TALİMATLAR

İŞ YÖNETİMİ İÇİN

1. GENEL HÜKÜMLER

1.1. Bu talimat (bundan böyle "Talimat" olarak anılacaktır), "________" ve şubelerinde (bundan böyle "Kuruluş" olarak anılacaktır) belgelerin derlenmesi ve bunlarla yapılan çalışmaların organize edilmesi için birleşik bir prosedür oluşturmak üzere geliştirilmiştir ve tüm çalışanlar için zorunludur. organizasyonun.

1.2. Teşkilatın şubelerinde ofis işleri bu Yönergenin gereklerine uygun olarak bağımsız olarak yürütülür.

Talimatı geliştirirken, belgelerin belirli kurallara göre hazırlanmasını, vakaların isimlendirilmesinin (listesinin) sürdürülmesini, kuruluşların güvenliğini sağlamak için kuruluşlarda arşivlerin oluşturulmasını sağlayan Rusya Federasyonu'nun mevcut düzenlemeleri kullanıldı. en değerli belgeler, mevcut uygulamalar ve ayrıca Kuruluşun iç belgeleri.

1.3. Talimatın hükümleri, otomatik (bilgisayar) teknolojileri kullanılarak gerçekleştirilen hazırlık, kayıt, muhasebe ve yürütme kontrolü de dahil olmak üzere, ortam türünden bağımsız olarak belgelerle çalışmanın organizasyonu için geçerlidir.

Kuruluşta kullanılan otomatik belge bilgi işleme teknolojileri, Talimatın gereksinimlerini karşılamalıdır.

1.4. Büro çalışmasının organizasyonu, Kuruluşun departman ve bölümlerindeki belgelerle çalışma Talimatı tarafından belirlenen kural ve prosedürlere uygunluk, yapısal bölüm başkanlarına aittir "______________".

1.5. Yapısal birimde doğrudan ofis işleri sekreter veya ilgili yapısal birim başkanı tarafından atanan bir çalışan tarafından gerçekleştirilir.

Medyada kullanım, topluluk önünde konuşma vb. resmi belgelerde yer alan bilgilere yalnızca "______________" yönetiminin izni ile izin verilir.

2. MUHASEBE ALMA, KAYIT, GEÇİŞ VE YAZIŞIM GÖNDERME

2.1. Belgelerin kabulü.

2.1.1. Organizasyon tarafından alınan tüm yazışmalar alınır ve Ofise kaydedilir.

2.1.2. Yazışma alırken, teslimatının doğruluğunu kontrol etmek gerekir. Hatalı teslim edilen yazışmalar sahibine iletilir. Alınan yazışmalar açılır (zarfta "Kişisel olarak" işaretli yazışmalar hariç).

2.1.3. "Şahsen" olarak işaretlenen yazışmalar, muhatabına veya yetkili temsilcisine şahsen teslim edilir. "Gizli" olarak işaretlenen yazışmalar, erişimi olan çalışan tarafından işlenir.

2.1.4. Zarfları açarken, Büro çalışanları muhatabın uygunluğunu, paketin bütünlüğünü, ekli belgelerin ve eklerinin varlığını ve ayrıca belgede imza olup olmadığını kontrol eder. Hasar tespit edildiğinde, belgeler veya uygulamalar eksik vb. gönderene bildirilmelidir.

2.1.5. Zarfın üzerindeki takvim damgasının, bu belgenin gönderildiği veya alındığı zamanın kanıtı olması gerektiği veya göndericinin adresinin sadece zarf üzerinde belirtildiği durumlarda, gelen yazışmalardan gelen zarflar saklanır ve belgelere eklenir. Talep niteliğindeki mektupların yanı sıra vatandaşlardan gelen itirazları içeren zarfları kaydettiğinizden emin olun.

2.2. Gelen belgelerin kayıt prosedürü.

2.2.1. "______________" yönetimine yönelik tüm belgeler (kayıt edilemeyen belgelerin yaklaşık listesinde yer alan belgeler hariç) Ofiste (Ek No. 1) kayda tabidir.

2.2.2. Alınan belgelere, alındığı tarihi, gelen seri numarasını gösteren bir kayıt damgası yapıştırılır. Belgenin eki varsa, gelen numaranın yanında bununla ilgili bir not yapılır. Damga, belgenin ilk sayfasının ön yüzüne, sağ alt köşeye yerleştirilir.

Seri numaraları, tescil seri numaralarının kaydına kaydedilir (Ek N 2).

Tescile tabi olmayan belgelere bir damga vurulur ve sadece belgenin alındığı tarih belirtilir.

2.2.3. Kayıt, bir kerelik ilkeye uymalıdır: her belge, Organizasyon Ofisine yalnızca bir kez kaydedilir.

2.3. Belgeleri geçme sırası.

2.3.1. Kayıtlı belge, alındığı kişiye aktarılır. Yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekmeyen belgeler, belgelerde belirtilen hususlara göre Organizasyonun yapısal bölüm ve bölüm başkanlarına aktarılır.

2.3.2. Belgenin kontrol altına alınmasına esas teşkil edebilecek karar başkanı tarafından (karar, icracının adını, siparişin içeriğini, son teslim tarihini, imzasını ve tarihini içerir) incelendikten ve dayatıldıktan sonra, belge, Yüklenici tarafından alındığı tarih belirtilerek gelen belgelerin kayıt defterindeki makbuz karşılığında yükleniciye havale edilir. Kararda birden fazla uygulayıcı belirtilmişse, belirtilen uygulayıcı sayısına göre belgenin ek kopyaları yapılır. Belgenin aslı, önce kararda belirtilen icra memuruna gönderilir.

2.3.3. Birkaç uygulayıcıya bir belge gönderirken, materyali hazırlama sorumluluğu önce kararda belirtilen uygulayıcıya aittir. Geri kalan icracılar, gerekli materyalleri, kendisi ile mutabık kalınan şartlar dahilinde sorumlu icracıya teslim etmekle yükümlüdür.

Yanıt, kararda listelenen tüm uygulayıcılar tarafından onaylanmalıdır.

2.3.4. Ofisten yapı birimlerine ulaşan belgelerin yeniden kaydı yapılmaz.

2.3.5. Ofise kayıtlı belgeler, Kurumun bir yapısal biriminden diğerine sadece Ofis aracılığıyla aktarılır.

2.4. Giden belgelerin kayıt ve gönderme prosedürü.

2.4.1. "______________" yönetimi tarafından imzalanan belgelerin aynı gün kayıt ve gönderilmek üzere Ofise teslim edilmesi gerekmektedir.

2.4.2. Gönderim için alınan bir belgeyi kaydetmeden önce, uygulamasının doğruluğu kontrol edilir:

Bir formun, imzanın, tarihin, gerekli vizelerin ve icracı hakkında bilgilerin mevcudiyeti;

Metne bir başlığın varlığı, cevabın verildiği belgenin numarası ve tarihi;

Alıcının adresinin doğruluğu;

Belgede belirtilen başvuruların yanı sıra giden belgenin hazırlanmasında esas alınan materyallerin varlığı (bu, gelen bir mektuba yanıt ise);

Dayandığı durumlarda bir mührün varlığı.

Yanlış yürütülen belgeler sanatçılara iade edilir.

2.4.3. Belge birden fazla adrese gönderilirse, tüm alıcılara göndermek için imzalı mektubun gerektiği kadar nüshası ve nüshanın bir nüshası gönderilmek üzere gönderilir.

2.4.4. Yürütmeyi kontrol ettikten sonra, belge yevmiye defterine kaydedilir (Ek N 3) ve giden numara, belgenin tüm kopyalarına sırayla eklenir.

2.4.5. Giden numara, cevabı hazırlayan yapısal birimin indeksi, vaka isimlendirmesine göre vaka numarası ve seri numarasından oluşur.

2.4.6. Giden belgenin kopyasına sol üst köşede bir onay kayıt damgası yerleştirilir.

Yazışmalar postaneye gönderilmek üzere teslim edilir veya kurye ile teslim edilir.

2.4.7. Gönderilen belgelerin aynı gün tasdikli suretleri dosyalanmak üzere ilgili departmanlara icra memurlarına iletilir.

3. HİZMET BELGELERİNİN HAZIRLANMASI VE HAZIRLANMASI PROSEDÜRÜ

3.1. Genel Gereksinimler.

Herhangi bir belge, gereklilik adı verilen bir dizi öğeden (tarih, metin, imza) oluşur.

Her belge türünün (sipariş, mektup, kanun vb.) belirli bir ayrıntı kümesi vardır. Belgedeki detayların yeri ve tasarım kuralları, mevcut düzenlemelerin gerekliliklerine uygun olmalıdır.

Yasal olarak en önemli (yani belgeye yasal güç vermek için) ayrıntılar şunları içerir:

İmza;

Belge tarihi;

Belge onay damgası;

Belgenin kayıt numarası.

İmza, herhangi bir belge için zorunlu bir gerekliliktir. İmza hakkı, Kuruluşun organizasyonel ve idari belgelerine (tüzük, görev tanımları vb.) uygun olarak yetkililere verilir. Örgüt adına, belgeler genellikle Genel Müdür veya yardımcıları tarafından imzalanır. Yapısal alt bölümlerin belgeleri başkanları tarafından imzalanır. Kuruluşun Baş Muhasebecisi, "Muhasebe Üzerine" Federal Yasası temelinde yetkilerine uygun olarak belgeleri imzalar.

İmza, gerekirse belgenin ilk nüshasına (örneğin, bir sözleşme, sözleşme imzalama) ve diğer nüshalara konur.

Belgenin tarihi en önemli ayrıntılardan biridir. Bir belgede tarihin olmaması, belgeyi geçersiz kılar (örneğin vekaletname) veya sözleşmeden doğan yükümlülükler için sınırlama süresinde bir azalmaya yol açabilir.

Mühür, bir yetkilinin en önemli (finansal dahil) belgeler üzerindeki imzasını onaylamak için kullanılır, belgenin gerçekliğine tanıklık eder ve yayınlanması Örgüt için yasal veya maddi sonuçlar doğuran belgelere yapıştırılır (yeniden düzenleme, devir maddi varlıkların, hakların belgelendirilmesi, vb.) .P.).

Onay damgası, belgenin eyleme geçirildiğini, eyleminin Kuruluşun tüm çalışanlarına genişletildiğini gösterir. Genel müdür, toplantıya katılanlar genel kurulu veya yetkileri dahilindeki yönetim kurulunun zorunlu onayı:

Kuruluş Tüzüğü, şubelere ilişkin düzenlemeler;

personel programları;

Denetim işlemleri, kabul ve devir işlemleri;

iş tanımları;

Tahminler, iş planları, raporlar vb. belgeler.

Kayıt numarası, belgenin tüm işleme aşamalarından geçtiğini, tescil edildiğini ve dolayısıyla Kurumun resmi bir belgesi olduğunu gösterir.

3.1.1. Resmi belgelerin metni kısa ve net olmalı, çeşitli yorumlara izin vermemelidir. Belgelerde az bilinen kısaltmalar ve adlandırmalar kullanılmamalıdır.

3.1.3. Alınan belgelerin cevapları, yalnızca sorulan soruların zorunlu belge gerektirdiği durumlarda yazılı olarak hazırlanmalıdır.

3.1.4. İmzalı (onaylı) belgelere, belgede belirtilenlerin özünü değiştiren herhangi bir ekleme veya düzeltme ancak imzalayan kişi tarafından yapılabilir.

Genel form;

antetli kağıt;

Belirli bir belge türünün biçimi (mektup hariç).

Genel form, mektuplar dışında her türlü belgeyi düzenlemek için kullanılabilir. Aşağıdaki ayrıntıları eklemeniz önerilir:

Şirketin adı;

Belgenin tarihi ve kayıt numarası gibi ayrıntıların şablon bölümleri.

Onay damgası;

Metnin başlığı;

Kontrol işareti.

Mektubun formu ayrıntıları içerir:

Kuruluşun Amblemi (logosu);

Ana kuruluşun adı;

Şirketin adı;

Kuruluşla ilgili referans verileri (posta adresi, telefon numaraları, faks numaraları, e-posta adresi, İnternet'teki Web sayfaları).

Belgenin tarih, kayıt numarası ve gelen belgenin tarih ve kayıt numarasına bir bağlantı gibi ayrıntıların şablon bölümlerinin dahil edilmesi önerilir; ve ayrıca aşağıdaki ayrıntılar için kısıtlayıcı köşeler koyun:

Varış noktası;

Metnin başlığı;

Kontrol işareti.

Belirli bir belge türünün formu (bir mektup hariç) genel bir form temelinde derlenir ve ilgili belge türünün adıyla desteklenir, örneğin "Sipariş", "Talimat", vb. .

3.2. Evrak işleri için temel kurallar.

3.2.1. Belge metnine, soldaki metinden önce yazılan belgenin kısa içeriğini yansıtan bir başlık eşlik eder. Başlık genellikle "Ne hakkında?" Sorusuna cevap verir.

Belge birkaç konuyu yansıtıyorsa, başlık genelleştirilmiş bir şekilde formüle edilebilir.

Başlık, belge hazırlanırken doğrudan uygulayıcı tarafından formüle edilir.

Metni yarım sayfayı geçmeyen mektupların yanı sıra vatandaşlardan gelen mektuplara verilen yanıtlarda başlıklar açılmaz.

3.2.2. Kurum ve kuruluşlardan gelen mektuplara verilen yanıtlarda, yanıtın verildiği belgenin tarih ve numarasına atıfta bulunulur. Belge bir antetli kağıda basılmışsa, bağlantı özel olarak belirlenmiş bir yerde ve antetli kağıda basılmamış bir belgede mektubun başlığından veya gövdesinden önce belirtilir.

3.2.3. Her belgenin (mektup hariç) atıfta bulunduğu türün adı (emir, protokol, kanun, muhtıra vb.) olmalıdır.

3.2.4. Belgenin metni, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, alt bölümlere, paragraflara ve alt paragraflara bölünebilir. Bölümler ardışık olarak numaralandırılmıştır, belgenin geri kalan bileşenleri her bölüm içinde sırayla numaralandırılmıştır.

Örneğin: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Paragraf içindeki paragraflar numaralandırılmaz.

Bölümlerin yokluğunda, belgenin tüm metni seri numaralandırma ile paragraflara bölünebilir.

3.2.5. Sınırlı dağıtım belgeleriyle çalışma prosedürü, "____________" gizli belgelerle çalışmak için taslak talimatlarda belirtilmiştir.

3.2.6. İki veya daha fazla sayfada doküman hazırlarken, ikinci ve sonraki sayfalar numaralandırılmalıdır.

Sayfa numaraları, "sayfa" kelimesi veya "sayfa" kısaltması olmadan Arap rakamlarıyla sayfanın üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir. ve noktalama işaretleri.

Belgeler sayfanın arka yüzüne yazdırılabilir.

3.2.7. Belgenin tarihi, protokol için - toplantı tarihi, eylem için - etkinlik tarihi için imza veya onay tarihidir. Belgenin yazarı birden fazla kuruluşsa, belgenin tarihi en son imza tarihidir.

Belgenin tarihi aşağıdaki sırayla dijital olarak düzenlenir: ayın günü ve ay, nokta ile ayrılmış iki çift Arap rakamıyla verilir ve yıl dört basamakla belirtilir, örneğin: 01/05/ 2003. Tarih sayısal olarak yazıldıktan sonra, cümlenin tarihle bittiği durumlar dışında, nokta veya nokta ile "g" harfi konulmaz.

Tarihin aşağıdaki sırayla tasarlanmasına izin verilir: yıl, ay, ayın günü, örneğin: 2003.01.05.

Yılı gösteren sayılardan sonra noktalı "g" harfinin veya "yıl" kelimesinin mutlaka konulduğu bir tarih tasarlamanın sözlü-sayısal bir yoluna izin verilir, örneğin: 1 Mart 2003.

3.2.8. Belge bir forma basılmışsa, tarih, formun damgasında kendisine ayrılan yere iliştirilir. Aynı yerde (sol üstte) tarih, antetli kağıda basılmayan dahili belgelere yazılır.

Onaylanacak belgede tarih, onayın tam niteliğine yazılır.

3.2.9. Formun kaşesinde belirtilen yere, alt bölüm indeks numarası, dava isimlendirmesine göre dava numarası ve form üzerine basılmışsa sicil seri numarasından oluşan belge sicil numarası konulur. Belge antetli kağıda basılmamışsa, numara tarih damgalama kuralıyla aynı şekilde yapıştırılır.

İki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa derlenen bir belgenin sicil numarası, bu kuruluşların her birinin belge sicil numaralarından oluşur ve yazarların belgede belirtildiği sırayla bir eğik çizgi ile ayrılır.

3.2.10. Birkaç kuruluşla ortaklaşa belge hazırlanırken, bu belgelerin tüm nüshalarının orijinal olması gerektiği unutulmamalıdır.

3.2.11. Kuruluşlar, yapısal alt bölümleri, yetkilileri veya özel (bireysel) kişiler muhatap olabilir. Kuruluşun adları ve yapısal birimi, aday durumda belirtilir, örneğin:

LLC "Romashka" Personel Departmanı

Belgenin yönlendirildiği kişinin konumu, dava davasında belirtilir, örneğin:

Rusya Federasyonu İdaresi Maliye Bakanlığı

Baş Uzman A.B. Petrova

Belge birkaç homojen kuruluşa veya bir kuruluşun birkaç yapısal bölümüne yönelikse, bunlar genelleştirilmiş bir şekilde belirtilmelidir, örneğin:

JSC "Mashstroyexport" bölüm ve şube başkanları

Zorunlu "Adres" bir posta adresi içerebilir. Adresin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin Kurallar tarafından belirlenen sırayla belirtilir.

Belge dörtten fazla alıcı içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhataplardan önce "Kopyala" kelimesi gösterilmez. Bir belgeyi dörtten fazla adrese gönderirken, icracı bir posta listesi derler ve belgenin her bir kopyasında yalnızca bir adres belirtilir.

3.2.12. Belge bir kuruluşa yönelikse, adını ve ardından posta adresini belirtin, örneğin:

"Glavbuh" dergisinin Yayın Kurulu

B. Sukharevsky per., 2/24 Moskova, 127051

Mektup özel (gerçek) bir kişiye gönderilmişse, önce posta adresini, ardından alıcının soyadını ve adının baş harflerini belirtin, örneğin:

121019, Moskova, Novy Arbat, 4, apt. 25

A.B. İvanov

3.2.13. Onay damgası, özgünlük ve güvenilirliklerinin ek olarak onaylanmasını gerektiren belgelere yapıştırılır. Belgeler, Örgüt başkanı, yardımcıları ve uygun yetkiler verilmiş diğer görevliler tarafından onaylanabilir.

Bir belge bir yetkili tarafından onaylandığında, belgenin imza kaşesi, ONAYLIYORUM kelimesinden (tırnak işaretleri olmadan), belgeyi onaylayan kişinin unvanından, imzasından, adının baş harflerinden, soyadından ve onay tarihinden oluşmalıdır. el), örneğin:

ONAYLIYORUM Genel Müdür ________ (kuruluşun adı) imza Tam ad tarih

Bir belge birkaç görevli tarafından onaylandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.

Bir belge bir emir, protokol, karar, karar ile onaylandığında, onay damgası ONAYLANMIŞ (ONAYLANMIŞ, tırnak işaretleri olmadan ONAYLANMIŞTIR), aday durumda onaylayan belgenin adı, tarihi ve numarasından oluşur, örneğin:

ONAYLI

Tarih ve tarih no.lu genel kurul toplantı tutanağı. _____

ONAYLI

Genel Müdür'ün "______________" tarih ve tarih No. __________

Belge onay damgası, belgenin sağ üst köşesinde bulunur.

3.2.14. Belgenin ekleri varsa, ekin varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 2 kopya halinde.

Belgenin metinde adı geçmeyen bir uygulaması varsa, adını, sayfa sayısını ve kopya sayısını belirtin. Birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Başvuru: 1. 2 sayfa için Form N 2. 1 kopyada. 2. Her 1 sayfa için N 2 oluşturmak için açıklayıcı not. 1 kopyada.

Belgeye eki olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi düzenlenir:

Ek: Rusya Federasyonu Vergi Bakanlığı'nın 04.25.99 N 03-58 tarihli yazısı / [e-posta korumalı] ve bir ek, sadece 15 litre.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 5 litre için. 3 kopya halinde. ilk adrese

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

3.2.15. Belge onay damgası, AGREED (tırnak işaretleri olmadan), belgenin onaylandığı kişinin konumu (kuruluşun adı dahil), kişisel imza, imza çözme (baş harfleri, soyadı) ve onay tarihinden oluşur. örneğin:

KABUL

Süpervizör "__________"

Kişisel imza tarih

Onayın mektup, protokol vb. ile yapılması halinde onay kaşesi aşağıdaki şekilde düzenlenir:

KABUL

00.00.00 tarihli Yönetim Kurulu Toplantı Tutanağı. N____

Onay damgası, gerekli "imza"nın altına veya ayrı bir onay kağıdına yerleştirilir.

Onay belgesi, belgenin içeriğinin, onay damgası yerinde belirtilen çeşitli kuruluşların çıkarlarını etkilediği durumlarda hazırlanır, örneğin:

Onay sayfası ektedir. İmza tarihi.

Onay sayfası aşağıdaki biçimde hazırlanır:

ONAY FORMU belge başlığı

ANLAŞILMIŞ ANLAŞILMIŞ görev adı, görev adı, kuruluş kuruluş imzası, baş harfleri, soyadı imzası, baş harfleri, soyadı 00.00.00. (tarih) 00.00.00. (tarih)

3.2.16. Belgenin iç onayı, onaylayanın imzasını, imzanın transkriptini (baş harfleri, soyadı) ve tarihi içeren bir vize ile verilir; gerekirse - onaylayanın konumu.

Belge üzerinde yorumlar varsa, vize aşağıdaki şekilde verilir:

Yorumlar eklenmiştir Kişisel imza Tam ad 00.00.00. (tarih)

Vizeler, kuruluşta kalan belgelerin kopyalarına, belgenin son sayfasının ön yüzündeki imzanın altına yapıştırılır. Taslak kararlar, emirler, kolej organlarının kararları, belgenin son sayfasının arka tarafındaki ilk nüshada onaylanır.

3.2.17. Gerekli "İmza" nın bileşimi şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı, kişisel imzası ve baş harfleri ve soyadından oluşan imzanın transkripti.

"______________" (sipariş, mektup) formlarında düzenlenen belgelerde, pozisyon kısaltılmış biçimde belirtilir: genel müdür, "______________" kelimeleri yazdırılmaz.

"_____________" formlarında düzenlenmeyen belgelerde imza, pozisyon ve kuruluş adını içerir.

Bir yetkilinin (varsa) antetli kağıdına bir belge hazırlarken, bu kişinin pozisyonu imzada belirtilmez.

Bir belge birkaç görevli tarafından imzalandığında, imzaları, bulundukları pozisyona karşılık gelen sırayla alt alta yerleştirilir, örneğin:

Genel Müdür kişisel imzası Tam adı

Baş muhasebecinin kişisel imzası Tam adı

Bir belge, eşit konumdaki birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzaları aynı seviyede bulunur.

Komisyon tarafından düzenlenen belgeler, belgeyi imzalayan kişilerin pozisyonlarını değil, dağıtıma göre komisyon üyesi olarak görevlerini gösterir, örneğin:

Komisyon Başkanı'nın kişisel imzası Tam adı

Komisyon üyelerinin kişisel imzası Tam adı kişisel imza kişisel imza

Belge, fiili konumunu ve soyadını belirten vekil bir görevli tarafından imzalanabilir. Bu durumda, el yazısı "Milletvekili" yazısı olan "For" edatını koymak yasaktır. veya iş unvanından önce bir eğik çizgi.

3.2.18. Mühür, özel düzenlemelerle öngörülen belgelerde bir görevlinin imzasının gerçekliğini ve mali kaynaklarla ilgili gerçekleri tespit eden kişilerin haklarını onaylar.

Belgeler kuruluşun mührü tarafından onaylanmıştır. Mühür, belgeyi imzalayan kişinin veya belirtilen yerde pozisyon adının kelimelerinin bir kısmını alacak şekilde yapıştırılmalıdır.

3.2.19. Bir belgenin bir kopyasının aslına uygunluğunu onaylarken, altına gerekli "İmza" yazılır: onay yazısı "Doğru"; kopyayı onaylayan kişinin konumu; kişisel imza; imza kod çözme (baş harfleri, soyadı); sertifika tarihi, örneğin:

İmza

Doğru İnsan Kaynakları Müfettişi Kişisel imza Tam ad tarih

3.2.20. Yürütücü hakkındaki işaret, belgeyi yürüten kişinin soyadını (veya soyadı, adı, patronimi) ve telefon numarasını içerir. Sanatçı hakkında bir not, sol alt köşede belgenin son sayfasının önüne veya arkasına yerleştirilir, örneğin:

Sidorov veya Sidorov Petr İvanoviç 321 58 79 321 58 79

Kısıtlı erişim damgası olan belgelerde, sanatçı hakkında, belgenin basılı kopya sayısı hakkında bilgi içeren, muhatapları belirten bir not eklenir, örneğin:

Kullanmak Sidorov

2 adet basılmıştır.

Eski. N 1 - muhataba

Eski. N 2 - departman durumunda

Taslak ve varyantlar yok edildi

Belgenin son sayfasının arkasına yazdırılır.

3.2.21. Belgenin yürütülmesine ve davaya sunulmasına ilişkin bir not aşağıdaki verileri içerir: yürütüldüğünü kanıtlayan belgenin tarih ve numarasına bir referans veya böyle bir belgenin olmaması durumunda, yürütme hakkında kısa bilgi; "İş dünyasında" kelimeleri; belgenin tutulacağı vaka numarası.

Belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir not, belgenin yürütücüsü tarafından imzalanmalı ve tarih atılmalıdır.

4. ORGANİZASYON VE YÖNETİM BELGELERİNİN (SİPARİŞ, OFİS TOPLANTI TUTANAKLARI) HAZIRLANMASI VE KAYDI

4.1. Sipariş metni özel bir forma basılır ve kural olarak iki bölümden oluşur: tespit ve idari.

Tespit edici kısım, emrin verilmesine temel teşkil eden gerçekleri ve olayları özetlemektedir.

Sipariş başka bir belgeye dayanılarak verilmişse, metinde bu belgenin "______________" ile ilgili kısmında tarih, numara, tam ad ve içeriği belirtilir.

4.2. Siparişin idari kısmı, ayrı bir satırda büyük harflerle yazılan SİPARİŞ VERİYORUM kelimesi ile başlar.

İdari kısım, icracıları ve son teslim tarihlerini gösteren belirli görevleri içermelidir.

Son teslim tarihleri, yapılacak işin miktarına göre, çoğaltılması, belgelerin dağıtımı ve işin yükleniciye teslimi için gereken süre dikkate alınarak gerçek olarak verilmelidir.

Siparişin verildiği belgelerde belirlenen şartların değiştirilmesine izin verilmez.

İdari bölümün metni paragraflara ve alt paragraflara ayrılmıştır.

Her paragraf (alt paragraf), belirli bir son teslim tarihi olan yalnızca bir görevi belirtmeli ve görevin belirli yürütücülerini belirtmelidir.

Emrin son paragrafı, emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrole sahip olan yapısal birim veya yetkiliyi belirtir.

4.3. Ana faaliyet için sanatçıları sıralarken, yetkililerin isimleri baş harfleri olmadan yazılır.

Çalışanların atanması, transferleri ve işten çıkarılması, teşvikler, idari cezaların uygulanması, kişisel maaşların atanması vb. emirlerde listelenen kişilerin soyadları, adları ve soyadları belirtilir.

Siparişteki görev yapısal bir birime yönelikse, başın soyadı aday durumda yazılır ve parantez içinde yazdırılır, örneğin:

Planlama ve Mali Yönetim (Sidorov) hazırlamak için ...

Görev özellikle yöneticiye yönelikse, soyadı dava dosyasında parantez olmadan yazılır, örneğin:

Planlama ve Finans Departmanı Başkanı Sidorova hazırlamak için...

4.4. Daha önce verilen siparişler, aynı konuda yeni bir belgenin düzenlenmesiyle eşzamanlı olarak tamamen veya kısmen geçersiz olarak kabul edilir. Geçersiz belgelerin listesi hem metinde hem de siparişin ekinde verilebilir.

Sipariş kısmi değişikliğe tabiyse, taslak değiştirilmekte olan kalemin yeni bir versiyonunu veya daha önce verilen siparişin bir parçasını verir.

Daha önce verilen siparişe ek olan sipariş, metinde karşılık gelen bir referansa sahip olmalıdır, örneğin:

25 Şubat 2000 N 321 tarihli Genel Müdür "______________" emrine ek olarak

4.5. Daha önce verilmiş bir emirde değişiklik ve ilaveler, ancak Genel Müdür veya onun yerine geçen bir kişi tarafından imzalanmış emir ile yapılabilir.

4.6. Siparişin bir eki varsa, sağ üst köşedeki ilk sayfasında idari belgeyi, tarihini ve kayıt numarasını gösteren "Ek" kelimesini yazarlar, örneğin:

Ek

generalin emrine

müdür "______________"

Birden fazla uygulama varsa, her birinin numarası belirtilir (Hayır işareti olmadan).

4.7. Siparişin başlığı, solda özel bir formda ayrılan yere yazdırılır.

Personel siparişleri için başlıklar açılmaz.

4.8. İmzaya sunulmadan önce, taslak emir, faaliyet alanları genel müdür yardımcıları, hukuk dairesi başkanı ve diğer ilgili yapısal birimler tarafından onaylanır.

Bir taslak belgeyi onaylarken, avukatlar mevcut mevzuata uygunluğunu ve düzenleyici belgelere yapılan atıfların doğruluğunu kontrol eder.

4.9. Vizeler, orijinal siparişin son sayfasının arkasına aşağıdaki biçimde yapıştırılır:

Hazırlanan taslak sipariş (birim yapı birimi başkanının unvan imzası) tarih

KABUL:

Milletvekili CEO imza tarihi, soyadı

Hukuk Departmanı Başkanı imza tarihi, soyadı

Taslak sırasına ilişkin yorumlar, son sayfanın arkasında veya taslakta ilgili bir notun verildiği ayrı bir sayfada belirtilir.

Yüklenici değişiklik ve eklemeler yaparsa, daha önce belgeyi onaylayan herkesle taslak sipariş üzerinde anlaşmaya varılmalıdır.

4.10. Sanatçının soyadı ve telefon numarası, orijinalin son sayfasının ön yüzüne sol altta, boşluk yoksa - orijinalin son sayfasının arkasına yazdırılır.

4.11. Diğer kuruluşlarla ortaklaşa verilen siparişler antetli kağıda basılmaz ve belgenin yazar sayısına göre orijinallerinin birkaç nüshasında imzalanır.

Yapısal alt bölümlerin başkanları buna göre Organizasyonda saklanan siparişin kopyasını onaylar.

4.12. Emirlerdeki imza, pozisyonun kısaltılmış adından, kişisel imzadan ve transkriptinden oluşur, örneğin:

Genel Müdür kişisel imzasının baş harfleri, soyadı

4.13. Yönetim tarafından imzalandığı gün imzalanan siparişler, özel bir dergiye kaydedilmek ve çoğaltılmak üzere Ofise havale edilir.

Siparişler kesinlikle sınırlı sayıda kopya halinde verilir ve yalnızca onlara ihtiyacı olan yapısal birimlere gönderilir.

Belgenin dağıtımının ve dağıtımının doğruluğunu belirleme sorumluluğu, siparişi hazırlayan yapısal birimlerin başkanlarına aittir.

4.14. Personel için taslak siparişler, personel bölümünün personel departmanı tarafından hazırlanır.

Personel siparişlerinde giriş kısmı bulunmayabilir. Emrin idari kısmı, eylemi ifade eden bir fiil ile başlar: ATA, BIRAK, AKTAR, GÖNDER, ardından emrin verildiği kişinin soyadı, adı, soyadı, pozisyonu, yapısal birimin adı belirtilir. Metin, emrin verilme nedeninin bir göstergesi ile sona ermektedir.

Personel siparişlerindeki ifadeler İş Kanunu'na tam olarak uymalıdır. Rusya Federasyonu mevzuatının öngördüğü durumlarda, işgücü muhasebesine ilişkin belgeler birleştirilmiş formlara göre düzenlenir.

Personel siparişlerinde uzlaşma vizeleri belgenin ön yüzüne, "İmza" şartının altına işlenir.

4.15. Personel siparişleri kaydedilir, diğer siparişlerden ayrı olarak davalar halinde oluşturulur ve bağımsız numaralandırmaya sahiptir: kayıt numarasına "k" harfi eklenir.

4.16. Ana faaliyetler için orijinal siparişler Büroda ve personel için - personel departmanının personel departmanında tutulur.

4.17. Yönetimsel kararların benimsenmesi ve kararların kendileri, yönetimle yapılan üretim toplantılarının tutanakları ile belgelenir.

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

Giriş kısmı sabit bilgileri (kelimeler: başkan, sekreter, mevcuttu) ve değişken bilgileri (başkan, sekreter ve mevcut olanların baş harfleri ve soyadları) içerir. Toplantıda çok sayıda katılımcı ile, tutanaklara eklenen mevcut olanların bir listesi derlenir. Protokolün giriş bölümü gündemle sona ermektedir. "GÜNDEM" kelimelerinin ardından iki nokta üst üste gelir. Gündem maddeleri numaralandırılmıştır. Soruların sırası, önem derecesine göre belirlenir. Sorular aday durumda, pozisyonun başlığında ve konuşmacının soyadında - genel durumda listelenir.

Ana kısım, şemaya göre gündem maddelerine göre inşa edilmiştir: dinlendi - konuştu - karar verildi (karar verildi).

Kısa ve kısaltılmış tutanak biçimleri, konuların tartışılmasının ayrıntılı bir kaydının gerekli olmadığı durumlarda kullanılır. Kısa formun tutanakları sadece hazır bulunanların listesini, ele alınan konuları ve alınan kararları gösterir.

4.18. Sözleşmelerin hazırlanması, resmileştirilmesi, sonuçlandırılması, kaydedilmesi ve yürütülmesinin izlenmesi prosedürü, Genel Müdür "______________" emriyle düzenlenir.

5. BÜRO ÇALIŞMALARINDA DAVA İSİMLERİNİN DERLENMESİ VE DAVALARIN OLUŞTURULMASI

5.1. Vakaların isimlendirilmesinin hazırlanması.

5.1.1. Mevcut ofis çalışmasında vakaları doğru bir şekilde oluşturmak, kaydetmek, belgelerin güvenliğini ve hızlı aranmasını sağlamak için, Örgütün yapısal bölümleri her yıl kesin olarak belirlenmiş bir biçimde vaka isimlendirmelerini derler (Ek N 4).

5.1.2. Vakaların isimlendirilmesi, bir takvim yılı için dosyalanan, saklama sürelerini gösteren, öngörülen şekilde hazırlanan belirli dava adlarının sistematik bir listesidir.

5.1.3. Yapısal birimin vakalarının isimlendirilmesi, uzmanların katılımıyla ofis işlerinden sorumlu kişi tarafından derlenir. Vakaların isimlendirilmesinin doğru bir şekilde derlenmesinden yapısal bölümlerin başkanları sorumludur.

5.1.4. Rektörlük, yapısal alt bölümlerin vakalarının isimlendirilmesine dayanarak, belirlenen zaman sınırları içinde arşiv yetkilileriyle koordineli olarak Teşkilat vakalarının birleştirilmiş bir isimlendirmesini hazırlar.

5.1.5. Konsolide vaka isimlendirmesi, Organizasyonun yapısına uygun olarak hazırlanır.

5.1.6. Bir yapısal birimin vakalarının isimlendirilmesi, birimin faaliyetlerinde oluşturulan tüm vakaları ve belgeleri içermelidir. İsimlendirme ayrıca tüm referans dosyalarını, dergileri ve diğer muhasebe formlarını içerir.

5.1.7. Tüm vakalar, yapısal birimin geleneksel sayısal tanımından, isimlendirmeye göre vakanın seri numarasından oluşan bir indekse sahip olmalıdır.

5.1.8. Adlandırma, vakaların adlarını (başlıklarını) gösterir.

Adlandırmadaki davanın başlığı, içindeki belgelerin içeriğini yansıtmalı, kısa ve spesifik olmalıdır.

Adlandırmadaki davaların başlıkları, içerdikleri belgelerin önem derecesine göre düzenlenmiştir: devlet makamlarının örgütsel ve idari belgeleri, "_____________" liderliğinin emirleri, planlar, raporlar, protokoller, sertifikalar vb. Homojen içerikli belgelerden oluşan vakalar yan yana yerleştirilir: üç aylık raporlar yıllıkları, aylık raporlar üç aylık olanları izler.

Davanın başlığını derlerken, konunun adı (konu, konu), başlatılan davanın türünün (materyaller, yazışmalar vb.) Bir göstergesi ve ayrıca muhabirlerin içeriğini, tarihleri ​​açıklayan verilerle desteklenir. olayların doğruluğunun bir göstergesi veya belgelerin kopyaları, vb.

"Materyaller" terimi, bir konu ile ilgili çeşitli türdeki belgeleri birleştirmesi gerektiğinde başlıkta kullanılır. "Malzemeler" terimi, davayı oluşturan ana belge türleri listelenerek açıklanmalıdır.

"Malzemeler" terimi, başka bir belgeye ek olan belgeleri bir durumda birleştirirken de kullanılır, örneğin: "Yönetim kurulu toplantı tutanakları için malzemeler."

Kişisel veya tahkim davalarına başlarken başlıkta "Dava" terimi kullanılır.

5.1.9. Davaların saklama süreleri ve makale numaraları, kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve belgelerin saklama sürelerini gösteren (06.10.2000 tarihinde Federal Arşiv tarafından onaylanan) standart yönetim belgelerinin listesine göre belirtilir.

Listede belirtilmeyen davaların saklama koşulları, ortak arşivle birlikte yapısal bölümlerin uzmanları tarafından belirlenir.

5.1.10. Büro yılı boyunca oluşturulan ve davaların isimlendirilmesine dahil edilmeyen davalar ayrıca ilgili bölümüne dahil edilmiştir. Bu amaçla, terminolojinin her bölümünde birkaç yedek numara bırakılmıştır.

5.1.11. Davaların isimlendirilmesi yıllık olarak gözden geçirilir: davaların başlıkları ve saklama süreleri belirlenir, yıl içinde başlatılan yeni davalar tanıtılır. Bu durumlarda, davaların isimlendirilmesi yeniden yazdırılır ve cari yılın 1 Ocak'ında yürürlüğe girer.

Vakaların isimlendirilmesinin ilk kopyası, yapısal birim başkanı tarafından onaylanmalıdır.

5.1.12. Davaların isimlendirilmesinin tüm geçerlilik süresi boyunca, davaların açılmasına, geçen davalara (yani, davaların geçen yıldan yeni yıla devam etmesine) derhal ("Notlar" sütununda) işaretler koyar. ), süresi dolmuş vakaların imhası için tahsisat depolama vb.

5.1.13. Yapısal birimin geçmesi (tamamlanmamış davalar), orijinal büro endeksini korurken, gelecek yılın davalarının isimlendirmesine aktarılır. Örneğin, uzun vadeli planlar, inşaat vakaları vb.

5.1.14. Yıl sonunda, davaların isimlendirilmesinin sonunda, açılan davaların kategorileri ve sayıları hakkında kalıcı, uzun vadeli (10 yıldan fazla) ve geçici (10 yıla kadar dahil) ayrı ayrı nihai bir giriş yapılır. ) saklama süreleri. Nihai kayıt onaylanır ve bu bilgiler arşive bildirilir (Ek N 5).

5.2. Vakaların oluşumu.

5.2.1. Mevcut ofis çalışmasındaki davalar, davaların isimlendirilmesine tam olarak uygun olarak oluşturulmuştur.

5.2.2. Tüm belgeler vakalar halinde gruplandırılır ve Organizasyonun yapısal bölümlerinde arşive aktarılıncaya kadar saklanır.

Dosyada sadece tamamlanmış belgeler dosyalanır. Yüklenici, mektupta belirtilen sorunun çözüldüğünü onaylayarak yürütülen belgeleri "____ numaralı davaya" yazar.

Dosyalarda dosyalanan belgelerin kopyaları onaylanır.

5.2.3. Yürütülen belgeler, soru çözme sırasına göre kronolojik, alfabetik, indeksleme (numaralandırma) sırasına göre dosyaya atılır ve yanıt belgesi talep belgesini takip etmelidir.

5.2.4. Bir iş yılına ait belgeler, bir yıldan fazla bir süredir uzun vadeli oluşum ihtiyacının sorunu çözme sürecinden kaynaklandığı geçen davalar hariç olmak üzere davalara ayrılır (örneğin, uzun vadeli planlar, kişisel dosyalar vb.)

Kalıcı ve geçici saklama süresine ilişkin belgeler ayrı davalar halinde gruplandırılmalıdır.

5.2.5. Bir dava oluştururken, aşağıdakilere izin verilmez:

İsim ve isimlendirmeye göre raf ömrü ile kasanın başlığı ve raf ömrü arasındaki tutarsızlık;

Belgelerin içeriğinin dava başlığı ile tutarsızlığı;

Farklı saklama sürelerine sahip belgelerin tek bir dosyada birleştirilmesi;

Yürütülmemiş belge ve belgelerin, icra memurunun "____ No.lu Davaya" işareti olmadan dosyalanmasının yanı sıra belgelerin onaylanmamış kopyaları veya belgelerin dağınık kopyaları;

İlk nüshaların içeriğini tamamlayan herhangi bir kararı, vizesi, işareti olan belgeler hariç olmak üzere, aynı belgenin iki veya daha fazla kopyasını dosyaya koymak;

İstek ve yanıt işlerinde ayrılık;

Ön yazıların eksiz veya işaretsiz olarak dosyalanması;

"İade edilecek" olarak işaretlenmiş belgelerin dosyalanması (bu tür bir işarete sahip yürütülen belgeler ilgili kuruluşlara iade edilmelidir).

5.2.6. Her dosya en fazla 250 sayfa içermelidir (kasa kalınlığı 30-40 mm). Çok sayıda belgeyle, kompleksin kronolojik olarak bağımsız vakalara bölünmesi gerçekleştirilir veya soru alt sorulara bölünür.

5.2.7. Bir dava açarken, kapak belirlenen kurallara uygun olarak hazırlanmalıdır.

5.3. Belirli belge kategorilerinin sistemleştirilmesi.

5.3.1. Devlet makamlarının emirleri, belge ve muhabir türlerine göre davalara dönüştürülür. Vakadaki belgeler kronolojik sıraya göre düzenlenmiştir.

5.3.2. Siparişler, sayılara ve kronolojiye göre vakalara ayrılmıştır.

Temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişlerinden ayrı olarak gruplandırılmıştır.

5.3.3. Protokoller, hacmine ve belgelerine bağlı olarak kronolojik sırayla ve sayılarla veya her protokol için ayrı ayrı oluşturulur.

Toplantılara ilişkin belgeler, konuların ele alınış sırasına göre tutanaklardan sonra konulur veya toplantı tutanak sayılarına göre ayrı bir dosyada gruplandırılır.

5.3.4. Planlar, raporlar, tahminler bu belgelerin projelerinden ayrı olarak gruplandırılmıştır.

Planlar, raporlar, tahminler, ilgili oldukları yıldaki durumlarda, hazırlandıkları zamana veya alınma tarihine bakılmaksızın ertelenmelidir.

Örneğin 2000 yılında yapılmış bir 1999 raporu 2000 dosyasında değil 1999 dosyasında dosyalanmalıdır.

2000 yılında hazırlanan 2001 planı, 2000 değil, 2001 vb.

Faaliyetlerinin ilk yılında birkaç yıl için uzun vadeli planlar oluşturulur. İleriye dönük plandaki düzeltmeler, hazırlandıkları yılı ifade eder. Uzun vadeli planların uygulanmasına ilişkin raporlar, bu planların geçerliliğinin son yılında oluşturulur.

5.3.5. Yazışmalar, takvim yılı dönemi için vakalar halinde gruplandırılmıştır.

Sorunun çözümü sırasında ortaya çıkan tüm belgeler yazışma dosyasına yerleştirilir. Yazışma kronolojik sıraya göre sistematize edilirken, yanıt belgesi talep belgesinin arkasına yerleştirilir.

Talep ve yanıt tek dosyada dosyalanmalıdır.

5.3.6. Kişisel dosyalardaki belgeler şu sırayla düzenlenir: belgelerin dahili envanteri; iş başvurusu veya iş sözleşmesi (sözleşme); yön veya sunum; anket; personel kayıt sayfası; eğitim belgeleri; atama, yer değiştirme, işten çıkarma, personel kayıtlarına ilişkin kişisel sayfaya ek, teşvik muhasebesi kişisel dosyasına ek, bu kişiyle ilgili sertifikalar ve diğer belgelere ilişkin emirlerden alıntılar.

Ceza verilmesi, teşvikler, adın değiştirilmesi vb. için emirlerin kopyaları. bu girişlerin tanıtılmasıyla ilgili olarak, personel kayıtlarına ilişkin kişisel sayfaya ek olarak, kişisel dosyaya yerleştirilmezler.

5.3.7. İkamet belgeleri, sağlık sertifikaları ve ikincil öneme sahip diğer belgeler kişisel dosyalardan ayrı olarak oluşturulur.

5.3.8. İşçi ve çalışanların özlük hesapları bir yıl içinde ayrı dosyalarda gruplandırılır ve soyadına göre alfabetik olarak düzenlenir.

5.3.9. Vatandaşların ve kuruluşların öneri, açıklama ve şikayetleri ayrı ayrı oluşturulur.

Her başvuru (şikayet) ve dikkate alınan belgeler, davada bağımsız bir grup oluşturur. Bir iş yılı içinde mükerrer bir başvuru (şikayet) gelmesi veya ek belgelerin ortaya çıkması halinde bunlar bu belge grubuna kaydedilir.

5.4. Mevcut ofis çalışmalarında belgelerin kullanımı ve saklanması.

5.4.1. Belgeler ve vakalar, büro işine girildiği andan arşivlenene kadar, kilitli dolaplarda yapısal bölümlerde saklanmaktadır. Gerekli belgelerin aranmasını iyileştirmek için, dolap kapısının iç kısmına bir dava isimlendirmesi yerleştirilmiştir. Vakaların tablolarda saklanmasına izin verilmez.

5.4.2. Mevcut ofis işlerinden belgelerin geri çekilmesi, yapısal birim yönetiminin izni ile gerçekleştirilir. Vakalardan alınan belgeler, bir Ofis çalışanı tarafından tutulan bir "yedek sayfa" içinde makbuz karşılığında verilir.

5.4.3. Kayıt tutmaktan sorumlu kişiler, belgelerin muhasebesini ve güvenliğini sağlar. Ofis işlerini tamamladıktan sonra kalıcı saklama süresinin dosyalarından belgelerin geri çekilmesi yasaktır.

6. SONRAKİ DEPOLAMA VE KULLANIM İÇİN BELGELERİN HAZIRLANMASI

6.1. Belgelerin bilimsel ve pratik değerinin incelenmesi.

6.1.1. Belgelerin kıymetinin incelenmesi, belgelerin saklanmak üzere seçilmesi ve saklama sürelerinin belirlenmesi amacıyla siyasi, ekonomik, sosyo-kültürel ve diğer önemlerinin belirlenmesidir.

6.1.2. Belgelerin değerinin incelenmesi, kalıcı bir uzman komisyonu "______________" (EC) tarafından gerçekleştirilir.

6.1.3. Uzman Komisyonunun kişisel yapısı Genel Müdürün emriyle onaylanır. AK'nin bileşimi, Örgütün yapısal bölümlerinden uzmanları içerir.

AK, çalışmalarında Rusya Federasyonu'nun Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Hakkında Temel Mevzuatı, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliği, Federal Arşivlerin düzenleyici ve metodolojik belgeleri, emir ve talimatlar tarafından yönlendirilir. Genel Müdür "_______________".

Organizasyonun EC'si aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

Örgütün yapısal alt bölümleri vakalarının taslak terminolojilerini dikkate alır;

Depolama ve imha için yıllık belge seçimini organize eder;

Kalıcı depolama, personel ve uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama durumları için envanterleri dikkate alır;

Daha fazla depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsis işlemlerini değerlendirir ve onaylar;

Saklama süreleri olan mevcut belgesel malzeme listeleri tarafından oluşturulan belirli belge kategorileri için saklama sürelerinin değiştirilmesine yönelik teklifleri değerlendirir ve bu tekliflerin arşiv kurumu tarafından değerlendirilmek üzere sunulmasına karar verir;

Ofis işleri ve "______________" arşivinin çalışmaları için belge taslak listelerinin, vakaların standart ve örnek isimlendirmelerinin ve diğer metodolojik kılavuzların hazırlanmasına ve gözden geçirilmesine katılır.

6.1.4. AT üyeleri, diğer uzmanların katılımıyla, envanterleri, eylemleri ve belgeleri gözden geçirerek depolama ve imha için belgelerin seçiminin doğruluğunu kontrol eder. Belgelerin doğrudan seçimi, ofis işlerinden sorumlu yapısal bölümlerin çalışanları ve arşiv çalışanları tarafından gerçekleştirilir.

