Açıklama ne için?

Envanter, bir vakanın içeriği, kronoloji temelinde toplanan belgelerin bir listesidir. Onlara göre, önce çalışanın kişiliğinin belirli bir portresini ekleyebilirsiniz.

Kişisel bir dosya oluşturulur:

• Harbiyeliler, Harbiyeliler için;
• memurlar (siviller, çalışanlar kanun yaptırımı, Acil Durumlar Bakanlığı hizmetleri vb.);
• askeri personel;
• gizli atölyelerin bulunduğu işletmelerin çalışanları (özellikle askeri-sanayi kompleksi).

Bu işçi kategorilerinin hizmet verdiği kurum ve kuruluşlardaki özlük dosyaları, T.C. departman eylemleri(örneğin, Rusya Federasyonu Federal Tarife Hizmetinin 07.11.2008 tarih ve 441-k sayılı “Yönetmeliklerin onaylanması üzerine ...” emriyle).

Diğer kuruluşlarda kişisel işlerin yürütülüp yürütülmeyeceği sorusu kendi takdirine bağlıdır. Olumlu bir karar verilirse, varsa envanterin nasıl derlendiği de dahil olmak üzere bir çalışan için dava açılmasına ilişkin tüm detaylar onaylanır. yerel yasa işletmeler.

Çalışanın kişisel dosyası şunları içerir:

• otobiyografisi;
• doldurulmuş başvuru formu;
• bir iş için uygulama;
• önceki iş yerinden gelen özellikler;
• bir iş başvurusunda bulunurken bir dosyaya konan eğitim diplomalarının ve diğer belgelerin kopyaları.

Kişi çalışırken, kişisel dosyasına teşvikler, cezalar, notlar, sertifika sonuçları vb.

Envantere her belge eklendiğinde, ilgili bir giriş yapılır, böylece bir bilgi kronolojisi oluşturulur.

Bu nedenle, kişisel dosya, envanterde ilgili bir notun yapıldığı belgelerin asıllarını ve kopyalarını içerir.

Bir çalışanın kişisel dosyasındaki örnek belge listesi

Kişisel dosya ve buna bağlı olarak envanter, çalışan kuruluşta kayıtlıyken her zaman doldurulur.

• tarihi ve numarası;
• Başlık;
• kişisel dosyadaki sayfa numarası;
• belgenin orijinal mi yoksa kopya mı olduğu.

Envanter, derleme tarihini gösteren derleyicisinin imzasıyla onaylanır.

Bir çalışan işten çıkarıldığında kişisel dosyası arşive gönderilir. Görevden alınma nedenini belirten bir istifa mektubu veya başka bir belge ile ilgili emrin bir kopyası ile sona erer.

Kişisel bir dosyayı envanterdeki arşive aktarmadan önce:

• boş alanlar Z harfi ile çizilir;
• toplam belge ve sayfa sayısının bir kaydı yapılır;
• personel departmanının sorumlu çalışanının imzası (pozisyonu ve tam adı belirtilmelidir) ve arşive teslim tarihi konur.

Bu nedenle, kişisel bir dosya, bir çalışanla ilgili olarak, kullanılabilir hale geldikçe yatırılan bir dizi belge içerir, yani. kronolojik sıralama. Dahili envanter, belirtilen sırayı takip etmenizi sağlar. Kişisel dosyada bulunan tüm belgeleri, numaralarını, dava ile birlikte klasör içindeki yerini kısaca yansıtır.

Bize her yerde - işte, ofiste, serviste - eşlik eden "Kişisel iş" kavramına sık sık rastlıyoruz. Her yönetici veya İK görevlisi tam olarak takip etmez mevcut kurallar ve bu "belge paketi" oluşturma, koruma ve erişim alanındaki talimatlar.

Bu nedenle, Kişisel dosya, bir çalışan veya çalışan hakkında biyografisi, eğitim bilgileri, iş deneyimi, mesleki becerileri ve belirli bir uzmanlık kategorileri de dahil olmak üzere belirli bilgileri içeren bir dizi belgedir.

