1 Temmuz 2014 tarihinden itibaren noterler noterlik işlemleri denklik için:

- elektronik belgeden kağıt belgeye;

- bir kağıt belgeden elektronik bir belgeye.

Bu noterlik işlemlerinin yerine getirilmesi, Mevzuatın Temelleri'nin 103.8, 103.9. maddelerinde düzenlenmiştir. Rusya Federasyonu noter hakkında.

Elektronik bir belgenin kağıt üzerindeki bir belgeye denkliğinin belgelenmesi Noter tarafından hazırlanan elektronik bir belgenin içeriğinin, notere kağıt üzerinde sunulan bir belgenin içeriği ile kimliğinin teyidi anlamına gelir.

Noter tarafından hazırlanan elektronik bir belge, eşdeğerliği noter tarafından onaylanmış kağıt bir belge ile aynı yasal güce sahiptir.

Basit bir şekilde gerçekleştirilen işlemlerle ilgili olarak elektronik bir belgenin kağıt üzerindeki bir belgeye denkliğinin onaylanmasına izin verilmez. yazı yanı sıra kimlik belgeleri.

Kağıt üzerinde bir belgeye eşdeğerliğini belgelemek için elektronik bir belgenin üretimi, bir belgenin elektronik görüntüsünü kağıt üzerinde yapmak ve noterin nitelikli elektronik imzasıyla imzalamak suretiyle noter tarafından gerçekleştirilir.

Rusya Federasyonu Noterler Mevzuatının Temelleri Madde 103.8'de belirtilen, elektronik bir belgenin kağıt üzerindeki bir belgeye eşdeğerliğini onaylamak için noterlik bir işlem yapmak için, bu noterlik işlemine başvuran bir kişi tarafından bir noter sunulur. , kağıt üzerinde bir belge.

Kağıt üzerinde, elektronik bir belgenin kağıt üzerindeki bir belgeye denklik sertifikası için başvuran bir kişi tarafından sunulan bir belgenin elektronik görüntüsünü üretir.

Kağıt üzerindeki bir belgenin elektronik görüntüsü, PDF formatında tek bir görüntü dosyası olarak oluşturulur.

Belgenin elektronik görüntüsü olan bir elektronik belgenin oluşturulan dosyası, noter tarafından noter tarafından yapılmış bir alındı ​​ibaresini içerir. elektronik formatta.

Teşekkür yazısı içeren bir belgenin elektronik görüntüsü, geliştirilmiş nitelikli elektronik imza ile imzalanır ve bir elektronik belgenin eşdeğerliğini belgelemek için başvuran kişiye, bu kişiyle kararlaştırılan şekilde kağıt üzerinde bir belgeye aktarılır (örneğin, , ile e-posta, CD/DVD-ROM, flash kartlar veya bilgi depolamak için kullanılan diğer cihazlar gibi elden çıkarılabilir makine ortamında).

Noter tarafından üretilen elektronik bir belgenin formatı için gereklilikler, 29 Haziran 2015 tarih ve 155 sayılı Rusya Adalet Bakanlığı Kararı ile onaylanmıştır. noterin PKCS # 7 formatında geliştirilmiş nitelikli elektronik imzası (DER kodlamasında ayrılmış elektronik imza).

Ancak, bir kamu makamına sunulmak için elektronik bir belgenin gerekli olması halinde, makam yerel hükümet veya sırasında bütçe dışı fonlar ve düzenleyici Yasal düzenleme böyle bir belgenin formatı için gereklilikler belirlenir, noter bu gereklilikleri dikkate alarak uygun formatta bir elektronik belge hazırlar.

Kağıt üzerindeki bir belgenin elektronik bir belgeye denkliğinin tasdik edilmesi notere sunulan elektronik belgenin içeriğinin, noter tarafından kağıt üzerinde hazırlanan belgenin içeriğinin kimliğinin teyidi anlamına gelir.

Rusya Federasyonu Noterler Mevzuatının 9 Temel Esasları tarafından sağlanan bir elektronik belgeye kağıt üzerindeki bir belgenin denkliğini onaylamak için bir noterlik işlemi gerçekleştirmek için, bu noterlik işlemine başvuran kişi tarafından notere elektronik bir belge sunulur. .

Notere sunulan elektronik belge, nitelikli elektronik imza ile imzalanmalıdır.

Belgenin geldiği kişi kontrol edilir, ait olduğu 6 Nisan 2011 tarihli 63-FZ sayılı Federal Kanun uyarınca onaylanır “On Elektronik İmza».

Noter, üzerine bir sertifika yazısının yapıştırıldığı kağıt üzerinde bir belge hazırlar ve ardından belge noterlik işlemine başvuran kişiye aktarılır.

Kağıt üzerinde noter tarafından düzenlenen bir belge, eşdeğerliği noter tarafından onaylanmış elektronik bir belge ile aynı yasal güce sahiptir.

Kağıt üzerindeki bir belgenin elektronik bir belgeye veya elektronik bir belgenin kağıt üzerindeki bir belgeye eşdeğerliğini onaylamak için noter ücreti, kağıt belgenin her sayfası için 50 ruble'dir (Rusya Federasyonu Noterler Mevzuatının Temelleri Madde 22.1 ).

Dışında noter ücreti söz konusu noterlik işlemlerini gerçekleştirirken, noter yasal ve teknik nitelikteki hizmetlerin sağlanması için bir ücret talep edebilir.

Rus vatandaşları ve kuruluşlarının (tüzel kişiler) çıkarları doğrultusunda Rusya Federasyonu adına noterlik işlemleri yapma hakkına sahip olan devlet tarafından yetkilendirilmiş bir yetkili.belirtilen elektronik imza anahtarı kullanılarak bilgilerin kriptografik olarak dönüştürülmesi sonucunda elde edilen elektronik imza. nitelikli sertifika, elektronik belgeyi imzalayan kişiyi belirlemenize ve elektronik belgeyi imzaladıktan sonra elektronik belgede değişiklik yapma gerçeğini tespit etmenize olanak tanır. Noter tarafından oluşturulan ve geliştirilmiş nitelikli elektronik imzasıyla imzalanan elektronik belgeler, kağıt belgelerle aynı yasal güce sahiptir.

ZABAIKALSKİ BÖLGESİNDEKİ HAYVAN NESNELERİNİN KULLANIMININ KORUNMASI, KONTROLÜ VE DÜZENLENMESİ İÇİN DEVLET HİZMETİ
(Trans-Baykal Bölgesi'nin devlet avcılık hizmeti)

EMİR

Kağıt üzerinde istenen bilgilerin kullanıcıya aktarılmasına ilişkin Prosedürün onaylanması üzerine
orta veya bir bilgisayar depolama aygıtına kaydedilen bilgi biçiminde

30 Aralık 2016 N 137 tarihli Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Hizmetinin Emri temelinde sona ermiştir.
____________________________________________________________________

Değişiklik ve eklemelerin yapıldığı belge:
24 Ekim 2012 tarihli ve 68 sayılı (Etalon Bankası yasal bilgi 26 Mart 2013 tarihli "Rusya Mevzuatı" (www.e-zab.ru);
28 Şubat 2013 tarihli ve 18 sayılı Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi'nin emriyle (27 Mart 2013 tarihli "Rusya Mevzuatı" (www.e-zab.ru) yasal bilgi referans bankası)
___________________________________________________________________________


24 Ekim 2011 tarih ve 860 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan devlet kurumlarının ve yerel yönetimlerin faaliyetleri hakkında bilgi sağlamak için ücret alma Kurallarının 4. paragrafına göre,

Emrediyorum:

1. Kağıt üzerinde veya bir bilgisayar depolama aygıtında kayıtlı bilgi biçiminde istenen bilgilerin kullanıcıya aktarılması için ekteki Prosedürü onaylayın.

2. Mali ve ekonomik çalışma ve bilgi desteği(I.I. Pavlenko), Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Hizmetinin yapısal alt bölümlerinin, istenen bilgileri sağlamak için bir ücret transferi için bir ödeme belgesini doldurmak için ödeme ayrıntıları hakkında bilgi almasını sağlamak.

3. Bu Emir, "İnternet" bilgi ve telekomünikasyon ağında yayınlanan "Yasal Bilgiler Referans Bankası" Rusya Mevzuatı " elektronik yayınında yayınlanacaktır. resmi portal Zabaikalsky Krayı http://www.Zabaikalsky Krai.rf/. (28 Şubat 2013 tarih ve 18 sayılı Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi'nin emri temelinde 3. paragrafla desteklenmiştir)

Ve hakkında. Önder
sanal makine Kuidin

Kağıt üzerinde veya bir bilgisayar depolama aygıtına kaydedilmiş bilgi biçiminde istenen bilgilerin kullanıcıya bilgi aktarma prosedürü

ONAYLI
Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi'nin emriyle
24 Ağustos 2012 tarihli 55
(değiştirildiği gibi
Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi'nin emriyle
24 Ekim 2012 tarihli 68 Sayılı)

(24 Ekim 2012 tarih ve 68 sayılı Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi'nin emriyle değiştirildiği gibi, orijinal versiyona bakınız)

1. Bu Prosedür, bilgilerin doğrudan kullanıcıya aktarılmasına ilişkin kuralları tanımlar. kamu hizmeti Trans-Baykal Bölgesi'ndeki (bundan böyle Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi olarak anılacaktır) vahşi yaşam nesnelerinin kullanımının korunması, kontrolü ve düzenlenmesi hakkında kağıt üzerinde veya bir bilgisayara kaydedilmiş bilgi biçiminde istenen bilgiler depolama aygıtı (bilgisayar sabit sürücüsü, USB sürücüsü, disk dizisi vb.).
2. Bir kullanıcı bilgi talebinin alınması üzerine sorumluluk sahibi kişi bilgi hazırlayan Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Hizmetinin yapısal alt bölümü, sağlanan bilgi miktarını, formatı, bilgilerin sağlandığı maddi ortamı (kağıt, bilgisayar depolama cihazı) belirler.
3. Sağlanan bilgi miktarı, 24 Ekim tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan devlet kurumlarının ve yerel yönetimlerin faaliyetleri hakkında bilgi sağlamak için ücret alma kurallarının 2. maddesinde belirtilen miktarı aşmıyorsa, 2011 No. 860 (bundan böyle Kurallar olarak anılacaktır), talep edilen bilgiler ücretsiz olarak sağlanır ve bilgi kullanıcısının talebinin kayıt tarihinden itibaren 30 gün içinde bilgi kullanıcısına gönderilir.
4. Bilgiyi hazırlarken, sorumlu kişi, sağlanan bilgi miktarının Kuralların 2. paragrafında belirtilen miktarı aştığını tespit ederse, talep edilen belgelerin ve (veya) materyallerin kopyalarının çıkarılması maliyetlerine dayanarak, Posta yoluyla iletilmesiyle ilgili masrafların yanı sıra, bu kişi, talebin öngörülen şekilde alındığı tarihten itibaren 7 iş günü içinde mali ve ekonomik çalışma ve bilgi desteği departmanı ile koordine eder ve gönderir, bilgi kullanıcısına, bilgi sağlanması için belirlenen miktarda bir ücret ödemesi gerektiğine dair bir bildirim.
5. Bilgi kullanıcısına gönderilen bildirimde şunlar belirtilecektir:
a) talep edilen bilgilerin kapsamı ve formatı;
b) ilgili cihazın bilgi kullanıcısı tarafından sağlanmaması durumunda, Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi tarafından satın alınan bir bilgisayar depolama cihazının maliyeti de dahil olmak üzere, talep edilen belgelerin ve (veya) materyallerin kopyalarının çıkarılması için yapılan harcamaların tutarı ;
c) talep edilen belgeleri ve (veya) materyalleri tam olarak posta yoluyla gönderme ücretinin tutarı (Kuralların 4. paragrafında belirtilen durum hariç);
d) Rusya Federasyonu bütçe sistemine vergi, harç ve diğer zorunlu ödemeleri aktarmak için belirlenen şekilde talep edilen bilgileri sağlamak için bir ücret transferi için bir ödeme belgesinin doldurulması için gerekli bilgiler;
e) Bilgi kullanıcısının, talep edilen bilgilerin sağlanması için bir ücret ödeme süresi, talebin değerlendirilmesi için geçerli olan süreyi aşmamak kaydıyla, "Devlet Organlarının Faaliyetleri Hakkında Bilgiye Erişim Sağlanması Hakkında Federal Kanunun 18. Maddesi ile belirlenir. ve Yerel Öz-Yönetim Organları" .
6. Trans-Baykal Bölgesi Devlet Avcılık Servisi'nin faaliyetleri hakkında bilgi, ücretli baz, belirtilen bilgilerin sağlanması için ödeme yapıldıktan sonra iki gün içinde bilgi kullanıcısına gönderilir (aktarılır).
7. Bilgi sağlama ücretinin kullanıcı tarafından ödenmesi üzerindeki kontrol, sorumlu kişi tarafından gerçekleştirilir.

