Çalışanlarıyla ilgili gizli bilgilerin sistemli bir şekilde tutulması her işveren için önemlidir ve bunun birkaç iyi nedeni vardır. Bir numaralı neden, gerekirse çalışan hakkında bilgi bulmanın daha kolay olmasıdır. İkinci neden, bilgilerin ifşa edilmekten güvenilir bir şekilde korunmasıdır. Ve son olarak, üçüncü neden, hızlı bir şekilde değişiklik ve eklemeler yapabilme yeteneğidir. Bu görevlerin her biri, bir çalışanın kişisel dosyası gibi bir "buluş" tarafından mükemmel bir şekilde gerçekleştirilir.

devlet yapıları

Kanuna göre, işverenin her bir çalışanı hakkında dosya açma zorunluluğu yoktur. İstisna, devlet ve belediye çalışanlarıdır.

Bu yasa, çalışanın kişisel dosyasında hangi belgelerin bulunması gerektiğini belirler. Bu bilgiler, hassas verilerinizdeki değişiklikleri takip etmenize yardımcı olur. Bütün bunlar, devlet çalışanlarının gelirleri ve mülkleri hakkındaki bilgileri izlemek için gereklidir.

Daha detaylar kişisel işlerin yürütülmesi hakkında Cumhurbaşkanının ilgili Kararnamesi yer almaktadır. Kararnamede onaylanan hükümler, bir memurun özlük dosyasının ne, nasıl ve ne zaman yapılması gerektiğini açıkça düzenlemekte ve ayrıca dosyalara erişmesine izin verilen kişiler çemberini de özetlemektedir.

özel teşebbüsler

Ticari ve özel kuruluşlar, çalışanlarının kişisel dosyalarını dosyalamak zorunda değildir, kanun onları buna mecbur etmemektedir. Ama bu yapamayacakları anlamına gelmez.

Şirket yönetimi, çalışanlarının her biri için kişisel dosyalar oluşturmaya karar verdiyse, kişisel dosyada yer alacak verilerin güvenliğine dikkat etmeniz gerekir.

Bunu yapmak için, bu tür belgelerin saklanması için iç kurallar hazırlanır, kayıtların yapılmasından ve çalışanların dosyalarının korunmasından sorumlu bir kişi atanır. Genellikle, yaparken iç kurallar, kuruluşlar, çalışanın devlet memurları için kişisel dosyasında ne olması gerektiğini belirleyen yasa ve kararnamelerle kesin olarak yönlendirilir.

dava açmak

Baş sayfa

Kişisel dosya sadece bir klasör değil, belirli bir kişi hakkında bilgi içeren bir klasör olduğundan, belgenin ilk sayfası buna göre düzenlenmelidir. Kapak, arama sırasında çalışanı ve dava daha sonra arşivlenirse organizasyonu tanımlamanıza izin veren bilgileri içermelidir.

Bunu yapmak için, kapağın üst kısmında özel bir damga ile uygulanan arşiv işaretleri için boşluk bırakmanız gerekir. Daha sonra aşağıda işletmenin adını tam ve kısaltılmış biçimde belirtiniz. Ardından, çalışanın çalıştığı departmanı gösteren bir satır gelir. Ardından, çalışanın transfer edilmesi durumunda birkaç boş satır kalır. Bunu dava numarası ve unvanı takip eder - bizim durumumuzda bu, çalışanın tam adıdır.

Merhaba! Bu yazıda bir çalışanın kişisel dosyası gibi bir kavramdan bahsedeceğiz.

Bugün öğreneceksiniz:

1. Kişisel mesele denilen ve hangi durumlarda yapılması gerektiği;
2. İçinde hangi belgeler bulunmalıdır;
3. Vakaların ne kadar ve nasıl saklanacağı.

Tüm işveren kategorileri, çalışanlarının kişisel dosyalarını tutmak zorunda değildir. Ancak ekip yönetiminin etkinliği için onları oluşturmanız önerilir. Nasıl doğru yapılır, bugün tartışacağız.

Kişisel iş: nedir ve neden yapılır

Her şeyden önce, bir çalışanın belirli bir işyerindeki faaliyetlerini karakterize eden bir dizi belgedir. Dava, ilk belgenin göründüğü andan itibaren başlatılmış kabul edilir. Yönetim genellikle personel departmanı tarafından, daha az sıklıkla muhasebe departmanı tarafından gerçekleştirilir.

Bu hatalı olmasına rağmen, genellikle kişisel bir dosya bir çalışma kitabı ile aynı seviyeye konur. Çalışma kitabı, dosyanın aksine, geçmiş ve şimdiki çalışma yeri dışında herhangi bir bilgi içermemektedir.

Kişisel dosyanın bileşimi değişir ve bir kişi emek faaliyetini yürütürken tamamlanır.

Kimin için yayınlanır

AT hatasız Devlette istihdam edilenlerin kişisel dosyaları tutulur sivil hizmet. Bu, Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından zorunludur. Girişimciler bu konuyu yerel yönetmeliklerle düzenleyebilir. Bu da personel departmanı çalışanlarının yalnızca kilit çalışanlar üzerinde kişisel dosyalar başlatabileceği anlamına gelir.

Bu grup şunları içerir:

• Yönetim kadrosu ve bunların yerine geçen kişiler;
• Baş uzmanlar;
• Mülk ve değerli eşyalardan sorumlu kişiler;
• Kariyer gelişimi beklentisi olan çalışanlar.

Ancak yine de bu tür dosyaların çalışanlar hakkında her an ihtiyaç duyulabilecek bilgileri içerdiği için tüm çalışanlar için başlatılması faydalı olacaktır.

Kimler iş yapmaya yetkilidir

Bilgileri girer ve dosyaları yalnızca şefin emriyle atanan bir personel memuru veya muhasebeci tarafından arşive sunar. Bir sızıntı meydana gelirse kesin bilgi durumda, bunun tüm sorumluluğu bu kişiye düşecektir.

Bu tür tatsız durumlarla karşılaşmamak için kişisel dosyaların özel olarak belirlenmiş bir odada veya üçüncü kişilerin erişemeyeceği kasa ve metal dolaplarda saklanması daha iyidir.

Ayrıca, sorumluluk sahibi kişi en az 12 ayda bir, her çalışanı kişisel dosyasına alıştırmakla yükümlüdür.

Davaların kolluk kuvvetlerine sunulması

Gerekirse ve ilgili bir talep varsa, çalışanların özlük dosyalarından belgeler çalışanlara verilebilir. kanun yaptırımı.

Kişisel dosya yapma

Bir çalışanın kişisel dosyasının nasıl oluşturulacağına dair kısa bir video izleyin ve her şey netleşecektir:

Kişisel dosyaların işleyişinden bahsetmeden önce, onları nasıl düzgün bir şekilde düzenleyeceğimize daha yakından bakalım. Bir davanın oluşumu, bir kişinin işe alındığı tarihten itibaren başlar ve anına kadar devam eder. Her durum için ayrı bir klasör veya en azından bir dosya almak daha iyidir.

Personel departmanının bir çalışanı kişisel bir dosya oluşturduğunda şunu hatırlamalıdır:

• Önemli bir belgenin aslının kaybolduğu bir durumdan kaçınmak için orijinal belgeleri fotokopilerle değiştirmek daha iyidir (orijinal diplomaların kaybolması nadir değildir ve onları geri yüklemek kolay değildir);
• Her belgenin bir kopyası dosyaya dahil edilmiştir;
• Geçici depolama ve kalıcı belgeler - birlikte saklamayın;
• Bir kasanın kalınlığının 4 cm'yi geçmemesi daha iyidir;
• Başvurular en iyi şekilde belgelerle aynı yerde tutulur.

Önemli belgelerin kaybolmaması için tüm kişisel dosyalar aynı şekilde işlenmeli ve bir kişisel kayıt defteri tutulmalıdır.

İşte örnek bir kişisel dosya:

• Kişisel dosyanın kapağında çalışanın soyadı ve adının baş harfleri, davanın açıldığı tarih;
• Vakaları saklamak için ayrı klasörler yoksa, bunları alfabetik sırayla tek bir klasörde düzenlemek daha iyidir;
• Sayfa sayısı 250'yi geçmemeli;
• Her klasör bir vaka numarası ile işaretlenmiştir.

Bir çalışanın kişisel dosyasında neler olmalıdır?

Kişisel dosyanın yapısı yönetmelik düzeyinde düzenlenmemiştir. Sadece devlet için kesinlikle onaylanmıştır. çalışanlar. Herhangi bir kuruluş onaylanmış listeyi kullanabilir ve çalışanlarının dosyalarına hangi belgelerin dahil edilip edilmeyeceğine karar verebilir.

Liste:

• Pasaportun fotokopisi (çoğunlukla ilk sayfa, medeni durum ve kayıt yeri);
• Diploma fotokopisi, ileri eğitim belgesi vb.
• SNILS'nin fotokopisi;
• Çalışan askerlik hizmetinden sorumluysa - bunu onaylayan belgenin bir kopyası;
• Fotokopi;
• Profesyonel muayene ve tıbbi muayeneden geçme belgeleri (şirketin faaliyetleri tarafından sağlanıyorsa);
• Vatandaşın sabıka kaydı olup olmadığına veya bulunmadığına dair belge (kanun tarafından sağlanmışsa);
• Çalışan tarafından şahsen yazılan istihdam başvurusu;
• otobiyografi;
• Misal ;
• Çalışma kitabının bir fotokopisi;
• Tasdikle ilgili materyaller (eğer gerçekleştiriliyorsa);
• Periyodik olarak güncellenen çalışanın fotoğrafları;
• Kişisel bir konunun açıklaması.

Bu liste, şirketin ne tür faaliyetler yürüttüğüne ve ne tür faaliyetlerde bulunduğuna bağlı olarak değiştirilebilir, ilave edilebilir. personel politikası uygular.

Ek olarak, tüm belgeler davaya kronolojik sıraya göre yerleştirilmelidir: ilk olarak bir kişinin işe alındığı sırada yatırılanlar, daha sonra faaliyetleri sırasında ortaya çıkanlar.

Bir çalışanın kişisel hayatı, siyaset ve din hakkındaki görüşleri hakkında bilgi vermemişse dosyaya dahil edilmesi kanunen yasaktır. yazılı antlaşma.

Kişisel bir dosya için belge örnekleri ve formları

• Kişisel bir dosya için anket
• Kişisel bir dosyanın dahili envanteri
• Başlık sayfası / kişisel dosya kapağı

Örnek Doldurma dahili envanter kişisel bir dosya ve zeveritel yaprağı için.

iş yapma

Bu süreç şunları içerir:

• İlgili bölümlerde girişlerin yapılması;
• Alakasız hale gelen veya artık gerekmeyen belgelerin geri çekilmesi prosedürü;
• Belgelerin güvenliği için kişisel dosyaların kontrol edilmesi;
• kişisel bir meselenin parçası olarak.

Bir çalışanın kişisel verileri değişirse, genellikle bunu personel departmanına bildirir. Bunu yazılı olarak yapmak en iyisidir. Personel departmanı çalışanı, davaya uygun bir giriş yaptıktan sonra, orijinal belge çalışana iade edilir. Gerekirse, belgenin bir kopyasını almanız ve davaya eklemeniz gerekir.

Tüm girişler, yalnızca orijinal belgelere veya noter tarafından onaylanmış kopyalara dayalı olarak yapılır. Girişler, siyah, mavi veya mor mürekkeple, leke ve düzeltmelerden kaçınarak düzgün bir şekilde elle yapılır. Gerekirse, kayıtlar kuruluşun mührü ve personel departmanı çalışanının imzası kullanılarak onaylanır.

Davada dosyalanan tüm sayfalar numaralandırılmıştır. Ve numaralandırma dahili envantere yansıtılır. Böyle bir envanter, 10 yıldan fazla saklanan belgeleri dikkate alacak şekilde derlenir.

Vaka arşive gönderilmek üzere hazırlanıyorsa, dahili envanterin tüm sayfaları da davanın sayfalarından ayrı olarak numaralandırılır.

Kayıt defteri: nasıl tutulur

Çalışanların özlük dosyalarının dikkate alınması gerekmektedir. Onun standart biçim onaylanmamıştır, yani internetten bir örnek alabilir veya bir mağazadan satın alabilirsiniz. Her sütunun içeriği kuruluşa bağlı olarak değiştirilebilir.

Dergiye şunlar girilir: vaka numaraları, işe başlama tarihleri, çalışanların soyadı ve adının baş harfleri ve diğer bilgiler. Kişisel bir dosya kapatıldığında, dergiye bununla ilgili bir not düşer: tarihi koyarlar ve davanın neden kapatıldığını yazarlar.

Ek bilgiler genellikle "Diğer" veya "Notlar" sütununa girilir.

Elektronik kişisel dosya

Şimdi çok Rus şirketleri otomasyonu hayata geçirdi veya uygulamaya başladı. Modayı takip etmek pek mümkün değil, bir zorunluluk. Çalışanların kişisel dosyaları giderek daha fazla bilgisayar veri tabanlarında tutulmakta ve saklanmaktadır. Belgeler kağıt formu kullanılır, ancak çoğunlukla reasürans olarak.