Çalışanların / çalışanların kişisel dosyasının oluşturulması prosedürü

Kişisel dosya, çalışanlar için muhasebe sisteminde ana yeri kaplar. içindeki tüm işletmeler hatasız tüm çalışanlar için özlük dosyaları oluşturulur.

Başlangıçta, kişisel dosya yalnızca belirli bir çalışanı işe almak için gerekli olan belgeleri içerir (aşağıda tartışılacaktır).

Zamanla, çalışma sürecinde, kişisel dosya yansıtan yeni belgelerle doldurulur. iş nitelikleriçalışanın niteliklerini geliştirmek, ikamet yerini veya medeni durumunu değiştirmek.

Kişisel dosyalar derlenir ve saklanır alfabetik sıra veya tarafından yapısal bölümler. Her vakaya personel defterinde belirtilen numaraya karşılık gelen bir numara atanır. Alfabetik kişisel ilişkiler kitabına da girilir. taşıyan kişilerin kişisel dosyaları yükümlülük kuruluş içinde ayrı olarak depolanır.

Kişisel dosya oluşturan belgeler, kuruluştaki tüm çalışma süresi boyunca saklanır ve güvenlik derecesine göre birlikte verilir. gizli belgeler. Onlara erişim sınırlı olmalıdır.

Çalışanların kişisel dosyalarının güvenliğinin sorumluluğu kişiye aittir. başkanı tarafından yetkilendirilmiş işletmeler.
Kişisel dosyalar çalışana devredilemez. Kişisel dosyaların işletme dışına çıkarılması ve bir günden fazla saklanması yasaktır.

Daha önce yapılmış kayıtları değiştirmek bir ihlaldir. Bir çalışanın işten çıkarılması üzerine, kişisel dosyası, işletmenin tamamen tasfiyesi üzerine - şehir arşivine, başka bir kuruluşa katılarak reform yapıldıktan sonra - halef işletmeye devredilir.

Yeni bir iş yerinde her çalışan için yeni bir özlük dosyası açılır.

Kişisel bir dosyanın belgelerinin bileşimi ve dahili envanteri, bir örnek indirin

Hangi belgeler kişisel bir dosya içermelidir:

• Kişisel sayfa veya personel kayıt kartı, özel mekançalışanın fotoğrafının (4x6 cm ebadında) yapıştırılması zorunludur.
• Çalışanın kendisi tarafından yazılmış bir otobiyografi.
• Pasaport fotokopisi ve kimlik numarası.
• Eğitim, ileri eğitim kursları, akademik derece ile ilgili belgelerin fotokopileri.
• bir çalışan varsa derece bilimsel makalelerin bir listesi eşlik etmelidir.
• Referanslar veya tavsiye mektupları varsa, bunlar da kişisel bir dosyada olmalıdır.
• Bir çalışanın kabulü, işten çıkarılması, devri için siparişlerin kopyaları ve yukarıdaki siparişlerin temeli olan belgeler.
• Çalışanın sertifikasını onaylayan belgeler.
• Kişisel dosyada yer alan belgelerin açıklaması.

Çalışanın kişisel dosyasındaki belgelerin envanteri - örnekBu kaydın içeriği bu makalede sunulmaktadır - mevcut arşiv kuralları tarafından sağlanmıştır. Aşağıdaki envanteri doldurmanın anlamı ve prosedürü hakkında daha fazla bilgi edinin.

Açıklamaya neden ihtiyaç duyulur?

Çalışanların kişisel dosyaları, bazıları zorunlu olan çeşitli belgelerden oluşur; örneğin, bir işe başvururken gelecekteki bir çalışan tarafından sunulan bu belgelerin kopyaları. Aynı zamanda, her şirket bu tür davaların hangi bileşime sahip olabileceğine bağımsız olarak karar verir, bu nedenle farklı işverenler için stokların içeriği değişecektir. Bu nedenle, bazı işverenler, bir işe başvururken bir otobiyografi veya bir tavsiye mektubu sağlamanızı isteyebilir.