belge kullanıcılar ve / veya bilgi sistemleri arasında ayrılmaz bir değiş tokuş nesnesi olabilen, insan algısına yönelik yapılandırılmış bir bilgi kümesidir.

Elektronikbelge sabit bir belge denir makine taşıyıcı ve orijinalliği elektronik bir dijital imza ile onaylanmış, tanımlanmış bilgileri içeren.

"Elektronik belge" teriminin ortaya çıkışı, bilgi teknolojilerinin işletmelerde ve kuruluşlarda yoğun kullanımı ve makine medyası hakkında çeşitli bilgilerin oluşumu: bilimsel, teknik, endüstriyel, yönetimsel vb.

Bir elektronik belgenin durumunu tanımlayan düzenleyici belgelerin bilinmemesi nedeniyle, bu terim genellikle raporların, mektupların, ödeme emirlerinin, makbuzların, diğer metinsel bilgi türlerinin ve ayrıca makine ortamındaki veritabanlarının elektronik kopyalarını oluştururken kullanılır.

10 Ocak 2000 tarihli ve 357-Z sayılı “Elektronik Belge Üzerine” Belarus Cumhuriyeti Kanununa göre, elektronik belge, bir makine ortamına kaydedilen bilgilerdir ve bu Kanunla belirlenen gereklilikleri karşılamaktadır.

Makine ortamı - elektronik bilgisayarlar kullanarak bilgileri kaydetmek ve depolamak için kullanılan bir manyetik disk, manyetik bant, lazer disk ve diğer malzeme ortamları.

Elektronik bir belge için temel gereksinimler

Elektronik bir belge aşağıdaki gereksinimleri karşılamalıdır:

yazılım ve donanım kullanılarak oluşturulabilir, işlenebilir, iletilebilir ve saklanabilir;

10.01.2000 tarih ve 357-Z “Elektronik Belge Üzerine” Beyaz Rusya Cumhuriyeti Kanunu ile oluşturulmuş yapıya sahip olması ve tanımlanmasına izin veren detayları içermesi;

insan tarafından okunabilir bir biçimde sunulmalıdır.

Elektronik belgenin yapısı

Bir elektronik belge iki ayrılmaz parçadan oluşur - genel ve özel.

Genel elektronik belgenin bir bölümü, belgenin içeriğini oluşturan bilgilerden oluşur. Muhatap ile ilgili bilgiler genel kısma aittir.

Özel elektronik belgenin bir kısmı, bir veya daha fazla elektronik dijital imzadan oluşur.

Elektronik dijital imza(EDS) - elektronik aracılığıyla oluşturulan bir dizi karakter elektronik imza ve elektronik belgenin ayrılmaz bir parçasıdır.

EDS, bireyler ve tüzel kişiler tarafından elektronik bir belge vermek için el yazısı imzanın bir benzeri olarak kullanılır. Yasal etki Kâğıt üzerindeki kanun hükmünde bir belge, yetkili kişi tarafından kendi eliyle imzalanmış ve mühürlenmiş.

Elektronik dijital imza araçları - bir elektronik dijital imzanın geliştirilmesini ve doğrulanmasını sağlayan ve Belarus Cumhuriyeti Ulusal Sertifikasyon Sistemi tarafından verilen bir uygunluk sertifikası veya bir sertifikanın tanınması sertifikasına sahip yazılım ve donanım.

Bir EDS'nin oluşturulması için, her kullanıcının genel ve özel anahtarlarının kullanıldığı asimetrik algoritmalar olarak adlandırılan kriptografik bilgi koruma araçları (CIPF) kullanılır.

Özel imzalama anahtarı- belirli bir kişiye ait olan ve elektronik dijital imzanın geliştirilmesinde kullanılan bir dizi karakter.

İmza Doğrulama Ortak Anahtarı- tüm ilgili tarafların kullanımına sunulan ve elektronik dijital imzayı doğrularken kullanılan bir dizi karakter.

İmza Doğrulama Ortak Anahtar Kartı- imzayı doğrulamak ve herhangi bir gerçek veya tüzel kişiye ait olduğunu teyit etmek için genel anahtarın değerini içeren kağıt bir belge.

Kullanıcının kişisel anahtarı, diğer kişilerin erişemeyeceği bir yerde bir makine ortamında saklanır, genel anahtar bilgi alışverişindeki tüm katılımcılara iletilir.

Elektronik belge, bilgilerin oluşturulması, işlenmesi, saklanması, iletilmesi ve alınması için gerekli yazılım ve donanımın kullanıldığı tüm faaliyet alanlarında kullanılabilir. Kullanarak elektronik belgeler işlemler yapılabilir (sözleşmeler akdedilebilir), uzlaştırma yapılabilir, yazışmalar ve evrak ve diğer bilgiler aktarılabilir.

Elektronik belgeler, Belarus Cumhuriyeti mevzuatına ve Beyaz Rusya Cumhuriyeti'nin uluslararası anlaşmalarına aykırı değilse, bilgi sistemleri ve ağlar dahil olmak üzere herhangi bir iletişim aracı kullanılarak gönderilebilir.

Elektronik belge var iç ve dış temsil formları.

İç temsil formu Elektronik belge, bir makine ortamında elektronik bir belge oluşturan bilgilerin kaydıdır.

Dış temsil formu Elektronik belge, elektronik bir belgenin bir görüntüleme ekranında, bir kağıt veya makine ortamından ayrılabilen başka bir malzeme nesnesi üzerinde görsel olarak erişilebilir bir biçimde (ek teknik cihazlar olmadan) ve insan algısı tarafından anlaşılabilir bir biçimde çoğaltılmasıdır.

Belarus Cumhuriyeti "Elektronik Belge Üzerine" Kanunu, elektronik belgenin aslının ve bir kopyasının yasal gücü ile ilgili temel kavramları tanımlar.

Orijinal elektronik belge yalnızca makine ortamında bulunur. Bir makine ortamına sabitlenmiş ve birbirinin aynı olan elektronik bir belgenin tüm kopyaları orijinaldir ve aynı yasal güce sahiptir.

Bir kişinin içerik olarak aynı olan bir kağıt belge ve bir elektronik belge oluşturması durumunda, her iki belge tanınan bağımsız belgeler. Bu durumda, kağıt belge elektronik belgenin bir kopyası değildir.

Elektronik belgenin kopyaları elektronik bir belgenin kağıt üzerinde dış temsil şeklinin kanunla belirlenen prosedüre uygun olarak onaylanmasıyla oluşturulur. Bir elektronik belgenin kağıt üzerindeki kopyaları, ilgili elektronik belgenin kopyaları olduklarına dair bir gösterge içermelidir.

Harici gönderim formu kimliği kağıt üzerinde elektronik belge gerçekleştirilebilir:

noter veya noterlik işlemlerini gerçekleştirmeye yetkili başka bir kişi;

Belarus Cumhuriyeti mevzuatına uygun olarak bu tür faaliyetleri yürütme hakkına sahip bireysel girişimci veya tüzel kişilik.

Bir elektronik belgenin, bir makine ortamından ayrılabilen kağıt dışındaki bir materyal nesnesi üzerinde çoğaltılması veya uygun şekilde onaylanmamış kağıt üzerindeki kopyası, elektronik belgenin yasal güç kopyalarına sahip değil.

Bir makine ortamındaki elektronik bir belge, kağıt üzerindeki bir belgeye eşittir ve aynısı onunla Yasal etki.

Belarus Cumhuriyeti mevzuatı, belgenin yazılı olarak düzenlenmesini veya yazılı veya yazılı olarak sunulmasını gerektiriyorsa, elektronik belgenin bu gerekliliklere uygun olduğu kabul edilir.

Elektronik belgelerin asılları ve kağıt üzerindeki kopyaları, eşit yasal güç.

Elektronik belgelere yasal statü vermenin ana konuları ve elektronik belgelerin korunması, Belarus Cumhuriyeti'nin aşağıdaki yasal düzenlemeleri ve düzenleyici belgeleri ile düzenlenir:

10.01.2000 tarih ve 357-Z sayılı “Elektronik Belge Üzerine” Beyaz Rusya Cumhuriyeti Kanunu, elektronik bir belgenin resmi bir belge olarak yasal statüsünü, yürütülmesi için gereklilikleri, ayrıca haklar, yükümlülükler ve sorumluluklar elektronik belgelerin dolaşımı alanında ortaya çıkan yasal ilişkilere katılanların;

kuran STB 1221-2000 tek tip gereksinimler yaratılış sırasına, operasyonel dolaşıma ve arşiv depolama resmi elektronik belgeler, değişim yöntemleri, bilgilerin işlenmesi ve kapsamı ne olursa olsun;

STB RB 1176.1-99 “Bilgi teknolojisi. Veri koruması. hash prosedürü";

STB RB 1176.2-99 “Bilgi teknolojisi. Veri koruması. Elektronik dijital imzaların geliştirilmesi ve doğrulanması için prosedürler”;

29 Haziran 2017 12:55

Bir zamanlar, katipler kağıt defterlerden sistemlere geçişe direndiler elektronik belge yönetimi. Artık çoğu kuruluşta, belgelerin iç koordinasyonu EDMS'de zaten gerçekleştirilir ve endişe yaratmaz. Şimdi önümüzde, tamamen “kağıtsız” bir çalışmaya geçiş için daha fazla umut veren yeni fırsatlar var. Ancak aynı zamanda yeni korkular da bizi alt etmeye başlar.

Bazıları "elektronik belge" ifadesini okurken hoş olmayan bir belirsizlik ve şüphe duygusuna sahip olabilir. Hemen akla pek çok soru geliyor: Güvenilir mi? Nasıl saklanır? Mahkemeler kabul edecek mi?