Kişisel kayıtları tutmak ve muhafaza etmek elektronik formatta Her şeyden önce, uygun. Bir İK çalışanının doğru olanı bulmak için tozu yutmasına ve işleri değiştirmesine gerek yoktur. Bu nedenle, elektronik kasaların mutlak avantajlarından biri, zaman ve çaba harcamadan her şeyi hızlı bir şekilde bulabilme yeteneğidir.

Unutulmamalıdır ki, tüm belgelerin muhafaza edilmesi mümkün değildir. elektronik form, çalışma kitapları, örneğin, imkansızdır.

Belgenin içermesi gerekiyorsa kişisel imzaçalışan, ayrıca kağıt biçiminde olmalıdır.

İşten çıkarılan çalışanlarla nasıl başa çıkılır

Bir kişi istifa ettiğinde davası kapatılır, dosyadan çıkarılır ve yanıp söner. Bu durumda, bir doğrulama sayfası hazırlanmalıdır. Kaç sayfanın dikildiği ve numaralandırıldığına ilişkin verileri içerir. Ayrıca, bu sayfa, davada hasarlı belgeler olup olmadığını, yenilerinin eklenip eklenmediğini gösterir.

Sertifikasyon sayfası, kasanın kapağına içeriden yapıştırılmıştır. Personel servisi çalışanı bu kağıda imzasını atıyor.

Bir çalışanın kişisel dosyası arşivde 75 yıl saklanır, yöneticiler için bu süre genellikle artar. Ancak aynı zamanda, son iş gününde bir çalışanın kopyalarını isterse gerekli belgeler, bunu yapabilirsiniz, bu durumda davayı saklamanız gerekmeyecek ve arşiv kaldırılacaktır.

Çözüm

Eğer öyleyseniz, çalışanlarınızın kişisel dosyalarını yönetemezsiniz. Bunu yapmak daha iyi olsa da, pratik deneyime dayanarak, kişisel bir dosya sayesinde bir çalışan hakkında gerekli bilgileri anında alabileceğiniz ortaya çıkıyor.

Çalışanlar hakkında kişisel dosyalar yapılıp yapılmayacağına girişimci kendisi karar verir, ancak şüphesiz onların varlığı herhangi bir şirket için önemli bir artıdır.

Her şirket, faaliyetlerinin özelliklerini dikkate alarak, çalışanların kişisel dosyalarının işlenmesi ve muhafaza edilmesi için kurallar geliştirme hakkına sahiptir. Ama dikkate alınmalı Genel İlkelerçalışanların kişisel dosyalarının yürütülmesine uygun olarak.

Makaleden öğreneceksiniz:

Çalışanların kişisel dosyalarını oluşturmak ve sürdürmek neden gereklidir?

Kişisel bir dosya doldururken işverenin sorumluluğundadır.

Kanuna göre, çalışanların özlük dosyalarının işlenmesi tüm işverenler için bir zorunluluk değildir. Bu gibi durumlarda, devlet ve belediye bağlılığı kuruluşlarının personel hizmetlerini oluşturması gerekir. Herhangi bir ana kuruluş, alt kuruluşları ile ilgili olarak da böyle bir görev kurabilir. Özel ticari işletmeler kişisel dosyaların korunması ve saklanması ihtiyacını bağımsız olarak belirleme hakkına sahiptir.

basitleştirmek için personel belge akışı, birçok şirket kişisel işleri yürütmeyi reddediyor, ancak bu her zaman kendini haklı çıkarmaz. Çalışanın iş faaliyetini, niteliklerini, mesleki ve kişisel yeterliliklerini doğrulayan, tek bir yerde toplanan ve formda düzenlenen belgeler kişisel dosya, personel ile çalışma konusunda önemli bir yardımcıdır. Bu gibi durumlar, her bir çalışanın yeteneklerini dikkate alarak bireysel bir yaklaşım yürütmemize ve personelle çalışmayı planlamamıza izin verir.

Bir çalışanın kişisel dosyasını kaydederken hangi belgeler dosyalanır?

İşveren, herhangi bir yerel kurum tarafından çalışanların kişisel dosyalarının muhafaza edilmesi için prosedür oluşturabilir. iç hareket. Kişisel dosyaların muhafazası için gereksinimler şurada açıklanabilir: ayrı bölümşirketin ofis işinin tüm prosedürlerini düzenleyen bir belge veya Özel hüküm kişisel işlerde. Böyle bir dava imzalanır imzalanmaz açılabilir. iş sözleşmesi ve bir iş emri. Bunlara ek olarak belgeler, ilk olarak, eğitim ve çalışanın nitelikleri ile ilgili belgelerin kopyaları ile TIN ve SNILS sertifikalarının kopyaları klasöre dosyalanır.

Daha sonra, sırasında emek faaliyetiüzerinde bu işletme, sertifikaların kopyaları ve değişikliği onaylayan diğer belgeler kişisel dosyada dosyalanır:

çalışanın medeni durumu;

pasaport verileri, örneğin soyadı değişikliği;

eğitim düzeyi, ek mesleki Eğitim veya uzmanlık, yeni bir kategori veya yeterlilik ataması.

Not! Çalışanın kişisel dosyasının oluşturulması ve bakımı sırasında dosyalanan tüm belgelerin kopyaları, sorumlu olarak görevlendirilen kişinin imzasıyla onaylanmalıdır. Sertifika yazısı GOST R 6.30-2003'e göre hazırlanmıştır.

Ayrıca, çalışanların kişisel dosyalarını kaydederken, şunlara dosyalanırlar:

ek anlaşmalarçalışanla sonuçlandı;

transfer veya pozisyon değişikliği emirleri, resmi maaş, staj vb.;

çalışan tarafından imzalanan iş tanımları;

sertifika sonuçlarını onaylayan belgeler, bir işe başvururken yapılan test testleri;

çalışan özellikleri;

ödüller, cezalar veya teşviklerle ilgili belgelerin kopyaları.

Kişisel dosya içeren bir klasörde dosyalanan son belge, bir çalışanı işten çıkarma emridir.

Not! 1 Temmuz 2017'den bu yana kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili gereksinimler sıkılaştırıldı. Bu nedenle, kişisel dosyasında kişiselleştirilmiş bilgilerinin toplanması, saklanması ve işlenmesi için çalışanın yazılı rızasının sunulması tavsiye edilir.

Bir çalışanın kişisel dosyasını kaydederken hangi belgeler dosyalanmaz?

Çalışanların özlük dosyaları oluşturulduklarında uzun süreli saklama belgeleri olarak sınıflandırıldığından, saklama süresi beş yılı geçmeyen belgeler kompozisyonuna dahil edilmez. Bu örneğin:

1. sağlamak için siparişler yıllık izin ve mola;
2. tatil veya izin başvuruları;
3. tıbbi sertifikalar sağlık durumu hakkında;
4. ikamet yerinden sertifikalar;
5. malzemeler dava, işveren tarafından medya editörlerinden alınan materyallerin yanı sıra.

