurallara uygun olarak gösteren bir tablodur. liste.

Vakaların isimlendirilmesi, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının envanterlerinin ve ofis işlerinde ana muhasebe belgesinin derlenmesi için temel oluşturur ve bir kuruluşun arşivinde geçici vakaları (10'a kadar) kaydetmek için kullanılır. yıl dahil) depolama.

Vakaların isimlendirilmesini derleme kuralları

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin bileşimi ve içeriği üzerine yapılan bir çalışma temelinde derlenir.

Vakaların isimlendirilmesini derlerken, kuruluş tüzüğü veya yönetmeliği, yapısal bölümleri ile ilgili düzenlemeler, personel tablosu, kuruluşun davalarının son yıldaki isimlendirmesi, kalıcı ve geçici vakaların açıklamaları tarafından yönlendirilmelidir. (10 yıldan fazla) depolama, kayıt formları, saklama şartlarını, standart ve örnek vaka isimlendirmelerini gösteren departman ve standart belge listeleri.

Vakaların isimlendirilmesinin yapısını belirlemenin temeli, kuruluşun yapısıdır (personel). Dava isimlendirmesinin bölümleri, alt bölümleri ve diğer bölümleri, bölümlerin adlarıdır (örneğin, ofis, muhasebe, personel bölümü, vb.).

Ayrıca, davaların isimlendirilmesinin sağlanan bölümleri çerçevesinde, kuruluşta oluşturulan belirli davalar belirtilmiştir. Adları, tipik yönetim listesi tarafından sağlanan adlara karşılık gelmelidir. arşiv belgeleri Faaliyet sırasında üretilen Devlet kurumları, 25.08.2010 N 558 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı Emri (bundan sonra - Liste N 558) veya bilimsel, teknik olarak oluşturulan tipik arşiv belgelerinin listesi tarafından onaylanan saklama sürelerini gösteren yerel yönetimler ve kuruluşlar ve Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Temmuz 2007 tarihli N 1182 (bundan sonra - Liste N 1182) tarafından onaylanan depolama sürelerini gösteren kuruluşların üretim faaliyetleri.

Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin sütunları, yapısal bölümleri aşağıdaki gibi doldurulur.

1. sütunda isimlendirmede yer alan her bir vakanın vaka isimlendirme indeksleri yazılır. Vaka indeksi, organizasyonda kurulan yapısal birimin dijital tanımından ve vaka başlığının yapısal birim içindeki vaka isimlendirmesine göre seri numarasından oluşur. Vaka dizinleri Arap rakamlarıyla gösterilir. Örneğin: 02 - 03, burada 02, yapısal birimin indeksidir, 03, dava isimlendirmesine göre dava başlığının seri numarasıdır.

Örnek: "Ana faaliyet için siparişler" (02 - 03, 03 - 03, 04 - 03, vb.).

2. sütunda davaların isimlendirilmesi davaların başlıklarını (hacimler, kısımlar) içerir.

Davaların isimlendirilmesinin bölümleri ve alt bölümleri içindeki dava başlıklarının sırası, davaları oluşturan belgelerin önem derecesine ve ilişkilerine göre belirlenir. Başlangıçta, organizasyonel ve idari belgeleri içeren dava başlıkları yer almaktadır. Aynı zamanda, örgüt başkanının emirleri ile dava başlıklarından önce, üst kuruluşların kararlarını ve emirlerini içeren dava başlıkları yer alır. Sonraki, planlama ve raporlama belgelerini içeren vakaların başlıklarıdır.

Coğrafi ve muhabir özelliklerine göre açılan davaların başlıkları, coğrafi adlara veya muhabirlere göre alfabetik sıraya göre dosya isimlendirmesine girilir.

Davanın başlığı, davanın belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini açıkça ve genel bir biçimde yansıtmalı ve aynı zamanda 558 Numaralı Liste veya 1182 Numaralı Listede verilen isimlere karşılık gelmelidir.

Davanın başlığında spesifik olmayan ifadelerin ("çeşitli materyaller", "genel yazışmalar" vb.) yanı sıra giriş kelimeleri ve karmaşık sözdizimsel dönüşlerin kullanılmasına izin verilmez. Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirlenebilir.

Kabul edilen sırada yer alan dava başlığının unsurlarının bileşimi, davanın belgelerinin niteliğine göre belirlenir.

Bir konudaki belgeleri içeren ancak büro işlerinin sırası ile ilgili olmayan dava başlıklarında, dava türü olarak "belgeler" terimi kullanılır ve başlığın sonunda parantez içinde olması gereken ana belge türleri kullanılır. durumda olması belirtilmektedir. Örnek: "Bilimsel konferans ve sempozyumların düzenlenmesine ilişkin belgeler (planlar, listeler, raporlar)".

"Belgeler" terimi, belgeleri içeren davaların başlıklarında da kullanılır - herhangi bir belgeye ek. Örnek: "Yönetim kurulu toplantı tutanağına ilişkin belgeler".

Bir yıl içinde çözülmeyen konulara ilişkin davaların başlıkları "devam etmektedir" ve aynı endeksle bir sonraki yılki kurumun davalarının isimlendirmesine dahil edilmektedir.

Dava birkaç cilt veya bölümden oluşacaksa, davanın genel bir başlığı hazırlanır ve ardından gerekirse dava başlığının içeriğini netleştirmek için her cildin (kısım) başlıkları derlenir.

3. sütunda vakaların isimlendirilmesi, vaka sayısını (hacimler, parçalar) gösterir. Tamamlandığında tamamlanır. Takvim yılı.

4. sütunda davanın saklama süresi, listeye göre (tipik, departman) ve yokluğunda - davaların tipik veya örnek isimlendirmesine göre makalelerin sayısı belirtilir.

Standart veya departman belge listelerinde saklama süresi öngörülmeyen belgelerin isimlendirmesine dahil edildiğinde, saklama süreleri, arşiv ve organizasyonun sunulması üzerine ilgili arşiv kurumunun uzman inceleme komisyonu (EPC) tarafından belirlenir. .

5. sütundaİsimlendirmenin tüm geçerlilik süresi boyunca, davaların açılması, geçen davalar, davaların imha için tahsisi, davaların devam etmesi için başka bir kuruluşa devredilmesi vb.

Büro yılının sonunda, davaların isimlendirilmesinin sonunda, kalıcı ve geçici depolama için ayrı ayrı açılan dosya sayısına (hacimlere) ilişkin nihai kayıt değiştirilir. Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin nihai kaydında yer alan bilgiler, markayı yapan kişinin konumunu ve kodunun çözülmesini gösteren davaların isimlendirilmesinde bir işaretin yapıldığı arşiv kurumuna bildirilmelidir. imza.

Vakaların isimlendirilmesini derlemeye bir örnek.

Şirketin adı

ONAYLADIĞIM VAKALARIN İSİMLENDİRİLMESİ

N _______ İş unvanı

Organizasyon başkanı

(derleme yeri)

İmza Açıklama

___________ imza yılı için

Vaka İndeksi	Vaka başlığı	Birim sayısı çıkıntı	Raf ömrü ve Listedeki N makale	Not
İnsan Kaynakları Departmanı
	Personel departmanına ilişkin düzenlemeler. kopyala		3 yıl PZN, s. "b" Sanat. 56	05-01-03 dosyasındaki orijinal
	Çalışan iş tanımları. kopyalar		3 yıl PZN, s. "b" Sanat. 77	05-01-04 dosyasındaki orijinal
	Sınırlı sorumlu şirket "Edelweiss" direktörünün personele ilişkin emirleri (kabul, yer değiştirme, kombinasyon, transfer, işten çıkarma, soyadı değişikliği, terfi, ücret, ikramiye, çeşitli ödemeler, ebeveyn izni, kaydetmeden ayrılma ücretler)		75 yıl (2) EPC, s. "b" Sanat. 19
	Limited şirket "Edelweiss" direktörünün personele ilişkin emirleri (yıllık ücretli tatillerde, eğitimle ilgili tatillerde, disiplin cezalarında, görevlerde, iş gezilerinde vb.)		5 yıl (2) EPC, s. "b" Sanat. 19	(2) Disiplin cezaları, yıllık ücretli izin, eğitimle ilgili izin, görev, kısa süreli yurtiçi ve yabancı iş gezileri- 5 yıl

Servis başkanının pozisyonunun adı okul öncesi organizasyonİmza İmza transkripti

Arşiv başkanının vizesi (arşivden sorumlu kişi)

Vakaların isimlendirilmesini onaylama prosedürü

Vakaların isimlendirilmesini onaylama prosedürü ile ilgili olarak, aşağıdaki özellikler. Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi (konsolide), 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji Kararı ile onaylanan Kuruluş Arşivlerinin Çalışması için Temel Kurallar tarafından belirlenen biçimde derlenir (bundan böyle anılacaktır). Arşiv Çalışması için Temel Kurallar olarak), benzer bir biçimde geliştirilen yapısal bölünme vakalarının isimlendirmelerine dayanarak (Arşivlerin çalışmasına ilişkin Temel Kurallara Ek 8), onlar tarafından arşivle kararlaştırıldı ve imzalandı. bu dairelerin başkanları. Belgesel destek sorumluluğu verilen birim veya kişi tarafından vakaların isimlendirilmesini derler. Böylece, kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi hizmet başkanı tarafından imzalanır. dokümantasyon desteği veya belge desteğinden sorumlu kişi tarafından, arşiv başkanı veya arşivden sorumlu kişi tarafından onaylanarak ve arşiv kurumunun uzman ve doğrulama komisyonu ile anlaştıktan sonra, kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Kuruluşun vakalarının isimlendirilmesi onaylandıktan sonra, yapısal bölümler, çalışmalarında kullanmak üzere ilgili bölümlerinden alıntılar alır.

Kuruluşun gelecek takvim yılı için işlerinin isimlendirilmesi, cari yılın son çeyreğinde hazırlanır.

Her yılın sonunda arşiv kurumu ile kararlaştırılan davaların isimlendirilmesi belirlenir, kuruluş başkanı tarafından onaylanır ve bir sonraki takvim yılının 1 Ocak'ında yürürlüğe girer.

Vakaların isimlendirilmesi, arşiv kurumu ile en az beş yılda bir koordine edilir. Kuruluşun işlevlerinde ve yapısında temel bir değişiklik olması durumunda, yeni bir vaka terminolojisi geliştirilmektedir.

Organizasyonda dava oluşturma prosedürü

Davaların oluşumu, yürütülen belgelerin davaların isimlendirilmesine göre davalar halinde gruplandırılmasıdır. Yani, belgeler gerekli eylemler yapıştırıldıkları uygun bir klasöre (arşiv kutusu veya uygun başka bir klasör) yerleştirilir. baş sayfa davanın indeksini ve başlığını, davayı oluşturan birimi, davanın oluşum başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ve dosyanın yan tarafında davanın indeksini ve başlığını gösteren uygun büyüklükte bir sayfa .

İçeriğinde davanın başlığına karşılık gelen belgeler dosyaya yerleştirilirken, belgelerin taslak ve kopya kopyalarının (özellikle değerli olanlar hariç) ve dosyalara iade edilecek belgelerin gruplandırılması yasaktır. .

Davaları oluştururken, aşağıdaki temel gereksinimlere uyulmalıdır:

Kalıcı ve geçici depolama belgeleri ayrı durumlarda gruplandırılmalıdır;

Davaya her belgenin bir kopyasını ekleyin;

Bir takvim yılının belgelerini bir vakada gruplayın; istisna: geçen vakalar; mahkeme davaları; tüm çalışma süresi boyunca oluşan kişisel dosyalar bu kişi Organizasyonda; çağrıldıkları süre boyunca gruplanan seçim organlarının ve daimi komisyonlarının, vekil gruplarının belgeleri; akademik yıl içinde oluşturulan eğitim kurumlarının belgeleri; tiyatro sezonu için sahne etkinliğini karakterize eden tiyatro belgeleri; film vakaları, el yazmaları, vaka öyküleri vb.;

Dosya, kalınlığı 4 cm'den fazla olmayan 250'den fazla sayfa içermelidir.

Dava içindeki belgeler, içeriklerinde sürekli olarak belirli konuları kapsayacak şekilde düzenlenmelidir. Belgeler şurada yer almaktadır: kronolojik sıralama(gelen - alınma tarihine göre, giden - ayrılış tarihine göre) veya yazarlar ve muhabirler tarafından alfabetik olarak. Belgelerin ekleri, onaylanma veya derlenme tarihlerine bakılmaksızın, ilgili oldukları belgelere eklenir. 250 sayfanın üzerindeki uygulamalar ayrı hacim belgede hangi işaretin yapıldığı.