Ama neden kimse kağıtla çalışırken aynı soruları sormuyor, sadece tanıdık olduğu ve güvenilir göründüğü için. "Kağıt" mevzuatı mükemmel olmasa da ve eksiklikler bulabilirsiniz. Evet, elektronik belge yönetimi için düzenleyici çerçeve de mükemmel olmaktan uzak ve hala beyaz noktalar var, ancak "kağıt" mevzuatı yavaş yavaş eski hale gelirken gelişmekte ve sürekli iyileşiyor.

Peki ya sorularımız? Onlara cevap aramamız gerekiyor. Elektronik belge - saklayın ve mahkemeye çıkarın.

Artık elektronik belgelere ayak uydurmanın ve çağını kağıtla yaşamamanın zamanı geldi. Daha sonra yetişme rolüne girmemek için sorularınıza ve endişelerinize cevap almanın zamanı geldi.

Elektronik bir belgenin yasal önemi

Belgelerin kağıt olmadan neler yapabileceğini anlamak için önce nasıl yapılacağını öğrenmelisiniz. yasal nokta görünüm elektronik bir belge olarak kabul edilir.

Ancak elektronik belgeler de bu muhafazakar alanı fethediyor. Görünüşte sarsılmaz bir kağıt şey bile istihdam geçmişi, milletvekilleri yakında elektronik forma dönüştürmeyi planlıyorlar.

Ancak, halihazırda tamamen elektronik forma dönüştürülebilen personel kayıtları bulunmaktadır:

• iş sözleşmelerinin kayıt defteri ve bunlarda yapılan değişiklikler;
• istihdam için siparişlerin kaydı;
• T-60 formu (bir çalışana izin verilmesine ilişkin not hesaplaması);
• T-61 formu (bir çalışanla yapılan iş sözleşmesinin feshi (iptal edilmesi) üzerine not hesaplaması (işten çıkarma));
• zaman çizelgesi vb.

Bu belgelerin saklanmasına gelince, mevzuata göre elektronik belgeler kağıt muadilleri nedeniyle aynı süre kadar saklanır. Bununla birlikte, bunun sadece kağıt gibi raftan alınabilecek bir belge olmaması nedeniyle, üst üste bindirilmiştir. ek gereksinim fon tutmak için, elektronik belgelerin çoğaltılmasının yanı sıra elektronik imzanın gerçekliğini doğrulamanın araçlarını sağlamak. Bu fonların saklama süresi, belgenin saklama süresine eşittir.

Elektronik belgeleri kullanırken, karşı taraflar, düzenleyici makamlar ve gerekirse adli makamlar tarafından aktarılmaya hazır olmaları gerektiği unutulmamalıdır. Özellikle, Federal Vergi Servisi, değişim biçimi ve yöntemi konusunda katı gereksinimler getirir. Karşı taraflarla, değişim daha kolaydır.

Aşağıdaki tablo hepsini gösterir olası belgeler, bu yazının yazıldığı tarihte Federal Vergi Servisi tarafından kabul edilen (29 Haziran 2012 tarihli Federal Vergi Servisi'nin MMV-7-6 sayılı emrine göre / [e-posta korumalı]). Belgeler, kesinlikle belirli bir formatta (xml) gönderilmesi gerekenler ve taranmış resim olarak gönderilebilecekler olarak ikiye ayrılır.

xml dosyasında incelemeye sunulabilen, onaylanmış formatlara göre oluşturulan elektronik belgeler (resmi belgeler)

Belge türü	Belgenin amacı	Ek Bilgiler
Fatura		Elektronik fatura, kağıt muadili gibi yasal olarak önemli bir orijinaldir. Aynı ayrıntıları ve verileri içerir, baş veya sırdaş ve beş gün içinde yayınlandı. Elektronik fatura ayrıca kayıt ve alım satım defterlerine kaydedilmelidir ve elektronik ortamda en az 4 yıl saklanmalıdır. KDV indirimi almak için temel olarak sunulabilir. Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 04.03.2015 tarih ve ММВ-7-6/ sayılı kararına göre [e-posta korumalı] elektronik belge yönetimi operatörünün tanımlayıcısını içermelidir. Satıcı ve alıcıların faturaları aynı olmalıdır (yalnızca elektronik veya kağıt üzerinde). 30 Haziran 2017'ye kadar kullanılan, 1 Temmuz 2017'den önce oluşturulan faturalar 31 Aralık 2020'ye kadar kabul edilir.
satın alma kitabı	Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun öngördüğü şekilde indirilecek (geri ödenecek) vergi miktarını belirlemek için mal alımı, yapılan iş, verilen hizmetler için KDV ödemesini onaylayan belgelerin kaydı için tasarlanmıştır.	Kesinlikle birleşik bir forma göre doldurulur. Keyfi formların kullanılması yasaktır ve vergi makamları tarafından reddedilir. Alım ve satım defterinin formu, 26 Aralık 2011 tarih ve 1137 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır. En az 4 yıl (son giriş tarihinden itibaren) saklamak gerekir. 03/04/2015 tarih ve ММВ-7-6 sayılı Rusya Federal Vergi Servisi'nin emriyle onaylanan elektronik alım ve satım kitaplarının formatı / [e-posta korumalı]
satış defteri	Kuruluşlar ve girişimciler tarafından mal satışında (iş performansı, hizmet sunumu) faturaların ve bazen diğer belgelerin kaydedilmesi için tasarlanmıştır.
Alınan ve düzenlenen faturaların günlüğü	Alınan ve düzenlenen faturaları yansıtan katma değer vergisi (KDV) için raporlama belgesi.	İlk kayıttan bağımsız olarak (kağıt üzerinde veya elektronik biçimde), düzenleyici makamlara yalnızca elektronik biçimde sağlanır. Unutulmamalıdır ki, mevzuatta düzenleyici otoriteye gönderildikten sonra bir hata tespit edilirse düzeltilmiş bir Dergi gönderilmesine gerek yoktur. Ancak çoğu uzman, hatalı girişleri geçersiz kıldıktan sonra bunu yapmanızı önerir. Derginin tüm birincil belgelerle birlikte en az 4 yıl saklanması öngörülmüştür.
Satın Alma Defterinin Ek Sayfası		Alış ve satış kitaplarına benzer.
Ek sayfa Satış kitabı	Bunun bitiminden sonra değiştirilmiş faturaları kaydetmek için kullanılır vergi dönemi hata yapıldığında
		1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren geçerli değildir.
		30 Haziran 2017'ye kadar kullanılan, 1 Temmuz 2017'den önce oluşturulan düzeltme faturaları 31 Aralık 2020'ye kadar kabul edilir. 1 Temmuz'dan itibaren, 04/13/2016 tarih ve MMV-7-15 / 189 sayılı Federal Vergi Dairesi'nin emrine göre oluşturulmuştur.
Ticari işlemlerde malların devrine ilişkin belge	Belge, bir satış ve satın alma ilişkisi çerçevesinde sözleşmelerin yürütülmesi sırasında malların kabulünü ve devrini resmileştirir.	Rusya Federasyonu Federal Vergi Dairesi'nin 30 Kasım 2015 tarih ve ММВ-7-10 sayılı kararına göre hareket eder / [e-posta korumalı]
Çalışma sonuçlarının transferine ilişkin belge (hizmetlerin sağlanmasına ilişkin)	Yapılan işin (verilen hizmetlerin) sonuçlarının kabulünü ve transferini resmileştiren bir belge	Rusya Federasyonu Federal Vergi Dairesi'nin 30 Kasım 2015 tarih ve ММВ-7-10 sayılı kararına göre hareket eder / [e-posta korumalı]
Fatura ve malların sevkiyatına ilişkin bir belge (işin yapılması), mülkiyet haklarının devri (hizmetlerin sağlanmasına ilişkin belge), fatura dahil	Evrensel transfer belgesi, birincil belgenin veya bir dizi işlem kapanış belgesinin yerini alır. UPD şunları değiştirir: Fatura; Birincil belge: fatura/eylem; Belge seti: fatura + irsaliye/eylem.	Derleyicinin formatı nasıl kullandığına bağlı olarak, xml dosyası bir dizi zorunlu ayrıntı içerecektir. 1 Temmuz 2017'den itibaren zorunludur. UPD birincil belge olarak kullanılıyorsa, elektronik belge yönetimi operatörünün katılımı olmadan aktarılabilir. UPD bir fatura ve birincil belge olarak kullanılıyorsa, EDF operatörü olmadan yapılamaz.
Düzeltme faturası ve sevk edilen malların değerindeki değişikliklere (yapılan iş, verilen hizmetler), düzeltici fatura da dahil olmak üzere devredilen mülkiyet haklarına ilişkin bir belge	evrensel düzeltici belge, aynı anda birkaç amaç için kullanılabilir: için düzeltme faturaları; birincil belgeleri düzeltirken; bir fatura (evrensel transfer belgeleri) dahil olmak üzere birincil belgeleri düzeltirken.	Derleyicinin formatı nasıl kullandığına bağlı olarak, xml dosyası bir dizi zorunlu ayrıntı içerecektir. 1 Temmuz 2017'den itibaren zorunludur. yeni biçim yalnızca sevk edilen malların maliyetindeki (yapılan iş, verilen hizmetler), devredilen mülkiyet haklarındaki ("2" statüsüne sahip UKD) değişiklik hakkında bir belge işleviyle kullanılır, ayrıca satıcının bilgilerini temsil etmek için bir takas dosyası içerir ve (Rusya Federasyonu Medeni Kanununun hükümlerine bağlı olarak) alıcının bilgilerini temsil etmek için bir değişim dosyası olmayabilir. Aynı zamanda, satıcının bilgi alışverişi dosyası düzeltici bir fatura içermeyecek ve buna göre böyle bir dosya sadece ekonomik hayat gerçeğini kaydetmekten sorumlu kişinin elektronik imzası ile imzalanacaktır.
Açıklama talebini yanıtlayın	88. madde hükümlerine cevap verilmiştir. vergi kodu Rusya Federasyonu, beyanname ve raporlama dönemi için katma değer vergisi ve vergi mükellefi kesintileri hakkında bilgi içeren diğer belgelerin masa başı denetiminin sonuçlarına dayanarak, vergi müfettişliğinden KDV beyannamesine açıklama talep etme hakkına sahiptir.	1 Ocak 2017'den itibaren, KDV açıklama talebine verilen yanıtın yalnızca telekomünikasyon kanalları (TCS) aracılığıyla elektronik ortamda sunulması gerekecektir. İncelemeye kağıt olarak gönderilen gereksinime verilen yanıt gönderilmemiş sayılır. Bu, 1 Mayıs 2016 tarih ve 130-FZ sayılı Federal Kanunun 88. Maddesinde açıkça belirtilmiştir. Açıklamaların yapılmaması (veya zamansız sunulması) için 5.000 ruble para cezası verilir.