2018'de kişisel bir dosya yürütme prosedürü

Kişisel dosyaların yürütülmesine ilişkin yönetmelikle işletmede oluşturulan kişisel dosyaların yürütülmesi prosedürü, bir iş sözleşmesi imzalanan her çalışan için veya yalnızca belirli çalışan kategorileri için bu tür davaların oluşturulmasını sağlayabilir. Pratik değerlendirmelerine dayanarak, kişisel dosyaların oluşumunu ve bakımını üç kategoriyle sınırlandırmak uygun görünmektedir:

Yönetim ekibi;

uzmanlar;

sözleşme imzalanan kişiler yükümlülük.

Kişisel dosyaları işleme prosedürünün yalnızca belirli çalışan kategorileri için geçerli olması durumunda, klasörde çalışanın bu kategoriye ait olduğunu doğrulayan bir belge sunulmalıdır. Örneğin bir işletmenin başkanı söz konusu olduğunda bu, protokolden bir alıntı olabilir. Genel toplantı veya yönetim kurulu kararları. Böyle bir belge aynı zamanda bir atama emri veya sorumluluk sözleşmesi olabilir.

Not!Çalışanın özlük dosyasındaki belgelerde herhangi bir değişiklik, çalışanın sözleriyle değil, yalnızca destekleyici belgeler temelinde yapılır.

Çalışanların kişisel dosyalarını saklama kuralları, bir çalışanın içeriğine aşina olması için kişisel dosyasına erişmesini sağlar. Bir çalışan bunu ancak bir başvuru yazdıktan ve şirket başkanından izin aldıktan sonra yapabilir. Çalışan, kişisel dosyasını yalnızca bakımından sorumlu kişinin huzurunda tanıma hakkına sahiptir.

Not! Her yıl, işletme, bir kanunun düzenlendiği sonuçlara dayanarak, çalışanların kişisel dosyalarının bir envanterini çıkarmalıdır.

Kişisel dosya başlığı bu durum- bu, aday davada belirtilmesi gereken çalışanın adı, soyadı ve soyadıdır. Davanın belgeleri ortaya çıkarsa ekstra seçenekler soyadının veya adının yazılışı ve soyadı, ayrıca başlıkta parantez içinde belirtilmeleri gerekir, örneğin: Ivanova (Petrova) Irina Nikolaevna.

Olarak aşırı tarihler Kişisel dosyanın başlık sayfasının örnek tasarımında belirtilen, istihdam emrinin tarihini ve çalışanın işten çıkarılma sırasını belirtmelisiniz.

Not! Klasöre yapılan tüm girişler mavi veya siyah mürekkeple, yanlış bilgilerin üzeri düz bir çizgi ile çizilerek ve üstüne yeni bilgiler girilerek yapılır.

Kişisel bir dosya ile bir klasörde dosyalanan birçok belge özel bir önem taşıdığından, iç envanterlerinin çıkarılması gerekir. Böyle bir envanter, yalnızca klasörde belirli bir belgenin varlığının teyidi olarak hizmet etmekle kalmaz, aynı zamanda aramalarını da büyük ölçüde kolaylaştırır. İç tasarım envanter Aşağıda bir çalışanın özlük dosyası örneği sunulmuştur.

Davada sunulan tüm belge sayfalarının numaralandırılması gerektiği unutulmamalıdır. Aynı zamanda, iç envanter kendi numaralandırması vardır, kılıflı bir klasörü aktarırken sayfalarının sayısı arşiv depolama sertifika sayfasında belirtilmiştir.

Kişisel dosyaların saklanması

Genellikle kişisel meseleler mevcut çalışanlar işletmeler geçerli depolama içinde personel servisi ve çalışan ayrıldıktan sonra tamamlanmış ofis işi statüsünü alırlar - bu durumda, en geç üç yıl sonra depolanmak üzere kuruluşun arşivine aktarılmalıdır. Ama gelince kamu hizmeti, kişisel bir dosyanın arşive kaydedilmesine ancak 10 yıl sonra standartlara uygun olarak izin verilir. Bunun nedeni, bir memur başka bir departmana transfer edildiğinde, kişisel dosyasının yeni bir iş yerine devredilmesi gerektiğidir.

Tablo, Madde 22.1 uyarınca oluşturulan kişisel dosyaların saklanması için gereklilikleri göstermektedir. Federal yasa 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı ve devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve Rusya Kültür Bakanlığı'nın Ağustos tarihli Emri tarafından onaylanan saklama sürelerini gösteren tipik yönetim arşiv belgelerinin listesi 25, 2010 Sayı 558.

personel belgeleri	2003'ten önce oluşturuldu	2003'ten sonra oluşturuldu
Devlette oluşan, Belediye yetkilileri ve kuruluşlar-devlet arşivlerini edinme kaynakları	yaratılış tarihinden itibaren 75 yıl	Yaratılış tarihinden itibaren 50 yıl
Devlette oluşan ve belediye arşivleri her türlü mülkiyete sahip tasfiye edilmiş kuruluşlardan alınan	alındığı tarihten itibaren 75 yıl	kabul tarihinden itibaren 50 yıl
Diğer kuruluşlarda oluşturulan	yaratılış tarihinden itibaren 75 yıl	Yaratılış tarihinden itibaren 50 yıl
Liderlerin kişisel dosyaları	sürekli	sürekli

Her çalışan için, işe giriş tarihinden itibaren yedi gün içinde (yani, istihdam emrinin verilmesinden sonra) bir kişisel dosya düzenlenir ve bu işyerinde tüm çalışma hayatı boyunca tutulur. Tüm belgeler bir klasörde dosyalanır. Çalışanın soyadını, adını, soyadını (kesinlikle klasörün ön kapağının ortasında), çalışma tarihini (kişisel dosyanın açıldığı tarih), kişisel dosyanın numarasını gösterir. Kişisel dosyalara girişler bir kalem veya el ile yapılır. tükenmez kalem siyah, mavi veya mor, düzeltilmemiş ve okunaklı. Düzeltmeler gerekiyorsa personel yetkilisi bunları kendi imzası ve şirket mührü ile tasdik etmek zorundadır.

Kişisel dosyanın her bölümü için dahili bir envanter derlenir. Dosyalanan tüm belgelerin isimlerini, belgenin özlük dosyasına eklendiği tarihi, yaprak sayısını, belgenin geri alındığı tarihi, kim tarafından ve hangi nedenle geri çekildiğini kaydeder. personel işçisi, hangisi envanter, imzalamalı ve derleme tarihini koymalıdır. . Kişisel bir dosyadan herhangi bir belgeyi yalnızca baş izniyle çıkarmak mümkündür. Personel Departmanı veya şirket başkanı. Aynı zamanda iç envanterin “Not” sütununa bununla ilgili bir giriş yapılmalıdır. Geçici olarak geri alınan belgenin yerine, çekilme tarihini, nedenini, belgeyi veren çalışanın imzasını ve geçici kullanım için alan kişinin imzasını belirtmesi gereken bir yedek sertifika eklenir.