6.1.5. İmha edilecek belgelerin ve davaların seçimi bir kanunla resmileştirilir (Ek N 7). Eylemler AK tarafından değerlendirilir, başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve "______________" yönetimi tarafından onaylanır.

6.1.6. İmha edilecek vakalar, Organizasyonun en az iki çalışanı tarafından "Shreder" gibi özel makineler kullanılarak işlenmek üzere arşiv tarafından düzenlenir veya imha edilir.

Arşiv departmanı olmaksızın Organizasyon çalışanları tarafından herhangi bir kategorideki belgenin yetkisiz imhasına izin verilmez. Sanat uyarınca. Liste tarafından oluşturulan belgelerin saklama şartlarını ihlal eden belgelerin imhası da dahil olmak üzere, yasanın ihlali nedeniyle "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Kanunun 27'si, belgelerin güvenliğinden sorumlu yetkililer cezai, idari veya Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından belirlenen diğer yükümlülükler.

6.2. Dava yapmak.

6.2.1. Davanın kaydı, kapaktaki davanın tanımı, broşür, sayfa numaralandırma ve bir sertifika yazısı hazırlama üzerine bir dizi çalışma içerir.

6.2.2. Kalıcı ve uzun süreli saklama (10 yıldan fazla) vakaları ciltli olarak dosyalanır, sayfalar numaralandırılmıştır. Davanın sonunda, ayrı bir kağıda (A4 sayfa formatı) bir sertifika yazısı konur. Numaralandırılmış sayfaların sayısını sayılarla ve kelimelerle belirtir, numaralandırmanın özelliklerini, belgelerin fiziksel durumunu belirtir. Sertifikasyon yazısı, onu derleyen kişi tarafından pozisyon ve tarih belirtilerek imzalanır (Ek N 8).

Geçici saklama davaları (10 yıla kadar dahil) basitleştirilmiş bir şekilde düzenlenir: iç içe geçmezler, içindeki sayfalar numaralandırılmaz ve bir güvence yazısı düzenlenmez.

6.2.3. Belgeleri kalıcı depolama dosyalarına gruplama sürecinde, dosyadaki dahili bir belge envanterinin çıkarılması önerilir. Dahili envanter, vakanın başına yerleştirilir. Durumdaki belgelerin tarihlerini ve dizinlerini, özeti, sayfa numaralarını gösterir. Dahili envanterin sayfaları ayrı olarak numaralandırılmıştır, sayıları, kasanın toplam sayfa sayısından sonra "+" işareti ile sertifika yazıtında belirtilmiştir (Ek N 9).

6.2.4. Kalıcı ve uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama durumunda levhalar, aşağıdaki kurallara uygun olarak siyah grafit kalemle numaralandırılır:

6.2.4.1. Sayfa numarası, belgenin metnine dokunmadan sağ üst köşeye yerleştirilir (sayfanın arka tarafı numaralandırılmaz).

6.2.4.2. Fotoğraflar ve diğer resimli materyaller, sol üst köşede arka tarafta numaralandırılmıştır.

6.2.4.3. Basılı yayınlar da dahil olmak üzere kendi numarası olan davalarda açılan belgeler genel sıraya göre numaralandırılır.

6.2.4.4. Ciltlere ayrılan dava sayfalarının numaralandırılması her cilt için ayrı ayrı yapılır.

6.2.4.5. Kasa kapakları GOST 17914-72'ye (Ek No. 6) uygun olarak tasarlanmalıdır.

6.2.4.6. Kalıcı veya uzun süreli saklama süreleri (10 yıldan fazla) belgelerinin bulunduğu davanın kapağında aşağıdaki bilgiler görüntülenir:

Müdürlüğü "______________";

Yapısal birimin adı;

Yapısal alt bölüm indeksi;

Vakaların isimlendirilmesine göre vaka indeksi;

vaka başlığı;

Cilt numarası, vaka birkaç ciltten oluşuyorsa;

Davanın son tarihleri ​​(davanın başlangıç ​​ve bitiş tarihleri);

Dosyadaki sayfa sayısı;

Raf ömrü.

Kalıcı ve uzun süreli saklama kutularının kapaklarındaki yazılar, ışığa dayanıklı mürekkeple net bir şekilde yazılmalıdır.

Geçici depolama kasalarının kapakları, kasadaki yaprak sayısının kapakta gösterilmesi ve kasanın kurulması ve sona ermesi için son tarihler belirtilmemesi farkıyla kalıcı depolama ile aynı şekilde düzenlenir. , ancak sadece davanın oluşum yılı belirtilir.

6.3. Vakaların "______________" ortak arşivine aktarılması.

6.3.1. Kalıcı ve uzun süreli (10 yıldan fazla) dosyalar, mevcut ofis işlerinde tamamlandıktan sonra bir yıldan az olmamak üzere geçici saklama süresi "__________" arşivine aktarılır. Geçici saklama süresi (10 yıla kadar) vakaları, yönetimin takdirine ve arşivin iş yükünün derecesine göre arşive aktarılır.

6.3.2. Vakaların "______________" arşivine sunulması, onaylanan programa göre gerçekleştirilir.

6.3.3. Arşiv, belgeleri kalıcı ve geçici saklama süreleri için ayrı ayrı 2 nüsha olarak teslim listelerine göre saklamak üzere kabul eder.

Mevcut çalışma için münferit vakaların ofis işinde bırakılması gerekiyorsa, arşiv bu vakaların geçici kullanım için yapısal bir birime verilmesini sağlar.

Arşiv görevlisi, teslimat listelerinin tüm kopyalarında, kabul tarihini ve kabul edilen vaka sayısını belirterek, vakaların kabulü için imzalar.

Stokların bir kopyası teslimatçıya iade edilir, geri kalanı "______________" arşivinde kalır.

6.3.4. Örgütün yapısal bölümlerinin çalışanlarına geçici kullanım için davaların verilmesi, özel bir talep temelinde gerçekleştirilir.

Davaların verilmesi, Örgüt çalışanından bir makbuz ve davaların arşivden çıkarılmasının kayıt defterine karşılık gelen bir giriş ile yapılır.

Davalar bir ayı geçmeyen bir süre için düzenlenir. Yapısal bölümlerin çalışanları, arşiv tarafından geçici kullanım için verilen belgelerin zamanında iade edilmesinden sorumludur.

6.3.5. Kuruluşların ve işletmelerin çalışanlarının yanı sıra özel şahısların, ilgili yapısal birimin başkanı ile anlaşarak ve sadece yazılı talep üzerine "______________" yönetimi tarafından arşivde saklanan belgelere aşina olmalarına izin verilir.

6.3.6. Arşiv belgeleri, belgelerin kopyaları ve belgelerden alıntılar, kurumların ve vatandaşların yazılı talepleri üzerine arşiv tarafından düzenlenir.

6.3.7. "______________" arşivinin çalışanları, geçici kullanım için verilen dosyaların durumunu ve saklama sırasını kontrol etmekle yükümlüdür.

6.4. Belgelerin güvenliğini sağlamak.

6.4.1. Kayıt tutmaktan sorumlu çalışanlar, belgelerin güvenliğini sağlamalıdır.

Vakalar büro işine girildiği andan arşivlenip imha edilinceye kadar hem çalışma odalarında hem de özel olarak belirlenmiş uygun ve kapalı odalarda saklanabilmektedir. Belgeleri tozdan ve güneş ışığından korumak ve güvenliklerini sağlamak için kasalar kilitlenebilir dolaplara sırt kısmı dışarı bakacak şekilde yerleştirilmiştir.

6.4.2. Kalıcı depolama dosyalarından herhangi bir belgenin çıkarılmasına ve verilmesine izin verilmez. İstisnai durumlarda, bu tür bir el koyma, "____" yönetiminin izniyle, el konulan belgenin tam onaylı bir kopyasının dosyada zorunlu olarak bırakılması ve aslına el konulma nedenlerine ilişkin bir kanun eki ile yapılır. .

6.4.3. Mali yıl içinde, resmi ihtiyaç halinde düzenlenen bir dava için yedek kart doldurulur. Yapısal birimi, davanın numarasını, veriliş tarihini, davanın kime verildiğini, iade tarihini, davanın alınması ve kabulü için makbuzlar için sütunlar sağlandığını gösterir.

7. KAYIT, SAKLAMA VE FORMLARIN KULLANIMI

7.1. "__________" (siparişler, mektuplar) formları, Organizasyonun idari departmanı tarafından merkezi olarak üretilir, saklanır ve muhasebeleştirilir.

7.2. Yapısal bölümlerde, formların alınması, muhasebeleştirilmesi, düzenlenmesi ve saklanması ofis işlerinden sorumlu çalışana emanet edilir.

7.3. Yapısal alt bölümlerde formlar kilitli dolaplarda saklanmalı, açık dolap ve masalarda saklanması yasaktır.

7.4. Yapısal birimlerde sipariş formlarının ve hizmet mektuplarının doğru kullanılması sorumluluğu başkanlarına aittir.

8. "______________" DÜĞMESİ NASIL KULLANILIR

8.1. Yuvarlak mühür "_____________", kredi yöneticisinin veya faaliyet alanlarında mali ve ekonomik operasyonlar yürütmeye yetkili kişilerin imzasını teyit eder ve belirli belge türleri onaylanır (Ek N 10).

A.Yu. Chukovenkov, Doktora ist. bilimler, yardımcısı "Mezhregionservis" şirketinin Dokümantasyon ve Yönetim Eğitim ve Metodolojik Merkezi Müdürü

Kapsam

Yeni talimatın kapsamı göz önüne alındığında, 9 Mart 2004 tarihli ve 314 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi uyarınca "Federal yürütme organlarının sistemi ve yapısı hakkında" (20 Mayıs'ta değiştirildiği gibi) hatırlatmak isterim. , 2004, 15 Mart, Aralık 2005) federal yürütme organları sistemi federal bakanlıkları, federal hizmetleri ve federal kurumları içerir. 20 Mayıs 2004 tarih ve 649 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı ile onaylanan federal yürütme organlarının mevcut yapısı (28 Temmuz, 13 Eylül, 11 Ekim, 18 Kasım, 1 Aralık 2004, 22 Temmuz'da değiştirildiği gibi, 5 Eylül, 3 Ekim 2005), üç gruba ayrılır:

I. Rusya Federasyonu Başkanı tarafından yönetilen federal bakanlıklar, federal hizmetler ve federal kurumlar, federal hizmetler ve bu federal bakanlıklara bağlı federal kurumlar;

II. Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından yönetilen federal bakanlıklar, federal hizmetler ve bu federal bakanlıklara bağlı federal kurumlar;

III. Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından yönetilen federal hizmetler ve federal kurumlar.

Federal yürütme organlarının tam ve kısaltılmış adlarının listesi, 6 Ağustos 2004 tarih ve 1363/1001 tarih ve Rusya Federasyonu Devlet Başkanlığı İdare Kararnamesi ile onaylanmıştır (değiştirildiği şekliyle). 23 Eylül, 25 Ekim, 10 Aralık 2004, 26 Ağustos, 19 Ekim 2005).

Federal makamlar sistemindeki değişiklikler, 2000 yılında Standart Talimatın Rosarchive tarafından kabul edilmesi durumunda, şimdi Rusya Kültür Bakanlığı tarafından onaylandığını, çünkü Rosarchive'in federal bir kurum statüsünde devredildiğini açıklamaktadır. Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı'na bağlıdır ve kural koyma işlevleri yoktur.

Amaç

Model Talimatın amacı, Model Talimatın yönetim dokümantasyonu destek hizmetlerinin işleyişi, yönetim faaliyetlerinin dokümantasyonu ve federal yürütme organlarındaki belgelerle çalışmanın organizasyonu için genel gereksinimleri belirlediğini belirten Genel Hükümler bölümünde açıklanmıştır - bakanlıklar, hizmetler , ajanslar.

Federal Yürütme Organlarının Etkileşimine İlişkin Model Düzenlemeler (madde 11.1), federal yürütme organlarındaki ofis çalışmalarının, Rusya Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı tarafından onaylanan bir federal yürütme organındaki ofis çalışmaları için standart talimatlara uygun olarak düzenlendiğini belirler. Federasyon. Federal yürütme makamları, Federal Arşiv Ajansı ile kararlaştırılan ofis çalışmaları için kendi talimatlarını verir.

Halihazırda yürürlükte olan ofis çalışmaları ile ilgili departman talimatlarına örnek olarak aşağıdakilerden bahsedilebilir:

Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetleri'nde ofis çalışmalarına ilişkin talimatlar (23 Mayıs 1999 tarih ve 170 sayılı Rusya Savunma Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır (27 Mayıs 2004'te değiştirildiği gibi);

Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'ndaki ofis çalışmalarına ilişkin talimatlar (28 Haziran 2001 tarih ve 191 sayılı Rusya Adalet Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır);

Gümrük makamlarındaki (bölgesel gümrük departmanları, gümrükler, gümrük postaları) ofis işleri ve arşiv çalışmaları için standart talimatlar (18 Ekim 2004 tarih ve 160 sayılı Rusya Federal Gümrük Servisi'nin emriyle onaylanmıştır);

Federal Eğitim Ajansı'ndaki evraklarla ilgili talimatlar (geçici) (Federal Eğitim Ajansı'nın 04.02.2005 tarih ve 38 sayılı emriyle onaylanmıştır).

Federal Yürütme Otoritelerinin Etkileşimi için Model Düzenlemelerin (madde 11.2) ayrıca ofis işleri için diğer talimatlara atıfta bulunduğuna dikkat edilmelidir. Rusya Federasyonu Başkanına ve Rusya Federasyonu Hükümetine sunulan belgeler ve kanun tasarıları hazırlanırken, Rusya Federasyonu Devlet Başkanlığı İdaresi ve Rusya Federasyonu Hükümeti Ofisinde ofis çalışmaları için ilgili talimatlar tarafından belirlenen şartlar. Rusya Federasyonu dikkate alınır.

Yapı

Model Talimatın yapısı, esas olarak teknik ve editoryal nitelikte bir dizi değişikliğe uğramıştır. Komutun toplam hacmi biraz azalırken, yapı optimize edilerek ve bazı bölümler alt bölümlere dönüştürülerek içindeki bölüm sayısı 10'dan 7'ye düşürülmüştür. Bazı durumlarda, alt bölümlerin sırası değişmiştir.

Yeni Genel Talimat aşağıdaki yapıya sahiptir:

I. Genel hükümler

II. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar

2.1. Rusya Federasyonu'nun taslak yasama işlemlerinin hazırlanması ve yürütülmesi

2.2. Rusya Federasyonu Başkanı'nın yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.3. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.4. Federal yürütme organının taslak düzenleyici yasal işlemlerinin hazırlanması ve yürütülmesi

2.5. Belge formları

2.6. Federal yürütme organlarında belge hazırlama sürecinde ayrıntıların kaydedilmesi

2.7. Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri

2.7.1. komut, komut

2.7.2. Yönetmelikler, kurallar, talimatlar

2.7.3. Protokol

2.7.4. Hizmet mektupları

III. Belge dolaşımının organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi

3.1. Belge akışının organizasyonu

3.2. Belge teslim organizasyonu

3.3. Gelen belgelerin kabulü, işlenmesi ve dağıtımı

3.4. Gönderilen belgelerin işlenmesi ve iletilmesi organizasyonu

3.5. Dahili belgeleri geçme prosedürü

3.6. Belge sayısının muhasebeleştirilmesi

3.7. Belgelerle uygulayıcıların çalışması

IV. Belge arama motoru

4.1. Belgelerin kaydı

4.2. Arama sisteminin belgelere göre organizasyonu

V. Belge yürütme kontrolü

VI. Ofis işlerinde belgelerle çalışmanın organizasyonu

6.1. Vakaların isimlendirilmesinin derlenmesi

6.2. Davaların oluşumu ve yürütülmesi

6.3. Belgelerin operasyonel depolanmasının organizasyonu

VII. Arşivde saklanmak üzere belgeleri aktarma prosedürü

7.1. Belgelerin değerinin incelenmesi

7.2. Belgelerin hazırlanması ve arşive aktarılması

Yeni Model Talimat, 2000 Model Talimatında yer alan aşağıdaki yapısal parçaları içermiyordu:

Uygulamalar

Yeni talimattaki ek sayısı 15'ten 26'ya yükseldi. 12 yeni ek içeriyor (listede italik olarak belirtilmiştir) ve 2000 Model Talimatında yer alan 3 ek hariç tutulmuştur:

Ek No. 1. Bir fatura taslağı örneği

Ek No. 2. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın taslak kararnamesinin örnek tasarımı

Ek No. 3. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir karar taslağının örnek tasarımı

Ek No. 4. Bir federal hizmet kararının örnek yürütmesi

Ek No. 5. Bakanlık emrinin örnek yürütmesi

Ek No. 6. Bir federal kurumun emrinin örnek yürütmesi

Ek No. 7. Bakanlık emrinin örnek yürütmesi

Ek No. 8. Hüküm örneği

Ek No. 9. Tam bir protokolün yürütülmesinin bir örneği

Ek No. 10. Kısa bir protokolün uygulama örneği

Ek No. 11. Federal ajansın genel boyuna formunun örnek tasarımı

Ek No. 12. Federal ajansın genel köşe formunun tasarımının bir örneği

Ek No. 13

Ek #14

Ek No. 15

Ek No. 16

Ek No. 17

Ek No. 18

Ek No. 19. Belge akış sertifikası formu

Ek No. 20. Federal yürütme organının yapısal biriminin davalarının isimlendirme şekli

Ek No. 21. Federal yürütme organının davalarının isimlendirme şekli

Ek No. 22. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama davasının kapak şekli

Ek No. 23. Sayfanın formu - davanın tanığı

Ek No. 24. Vaka belgelerinin dahili envanterinin formu

Ek No. 25

Ek No. 26. Depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis hakkında bir eylem şekli

2000 Model Talimatında yer alan aşağıdaki ekler yeni Model Talimata dahil edilmemiştir:

Ek No. 4. Örnek mektup tasarımı

Ek No. 7. Kayıt ve kontrol formlarının (RKF) ana ayrıntılarını doldurma kuralları

Ek No. 8. Belgelerin yürütülmesi durumuna ilişkin sertifika formu

normatif temel

Yeni Standart Yönerge, belgelerle çalışma alanındaki mevcut mevzuata dayanmaktadır ve ofis işleri alanında temelde yeni herhangi bir gereklilik getirmemektedir. Bu nedenle, 25 Aralık 2000 Sayılı 2-FKZ “Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Üzerine” Federal Anayasa Yasasına (9 Temmuz 2002, 30 Haziran 2003 tarihinde değiştirildiği gibi), Usul Yönetmeliğine atıfta bulunur. Federal Organlarda Sınırlı Dağıtım Resmi Bilgilerinin İşlenmesi için yürütme yetkisi (03.11.1994 tarih ve 1233 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır), Federal yürütme organlarının düzenleyici yasal düzenlemelerinin hazırlanması ve devlet tescili için kurallar (onaylanmıştır) 11.12.1997, 06.11.1998, 02/11/1999, 09/30/2002 tarihinde değiştirilen 13.08.1997 No. 1009 Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile.

2000 yılında önceki Model Talimatın kabul edilmesinden bu yana, organizasyonel ve idari belgelerin yürütülmesi için gereksinimleri tanımlayan standardın statüsü değişmiştir. Ulusal standart GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin yürütülmesi için gereklilikler” doğası gereği tavsiye niteliğindedir. Model Talimatlarda buna atıfta bulunulması, Model Talimatların geçerli olduğu kuruluşlar için bunu zorunlu kılmaktadır.

Büro çalışmasının düzenleyici düzenlemesi alanında, şu anda birçok sorun birikmiştir. Bu nedenle, örgütsel ve idari belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması, büro alanını düzenlemek için önemli araçların geliştirilmesinin durumu ve beklentileri hakkında netlik yoktur, yani:

- Yönetimin belgesel desteği için devlet sistemi. Temel hükümler. Belgeler ve dokümantasyon destek hizmetleri (GSDOU) için genel şartlar;

– Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi (USORD);

- Bu sınıflandırıcının USORD'a ayrılmış bölümünün bakımı açısından tüm Rusya yönetim belgeleri sınıflandırıcısı (OKUD).

Aynı zamanda bu alanda aktif bir kanun yapma süreci de mevcuttur. Örneğin, Devlet Duması “Bilgi ve iş akışının belgelenmesi üzerine” (No. 162766-4), “Rusya Federasyonu vatandaşlarının başvurularını değerlendirme prosedürü hakkında” (No. 263597-4), “Kişisel veriler hakkında” faturaları düşünüyor. ” (217352-4), “Bilgi, bilgi teknolojileri ve bilgi koruması hakkında” (No. 217354-4), vb.

7. Federal yürütme makamlarında ofis işleri için tipik talimatlar: Yeni ne var?

VF Yankova, Doktora ist. Bilimler, Doçent, Devlet Yönetim Üniversitesi

A.Yu'nun makalesinde. Chukovenkov "Federal Yürütme Otoritelerinde Evrak İşlerine İlişkin Yeni Standart Talimatlar", bu yıl için derginin 3 No'lu sayısında yayınlandı, eski ve yeni standart talimatların yapısının karşılaştırmalı bir analizi verildi, bundan sonra birkaç bölümün var olduğunu takip etti. yeni Standart Talimatlardan hariç tutulmuştur:

bölüm II "Federal yürütme organının belgeleri";

alt bölüm 6.6 "E-posta ve faks kanalları aracılığıyla alınan belgelerin alınması ve işlenmesi";

alt bölüm 6.9 "Milletvekillerinin itirazları ve talepleri ile çalışma".

Aynı zamanda, yeni Standart Talimat, uygulamalar açısından çok daha zengindir: 12'si yeni olmak üzere 26 uygulama içermektedir.

Buna, VIII. Bölüm "Belgelerin yürütülmesinin kontrolü"nün ciddi bir azalmaya uğradığını da eklemek gerekir. Eski standart talimatta iki alt bölümden oluşuyordu:

8.1. Yürütme kontrolünün organizasyonu

8.2. Rusya Federasyonu Başkanı, Rusya Federasyonu Federal Meclisi ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nden alınan belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol.

Yeni Talimatlarda, belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol, organizasyonel nitelikteki çeşitli hükümlerle temsil edilmektedir.

Talimatlarda belge hazırlamanın ayrı konuları

Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesine ilişkin kurallar, yeni standart talimatın II. bölümüdür. Bu bölüm aşağıdaki yapıya sahiptir:

II. Belgelerin hazırlanması için kurallar.

2.1. Rusya Federasyonu'nun taslak yasama işlemlerinin hazırlanması ve yürütülmesi.

2.2. Rusya Federasyonu Başkanı'nın yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi.

2.3. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi.

2.4. Federal yürütme organının taslak düzenleyici yasal düzenlemelerinin hazırlanması ve yürütülmesi.

2.5. Belge biçimleri.

2.6. Federal yürütme organlarında belge hazırlama sürecinde ayrıntıların kaydedilmesi.

2.7. Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri.

2.7.1. Emir, emir.

2.7.2. Yönetmelikler, kurallar, talimatlar.

2.7.3. Protokol.

2.7.4. Hizmet mektupları.

2.1-2.4 numaralı alt bölümler, Rusya Federasyonu Devlet Başkanlığı İdaresi, Rusya Federasyonu Hükümet Ofisi, Devlet Duması'nda yürürlükte olan ofis çalışması talimatları ve belgelerin işlenmesine ilişkin kurallar temelinde hazırlanmıştır. ayrıca yukarıda belirtilen model yönetmeliklerin ilgili hükümleri dikkate alınarak. Ancak eskisiyle karşılaştırıldığında, yeni Standart Talimat, yasa tasarılarının, taslak kararnamelerin ve Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının emirlerinin, Rusya Federasyonu Hükümeti ve federal hükümetin düzenleyici yasal düzenlemelerinin taslaklarının hazırlanması için gereklilikleri her zaman doğru bir şekilde aktarmaz. yürütme makamları. Yasal ve diğer düzenleyici yasal düzenlemelerin hazırlanmasına ilişkin kuralların kendilerinin oldukça karmaşık olduğu ve öncelikle belgelerin (yazı tipleri, boşluklar, paragraf girintileri, metin tasarımı, uygulamalar vb.) ; Yeni Model Talimatlarda belirtilen bu gerekliliklerin, genellikle dipnotta verilen normatif düzenlemelerin hükümleriyle çelişmesi daha da can sıkıcıdır. Bir örnek alalım. Yeni Standart Yönerge (madde 2.1.2), “Rusya Federasyonu Hükümetine sunulmak üzere hazırlanan yasa tasarıları, standart A4 kağıt sayfalarına 15 yazı tipinde basılmıştır” belirtirken, , “bir federal anayasa taslağı veya federal yasa ... Times New Roman Cyr No. 14 yazı tipinde standart kağıt sayfalarına basılmıştır."

Aynı tutarsızlık, Rusya Federasyonu Başkanı'nın yasa tasarılarının hazırlanmasına ilişkin kurallar bölümünde de belirtilmiştir (madde 2.2.2). Yeni Standart Talimat şunları belirtir: “Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının taslak yasaları ve ekleri, 15 yazı tipinde standart A4 kağıt sayfalarına (210 x 297) yazdırılırken, içinde oluşturulan belgelerin hazırlanmasına ilişkin Kurallar Rusya Federasyonu Başkanının İdaresi şunları kurar: “ Rusya Federasyonu Başkanı'nın taslak kararname metni, 18 punto satır aralığı ile Times New Roman Cyr 14 boyutunda basılmıştır.

Benzer tutarsızlıklar alt bölümde 2.3'te belirtilmiştir: Yeni Standart Talimat'a göre, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak düzenleyici yasası 14 numaralı yazı tipinde basılmıştır. Rusya Federasyonu Hükümeti'ndeki ofis çalışmasına ilişkin talimat, metnin Hükümetin kanun tasarısı 13 nolu yazı tipinde basılmıştır. Eski standart talimatta bu tür hataların olmadığını unutmayın.

Yeni Talimat ve GOST 6.30-2003

Yeni Model Talimatların 2.5 ve 2.6 numaralı alt bölümleri, GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri” hükümlerini belirten bir dizi yeni hüküm içermektedir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereksinimleri” ve bazı durumlarda - GOST hükümlerinden farklıdır, ancak Talimatın 2.6 alt bölümü “örgütsel ve idari belgeler hazırlarken, federal yürütme makamlarının çalışanları, GOST R 6.30'u dikkate alarak belgelerin ayrıntılarını hazırlar. -2003 ... ".

■ Paragraflarda. 2.5.3 ve 2.5.4, Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması ile formların, ilgili faaliyet türü için lisansa sahip matbaa şirketleri tarafından federal yürütme makamlarının emirleriyle yapıldığı vurgulanmaktadır. Federal yürütme organının belge formları, seri numaralarının damgalı formlara tipografik olarak veya pay ile yapıştırıldığı tescile tabidir. GOST R 6.30-2003'te belge formlarının üretim yöntemlerine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmadığını hatırlatırız.

■ GOST R 6.30-2003 uyarınca, formun ayrıntıları özellikle şunları içerir: federal yürütme organının kodu, tüzel kişiliğin ana devlet sicil numarası, vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu, ve belge formu kodu. Yeni Standart Talimatın ilgili paragraflarına ilişkin bir dipnot, listelenen ayrıntıların federal yürütme organının takdirine bağlı olarak formlarda belirtildiğini belirtir.

■ Federal yürütme organının adının antetli kağıdındaki atamaya atıfta bulunan Model Talimatların 2.6.5 paragrafında önemli bir açıklama bulunmaktadır: “Federal yürütme organının adının veya federal kurumun adının üstünde bakanlık, yetki alanında bulundukları federal bakanlığın tam veya kısaltılmış adını belirtin. Sonuç olarak, bir federal hizmet veya kuruluşun liderliği Rusya Federasyonu Başkanı veya Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından yürütülüyorsa, yalnızca bu hizmet veya kuruluşun adı (tam ve varsa kısaltılmış olarak) belgede belirtilir. biçim; bir federal hizmet veya federal kurum bir federal bakanlığa bağlıysa, ilgili bakanlığın adı formda ve hizmet veya kurumun adının altında belirtilir.

■ Madde 2.6.9, belgelerin tarihlendirilmesine ilişkin prosedüre ilişkin hükümleri içerir, özellikle aşağıdaki işaret burada verilmiştir: “Belgenin tarihi, belgenin resmi olarak imzalanması veya onaylanması ile iliştirilir. Bir taslak belge hazırlanırken, yalnızca ay ve yılın tanımı yazdırılır. Belge formlarının yazdırıldığını ve belgelerin daha sonra bir yazıcıda yazdırılmasıyla birlikte bir bilgisayarda hazırlandığını dikkate alırsak, ay ve yılı yazdırmanın hiç de kolay olmadığı ortaya çıkıyor. tarih için ayrılan formdaki yerine tam olarak girecek şekilde. Paragraf 2.6.9'da verilen kural, belgelerin bir daktiloda basıldığı tarihte yürürlükteydi. Büro çalışması pratiğinde bilgisayar teknolojisinin ortaya çıkmasıyla birlikte, belgenin tarihinin, belgeyi başkan tarafından imzalandıktan sonra kaydeden bir ofis işi hizmet uzmanı tarafından yazıldığı uzun zamandır sonucuna varılmıştır. Aynı zamanda, tabii ki, DOW hizmeti şu kurala kesinlikle uymalıdır: belgeyi imzalandığı gün kaydedin.

■ Yeni Standart Yönerge, belgelere tarih yazmak için yalnızca iki biçim sağlar: dijital - 03/14/2005 ve sözlü-sayısal - 14 Mart 2005. Bildiğiniz gibi GOST R 6.30-2003, tarihin yazılması için bir biçim daha verir. tarih: 2005.03.14.

■ Yorum ve 2.6.13 "Alıcı" paragrafı gerektirir. Genel olarak, bir kuruluşa bir belge gönderirken yeni Standart Talimat tarafından sağlanan “Muhatabın” gerekliliğini tasarlamak için tüm seçenekler GOST R 6.30-2003 ile uyumludur. Soru, bir belgeyi bir bireye yönlendirirken bu gerekliliğin kaydı ile bağlantılı olarak ortaya çıkar. Model Talimatında verilen iki örneği karşılaştırın:

Belgeyi kuruluş başkanına hitaben:

CEO'ya

Dernek "Rostekstil"

V.D. İvanov

Belgeyi bir kişiye gönderme:

Beldova M.V.

Novoyasenevsky prospekt, 12, apt. 32,

Moskova, 117574

İlk durumda, soyadından önceki baş harfler, ikincisinde - soyadından sonra. Niye ya? Bunda bir mantık var mı? Sorunun ne olduğunu anlamak için bazı gerçekleri hatırlamak yeterlidir.

GOST 2003'ün kabul edilmesinden önce yürürlükte olan GOST R 6.30-97'de, zorunlu "Adres" bölümünde tüm durumlarda soyadından sonra baş harfleri yerleştirilmiştir. 21 Ocak 2000 No. 9-st Devlet Standardı Kararı ile kabul edilen ve 1 Nisan 2000'de yürürlüğe giren GOST R 6.30-97'de 1 No'lu Değişiklik bu düzeni değiştirmiştir. Kelimenin tam anlamıyla, 1 No'lu değişiklik aşağıdakileri belirtti: “Madde 3.14, 3.16. Örneklerde soyadından önce baş harfler belirtilmiştir. Bu nedenle, 2000'den beri üç ayrıntıyı kaydederken - “Adres”, “Onay damgası” ve “Karar” - istisnasız her durumda baş harflerin kişinin adının önüne (hem resmi hem de bireysel) yerleştirilmesi gerektiği ortaya çıktı. ). Ancak, GOST R 6.30-2003 hazırlanırken, standardın geliştiricileri, bir bireye hitap etme örneğinde “Adres” başlığının belirlenmesi örneğinde değişiklik yapmamakla bir hata yaptılar (1997 standardından örnek, karşılık gelen bir düzenleme olmaksızın 2003 standardına dahil edilmiştir). Doğal olarak, belge hazırlayan ve tasarım standardı tarafından yönlendirilen kuruluşların birçok çalışanı bu konuda bir soru soruyor: neden aynı gereksinimin tasarımında böyle bir fark var, mantıklı bir açıklaması olmayan bir fark var mı? Ne yazık ki, bu hata artık Federal Yürütme Otoritelerinde Evrak İşlerine İlişkin Standart Talimatlar tarafından da yasallaştırılmıştır.

■ Yeni Model Talimatta 2.6.20 “İmza” maddesinde önemli bir hüküm bulunmaktadır. Bu hüküm, başkanın bulunmadığı ve belgenin vekili sıfatıyla hareket eden kişi tarafından imzalanmış olması halinde imzanın ifasına ilişkindir (tabii ki, vekilin bazı belgeleri imzalama yetkisinin bulunduğu durumlardan bahsediyoruz). geçici yokluğu sırasında baş). Bu hüküm şu şekilde formüle edilmiştir: “Taslak belge üzerinde imzası düzenlenen görevli yoksa, belge vekalet eden kişi veya vekili tarafından imzalanır. Aynı zamanda, belgeyi imzalayan kişinin gerçek konumu ve soyadı belirtilmelidir (düzeltmeler elle yapılabilir veya daktiloyla yazılabilir, örneğin: “oyunculuk”, “vekil”). Belgeleri "for" edatı ile imzalamak veya pozisyonun başlığının önüne eğik çizgi koymak yasaktır. Buna, soyadının imzası ve kodunun çözülmesinin birbirine uygun olması gerektiğinden, hazırlanan belgede başın adı belirtildiğinden, yetkilinin imzasının kodunun çözülmesinin de düzeltmeye tabi olduğu eklenmelidir. Uygulamada, böyle bir kural uzun zamandır sabitlenmiştir: başın soyadının kodunun çözülmesi altında, belgeyi imzalayan kişi kendi adının baş harflerini ve soyadını elle yazar. Bu özel bir damga ile yapılabilir. Birçok kuruluş, bulunmayan bir başkan için belge imzalama hakkına sahip olan tüm başkan yardımcıları için bu tür pullar yapar.

■ Belgelerin mühürle tasdik edilmesine ilişkin yeni Model Talimatların bir hükmüne daha dikkat edilmelidir. GOST R 6.30-2003'ün mührün nereye yapıştırılacağına dair herhangi bir belirti içermediğini hatırlayın. Bu soru genellikle ofis çalışanları arasında ortaya çıkar, çünkü daha önce evrak standartlarında bir hüküm vardı: mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin konumunun adını içermelidir. Bir anlamda, standardın “uyumsuzluğu”, GOST R 6.30-2003'ün Uygulanmasına İlişkin Kılavuz İlkeler ile telafi edilmiştir: mevcut yasal işlemler. Mühür damgasının, imza ve mührün üzerindeki tüm bilgiler açıkça görülebilecek şekilde yerleştirilmesi tavsiye edilir. Ücretsiz bir yere imzaya dokunmadan bir baskı yerleştirmek mümkündür. Mühürün belge üzerindeki yeri büyük önem taşır, çünkü mühür, belgenin (imza ile birlikte) ek bir kimlik doğrulama yöntemidir. Gerçekten de, mührün damgası, ilk olarak, kolayca okunabilir olmalı ve ikinci olarak, görevlinin imzasını engellememelidir.

Yeni Standart Talimatın 2.6.22. Maddesi şöyle der: “Mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin konumunun sonunu kapsamalıdır”, yani Standart Talimat fiilen 1997'den önce var olan norma geri dönmüştür. Aynı zamanda talimat metninde de açıklama görmek isterim: "Mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin unvanının sonunu kapsamalıdır, ancak görevlinin imzasını içermemelidir." Ne yazık ki, yeni standart talimatta böyle bir açıklama yoktur.

Benzer bilgiler.

Kayıtlı
Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'nda
5 Ağustos 1993
321

onaylıyorum
emriyle
Rusya Federasyonu Hükümeti
24.06.92 K 1118-r tarihli
Komite Başkanı
Hükümet Altındaki Arşivler için
Rusya Federasyonu
R.G.PIKHOYA
6 Temmuz 1992

RUSYA FEDERASYONU BAKANLIKLARINDA VE BÖLÜMLERİNDE BÜRO ÇALIŞMALARI İÇİN STANDART TALİMATLAR

1. Genel Hükümler

1.1. Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve bölümlerinde ofis çalışmaları için standart talimat, 24 Haziran 1992 N 1118-r Rusya Federasyonu Hükümeti'nin emrine uygun olarak Rusya Devlet Arşiv Servisi (Rosarchive) tarafından hazırlandı ve onaylandı. birleşik bir temelde yönetimin belgesel desteğini geliştirmek ve onlarla çalışmak için yönetim belgelerinin ve teknolojisinin bileşimini ve biçimlerini birleştirerek verimliliğini artırmak için<1>.

Standart talimat, yönetim faaliyetlerini belgelemek ve Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve departmanlarındaki belgelerle çalışmayı organize etmek için genel gereksinimleri belirler.

1.2. Bakanlıkların ve dairelerin belgeleri devletin mülkiyetindedir ve onlarla çalışma konuları Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri, Rusya Federasyonu Başkanı'nın düzenlemeleri, Bakanlar Kurulu - Rusya Federasyonu Hükümeti; Rusya Devlet Arşiv Servisi'nin düzenleyici ve metodolojik belgeleri, bakanlıklar ve bölümlerle ilgili düzenlemeler.

1.3. Bakanlıklar ve departmanlar, bağımsız olarak geliştirilen bireysel talimatlar ve bu Model Talimatla çelişmeyen diğer düzenleyici ve metodolojik belgeler temelinde ofis çalışmalarını düzenler ve yürütür.

1.4. Bakanlıkların, departmanların ofis çalışmaları için talimatlar<2>Federal Arşivler ile anlaştıktan sonra liderleri tarafından onaylandı. Koordinasyon, bakanlıklar tarafından yönetim için belgesel destek konularını düzenleyen mevcut mevzuata, düzenleyici ve metodolojik belgelere uyum sağlamak amacıyla yürütülür; Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun ayrılmaz bir parçası olarak birleşik muhasebe ve bakanlık belgelerinin güvenliğinin sağlanması<3>.

1.5. Model Talimatların hükümleri, medyaları ne olursa olsun, hem geleneksel ofis işleri hem de bilgisayar teknolojisi kullanılarak oluşturulan, makine tarafından okunabilen vb. belgelerle çalışmanın organizasyonu için geçerlidir.

Belge bilgilerinin işlenmesi için bilgisayar (otomatik) teknolojileri, ofis çalışma talimatlarının gereksinimlerini karşılamalıdır.

1.6. Belgesel yönetim desteği, birleşik bir ofis çalışması sistemi ile bakanlığın yapısal bölümlerinde uyumun kontrolü, belgelerle çalışma konusunda metodolojik rehberlik ve ofis çalışmalarının temelleri konusunda çalışanların eğitimi Belgesel Yönetim Desteği hizmetine atanır ( servis DOW (Ek 1)<4>.

Büro işlerinin organizasyonu, bakanlıkların yapısal bölümlerindeki belgelerle çalışmak için belirlenmiş kural ve prosedürlere uygunluk sorumluluğu başkanlarına aittir.

Yapısal birimin başkanı, belgelerin zamanında muhasebeleştirilmesini ve geçişini sağlayan, yönetime yürütme durumları hakkında bilgi veren, çalışanları kayıt tutma konusunda düzenleyici ve metodolojik belgelerle tanıştıran kayıt tutmadan sorumlu kişiyi belirler.

Belgelerin, kopyalarının üçüncü taraf kuruluşların çalışanlarına devredilmesine, bakanlığın veya yapısal bölümlerin liderliğinin izni ile izin verilir.

Bir çalışan tatile gittiğinde, bir iş gezisine çıktığında, işten çıkarıldığında veya taşındığında, sahip olduğu belgeler yapısal birim başkanı yönünde başka bir çalışana devredilir.

1.7. Okul öncesi eğitim kurumunun hizmet birimlerinin görevleri, işlevleri, çalışma düzeni hükümlerle düzenlenir.

Büro çalışanlarının hak, görev ve sorumlulukları görev tanımları ile belirlenir.

<1>Yönetim dokümantasyon desteği, işlevlerinin uygulanması sürecinde idari aygıt tarafından kullanılmak üzere çeşitli ortamlarda belgelenmiş bir bilgi tabanının oluşturulması olarak anlaşılır.

<3>Vatandaşlardan gelen gizli belgeler, mektuplar, ifadeler ve şikayetlerle çalışma prosedürü özel talimatlarla düzenlenir.

<4>PEI hizmetinin adı ve yapısı, bakanlığın onaylı yapısı ve PEI hizmetine ilişkin yönetmeliğe (İşlerin Yönetimi, Personelin İşleyiş Dairesi, İdare ve Kontrol Dairesi vb.) uygun olarak belirlenir.

2. Bakanlık belgeleri

2.1. Bakanlığın faaliyetleri, dokümantasyon tabanını oluşturan birbiriyle ilişkili bir yönetim dokümanları sistemi tarafından desteklenmektedir. Dokümantasyon tabanının bileşimi, bakanlığın yetkinliği, sorunları çözme prosedürü (tek kişilik veya kolej), bakanlık ile daha yüksek alt ve üçüncü taraf kuruluşlar arasındaki ilişkinin hacmi ve niteliği ile belirlenir.

2.2. Rusya Federasyonu bakanlıkları ve departmanları aşağıdaki idari belgeleri yayınlar: emirler, talimatlar, talimatlar, kararlar<1>, yetkilerine uygun diğer eylemler<2>.

2.3. Mevcut mevzuata göre, vatandaşların haklarını ve meşru çıkarlarını etkileyen veya bölümler arası nitelikteki normatif bakanlık eylemleri, Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na devlet kaydına tabidir.

2.4. Bilgisayar teknolojisini (CT) etkin bir şekilde kullanmak için, belgeleri işlemek için tek tip kurallar ve ayrıntıları belirlenir, kompozisyon, belge formları ve belgelerle çalışma süreçleri birleştirilir.

Bakanlık, kullanılan belge formlarının sayısını azaltmak için, bu faaliyet alanında çözülmekte olan görevlere uygun olarak oluşturulan ve bilgi taşıyıcısında belirli bir sırada bulunan bir dizi ayrıntıyı temsil eden birleşik belge formları (UFD) geliştirmektedir. .

UFD, "Bakanlığın birleşik belge formları tablosu"na dahil edilmiştir - kullanımına izin verilen belge formlarının bir listesi (Ek 2).

Rapor kartı bakanlık başkanı tarafından onaylanır.

Zaman çizelgesinin bakımı, üzerinde değişiklik yapılması, uygulamanın izlenmesi bakanlığın okul öncesi eğitim kurumu hizmeti tarafından gerçekleştirilir. Birleştirilmiş belge formları Tablosunu sürdürmek için sistemin görevlerinin yaklaşık bileşimi Ek'te (Ek 3) tanımlanmıştır.

<1>Karar, protokolün bir parçası olarak uygulanabilir.

<2>Bölüm düzenlemelerinin hazırlanmasına ilişkin kurallar, 23 Temmuz 1993 N 722 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Bakanlar Kurulu Kararı ile onaylanmıştır.

3. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar

3.1. Yönetim faaliyetlerinin dokümantasyonu

Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, yönetim eylemlerinin yerleşik kurallarına göre kağıt veya diğer ortamlara sabitlenmesinden oluşur, yani. yönetim belgelerinin oluşturulmasında.

Dokümantasyon, doğal dilde (el yazısı, telgraflar, telefon mesajları, teletype mesajları vb. dahil olmak üzere daktiloyla yazılmış belgeler) ve ayrıca bilgisayar teknolojisini kullanırken makine dilinde gerçekleştirilir.

Belgede aşağıdaki zorunlu ayrıntılar bulunmalıdır: bakanlığın adı - belgenin yazarı; belge türü adı<1>veya belgenin birleşik bir şekli, metnin başlığı, tarih, dizin, metin, vize, imza, belgenin düzenlenmesi ve davaya gönderilmesi.

Hazırlık ve uygulama sürecinde, ayrıntılar listesi diğer ayrıntılarla desteklenebilir.<2>, belgenin amacı, işlenmesi vb. Örneğin, devlet kaydına tabi olan departman düzenlemeleri, gerekli "eyalet kayıt numarasına" sahip olmalıdır.

<1>Harflerde belirtilmemiş.

<2>Belgenin ek ayrıntıları şunlardır: yapısal birimin adı - belgenin yazarı; çözüm; onay damgası, bir kopyanın onaylanması üzerindeki bir işaret; fok balığı; harici onay damgası, başvurunun varlığına ilişkin bir işaret; varış noktası; iletişim kurumsal endeksi; posta ve telgraf adresi, abone telgraf numarası, telefon numarası, derleme veya yayın yeri; icracının soyadı ve telefon numarası (mektuplar için zorunludur); kabul işareti; gelen belgenin indeksine ve tarihine referans; verilerin bir makine taşıyıcısına vb. aktarılmasına ilişkin bir işaret.

3.2. Belge formları

Belgeler, kural olarak, formlar üzerinde hazırlanmalı ve belirlenmiş bir dizi gerekli ayrıntıya ve yerlerinin sabit bir düzenine sahip olmalıdır.<1>.

Belge formları kağıt üzerinde A3 (297x420 mm), A4 (210x297 mm), A5 (148x210 mm) biçiminde yapılır.

İki veya daha fazla kuruluş adına oluşturulan belgeler formsuz düzenlenir.

<1>Organizasyonel ve idari belgelerin formlarındaki ayrıntıların yeri GOST 6.38-90 "Birleşik belgeleme sistemleri. Organizasyonel ve idari belgeleme sistemi. Belgelerin yürütülmesi için gereklilikler."

3.3. Belge detaylarının kaydı

3.3.1. Devlet ambleminin görüntüsü

Devlet ambleminin görüntüsü, idari belgelerin (kHK, emir, talimat) ve harflerin en üst alanına yerleştirilir.

3.3.2. Bakanlığın adı - belgenin yazarı

Bakanlığın adı, üzerindeki yönetmeliğe tam olarak uygun olarak belirtilmektedir. Kısaltılmış isim ancak bakanlık yönetmeliğinde resmi olarak belirlenmişse kullanılır. Kısaltılmış ad, tam adından sonra forma yerleştirilir.

3.3.3. Belge türü adı

Belge türünün adı, bakanlığın yetkinliğine, belgelenmiş yönetim eyleminin içeriğine ve birleşik belge formları Tablosuna uygun olmalıdır.

3.3.4. Belge metninin başlığı

Belge metninin başlığı - belgenin içeriğinin bir özeti. Mümkün olduğunca kısa olmalı, metnin anlamını doğru bir şekilde aktarmalıdır.

Başlık, belgenin başlığıyla dilbilgisi açısından tutarlı olmalıdır. Örneğin: bir girişim oluşturmak için bir emir (ne hakkında?); kart (ne?) Sabit kıymetlerin hareketi için muhasebe. A5 belgesindeki metne başlık belirtilmemesine izin verilir. Birleştirilmiş bir form temelinde bir belge derlerken, formun adına dahil edilen başlığın sabit kısmı, içeriğini belirten değişken bilgilerle desteklenir.

3.3.5. Belge tarihi

Belgenin tarihi, imzalandığı tarihtir; bir kolej organı tarafından kabul edilen bir belge için - kabul tarihi; onaylanan belge için - onay tarihi. Belgenin tarihi, belgenin resmi olarak imzalanması veya onaylanması ile eklenir.

Metin veya mevzuatta başka bir tarih belirtilmedikçe, belgeler imzalandıkları (veya onaylandıkları) andan itibaren yürürlüğe girer.

Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na devlet kaydına tabi belgeler, yasal düzenlemelerle belirlenen süreler içinde yürürlüğe girer.<1>

Belgenin imzalanma, onaylanma, onaylanma tarihleri ​​ile metinde yer alan tarihler dijital olarak kaydedilmelidir. Tarih öğeleri, sırayla bir satırda Arap rakamlarıyla verilir: gün, ay, yıl. Örneğin: 03/30/93. Mali nitelikteki bilgileri içeren belge metinlerinde, sözlü-sayısal bir tarih kaydı yöntemi kullanılır: 30 Mart 1993. Metinde bir yasal düzenlemeye veya başka bir belgeye atıfta bulunulduğunda, tarih aşağıdaki gibi düzenlenir: 03.12.93 tarihli mektup ....

<1>21 Ocak 1993 tarihli "Rusya Federasyonu merkezi hükümet organlarının normatif eylemleri hakkında" Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı N 104; Bakanlar Kurulu Kararı - Rusya Federasyonu Hükümeti 13 Nisan 1993 N 307 tarihli "Bölüm normatif eylemlerinin tescili ve yayınlanması hakkında".

Belge indeksi, arama görevlerine dayalı olarak vaka indeksleri (vaka indeksi s. 7.7.), ihraç kodları, muhabir, belgeyi imzalayan yetkili, icracı, devlet sicil numarası vb.

Endeksi oluşturan parçalar ayrılır.