İnternet üzerinden jpg, tif, pdf veya pgn grafik formatında (ham belgeler) denetime sunulabilen herhangi bir formattaki (veya kağıt üzerindeki belgeler) elektronik belgeler

Belge türü	Belgenin amacı	Ek Bilgiler
Fatura	Malların fiili sevkiyatını veya hizmet sunumunu ve bunların maliyetini onaylayan bir belge.	Yukarıda tarif edilen
Taşıma senedi	Mal taşıma maliyetini doğrulamanın temeli. Malların teslimatının üçüncü bir şahıs tarafından yapılması da dahil olmak üzere bazı durumlarda verilir	Malları taşırken UPD ile birlikte düzenlenir ve 4 özdeş nüsha halinde doldurulur: birer adet alıcı ve gönderici için ve 2 adet nakliye şirketi için. 1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren herhangi bir değişiklik yoktur. Şu anda, bir kağıt kopyanın varlığı zorunludur. Ancak TCS aracılığıyla düzenleyici kurumlara başvurabilirsiniz. Unutulmamalıdır ki elektronik tercüme bu belge nakliye şirketleri için önemli bir konudur. Şu anda, TTN değişim sürecini iyileştirmek için öneriler bile var, bunları makalede bulabilirsiniz.
İşlerin (hizmetlerin) kabulü ve teslimi eylemi	İşlerin (hizmetlerin) gerçekleştirildiğini doğrular.	Yukarıda tarif edilen
Kargo Gümrük Beyannamesi / Transit Beyannamesi	Malları devletin gümrük sınırından geçirirken verilen ana belge (ihracat, ithalat). Sınırdan geçmek için bir temel görevi görür.	Hatalar, lekeler, silmeler hariçtir. Beyanname doldururken bir hata yaptıysanız, yanlış verilerin üzerini çizebilir ve doğru olanları üzerlerinde belirtebilirsiniz. Her değişiklik, beyan sahibinin imzası ve mührü ile onaylanır. Yukarıda belirtilen durumların (el yazısının okunaksız olması da dahil olmak üzere revizyon için iade edilmesini gerektirebilecek) oluşmaması için elektronik ortamda doldurulması tavsiye edilir. Elektronik beyanname formunu kullanırken, eşyayı beyan eden kişi, beyanda belirteceği bilgileri elektronik ortamda beyan eder. Gümrük beyannamesi için gerekli belgelerden bilgi sağlar ve ayrıca Gümrük işlemleri eşyanın seçilen gümrük rejimine uygun olarak gümrük idaresine elektronik yöntem bilgi değişimi. Rusya Federasyonu Devlet Gümrük Komitesi'nin 30 Mart 2004 tarih ve 395 sayılı kararına göre uygulanmıştır.
Kargo gümrük beyannamesi/transit beyannamesine ek sayfa	Gümrük bölgesinden mal ihraç ederken kullanılır.	Kargo gümrük beyannamesi/transit beyannamesi ile aynı.
Fiyatın (maliyet) belirtilmesi (hesaplama, hesaplama)	Bir sistem, bileşen, ürün, sonuç veya hizmetin gereksinimlerini, tasarımını, davranışını veya diğer özelliklerini ve bu koşulların karşılanıp karşılanmadığını belirleyebilecek prosedürleri doğru, eksiksiz ve doğrulanabilir bir biçimde tanımlayan bir belge. maliyetleri parasal olarak belirlemek. ) bir birim veya ürün birimi grubunun üretimi veya belirli üretim türleri için biçim.	Özellikler açıklanmadı.
İrsaliye (TORG-12)	Mal ve malzeme kaydı izni üçüncü şahıslar ve ilgili işlemlerin kayıtlarını tutmak.	Yukarıda tarif edilen
Sözleşmeye ek	Sözleşmenin ayrılmaz bir parçasını oluşturan bir zeyilname veya ek. Sözleşmeye yapılan eklemeler, kural olarak, sözleşmenin temel şartlarını değiştirir ve sözleşme ile aynı anda veya daha sonra işlemin yürütülmesi sürecinde imzalanır.	Her şeyden önce, taraflar kendi aralarında iki ek anlaşmalar. Bunlardan ilki, tarafların seçeceği belge alışverişi yöntemini tanımlayacaktır (bugün en güvenli seçeneklerden biri, elektronik belge yönetimi operatörlerinin hizmetleri aracılığıyla değişim olarak adlandırılabilir). İkinci sözleşmede, tarafların kullanmayı kabul ettikleri ES türünün belirtilmesi ve el yazısı imza ile eşdeğer tutulması gerekmektedir. Taraflar gelişmiş kullanmayı kabul etmişlerse nitelikli imza, o zaman ikinci bir anlaşma yapmaya gerek yoktur, çünkü bu tür ES, kuruluşun el yazısı imzasına ve mührüne eşdeğerdir. Sözleşmeler elektronik ortamda veya kağıt formu. Bu nedenle, elektronik ticaret platformlarının mevzuatı ve uygulamasına uygun olarak, sonuçlara göre devlet emri verirken açık artırmaözel olabilir elektronik sözleşme. Ancak sipariş başka bir şekilde verilmişse, basılı bir sürüm vermek mümkündür.
Anlaşma (anlaşma, sözleşme)	İki veya daha fazla kişinin medeni hak ve yükümlülüklerin tesisi, değiştirilmesi veya sona ermesi hakkında anlaşması
Düzeltme faturası	Alıcının, indirilmek üzere satıcı tarafından sunulan KDV tutarlarını kabul etmesi için temel teşkil eden, sevk edilen malların maliyeti (yapılan iş, verilen hizmetler), mülkiyet haklarının devredilmesi durumunda da dahil olmak üzere düzenlenen bir belge. fiyat (tarife) ve (veya) sevk edilen malların (yapılan iş, verilen hizmetler) miktarının (hacminin) belirtilmesi, devredilen mülkiyet hakları.	Yukarıda tarif edilen
Ar-Ge raporu	Yeni bir ürün veya teknolojinin yaratılmasında yeni bilgi ve pratik uygulama elde etmeyi amaçlayan çalışmalar hakkında rapor.	ED-4-3/ numaralı mektupta [e-posta korumalı] 26 Mart 2013 tarihli Federal Vergi Servisi, bir vergi mükellefinin 1.5 katsayısını kullanarak Ar-Ge maliyetlerini dikkate alma hakkı varsa, o zaman gelir vergisi beyannamesine Ar-Ge raporuyla birlikte eşlik etmesi gerektiğini hatırlattı. Mükellef tarafından her bir bilimsel araştırma ve geliştirme çalışması için tamamlanmış Ar-Ge raporu sunulur. ayrı sahne iş) ve belirlenen genel şartlara uygun olmalıdır. ulusal standartlar bilimsel ve teknik raporların tasarımının yapısına (özellikle, GOST 7.32-2001). Vergi makamlarına sunmak için, uygulamaya yönelik belge akışını kullanmanız gerekir. yazılı istekler aboneler (9 Kasım 2010 tarih ve Rusya Federal Vergi Dairesi'nin emrine Ek No. 5 ММВ-7-6/ [e-posta korumalı]). Federal Vergi Servisi ayrıca, vergi dairesinden gelir vergisi beyannamesinin kabul edildiğini teyit eden bir makbuz aldıktan sonra bir Ar-Ge raporu sunulmasını tavsiye eder.

18 Ocak 2017 tarih ve ММВ-7-6/ sayılı Rusya Federal Vergi Dairesi Emrinin yürürlüğe girmesinden sonra [e-posta korumalı] Belge envanterinin xml dosyasının yeni formatını onaylayan , hem xml dosyalarını hem de kağıt belgeleri TCS'ye göre taranmış görüntüler (jpg, tif, pdf formatlarında) şeklinde göndermek mümkün hale geldi. Yeni envanter 06/01/17 tarihinden itibaren geçerlidir. Böylece sadece elektronik belgeler değil, orijinali kağıt üzerinde düzenlenen belgeler de TCS üzerinden gönderilebilir.

Aynı zamanda vergi dairesine aktarılan konteynerin hem xml uzantılı dosyaları hem de uygun formatlarda taranmış dosyaları içerebileceği unutulmamalıdır.

Yukarıdaki tabloda verilen belgelerin listesi (şu an için) kapsamlı olup, mükelleften başka veriler istenirse herhangi bir belgenin kullanılması mümkün olmayacaktır. kişisel hesap ne vergi mükellefi, ne de elektronik belge yönetim sistemi. Bu durumda, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 93. Maddesinde belirtilen başka bir yöntemin kullanılması gerekir.

çıktı yerine

Zamana ayak uydurmak için her zaman yeni ürünlerle el ele gitmeli, bazen de koşmalısınız. Ve bu koşunun kolay bir yürüyüş olması için mevcut tüm araçları kullanmanız gerekir. AT bu durum en önemli araç elektronik belge yönetim sistemi (dahili) ve yasal olarak geçerli elektronik değişim hizmetleridir (harici). Satıcılar ve operatörler mevzuat ve teknolojiyi yakından takip eder, elektronik belgelerle çalışmanızı uygun şekilde organize etmenize yardımcı olabilir ve tavsiyelerde bulunabilirler.

Birkaç on yıl önce, profesyoneller elektronik belge yönetim sistemleri hakkında konuşuyorlardı ve elektronik arşivler parlak bir gelecek olarak belgeler. Ancak gerçekliğin, onunla ilgili fikirlerden daha hızlı olduğu ortaya çıktı, dünyada önemli değişiklikler toplumun ve vatandaşların çeşitli alanlarında teknolojinin tanıtımı ile ilişkili. Elektronik teknolojilerin penetrasyonu büyük bir hızla devam ediyor: daha ilk aşamadaki bu süreç dünyada aslında sadece otuz (ülkemizde yirmi) yıl önce başladı. Bir nesil insanın (uzmanlar dahil) ömrü boyunca olan her şey, genel olarak teknoloji veya mevzuat değil insan faktörü, yeni teknolojilerin önündeki ana engeldir. Ve bu oldukça anlaşılabilir: insanların fikirlerini ve alışkanlıklarını değiştirmek zordur ve çoğu zaman imkansızdır.

Mevcut gelişme düzeyi Bilişim Teknolojileri geleneksel kağıttan elektronik belge yönetimine geçişi sağlayarak yönetimi ve iş süreçlerini yeniden yapılandırmak için benzeri görülmemiş fırsatlar yaratır. Bilgi teknolojileri sadece ek fırsatlar değil, aynı zamanda bir işletme, kurum, kuruluş için (bundan sonra genelleştirilmiş “organizasyon” kavramını kullanacağız) bazı zorluklar bugün sürekli olarak ortaya çıkıyor, ancak soru henüz çözülmedi: “bunların nasıl uygulanacağı”. teknolojileri ve bilgilerin oluşturulmasını, depolanmasını ve kullanılmasını sağlamak için Rusya Federasyonu'ndaki mevcut mevzuata uygun olarak bilgilerin elektronik ortamda depolanmasını sağlamak? Arşivler (eyalet, belediye ve departman), bugün çözülmemiş birçok bilginin elektronik biçimde arşivlenmesi sorunuyla aynı durumda.

Elektronik belgelerin arşiv depolamasının organizasyonu ile ilgili ilk sorunlardan biri terminolojiktir: aslında “elektronik belge” nedir sorusuna bir cevap bulmaktan ibarettir.

Elektronik belgenin doğası (elektronik ortamdaki bir belge, önceden makine tarafından okunabilen bir belge, makine ortamındaki bir belge) ve tanımı, belki de bu olgunun ortaya çıkışının en başından beri tartışılmıştır. Arşiv endüstrisinde, bu anlaşmazlıklar 1980'lerde elektronik belgelerin arşive dahil edilmesiyle alakalı hale geldi. Arşiv Fonu SSCB.

