Bir işverenle çalışma ilişkileri çerçevesinde ve kişisel ve çalışma yaşamının diğer alanlarında sürekli olarak bir yığın kağıt doldurup imzalayarak, her birimiz uzun zamandır çoğunun boşuna ve formalitesi hakkında kendimiz için bir sonuç çıkardık. Bununla birlikte, tüm bu belgeler zorunludur - bu, öngörülemeyen bazı hoş olmayan durumlara karşı "sigortalamak" için yasalarca zorunludur. Bununla birlikte, aksine, çok daha derin bir anlama sahip olan zorunlu olmayan belgeler vardır. Bunlar arasında bir seyahat belgesi var.

Seyahat belgesinin iş gezisi prosedüründeki yeri

Bir çalışanın görevlendirilmesi, aynı anda birkaç belgenin yürütülmesini içerir

Geçici görevlendirme, yalnızca evrak işlerinden değil, aynı zamanda bir çalışanı seyahate gönderme, gerekirse onayını alma, seyahat için avans ödeme vb. olasılığının ön kontrolünden oluşan oldukça karmaşık ve nispeten uzun bir süreçtir. Bu prosedürel anların zorunlu bir gerekliliği, doğrudan bir dizi norm tarafından sağlanan iş mevzuatıdır (İş Kanunu'nun 24. Bölümü ve 10/13/2008 tarih ve 749 sayılı geçici görevlendirme Yönetmeliği).

İş Kanununa göre iş gezisi, bir çalışanın iş sözleşmesine göre iş yerinin bulunduğu yer dışında, işverenin talimatıyla işle ilgili görevleri yerine getirmek için bir yere yaptığı seyahattir. fonksiyonlar. İş gezilerinin yasal dayanağı, işveren tarafından verilen idari bir belgedir - bir emir.

İş gezilerini belgeleme süreci, belirtilen yasal düzenlemelerin hiçbiri tarafından açıkça düzenlenmemiştir. Ayrıca, bir seyahat belgesi vermenin yanı sıra bir iş ataması, uygulanmasına ilişkin bir rapor vb. İçin doğrudan bir gereklilik de içermezler. Tüm bu noktalar, Sanat uyarınca işverenin takdirindedir. İş Kanunu'nun 22'si, kendi yerel yasal düzenlemelerinde prosedürün açık bir düzenini ve koşullarını yansıtma hakkına sahiptir (örneğin, iş gezileri için bir hüküm oluşturma).

Neden hala seyahat iznine ihtiyacınız var?

İş gezisi - zorunlu bir belge olmasa da pratik değeri oldukça büyüktür

Seyahat belgesinin yasa koyucu tarafından haksız yere “değersizleştirilmesine” rağmen, bu belgenin aynı anda birkaç önemli yönü vardır:

1. Yolcunun kimliğinin teyidi, iş gezisinin yapıldığı yerdeki karşı taraflar için varış noktasının ve seyahatin amacının netleştirilmesi. Başka bir deyişle, varış noktasına varan çalışan, söz konusu belgeyi sunar ve böylece alıcı taraf ziyaretinin amacının onayını alır.
2. Çalışanı gönderen taraf için seyahat gerçeğinin teyidi. Yalnızca bir siparişe ve iş gezisinin yapıldığı gün sahada bir çalışanın bulunmamasına bağlı olarak, varış yerini gerçekten ziyaret edip etmediğini yargılamak zordur, çünkü bazı durumlarda görev uzaktan tamamlanabilir. Seyahat belgesi, alıcı tarafın imzası ve mührü ile onaylanmış varış ve ayrılış notlarını içerir.
3. Varış noktasına ve dönüş yolunda, çalışan, iş gezisinin gerçeğini, rotasını ve amacını doğrulayan herhangi bir devlet kurumu veya kuruluşunun temsilcisine bir seyahat sertifikası sunabilir.

Seyahat belgesinin destekleyici bir belge işlevi görebileceği ve genellikle yalnızca pasaport veya başka bir kimlik belgesinin ibraz edilmesi durumunda geçerli olduğu unutulmamalıdır.

Kuruluşun yerel NPA'sında olduğu gibi, geçici görevlendirme hükmünde hangi noktalar dikkate alınmalıdır?

Şirketin iş gezileri için mümkün olduğunca düşünülmüş ve üretim gerçeklerine uyarlanmış net bir mekanizmaya sahip olması için, iş gezilerinde yerel bir pozisyon geliştirmesi ve onaylaması önerilir. Bu belge, bir iş gezisinin tüm aşamalarını ve bir seyahat belgesiyle ilgili olarak birçok yönü sağlayabilir, ayrıntılı olarak düzenleyebilir:

• formunu düzeltmek için;
• belgeyi hazırlamaktan, varış ve ayrılışta işaretler koymaktan sorumlu departmanlar ve pozisyonlar oluşturmak;
• sertifika kayıt günlüğü tutmak için kurallar içerir;
• belgeyi imzalamaya yetkili pozisyonları belirlemek;
• seyahat masraflarını ödeme prosedürünü oluşturmak;
• belgenin prosedürünü ve saklama koşullarını düzenler.

Kural olarak, personel memuru organizasyondaki evrak işlerinden sorumludur. Organizasyon başkanı seyahat sertifikalarını imzalar.

Seyahat belgesi verilmesi

05.01.2004 tarih ve 1 sayılı Devlet İstatistik Komitesi Yönetmeliği. seyahat sertifikası için onaylanmış iki birleşik form - T-10.

Devlet İstatistik Komitesi tarafından onaylanan birleşik seyahat belgesi formu

2013'ten bu yana, bu form kullanım için zorunlu değildir - her işveren, kullanım için daha uygun olanı geliştirme hakkına sahiptir.

Bir kuruluşta seyahat belgesinin doldurulması ve işlenmesi için genel kurallar aşağıdaki gibidir:

1. Sertifika, iş gezisinde sipariş verildikten sonra, iş gezisi düzenleme işlevlerine sahip olan çalışanın başkanı tarafından doldurulur ve imzalanır.
2. Kural olarak, kuruluşun yuvarlak mührü başın imzasına yapıştırılır (koşul, seçilen sertifika biçimine, iş gezilerinde yerel düzenleyici yasal düzenleme tarafından oluşturulan prosedüre bağlıdır).
3. Sertifika, işletmede tutuluyorsa, bu tür belgelerin özel bir kaydına kaydedilebilir.
4. Bir çalışana sertifika vermeden önce, sorumlu kişi, kendi imzası ve (varsa) yapısal birimin mührü ile onaylayarak bir emeklilik işareti iliştirir.
5. Sertifika, geçici bir çalışana kayıt günlüğünde imza karşılığı verilir.
6. Çalışan, varış yerine vardığında ve oradan ayrılırken, sertifikaya benzer işaretler koymak için ev sahibi kuruluşun sorumlu kişisine başvurur.
7. Onu gönderen kuruluşa ulaşan çalışan, sertifikayı veren, son notu koyan kişiye tekrar gelir.
8. Sertifika formu, resmi görevin tamamlanıp tamamlanmadığını değerlendirmek zorunda olan, görevlendirilen işçinin çalıştığı yapısal birim başkanının imzasını içerebilir.
9. Görevlendirilen kişi, ödemelerin hesaplanması için muhasebe departmanına bir sertifika sunar.

Seyahat günlüğü herhangi bir biçimde verilir

Ücretli seyahat belgeleri, saklama, arşivleme ve imha için belirlenen kurallara uygun olarak muhasebe departmanının birincil muhasebe belgeleri arasında saklanır. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 tarihli Emri'ne göre, seyahat belgesinin bir kuruluşta saklanma süresi 5 yıldır.

T-10 formunu doldurma kuralları

T-10 formu hem elle doldurulabilir hem de bilgisayar teknolojisi kullanılarak yazdırılabilir. Ancak, yalnızca ilgili sıraya göre doldurulduğunu hatırlamak önemlidir - oradan tüm veriler alınır.

Bir seyahat sertifikası için tüm veriler bir iş gezisi siparişi içerir

Belgede belirtilen seyahatin amacı (varış yeri, seyahat tarihi) ile ilgili bilgiler siparişte belirtilenlerle uyuşmuyorsa, böyle bir seyahat muhasebe departmanı tarafından ödenemez.

T-10 formunun ön yüzünün aşağıdaki sütunları doldurulacaktır:

• şirket adı - hem tam hem de kısaltılmış olarak belirtebilirsiniz, ancak yasal belgelerde tanımlanan adla tam olarak uyumlu olmalıdır;
• sertifikanın kayıt numarası ve veriliş tarihi - iş gezisi günlüğüne göre;
• çalışanın personel sayısı - muhasebe verilerine göre;
• Görevlendirilen kişinin tam adı - kısaltmalar olmadan tam olarak;
• görevlendirilen kişinin çalıştığı yapısal birimin adı;
• pozisyonunun adı;
• hedef - şirketin adı, adresi;
• iş gezisinin amacı - siparişe tam olarak uygun olarak belirtilir;
• yolculuğun başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​(yolda geçirilen süre dikkate alınmadan zaman sınırları belirtilir);
• bir kimlik belgesinin ayrıntıları (pasaport, hizmet belgesi vb.);
• kuruluş başkanının veya diğer yetkili kişinin imzası, şirket mührü.

Sertifikanın ön yüzüne kuruluş başkanının imzası yapıştırılır, mühür yapıştırılır

Formun arka yüzü kalkış ve varış işaretleridir. Her işaret şunları içerir:

• yerin adı (burada başka hiçbir şeyin belirtilmesine gerek yoktur);
• tarih;
• belirli bir varış noktasında seyahat sertifikalarını işaretlemeye yetkili kişinin konumu, tam adı ve imzası.

Seyahat listesi, genellikle deneyimli personel memurları tarafından kullanılan bir seyahat sertifikası veya T-10 formu için resmi olmayan bir addır. Bu terim ne anlama gelir? Böyle bir belge düzenlenmesi zorunlu mu, öyleyse nasıl?

İş gezileriyle ilgili tüm konuları düzenleyen mevcut Rus çalışma mevzuatında “seyahat listesi” diye bir şey yoktur. Ayrıca, modern versiyonunda aynı sayfayı gösteren başka bir belge olan seyahat belgesi de 2015 yılında yürürlükten kaldırılmıştır. Bu sertifikaya dayanarak, daha önce çalışanın tüm hareketleri, iş gezisinin süresi ve hangi kuruluşları ziyaret ettiğini öğrenmek mümkün oldu. Şu anda bu zorunlu değildir, ancak kuruluşun yönetimi bu tür belgeleri seyahat listesi olarak kullanmak isterse, kimse bunu yasaklayamaz.

İş seyahati sertifikası

Seyahat listesinin birleşik formunun formu, 01/05/2004 No. 1 tarihli Rusya Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile onaylandı ve T-10 formu olarak adlandırıldı. OKUD kodu 0301024'tür. 29 Aralık 2014 tarih ve 1595 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile zorunlu kullanımı durdurulmuştur. Ancak istenirse, şirket yönetimi kendi başına bir karar verir ve yerel düzenlemelere kayıt ihtiyacını giderebilir - formun işletmelerde kullanılması nadir değildir. İşverenler bu hakka sahiptir. madde 8 ve 22 Rusya Federasyonu İş Kanunu. Aynı zamanda, bir sertifika verme prosedürü belirlenir.

Belgenin birleşik formunun kullanılmasına veya işverenin İş Gezileri Yönetmeliğinde kendi formunu geliştirip belirlemesine bakılmaksızın, personelden sorumlu uzman veya muhasebeci aşağıdaki zorunlu ayrıntıları belirtmelidir:

• bir iş gezisinde gönderilen çalışanın soyadı, adı ve soyadı, personel numarası;
• işverenin çalışanı gönderdiği şehir veya başka bir yer ve şirketin adı;
• seyahatin amacı ve takvim günleri olarak süresi (dönemi tarih olarak belirtin);
• çalışanın kimliğini kanıtlayan belgenin detayları;
• işyerine varışta ve oradan ayrılırken yetkili bir kişinin imzasıyla işaretler.

Tamamlandığında, tek tip form kimliği şöyle görünecektir:

Ters taraf:

Görev belgesi örneğinden, işaretlerin, pozisyonun ve tam adın kodunun çözülmesiyle imza ile onaylanması gerektiği görülebilir. yetkili kişi ve ayrıca şirketin yuvarlak mührü (kullanılıyorsa). Organizasyona geldikten sonra, çalışan diğer belgelerle birlikte seyahat tarihlerini onaylamak için sayfayı muhasebe departmanına teslim etmelidir. Ayrıca yapılan iş hakkında bir rapor yayınlamak.

Kuruluş, bağımsız olarak geliştirilen başka bir seyahat listesi formunu onayladıysa, derlerken, onaylandığı yerel düzenleyici yasada belirtilen gereklilikleri dikkate almak gerekir. Onaylanmış bir form yoksa, ancak formu kullanma arzusu varsa, indirebilir ve kuruluşunuzun iş terminolojisine dahil edebilirsiniz.

Bir iş gezisindeki bir çalışanın talimatı, gerekli tüm belgelerin tamamlanmasıyla uygun şekilde yerine getirilmelidir. Bu belgelerden biri seyahat belgesi, çalışanın varış noktasında olduğu gerçeğini doğrular. Bu belgenin birleşik bir T-10 formu vardır, aşağıda T10 formunu indirebilir ve bir sertifika doldurma örneğini görebilirsiniz.

2015'teki Değişiklikler: 29 Aralık 2014 tarihli Kararnamesi ile Rusya Federasyonu Hükümeti, zorunlu seyahat belgesi verilmesini ve resmi görevlendirmeyi kaldırmıştır. Ayrıntılar

Ayrıca, seyahat masraflarını teyit eden zorunlu belgeler, ekli tüm belgeleri içerir. Bir iş gezisinde yön çizilir ve ünitenin başı çizilir.

Yazarın Olga Likina (Muhasebe M.Video Yönetimi) kursu, yeni başlayanlar ve muhasebeciler için bir şirkette personel kayıtlarını düzenlemek için harika ⇓

Seyahat belgesi (form T-10)

Seyahat belgesi formu çift taraflı bir sayfadır: bir tarafta çalışan ve iş gezisi hakkında genel bilgiler belirtilir, arka tarafta iş seyahati yapan tarafından ziyaret edilen kuruluşların imzaları ve mühürleri konur.

Sertifikayı doldururken, ona bir numara atar ve veriliş tarihini belirleriz. Çalışan hakkında gerekli bilgileri dolduruyoruz: soyadı, adı, soyadı, pozisyon, kadro tablosuna göre, bölüm, personel numarası.

Ardından iş gezisinin amacını, iş gezisinin gün sayısını ve zamanını belirliyoruz (ilk gün organizasyondan çıkış, son gün ise varış günü).

Yolcunun pasaport verilerini yazıyoruz.

Sol üst köşedeki arka tarafta, çalışanın ayrıldığı kuruluşun (yani sürekli çalıştığı kuruluşun adını), çıkış tarihini, sorumlu kişinin imzasını ve mührü yazıyoruz. organizasyon.

Bu şekilde doldurulan Form T10, kuruluş başkanı tarafından imzalanır ve görevlendirilen işçiye teslim edilir.

Ayrıca, çalışanın iş gezisi sırasında ziyaret edeceği her kuruluşta formun arka yüzündeki “geldi” ve “gidildi” satırlarını doldurmak için bu belgeyi sürekli ibraz etmesi gerekir. İş seyahatinde olan kişi tarafından ziyaret edilen her kuruluş, adını, varış tarihini, bir imza ve mühür koyar ve buna göre ayrılışta ayrılış tarihini bir imza ve mühürle belirtir.

Daimi çalışma yerine döndükten sonra, çalışan tamamlanmış bir seyahat belgesi sunar ve içine ev organizasyonuna varış hakkında, tarihi belirten ve bir imza ve mühür yapıştıran bir not yerleştirilir.

Tüm seyahat sertifikaları zorunlu kayıt işlemine tabidir. Bu belgeleri kaydetmek için, bir örneği aşağıdan indirilebilen özel bir kayıt günlüğü kullanılır.

“Kim ne kadar” - formların tasarımındaki bu yaklaşım birçok Rus katip ve sekreter tarafından kullanılmaktadır. Aynı zamanda formun şirketin yüzü olduğunu tamamen unuturlar. Şirketin itibarı, kuruluşuna ne kadar dikkatli davrandığınıza bağlıdır. Resmi formları nasıl yazacağınızı öğrenin.

Belgenin formu, resmi yazılı belgenin yazarını tanımlayan bir dizi ayrıntı içerir. Kuruluş hakkında yalnızca kalıcı bilgiler içerir - onu resmi yazılı belgenin yaratıcısı olarak nitelendiren belgenin yazarı.

Neden formları kullanırız? Boş bir belge, ayrıntıların çeşitli teknik yöntemlerle uygulandığı standart formatta bir kağıt sayfasıdır. Bilgiye resmi bir karakter verir ve belge oluşturma sürecini hızlandırır.

Devlet standardına uygun bir formda oluşturulan bir belge, yüksek kaliteli bir görünüme sahiptir, kolayca algılanır, kullanımı, saklanması, herhangi bir iletişim aracıyla aktarılması ve ana işlevini yerine getirir - bilgi depolama. Ek olarak, formların kullanılması, hazırlanması için işçilik maliyetlerini azaltır.

Formlar Ne Zaman Kullanılır?

Her şeyden önce, formlarda belgenin yalnızca ilk sayfasının yapıldığını ve sonraki sayfaların standart kağıt sayfalarında yapıldığını hatırlamanız gerekir. Belge birkaç adrese gönderilecekse, formlarda, kuruluştan gönderilmesi amaçlanan belgenin her bir kopyasının büro hizmetinin ilk sayfası oluşturulur.

Organizasyonel ve idari belgeler: mektuplar, sertifikalar, protokoller, siparişler, talimatlar, düzenlemeler, talimatlar vb. belgelerin formları üzerinde oluşturulmalıdır.

Bilgi ve referans belgeleri: dahili olan ve diğer kuruluşlara gönderilmeyen notlar, notlar, teklifler, sunumlar, beyanlar vb., gerekli tüm ayrıntılar uygulanarak standart bir kağıt yaprağında oluşturulur.

Bu tür belgeler için geliştirebilirsiniz elektronik form formlar ve bilgisayarınıza kaydedin. Bu, dahili bilgileri ve referans belgelerini birleştirecek ve bunların oluşturulma süresini azaltacaktır. Biraz organizasyonel ve yasal belgeler(tüzük, kuruluş muhtırası) gerekli tüm ayrıntılarla standart A4 kağıt sayfalarına hazırlanır.

Form kavramı yalnızca kağıt belgelere tamamen uygulanabilir, ancak ofis çalışmalarını otomatikleştirirken, kullanımı veya doldurulması aşağıdakilere uygun tam teşekküllü belgeler oluşturmanıza izin veren elektronik form görüntülerini içeren elektronik formlar oluşturmak için uygulanır. modern kurallar ve güncel kağıt formları.

Formların düzenlerini hazırlamak büro hizmetinin bir işlevidir. Yapısal birimlere form sağlamak, formların doğru kullanımını izlemek, (kuruluşta meydana gelmişse) değişiklikleri zamanında yapmak da sorumlulukları arasındadır.

Formun detayları nasıl doldurulur

Formlardaki detayların konumu uzunlamasına ve açısal olabilir.

saat boyuna düzenleme ayrıntılar, sayfanın üst kenar boşluğu boyunca yerleştirilir ve genişlikte veya merkezde hizalanır.

saat köşe konumu ayrıntılar sayfanın sol üst köşesine yerleştirilir ve ayrılan alanın sol kenarına veya ortasına hizalanır.

Her kuruluş, formları geliştirirken ayrıntıların yerleşimini seçme hakkına sahiptir. Formun ayrıntılarının bileşimi, konumlarının varyantına bağlı değildir ve değişmeden kalır.

Amblem kuruluş (sembolik grafik görüntü), kuruluşun kurucu belgelerinde yer almalıdır. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 4. Bölümü aşağıdaki tanımı vermektedir: “Arma, bir organizasyonun görsel olarak tanımlanmasının bir aracıdır. Sözlü, mecazi, üç boyutlu ve diğer adlandırmalar veya bunların en sevdiğiniz renk veya renk kombinasyonundaki kombinasyonlarından oluşabilir.

Bir amblem olarak, kuruluşun kurucu belgelerine uygun olarak antetli kağıda yerleştirilen bir ticari marka (hizmet markası) veya ticari isim kullanılabilir. Ticari marka veya ticari unvan tescil edilmelidir. Bu durumda, bunları kullanma hakkı, resmi formlar da dahil olmak üzere yasalarla korunmaktadır.

Kuruluşun amblemi, formun üzerinde kuruluş adının üstündeki üst alana veya soldaki alana kuruluşun adıyla - belgenin yazarıyla aynı düzeyde yerleştirilir.

İZİN VERİLMEDİĞİNİ hatırlamak önemlidir:

• kuruluşun adını antetli kağıttaki amblemi ile değiştirin;
• arması ve amblemi aynı anda formlara yerleştirin.

Kuruluşun adı - belgenin yazarıönce tam olarak ve aşağıda - kısaltılmış biçimde, ancak bu kuruluşun oluşturulduğu ve faaliyet gösterdiği kurucu belgelere tam olarak uygun olarak basılır. Kısaltılmış ad parantez içine alınır.

kuruluş kodu Sanayi Birlikleri ve İşletmeleri Kamu Sınıflandırıcısına (OKPO) göre yapıştırılmıştır. OKPO kodu, kuruluşun elektronik kimliğinin bir unsurudur.

Belge türü kodu Yönetim belgelerinin genel sınıflandırıcısına (OKUD) göre forma girilir. OKUD kodu, elektronik belge tanımlamanın bir unsurudur.

sahne ana eyalet kayıt numarası (OGRN) tüzel kişi, vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere göre forma yerleştirilir.

Vergi mükellefinin kimlik numarası / kayıt nedeninin kodu (TIN / KPP) vergi dairelerinden alınan belgelere göre de forma eklenir.

Her kuruluş, devlet standartlarına dayanarak, faaliyetlerinin özelliklerini, dokümantasyon teknolojisini ve idari aygıtın çalışma koşullarını dikkate alarak belgelerle çalışır. Evrak işleri için bu dahili kurallar, yerel yönetmeliklerin (yönetmelikler, kurallar, talimatlar) yayınlanması yoluyla uygulanır. Ancak, kuruluşun belgelerin yürütülmesi için gereklilikleri, devlet standartlarının belirlediği şartlarla çelişmemelidir.

Form üretimi için temel kurallar

Belge formlarını geliştirirken ve daha sonraki üretimlerinde, belge formları için temel gereksinimlerin GOST R 6.30-2003 “Birleşik Belgeleme Sistemleri” tarafından belirlendiği unutulmamalıdır. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri.

Her kuruluş, form üretme yöntemini bağımsız olarak kabul eder, yani formlar, doğrudan belgenin üretimi sırasında operasyonel baskı veya bilgisayar teknolojisi aracılığıyla tipografik bir şekilde basılabilir. Bunun istisnası, yalnızca bu tür ürünlerin uygun kalite seviyesinde üretimi için teknik ve teknolojik yeterlilik belgelerine sahip baskı ve damga gravür işletmeleri tarafından yapılması gereken Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması ile formlardır.

Form oluşturmanın en yaygın yolu tipografiktir, ancak formlar çevrimiçi yazdırma araçları kullanılarak oluşturulabilir veya bir bilgisayar kullanılarak çoğaltılabilir. Belge metninin yazdırıldığı form şablonu bilgisayarın belleğinde saklanmalıdır. Formların üretimi için esas olarak iki kağıt boyutu kullanılır: A4 (210 x 297 mm) ve A5 (210 x 148 mm). Hem antetli kağıda hem de standart bir kağıda yürütülen bir belgenin her yaprağının en az 20 mm - sol, 10 - sağ, 20 - üst, 20 - alt boşlukları olmalıdır.

mektup nasıl yazılır

Antetli kağıda aşağıdaki ayrıntılar (kuruluşla ilgili bilgiler) yerleştirilebilir:

• kuruluşla ilgili referans verileri (posta adresi, telefon / faks, e-posta adresi);
• kurumların, kuruluşların ve işletmelerin All-Russian sınıflandırıcısına (OKPO) göre organizasyon kodu;
• ana devlet kayıt numarası (OGRN);
• vergi mükellefi kimlik numarası / kayıt nedeninin kodu (TIN / KPP);
• belge formu kodu (OKUD);
• belgenin kayıt numarası ve tarihi için bir işaret;
• belgenin numarasını ve tarihini belirtmek için işaretleyin.

İndirmek

Unutulmamalıdır ki, antetli kağıtta belgenin türünün adı yazılmaz, yani. "Mektup" veya "İş mektubu" kelimesi.

Formda iki sayı ve iki tarih eklemek için işaretler vardır: bir işaret belgenin (mektup) tarihini ve kayıt numarasını içerir ve diğeri alınan (gelen) belgenin tarih ve numarasına bir bağlantı verir.

Tasarımlarının form türleri ve özellikleri

Her biri kendi kayıt kurallarına sahip olan çeşitli form türleri vardır.

İndirmek
İndirmek
İndirmek
İndirmek

Genel form, kuruluşun iç belgelerinin kaydı için kullanılır. Böyle bir formda belge türünün adı yoktur ve birçok belge türü için boştur. Kuruluşun genel formu aşağıdaki ayrıntıları içerebilir:

• şirket logosu veya ticari markası (hizmet markası);
• kuruluşun adı (belgenin yazarı);
• belgenin tarihini ve numarasını yazmak için bir işaret;
• belgenin derlendiği veya oluşturulduğu yer (coğrafi nokta).

Belge türü formu, belge türünün adının eklenmesiyle (emir, talimat, protokol, kanun vb.) genel formdan farklıdır. Çok sayıda farklı belge türüne sahip bir kuruluşta belge türlerinin oluşturulması tavsiye edilir.

İki dilde form

İki dilde form, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının kuruluşlarında kullanılır. Formun ayrıntıları, Rus dilinin yanı sıra ulusal dilde de basılmıştır. Kuruluşun Rusya Federasyonu konusunun devlet dilindeki adı, Rusça'da adın altında veya sağında bulunur.

Kuruluşun tüzüğünde veya kuruluş yönetmeliğinde yer alıyorsa, kuruluşun yabancı dilde adı forma yerleştirilir. Bu durumda, Rusça adın altına yerleştirilir. Kuruluş yabancı muhabirlerle yazışma yapıyorsa, bu durumda iki dilde bir form oluşturulur. Tüm ayrıntılar, kuruluşun adı, kuruluş ve yasal şekli, adresi ve referans verileri bozulmadan iki dilde tekrarlanır.

Büyük kuruluşlarda, antetli kağıda ek olarak, kuruluşlar yapısal bölümler için antetli kağıtlar oluşturur. Bu tür formlar, yalnızca kuruluş adının altındaki yapısal birimin adını içermeleri bakımından farklılık gösterir - belgenin yazarı. Bir yapısal birim, bu yapısal birimde sıklıkla kullanılan belge türleri için bir antetli kağıt ve formlara sahip olabilir (yapısal birim başkanının sırası, protokol vb.).

Kuruluşun başkanları, belgeleri imzalama hakkına sahip büyük yapısal bölümler için memur formları oluşturulur. Kuruluş başkanının pozisyonunun adı, kuruluşun adının altına yerleştirilir - belgenin yazarı. