Kuruluşların, işletmelerin ve kurumların faaliyetleri sonucunda çeşitli bilimsel ve pratik önemi olan yaratılırlar. Bazıları yalnızca belirli bir sorunu çözmek için gerekli olan bilgileri içerir. Bu bilgiler operasyonel amaçlarla kullanıldığında, bu tür belgeler değerlerini kaybeder. Daha fazla depolama pratik değildir. Diğer belgeler birkaç yıl boyunca değerlerini korur. Ancak bilimsel ve pratik amaçlar için değerli bilgiler içeren belgeler var. Bu tür belgeler kalıcı olarak saklanmalıdır.

Bu kapsamda tanımlanan farklı tarihler belge saklama.

Belgelerin saklanma süresi şunlar olabilir:

geçici (10 yıla kadar);
geçici (10 yıldan fazla);
kalıcı.

İki yıl boyunca kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolamanın tamamlanan vakaları yapısal bölümler referans çalışması için. Daha sonra örgütün arşivine teslim edilirler.

Belge saklama süreleri oluşturuldukları forma bağlı değildir: kağıt veya elektronik. Belgelerin kullanım olasılığı ve süresi, içinde yer alan bilgilerin değerine göre belirlenir. Bu nedenle incelemenin amacı, hangi belgelerin en eksiksizliği sağlayabileceğini belirlemek, bireysel vatandaşlar gerekli bilgi. Geçici saklama için seçilen belgeler için ne kadar süreye ihtiyaç duyulabileceğinin belirlenmesi önemlidir. Bu nedenle raf ömrünün belirlenmesi ayrı belgeler- Bu, belgelerin değerini incelemenin bir diğer önemli görevidir.

Böylece, belgelerin değerinin incelenmesi görevleri aşağıdaki gibidir:

siyasi, ekonomik, bilimsel, kültürel öneme sahip belgelerin daha sonra kalıcı olarak saklanmak üzere transfer edilmesi için seçilmesi devlet arşivleri Rusya Federasyonu;
bilimsel ve tarihsel değeri olmayan, ancak pratik önemi koruyan belgelerin geçici olarak saklanması için seçim;
bilimsel değeri olmayan ve pratik önemini yitirmiş belgelerin imhası için tahsis;
belgelerin saklama koşullarının ayarlanması veya değiştirilmesi.

Değer incelemesi kurum ve işletmelerin büro işlerinde, kurum arşivlerinde ve devlet arşivlerinde yapılır.

Büro işlerinde değer incelemesi yapılır:

derleme yaparken;
;
ofis işlerini tamamladıktan sonra organizasyonun arşivine transfer için dava hazırlarken.

Depolama sürelerine göre tipik belge listeleri

Daha önce de belirtildiği gibi, başlangıçta, davaların saklama süreleri, davaların isimlendirilmesinin derlenmesi aşamasında belirlenir. Bu, belirli bir davaya dahil edilen belgelerin önemine ilişkin bir ön değerlendirmenin yapıldığı anlamına gelir. Davaları oluştururken, amaçlarına, içeriğine ve saklama sürelerine göre belgeleri belirli komplekslere atfetmenin doğruluğunu kontrol etmek gerekir.

Belgelerin değerinin incelenmesinde yardım, saklama süreleri olan standart veya departman belge listeleri ile sağlanır. Saklama sürelerini veya birçoğunu yok etme olasılığını ayarlamanıza izin verirler. yönetim belgeleri. Model listeleri sektörler arası eylemin düzenleyici ve metodolojik belgeleridir. Belgelerin değerinin incelenmesi yapılırken tüm kurum veya kuruluşlar tarafından yönlendirilebilirler. Bölüm listeleri, örneğin eğitim kurumları, sağlık hizmetleri vb.Gibi belirli bir endüstri için belgelerin bileşimini ve saklama koşullarını belirler. Bununla birlikte, listelerin varlığına rağmen, bazı durumlarda, saklanmalarının gerekliliğini ve süresini belirlemek için belgelerin bileşimi ve içeriği hakkında ek çalışma yapılması gerekir.

Belgeler için saklama süresinin belirlenmesi

Her yıl, kuruluşların ofis çalışmalarında, kalıcı ve geçici depolama için belge seçimi ve ayrıca yıkım için. Bu seçim, aşağıdaki yapısal bölümlerin personeli tarafından gerçekleştirilir: metodolojik rehberlik arşiv personeli. Dosyadaki belgelerin gerçek içeriğinin analizini, bilimsel ve pratik değerlerinin belirlenmesini ve ilgili saklama sürelerini içerir. Belgelerin saklama sürelerinin sadece isimlendirmede yer alan dava başlıklarına göre belirlenmesine izin verilmez. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama sürelerine ilişkin belgelere özellikle dikkat edilmelidir. Onların seçimi yapılır göz atarak belgeler. Bu, sırasında yapılan hataları belirlemenin ve kalıcı saklama süresi olan belgeleri geçici saklama belgelerinden ayırmanın tek yoludur.

"EPK" işaretli vakalar da sayfa sayfa incelenir. Bu, kompozisyonlarında kalıcı depolamaya tabi olan belgeleri tanımlamanıza olanak tanır. Bu tür belgeleri içeren davalar yeniden oluşturulmalıdır: kalıcı ve zaman dilimleri depolar bağımsız davalar halinde oluşturulur veya homojen belgelerle önceden oluşturulmuş davalara eklenir. Geçici saklama belgelerinin şartları, belge listelerine göre veya kuruluş dosyalarının isimlendirmesine göre belirlenir. son karar"EPK" işaretli dosyaların saklanması açısından arşiv kurumunun uzman-io-doğrulama komisyonu tarafından kabul edilir.

Yani, sınav sürecinde:

arşive transfer için kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının seçimi;
yapısal birimlerde geçici olarak saklanması gereken kasaların seçimi;
saklama süreleri dolan geçmiş yıllara ait davaların imhası için tahsisat.

Aynı zamanda, davaların isimlendirilmesinin kalitesi ve belgelerin saklanması için son tarihlerin belirlenmesinin doğruluğu kontrol edilir.

Böylece inceleme sonucunda değerler tahsis edilir. dört grup belgeİle birlikte çeşitli terimler depolamak:

devlet arşivlerinde kalıcı olarak saklanan belgeler;
kuruluşun arşivinde geçici depolamaya (10 yıldan fazla) tabi belgeler;
yapısal bölümlerde geçici depolamaya (10 yıla kadar) tabi belgeler;
saklama süresinin sona ermesi nedeniyle imha edilecek belgeler.

Şu anda yönetimde, belgelere ek olarak kağıt ortam belgeler kullanılır elektronik form. Elektronik biçimdeki (ED) belgelerin değerinin incelenmesi, geleneksel (kağıt) ortamdaki belgelerle birlikte bir uzman komisyon tarafından gerçekleştirilir. Gerçekleştirildiğinde, aynı entegre sistem belgelerin değeri için kriterler: bilgilerin önemi ve eksiksizliği, mükerrer bilgilerin olmaması vb. Bununla birlikte, belgelerin elektronik biçimde arşivlenmesi olasılığının belirlenmesi, bir dizi faktörün dikkate alınmasını gerektirir. Bunlar arasında: ED alımının kısıtlanması; ED oluşturma sürecinin eksiksizliği; arşive kabul edildikten sonra ED'nin başka bir formata olası transferinin maliyeti; ED'nin daha fazla depolama için transferini önleyen yasal düzenlemelerin varlığı; gerekli destekleyici belgelerin mevcudiyeti; tip eşleştirme elektronik ekipman ED'nin çeşitli depolama modları; depolama maliyetleri. Bu nedenle, belgelerin çoğu kalıcı ve uzun vade depolama, geleneksel kağıt biçiminde kuruluşların arşivlerine aktarılır.

Pirinç. 6.1. Depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis işlemine ilişkin bir eylem doldurma örneği

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, bir dizi belge düzenlenir:

kalıcı saklama kasalarının envanteri;
geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanteri;
personel tarafından vaka envanteri;
depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsis hakkında bir kanun.

Elektronik formdaki belgeler bağımsız envanterlere dahil edilir.

Açıklamalara göre ilgili vakalar kurumun arşivine aktarılır. Geçici (10 yıla kadar) saklama belgeleri arşive aktarılamaz. Serviste saklanırlar dokümantasyon desteği kuruluşlarda veya yapısal bölümlerde ve depolama süresinin bitiminden sonra imha edilir. Vaktinden.

Envanterler AT toplantısında değerlendirilir ve kuruluş başkanı tarafından onaylanır. vaka açıklamaları Sürekli depolama arşiv kurumunun EPC'si onaylanır, vakaların personel tarafından envanteri onunla koordine edilir (vakaların envanteri hakkında daha fazla ayrıntı için bkz. bölüm 6.2).

AT toplantısında dosya envanteri ile eş zamanlı olarak, saklama süresi dolan davaların imhası için tahsis işlemleri de dikkate alınır. Kuruluş, yasada yer alan dosyaları ancak EPC'nin kalıcı depolama için dosya listesini onayladıktan sonra imha etme hakkına sahiptir.

Kanun, saklama süresi kanunun düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar sona eren davaları içerir. Örneğin, 2005 yılında 3 yıllık saklama süresi olan bir dava oluşturulmuşsa, 2009 yılında düzenlenen kanuna dahil edilmelidir (bu durumda, dava saklama süresi 1 Ocak 2009'da sona erer). Kanun, tüm organizasyonun işleri için hazırlanmıştır. Birkaç yapısal bölümün durumlarını içeriyorsa, o zaman her bölümün dava başlıklarından önce adı belirtilir. Homojen durumlar, dava sayısını gösteren bir genel başlık altında kanuna girilir. Davaların imhası için tahsis işlemi aşağıdakilere göre düzenlenir: birleşik biçim ve belgelerin kıymetini inceleyen görevli tarafından imzalanır. Arşiv kurumunun EPC'si, kalıcı depolama durumları için envanterleri onayladıktan sonra, kanunun kuruluş başkanı tarafından onaylanması gerekir. Bir eylem örneği, Şek. 6.1.

Söyle bana, arşivdeki belgeleri ne zaman ve nasıl dosyalamanız gerekiyor (gelen ve giden mektuplar, emirler, protokoller) veya arşive gönderilmeleri gerekmiyorsa, bu durumda bunları nasıl hazırlayacaksınız? Dolapta 2003'e ait belgeler var!

Cevap

Belgelerle çalışma kuralları hakkında bilgi (kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin bileşimi, saklama koşulları, arşiv depolama ve imha etme kuralları, arşiv çalışması kuralları vb. dahil) sabitlenmelidir. içinde dahili belgeler kuruluşlar (örneğin, davaların isimlendirilmesinde, ofis işleri için talimatlar, arşivin faaliyetlerini düzenleyen belgeler). Bu nedenle, öncelikle bu belgelerin kuruluşta bulunabilirliğini öğrenmenizi ve dikkatlice incelemenizi öneririz.

Hakkında giden belgeler devamını linkte okuyun.

Düzenleyici belgelerin olmaması veya yeterli olmaması durumunda, aşağıdakileri kullanarak belgelerle kendiniz çalışmanız gerekecektir:

Tipik yönetim listesi arşiv belgeleri Faaliyet sırasında üretilen Devlet kurumları, bedenler yerel hükümet ve saklama şartlarını gösteren kuruluşlar, onaylanmıştır. Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle (bundan böyle Liste olarak anılacaktır).
6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Collegium'un kararıyla onaylanan kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar (bundan sonra - arşivlerin çalışması için Temel kurallar).
GOST 17914-72. Uzun süreli saklama için kılıf kapakları. Türler, boyutlar ve teknik gereksinimler(bundan böyle - GOST 17914-72).

Konunun özüne istinaden ve belgelerin tür kompozisyonunun belirtildiği dikkate alınarak ve ayrıca belgelerin iyi durumda, doğru bir şekilde yürütülmüş, davalara dönüştürülmüş olmasını şart koşarsak, belgelerin sicile tescili arşiv aşağıdaki adımlardan oluşacaktır.

hakkında ilginç bilgiler dosyalama davaları burada yayınlandı.

1. Belgelerin saklama koşullarının belirlenmesi.

Vakaların oluşumunun doğruluğunu sağlamak ve tespit etmek daha fazla sipariş Arşive aktarma olasılığı da dahil olmak üzere belgelerle çalışmak, saklama koşullarının belirlenmesi gerekir. Bunu yapmak için, Liste'nin aşağıdaki makalelerine dönüyoruz:

makale numarası

Belge türü

Raf ömrü

Not

Siparişler, siparişler; belgeler (...) onlara:

a) ana (temel) faaliyette;

b) personel tarafından (işe alma, yer değiştirme, birleştirme, nakil, işten çıkarma; tasdik, ileri eğitim, rütbe (rütbe) tayini; soyadı değişikliği; teşvik, ödüller; ücretler, ikramiyeler, çeşitli ödemeler; tüm tatil türleri ile çalışanların ağır, zararlı, tehlikeli koşullar emek, ebeveyn izni, ücretsiz izin ( ücretler); ana faaliyetin profilindeki görev; uzun yurt içi ve yurt dışı iş gezileri, zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşullarına sahip çalışanlar için iş gezileri);

c) İdari ve ekonomik faaliyetler için

Hızlı. ** (bir)

75 litre. (2) EPC

(2) hakkında disiplin eylemi, yıllık ücretli izin, eğitime bağlı izin, görev, kısa süreli yurtiçi ve yabancı iş gezileri- 5 yıl

Protokoller, kararlar, kararlar, transkriptler; belgeler (...) onlara:

b) üniversite, danışmanlık, yürütme organları kuruluşlar (kuruluşlar) (kurullar, konseyler, müdürlükler, kurullar vb.);

c) kuruluşun (kuruluşların) kontrol (revizyon) organları (konseyler, komisyonlar, vb.);

d) koordinasyon için belirli türler faaliyetler;

e) örgütün (kuruluşların) bilimsel, uzman, metodolojik, danışma organları (komiteler, komisyonlar, konseyler vb.);

f) kuruluş başkanı (2) ile toplantılar;

g) toplantılar emek kolektifleri kuruluşlar;

h) organizasyonun yapısal bölümlerinin toplantıları;

ve) genel toplantılar hissedarlar, hissedarlar

(1) bilgi için gönderildi - ihtiyacın sonuna kadar;

(2) Operasyonel toplantılar - 5 yıl, EPC;

(3) Ne zaman karmaşık yapı organizasyonlar (yapı içindeki yapı) - 5 yıl;

hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz ana organizasyon belgeleri türleri malzemeye giderseniz.

Ayrı olarak, yazışmalar (gelen ve giden mektuplar) üzerinde durmalısınız. Listeye göre, yazışmaların saklanma süresi kural olarak 5 yıldır (bu süre ana olarak kabul edilecektir), ancak içinde gündeme getirilen konuya bağlı olarak 1 yıldan olabilir. (örneğin, Madde 779 - belgeler ( eylemler, raporlar, ofis notları, başvurular, listeler, yazışmalar) verilmesi, sertifikaların, geçişlerin, kimlik kartlarının kaybı) kalıcı bir saklama süresine kadar (örneğin, Madde 118 - yazışmalar) devlet kaydı hakları Emlak ve onunla ilgilenir). Bu nedenle, hem Listeyi hem de yazışmalarla birlikte davaya dahil edilen belgeleri dikkatlice okumalısınız.

Tanıtma sonucunda, 5 yıllık saklama süresi olan belgelere ek olarak, dosyaya kalıcı ve uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama süresi belgelerinin de dosyalandığı ortaya çıkarsa, dosyanın yeniden biçimlendirilmesi veya depolamaya tabi olması gerekir. maksimum süre içerdiği belgeler için sağlanmıştır (bu, depolama için yer tasarrufu açısından mantıksızdır). Ancak, daha kısa saklama süreleri (1 yıl, 3 yıl) olan belgeler, 5 yıllık raf ömrüne sahip yazışmalarla davaya girdiyse, yeniden biçimlendirmeye değmez, çünkü. bu, bu belgelerin değeriyle kıyaslanamayacak kadar çok emek gerektirir. Gelecekte, davaları oluştururken, yazışmalarla davaları oluşturan belgelerin saklama koşullarına çok dikkat edilmelidir.

hakkında her şey belgelerin imhası Bağlantıdaki materyali okursanız öğreneceksiniz.

Böylece, alınan bilgileri analiz ederek, belgeler iki gruba ayrılabilir:

kalıcı ve uzun (10 yıldan fazla) bir depolama süresine sahip olmak: ana (temel) faaliyetler ve personel için siparişler (disiplin yaptırımları listesinin 2. notu, 19. maddesinde belirtilenler hariç, yıllık ücretli tatiller, eğitim ile ilgili tatiller , görev, kısa süreli yurt içi ve yurt dışı iş gezileri); hemen hemen her tür protokol (kuruluşun yapısal bölümlerinin toplantıları hariç), vb.

Bu belgeler arşiv deposuna aktarılacaktır. Kural olarak, böyle bir transfer, oluşum yerinde (alt bölüm) depolama sürelerinin sona ermesinden sonra yapılır. Bu süre ortalama 1-2 yıl olup, belgelerle bilgi ve referans çalışmaları yürütülürken;

geçici saklama süresi (10 yıla kadar): yazışma; idari ve ekonomik konularda emirler; organizasyonun yapısal alt bölümlerinin protokolleri; notta belirtilen personel siparişleri. 2 yemek kaşığı. Listenin 19.

Hakkında daha ayrıntılı arşivleme

Bu tür durumlar genellikle arşiv deposuna aktarılmaz (bunlar, depolama süresinin sona ermesine ve imha için transfer edilene kadar oluşum yerlerinde (alt bölümler) saklanır). Ancak, kuruluşun bu belgeler için başka saklama kuralları belirleme hakkına sahip olduğu açıklığa kavuşturulmalıdır. Örneğin, şu anda birçok kuruluşta, oluşum yerlerinde (alt bölümler) giderek artan sayıda geçici saklama süresi belgesinin saklanması mümkün değildir. Bu nedenle, yerleşik kurallara uygun olarak iç kurallar kuruluşlar, ayrıca arşive veya isteğe bağlı olarak okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine depolanmak üzere aktarılırlar. Kural olarak, böyle bir transfer, 1-2 yıl olan oluşum yerinde (alt bölüm) saklama sürelerinin sona ermesinden sonra da yapılır, belgelerle bilgi ve referans çalışması yapılır.

hakkında hiçbir sorunuz olmayacak gelen belgeler linkteki yazıyı okuduktan sonra

Şimdi, alınan bilgileri kullanarak, oluşum yıllarını dikkate alarak belgelerle ilgilenmeye çalışacağız. Geçici saklama süresi (10 yıla kadar) belgeleri olan davaların da depolama için arşive aktarıldığını ve davaların oluşum yerinde (alt bölüm) arşiv deposuna aktarılmadan önceki saklama süresinin 2 yıl olduğunu varsayalım. :

oluşum yılı	Kalıcı ve uzun (10 yıldan fazla) saklama süresi belgelerine sahip davalar (ana (temel) faaliyetlere ve personele ilişkin emirler (Listenin 19. maddesinin 2. notunda belirtilenler hariç); protokoller (kuruluşun yapısal bölümlerinin toplantıları hariç)	Geçici saklama belgeleri olan davalar (10 yıla kadar) (yazışma; Liste'nin 19. maddesinin 2. notunda belirtilen idari ve ekonomik konular ve personele ilişkin emirler; kuruluşun yapısal bölümlerinin protokolleri)

		Raf ömrü doldu
	Arşivlenecek	Raf ömrü doldu
	Arşivlenecek	Arşivlenecek
	Arşivlenecek	Arşivlenecek
	Arşivlenecek	Arşivlenecek
	Şube depolama	Şube depolama
	Şube depolama	Şube depolama
	Vaka Oluşumu	Vaka Oluşumu

Böylece, birimde henüz oluşmaya ve saklanmaya devam eden durumlar hariç tutularak, saklama süresinin dolması nedeniyle depolama ve imha için devredilecek belgelerin yıllara ve türlere göre kompozisyonunu elde ettik.

2. İşlerin kaydı.

Bunu yapmak için temel bilgilere aşina olmanız gerekir. normatif belgeler bu alanda gereksinimleri belirleyen - arşivlerin çalışması için temel kurallar ve GOST 17914-72.

Hakkında daha ayrıntılı arşiv ofisi çalışması bağlantıdaki materyale yazdık.

Arşiv Çalışmasının Temel Kuralları uyarınca, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumları tam, geçici depolama durumları (10 yıla kadar dahil) - - kısmi kayıt(bkz. madde 3.6.3). İmha için devredilmesi gereken vakaların, işçilik maliyetlerinden tasarruf etmek için yürütülmesi önerilmez.

Tecrübe eksikliği göz önüne alındığında bile, geçici (10 yıla kadar dahil) saklama süresi vakalarının kaydı bağımsız olarak yapılabilir. Ancak kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama süresi ve personel vakalarının tescili, belirli ve oldukça katı kurallara uyulmasını gerektirir, bu nedenle, bu konu arşiv çalışanları veya uzman komisyonu tarafından yapılan işin doğruluğuna dair tavsiye veya onay almak daha iyidir.

Hakkında okumak evrak işi hata yapmamak.

Şu anda, temel olmayan faaliyetler için birimlerin işgücü maliyetlerini düşürmeye yönelik kuruluşlardaki mevcut uygulama göz önüne alındığında, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel için dosyaların kaydı genellikle arşiv birimi tarafından gerçekleştirilir (örneğin, , dosyaların arşive aktarılmasından sonra) veya hatta bir dış kaynak şirketinin performansı için transfer edildikten sonra - bu konuda bir karar kuruluşun yönetimi tarafından verilir. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama sürelerinin işlenmesi vakalarının kendi başlarına yapılması gerekiyorsa, uygulanması her birinin uygulanması gereken aşamalara bölünmesi önerilebilir. hatasız arşiv çalışanları (uzman komite) tarafından kontrol edilir. Örneğin:

1. Belgelerin sistemleştirilmesi.

2. Sayfa numaralandırma.

3. Bir doğrulama sayfası derleme.

4. çizim dahili envanter.

5. Kapak tasarımı.

6. Davanın dosyalanması veya bağlanması.

Plan maddelerinin yerine getirilme sırası ve sayıları, belirli işlerin ihtiyacına bağlı olarak değişebilir (örneğin, davadaki belgeler zaten sistematize edilmişse, bu maddeye ihtiyaç duyulmaz; özel değerli belgeler- dava belgelerinin dahili envanteri vb. için bir form düzenlenmesi gerekli değildir).

3. Değerin incelenmesi.

Değer incelemesi, kuruluşta kurulan kalıcı bir uzman komisyonu tarafından gerçekleştirilir. AT bu durum uzman komisyonu mevcut belgeleri değerlendirmeli, dosyaların doğru oluşturulduğundan emin olmalı, saklanmak üzere arşive aktarılacak dosyaları ve saklama süresinin dolması nedeniyle imha edilmek (veya saklanmalarına devam etmeye karar vermek) için aktarılacak dosyaları seçmelidir. dönem.

Hakkında daha ayrıntılı belgelerin arşive aktarılması buraya yazdık.

Bizim durumumuzda, değer incelemesinin sonuçlarına dayanarak aşağıdaki belgeler verilebilir:

depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsisat üzerinde hareket etmek(yazışma; idari ve ekonomik konulardaki emirler; Liste'nin 19. maddesinin 2. notunda belirtilen personel emirleri; örgütün yapısal bölümlerinin protokolleri), imha edilmek üzere devredilmesine karar verilirse;
kalıcı depolama envanteri(ana (temel) faaliyetlere ilişkin emirler, protokoller (kuruluşun yapısal bölümlerinin toplantıları hariç));
personel kaydı(personel siparişleri).

Belirtilen kanun ve envanterin formları, bunların yürütülmesine ilişkin kurallar, Kuruluş Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kurallar tarafından belirlenir. Bu belgelerin ancak bilirkişi komisyonunun davaların oluşumu ve yürütülmesinin doğruluğu hakkında herhangi bir şikayeti olmaması durumunda hazırlanabileceğine dikkat edilmelidir. Muayene sırasında büyük hatalar bulunması durumunda, düzeltildikten sonra tekrar muayene gerekebilir.

hakkında önemli bilgiler 2017'deki arşivler burada malzeme bulacaksınız.

Şimdi geçici saklama süresi (10 yıla kadar) olan davaların saklanması için transfer kaydını düşünün. Yukarıda belirtildiği gibi, bu tür davaları arşive (okul öncesi eğitim kurumunun hizmeti, diğer birim) depolamak için devretme kararı, kuruluşun iç belgelerinde sabitlenmelidir. Geçici saklama süresi (10 yıla kadar) olan vakalar, vakaların isimlendirilmesine göre (varsa) depolama için transfer edilebilir veya vakaların envanterine benzer şekilde organizasyonda dahili basitleştirilmiş bir envanter formu geliştirilebilir. kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personele göre. Bu tür envanterlerin kaydı, personel tarafından kalıcı depolama durumlarının envanterleri ile eşzamanlı olarak gerçekleştirilebilir ve depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis konusunda hareket eder.

Hakkında daha ayrıntılı arşivleme buraya yazdık.

Bu nedenle, yukarıdaki çalışmanın bir sonucu olarak, davaların depolanması ve imha edilmesi için birim kalmalıdır:

2011 vakaları (oluşturan);
2009-2010 vakaları oluşumlar (onlarla bilgi ve referans çalışmaları yürütülürken birimde depolanan);
örnekler:

Depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis kanunu;

Kalıcı depolama durumlarının envanterleri;

Personel tarafından vaka açıklamaları;

Geçici (10 yıla kadar) saklama süresi vakalarının envanteri.

Geçici (10 yıla kadar) saklama süresinin örnek envanteri

organizasyonun yapısal birimi

Şirketin adı

____________________________________________________________________

Yapısal birimin adı

ONAYLAMAK

İş ismi

organizasyonun yapısal birimi başkanı

________ ______________________

İmza İmza transkripti

AÇIKLAMA No. _______

	Vaka İndeksi	Vaka başlığı	son tarihler	yaprak sayısı	Raf ömrü	Not

Bölüm adı

AT bu envanter ________ birim katkıda bulunmuştur. çıkıntı No ile __________ Sayılar ve kelimeler

No. __________________ tarafından

İş ismi

envanterin derleyicisi ____ ________________________________

İmza İmza transkripti

KABUL

İş ismi

DOE hizmeti başkanı

İmza Açıklama

Hakkında daha ayrıntılı arşiv depolama bağlantıdaki materyale yazdık.

vaka açıklamaları

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) saklama süreleri ve personel belgelerinin durumlarının envanteri ile davaların imhası için tahsis işlemlerine ilişkin eylemler süresi doldu depolama (10 yıla kadar dahil).

Kalıcı, geçici saklama süresi (10 yıldan fazla) vakalarının envanterleri ve personel ile ilgili belgelerin yanı sıra imha için vakaların tahsisine ilişkin eylemler, kuruluşun uzman komisyonunun bir toplantısında değerlendirilir ve bölüm arşivi ile kararlaştırılır.

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama süresi vakaları, ancak kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) saklama süresi vakalarının envanterleri ve ilgili süre için personel onaylandıktan ve ilgili bölüm arşivine aktarıldıktan sonra imha edilebilir. organizasyon.

Envanter, bir muhasebe belgesi ve arşivin bilimsel ve referans aparatının ana kısmı olup, belgeler için operasyonel bir arama sağlar. Envanter üç nüsha halinde derlenir: biri dosyalarla birlikte bölüm arşivine aktarılır, ikincisi uzman komisyonunun toplantı tutanaklarına temel olarak eklenir, üçüncüsü ofis ofisinde kontrol kopyası olarak kalır. girişim.

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama süreleri ve personel için ayrı envanterler düzenlenir.

Süresi sona erdikten sonra devlet deposuna teslime tabi olmayan geçici (10 yıl dahil) saklama süresi olan durumlar bitiş tarihi depolama, imha için belgelerin tahsisine ilişkin yasaya dahil edilmiştir. Belgelerin saklama sürelerinin tamamı dolmadan imha edilmesine izin verilmez. Belgelerin erken imhasını hariç tutmak için, aşağıdaki kurala uyulmalıdır: bunlarda belirtilen saklama süresi, kanunun düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar sona ermişse, davalar imha işlemine dahil edilir. (Örneğin, 1999'da üç yıllık saklama süresi tamamlanmış davalar, 1 Ocak 2003'ten önce düzenlenmeyecek bir kanuna dahil edilebilir).

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) saklama süresi ve sona erdikten sonra personel kayıt yönetimi vakaları Takvim yılı girildikleri bölüm arşivine aktarılmak üzere hazırlanmalıdır. Önceki arşiv hazırlığı davalar iki prosedürü içerir: davaların tanımı ve yürütülmesi.

Vakaların kaydı

Bir davanın kaydı, yeniden kaydı, sayfa numaralandırması, bir sertifika yazısı hazırlama, dahili bir belge envanteri ile ilgili bir çalışma kompleksidir. Büro çalışmasında vakanın belgelendiği andan itibaren başlar ve departman arşivine aktarılmak üzere hazırlanması sürecinde sona erer. Vakaların kaydı, büro hizmeti çalışanları tarafından gerçekleştirilir. Saklama koşullarına bağlı olarak, davaların tam veya kısmi kaydı yapılır. Kalıcı, uzun süreli depolama (10 yıldan fazla) ve personel için durumlar tam kayda tabidir.

Geçici (10 yıla kadar dahil) depolama durumları kısmi kayda tabidir, belgelerin dahili yeniden sistemleştirilmesi olmadan, sayfa numaralandırılmadan ve ayrıca bir sertifika yazısı hazırlamadan ciltlerde saklanmalarına izin verilir.

Tam vaka şunları içerir:

dava belgelerinin Ocak'tan Aralık'a kadar doğrudan kronolojik sırayla yeniden gruplandırılması (vakanın yıl içinde oluşumundan kaynaklanan Aralık'tan Ocak'a kadar ters kronolojik sıra yerine);

dava dosyasının sayfalarının sağ üst köşede siyah grafit kalemle Arap rakamlarıyla numaralandırılması;

en değerli davalar için davanın belgelerinin dahili bir envanterini hazırlamak;

davanın noter onayını hazırlamak;

4 protokol için metal klipssiz (ipli) veya dosya ciltlemesiz sert koyu karton kapakta dosyalama;

davanın kapağının detaylarında gerekli açıklamaların yapılması: yapısal birimin adının, eğer değiştiyse, kayıt tutma endeksinin, davanın başlığının, tarihin vb.

Pratik veya tarihi öneme sahip geçici (10 yıldan fazla) bir saklama süresinin yanı sıra personel, bunların muhasebesi, kullanımı, seçimi ve devlet deposuna transfer için hazırlanmasıyla ilgili belgeleri saklamak için işletme bir arşiv oluşturur. Kuruluşun arşivi, yapısal bir birim olarak işlev görür ve operasyonel olarak, yazılım birimi kuruluşunun başkan yardımcısına bağlıdır; yönetmek.
Rusya Federal Arşiv Servisi tarafından belirlenen şekilde yapılan bir incelemeden sonra, özel pratik veya tarihi değeri olan bir teşebbüsün belgeleri, depolama için bölgesel (departman) bir arşive aktarılabilir.
Arşivde depolanmak üzere belgelerin hazırlanması, belgelerin değerinin incelenmesini, arşiv dosyalarının oluşturulmasını ve yürütülmesini, dava envanterlerinin derlenmesini içerir ve pratik olmayan belge ve dosyaların imhası için tahsis edilmesine ilişkin eylemleri içerir veya tarihsel değer.

Belgelerin değerinin incelenmesi

Belgelerin değerinin incelenmesi, arşiv depolaması için belgelerin seçilmesi için bir prosedürdür.
İşletmenin belgelerinin değerinin incelenmesi gerçekleştirilir: davaların isimlendirilmesini derlerken; dava oluşturma sürecinde ve davalara belgelerin atfedilmesinin doğruluğunu kontrol ederken; işletmenin arşivine ve bölgesel (departman) arşivine transfer için davalar hazırlarken.
İşletmedeki belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek için kalıcı bir uzman komisyonu (bundan sonra AT olarak anılacaktır) oluşturulur. organik
EC'nin çalışması, işletme başkanı tarafından onaylanan düzenlemelere uygun olarak gerçekleştirilir.
Kalıcı ve geçici depolama için belgelerin değerinin incelenmesi, işletmede yıllık olarak 5 ila 20 Aralık arasında yapılır.
Belgelerin değerinin incelenmesi sırasında, arşive transfer için kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama belgeleri ve daha fazla saklama için geçici saklama süreleri olan ve "Gerekene kadar" olarak işaretlenmiş belgeler seçilir. Aynı zamanda saklama süresi dolan dosya ve belgeler imha edilmek üzere tahsis edilir.
Kalıcı saklama için belgelerin seçimi, saklama şartlarını gösteren belge listeleri ve dosyalara bakarak işletme dosyalarının isimlendirilmesi temelinde gerçekleştirilir.
Daimi saklama konularında, belgelerin ikinci ve sonraki kopyaları, taslaklar, belgenin biçimlendirilmemiş kopyaları ve geçici saklama süreleri olan konuyla ilgisi olmayan belgeler el konabilir.
Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel dosyaları için dosya envanterleri ile imha için dosyaların tahsisi ile ilgili eylemler düzenlenir.
Envanter, bağımsız tamamlanmış numaralandırmaya sahip vakaların bir listesidir ve aşağıdaki sütunları içerir:

envantere göre kasanın seri numarası (hacim, kısım);
vaka indeksi (ciltler, parçalar);
vaka başlığı (ciltler, parçalar);
davanın tarihi (ciltler, parçalar);
dosyadaki sayfa sayısı (hacim, parçalar);
vaka saklama süresi.

Vakaların envanterini derlerken aşağıdaki gereksinimler gözlenir:

her bir vaka bağımsız olarak envantere girilir. seri numarası. Vaka birkaç ciltten (parçalardan) oluşuyorsa, her bir cilt (parça) envantere bağımsız bir numara altında girilir;
envanterde, vaka numaralandırmasının uçtan uca sırası gözlenir;
envanterin sütunları, davanın kapağındaki bilgilere tam olarak uygun olarak doldurulur;
aynı başlıktaki davaların envanterine girilirken, ilk davanın başlığı tam olarak yazılır ve diğer tüm benzer davalar "aynı" kelimeleri ile belirtilirken, davalarla ilgili diğer bilgiler envantere tam olarak girilir. . Envanterin her yeni sayfasında, başlık tam olarak çoğaltılır;
Envanterin "not" sütunu, davaların kabulünü, bunların özelliklerini belirtmek için kullanılır. Fiziksel durumu, davaların diğer yapısal birimlere devredilmesine ilişkin olarak gerekli eylem, kopyaların mevcudiyeti vb.

J.2.11. Envanterin sonunda, envanterde listelenen vaka sayısını, envanterdeki vakaların ilk ve son numaralarını (sayı ve yazıyla) gösteren ve ayrıca özelliklerini belirten son bir giriş yapılır. envanterdeki vakaların numaralandırılması (harf numaraları ve eksik sayılar).

Vakaların envanteri, pozisyonunu belirten derleyici tarafından imzalanır, okul öncesi eğitim kurumu başkanı ile kararlaştırılır ve işletme başkanı ve AK başkanı tarafından onaylanır.
Vaka envanteri, biri vakalarla birlikte arşive aktarılan, ikincisi ise işletmenin okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde kontrol kopyası olarak saklanan iki nüsha halinde derlenir.
İlgili belgeler için belge seçimi

İmha süresi ve imha için tahsisine ilişkin bir eylemin düzenlenmesi, aynı süre için kalıcı depolama durumlarının özet envanterlerinin derlenmesinden sonra gerçekleştirilir. Bundan sonra şirket, bu fiillerde yer alan dosya ve belgeleri mevzuata uygun olarak imha etme hakkına sahiptir. yerleşik düzen. .

Belgelerin hazırlanması ve arşive aktarılması

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel dosyalarının yürütüldüğü dosyalar arşive aktarılır.
Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama belgelerine sahip davalar, iki yıllık sürelerinin bitiminden sonra arşive aktarılır. depolamak.
Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları, kural olarak, arşive aktarılamaz. İşletmenin DOW hizmetinde depolanır ve depolama süresinin bitiminden sonra öngörülen şekilde imhaya tabi tutulur.
Dosyaların arşive aktarımı, okul öncesi eğitim kurumu başkanı ve arşiv başkanı tarafından önceden onaylanan programa göre yıllık olarak Ocak ayında gerçekleştirilir.
Dosyaların arşive nakledilmek üzere hazırlanması sırasında, oluşumunun doğruluğu, icrası, envanterde yer alan dava sayılarına uygunluğu ve dava isimlendirmesine uygun olarak açılan dava sayıları ön kontrol edilir. Denetim sırasında tespit edilen vakaların oluşumu ve yürütülmesindeki tüm eksiklikler, vakaların arşive aktarılmasına kadar giderilmelidir.
Her vakanın kabulü, envanterde bir işaret ile belirlenir. Prosedürün sonunda, envanterin her bir kopyasının sonunda, fiilen kabul edilen dava sayısı, tarih alma-gönderme işler. Bundan sonra, envanterler arşiv başkanının ve işletmenin okul öncesi eğitim kurumu hizmet başkanının imzaları ile onaylanır.

Vakalarla birlikte kayıt dosyaları arşive aktarılır. aktarılan belgeler. Her dosya dolabının başlığı, depolama için devredilen kasalardan sonra envantere dahil edilir.

Rusya Maliye Bakanlığı'nın 31 Aralık 1992 tarih ve 81 sayılı emriyle ONAYLANMIŞTIR
Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'ndaki vatandaşların teklif, başvuru ve şikayetlerine ilişkin kayıt tutma talimatları
/. Genel Hükümler

Bu Talimat dayalı Model Talimatı Rusya Federasyonu Hükümeti altındaki Arşivler Komitesi tarafından 07/06/92 tarihinde onaylanan Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve bölümlerinde ofis çalışmaları hakkında ve mektuplar, teklifler, başvurular üzerinde iş düzenleme ve ofis çalışmaları yürütme prosedürünü belirler ve Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı merkez ofisindeki vatandaşlardan gelen şikayetler.
Harflerle ilgili büro işleri, İdari Dairede genel büro işlerinden ayrı olarak yürütülür. kontrol departmanı- Vatandaş mektupları sektörü, bakanlığın yapısal bölümlerinde - kayıt tutmaktan sorumlu çalışanlar.
Kişisel sorumluluk vatandaşlardan gelen mektupların değerlendirilmesine ilişkin çalışma durumu ve mektuplar üzerinde ofis çalışmalarının yürütülmesi bölüm başkanlarıdır (departmanlar). İdari ve Kontrol Departmanı, yapısal bölümlerdeki mektupların değerlendirilmesi ve kayıt tutmanın zamanlaması üzerinde kontrol uygular. Merkez Ofis bakanlığın bölümleri (departmanları) ile birlikte bu çalışmanın daha da iyileştirilmesi için gerekli önerileri geliştirir.
Başvuru ve şikayetler, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren bir ay, ek çalışma ve doğrulama gerektirmeyen başvurular ise derhal, en geç 15 gün içinde sonuçlandırılır.

Bir başvuru veya şikayetin çözümlenmesi için özel bir kontrol yapılması, ek materyal talep edilmesi veya diğer tedbirlerin alınmasının gerekli olduğu durumlarda, başvuru veya şikayetin çözüme kavuşturulması için son tarihler bakanlık başkanlığınca bir ayı geçmemek üzere uzatılabilir. , başvuru veya şikayette bulunan kişiye bir bildirim ile.
Vatandaşların teklifleri, teklifi yapan kişiye bildirilen ek çalışma gerektiren teklifler hariç, bir ay içinde değerlendirilir.

Askeri personel ve aile fertlerinin beyan ve şikayetleri, alındıkları tarihten itibaren 15 gün içinde çözülür.

Bir başvuru veya şikayetin çözümlenmesi için özel bir kontrol yapılması, ek materyal talep edilmesi veya diğer tedbirlerin alınmasının gerekli olduğu durumlarda, başvuru veya şikayetin çözüme kavuşturulması için son tarihler bakanlık başkanlığınca 15 günü geçmemek üzere uzatılabilir. , başvuru veya şikayette bulunan kişiye bir bildirim ile.

hakkında şikayetler yanlış eylemler veya siparişler mali makamlar Bakanlıkça alındığı tarihten itibaren en geç 5 gün içinde değerlendirilir.
Vatandaşların isimsiz itirazları dikkate alınmaz ve bilgi için bölümlere (departmanlara) gönderilir.

anonim olarak kabul edilir yazılı itirazlar soyadı, adı, soyadı, başvuranı belirtmeden ve ikamet yeri, iş veya çalışma yeri hakkında veri içermeyen vatandaşlar (02.02.88 No. 8422-XI tarihli SSCB Yüksek Sovyet Başkanlığı Kararnamesi'nden alıntı) ).

Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı, Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak vatandaşlardan gelen mektupları yetkisi dahilinde değerlendirir. Rusya Federasyonu Yüksek Konseyine, Rusya Federasyonu Devlet Başkanlığı İdaresine, Rusya Federasyonu Hükümet Ofisine gönderilen vatandaşlardan gelen mektuplara verilen cevaplar bakanlık liderliği tarafından imzalanır.
Bakanlığın yetkisinde olmayan vatandaşlardan gelen mektuplar, İdari ve Kontrol Daire Başkanlığı veya daire başkanlıkları (bölümler) tarafından iletilir.
derhal, başvuru sahibine bildirildiği üzere, gündeme getirilen sorunları çözmek için ilgili makamlara en geç 15 gün içinde.
Vatandaşların şikayetlerini çözüm için bu organlara göndermek veya memurlar eylemlerine itiraz ediliyor.
Bölüm başkanları (departmanlar) ve gerekli durumlar- bakanlık liderliği, vatandaşlardan gelen mektuplar temelinde alınan kararlar hakkında vatandaşları ve ilgili makamları bilgilendirir ve olumsuz cevap durumunda gerekçeleri belirtir ve vatandaşların talebi üzerine temyiz prosedürünü açıklar. . Cevap yazılı olarak verilebilir veya Oral. Yazılı veya sözlü cevap kararı, icracının raporuna göre bölüm başkanı veya yardımcıları tarafından verilir. Sözlü cevap durumunda, mektupta ve kayıt ve kontrol kartında karşılık gelen bir giriş yapılır.
Daire başkanları (departmanlar) gerekirse, saha ziyaretleri ile bireysel şikayetlerin doğrulanması, vatandaşlardan gelen mektupların derlenmesi ve analizi (ayrı ayrı - toplu ve tekrarlanan), şikayetlere neden olan nedenleri ortadan kaldırmak için önlemler alır.

Çeyrek çalışmasının sonuçlarına dayanarak, vatandaşların itirazlarının değerlendirilmesindeki ilerlemeye ilişkin analitik raporlar, çeyrek bitimini takip eden ayın 15'inci gününe kadar İdari ve Kontrol Departmanına bir rapor hazırlanması için sunulur. ekli şemaya göre bakanlığın liderliğine rapor verin (Ek 2).

Vatandaşların kabulü için bakanlık, prosedürü Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı liderliği tarafından onaylanan bir yönetmelikle belirlenen bir resepsiyon düzenledi.

(2 Şubat 2012'de NPSO Kurulu tarafından onaylanmıştır)

geçici (10 yıldan fazla) depolama

(2 Şubat 2012'de NPSO Kurulu tarafından onaylanmıştır)

01.01.01 tarihli Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'nın emriyle onaylanan noterlik ofis çalışması Kuralları uyarınca. Başına
000 sayılı ve 01.01.01 sayılı 11/09 sayılı Federal Noter Odası Yönetim Kurulu Kararı ile (bundan böyle "Kurallar" olarak anılacaktır), noter, takvim yılının bitiminden itibaren iki ay içinde yükümlüdür. , tamamlanmış davalar için ayrı ayrı hazırlamak (Kuralların 84. paragrafı), kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının bir envanterini çıkarmak. Derleme ve onay prosedürü, Kuralların 84 - 89. paragrafları tarafından düzenlenir, envanterler derlenirken, Ekler tarafından da yönlendirilmelidir.
Kurallar için No. 16, 17.

Vaka envanterlerini derlemenin temeli, vakaların isimlendirilmesidir.

Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama durumlarının envanterleri, noterin kişisel formlarında derlenir.

Envanter, noterin onaylanmış isimlendirmesine tam olarak uygun olarak, davadaki tarihleri ve sayfa sayısını gösteren, bağımsız brüt (sıralı) bitmiş numaralandırma ile dava başlıklarının bir listesidir.

Kalıcı ve geçici depolama davalarının envanterini derlemeden önce, noter, davalarla tamamlanan davaların oluşumunu ve yürütülmesini kontrol eder. Mevcut yıl.

Vakaları görüntülerken, vakaların oluşum ve yürütme kalitesi kontrol edilir:

Dava başlığının davanın isimlendirme adıyla ve davadaki belgelerin içeriğiyle uyumluluğu;

Davaya dahil edilen belgelerin kayıt ve gruplandırılmasının doğruluğu;

Davanın dosyalanmasının veya bağlanmasının kalitesi;

Davanın sayfalarının doğru numaralandırılması; davanın dahili bir envanterinin varlığı ve kurallara uygunluğu (Ekler No. 13,14);

Dava kapağının tasarımının doğruluğu (Ekler No. 11, 25);

Tanık belgesinin mevcudiyeti (Ek).

Vakaların envanterini derlerken aşağıdaki gereksinimler gözlenir:

Davaların başlıkları noterin dava isimlendirmesinin bölümlerine göre envantere girilir, bölümlerin isimleri envantere dahil edilmez);

Her dosya envantere bağımsız bir seri numarası ile girilir (eğer dosya birkaç cilt veya bölümden oluşuyorsa, her bir cilt veya kısım envantere bağımsız bir numara ile girilir);

Envanter sütunları, envantere girilen kasanın kapağında yer alan bilgilere tam olarak uygun olarak doldurulur;

Envantere aynı başlıktaki olgular üst üste girildiğinde, ilk olgunun başlığı tam olarak yazılır ve diğer tüm benzer durumlar "Aynı" ibaresi ile gösterilebilirken, olgularla ilgili diğer bilgiler girilir. tam envanterde (envanterin her yeni sayfasında, başlık tam olarak çoğaltılır);

Envanterin "Notlar" sütunu, davaların kabulünü ve transferini belirtmek için kullanılır. gerekli belge, fiziksel durumlarının özellikleri, kopyaların varlığı vb.

Onaylanmış dava isimlendirmesinde belirtilmeyen, takvim yılı boyunca oluşturulan ve faaliyetler sırasında oluşturulan tipik idari arşiv belgeleri listesine dahil edilmeyen yedek numaralar altındaki davaların envanterine dahil edilmezler. Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 01.01.2001 N 558 Emri ile onaylanan saklama sürelerini gösteren devlet kurumları, yerel yönetimler ve kuruluşlar

Envanter doldurulurken, Kuralların 16,17 sayılı Eklerine göre tüm sütunlar doldurulur;

Envanter sonunda, bu envantere girilen vaka sayısının sayı ve yazı ile belirtildiği bir giriş yapılır.

Envanter derlenirken, bir terminoloji işletmesi olarak envanterin kendisi henüz mevcut değildir, bu nedenle envantere bir terminoloji işletmesi olarak dahil edilemez.

Vaka envanterinin tüm kopyaları, pozisyonu belirten bir noter tarafından imzalanır, tarihli, noterin imzası, noter mührünün çoğaltılmasıyla birlikte noterin imzası ile onaylanır. devlet amblemi Rusya Federasyonu

(Kuralların 36. Maddesi, FNP'den, Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılmasını gerektiren belgelere bir mühür baskısının yapıştırılmasına ilişkin bir mektup: özel sertifika onların özgünlüğü).

Kalıcı ve geçici saklama durumlarının envanterleri iki nüsha halinde noter odasının onayına sunulur.

Onaylanan envanterin bir nüshası notere iade edilir, ikincisi noter odasında depoda kalır.

Noter odası, davayı (cilt) davanın sunulan envanterinden (hacim) çıkarmaya karar verirse, envanter metni noter tarafından değiştirilir.

Yıl sonunda, vakalar için aşağıdaki envanterler derlenir:

1. Kalıcı depolama durumlarının envanteri;

2. Kalıcı saklama durumlarının envanteri (miras davaları);

3. Geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanteri;

4. Geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanteri (personel tarafından yapılan davalar).

Kalıcı saklama davalarının envanteri, işlemler tarafından tamamlanan tüm kalıcı saklama davalarını içerir (miras davaları hariç).

Kalıcı saklama durumlarının envanteri (miras davaları) şunları içerir:
her şey bitti sona eren yılda, miras davaları. Envanter, Noter Büro Çalışmaları Kuralları Ek 16'ya uygun olarak derlenir.

Sütun 1 - seri numarası;

Sütun 3 - “dava başlığı” - miras davasının numarası, soyadı, adı, soyadı, ölüm tarihi, örneğin: “Miras davası No. 13/2011, 12/14/2010 tarihinde ölen”;

Sütun 4 - hacim sayısı (cilt bölümleri);

Sütun 5 - "dava tarihi" - n / davanın kuruluş tarihi belirtilir;

Sütun 6 - “dosyadaki sayfa sayısı” (hacim) - doldurulmamış

(tamamlanmış davalar dahil);

Sütun 7 - "not".

Tamamlanan yılda açılan miras davalarının sayısı, kalıcı saklama davaları (miras davaları) envanterinde belirtilen dava sayısına karşılık gelmelidir;

İki envanter: kalıcı saklama kasalarının envanteri ve kalıcı saklama kasalarının envanteri (miras davaları) “Kalıcı saklama kasalarının envanterleri” davası başlığıyla 02-16 indeksi ile tek bir sırayla oluşturulur.

Geçici saklama davalarının envanteri (10 yıldan fazla), noterlik çalışanları için kişisel dosyalar hariç, tamamlanmış tüm geçici saklama davalarını içerir.

Geçici saklama davalarının envanteri (personel davaları), dava envanterinin derlendiği yılda yalnızca işten çıkarılan çalışanların kişisel dosyalarını içerir.

İki envanter: geçici saklama kasalarının envanteri ve geçici saklama kasalarının envanteri (personel tarafından kasalar) "Geçici saklama kasalarının envanteri" başlıklı 02-16 endeksi ile tek bir sırayla oluşturulur.

Çalışanların özlük dosyaları her çalışan için ayrı ayrı düzenlenir. İsimlendirmeyi doldururken, "cilt sayısı" sütunu, çalışanlar için cari yılda dosyalanan kişisel dosya sayısını gösterir ve "not" sütununda, personel için geçen dosyaların sayısı hakkında bir not yapılır. gelecek yıl. Bu bilgi, transfer edilenler de dahil olmak üzere devam eden davaların kategorileri ve sayısı hakkında nihai kayda girilir.

Geçici saklama davalarının sayısı sütununda devam eden davaların kategorileri ve sayısı hakkındaki son girişte (10 yıla kadar), rezerv numaraları altındaki davaların sayısı (bunlar için saklama süresi bulunmazsa) girilir. 01/01/2001) tarihli tipik idari arşiv belgeleri listesine .

Kategorilerdeki nihai kaydı doldururken dava sayısı ve devam eden dava sayısı sayılarla belirtilmiştir.