O zaman ve şimdi ana sorular şunlardı ve hala:

– elektronik belgelerdir özel çeşit belgeler mi yoksa geleneksel belge türlerini yaratmanın, saklamanın ve sunmanın özel bir biçimi mi?

– elektronik belgelerin ana bileşenleri nelerdir?

- Materyal taşıyıcı elektronik belgenin asli unsuru mu, yoksa belgenin sadece “varlık ortamı” mı?

- kodlanmış bilgiyi bir bit zinciri biçiminde elektronik bir belge olarak kabul etmenin mümkün olup olmadığı (durumlar) elektromanyetik alan) bilgisayar dosyası veya elektronik bir belge yalnızca bu bilgi bir monitör ekranında yeniden üretildiğinde (kodu çözüldüğünde) mi görünüyor?

- elektronik bir belgede bulunan özel ayrıntılar nelerdir?

- bir bilgisayarın çalışması sırasında ortaya çıkan veya çalışması için gerekli olan tüm veriler elektronik belgeler olarak kabul edilmeli mi?

- elektronik veriler bütününden elektronik belgeleri seçmenize izin veren kriterler, işaretler, özel detaylar nelerdir?

- veri tabanı entegre bir elektronik doküman olarak mı düşünülmeli yoksa (hangi durumlarda ve neye dayanarak) veri tabanındaki bireysel kayıtları doküman olarak anlayabilir mi?

– Orijinal elektronik belgeyi uzun süre saklamak mümkün müdür?

– elektronik belgelerin özgünlüğünün (özgünlüğünün) ve bütünlüğünün garantisi olarak hangi teknolojik ve organizasyonel önlemler düşünülebilir?

Bu soruların çoğuna hala tek bir cevap yok. Bilgileri elektronik (dijital) biçimde koruma sorunu, dünyanın her yerindeki arşivcilerin karşılaştığı bir sorundur.

Asıl zorluk, bu tür bilgilerin insan algısını yönlendirmek için erişilemez olması, özel medya türleri gerektirmesi ve çoğaltılmasının özel yazılım ve donanım gerektirmesidir. Elektronik bir belgenin çoğaltılması, kodlanmış bilgilerin bir kişi tarafından açık bir şekilde algılanması için erişilebilir bir forma dönüştürülmesi için teknolojik bir süreçtir.

Son yıllarda, operasyonel depolamada bilgi teknolojisinin kullanımı ile durum arşiv bilgileri fark edilir şekilde değişti. Artan sayıda kuruluş, faaliyetlerinde elektronik belge yönetimi unsurlarını kullanmaya çalışmaktadır. Kağıt teknolojilerinden elektronik dokümantasyona geçiş sorununa ve kullanılarak oluşturulan dokümanların depolanmasının organizasyonuna özellikle dikkat en son teknolojiler departmanlar arası düzeyde elektronik etkileşim biçimlerinin kullanımı için önlemleri etkinleştiren durumu gösterir. 2009-2012'de kamu kurumlarında elektronik belge yönetiminin teşvik edilmesini teşvik etmek için tasarlanmış bir dizi düzenleyici belge onaylanmıştır.

Bugün, uygulama için stratejik olarak önemli birkaç alan var. kamu politikasıülke genelinde kamu kurumlarında otomatik belge yönetim sistemlerinin (ADMS) geliştirilmesi ve yaygın olarak uygulanması ile doğrudan ilgili olan belge yönetimi alanında. Ayrıca, bazı alanlarda çalışma şimdiden pratik aşamaya geçmiştir, ilk başarılı sonuçlar vardır.

Bu eğilim yabancı uygulamalarda da doğrulanmaktadır. Örneğin, ABD, Avrupa, Beyaz Rusya, Ukrayna'nın deneyimi, devletin kağıtsız teknolojilere hızlı geçiş arzusundan da bahsediyor.

Rusya'da sadeleştirme yönetim belgeleri geleneksel olarak Devlet Arşiv Servisi tarafından ele alınır. Şu anda, Federal Arşiv Ajansı koordinasyon, kontrol, denetim işlevleri alan içerisinde dokümantasyon desteği yönetimi değil, aynı zamanda Devlet kurumu bu görev atanmamış. Elektronik belge sistemine geçiş sürecinde belgelerin muhafazası, bilgi kaynağı olarak belgesel fonların oluşturulması, belgelerin saklanması için sürelerin oluşturulması, yasal gerekliliklere uyumun izlenmesinden ülkemizde kimler sorumludur? Soru hala açık.

Elektronik belgeler oldukça uzun zaman önce ortaya çıkmış olsa da, arşiv depolama alanındaki çözümler hala ideal olmaktan uzaktır. Ofis süreçlerinde en son teknolojilerin uygulanması pratiği, daha karmaşık ve işlevsel bilgi sistemleri haline geldikçe, arşivdeki elektronik belgelerle çalışmanın tüm aşamalarında daha yeni darboğazların ortaya çıktığını göstermektedir. Buna ek olarak, BT'nin gelişimi her zaman düzenleyici çerçevenin modernizasyonu ile senkronize edilmez. Bunlar, örneğin elektronik belgelerin saklanmasıyla ilgili yasal hususlardır: mülkiyet ve fikri mülkiyet hakları, telif hakları, yetkisiz erişime karşı koruma, kişisel veriler ve elektronik biçimdeki diğer gizli belgeler vb. AT Yeniden Görünüşe göre o yöne gidiyoruz, ama yine çekincelerle.

Elektronik belgelerin arşivlenmesiyle ilgili olarak belge bilimi ve arşivlemede kullanılan ana terimleri ele alalım.

Belge orijinalliği - bir belgenin özelliğinin, iddia ettiği gibi olması, yani menşeini doğrulayan bilgileri (yazarlık, oluşturulma zamanı ve yeri vb.) ve belgeyi sahteciliğe karşı garanti edecek şekilde içerir.

Otantik Belgeler- içerik olarak aynı ve format ve (veya) veri kodları ve (veya) yapı bakımından farklı belgeler. Otantik belgeler, görsel veya görsel olmayan biçimde, aynı veya farklı türde depolama ortamlarında yürütülebilir.

Özdeş Belgeler- GOST 28388-89 uyarınca aynı formatlarda ve kodlarda ve kural olarak aynı tip veri taşıyıcısında yapılan içerikte aynı belgeler. Manyetik veri taşıyıcıları hakkındaki belgeler. Yürütme ve işleme sırası.

elektronik belge bir dosyanın bir veya daha fazla bölümünden, bir dosyanın tamamından veya Genel Detaylar, orijinalliğini onaylayan ve bütünlük kontrollerini garanti eden.

Elektronik belgenin ayrıntıları hem elektronik dijital biçimde (meta veriler, elektronik dijital imza, elektronik kimlik doğrulama kodları vb.) hem de GOST 6.10.4–84 ve GOST 28388–89'a göre bir kağıt belgede (kimlik doğrulama sayfası) sunulabilir.

Medyadaki verileri doğru zamanda okuyamazsak, üzerine kaydedilen bilgilerden hiçbir fayda sağlamayacaktır. Bu, hem ortamın arızalanmasından hem de elimizde olacak üreme araçlarıyla uyumsuzluğundan dolayı olabilir.

Elektronik belge kompleksi bir veya daha fazla sistematikleştirme kriterine göre (köken, teknolojik, nominal, işlevsel, kronolojik, tematik, yazarlık vb.) birleştirilmiş elektronik ortam(lar) üzerindeki bir dizi belgedir. Arşivdeki elektronik belgelerin kompleksi bir fon, bir bilgi kaynağı ve ortak bir bilgisayar klasöründe (dizin, katalog) bulunan bir dizi birbirine bağlı dosyadır.

bilgi kaynağı- Fon yaratıcısının bilgi sisteminde, nominal bir gruplama belgesi işareti (yönetim, bilimsel ve teknik, personel, süreli yayınlar, çevrimiçi yayınlar, vb.) ile birlikte teknolojik olarak tanımlanan bir elektronik belgeler kompleksi.

Bir bilgi kaynağının teknolojik özellikleri, yazılım ortamının (OS, DBMS, uygulama programı veya uygulama), veritabanının veya bilgi sisteminin orijinal yapısı, onlar için teknik belgelerin mevcudiyeti; bilgi kaynakları, ilişkisel veri tabanları ve veri bankaları, metin setleri, tablo veya grafik elektronik belgeler, İnternet yayınları, multimedya yayınları, tasarım çalışması otomasyon sistemlerindeki (CAD) belgeler ve coğrafi bilgi sistemleri vb. gibi yazılım ve bilgi nesneleridir.

Elektronik belge saklama ünitesi- arşivde bir hesap numarası almış, fiziksel olarak ayrı bir elektronik ortam; depolama birimleri hem boş elektronik ortam hem de elektronik belge muhasebe birimlerinin kaydına sahip ortamlardır.

Elektronik belgeler için muhasebe birimi- arşivde bir hesap numarası alan görsel olarak izole edilmiş (yazılım yardımıyla) bir dosya nesnesi, bilgisayar verilerinin ilişkisel veya diğer organizasyonu (bilgisayar klasörü, bilgisayar dosyası, veritabanı tablosu, elektronik tablo sayfası).

Altında elektronik belgenin bütünlüğü- Oluşturulduktan sonra içeriğinde, detaylarında, metadatalarında herhangi bir değişiklik, ekleme, istisna vb. yapılmadığı anlaşılmaktadır.

Otomatik sistem - yerleşik işlevlerin yerine getirilmesi için bilgi teknolojisini uygulayan faaliyetlerini otomatikleştirmek için bir araç kompleksinin personelinden oluşan bir sistem. Altında bilgi sistemi Bilgisayar teknolojisini ve uygulayan iletişim araçlarını kullanmak da dahil olmak üzere, organizasyonel olarak sıralanmış bir dizi belgeyi (belge dizileri) ve bilgi teknolojilerini anlayın. bilgi süreçleri. Belge yönetimini destekleyen bilgi sistemleri için gereksinimler, Genel görünüm Büro Çalışması Kurallarında Yapılan Değişikliklerde yer alan federal organlar 07.09.2011 Sayılı 751 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan yürütme yetkisi, "elektronik belge yönetim sistemi, toplanmasını (belgelerin sisteme dahil edilmesini), işlenmesini sağlayan bir bilgi sistemidir, belge yönetimi ve bunlara erişim." Ve "elektronik belge yönetimi" kavramı, bir bilgi sistemi kullanarak belge yönetiminin organizasyonu ve uygulanması anlamına gelir. Elbette "bilgi sisteminde belge akışı" tanımı daha doğru olacaktır, çünkü bilgi sistemleri kullanılarak uygulananlar da dahil olmak üzere belge yönetimi süreci, her şeyden önce, "iş (yönetim) operasyonlarını kanıtlamak için kuruluşlarda belgeler oluşturmak, kullanmak, depolamak ve imha etmek için bir dizi sistematik ve etkili eylem" anlamına gelir (GOST R). ISO 15489-1 - 2007). Doküman yönetimi kavramı, bilgi sisteminde dokümantasyon, doküman yönetimi, doküman dolaşımı ve doküman depolama organizasyonu konularının tek ve ayrılmaz bir süreç içinde ele alınmasını sağlar.