Belgelerin envanteri, kişisel dosyayı oluşturan / dolduran belgeler hakkındaki bilgilerin kronolojik olarak katı bir sırayla girildiği bir kayıt şeklinde hazırlanır.

Sıfırdan nasıl organize edilir personel ofis işlerişirkette, bu makalede anlatacağız.

Envanter derleme prosedürü

Devlet dışı (belediye dışı) şirketlerdeki çalışanların kişisel dosyaları arşiv belgeleri olarak sınıflandırılır Kişiye ait mülk(Alt paragraf 3, bölüm 1, madde 3 ve alt paragraf 3, bölüm 1, madde 9 “Hakkında arşivleme"22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı).

Saklanma sürelerine gelince:

• 2003'ten önce oluşturulmuşlarsa en az 75 yıl (125-FZ sayılı Kanun'un 3 numaralı bendi, fıkra 1, madde 22.1),
• 2003'ten sonra oluşturulmuşlarsa en az 50 yıl (125-FZ sayılı Kanun'un 22.1. maddesi, 3. Fıkrasının 2. Fıkrası).

Depolama Sırası arşiv belgeleri Federal Yönetim Kurulu kararı ile onaylanan Kuruluş Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kurallara uygun olarak düzenlenmelidir. arşiv ajansı 6 Şubat 2002 tarihli (bundan böyle Arşiv Kuralları olarak anılacaktır). Bu Arşiv Kurallarının 6.4.5.1 paragrafına göre, envanter birincil Muhasebe dökümanı personel ve ayrıca saklama süresi 10 yılı aşan davalar için dosya kaydetmek.

Yukarıdakilere dayanarak, çok fazla belgeye sahip belgeler için bir envanter olarak böyle bir kaydın olduğu açıktır. uzun vadeli korunması, dosyada mevcut olmalıdır. Açıklamanın hazırlanması için, birleşik biçim onaylı Arşiv Kuralları(ekler 2, 10).

Makaledeki çeşitli belgelerin saklama süreleri hakkında bilgi edinin. “Davaların isimlendirilmesine göre belgelerin saklanma şartları nelerdir?” .

Diğer değerli belgelerin aksine (envanterin kural olarak listede en sonda yer aldığı), kişisel dosyada en başındadır. Kişisel bir dosyada dosyalanan tüm belgeleri listeler. Evet, içinde tablo parçası Bu kayıt, belgelerle ilgili aşağıdaki bilgileri içerir:

• sıra numarası;
• indeks;
• derleme tarihi (veya son tarihler ve saklama süresi);
• Başlık;
• sayfa numaraları.

Bu durumda, envanter genellikle kişisel dosyanın kendisindeki sayfaların uçtan uca muhasebesinden ayrı olarak numaralandırılmış birkaç sayfadan oluşur. Kişisel dosyalarda, emirler / emirler, sertifikalar, beyanlar / dilekçeler, emirlerden alıntılar, sertifikalar vb. gibi belgeler, en baştan sonuncuya kadar katı kronolojik sırayla düzenlenir. İlk olarak, işe alımla ilgili tüm belgeler dosyalanır ve en sonunda - işten çıkarılma ile ilgili her şey.

Bağlantıdaki personel için sipariş formları ve türleri hakkında bilgi edinin.

Envanter, derleyici tarafından (genellikle bu, kişisel dosyayı tutan aynı çalışandır) pozisyonunun ve tam adının zorunlu kodunun çözülmesiyle imzalanmalıdır.

Çalışanın kişisel dosyasından örnek bir belge envanterini nerede bulabilirim?

Envanteri doldururken hata yapmamak için, aşağıdakileri gösteren örneği tanımanızı öneririz. doğru doldurma personel kayıtları hakkında bilgi.