Her durumda çalışanın bir fotoğrafı bulunur; bunun arkasında soyadı, adı, soyadı, personel departmanı başkanının imzası ve şirketin mührü belirtilmelidir. Fotoğraf çekme tarihini de belirtmeniz önerilir.

Kadroların her şeye karar verdiğini herkes bilir. İnsan kaynağı, herhangi bir organizasyonun en önemli parçasıdır, bu nedenle bu büyük önem erişilebilirlik ve eksiksizliğe sahiptir bilgi tabanı her çalışan hakkında. Personel servisi bu bilgiyi özel bir belge koleksiyonu - kişisel bir dosya şeklinde oluşturur.

Kişisel dosyaların oluşturulma ve saklanma usulünü belirleyen özel bir mevzuat düzenlemesi bulunmadığından, bu konuda karışıklık ve çelişkiler yaşanması olasıdır. Bu referans alanına netlik getirmeye çalışacağız personel belgeleri.

özel mesele nedir

Büro çalışmalarında "kişisel dosya" terimine genellikle tek bir örtü altında toplanan, bir kişiye çalışmalarında ve/veya eğitim faaliyetlerinde eşlik eden ve onu en eksiksiz şekilde yansıtan belgeler denir. Bu belgeler, bir çalışanın tüm istihdam (veya eğitim) süresi boyunca toplanır.

Kişisel dosya, bir kuruluşun personeline ilişkin belgelerin bir parçasıdır.

Kişisel dosyaların saklanması gerekli midir?

Çoğu girişimci, kişisel dosyaların personel belgelerinin zorunlu bir bileşeni olduğunu düşünür. Ancak yasa, bunun sadece memurlar için geçerli olduğunu söylüyor.

Devlet kuruluşlarının çalışanları için kişisel dosyalar

Devlet ve belediye çalışanları ile ilgili bilgiler hatasız sistematize edilmelidir. öngörülen form(30 Mayıs 2005 tarih ve 609 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı). Bu tür çalışanların özlük dosyaları, kişisel verilerinin nasıl değiştiğini net bir şekilde görebilmeleri için tüm geçmişlerini yansıtacak şekilde tasarlanmaktadır.

Bir çalışan bir yapıdan diğerine geçerse, kişisel dosyasının onu takip etmesi gerekir.

Yeni bir iş yerinde, yeni bir insan hakkında bir izlenim oluşturmak ve aynı zamanda daha kolay olacaktır. Ek Bilgiler gelir kaynakları, bağlantılar, profesyonel bağlantı çevresi ve kontrolü kolaylaştıran diğer bilgiler hakkında.

Federal Yasa N 79-FZ "Devlet Kamu Hizmeti Üzerine Rusya Federasyonu» 27 Temmuz 2004 tarihli, 42. maddenin 3. bölümünde, bu çalışan kategorisinin kişisel dosyaları ile tüm eylemlerin prosedürünü açıklamaktadır.

Girişimcilerin kişisel işleri

ne de İş Kanunu, ne de Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici eylemlerinde içermez zorunlu ihtiyaç personel belgelerini münhasıran her çalışan için başlatılan kişisel dosyaların yardımıyla tutmak. Bu nedenle, personel verilerinin bu şekilde kaydedilmesi kesinlikle zorunlu değildir ve hatta tavsiye edilmez.

ÖNEMLİ! için RF yasaları tüzel kişiler veya bireysel girişimcilerçalışanlarının kişisel dosyalarının tutulması yasaktır.

Kuruluşun veya bireysel girişimcinin yönetimi, kişisel dosyaları doldurma zorunluluğu getirmeye karar verdiyse, bu, Muhasebe politikası prosedürü iç yönetmeliklerde belirleyerek. Kural olarak, memurlar “tekerleği yeniden icat etmezler”, ancak memurlar için geliştirilmiş yönetmelikleri kullanırlar.

Bir girişimci için kişisel dosya sisteminin avantajları

Hiçbir gerekliliğin bir kişisel dosyanın bileşimini ve bakım prosedürünü tanımlamamasına veya sınırlamamasına rağmen, bu ofis işinin uygulanması, bu kişisel bilgi depolama biçiminin başkanı için şüphesiz kolaylık göstermektedir. Bu nedenle, personel departmanındaki kişisel dosyaların her yerde bulunması, yükümlülükleri hakkında bir efsane oluşturmuştur.

Personelin kişisel muhasebesinin getirilmesinin olumlu etkisi açıktır:

• çalışanla ilgili tüm belgelerin zamanında muhasebeleştirilmesi;
• kariyer dinamiklerini takip etmek;
• olası hak kazanımlarına ilişkin verilerin muhasebeleştirilmesi;
• profesyonel büyüme beklentilerinin değerlendirilmesi;
• kişisel belgelerin güvenliği ve düzeni;
• tüm personel bilgilerine hızlı erişim.

Kişisel dosyaları kim alır?

Bu soru, yalnızca memurlarla ilgili olarak açık bir şekilde yanıtlanabilir: yasaların gerektirdiği şekilde herkese.

Özel girişimcilerin kişisel dosyaları tutmaları gerekmediğinden, bu belgeleri hangi çalışanların tutacağına ve hangilerinin bu kadar ayrıntılı personel kayıtları olmadan yapabileceğine kendileri karar verebilirler. Bu sistemi uygulayan bazı yöneticiler, her çalışan için verileri sistematize etmek için tüm personel için kişisel kayıt tutmayı tercih etmektedir. Ancak bazıları zamandan tasarruf etmek için kişisel dosyaların yürütülmesini yalnızca belirli çalışan kategorileri için düzenler.

Hangi pozisyonların çalışanları genellikle kişisel dosyalara sahiptir:

• liderlik;
• farklı seviyelerdeki başkan yardımcıları;
• kilit uzmanlar;
• mali açıdan sorumlu çalışanlar;
• personel rezervi vb.

NOT!İstihdam şekli ve süresi ne olursa olsun, bu tür çalışanlar için kişisel bir dosya açılması tavsiye edilir - yarı zamanlı veya ana işinde, belirli süreli bir iş sözleşmesi kapsamında veya daimi olarak çalışır.

Daha az sıklıkla, pozisyonlara eğitim, nitelik veya diğer niteliklerin sağlanmadığı kişisel dosyalar sağlanır. özel gereksinimlerörneğin, bir temizlikçi, kapıcı, kapıcı vb.