İdari belgeler, ilgili uygulamalarla birlikte türe ve kronolojiye göre vakalara ayrılmıştır:

İdari belgeler tarafından onaylanan tüzükler, yönetmelikler, talimatlar bunlara ektir ve belirtilen belgelerle birlikte gruplandırılmıştır. olarak onaylanırlarsa bağımsız belge, daha sonra ayrı durumlar halinde gruplandırılırlar;

Temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişlerinden ayrı olarak gruplandırılmıştır;

Personel siparişleri, depolanmaları için belirlenen sürelere göre vakalara ayrılmıştır. Büyük hacimli belgelerin, kuruluşun faaliyetlerinin çeşitli yönleriyle (işe alma, işten çıkarma ve yer değiştirme, iş gezileri vb.) ilgili personel siparişlerini ayrı davalarda gruplandırması tavsiye edilir;

Üst kuruluşların emirleri ve bunların yürütülmesine ilişkin belgeler, kuruluşun faaliyet alanlarına göre dosyalarda gruplandırılır;

Onaylanan planlar, raporlar, tahminler, limitler, başlık listeleri ve diğer belgeler projelerinden ayrı olarak gruplandırılır;

Kişisel dosyalardaki belgeler, alındıkları sırada kronolojik sıraya göre düzenlenir;

İşçilerin ve çalışanların ücretlerle ilgili kişisel hesapları ayrı vakalar halinde gruplandırılmış ve bunlarda soyadına göre alfabetik olarak düzenlenmiştir;

Vatandaşların örgütün çalışmaları hakkındaki önerileri, beyanları ve şikayetleri ile bunların değerlendirilmesi ve yürütülmesi için tüm belgeler, vatandaşların kişisel konulardaki açıklamalarından ayrı olarak gruplandırılmıştır;

Yazışmalar kural olarak bir takvim yılı için gruplandırılır ve kronolojik sıraya göre sistematize edilir, yanıt belgesi talep belgesinin arkasına yerleştirilir. Bir önceki yılda başlayan belirli bir konuda yazışmaları sürdürürken, belgeler bir önceki yılın dava endeksini gösteren cari yılın dosyasına dahil edilir. Kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olarak, yazışmalar akademik yıl, seçilmiş organların toplanma süresi vb. için de gruplandırılabilir.

Kuruluştaki belge ve davaların saklama koşulları

Devlet organları, yerel özyönetim organları, örgütler ve ilgili vatandaşlar girişimcilik faaliyeti bir tüzel kişilik oluşturmadan, federal yasalar, Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri ve ayrıca aşağıdaki belgeler tarafından belirlenen saklama süreleri boyunca personel belgeleri de dahil olmak üzere arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür:

Liste N 558;

Liste N 1182;

liste standart belgeler 15.08.1988 tarihinde SSCB Ana Arşivi tarafından onaylanan, saklama sürelerini gösteren devlet komiteleri, bakanlıklar, departmanlar ve diğer kurum, kuruluş, işletme faaliyetlerinde oluşturulan .

İçin anonim şirketler belgelerin saklama koşulları, Rusya Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu'nun 16.07.2003 N 03-33/ps tarihli Kararı ile onaylanan anonim şirketlerin belgelerinin saklanmasına ilişkin usul ve koşullara ilişkin Yönetmelik ile belirlenir. .

Örneğin, muhasebe (finansal) tabloları (bilançolar, kar ve zarar tabloları, fonların kullanım amacına ilişkin raporlar, ekleri vb.) için aşağıdaki saklama süreleri belirlenir:

Konsolide yıllık (konsolide) - sürekli;

Yıllık - sürekli;

Üç ayda bir - beş yıl, yıllık yokluğunda - sürekli;

Aylık - bir yıl, yıllık yokluğunda, üç ayda bir - sürekli;

Tüzük iç düzenlemeler organizasyonun (çalışma programı) - yenileriyle değiştirildikten sonraki bir yıl içinde;

Mülkiyetin mülkiyeti, kullanımı ve elden çıkarılması konularında belgeler (bilgiler, sertifikalar, özetler, bilgiler, raporlar) - sürekli.

Farklı saklama sürelerine sahip belgelerin onaylanmış listenin bir maddesi altında farklı durumlarda birleştirilmesi tavsiye edilir.

Dosyadaki belgelerin yukarıdaki belgelere göre belirlenen saklama süresi aynı olmalıdır.

Arşive aktarılacak belgelerin bileşimi

Kuruluşun arşivi, ilgili yönetmeliğe uygun olarak, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama dosyaları ve personel dosyaları ile tamamlanır.

Kural olarak, 10 yıla kadar saklama süresi olan geçici saklama kutuları, kuruluşun arşivine aktarılamaz. Kuruluşun yapısal alt bölümlerinde depolanırlar ve depolama süresinin bitiminden sonra imhaya tabi tutulurlar.

Kişisel menşeli belgeler, sahiplerinin (sahiplerinin) talebi üzerine geçici depolama için kuruluşun arşivine aktarılır ve daha sonra devlet arşivine aktarılır. Sürekli depolama.

Öncel kuruluşların belgeleri ile tasfiye edilen alt kuruluşların belgeleri arşive aktarılır.

Arşivleme için kabul edilen dosyaların kaydı için gereklilikler

Vakaların kaydı, kuruluş yönetiminin belgesel destek hizmeti çalışanları veya görevleri vakaların oluşturulmasını ve oluşturulmasını içeren diğer yapısal birimlerin çalışanları tarafından metodolojik yardımla ve kuruluşun arşivinin kontrolü altında gerçekleştirilir.

Saklama koşullarına bağlı olarak, davaların tam veya kısmi kaydı yapılır.

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumları tam kayda tabidir.

Tam dosyalama şunları içerir:

Davanın dosyalanması veya bağlanması;

Davanın sayfalarının numaralandırılması;

Bir sertifika sayfası hazırlamak;

draft gerekli durumlar belgelerin dahili envanteri;

Davanın kapsamının detaylarında gerekli açıklamaların yapılması (kuruluş adının açıklanması, davanın kayıt endeksi, davanın son tarihleri, davanın başlığı).

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları aşağıdakilere tabidir: kısmi kayıt: davadaki belgeleri sistematikleştirmemesine, davanın sayfalarını numaralandırmamasına, sertifikasyon yazıtları hazırlamamasına izin verilir.

Davayı oluşturan belgeler, üzerlerindeki tüm belgelerin, tarihlerin, vizelerin ve kararların metinlerinin serbestçe okunabilmesi olasılığı dikkate alınarak, karton veya ciltli sert bir kapakta dört deliğe dosyalanır. Dosyalama (ciltleme) için kasa hazırlarken, metal tutturucular (iğneler, ataşlar) belgelerden çıkarılır.

Özel olarak oluşan kalıcı saklama durumları değerli belgeler veya hacimli belgeler, bağları olan üç kapaklı kapalı sert klasörlerde veya kutularda saklanır.

sahipsiz varsa kişisel belgeler(kimlik kartları, çalışma defterleri, askeri kartlar) bu belgeler, dosyaya dosyalanan bir zarf içine alınır. huzurunda Büyük bir sayı bu tür belgelerden ikincisi davalardan çekilir ve onlar için ayrı bir envanter hazırlanır.

Her davanın sonunda, sarılı boş boş tanık sayfası ve davanın başında (özellikle değerli belgelerin muhasebesi için) - davanın belgelerinin bir iç envanteri.

Kasada yer alan belgelerin güvenliğini sağlamak ve sırasını düzeltmek için, bu davaya ait tüm sayfalar (sertifika sayfası ve iç envanter hariç) sayfanın sağ üst köşesinde Arap rakamlarıyla brüt numaralandırılmıştır. basit bir kalem veya numaralandırma makinesi ile. Vaka belgelerinin dahili envanterinin sayfaları ayrı ayrı numaralandırılmıştır.

Birkaç cilt veya bölümden oluşan kasa sayfaları, her cilt veya her bölüm için ayrı ayrı numaralandırılır.

Durumda bağımsız bir sayfayı temsil eden fotoğraflar, çizimler, diyagramlar ve diğer açıklayıcı belgeler, sayfanın üst kenarında arka tarafta numaralandırılmıştır.

Katlanmış sayfa (A3, A2 formatı) açılır ve sayfanın üst kenar boşluğunun sağ tarafında numaralandırılır. Bu durumda, bir kenarı sarılı olan herhangi bir formattaki bir sayfa tek bir sayfa olarak numaralandırılır; katlanmış ve ortadan kıvrık bir yaprak yeniden dikilmeye tabidir ve tek bir yaprak olarak numaralandırılmıştır.

Sıkıca yapıştırılmış belgelere (fotoğraflar, kupürler, alıntılar vb.) sahip bir sayfa, bir sayfa olarak numaralandırılır. Diğer belgeler (metin eklemeleri, çeviriler, kupürler vb.) belgeye bir kenarla yapıştırılmışsa, her belge ayrı ayrı numaralandırılır.

Davaya eklenen ekleri olan zarflar numaralandırılır: aynı zamanda önce zarfın kendisi numaralandırılır ve ardından zarftaki her ek bir sonraki numara ile numaralandırılır.

Kendi sayfa numaralarıyla (basılı yayınlar dahil) davaya gönderilen belgeler, genel düzen veya dosyadaki sayfaların sırasına uyuyorsa kendi numaranızı saklayın.

Vaka sayfalarının numaralandırılmasında çok sayıda hata bulunduğu durumlarda, yeniden numaralandırılır. Sayfaları yeniden numaralandırırken, eski numaraların üzeri çizilir ve yeni numara davanın sonunda yeni bir tanık kağıdı düzenlenir, eski tanık kağıdının üzeri çizilir, ancak dosyada tutulur. Kuruluş arşivi tarafından devlet deposuna aktarılmak üzere hazırlanırken dosyalardaki sayfaların numaralandırılmasında bireysel hatalar varsa, devlet arşivi ile anlaşarak harfli sayfa numaralarının kullanılmasına izin verilir.

Tanık kağıdı, davada ayrı bir kağıda, kitaplarda - son boş sayfanın arkasına, dosya dolaplarında - ayrı bir boş kart kağıdına göre düzenlenir. öngörülen form(Kuruluş Arşivlerinin İşleyişi için Temel Kurallara Ek 9), kasanın numaralı sayfalarının sayısını, dahili envanterin sayfa sayısını sayılarla ve kelimelerle belirtir, numaralandırma özelliklerini (varlığı) belirtir. harfli vaka numaraları, eksik numaralar, yapıştırılmış fotoğraflı sayfaların sayısı, geniş formatlı sayfaların sayısı, ekli zarflar ve bunlara eklenen sayfaların sayısı) ve ayrıca basılı broşürlerin numaralı kopyalarının bulunması durumunda durumdaki genel brüt numaralandırmada işaretlenmemişlerse, içlerindeki sayfaların sayısı. Vakanın sertifika sayfası derleyicisi tarafından imzalanır. Davanın bileşimi ve durumundaki müteakip tüm değişiklikler (hasar, orijinal belgelerin değiştirilmesi), ilgili yasaya atıfta bulunularak sertifikasyon sayfasında belirtilir. Aynı zamanda, davanın kapağındaki tanık kağıdının veya kağıdın temiz arka yüzünün çıkarılması yasaktır. son belge. Dosya, belge belgesi formu olmadan dosyalanmış veya ciltlenmişse, dosyanın üst kısmına, dosya kapağının iç kısmına yapıştırılır.

Muhasebesi bu belgelerin özelliklerinden (özellikle değerli, kişisel, adli, soruşturma dosyaları vb.) kaynaklanan kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama belgelerini kaydetmek için dahili bir dava belgeleri envanteri derlenir. ayrıca, başlıkları belgenin belirli içeriğini ortaya çıkarmayan belge türlerine göre oluşturulmuş kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolamanın kaydedilmesi. Dahili envanter, dava belgelerinin seri numaraları, endeksleri, tarihleri, başlıkları ve sayfa numaraları hakkında bilgi içeren öngörülen biçimde (Kuruluşların Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallara Ek 10) ayrı bir sayfada derlenir. Davanın. Dahili envanter için, içerdiği belge sayısını ve dahili envanterin yaprak sayısını sayılarla ve kelimelerle gösteren son bir giriş yapılır. Dahili envanter, derleyicisi tarafından imzalanır. Dava, iç belge envanteri formu olmadan ciltlenir veya dosyalanırsa, öngörülen biçimde düzenlenen envanter, davanın ön kapağının içine yapıştırılır. Davanın belgelerinin bileşimindeki değişiklikler (geri çekilme, belgelerin dahil edilmesi, kopyalarla değiştirilmesi vb.), ilgili işlemlere bağlantılar içeren "Notlar" sütununa yansıtılır. Gerekirse, dahili envantere yeni bir son giriş ve davanın tasdik edici bir yazısı düzenlenir.

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel dosyasının kapağı, organizasyonun adını gösteren öngörülen biçimde (Arşiv Çalışması için Temel Kurallara Ek 11) hazırlanır ve düzenlenir, yapısal birim, vaka indeksi, vakanın arşiv kodu, vaka numarası (ciltler, kısımlar) vaka özet envanterinin yıllık bölümüne göre, vaka başlığı. Kalıcı saklama davalarının kapağında, kuruluş dosyalarının kabul edileceği devlet arşivinin adı, devlet arşivi ve teşkilatının kodlarının belirtilmesi için bir yer verilir. Dava belgelerinin kapsadığı süre boyunca kuruluşun (yapısal birim) adını değiştirirken veya davayı başka bir kuruluşa (başka bir yapısal birime) aktarırken, davanın kapağı bu kuruluşun veya halefi kuruluşun yeni adını belirtir. , ve kuruluşun eski adı (yapısal birim) parantez içine alınır. Kapaktaki davanın başlığı, ilgili arşiv kurumunun uzman ve doğrulama komisyonu ile kararlaştırılan kuruluş dosyalarının isimlendirmesinden aktarılır. Gerekli durumlarda başlıkta (emir sayısı, protokol vb.) açıklamalar yapılır. Davanın birkaç ciltten (kısımdan) oluştuğu durumlarda, davanın genel başlığı ve her cildin (kısım) başlığı her cildin (kısım) kapağına yerleştirilir. Belge nüshalarını içeren davaların başlıklarında nüsha sayıları belirtilmiştir. Dava belgelerinin gerçekliği başlıkta belirtilmemiştir.

Davanın kapağında, davanın aşırı tarihleri ​​Arap rakamlarıyla belirtilmiştir - davanın kuruluş ve bitiş yıl(lar)ı. Dava, tarihleri ​​davanın son tarihlerini aşan belgeleri (ekler vb.) içeriyorsa, dava tarihlerinin altına bununla ilgili yeni bir satır yapılır: .. yıllar)". Yıllık plan ve raporları içeren davaların kapaklarında dava tarihleri, dava başlıklarında yer aldığı gibi görünmeyebilir. Doğru tarihlemenin önemli olduğu organizasyonel, idari, yaratıcı ve diğer belgeleri (tutanaklar, transkriptler, mektuplar, raporlar vb.) içeren davaların yanı sıra birkaç ciltten (kısımlardan) oluşan davalar için son tarihler, tarihlerin sonuna yapıştırılmıştır. dava belgelerinin, yani davaya dahil edilen en eski ve en son belgelerin kayıt (düzenlenme) tarihleri. Vaka bir emir, talimat vb. kaydı ise, vakanın tarihi, dergideki ilk ve son girişlerin tam takvim tarihleri ​​olacaktır. Toplantı tutanaklarını içeren bir dava için son tarihler, onay (onaylanan belgeler için) veya davayı oluşturan ilk ve son tutanakların tarihleridir. Kişisel dosya için son tarihler, bu davanın açıldığı kişinin kabul ve görevden alınmasına ilişkin emrin imzalanma tarihleridir.

Davanın kapağının zorunlu detayları, davanın sertifikasyon yazıtına dayanarak yapıştırılan davadaki sayfa sayısı ve davanın saklama süresidir (kalıcı saklama durumlarında şöyle yazılır: "Sakla kalıcı olarak").

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun ofis çalışmasına girilen vakaların adlarının, saklama sürelerini gösteren sistematik bir listesidir. Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşta belge desteğinden sorumlu birim veya kişi tarafından derlenir, kuruluşun arşiv başkanı veya kuruluşun arşivinden sorumlu kişi tarafından onaylanır ve uzman ve doğrulama komisyonu tarafından kararlaştırılır. arşiv kurumu, bundan sonra bir sonraki takvim yılı için başkan tarafından onaylanır.

Vakaların isimlendirilmesine göre, organizasyonda vakalar oluşturulur. Dosya ve belgelerin saklanma koşulları, bunlara uygun olarak onaylanan yasal düzenlemeler ve listelerle belirlenir. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama vakaları ve personel vakaları, yürütülmesine ek gerekliliklerin getirildiği kuruluşun arşivine aktarılabilir.

Personel iş akışında kaos veya yokluğunu gören acemi bir personel memurunun doğal tepkisi paniktir. İlk sorular nereden başlayacağınız, personel departmanının çalışması için neyin gerekli olduğudur. Ve her şeyi sistematize etmeniz gerekiyor! Mendeleev eleman sistemi ilkesine göre, personel departmanının işlerini ayrıştırmak gerekir. Yapılacaklar listesi yapın, onlar için klasörler hazırlayın ve yola çıkın! Adlandırma diye bir şey var. Vaka isimlendirmesi nedir? Bu, çalışacağınız Mendeleev sisteminizdir. Şimdi her şeyi raflara koyalım ve her şey netleşecek.

kavramlar

Vakaların isimlendirilmesi nedir

İşlerin isimlendirilmesi, kuruluşun tüm işlerini dahil ettiğiniz bir listedir.

Dava, tek bir temelde toplanan belgelerin bulunduğu bir klasördür.. Örneğin, izin emirleri bir şeydir ve iş emirleri başka bir şeydir. Ayrıca departmanın ve vakanın kendisinin bir indeksi vardır. Vaka indeksi, isimlendirmeye göre sayıdır., ardından bir eğik çizgi ve ardından cilt numarası. ANCAK departman dizini - bu, birleştirilmiş terminolojideki departman numarasıdır(tabii öyle bir şey varsa).

Vakaların özet isimlendirmesi, tüm organizasyonun belgeleridir.. Yani, organizasyonu bölümlere ayırırsanız, her birine kendi numarası atanacaktır.

Birleştirilmiş bir terminoloji örneği

Örneğin: 1 - ofis (veya sekreterlik), 2 - muhasebe, 3 - personel departmanı, 4 - hukuk departmanı vb.

Öğe türleri

Sovyet yönetimi altında, tüm belgeler kesinlikle birleştirildi, yani tüm organizasyonlarda uygulanmaları gerekiyordu. Artık birleşik formlar kullanmak gerekli değildir, ancak bunları işlerinizi kolaylaştırmak için kullanabilirsiniz.

Üç isimlendirme seçeneği vardır:

• tipik vaka isimlendirmesi (aynı tipteki departmanlar veya şirketler için);
• yaklaşık bir vaka isimlendirmesi (daha ziyade, şirkette oluşturulması gereken klasörlerin yaklaşık bileşimini içeren bir tavsiye niteliğinde);
• bireysel (şirketin özellikleri ve yapısı dikkate alınarak derlenir).

Sadece birey hakkında konuşacağız - personel isimlendirmesi hakkında.

Vakaların isimlendirilmesinin hazırlanması

Bir terminoloji hazırlamak için personel departmanında hangi belgelerin kullanıldığını bilmeniz gerekir. İlk olarak, beş sütunlu bir tablo oluşturalım:

• vaka indeksi;
• Başlık;
• cilt sayısı;
• saklama süreleri;
• notlar.

Konsolide bir isimlendirme varsa, vaka indeksi departman numarası ile başlayacaktır.. Örneğin, departmanınız 3 numaraysa, vaka dizini 3-01'den başlar (burada 01, belge klasör numarasıdır). Ve sadece bölümünüz için isimlendirme yaparsanız, ancak özeti değil, o zaman indeks basitçe 01 ile başlayacaktır (bundan sonra 02, 03, vb.).

Başlık, klasörün adıdır, örneğin "Kontrol noktasındaki düzenlemeler".

Cilt sayısı onların sayısıdır. Nihayet yatırım yapılabilir maksimum 250 yaprak (iş talimatlarına göre). Sene sonunda bu hücreyi elle dolduracaksın, kaç cildin olacağını bilemezsin. Örneğin, personel cirosu olan küçük bir kuruluşta, istihdam siparişleri bir yılda yaklaşık 3 ciltte toplanır.

Burada belgelerin saklama şartlarını tanımlamanın bir anlamı yok, birçoğu var. Yani burada onları görebilirsiniz.

Notlar şunları içerebilir:

• bir davanın açılması hakkında (davalar kalıcı olarak tutuluyorsa davanın açıldığı burada belirtilmelidir);
• geçiş davaları hakkında;
• şehrin arşivine transferde;
• imha üzerine (son tarih dolduysa veya yeni bir LNA kabul edildiyse).

Ve şimdi satırları doldurmanız gerekiyor. Personel memuru ile birlikte kullanımda olan tüm belgeleri satır satır giriyoruz.. 1 numaralı klasörle başlayalım - Tamam'daki hükümle. Hala konsolide bir isimlendirme olduğunu varsayalım, ancak mevcut olmasa bile, personel departmanı endeksini 03'e ayarlayalım ve aniden ortaya çıkıyor, o zaman hiçbir şeyi yeniden yapmaya gerek kalmayacak. Sonuçta, isimlendirmeyi derleme şartları kanunla sabitlenmemiştir.

İlk satır şöyle olacak:

• vaka indeksi - 3-01;
• başlık "Personel Dairesi Yönetmeliği" olacaktır;
• cilt sayısını yazmıyoruz (muhtemelen 1 olacaktır);
• raf ömrünü “ihtiyaç bitene kadar” yazıyoruz;
• notta, davanın açıldığını belirtebilirsiniz.

Dikkat!

Önemli : Farklı saklama sürelerine sahip belgeleri tek bir davaya koyamazsınız!Örneğin, siparişler için idari izin 5 yıl boyunca ve yaklaşık olarak - 75'te saklanmalıdır! Dosyaları arşive nasıl aktarırsınız? Kabul edilmeyecekler! Tüm sipariş türleri için ayrı vakalar başlatın.

Vakaların isimlendirilmesinin hazırlanması ve onaylanması

Projeyi hazırladığınızda, başka vakalar ekleyip ekleyemeyeceğini görmek için yönetmeni getirin.
Her şey yolundaysa, vakaların isimlendirilmesini onaylamak için bir emir hazırlayın ().

Belgenin ilk sayfasında onay kaşesi ve sipariş detayları bulunmalıdır.

Bitmiş terminolojiyi sayfa sayfa numaralandırın, bağlayın ve mühürleyin.

Vakaların isimlendirilmesi nedir, muhtemelen kendiniz için anladınız ve yetkiniz dahilinde olmayan vakalarla aşırı yüklememelisiniz. Örneğin, bir ofis varsa, davaların isimlendirilmesine gelen veya giden belgelerin dahil edilmesine gerek yoktur.

Her takvim yılının dördüncü çeyreğinde, kayıt yönetimi hizmeti en önemli planlanmış faaliyetlerinden birini uygulamaya başlar - bir sonraki takvim yılı için kuruluşun durumlarının isimlendirilmesini geliştirmek veya revize etmek ve yeniden onaylamaya hazırlanmak. Organizasyon yapısı, faaliyetleri ve işlevleri nispeten istikrarlı ise, o zaman cari yılın son çeyreğinde, kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi yalnızca belirlenir, yeniden kaydedilir, kuruluş başkanı tarafından onaylanır ve 1 Ocak'tan itibaren yürürlüğe girer. sonraki takvim yılı.
Ama bu yıl başladı yeni liste devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgeleri (25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır). Bu, her bir ofis yönetim hizmetinden ciddi analitik çalışma gerektirecektir. Kuruluştaki mevcut dava isimlendirmesini (belirli dava başlıkları ve saklama süreleri), Liste maddelerinde yer alan belge kategorilerinin adları ve genelleştirilmiş belge türlerinin adlarıyla karşılaştırmak gerekir. Liste tarafından oluşturulan yeni saklama sürelerini incelemeli ve bunları, oluşumu gelecek yıl kuruluşunuzun davalarının isimlendirilmesi tarafından sağlanan bu davalara uygulamalısınız (ve gerekirse davaların başlıklarını netleştirin) ve davaların saklama sürelerini belirlerken, yeni Liste'nin madde numaralarına yapılan referansları yeniden kaydettirdiğinizden emin olun.

Neden bir vaka isimlendirmesine ihtiyacımız var?

Vakaların isimlendirilmesi- kuruluşta dosyalanan davaların adlarının, saklama şartlarını gösteren, düzenlenmiş bir listesi; Vaktinden.

Latince'den çevrilmiş isimlendirme"liste, isim listesi" anlamına gelir ve isim- isim, isim, isim. Vakaların isimlendirilmesinin amacı, kuruluşun belgesel fonunun yapısını ve gruplandırma belgelerinin şemasını düzeltin tüm faaliyet konularında ortaya çıkan, spesifik, doğru ve anlaşılır sanatçılarla birincil komplekslere (yani vakalara) başlıklar (vaka başlıkları). Belgelerin davaların isimlendirilmesine göre davalar halinde gruplandırılması davaların oluşturulması olarak adlandırılır ve sistematize etmek, kaydetmek, hızlı bir şekilde aramak ve güvenliği sağlamak için gerçekleştirilir.

Vakaların isimlendirilmesi ana konulardan biridir. sınıflandırma referans kitapları kuruluşlar. Gelişme sürecinin başlangıcında, davaların isimlendirilmesinin ana tablosu şeklinde geliştirilen belirli bir sınıflandırma şemasına göre davaların ve belgelerin sistematikleştirilmesini düzeltir. Davaların isimlendirilmesine göre davalara atanan sınıflandırma şeması ve endeksler, gelen ve giden belgelerin özel kayıt numaralarının oluşturulmasında kaydedilmesi sürecinde doğrudan temel olarak kullanılabilir. İyi oluşturulmuş bir vaka isimlendirmesine dayanarak, kuruluşun ofis çalışmasında gerekli olan diğer sınıflandırıcılar geliştirilebilir, örneğin, belgelerin ön incelemesi için sitelerin ve faaliyetlerin bir sınıflandırıcısı, yürütülen belgeler için bir sınıflandırma şeması (örn. elektronik belge yönetimi- "navigatörler", "görünümler" yapısal bölümler, sanatçılar, vb.), yürütme üzerinde zorunlu kontrole tabi belgelerin bir sınıflandırıcısı vb.

Davaların isimlendirilmesi planlama belgesi, çünkü gelecek yıl (ve bu faaliyet alanları yaklaşık 5 yıl içinde önemli ölçüde değişmezse, gelecek için) kuruluşun iş kolları veya işlevleri tarafından oluşturulacak ve muhasebeleştirilecek durumların başlıklarını içerir.

Uygulamada, vakaların isimlendirilmesi esas olarak şu şekilde görülür: Muhasebe dökümanı, içinde davanın her başlığına kendi endeksi (sayısı) atandığından ve yılın sonunda, belirli bir büro yılında açılan davaların kategorileri ve sayısı hakkındaki davaların isimlendirilmesinin nihai kaydında, kaç davanın ve her davanın kaç cildinin açıldığı kaydedilir, yani. kuruluşun veya yapısal birimin belgesel fonunun nihai nicel özellikleri sabittir (bkz. Örnek 5). Vakaların isimlendirilmesine göre (bir muhasebe belgesi olarak), geçici (10 yıla kadar dahil) saklama süresi vakaları kuruluşun arşivine teslim edilebilir. Davaların isimlendirilmesine dayanarak, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama süreleri vakalarının envanterleri, personel tarafından vakaların bir envanteri, depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsise göre hareket eder.

Vakaların isimlendirilmesi, derleme için zorunlu bir belgedir. devlet organlarında, onların alt bölgesel kuruluşlarında ve belediye kurumları, belgeleri devlet veya belediye arşivlerine devredilecek olanlar.