Belgeleri ve bilgileri indekslemek için Bakanlık sınıflandırıcılar geliştirir: belge başlıkları, faaliyet soruları, muhabirler, yapısal alt bölümler, sorumlu uygulayıcılar, mektuplarda yer alan sorular.

Dünya ülkeleri, ürünler, hizmetler, para birimleri vb. kodlamak için uluslararası sınıflandırıcılar kullanılmalıdır.

3.3.7. Belge metni

Bir yönetim belgesinin metni, bir iş dili aracılığıyla ifade edilen yönetim eylemlerinin içeriğidir.

Belgenin metni güvenilir ve gerekçeli bilgiler içermelidir.

Belgenin metni, tutarlı bir metin, bir anket, bir tablo veya bu formların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanır.

Bir belgenin sürekli tutarlı bir metni, yönetim eylemleri hakkında dilbilgisi ve mantıksal olarak tutarlı bilgiler içerir ve kuralların, düzenlemelerin, mektupların, idari belgelerin hazırlanmasında kullanılır.

Anket formu, belirli bir dizi özelliğe göre bir nesne hakkında dijital veya sözlü bilgi sunulurken kullanılır.

Bir tablonun formu, bir dizi özelliğe göre birkaç nesne hakkında dijital veya sözlü bilgi sunulurken kullanılır.

3.3.8. Belge Onayı

Belgenin uygunluğunu, geçerliliğini, mevcut mevzuata ve yasal düzenlemelere uygunluğunu değerlendirmek gerekirse, belge koordine edilir.

Koordinasyon hem bakanlık içinde hem de dışında yapılabilir.

Dahili onay, taslak belgenin bir yetkili tarafından onaylanmasıyla resmileştirilir. Vize, kişisel bir imza, transkript ve görüş tarihini içerir; gerekirse onaylayanın konumu belirtilir.

Taslak belgeye yapılan açıklamalar, karşı görüşler ve eklemeler, onay sırasında "Görüşler eklenmiştir" notu ile gösterilen ayrı bir sayfada belirtilmiştir. Yorumlar belgeyi imzalayan kişiye bildirilmelidir.

Vizeler, bakanlıkta kalan belgelerin nüshalarına, belgenin son sayfasının ön yüzündeki zorunlu "imza"nın altına yapıştırılır. Taslak emirler, talimatlar, kararlar ve diğer işlemler, belgenin son sayfasının arka yüzündeki ilk nüshada onaylanır.

3.3.9. Belge imzası

Bakanlık tarafından üst makamlara gönderilen belgeler, başkan veya yokluğunda vekilleri tarafından imzalanır.

Üçüncü şahıslara gönderilen belgeler<1>bakanlık adına, başkan veya yardımcıları tarafından imzalanır.

Sanayi kuruluşlarına gönderilen belgeler, başkan, yardımcıları ve bakanlığın yapısal bölüm başkanları tarafından yetkilerine göre imzalanır.

Bakanlığın yapısal alt bölümlerinin başkanları tarafından normatif düzenlemelerin imzalanmasına izin verilmez.

İmzanın bileşimi şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı, kişisel imza ve transkript.<2>

Örneğin:

Bakan Yardımcısı imzası I.I. Ivanov

Üniversite organlarının belgeleri, kolej organının toplantı başkanı ve sekreter tarafından imzalanır.

Komisyon tarafından hazırlanan belgeler, onları derleyen kişilerin pozisyonlarını değil, komisyonun oluşumundaki sorumlulukların dağılımını gösterir.

Bir belge birkaç görevli tarafından imzalandığında, imzaları, bulundukları pozisyona karşılık gelen sırayla alt alta yerleştirilir.

Bir belge, eşit konumdaki birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.

Taslak belgede imzası düzenlenen görevli yoksa, belgenin vekili veya vekili tarafından imzalanması gerekir. Bu durumda, belgeyi imzalayan kişinin gerçek konumunu ve soyadını belirtmek gerekir ("oyunculuk", "vekil" düzeltmeleri daktiloyla veya elle yapılır). Belgeleri "for" edatı ile imzalamak veya pozisyonun başlığının önüne eğik çizgi koymak yasaktır.

<1>Bu paragrafta ve takip eden metinde teşkilat, kurumlar, devlet ve diğer teşebbüsler, bankalar ve diğer yapılar için genelleştirilmiş bir isimdir.

<2>Formlarda düzenlenmeyen belgelerde, bakanlığın adı, yapı biriminde gerekli olan "imza" pozisyonun başlığında yer alır.

3.3.10. Belge yürütme işareti

Belgenin yürütülmesine ve davaya gönderilmesine ilişkin bir not şunları içerir: infazı onaylayan bir belge yoksa, yürütme hakkında kısa bilgi veya böyle bir belge varsa, tarih ve numarasına bir referans; "Dosyaya" işareti, belgenin saklanacağı davanın numarası; tarih; yüklenicinin imzası veya belgenin yürütüldüğü yapısal birim başkanı.

3.3.11 Belgenin harici onayı

Belgenin dış onayı uygun damga ile verilir. Onay damgası, belgenin ön yüzündeki imzanın altında bulunur ve "KABUL EDİLDİ" kelimesini, belgenin kararlaştırıldığı kişinin konumunun adını (kuruluşun adı dahil), kişisel imzayı, şifre çözmeyi içerir. imza ve onay tarihi; veya onayı teyit eden belgenin adı, tarihi ve indeksi.

Örneğin:

KABUL

Ulaştırma Bakan Yardımcısı

Rusya Federasyonu

________________

(kişisel imza)

___________________

(baş harfleri, soyadı)

KABUL

Bir toplantı protokolü

________________________________

(üniversite kuruluşunun adı)

KABUL

12/30/93 K 02-15/1247-T

Belgenin içeriği birkaç kuruluşun çıkarlarını etkiliyorsa, onay damgaları ayrı bir "Anlaşma Sayfasında" bulunabilir. Belge, "Sözleşme sayfası ektedir" olarak işaretlenmiştir.

Koordinasyon, belgenin içeriğine bağlı olarak aşağıdaki sırayla gerçekleştirilebilir:

çıkarları belgenin içeriğinden etkilenen bakanlıklarla;

gerekirse, belirli bir alanda (çevre, yangın vb.) devletin üst düzey kontrolünü (denetimini) uygulayan kuruluşlarla, kamu kuruluşlarıyla;

daha yüksek makamlarla - mevzuatın yalnızca bu makamların rızasıyla yönetimsel eylemler gerçekleştirme olasılığını sağladığı durumlarda.

3.3.12. Belge Onayı

Belgeler bakanlık başkanı veya yardımcısı tarafından onaylanır.

Belgelerin onayı, onay mührü yapıştırılarak veya idari belge düzenlenerek (ek talimat ve açıklamaların gerekli olduğu durumlarda) yapılır.

Onay damgaları aşağıdaki gibi düzenlenir:

ONAYLAMAK

Devlet Başkanı

Rusya Federasyonu Komitesi

istatistiklere göre

______________________

(kişisel imza)

______________________

(baş harfleri, soyadı)

ONAYLI

Bakanlık emri

rusya sağlık

Federasyonlar

3.3.13 Belgenin adreslenmesi

Belgeler kuruluşlara, yapısal bölümlerine veya belirli bir yetkiliye yöneliktir.

Bir belgeyi bir kuruluşa veya yapısal birimine bir yetkili belirtmeden hitap ederken, isimleri aday durumda yazılır. Örneğin:

Kültür Bakanlığı

Rusya Federasyonu

Durum Yönetimi

Bir yetkiliye bir belge gönderirken, kuruluşun adı aday davada ve muhatabın konumu ve soyadı - datifte belirtilir.

Örneğin:

Eğitim Bakanlığı

Rusya Federasyonu

Durum Yönetimi

Öncü uzman

Petrov A.I.

Bir belgeyi kuruluşun başkanına gönderirken, adı muhatabın pozisyonu adına dahil edilir.

Örneğin:

CEO'ya

Dernek "Agroprom"

Ivanov I.I.

Bir belgeyi birkaç homojen kuruluşa hitap ederken, adları genelleştirilmiş bir şekilde belirtilmelidir. Örneğin:

Mali departman başkanları

Rus Komitesi'nin organizasyonları

Ticaret federasyonları

Tam posta adresi, belgeyi Posta Kuralları uyarınca bir defalık muhabirlere gönderirken belirtilir.

Örneğin:

"Yeni Dünya" dergisinin editörleri

103806, GSP, Moskova, K-6

Maly Putnikovskiy başına, 1/2

Belge dörtten fazla muhatap içermemelidir: böyle bir belgenin her bir kopyası imzalanmalıdır.

Bir belge dörtten fazla adrese gönderildiğinde, bir posta listesi derlenir ve her belgeye yalnızca bir muhatap eklenir.

Üst makamlara ve daimi muhabirlere gönderilen belgelerde adres yazılmaz; bu durumlarda, önceden basılmış adres zarfları kullanılabilir.

3.3.14. Çözünürlük

Çözünürlük, belgenin yürütülmesi için talimatlar sağlar.

Karar aşağıdaki unsurları içermelidir: icracının adı (yürütücüler), emrin içeriği, icra için son tarih, imza, tarih. Bir emrin birden fazla görevliye verildiği durumlarda, aksi kararlaştırılmadıkça asıl uygulayıcı emirde ilk gösterilen kişidir. Eş yürütücüleri bir araya getirme ve çalışmalarını koordine etme hakkı verilir.

Yürütme için ek talimat gerektirmeyen ve standart yürütme süreleri olan belgelerde karar, icracıyı, kararın yazarının imzasını ve tarihi belirtir.

3.3.15. Belgeye eklerin oluşturulması.

Belgenin metinde adı geçen uygulamaları varsa, bunlar hakkında aşağıdaki biçimde bir işaret yapılır:

Uygulama: 10 l. 3 kopya halinde.

Ekler metinde belirtilmemişse, adlarını, yaprak sayısını ve her birinin kopyalarını listelemek gerekir.

Başvurular: 1. Kadro ... 4 yıldır. 3 kopya halinde.

2. Maliyet tahmini ... 3 litre için. 3 kopya halinde.

Ekler ciltlenmişse, sayfa sayısı belirtilmez.

Birden fazla uygulama varsa, bunlar numaralandırılır.

Başvurular standart sayfalarda düzenlenmeli ve belge için gerekli tüm detaylara sahip olmalıdır.

İdari belgenin sağ üst köşesindeki ekinde, idari belgenin adını, tarihini ve numarasını gösteren bir işaret yapılmalıdır.

Örneğin:

Rusya Federasyonu Demiryolları Bakanlığı'nın emrine ek

3.4. Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri

3.4.1. Rusya Federasyonu'nun taslak yasama işlemleri, Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnameleri ve emirleri, Bakanlar Kurulu'nun kararları ve emirleri - Rusya Federasyonu Hükümeti.

Rusya Federasyonu'nun taslak yasama işlemleri, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Başkan Yardımcısının emirleri, Bakanlar Kurulunun kararları ve emirleri - Rusya Federasyonu Hükümeti bakanlıklar tarafından buna uygun olarak geliştirilmektedir. talimatlarla ve kendi inisiyatifleriyle.<1>

Bakanlıkta, taslak belgelerin hazırlanması, ele alınan konunun yetkileri dahilinde bulunduğu yapısal bölümler tarafından gerçekleştirilir. Taslak belgenin ilk nüshası bakan (departman başkanı), ikinci nüsha - ilgili yapısal bölümlerden sorumlu bakan yardımcısı (departman başkan yardımcısı), yapısal bölümlerin başkanları tarafından onaylanır. projenin koordine edildiği projenin yanı sıra okul öncesi eğitim kurumunun yasal hizmet ve hizmet başkanlarının hazırlanması. İlgili kuruluşlarla onayının bir listesi taslak belgeye eklenmiştir.

<1>Bu belgelerin hazırlanmasına ilişkin genel prosedür, 01.26.91 N 47 tarihli "RSFSR'nin taslak yasama eylemlerini ve RSFSR Hükümetinin kararlarını hazırlama prosedürü hakkında" RSFSR Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenir; Bakanlar Kurulu'nun taslak kararlarının ve emirlerinin hazırlanmasına ilişkin düzenlemeler - Rusya Federasyonu Hükümeti (Bakanlar Kurulu Kararı ile onaylanmıştır - Rusya Federasyonu Hükümeti 28 Ocak 1993 N 74); 05.02.93 N 85rp Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı.

Rusya Federasyonu Yüksek Konseyi, Rusya Federasyonu Başkanı, Bakanlar Kurulu - Rusya Federasyonu Hükümeti talimatlarının yürütülmesine ilişkin ilerleme ve sonuçlara ilişkin raporlar, talimatların verildiği liderler tarafından imzalanır, veya görevlerini yerine getiren kişiler tarafından.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının taslak kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Başkanı Devlet Hukuk Departmanında yasal inceleme ve düzenlemeden geçmelidir.

Taslak yasama işlemleri, normatif nitelikteki Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnameleri ve Bakanlar Kurulu taslak kararları - normatif nitelikteki Rusya Federasyonu Hükümeti, Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı ile koordine edilmelidir. .

Taslak belge, karara duyulan ihtiyacı ve içeriğini doğrulayan bir ön yazı ile üst makamlara gönderilir.

Ön yazının son sayfasının arka yüzünde bakanlığın yapı biriminin adı, sorumlu yürütücünün soyadı ve telefon numarası belirtilir.

Taslak belgeler, bir buçuk satır aralığıyla üç kopya halinde A4 sayfalarına yazdırılır. İlk kopya muhataba gönderilir; ikincisi - okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde kalır; üçüncü - sorumlu uygulayıcıda.

3.4.2. Sipariş

Emir, bakanlığın idari belgesidir.

Taslak emirler, bakanlığın yapısal bölümleri tarafından liderlik adına veya kendi inisiyatifleriyle geliştirilir.

Emrin metni, kural olarak, tespit edici ve idari bölümlerden oluşur.

Tespit edici kısım, öngörülen eylemlerin amaç ve hedeflerini belirler. Bir emrin verilmesinin temeli, bir yasama, diğer yasal işlem veya daha yüksek makamlardan bir emir ise, türü, tarihi, numarası, başlığı tespit kısmında ve doğrudan ilgili kısmının içeriğinde belirtilir. bu bakanlık aktarılıyor.

İdari kısım "SİPARİŞ" kelimesiyle başlar.

Siparişin idari bölümünün paragrafları, öngörülen eylemlerin yerine getirilmesi için icracıları, belirli eylemleri ve son tarihleri ​​gösterir.

Sipariş, daha önce verilmiş siparişleri veya bunların münferit maddelerini tamamlar, iptal eder veya değiştirirse, bu durum sipariş metninde belirtilir.

Emrin idari bölümünün son paragrafı, emrin bir bütün olarak yerine getirilmesi üzerinde kontrol sahibi olan yetkiliyi belirtir.

Taslak emirler, icralarının doğruluğundan sorumlu olan DOW servisi başkanı tarafından imzaya sunulur.

Emir, bakan (departman başkanı) veya onun adına bakan yardımcısı (departman başkan yardımcısı) tarafından imzalanır.

Siparişler, takvim yılı içinde numaralandırılmış seri numaralarıdır.

3.4.3. gösterge

Talimat - Bakanlık ve üst makamların emir, talimat ve diğer eylemlerinin yürütülmesinin organizasyonu ile ilgili konularda, esas olarak bilgi ve metodolojik konularda bakanlık tarafından verilen idari bir belge.

Talimatlar bakan (departman başkanı) veya onun adına bakan yardımcısı (departman başkan yardımcısı), yetkileri dahilinde yapısal bölümlerin başkanları tarafından imzalanır.

Talimatların hazırlanması ve yürütülmesi, siparişlerin hazırlanması ve yerine getirilmesi için belirlenmiş prosedüre uygun olarak gerçekleştirilir.

Talimatın idari kısmı TEKLİF EDERİM (ZORUNLUYUM) kelimesiyle başlar.

Talimatlar, takvim yılı içinde seri numaralarıyla numaralandırılmıştır.

3.4.4. Talimat

Talimat - bakanlığın faaliyetlerinin özel yönlerini düzenleyen kuralları belirleyen bir belge.

Talimat metninin başlığı, gereksinimlerinin uygulandığı konuları veya konuları belirtir.

Talimat metni, içinde paragraflara ve alt paragraflara bölünmüş bölümlerden oluşur.

Talimat metni şu kelimeleri kullanır: "gerekir", "gerekir", "gerekli", "yasaktır", "izin verilmez", vb.

Talimat, yapısal birim başkanı - geliştirici tarafından onaylanır ve bakan (departman başkanı) veya onun adına bakan yardımcısı (departman başkan yardımcısı) tarafından talimatı onaylama emri vererek onaylanır veya onay damgasını iliştirerek (Madde 3.3.12).

3.4.5. Protokol

Protokol - meslek kuruluşlarının toplantılarında, toplantılarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini kaydeden bir belge.

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana. Giriş bölümünde aşağıdaki ayrıntılar doldurulur: başkan; Sekreter; mevcuttu; Gündem. Protokol formunda bu ayrıntılar yazdırılabilir.

Protokolün ana bölümü, gündem maddelerine karşılık gelen bölümlerden oluşmaktadır. Her bölümün metni şemaya göre oluşturulmuştur: DİNLENDİ, KONUŞULDU, KARAR VERİLDİ (KARAR VERİLDİ). Raporların ve konuşmaların ana içeriği protokol metnine yerleştirilmiştir.<1>çözünürlük (karar) tam olarak yazdırılır. Karar metni, emir metninin modeline dayanmaktadır (madde 3.4.2).

Kolej tarafından onaylanan belge tutanağa eklenir.

Protokol toplantı başkanı ve sekreter tarafından imzalanır (Madde 3.3.9.).

Protokoller, takvim yılı içinde seri numaralarıyla numaralandırılmıştır. Ortak toplantıların (toplantıların) tutanakları, bakanlıkların (üniversite organının çalışmalarına katılan kuruluşlar...) tutanaklarının seri numaraları da dahil olmak üzere bileşik numaralara sahip olmalıdır.

<1>Protokolün kısa formu, rapor ve konuşma metinleri protokole eklendiğinde kullanılır.

Üniversite organlarının protokollerini ve kararlarını hazırlama ve yayınlama prosedürü, bu organlara ilişkin yönetmeliklerde veya çalışmalarına ilişkin yönetmeliklerde belirlenir.

3.5. Belgelerin dolaşımı

Dolaşım, büro hizmetiyle anlaşarak sorumlu icracı tarafından belirlenir.

3.6. Dokümantasyon otomasyonu

Belgeleri hazırlamak için otomatik teknolojiler kullanılabilir. Aynı zamanda veri tabanları oluşturulur: muhabirler, belge formları, ekran metinleri ve metin boşlukları, bilgisayar editör programları vb.

Bu tür sistemlerin geliştirme, işletim ve kullanım sırası, otomatik bilgi teknolojileri alanındaki standartlarla belirlenir.

Tipogram - bilgisayar teknolojisi (CT) kullanılarak yapılan bir belge - bu talimatta belirtilen tek tip kurallar temelinde hazırlanır ve daktiloyla yazılmış belgelerle eşit olarak kullanılır.

4. Belge arama motorları

4.1. Belgelerin kaydı

4.1.1. Belgelerin kaydı - üzerine bir kayıt endeksi koyarak bir belgenin bakanlık tarafından oluşturulduğu veya alındığı gerçeğinin düzeltilmesi, ardından belge hakkında gerekli bilgilerin kayıt formlarına kaydedilmesi.

4.1.2. Kayıt, icra ve referans amaçlı kullanım gerektiren tüm belgeler (idari, muhasebe, istatistik, muhasebe, personel vb.) gerek bakanlıkta oluşturulan gerekse diğer kuruluşlardan ve kişilerden gelen tescile tabidir.

Kayıt, hem geleneksel yazılı belgelere hem de BT aracılığıyla oluşturulanlara (daktilolar ve makine tarafından okunabilen belgeler) tabidir.

Kayıtları sırasında elde edilen belgelerle ilgili bilgiler arama motoruna girer.

4.1.3. Belgeler, teknik araçların mevcudiyetine bağlı olarak BT veya daktiloyla yazılmış formlar kullanılarak kaydedilebilir. Kayıt verilerinin ve arama motorlarının bilgi uyumluluğunu sağlamak ve daha sonra sanayi, bölgesel ve diğer bilgi sistemlerinin inşasına geçiş için koşullar yaratmak için yazılım ve donanımın uyumluluğu sağlanır, aşağıdaki zorunlu minimum kayıt ayrıntıları belirlenir: yazar (muhabir) ); belge türünün adı; belge tarihi; belge indeksi, alındı ​​tarihi; gelir endeksi; belge başlığı veya özeti; çözüm; yürütme süresi; bir yürütme işareti, belgenin davaya yönüne ilişkin bir işaret.

4.1.4. Belgelerin niteliğine ve bilgileri kullanma görevlerine bağlı olarak zorunlu kayıt ayrıntılarının bileşimi, diğer ayrıntılarla desteklenebilir: devlet kaydının tarihi ve numarası; belgenin alınması üzerine yüklenicinin alınması; sanatçı hakkında not (mektuplar için gereklidir)<1>belgenin sayfa sayısı, uygulamaların varlığı; ara süreler; yürütme tarihlerinin ertelenmesi; belgenin geçişi üzerindeki işaretler; belgeye yansıyan konunun önemi; performans değerlendirmesi; belge saklama süresi vb.

4.1.5. Belgelerin bakanlığa bir kez kaydedilmesi uygundur: gelen belgeler - alındığı gün, oluşturulan belgeler - onay veya imza gününde.

Belgelerin kaydı, belge türünün adına, yazarına ve belgelerin içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir. Örneğin, devlet belgeleri, ana faaliyet başkanının emirleri, personel emirleri, kolej kararları, malzeme ve teknik tedarik başvuruları vb. Ayrı ayrı kaydedilir.

Gelen ve oluşturulan belgelerin kaydı, esas olarak belgelerin oluşturulduğu ve yürütüldüğü yerlerde merkezi olmayan bir şekilde gerçekleştirilir.<2>Örneğin, tedarik belgeleri - tedarik departmanında (bölüm), kolejin protokolleri ve kararları (kararnameleri), bakanlık başkanı tarafından imzalanan temel faaliyetlere ilişkin idari belgeler, yüksek kuruluşlardan alınan veya kendilerine gönderilen belgeler - belgede Yönetim servisi.

<1>Sanatçının adını, ofis telefon numarasını içerir ve bunu belgenin son sayfasının önüne veya boşluk olmaması durumunda arkasına yerleştirir.

<2>Bazı durumlarda, sınırlı bir belge akışı hacmi ve bakanlığın departmanlarının kompakt bir düzenlemesi ile, belgelerin merkezi olarak kaydedilmesi mümkündür.

Mektuplar, muhatabına bağlı olarak okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde veya bakanlığın yapısal bölümlerinde kayıtlıdır.

Belgenin kayıt yeri, ofis çalışması talimatlarında belirlenir.

Belgeler kartlara (Ek 4) veya makine ortamına kaydedilir.

4.1.6. Belgelerin otomatik kaydı, otomatik işyerlerinde veya otomatik bilgi işlem noktalarında belgelerin kayıt yerlerinde merkezi olmayan bir şekilde gerçekleştirilir. Giriş, yerleşik bir dizi zorunlu ayrıntı, tek bir dizin yapısı kullanılarak doğrudan belgeden yapılır. Makine ortamındaki kayıt, bilgileri güvence altına almak ve belgeyi başkasına aktarırken yeniden kaydı önlemek için kayıt yerinde yardımcı bir referans dosyası olarak kullanılan kartın daktilosunda ("basılı kopya") çoğaltılır. diğer yapısal bölümler.

Otomatik kayıt ile, bir kayıt veri bankası (ve bir ağ varsa, Merkezi Kayıt Veri Bankası) oluşturulur ve dokümanların kaydedilmesi, aranması, yürütülmesinin izlenmesi, depolama ve imha için dokümanların seçilmesi, bilgi dizisinin analiz edilmesi sırasında etkin kullanımı organize edilir. , performans aktivitelerinin analizi vb. ( 5.3.2.).

Otomatik veri bankaları, bilgileri ekranda göstererek ve makinogramlar yaparak idari aparatın çalışanlarına tüm belgeler ve konumları hakkında bilgi sağlar. Arama operasyonlarının kısmi otomasyonu ile, geleneksel ve otomatik kayıt ve arama sistemlerinin uyumluluğuna dikkat edilmelidir.

Bilgi arama, otomatikleştirilmiş iş istasyonlarında veya otomatik bilgi işleme noktalarında merkezi olarak gerçekleştirilir. Kullanıcı, tüm veya birkaç kayıt detayı ve belgenin o anki konumunun tam adresi hakkında bilgi alabilmelidir.

4.2. Arama motoru oluşturma

4.2.1. Arama sistemleri (geleneksel kart ve otomatik), kayıt kartları veya kayıt veri bankaları (otomatik arama sistemlerinde) temelinde oluşturulur. Davaların araştırılması, dosyalanmış davaların isimlendirilmesine göre de yapılabilir (bölüm 7).

4.2.2. Geleneksel kart kaydı ile, aşağıdaki kart dizinlerini oluşturabilen gerekli sayıda kart kopyası yazdırılır: arama görevlerine bağlı olarak referans, kontrol, kodlama, vatandaşların harflerine göre, alfabetik ve diğerleri.

Otomatik kayıt ile, gerekli ayrıntıların her biri veya bunların kombinasyonu için arama yapılır.

4.2.3. Belgeler saklanmak üzere bakanlığın merkez arşivine aktarılırken arama motorlarına da aktarılıyor.

Otomatik bir arama sistemi ile, operasyonel saklama süreleri sona eren belgelere ilişkin bilgiler, kayıt veri bankasından çekilir, yazdırılır ve daha sonra devlet depolamasına tabi olan ve daha sonra transfer edilmeyen belgeler için kayıt blokları ayrı ayrı arşive aktarılır. Geleneksel kart kaydı ile, tam olarak tamamlanmış ayrıntılara sahip bir kart dosyası aktarılır.

4.2.4. Arama motorları, bakanlık çalışanları, vatandaşlar, devlet kurumları ve kamu kuruluşlarına sınırlı erişim olarak sınıflandırılmayan bilgilere erişim sağlamalıdır. Vatandaşlar, yasalara uygun olarak, kendileri hakkındaki bilgilere erişme, bilgileri netleştirme ve toplamanın amacını bilme hakkına sahiptir.

Bölüm belgelerine erişim prosedürü, kuruluşların ve vatandaşların dikkatine sunulmalıdır.

4.3. İş akışı hacmini sayma

4.3.1. İş akışı hacmi, seçilen bir süre (yıl, ay) için bakanlık tarafından alınan ve oluşturulan belge sayısı olarak anlaşılmaktadır.

Belge akış hacminin göstergeleri, belgelerle çalışma süreçlerinin teknolojik ekipmanını belirlemek ve yönetim faaliyetlerinin çeşitli yönlerini analiz etmek için kullanılır. Birleşik belge formları Tablosunu hazırlarken, iş akışı hacminin hesaplanması ve analizi zorunludur.

Belge akışının hacmi için muhasebe sonuçları, belge yönetimi hizmeti tarafından özetlenir ve belgelerle çalışmayı iyileştirmek için önlemler geliştirmek üzere bakanlığın liderliğine sunulur.

4.3.2. Belge sayısı, kayıt yerlerindeki kayıt formlarına göre sayılır.

Hesaplama birimi, baskı ve çoğaltma sırasında oluşturulan kopyalar hariç, belgenin kendisidir.

Çoğaltılan nüshalar daktilo ve fotokopi bürolarında iş yevmiyelerine göre ayrı sayılır. Kağıt tüketimini ve belgelerin işlenmesi için harcanan süreyi belirlerler.

Makine çizelgeleri, kayıt yerinde genel olarak sayılır.

Gelen evraklar ile bakanlıkta oluşturulan evraklar ayrı ayrı sayılır.

4.3.3. Belge dolaşım hacminin belge gruplarına göre hesaplanması tavsiye edilir: idari, istatistiksel, yazışmalar, vatandaşlardan gelen mektuplar, finansal, sözleşmeli vb.

Belge akışının hesaplanması bakanlık için ayrı bir birim için yapılabilir.

Nihai sayım verileri tablo şeklinde sunulur. Her grup için belge sayısı ve ayrı ayrı dolaşımları dikkate alınır; rakamlar eğik çizgiyle veya ayrı sütunlarda yazılır.

İş, DOW hizmetinin özel olarak görevlendirilmiş bir grup çalışanı tarafından yürütülür.

5. Belge yürütme kontrolü

5.1. Yürütme denetimi görevleri

Kontrolün amacı, belgelerde kayıtlı talimatların zamanında ve kaliteli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Kayıtlı tüm belgeler kontrole tabidir.

Kontrol yöneticiler, okul öncesi eğitim kurumunun hizmeti ve sorumlu uygulayıcılar tarafından gerçekleştirilir. Örgütsel ve idari belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol, bakanlık bölümünün belgesel destek hizmetinin kontrol grubu tarafından gerçekleştirilir. Diğer dokümantasyon sistemlerinin (planlama, tedarik, finans vb.) dokümanlarının yürütülmesi üzerindeki kontrol, yönetimin dokümantasyon desteğinden sorumlu ilgili yapısal bölümlerdeki başkanlar adına gerçekleştirilir.

5.2. Belgelerin yürütülmesi şartları

5.2.1. Belgelerin yürütülmesi için son tarihler, belgenin imzalandığı (onaylandığı) tarihten ve diğer kuruluşlardan alınanların alındığı tarihten itibaren takvim günleri olarak hesaplanır.

Belgelerin yürütülmesi için son tarihler, belgeyi gönderen kuruluş tarafından belirlenen son tarihe veya kanunla belirlenen son tarihlere göre başkan tarafından belirlenir.

Son yürütme tarihi, belgenin metninde veya başkanın kararında belirtilir.

İcra için son tarih değişikliği, bu son tarihi belirleyen kişi tarafından yapılır. Değişiklik belgelenir - yeni bir son tarih, değişiklik tarihi ve bir imza eklenir. Kayıt formlarında değişiklikler yapılır - kayıt kartı veya kayıt veri bankası. Yalnızca daha yüksek makamlar veya bakanlık (kuruluş) - belgenin yazarı - belgelerin yürütülmesini askıya alma ve iptal etme hakkına sahiptir.

5.2.2. Belge, görevlerin, taleplerin, sonuçların ilgili kuruluşlara ve bireylere iletilmesinden veya diğer belgelenmiş yürütme onayından sonra tamamlanmış ve kontrolden çıkarılmış olarak kabul edilir.

Belgede ve kayıt formlarında, bir icra işareti (madde 3.3.10 .; 4.1.3), icrayı onaylayan kişinin imzası (sorumlu icracı), tarih iliştirilir.

5.3. Yürütme kontrolünün organizasyonu

5.3.1. Yürütme kontrolü, kayıt verileri temelinde oluşturulur: kayıt dosya dolapları veya kayıt verilerinin otomatik veritabanları. Kontrol kartlarının özel formlarının tanıtılması önerilmez.

Kontrol dosyası, belgelerin yürütülmesi için son tarihlere göre, uygulayıcılar, belge grupları (bakanlığın emirleri, kolej kararları vb.)

5.3.2. Yürütmenin ilerlemesinin kontrol edilmesi, sürelerin sona ermesinden önce (ön kontrol) aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir: sonraki yılların görevleri - yılda en az bir kez; cari yılın sonraki ayları için atamalar - ayda en az bir kez; cari ayın görevleri - her on günde bir ve son tarihten beş gün önce.

Belgenin icra için bir alt kuruluşa gönderilmesi ve ardından değerlendirmenin sonuçları hakkında bilgi verilmesi durumunda, kayıt kartının iki nüshası belge ile birlikte gönderilir. İcradan sonra, icra tarihini ve içeriğini gösteren kartın bir kopyası iade edilir.

Belge yönetimi hizmeti, belgelerin yürütülmesinin ilerlemesi ve sonuçları hakkında ayda en az bir kez verileri dikkate alır ve özetler. Performans disiplininin durumuna ilişkin sertifikalar, okul öncesi eğitim kurumunun ve yapısal bölüm başkanlarının hizmetine aktarılır (Ek 5).

5.3.3. Yürütmenin otomatik kontrolü, otomatik kayıt veritabanına dayanır ve icracılara ve kontrol hizmetine her türlü belgenin, talimatın ve görevlerin yürütülme durumu ve ayrıca hazırlık ve yürütme zamanlamasının ön kontrolü hakkında hızlı bilgi sağlar. belgeler, performans disiplininin analizi.

Kontrol eylemleri, kontrol hizmetlerinde ve otomatik iş istasyonları veya otomatik bilgi işlem noktaları kullanılarak belgelerin kaydedildiği yerlerde gerçekleştirilir. Göstericilere performans için son tarihler hakkında hatırlatmalar, performans durumunun özetleri, erteleme, performansın tamamlanması vb. ile ilgili bilgiler ekranda görüntülenir; Daktilo yazısının postalanmasına yalnızca yapısal alt bölümlerde uygun teknik araçlar yoksa izin verilir.

Kayıt veri bankasında gerekli tüm verilerin yürütülmesi ve kaydedilmesi tamamlandıktan sonra, belgelerle aynı anda saklanmak üzere departman arşivine aktarılmak üzere bir referans kopya dizisinde kullanılan tam olarak tamamlanmış bir kartın tipogramı yapılır.

6. Yürütücülerin belgelerle çalışması

6.1. Bakanlığın yapısal alt bölümlerinin başkanları, belgelerin hızlı bir şekilde değerlendirilmesini, alındığı gün uygulayıcılara teslim edilmesini, konuların esasına ilişkin belgelerin kaliteli bir şekilde yürütülmesini kontrol eder.

6.2. Belgeleri gözden geçirirken, bölüm başkanı acil olarak yürütülmesi gereken belgeleri belirler. Onay için gönderilen belgeler öncelikle değerlendirilir.

Yüklenici, belgeleri, yapısal birim başkanının talimatlarına uygun olarak, tescil gününde veya ertesi gün alır.

Acil belgeler hemen gönderilir.

Belgenin çoğaltılması gerekiyorsa veya başka gecikmeler varsa, kayıt kartı icra memuruna teslim edilir veya başka bir bilgilendirme şekli kullanılır.

6.3. Belgenin yürütülmesi şunları içerir: gerekli bilgilerin toplanması ve işlenmesi, bir taslak belgenin hazırlanması, yürütülmesi, onaylanması, bakanlığın liderliği veya yapısal bölüm başkanları tarafından imzaya (onay) sunulması, muhataba gönderilmeye hazırlık .

Yüklenici, belgenin gerekli sayıda kopyasını belirler, belgeyi çoğaltma için aktarır. Dörtten fazla adrese gönderilen bir belge için yüklenici bir posta listesi hazırlar (s.3.3.13).

6.4. Yüklenici, ek belgeleri derlemeden sorunları hızlı bir şekilde çözerken, belgenin alındığı tarihte (belgenin bakanlığa ulaşması ile yükleniciye teslimi arasında bir zaman aralığı varsa), teslim tarihlerini not eder: ara yürütme (bilgi talebi, telefon görüşmeleri vb.), nihai yürütmenin tarihi ve sonuçları.

Tüm işaretler metin içermeyen yerlere yerleştirilir.

6.5. Sorumlu bir uygulayıcı varsa, diğer tüm uygulayıcılar, bilgilerin zamanında ve kaliteli bir şekilde analiz edilmesinden ve gerekli malzemelerin (taslak belgeler, sertifikalar, bilgiler vb.) o.

Sorumlu uygulayıcı, belgenin hazırlanmasında kullanılan bilgilerin eksiksizliğinden ve güvenilirliğinden kişisel olarak sorumludur.

6.6. Evrak işleri sırasında, yürütücü belge standartlarını, birleşik belge formları Tablosunu (bakanlıkta kullanılmasına izin verilir), yapısal bölünme vakalarının isimlendirmesini, bilgisayar ve organizasyon teknolojisini kullanır.

6.7. Göstericilere, gerekli bilgileri elde etmek için bakanlığın otomatik veri bankalarına ve geleneksel belge dizilerine, yasama eylemlerine, Başkanlık yasalarına, hükümete, bakanlık yasalarına, referans ve bilgi fonlarına ve kütüphanelere erişim sağlanmalıdır.

7. Vakaların isimlendirilmesinin hazırlanması

7.1. Vakaların isimlendirilmesi - bakanlıkta dosyalanan davaların, saklama şartlarını gösteren, öngörülen şekilde hazırlanmış sistematik bir başlık (isim) listesi.

Davaların isimlendirilmesi, yürütülen belgeleri davalar halinde gruplandırmak, davaları sistematikleştirmek ve muhasebeleştirmek, saklama şartlarını belirlemek için tasarlanmıştır. Vakaların isimlendirilmesi, bir bilgi erişim sisteminin oluşturulmasında kullanılır ve kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının envanterinin derlenmesi için temel oluşturur; bakanlığın merkezi arşivinde, geçici (10 yıla kadar dahil) depolama vakalarını kaydetmek için kullanılır.

7.2. Bakanlığın işlerinin isimlendirilmesi, okul öncesi eğitim kurumunun hizmeti tarafından, bakanlığın merkezi arşivinin metodolojik yardımı ile yapısal birim vakalarının isimlendirilmesi temelinde derlenir (Ek 6).

Daha önce bakanlığın merkezi bilirkişi komisyonu (MSK) ile kararlaştırılan bakanlık davalarının isimlendirilmesi, belgelerin devlet depolaması için aktarıldığı devlet arşivinin uzman doğrulama komisyonu (EPC) ile kararlaştırılır ve bakanlık tarafından onaylanır. bakanlık başkanı (Ek 7).

7.3. Vakaların isimlendirilmesi yapılırken, bakanlık ve yapısal bölümleri, personel, çalışma planları ve raporları, saklama sürelerini gösteren belge listeleri, bakanlığın geçmiş yıllara ait davalarının isimlendirmeleri ile ilgili yönetmeliklere rehberlik edilmelidir. Bakanlık faaliyetlerinde oluşturulan belgeler, türleri ve kompozisyonu incelenir.

7.4. Davaların isimlendirilmesi, referans ve kontrol dosyaları, kişisel dosyalar dahil olmak üzere bakanlığın çalışmalarının belgelenmiş tüm alanlarını yansıtan dava başlıklarını içerir.<1>, bilgisayar merkezinin faaliyetlerinde oluşturulan belgeler.

7.5. Bakanlığın işlerin isimlendirilmesindeki bölümlerin adları, yapısal bölümlerin adlarıdır; bölümler onaylı yapıya uygun olarak düzenlenmiştir. Vaka isimlendirmesinin ilk bölümü, DOW hizmeti vakalarının başlıklarını içerir.

7.6. Bakanlığın iş isimlendirmesinin onaylanmasından sonra, yapısal alt bölümler, çalışmalarında kullanılmak üzere ilgili bölümlerinden alıntılar alır.

<1>Kişisel dosyalar, davaların isimlendirilmesinde ortak bir başlık ve tek bir indeks altında yer almaktadır.

7.7. Bakanlığın işlerinin isimlendirilmesinin sütunları, yapısal bölümleri aşağıdaki gibi doldurulur.

Vaka isimlendirmesinin 1. sütununda, isimlendirmeye dahil edilen her vakanın indeksleri yazılır. Vaka indeksi, bakanlıkta kurulan yapı biriminin dijital tanımı ve yapı birimi içindeki isimlendirmeye göre dava başlığının seri numarasından oluşur. Vaka dizinleri Arap rakamlarıyla gösterilir. Örneğin: 12-05, burada 12, yapısal birimin tanımıdır, 05, isimlendirmeye göre kasa başlığının seri numarasıdır.

Dava isimlendirmesinin 2. sütunu dava başlıklarını (ciltler, kısımlar) içerir.

Davaların isimlendirilmesinin bölümleri ve alt bölümleri içindeki dava başlıklarının sırası, davaları oluşturan belgelerin önem derecesine ve ilişkilerine göre belirlenir. Başında idari belgeleri içeren davaların başlıkları yer almaktadır.

Davanın başlığı, genelleştirilmiş bir biçimde, davanın belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini açıkça yansıtmalıdır.

Davanın başlığında spesifik olmayan ifadelerin ("çeşitli materyaller", "genel yazışmalar" vb.) yanı sıra tanıtıcı kelimeler ve karmaşık ifadeler kullanılmasına izin verilmez.

Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirlenebilir.

Davanın başlığı, aşağıdaki sırayla düzenlenmiş unsurlardan oluşur:

dava türünün adı (yazışma, yönetim kurulu toplantıları için belgeler vb.) veya belge türleri (tutanak, emir vb.);

bakanlığın veya yapısal birimin adı;

Başlık aşağıdaki unsurlarla desteklenebilir:

belgelerin gönderileceği veya belgelerin alınacağı kuruluşun adı (belgenin muhatabı veya muhabiri);

dava belgelerinin içeriğinin ilgili olduğu bölgenin adı;

davanın belgelerinin ilgili olduğu tarihler (kronolojik çerçeve);

davanın belgelerinin kopya sayısının bir göstergesi (eğer davada kopyalar dosyalanmışsa), vb.

Vakaların isimlendirilmesinin 3. sütunu, takvim yılının sonunda doldurulur.

Sütun 4, davanın saklama süresini, listeye göre makalelerin sayısını ve yokluğunda, davaların tipik veya yaklaşık isimlendirmesine veya Federal Arşivler ile kararlaştırılan saklama süresine göre gösterir.

Sütun 5 "Not", davaların saklama sürelerinin belirlenmesinde kullanılan belge listelerinin adlarını gösterir, davaların açılmasında, transfer davalarında, davaların imha için tahsisinde, oluşumdan sorumlu kişiler üzerinde işaretler yapılır. davaların devamı için başka bir bakanlığa devredilmesi vb.

7.8. Bakanlığın bilgisayar teknolojisi varsa, bakanlığın onaylı iş terminolojisi girilir ve bakımını, düzeltilmesini ve gerekirse işlenmesini kolaylaştırmak için bilgisayar belleğine kaydedilir.

8. Vakaların oluşumu

8.1. Davaların oluşumu - yürütülen belgelerin davaların isimlendirilmesine göre davalar halinde gruplandırılması.

Bakanlıklardaki işler, merkezi olmayan bir şekilde oluşturulur, yani. yapısal bölümlerde<1>.

Vakaların oluşumu, ofis işlerinden sorumlu kişiler tarafından gerçekleştirilir.

Bakanlıkta vakaların doğru oluşumu üzerindeki kontrol DOW servisi tarafından gerçekleştirilir.

8.2. Davaları oluştururken, aşağıdaki genel kurallara uymak gerekir: davaya, isimlendirmeye göre dava başlıklarına uygun olarak yalnızca yürütülen, doğru şekilde yürütülen belgeleri koyun; bir sorunun çözümüyle ilgili tüm belgeleri bir araya getirmek; transfer davaları hariç, bir takvim yılının belgelerini bir dosyada gruplandırmak; kalıcı saklama ve geçici saklama sürelerine ilişkin belgeleri ayrı ayrı dosyalar halinde gruplandırın; dosyalara genel olarak daktilo metinleri yerleştirmek için. İade edilecek belgeler, fazladan nüshalar, taslaklar dosyaya konulmamalı; Kutu 250 sayfayı geçmemelidir.

8.3. Vakadaki belgeler kronolojik, soru-mantıksal sıra veya bunların bir kombinasyonu şeklinde düzenlenir.

İdari belgeler, ilgili uygulamalarla tür ve kronolojiye göre vakalar halinde gruplandırılmıştır.

<1>Bazı durumlarda, sınırlı belge akışı ve bakanlığın bölümlerinin kompakt bir düzenlemesi ile, okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde vakaların merkezi olarak oluşturulması mümkündür.

Yönetmelikler, idari belgeler tarafından onaylanan talimatlar ekleri olup, belirtilen belgelerle birlikte gruplandırılmıştır. Bağımsız bir belge olarak onaylanırlarsa, bağımsız durumlar halinde gruplandırılırlar.

Temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişlerinden ayrı olarak gruplandırılmıştır.

Vakadaki protokoller sayılara göre kronolojik sıraya göre düzenlenmiştir. Ayrı vakalar halinde gruplandırılmış protokollere ait belgeler, protokollerin numaralarına göre sistematize edilir.

Onaylanan planlar, raporlar, tahminler, limitler, başlık listeleri ve diğer belgeler projelerden ayrı olarak gruplandırılır.

Kişisel dosyalardaki belgeler alındıkları gibi düzenlenir.

İşçilerin ve çalışanların kişisel hesapları ayrı vakalar halinde gruplandırılmıştır ve içlerinde soyadı, adı ve soyadına göre katı alfabetik sıraya göre düzenlenmiştir.

Yazışmalar, kural olarak, bir takvim yılı için gruplandırılır ve kronolojik sıraya göre sistematize edilir; Yanıt belgesi, talep belgesinin arkasına yerleştirilir. Bir önceki yılda başlayan belirli bir konuda yazışmaları sürdürürken, belgeler bir önceki yılın dava indeksini gösteren cari yılın dosyasına dahil edilir.

9. Belgelerin Değerinin İncelenmesi

9.1. Belgelerin değerinin incelenmesi - devlet saklama için onları seçmek ve saklama sürelerini oluşturmak için belgelerin değerinin belirlenmesi.

9.2. Bakanlıktaki belgelerin değerinin incelenmesi gerçekleştirilir: davaların isimlendirilmesini derlerken; davaları oluştururken ve davalara belgelerin atfedilmesinin doğruluğunu kontrol ederken; sonraki depolama için davaları hazırlarken.

9.3. Belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek için bakanlıkta daimi bir merkezi uzman komisyonu (MSK) oluşturuluyor.

Belgelerin değerinin incelenmesi, ilgili uzmanların katılımıyla bakanlığın yapısal bölümlerinde yıllık olarak gerçekleştirilir. Nihai karar bakanlığın MSK'sı tarafından verilir.

Bakanlığın merkez bilirkişi komisyonunun görev ve hakları ile çalışmalarının organizasyonu, başkan tarafından onaylanan yönetmelikle belirlenir.

9.4. Kalıcı saklama için belgelerin seçimi, saklama şartlarını gösteren belge listeleri ve davalara bakılarak bakanlığın davalarının isimlendirilmesi temelinde gerçekleştirilir. Kalıcı saklama hallerinde, belgelerin mükerrer nüshaları, müsveddeler, belgelerin biçimlendirilmemiş nüshaları ve geçici saklama süreleri olan konu ile ilgili olmayan belgeler müsadere edilir.

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumlarının envanterleri ile imha için davaların tahsisine ilişkin eylemler derlenir (Ek 8).

10. Vakaların kaydı

10.1. Bakanlığın işleri, kuruluşunda ve yıl sonunda tescile tabidir. Dosyaların kaydı, teknik işlemleriyle ilgili bir dizi çalışmayı içerir ve metodolojik yardımla ve bakanlığın merkezi arşivinin kontrolü altında ilgili yapısal birimlerin çalışanları tarafından gerçekleştirilir.

10.2. Saklama koşullarına bağlı olarak, davaların tam veya kısmi kaydı yapılır.

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumları tam kayda tabidir. Tam vaka şunları içerir:

davanın dosyalanması veya bağlanması; durumda sayfaların numaralandırılması; davanın belgelendirme yazısını hazırlamak (Ek 9);

gerekirse dava belgelerinin dahili envanterini hazırlamak (Ek 10); davanın kapak detaylarında gerekli açıklamaların yapılması (kuruluş adının açıklanması, davanın indeksi ve başlığı, davanın tarihi vb.).

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama davaları kısmi kayda tabidir: davalar klasörlerde saklanabilir, davadaki belgeleri yeniden sistemleştirmeyin, davanın sayfalarını numaralandırmayın, sertifika yazıtları hazırlamayın.

Kasada yer alan belgelerin güvenliğini sağlamak ve düzenini sağlamak için, tasdik kütük levhaları ve iç envanter hariç tüm levhaları, sağ üst köşede brüt numara ile Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. basit bir grafik kalem veya numaralandırma makinesi ile belgenin metnine dokunmak.

10.3. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının kapsamı, oluşturulan forma göre hazırlanır (Ek 11).

Yıl sonunda, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama davalarının kapaklarındaki yazıtlarda açıklamalar yapılır: kapaktaki dava başlıklarının dosyalanan belgelerin içeriğine uygunluğu kontrol edilir, eğer varsa gerekliyse, vaka başlığına ek bilgiler girilir (sipariş sayıları, protokoller, raporlama türleri ve biçimleri yazılır vb.).

11. Vaka envanterlerinin derlenmesi

11.1. Tamamlanmış kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve değer incelemesini geçen personel için bu gerekliliklere göre hazırlanan envanterler yıllık olarak derlenir (Ek 12). Geçici (10 yıla kadar) depolama durumları için stoklar derlenmez.

Stoklar, kalıcı saklama durumları için ayrı olarak derlenir; geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları; personel konuları; özel belgelere sahip davalar (konularla ilgili bilimsel raporlar, mahkeme ve soruşturma davaları, rasyonelleştirme önerileri vb.).