Veri tabanı- elektronik biçimde sunulan ve belirli kurallara göre düzenlenen, uygulama programlarından bağımsız olarak verilerin tanımlanması, saklanması ve işlenmesi için genel ilkeleri sağlayan yapılandırılmış bir veri seti. Veritabanı, indeks bilgilerinin ve (daha az yaygın olarak) elektronik belgelerin kendilerinin saklanması için düşük seviyeli bir araç olarak elektronik arşive dahil edilebilir. Kural olarak, elektronik arşivin kullanıcısı doğrudan veri tabanı ile çalışmaz. Elektronik arşivlerde veri tabanları genellikle ya kendi başlarına ya da genel kabul görmüş endüstriyel formatlardan (SQL vb.) birinde kullanılır.

Biçimüreticinin garantilerini onaylayan bilgileri, ürünün ana parametrelerinin ve özelliklerinin (özelliklerinin) değerlerini, yansıtan bilgileri içeren bir belgedir. teknik durum Bu ürünün sertifikasyonu ve imhası ile ilgili bilgilerin yanı sıra çalışma süresi boyunca girilen bilgiler (süre ve çalışma koşulları, Bakım onarım, onarım ve diğer veriler).

Orijinal elektronik belge - oluşturulan belgenin ilk örneği. Orijinal belge, dosya(lar)ının elektronik ortama kaydedildiği tarih ve saatin, son kaydetme tarih ve saatinden önce geldiği bir elektronik belgenin tek kopyasıdır.

elektronik orijinal- korunmasını içeren, yarı otomatik veya otomatik bir şekilde üretilen bir kağıt belgenin elektronik orijinali grafik dizayn açık belge biçimleri (*.pdf, *.doc, *.rtf, *.html ve diğerleri) kullanılarak oluşturulan ve metin biçimlendirme ve grafik öğeleri yerleştirme yeteneğine sahip bir belge.

Orijinal elektronik belge- özgünlüğü ve bütünlüğü yazar veya diğer yetkili kişi tarafından öngörülen şekilde teyit edilen elektronik bir belgenin bir kopyası. Arşivde, edinme kaynağı tarafından onaylanan kontrol özelliği taşıyan belgeler, elektronik belgelerin orijinali olarak kabul edilir. yani, p orijinal elektronik belge- Bu, belgenin ilk kaydedilen ve tek kopyasıdır.

ikincil belge - başka türden bir belgeden yazılım ve bilgi araçları yardımıyla işlenerek elde edilen herhangi bir tür belge (GOST 2.102, GOST 3.1102, GOST 19.101, GOST 34.201'e göre belge türleri). Birkaç ikincil belge farklı tür bir birincil belgeden elde edilebilir. Farklı türden birkaç birincil belgeden bir ikincil belge elde edilebilir.

Elektronik belgenin kopyası- orijinal ED'nin aynı yasal güce sahip tekrarlanan (kayıt zamanına göre) bir kopyası (VNIIDAD - Elektronik belgelerin belgeleme ve arşivleme sorunları, Moskova - 1999).

belgelerin değerişu anda esas olarak saklama koşulları ve belgenin uygulanması ile bağlantılı olarak belirlenmektedir. yasal işlev- kanıt fonksiyonları. Depolama süresine bağlı olarak, bilgi sisteminin sınıflandırıcılarının ve referans kitaplarının bakımının bir parçası olarak dahil olmak üzere, belgenin şekli, bilgilerinin sunulması için yapı ve format, meta veri gereksinimleri hakkında bir karar verilir. GOST R ISO 15489-1 - 2007 “Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler”, bir depolama ortamı seçme konusuna karar vermede yeni bir metodoloji tanımladı; belgenin kağıt veya elektronik formu hakkında. Bir belge yönetim sistemi (elektronik belge yönetim sistemi) oluştururken, zaten tasarım aşamasında, uygun bir depolama ortamı ve bilgi taşıyıcıları seçmek, bilgilerin fiziksel koruma araçlarını, işleme prosedürlerini ve depolama sistemlerini belirlemek gerekir. Ayrıca, bir taşıyıcı seçerken, belgelerin kağıt ve elektronik ortamda “kanıta dayalı” olarak adlandırılan saklama sürelerini dikkate almak gerekir. Şirketler - katı ortam üreticileri şu anda üzerlerinde kayıtlı elektronik belgelerin kanıtlayıcı saklama süresini 10 -20 yıl (maksimum) garanti etmektedir. Ana prensip GOST R ISO 15489-1 - 2007'de yer alan , bilgi taşıyıcı seçiminin belgelerin saklama koşullarına bağlı olduğunu belirler.

Veri- GOST 15971-90 uyarınca bir kişinin olası katılımıyla otomatik yollarla işlenmeye uygun bir biçimde sunulan bilgiler. Bilgi işleme sistemleri. Terimler ve tanımlar.

Altında meta veri Belgelerin bağlamını, içeriğini, yapısını ve zaman içinde belgelerin yönetimini tanımlayan verileri ifade eder. Elektronik belgenin yapısı ile ilgili olarak: elektronik belgede yer alan teknolojik veriler ve gerekli yazılım verileri yönetmek ve elektronik bir belgeyi insan dostu bir biçimde sunmak.

Elektronik belgenin onaylı kopyası- uyarınca, ED'nin bir kopyası yerleşik düzen gerekli ayrıntılar yapıştırılarak yasal güç sağlanır (VNIIDAD - Elektronik belgelerin belgelenmesi ve arşivlenmesi sorunları, Moskova - 1999).

Kağıt belgenin elektronik kopyası- bir grafik görüntünün ayrıntılı olarak yeniden üretilmesine yönelik ve açık taramalı grafik formatları (*.bmp, *.jpeg ve diğerleri) veya karma metin taramalı formatlar (*.pdf, *.djvu ve diğerleri) kullanılarak oluşturulan bir kağıt belgenin elektronik kopyası );

resim(belge)- elektronik dosya belgenin grafiksel bir temsilini içeren tarama biçimi.

Göç belgeler - GOST R ISO 15489-1-2007 Bilgi, kütüphanecilik ve yayınlama standartları sistemine göre belgelerin orijinalliğini, bütünlüğünü, güvenilirliğini ve kullanım için uygunluğunu korurken belgeleri bir sistemden diğerine taşıma eylemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler. Elektronik belgelerin taşınması elektronik belgelerin bir teknolojik platformdan (uygulama programı, DBMS, OS) diğerine aktarılmasıdır; geçiş işlemi sırasında, bilgisayar dosyaları yeniden biçimlendirilir, bazen veri yapısı veya biçim türü değiştirilir (metin biçimindeki belgeler grafiğe dönüştürülür veya tam tersi).

konsept de var elektronik belgenin çalışan kopyası - belgenin kullanımını düzenlerken verilen depolama birimindeki elektronik belgenin bir kopyası. Elektronik belgenin taşıma kopyası değiştirilmiş/değiştirilmiş meta verilerle ED'nin bir kopyasıdır.

sigorta kopyası(arşiv belgesi) - orijinalin kaybolması veya zarar görmesi durumunda içerdiği bilgileri saklamak için yapılan özellikle değerli veya benzersiz bir arşiv belgesinin bir kopyası.

Arşiv pratiğinde kullanılan bir özelliği olarak bir belgenin kopya numarası açısından bakıldığında, kavramın varlığı da gösterilebilir. sigorta formatında elektronik belge– programdan bağımsız veya yaygın olarak kullanılan bir bilgisayar formatında kaydedilmiş elektronik bir belge. Özel formatta elektronik belge– arşiv, okuma odası veya uzak kullanıcının mevcut bilgi sistemi tarafından desteklenen bir formatta kaydedilmiş elektronik bir belge.

Elektronik belge yönetim sistemi(sed) hazır tam çözüm Microsoft portal teknolojilerine dayalı evrensel bir kurumsal kaynak yönetimi platformunda uygulanan belge yönetimi için.

Artık elektronik belgeler, yönetim süreçlerine eşlik etmek için kağıt belgelerle birlikte kullanılmaktadır. Aynı zamanda, bir elektronik belge ile kağıt bir belge arasında, belge yönetimini organize etmek ve saklanmasını sağlamak için yeni yaklaşımlar geliştirme ihtiyacını belirleyen bir takım önemli farklılıklar vardır.

Bunlardan bazılarını ele alalım.

1. Malzeme depolama ortamı için gereklilikler. "Belge" kavramının tüm çeşitli yorumlarıyla, neredeyse tüm araştırmacılar, en genel haliyle bir belgenin, daha fazla açıklama yapılmadan, maddi bir taşıyıcıya kaydedilen bilgi olduğu konusunda hemfikirdir. Aynı zamanda, "maddi bilgi taşıyıcısı" kavramı genellikle açıklanmaz. Özel bir açıklama yapılmadan açık olduğuna inanılıyor: bilgiler kağıda, filme, kasete vb. malzemeler. Gerçekten de, istenirse, bilgiler herhangi bir temelde, herhangi bir maddeyle - bir dizi özel gereksinime tabi olarak - kaydedilebilir. Temel malzeme ve kaydın özü birbiriyle eşleşmelidir, aksi takdirde bilgi kaydetmek, iletmek veya saklamak imkansız olacaktır.

Yeni kayıt yöntemlerinin ortaya çıkması, teknolojinin ilerlemesine bağlıdır, çünkü herhangi bir materyali işlemek için herhangi bir yöntem, üzerine bazı bilgileri kaydetmek için kullanılabilir. Bu durumlarda, belgelendirmenin tüm unsurlarına istenen özelliklerin verilmesi aranır: daha yüksek kayıt kapasitesi (DVD, flash kart), daha yüksek hız ve oynatma kalitesi, artırılmış dayanıklılık vb. Ve kayıt gerçek değil, sahada yapılırsa, yani. enerjik, ancak yine de maddi düzeyde (İnternet ve Intranet'teki bilgiler enerjik bir şekilde iletilir). Elektronik belgenin bilgileri elektronik ortamda elektromanyetik kanallar aracılığıyla kullanıcıya iletilir. Aynı zamanda, orijinal olarak bir malzeme taşıyıcısına kaydedildi, bir malzeme (dalga, darbe) yöntemiyle iletildi, bir bilgisayarın sabit belleğine sabitlendi ve insan tarafından algılanabilir bir şekilde yeniden kodlandı.

Bir kağıt belge - algısı, temelde aynı sürece sahiptir. İşaretler yazdırılır, görme organı tarafından algılanır, bilinç tarafından anlamlı bilgilere kodlanır, ardından hangi belgeyle, hangi bilgilerle uğraştığımızı anlarız. Ekranlı bir belge ile ekran olmayan bir belge arasındaki tek fark, ekrana bir işareti sabitleme süresinin keyfi bir sınır içinde dalgalanabilmesi, ekran dışı sürümde bu sürenin sınırsız olması ve her zaman tekrar tekrar geri dönmenize izin vermesidir. KAYIT.