AT sivil toplum örgütleri davaların isimlendirilmesi, bir kuruluşun “sıfırdan” oluşturulması sırasında veya yeni bir tüzel kişilik olduğunda birleşme ve devralma işleminin bir sonucu olarak geliştirildiğinde, çok işlevli bir belge ve belgesel fon yönetimi aracı olarak rolünü tam olarak yerine getirir. oluşturulur (iş talimatlarından bile daha önce bir öncelik olarak geliştirilmiştir). Aksi takdirde, sadece bir muhasebe belgesi rolünü oynar.

Vakaların isimlendirilmesi türleri ve türleri

Bir sınıflandırıcı gibi vakaların isimlendirilmesi yapısal tipte, endüstriyel tipte, fonksiyonel tipte olabilir.

Vakaların isimlendirilmesi bölümlerinin adları (ana tablodaki sınıflar) kuruluşun yapısal bölümlerinin adlarıysa, bu bir sınıflandırma referans kitabıdır. yapısal tip.

Yapısal tip vakaların isimlendirilmesinde yapısal birimlerin adları olan bölümlerin başlıkları, birimlerin kuruluşun faaliyetlerindeki önem derecesine göre, aşağıdakilere karşılık gelen (ancak her zaman aynı olmayan) bir sırayla düzenlenmelidir. onaylanmış organizasyon şeması ve personel. İlk bölüm başlığı olarak (ana tabloda 01. sınıf) organizasyonel ve idari dokümantasyonun tüm grubun yönetim düzeyinde dosyalar halinde gruplandırıldığı birimin adını vurgulamasını öneren en iyi uygulamaları da hesaba katmak gerekir. organizasyon (yönetim düzeyinde). Bu nedenle, Büro Çalışma Kurallarının gereklerine uygun olarak, yapısal tip davaların isimlendirmelerini geliştiren devlet organlarında ve yerel yönetimlerde, “Vaka Yönetimi”, “Belge Yönetimi ve Kontrol Dairesi”, “İdari Yönetim”, “ Sekreterlik" veya kayıt tutma hizmetinin adı için kullanılan diğerleri. Ve davaların isimlendirilmesi bölümlerinin bileşimi genellikle başlık ile tamamlanır. kamu kuruluşu, örneğin, “Sendika Komitesi”, “Sendika Örgütü”, “Girişim Gazileri Örgütü”.

Sanayi-sanayi tipi hallerin isimlendirilmesinde, sınıflandırma esasları ve ana tablodaki bölüm adları, kuruluşun faaliyetleridir. Kuruluş tarafından gerçekleştirilen işlevler, işlevsel türdeki vakaların isimlendirilmesinin bölümlerinin (ana tablodaki sınıflar) adları olarak belirlenir.

Yapısal tip dava dosyalarının geliştirilmesi daha kolaydır, ancak organizasyon yapısındaki her değişiklikle daha sık revizyona tabi tutulur. Üretim-sanayi ve fonksiyonel tip vakalarının isimlendirmesini geliştirmek daha zordur (bunun için organizasyonel gelişimin, süreç yönetiminin temellerini bilmeniz gerekir), ancak daha kararlıdırlar ve gerçekten sadece 5 yılda bir gözden geçirilebilirler, organizasyonel belgelerle ilgili diğer belgeler gibi.

Ayırt etmek üç çeşit vakaların isimlendirilmesi: vakaların bireysel isimlendirilmesi belirli organizasyon, tipik ve örnek.

Bireysel davaların isimlendirilmesi, bir kuruluşun veya yapısal biriminin ofis çalışmasında kurum için planlanan belirli dava başlıklarının sistematik bir listesidir. Yapısal bölümlerinin vakalarının isimlendirilmesi temelinde derlenen bir organizasyonun işlerinin isimlendirilmesine de denir. vakaların özet isimlendirilmesi.

tipik ve örnek davaların isimlendirilmesi, faaliyetleri sırasında oluşturulan aynı tür belge bileşimine sahip belirli bir kuruluş kategorisinin ofis çalışmasına girilen aynı tür (birleşik) dava başlıklarının sistematik listeleridir.

Standart dava isimlendirmesinde, davaların tipik bir bileşimi, bu davaların tek bir indekslenmesi ve aynı tür belgeler için tek bir saklama süresi belirlenir. Vakaların model isimlendirmesi normatif bir belgedir ve zorunludur.

Örnek bir vaka isimlendirmesi, uygulandığı kuruluşların ofis işlerine giren vakaların yaklaşık bir bileşimini (yaklaşık endekslerinin bir göstergesi ile) oluşturur ve doğası gereği tavsiye niteliğindedir.

Vakaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi nelere rehberlik etmelidir?

Devlet organının, davaların isimlendirilmesi, davaların oluşturulması ve işlenmesi yoluyla faaliyetlerinde oluşturulan belgelerden belgesel fonunu oluşturduğu gereksinimlere uygun olarak, davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi için yasal ve örgütsel çerçeve şu anda oluşturulmaktadır. Bir belgesel fonunun oluşturulmasının temeli olarak davaların isimlendirilmesi de ayrıca dikkate alınmaktadır.

Vakaların isimlendirilmesinin geliştirilmesinde doğrudan yönlendirilmesi gereken ana düzenleyici ve metodolojik belgeler şu anda şunlardır:

• Kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar. Bu normatif ve metodolojik belge, Federal Arşivler kurulunun 06.02.2002 tarihli kararı ile onaylanmıştır. Şimdi normatif (yani kullanım için zorunlu) statüsünde yeni bir belge yayınlaması bekleniyor - gelecek yıl, Arşiv Fonu belgelerinin depolanması, satın alınması, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin Kurallar görünebilir. Rusya Federasyonu ve devlet kurumları, yerel yönetimler ve kuruluşlardaki diğer arşiv belgeleri;
• Kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren tipik arşiv belgelerinin listesi(31 Temmuz 2007 tarih ve 1182 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır; bundan sonra - tipik arşiv bilimsel ve teknik belgelerin listesi);
• Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerinin listesi(25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır; bundan sonra - tipik idari arşiv belgelerinin listesi).

2000 yılında Rusya Federal Arşiv Servisi başkanı tarafından onaylanan, saklama sürelerini gösteren kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim belgelerinin listesinin son zamanlarda geçersiz ilan edildiği akılda tutulmalıdır (sırasına göre). Federal arşiv ajansı 26.08.2010 tarih ve 6 Sayılı).

Tipik arşiv belgelerinin listeleri saklama süreleri olan (standart listeler) düzenleyici belgelerdir ve zorunludur. Model listeleri servis düzenleyici yapı geliştirme için:

• departman veya endüstri federal makamlar tarafından oluşturulan saklama sürelerine sahip belge listeleri yürütme gücü alt kuruluşlar için, Büro Çalışması Kurallarının 5. Bölümünde belirtilmiştir ve
• örnek aynı tür kuruluşlar veya aynı tür belge kategorileri için Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarındaki arşiv kurumları tarafından geliştirilen saklama sürelerine sahip listeler (personel tarafından, şirketleşme sürecinde oluşturulan vb.).

departman listeleri Devlet ve diğer organların belgesel fonlarının sektör özelliklerini yansıtan saklama sürelerine sahip belgeler (örneğin, Rusya Merkez Bankası tarafından geliştirilen saklama sürelerine sahip belgelerin listesi), saklama sürelerini belirlerken sektörler arası nitelikte normatif belgeler olarak kullanılabilir. standart ve örnek listelerde yansıtılmayan belgeler için.

Bazı kuruluşlar için düzenleyici belgeler ve tipik isimlendirmeler vakalar genellikle aynı tür işlevleri yerine getiren bölgesel ve alt kuruluşların ağı için daha yüksek makamlar tarafından geliştirilmiş ve onaylanmıştır. Sonuç olarak, faaliyetlerinde, aynı tür dava başlıklarını formüle etmenin mümkün olduğu, aynı tür belgeler ortaya çıkar. zorunlu son tarihler saklama ve hatta vakaların tipik indekslenmesi.

Son zamanlarda, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarındaki arşiv kurumları aktif olarak gelişmektedir. vakaların örnek isimlendirilmesi esas olarak belediye arşivlerini edinme kaynakları olan homojen kuruluşlar (kayıt ofisleri, tek durak dükkanları, eğitim departmanları, noterler vb.) için.

Vakaların tipik ve örnek isimlendirmeleri genellikle dikkate alınır. öğretim yardımcıları belirli bir kuruluş için bireysel bir vaka isimlendirmesinin geliştirilmesinde kullanılabilen . Ancak, vakaların tipik veya örnek niteliğindeki isimlendirmesi tarafından sağlanan vakaların saklama süreleri, bireysel isimlendirmeye aktarılmalıdır. değişiklik yapmadan ve bu, bu tür vaka isimlendirmelerinin "normatifliği" dir.

Ve sonunda belirli tarihler Listeler ve standart veya örnek olay isimlendirmeleri tarafından belirlenmemiş belgelerin saklanması, uzman komisyonu (AK) veya merkezi uzman komisyonu (MSK) tarafından, gelecek yıl için davaların isimlendirilmesi konusunda anlaşmaya varılması konusunun görüşüldüğü toplantı tutanaklarında bir karar vermek suretiyle kurulabilir. veya uzman inceleme komisyonu (EPC) arşiv kurumu tarafından değerlendirilmek üzere ilgili tekliflerin hazırlanması sürecinde.

Bu tür kararları verirken kuruluşun en kalifiye çalışanlarını içermesi gereken AK, şu anda “noktasal” olan (belirli bir konunun düzenlenmesi ile bağlantılı olarak) federal yürütme makamlarının mevcut mevzuatı ve düzenleyici yasal düzenlemeleri tarafından yönlendirilir. belirli bir faaliyet alanında) belirli belirli belge türleri ve çeşitleri için saklama sürelerini belirleyebilir (ve bu giderek daha fazla olmaktadır). Endüstri düzenlemesinin bu özelliği genellikle bilinir ve kuruluşun AT üyeleri tarafından faaliyetlerinde dikkate alınır.

Geliştirme algoritması

Vakaların isimlendirilmesine yönelik algoritmada, uygulanması organizasyonun faaliyetleri ve ofis çalışmaları hakkında sistemik bilgi gerektiren 4 çalışma aşaması ayırt edilebilir:

• Aşama 1: kuruluşun işlerinin isimlendirme türünün seçimi, bir sınıflandırma şemasının geliştirilmesi (ana tablo);
• Aşama 2: dava başlıklarının formülasyonu (vakaların kurulmasına ilişkin sözde işaretleri kullanarak dava başlığındaki belgenin bileşimi ve içeriğinin tanımı) ve davaların saklanması için son tarihlerin belirlenmesi;
• Aşama 3: Davaların isimlendirilmesindeki dava başlıklarının belirlenen sırayla (belgelerin önem derecesine göre ve ilişkileri dikkate alınarak) sistemleştirilmesi (düzenlenmesi);
• Aşama 4: Vakaların isimlendirilmesi taslağının tasarımı, imza, koordinasyon ve onay.

Geliştirme Sorumluluğu belirli bir kuruluşun vakalarının bireysel isimlendirilmesi büro hizmetine atanır. Kuruluşun arşivi veya arşivden sorumlu kişi, vakaların isimlendirilmesinin geliştirilmesinde metodolojik ve pratik yardım sağlar, projesini koordine eder (vize eder), ancak derlemesinden sorumlu olamaz. Bir sonraki takvim yılı için kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin geliştirilmesine ilişkin bir emir hazırlanırken bu hatırlanmalıdır. Ne yazık ki, çoğu zaman, bu tür siparişlerde doğrudan bir sipariş şeklinde bir vaka isimlendirmesi geliştirme sorumluluğu, kuruluşun belgesel fonundan sorumlu olmayan, ancak satın alma, muhasebe, koruma sağlayan arşiv başkanına aittir. ve arşiv fonunun kullanımı.

Genel bir kural olarak organizasyonun işlerinin isimlendirilmesi (konsolide), yapısal bölümlerin işlerinin bireysel isimlendirmeleri temelinde derlenmelidir., onlar tarafından arşiv veya arşivden sorumlu kişi ile kararlaştırılır ve bu yapısal bölümlerin başkanları tarafından imzalanır. Ancak departmanlar neredeyse hiçbir zaman yeterli kaynağa sahip değildir ve kendi terminolojilerini geliştirebilecek uzmanlar yoktur. Bu nedenle, vakaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi / derlenmesi sırasına göre, yapısal bölüm başkanlarına yalnızca listeleri / listeleri kayıt yönetimi hizmetine göndermeleri için doğrudan bir talimat verilmesi önerilebilir:

• Birimin faaliyetlerinde ortaya çıkan belgelerin saklandığı dosya (klasör) adları,
• belgelerin oluşturulduğu ve depolandığı veri tabanları, dizinler ve görünümler elektronik formatta.