Yukarıdaki açıklamanın bir örneğini web sitemizden indirebilirsiniz:

Sonuçlar

Çalışanların özlük dosyalarında bir envanter bulunmalıdır. Kişisel dosyadaki açıklama en başta yer almaktadır. Kişisel dosyanın doldurulması sırasında tüm yeni belgelere ilişkin veriler envantere girilir.

Davanın belgelerinin iç envanteri, Örgüt Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallar tarafından sağlanan birleşik bir forma sahiptir (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji kararı ile onaylanmıştır). Genellikle böyle bir envanter, arşivlemeye hazırlanırken en değerli belgeleri içeren dosyaya yerleştirilir. Bununla birlikte, kişisel bir dosya bir istisnadır - kuruluşunda hemen bir belge envanteri tutulur ve en başında dosyalanır ( uygulama 2). Kişisel bir dosya yürütürken, dosyalanan tüm belgeler iç envantere girilir.

Personel kayıt sayfası

Kişisel personel kayıt sayfası, çalışanın kişisel verileri, iş faaliyetleri, teşvikleri vb. Hakkında bilgileri açıklayan bir muhasebe belgesidir. Bu belgenin içeriği, kural olarak, cevapları girmek için hazırlanmış bir yeri olan bir "anket" dir ( ek 3).

Kişisel sayfa, çalışanın biyografik verileri, eğitimi, başından itibaren yapılan iş hakkında bir soru listesi içerir. emek faaliyeti, medeni durum, yurt dışında kalma, seçilmiş organlara katılım vb.

Kişisel sayfa, çalışanın kendisi tarafından işe kabul edildikten sonra, leke ve düzeltmeler, işaretler ve tarihler olmadan tek bir nüsha halinde elle doldurulur. Kişisel bir sayfa doldurmanın eksiksizliği ve doğruluğu, pasaport gibi belgelere girişleri olan bir personel memuru tarafından doğrulanır, istihdam geçmişi, diploma, askeri kimlik vb.

Kişisel bir dosyadaki diğer bir kayıt belgesi türü, benzer soruları içerebilen bir ankettir.

Bu nedenle, bazen kişisel personel kayıt sayfası yerine, temelde aynı sütunları içeren bir anket kullanılır. kişisel sayfa, ancak başvuru sahibi tarafından işe alınmadan önce doldurulur ve ancak bu başvuru sahibi kuruluşun bir çalışanı olursa kişisel dosyaya dahil edilir. Kişisel bir dosya hem bir anket hem de bir kişisel sayfa içerebilir.

Kişisel personel kayıt sayfası, anket gibi belgelerin formlarının, faaliyetlerinin özellikleri dikkate alınarak işveren tarafından bağımsız olarak onaylanması arzu edilir.

Kişisel bir dosyanın tutulması

İstihdam sırasında, çalışanın kişisel dosyasına aşağıdaki belgeler eklenebilir:

kopyalar ek anlaşmalar iş sözleşmesine (veya kopyalarına);

değişen koşullara ilişkin bildirimler iş sözleşmesi işverenin inisiyatifinde;

başka bir işe nakil, teşvik, uygulama ve disiplin cezalarının kaldırılmasına ilişkin emirlerin kopyaları;

çalışanla ilgili kişisel ve biyografik bilgilerdeki değişiklikleri onaylayan belgelerin kopyaları;

açıklayıcı ve muhtıraların kopyaları, çalışanın çeşitli konulardaki ifadeleri;

sertifika materyalleri (çalışanla ilgili olarak yürütülüyorsa);

zorunlu periyodik sonuçları tıbbi muayeneler(anketler);

iş sözleşmesini feshetme (fesih) emri verilmesine temel teşkil eden belgeler;

iş sözleşmesini feshetme emrinin bir kopyası;

çalışma kitabının bir kopyası;

işle ilgili diğer belgeler.

Lütfen dikkat! Kişisel bir dosyada alınan belgeler kronolojik sıraya göre düzenlenmiştir.

Listelenenlere ek olarak, kişisel bir dosyaya başka bazı belgeler de eklenebilir (örneğin, bir çalışanın boş bir pozisyonu doldurmak için bir yarışmayı geçtiğine ilişkin belgeler, bir çalışanı ödüllendirmeye ilişkin belgelerin kopyaları (ona fahri unvanlar verilmesi, kendisine bir ödül verilmesi). diploma vb.), vb.)

Ayrıca, çalışanın kuruluş tarafından belirlenen formatta (genellikle 4 x 6 cm) bir fotoğrafı kişisel dosyaya yerleştirilir (ancak dosyalanmaz). Çalışanın soyadı, adı, soyadı fotoğrafın arkasında belirtilmiştir. Fotoğrafların en az beş yılda bir veya çalışanların 20 ve 45 yaşlarına ulaştığında güncellenmesi önerilir.

Çalışan, özlük sicilinde belirtilen bazı bilgileri iş sırasında değiştirirse, özlük dosyasındaki belgelerde bu veriler nasıl değiştirilmelidir? Belki de kişisel sayfanızı yeniden kaydetmelisiniz?

Kişisel dosyaların korunmasından sorumlu personel servisi çalışanları, durumlarını sürekli izlemek ve muhasebe bilgilerinde zamanında değişiklik yapmakla yükümlüdür. Lütfen unutmayın: Bu, kişisel personel kayıt formu veya ankette herhangi bir değişiklik veya ekleme gerektirmez, dahası, çalışanın bu belgeleri yeniden doldurmasını gerektirmemektedir.

Çalışanın kimlik bilgilerindeki tüm değişiklikler ayrı, ek sayfalara yansıtılmalıdır. Kural olarak, bu belgelere "Personel kayıtlarındaki kişisel sayfanın eki" ("Anketin eki") denir. Genellikle tablo şeklindedirler ( ek 4) ve işverenin takdirine bağlı olarak geliştirilir.

Personel servisinin bir çalışanı, personel kayıtlarındaki kişisel sayfanın özelliklerindeki ilk değişikliği yansıtan belgeler alındıktan sonra personel kayıtlarındaki kişisel sayfaya bir ek doldurur. Tüm değişiklikler (hükümet ödülleri ile ödüllendirme, bilim adamları, askeri, fahri unvanlar ve akademik dereceler, eğitim, dil bilgisi, seçilmiş yasama ve temsil organlarına katılım) ilgili belgeler temelinde yapılır.

Bir sonraki değişiklikten sonra her defasında personel memuru, personel özlük defterine bir ek imzalar.

Sonraki değişiklikler için formda yer kalmadıysa, bir sonraki benzer formu doldurun.

Personel kayıtlarına ilişkin kişisel sayfaya eklenmesinin zorunlu ayrıntıları, kişisel dosyaların mevcudiyeti ve durumu ile ilgili kontrollerin yürütülmesine ilişkin işaretlerdir. Kişisel kağıdın arka tarafına, diğer tüm bilgilerin ardından bir not alırlar: “kişisel dosya kontrol edilir”, tarih ve imzayı koyarlar.

Personel Memurluğu El Kitabı'nın bir sonraki sayısında, çalışanların kişisel dosyalarının mevcut saklama özelliklerinin yanı sıra bunları uzun süreli saklama ve arşivleme için hazırlama kurallarını inceleyeceğiz.

Ek 1

Kişisel işlerin muhasebeleştirilmesi için bir kitap (dergi) tasarımına bir örnek

Ek 2

Tasarım örneği dahili envanter kişisel belgeler

Ek 3

Kişisel kayıt sayfası örneği

Ek 4

Personel kayıtları hakkında kişisel bir sayfaya ek örneği

Çalışanların kişisel dosyalarının kart dosyası

Kişisel dosyalar, personel servisi tarafından organizasyonda seçilen bir grup vakayı ifade eder. Kişisel dosyalar tüm çalışma süresi boyunca oluşturulur bu kişi Organizasyonda. Bir çalışanın, girdiği aynı yıl kuruluştan ayrılması durumunda bir istisna olabilir. bu organizasyonçalışmak.

Kişisel dosya, bir çalışan hakkında, diğer şeylerin yanı sıra kişisel verilerini içeren bir belge koleksiyonudur.

Kişisel dosyalarda, çalışanların işe girişte sundukları ve bu kuruluştaki mesleki faaliyetleri sırasında oluşturdukları belgeler gruplandırılır.

Kural olarak, kişisel dosyanın bileşimi şunları içerir:

- belgelerin dahili envanteri;

- bir anket, personel kayıtları için kişisel bir sayfa;

- özgeçmiş (veya otobiyografi);

- eğitim belgelerinin kopyaları (tüm yeterlilik sertifikaları dahil), kimlik kartları;

- çalışanın kişisel verilerindeki değişiklikleri onaylayan sertifikalar ve diğer belgeler (evlilik cüzdanı, TIN, sigorta sertifikası, çocukların doğum belgeleri);

- randevu, nakil, teşvikler, iş gezileri, tatiller vb. için tüm siparişlerin kopyaları;

– iş sözleşmesi;

– sertifika verileri;

- özellikler;

- Kariyer planı.

Çalışanın kuruluşta çalıştığı süre boyunca personel servisi iç envanterdeki kişisel dosyanın her bir belgesini dikkate alır.

Dahili envanterde, kişisel bir dosyada dosyalanan tüm belgeler listelenir. Kişisel dosyadan belgelerin çıkarılması, orijinallerin kopyalarla değiştirilmesi, "Not" sütununda dahili envantere yansıtılır. Çalışanın kuruluşta çalıştığı süre boyunca, özlük dosyasının her bir belgesi iç envanterde dikkate alınır. Ayrıca personel departmanı çalışanları, çalışanla ilgili ek bilgilerin kayıtlarını tutar ve kişisel personel kayıt sayfası ile birlikte davanın başında yer alır. Kişisel bir dosyayı kapatırken, bir çalışanın kendi iradesiyle istifa beyanı veya işten çıkarılmaya temel teşkil eden diğer belgeler ve emrin bir kopyası kendisine sunulur.

Dahili envanter, konumu, imzanın kodunun çözülmesini ve derleme tarihini gösteren derleyici tarafından imzalanır.

Kuruluştaki kişisel dosyaların hızlı ve hatasız bulunması için çalışanların kişisel dosyalarının bir dosyasının hazırlanması önerilir.

Bir kart dosyası, belgelerin içeriğiyle ilgili bilgilerin, vakaların isimlendirilmesine ve bir kart dosyası oluşturmak için özel olarak tasarlanmış bir şemaya göre düzenlenmiş kartlara yansıtıldığı bir referans kitabıdır.

Bir dosya dolabı oluşturma ihtiyacı, kuruluşun belgelerin bileşimi ve içeriği hakkında bilgi ihtiyaçları tarafından belirlenir.

Çalışan ve iş faaliyeti hakkında bilgi içeren gerekli belgeleri aramak için çalışanların kişisel dosyalarının bir dosyası oluşturulur.

Kartlar, soyadlarına göre, aynı soyadları içinde - ad ve orta adlara göre alfabetik sırayla sistemleştirilir.

Kart indeksinde kartlar kabul edilen sistematizasyon şemasına göre düzenlenir. Bölümler ve alt bölümler, ayırıcı kartlarla birbirinden ayrılarak dosya dolabı ile kutular üzerinde belirtilmiştir.

Çalışanların kişisel dosyalarının dosyasını saklama koşulları, kişisel dosyaların ve bunlara yerleştirilen belgelerin (bilgilerin) hırsızlığa (ifşa) karşı güvenilir güvenliğini sağlamalıdır. Bu amaçla çalışanların özlük dosyaları kasalarda veya sıkıca kapatılmış metal dolaplarda saklanmalıdır.