Kişisel bir dosyanın doldurulması için son tarihler

Kural olarak, ilk kez bir çalışan için, istihdamına ilişkin bir emri imzaladıktan ve bu emri tanıdıktan sonra bir kişisel dosya açılır.

Kişisel bir dosya tutulur, belgelerle doldurulur, çalışanın çalıştığı süre boyunca güncellenir. bu işveren. Kamu hizmetindeki kişisel dosyalardan farklı olarak, özel girişimcilerin iş değiştirirken kişisel dosyalarına ihanet etmesi alışılmış değildir. Kişisel bir dosyanın alaka düzeyi, bir çalışanın işten çıkarılması nedeniyle arşive aktarılıncaya kadar sürer.

Kişisel bir dosyanın oluşumunun özellikleri

Kişisel dosyaların doğru şekilde kaydedilmesi, personel belgeleriyle çalışmayı büyük ölçüde kolaylaştırır. Uygulama, kişisel dosyaların etkili bir şekilde oluşturulmasına ilişkin bir dizi öneri geliştirmiştir:

1. Belgeler tek bir kapak altında toplanır, çoğu zaman bir klasördür, daha az sıklıkla sadece bir dosya veya klasördür. Her çalışan için ayrı olmalıdır.

HATIRLAMAK! Arşivler yalnızca karton klasörlerdeki kişisel dosyaları kabul eder. Bu amaçla klasörler ve dosyalar kabul edilemez, yalnızca dahili kullanım için olabilirler.

2. 4 cm'den daha kalın kılıflar oluşturulması tavsiye edilmez.
3. için belgeler Sürekli depolama geçici belgelerle karıştırılmamalıdır.
4. Kişisel dosya hem orijinal belgeleri hem de onaylı kopyalarını içerebilir.
5. Kişisel dosyaların kalıcı olarak saklanması için önemli belgelerin kopyalarla değiştirilmesi tercih edilir.
6. Bir kişisel dosya çerçevesinde, aynı belgenin birkaç kopyasının saklanması alışılmış bir durum değildir.
7. Belge ekleri içeriyorsa, ilgili belgelerle birlikte muhafaza edilmelidir.
8. Davadaki belgeler kronolojik olarak, yani göründükleri gibi düzenlenmelidir.

Kişisel dosyaya hangi belgeler dahildir?

Özel girişimcilik için kişisel dosyaların bileşimi ve aynı zamanda oluşum prosedürü de sabit değildir. yasama düzeyi, ancak düzgün bir şekilde yazılmalıdır yerel yasa firmalar.

Genellikle kişisel bir dosyaya ait olan belgeler, şartlı olarak birkaç gruba ayrılabilir:

1. Bir işe başvururken birincil belgeler. Bu, çalışanların istihdam sırasında sağladığı ve doğrudan kayıt sırasında doldurulup girilen belgeleri içerir. Olabilir:
   • özet;
   • eğitim ve niteliklerle ilgili belgeler;
   • onaylayıcı belgelerin kopyaları (pasaportlar, SNILS, kimlik kodu, eğer öyleyse);
   • öneriler veya geribildirim önceki işverenler(Eğer gerekliyse);
   • askeri sicile ilişkin bir belge veya bir kopyası (varsa);
   • sabıka kaydı olmadığına dair belge (belirli pozisyonlara başvururken gereklidir);
   • tıbbi muayene verileri;
   • doldurulmuş başvuru formu (varsa);
   • iş başvurusu;
   • kabul emrinin bir kopyası;
   • akdedilmiş iş sözleşmesi vb.
2. Bu pozisyonda çalışma sürecinde ortaya çıkan makaleler.Çalışanın mesleki başarılarını veya sosyal dinamiklerini yansıtabilirler. Bunlar şunları içerebilir:
   • çeşitli yeterlilik sertifikaları;
   • Ehliyet;
   • bu olaylar istihdam sırasında gerçekleştiyse, evlilik veya boşanma belgesi;
   • çocukların doğum belgeleri (aynı gerekçe);
   • iş tanımı;
   • akdedilen ek anlaşmalar (eğer yapıldıysa);
   • sorumluluk sözleşmesinin bir kopyası (eğer pozisyon bunu gerektiriyorsa);
   • sertifika sertifikaları;
   • düzenli tıbbi muayenelerin verileri;
   • tıbbi kısıtlamaların veya engelliliğin belirlenmesine ilişkin belgeler (eğer bu iş sırasında olmuşsa);
   • dahili pozisyon değişikliği (transfer, terfi, indirgeme vb.) ile ilgili emirlerin kopyaları;
   • veri açık disiplin eylemi ve çalışma teşvikleri;
   • tatil talepleri;
   • raporlar, açıklamalar, ofis notları vb.
3. kapsayan belgeler iş ilişkileri bu işverenle. Bir dava reddedilmeden önce, uygun şekilde tamamlanması gerekir. en son belgeler kişisel dosya klasöründe şunlar olabilir:
   • istifa mektubu;
   • işten çıkarma emrinin bir kopyası;
   • harici bir transferle bağlantılı olarak işten çıkarılma belgeleri;
   • çalışanın ölüm belgesi.

Kişisel bir dosya nasıl dosyalanır

İş kayıtlarının, kanunlarda yer almasa bile, genel kabul görmüş gerekliliklere uygun olarak tutulması, kullanım verimliliğini artırmaktadır. Bu sorumluluk iç normatif eylem belirli bir çalışana, çoğu zaman işletmenin personel hizmetinin bir temsilcisine atanır. Görevleri şunlardır:

• kişisel bir dosyanın birincil kuruluşu;
• içine yeni kayıt ve belgelerin eklenmesi;
• geçici depolama belgelerinin geri alınması süresi doldu veya zaten geçersiz;
• gerekirse, kopyaların onaylanması;
• davaya dahil olan belgelerin dahili envanteri;
• kişisel dosyaların durumunun planlı kontrolü;
• çalışanın imzasına karşı kişisel bir dosya ile yıllık olarak tanışması;
• dosyaların depolanması;
• alakasız vakaları arşive yerleştirmek.

ÖNEMLİ! Kişisel dosyaları yürüten bir çalışan, çalışanların kişisel verilerine yetkili erişime sahip olmalıdır.