Ayrıca yapıda, faaliyet alanlarında, işlevlerde ve vaka isimlendirmesinde “radikal” bir revizyon olması durumunda (5 yılda bir) departmanların kaliteli bir isimlendirme sağlamasını beklemek zordur. Kuruluşun dosyalarının isimlendirilmesinin oluşturulmasına ilişkin ana analitik çalışma, kayıt yönetimi hizmeti tarafından kendi başına kapsamlı bir şekilde gerçekleştirilmelidir veya bu işi, davaların isimlendirilmesinin ve diğer arşiv veya kayıt tutmanın geliştirilmesi için hizmet veren bir şirketten görevlendirilmelidir. hizmetler dış kaynaklı olarak sağlanmaktadır.

sınıflandırma şeması

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun faaliyetlerinin tüm belgelenmiş alanlarında ortaya çıkan tüm vakaların sistemleştirilmesini pekiştirmelidir. Davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesinin ilk aşamasında, kuruluşun tüzüğü veya yönetim organı yönetmeliği, yapısal bölümlere ilişkin hükümler, organizasyon yapısının şeması, yapı ve yoklama yapmak, personel, planlar ve ana faaliyet alanları hakkında raporlar. Kuruluşta geçici olarak faaliyet gösteren komisyonlar, bölümler, organlar, tasfiye komisyonu da dahil olmak üzere, davaları tasfiye edilen kuruluşun davalarının isimlendirmesine dahil edilmesi gereken belirlenir. Hazırlanmışlarsa önceki yıllara ait davaların isimlendirilmesi ve ayrıca belirli birincil belge setleri - hem ofis yönetimi hizmetinde hem organizasyon yönetimi düzeyinde hem de yapısal bölümlerde oluşturulan davalar da analize tabidir. Belirli bir kuruluş için bireysel bir vaka isimlendirmesi için bir sınıflandırma şeması geliştirme sürecinde, standart ve departman belge listelerinin sınıflandırma şemaları (içerik bölümleri), saklama süreleri, standart ve örnek vaka isimlendirmeleri de kullanılır.

İlk aşamadaki çalışmanın sonucu, kuruluşun dosyalarının isimlendirme türü ve sınıflandırma şeması (ana tablo) hakkında bir karar olmalıdır. Örnek 2'ye bakın.

Yakın zamana kadar, bir kuruluşun küçük olması ve bir iç yapıya sahip olmaması durumunda, üretim-sanayi veya işlevsel tip vakalarının bir isimlendirmesini hazırladığına inanılıyordu. Ancak süreç yönetimi, matris (hiyerarşik olmayan) pazarlamanın tanıtımı, müşteri vb. "piyasa" planları iç organizasyon işletmeler, büyük kuruluşlar için bile işlevsel tipteki vakaların isimlendirilmesini sağlar.

Vaka başlıkları ve saklama sürelerinin belirlenmesi

En karmaşık analitik çalışma, vakaların isimlendirilmesinin geliştirilmesinin ikinci aşamasında, vakaların başlıkları formüle edildiğinde ve aynı zamanda saklama koşulları belirlendiğinde / özetlendiğinde gerçekleştirilir. Bu aşamadaki çalışma, kağıt kartlarda, bir Excel elektronik tablosunda veya bir veritabanında rahatlıkla gerçekleştirilir ve bu da vaka başlıklarının daha sonra sistemleştirilmesinin kolaylığını sağlar.

Vaka başlıklarının formülasyonu, bu durumda gruplandırılacak (dosyalanacak, oluşturulacak) belgelerin kompozisyonunun ve içeriğinin bir açıklaması anlamına gelir. Açıklama, seçimi için metodolojik temeli belgelerin detayları olan davaların kurulmasının sözde işaretleri temelinde gerçekleştirilir.

bilinen altı iş işareti :

• nominal- dava türünün adı (yazışma, dergi, kitap) veya belge türü / türü (emirler, emirler, toplantı tutanakları vb., çünkü mektuplar hariç tüm belgelerin bir tür adı vardır ve “ kendilerini sakinleştirin”);
• yazarın- kuruluşun, yapısal birimin veya yetkilinin adı - belgenin yazarı (herhangi bir belgenin bir yazarı vardır, bu belgenin kimlik ayrıntılarından biridir);
• konu sorusu- davanın belgelerinin bir özeti (metin herhangi bir belgededir);
• muhabir- belgelerin gönderileceği veya belgelerin alınacağı kuruluşun adı (muhatap, mektuptaki ana gerekliliktir);
• coğrafi- davanın belgelerinin içeriğinin ilgili olduğu yerin (bölge) adı (muhabir nitelikle birlikte kullanılır, çünkü kural olarak, muhatabın ayrıntılarında iki bölüm düzenlenir: kime ve mektubun gönderildiği yer);
• kronolojik- davanın belgelerinin ilgili olduğu tarihler (dönem) (tarih, herhangi bir belgede bulunan bir gerekliliktir).

Dava belgelerinin bileşimini ve içeriğini tanımlama şemasında, belgelerin kopyalarına referans(sözde "uzman" işareti).

Dava başlığındaki belgelerin bileşimini ve içeriğini tanımlarken, maksimum sayıda dava açma işaretinin kullanılması gerekir. Geleneksel olarak aşağıdaki örnek şemalar vaka başlıkları :

1. Belge türü - içeriği:
   "Gelen belgelerin kayıt günlüğü".
2. Görünüm - yazar - içerik:
   "Emirler CEO ana faaliyette";
   "İdari ve Ekonomik Faaliyetler Genel Müdürü'nün Emirleri";
   "Başkanlık Kararları belediyeİdari ve organizasyonel konularda Vereya. kopyalar".
3. Plan/rapor - içerik - dönem:
   "Yıllık finansal plan 2011 için".
4. Plan/rapor - yazar - içerik:
   "Gelişmiş eğitim ve çalışanların eğitimi hakkında bölgesel organların üç aylık raporları."
5. Yazışma - muhabir - içerik:
   "Astlarla yazışmalar bölgesel organlar personel gelişimi ve eğitimi hakkında.
6. Yazışma - muhabir - bölge - içerik:
   "Çalışanların ileri eğitimi ve eğitimi konusunda Merkez Federal Bölge'nin bağlı bölgesel organları ile yazışmalar."
7. "Belgeler" (bir konudaki belgelerin genel adı, ofis işinin sırası ile ilgili olmayan) - içerik - ana çeşitlerin sayımı:
   "Çalışanların belgelendirilmesine ilişkin belgeler (plan, programlar, belgelendirme komisyonunun toplantı tutanakları)".

Dava başlığında kullanılmasına izin verilmez belirsiz ifade ("çeşitli yazışmalar", " genel malzemeler" vb.). Belirsiz ifadeler genellikle muhasebe konularında bulunur. Örneğin, dava "Hesap 0 302 00" bir bütçe kuruluşunun muhasebe bölümünde adlandırılmalıdır "0 302 00 hesabı için ciro ve bilançolar", ve bu durumda, hizmet sağlayıcılarla yapılan mutabakatlar için hesaplar, faturalar, faturalar takvim dönemlerine göre bilançodan sonra gruplandırılmalıdır. Bir davanın oluşumu ve birkaç cildin oluşumu sürecinde, davanın başlığı kapakta belirtilebilir, örneğin, "0 302 00 hesabı için ciro ve bilançolar (2011'in 1. çeyreğinde hizmet sağlayıcılarla yapılan ödemeler)".

Gerekirse, başlık yansıtıldığında kopya sayısı davanın belgeleri, davaların isimlendirilmesi sütununda "Not" orijinalin nerede saklandığını gösteren bir not yapılabilir. Örneğin, bir vaka notunda “Çalışanların departman ve görev tanımlarına ilişkin düzenlemeler. kopyalar" belirtilebilir: "Orijinaller çalışma ve ücretler bölümünde".

Dava başlıklarını formüle etme sürecinde, ayrıca dikkate alınması gerekir. belgeleri vakalara göre gruplandırma kuralları . Bu nedenle, bir durumda bu planın uygulanması hakkında bir plan ve rapor oluşturulmasına izin verilir ( "Bölümün yıllık çalışma planı ve uygulanmasına ilişkin rapor") ve ayrıca bu planın uygulanması veya bu raporun hazırlanması sırasında ortaya çıkan plan veya rapor ve yazışmalar ( "Departmanların işgücü koruma önlemleri hakkında üç aylık raporları ve hazırlanmalarına ilişkin yazışmalar").

Farklı saklama sürelerine sahip belgeler tek bir dosyada gruplandırılmaz, yani. farklı durumlarda kalıcı ve geçici saklama sürelerine ilişkin belgeler oluşturulmalıdır.

Belgenin yalnızca bir kopyası dosyaya dahil edilmiştir, yani. ek nüshalar ile belgenin taslak ve müsveddeleri (özellikle değerli olanlar hariç) dosyada, iadeyi gerektiren belgeler oluşturulmadığı gibi, aslı ile birlikte dosyaya konulmaz.

Davada bir takvim yılına ait belgeler oluşturulur (devredilebilir, adli, kişisel dosyalar ve “dosyalar” hariç; bu arada, kişisel dosyalar için dava belgelerinin dahili envanteri zorunludur).

Belge kategorilerinin adlarının listelerde belirlendiğini hatırlatırız, bu nedenle makale adlarını ve listenin metnini mekanik olarak belirli bir vaka terminolojisine aktarmamalısınız.

Belirli bir başlığın formülasyonu ile birlikte, aynı zamanda planlanmıştır. raf ömrü bu davanın belgeleri. Saklama süreleri olan herhangi bir belge listesi, içinde, alfabetik sıra belge kategorileri, içeriklerinin türleri ve sayıları, saklama sürelerinin belirlendiği listenin ilgili maddelerinin numaralarına atıfta bulunularak listelenir. Kural olarak, listedeki saklama süresi, uzman işareti ve belgenin hazırlandığı veya geliştirildiği yer dikkate alınarak belirtilir ve ayrıca genellikle belirlenen saklama süresinin gözetilmesi gereken koşulları içeren notlarla birlikte verilir. Vakaların isimlendirilmesinin geliştiricisi, vakanın belirli başlığını listeye göre belge kategorisi ve türü ile ilişkilendirmeli ve liste tarafından tanımlanan koşulları dikkate alarak saklama süresi hakkında profesyonel bir sonuca varmalıdır.

Davanın saklama süresi, davaların isimlendirilmesinin geliştirildiği aynı kağıt kartta (bir Excel elektronik tablosunda veya bir veritabanında) davanın başlığıyla birlikte listenin ilgili maddesine atıfta bulunularak düzenlenir. Ayrıca, kartta, önce, daha sonra saklama süresi olan belirli bir dava başlığının hazırlanacağı, davaların isimlendirilmesine ilişkin ana tablonun bölümünün veya alt bölümünün adını belirtmelisiniz (bkz. Örnek 3). Ayrıca, başlıkların daha sonra sistematikleştirilmesinin (sıralanmasının) rahatlığı için, belirli bir davanın belgelerinin ait olduğu kategoriyi (örgütsel, idari, muhasebe, vatandaşlarla yazışmalar, alt kuruluşlarla yazışmalar vb.) ). Ayrıca, davaların isimlendirilmesindeki saklama süresinin, koşullu kısaltmalar, noktalama işaretleri, notlar ve bu süreyi gözlemleme koşulları dahil olmak üzere liste tarafından oluşturulan biçimde düzenlenmesi gerektiğine de dikkat edilmelidir.

Örneğin, bir bütçe kuruluşunun muhasebe bölümündeki belgeleri analiz ederken, aşağıdaki kart verilebilir (girişler bir veritabanında veya Excel elektronik tablosunda yapılır):

Belge listeleri, belgelerin saklama koşullarını belirler:

• belirli (3 yaşında, 5 yaşında, Kalıcı - “kalıcı”) veya
• koşullu ("EC", "EPK", "Gerekene kadar", "Denetimin tamamlanmasına tabi" vb. işaretleriyle).

Terim "5 l. EK" beş yıllık saklama süresinin sona ermesinden sonra, daha fazla saklama veya dava belgelerinin imha için tahsis edilmesi konusunun dikkate alınması gerektiği anlamına gelir. uzman komisyonu(EC) değerin incelenmesinden sonra kuruluşun.

işaretler "EK", "EPK", "ÇEK" davanın belgelerinin bir kısmının değerinin incelenmesi sürecinde "sürekli" saklama süresine atfedilebilir anlamına gelebilir.

Tipik arşiv yönetimi belgelerinin raf ömrü "İhtiyaç bitene kadar" bir yıldan az olamaz.

Raf ömrü "Hızlı." ("sürekli") sivil toplum kuruluşlarında öncelikle “örgütün tasfiyesine kadar” anlamına gelir, yani. davanın belgelerinin akıbeti hakkında karar verilecek tasfiye komisyonu veya iflas mütevellisi ve 10 yaşından küçük olamaz.

Kağıt üzerinde ve elektronik ortamda oluşturulan belgelerin saklama süreleri aynıdır. ve taşıyıcıya bağımlı olmayın! Aksine, GOST R ISO 15489-1-2007'ye göre ortam seçimi, belgelerin saklama koşullarına göre belirlenir.

Azaltılmış raf ömrü standart arşiv belgelerinin listeleri veya standart ve örnek vaka isimlendirmeleri tarafından oluşturulan, yasak. Ve kuruluşun AK'nin kararı da dahil olmak üzere, şartlarda bir artış oldukça mümkündür.

Dava başlıklarının sistemleştirilmesi (düzenlenmesi)

Davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesinin üçüncü aşamasında, dava başlıkları, davaların isimlendirilmesi taslağının bölümlerine göre belirli bir sırayla sistematik hale getirilir (düzenlenir). Bu sıra tanımlanmış iki belirleyici faktör - belgelerin önem derecesi ve ilişkileri.

Belgelerin sistemleştirilmesi, verilen kartların davaların başlıklarına ve saklanma sürelerine göre sıralanmasıyla (veya veri tabanındaki ilgili kayıtların/alanların sıralanmasıyla) gerçekleştirilir. Dava başlıklarının düzeni, her bölümün başında kurumsal ve idari belgeleri içeren dava başlıklarının bulunmasını sağlar. Üst kuruluşların idari belgelerine sahip davaların başlıkları (kararlar, emirler, talimatlar, görevlendirmeler), kuruluş başkanının emirleri ile dava başlıklarından önce yerleştirilmelidir. Organizasyonel alt sistemle ilgili belgelerin operasyonel yönetimi düzenlemediği, ancak faaliyetin daha önemli organizasyonel, yasal yönlerinin, dolayısıyla daha önemli oldukları, daha uzun bir geçerlilik süresine ve uzun vadeli (genellikle kalıcı) bir saklama süresine sahip oldukları unutulmamalıdır.