11.2. Bakanlıkta, her yapısal birimde, kalıcı depolama için dosya envanterleri, merkezi arşivin doğrudan metodolojik rehberliği altında yıllık olarak derlenir. Bu envanterlere göre belgeler merkez arşive teslim edilir. Yapısal alt birimler tarafından hazırlanan envanterler, bakanlığın merkezi arşiv tarafından hazırlanan ve buna göre devlet depolaması için dosyaları sunduğu konsolide envanterinin hazırlanmasına temel teşkil eder.

11.3. Bir dava envanteri derlerken, aşağıdaki gerekliliklere uyulur: davaların başlıkları, davaların isimlendirilmesine dayalı olarak kabul edilen sistematizasyon şemasına göre envantere girilir; her dosya envantere bağımsız bir seri numarası ile girilir (eğer dosya birkaç cilt veya kısımdan oluşuyorsa, her cilt veya kısım envantere bağımsız bir numara ile girilir); envanterdeki davaların numaralandırma sırası - birkaç yıl boyunca brüt; yapısal bölümlerin envanterlerine numara atama prosedürü, merkezi arşiv ile mutabakata varılarak belirlenir; envanter sütunları, kasanın kapağında yer alan bilgilere tam olarak uygun olarak doldurulur; Envantere aynı başlıktaki olgular üst üste girildiğinde, ilk olgunun adı tam olarak yazılır ve diğer homojen olan tüm durumlar "Aynı" ifadesi ile belirtilirken, olgulara ilişkin diğer bilgiler de girilir. tam envanter (envanterin her yeni sayfasında, başlık tam olarak çoğaltılır); "Notlar" envanterinin sütunu, davaların kabulünü, fiziksel durumlarının özelliklerini, davaların gerekli kanuna göre diğer yapısal birimlere transferini, kopyaların mevcudiyetini vb. belirtmek için kullanılır.

11.4. Vakaların envanterleri, oluşturulan forma göre üç nüsha olarak derlenir.

12. Belgelerin ve davaların operasyonel olarak saklanması

12.1. Dosyalar, kuruluş anından Bakanlık merkez arşivine intikal edene kadar oluşturuldukları yerde saklanır.

Belge ve dosyaların güvenliğinden yapısal bölüm başkanları ve ofis işlerinden sorumlu çalışanlar sorumludur.

Kasalar, çalışma odalarında ve bu amaç için özel olarak belirlenmiş odalarda, güvenliklerini tam olarak sağlayan, belgeleri tozdan ve güneş ışığına maruz kalmaktan koruyan kilitlenebilir dolaplarda bulunur. Belge arama verimliliğini artırmak için davalar, davaların isimlendirmesine göre düzenlenir. Vakaların isimlendirilmesi veya ondan bir alıntı, kabinin içine yerleştirilir.

Dava kapaklarının sırtlarında, dava isimlendirmesine göre indeksler belirtilmiştir.

Yapısal alt bölümlerde kullanılan makinogramlar dosya haline getirilir ve ortak bir temelde saklanır.

12.2. Vakaların diğer departmanlara veya üçüncü taraf kuruluşlara verilmesi yönetimin izni ile gerçekleştirilir. Verilen dava için bir kart verilir - bir vekil davası. Davalar, kanunlara göre üçüncü taraf kuruluşlara verilir.

İstisnai durumlarda, kalıcı depolama dosyalarından belgelerin geri çekilmesine izin verilir ve belgenin onaylı bir kopyasının dosyada zorunlu olarak bırakılması ve asıl belgenin verilme nedenlerine ilişkin bir eylem ile başkanının izni ile gerçekleştirilir.

13. Arşiv depolaması için dosyaların aktarımı

13.1. Bakanlığın faaliyetlerinde oluşturulan ve oluşturulan, tarihi, bilimsel, sosyal, ekonomik, politik, sanatsal veya diğer kültürel öneme sahip belgeler, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bir parçasıdır ve departman bağlantısı, menşe zamanı, depolaması ne olursa olsun, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bir parçasıdır. konum, teknoloji ve bilgileri sabitleme yöntemi, devlet deposuna aktarılmaya tabidir.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve pratik öneme sahip geçici (10 yıldan fazla) bir saklama süresinin belgelerinin yanı sıra personel, bunların muhasebesi, kullanımı, seçimi ve devlet deposuna transfer için hazırlanmasına ilişkin belgelerin saklanması için, Bakanlık merkezi bir arşiv oluşturur.

13.2. Pratik faaliyetlerinde, bakanlığın merkezi arşivi, Rusya Federasyonu mevzuatı, bakanlığın emir ve talimatları, Federal Arşivlerin düzenleyici ve metodolojik belgeleri, Rusya Federasyonu Devlet Arşiv Servisi'nin diğer kuruluşları, yönetmelikler tarafından yönlendirilir. bakanlığın merkez arşivinde.

13.3. Bakanlığın merkez arşivi, merkez ofis, kuruluşlar - bakanlığın öncülleri ve gerekirse kuruluşlar listesine göre diğer kuruluşlar - bakanlık başkanı tarafından onaylanan arşiv edinme kaynakları belgelerini saklar.

13.4. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel kayıt dosyaları merkezi arşive aktarılır. Transferleri sadece açıklamalarla yapılır.

13.5. Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları, kural olarak, merkezi arşive aktarılamaz; yapısal alt bölümlerde depolanır ve depolama süresinin bitiminden sonra öngörülen şekilde imhaya tabi tutulur.

13.6. Vakaların merkezi arşive devri, arşiv tarafından hazırlanan, yapısal bölüm başkanları ile kararlaştırılan ve okul öncesi eğitim kurumu başkanı tarafından onaylanan programa göre gerçekleştirilir.

Her vaka, yapısal birimin bir çalışanının huzurunda merkezi arşiv başkanı tarafından kabul edilir. Aynı zamanda, envanterin her iki nüshasında, içerdiği her davaya karşı davanın varlığına dair bir not yapılır. Envanterin her nüshasının sonunda, arşive fiilen kabul edilen dava sayısı, eksik dava sayısı, davaların kabul ve devir tarihi ile bakanlık merkez arşiv başkanının imzaları yer alır. ve davaları devreden kişi sayı ve yazı ile belirtilir.

Vakalarla birlikte belgelere ait kayıt kartı indeksleri bakanlığın merkez arşivine aktarılır. Her dosya dolabının başlığı envantere dahildir.

DOE hizmeti, kural olarak, sekreterliği (resepsiyon, bakanın sekreterliği (daire başkanı), bakan yardımcılarının sekreterliklerini (departman başkan yardımcısı), kurul sekreterliğini, protokol bürosunu, bakanın denetimini (başkan) içerir. ofisi), ofis (devlet yazışmaları bürosu, muhasebe ve kayıt bürosu, keşif, daktilo bürosu, kopyalama ve kopyalama bürosu, teletype ofisi vb.), mektup departmanı (şikayetler), belgelerle çalışmayı iyileştirme ve teknik araçları tanıtma departmanı , merkezi arşiv.

1.2. DOW hizmetinin çalışması, bu Model Yönetmelik temelinde geliştirilen Yönetmelik ile düzenlenir. Okul öncesi eğitim kurumunun çalışanlarının faaliyetleri, rasyonel bir iş bölümü oluşturan, tek tip bir işçi iş yükü sağlayan, işin karmaşıklığına göre performansın ve sanatçıların niteliklerine göre dağılımı sağlayan iş tanımları ile düzenlenir. Görev tanımları DOW hizmeti tarafından geliştirilir ve başkanı veya yardımcısı tarafından onaylanır. Okul öncesi eğitim kurumunun işlev ve görevleri değiştirilirken görev tanımları revize edilir.

1.3. Faaliyetlerinde DOE hizmeti, Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri, Rusya Federasyonu Başkanının karar ve emirleri, Rusya Federasyonu Başkan Yardımcısının emirleri, Bakanlar Kurulunun kararları ve emirleri - Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından yönlendirilir. Rusya Federasyonu, Rusya Federasyonu Devlet Arşiv Servisi kurumlarının kuralları, talimatları, metodolojik önerileri, yönetimin belgesel desteği konularında mevcut standartlar.

1.4. Okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin yönetimi, büro işlerinde en az üç yıllık iş tecrübesine sahip yüksek öğrenim veya ortaöğretim uzmanlık eğitimi almış uzmanlarla değiştirilmelidir.

1.5. DOW hizmeti, adının belirtildiği yuvarlak bir mühüre sahiptir.

2. Okul öncesi eğitim kurumunun amaç ve hedefleri

2.1. DOW hizmetinin ana hedefleri, yönetim için belgesel destek çalışmalarının organizasyonu, yönetimi, koordinasyonu, kontrolü ve uygulanmasıdır. DOW hizmeti aşağıdaki görevleri çözer:

2.1.1. Belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini geliştirmek.

2.1.2. Belgeleme, belgelerle çalışmayı organize etme, arama motorları oluşturma, yürütmeyi izleme ve belgeleri geçerli standartlara uygun olarak merkezi arşive aktarmak üzere hazırlama için birleşik bir prosedürün sağlanması.

2.1.3. İş akışının azaltılması, belge formlarının birleştirilmesi.

2.1.4. Bakanlık ve alt sistemdeki dokümantasyon desteğini iyileştirmek için düzenleyici ve metodolojik dokümanların geliştirilmesi ve uygulanması.

2.1.5. Bilgisayar ve organizasyon teknolojisinin kullanımına dayalı belge yönetimi desteği için ileri teknolojilerin geliştirilmesine ve uygulanmasına katılım.

3. DOW hizmetinin işlevleri

3.1. DOW hizmeti, atanan görevlere göre aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

3.1.1. Bir zaman çizelgesinin ve bakanlığın birleşik belge biçimlerinin bir albümünün geliştirilmesi, uygulanması ve bakımı, bunlarda değişiklik yapılması.

3.1.2. İletim işlemlerinin uygulanması, belgelerin kaydı ve belgeler üzerinde muhasebe ve referans çalışması.

3.1.3. Yönetime gelen belgelerin zamanında değerlendirilmesi ve rapor hazırlanmasının organizasyonu, yönetime imzaya sunulan belgelerin yürütülmesinin doğruluğunun izlenmesi.

3.1.4. Belgelerin zamanında geçişi, yürütülmesi ve yürütülmesi üzerinde kontrol: belgelerin yürütülmesinin ilerlemesi ve sonuçları hakkında bilgilerin özetlenmesi, bu konularda yönetimin sistematik olarak bilgilendirilmesi.

3.1.5. Daktiloyla yazılmış üretimin organizasyonu, belgelerin kopyalanması ve operasyonel olarak çoğaltılması; belge formlarının geliştirilmesi ve tasarımı.

3.1.6. Bakanlığın iş isimlendirmesinin geliştirilmesi, davaların saklanmasının ve belgesel bilgilerin operasyonel kullanımının sağlanması.

3.1.7. Vatandaşların önerileri, beyanları ve şikayetleri ile ilgili çalışmaların organizasyonu.

3.1.8. Yapısal bölümlerdeki belgelerle çalışma üzerinde kontrol organizasyonu.

3.1.9. Belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini iyileştirmenin yanı sıra performans disiplinini iyileştirmeye yönelik önlemlerin (bakanlığın ilgili yapısal bölümleriyle birlikte) geliştirilmesi.

3.1.10. Arşive sunulmak üzere İçişleri Bakanlığı'nın yapısal birimleri tarafından tescil ve teşekkülün doğruluğunun denetiminin uygulanması.

3.1.11. Rusya Federasyonu arşiv işleri mevzuatına, Rusya Federasyonu Devlet Denetleme Kurumu kurumlarının kuralları, talimatları ve metodolojik tavsiyelerine uygun olarak arşiv çalışmalarının organizasyonu.

3.1.12. Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının becerilerini geliştirmek, yetkileri dahilindeki konularda toplantılar yapmak ve tavsiyelerde bulunmak.

3.1.13. Otomasyon dahil işyerlerinin organizasyonu.

4. Okul öncesi eğitim kurumunun hak ve sorumlulukları

4.1. DOW hizmeti şu haklara sahiptir:

4.1.1. Endüstri kuruluşlarında ofis çalışmalarının durumunu izleyin.

4.1.2. Bakanlıkta belgelerle çalışmak için belirlenmiş kuralların uygulanmasının yapısal bölüm başkanlarından kontrol ve talep edilmesi.

4.1.3. Yapısal bölümlerden ve kuruluşlardan iş için gerekli bilgileri talep edin.

4.1.4. Yapısal bölümlerde yönetimin belgesel desteği organizasyonunun denetimlerini yapmak ve denetim sonuçlarını uygun önlemleri almak için yapısal bölüm başkanlarına getirmek.

4.1.5. Belirlenen prosedüre uygun olarak, yönetim adına taslak belgelerin hazırlanmasına yapısal bölümlerin uzmanlarını dahil edin.

4.1.6. Belirlenen gerekliliklere aykırı olarak hazırlanan revizyon belgeleri için uygulayıcılara iade edin.

4.1.7. CC ile birlikte, yönetimin otomatikleştirilmesi için dokümantasyon desteğinin görevlerini belirleyin.

4.1.8. Belgeleri yetkileri dahilinde imzalar ve onaylar.

4.1.9. Okul öncesi eğitim kurumunun yapısal bölümlerine ve çalışanlara yönelik görev tanımlarına ilişkin düzenlemelerin yapılması.

4.1.10. Yönetime, belgelerle çalışmak için belirlenmiş kuralların bölümleri ve yetkilileri tarafından ihlal edilmesi durumunda disiplin sorumluluğunu getirme konusunda önerilerde bulunur.

4.1.11. Belgelerle çalışmanın durumuyla ilgili konularda yönetim tartışmalarına katılmak ve bunlarla çalışma biçimlerini ve yöntemlerini geliştirmek.

4.1.12. Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının atanması, transferi ve işten çıkarılması, teşvik edilmesi ve bunlara ceza verilmesi ile ilgili yönetim sunumlarını değerlendirmeye sunun.

4.2. DOE şunlardan sorumludur:

4.2.1. Bakanlıkta belgelerle çalışmak için yerleşik prosedürün sağlanması.

4.2.2. Yönetimin talimat ve talimatlarının yerine getirilmesi ve çalışanlar için gerekli çalışma koşullarına uyulması.

5. Okul öncesi eğitim kurumunun diğer yapısal birimlerle ilişkisi

DOW hizmeti aşağıdakilerle etkileşime girer:

5.1. Yapısal alt bölümlerle - yönetimin belgesel desteği konularında.

5.2. Hukuk hizmeti ile - belgelerin hazırlanmasıyla ilgili yasal konularda.

5.3. Personel, işgücü ve ücret hizmetleri ve ilgili araştırma kuruluşları ile - bilgisayar ve organizasyon teknolojisinin yaygın kullanımı bağlamında personelin seçimi ve yerleştirilmesi ve niteliklerinin iyileştirilmesi, bilimsel ile ilgili önlemlerin geliştirilmesi ve uygulanması. emeğin organizasyonu, üslup ve yöntemlerin iyileştirilmesi belgelerle çalışır.

5.4. Ekonomik hizmetlerle - organizasyonel ve bilgisayar ekipmanı, belge formları, kırtasiye sağlama konularında; okul öncesi eğitim kurumu çalışanları için tüketici hizmetleri.

5.5. Bir bilgisayar merkezi ile - bilgisayar teknolojisini kullanarak yeni bilgi teknolojilerinin geliştirilmesi ve uygulanması, bilgilerin operasyonel işlenmesi ve düzenleyici ve metodolojik belgelerin gerekliliklerine uygunluk hakkında.

Ek 2
madde 2.4'e göre.

ÖRNEK FORMU "BAKANLIK (BÖLÜM) BİRLEŞTİRİLMİŞ BELGELER TABLOSU"

ONAYLAMAK
İş ismi
bakanlık başkanı
bölümler
imza baş harfleri,
soyadı
tarih

NN	Belge formunun adı	Onay tarihi, belge formunu onaylayan kuruluşun adı	yayının periyodikliği	Eğitimden sorumlu birim	Not
1	2	3	4	5	6

Not:

1. Belgeler, cihazın yapısal bölümlerine göre veya yönetimin işlev ve görevlerine göre (yönetim sisteminin organizasyonu, yönetim, planlama, muhasebe vb.)

2. Zaman çizelgesi diğer sütunlarla desteklenebilir, örneğin: yürütmeyi izlemekten sorumlu muhatap, sınıflandırıcıya göre form kodu, formların yıllık dolaşımı, vb.

3. "Not" sütunu, belgenin şekli hakkında, örneğin belgeyi imzalama, kabul etme veya onaylama prosedürü hakkında ek bilgiler içerebilir.

Ek 3
madde 2.4'e göre.

BİRLEŞTİRİLMİŞ BELGE FORMLARININ TAKVİMİNİ SAĞLAMAK İÇİN SİSTEMİN GÖREVLERİNİN YAKLAŞIK KOMPOZİSYONU

1. Referans sisteminin bir abone ağının oluşturulması.

2. Belge formlarındaki değişikliklerin ve eklemelerin toplanması, incelenmesi, onaylanması ve onaylanması ile birlikte yeni geliştirilen formların koordinasyonu ve onaylanması dahil olmak üzere zaman çizelgesinde yer alan bir dizi belge formlarının oluşturulması ve sürdürülmesi. belgeler.

3. Abonelerin belge formlarındaki değişiklik ve eklemeler ile bir defalık taleplere verilen yanıtlar hakkında periyodik olarak bilgilendirilmesi.

4. Belge formlarının kontrol dizisine referans ve bilgi aparatının güvenilir bir durumda oluşturulması ve bakımı.

5. Belge formlarının sektörler arası ve sektörel birleştirilmesi için tekliflerin hazırlanması.

6. Alt kuruluşlarda belge formlarının oluşturulması, uygulanması ve bakımı için metodolojik destek.

Ek 4
4.1.5 maddesine

KAYIT KARTI ANA DETAYLARINI DOLDURMA KURALLARI

gereklilikler	Doldurma için açıklamalar
1	2
Yazar (muhabir)	Gelen bir belgeyi kaydederken, kuruluşun adı (kişi) - belgenin yazarı kaydedilir. Gönderilen belgeleri kaydederken, kuruluşun (kişinin) - muhabirinin adı kaydedilir. Kuruluşun kısaltılmış adının kullanımına izin verilir.
Belge türü adı	Kayıt altına alınan belge türünün adına göre doldurulur. Harfleri kaydederken sütun doldurulmaz.
Belge tarihi	Kuruluş tarafından belgeye atanan tarih - yazar: gün, ay, yıl - üç çift Arap rakamıyla.
Belge dizini	Yazar kuruluş tarafından belgeye atanan dizin, gelen veya giden belgeden aktarılır.
makbuz tarihi	Belgenin Bakanlık tarafından alındığı tarih tescil kaşesinden aktarılır.
gelir endeksi	Kabul eden bakanlık tarafından belgeye atanan indeks, tescil kaşesinden taşınır. Belgenin yürütülmesinden sonra, davaların isimlendirilmesine veya diğer endekslere göre dava numarası ile tamamlanır.
Belge başlığı veya özeti	Belge üzerinde formüle edilen başlık aktarılır.
Çözünürlük	Siparişin ana içeriği, kararın yazarı ve tarihi, icracı belgeden aktarılır.
Yürütme süresi	Gün, ay, yıl üç çift Arap rakamıyla iliştirilmiştir. Gönderilen girişim belgesini kaydederken, beklenen yanıtın tarihi kaydedilir.
Bitirme notu	Sorunun esasına ilişkin kararın kısa bir kaydı veya yanıt belgesinin tarihi ve dizini.
Durumda belgenin yönüne ilişkin bir işaret	Belgenin dosyalandığı davanın dizini, davaların isimlendirilmesine göre ("N durumunda ..."), tarih, sorumlu yürütücünün imzası.

Ek 5
madde 5.3.2'ye göre.

REFERANS
00.00.00 itibariyle belgelerin yürütme durumu hakkında __________ 00.00.00 N

Np / p	Belgenin adı	Özet	Tarih N	Yürütme süresi	sanatçının soyadı	Yürütme durumu	Uygunsuzluk nedenleri
1	2	3	4	5	6	7	8

Ek 6
madde 7.2'ye.

Bakanlığın adı (ajans)

İsim bölüm
dizin işler	başlık işler (birimler, parçalar)	miktar vakalar (birimler, parçalar)	Terim depolamak işler (birimler, parçalar) ve N nesne üzerinde liste 1	Not
1	2	3	4	5

Başkanın görevinin adı İmzanın baş harfleri, yapısal bölüm soyadı Tarih ANLAŞILDI Arşiv Başkanı İmzanın baş harfleri, soyadı Tarih

1. Listenin adı ve çıktısı Format A 4 (210x297mm) Yapısal işlerin isimlendirilmesinin şekli bakanlıklar, bakanlıklar Kategorilerin ve vaka sayısının özet kaydı, yapısal bir birimde _____ yılda kuruldu
Depolama süresine göre	Toplam	Dahil olmak üzere
		geçen	"EPK" olarak işaretlenmiş
1	2	3	4
kalıcı
geçici (10 yıldan fazla) geçici (10 yıla kadar dahil)
Toplam:
İş ismi

GELİŞMİŞ

(şirketin adı)

1 kullanım alanı. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . .
3 Terimler, tanımlar, kısaltmalar ve adlandırmalar. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 gereksinim. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri
6 İş akışının organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi. . . . . . . . . . . . .
7 Büro çalışmalarında belgelerin organizasyonu. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .
Ek 1 Sipariş formları f ... . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 2 Sipariş formu formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 3 Mektup formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 4 Onay için kayıt formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 5 Bir departman (birim) için bir siparişin örnek yürütmesi. . . .. . . .
Ek 6 Departman (birim) için siparişin örnek yürütmesi. . .
Ek 7 Örnek karar. . .
Ek 8 Protokol formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 9 Protokolden alıntı formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 10 Hareket şekli. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 11 Örnek dış memorandum. . .. . .
Ek 12 Resmi (rapor) notun bir örneği. . . . . . . . . . . . .. .
Ek 13 Bir telefon mesajı formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 14 Gelen yazışmaların eksik olması fiilinin şekli
Ek 15 Kayıt formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 16 Giden belgelerin kayıt formu. . . . . . . . . .
Ek 17 Gelen belgelerin kayıt formu. . . . . . . . . . .
Ek 18 Vakaların isimlendirilmesi şekli. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 19 Belgelerin gözden geçirilmesi eyleminin formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 20 Kalıcı depolama durumlarının envanter formu (uzun süreli depolama durumları veya personel durumları)
Ek 21 Belgelerin imha için tahsisine ilişkin kanunun şekli... .
Ek 22 Vaka kapağı şablonu. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ek 23 Sertifikasyon sayfasının tescil örneği. . . . . . . . . . . . . . . .
Kayıt sayfasını değiştirin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Referans listesi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 kullanım alanı

Bu kılavuzda aşağıdaki belgeler kullanılmaktadır:

GOST R 6.30-2003 Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri;

GOST R 51141-98 Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar;

GOST R ISO 15489-1-2007 Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler;

Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları hakkında standart talimat. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 08 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Emri ile onaylanmıştır;

GSDOU Devlet yönetim belgesel desteği sistemi. Temel hükümler. SSCB Ana Arşivi Collegium tarafından 27/04/1988 tarihinde onaylanmıştır. 25 Mayıs 1988 tarih ve 33 sayılı SSCB Ana Arşivi Emri;

Kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar. Rosarkhiv, VNIIDAD, Rosarchive Collegium'un 06.02.2002 tarihli kararıyla onaylandı., M., 2002;

Depolama sürelerini gösteren, kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan tipik yönetim belgelerinin bir listesi. Rusya Federal Arşiv Servisi tarafından onaylanmıştır. 2000;

Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 05.01.2004 tarih ve 1 sayılı Kararı;

3.1.1 Davranmak: Birkaç kişi tarafından hazırlanan ve yerleşik gerçekleri ve olayları doğrulayan bir belge.

3.1.2 belge formu: Resmi bir yazılı belgenin yazarını tanımlayan bir dizi ayrıntı (GOST R 51141).

3.1.3resmi belge vizesi: Memurun belgenin içeriğiyle anlaşmasını veya anlaşmazlığını ifade eden belgenin ayrıntıları (GOST R 51141).

3.1.4 durum: Ayrı bir kapağa yerleştirilmiş bir konu veya faaliyet alanı ile ilgili bir dizi belge veya belge (GOST R 51141).

3.1.5 Ofis işi; yönetim belgeleri: Resmi belgelerle işlerin belgelenmesini ve düzenlenmesini sağlayan faaliyet dalı (GOST R 51141).

3.1.6 muhtıra: Derleyicinin sonuçları, istekleri ve önerileri ile ilgili herhangi bir sorunu belirten, yönetime yönelik bir tür resmi belge.

3.1.7 belge (belge, kayıt) : yasal yükümlülükler veya ticari faaliyetler onaylanırken kanıt olarak oluşturulan, alınan ve saklanan bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen tanımlanabilir bilgiler (GOST R ISO 15489-1).

3.1.8 belge akışı: Belgelerin oluşturuldukları veya alındığı andan yürütme veya sevkıyatın tamamlanmasına kadar bir kuruluştaki hareketi (GOST R 51141).

3.1.9 gelen belge; alınan belge: Kurum tarafından alınan belge (GOST R 51141).

3.1.10 giden belge; gönderilecek belge: Kurumdan gönderilen resmi belge (GOST R 51141).

3.1.11 dahili belge: Hazırlayan kuruluşun ötesine geçmeyen resmi bir belge (GOST R 51411).

3.1.12 onay damgası: Belgenin yazarı olmayan kurum veya kuruluşunun rızasını ifade eden resmi belgenin içeriği ile birlikte ayrıntıları (GOST R 51141).

3.1.13 imha için belgelerin seçimi: Pratik, bilimsel veya sosyal önemini yitirmiş saklama süreleri dolmuş belgelerin bilimsel ve pratik değerlerinin incelenmesi ve imha için seçilmesi sürecinde tanımlama (GOST R 51141).

3.1.14 vaka belgelerinin dahili envanteri: Belgelerin seri numaralarını, endekslerini, adlarını, tarihlerini, sayfa numaralarını gösteren vaka belgelerinin bir listesini içeren bir muhasebe belgesi (GOST R 51141).

3.1.15 dergi: Belirli bir biçimde düzenlenen ve bilgi, olay, işlem, karar, gelen ve giden belgelerin vb. periyodik kayıtlarını içeren bir belge.

3.1.16 resmi belge başlığı: Belgenin ayrıntıları, içeriğini kısaca belirtir (GOST R 51141).

3.1.17 belge yürütme denetimi: Belgelerin zamanında yürütülmesini sağlayan bir dizi eylem (GOST R 51141).

3.1.18 belge için son tarih: Düzenleyici bir yasal işlem, kurumsal ve idari bir belge veya bir kararla belirlenen terim (GOST R 51141).

3.1.19 belgenin kopyası: Orijinal bir belgenin bilgilerini ve tüm dış özelliklerini veya bir kısmını tamamen yeniden üreten, yasal gücü olmayan bir belge (GOST R 51141).

3.1.20 vaka isimlendirmesi: Kuruluşta dosyalanan, saklama şartlarını gösteren, öngörülen şekilde hazırlanmış sistematikleştirilmiş isim listesi (GOST R 51141).

3.1.21 belgelerle çalışmanın organizasyonu: Kurumun mevcut faaliyetlerinde iş akışının organizasyonu, belgelerin saklanması ve kullanılması (GOST R 51141).

3.1.22 resmi belge: Bir tüzel veya gerçek kişi tarafından oluşturulmuş, öngörülen şekilde düzenlenmiş ve onaylanmış bir belge (GOST R 51141).

3.1.23belge yürütme: Belgeleme kuralları tarafından belirlenen gerekli ayrıntıların yazılması (GOST R 51141).

3.1.24orijinal (resmi) belge: Resmi bir belgenin ilk veya tek kopyası (GOST R 51141).

3.1.25 imza: Yetkili bir görevlinin el yazısı imzası olan belgenin ayrıntıları (GOST R 51141).

3.1.26 sipariş:İşletmenin karşı karşıya olduğu tüm ana veya operasyonel görevleri çözmek için bir işletmenin başkanı tarafından çıkarılan yasal bir işlem.

3.1.27 protokol: Toplantılarda, toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini belirleyen bir belge.

3.1.28 sipariş: Birim başkanı tarafından yetkisi dahilindeki konularda çıkarılan yasal bir işlem.

3.1.29 belge çözünürlüğü: Bir memur tarafından hazırlanan ve onun tarafından verilen kararı içeren bir belge üzerindeki yazıttan oluşan aksesuarlar (GOST R 51141).

3.1.30 belge ayrıntıları: Resmi bir belgenin resmileştirilmesinin zorunlu bir unsuru (GOST R 51141).

3.1.31 Resmi mektup: Kurumlar ve bireylerle iletişim, bir şey bildirme, bir şey hakkında bilgilendirme aracı olarak hizmet eden büyük bir yönetim belgesi grubunun genelleştirilmiş adı.

3.1.32 hafıza: Herhangi bir işin performansına ilişkin resmi belgenin türü ve bir görevli tarafından diğerine resmi pozisyonda eşit olarak gönderilir.

3.1.33 açıklayıcı not: Ana belgenin (plan, rapor, proje vb.) belirli hükümlerinin içeriğini veya bir olay, olgu, eylemin nedenlerini açıklayan bir tür hizmet belgesi.

3.1.34 belgenin yasal gücü: Mevcut mevzuat tarafından kendisine iletilen resmi bir belgenin mülkiyeti, onu yayınlayan kuruluşun yetkinliği ve yerleşik kayıt prosedürü (GOST R 51141).

3.1.35 belge kaydı: Bir belgeyle ilgili kimlik bilgilerinin öngörülen biçimde kaydedilmesi, oluşturulması, gönderilmesi veya alınması gerçeğini sabitleme (GOST R 51141).

3.1.36 telefon mesajı: Telefon kanalları aracılığıyla sözlü olarak iletilen ve alıcı tarafından kaydedilen farklı içerikteki belgelerin genelleştirilmiş adı.

3.1.37 Onay damgası:İçeriğine normatif veya yasal bir nitelik kazandıran resmi bir belgenin ayrıntıları (GOST R 51141).

3.1.38 vaka oluşumu: Yürütülen belgelerin vakaların isimlendirilmesine göre bir vakada gruplandırılması ve bir vaka içindeki belgelerin sistemleştirilmesi (GOST R 51141).

3.1.39 faks veya telefaks: Telefon kanalları aracılığıyla faks kopyası şeklinde alınan kağıt üzerinde herhangi bir belge.

3.1.40 belgelerin değerinin incelenmesi: Durum saklama için belgelerin seçimi veya kabul edilen kriterlere göre saklama koşullarının ayarlanması (GOST R 51141).

3.1.41 iş gezisi: Bir çalışanın, kalıcı iş yeri dışında resmi bir görevi yerine getirmek için belirli bir süre gezisi.

3.1.42 yıkım(imha): herhangi bir kurtarma olasılığı olmaksızın belgelerin imhası (GOST R ISO 15489-1).

4 Gereksinimler

4.1 Sorumlulukların dağılımı

Kurumun yetkilileri ve departmanları arasındaki sorumluluk dağılımı:

4.1.1 AO başkanı şunlardan sorumludur:

Organizasyonda ofis çalışmalarının organizasyonu;

Yönetici sekreterlerin çalışmaları;

Organizasyon arşivinin çalışmalarının organizasyonu.

4.1.2 Büro memurları şunlardan sorumludur:

Büro çalışması talimatlarının gerekliliklerine uygunluğun metodolojik rehberliği ve kontrolü;

Gelen, giden, dahili evrakların işlenmesi, varış yerlerine teslimi (yön);

Siparişlerin, siparişlerin kaydı;

Siparişlerin ve siparişlerin kopyaları ile bölümlerin (bölümlerin) zamanında sağlanması.

4.1.4 Organizasyon başkanının sekreteri şunlardan sorumludur:

Belgelerin başa zamanında sunulması ve başın kararıyla belgelerin JSC'ye aktarılması;

Başkanın kararlarının kaydı;

Kararların kopyaları ile bölümlerin (bölümlerin) zamanında sağlanması;

Arşivleme için davaların kaydı (kararlar dahil).

4.1.5 AO arşivinin başkanı şunlardan sorumludur:

Kuruluşun işlerinin konsolide bir isimlendirmesini hazırlamak;

Kalıcı saklama kasalarının özet envanterinin ve uzun vadeli saklama kasalarının envanterinin çıkarılması;

Arşivde saklanmak üzere davaların kabulü;

Dosyaları arşivde tutmak.

4.1.6 Daire başkanları (bölümler) şunlardan sorumludur:

Bölümde (bölümde) ofis çalışmalarının organizasyonu, ofis işlerinden sorumlu bir kişinin atanması;

Bölüm tarafından alınan belgelerin korunması (alt bölüm);

Belgelerin yürütülmesi.

4.1.7 Bölümlerdeki (alt bölümler) ofis işlerinden sorumlu olanlar:

Bölümde kayıt tutma;

Belgelerin operasyonel depolanması;

Bölüm vakalarının isimlendirilmesini hazırlamak;

Arşivlemek için dosya oluşturma.

4.2 Genel

4.2.1 Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, yönetim eylemlerinin yerleşik kurallarına göre kağıda (veya başka bir ortama) sabitlemekten oluşur, yani. yönetim belgelerinin oluşturulmasında.

4.2.2 Bu talimat, aşağıdaki hizmet belgesi türlerini hazırlama ve düzenleme prosedürünü düzenler:

1) İdari:

emirler;

emirler;

Çözümler.

2) Organizasyonel:

Anlaşmalar (sözleşmeler).

3) Referans ve bilgi:

Servis (rapor) notları.

4) Hem referans hem de bilgi ve idari belge niteliğindeki protokoller.

4.2.3 Formlar çoğu resmi belge için kullanılır. Formlar, standart beyaz (veya açık renkli) A4 kağıt sayfalarında (210 x 297 mm) yapılır. Belgeleri bilgisayarla işlerken, elektronik ekipmanın belleğine formlar girilir.

4.2.4 Her formun kendi ayrıntıları vardır ve kesinlikle amacına uygun olarak kullanılır (idari belgeleri düzenlemek için antetli kağıtların kullanılması kabul edilemez).

4.2.5 Kuruluşta kabul edilen form türlerinin formları, uygulamalar 1,2,3

4.2.6 Formun (veya bunlardan birinin) detaylarında değişiklik olması durumunda, bu talimatta değişiklik yapılır.

Alaka düzeyini yitiren ayrıntılara sahip formlar, belge akışından çıkarılır ve yenileriyle değiştirilir.

4.2.7 İki veya daha fazla sayfadaki organizasyonel ve idari belgeler hazırlanırken, ikinci ve sonraki sayfalar numaralandırılır. Sayfa numaraları üstteki alanın ortasına sayfa (sayfa) kelimesi olmadan Arap rakamlarıyla, tire, tırnak işareti ve diğer işaretler kullanılmadan yazılır.

4.2.8 Belgeler 12, 13, 14 numaralı yazı tipinde yazdırılır.

4.3 Resmi belgeler için gereklilikler

4.3.1 Ayrıntılar

Toplamda, tasarımı GOST R 6.30 tarafından düzenlenen 30 ayrıntı vardır, buna göre:

Gereklilikler:

01 ila 10 - kuruluşun adı, amblemi, kuruluşla ilgili referans verileri, belge türünün adı vb. (kural olarak, belge formuna girilir);

11 - belge tarihi;

12 - belgenin kayıt numarası;

14 - belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;

15 - muhatap;

16 - belge onay damgası;

17 - çözünürlük;

18 - metnin başlığı;

19 - kontrol işareti;

20 - belge metni;

21 - başvurunun varlığına dair bir işaret;

22 - imza;

23 - belge onay damgası;

24 - belge onay vizeleri;

25 - baskı baskısı;

26 - bir kopyanın onaylanmasında bir işaret;

27 - sanatçıyı işaretleyin;

28 - belgenin yürütülmesine ve davaya gönderilmesine ilişkin bir işaret;

29 - belgenin kuruluş tarafından alındığına dair bir işaret;

30 - belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı.

4.3.2 Belge tarihi (sahne 11)

Belgenin tarihi, imzalanma tarihi (siparişler, talimatlar, sertifikalar, muhtıralar vb. için), onay (talimatlar, programlar, planlar, raporlar vb. için) veya içinde kaydedilen olayın tarihidir (siparişler için). protokoller, eylemler).

Tarih, belgeyi imzalayan veya onaylayan kişi tarafından damgalanır. Belgenin yazarları birkaç kuruluş (iki veya daha fazla) ise, belgenin tarihi en son (son) imza tarihidir.

Belgenin tüm kayıt ve işleme aşamaları tarihlidir. Bu tarihlere dayanarak, belge ile çalışmadaki gecikmenin nerede gerçekleştiği belirlenir. Tarih, ayrıntıların ayrılmaz bir parçasıdır: onay damgası, onay vizesi, onay damgası, karar, belgenin kuruluş tarafından alınmasına ilişkin işaretler ve belgenin yürütülmesi.

Belgenin tarihi, Arap rakamlarıyla şu sırayla düzenlenir: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, nokta ile ayrılmış iki çift Arap rakamı olarak yazılır; yıl - dört Arap rakamı.

MİSAL

Mali nitelikte bilgiler içeren belgelerde, sözlü-sayısal kayıt tarihlerine izin verilir - 15 Mayıs 2011. Tarih tırnak işaretleri olmadan verilir.

İmza için bir belge hazırlanırken, yıl önceden yazdırılır ve tarih, belgeyi imzalayan baş tarafından yapıştırılır.

4.3.3 Belgenin kayıt numarası (sahne 12)

Belgelerin kaydı, belgenin türüne, yazarına ve içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir.

Belgenin kayıt numarası, yıl boyunca (Ocak-Aralık arası) seri numarasıdır.

Personel siparişleri ve temel faaliyetler için siparişler kendi grupları içinde ayrı bir numaralandırmaya sahiptir. Personel siparişlerinde seri numarasına harf eklenir. ile(çerçeveler).

Seri numarasına ek olarak dahili, giden belgelerin kayıt numarası, belgeyi derleyen bölümün (birimin) sembolü (dizini), belgenin (veya bir kopyasının) bulunduğu terminolojiye göre vaka numarası ile desteklenebilir. Gönderilen belgenin) dosyalanır.

MİSAL

00-14-28 Sayılı Kanun,

burada: 00 - departman endeksi, 14 - terminolojiye göre vaka numarası, 28 - gönderilen belgenin seri numarası.

4.3.4 Belgenin kayıt numarasına ve tarihine yapılan atıf (sahne 13), yanıt verilmesi gereken veya bir sonraki belgenin temel alınarak hazırlanmakta olan belgenin kayıt numarasını ve tarihini içerir.

4.3.5 Belgenin (destek 14) derlendiği veya yayınlandığı yer, belgenin yaratıcısını (departman, alt bölüm) belirlemek için belirtilir. Proplar esas olarak dahili belgeler için kullanılır.

4.3.6 Muhatap (sahne 15)

Muhatap bir kuruluş, departman (alt bölüm), resmi veya bireysel olabilir.

Maksimum gerekli "muhatap" aşağıdaki bileşenlerden oluşabilir:

Kurumun adı, kuruluş (aday durumda);

Bölümün adı (alt bölüm (aday durumda));

Alıcının pozisyonunun belirtilmesi (datif durumda);

Alıcının baş harfleri ve soyadı (datif durumda, soyadından önce baş harfleri belirtilir);

Posta adresi.

Hedefin belirtilen bölümlerinin her biri yeni bir satıra yazdırılır. Aralarındaki mesafe 1.5 satır aralığıdır. Maksimum satırın uzunluğu 9-10 cm'yi geçmemeli ve metin alanının sağ kenarı ile sınırlı olmalıdır. Noktalama işaretleri (noktalar ve virgüller) dahil değildir. Hedefin her bir satırını en uzun satıra göre ortalamaya izin verilir.

Dahili belgeler için şunlar belirtilir: bölümün adı (alt bölüm), belgenin sunulduğu görevlinin konumu, adının baş harfleri ve soyadı.

MİSAL

Başkan (bölüm adı (bölüm))

Bir kişiye bir belge gönderilirken, alıcının soyadı ve adının baş harfleri, ardından posta adresi belirtilir.

MİSAL

Ivanov I.I.

st. Petrova, d.55, kv.13,

Ivanovo (şehir endeksi)

Bir belgeyi bir tüzel kişiye gönderirken, kuruluşun adı, ardından posta adresi belirtilir.

MİSAL:

Devlet kurumu

Tüm Rusya Araştırma Belgeleme ve Arşivleme Enstitüsü

Profsoyuznaya st., 82, Moskova, (posta kodu)

FSUE "STANDARTINFORM"

Bilgi Ürünleri Dağıtım Departmanı Direktörü

I.I. İvanova

Garnet şeridi, 4,

Bir belgeye 4'ten fazla alıcı yerleştirilemez. İkinci, üçüncü ve dördüncü muhataplardan önce "kopya" kelimesi yazılmaz. Daha fazla alıcı varsa, bir posta listesi derlenir ve her belgede belirli bir adres belirtilir. Posta listesi, belgeyi hazırlayan kişi tarafından derlenir.

4.3.7 Belge onay damgası (sahne 16)

Bazı belge türlerini imzaladıktan sonra onayları gerekir, ardından yasal güç kazanırlar.

Belge onay damgası, belgenin sağ üst köşesinde bulunur. ONAYLA kelimesi tırnak işaretleri olmadan büyük harflerle yazılmıştır.

Kural olarak, aşağıdaki belge türleri onaylanır: eylemler, görevler, talimatlar (resmi, güvenlik yönetmelikleri vb.), Raporlar, planlar, düzenlemeler, programlar, tahminler, yapı ve personel, kuruluş tüzüğü, personel tabloları ve değişiklikler ona vb.

Belge, aynı yasal güce sahip iki şekilde onaylanır: özel olarak düzenlenmiş bir belge (şirket başkanının emriyle, bazen protokolle) veya bir yetkili tarafından.

MİSAL

ONAYLAMAK

organizasyon başkanı

______________ _______________

kişisel imza I.O. Soyadı

________________________________

Bir belge birkaç görevli tarafından onaylandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.

Bir belge başka bir belge tarafından onaylandığında, enstrümantal durumda onaylayan belgenin adı, tarihi, numarası belirtilir ve ONAYLANMIŞ (o, a, s) kelimesi, onaylanan belgenin türü (yasa) ile tutarlıdır. onaylanır, talimat onaylanır, kurallar onaylanır, yönetmelik onaylanır) .

MİSAL

ONAYLI

tarihli (şirket adı) sırasına göre (tarih) № _____

4.3.8 Çözünürlük (Sahne 17)

Karar şu unsurlardan oluşur: metin, imza, tarih. Karar metninin doğası gereği iki tür olabilir:

Sorunun çözümünü içeren kararlar (örneğin: "reddet", "tahsis et" vb.);

Sorunu hazırlama prosedürünün bir göstergesini içeren kararlar.

İkinci durumda, karar metni üç bölümden oluşmalıdır: kime emanet edildiği - sanatçının soyadı ve adının baş harfleri; emanet edilen - sorunu çözmenin doğası ve prosedürü; yürütme dönemi.

Kararda birkaç uygulayıcı belirtilirse, belgenin yürütülmesinden önce belirtilen kişi sorumludur. Sanatçının baş harfleri soyadından sonra belirtilir.

Çözünürlük genellikle bir belgeyi kontrol altına almanın temelidir. Bu durumda, belgenin yürütülmesi için son tarih karardan alınır.

4.3.9 Metnin başlığı (sahne 18)

Başlık, herhangi bir belgenin (bildirimler, telgraflar hariç) zorunlu bir gereğidir.

Başlık, belgenin içeriğinin bir özetini içerir. Başlık, belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır.

Başlık en sık şu soruyu cevaplar: "ne hakkında?", "kimin hakkında?".

MİSAL

Mektup - Şirketin açılışı hakkında;

Anlaşma - Metal tedariki hakkında;

Düzenlemeler - Finans departmanında.

Protokoller, talimatlar, eylemler, kurallar gibi belgelerde başlık şu soruyu yanıtlar: kim (ne)? Örneğin: iş tanımı - sekreter; protokol - konsey toplantıları; hareket - binaların kabulü; kurallar - çalışma programı, vb.

Belge birkaç soruyu yansıtıyorsa, başlık genelleştirilmiş bir şekilde formüle edilmiştir. Örneğin: "Bir seçim komitesinin oluşturulması hakkında."

Başlık, belgeyi hazırlayan kişi tarafından derlenir. Başlık tırnak işaretleri olmadan basılmıştır, altı çizilmemiştir. Başlığın sonunda nokta yoktur.

4.3.10 Kontrol işareti (sahne 19)

Belge yürütme gerektiriyor ve kontrole alınmışsa, belgenin sağ üst köşesinde "K" (Kontrol) harfi şeklinde bir kontrol işareti konur.

4.3.11 Belge metni (sahne 20)

Belge metinleri, tutarlı bir metin, anket, tablo veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde düzenlenir.

Metin için en önemli gereksinimler şunlardır: güvenilirlik, nesnellik, bilgilerin eksiksizliği ile maksimum kısalık, metnin çifte anlaşılması olasılığı hariç, doğruluk.

Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm, belgeleri derlemenin nedenlerini, gerekçelerini ve hedeflerini gösterir. İkincisinde - kararlar, sonuçlar, öneriler ve öneriler.

Komuta birliği ilkesini yansıtan idari belgelerde, açıklayıcı notlarda, açıklamalarda, çoğu memorandumda metin birinci kişi ağzından sunulur (emri veririm, öneririm, sorarım).

Meslektaş dayanışması esaslarına göre düzenlenen idari belgelerde 3. tekil şahıstan ibraz şekli kullanılır (kurul karar verir).

Protokoller metnin 3. çoğul şahıstan (karar verilmiş, karar verilmiş, teklif) sunum şeklini kullanır ve konuşmaların kaydı 3. tekil şahıstan yapılır (Ivanov nesneleri ... ve teklifler).

Belgenin daha iyi algılanması için metni paragraflara ayrılmıştır. Genellikle bir paragraf en fazla iki veya üç cümle içerir. Paragraf, satırın başından itibaren beş karakter girintili olarak yazılır. Paragraf, belgenin metni boyunca aynı olmalıdır.

Karmaşık, büyük hacimli belgelerin metinleri bölümlere ayrılmıştır: bölümler, alt bölümler, paragraflar, alt paragraflar, Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Alt paragraf numarası, alt paragrafın bölüm, alt bölüm, paragraf numaralarını ve sıra numarasını içerir. Hepsi noktalarla ayrılmış, ancak sayının sonunda nokta yok. Numaralandırmadaki sayıların sayısı dördü geçmemelidir.

MİSAL

2.1 ; 2.1.2 ; 2.1.2.3

Belgenin metni bir tablo içeriyorsa, tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isim tarafından ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalara sadece bu sütunların numaraları yazdırılmalıdır.

Tablonun sütun ve satır başlıkları büyük harfle yazılır. Tablonun başlığının ve alt başlığının sonuna nokta koymayınız. Sütun başlıkları tekil olarak ve her zaman yalın durumda formüle edilmiştir.

Tabloya bağımsız bir "Sıralı numara" sütunu eklemek mümkün değildir (No. p / p).

4.3.12 Bir uygulamanın varlığını işaretleme (sahne 21)

Başvuruların belge metninde belirtilmesi durumunda, formda onların varlığına dair bir işaret yapılır:

MİSAL

Uygulama: 5 litre için. 3 kopya halinde.

"Uygulama" kelimesi kırmızı bir çizgiden büyük harfle, her zaman tekil olarak yazılır.

Başvurunun metinde adı geçmiyorsa sayfa ve nüsha sayısı belirtilerek başvuru notunda adı verilir. Birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır:

MİSAL

Ek: 1 5 litrelik şirket belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar. 4 kopya halinde.

2 Şirketin birleşik formlarının albümü, 18 sayfa.

Başvurusu olan belgeye başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret şu şekilde düzenlenir:

MİSAL

Ek: Rusya Federasyonu Ekonomik Kalkınma Bakanlığı'nın 15 Mayıs 2011 tarih ve 00-000 sayılı yazısı ve eki, toplam 6 sayfa.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

MİSAL

Uygulama: 2l için. 6 kopya halinde. sadece ilk adrese.

Uygulama ciltlenmişse, sayfa sayısı belirtilmez:

MİSAL

Ek: Büro çalışmasına ilişkin standart talimat 3 nüsha olarak.

Uygulamanın ilk sayfasında sağ üst köşedeki idari belgenin ekinde şunları yazarlar:

Başvuru No. 2

15.05.2011 tarihli 000 sayılı

4.3.13 İmza (sahne 22)

İmza, resmi bir belgenin zorunlu bir özelliğidir ve ona yasal güç verir.

Kural olarak, belgenin ilk kopyası imzalanır.

Gerekli "İmza" şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin konumunun adı (belge belge biçiminde düzenlenmemişse tam ve kısaltılmış - belgede, formda düzenlenmiş); kişisel imza; imza kod çözme (baş harfleri, soyadı).