GOST 7.83-2001 “Elektronik yayınlar. Ana türler ve çıktı bilgileri” elektronik bir belgeyi “kullanımı için bilgisayar olanaklarının gerekli olduğu, makine tarafından okunabilen bir ortamdaki bir belge” olarak tanımlarken, standart makine tarafından okunabilen bir ortam kavramını belirtmez. Bir malzeme taşıyıcı esnek olarak anlaşılır ve sabit sürücüler, üzerinde kayıt bulunan bir bilgisayar ekranı (temel malzeme) (kayıt maddesi). Elektronik belgeleme yardımıyla oluşturulan modern bir belgenin bir özelliği, parçalarından birinin - temel malzeme - durağan (değişmeyen) ve statik (sabit) ve ikinci - kayıt maddesinin - sürekli değişmesi ve dinamik olmasıdır (Şek. 1)

Monitör ekranındaki metin her zaman bir kopyadır, orijinali, bilgisayar kod tablolarından birine (Ansi veya Unicode) göre sayıları şeklinde glif dizileri (bir glif ayrı bir karakterdir) içeren bir dosyadır, bir açıklama kendilerine uygulanan biçimlendirmenin (boyut, yazı tipi, renk vb.) Aynı zamanda, biçimlendirme parametreleri katı olmayabilir ve durumdan duruma değişebilir. de. Daha sonraki işlemleri de elektronik biçimde gerçekleştirilir.

Bir kağıt belge kuruluşa girdiği ve elektronik forma dönüştürüldüğü aşamada uygun bir elektronik etiket ile işaretlenebilir.

2. Evrak için gereklilikler. Kağıt belgelerin yürütülmesi için gereklilikler, standartlar ve birleşik formlar. Kağıt belgeler için, yasal güçlerini sağlama konusundaki hemen hemen tüm sorunlar çözülmüştür, genellikle özel düzenlemelerle sabitlenirler.

Elektronik belgelerin yürütülmesine ilişkin gereksinimler çok daha az ölçüde tanımlanmıştır, bunlar esas olarak yalnızca elektronik dijital imzanın (EDS) kullanımıyla ilgilidir. Aynı zamanda, elektronik belgelerin ayrıntılarının oluşturulması ve tasarımı için gereksinimler, iletişim kanalları aracılığıyla bilgi aktarılırken ve farklı bilgi sistemleri arasında bilgi alışverişi yapılırken (yazılım ve donanım değilse) kağıt belgelerden daha katı olabilir. uyumlu), bilgi aktarımı gerçekleşmeyebilir veya bilgiye insan algısı erişilemez olacaktır. Genellikle böyle bir resmi Şekil 1'deki ekranda gözlemleyebiliriz. 2

Pirinç. 2. Windows penceresi

giden olduğundan emin olmak için kağıt belge onunla eşleşir elektronik orijinal, elektronik noterlerin özel bir hizmeti ortaya çıktı, belgenin altındaki elektronik imzayı kontrol edebilir, yazdırabilir ve kendi imzasıyla tasdik edebilir. Orijinal elektronik bir belge ise, her şey daha karmaşıktır. Bir seçenek olarak, aşağıdaki şema mümkündür: 1) dahili idari işlem kuruluşa, gönderenlerin EDS'sini onaylamaktan sorumlu bir çalışan atanır; 2) bu çalışan, elektronik belgedeki EDS'yi kontrol eder, belgeyi yazdırır ve kendi imzasıyla tasdik eder; 3) çalışanın imzası, o sırada teyittir. EDS kontrolleri elektronik ve kağıt belgelerin aynı olduğu gerçeğinin yanı sıra orijinaldi. Bütün bunlardan kişisel olarak sorumludur. Aynı zamanda, belgeler yalnızca kağıt üzerinde devlet depolaması için kabul edilir.

Belgenin temel farkı yazarlığıdır. Bir belgenin her zaman, belgede kayıtlı bilgilerle hemfikir olduğunu ifade eden bir veya daha fazla yazarı vardır. Basılı formda, yazarların onayı kuruluşların el yazısı imzaları veya mühürleri ile ifade edilir ve elektronik versiyon için bir EDS amaçlanır, sahibinin onayını onaylaması gerekir ve herkesin bu onayı kontrol etmesi mümkün olmalıdır. .

Elektronik imzanın temeli, özel bir kullanıcı sertifikasının oluşturulmasıyla birlikte ortak anahtar kriptografisidir. Kullanıcı verilerini, bir genel anahtarı ve sertifika yetkilisinin açık anahtarı kullanılarak doğrulanabilen sertifikanın elektronik imzasını içerir. Algoritma, yalnızca tüm EDS sisteminin çalışmasının temeli olan gizli bir şifreleme anahtarına ve güvenine sahip bir sertifika yetkilisinin bu imzayı oluşturabileceğini garanti eder.

Sertifikasyon merkezlerine güven, hiyerarşik bir ilkeye dayanır: daha düşük düzeydeki bir sertifika merkezinin sertifikası, daha yüksek düzeydeki bir sertifika merkezinin elektronik imzasıyla onaylanır. CA'nın en üst seviyesi, devletin kontrolü altında olan federaldir. Sertifikalar üzerine kurulu tüm güven sistemi, sözde ortak anahtar altyapısını veya PKI'yi oluşturur. Böyle bir altyapı ile sadece sertifikayı veren sertifika yetkilisinin anahtarının meşruluğunun değil, aynı zamanda tüm üst sertifika yetkililerinin de doğrulanması gerekir.

3. Belge taşıma süresi . Elektronik belgelerin kağıt belgelere göre yadsınamaz avantajları vardır. Kağıt olanlar için, teslimat yöntemine (posta, kurye, kurye servisi vb.) iletişim kanalları (optik fiber) ekli bir dosya ile iletim süresi mesajlarının veya veritabanında çevrimiçi bir metin mesajının okunması, saniye ve dakika olarak ölçülür.

4. Belgelerle referans ve bilgi çalışması. Kağıt belgelerle çalışırken, özellikle bilgi kaydetme, sınıflandırma ve arama sistemi yoksa, bu oldukça zahmetli bir süreçtir.

Elektronik belgeler için bu görev, yalnızca bir belgeyi değil, aynı zamanda belirli bir konuyla ilgili diğerlerini de bulmaya izin veren bağlantıların kullanılması olasılığı ile basitleştirilmiştir. Kurumsal bilgi sistemleri, dağıtılmış erişim şartlarına uygun olarak bilgilerin kullanılmasını mümkün kılar. resmi görevler ve erişim hakları.

Kuruluşların içinde birçok belge işlenir, bu nedenle genellikle orada elektronik işleme sistemleri kullanılır. Sonuç olarak, dahili kurumsal belge yönetiminin genellikle elektronik biçimde gerçekleştirildiği ve "harici" belgelerin kağıda dönüştürüldüğü ortaya çıktı. Ayrıca bir kez başka bir organizasyonda evraklar tekrar sayısallaştırılarak kurumsal sisteme yüklenmektedir. Daha sonraki işlemleri de elektronik biçimde gerçekleştirilir.

Bir kağıt belge kuruluşa girdiği ve elektronik forma dönüştürüldüğü aşamada uygun bir elektronik etiket ile işaretlenebilir. Bu etiketler, bir belgenin yazarlığı, oluşturulma tarihi, kısa özeti veya bir bilgi sistemindeki benzersiz numarası gibi ana niteliklerini kodlayabilir.

5. Bilginin algılanması kolaylığı. Ergonomi açısından en uygun olanı hala kağıt belgelerdir. Sanal bir ortamda, metin fiziksel bir bileşenden yoksundur ve yalnızca ekran parametrelerine bağlıdır. Bu, herhangi bir bozulma oluşturmanıza ve aynı metni görüntülemenize olanak tanır. Farklı yollar- mekanik olarak uzatılabilir, sıkıştırılabilir, hem tam metin blokları hem de tek tek harfler döndürülebilir.

Harflerin boyutunu hem göreceli olarak - ekrandaki görüntü ölçeğini değiştirerek, hem de kesinlikle - doğrusal boyutlarını değiştirerek değiştirebilirsiniz. Harf boyutu gibi metin rengi de modern bilgisayarlardaki değişkenlerden biridir. Kaydileştirilmiş, maddi bileşeninden tamamen kurtulmuş, sadece ekran maddi iken, ekrandaki metin genel kabul gören anlamda maddi bir nesne değildir, tıpkı bir elektron demetinin insan algısı için maddi olmaması gibi. Metin ekranının kalitesi, ekranların yetenekleri ile sınırlıdır. Bu fırsatlar hızla büyüyor ve yakında sıradan ekranlar çözünürlük açısından kağıda teslim olmayacak ve bu nedenle hemen onu aşacak, çünkü İşletim sistemleri görüntülendiğinde belgeleri ölçeklendirmenize izin verir. İçlerindeki metin, programlı olarak bir dizi kontur olarak tanımlanır.

Masaüstü bilgisayarların ortaya çıkışının başlangıcında, bir bilgisayar monitöründe veya basım yazı tiplerinin ekran varyantlarında görüntülenmesi amaçlanan ekran yazı tiplerinin deseni, başlangıçta ekran piksellerinden oluşan bir ızgarayla çakışan bir noktalar mozaiğiydi ve bu nedenle, her boyut için yazı tipi desenini ayarlamak için gereklidir.

Modern yazı tiplerinde, yazı tipi anahatlarının, üzerine bindirildiğinde harflerin bölümlerinin “kaybolmayacağı” veya şekillerinin bozulmadığı şekilde ekran piksellerinin ızgarasına ayarlandığı bir algoritma vardır (bu, özellikle küçük boyutlar için geçerlidir). Böylece, ölçeği her değiştirdiğinizde, harflerin ana hatları, seçilen ölçeğe en iyi uyacak şekilde ekran noktalarıyla doldurulur. İpucu (veya ipucu) adı verilen bu teknoloji, ekrandaki yazı tipinin tanınmasını ve her boyutta üslup özelliklerini korumasını sağlar. Elektronik belgeleri okumak için programdaki metin, her boyutta konturların netliğini korur. Buna karşılık, kağıt üzerindeki metin, optik veya fotoğraf ekipmanı yardımıyla yakınlaştırıldığında, görsel algı kalitesinde önemli ölçüde kaybeder, yani, basılı metinle arka plana karşı, kağıdın dokusu görünmeye başlar, baskı hataları veya yazdırılan raster fark edilir - tüm bunlar daha da fazla metni "içerir".

Pirinç. 3. Metin kısıtlamaları: a) Kitapta, metin sayfa ile sınırlıdır; b) ekran, arkasında herhangi bir boyutta alanın bulunabileceği bir tür penceredir.

Raster görüntü, bir bilgisayar (örneğin bir monitör) aygıtı, kağıt ve diğer görüntüleme aygıtları ve malzemeleri (raster) üzerindeki pikseller veya renkli noktalardan oluşan bir ızgaradır. Bir görüntünün önemli özellikleri şunlardır: piksel sayısı - boyut. Genişlik ve yükseklikteki piksel sayısı ayrı ayrı belirtilebilir (1024x768, 640x480, ...) veya nadiren toplam piksel sayısı (genellikle megapiksel olarak ölçülür); kullanılan renk sayısı veya renk derinliği. Çözünürlük, bir görüntünün önerilen piksel boyutunu belirten bir referans değeridir. Raster grafikler, raster grafik düzenleyiciler kullanılarak düzenlenir. Raster grafikler, kameralar, tarayıcılar tarafından doğrudan bir raster düzenleyicide, ayrıca bir vektör düzenleyiciden dışa aktarılarak veya ekran görüntüsü olarak oluşturulur.