Bu nedenle, bir durum başlığı düzeninde en iyi öneri şudur: sıra :

• kuruluşun kendisinin örgütsel belgeleri;
• üst kuruluşların idari belgeleri. kopyalar;
• kuruluşun kendisinin idari belgeleri;
• önem derecesine göre planlar (yıllık, üç aylık, aylık);
• planların arkasında, bu planların hazırlanmasına ilişkin yazışmalarla davalar düzenlenebilir;
• önem derecesine göre raporlar (yıllık, üç aylık, aylık);
• raporların arkasında, bu raporların hazırlanması ile ilgili yazışmalar ile davaların yeri mümkündür;
• önem derecesine göre sözleşmeler (ek sistematizasyonları karşı tarafların adlarına göre alfabetik olarak mümkündür);
• sözleşmelerin arkasında, bu sözleşmelerin yapılmasına veya yürütülmesine ilişkin yazışmalar olabileceği gibi, bu sözleşmelerin kayıtlı olduğu muhasebe belgeleri ve veri tabanları da olabilir;
• konuların önem derecesine veya muhabirlerin önem derecesine ve adlarının / soyadlarının alfabesine göre yazışmalar;
• Muhasebe belgeleri(ayrı olarak bulunan her türlü kitap, dergi, dosya dolapları, veri tabanları);
• büro çalışmalarının organizasyonu ve işletmenin arşivine ilişkin belgeleri düzenlemek (büro çalışması talimatı, davaların isimlendirilmesi, dava envanterleri, depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis işlemlerine ilişkin eylemler).

İsimlendirmenin tescili, koordinasyonu ve onaylanması

Dördüncü aşama, davaların isimlendirilmesi, imzalanması, koordinasyonu ve onaylanması taslağının tasarımıdır.

Kuruluşun işlerinin özet terminolojisi, kuruluşun genel antetli kağıdına veya modele göre düzenlenir. Ortak biçim, ve belgenin içeriği, sütunun yerleşik adıyla bir tablo şeklinde sunulmalıdır (bkz. Yönergeler, Ek No. 19 ve Örnek 5).

AT sütun 1 terminolojiye dahil edilen vakaların endeksleri (sayıları) brüt sıraya göre yazılır. Vaka indeksi, bölümün sayısal bir tanımından (kod) ve bu bölümdeki vakanın seri numarasından oluşur. Endeksler, tire ile ayrılmış Arap rakamları çiftleriyle gösterilir. Örneğin, 01-03 , nerede 01 - yapısal birimin kodu (örneğin sekreterlik) ve 03 - vaka başlık numarası bu bölüm(sekretaryada). İsimlendirmenin her bölümünün sonunda, görev yılında tekrar açılabilecek davaları yansıtmak için rezerv numaraları (üçten fazla olmayan) bırakılır. Mümkünse, isimlendirmenin farklı bölümlerindeki benzer durumlar için aynı dizinlerin tutulması ve geçiş durumları için (içerdikleri belgeler üzerindeki büro işi tamamlanmadığında) dizin kaydedilir.

AT 2. sütun sistemli kartlardan veya bir veri tabanından vaka isimlendirmeleri, vaka başlıkları (ciltler, parçalar) aktarılır. Yıl içinde dava belgelerinin oluşturulması sürecinde başlıklar belirtilebilir.

Sütun 3 davaların isimlendirilmesinin bir planlama belgesi olarak kaydedilmesi sırasında doldurulmaz. Takvim / ofis yılı sonuçlarına göre doldurulur. İçinde Arap rakamlarıyla, dava başlıklarının yanında, bu davanın belgelerine sahip bölümlerin, ofis çalışmasına girilen gerçek cilt sayısı iliştirilmiştir.

İçinde vaka başlıkları bulunan sistematik kartlardan 4. sütun belgelerin saklama koşulları, belirli bir listedeki makalelerin sayısı veya bu durumda belgelerin saklanma süresinin belirlendiği yasama işlemlerinin ve diğer düzenleyici yasal belgelerin maddelerine, maddelerine ve alt paragraflarına yapılan atıflar, transfer edildi.

AT sütun 5“Not”, dava belgelerinin saklama koşullarının oluşturulduğu belge listesinin adını, “Elektronik biçimde”, “Geçici” işaretlerini, davanın oluşumundan sorumlu kişilerle ilgili işaretleri, ve diğerleri indirilir.

Kayıt yönetimi hizmetinin başkanı, davaların özet isimlendirmesini imzalar. Belge şunları içerir:

• kuruluş arşivi başkanının vizesi veya arşivden sorumlu kişi;
• kuruluşun uzman komisyonu ile onay damgası(eğer oluşturulmuşsa);
• arşiv kurumu ile anlaşma damgası(kuruluş belgeleri devlete veya belediye arşivine sunarsa ve edinmelerinin kaynağı ise). Genellikle, anlaşma, arşiv kurumunun EPC toplantısının protokolü ile resmileştirilir. Bir arşiv kurumu ile davaların isimlendirilmesini koordine etme prosedürü en az 5 yılda bir gerçekleştirilir ve kuruluşun yapısında, faaliyetlerinde ve işlevlerinde temel bir değişiklik olması durumunda, geliştirilmesi gerektiğinde hatasız olarak gerçekleştirilir. vakaların yeni bir isimlendirilmesi.

Davaların isimlendirilmesi devlet organlarında ve belediye kurumlarında hazırlanır. dört kopya halinde, devlet dışı - üç. 1. kopya ofis yönetim hizmetinde saklanır, 2. kopya, davaların isimlendirilmesinin koordine edildiği EPC ile devlet veya belediye arşivine aktarılır. 3. nüsha kurum veya arşivden sorumlu kişinin arşivinde saklanır, 4. nüsha ise çalışan nüshadır.

Vakaların özet isimlendirilmesi kuruluş başkanı tarafından onaylandı (onay veya sipariş imzası) ve kayıtlı genel organizasyon akışında veya idari belgeler. Onayından sonra, kayıt yönetimi servisi, davaların isimlendirilmesinin ilgili bölümlerini, gelecek yıl davaların oluşturulması için zorunlu bir plan olarak, yapısal bölümlere ekstreler şeklinde gönderir.

Yıl sonunda, sütun 3 doldurulur vakaların isimlendirilmesi ve düzenlenmesi özet kayıt dosyalanan davaların sayısı (ciltler, parçalar). Her bir yapısal birimin vaka isimlendirmesi için son girişler, birimlerdeki ofis işlerinden sorumlu olanlar tarafından ofis işleri servisine aktarılır. Kuruluşun işlerinin özet terminolojisine son giriş, yani. Belge fonunun nicel özellikleri, kayıt yönetimi hizmeti tarafından devlet veya belediye arşivine (kuruluşun belgeleri uygun depolama için aktarılırsa) veya kuruluşun arşivine (belgeler aktarılmazsa) zorunlu olarak gönderilir. devlet veya belediye arşivine). Vakaların isimlendirilmesine son giriş, kayıt yönetimi servisi başkanı tarafından imzalanır ve nihai bilgilerin arşive aktarılmasına ilişkin işaret, pozisyonu belirten, imzanın kodunu çözen ve bunları aktaran çalışan tarafından imzalanır. transfer tarihi.

Dipnotlar

Gösteriyi Daralt

Neden bir vaka isimlendirmesine ihtiyacımız var?

Vaka, ayrı bir kapağa yerleştirilmiş bir konu veya faaliyet alanı ile ilgili bir belge veya belgeler kümesidir.

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşta oluşturulan ve saklama şartlarını gösteren sistematik bir vaka başlıkları listesidir.

Bu tanımlar, 1 Mart 2014 tarihinde yürürlüğe giren GOST R 7.0.8-2013 SIBID tarafından verilmektedir. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar".

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun faaliyetlerinin tüm alanlarını (finansal, ekonomik, personel ve diğerleri) yansıtır. Bu, aşağıdakiler için gerekli olan çok işlevli bir belgedir:

• kuruluşta başlayan tüm vakaları dikkate alın (bu, hızlı arama ve güvenliklerini sağlamaya yardımcı olacaktır);
• belirli belge türlerini gruplandırın (örneğin, temel faaliyetler için siparişler, personel için siparişler vb.);
• davaların oluşum sırasını sağlamak (davalardaki belgelerin kronolojik, mantıksal sırası vb.);
• belgeler için gerekli saklama sürelerini belirleyin.

Ek olarak, arşive aktarılması için davaların seçiminde veya tersine, davaların imhası için ana belge olarak kullanılır. süresi doldu depolamak.

Vakaların isimlendirilmesi gerekli midir?

Vakaların isimlendirilmesinin derlenmesi, "Örgütlerin Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallar" (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji'nin kararı ile onaylanmıştır) tarafından sağlanır. Kuruluş, devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle tamamlamak için kaynak listelerine dahil edilmişse, davaların isimlendirilmesi zorunludur (20. maddenin 2. kısmı Federal yasa 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı “Açık arşivleme Rusya Federasyonu'nda"). Her şeyden önce, bu belediye ve kamu kurumları. Bazı durumlarda ticari kuruluşlar da bu listeye dahil edilebilir (örneğin noterler). Ancak, diğer herkes için, ofis çalışmalarını sistematik hale getirmek ve Sanatın 1. Kısmının gerekliliklerini yerine getirmek için bir dava isimlendirmesi hazırlamak gerekir. Tüzel kişilik oluşturmadan girişimcilik faaliyetlerinde bulunan kuruluşların ve vatandaşların arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamaları gerektiğini belirten 125-FZ sayılı Kanun'un 17. maddesi. Bu tür belgeler, özellikle herhangi bir kuruluşta oluşturulan personel belgelerini içerir.

Vakaların isimlendirilmesini ne zaman hazırlamanız gerekiyor?

Kuruluşun gelecek takvim yılı için işlerinin isimlendirilmesi, cari yılın son çeyreğinde hazırlanır. Yani, şimdi, Aralık ayında, 2015 için davaların isimlendirilmesini hazırlama ve onaylama zamanı.

Vakaların isimlendirilmesine neler dahil edilmelidir?

Vakaların isimlendirilmesi, basılı yayınlar (çalışanların beyanları, çalışma sertifikaları, dergiler ve kayıt defterleri, yapısal bölümler arasındaki yazışmalar ve üçüncü taraf kuruluşlarla, örneğin bir emekli maaşı dahil) hariç olmak üzere kuruluşta başlatılan tüm vakaları içermelidir. fon, askeri kayıt ve kayıt ofisi, vb. .d.). Resmi kullanım için (ticari veya bankacılık sırrı, diğer belgeler ile kesin bilgi) - vakaların isimlendirilmesine de dahil edilmelidir.

Şubelerde, temsilciliklerde ve kuruluşun bölgesel olarak uzak diğer bölümlerinde başlayan davaları isimlendirmeye dahil etmeyi unutmayın. Ayrıca, terminolojiye dahil edilmeye tabi olan, geçici komiteler, komisyonlar ve ayrıca davaların başlıklarıdır. temsili organlar işçiler. Ancak, diyelim ki, bir sendika bağımsız bir tüzel kişilik ise, o zaman kendi dava isimlendirmesini oluşturur ve bir arşiv tutar. Ayrıca, kuruluş dosyalarının isimlendirmesinde, yasal halefi olduğu büro işleri tarafından tamamlanmayan tasfiye edilen kuruluşların davalarının başlıkları yer almaktadır.

Belgelerin çoğu kuruluşlarda hem kağıt hem de elektronik biçimde saklanır. Bazı belgeler yazdırılmadan yalnızca elektronik biçimde oluşturulur ve korunur. kağıt formu. Vakaların isimlendirilmesine dahil edilmezlerse, kuruluşun faaliyetleri hakkında eksik bilgi sağlayacaktır. Bu nedenle, terminolojinin her bölümünün sonunda, elektronik olarak hangi davaların yürütüldüğünü listelemeniz gerekir. Bu durumda ölçü birimi bir dosya ve arama ve tanımlama için gerekli tüm detaylar olabilir. Bazı kuruluşlarda elektronik belgeler formda sabit son bölüm isimlendirme veya sadece onlar için ayrı bir isimlendirme oluşturma.

Bir terminoloji geliştirmeye nasıl başlanır?

Büyük kurumlarda davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi sorumluluğu genellikle belge yönetim hizmeti (sekretarya, ofis vb.), Küçük kuruluşlarda - katip, sekreter veya başkan tarafından atanan diğer kişi tarafından karşılanır. Ticari kuruluşlarda, sekreter genellikle niteliklerden yoksundur ve isimlendirmeyi derleme sorumluluğu omuzlara düşer. personel servisi, çünkü çoğu uzun vadeli depolama belgesi burada oluşturulur. İsimlendirmeyi derlemek için gerekli bilgiler, kuruluşun tüm yapısal bölümleri tarafından sağlanmalıdır, bu nedenle, bölümler ve türlerde başlatılan davalar hakkında bilgi için zaman çerçevesini gösteren uygun siparişin verilmesiyle gelişimine başlanması tavsiye edilir. belgeler.