Kişisel dosya kapağı

Kişisel bir mesele bir koleksiyondur Büyük bir sayı yükümlülüğünü belirleyen belgeler, kolay yol arama gerekli bilgi. Kişisel bir dosyadaki bilgileri sistematik hale getirmek gelenekseldir. baş sayfa(örtmek). 17 Temmuz 1972'den beri değişmeyen kapak tasarımı gereksinimlerini kullanmak uygundur (GOST 17914-72):

• gelecekteki arşiv damgası için üstte bir yer bırakılır;
• üst merkez, kuruluşun tam ve kısaltılmış adıdır;
• aşağıda belirtilmiştir yapısal alt bölüm(departmandaki olası bir değişiklikle ilgili bilgileri yansıtmak için birkaç satır bırakmanız gerekir);
• vaka numarası (şirket tarafından kabul edilen terminolojiye göre);
• davanın açıldığı çalışanın soyadı, adı ve soyadı;
• sağ alt köşe, davanın zamanlaması hakkında bilgi taşır: açılış tarihi, yani çalışma günü ve kapanış tarihi (işten çıkarma emri);
• envanter sırasında kasadaki yaprak sayısı da burada yazılır;
• vaka saklama süresi.

Kişisel dosyanın bileşiminin açıklaması

Bu klasöre giren tüm belgeler numaralandırılarak dosyalanmalı ve ayrıca belgeler listesinde yer almalıdır.

Klasörün karton kapağının iç kısmında yer alabilir veya en son dosyalanabilir.

Bu amaca yönelik sayfanın üstüne isim yazılır (“KİŞİSEL BELGELERİN AÇIKLAMASI”), daha sonra aday durumda çalışanın tam adı yazılır. Envanterin aşağıdaki tablo şeklinde tutulması uygundur.

Tablodan sonra envantere dahil edilen belge ve sayfa sayısı kelime ve rakamlarla yazılır. Sonunda, envanterin tarihi ve icracının bir transkript ile imzası konur.

Kişisel dosyaların tutulması

Personel kayıtlarının tutulması prosedürü, şirket tarafından kabul edilen ilgili Yönetmeliklerde detaylandırılmalıdır. Bir dizi muhasebe prosedürünü içerebilir:

1. Kayıt. Büyük kuruluşlarda, kişisel işleri kaydetmek için özel bir dergi veya kitap başlatılır. Her yeni vaka belirli bir sayı (şifre) altında girilir, aynı sayı dizisi vaka klasörünün kendisine yapıştırılır. Ayrıca dergi, kişisel bir dosya hakkında şu bilgileri içerebilir:
   • Çalışanın tam adı;
   • Kuruluş tarihi;
   • kapanış tarihi;
   • arşive aktarım tarihi.
2. Ayarlama. İstihdam sürecinde çalışanın deneyimlemiş olması gerekir önemli değişiklikler kişisel veriler: ikamet yeri değişti, sosyal durum evlilik veya boşanma, soyadı değişikliği vb. Değişiklikler, ilgili kuruluşların başvuruları esas alınarak yapılır. belgesel kanıt(evlilik cüzdanı, doğum belgesi vb.) Yalnızca özel bir emirle atanan sorumlu bir memur veya onun yerine resmi olarak yetkilendirilmiş bir başkası değişiklik yapma hakkına sahiptir.

NOT! Bir hata, yanlışlık veya bir değişikliğin sonucu düzeltilirse, bu, çalışma kitaplarına benzetilerek yapılmalıdır: yanlış olanı bir satırla çizin, doğru sürümü en üste yazın ve kenar boşluklarına not alın. düzeltmenin doğruluğu ve tarihi.

3. Depolamak. Kişisel veriler gizli bilgi olarak sınıflandırıldığından, yetkisiz kişilerin erişimi dışında klasörler saklanmalıdır. Bu amaçla genellikle bir kasa veya kilitlenebilir bir dolap kullanılır. Sadece aktif çalışanların dosyaları tutulmalıdır. İşten çıkarıldıktan sonra, işveren davayı bir süre elinde tutar (bu süreyi kendisi belirler; kamu hizmetinde, dava başka bir kuruma devredilmezse, 10 yıldır).
4. Arşive aktarın.İşten çıkarılan çalışanın dosyası kapatılmalı ve iç tasarruf süresinin bitiminden sonra arşiv deposuna aktarılmalıdır. Göndermek için lütfen doldurun sertifika sayfası, kişisel dosyanın durumuyla ilgili son bilgilerin girildiği yer. Bu sayfa klasörün sonunda dosyalanır. Dosya arşive intikal ettiği andan itibaren, sıradan bir çalışana aitse 75 yıl, bir yöneticiye aitse kalıcı olarak orada saklanacaktır.

Kimler kişisel dosya düzenleyebilir?

Farklı çalışma kitapları, kişisel dosyalar işten çıkarılma durumunda iade edilmez ve genellikle çalışanlara teslim edilmez. Çalışanlar yılda sadece bir kez gözden geçirebilir ve her şeyin doğru bir şekilde yansıtıldığına dair imza atabilirler.

Özel istek üzerine, kişisel dosyalar sadece kolluk kuvvetlerinin veya devlet kontrol organlarının temsilcileri tarafından alınabilir.

Bir çalışanın sözde kişisel dosyası, işverenle olan iş ilişkisini karakterize eden bir dizi belgedir, emek süreci ve diğer benzer yönler. Göre kabul edilen gereksinimler, çalışanların özlük dosyaları, kişinin hizmete girmesinden en geç bir hafta sonra yapılmaya başlanır. Bu prosedür, Rusya Federasyonu mevzuatı ile düzenlenmektedir. Normatif yasaya, yani 2005 Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnamesine uygun olarak, federal ve belediye düzeyindeki tüm kurumlar için çalışanlarıyla ilgili olarak kişisel dosyaların yürütülmesi ihtiyacı öngörülmüştür. Bu tür kişisel dosyaların olmaması cezalandırılabilecek bir ihlaldir. disiplin eylemi liderle ilgili olarak. Ticari şirketler de dahil olmak üzere diğer tüm kurum türlerine gelince, onlar için kurallar biraz farklıdır. Mevzuat, belgelerinin kişisel dosyalar şeklinde yapılandırılması gerektiğini söylemez, bu nedenle bu daha çok kuruluş yönetiminin seçimidir.

Belge Özellikleri

Bununla birlikte, uygulamanın gösterdiği gibi, bu yöntem en yaygın olanlardan biridir, belki de ilk sırada yer almaktadır. Sonuç olarak, bir takım avantajları vardır, çünkü belgelere kolay ve anında erişim sağlar, çünkü belirli bir çalışanla ilgili her şey tek bir yerde bulunur. Her şeyin başı, bir amaç için talep edilirse gerekli belgelere anında erişebilecek. Bu nedenle, bir talepte bulunulursa, ihtiyacınız olan her şey kolayca bulunabilir.

Başka bir pozisyona transfer, beyanlar ve diğer hususlara ilişkin muhtelif beyan ve emirler benzer belgeler. Çeşitli teşviklere ve cezalara ayrılmış, yani bir şirketteki bir çalışanın çalışmasını karakterize eden kağıtlar. Bu kağıtlar, çalışma boyunca cezalar veya ödüller alındıkça eklenir. Bu tür kağıtları hazırlamak özellikle önemlidir. kamu kurumu doğrudan etkiledikleri için daha fazla hizmet kişi. AT ticari şirketler daha az yaygındırlar, ancak ortaya çıkmaları mümkündür. Devlet kurumları için gelir, mülk vb. hakkında bilgilendirici belgeler önemlidir, yasal belirli bir pozisyon için.