Raster grafikler, örneğin vektör grafiklerinin aksine, karmaşıklıktan bağımsız olarak hemen hemen her çizimi oluşturmanıza (çoğaltmanıza) izin verir, burada dosya boyutunda kayıp olmadan bir renkten diğerine geçişin etkisini doğru bir şekilde aktarmanın imkansız olduğu vektör grafikleri. Raster görüntüler genellikle sıkıştırılmış bir biçimde saklanır.

Sıkıştırma türüne bağlı olarak, görüntüyü tam olarak sıkıştırmadan önceki haline geri yüklemek mümkün olabilir veya olmayabilir (sırasıyla kayıpsız veya kayıplı sıkıştırma). Ayrıca grafik dosyası depolanabilir Ek Bilgiler: dosyanın yazarı, kamera ve ayarları, yazdırırken inç başına nokta sayısı vb. hakkında.

Sınırsız alana ek olarak, sanal ortam, köprüler (kullanıcıyı anında yönlendiren aktif metin parçaları veya grafik öğeleri) aracılığıyla gerçekleştirilen doğrusal olmayan algılama gibi bir avantaj sağlar. belli Yer elektronik belge), açılır pencereler ve bir zincir (klasik kitap formu) değil bir ağaç (herhangi bir sitede olduğu gibi) temelinde bir hiyerarşi oluşturma. Basılı malzemedeki algının “doğrusal olmamasının” en çarpıcı örneği, verilen bir bilginin bir başkasıyla, genellikle dış kaynaklardan bir bağlantısının olduğu bir referans kitabı veya sözlük biçimidir.

Pirinç. 4 Kağıt ve elektronik belge algısının karşılaştırılması:

a) kağıt ortam aynı anda ve bir bütün olarak algılanır;

b) elektronik belge sınırları hakkında bir fikir vermez

Sanal bir ortamda, doğrusal olmama ilkesi özü olarak her yerde kullanılır. Doğrusal olmayan algılama ilkesinin avantajları yadsınamaz, ancak önemli dezavantajları göz ardı edilemez. Özellikle büyük resmi görememek, tüm bölümlerine, en azından kısaca, verilen bilgilerin tamamına bakamama. Bir kağıt belge ile çalışırken, aksine, bu işlem mümkündür. Çünkü aynı anda birkaç belgeyle tutarlı bir şekilde rahatça çalışabilirsiniz. Elektronik bir belgeyle çalışırken, bu olasılık, ekranın boyutu ve açılacak olası simge durumuna küçültülmüş (küçültülmüş) pencere sayısı ile sınırlıdır (Şek. 5.

Pirinç. 5 İki genişletilmiş metin ekranı içeren ekran penceresi

Amerikalı araştırmacılara göre, bir bilgisayar ekranından (monitör) gelen metin, bir kağıt parçasından okumaya göre %25 daha yavaş algılanıyor. Çoğu durumda, elektronik bir belgeyle çalışırken yorgunluk, kağıtla çalışırken olduğundan daha hızlı gelir.

Karşılaştırma için: Bir kitap sayfasını çevirmek için, bir kişinin medyayı doğrudan etkileyen tek bir fiziksel hareket yapması gerekir. Aynı zamanda, kitabın sayfasındaki metin, yansıyan ışık ve insanın görsel algılama mekanizması nedeniyle algılanır. Ekran sayfası kaydırıldığında, kişinin kendisinin eylemlerini ve bir teknik cihaz zincirini içeren tüm sistem etkinleştirilir: bir kişinin eli, bir giriş cihazı (fare, klavye, dokunmatik yüzey, tablet), aşağıdakileri sağlayan bir sürücü programı. cihaz ve sistemin etkileşimi, giriş cihazı komutlarına yanıt veren bir belgeyi elektronik olarak görüntülemek için bir program ve ekranda görüntüyü oluşturmaktan sorumlu bir görüntü sürücüsü. Metnin algılanması, monitörün kendisinin parlaması nedeniyle oluşur. Sadece kitap okuyucularda, kitap okumak için tasarlanmış cihazlarda ekranın kendi parlaklığı yoktur, bu da gözler için daha rahattır ve metni daha doğal algılamanızı sağlar.

6. Belgeleri okurken istenen parçayı vurgulayabilme. Bu fırsat hem kağıt hem de elektronik belge tarafından sağlanır, tek fark, elektronik seçim belgesinde bağlantıların daha sonra silinebilmesidir, ancak kağıtta değil, çünkü. işaretler, mürekkep, stylus vb. kullanılarak belgenin bir parçası haline gelir. malzeme taşıyıcı üzerinde - kağıt. Arşiv belgeleriyle çalışırken, belgenin metinde değişiklik yapma olasılığına karşı tam koruma oluşturulmalıdır. PDF gibi bazı formatların yapmanıza izin verdiği, ancak ne yazık ki teknoloji çağımızda da kusurlu olduğu.

7. Belgelerin kopyalanması. Kağıt belgelerin kopyalarını yaparken, birkaç seçenek mümkündür: 1) belge dijitalleştirilir (taranır) ve orijinalden elektronik bir kopya alınır, 2) fotokopi araçları kullanılır, 3) operasyonel baskı, 4) foto-mikro fotokopi, mikrofilm . Elektronik bir belgeden bir kopya oluştururken, karmaşıklık ve maliyetler önemli ölçüde azalır. Bir dosyanın veya bir metin parçasının kopyası saniyeler sürer.

8. Bilgi güvenliği. Kağıt üzerindeki belgeler, uygun koşullar oluşturulduğunda uzun süre saklanır. Kağıdın eskimesi ve tahribatı kalitesine, metnin kalitesi ise kağıda uygulanma şekline bağlıdır. Çoğu modern kağıt belge, kartuşlardaki mürekkebin kalitesi, bir yazıcıyla yazdırırken püskürtme seviyesinin kaynak tasarrufu nedeniyle genellikle yüksek olmaması nedeniyle metin solmasından (mürekkep solması) muzdariptir. Her durumda, oldukça uzun bir süre için, metin tanıma için ek cihazlar gerekli değildir, belgenin yazıldığı dili bilmek yeterlidir.

Aynı zamanda, belgelerin bu özelliklerinin tüm bileşenlerinin birliği vurgulanmalıdır: bilgi (içerik), taşıyıcı, belge detayları ve meta veriler. Bir bilgi taşıyıcısı olmadan, elektronik bir belge de dahil olmak üzere hiçbir belge olamaz. Bir elektronik belgenin tanımlanması ve en önemlisi kimlik doğrulaması için ayrıntıların rolü fazla tahmin edilemez. Elektronik ortamda belgelerin doğru tanımlanması ve doğrulanması, uzun vadede orijinalliklerinin garantisidir.

Ancak, yeterli teknolojilerin (yani meta verilerin gerektirdiği teknolojiler) kullanılmadan elektronik bir belgenin taşıyıcıda bir dosya olarak kalacağı dikkate alınmalıdır. Benzetme yoluyla, böyle bir elektronik belge, soluk metinli bir kağıt belgeyle karşılaştırılabilir: belge var gibi görünüyor, ancak aynı zamanda, özünde yok. Yani, elektronik bir belge ancak dosyayı yeniden oluşturabildiğimiz ve monitör ekranından bilgi algılayabildiğimiz zaman bir "belge" olarak kabul edilebilir.

Elektronik belgelerin belirtilen özellikleri (bileşenlerinin birbirine bağlanması ve bunların çoğaltılması ve okunması için yeterli bilgi teknolojilerinin kullanılması), değer, muhasebe, açıklama veya inceleme olsun, arşiv depolamalarını düzenlerken her zaman dikkate alınmalıdır. koruma.

Bir yazılım ve donanım ürünü olan elektronik bir belge, uygunluklarına bağlıdır ve genellikle ahlaki ve fiziksel yaşlanma olarak adlandırılan taşıyıcı ve bilgi kaydının kararsızlığından muzdariptir. Elektronik belge, ancak zaman ve mekanda sabitliğini sağlayan ve bir kişinin belgeyle çalışma olanağı yaratan bir sistemin bileşeni olması durumunda belgedir.

Arşivlerdeki kağıt belgelerle çalışırken, kullanım fonları ve sigorta kopyaları için fonlar oluşturulur. Benzer şekilde, veri tabanının güvenliğini sağlamak ve elektronik belgenin kararlılığını artırmak için yedekleme yapılır, ancak belgenin bir ortamdan diğerine taşınması sırasında bilgilerin kaybolmayacağının garantisi yoktur. İkinci önemli soru, bir elektronik arşiv belgesinin orijinali, ilk dosya versiyonu, taşıma işlemi sırasında bir ortamdan bir dosyanın üzerine yazılması olarak kabul edilen nedir? Ayrıca elektronik belgelerin kopyalarının yapıldığı dosyalarla ne yapmalı?

Arşivciler, şimdiye kadar, günümüzde ebedi ve uzun süreli depolama belgelerinin yalnızca kağıt üzerinde saklanması gerektiği kavramından yola çıkıyorlar. Bunun nedeni, elektronik ortamdan farklı olarak kağıdın gerçekten uzun süre saklanabilmesidir. Buna ek olarak, bir kişi uzun bir süre sonra bile bilgileri basılı biçimde görebilecek, makine tarafından okunabilen teknolojilerle yapmak imkansız - sadece teknolojiler değil, aynı zamanda yazılımın kendisi de düzenli olarak değişiyor.

Bu pozisyon doğrudur, ancak daha küresel bakarsanız, o zaman bir kağıt belge de sonsuz değildir - mikrofilm üzerinde sigorta kopyaları yapılmıştır (ve bazı yerlerde yapılmaya devam edilmektedir). Öte yandan, dünyanın birçok ülkesi elektronik belgelerin kalıcı olarak saklanmasına odaklanan arşivleri faaliyete geçiriyor.

Arşivler bu konuda sadece kendilerine saklanmak üzere aktarılanların güvenliğine değil, aynı zamanda bu bilgilerin gelecek nesillere açık olmasına da özen göstermelidir. Medya saklama süresinin dolması durumunda, bilgilerin zamanında başka bir ortama aktarılması veya yeni yazılımlara taşınması gerekir. Evet, elbette, arşivin görevleri daha karmaşık hale geliyor, ancak kısa ömürlü kağıt yerine gerçekten sonsuz bir bilgi taşıyıcının icat edileceğine inanmak yanlış. En azından programlar kesinlikle değişecek ve fiziksel medya yok edilecek. Bu nedenle, güvenliğini sağlamak için dijital bir imza da dahil olmak üzere veri göçü için de arşivlere sorumluluk yükleme yolunu seçen ülkeler, belgelerin sonsuz saklanması sorununu çözebilir.

Bugün, kalıcı bir saklama süresinin belgelerini kağıt üzerinde saklama ihtiyacının birkaç nedeni vardır: ilki, elektronik belgelerin gerçekliğini yalnızca bir bilgi sisteminden diğerine aktarırken değil, aynı zamanda ne zaman olduğunu doğrulama sorunuyla da ilgilidir. elektronik belgelerin uzun süreli depolanmasını organize etmek (bir elektronik sertifikanın geçerlilik süresini aşan bir süre için). imzalar). İkincisi, şu ana kadar standart bir elektronik belge modelinin olmamasıyla ilgilidir.