Belki de kuruluşunuzun kapsamı için, yüksek bakanlıklar ve departmanlar standart ve örnek vaka terminolojileri, saklama sürelerini gösteren departman belge listeleri geliştirmiştir. Bu ayrıntıyı kontrol ettiğinizden emin olun. Lütfen standart isimlendirmelerin zorunlu olduğunu unutmayın (yani, bunlarda belirtilen vakaların bileşimine, tek bir indeksleme ve belgeler için saklama sürelerine uymak gerekir). Vakaların yaklaşık isimlendirilmesi, yalnızca kuruluşun bireysel bir belgesini hazırlamak için bir kılavuz görevi görür. Örneğin, noterler için, “Devlet noterliği ve özel muayenehanede çalışan noter için örnek dava isimlendirmesi” geliştirilmiştir (12 Kasım 2012 tarihli Federal Vergi Dairesi Kurulu kararı ile onaylanmıştır). 19 Aralık 2013 tarih ve 229 sayılı Rusya Adalet Bakanlığı); sulh hakimleri için - "Barış adaletlerinin faaliyetlerinde oluşturulan davaların ve belgelerin örnek bir isimlendirmesi" (Yargı Dairesi tarafından onaylanmıştır. Yargıtay RF 06/09/2011), vb. Holding şirketleri gibi büyük şirketler, belgelerinin tekdüzeliğini sağlamak için şubeleri, yan kuruluşları ve temsilcilikleri için standart veya örnek isimlendirmeler de geliştirebilir.

Çoğu ticari kuruluş, vakaların isimlendirmesini kendileri geliştirmek zorundadır. Bu, böyle yardımcı olacaktır düzenlemeler, nasıl:

• “Örgütlerin arşivlerinin çalışması için temel kurallar” (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji'nin kararı ile onaylanmıştır);
• 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'nin 5. bölümü “Federal yürütme organlarında ofis çalışması kurallarının onaylanması üzerine”;
• "Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için talimatların geliştirilmesine yönelik metodolojik tavsiyelerin" 3.5.1 maddesi (23 Aralık 2009 tarih ve 76 sayılı Federal Arşivler Emri ile onaylanmıştır);
• "Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren tipik yönetim arşiv belgelerinin listesi" onaylandı. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle;
• "Kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren tipik arşiv belgelerinin listesi" onaylandı. 28 Nisan 2011 tarih ve 412 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle. İnşaat, üretim, araştırma, tasarım ve diğer bazı faaliyetlerde kullanılan belge türlerini içerir.

Ayrıca Tüzük, personel, organizasyonun yerel düzenlemeleri, Yapısal bölümler, kurallar, talimatlar, standartlar, vaka notları vb. - genellikle kuruluşta kullanılan belgelere bağlantılar içerirler.

İlk olarak, yapısal bölümlerin işlerinin isimlendirmeleri hazırlanır ve bunlara dayanarak, organizasyonun işlerinin konsolide isimlendirmesini oluştururlar. Bazı durumlarda, yapısal bir ilkeden ziyade işlevsel bir ilke kullanılır, yani, isimlendirme bölümlerinin adları bölümler değil, işlevlerdir (örneğin, planlama, finansman, üretim, personel kayıtları vb.). Daha yaygın bir seçeneği ele alacağız.

Yapısal birimin işlerinin isimlendirmesini hazırlıyoruz

Yapısal birimin vakalarının isimlendirilmesinin şekli, "Örgütlerin arşivlerinin çalışması için Temel Kurallar" Ek 8'de yer almaktadır (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji'nin kararı ile onaylanmıştır). Kuruluşun genel antetli kağıdına yazılır (genel formun yayınlanmasına ilişkin kurallar "GOST R 6.30-2003 tarafından belirlenir. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik örgütsel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümanların yürütülmesi için gereklilikler" (kabul edildi) ve Rusya Federasyonu Devlet Standardının 03.03.2003 tarih ve 65 -st sayılı Kararı ile yürürlüğe girmiştir).

İsimlendirmenin ana kısmı, beş sütun içeren bir tablo biçiminde sunulur:

• vaka indeksleri;
• dava başlıkları (ciltler, parçalar);
• vaka sayısı (hacimler, parçalar);
• davaların saklanması (hacimler, parçalar) ve listedeki makale sayıları;
• Not.

Vaka indeksi, yapısal ünitenin sayısal tanımından ve yapısal ünite içindeki isimlendirmeye göre dava başlığının seri numarasından oluşur. Örneğin, 04-05, burada 04, personel departmanının tanımıdır ve 05, isimlendirmeye göre vakanın seri numarasıdır. İki değil, üç çift rakamdan oluşabilir. Örneğin, 03-02-07, burada 03, mali ve ekonomik departmanın tanımıdır, 02, içinde yer alan muhasebe departmanının tanımıdır ve 07, isimlendirmeye göre davanın seri numarasıdır. Dijital indeksleme yerine, bazı kuruluşlar alfabetik veya karışık indekslemeyi (harf ve sayıların bir kombinasyonundan) benimseyebilir. Gelecek yıl için davaların isimlendirilmesini derlerken, bu yılla aynı endeksleri korumak mümkün oldu, daha önce öngörülemeyen davaların oluşturulması için her bölümde birkaç boş satır kaldı (kural olarak, en fazla 5– 7).

İsimlendirmenin ikinci sütununda vakaların başlıklarını belirtin. Davayı oluşturan belgelerin önemine göre düzenlenirler. İlk olarak, örgütsel ve idari belgeleri içeren davaların başlıkları yerleştirilir (üst kuruluşun belgeleriyle başlarlar, daha sonra kuruluş başkanının belgelerine, onlardan sonra - yapısal birimde yayınlanan belgelere giderler). Aşağıda, kuruluşun kendisinde geliştirilen veya bilgi için gönderilen diğer kurallar, düzenlemeler, talimatlar listelenmektedir. Daha sonra plan ve raporları olan vakaların başlıklarını sıralarlar (önce yıllık, sonra üç aylık, sonra aylık). Taslak idari belgeler, planlardaki değişiklikler, emir gerekçeleri, ilgili ana belgelerden sonra davaların isimlendirilmesine yerleştirilir. Aynı türden davaların başlıkları (örneğin, çalışanların kişisel kartlarına sahip davalar), davaların isimlendirilmesine alfabetik sırayla girilir.

Personel hizmetinde, isimlendirmedeki dava başlıklarının aşağıdaki düzenleme sırası esas alınabilir:

• personel ve içindeki değişiklikler (genellikle kopyalar personel departmanında tutulur ve asıllar, temel faaliyetler için siparişlerle birlikte belge yönetimi hizmetindedir);
• yerel düzenlemeler (iç çalışma programı ve diğerleri);
• siparişler (temel faaliyetler ve personel için);
• emir vermenin temeli olan belgeler (sertifikalar, beyanlar, açıklayıcı ve muhtıra notları, kanunlar vb.);
• iş sözleşmeleri(bunlarda yapılan değişikliklerin yanı sıra, iş sözleşmelerinin feshine ilişkin sözleşmeler);
• çalışan kayıtları ( kişisel kartlar, kişisel dosyalar, sipariş kayıtları, sözleşmeler vb.);
• çalışanların kişisel belgeleri (istihdam defterleri, pasaport kopyaları ve diğer kişisel belgeler, engellilik belgeleri vb.);
• İK planları ve raporları;
• üçüncü taraf kuruluşlarla yazışmalar (askeri sicil ve kayıt ofisi, emeklilik fonu vb. ile);
• geçici komisyonların, komitelerin, çalışma gruplarının vb. belgeleri

Dava başlıklarının derlenmesi için belirli gereklilikler vardır ("Örgütlerin Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kuralların" 3.4.9 maddesi (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji kararı ile onaylanmıştır)). Davanın başlığı, davanın belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini açıkça ve genel bir biçimde yansıtmalıdır. Dava başlığında spesifik olmayan ifadelerin kullanılmasına izin verilmez (“çeşitli materyaller”, “genel yazışmalar”, “gelen belgeler”, “giden belgeler” vb.). Davanın başlığı aşağıdaki unsurların birleşiminden oluşur:

• belge türünün adı (emirler, yönetmelikler, protokoller vb.) veya dosya farklı türde belgeler içeriyorsa, açılan dosya türünün adı (yazışmalar, belgeler);
• belgenin yazarı (kuruluşun veya yapısal birimin adı);
• muhabir veya muhatap (belgelerin gönderileceği veya belgelerin alınacağı kuruluşun adı);
• davanın belgelerinin bir özeti (belgenin özü, örneğin, “işçilerin tasdiki konularında”);
• dava belgelerinin içeriğinin ilgili olduğu yerin (bölgenin) adı;
• davanın belgelerinin ilgili olduğu tarihler (dönem);
• davanın orijinallerden değil, belgelerin kopyalarından oluştuğuna dair bir not.

Örneğin, “Orel şehrinin Zavodskoy bölgesinin askeri komiserliği ile yazışma”, “Belgeler mesleki Eğitim ve SS-3 çalışanlarının ileri eğitimi (planlar, programlar, ofis notları, siparişlerin kopyaları, vb.).

Her dosya 250 sayfayı geçmemeli veya 3-4 cm'den fazla kalınlığa sahip olmamalıdır, bu nedenle, bir davayla ilgili çok sayıda belge ile hacim, parça oluşturmasına izin verilir. Davanın birkaç cilt veya bölümden oluşacağı varsayılırsa, davanın genel bir başlığı düzenlenir ve ardından gerekirse genel başlığın içeriğini netleştirmek için her cildin (kısım) başlıkları derlenir. : örneğin, “Çalışanların işten çıkarılmasına ilişkin emirler. T. 1. 01.01.2015 - 06.30.2015.

Dava isimlendirmesinin üçüncü sütunu (dava sayısı), fiilen açılan davalara göre, en son, zaten takvim yılının sonunda doldurulur. Yıl içinde dava açılmadıysa, “Not” sütununda “oluşturulmadı” girişi yapılır.

Dördüncü sütunda, "Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren tipik yönetim arşiv belgelerinin listesi" temelinde (Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır). 25.08.2010 tarih ve 558 sayılı, listeye göre davaların saklanma sürelerini ve eşya sayılarını gösterir. Bu liste, saklama sürelerinin belirlenmesinde ana düzenleyici belgedir. Sadece devlet tarafından değil, ticari kuruluşlar tarafından da yönlendirilmelidir (Yargıtay kararı). Tahkim Mahkemesi 21 Şubat 2012 tarihli RF, No. 14589/11).

Listede gerekli belge bulunmuyorsa, saklama süresi “Kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde oluşturulan saklama sürelerini gösteren tipik arşiv belgelerinin listesi”ne göre belirlenir (Devlet Bakanlığı emriyle onaylanmıştır). Rusya Federasyonu Kültürü 28 Nisan 2011 No. 412). Bölüm listeleri, sektöre özgü belgeler için saklama sürelerini belirlemek için kullanılır. Bu tür bir faaliyet için tipik veya örnek bir isimlendirme geliştirildiyse, terimler ondan aktarılır. Kuruluş, belgelerin saklanma süresini bağımsız olarak belirleme hakkına sahip değildir. Listelerde gerekli belge türü bulunmazsa, saklama süresi kuruluşun uzman komisyonu (devlet arşivinin oluşumunun kaynağı değilse) veya Federal'in uzman komisyonu tarafından belirlenir. Arşivler (bu durumda, belirli bir komisyonun toplantı tutanaklarının sayısı ve tarihi "saklama süresi" sütununda belirtilir).

Belgelerin saklama koşullarının hesaplanması, ofis çalışmalarının sona erdiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren gerçekleştirilir. Örneğin, 2014 kayıt yönetiminde tamamlanan davalar için saklama süresinin hesaplanması 1 Ocak 2015'te başlar.

Son tarihleri ​​belirlerken, bazı liste öğelerinin farklı saklama sürelerine sahip öğelere bölündüğünü lütfen unutmayın. Örneğin, yöneticilerin özlük dosyaları kalıcı olarak (656. maddenin "a" paragrafı) ve çalışanların kişisel dosyaları - 75 yıl (656. maddenin "b" paragrafı) saklanmalıdır.

Liste ayrıca belgelerin saklanma süreleriyle ilgili diğer özel işaretleri de içerir. “EPK” işareti (uzman doğrulama komisyonu), bu tür belgelerden bazılarının bilimsel ve tarihi öneme sahip olabileceği ve inceleme sonuçlarına göre değerlerin kalıcı olarak saklanmak üzere devlet arşivine aktarılabileceği anlamına gelir. . Bu işaretlerin ayrıca davaların isimlendirilmesine de aktarılması gerekir. "EPK" olarak işaretlenmiş belgeler, örneğin çalışanların kişisel kartlarını, iş sözleşmelerini, işe alma ve işten çıkarma emirlerini vb. içerir. İsimlendirmede diğer kuruluşlardan (idari, düzenleyici, metodolojik) gönderilen belgeler “Yenileriyle değiştirilene kadar” veya “İhtiyaç bitene kadar” olarak işaretlenir (bu durumda saklama süresi kuruluşun kendisi tarafından belirlenir). Ana faaliyet başkanının yapısal birime gönderilen siparişlerinin kopyaları da "DMN" olarak işaretlenmiş vakaların isimlendirmesine dahil edilir (ihtiyaç geçene kadar).

Kural olarak, aynı saklama süresine sahip belgeler tek bir dosyaya yerleştirilir. Örneğin, ücretsiz izin için talimat verilmesine izin verilmez ve sonraki tatil, çünkü ilki 75 yıl, ikincisi ise sadece 5 yıl saklanır. Dava ile belgelerden oluşturulmuşsa farklı dönemler depolama veya bir konuda, ancak farklı şekiller, daha sonra davanın saklama süresi, saklama süresi daha uzun olan belgelere göre belirlenir. Örneğin, “Çalışanların niteliklerini belirlemeye yönelik belgeler (programlar, protokoller, beyanlar, beyanlar)” vakası oluşturuldu. O içerir:

• sertifika programları – saklama süresi 1 yıl;
• tasdik komisyonunun toplantı tutanakları ve kararları - 15 yıllık bir saklama süresi;
• tasdik komisyonunun kararlarıyla anlaşmazlık beyanları - 5 yıllık bir saklama süresi;
• Sertifika kayıtları - 5 yıllık bir raf ömrü.