Bir belge birkaç görevli tarafından imzalandığında, imzaları, bulundukları pozisyona karşılık gelen sırayla alt alta yerleştirilir:

MİSAL

Şirket başkanı Kişisel imza I.O. Soyadı

Baş Muhasebeci Kişisel imza I.O. Soyadı

Belge, eşit konumda birkaç kişi tarafından imzalanmışsa, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.

Ortak bir belge imzalanırken, ilk sayfa antetli kağıda değil hazırlanır.

Komisyon tarafından düzenlenen belgeler, belgeyi imzalayan kişilerin pozisyonlarını değil, dağıtıma göre komisyon üyesi olarak görevlerini gösterir.

Belge üzerinde imzası düzenlenen görevlinin bulunmadığı hallerde, belge vekili veya vekili tarafından imzalanmışsa, belgeyi imzalayanın fiili durumu düzeltmeler yapılarak gösterilmelidir (“vekil” veya “vekil” ek olarak basılmıştır) ve soyadı belirtilir. Konumu belirtmeden önce bir eğik çizgi veya "for" edatı koymak yasaktır.

4.3.14 Belge onay damgası (sahne 23)

Onay damgası, belgenin harici bir onayını oluşturur (kuruluş dışındaki onay).

Onay damgası ANLAŞILDI kelimesinden, belgenin kararlaştırıldığı kişinin pozisyonundan (kuruluşun adı dahil), kişisel imzadan, imza kodunun çözülmesinden (baş harfleri, soyadı) ve onay tarihinden oluşur:

MİSAL

KABUL

Bölüm Başkanı

Kişisel imza I.I. İvanov

KABUL

Komisyonun toplantı tutanakları _______

15.05.2011 tarihli 000 sayılı

4.3.15 Belge onay vizeleri (sahne 24)

İmzalanmadan önce hazırlanan taslak belgeler, ilgili departmanlar (alt bölümler), bireysel görevliler ile kararlaştırılır.

İç onay (kuruluş içindeki onay), belgeyi onaylayan kişinin imzasını ve konumunu, imzanın kodunun çözülmesini (baş harfleri, soyadı) ve onay tarihini içeren bir belge onay vizesi ile verilir:

MİSAL

Hukuk Departmanı Başkanı Kişisel imza, tarih I.I. İvanov

Onaylayanın belgenin belirli noktaları ile uyuşmaması durumunda, yorumları ayrı bir sayfada belirtir, imzalar ve belgeye ekler. Bu durumda, onay vizesi aşağıdaki şekilde verilir:

MİSAL

Ekli yorumlar

Hukuk Departmanı Başkanı Kişisel imza, tarih I.I. İvanov

Orijinali kuruluşta kalan bir belge için, orijinal belgenin son sayfasının altına vizeler eklenir.

Orijinali bir kuruluştan gönderilen bir belge için, gönderilen belgenin bir kopyasının son sayfasının altına vize yapıştırılır.

Belgenin sayfa sayfa görülmesine ve uygulanmasına izin verilir.

4.3.16 Mühür baskısı (sahne 25)

Mühürün damgası, görevlinin imzasının doğruluğunu onaylar.

Mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin unvanının bir kısmını kapsamalı ve imzasını kapsamamalıdır.

Kuruluşun mührü, kuruluş başkanı veya imza yetkisi verilen kişiler tarafından imzalanan orijinal belgelerin üzerine yapıştırılır.

Antetli kağıda yazılan mektuplar, garanti mektupları hariç mühür gerektirmez.

Sertifikalara, bölümlerin (büro, personel departmanı, muhasebe vb.) isimlerinin çoğaltıldığı mühürler yapıştırılır; seyahat sertifikaları; kuruluş dışındaki belgelerin kopyaları; paketleri, kolileri, dolapları, kasa kapılarını vb. mühürlerken

4.3.17 Onaylı kopyanın işareti (sahne 26)

Belgenin bir kopyası, kopyanın aslına uygunluğunu onaylayan bir yetkilinin imzasıyla onaylanır. Kopya onay işareti "İmza" özelliğinin altında bulunur ve "Doğru" yazısını içerir; kopyayı onaylayan kişinin konumu; kişisel imza; imza kod çözme (baş harfleri, soyadı); sertifika tarihi:

MİSAL

Müfettiş Tamam Kişisel imza I.I. İvanova

Organizasyondaki siparişlerin, siparişlerin kopyalarının onaylanması, iş tanımına uygun olarak idari bölümün bir çalışanı tarafından, belgelendirme tarihinin elle yazıldığı ve kişisel imzasının yazılı olduğu kişisel bir damga ile gerçekleştirilir. çalışan yapıştırılır.

4.3.18 Sanatçı hakkında işaretleyin (sahne 27)

Uygulayıcı ile ilgili işaret, belgeyi yürüten kişinin adının baş harflerini ve soyadını, telefon numarasını, bölümün adını içerir. Belgenin son sayfasının ön tarafında, sol alt köşede (sol kenardan çizilmiş) sanatçı hakkında bir not bulunur:

MİSAL

I.I. İvanov, ()

Alan kodu (telefon numarası)

Telefon numarasına nokta veya ayırıcı karakter konulmaz.

4.3.19 Belgenin yürütülmesi ve davaya gönderilmesi hakkında bir not (sahne 28)

Tamamlama işareti, belge üzerindeki çalışmanın tamamlandığını gösterir. Bu işaretin yapıştırılmasından sonra belge davaya gönderilir. Notta, yürütüldüğünü kanıtlayan belgenin tarih ve numarasına veya böyle bir belgenin bulunmaması durumunda, yürütmenin bir özetine, "dosyaya" kelimeleri, bu dosyanın numarası, imza ve tarih. Belgeyle çalışan uygulayıcı veya bölüm başkanı (alt bölüm) işareti imzalar ve tarihlendirir. Bu nitelik, sol tarafındaki alt alana yerleştirilir:

MİSAL

Telefonla I.I.'ye bildirildi. İvanova 15.05.2011

01-16 durumunda

P.P. Petrov. 18.05.2011

cevap gönderildi

15.05.2011 № 00-00/000

01-16 durumunda

P.P. Petrov. 18.05.2011

4.3.20 Kuruluşta belgenin alındığına dair işaret (sahne 29)

Belgenin alındı ​​işareti, bir sonraki seri numarasını ve belgenin alınma tarihini (gerekirse - saat ve dakika) içerir.

Makbuz işareti, belgenin alt kenarına yerleştirilir.

4.3.21 Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı (sahne 30)

Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı, belgenin her sayfasının sol alt köşesine yerleştirilmiş ve tarihi ve diğer yerleşik arama verilerini içeren bir işarettir (altbilgi). E-posta kullanırken geçerlidir.

5 Belirli türlerin hazırlanması ve tasarımının özellikleri

belgeler

5.1 Düzenleyici belgeler

Taslak idari belgeler, departmanlar (bölümler) tarafından kuruluşun yönetimi adına veya kendi inisiyatifleriyle hazırlanır.

Taslak idari belgelerin belirli görevliler tarafından onaylanma süresi bir iş günüdür.

5.1.1 Siparişleri Düzenleme

5.1.1.1 Ana faaliyetin sırası.

Kuruluşun ana faaliyeti için bir taslak sipariş, yüklenici tarafından sipariş şeklinde hazırlanır. (Ek 1) en az altı kopya halinde.

Başlık, sırayla formüle edilmelidir (sahne 18, madde 4.3.9).

Emrin metni (sahne 20, madde 4.3.11) bir açıklama ve bir idari bölümden oluşur. Tespit edici kısım, emrin verilmesine temel teşkil eden amaç ve hedefleri, gerçekleri ve olayları kısaca özetlemektedir. "Sırayla", "Uygun olarak", "Uygulamada" vb.

Emir başka bir belgeye dayanılarak verilmişse, bu belgenin adı, tarihi, numarası ve başlığı tespit bölümünde belirtilir.

Sipariş, daha önce verilmiş bir siparişi değiştirmek için hazırlanıyorsa, bu tür bir taslak sipariş, değiştirilen siparişin bir kopyası ile onaya sunulur.

İdari kısım, belirten kısımdan büyük harflerle yazılan I SİPARİŞİM kelimesi ile ayrılır, ardından iki nokta üst üste konur.

İdari kısım, her bir eylemi gerçekleştiren kişiyi ve yürütme için son tarihleri ​​gösteren, öngörülen eylemlerin numaralarını içermelidir. İdari bölümün son paragrafı, emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrole sahip olan birim veya görevli hakkında bilgi içerebilir. Kontrol genellikle daha yüksek bir yetkiliye verilir.

Siparişin verilme nedeni açıksa ve açıklanması gerekmiyorsa, siparişin belirten kısmı atlanır.

Sipariş, "Dikkatine getirilecek sipariş ..." öğesini içermez. Siparişin dikkatine sunulduğu bölümler (bölümler (görevliler)), yüklenicinin taslak siparişin ilk sayfasının arkasına sadece ilk kopyada hazırladığı dağıtım endeksinde belirtilir.

Dizin, GÖNDER kelimesiyle başlar, ardından yetkililerin ve bölümlerin (bölümlerin) bir listesi gelir ve ardından sanatçı imzasını atar.

Taslak emrin onaylanmasında yer alan yetkililerin bileşimi, taslağı hazırlayan daire başkanı tarafından belirlenir. Ayrıca onay sırasının doğruluğunu sağlar - onay vizeleri, tutulan pozisyon seviyelerine (aşağıdan yukarıya) karşılık gelen sırayla düzenlenir.

Onay sürecinde projede önemli değişiklikler yapılırsa doküman revize edildikten sonra yeniden onaya tabi tutulur.

Onay vizeleri sadece taslak siparişin ilk nüshasına yapıştırılır.

Kuruluşun hukuk hizmeti, taslak emri en son onaylar.

Sanatçı hakkında bir not (sahne 27, madde 4.3.18) taslak siparişin son sayfasının sol alt köşesinde belirtilmiştir.

Siparişin ekleri varsa, ekin ilk sayfasında sağ üst köşeye şunları yazarlar:

Ek No. ___

sipariş vermek (şirket adı)

15.05.2011 tarihli _____

Sipariş eki, eki hazırlayan bölüm başkanı (alt bölüm) tarafından imzalanır.

Taslak siparişe onay için bir kayıt eşlik etmelidir (Ek 4). Yüklenici, taslak siparişi onaylayan görevlilerin adlarını ve adlarının baş harflerini anlaşma sırasına göre uygun sütuna girer.

Taslak emri onaylayan görevliler, projenin teslim alınış ve iade tarihlerini sicilde belirterek, onayın ardından belgenin zamanında iletilmesini sağlar.

Emir, kuruluş başkanı veya bu hakkın devredildiği kişi tarafından imzalanır.

Emir, metninde başka bir süre belirtilmedikçe, imzalandığı andan itibaren yürürlüğe girer.

İmzalandıktan sonra siparişte düzeltme yapılmasına izin verilmez.

Büro memuru, siparişi kuruluş için sipariş siciline kaydeder, sicil numarasını ve tarihini siparişin kendisine ve onay siciline yazar; emrin kopyalarını (gerekirse) yapar, onaylar ve dağıtım endeksine göre uygulayıcılara gönderir.

Orijinal sipariş dosyaya dosyalanır.

Ana faaliyet için diğer siparişlere aşinalık, aşinalık sayfalarında bölüm (alt bölüm) personeli tarafından gerçekleştirilir.

5.1.1.2 İdari ve ekonomik konulara ilişkin emirler

İdari ve ekonomik konularda siparişlerin tescili, onaylanması, imzalanması, tescili, emirlerin kopyaları ile bölümlerin (bölümlerin) sağlanması, temel faaliyetler için verilen siparişlerle aynı şekilde gerçekleştirilir.

Bölüm (alt bölüm), hafta sonları veya tatil günlerinde iş düzenlemek için bir taslak sipariş hazırlar. Talimat taslağının ilk sayfasının arka yüzünde, işle ilgili birim personeli, hafta sonu veya tatil günlerinde çalışmak için yazılı muvafakatlerini beyan eder.

Anonim şirkette üç gün içinde, çalışanların cezalandırılmasına ilişkin emir kararları ile tanışma, orijinal emrin ilk sayfasının arka tarafında gerçekleştirilir.

İdari ve ekonomik konulara ilişkin siparişlerin sicil numarası, seri numarası ve c harfinden oluşur,

Örneğin - 1090/in.. hafta sonu ve tatil günlerinde çalışılacak siparişler hariç

5.1.1.3 Personel siparişleri.

Personel siparişleri aşağıdakileri içerir:

Bir çalışanın işe alınmasında;

Bir çalışanın başka bir işe transferinde;

Bir çalışana izin verilirken;

Çalışan ile iş sözleşmesinin feshi hakkında;

Bir çalışanı bir iş gezisine göndermek hakkında;

Çalışanın terfisinde;

Bir rütbe ataması vb.

Personele ilişkin taslak emirler (personel konularında), ilgili belgeler esas alınarak personel departmanı tarafından hazırlanır. Personel için taslak siparişler, 05.01.2004 tarih ve 1 sayılı Rusya Devlet İstatistik Komitesi Kararnamesi tarafından onaylanan birleşik formlara göre hazırlanır, form No: T-1; T-1a; T-5; T-5a; T-6; T-6a; T-8; T-8a; T-11; T-11a.

Personel için taslak sipariş üzerinde anlaşmaya varma prosedürü, temel faaliyetler için bir sipariş ile aynıdır.

Personel talimatı, kuruluş başkanı veya bu hakkın devredildiği bir yetkili tarafından imzalanır.

Personel departmanı, personel siparişlerini kaydeder, siparişlerin kopyalarını veya siparişlerden alıntıları yapar ve bunları gerekli departmanlara (bölümlere) gönderir.

Personel departmanı, personel siparişleri ile davaların işlenmesi üzerinde çalışır, güvenliklerini sağlar ve belirtilen şekilde arşive aktarılır (madde 9).

5.1.2 Departmana göre sıralama (bölüm) (Ek 5)

Bölüm (alt bölüm) siparişi boş bir A4 kağıda yazılır.

Sayfanın üst kısmında şirket adı, SİPARİŞ kelimesi (büyük harflerle), bölüm adı (bölüm), tarih, sipariş kayıt numarası belirtilmiştir.

Metin, kuruluş emrinin metniyle aynı şekilde hazırlanır.

Sipariş, bölüm başkanı (bölüm) tarafından imzalanır. İmza, bu talimat madde 4.3.13'ün gerekliliklerine uygun olarak verilir.

Sipariş, ofis işlerinden sorumlu departmana (birime) kaydedilir.

Bölüm başkanı (alt bölüm) tarafından imzalanan siparişin aslı (ilk nüshası) diğer bölümlere verilmez. Gerekirse, amaçlanan amaç için sağlanan siparişin kopyaları yapılır.

Emirlerin asılları (ilk nüshaları) bu departmanın (birim) davalarının isimlendirmesinde yer alan davalarda dosyalanır ve davaların isimlendirilmesinde belirtilen süre boyunca bu departmanda (bölüm) saklanır.

5.1.3 Organizasyon yönetmeliği

Kuruluş için taslak sipariş form üzerinde hazırlanır. (Ek 2) en az altı kopya.

Kuruluş için taslak sipariş, ana faaliyet sırasındaki ile aynı ayrıntıları gösterir.

Talimatın belirten kısmı, büyük harflerle tırnak işaretleri olmadan yazılan YÜKÜMLÜLÜK kelimesi ile idari kısımdan ayrılır, ardından iki nokta üst üste konur.

Emir metni sadece idari kısımdan oluşabilir.

Sanatçı hakkında bir not (sahne 27, madde 4.3.18) taslak siparişin son sayfasının sol alt köşesinde düzenlenir.

Kuruluş emri, kuruluş başkanı, teknik müdür, başkan yardımcıları tarafından imzalanır.

JSC ofisinin memuru siparişi sipariş siciline kaydeder, sicil numarasını ve tarihini siparişe ve onay siciline yazar. Orijinal sipariş dosyaya dosyalanır. JSC ofisinin katibi, siparişlerin kopyalarını (gerekirse) yapar ve dağıtım endeksine göre gönderir.

5.1.4 Departmana göre sıralama (bölüm)

5.1.4.1 Bölümün (altbölüm) sırası A4 kağıdına formda (Ek 6) düzenlenir.

Siparişin ilk sayfasının üstünde belirtilir:

Şirketin adı,

Büyük harflerle yazılmış SİPARİŞ kelimesi,

Bölümün adı (alt bölüm),

Siparişin tarihi ve kayıt numarası.

Metin, kuruluş emrinin metniyle aynı şekilde hazırlanır.

Sipariş, bölüm başkanı (alt bölüm) tarafından imzalanır. İmza, bu talimatların 4.3.13 maddesinin gerekliliklerine uygun olarak verilir.

Sipariş, alt bölümdeki ofis işlerinden sorumlu departmana (alt bölüm) kaydedilir.

Orijinal sipariş, bu departmanın (alt bölüm) davalarının isimlendirilmesinde yer alan dosyada dosyalanır ve davaların isimlendirilmesinde belirtilen süre boyunca birimde saklanır.

5.1.5 Çözüm ( ek 7)

Karar taslağı, uygulayıcı tarafından A4 kağıdına hazırlanır.

Kararın ilk sayfasında en üstte kuruluşun adı belirtilir. Belge türü KARAR (baş konumu) büyük harflerle yazdırılır.

Tarih ve kayıt numarası belirtilir.

Metin, büyük harflerle yazılmış, İZİN VERİRİM kelimesiyle ayrılmış bir belirten ve bir idari bölüme sahiptir.

Karar ilgili yönetici tarafından imzalanır.

Onay vizeleri ve imza kararın tüm nüshalarına verilir.

Sanatçı ile ilgili ayrıntılar, bu talimatların 4.3.18 maddesine uygun olarak hazırlanmıştır.

Başkanın sekreteri kararı karar defterine kaydeder, sicil numarasını ve tarihini yazar. Orijinal karar dosyaya işlenir. Genel Sekreter, kararın gerekli sayıda nüshasını hazırlar ve dağıtım endeksine göre gönderir.

5.2 Protokol ( ek 8)

5.2.1 Protokol, A4 kağıdına yazılır.

Protokolün başlığı şöyle diyor:

Şirketin adı;

Belge türü (protokol);

Tarih ve numara;

Protokol metninin başlığı.

5.2.2 Tutanağın tarihi toplantı günüdür (tutanaklar genellikle toplantıdan sonra düzenlenir). Toplantı birkaç gün sürdüyse, tutanağın tarihi, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içerir:

MİSAL

15.05.2011 veya 10 - 15.05.2011

5.2.3 Protokol numarası, toplantının seri numarasıdır. Protokoller, takvim yılı veya kolej organının görev süresi içinde numaralandırılır.

5.2.4 Protokol metninin başlığı, ortak çalışma türünün (toplantı, toplantı, oturum vb.) ve genel durumdaki ortak çalışma organının adının bir göstergesini içerir:

ÖRNEKLER

TUTANAK ... yönetim kurulu toplantıları;

TUTANAK ... işçi kolektifinin toplantıları;

TUTANAK ... daire başkanları (bölümler) toplantıları.

5.2.5 Protokolün metni iki bölümden oluşur - giriş ve ana.

Giriş bölümü, toplantı başkanı ve sekreterinin adları ve adlarının baş harfleri ile başlar.

Daha sonra yeni bir satıra "Katıldı" ibaresi yazdırılır ve toplantıya katılanların soyadları ve baş harfleri alfabetik olarak sıralanır. Toplantıda (oturumda) çok sayıda katılımcı varsa, adları tutanaklarda listelenmez, ancak sayı toplam sayılarını gösterir. Katılımcı listeleri protokolün eklerinden biri haline gelir. Bu durumda, protokol şunları gösterir:

MİSAL

Mevcut: 35 kişi (liste ektedir)

Ardından gündem oluşturulur: tartışılan konular, konuşmacıların isimleri sıralanır.

Protokolün ana bölümü, gündemdeki maddeler kadar bölüm içerir.

Her bölüm üç bölümden oluşur: DİNLENDİ - KONUŞTU - KARAR.

İşlemsel kısım, ÇÖZÜLDÜ kelimesinden sonra gelir.

5.2.6 Tutanak, toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalanır.

Toplantıda alınan kararlar tutanağın birer sureti veya tutanaktan alıntılar yapılarak ilgililere iletilir. (Ek 9).

Protokolden bir alıntı derlerken, metnin başlığı, giriş bölümleri çoğaltılır; alıntının hazırlandığı gündem maddesi; konunun ve kararın tartışılmasını yansıtan metin.

Protokolden bir alıntı sadece sekreter tarafından imzalanır, ayrıca bir sertifika yazısı hazırlar (sahne 26). Başka bir kuruluşa sunulmak üzere bir alıntı verilirse, bir mühürle onaylanır.

5.3 Yasa (Ek 10)

Kanun şunları belirtir:

Şirketin adı;

Belge türünün adı (hareket);

Tarih ve sayı (dizin);

Başlık;

Uygulamaların varlığına dair bir işaret;

İmza;

Onay damgası.

Eylemin tarihi olayın tarihidir.

Metin şunları belirtir:

Komisyonun oluşturulduğu belgenin adı, yazarı, tarihi, numarası ve başlığı;

Komisyonun bileşimi;

Komisyonun çalışması sırasında hazır bulunan yetkililer (varsa). Hazır bulunanların adları ve komisyon üyelerinin adları alfabetik sıraya göre dizilmiş, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış;

Çalışmanın amaç ve hedefleri;

Yerleşik gerçekler.

Yasanın sonuçları veya sonuçları içeren kısmı isteğe bağlıdır.

Kanun, kanunun nüshalarının sayısını ve yerlerini belirtecektir.

Kanun, başkan ve komisyonun tüm üyeleri tarafından pozisyon belirtilmeden imzalanır.

5.4 Hizmet, muhtıra, açıklayıcı notlar

Servis, rapor, açıklayıcı notlar beyaz bir kağıda A4, A5 formatında hazırlanır.

Resmi, açıklayıcı, muhtıralar yayınlarken (Ek 11.12) Belirttiğinizden emin olun: kuruluşun adı (daha yüksek bir makama gönderildiğinde), bölümün adı (alt bölüm) - belgenin yazarı, belge türünün adı (NOT veya HİZMET NOTU), tarih, kayıt numarası, muhatap, metnin başlığı, metin, imza.

Muhtıra, daha yüksek bir yetkiliye gönderilen ve derleyicinin sonuçları ve önerileriyle ilgili herhangi bir sorunu ortaya koyan bir belgedir.

Bir not, bir yetkili tarafından diğerine resmi pozisyonda eşit olarak gönderilen bir tür resmi belgedir.

Resmi (rapor) notun metni iki bölümden oluşur: ilki, gerçekleri ortaya koyan veya durumu açıklayan beyan ve ikincisi - teklifleri, talepleri belirten.

Derleyici hizmeti, raporu, açıklayıcı notları imzalar.

Bölümde (altbölüm) kalan resmi, muhtıra, açıklayıcı notların kopyaları, daha önce kullanılmış bir kağıdın arka yüzüne eski metin üstü çizilerek çizilebilir.

5.5 Faks veya telefaks

Faksla iletilen belgeler, gönderilen belgenin türüne ilişkin gereksinimlere tam olarak uygun olarak hazırlanmalıdır: mektup, protokol, kanun, sözleşmeler, raporlar vb. Faks ile iletilen belgeler, bir nüsha olarak ön yazı ile birlikte gönderilmek üzere ofise sunulur. Yüklenici, ön yazısında ayrıca gerekli 15'te muhatabın faks numarasını belirtir (Madde 4.3.6).

Büro memuru, belgeyi giden belgeler siciline kaydeder, çalışanları belgenin gönderilme tarihini ve saatini işaretleyen iletişim mağazasına aktarır, ofise iade eder, ardından katip belgeyi iade eder. yürütücü

Aktarılan bilgilerin içeriğinin sorumluluğu, aktarım için belgeyi hazırlayan yürütücüye ve ilgili bölüm (birim) başkanına aittir.

Kuruluş tarafından faks ile alınan belgeler, ofis memuru tarafından gelen faksların siciline kaydedilir ve alındığı gün (acil - hemen) varış yerine gönderilir. Yabancı dillerdeki faxogramlar tercüme yapılmadan muhatabına teslim edilir.

5.6 Ofis mektupları

Şirket dışından gönderilen hizmet mektupları antetli kağıda düzenlenir. (Ek 3).

Mektup şunları belirtmelidir:

Muhatap (faks ile gönderirken ayrıca faks numarasını da belirtin);

Başlık;

İmza sahibinin konumu, soyadı ve adının baş harfleri;

Gönderenin soyadı, adı, soyadı ve şehir telefon numarası;

Uygulama etiketi (varsa).

Mektubun derleyicisi, muhatapların belirtildiği kadar mektubun kopyalarını ve ayrıca ofiste işlendikten sonra derleyiciye iade edilen bir kopya (iade) hazırlar.

Mektubun (iadenin) bir kopyası, boş bir A4 kağıda (antetli kağıda değil) düzenlenir.

Mektup iki veya daha fazla kağıda verilirse, formda sadece ilk sayfa düzenlenir.

Mektubun derleyicisi ve bölüm başkanı (alt bölüm) mektubun bir kopyasını (iade) onaylar, ardından mektubu imza için sunarlar. Dönüş ortağı mektubu alay ediyor.

1. nüshada düzenlenen hizmet mektupları (örneğin faksla gönderilen hizmet mektupları), gönderen ve ilgili kişiler mektubun arka yüzünü onaylarlar.

Resmi yazılar, içlerinde ele alınan hususlara bağlı olarak, şirket başkanı, başkan yardımcıları, baş muhasebeci ve yetki verilmiş (işletme emri, vekalet vb.) diğer görevliler tarafından imzalanabilir. imzalamak (görev tanımlarına göre belirlenen yetki sınırları dahilinde).

Büro memuru, resmi yazıları giden evrak defterine kaydeder ve adrese gönderir.

Mektubun (iade) veya eklerinin (mektup metninde belirtilen) bir kopyasının olmaması ve ayrıca mektubun dikkatsiz veya yanlış uygulanması durumunda, ofis memuru belgeyi revizyon için iade eder. derleyiciye.

Resmi yazılar şirketin antetli kağıdına yazıldığı için mühür gerektirmez. İstisnalar teminat mektuplarıdır.

5.7 Telefon mesajı (Ek 13).

Kısa ve operasyonel siparişler genellikle telefonla iletilir, mevcut faaliyetlerde yönetim için bilgiler, toplantı ve toplantılara davetler ve özel acil talimatlar sanatçıların dikkatine sunulur.

Telefon mesajı, telefonla iletilen bir mesajın dokümantasyon gerektirdiği durumlarda sorunları derhal çözmek için kullanılır.

Telefon mesajı en fazla 50 kelime içerir.

Telefon mesajı, A5 veya A4 formatında boş bir kağıda yazılır.

Bir telefon mesajı yaparken, aşağıdaki ayrıntılar belirtilmelidir:

Gönderilen telefon mesajının giden kayıt numarası;

Telefon mesajını gönderen kişinin telefonu, pozisyonu, soyadı, adı, soyadı;

Telefon mesajını alan kişinin imzası, adının baş harfleri ve soyadı;

Alınan telefon mesajının gelen kayıt numarası.

6 Belge dolaşımının organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi

6.1 Belgelerin kuruluşa teslimi

Belgelerin kuruluşa teslimi, kural olarak posta ve elektrik iletişimi yoluyla gerçekleştirilir.

Posta servisi yardımıyla yazılı yazışmalar, adi ve taahhütlü mektup, kartpostal, koli ve basılı yayın şeklinde yapılır.

Elektrik iletişim kanalları şunları alır: fakslar veya telefakslar, telefon mesajları, e-posta mesajları.

Belgeler kuruma kurye ile teslim edilebilir.

6.2 Gelen belgelerin alınması, işlenmesi ve dağıtılması

Kuruluş tarafından alınan belgelerin alınması ve birincil işlenmesi, JSC ofisinin katipleri tarafından gerçekleştirilir.

Büro memuru, belgelerin doğru teslimini kontrol eder.

Hatalı teslim edilen yazışmalar postaneye iade edilir. Kayıtlı posta imza karşılığı alınır.

Kuruluş çalışanları tarafından diğer kuruluşlara yapılan iş gezileri sırasında veya ziyaretçilerden alınan belgeler, kayıt için derhal ofise aktarılmalıdır.

Memur zarfları açar, eklerin doğruluğunu ve bütünlüğünü kontrol eder. Kapak mektubunda belirtilen ekleri veya diğer ekleri olmayan yazışmaların alınması üzerine, JSC memuru, eksiklik hakkında 3 nüsha (Ek 14) bir Kanun düzenler ve bunu yazışmalarla birlikte yönetim tarafından değerlendirilmek üzere sunar. Tedbirin bir nüshası göndericinin adresine, ikinci nüshası anonim şirkette dosyalanır, üçüncü nüshası ise yazışmayı yapanın dairesine gönderilir.

"Şahsen" ibaresi bulunan zarflar açılmayacaktır. Bu tür harfler uygun yapılara aktarılır.

Zarflar kaydedilir ve belgelere eklenir.

Katip alınan belgeleri kaydeder: alt alana makbuz tarihini ve kayıt numarasını yazar, gelen yazışmalar için kayıt kartını doldurur.

Kayda tabi olmayan belgeler:

6 Fiyat listeleri (fiyat listeleri).

8 İstatistiksel raporlama biçimleri.

9 Seminer davetiyeleri.

"Şahsen" olarak işaretlenmiş 11 paket.

Posta veya kurye ile ofise yapılan başvurular, gelen evrak olarak kaydedilir.

Kuruluşa kurye ile teslim edilen belgeler, işletme ofisinin posta kutusu aracılığıyla iletilir. Belgelerin posta kutusundan çıkarılması günlük olarak ofis memuru tarafından gerçekleştirilir.

Alınan tüm belgeler, JSC ofisinde ön değerlendirmeden sonra yönetime, bölümlere (bölümlere) gönderilir.

Yönetim tarafından değerlendirilen belgeler (kararlı) ofise iade edilir, katip kayıt kartına belgenin daha fazla hareketi hakkında bir not yazar.

Başkanın kararında birden fazla icra memuru tanımlanmışsa, belgenin aslı kararda soyadı ilk görünen memura gönderilir, diğer icracılara bir kopyası verilir.

6.3 Giden belgelerin işlenmesi ve gönderilmesinin organizasyonu

Giden (gönderme) belgelerin işlenmesi ve gönderilmesi, JSC ofisi tarafından gerçekleştirilir.

Planlar, işlemler, sözleşmeler, muhasebe belgeleri (faturalar, faturalar, yapılan iş işlemleri) vb. belgelere mektup eşlik etmelidir. Mektubun yürütücüsü, mektubun doğru bir şekilde yürütülmesinden ve ekli belgelerin eksiksiz olarak kullanılabilirliğinden sorumludur.

Gönderilecek belgeyi alan JSC ofisinin memuru, uygulamasının doğruluğunu kontrol eder:

Antetli kağıda mektup yazmak;

Bir imzanın varlığı;

Başlık varlığı;

doğru adresleme;

Sanatçı hakkında bir işaretin varlığı;

Belgedeki tüm sayfaların ve belirtilen tüm eklerin varlığı.

Belgenin yanlış düzenlenmesi veya eksiksiz bir set halinde sunulmaması durumunda, revizyon için yükleniciye iade edilir.

Katip mektubu kaydeder: ona bir kayıt numarası verir, tarihi yazar, giden yazışma kayıt günlüğüne uygun bir giriş yapar.

Bir ofis çalışanı tarafından telefonla giden bir mektuba kayıt numarası verilmesi yasaktır.

Posta ile bir belge gönderirken dönüştürülür. Zarflar adreslenir ve işaretlenir. Postalama amaçlı tüm belgelerin yürütülmesi, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin Kuralların gerekliliklerine tam olarak uygun olarak gerçekleştirilir.

Büro memuru (şirketin kuryesi), sarılı belgeleri muhataplara gönderilmek üzere Rusya Federasyonu postanesine teslim eder.

6.4 Kuruluştaki belgelerin hareketinin organizasyonu

6.4.1 Kuruluştaki ana dokümantasyonun hareketi, JSC ofisi aracılığıyla gerçekleştirilir. Ofisteki her departman (bölüm) için, belgelerin yürütücülerinin bu bölüme gönderilen yazışmaları yerleştirdiği bir posta kutusu tahsis edilir.

6.4.3 Büro memuru günlük kayıtları doldurur ( ek 15), yani içlerinde belgelerin departmana (alt bölümlere) teslim tarihini, numarasını, belge türünü belirtir; kayıtları ve yazışmaları uygun posta klasörlerine yerleştirir.

6.4.4 Posta klasörlerinin değişimi, içlerinde belge olup olmadığına bakılmaksızın ofisin posta kutuları aracılığıyla gerçekleştirilir.

6.4.5 Departmanlardaki (alt bölümler) ofis çalışmasından sorumlu kişi günlük olarak:

Ofise gönderilen belgelerin yürütülmesinin doğruluğunu kontrol edin, belgelerde imzaların varlığını, başvuruları, her belgeye bir belge hareket göstergesi ile birlikte eşlik edin (yani. kimin imzalayacağı, belgeyi onaylayacağı, mühürle tasdikin gerekli olup olmadığı ve son zorunlu nokta - tamamlanmış belgenin kime iade edileceği (gönderileceği);

Giden belgeleri giden belgelerin kaydına kaydedin (Ek 16);

Kayıt işlemini tamamlayın;

Kayıt ve belgeleri posta klasörüne yerleştirin;

Kuruluşun ofisinde posta klasörlerini değiştirmek için.

6.4.7 Departmandan (alt bölüm) ofise yazışmaların teslim edilmesinden sonra, ofis memuru alınan belgeleri işler:

Kayıttaki girişlere göre belgelerin uygunluğunu kontrol eder, belgelerin alınması için sicilde imzalar;

Belgeleri, bölümlerin (alt bölümlerin) posta kutularındaki veya yönetime "Rapor için" klasörlerindeki hareketlerinin göstergelerine göre düzenler;

Belgelerin hatalı yürütülmesi (gerekli vizelerin, imzaların, eklerin olmaması, koordinatör (imzalayan veya onaylayan) yetkililerin pozisyonlarının veya adlarının yanlış belirtilmesi, belge hareket göstergesinin olmaması vb.) durumunda belgeleri bölümlere (alt bölümlere) iade eder.

6.4.8 Departmanlardaki (alt bölümler) ofis çalışmasından sorumlu kişi günlük olarak:

Departman (alt bölüm) tarafından alınan belgeleri ofiste alın;

Ofisten alınan belgeler için kayıt defterine giriş yapın;

Gelen belgeleri gelen belgelerin kayıt defterine kaydedin (Ek 17);

Belgeleri bölüm başkanına (alt bölüm) değerlendirilmek üzere gönderin;

Belgeyi, başın kararına uygun olarak yürütmek için aktarın;

Belgelerin geçişi ve zamanında yürütülmesi üzerinde kontrol.

6.4.9 Yanlış teslim edilen belgeler ofise iade edilmelidir.

Daire başkanları (alt bölümler) gelen yazışmaları zamanında değerlendirmek, organizasyonel ve idari belgelerin koordinasyonu için son tarihlere ve belgelerin yürütülmesi için son tarihlere uymakla yükümlüdür.

6.4.11 Büro işlerinden sorumlu kişinin veya daire başkanının (bölüm) imzası karşılığında bir belgeyi doğrudan bölümden bölüme (bölümden bölüme) aktarmak mümkündür.

6.4.12 Belgelerin kuruluş yönetiminin resepsiyonuna teslimi, günlük olarak ofis katibi tarafından gerçekleştirilir.

6.4.13 İmzaya, yönetime onaya sunulan belgelerin (gerekli vizelerin, imzaların, başvuruların vb. mevcudiyeti) doğru bir şekilde yerine getirilmesi sorumluluğu, belge yürütücüleri, ofis çalışanları ve yönetici sekreterlerine aittir.

6.5 Sözleşmeli iş organizasyonu

6.5.1 Sözleşmeler, anlaşmalar, sözleşmeler (bundan böyle sözleşmeler olarak anılacaktır), kuruluş tarafından posta veya faks (e-posta) ile alındığında, gelen belgeler olarak JSC ofisine kaydedilir. Ofis katibi, sözleşmenin ilk sayfasının (veya ön yazının) alt kenarına belgenin tarihini ve kayıt (gelen) numarasını yazar. Yabancı bir ortakla yapılan sözleşmede, kayıt numarası ve tarih ilk yaprağın arkasına iliştirilir.

6.5.2 Posta veya faks yoluyla alınan tüm sözleşmeler için büro memuru, büronun dosya dolabında bulunan kayıt kartlarını doldurur.

6.5.3 Kayıt kartındaki imza karşılığı tescilli sözleşmeler, JSC ofisi tarafından imza hakkı verilmiş olan hukuk danışmanına gönderilir.

6.5.4 Hukuk danışmanı, sözleşme kapsamında sorumlu yürütücüyü belirler ve daha fazla iletilmek üzere AO ofisine geri gönderir.

6.5.5 Doğrudan sorumlu icracıya hitaben yapılan sözleşmeler, ofis tarafından muhataba kayıt kartındaki imza karşılığı iletilir.

Sözleşmenin faks veya elektronik metninin onayı (vising) ile eş zamanlı olarak alınması üzerine, sorumlu yürütücü, karşı taraftan orijinal sözleşmeyi gerçek bir imza ve mühürle almak için gerekli önlemleri almakla yükümlüdür. Sözleşmenin mutabık kalınan (imzalı) faks veya elektronik metni orijinali ile birlikte saklanır.

6.5.6 Hukuk danışmanı, sorumlu yürütücü tarafından sunulan sözleşmeyi (iki kopya halinde) inceler, sözleşmeye bir hesap numarası atar, sözleşme kaydına ve sözleşmelerin elektronik kaydına giriş yapar.

6.5.7 Sözleşmeler onaylanmıştır:

1 Sözleşme kapsamında sorumlu yürütücü.

2 Baş uzman (yönergeye göre).

3 Örgütün başkan yardımcısı.

4 Teknik direktör (müdür yardımcısı).

5 Baş muhasebeci.

6 Hukuk Müşaviri.

Yabancı firmalarla sözleşmeler hazırlanırken tercümanlarla koordineli çalışmak gerekir.

6.5.8 Hukuk müşaviri, sözleşmenin ilk sayfasının (1. ve 2. nüshaları) sağ alt köşesine ve onay için sicilin sağ üst köşesine hesap numarasını ve kayıt tarihini yürürlüğe koyan sözleşmeyi koyar. .

Yabancı ortakla yapılan sözleşmelerde 1. ve 2. nüshaların birinci sayfasının arkasına sicil numarası ve hesap tarihi eklenir.

6.5.09 Sözleşmenin hukuk müşaviri tarafından tescil tarihi, sözleşmenin ifa süresinin başlangıcı olarak kabul edilir.

Sözleşmenin belirli bir yetkili tarafından onaylanma süresi bir iş günüdür, daha fazla değil.

Sözleşmenin sorumlu icracı tarafından ifa süresi 5 iş günüdür. Son teslim tarihine uyma sorumluluğu sorumlu yürütücüye aittir.

Sözleşme şartlarına uygunluğun kontrolü ve sözleşmenin yürütülmesi hukuk danışmanına verilir.

6.5.10 Sorumlu icracı, gerektiğinde bizzat (veya bunun için bir icracı atayarak) sözleşmeyi koordine eden görevlilerden geçebilir.

6.5.11 Sözleşmede mutabık kalan görevliler, kişisel imzalarını deşifre eden ve sözleşme tarihini belirten belgenin vize örneğini onaylar ve ayrıca sözleşmenin alındığı ve iade tarihlerini belirten sözleşme kaydını doldururlar.

Sözleşmeyi koordine eden bir yetkilinin (tatil, hastalık, iş gezisi) yokluğunda, sözleşme iş tanımına uygun olarak vekili tarafından onaylanır.

6.5.12 Sponsor görevlinin sözleşmenin herhangi bir maddesini kabul etmemesi durumunda, yorumları ayrı bir sayfada belirtecek, imza ve tarih atacak, sözleşmeye yorumların bulunduğu bir sayfa ekleyecek, sözleşmenin vize örneğini koyacaktır. sözleşme ve kayıt defterinde: kişisel imza, tarih, işaret " Ekli notlar."

6.5.13 Sorumlu icracı, tespit edilen yorumları eler veya iki nüsha halinde bir anlaşmazlık protokolü düzenler ve sözleşme üzerinde anlaşmaya varırken yorumu yapan yetkili ve hukuk müşaviri ile onaylar.

Sözleşme, taraflar arasındaki anlaşmazlıkların tam olarak anlaşılmasına kadar akdedilmez ve ifaya tabi değildir.

6.5.14 Hukuk danışmanı, sözleşmeyi işletme başkanı tarafından imzalanmadan önce koordine eder.

6.5.15 Sözleşme 2 nüsha ve varsa anlaşmazlık protokolü 2 nüsha olarak işletme başkanı tarafından imzalanır. Başkanın bulunmadığı zamanlarda sözleşme, bu hakkın devredildiği kişi tarafından imzalanır. Sözleşme (2 nüsha) işletmenin mührü tarafından onaylanmıştır.

6.5.16 Yürütülen sözleşmenin bir kopyası (onay vizeleri olmadan) sorumlu icracı tarafından bir üst yazı ile AO ofisi aracılığıyla ikinci tarafa gönderilir (bir anlaşmazlık protokolü ile - varsa).

6.5.19 Sözleşmenin aslı, sicil ile birlikte teşebbüsün hukuk hizmetine onay için sunulur.

6.5.17 Hukuk Hizmeti, orijinal sözleşmeleri beraberindeki tüm materyallerle birlikte tutar.

6.5.18 Mevcut sözleşmede temel şartlarda değişiklik veya ilave yapılması durumunda, 6.5.1 - 6.5.18 maddelerinde belirtilen şekilde ek bir sözleşme (değişiklik) düzenlenir.

6.6 Seyahat belgelerinin kaydı

6.6.1 Bir iş gezisine gönderilen bir çalışan, T-10a numaralı birleşik forma uygun olarak hazırlanmış bir iş atamasını JSC'ye sunar.

Uzmanların ve departmanların (bölümlerin) çalışanlarının bir iş gezisi için atanması, bölüm başkanı (bölüm (kişisel imzanın zorunlu kod çözme)) tarafından onaylanır ve yetkili başkan tarafından imzalanır.

Uzmanları ve çalışanları bir iş gezisine gönderme emri, buna yetkili müdür tarafından imzalanır.

İmza özniteliğinin imza şifre çözme içermediği bir hizmet görevi, yani. imza sahibinin soyadı ve baş harfleri belirtilmez, ofis kabul edilmez.

İmzalanan iş atamasına dayanarak, ofis memuru, çalışanı T-9 numaralı birleşik bir biçimde bir iş gezisine göndermek için bir emir (talimat) hazırlar.

Emir, organizasyon başkanı tarafından imzalanır.

Emri imzaladıktan sonra, ofis memuru, anonim şirket başkanı veya ofisin kıdemli memuru tarafından imzalanan T-10 numaralı birleşik formda bir seyahat belgesi düzenler. İmza, "Chancery" mührü ile onaylanmıştır.

Bir çalışan, sınır yetkililerinin esas aldığı hükümetlerarası anlaşmaların imzalandığı BDT üye ülkelerine yapılan iş gezileri hariç, işverenin emriyle Rusya Federasyonu dışındaki bir iş gezisine seyahat belgesi vermeden gönderilir. giriş ve çıkış belgelerinde devlet sınırını geçme ile ilgili notlar almamak (13 Ekim 2008 Sayı 749 Kararnamesi).

6.6.3 Seyahat belgesinde, bir iş gezisinde kalkış ve varış yerlerine varış, onlardan ayrılış ve kalıcı iş yerine varış hakkında notlar alınır. İlk ve son işaretler, ayrılmadan önce ve varışta JSC ofisinin çalışanları tarafından yapılır (tarihler belirtilir, imzalanır, "Chancery" damgası), geri kalan işaretler, çalışanın görevlendirildiği kuruluşlara yazılır. . Bu tür işaretler yoksa veya yanlış yazılmışlarsa (imza veya mühür yoksa), seyahat belgesi seyahatle ilgili masrafları hesaplamak için kullanılan bir belge işlevi göremez.

6.6.4 Bir iş gezisinde gönderilecek sipariş ofiste tescil edilir, aslı dosyada dosyalanır. Kopyalar, muhasebe departmanına, görevlendirilen işçinin departmanına (bölümüne) gönderilir.

6.6.5 Yurt dışı iş seyahati çıkış emirleri ayrıca kaydedilir. Bu siparişlerin sicil numarası seri numarası ve harflerden oluşmaktadır. km-w,

Örneğin - 71/km-w.

6.6.6 Diğer kuruluşların temsilcileri bir iş gezisi için şirkete geldiklerinde, yolcunun ziyaret amacıyla geldiği bölüm (alt bölüm) başkanı seyahat belgesine "Vardı" ibaresiyle imzasını atar. ayrıldı".

İmza, "Chancery" mührü ile onaylanmıştır.

Bir günden fazla bir süre için gelen geçici bir kişi hakkında bilgi, ofis katibi tarafından şirkete iş seyahati için gelen kişilerin siciline girilir.

7 Ofis işlerinde belgelerin organizasyonu

Büro çalışmasında belgelerin organizasyonu (belge yönetimi), belgelerin güvenliğini, muhasebesini, sistematikleştirilmesini, büro işlerinde davaların oluşturulmasını ve yürütülmesini ve arşive aktarılmasını sağlayan bir dizi çalışma türüdür.

Büro çalışmalarında belgelerin doğru şekilde düzenlenmesini sağlayan ana çalışma türleri, davaların isimlendirilmesinin derlenmesi ve davaların oluşturulmasıdır.

7.1 Vakaların isimlendirilmesi

Kuruluş için davaların özet isimlendirmesi, arşiv çalışanları veya arşivden sorumlu yetkili kişi tarafından, ofis işlerinden sorumlu olanlar tarafından geliştirilen departmanların (bölümlerin) isimlendirmeleri temelinde öngörülen biçimde derlenir. benzer bir biçimde bölümlerde (bölümlerde) (Ek 18), onlar tarafından arşivle kararlaştırılır, bu bölümlerin (bölümlerin) başkanları tarafından imzalanır ve JSC'ye sunulur.

Vakaların isimlendirilmesi, teknik belgeler ve basılı yayınlar hariç, şirketin faaliyetleri sonucunda oluşturulan tüm belgeleri içerir.

Yeni oluşturulan departman (alt bölüm), davaların isimlendirilmesini geliştirmek ve bir ay içinde JSC'ye sunmakla yükümlüdür.

Kuruluşun işlerinin özet terminolojisi, bir arşiv çalışanı veya arşivden sorumlu yetkili bir kişi tarafından imzalanır, şirketin uzman komisyonu ve arşiv komitesi ile kararlaştırılır ve kuruluş başkanı tarafından onaylanır.

Şirketin davalarının isimlendirilmesi onaylandıktan sonra, arşiv görevlisi veya yetkili bir çalışanı (arşivden sorumlu), işte kullanılmak üzere ilgili bölümlerinden alıntıları departmana (alt bölüm) gönderir.

Vakaların özet isimlendirmesi 2 nüsha olarak basılmıştır. Vaka isimlendirmesinin ilk onaylanmış kopyası kalıcı saklama belgesidir ve AO bölümünde vaka isimlendirmesine dahil edilmiştir. İsimlendirmenin ikinci onaylı nüshası arşiv komitesine gönderilir.

Her yılın sonunda konsolide dava isimlendirmesi belirlenir ve bir sonraki takvim yılının 1 Ocak'ında yürürlüğe girer.

Vakaların özet isimlendirmesi, organizasyonun işlevlerinde ve yapısında temel değişiklikler olması durumunda, ancak en az beş yılda bir yeniden kararlaştırılır.

Konsolide vaka isimlendirmesinin bölümlerinin adları, kuruluşun bölümlerinin (bölümlerinin) adlarıdır.

Vakaların isimlendirilmesinin sütunları ( uygulama18) aşağıdaki gibi doldurulur:

- 1. sütunda vakaların isimlendirilmesinde yer alan her bir vakanın indeksleri indirilir. Vaka indeksi, yapısal birimin indeksinden ve yapısal birim içindeki vakanın seri numarasından oluşur. Vaka dizinleri Arap rakamlarıyla gösterilir.

- 2. sütunda dava başlıkları (ciltler, bölümler), davanın belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini yansıtan genel bir biçimde dahil edilmiştir. Davanın başlığında ("Farklı malzemeler", "Genel yazışmalar" vb.), karmaşık dönüşlerde spesifik olmayan formülasyonların kullanılmasına izin verilmez.

Davaların isimlendirilmesinde dava başlıklarının sırası, davaları oluşturan belgelerin önem derecesine ve aralarındaki ilişkiye göre belirlenir. Başta, organizasyonel ve idari belgeleri (bölüm (bölüm (bölüm) yönetmeliği), emirler, emirler, kararlar) içeren dava başlıkları vardır.

Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirlenebilir.

- sütun 3 takvim yılı sonunda tamamlanır.

- 4. sütunda davanın saklama süresi, standart yönetim belgeleri listesine göre makale sayıları belirtilmiştir.

- 5. sütunda"Not", davaların saklama sürelerinin belirlenmesinde kullanılan belge listelerinin adlarını, davaların kurulmasında, devir davalarında, davaların imha için tahsisinde, davaların başka bir birime devredilmesinde işaretlerin yapıldığını gösterir. devamı vb.

Yıl içinde departmanlarda (bölümlerde) öngörülemeyen durumlar ortaya çıkarsa, bunlar ayrıca terminolojiye dahil edilir. Yeni başlayan vakalar için, vaka isimlendirmesinin her bölümünde yedek numaralar bırakılır.

Yıl sonunda, davaların isimlendirilmesinin sonunda, açılan davaların sayısı (hacimler) hakkında son bir giriş yapılır.

7.2 Vakaların oluşumu

Bu departmanlarda ofis işlerinden sorumlu departmanlarda (bölümlerde) vakalar oluşturulur.

Vakaların doğru oluşumu üzerindeki kontrol, AO tarafından gerçekleştirilir.

Vaka oluştururken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

Kalıcı ve geçici depolama belgeleri ayrı davalar halinde gruplandırılmıştır;

Dosyaya sadece yürütülen belgeleri isimlendirmeye göre dava başlıklarına göre yerleştirin;

İade edilecek belgeler, fazladan nüshalar, taslaklar dosyaya konulmamalı;

Devredilebilir ve kişisel dosyalar hariç, bir yıllık belgeleri bir dosyada gruplayın;

Davada birkaç cilt (parça) varsa, davanın indeksi ve başlığı "Cilt No. 1", "Cilt No. 2" vb. ilave edilerek her cilde yapıştırılır;

Vakadaki belgeler kronolojik, soru-mantıksal sıra veya bunların bir kombinasyonu şeklinde düzenlenir. Belgelerin ekleri, onaylanma veya derlenme tarihlerine bakılmaksızın, atıfta bulundukları belgelere eklenir. 250 sayfadan fazla hacme sahip başvurular, belgede belirtilen ayrı bir cilt oluşturur;

İdari belgeler (emirler, talimatlar, kararlar), ilgili uygulamalarla tür ve kronolojiye göre vakalara ayrılmıştır;

Temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişlerinden ayrı olarak gruplandırılmıştır;

Kişisel dosyalardaki belgeler şu sırayla düzenlenir: belgelerin dahili envanteri; bir iş için uygulama; anket; personel kayıtları hakkında kişisel sayfa; otobiyografi; eğitim belgeleri; atama, nakil, işten çıkarma emirlerinden alıntılar;

Yıllık planlar, raporlar, tahminler, hazırlandıkları zamana ve imza tarihlerine bakılmaksızın içerik açısından ilgili oldukları yılın vakaları halinde gruplandırılmıştır;

Yazışmalar, kural olarak, bir takvim yılı için gruplandırılır ve kronolojik sıraya göre sistemleştirilir; Yanıt belgesi, talep belgesinin arkasına yerleştirilir. Bir önceki yılda başlayan belirli bir konuda yazışmaları sürdürürken, belgeler bir önceki yılın dava indeksini gösteren cari yılın dosyasına dahil edilir.

7.3 Belgelerin çevrimiçi saklanması

Kuruluş anından şirket arşivine aktarılana kadar, belgeler oluşturuldukları yerde dosyalarda (departmanlarda, alt bölümlerde) saklanır.

Bölüm başkanları (bölümler) belgelerin güvenliğini sağlar.

Dairede (alt bölümde) ofis işlerinden sorumlu kişi, cari yılın 15 Aralık tarihine kadar (veya davaların oluşumunda ihlallerin tespiti durumunda), bir kanun hazırlayarak dairenin işlerini denetler (Ek 19). ).

7.4 Kuruluşun arşivine sunulmak üzere belgelerin hazırlanması

Arşivleme için belgelerin hazırlanması şunları içerir:

Belgelerin değerinin incelenmesi;

Vakaların kaydı;

Vaka notlarının hazırlanması;

Belgelerin ve dosyaların imha için tahsisine ilişkin eylemler hazırlamak.

7.4.1 Belgelerin değerinin incelenmesi

Belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek için şirkette kalıcı bir uzman komisyonu (EC) oluşturulur. Komisyonun çalışmalarının işlevleri, hakları, organizasyonu daimi uzman komisyonu Yönetmeliği ile belirlenmelidir.

AK'nin bileşimi, kuruluş başkanının emriyle atanır.

Her yıl, kuruluş arşivinin doğrudan metodolojik rehberliği altındaki belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, bölümler (alt bölümler) kalıcı, uzun vadeli (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumlarının envanterlerini derler. (Ek 20) ve imha için tahsisat üzerinde hareket eder (Ek 21).Envanterler, kalıcı saklama kasaları, uzun süreli saklama kasaları, personel dosyaları için ayrı ayrı derlenir.

Geçici depolama (10 yıla kadar) durumlarında stoklar derlenmez.

Davaların envanterleri, birimde (bölüm) ofis işlerinden sorumlu kişi tarafından iki nüsha olarak düzenlenir, daire başkanı (bölüm) tarafından onaylanır ve imzalanır. Envanterin ilk nüshası vakalarla birlikte kurum arşivine aktarılır, ikinci nüshası kontrol nüshası olarak departmanda (altbölüm) kalır.

Departmanlar (alt bölümler) tarafından hazırlanan vaka envanterleri, arşiv tarafından organizasyonun işlerinin özet envanterinin hazırlanması için temel oluşturur. Özet envanter, arşiv görevlisi veya arşivden sorumlu yetkili kişi tarafından, uzman komisyonu, arşiv komitesi ile koordineli olarak imzalanır.

İlgili imha dönemi için belgelerin seçimi ve imha için tahsis eyleminin düzenlenmesi, aynı süre için kalıcı depolama için dava envanterlerinin derlenmesinden sonra departmanlarda (alt bölümlerde) ofis işlerinden sorumlu olanlar tarafından gerçekleştirilir.

Davalar, kendileri için sağlanan saklama süresi, kanunun düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar sona ermişse, imha için tahsis işlemine dahil edilir.

Örneğin: 2011'de üç yıllık saklama süresi olan tamamlanmış davalar, 1 Ocak 2005'ten önce düzenlenmeyecek bir kanuna dahil edilebilir.

Bu envanterler ve eylemler, uzman komisyonunun toplantısında değerlendirilir.

Uzman komisyonu ile anlaştıktan sonra, imha için belgelerin tahsisine ilişkin işlemler, kuruluş başkanı veya bu hakkın devredildiği kişi tarafından onaylanır.

Tüm departmanlar (alt bölümler) tarafından imha tahsisine ilişkin eylemlerin onaylanmasından sonra, kuruluşun arşivi belgelerin merkezi imhasını düzenler.

7.4.2 Dosyaların kaydı

Vakalar kurumlarında ve yıl sonunda tescile tabidir.

Dava dosyalama - davayı saklama için hazırlama. Saklama koşullarına bağlı olarak, davaların tam veya kısmi kaydı yapılır.

Kalıcı, uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumları tam kayda tabidir.

Tam tasarım şunları içerir:

Davanın kapsamının ayrıntılarının öngörülen biçimde kaydedilmesi (Ek 22);

Davanın dosyalanması veya bağlanması;

Davanın sayfalarının numaralandırılması;

Bir sayfa hazırlamak - tanık (Ek 23)

Gerekirse dava belgelerinin dahili envanterini hazırlamak;

Dava kapağının detaylarına gerekli açıklamaların girilmesi.

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama davaları açılmaz, içindeki sayfalar numaralandırılmaz, içindeki belgeler ciltlerde saklanır ve davadaki belgeler yeniden düzenlenmez.

Kalıcı, uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama ve personel için kasa kapakları, oluşturulan forma uygun olarak hazırlanır (Ek 22).

Kasa kapağıyla ilgili ayrıntılar:

Şirketin adı;

Yapısal birimin adı (yasal durumda);

Vaka indeksi;

vaka başlığı;

Davanın tarihi (ciltler, parçalar);

Dosyadaki sayfa sayısı;

Vaka saklama süresi.

Davaların tarihleri, belgelerin en son tarihleridir, yani. davaya dahil edilen en eski ve en son belgelerin kayıt (düzenleme) tarihleri.

Davada yer alan belgelerin güvenliğinin sağlanması ve düzenlenme sırasının sabitlenmesi için, tanık kağıdı ve iç envanter hariç tüm yaprakları numaralandırılmıştır.

Sayfalar basit bir kurşun kalemle numaralandırılır, numaralar sayfanın sağ üst köşesine yazılır.

Sayfaların numaralandırılması tamamlandıktan sonra, bu durumdaki sayfa sayısının sayılarla ve kelimelerle belirtildiği, davanın ayrı bir kanıt sayfasında bir sertifika yazısı düzenlenir. Sertifikasyon yazısı, derleyicisi tarafından imzanın kodunun çözüldüğünü, derlemenin konumunu ve tarihini gösteren imzalanır. Kutudaki yaprak sayısı, sertifika yazıtına uygun olarak kutunun kapağında belirtilmiştir.

Davayı oluşturan belgeler, tüm belgelerin metninin olası serbest okuması dikkate alınarak iç içe geçmiştir. Kılıfları ciltleme için hazırlarken, metal bağlantı elemanları (iğneler, ataşlar) belgelerden çıkarılır. Ciltte kasa kalınlığı 4 cm'yi geçmemelidir.

7.5 Vakaları arşive aktarma

Kuruluşun arşivi, bu talimatın gerekliliklerine uygun olarak hazırlanan saklama kasalarını kabul eder.

Kuruluşun çalışmalarındaki arşivi, kuruluşların arşivlerinin çalışması için Temel kurallar, uzman komisyonu Yönetmeliği, bu talimat tarafından yönlendirilir.

EK 1

Sipariş formu

	Şirketin adı
	P R I C A Z
		Kayıt numarası

EK 2

Sipariş formu

Şirketin adı

	Şirketin adı
	R A P O R I W E N I E
		Kayıt numarası

EK 3

antetli kağıt formu

EK 4

Onay için kayıt formu

__________ tarih ve __________ _________ tarafından onay için kaydolun
Koordinasyon görevlileri	Belgenin alındığı tarih	Belge iade tarihi	Yetkilinin imzası

EK 5

Bölüm (bölüm) için örnek sipariş

Kuruluşun adı (şirket)

P R I C A Z

Bölümün adı (bölüm)

_____ № _____

Görevlerin yerine getirilmesi hakkında

hastalık sırasında

Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 4.9. maddesi 4. maddesi ve 74. maddesi uyarınca

EMREDİYORUM:

Kurye Ivanov I.I.'nin hastalık dönemi için. 15.05.2011 tarihinden itibaren yazışmaların teslim sorumluluğunu atamak için: Petrov P.P. - devamsızlığın maaşının% 35'i kadar ek ödeme ile genç yönetici.

Bölüm Başkanı

(alt bölümler) _____ I.O. Soyadı

Kişisel imza

Siparişe aşina: __________ P.P. Petrova

Kişisel imza, tarih

EK 6

Bölüm (bölüm) için örnek sipariş

SİPARİŞ

üzerinde___________________________________

(bölüm adı (alt bölüm))

_________ № ____

Siparişin metni

ZORUNLU:

1 …………………………………

2…………………………………

3………………………………………

I.I.'nin sırasını tanımak. Ivanov resim altında.

Bölüm başkanı (alt bölüm) ____ ______________

Kişisel imza tarihi

Çalışan siparişe aşinadır ___ ____________

Kişisel imza Tarih

EK 7

Çözüm şablonu

Kuruluşun adı (şirket)

KARAR

Baş pozisyonu

_________ № ______

Metin ………………………………………………………

RAZ R E S A Y:

1 Hazırlayın ………………………………………………

2 ………………………………………………………….

3 ……………………………………………………………

Başın konumu Kişisel imza ____________

KABUL

Konum Kişisel imza _____________

Konum Kişisel imza _____________

EK 8

protokol formu

Şirketin adı

P O T O C O L

__________ №_______

toplantılar (toplantılar, toplantılar) ___________________________________

Başkan -________

Soyadı I.O.

Sekreter - ______________________

Soyadı I.O.

Katılımda:_________________________________________________

GÜNDEM:

1____________________________________________________________ 2____________________________________________________________

1 DİNLENDİ:

GERÇEKLEŞTİRİLDİ:

____________________________________________________________

ÇÖZÜLDÜ:

1.1___________________________________________________________

1.2___________________________________________________________

2 DİNLENDİ:

_____________________________________________________________

GERÇEKLEŞTİRİLDİ:

_____________________________________________________________

ÇÖZÜLDÜ:

2.1________________________________________________________

2.2 __________________________________________________________

Başkan ________________________________ Oyunculuk Soyadı

Kişisel imza

Sekreter ________________________________ Adı ve soyadı

Kişisel imza

EK 9

Protokol özü formu

Şirket Adı

PROTOKOLDEN ÖZET

_________ №_________

toplantılar (toplantılar, oturumlar) _______________________________________

kolej kuruluşunun adı

Başkan - __________________

Soyadı I.O.

Sekreter - __________________

Soyadı I.O.

Katılımda: _____________________________________

GÜNDEM:

4 ____________________________________________________________

4 DİNLENDİ:

_____________________________________________________________

GERÇEKLEŞTİRİLDİ:

_____________________________________________________________

ÇÖZÜLDÜ:

4.1___________________________________________________________

4.2___________________________________________________________

Başkan I.O. Soyadı

Sekreter I.O. Soyadı

Sekreter ____________________ _______________

Kişisel imza I.O. Soyadı

EK 10

hareket formu

ONAYLADIĞIM kuruluş adı

DAVRANMAK __________________________

______ №_______ (iş unvanı)

_________________ Kişisel imza I.O. Soyadı

(ne hakkında) Tarih

__________________________________________________________________

Komite tarafından derlenen:

Başkan: ________________________ ______________

Pozisyon I.O. Soyadı

Komisyon üyeleri: 1______ ______________

Pozisyon I.O. Soyadı

2____________________ ____________________________

Pozisyon I.O. Soyadı

3____________________ ____________________________

Pozisyon I.O. Soyadı

Katılımda: ______________________ ____________________________

Pozisyon I.O. Soyadı

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(kopya sayısı)

Başkan

Kişisel imza I.O. Soyadı

Kişisel imza I.O. Soyadı

_________________________ _____________________

Kişisel imza I.O. Soyadı

_________________________ _____________________

MUHAFAZA

15.05.2011 № 000

Rapor gönderme hakkında

İsteğiniz üzerine, Nisan 2011 için ilerleme raporunun bir kopyasını gönderiyorum.

Uygulama: 2 litre için. 1 kopyada.

Bölüm Başkanı __________________________________________ Oyunculuk Soyadı

Kişisel imza

EK 12

Bir not için şablon

Bölüm adı Hukuk bölümü başkanı

VE HAKKINDA. Soyadı

HAFIZA

15.05.2011 № 0000

Davaların isimlendirilmesinin sunulması hakkında

Konsolide bir dava isimlendirmesinin geliştirilmesi ile bağlantılı olarak, sizden departman için bir dava isimlendirmesi sağlamanızı rica ediyorum.

Konum

Bölümün adı (alt bölüm) ______________ I.O. Soyadı

Kişisel imza

Rapor notu örneği

MUHAFAZA

15.05.2011 № 000

Bütçenin oluşumu hakkında

000 tarih (tarih) sayılı “Gelir ve Gider Bütçesinin Oluşturulmasına İlişkin” Kararname uyarınca, sizi bilgilendiririm:

Bölüm Başkanı __________________________________________ Oyunculuk Soyadı

Kişisel imza

EK 13

telefon formu

Şirket adı Muhatap

Pozisyon, baş harfler ve Pozisyon, baş harfler ve

alan kişinin soyadını aktaran kişinin soyadı

telefon mesajı, telefon mesajı,

telefon numarası, telefon numarası,

kalkış saati varış saati

telefon mesajları telefon mesajları

telefon mesajı

tarih #____

Telefon mesajının metni (en fazla 50 kelime).

Telefon mesajını imzalayan veya adına telefon mesajı iletilen kişinin konumu.

EK 14

Gelen yazışmaların eksiklik eyleminin şekli

Şirketin adı

DAVRANMAK

eksiklik hakkında

gelen posta

Temel:________________________________________________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

______________ kopya halinde derlenmiştir:

(kopya sayısı)

1 kopya -________________________________________________

2 kopya -________________________________________________

3 kopya -__________________________________

Bölüm başkanının adı ____ _______

Kişisel imza I.O. Soyadı

Katip _________________ _______________

Kişisel imza I.O. Soyadı

EK 15

Kayıt Formu

REZERVASYON

gönderilen yazışmalara

içinde______________________________

İş ismi

Bölüm Başkanı

(bölümler) ______ ______________

KABUL

Arşivci _____ _______________

Kişisel imza, tarih

EK 19

Yapısal birimin belgelerini denetleme eyleminin şekli

DAVRANMAK

______ №_______

Belgelerin revizyonu hakkında ____________

Departman (bölüm)

Temel: ________________________________________________

Komite tarafından derlenen:

Başkan: ________________________ _____

Daire Başkanı (alt bölüm) İ.Ö. Soyadı

Komisyon üyeleri: 1_______________ ________________

Pozisyon I.O. Soyadı

2_______________ ________________

Pozisyon I.O. Soyadı

Bulgular

______________ kopya halinde derlenmiştir:

(kopya sayısı)

1 kopya -________________________________________________

2 kopya -________________________________________________

…misal -______________________________________________

Başkan ________________________ _____

Kişisel imza I.O. Soyadı

Komisyon üyeleri __________________________ _______

Kişisel imza I.O. Soyadı

_________________________ _____________________

Kişisel imza I.O. Soyadı

EK 20

Kalıcı depolama durumlarının envanter formu (uzun süreli depolama durumları veya personel durumları)

Şirketin adı

Bölümün adı (bölüm)

kalıcı saklama durumları

(uzun süreli saklama durumları

veya personel vakaları)

_________________ adet bu envantere dahildir. depolamak ____________ ile

(sayı ve kelimelerle)

________________ ile:

harf numaraları: ____________________________________

cevapsız numaralar: ________________________________________________

Bölüm Başkanı ___________________ ___________________

Kişisel imza, tarih

İş ismi

envanterin derleyicisi ______ _____

Kişisel imza, tarih

KABUL

Arşivci ______________________ _____

Kişisel imza, tarih I.O. Soyadı

EK 21

Belgelerin imhası için tahsis eylemi şekli

ONAYLADIĞIM kuruluş adı

DAVRANMAK _________________________

İş ismi

imha için tahsis hakkında ____________

Kişisel imzaya tabi olmayan belgeler Adı ve soyadı

depolamak ____________

Temelli__________________________________________________

saklama sürelerini gösteren belge listesinin adı ve künyesi

__________________________________________________________________

Bilimsel ve tarihi değeri olmayan ve pratik önemini yitirmiş olarak imha için seçilen belgeler: ____________________________________________________

bölümün adı (alt bölüm)

__________________________________________________________________________________

İş ismi

Bölüm Başkanı ____________________ __________________

Kişisel imza I.O. Soyadı

KABUL

bilirkişi başkanı

komisyonlar ________ __________________

Kişisel imza, tarih

Komisyon üyeleri ______ __________________

Kişisel imza, tarih

____________________ __________________

Kişisel imza, tarih

____________________ _________________

Kişisel imza, tarih

Sekreter ____________________ _________________

Kişisel imza, tarih

EK 22

kılıf kapak şablonu

Şirketin adı

İNSAN KAYNAKLARI DEPARTMANI

VAKA #01-100 Cilt #1

1-45 arası siparişler

kuruluşun personel adına göre

01.01.2011 - 15.05.2011

son tarihler

120 sayfada

75 yıl EPA'yı saklayın

EK 23

Kayıt belgesi örneği - tanık

LEVHA - TANIK

dava numarasına 01 - 04

iş hayatında № 01-100 dikişli ve numaralı 200 (iki yüz) yaprak:

Sayfaların harf numaraları (liste);

Eksik sayfa numaraları (liste);

+ (miktarı belirtin) dahili envanter.

_________________ ______________________ ______________

Konum Kişisel imza I.O. Soyadı

Kayda tabi olmayan belgelerin listesi

1 "Bilgi amaçlı" gönderilen belgeler.

Toplantılar, toplantılar, konferanslar için 2 davetiye.

5 Basılı yayınlar (broşür, kitap, bülten, dergi vb.).

6 Fiyat listeleri (fiyat listeleri).

7 Mektupların alındığının teyidi.

8 İstatistiksel raporlama biçimleri.

9 Seminer davetiyeleri.

10 Tebrik mektupları ve telgraflar.

"Şahsen" olarak işaretlenmiş 11 paket.

27 Ocak 2006 tarihinde Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na kayıtlıdır.
Kayıt N 7418

19 Ocak 2005 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Federal Yürütme Otoriteleri Etkileşimi Model Düzenlemelerinin 11.1 maddesi uyarınca N 30 (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 4, Madde 305) Emrediyorum:

1. Federal yürütme makamlarında ofis çalışmaları için ekteki Model Talimatları onaylayın.

2. Rusya Federal Arşiv Servisi'nin 27 Kasım 2000 tarihli Emri N 68, 26 Aralık 2000 tarihinde Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na kayıtlı "Federal Yürütme Organlarında Evrak İşlerine İlişkin Standart Talimatların Onaylanması Üzerine", kayıt N 2508, geçersiz olarak tanımak için.

3. Bu emrin yerine getirilmesi üzerinde Bakan Yardımcısı D.M.'ye kontrol sağlamak. Miktar.

Bakan A. Sokolov

Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları hakkında standart talimat

I. Genel hükümler

1.1. Federal yürütme organlarında ofis çalışmalarına ilişkin standart talimat, 19 Ocak 2005 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi N 30 "Federal Yürütme Otoritelerinin Etkileşimi için Model Düzenlemeler Hakkında" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii) uyarınca geliştirilmiştir. , 2005, N 4, Madde 305), federal yasalar temelinde, Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nin eylemleri.

1.2. Federal Yürütme Organlarındaki Evrak İşlerine İlişkin Standart Talimat (bundan böyle Standart Talimat olarak anılacaktır), belge yönetim hizmetlerinin işleyişi, yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi ve federal yürütme makamlarındaki belgelerle çalışmanın organizasyonu - bakanlıklar, hizmetler, ajanslar.

1.3. Federal yürütme makamları, 28 Temmuz 2005 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi N 452 (Sobranie Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N) tarafından onaylanan federal yürütme makamlarının iç organizasyonu için Model Düzenlemeler temelinde ofis çalışmalarını organize eder ve yürütür. 31, Madde 3233), evrak işlerine ilişkin bireysel talimatlar, federal yürütme organlarının düzenlemeleri, diğer düzenleyici ve metodolojik belgeler ve bu Standart Talimat.

Büro çalışmaları için bireysel talimatlar, Federal Arşiv Ajansı ile anlaşma yapıldıktan sonra federal yürütme organlarının başkanları tarafından onaylanır.

1.4. Model Talimatların hükümleri, otomatik (bilgisayar) teknolojileri kullanılarak gerçekleştirilen hazırlık, kayıt, muhasebe ve yürütme kontrolü de dahil olmak üzere, ortam türünden bağımsız olarak belgelerle çalışmanın organizasyonu için geçerlidir.

Federal yürütme organında kullanılan belgesel bilgilerin işlenmesi için otomatik teknolojiler, bu organın ofis çalışmaları için talimatların gereksinimlerini karşılamalıdır.

1.5. Kısıtlı hizmet bilgilerini içeren belgelerle çalışma kuralları, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 03 Kasım 1994 N 1233 Kararı ile onaylanan federal yürütme organlarında kısıtlı hizmet bilgilerinin ele alınması prosedürüne ilişkin Yönetmelikte belirlenir. Rusya Federasyonu, 2005, N 30 (bölüm II), madde 3165).

1.6. Birleşik bir teknik politika temelinde yönetim için belgesel destek sisteminin organizasyonu, bakımı ve iyileştirilmesi ve belgelerle çalışırken modern teknik araçların kullanımı, metodolojik rehberlik ve alt bölümlerindeki belgelerle çalışmak için belirlenmiş prosedüre uygunluk üzerinde kontrol. federal yürütme organı, federal yürütme organının dokümantasyon yönetimi desteği (bundan sonra DOW hizmeti olarak anılacaktır) işlevleriyle görevlendirilen yapısal birim tarafından yürütülür.

II. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar

2.1. Rusya Federasyonu'nun taslak yasama işlemlerinin hazırlanması ve yürütülmesi

2.1.1. Yerleşik faaliyet alanında devlet politikası ve yasal düzenleme geliştirme işlevlerini yerine getiren federal yürütme makamları, Rusya Federasyonu mevzuatının eylemleri uyarınca federal yasalar taslakları, Hükümetin yasama faaliyetleri için planlar ve ilgili talimatlar gibi, hem de kendi inisiyatifiyle.

2.1.2. Rusya Federasyonu Hükümetine sunulmak üzere hazırlanan faturalar, standart A4 kağıt sayfalarına N 15 yazı tipinde basılmıştır.

Kanun taslağının ilk sayfasında, metin alanının üst ve sağ sınırları içinde, "Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından sunulmuştur" notu yer almaktadır. İşaret 1 aralıkla yazdırılır ve sol kenarlıkla hizalanır.

İşaretten 24 pt'lik bir satır aralığında, metin alanının sağ kenarına "Proje" kelimesi yazdırılır.

2.1.3. Tasarıda şu ayrıntılar yer alıyor:

Devletin adı - RUSYA FEDERASYONU - büyük harflerle yazılır ve kalın harflerle vurgulanır. Merkez hizalanmış.

Kanun türünün adı - FEDERAL ANAYASA HUKUK veya FEDERAL HUKUK - ilk şarttan 24 puntoluk bir satır aralığı ile ayrılır, büyük harflerle yazılır, yazı tipi boyutu N 17'den fazla olamaz ve koyu olarak vurgulanabilir. Merkez hizalanmış.

Başlık, 36 punto satır aralığı ile önceki gereklilikten ayrılmış ve 1 satır aralığı ile basılmış, koyu ve ortalanmış olarak vurgulanmıştır. Büyük harfle yazılır ve "Ne hakkında?" sorusuna cevap verir. bir yasa çıkarıldı veya içinde kodun adı verildi (örneğin: Rusya Federasyonu Tahkim Usul Yasası). Başlığın sonunda nokta yoktur.

Mevcut yasalarda değişiklik yapılmasına ilişkin bir kanun tasarısının başlığında, değişikliğin nedenlerinin veya değişikliklerin yapıldığı belirli normun belirtilmesi ve aynı normda tekrarlanan değişiklikler olması durumunda ayrıca hangi bölümün belirtilmesi gerekir. değiştirilir.

Örneğin: Rusya Federasyonu Arazi Kanunu'nun kabulü ile bağlantılı olarak Rusya Federasyonu'nun idari suçlarla ilgili yasal düzenlemelerinde değişiklik yapılması hakkında.

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 855. maddesinin 2. fıkrasının bütçeye ve bütçe dışı fonlara yapılan ödemelerle ilgili olarak değiştirilmesi hakkında

Metin, başlıktan 36 - 48 pt aralıkla ayrılarak 24 nk satır aralığında yazdırılır.

Tasarının metin kısmı önsöz ve ana kısım olarak ikiye ayrılabilir.

Tasarı metninin ana kısmı bölümlere, bölümlere, alt bölümlere, bölümlere, paragraflara, makalelere ayrılabilir.

Parça ve bölüm başlıkları büyük harflerle koyu ve ortalı olarak yazılır. Başlığın sonunda nokta yoktur. Rakamlar Romen rakamlarıyla yazılmıştır.

Örneğin:

MÜLKİYET VE DİĞER MÜLKİYET HAKLARI

Alt bölümde, Romen rakamlarıyla gösterilen bir seri numarası ve bir başlık bulunur. Alt bölüm tanımı, paragraf girintisinden büyük harfle yazdırılır. Alt bölümün adı kalın yazı tipiyle yazdırılır.

Örneğin:

Alt bölüm I. Yükümlülüklere ilişkin genel hükümler

Bölümler Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır ve başlıkları vardır. Bölüm tanımı büyük harfle ve paragraf girintisiyle yazdırılır. Bölümün başlığı tek satırda kalın yazı tipinde, numara ve ardından nokta gelecek şekilde basılmıştır.

Örneğin:

Bölüm 5 Haklar, görevler ve sorumluluklar

Paragraf є işaretiyle belirtilir, Arap rakamlarıyla gösterilen bir seri numarasına ve bir başlığa sahiptir. Paragrafın başlığı büyük harfle bir satırda koyu olarak paragraf numarasının belirtilmesi ile birlikte yazılır ve ardından nokta konur.

Örneğin: є 1. İş ortaklıkları ve şirketler

Makalelerin tek bir sürekli numaralandırması vardır. Makalenin seri numarası Arap rakamları ile belirtilmiştir. Makalenin adı, paragraf girintili büyük harfle yazdırılır. Makalenin başlığı, bir satırda kalın harflerle bir sayı ve ardından bir nokta ile basılmıştır.

Örneğin:

Madde 33 sertifika

İstisnai durumlarda, bir makalenin başlığı olmayabilir. Yokluğunda, "makale" kelimesi ve sayı kalın harflerle vurgulanmıştır.

İçeriğe bağlı olarak, makale bölümlere, paragraflara, alt paragraflara, paragraflara ayrılabilir. Parçalar noktalı Arap rakamlarıyla gösterilmiştir. Öğeler, kapanış paranteziyle Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Alt öğeler, kapanış paranteziyle Rus alfabesinin harfleriyle gösterilir.

İmza, metinden 36 nk boşluk bırakılarak ayrılmış ve "Rusya Federasyonu Başkanı" ibaresinden oluşmaktadır. "Cumhurbaşkanı" ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri tek satır aralığı ile 2 satır olarak yazdırılır. Metin alanının sol kenarından "Rusya Federasyonu" kelimeleri yazdırılır ve "Başkan" kelimesi bu kelimelere göre ortalanır.

Rusya Federasyonu Başkanının ilk adı ve soyadı, Devlet Duması'nda kabul edilen yasa taslağı hazırlanırken belirtilir.

Vizeler, faturanın son sayfasının ön yüzüne, alt kısmına yapıştırılmıştır.

Tasarının örnek bir taslağı Ek 1'de verilmiştir.

2.1.4. Kanun taslağının açıklayıcı notunun hazırlanması için gereklilikler.

Faturaya ilişkin açıklama notu, standart A4 kağıdına N 14 yazı tipinde basılmıştır ve aşağıdaki ayrıntılara sahiptir.

Belge türünün adı - büyük harflerle sayfanın üst kenar boşluğunun altında 24 punto ile yazdırılır, kalın harflerle vurgulanır ve ortalanır.

Başlık, önceki nitelikten 24 punto satır aralığıyla ayrılır, küçük harflerle 1 aralıkla yazdırılır, kalın harflerle vurgulanır ve ortalanır. Başlığın sonunda nokta yoktur.

Metnin başlığı, açıklayıcı bir notun hazırlandığı yasa taslağının tam adını belirtir.

Örneğin:

"Kişisel Gelir Vergisi Hakkında Rusya Federasyonu Kanununun 1. Maddesinde Değişiklik Yapılmasına Dair Federal Kanun Tasarısına"

Metin 24-36 nk satır aralığı ile başlıktan ayrılır ve metin alanının sol kenarından 1,25 cm uzaklıkta 18 nk aralıkla yazdırılır.

Metin, tasarının ayrıntılı bir açıklaması, hedefleri, ana hükümleri, mevcut mevzuat sistemindeki yeri ve ayrıca sosyo-ekonomik ve diğer sonuçları hakkında bir tahmin de dahil olmak üzere bir yasa tasarısının kabul edilmesi ihtiyacı için bir gerekçe içermelidir. benimsenmesi.

2.2. Rusya Federasyonu Başkanı'nın yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.2.1. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının kanun tasarılarının (Kararnameler ve Emirler) hazırlanması ve yürütülmesi, Rusya Federasyonu Başkanı, Rusya Federasyonu Başkanı İdaresi tarafından belirlenen prosedüre uygun olarak federal yürütme organları tarafından gerçekleştirilir, Rusya Federasyonu Hükümeti ve bu Standart Talimat.

2.2.2. Rusya Federasyonu Başkanı'nın taslak kanunları ve ekleri, standart A4 kağıt sayfalarına (210 X 297) N 15 yazı tipinde yazdırılır. Belgenin üst kenar boşluğu, formun sınırları tarafından belirlenir. Sol kenar boşluğu 2,75 cm, sağ kenar boşluğu 2,25 cm ve alt kenar boşluğu en az 2 cm'dir.İki veya daha fazla sayfaya taslak kanun hazırlanırken, ikinci ve sonraki sayfaların üst kenar boşluğu en az 2,5 cm'dir. .

2.2.3. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının taslak kanunları aşağıdaki ayrıntılara sahiptir: kanun türünün adı (Rusya Federasyonu Başkanının Kararnamesi veya Rusya Federasyonu Başkanının emri), başlık ve metin.

Başlık, sayfanın üst kenarından en az 9 cm uzaklıkta, büyük harfle yazılmış, koyu renkle vurgulanmış olarak basılır. Başlığın sonunda nokta yoktur. İki veya daha fazla satırdan oluşan başlık 1 satır aralığı ile yazılır.

Her başlık satırının başı ve sonu, "Rusya Federasyonu Başkanı" sözlerine göre ortalanır. Rusya Federasyonu Başkanı'nın bazı emirlerinde başlık bulunmayabilir.

Metin, başlıktan ek 24 punto boşlukla ayrılır ve 18 punto aralıkla yazdırılır 1 .

Metin, metin alanının sol kenarından yazdırılır ve metin alanının sol ve sağ kenarlıklarına hizalanır. Paragrafın ilk satırı, metin kutusunun sol kenarından 1,25 cm başlar.

Metin kısmı, belirleyici kısım - önsöz ve işlem kısmı (elinde - idari kısım) olarak alt bölümlere ayrılabilir.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnamelerindeki önsöz, detente olarak basılan "kararname" kelimesiyle bitiyor.

Metindeki paragraflar, Arap rakamlarıyla noktalı olarak numaralandırılmıştır ve başlıkları yoktur.

Paragraflar, Arap rakamlarıyla veya küçük harflerle kapanış paranteziyle numaralandırılabilen alt paragraflara bölünebilir.

Daha önce kabul edilmiş bir kararnameye (düzen) yapılan tüm değişiklikler ve eklemeler, ana normatif kanunun yapısına uygun olmalıdır.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnamesinin (emrinin) ekleri varsa, metinde bunlara atıfta bulunulmalıdır.

Rusya Federasyonu Başkanı'nın devlet ödülleri verilmesi, Rusya Federasyonu'nun fahri, askeri ve özel rütbeleri hakkında kararnameler (emirler) hazırlanırken büyük harflerle basılmasına ve soyadlarının farklı bir doygunluk yazı tipinde vurgulanmasına izin verilir ( diğer durumlarda tavsiye edilmez).

İmza, metinden 32 punto boşluk ile ayrılır ve Rusya Federasyonu Başkanının adının ve soyadının baş harfi olan "Rusya Federasyonu Başkanı" kelimelerinden oluşur.

"Cumhurbaşkanı" ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri 1 satır aralığı ile iki satır halinde yazdırılır. Sol kenar kenarından "Rusya Federasyonu" kelimeleri yazdırılır ve "Başkan" kelimesi bu kelimelere göre ortalanır. Metin alanının sağ sınırında Rusya Federasyonu Başkanının adı ve soyadı yazılıdır.

Yayın yeri, kural olarak, 48 puntoluk ek bir satır aralığı ile imzadan ayrılır ve sol kenar boşluğunun sınırından yazdırılır: Moskova, Kremlin.

Talimatlarda yayın yeri basılmamıştır.

Tarih, belgenin imzalanmasından sonra yazılır, sözlü-sayısal olarak düzenlenir ve zorunlu "Yayın Yeri"nden 18 punto boşluk ile ayrılır. Metin alanının sol kenarından yazdırılır.

Sayı, imzalandıktan sonra eklenir, metin alanının sol kenarından yazdırılır ve "Tarih" özelliğinden 18 nk satır aralığı ile ayrılır.

Rusya Federasyonu Başkanı'nın emrinin seri numarasına kısa çizgi ile küçük harfler "rp" eklenir.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın kararname ve emir taslağının ekleri ayrı kağıtlara hazırlanır.

Baskı uygulamalarında alan boyutları, yazı tipleri ve satır aralığı, kararname (sipariş) metinlerini yazdırırken kullanılan boyutlarla aynıdır.

Başvurular, hükümler, yönetmelikler, listeler, listeler, grafikler, tablolar, örnek belgeler vb.dir. Başvurular, projeyi sunan organın başkanı tarafından onaylanır.

Metinde “uygulamaya göre” link varsa, uygulamanın ilk sayfasında sağ üst köşede EK kelimesi aşağıda 18 punto aralıkla EK yazılır, karara link verilir veya Rusya Federasyonu Başkanı'nın emri. Propların tüm bileşen parçaları en uzun satıra göre ortalanır ve 1 satır aralığı ile yazdırılır. Birden fazla uygulama varsa, bunlar numaralandırılır.

Örneğin:

EK N 1
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi'ne
Rusya Federasyonu
_______ N_______

Ekler, yaklaşık 3 satır aralığıyla metnin ortalandığı bir kısa çizgi ile sona erer. Çizginin uzunluğu 2-3 cm'dir.

Kanunun metni "Onayla" ifadesini içeriyorsa (ekli yönetmelik, komisyonun oluşumu, olay listesi vb.), Normatif yasaya atıfta bulunularak ONAYLANMIŞ veya ONAYLANMIŞTIR, tarihi, numarası başvuruda bulunur. kendisi sağ üst köşede.

Örneğin:

ONAYLI
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi
Rusya Federasyonu
_______ N_______

Eklerdeki ONAYLANMIŞ ve ONAYLANMIŞ sözcükleri, onaylanan belgenin türü ile cinsiyet ve sayı bakımından tutarlıdır: pozisyon - ONAYLANMIŞ, program - ONAYLANMIŞ, faaliyetler - ONAYLANMIŞTIR.

Uygulama metninin başlığı ortalanarak yazdırılır. Belge türünün adı - başvuru (başvuru başlığının ilk kelimesi) büyük harflerle, koyu renktedir ve ibra olarak basılabilir (POZİSYON, LİSTE, LİSTE, vb.). İlk başlık satırı ile sonraki satırlar arasındaki satır aralığı 6 punto artırılabilir.

Ekin başlığı, eylemin tarih ve sayısından 70 pt'lik ek bir aralıkla, ek metninden aralıklarla - 24 pt'lik ek bir aralıkla ayrılır.

Başvuru metninde birden fazla bölüm varsa, bunların başlıkları ortalanarak (metnin sınırlarına göre) yazdırılır. Başlığın sonunda nokta yoktur. Bölüm başlıklarının koyu olarak vurgulanmasına izin verilir.

Uygulama metni tablo olarak biçimlendirilebilir. Tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isim tarafından ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satırların alt başlıkları, başlıklarla dilbilgisi açısından tutarlı olmalıdır.

Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa tablonun başlığı (sütun adı) her sayfada tekrarlanır.

Uygulama sayfaları, ikinci sayfadan başlayarak bağımsız olarak numaralandırılır.

Ekler metninde bir dipnota atıf varsa, yıldız işareti veya parantez içinde bir sayı ile düzenlenir. Dipnot metni her sayfanın sonunda 1 satır aralıkla veya ekten sonra satırın tamamında yazılır. Dipnot karakterinden sonra metni büyük harfle yazdırılır. Dipnot metninin sonuna nokta konur.

Bir sayfada üçten fazla dipnot olmamalıdır.

Yönetmelik, program, tüzük ve benzeri diğer belgelerde, bölüm ve bölümler kural olarak Romen rakamları ile numaralandırılır ve paragraflar ve alt paragraflar Cumhurbaşkanının kararname (emri) metninde olduğu gibi numaralandırılır. Rusya Federasyonu. Bu belgelerde, onları oluşturan kısımlar (bölümler, alt bölümler, paragraflar, alt paragraflar) Arap rakamlarıyla da numaralandırılabilir. Alt bölümler bir bölüm içinde numaralandırılmıştır. Alt bölüm numarası, bölüm numarasından ve bir nokta ile ayrılmış alt bölüm numarasından oluşmalıdır (örneğin, 1.2.). Madde numarası, nokta ile ayrılmış bölüm, alt bölüm ve madde numarasından oluşmalıdır (örneğin, 2.3.1.). Paragraflar, gerekirse, alt paragraflara bölünebilir ve bu alt paragraflar, her paragraf içinde sırayla numaralandırılmalıdır (örneğin, 1.2.2.1.).

Kararname taslağının (düzen) son sayfasının arka yüzüne vizeler yapıştırılmıştır.

Kararnamelerin (emirlerin) eklerinde, başvurunun son sayfasının arka yüzüne de vizeler yapıştırılır.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararname taslağının tasarımının bir örneği Ek 2'de verilmiştir.

2.3. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.3.1. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin yasa tasarılarının (KARAR VE EMİRLER) hazırlanması ve yürütülmesi, Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından belirlenen prosedüre uygun olarak federal yürütme organları tarafından gerçekleştirilir.

2.3.2. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak kararı veya emri, N 14 boyutunda standart bir A4 kağıda basılmıştır. Taslak kanun aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Eylem türünün adı, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir kararnamesi veya Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir emridir.

Kanun tarihi, kanunun türü adından kural olarak 24 punto ile ayrılarak, kelime-dijital olarak düzenlenir, ortalı olarak basılır ve imzalanırken yapıştırılır. davranmak.

İndeks (sayı) Arap rakamlarıyla basılmıştır ve "N" karakterinden ve belgenin seri numarasından, örneğin N 143'ten oluşur.

"r" harfi, siparişin sıra numarasına bir tire ile eklenir, örneğin, N 153-r.

Basım yeri - "Tarih" ve "Sayı" detaylarından 24 punto satır aralığı ile ayrılır ve ortalı olarak düzenlenir.

Başlık - bir başlık tasarlama prosedürü, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının taslak kararnamelerinde (emirlerinde) bu gerekliliğin tasarımına benzer.

Metin, başlıktan 24-36 nk satır aralığı ile ayrılır ve N 14 punto ve 18 nk aralıkla yazdırılır.

Metin, metin alanının sol kenarından yazdırılır ve metin alanının sol ve sağ kenarlıklarına hizalanır. Paragrafın ilk satırı sol kenardan 1,25 cm aşağıdan başlar.

Metin, belirten bir bölüme (önsöz) ve işlevsel bir bölüme (siparişlerde - idari olarak) bölünebilir.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin karar taslağının önsözü, "Rusya Federasyonu Hükümeti karar verir" sözleriyle bitiyor, son söz detente kalın yazı tipiyle basılıyor.

Öngörülen eylemin açıklamaya ihtiyacı yoksa, önsöz atlanabilir.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak kararlarının (emirlerinin) operasyonel (idari) kısmı, kural olarak, paragraflara ayrılmıştır.

Öğeler noktalı Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır ve başlıkları yoktur.

Rusya Federasyonu Hükümeti kararnamesine (emrine) ek varsa, metinde bunlara atıfta bulunulmalıdır.

İmza, metinden 36 nk satır aralığı ile ayrılmış ve Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı'nın adının ve soyadının baş harfi olan "Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı" kelimelerinden oluşmaktadır. "Hükümet Başkanı" ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri 1 satır aralığı ile iki satır halinde yazdırılır. Metin alanının sol kenarından "Hükümet Başkanı" kelimeleri yazdırılır ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri, niteliğin ilk satırına göre ortalanır. Metin alanının sağ sınırında Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı'nın adı ve soyadı yazılıdır.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin yasa tasarılarının (kararnameleri ve emirleri) ekleri ayrı kağıtlara basılır ve onaylanır.

Metin yazdırırken alan boyutları, yazı tipleri ve satır aralığı, çözünürlük (sipariş) metinlerinin tasarımında kullanılan boyutlarla aynıdır.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir karar taslağının (emrinin) eklerinin hazırlanması prosedürü, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının kararnamelerinin (emirlerinin) taslaklarının eklerinin hazırlanmasına benzer.

Vizeler, karar taslağının (sipariş) ilk nüshasının (aslı) son sayfasının arka yüzüne alt kısmında yapıştırılmıştır.

Rusya Federasyonu Hükümeti kararnamesinin uygulanmasının bir örneği Ek 3'te verilmiştir.

2.3.3. Rusya Federasyonu Hükümetinin taslak kanununun metni, Rusya Federasyonu Başkanının veya Rusya Federasyonu Hükümetinin önceden kabul edilmiş kanunlarından bahsediyorsa, bunların yayınlanması için uygun resmi kaynağa atıfta bulunulur, örneğin: "(Sobranie Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 3, Art. 6)".

Rusya Federasyonu Hükümetinin hazırlanan kanunu, Rusya Federasyonu Hükümetinin diğer kanunlarına değişiklik veya ilaveler getirilmesini gerektiriyorsa, bu değişiklikler veya ilaveler, onunla eş zamanlı olarak hazırlanan veya bağımsız bir kanun olarak sunulan taslak kanuna dahil edilir. .

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin federal bir kanunun yürütülmesini organize etme kanunu veya Rusya Federasyonu Başkanının bir kanunu taslağı, ilgili federal kanuna veya Rusya Federasyonu Başkanının kanununa atıfta bulunmalıdır.

2.3.4. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak kararlarında, taslak kararlarda organ ve kuruluşların tam resmi adları kullanılır - kısaltılmış resmi adları.

2.3.5. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin hazırlanan taslak kanunu tarafından onaylanması önerilen belgeler (programlar, yönetmelikler, yönetmelikler, planlar, normlar vb.) Bu taslak kanuna mutlaka eklenir.

2.3.6. Taslak karara (sipariş) yapılan atıf, standart A4 kağıt sayfalarına yapılır ve aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Belge türünün adı - büyük harflerle, metin alanının üst sınırının 2 satır aralığı altında, kalın harflerle vurgulanmış ve ortalanmış olarak yazdırılır.

Başlık, önceki nitelikten 2 satır aralığıyla ayrılır, küçük harflerle 1 aralıkla yazdırılır, kalın harflerle vurgulanır ve ortalanır. Başlığın sonunda nokta yoktur.

Başlık, sertifikanın hazırlandığı karar taslağının (düzen) tam adını gösterir.

Metin, başlıktan 3 satır aralığıyla ayrılmış, N 14 yazı tipi boyutunda 1,5 satır aralığıyla basılmıştır.

Paragrafın ilk satırı, metin alanının sol kenarından 1,25 cm uzaklıkta yazdırılır.

Metin, projeyi tanıtma nedenlerini, projenin gerekçesini ve özünü, anlaşmazlıkların varlığını, detaylandırma ve inceleme sonuçlarını kısaca özetlemektedir.

İmza, metinden 3 satır aralığı ile ayrılır.

İmza, sertifikayı imzalayan kişinin konumunun unvanını, kişisel imzasını ve imzanın transkriptini (baş harfleri ve soyadı) içerir.

İmzanın kodunun çözülmesi, baş harfleri ile soyadı arasında boşluk bırakılmadan iş unvanının son satırı düzeyinde bulunur. İmzanın şifresinin çözülmesindeki son harf, sağ kenar boşluğu ile sınırlıdır.

Birden fazla imza varsa, tutulan pozisyonlara göre alt alta yer alır.

İmzalar birbirinden 1-2 boş satırla ayrılır.

2.4. Federal yürütme organının taslak düzenleyici yasal işlemlerinin hazırlanması ve yürütülmesi

2.4.1. Normatif yasal düzenlemeler, yetkileri dahilinde federal yürütme organları tarafından, kararnameler, emirler, emirler, kurallar, talimatlar ve düzenlemeler şeklinde üzerlerindeki hükümlere uygun olarak yayınlanır.

2.4.2. Federal yürütme organlarında normatif yasal işlemlerin mektup ve telgraf şeklinde yayınlanmasına izin verilmez.

2.4.3. Federal yürütme makamları tarafından düzenleyici yasal işlemlerin hazırlanması ve yürütülmesine ilişkin prosedür, 13 Ağustos Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme makamlarının düzenleyici yasal işlemlerinin hazırlanmasına ve devlet tesciline ilişkin Kurallar ile belirlenir, 1997 N 1009 (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 1997, N 33, Madde 3895), federal bakanlıklar, federal hizmetler ve federal kurumların yönetmelikleri, Federal Yürütme Otoritelerinin Etkileşimi için Model Yönetmelikler temelinde geliştirilmiştir ve tarafından onaylanmıştır. 19.01.2005 N 30 Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 2005, N 4, Madde 305) ve Hükümet Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarının iç organizasyonu için Model Düzenlemeler Rusya Federasyonu'nun 28 Temmuz 2005 N 452 (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 2005, N 31, Madde 3233) ve onaylandı x ilgili federal yürütme organının başı.

2.4.4. Belgeleri hazırlarken, Times New Roman Cyr yazı tipi boyutu N 12 (tablolu materyaller için), 13, 14, 15, Times DL boyutu N 12, 13, 14 ila 1 kullanılarak Windows için Word metin düzenleyici sürüm 6.0 ve üzerinin kullanılması önerilir. -2 aralık.

2.5. Belge formları

2.5.1. Federal yürütme organının belgeleri, kural olarak, formlar üzerinde hazırlanmalı ve yerleşik bir dizi zorunlu ayrıntıya ve bulundukları sıraya sahip olmalıdır.

Belge formları, A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) formatındaki standart kağıt sayfalarında yapılır.

Hem formda hem de onsuz hazırlanan belgenin her sayfası aşağıdaki alanlara sahip olmalıdır:

20 mm - sol;

10 mm - sağ;

20 mm - üst;

20 mm - daha düşük.

2.5.2. Federal yürütme organlarında aşağıdaki formlar kullanılır:

Genel form;

antetli kağıt;

belirli bir belge türü biçimi.

Ayrıntıların konumuna bağlı olarak, formların iki versiyonu kurulur - açısal ve uzunlamasına.

Ayrıntılar konum bölgelerinin sınırları içindeki ayrıntılar için form ayrıntıları ve sınır işaretleri, ortalanmış olarak yerleştirilir (her ayrıntı satırının başlangıcı ve sonu, ayrıntılar konum bölgesinin sınırlarından eşit olarak çıkarılır) veya bayrak (her ayrıntı satırı, ayrıntılar konum alanının sol sınırı).

Federal yürütme organında kullanılan form türlerinin ve biçimlerinin bileşimi, okul öncesi eğitim kurumunun önerisi üzerine başkanı tarafından onaylanır.

2.5.3. Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılmasına sahip formlar, ilgili faaliyet türü için lisansa sahip matbaa şirketleri tarafından federal yürütme makamlarının emirleri üzerine üretilir.

2.5.4. Federal yürütme organının belge biçimleri muhasebeye tabidir. Seri numaraları, damgalı formlara tipografik veya numaralandırma yoluyla yapıştırılır.

2.5.5. Belge formları kesinlikle amacına uygun kullanılmalı ve uygun izin alınmadan başka kurum ve kişilere devredilemez.

2.5.6. Gerektiğinde yeni belge biçimlerinin dolaşıma sokulması, federal yürütme organı başkanının izni (talimat) ile gerçekleştirilir. Önerilen formların örnekleri ile birlikte okul öncesi eğitim kurumu hizmet başkanı tarafından ilgili önerilerde bulunulur.

Örnek formlar Ek N 11-18'de verilmiştir.

2.6. Federal yürütme organlarında belge hazırlama sürecinde ayrıntıların kaydedilmesi

Örgütsel ve idari belgeler hazırlarken, federal yürütme makamlarının çalışanları, GOST R 6.30-2003 "Birleşik Belgeleme Sistemleri. Birleşik Örgütsel ve İdari Belgeler Sistemi. Belge Gereksinimleri 2 .

2.6.1. Rusya Federasyonu Devlet Amblemi.

Rusya Federasyonu Devlet Amblemi, 25 Aralık 2000 tarihli Federal Anayasa Yasası uyarınca antetli kağıtlara yerleştirilir N 2-FKZ "Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Üzerine" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, N 52, Bölüm I , Madde 5021).

2.6.2. Federal yürütme organının kodu 3 .

Federal yürütme organının kodu, Tüm Rusya Devlet Yetkilileri ve İdaresi Sınıflandırıcısı'na (OKOGU) ve Tüm Rusya İşletmeler ve Kuruluşlar Sınıflandırıcısına (OKPO) göre eklenmiştir.

2.6.3. Tüzel kişiliğin ana devlet sicil numarası 3 .

Federal yürütme organının ana devlet sicil numarası (OGRN), vergi makamları tarafından verilen belgelere uygun olarak eklenir.

2.6.4. Vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu3.

Mükellef kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP), vergi daireleri tarafından düzenlenen belgelere göre düzenlenir.

2.6.5. Federal yürütme organının adı.

Federal yürütme organının adı, bu federal yürütme organının yönetmeliğinde belirtilen adıyla aynı olmalıdır.

Federal yürütme organının kısaltılmış bir adı varsa, tam adın altında parantez içine alınır.

Federal bakanlığın yargı yetkisi altındaki federal hizmet veya federal kurumun adının üzerinde, yargı yetkisi altında oldukları federal bakanlığın tam veya kısaltılmış adı belirtilir.

2.6.6. Federal yürütme organı hakkında referans verileri.

Federal yürütme organına ilişkin referans verileri, posta adresi, telefon numarası ve federal yürütme organının takdirine bağlı diğer bilgileri (faks numaraları, teleks numaraları, e-posta adresi vb.) içerir.

2.6.7. Belge türünün adı.

Federal yürütme organı tarafından oluşturulan belge türünün adı, Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı (OKUD) tarafından sağlanan belge türlerine uygun olmalıdır.

2.6.8. Belge formu kodu 3 .

Belge formu kodu, Tüm Rusya yönetim belgelerinin sınıflandırıcısına göre eklenmiştir.

2.6.9. Belge tarihi.

Belgenin tarihi, imzalanma tarihi (idari belgeler, mektuplar) veya belgede kaydedilen olay (tutanak, kanun). Onaylanan belge için (yönetmelikler, plan, talimatlar, düzenlemeler, rapor) - onay tarihi.

Belgenin tarihi, belgenin resmi olarak imzalanması veya onaylanması ile eklenir. Bir taslak belge hazırlanırken, yalnızca ay ve yılın tanımı yazdırılır.

Belge üzerinde, geçişi ve yürütülmesi ile ilgili tüm hizmet markaları tarih ve imzalı olmalıdır.

İki veya daha fazla federal yürütme organı tarafından ortaklaşa düzenlenen belgelerin bir (tek) tarihi olmalıdır.

Belgenin tarihi, Arap rakamlarıyla şu sırayla düzenlenir: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, bir nokta ile ayrılmış iki çift Arap rakamıyla çizilir; yıl - dört Arap rakamı.

Örneğin:

2.6.10. Belgenin kayıt numarası.

Bir belgenin kayıt numarası, davaların isimlendirilmesine göre davanın bir dizini, muhabir, sanatçılar vb. hakkında bilgi ile tamamlanabilen seri numarasından oluşur.

Birkaç tüzel kişilik tarafından düzenlenen bir belgenin kayıt numarası, belgenin yazarlarının listelendiği sırayla listelenmiş, eğik çizgi ile ayrılmış, onlar tarafından atanan belgenin kayıt numaralarından oluşur.

2.6.12. Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer.

Belgenin yayın yeri, genel formun ayrıntıları veya belirli bir belge türünün ayrıntılarıyla belirlenmesi zorsa belirtilir. Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer, kabul edilen idari-bölgesel bölünme dikkate alınarak belirtilir, yalnızca genel kabul görmüş kısaltmaları içerir.

2.6.13. Varış noktası.

Belgeler kuruluşlara, yapısal alt bölümlerine, yetkililere veya bireylere yöneliktir.

Bir belgeye bir kuruluşa hitap ederken, bir yetkili belirtmeden yapısal birimi, isimleri aday durumda yazılır.

"Adres" özelliğinin tüm satırlarının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir.

Örneğin:

Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı
Rusya Federasyonu

İdari ve Hukuk Departmanı

Belirli bir görevliye bir belge gönderirken, aday durumda kuruluşun ve alt bölümün adı ve datifteki pozisyon ve soyadı belirtilir.

Örneğin:

Eğitim ve Bilim Bakanlığı
Rusya Federasyonu

Vaka Yönetimi Departmanı
Önde gelen uzman A.I. Petrov

Bir belgeyi kuruluşun başkanına gönderirken, adı muhatabın pozisyonu adına dahil edilir.

Örneğin:

Dernek Genel Müdürü
"Rostekstil"
V.D. İvanov

Zorunlu "Adres" bir posta adresi içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar tarafından belirlenen sırayla belirtilir.

Bir kuruluşa mektup gönderirken adını, ardından posta adresini belirtin.

Örneğin:

Devlet kurumu
Tüm Rusya Araştırmaları
kayıt yönetimi enstitüsü
ve arşivleme

Profsoyuznaya caddesi, 82,
Moskova, 117393

Bir belgeye bir kişiye hitap ederken, alıcının adını ve adının baş harflerini, ardından posta adresini belirtin.

Örneğin:

Beldova M.V.

Novoyasenevsky umudu,
12, uygun 32
Moskova, 117574

Bir belgeye bir yetkiliye hitap ederken, soyadının önüne, bir kişiye hitap edildiğinde - sonra baş harfleri yerleştirilir.

2.6.14. Belge onayı.

Onaya tabi belgelerde, onay damgası, belgenin ilk sayfasının sağ üst kenarına yapıştırılır.

Onay damgası aşağıdaki gibi düzenlenir:

ONAYLAMAK

Federal Arşiv Dairesi Başkanı

__________ ___________

00.00.0000

Bir belge bir karar, karar, emir, protokol ile onaylandığında, onay damgası ONAYLI (ONAYLI, ONAYLI veya ONAYLI) kelimelerinden, enstrümantal durumda onaylayan belgenin adı, tarihi ve numarasından oluşur. "ONAYLANDI" kelimesi, onaylanan belgenin türü ile cinsiyet ve sayı olarak tutarlıdır.

ONAYLI

Federal Arşiv'in emriyle
16.03.2005 tarihli K 1505

2.6.15. Çözünürlük.

Kararın bileşimi aşağıdaki unsurları içerir: yürütücünün adı (yürütücüler), siparişin içeriği, yürütme için son tarih, imza, tarih.

Eşit konumda iki veya daha fazla kişiye emir verildiği durumlarda asıl uygulayıcı, emirde ilk gösterilen kişidir. Eş yürütücüleri bir araya getirme ve çalışmalarını koordine etme hakkı verilir.

Asıl yürütücü ve yardımcı yürütücü, doğrudan kendilerine bağlı kişilere karar şeklinde talimat verme hakkına sahiptir.

Yürütme talimatı gerektirmeyen ve standart yürütme süreleri olan belgelerde karar, icracıyı, kararın yazarının imzasını ve tarihi belirtir.

Karar, kararın atıfta bulunduğu belgenin kayıt numarasını ve tarihini gösteren ayrı bir sayfada düzenlenebilir.

2.6.16. Belge metninin başlığı.

Belge metninin başlığı kısa olmalı, belgenin içeriğini doğru bir şekilde aktarmalıdır. Başlık, belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır.

Başlık şu sorulara cevap vermelidir:

"ne hakkında?" ("kimin hakkında?"), örneğin:

SİPARİŞ

"Personel değişikliği hakkında"

"ne?" ("kim?"), örneğin:

Baş muhasebecinin görev tanımı

Başlık, taslak belgeyi hazırlayan kişi tarafından derlenir.

A5 formatındaki formlarda düzenlenen belgelerin metinlerinde başlık bulunmayabilir.

2.6.17. Kontrol işareti.

Belgenin yürütülmesi üzerindeki kontrol işareti "K" harfi, "Kontrol" kelimesi veya damgası ile belirtilir.

2.6.18. Belge metni.

Belgenin metni bir anket, bir tablo, tutarlı bir metin veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanır.

Metni bir anket şeklinde derlerken, karakterize edilen nesnenin özelliklerinin adları, aday durumda bir isim veya şimdiki veya geçmiş zamanın çoğulu ikinci çoğul kişi fiili içeren bir cümle ile ifade edilmelidir (sahip olmak, vardı, vardı, vb.). Sözlü olarak ifade edilen özellikler, işaretlerin adlarıyla tutarlı olmalıdır.

Tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isim tarafından ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satırların alt başlıkları başlıklarla uyumlu olmalıdır. Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalara sadece bu sütunların numaraları yazdırılmalıdır.

Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm, belgeyi oluşturmanın nedenlerini, hedeflerini, gerekçelerini gösterir; ikinci (son) - kararlar, sonuçlar, istekler, öneriler. Metin bir son kısım içerebilir (örneğin, emirler - açıklama içermeyen bir idari kısım, mektuplar - açıklama içermeyen bir talep). Daha önce düzenlenmiş bir belgeye dayalı olarak veya bu belge uyarınca hazırlanan bir belgenin metninde, ayrıntıları belirtilir: belgenin adı ve yazarın kuruluşu, tarihi, kayıt numarası, metnin başlığı.

Metin birkaç karar, sonuç vb. içeriyorsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, paragraflara bölünebilir.

Komuta birliği ilkelerine göre faaliyet gösteren kuruluşların idari belgelerinde ve yönetime yönelik iç belgelerde metin birinci tekil şahıs olarak belirtilir (“Emrim”, “teklif”, “lütfen”).

Kolej organlarının belgelerinde, metin üçüncü tekil şahıs olarak belirtilir ("karar verir", "karar verir").

Ortak belgelerde metin birinci çoğul kişiyle belirtilir ("sipariş ettik", "karar verdik").

Protokol metni üçüncü çoğul şahısla belirtilir ("dinlendi", "konuştu", "karar verildi").

Mektuplarda aşağıdaki sunum biçimleri kullanılır:

birinci çoğul şahıstan ("lütfen belirtiniz ...", "adresinize gönderiyoruz");

birinci tekil şahıstan (“lütfen gönderin”, “gerekli olduğunu düşünüyorum”);

üçüncü tekil şahıstan ("bakanlık umursamıyor").

2.6.19. Uygulamaların varlığını işaretleme.

Mektubun metinde adı geçmeyen ekleri varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Ek: 1. Sertifika ... 3 yaprak. 2 kopya halinde.
2. Proje... 8 litre için. 3 kopya halinde.

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

Belgeye eki olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi düzenlenir:

Ek: 05.06.2005 N 02-6/172 tarihli Federal Arşiv mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 kopya halinde. sadece ilk adrese.

İdari belgenin ekinde (kararnameler, emirler, emirler, kurallar, talimatlar, yönetmelikler, kararlar), sağ üst köşedeki ilk sayfasında idari belgenin adını, tarihini ve kaydını belirten "Ek N" yazarlar. numara, örneğin:

Ek No. 2

Rosarkhiv'in emriyle
16.03.2005 tarihli N 261

"EK N" ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve ayrıca bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir, örneğin:

EK N 2

Rusya Kültür Bakanlığı'nın 18 Mart 2005 tarihli emrine N234
2.6.20. İmza.

Yüksek organlara, federal temsilci organlarına ve yargı organlarına gönderilen belgeler, federal organın başkanı veya onun adına ilk başkan yardımcısı tarafından imzalanır.

Astlarına ve diğer kuruluşlara gönderilen belgeler, vatandaşlar, yetkilerine göre başkan, yardımcıları veya yapısal birim başkanları tarafından imzalanır.

İmzanın bileşimi şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı (resmi antetli kağıdı kullanırken pozisyonun adı belirtilmez), kişisel imza ve transkript (baş harfleri ve soyadı).

Taslak belgede imzası düzenlenen görevli yoksa belge, görevini yapan kişi veya vekili tarafından imzalanır. Aynı zamanda, belgeyi imzalayan kişinin gerçek konumu ve soyadı belirtilmelidir (düzeltmeler elle yapılabilir veya daktiloyla yazılabilir, örneğin: "oyuncu", "vekil"). Belgeleri "for" edatı ile imzalamak veya pozisyonun başlığının önüne eğik çizgi koymak yasaktır.

Bir belge birkaç görevli tarafından imzalandığında, imzaları tutulan pozisyona karşılık gelen sırayla aynı seviyeye veya diğerinin altına yerleştirilir.

Bir belge, konumları eşit, ancak farklı organları temsil eden birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzalar aynı seviyeye yerleştirilir.

2.6. 21. Taslak belgenin koordinasyonu.

Taslak belgenin onayı, belgenin geçerliliğini, yasal düzenlemelere ve daha önce alınan kararlara uygunluğunu değerlendirmek gerekirse gerçekleştirilir.

İmzaya sunulan belgeler, yürütücü (sorumlu icra memuru) ve taslak belgenin düzenlendiği daire başkanı tarafından onaylanır. Federal yürütme organının çalışanlarına yönelik talimatlar içeren belgeler, onlar tarafından onaylanmalıdır.

Taslak belgenin onayı, belge üzerindeki vize (iç onay) veya onay damgası (dış onay) ile resmileştirilir.

Vize, onaylayanın pozisyonunu, kişisel imzayı, imzanın transkriptini (baş harfleri, soyadı) ve tarihi içerir.

Vize, federal yürütme organının orijinal yasal düzenlemesinin son sayfasının arka yüzünün altına yapıştırılmıştır. Kanun taslağı üzerinde, iç belgede ve gönderilen belgenin nüshasında, belgenin ön yüzüne vizeler yapıştırılır.

Taslak belgeye yapılan yorumlar, karşı görüşler ve eklemeler ayrı bir sayfada düzenlenir. Bu durumda vize aşağıdaki şekilde verilir:

Ekli yorumlar

Hukuk Departmanı Başkanı

A.S.'nin kişisel imzası İvanov

Yorumlar, belgeyi imzalayan şefe bildirilir.

Federal yürütme makamları ve çıkarları bundan etkilenen kuruluşlar ile bir taslak belgenin onaylanması, dış onaydır.

Bir belgenin harici onayı, AGREED kelimesini, belgenin onaylandığı kişinin konumunun unvanını (kuruluşun adı dahil), kişisel imzayı, imza kodunu çözmeyi ve onay tarihini içeren bir onay damgası ile resmileştirilir. .

Örneğin:

KABUL

Adalet Bakan Yardımcısı
Rusya Federasyonu
________________ _________________

(kişisel imza) (baş harfleri, soyadı)
00.00.0000

Onay damgası, belgenin sol alt alanındaki zorunlu "İmza"nın altında bulunur.

Belgenin içeriği birkaç kuruluşun çıkarlarını etkiliyorsa, onay damgaları ayrı bir "Anlaşma Sayfasında" bulunabilir. Belge, "Sözleşme sayfası ektedir" olarak işaretlenmiştir.

Belgenin onayı aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir:

federal yürütme organlarının yetkilileri ile;

çıkarları belgeden etkilenen alt kuruluşların başkanları ile;

çıkarları belgenin içeriğinden etkilenen federal yürütme makamlarıyla;

gerekirse, belirli bir alanda (çevre, yangın vb.) devletin üst düzey kontrolünü (denetimini) uygulayan kuruluşlarla, kamu kuruluşlarıyla;

daha yüksek makamlarla - mevzuatın yalnızca bu makamların rızasıyla yönetimsel eylemler gerçekleştirme olasılığını sağladığı durumlarda.

2.6.22. Baskı baskısı.

Federal yürütme organının, Rusya Federasyonu Devlet Amblemini gösteren bir mührü, bu federal organın düzenlemesinde belirtilen diğer mühürleri vardır.

Orijinalliklerinin özel olarak onaylanmasını gerektiren belgelere Rusya Federasyonu Devlet Amblemini gösteren bir mührün baskısı yerleştirilir. Basit yuvarlak mühürler (devlet sembollerinin görüntüsü olmadan) orijinallere uygun olduklarını belgelemek için belgelerin kopyalarına yerleştirilir. Mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin unvanının sonunu içermelidir.

2.6.23. Onaylı kopyanın işareti.

Belgenin nüshasının aslına tekabül ettiğini tasdik etmek için, gerekli "İmza"nın altına "Doğru" tasdik yazısı, nüshayı tasdik eden kişinin konumu, kişisel imza, imzanın kodunun çözülmesi, tasdik tarihi. Örneğin: Doğru

İnsan Kaynakları Müfettişi Kişisel imza A.P. Petrova
tarih

Kopyanın onaylanmasındaki işaret, federal yürütme organının mührü ile onaylanmıştır.

2.6.24. Sanatçı notu.

Orijinal belgenin son sayfasının ön veya arka sol alt köşesine belgenin yürütücüsü hakkında bir not yapıştırılır.

İşaret, baş harflerini, sanatçının soyadını ve telefon numarasını içerir, örneğin:

N.S. Maksimova

İcracı grubu başkanı adına hazırlanan belgede, icracı ile ilgili notta asıl icracının adı belirtilir.

2.6.25. Belgenin yürütülmesine ilişkin bir işaret.

Belgenin yürütülmesine ve davaya sunulmasına ilişkin bir not aşağıdaki verileri içerir: yürütüldüğünü kanıtlayan belgenin tarih ve numarasına bir referans veya böyle bir belgenin olmaması durumunda, yürütme hakkında kısa bilgi; "İş dünyasında" kelimeleri; belgenin tutulacağı vaka numarası. Belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir not, belgenin yürütücüsü veya belgenin yürütüldüğü yapısal birimin başkanı tarafından imzalanır ve tarihlendirilir.

2.6.26. Belgenin alınması.

Belgenin federal yürütme organı tarafından alındığına ilişkin işaret, bir sonraki seri numarasını ve belgenin alındığı tarihi (gerekirse, alınma zamanını) içerir. Belgenin alındığını damga şeklinde işaretlemesine izin verilir.

2.6.27. Belgenin elektronik kopyasının kimliği.

Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı, belgenin her sayfasının sol alt köşesine yerleştirilen ve makine ortamındaki dosyanın adını, tarihi ve federal yürütme tarafından oluşturulan diğer arama verilerini içeren bir işarettir (altbilgi). gövde.

2.7. Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri

2.7.1. komut, komut

2.7.1.1. Emirler ve talimatlar, normatif nitelikteki kararların yanı sıra operasyonel, organizasyonel, personel ve federal yürütme organının çalışmalarının diğer konularında resmileştirir.

Taslak emirler (emirler), federal yürütme organı başkanının, yardımcısının veya kendi inisiyatiflerinin talimatları temelinde alt bölümler tarafından hazırlanır ve sunulur.

Personel konularına ilişkin taslak siparişler, ilgili bildirimler esas alınarak personel servisi tarafından hazırlanır.

Taslak siparişlerin (siparişlerin) kaliteli bir şekilde hazırlanmasını ve ilgili taraflarla koordinasyonunu sağlamak projeyi hazırlayan ve sunan daire başkanlarına emanet edilir.

Siparişlerin (siparişlerin) doğruluğunun kontrolü DOW servisi tarafından gerçekleştirilir.

2.7.1.2. Taslak emirler (talimatlar) ve ekleri, yürütücü ve projeyi sunan bölüm başkanı, projenin görev ve talimatları sağladığı bölüm başkanları ve okul öncesi eğitim kurumu başkanı tarafından onaylanır. ve hukuk hizmeti (düzenleyici yasal düzenlemelerin taslaklarını imzalar). Taslak emrine (talimatına) onay verilmesi üzerine ortaya çıkan itirazlar taslağa ekli belgede belirtilir.

Onay sürecinde taslak siparişte esaslı değişiklikler yapılırsa, yeniden basım ve yeniden onaya tabidir.

Başkana imzaya sunulan taslak emirler (emirler), görev dağılımına göre başkan yardımcıları tarafından onaylanır.

2.7.1.3. Taslak siparişler (siparişler), oluşturulan formun standart formlarına yazdırılır ve gerekirse, siparişin özünün bir özetini, gerekliliğinin gerekçesini ve ayrıca esasına dayalı bilgileri içermesi gereken bir sertifika ile imza için rapor edilir. taslağın hazırlandığı ve kiminle mutabık kalındığı. Sipariş tarihi, imza tarihidir.

Siparişler, takvim yılı içinde seri numarası ile numaralandırılır; temel faaliyetler, personel ve siparişler için siparişler ayrı ayrı numaralandırılır.

2.7.1.4. Siparişlerin (talimatların) kopyaları veya çoğaltılmış kopyaları, DOW hizmetinin mührü ile onaylanır ve icracı tarafından derlenen ve imzalanan dağıtım endeksine göre alıcılara gönderilir. Bir kopyası da yükleniciye ve DOW hizmetine gönderilmelidir.

2.7.1.5. Sipariş (talimat) aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Rusya Federasyonu arması.

Federal yürütme organının adı.

Belge türünün adı bir sipariştir.

Tarih ve sipariş numarası. Tarih sözlü-sayısal olarak verilir, numara "N" işareti ve siparişin seri numarasından oluşur.

Başlık, sipariş metninin içeriğini kısa ve doğru bir şekilde yansıtmalıdır. Başlığın sonunda nokta yoktur. Başlık, 1 satır aralığı ile koyu olarak yazılmıştır.

Örneğin:

Federal Vergi Servisi'nin merkez ofisinde ofis çalışması için geçici Talimatların onaylanması üzerine

Uzunlamasına bir ayrıntı düzenine sahip formlar üzerine düzenlenen belgelerin başlığı ortada hizalanır.

Emirlerin kural olarak bir başlığı yoktur.

Metin, başlıktan 2-3 satır aralığı ile ayrılarak, metin alanının sol sınırından N 14 1.5 punto büyüklüğünde yazdırılır ve metin alanının sol ve sağ kenarlarına hizalanır. Paragrafın ilk satırı, metin kutusunun sol kenarından 1,25 cm başlar.

Sipariş metni 2 bölümden oluşabilir: belirleyici (önsöz) ve öğretici.

Tespit edici kısım, emrin verilmesine temel teşkil eden amaç ve hedefleri, gerçekleri ve olayları kısaca özetlemektedir. "Sırayla", "uygulanıyor" vb. kelimelerle başlayabilir. Emir, başka bir belgeye dayanılarak verilirse, belirten kısım, bu belgenin tam davadaki adını, yazarını, tarihini, numarasını ve başlığını gösterir.

Taslak siparişlerdeki önsöz, taburcu olarak basılan siparişim kelimesiyle biter.

İdari kısım, her bir eylemi gerçekleştiren kişiyi ve yürütme için son tarihleri ​​gösteren, öngörülen eylemlerin bir listesini içermelidir. İdari kısım, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış paragraflara ve alt paragraflara bölünebilir. Homojen nitelikteki eylemler bir paragrafta listelenebilir. Yapısal alt bölümler veya belirli yetkililer, uygulayıcılar olarak belirtilir. İdari bölümün son paragrafı, emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrole sahip olan birim veya görevli hakkında bilgi içerebilir.

Siparişin değişmesi, iptali veya hükümlerinden herhangi birinin değişmesi durumunda, metnin idari bölümünün paragraflarından birinde, iptal edilen belgeye (belge paragrafı) tarih, numara ve başlığını belirten bir referans bulunmalıdır. Paragrafın metni "Geçersiz tanıyın ..." kelimeleriyle başlamalıdır.

Sipariş, "Bildirime getirmek için sipariş ..." öğesini içermemelidir. Siparişin dikkatlerine sunulduğu alt bölümler (yetkililer), yüklenicinin taslak siparişle birlikte hazırladığı dağıtım endeksinde listelenir.

Vizeler, onaylayanların pozisyonlarını, kişisel imzaları, imza transkriptlerini ve tarihi içerir. Vizelerin yeri, Rusya Federasyonu Başkanının kararnamelerindeki (talimatlarındaki) konumlarına benzer.

İmza, belgeyi imzalayan kişinin unvanından, kişisel imzadan ve imzanın transkriptinden (baş harfleri, soyadı) oluşur.

Konum adı, metin alanının sol kenarından, baş harfleri ve soyadından - metin alanının sağ kenarından yazdırılır.

Emirler (talimatlar) federal yürütme organının başkanı ve yokluğunda onun yerine geçen kişi tarafından imzalanır.

Siparişin ekleri, projeyi hazırlayan yapısal birim başkanı tarafından onaylanır. Birden fazla başvuru varsa, başvurular numaralandırılır. İmzalanan siparişte, siparişte ve kararlaştırılan taslak belgede değişiklik yapılmasına izin verilmez.

2.7.1.6. Federal yürütme makamlarının ortak emirleri, standart A4 kağıt sayfalarına (210 x 297 mm) yazdırılır.

Ortak bir emir verirken:

federal yürütme organlarının isimleri aynı seviyede bulunur;

belge türünün adı - sipariş; merkezi konumda;

ortak sipariş tarihi aynıdır, sonraki imza tarihine karşılık gelir;

iki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa derlenen bir belgenin kayıt numarası, yazarların belgede belirtildiği sırayla bir eğik çizgi ile ayrılmış, bu kuruluşların her birinin belgesinin kayıt numaralarından oluşur.

federal yürütme organlarının başkanlarının imzaları aynı seviyede metnin altında bulunur.

Sipariş ve talimat kayıt örnekleri Ek N 5-7'de verilmiştir.

2.7.2. Yönetmelikler, kurallar, talimatlar

2.7.2.1. Yönetmelik, federal yürütme makamlarının yetkisi dahilindeki konularda sistematik olarak birbirine bağlı kurallar oluşturması durumunda kabul edilir.

Kurallar, karşılanması gereken normları ve gereksinimleri belirler.

Talimat, herhangi bir faaliyeti yürütme prosedürünü veya yasama ve diğer düzenleyici işlemlerin hükümlerini uygulama prosedürünü belirler.

Düzenlemeler (kurallar, talimatlar), başkan tarafından imzalanan bağımsız yasal düzenlemeler veya federal yürütme organı tarafından onaylanan düzenlemeler olarak uygulanır; onay, onay damgası şeklinde veya onaylarına ilişkin idari bir belge düzenleyerek verilir. Düzenlemelerin, kuralların ve talimatların kabul edilmesi prosedürüne ilişkin karar, federal yürütme organının sorumluluğundadır.

2.7.2.2. Yönetmelik taslağı (kurallar, talimatlar) hazırlama prosedürü, taslak yönetmelik hazırlama genel prosedürüne karşılık gelir.

2.7.2.3. Taslak düzenlemenin metni (kurallar, talimatlar) federal yürütme organının genel antetli kağıdına basılmıştır. Taslak düzenleme (kurallar, talimatlar) bir idari belge tarafından onaylanırsa, hüküm (kurallar, talimatlar) standart bir A4 kağıda yazdırılır.

Metin üçüncü tekil veya çoğul kişiyle yazılmıştır. Metinde "gerekir", "gerekir", "gerekli", "yasaktır", "izin verilmez" kelimeleri kullanılır.

Hükmün metninin başlığı (kurallar, talimatlar) "Ne hakkında?" Sorusuna cevap verir; iş gerekliliklerini ve iş yapma prosedürünü (iş tanımı) içeren talimatın başlığı, "Kim?" sorusunu yanıtlar. (Baş uzmanın görev tanımı).

Hükmün (kurallar, talimatlar) belirleyici kısmı, gelişme gerekçelerini, normatif eylemin ana amacını ve kapsamını, yerleşik kuralları ve teknolojileri ihlal etme sorumluluğunu belirten "Genel Hükümler" bölümüdür.

Hükmün ana metni (kurallar, talimatlar) bölümlere, paragraflara ve alt paragraflara ayrılabilir. Bölümlerin başlıkları olmalıdır.

Bölümler Romen rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Paragraflar ve alt paragraflar Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır.

Hükmün bir örneği Ek 8'de verilmiştir.

2.7.3. Protokol

2.7.3.1. Protokol, toplantı (oturum) sırasında alınan notlar, sunulan raporların ve konuşmaların özetleri, referanslar, taslak kararlar vb.

2.7.3.2. Federal yürütme organlarında, konunun tartışılma sürecinin atlandığı ve yalnızca bu konuda alınan kararın kaydedildiği protokoller tam veya kısa biçimde yayınlanabilir.

2.7.3.3. Tam protokolün metni, kural olarak, iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

Giriş bölümü şunları belirtir: Başkan veya Başkan Sekreter

Katıldı (altı çizili) - mevcut olanların bir listesi veya sayıları 15 kişiyi aşarsa, mevcut olanların ek listesine atıfta bulunulur.

Giriş bölümü gündemle sona erer - gündemdeki her madde için konuşmacıyı gösteren, önem sırasına göre sıralanan, değerlendirilmekte olan konuların bir listesi. Her soru bir Arap rakamıyla numaralandırılmıştır ve adı, sol kenar boşluğundan yazdırılan "O" ("Hakkında") edatı ile başlar.

Protokolün ana bölümü, gündem maddelerine karşılık gelen bölümlerden oluşmaktadır. Her bölümün metni şemaya göre oluşturulmuştur:

DİNLENDİ - KONUŞTU - KARAR VERDİ (KARAR VERDİ).

2.7.3.4. Özet protokol metni de iki bölümden oluşmaktadır. Giriş bölümünde başkanın (başkan) baş harfleri ve soyadları ile toplantıda hazır bulunanların pozisyonları, adları, soyadları belirtilir.

"Katıldı" kelimesi, sol kenar boşluğunun kenarından yazdırılır, altı çizilir, kelimenin sonuna iki nokta üst üste konur. Aşağıda hazır bulunanların görev adları, adlarının baş harfleri ve soyadları yer almaktadır. İş unvanları genel olabilir, örneğin:

Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakan Yardımcısı

Rusya Federasyonu Federal Arşiv Dairesi Başkan Yardımcıları.

Mevcut olanların çok satırlı iş unvanları 1 satır aralığı ile belirtilmiştir.

Liste, protokolün ana bölümünden düz bir çizgi ile ayrılmıştır.

Protokolün ana bölümü, ele alınan konuları ve bunlar hakkında alınan kararları içermektedir. Sorunun adı bir Romen rakamı ile numaralandırılmıştır ve "O" ("Hakkında") edatı ile başlar, ortalanmış N 15 yazı tipi boyutunda yazdırılır ve son satırın altında bir satır olacak şekilde altı çizilir. Çizginin altında bu konunun tartışıldığı sırada söz alan yetkililerin isimleri yer alıyor. Soyadları 1 satır aralığı ile yazdırılır.

Ardından konuyla ilgili verilen karar belirtilir.

2.7.3.5. Protokol, toplantı başkanı ve sekreter tarafından imzalanır. Tutanağın tarihi toplantı tarihidir.

Tutanaklar, bir takvim yılı içinde her bir protokol grubu için ayrı ayrı seri numaralarına atanır: yönetim kurulu toplantılarının tutanakları, teknik, bilimsel ve uzman konseylerinin tutanakları, vb. Ortak toplantı tutanakları, toplantıya katılan kuruluşların tutanaklarının seri numaralarını içeren bileşik numaralara sahiptir. toplantı.

Toplantılarda alınan karar (karar) sayıları, tutanak sayısı, gündemde görüşülen konu sayısı ve konu içindeki kararın (karar) sıra numarasından oluşur.

Federal yürütme organı tarafından kabul edilen arama sistemine uygun olarak protokol ve karar (karar) sayılarına mektup kodları eklenebilir.

2.7.3.6. Gerekirse protokollerin kopyaları, dağıtım endeksine göre ilgili kurum ve yetkililere gönderilir; indeks, konunun değerlendirilmesini hazırlayan birimin sorumlu yürütücüsü tarafından derlenir ve imzalanır. Protokollerin kopyaları, DOW hizmetinin mührü tarafından onaylanmıştır.

Alınan kararlar, uygun formda düzenlenen ve PEI hizmetinin mührü ile onaylanan protokollerden alıntılar şeklinde uygulayıcılara iletilir.

2.7.3.7. Protokoller, N 14 yazı tipi boyutunda standart bir protokol formunda veya A4 formatında federal yürütme organının genel formunda basılır ve aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Belgenin adı - PROTOKOL kelimesi üst alanın sınırından büyük harflerle çıkışa kadar, N 17 kalın yazı tipi boyutunda ve ortalanmış olarak yazdırılır.

Toplantı türü, toplantı - önceki gereksinimden 2 satır aralığıyla ayrılmış, kalın yazı tipinde 1 satır aralığıyla yazdırılmış ve ortalanmış.

Toplantı yeri, toplantı - toplantıyı kimin düzenlediği (gerekirse) belirtilir, ortada hizalanır ve bir cetvelle protokolün "tarih" ve "sayı" ayrıntılarından ayrılır.

Protokolün tarihi ve numarası. Tarih sözel-sayısal olarak çizilir ve bir önceki niteliğin 2 satır altında yazdırılır. Protokol numarası Arap rakamlarıyla basılmıştır ve "N" işareti ile protokolün seri numarasından oluşur.

Protokolün ana kısmı 1,5 satır aralığı ile yazdırılır.

İmza, metinden 3 satır aralıkla ayrılarak toplantıya (toplantıya) başkanlık eden kişinin makamının unvanını, kişisel imzasını ve imzanın transkriptini (baş harfleri ve soyadı) içerir.

İş başlığı, metin alanının sol kenarından 1 satır aralıkla yazdırılır ve en uzun satıra göre ortalanır.

İmzanın kodunun çözülmesi, baş harfleri ve soyadı arasında bir boşluk olacak şekilde konum adının son satırı düzeyinde bulunur. Adın ve soyadının sadece baş harfini içeren bir imzanın şifresi çözülürken, adın ve soyadının baş harfinden sonraki nokta arasına boşluk konulmaz. Şifre çözmedeki son harf sağ kenar boşluğu ile sınırlıdır.

Tam protokolün bir örneği Ek N 9'da verilmiştir.

Kısa bir protokol örneği Ek N 10'da verilmiştir.

2.7.3.8. Yasal ve düzenleyici sorunları çözerken, federal yürütme makamları, yetkileri dahilinde, kararları bağımsız belgeler olarak yayınlar.

Çözümün ayrıntılarının kaydı, bu standart talimatın 2.7.1.6 maddesine benzerdir (Ek N 4).

2.7.4. Hizmet mektupları

2.7.4.1. Federal yürütme organlarının resmi mektupları hazırlanır:

Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nin talimatlarının uygulanmasına ilişkin cevaplar olarak;

federal kurumların ve federal hizmetlerin bakanlıklardan gelen talimatlara verdiği yanıtlar olarak;

federal yürütme makamlarının yetki alanına giren konularda vatandaşların talebi üzerine Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nin talimatlarının yerine getirilmesi olarak;

Rusya Federasyonu yasama düzenlemelerini, Rusya Federasyonu Başkanının yasalarını ve Rusya Federasyonu Hükümeti yasalarını hazırlamak için kapak mektupları olarak;

çeşitli kurum, kuruluş ve kişilerden gelen taleplere yanıt olarak;

girişim mektupları gibi.

2.7.4.2. Yanıt mektuplarının hazırlanması için son tarihler, talimatların, taleplerin yerine getirilmesi için mevcut son tarihler veya kararın yazarının kararı temelinde başkanının kararı ile belirlenir.

Cevap mektuplarının metinleri, kafa çözünürlüğünde kaydedilen talimatlara tam olarak karşılık gelmelidir. Girişim mektuplarının hazırlanma şartları, yapısal bölüm başkanları tarafından belirlenir.

2.7.4.3. Hizmet mektupları, standart A4 veya A5 formatındaki formlara yazdırılır; elektronik bilgisayarlar aracılığıyla Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin resmine sahip antetli kağıtların üretimi yasaktır.

İki veya daha fazla federal yürütme organının başkanları tarafından imzalanan resmi mektuplar, standart bir A4 kağıdına yazılır. Aynı zamanda, mektubu imzalayan federal yürütme makamlarının adına ilişkin veriler, gerekli "imza" pozisyonundaki pozisyonun başlığına dahil edilmiştir.

İki veya daha fazla sayfaya mektup yazarken, ikinci ve sonraki sayfalar, sayfanın üst kenar boşluğunun ortasında Arap rakamlarıyla numaralandırılır.

Ülke içinde gönderilen federal yürütme makamlarının resmi mektubu Rusça olarak düzenlenir. Resmi bir mektubun metni, kural olarak, birbiriyle ilişkiliyse ve muhatap kuruluşun bir yapısal biriminde değerlendirilecekse, bir konuyla veya birkaç konuyla ilgili olmalıdır.

2.7.4.4. Mektubun metni 3. tekil şahısla yazılmıştır.

Örneğin: "Bakanlık değerlendirir...", "Federal ajans değerlendirir..."

Mektup bir memurun antetli kağıdına yazılmışsa, metni 1. tekil şahıstan yazılır: "Soruyorum...", "Gönderiyorum..."

Mektubun metni, kural olarak, iki bölümden oluşur. İlk bölüm, mektubun derlenmesinin nedenini, dayanağını veya gerekçesini belirtir, mektubun hazırlanmasına temel oluşturan belgelere bağlantılar sağlar. Bir paragrafla başlayan ikinci bölüm, sonuçlar, öneriler, istekler, kararlar vb.

2.7.4.5. Mektubun tarihi, metinde kayıtlı kararın tarihidir. Mektubun tarihi imzalandığı tarihtir.

Yapısal bölünmeler, iş tanımları ve iş yönetmeliğine ilişkin düzenlemeler de dahil olmak üzere yönetmelikte resmi yazıların imzalanma hakkı; bu belgeler, üst düzey yetkililerin yokluğunda imzalama prosedürünü sağlamalıdır.

III. Belge dolaşımının organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi

3.1. Belge akışının organizasyonu

3.1.1. Belgelerin federal yürütme organındaki hareketi, oluşturuldukları veya alındığı andan yürütme veya gönderimin tamamlanmasına kadar bir iş akışı oluşturur.

3.1.2. Federal yürütme organında onlarla gerçekleştirilen belgelerin ve işlemlerin geçişi prosedürü, 19.01.2005 N 30 Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarının etkileşimi için Model Düzenlemeler ile düzenlenir (Toplu Mevzuat). Rusya Federasyonu, 2005, N 4, madde 305) , 28 Temmuz 2005 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi N 452 (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı) tarafından onaylanan federal yürütme organlarının iç organizasyonu için model düzenlemeler , 2005, N 31, Madde 3233), ofis çalışmaları için talimatlar, federal yürütme organının düzenlemeleri, rapor kartı birleşik belge biçimleri, yapısal bölümlerle ilgili düzenlemeler, iş tanımları ve iş düzenlemeleri.

3.1.3. Federal yürütme makamlarında elektronik belge yönetimini kullanırken, DOW hizmeti, otomasyon hizmetiyle birlikte belgelerin hareketi için yollar geliştirir.

3.2. Belge teslim organizasyonu

3.2.1. Belgelerin federal yürütme organına teslimi, kural olarak posta, kurye ve elektrik iletişimi yoluyla gerçekleştirilir.

Posta iletişimi yardımıyla, federal yürütme organına normal ve taahhütlü mektuplar, kartpostallar, paketler ve küçük paketler ile basılı yayınlar şeklinde yazılı yazışmalar yapılır.

3.2.2. Telgraflar (teletype mesajları), faks mesajları, telefon mesajları ve elektronik belgeler, elektrik iletişim kanalları aracılığıyla alınır.

3.3. Gelen belgelerin kabulü, işlenmesi ve dağıtımı

3.3.1. Federal yürütme organı tarafından kağıt üzerinde alınan belgeler, birincil işleme, ön inceleme, kayıt, yönetim tarafından incelemeden geçer ve uygulayıcılara teslim edilir.

Belgelerin alınması ve birincil işlenmesi, DOW hizmetinin çalışanları tarafından gerçekleştirilir.

Belgeli zarflar açılır ("kişisel" olarak işaretlenmiş zarflar hariç), teslimatın doğruluğu, belge paketinin bütünlüğü kontrol edilir. Hatalı teslim edilen belgeler sahibine iletilir veya gönderene iade edilir. Belge üzerinde gönderenin adresinin bulunmaması durumunda zarf belgeye eklenir.

Alınan belge kayıt kontrol formuna kaydedilir (bundan sonra RKF olarak anılacaktır). Alınan belgeye bir kayıt damgası yapıştırılır. Tescil damgası, belgenin ilk sayfasının ön yüzünün sağ alt kısmına yapıştırılmıştır. Kayıt damgası, federal yürütme organının kısaltılmış adını, tarihini ve kayıt numarasını içerir.

3.3.2. Federal yürütme organının liderliğine ve ayrıca belirli bir kişi veya yapısal birim belirtmeden gönderilen belgeler, DOE hizmeti tarafından ön incelemeden geçirilir ve ardından yönetime veya birime gönderilir.

Alınan belgelerin yönetim tarafından zorunlu inceleme gerektirenlere dağıtılması için belgelerin ön incelemesi yapılır ve doğrudan yapısal bölümlere ve sorumlu uygulayıcılara gönderilir.

Ön değerlendirme, kuruluşta oluşturulan sorumlulukların dağılımı temelinde, içeriklerinin değerlendirilmesi temelinde gerçekleştirilir.

Doğrudan yapısal alt bölümlere veya yetkililere gönderilen belgeler, ön değerlendirme yapılmadan hedeflerine aktarılır.

Yönetim tarafından incelenen belgeler, kararın içeriğinin RKF'ye girildiği ve belgenin yürütülmesi için sunulduğu DOW hizmetine iade edilir.

Birkaç yapısal bölüm tarafından yürütülen belgenin aslı, sorumlu uygulayıcı tarafından alınır, kopyaları diğer uygulayıcılara aktarılır.

3.3.3. Gelen telgraflar, alındığı tarih ve saat ile alındı ​​mukabili kabul edilir, kayıt altına alınır ve değerlendirilmek ve icra edilmek üzere yönetime iletilir.

3.3.4. Alınan telefon mesajının metni alıcı tarafından bir forma kaydedilir (yazdırılır), kaydedilir ve derhal gönderildiği kişiye iletilir.

3.3.5. Faks kanalları aracılığıyla belge gönderirken ve alırken, aşağıdaki gereksinimlere göre yönlendirilmelisiniz:

A4 kağıda siyah olarak yapılan iletilen belgenin (metin, diyagram, grafik görüntü) hacmi 5 sayfayı geçmemelidir;

faks kanalıyla iletilmek üzere bir belge, birim başkanı tarafından imzalanmış standart bir form başvurusu ile sunulur. Başvurular bir yıl süreyle tutulur;

iletilen bilgilerin içeriğinin sorumluluğu, iletim için belgeyi hazırlayan yükleniciye ve ilgili birim başkanına aittir;

Faksgramı imzalayan kişi tarafından onaylı tercümesi varsa yabancı dilde faxgram gönderilir;

"Resmi kullanım için" olarak işaretlenmiş belgelerin metinlerinin aktarılması yasaktır;

aktarılacak belge kaydedilir. Transferden sonra, orijinal belgeler, gönderildiği zaman bir işaret ile icracılara iade edilir;

gelen fakslar kaydedilir, alındığı gün makbuz karşılığında muhataplara iletilir, acil - derhal;

faks mesajının uygun yürütme birimine gönderilmesinden sonra alınan orijinal belge;

Yabancı dillerdeki faks mesajları tercüme edilmeden muhatabına teslim edilir.

Alt bölümlere kurulan faks ekipmanının kullanımı üzerindeki kontrol, başkanları tarafından gerçekleştirilir.

3.3.6. Federal yürütme organı tarafından elektronik biçimde alınan belgeler alınır, kaydedilir, ön gözden geçirilir, yönetim tarafından gözden geçirilir ve uygulayıcılara teslim edilir.

Federal yürütme organının elektronik adresinde alınan RKF'de belgelerin elektronik biçimde alınması ve kaydedilmesi, federal yürütme organı başkanının izni ile okul öncesi eğitim kurumu veya diğer yapısal birimin hizmeti tarafından gerçekleştirilir.

Belgeleri elektronik biçimde kabul etme, işleme ve dağıtma kuralları, federal yürütme organında çalışan teknik ve yazılım araçları dikkate alınarak federal yürütme organının ofis çalışması talimatları ile belirlenir.

3.4. Gönderilen belgelerin işlenmesi ve iletilmesi organizasyonu

Federal yürütme organı tarafından gönderilen belgeler posta ve elektrik iletişimi yoluyla iletilir.

Posta ile gönderilmek üzere belgelerin işlenmesi, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin mevcut Kurallara uygun olarak federal yürütme organının DOE'sinin hizmeti tarafından gerçekleştirilir.

DOW hizmeti, elektrik iletişim araçlarının yardımıyla telgrafları, faks mesajlarını, telefon mesajlarını ve elektronik belgeleri iletir.

Bilgileri elektrik iletişim kanalları aracılığıyla iletilen belge türleri ve orijinal belgelerinin muhatabına gönderilmesi ihtiyacı ve prosedürü, federal yürütme organının ofis çalışması talimatı ile dikkate alınarak belirlenir. federal yürütme organında çalışan teknik ve yazılım araçları.

Gönderilecek belgeler eksiksiz, eksiksiz, posta adresi/telefon numarası/e-posta adresi kayıtlı veya posta listesi ibraz edilerek gönderilir.

Gönderilecek evrakların imzalandığı gün veya en geç bir sonraki iş günü işleme alınmalı ve gönderilmelidir.

Daha önce gönderilmiş bir belgenin iletilmesi veya değiştirilmesi, belgeyi imzalayan kişinin veya DOW hizmetinin başkanının talimatıyla gerçekleştirilir.

3.5. Dahili belgeleri geçme prosedürü

3.5.1. Dahili belgelerin hazırlık ve yürütme aşamalarında geçişi, gönderilen belgelerin geçişine ve yürütme aşamasında - gelen belgelerin geçişine uygun olmalıdır.

3.5.2. Taslak idari belgeler, hazırlanıp ilgili departmanlar ve yetkililerle koordine edildikten sonra, uygulamalarının doğruluğunu izleyen DOW servisine aktarılır.

Yürütülen belgeler, imza yetkisi ve sorumluluk dağılımına uygun olarak yönetime imzaya sunulur. İmzalandıktan sonra belgeler kayıt altına alınır.

3.5.3. Mükerrer nüshalar müdürler tarafından imzalanmış ve tescil edilmiş idari belgeler, incelenen konulardan sorumlu yapısal birimlere hatasız olarak gönderilir.

3.5.4. Belgelerin yapısal bölümler arasında transferi, belirli bir yapısal bölümde kayıt tutmaktan sorumlu kişiler aracılığıyla gerçekleştirilir. Belgeler, RKF'de ilgili bir işaretle aktarılır.

3.6. Belge sayısının muhasebeleştirilmesi

3.6.1. Belirli bir süre (yıl, ay) için belge sayısının muhasebeleştirilmesi, belgelerin kaydedildiği yerde RKF'ye göre yapılır.

Belge sayısı için muhasebe sonuçları DOW hizmeti tarafından özetlenir ve yönetime sunulur.

3.6.2. Belge sayısının muhasebe birimi, çoğaltılan kopyalar dikkate alınarak belgenin kendisidir.

Çoğaltılan kopyalar, federal yürütme organında kabul edilen belge muhasebe sistemi temelinde ayrı olarak sayılır.

Belge sayısının muhasebesi, federal yürütme organı için bir bütün olarak veya bireysel bölümler için yapılabilir.

Gelen ve giden evraklar ayrı ayrı sayılır.

Nihai sayım verileri tablo şeklinde sunulmuştur (Ek N 19 - örnek niteliğinde). Her grup için belge sayısı ve ayrı ayrı dolaşımları dikkate alınır (sayılar eğik çizgi veya ayrı sütunlar halinde yazılır).

3.7. Belgelerle uygulayıcıların çalışması

3.7.1. Belgenin yürütülmesi şunları sağlar: gerekli bilgilerin toplanması ve işlenmesi, bir taslak belgenin hazırlanması, yürütülmesi, onaylanması, federal yürütme organının liderliği veya yapısal bölüm başkanları tarafından imzaya (onay) sunulması, göndermeye hazırlık muhatabına.

Yüklenici, belgenin gerekli sayıda kopyasını belirler, belgeyi çoğaltma için aktarır. Dörtten fazla adrese gönderilen bir belge için, yürütücü bir posta işaretçisi hazırlar.

3.7.2. Ek belgeler derlemeden sorunları derhal çözerken, yüklenici belge üzerinde notlar alır: alındığı tarihte (belgenin alınması ile yükleniciye teslimi arasında bir zaman aralığı varsa), ara uygulama tarihlerinde ( bilgi talebi, telefon görüşmeleri vb.), nihai yürütmenin tarihi ve sonuçları.

Tüm işaretler metin içermeyen yerlere yerleştirilir.

IV. Belge arama motoru

4.1. Belgelerin kaydı

4.1.1. Arama motorlarının inşasının temeli, belgelerin kaydıdır - bir belge hakkında öngörülen biçimde bir kimlik bilgisi kaydı, oluşturulması, gönderilmesi veya alınması gerçeğini sabitler.

4.1.2. Tescil, icra ve referans amaçlı kullanım gerektiren tüm belgeler tescile tabidir.

Diğer kuruluşlardan ve bireylerden gelen ve ayrıca oluşturulan - dahili ve gönderilen kayıtlı belgeler.

Belgeler, teslim edilme, iletilme veya oluşturulma yönteminden bağımsız olarak tescil edilir.

4.1.3. Belgeler bir kez kaydedilir: gelen - alındığı gün, yaratıldığı - imza veya onay günü. Bir belgeyi bir departmandan diğerine aktarırken, genellikle belgeye yeni bir kayıt numarası eklenmez.

4.1.4. Belgelerin kaydı, belgenin türüne, yazarına ve içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir. Örneğin, Rusya Federasyonu Hükümeti'nden alınan belgeler, temel faaliyetler için federal yürütme organı başkanının emirleri, personel emirleri, resmi yazışmalar, vatandaşların temyizleri ayrı olarak kaydedilir.

4.1.5. Gelen, dahili ve giden belgelerin kaydı, belge düzenleme ve oluşturma yerlerinde gerçekleştirilir. Rusya Federasyonu Hükümeti'nden, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı İdaresi'nden alınan, federal yürütme organı başkanı ve yardımcıları tarafından değerlendirilmek üzere sunulan belgeler, idari belgeler ve federal yürütme organı başkanı tarafından imzalanan yazışmalar, protokoller ve kolej organlarının kararları DOE hizmetine kaydedilir.

Federal yürütme organının faaliyet alanlarında oluşturulan belgeler yapısal alt bölümlere kaydedilebilir.

Faks kanalları aracılığıyla iletilen veya alınan belgeler, DOW hizmetinde veya bunları alan ve ileten yapısal birimlerde kayıt altına alınır.

4.1.6. Belgeler RKF'ye kaydedilir - geleneksel veya elektronik kartlar, dergiler.

4.1.7. Bir belgenin kayıt numarası, federal yürütme organının bilgi gereksinimlerine bağlı olarak, yapısal birimin alfabetik veya sayısal bir dizini, davaların isimlendirilmesine göre bir dava endeksi ile tamamlanabilen bir seri numarasından oluşur. muhabirlerin, uygulayıcıların vb. sınıflandırıcısına göre belge kodu. Kayıt numarasının bileşenleri birbirinden eğik çizgi ile ayrılır.

4.1.8. Arama motorları oluşturmak ve kayıt verilerinin bilgi uyumluluğunu sağlamak için, ana kayıt ayrıntılarının aşağıdaki bileşimi oluşturulmuştur:

belge türünün adı;

belgenin tarihi ve kayıt numarası;

makbuz tarihi ve indeksi;

metnin başlığı (belgenin özeti);

karar (yürütücü, siparişin içeriği, yazar, tarih);

belgenin yürütülmesi için son tarih;

belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir işaret.

Belgenin niteliğine ve bilgileri kullanma görevlerine bağlı olarak ana kayıt ayrıntılarının bileşimi, diğer ayrıntılarla desteklenebilir:

belgeye erişimin kısıtlanmasına ilişkin damga (işaret);

yükleniciler tarafından belgelerin dahili iletilmesi;

tematik sınıflandırıcıya göre kod;

anahtar kelimeler;

belgenin sayfa sayısı;

uygulamaların kullanılabilirliği;

belgeyi kontrol altına alan yetkili;

ara süreler;

yürütme tarihlerinin ertelenmesi;

belgenin saklama süresi;

belge durumu (proje, versiyon);

belge iletiminin türü (posta, faks, vb.), vb.

4.1.9. Müdahale belgelerinin kaydı, girişim belgelerinin RKF'sinde gerçekleştirilir. Yanıt belgesine, karşılık gelen kayıt dizisi içinde bir seri numarası atanır.

4.2. Arama sisteminin belgelere göre organizasyonu

4.2.1. Bilgilerin karar vermede etkin kullanımını sağlamak için federal yürütme organlarında belgeler için arama motorları oluşturulmaktadır. Arama motorları hem geleneksel hem de elektronik biçimde oluşturulabilir.

4.2.2. Kayıtları sırasında elde edilen belgelerle ilgili bilgiler, dosya dolapları ve sınıflandırma referans kitaplarını içeren arama sistemine girer.

4.2.3. Geleneksel kart kaydı ile, aşağıdaki dosya dolaplarını oluşturabilen gerekli sayıda RKF yazdırılır: referans (muhabirler, belge türleri, belge yazarları vb.), kontrol ve referans, kodlama, vatandaşların temyizleriyle, bilgi arama görevlerine bağlı olarak alfabetik ve diğerleri.

4.2.4. Arama sisteminin etkinliği, sınıflandırma dizinleri geliştirilerek sağlanır:

federal yürütme organının faaliyetleri ile ilgili konuların sınıflandırılması;

belge türlerinin sınıflandırıcısı;

muhabir sınıflandırıcı;

çözünürlük sınıflandırıcı;

icracı sınıflandırıcı;

belgelerin yürütülmesinin sonuçlarının sınıflandırıcısı;

vaka isimlendirmesi.

Belirli bir arama motorunda listelenenlere ek olarak, girdi ve belge ve bilgi arama ihtiyaçlarına bağlı olarak başka sınıflandırıcılar da kullanılabilir.

4.2.5. Otomatik dizilerde, belirli bir belge veya malzeme koleksiyonunun aranması, ayrıntılara (başlık, belge türü, kabul tarihi, belge numarası vb.) veya bağlama göre (aranan belgede yer alan herhangi bir kelime veya kelime öbeğine göre) yapılır. ).

Arama sorgusu, özniteliklerin ve metin öğelerinin herhangi bir kombinasyonunu içerebilir.

4.2.6. Arama sistemleri, federal yürütme organının faaliyetleri hakkında bilgi araması sağlamalıdır.

V. Belge yürütme kontrolü

5.1. Federal yürütme organlarında belgelerin yürütülmesi için kontrol prosedürü ve son tarihler, 19 Ocak 2005 tarih ve 30 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Federal Yürütme Otoriteleri Etkileşimi Model Yönetmelikleri ile belirlenir (Koleksiyon Rusya Federasyonu Mevzuatı, 2005, 28 Temmuz 2005 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarının kuruluş sayısı N 452 (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 2005, N 31, Madde 3233) .

5.2. Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol, bir belgeyi kontrol altına almayı, yürütmenin ilerlemesini düzenlemeyi, yürütülen belgeyi kontrolden çıkarmayı, yürütülen belgeyi davaya göndermeyi, belgelerin yürütülmesinin ilerlemesini ve sonuçlarını kaydetmeyi, özetlemeyi ve analiz etmeyi, bilgilendirmeyi içerir. yöneticilerin belgelerin yürütme durumu hakkında.

5.3. Yürütme gerektiren tüm kayıtlı belgeler, listesi federal yürütme organı başkanı tarafından onaylanan kontrole tabidir.

Bir belge kontrol için yerleştirildiğinde, belgenin sağ üst alanına "K" harfi veya "Kontrol" kelimesi (damga) ile gösterilen bir kontrol işareti yerleştirilir.

5.4. Yürütme kontrolü, federal yürütme organının düzenlemelerinde tanımlanan yapısal alt bölüm tarafından sağlanır.

5.5. Yürütme üzerinde kontrol sağlayan yapısal alt bölüm, kural olarak, federal yürütme organının başkanına, federal yürütme organının başkan yardımcılarına ve yapısal alt bölümlerin başkanlarına, kontrol altındaki belgelerle ilgili bilgileri, federal yürütme organının başkanı tarafından belirlenen biçimde haftalık olarak sunar. federal yürütme organı.

Federal bakanlıklarda, yürütme üzerinde kontrolden sorumlu yapısal alt bölüm, aynı süre içinde, federal bakanlığın yetkisi altındaki federal hizmetler ve federal kurumlar başkanlarına benzer bilgileri sunar.

5.6. Belge yürütme kontrolü, kayıt verileri temelinde oluşturulur.

Kontrol dosyası, belgelerin yürütülmesi için son tarihlere göre, sanatçılar, belge grupları tarafından sistematik hale getirilir.

VI. Ofis işlerinde belgelerle çalışmanın organizasyonu

Büro çalışmalarında belgelerle çalışmanın organizasyonu, belgelerin güvenliğini, muhasebeleştirilmesini, sistemleştirilmesini, büro çalışması aşamasında davaların oluşturulmasını ve yürütülmesini ve bunların federal yürütme organının arşivine aktarılmasını sağlayan bir dizi çalışma türüdür ( bundan böyle arşiv olarak anılacaktır), Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı, Federal Arşiv Ajansı ve diğer federal yürütme organlarının arşivleri ve ofis çalışmaları hakkındaki düzenleyici metodolojik belgeler tarafından belirlenen gerekliliklere uygun olarak.

6.1. Vakaların isimlendirilmesinin derlenmesi

6.1.1. Davaların isimlendirilmesi - öngörülen şekilde hazırlanmış, saklama sürelerinin bir göstergesi ile federal yürütme organlarında dosyalanan davaların sistematikleştirilmiş bir başlıkları (isimleri) listesi.

Davaların isimlendirilmesi, yürütülen belgelerin davalar halinde gruplandırılması, davaların sistematikleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi, saklama sürelerinin belirlenmesi için tasarlanmıştır ve kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama davalarının envanterlerinin derlenmesi ve ayrıca davaların kaydedilmesi için temel teşkil eder. geçici (10 yıla kadar dahil) depolama.

6.1.2. Davaların isimlendirilmesini hazırlarken, federal yürütme organı ve yapısal bölümleri, personel, çalışma planları ve raporları, saklama şartlarını gösteren belge listeleri, önceki yıllara ait davaların isimlendirilmesi hakkındaki hükümler yönlendirilmelidir. Federal yürütme organının faaliyetlerinde oluşturulan belgeler, türleri, bileşimi ve içeriği incelenir.

6.1.3. Federal yürütme makamlarında, yapısal bölünme vakalarının isimlendirmeleri (Ek N 20) ve federal yürütme organı vakalarının konsolide isimlendirmesi (Ek N 21) hazırlanır.

6.1.4. Yapısal birimin vakalarının isimlendirilmesi, birimin sekreteri veya ofis işlerinden sorumlu çalışan tarafından, DOE'nin arşivi ve hizmeti ile koordineli olarak, başkan tarafından imzalanmış olarak derlenir (bu yılın en geç 15 Kasım'ında). birim ve DOW'un hizmetine sunulur.

Yeni oluşturulan bölüm, bir ay içinde bölümün iş isimlendirmesini geliştirmek ve federal yürütme organının okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine sunmakla yükümlüdür.

6.1.5. Davaların özet isimlendirmesi, DOE hizmeti tarafından, federal yürütme organının arşivinin metodolojik yardımı ile yapısal bölünme vakalarının isimlendirilmesi temelinde derlenir.

6.1.6. Federal yürütme organının davalarının özet isimlendirmesi, federal yürütme organının Merkezi Uzman Komisyonu (bundan sonra MSK olarak anılacaktır) ile uzman doğrulama komisyonu (bundan sonra anılacaktır) ile kararlaştırılan okul öncesi eğitim kurumu hizmeti başkanı tarafından imzalanır. Belgelerin kalıcı olarak saklanmak üzere aktarıldığı ve federal yürütme organı başkanı tarafından onaylandığı (en geç cari yılın sonundan önce) federal arşivin EPC'si olarak. Davaların isimlendirilmesi, federal yürütme organının işlevlerinde ve yapısında temel değişiklikler olmadığı sürece, en az 5 yılda bir federal arşiv ile koordine edilir.

6.1.7. Davaların birleştirilmiş isimlendirilmesinin onaylanmasından sonra, federal yürütme organının bölümleri, çalışmalarında kullanılmak üzere ilgili bölümlerinden alıntılar alır.

6.1.8. Vakaların özet isimlendirmesi gerekli sayıda kopya halinde basılmıştır. Vaka isimlendirmesinin ilk onaylanmış kopyası, kalıcı bir saklama belgesidir ve okul öncesi eğitim kurumunun hizmet bölümündeki vaka isimlendirmesine dahil edilmiştir. İkincisi, DOW hizmetinde işçi olarak kullanılır. Üçüncüsü, federal yürütme organının arşivlerinde kullanılır. Dördüncüsü, davaların isimlendirilmesinin koordine edildiği federal arşivde.

6.1.9. Her yılın sonunda konsolide dava isimlendirmesi belirlenir, onaylanır ve bir sonraki takvim yılının 1 Ocak tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

6.1.10. Federal yürütme organının işlevlerinde ve yapısında temel değişiklikler olması durumunda, davaların birleştirilmiş isimlendirmesi yeniden düzenlenir ve kararlaştırılır.

6.1.11. Federal yürütme organının davalarının isimlendirilmesinin bölümlerinin isimleri, yapısal alt bölümlerin isimleridir. Konsolide dava isimlendirmesinde, bölümler federal yürütme organının onaylanmış yapısına göre düzenlenmiştir.

6.1.12. Davaların isimlendirilmesi, federal yürütme organının belgelenmiş tüm çalışma alanlarını yansıtan dava başlıklarını içerir.

Vakaların isimlendirilmesine süreli yayınlar dahil değildir.

6.1.13. Vaka isimlendirmesinin sütunları aşağıdaki gibi doldurulur.

Vaka isimlendirmesinin 1. sütununda, isimlendirmeye dahil edilen her vakanın indeksleri yazılır. Vaka endeksi, federal yürütme organında oluşturulan yapısal birimin dijital tanımından ve yapısal birim içindeki isimlendirmeye göre dava başlığının seri numarasından oluşur. Vaka dizinleri Arap rakamlarıyla gösterilir. Örneğin: 12-05, burada 12, yapısal birimin tanımıdır, 05, isimlendirmeye göre kasa başlığının seri numarasıdır.

Dava isimlendirmesinin 2. sütunu dava başlıklarını (ciltler, kısımlar) içerir.

Davanın başlığı, genelleştirilmiş bir biçimde, davanın belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini açıkça yansıtmalıdır.

Davanın başlığında spesifik olmayan ifadelerin ("çeşitli materyaller", "genel yazışmalar" vb.) yanı sıra tanıtıcı kelimeler ve karmaşık ifadeler kullanılmasına izin verilmez. Kısaltılmış kelimelerin ve federal yürütme organlarının ve kurumlarının kısaltılmış isimlerinin kullanılmasına izin verilmez.

Davanın başlığı aşağıdaki sıraya göre düzenlenmiş unsurlardan oluşur: dava türünün adı (yazışma, dergi vb.) veya belge türü (protokoller, siparişler vb.); federal yürütme organının veya yapısal birimin adı (belgenin yazarı); belgelerin gönderileceği veya belgelerin alınacağı kuruluşun adı (belgenin muhatabı veya muhabiri); dava belgelerinin bir özeti; dava belgelerinin içeriğinin ilgili olduğu yerin (bölge) adı; davanın belgelerinin ilgili olduğu tarih (dönem).

Bir konudaki belgeleri içeren ancak icra sırasına göre ilgili olmayan dava başlıklarında, dava türü olarak "belgeler" terimi kullanılır ve başlığın sonunda parantez içindeki başlıca belge türleri belirtilir. durumda gruplandırılmalıdır (planlar, listeler, raporlar vb.).

Örneğin:

Federal Arşiv Ajansı'nın faaliyetleri hakkında seminerler, konferanslar düzenleme belgeleri (planlar, listeler, raporlar, bilgiler)

Yazışmaların yer aldığı davaların başlıkları, yazışmaların kimlerle ve hangi konuda yapıldığını gösterir.

Benzer muhataplarla yazışmaları içeren dava başlıklarında, ikincisi belirtilmez, ancak ortak özel adları belirtilir.

Örneğin:

Bilimsel ve teknik belgelerle Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun satın alınmasına ilişkin arşiv kurumlarıyla yazışmalar

Heterojen muhabirlerle yazışmaları içeren dava başlıklarında, ikincisi listelenmez.

Örneğin:

Çalışanları ödüllendirme, fahri unvanlar verme konusunda yazışmalar

Yazışma sadece onunla yapılırsa, davanın başlığında belirli bir muhabir belirtilir.

Örneğin:

Personel eğitimi konusunda Rusya Federasyonu Hükümeti bünyesindeki Devlet Mali Akademisi ile yazışmalar

Dava başlıklarında idari-bölgesel birimler belirlenirken, aşağıdakiler dikkate alınır: davanın içeriği birkaç homojen idari-bölgesel birimi ilgilendiriyorsa, davanın başlığında özel adları değil, ortak özellikleri belirtilir. adı belirtilir.

Örneğin:

Nüfusun sosyal korunması konusunda bölgesel yönetim başkanlarıyla yazışmalar

Örneğin:

Personel eğitimi konusunda Federal Vergi Servisi Eğitim Merkezi (Nizhny Novgorod) ile yazışma

Planlama veya raporlama belgelerini içeren vaka başlıkları, planların (raporların) hazırlandığı (için) dönemi (çeyrek, yıl) gösterir.

Örneğin:

Yıllık mali eylem planları

Araç bakım maliyetlerine ilişkin yıllık istatistiksel raporlar

Dava birkaç cilt veya bölümden oluşacaksa, davanın genel bir başlığı düzenlenir ve ardından gerekirse dava başlığının içeriğini netleştirmek için her cildin (kısım) başlıkları derlenir.

Ayrı bir ciltte oluşturulan dava ekinin başlığı, bu ciltte yer alan belgenin başlığına uygun olmalıdır.

Davaların isimlendirilmesinin bölümleri ve alt bölümleri içindeki dava başlıklarının sırası, davaları oluşturan belgelerin önem derecesine ve ilişkilerine göre belirlenir. Başlangıçta, organizasyonel ve idari belgeleri içeren davaların başlıkları yer almaktadır.

Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirlenebilir.

Vakaların isimlendirilmesinin 3. sütunu, takvim yılının sonunda doldurulur.

Sütun 4, davanın saklama süresini, listeye göre makale sayısını ve yokluğunda, davaların tipik veya yaklaşık isimlendirmesine göre veya Merkezi Uzman ve Doğrulama Komisyonu ile kararlaştırılan saklama süresini gösterir. Federal Arşiv Ajansı.

Sütun 5 "Not", davalar için saklama sürelerinin belirlenmesinde kullanılan belge listelerinin adını belirtir, davaların kurulmasında, geçen davalarda (örneğin, 2004'ten geçen), davaların tahsisinde işaretler yapılır. imha için, davaların oluşumundan sorumlu kişiler hakkında, davaların devam etmesi için başka bir federal yürütme organına devredilmesi vb.

6.1.14. Yıl boyunca federal yürütme organında yeni belgelenmiş çalışma alanları, öngörülemeyen vakalar ortaya çıkarsa, bunlar ek olarak isimlendirmeye dahil edilir. Yeni açılan davalar için isimlendirmenin her bölümüne yedek numaralar bırakılır.

6.1.15. Yıl sonunda, davaların isimlendirilmesinin sonunda, açılan davaların sayısı (hacimler) hakkında son bir giriş yapılır.

6.2. Davaların oluşumu ve yürütülmesi

6.2.1. Davaların oluşumu - yürütülen belgelerin davaların isimlendirilmesine ve dava içindeki belgelerin sistemleştirilmesine göre davalar halinde gruplandırılması.

6.2.2. Davalar, federal yürütme organında, kural olarak, merkezi olmayan bir şekilde, yani. yapısal bölümlerde.

6.2.3. Büro çalışması tarafından yürütülen ve tamamlanan belgeler, kabul edilen büro çalışması sistemine bağlı olarak, 10 gün içinde, okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine veya yapısal bölümlerdeki ofis işlerinden sorumlu kişilere, onları kasalara dönüştürmek için teslim edilmelidir. . Belgenin sunulması gereken dava sayısı, davaların isimlendirilmesine göre yapısal birim başkanı veya icracı tarafından belirlenir.

6.2.4. Vakaların doğru oluşumu üzerindeki kontrol, DOW hizmeti tarafından gerçekleştirilir.

6.2.5. Davaları oluştururken, aşağıdaki genel kurallara uyulmalıdır: isimlendirmeye göre dava başlıklarına göre davaya sadece yürütülen belgeleri koyun; transfer davaları hariç, bir takvim yılının belgelerini bir dosyada gruplandırmak; kalıcı ve geçici saklama sürelerine ait belgeleri ayrı ayrı dosyalar halinde gruplandırın; faks mesajlarının fotokopilerini, telefon mesajlarını ortak bir temelde koymak; iade edilecek belgeler, fazladan nüshalar, taslaklar dosyaya konulmamalı; Davanın hacmi 250 sayfayı geçmemelidir. Kasada birkaç cilt (bölüm) varsa, her cilde "cilt 1", "cilt 2" vb.

6.2.6. Vakadaki belgeler, kronolojik, soru-mantıksal bir sırayla veya bunların bir kombinasyonunda yukarıdan aşağıya doğru düzenlenir.

İdari belgeler, ilgili uygulamalarla tür ve kronolojiye göre vakalar halinde gruplandırılmıştır.

Kronolojide ayrı durumlarda, belgelerin türüne bağlı olarak, kabul edilen federal yasaların kopyaları, Rusya Federasyonu Başkanı'nın eylemleri, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin eylemleri ve Rusya Hükümeti'nin ilgili toplantı tutanaklarından alıntılar Federasyon veya Başkanlığı kurulur.

Bu eylem için açılan davada, Rusya Federasyonu Başkanının veya Rusya Federasyonu Hükümeti'nin kontrol altındaki bir eyleminin yürütülmesine ilişkin raporlama ve bilgi niteliğindeki tüm belgeler dosyalanır. Eylem yapılmadıysa, raporlama belgeleri cari yıl için kalıcı saklama süresinin yazışma dosyasında dosyalanır.

Farklı davalarda açılan birkaç işlemin kontrolünden çıkarılmasına ilişkin bir belge varsa, bu belgenin aslının dosyalandığı davanın numarasını belirten gerekli sayıda kopya ilgili davalarda dosyalanmalıdır. .

Kolejlerin belgeleri iki durumda gruplandırılmıştır: kolej protokolleri ve kararları; yönetim kurulu toplantıları için belgeler.

Yönetmelikler, idari belgeler tarafından onaylanan talimatlar ekleri olup, belirtilen belgelerle birlikte gruplandırılmıştır.

Temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişlerinden ayrı olarak gruplandırılmıştır.

Vakadaki protokoller sayılara göre kronolojik sıraya göre düzenlenmiştir. Ayrı vakalar halinde gruplandırılmış protokollere ait belgeler, protokollerin numaralarına göre sistematize edilir.

Onaylanan planlar, raporlar, tahminler, limitler, başlık listeleri ve diğer belgeler projelerden ayrı olarak gruplandırılır.

Kişisel dosyalardaki belgeler alındıkları gibi düzenlenir.

Vatandaşların federal yürütme organlarının çalışmaları ile ilgili teklifleri, beyanları ve şikayetleri ile bunların değerlendirilmesi ve yürütülmesi için tüm belgeler, vatandaşların kişisel konulardaki ifadelerinden ayrı olarak gruplandırılır.

Yazışmalar, kural olarak, bir takvim yılı için gruplandırılır ve kronolojik sıraya göre sistematize edilir; Yanıt belgesi, talep belgesinin arkasına yerleştirilir. Bir önceki yılda başlayan belirli bir konuda yazışmaları sürdürürken, belgeler bir önceki yılın dava indeksini gösteren cari yılın dosyasına dahil edilir.

6.2.7. Federal yürütme organının davaları, kuruluşlarında ve yıl sonunda tescile tabidir. Dava dosyalama - davayı saklama için hazırlama. Davanın kaydı, kapaktaki davanın tanımı, broşür, sayfa numaralandırma ve bir sertifika yazısı hazırlama üzerine bir dizi çalışma içerir. Vakaların kaydı, okul öncesi eğitim kurumunun hizmet çalışanları ve sorumluluğu vakaların oluşturulması ve oluşturulması olan ilgili yapısal bölümler tarafından metodolojik yardımla ve federal yürütme organının arşivinin kontrolü altında gerçekleştirilir.

6.2.8. Saklama koşullarına bağlı olarak, davaların tam veya kısmi kaydı yapılır. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumları tam kayda tabidir. Davanın tam kaydı şunları sağlar: davanın kapsamının ayrıntılarının öngörülen biçimde kaydedilmesi (Ek N 22); durumda sayfaların numaralandırılması; davaya ilişkin bir kanıt sayfası hazırlamak (Ek N 23); gerekirse, davaya ilişkin belgelerin dahili bir envanterini hazırlamak (Ek N 24); davanın dosyalanması veya bağlanması; davanın kapsamının detaylarında gerekli açıklamaları yapmak.

6.2.9. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel dosyasının kapağı öngörülen biçimde düzenlenir. Ayrıntılar davanın kapağında belirtilmiştir: federal yürütme organının adı (kurucu); yapısal birimin adı; vaka numarası (indeks); vaka başlığı; davanın tarihi (ciltler, parçalar); dosyadaki sayfa sayısı; davanın saklama süresi; dava dosyası şifresi.

Davanın kapağına konan şartlar aşağıdaki gibi düzenlenmiştir: federal yürütme organının adı, aday davada, tam adından sonra parantez içinde gösterilen, resmi olarak kabul edilen kısaltılmış adı gösteren, tam olarak belirtilir; yapısal birimin adı - yapısal birimin adı, onaylanmış yapıya göre kaydedilir; dava numarası - federal yürütme organının davalarının isimlendirmesine göre davanın sayısal bir tanımı (endeksi) eklenir; davanın başlığı - federal arşivin EPC'si ile kararlaştırılan federal yürütme organının davalarının isimlendirmesinden aktarılır; davanın tarihi - büro işlerinde davanın kuruluş ve tamamlanma yılı (yılları) belirtilir. İdari belgeleri içeren davaların tarihi ve birkaç ciltten (kısımlardan) oluşan davaların tarihi, dava belgelerinin son tarihleridir, yani. davaya dahil edilen en eski ve en son belgelerin kayıt (düzenleme) tarihleri ​​(gün, ay, yıl). Ayrı bir ciltte oluşturulan dava ekinin tarihi, eki bu cilde yerleştirilen ana belgenin tescil tarihidir. Bu durumda tarih ve yıl Arap rakamlarıyla belirtilir, ayın adı tam olarak kelimelerle yazılır.

Davada yer alan belgelerin güvenliğinin sağlanması ve düzenlenme sırasının sabitlenmesi için, tanık kağıdı ve iç envanter hariç tüm yaprakları numaralandırılmıştır. Sayfalar yukarıdan aşağıya basit bir kurşun kalemle numaralandırılır, numaralar sayfanın sağ üst köşesine yazılır.

Bir ucundan ciltlenmiş büyük bir sayfa, sağ üst köşede bir sayfa olarak numaralandırılmıştır.

Basılı yayınlar da dahil olmak üzere kendi sayfa numarasına sahip belgeler genel sıraya göre numaralandırılmıştır.

Birkaç cilt veya kısımdan oluşan kasa sayfaları, her cilt veya kısım için ayrı ayrı numaralandırılır.

Dosyadaki bağımsız bir sayfayı temsil eden fotoğraflar, çizimler, diyagramlar ve diğer açıklayıcı ve özel belgeler, sol üst köşede arka tarafta numaralandırılmıştır.

Kutunun içine ekli zarflar numaralandırılmıştır: önce zarf, sonra zarftaki her bir ek, bir sonraki numara ile.

Bir ciltte alınan davanın ekleri bağımsız bir cilt olarak düzenlenir ve ayrı olarak numaralandırılır.

Sayfaların numaralandırılması tamamlandıktan sonra, kasanın sonunda bulunan bir sertifika yazısı hazırlanır. Sertifikasyon yazısı, davanın ayrı bir belge belgesinde davada düzenlenir. Sertifika yazıtında, sayılarla ve kelimelerle, bu durumda sayfa sayısı, bireysel belgelerin özellikleri (çizimler, fotoğraflar, çizimler vb.) belirtilmektedir.

Sertifikasyon yazısı, derleyicisi tarafından imzanın kodunun çözüldüğünü, derlemenin konumunu ve tarihini gösteren imzalanır. Kasadaki yaprak sayısı, son yazıya göre kasanın kapağında belirtilmiştir.

Gerekli "dava saklama süresi", standart belgeler listesinde veya federal organın faaliyetlerinde oluşturulan belgeler listesinde belirtilen saklama süresi ile kontrol edildikten sonra ilgili dava isimlendirmesinden davanın kapağına aktarılır, saklama sürelerini gösterir.

Kalıcı depolama dosyalarında şöyle yazılmıştır: "Kalıcı olarak sakla."

Kalıcı saklama davalarının kapaklarındaki davanın arşiv şifresi (fon numarası, envanter numarası ve envantere göre dava numarasından oluşur) ancak bunlardan sonra siyah mürekkeple federal yürütme organının arşivine yapıştırılır. vakalar, ilgili federal arşivin EPC tarafından onaylanan özet envanterlerinin yıllık bölümlerine dahil edilir (bundan önce bir kalemle işaretlenmiştir).

Kalıcı depolama için dosyaların kapaklarında, dosyaların aktarılacağı federal arşivin adı, federal arşivin kodları ve Tüm Rusya İşletmeler ve Kuruluşlar Sınıflandırıcısına göre federal yürütme organı için bir yer sağlanır. (OKPO) ve Tüm Rusya Devlet Makamları ve İdaresi Sınıflandırıcısı (OKOGU).

Yıl sonunda, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama davalarının kapaklarındaki ibarelerde açıklama yapılır: Kapaktaki davaların başlığı, dosyalanan belgelerin içeriği ile eşleşmezse, değişiklik ve davanın başlığına eklemeler yapılmıştır.

Kapak üzerine kurucu ve şube isimleri, yıl ve dava numarası basılabilir.

6.2.10. Muhasebesi bu belgelerin özelliklerinden (özellikle değerli, kişisel dosyalar vb.) kaynaklanan belirli kalıcı ve geçici süreler (10 yıldan fazla) depolama kategorilerinin belgelerini hesaba katmak, dava belgelerinin dahili bir envanteri derlenir.

Başlıkları belgelerin belirli içeriğini ortaya çıkarmayan belge türlerine göre oluşturulmuşlarsa, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama durumları için dava belgelerinin dahili bir envanteri de derlenir.

Davanın belgelerinin dahili bir envanterini hazırlama ihtiyacı, federal yürütme organında ofis çalışması yürütme talimatları ile belirlenir. Dahili envanter, dava belgelerinin seri numaraları, dizinleri, tarihleri, başlıkları ve her bir belgenin bulunduğu davanın sayfalarının numaraları hakkında bilgileri içeren oluşturulan forma göre ayrı bir sayfada derlenir. Dahili envanter için, içerdiği belge sayısını ve dahili envanterin yaprak sayısını sayılarla ve kelimelerle gösteren son bir giriş yapılır.

Davanın belgelerinin dahili envanteri, imzanın kodunun çözülmesini, envanterin derlenme tarihini ve konumunu belirten derleyici tarafından imzalanır. Derleyici tarafından onaylanan dava belgelerinin iç envanteri, davanın ön kapağının iç kısmına üst kenardan yapıştırılır.

6.2.11. Davayı oluşturan belgeler, tüm belgelerin metninin olası ücretsiz okuması dikkate alınarak, kartondan veya ciltten yapılmış sert bir kapakta dört deliğe dosyalanır. Dosyalama (ciltleme) için dosyalar hazırlanırken, metal tutturucular (iğneler, ataşlar) belgelerden çıkarılır.

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları, ciltlerde saklanabilir, davadaki belgeleri yeniden düzenlemeyin, davanın sayfalarını numaralandırmayın, sertifika yazıtları hazırlamayın.

6.3. Belgelerin operasyonel depolanmasının organizasyonu

6.3.1. Kuruluş anından federal yürütme organının arşivine aktarılana kadar, dosyalar oluşum yerinde saklanır.

Yapısal bölüm başkanları ve ofis işlerinden sorumlu çalışanlar, belgelerin ve davaların güvenliğini sağlamakla yükümlüdür.

Belgelere yönelik operasyonel aramayı artırmak için davalar, davaların isimlendirilmesine uygun olarak dolaplara yerleştirilir. Vakaların isimlendirilmesi veya ondan bir alıntı, kabinin içine yerleştirilir.

Dava kapaklarının sırtlarında, dava isimlendirmesine göre indeksler belirtilmiştir.

Tamamlanan kalıcı ve uzun vadeli (10 yıldan fazla) saklama süreleri, oluşum yerinde üç yıl boyunca saklanır ve daha sonra federal yürütme organının arşivine aktarılır.

6.3.2. Davaların diğer birimlere verilmesi, okul öncesi eğitim kurumu başkanının izni ile gerçekleştirilir. Departman çalışanlarına iş için dava verilmesi makbuz karşılığında gerçekleştirilir. Verilen durum için bir yedek kart verilir. Yapısal birimi, davanın indeksini, veriliş tarihini, davanın kime verildiğini, iade tarihini, davanın alınması ve kabulü için makbuzlar için sütunların sağlandığını gösterir.

Bir aydan fazla olmayan bir süre boyunca yapısal birimlerin çalışanlarına geçici kullanım için davalar verilir. Belirtilen sürenin sona ermesinden sonra, davanın saklandığı yere iade edilmesi gerekir.

Yasalara göre, federal yürütme organı başkanının veya PEI hizmetinden sorumlu vekilinin izni ile yazılı talepleri temelinde davalar üçüncü taraf kuruluşlara verilir.

İstisnai durumlarda, kalıcı depolama dosyalarından belgelerin geri çekilmesine izin verilir ve federal yürütme organının başkanının izni ile gerçekleştirilir, belgenin onaylı bir kopyasını ve dosyada asıl belgeyi verme nedenlerine ilişkin bir eylem bırakır.

VII. Arşivde saklanmak üzere belgeleri aktarma prosedürü

Federal yürütme organının belgeleri federal mülktür ve değerlerinin Federal Arşiv Ajansı tarafından öngörülen şekilde incelenmesinden sonra, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bir parçası olarak kalıcı depolama için federal arşive zorunlu transfere tabidir.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun devlet mülkiyeti ile ilgili belgelerinin ve pratik öneme sahip geçici (10 yıldan fazla) bir saklama süresinin belgelerinin yanı sıra personel, bunların muhasebesi, kullanımı, seçimi ve hazırlanması ile ilgili belgelerin saklanması için kalıcı depolamaya transfer için, federal organ yürütme organı bir arşiv oluşturur.

Federal yürütme organının arşivindeki depoya transfer için belgelerin hazırlanması, DOE hizmetinin çalışmalarını ve kayıt tutma, belgelerin değerinin incelenmesi, davaların oluşturulması ve işlenmesi, envanterlerin derlenmesi için yapısal bölümlerden sorumlu kişilerin çalışmalarını içerir. belgelerin ve imha davalarının tahsisine ilişkin davalar ve işlemler.

7.1. Belgelerin değerinin incelenmesi

7.1.1. Belgelerin değerinin incelenmesi - belgelerin saklanma sürelerini belirlemek ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonuna dahil edilmek üzere seçmek için değerlerine ilişkin kriterlere dayalı belgelerin incelenmesi.

7.1.2. Federal yürütme organındaki belgelerin değerinin evrak aşamasında incelenmesi gerçekleştirilir: davaların isimlendirilmesini derlerken; dava oluşturma ve davalara belgelerin atfedilmesinin doğruluğunu kontrol etme sürecinde; federal yürütme organının arşivine transfer için dava hazırlarken.

7.1.3. Federal yürütme organındaki belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek için, kalıcı bir merkezi uzman komisyonu (bundan sonra MSK olarak anılacaktır) ve gerekirse yapısal bölümlerde uzman komisyonları (bundan sonra AK olarak anılacaktır) oluşturulur. .

7.1.4. MSK'nın (EC) işlevleri ve hakları ile çalışmalarının organizasyonu, federal yürütme organı başkanı (MSK için) ve yapısal birim başkanı (EC için) tarafından onaylanan hükümlerle belirlenir. ). Onaylanmadan önce MSK ile ilgili düzenleme, Federal Arşiv Ajansı ile anlaşmaya tabidir.

7.1.5. Kalıcı ve geçici depolama için belgelerin değerinin incelenmesi, yıllık olarak federal yürütme organının yapısal alt bölümlerinde doğrudan arşivin doğrudan metodolojik rehberliği altında MSK (EC) ile birlikte kayıt tutmaktan sorumlu kişiler tarafından gerçekleştirilir.

7.1.6. Belgelerin değerinin incelenmesi sırasında, federal yürütme organının arşivine aktarılmak üzere kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama dosyaları seçilir; yapısal bölümlerde daha fazla depolamaya tabi olarak, geçici depolama sürelerine sahip ve "Gerekene kadar" olarak işaretlenmiş dosyaların seçimi; saklama süreleri dolan geçmiş yıllara ait davaların imhası için tahsisat.

7.1.7. Kalıcı saklama için belgelerin seçimi, davaların birer birer gözden geçirilmesiyle, saklama sürelerini ve federal yürütme organının davalarının isimlendirilmesini gösteren belge listeleri temelinde gerçekleştirilir. Kalıcı saklama hallerinde, belgelerin mükerrer nüshaları, müsveddeler, belgelerin biçimlendirilmemiş nüshaları ve geçici saklama süreleri olan konu ile ilgili olmayan belgeler müsadere edilir. Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına ilişkin nihai karar, federal yürütme organının Merkez Yürütme Komitesi tarafından verilir.

7.1.8. Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına göre, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumlarının envanterleri ile imha için davaların tahsisine ilişkin eylemler derlenir.

7.1.9. Davanın envanteri - arşiv fonunun depolama birimlerinin sistematik bir listesini içeren bir arşiv rehberi, koleksiyonlar ve bunların muhasebeleştirilmesi ve içeriğin açıklanması için tasarlanmıştır. Ayrı bir envanter, bağımsız brüt (sıralı) tamamlanmış numaralandırmaya sahip durumların bir listesidir.

7.1.10. Stoklar, kalıcı saklama durumları için ayrı olarak derlenir; geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları; personel konuları; geçici (10 yıla kadar) depolama durumlarında envanterler derlenmez.

7.1.11. Her yapısal birimdeki federal yürütme organında, kalıcı depolama için dosya envanterleri, federal yürütme organının arşivinin doğrudan metodolojik rehberliği altında yıllık olarak derlenir. Bu envanterlere göre, belgeler federal organın arşivine teslim edilir.

Yapısal alt bölümler tarafından hazırlanan davaların envanterleri, federal organın arşivi tarafından hazırlanan ve buna göre devlet depolaması için davaları uygun şekilde sunduğu federal yürütme organının davalarının konsolide bir envanterinin hazırlanmasına temel teşkil eder. federal arşiv

7.1.12. Yapısal alt bölümler vakalarının envanterleri öngörülen biçimde derlenir (Ek N 25) ve ofis işlerinde davaların tamamlanmasından en geç üç yıl sonra federal yürütme organının arşivine sunulur.

7.1.13. Bir yapısal birimin kasalarının envanterinin açıklayıcı makalesi aşağıdaki unsurlara sahiptir: kasanın envantere göre seri numarası (hacim, kısım); vaka indeksi (ciltler, parçalar); vaka başlığı (ciltler, parçalar); davanın tarihi (ciltler, parçalar); dosyadaki sayfa sayısı (hacim, parçalar); vaka saklama süresi.

7.1.14. Bir vaka envanteri derlerken, aşağıdaki gerekliliklere uyulur: her vaka, envantere bağımsız bir seri numarası altında girilir (eğer vaka birkaç ciltten (parçadan) oluşuyorsa), o zaman kasanın eki de dahil olmak üzere her cilt (bölüm) ayrı bir ciltte oluşturulan, envantere bağımsız bir numara ile girilir, envanterdeki kasa numaralandırma sırası brüttür, envanter sütunları kasa kapağında yer alan bilgilere göre tam olarak doldurulur; aynı başlıktaki davalar envantere üst üste girilirken, ilk davanın başlığı tam olarak yazılır ve diğer homojen olan tüm davalar "aynı" kelimesiyle belirtilirken, davalara ilişkin diğer bilgiler de envantere girilir. tam envanter (envanterin her yeni sayfasında, başlık tam olarak çoğaltılır); envanter "not" sütunu, davaların kabulünü, fiziksel durumlarının özelliklerini, davaların diğerlerine devrini belirtmek için kullanılır. gerekli eylem, kopyaların mevcudiyeti vb. ile bağlantılı yapısal birimler.

7.1.15. Envanterin sonunda, son açıklayıcı maddeden sonra, envanterde listelenen vaka sayısını, envanterdeki ilk ve son vaka sayısını ve ayrıca (sayı ve yazıyla) gösteren bir son giriş yapılır. envanterdeki vakaların numaralandırılmasının özelliklerini (harf numaraları ve eksik numaralar) belirtir.

7.1.16. Yapısal birimin işlerinin envanteri, pozisyonunu belirten derleyici tarafından imzalanır, DOE hizmeti başkanı ile kararlaştırılır ve yapısal birim başkanı tarafından onaylanır.

Federal organın yapısal alt bölümünde bir AT varsa, onaylanmadan önce davaların envanteri AT ile kararlaştırılmalıdır.

7.1.17. Kuruluşun yapısal alt bölümünün işlerinin envanteri, biri dosyalarla birlikte federal yürütme organının arşivine aktarılan ve ikincisi yapısal alt bölümde bir kontrol kopyası olarak kalan iki kopya halinde derlenir. Yapısal alt bölümde bir AT varsa, envanterin bir kopyası değerlendirme ve onay için AT'ye aktarıldığından, davaların envanteri üç kopya halinde derlenir.

7.1.18. İlgili imha süresi için belgelerin seçimi ve imha için tahsisine ilişkin bir kanunun hazırlanması (Ek N 26), aynı süre için kalıcı depolama için davaların özet envanterlerinin derlenmesinden sonra gerçekleştirilir. Bu envanterler ve eylemler, aynı zamanda federal yürütme organının MSK (EC) toplantısında değerlendirilir. Federal yürütme organının MSK (EC) tarafından onaylanan eylemler, ancak ilgili federal arşivin uzman ve doğrulama komisyonunun (bundan sonra EPC olarak anılacaktır) onayından sonra federal yürütme organı başkanı tarafından onaylanır, envanterler kalıcı saklama kutuları; bundan sonra, kuruluş bu eylemlerde yer alan davaları belirlenen prosedüre uygun olarak imha etme hakkına sahiptir.

7.1.19. Tüm federal yürütme organının işleri için, kural olarak, imha için belgelerin tahsisine ilişkin bir eylem düzenlenir. Kanun, birkaç yapısal bölümün durumlarını içeriyorsa, her bir yapısal bölümün adı, bu bölüme ait davaların başlık grubunun önünde belirtilir.

7.2. Belgelerin hazırlanması ve arşive aktarılması

7.2.1. Yürütülen kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel belgelerine sahip dosyalar federal yürütme organının arşivine aktarılır. Transferleri sadece vakaların açıklamalarına göre yapılır.

7.2.2. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama belgelerine sahip davalar, ofis işlerinde tamamlandıktan sonra en geç üç yıl içinde federal yürütme organının arşivine aktarılır.

7.2.3. Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları, kural olarak, federal yürütme organının arşivine aktarılamaz. Yapısal alt bölümlerde depolanırlar ve depolama süresinin bitiminden sonra öngörülen şekilde imhaya tabi tutulurlar.

7.2.4. Davaların federal yürütme organının arşivine aktarılması, arşiv tarafından derlenen, yapısal bölüm başkanları ile kararlaştırılan ve okul öncesi eğitim kurumu başkanı tarafından onaylanan programa göre gerçekleştirilir.

7.2.5. Dosyaların federal yürütme organının arşivine transfer edilmek üzere yapısal bir birim tarafından hazırlanması sırasında, bir arşiv çalışanı, envanterde yer alan davaların sayısının dava sayısına uygunluğunu, yürütülmesini ve uygunluğunu ön olarak kontrol eder. federal yürütme organının davalarının isimlendirilmesine uygun olarak dosyalanmıştır. Tetkik sırasında tespit edilen tüm eksikliklerin oluşumunda ve yürütülmesinde, yapısal birim çalışanlarının giderilmesi gerekmektedir.

7.2.6. Her dosya, yapısal birimin bir çalışanının huzurunda federal yürütme organının arşiv başkanı tarafından kabul edilir. Aynı zamanda, envanterin her iki nüshasında, içerdiği her davaya karşı davanın varlığına dair bir not yapılır. Envanterin her kopyasının sonunda, fiilen kabul edilen davaların sayısı, davaların kabul ve devir tarihi ile federal yürütme organının arşiv başkanının ve davaları aktaran kişinin imzaları bulunur. rakamlarla ve kelimelerle belirtilmiştir.

Davalarla birlikte, belgeler için kayıt dosya dolapları ve (veya) aktarılan belgelerin kaydı ve yürütülmesi hakkında bilgi içeren yazılım ve veritabanları federal yürütme organının arşivine aktarılır. Her dosya dolabının veya veritabanının başlığı envantere dahil edilir.

7.2.7. Federal yürütme organının yapısal bir alt bölümünün tasfiyesi veya yeniden düzenlenmesi durumunda, tasfiye önlemleri döneminde bu yapısal alt bölümün ofis çalışmalarını sürdürmekten sorumlu kişi, mevcut tüm belgeleri dosya haline getirir, dosyaları düzenler ve transfer eder. saklama süresine bakılmaksızın federal yürütme organının arşivine gönderilir. Davaların devri, davaların açıklamalarına ve davaların isimlendirilmesine göre gerçekleştirilir.

1 Taslak kararname metnini yerleştirmek gerekirse, "Başlık", "Metin", "İmza" ve "Yayın yeri" ayrıntıları arasındaki aralıkların azaltılmasına izin verilir, Rusya Federasyonu Başkanı'nın emri bir sayfa.

2 Rusya Adalet Bakanlığı'nın sonucuna göre, GOST R 6.30-2003'ün devlet kaydı gerektirmediği kabul edilmektedir (Rusya Adalet Bakanlığı'nın 04.04. 2003 N 07/3276-YuD mektubu).

3 Federal yürütme organının takdirine bağlı olarak belirtin.