Çalışanın kişisel dosyasının bileşimi

Aşağıda, çalışanın kişisel dosyasına dahil edilmesi gereken belgelerin bir listesi bulunmaktadır. Belgelerin bileşimi çok kapsamlıdır ve hem klasöre açıldıktan hemen sonra girilmesi gereken kağıtları ve sertifikaları hem de zaten çalışma sürecinde oraya ulaşanları içerir.

1. Çalışanın istihdam başvurusu. Klasöre giren ilk (ve en önemli) belgedir.
2. Bir kuruluş ile bir çalışan arasında yapılan bir iş sözleşmesi (diğer adıyla bir sözleşme). Sözleşmeye eklenen tüm ek anlaşmalar buna eklenir.
3. Personel muhasebesi için, kişisel sayfa, bu da davaya yatırılır. Bu küçük belge özellikle önemlidir. uygun ofis işi, böylece klasördeki konumu olmadan yapamazsınız.
4. Anket veya CV. Bu belge güçlü yönlerini belirlemek için gerekli zayıf taraflar işe alındığında potansiyel çalışan. Önceden hazırlanmış sorulara cevap veya kendi yazdığı bir biyografi şeklinde gerçekleştirilir.
5. Alınan eğitimi doğrulayan çeşitli belgeler. Bu, ilgili tüm kağıtları içerir: diploma Yüksek öğretim, sertifika, çeşitli ek diplomalar ve sertifikalar. Kopyalar saklanır, orijinaller değil.
6. Pozisyonun onaylandığını onaylayan belgeler. Hangileri şirketin iç tüzüğüne ve çalışanın hangi pozisyonda bulunduğuna bağlıdır. Bu kağıtlar, çalışan bir artış veya azalış aldığında tamamlanır.
7. Çeşitli tavsiye mektupları ve özellikleri önceki yer iş.
8. için talimatlar resmi görevlerçalışan.
9. Pasaport, evlilik cüzdanı, askeri kimlik vb. kişisel nitelikteki belgelerin fotokopileri. Gerekirse, güncellenmeleri gerekir (örneğin, yeni bir pasaport alırken veya bir evlilik kaydederken).

Bir çalışanın kuruluştan çıkarılmasına ilişkin belgeler. Şirketin iç tüzüğünde veya memurlar için mevzuatta öngörülen diğer belgeler.

Kişisel dosyalar oluşturmak ve sürdürmek için temel kurallar

Mevcut belirli kurallarşirketlerin tüm katiplerinin uyması gereken bir çalışanın kişisel kartının oluşturulması ve bakımı. Bunlar özel tavsiyeler olarak verilecektir. Bir dava oluşturmak için gereklidir kronolojik sıralama. Bu, yeni kağıtların vakaya göründükleri gibi eklendiği ve tam olarak oluşturuldukları sıraya göre düzenlendiği anlamına gelir. Bir çalışanın herhangi bir nedenle çalışmayı bırakması durumunda, bu, davanın da kapatıldığı ve sonunda arşive aktarıldığı anlamına gelir.

Devlet ve devlet dışı çalışanların belgeleri arasında bazı farklılıklar vardır. Memurların özlük dosyalarının personel dairesinde en az 10 yıl saklanması ve sonrasında arşivlenmesi zorunludur. Bunun nedeni, bu klasörlerin yeni hizmet konumunda (eğer aitse) gerekli olabilmesidir. devlet kurumları). Ticari alanda çalışan bir çalışanla ilgili olarak, davası personel bölümünde en geç 3 yıl süreyle arşive aktarılmalıdır. AT yeni şirket dava aktarılmaz.

Ek Bilgiler

Kişisel dosyanın bir parçası olan belgeler çok önemli olduğundan, davaya yatırılan tüm kağıtları dikkate alan bir envanter tutmak gerekir.

Bu durumda, diğer belgeler için oluşturulan numaralandırmadan bağımsız olarak stok numaralandırılır.

Böyle bir envanter, klasördeki gerekli kağıtları aramayı büyük ölçüde kolaylaştırır. Arşive aktarım için bir vaka işlenirken, envanterde kaç sayfa olduğunun özel bir sertifika sayfasında belirtilmesi gerekir.

Her çalışan için ayrı ayrı dosya açılmalıdır, aynı anda birkaç kişi için bir dosya oluşturulmasına izin verilmez. Bununla birlikte, ofis işlerinde, birkaç vakayı ortak bir klasörde gruplayabilir, sözde kıyafetleri düzenleyebilirsiniz. Bu durumda, klasöre, içine yerleştirilen tüm kişisel dosyaların adını içeren bir form eklenmelidir. var belirli desenİnternette bulunabilecek böyle bir belgeyi doldurmak. Pratikte görüldüğü gibi, davaları birlikte büyük bir klasörde oluşturursanız, bu çok uygun değildir. Her çalışan için ayrı bir klasörün oluşturulma sırası daha doğru olacaktır. Bu durumda, her çalışan için bireysel bilgi bulmak çok daha kolay olacaktır. Kişisel dosyaların güvenli bir şekilde saklanması gerektiği unutulmamalıdır. Bu bilgilere yalnızca sınırlı bir insan çevresi erişebilir. Bu bilgilerin uygun gerekçeler olmaksızın bir dereceye kadar kamuya açıklanması, idari sorumluluk gerektirebilir.

Belgelerin verilmesine yalnızca kolluk kuvvetlerinin talebi üzerine veya bir çalışanın sağlığını veya yaşamını korumak için izin verilir. Bu tür durumlar oldukça nadirdir, personel departmanı yöneticileri ve çalışanları dikkatli olmalı ve davanın içeriği kişisel bir sır olduğu için yasa ihlallerine izin vermemelidir. Kişisel dosyalar genellikle personel departmanı çalışanları, profesyonel katipler tarafından işlenir. Şirketin küçük olması ve kendi personel departmanının bulunmaması durumunda, bu sorumluluk yeterli beceriye sahipse ofis yöneticisine veya bölüm başkanına veya şirketin tamamına aittir. Kişisel bir dosyadan bir belge istenmesi gerekiyorsa, özel bir talep yazılır. Verilebilir veya reddedilebilir. Yani çalışanların özlük dosyalarının tutulması öyle değildir. Basit görev ilk bakışta göründüğü gibi. Ofis işlerini bu şekilde organize etme yöntemi, belgelere ve depolanmasına hızlı ve kolay erişim sorunlarının çözülmesine yardımcı olur.