Bu davanın raf ömrü, aşağıdakilerden daha fazla belirlenir: uzun vadeli Bu durumda dosya 15 yıl süreyle saklanmalıdır.

Belgeleri elektronik biçimde saklama şartları kağıt üzerindeki belgelerle aynıdır, "Not" 5 sütununda "elektronik biçimde" bir işaret koymanız gerekir.

Genel olarak, beşinci sütunda "Not", davaların saklama sürelerinin belirlenmesinde kullanılan belge listelerinin adlarını gösterir (birden fazla liste kullanılıyorsa), geçen davalara işaretler koyun, davaların imha için tahsisine, davaların kaybolması veya ele geçirilmesi vb.

Yapısal birimin işlerinin isimlendirilmesi başkanı tarafından onaylanır. Yapısal alt bölümün bir uzman komisyonu (EC) varsa, belge onay için ona gönderilir (uzman komisyonunun toplantı tutanakları düzenlenir ve isimlendirmenin onayına ilişkin bir not yapılır). Daha sonra belge, arşiv başkanı veya kuruluşun arşivinden sorumlu kişi tarafından imzalanır.

Personel hizmeti vakalarının isimlendirilmesinin tasarımının bir örneği (özet) Ek 1'de verilmiştir.

Vakaların özet bir isimlendirmesini hazırlıyoruz

Konsolide vaka isimlendirmesi, aynı prensibe göre yapısal bölünme vakalarının isimlendirilmesi temelinde derlenir. Bu belgenin formu, "Örgütlerin Arşivlerinin Çalışması için Temel Kurallar" Ek 7'de verilmiştir (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Collegium kararı ile onaylanmıştır). Kuruluşun iş isimlendirmesinin bölümleri, kuruluşun düzenleyici belgelerine göre (örneğin, personel tablosunda) onaylandıkları sıraya göre düzenlenmiş yapısal bölümlerinin adlarıdır: yönetim, sekreterlik, muhasebe, personel departmanı vb. En sonunda, geçici komitelerin, komisyonların belgelerini listelerler, sendika örgütleri(bağımsız olmadıkça tüzel kişiler).

Vaka başlıklarının sırası, organizasyonun isimlendirmesinin tüm bölümlerinde aynı olmalıdır (örneğin, organizasyonel ve idari belgeler, ardından planlar, raporlar, vb.).

Konsolide terminolojinin koordinasyonu ve onayı

Konsolide isimlendirme üzerinde anlaşma prosedürü:

• ilk imzalayan, kayıt yönetim servisinin başkanı veya yönetimin belgesel desteğinden sorumlu kişidir;
• daha sonra arşiv başkanı veya kuruluşun arşivinden sorumlu kişi tarafından onaylanır;
• bundan sonra isimlendirme, uzman komisyonu toplantı tutanaklarının hazırlanmasıyla uzman komisyonu (EC) ile koordine edilir;
• ve son olarak ilgili arşiv kurumunun bilirkişi inceleme komisyonu (EPK) tarafından onaylanmak üzere gönderilir (bu, devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynağı olan kuruluşlar için geçerlidir ve en az 5 yılda bir yapılır).

Mutabık kalınan vaka isimlendirmesi, kuruluş başkanının onayına sunulur. Vakaların isimlendirilmesini onaylamanın iki yolu vardır: belgenin kendisinde onay damgasını kullanmak veya uygun bir sipariş vermek. Vakaların isimlendirilmesi kuruluş için yeni bir fenomen değilse, elbette, onay damgasını kullanmak daha uygundur. İlk kez tanıtılması veya önemli değişikliklere uğraması durumunda, bir sipariş yardımı ile onaylamak daha iyidir: bu şekilde, ayrıca tüm yapısal bölümlerin dikkatini çekebilir ve onları dava oluşturmaya zorlayabilirsiniz. yeni terminolojiye göre. Böyle bir emrin bir örneği Ek 2'de verilmiştir. Kuruluşun durumlarının isimlendirilmesi onaylandıktan sonra, yapısal bölümler işlerinde kullanılmak üzere ilgili bölümlerinden alıntılar alır.

Vakaların isimlendirilmesi yapılır gerekli miktar kopyalar. İlk kopya dosyaya yerleştirilir ve belge yönetimi hizmetinde saklanır; ikincisi işçi olarak kullanılır; üçüncüsü departman arşivindeki (varsa) bir muhasebe belgesidir; dördüncü - anlaşmadan sonra kalır devlet arşivi(onay gerekliyse); diğer kopyalar yapısal bölümlere gönderilir (ilgili bölümlerden alıntılar şeklinde).

Yıl boyunca, yürütülen tüm belgeler, onaylanmış dava isimlendirmesine tam olarak uygun olarak davalar halinde gruplandırılır. Yıl boyunca daha önce sağlanmayan belgeler oluşturmaya veya depolamaya ihtiyaç duyulursa, isimlendirmede yeni bir giriş yapılır - davanın başlığı. İçinde en az bir belge varsa, bir davanın açılmış olarak kabul edildiğini hatırlayın. Bu gibi durumlar için her bölümde birkaç boş satır ayırmakta fayda var.

Çalışan değiştirilirken, davaların isimlendirilmesinde yer alan davalar kanuna göre devredilir. Dahil edilen belgeleri ve dosyaları yok edin mevcut isimlendirme, yasaktır. Örneğin, bir çalışanın işten çıkarılma başvurusunu geri çekse bile iptal etmesi mümkün değildir.

Büro yılının bitiminden sonra, yapısal bölünme vakalarının isimlendirmeleri, kategoriler ve bunlara girilen vaka sayıları hakkındaki nihai kayıtlarla derlenir ve belge yönetimi hizmetine aktarılır. Bu da, vakaların özet isimlendirmesine son bir giriş yapar ve bu bilgiyi arşive aktarır (kuruluş kategorisine bağlı olarak - departman arşivine veya kuruluşun arşivine). Nihai girişler, "Örgütlerin Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallar" Ek 7'de verilen biçimde yapılır (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji kararı ile onaylanmıştır). Böyle bir kayda bir örnek Ek 3'te verilmiştir.

Her yılın sonunda isimlendirme rafine edilir: yeni açılan davalar eklenir, gereksiz olanlar silinir, dava başlıklarının başlıkları düzenlenir vb. Bir yıl içinde çözülmeyen konulara ilişkin davaların başlıkları devredilebilir ve aynı endeksle bir sonraki yılın davalarının isimlendirilmesine dahil edilir ("not" sütununda "geçiş" işareti konur). Daha sonra yeni bir belge biçimindeki isimlendirme kuruluş başkanı tarafından tekrar onaylanır ve bir sonraki takvim yılının 1 Ocak'ında yürürlüğe girer. Şirket önemli organizasyonel değişiklikler geçirdiyse, isimlendirme yeniden geliştirildi.

Bir kurumda “vakaların isimlendirilmesi” kavramının tanıtılmasındaki bazı zorluklara rağmen, anlaşılır ve tanıdık hale gelir gelmez, ofis işleri daha anlamlı ve sistemli hale gelir, gerekli belgelerin bulunması ve korunması, sağlanması sorunlarının çözülmesi daha kolaydır. Bir çalışandan diğerine bilgi aktarımının sürekliliği, bu da kuruluşun bilgi güvenliğinin korunmasına katkıda bulunur.

Ek 1

Personel servisi vakalarının isimlendirilmesinin örnek tasarımı (öz)

Ek 2

Vakaların isimlendirilmesinin onaylanması için örnek sipariş

Ek 3

Vakaların isimlendirilmesinin nihai kaydının örnek kaydı

Şirket belgelerinin saklanması, çeşitli kriterlere göre dosyalar halinde gruplandırılarak en iyi şekilde organize edilir. İşletmedeki ofis işleri, ayrı bir yetkili tarafından ve önemli hacimlerde ve çok sayıda belgeyle, özel bir departmanla işlenebilir. Oluşturulan vakaları sınıflandırmak için kuruluş, vakaların isimlendirilmesi formunu kullanır.

Klasörlerin koşullu kodlamasını ve saklama sürelerini gösteren, kuruluştaki tüm mevcut durumların bir listesidir. Adlandırmanın derlenmesi, aşağıdakilere göre gruplandırmayı içerir: belirli kurallar onlara özel karakterler atanan tüm kurumsal belgeler (yapısal bölümler, saklama süreleri vb.).

Firmanın organizasyon yapısı ne kadar dallıysa, işlerin isimlendirilmesi de o kadar karmaşıktır. Bu nedenle, sadece işletmenin departmanları ofis işlerini yürütmek için kullanılamaz, aynı zamanda bu konuda uzmanlaşmış üçüncü taraf şirketler de dahil edilebilir.

İsimlendirme, kural olarak, bir yıl boyunca geliştirilir ve onaylanır. Bu belgeye dayanarak, vakaların açıklamaları derlenir. İsimlendirmeyi kullanmak, yalnızca mevcut vakaları hızlı bir şekilde bulmanızı değil, aynı zamanda uzun raf ömrüne sahip belgelerle başarılı bir şekilde çalışmanızı sağlar. Bu belge dosyaları arşive aktarırken ve imha için seçerken özellikle önemlidir.

Ticari şirketler kullanılabilir veya kullanılmayabilir. Ancak mevzuat, bütçe kurumlarını ve yetkililerini devlet arşivine belge gönderirken bir dava isimlendirmesi hazırlamaya mecbur ediyor.

İsimlendirmeyi derleme prosedürü

Kayıt yönetimi departmanı, gelişimine gelecek yılın başlangıcından bir ay önce başlar. Yeni işletmelerde ve yerleşik alt bölümlerde, arşivlerle ilgili hükümlere uygun olarak, isimlendirme bir ay içinde geliştirilir.

metodolojik bir temel olarak kullanılır yerel eylemler iş firmaları.

Şirkette mevcut olan tüm belgelerin bileşimi belirlenir, ana organizasyonun yapısı olan bir dizi özelliğe göre gruplandırılır. Bu durumda, ilkeden hareket etmek gerekir: ilk önce, bu belge yapısal birim için geliştirilir, daha sonra kodlaması genel işletmedeki konsolide isimlendirmeye dahil edilir.

Adlandırmaya göre davaların saklanma şartları geçici ve kalıcı olarak ayrılmıştır. Önemli miktarda belgenin ilk gruba düştüğü akılda tutulmalıdır. İkincisi, esas olarak, faaliyetleri boyunca kullanılan işletmenin normatif eylemlerini içerir. Son teslim tarihleri, her sektör veya kuruluş grubu için ayrı ayrı hazırlanan bir listeye göre belirlenir. Standart, departman ve örnek vardır. Halihazırda birçok firma Kültür Bakanlığı tarafından 2010 yılında onaylanan Listeyi kullanmaktadır.

Geliştirilen vaka isimlendirmesi, uzman komisyonu ile kararlaştırılır ve şirket başkanı tarafından onaylanır. Bundan sonra, kuruluşun her bölümü ve hizmeti için kopyaları veya ayrı alıntıları yapılır ve yeni yılda belgelerin kaydında kullanılmak üzere onlara aktarılır. Önce, atanan kod yapıştırılır, ardından sırayla karşılık gelen numara.

Cari yıl boyunca şirket faaliyet yönünü değiştirdi ve yapısını da değiştirdiyse, yeni bir belgenin onaylanmasına kadar davaların isimlendirilmesi gözden geçirilir. Bir sonraki yılın başında, kuruluşta tamamlanan vakaların sayısı ve kategorileri hakkında nihai bir kayıt derlenir.

Vakaların örnek isimlendirilmesi

Vaka isimlendirme örneğine daha yakından bakalım:

• Bir A-4 kağıda çizilir.
• Bunun üst kısmı şirketin adını içermelidir. Sağ köşede, kuruluş başkanı tarafından pozisyonunun ve kişisel verilerinin dökümü ile olumlu bir giriş yapılır ve imza tarihi de belirtilir.
• Formun kayıt tarihi ve yeri ile belgenin adı aşağıdadır. Burada uygulanacağı yılı yansıtmanız gerekir.
• Sıradaki tablo parçası belge.
• İlk sütuna, kodlamayı (vaka indeksi), ardından vakanın başlığını yazmalısınız. Üçüncü sütunda, saklama süresi olan belgeler listesinin maddesini gösteren bu dava grubu için saklama süresini belirlemeniz gerekir.
• Saklama süresi belirlenirken, davanın sona erdiği tarihten itibaren bir sonraki yılın 1 Ocak'ından itibaren hesaplanmaya başladığı unutulmamalıdır.
• Not şu anlamlara gelebilir: düzenleyici belgeler, durumun durumu ve saklama sürelerinin açıklığa kavuşturulması hakkında bir not yapılır. "EPK" kısaltması, belgelerin kalıcı saklama sürelerine atanabileceği anlamına gelir.

Belge tablosunu doldururken, girişleri yapısal bölümlere göre bloklar halinde gruplamak istenir. Bu belge, kayıt yönetimi servisi başkanı tarafından onaylanır, imza tarihi eklenir.

Yıl sonunda hazırlanan Nihai Not, depolama süresine göre bir döküm ile tamamlanan vakaların sayısını yansıtır. Ayrıca sorumlu kişiler tarafından imzalanmalıdır.

Aşağıda örnek bir vaka terminolojisi görebilirsiniz.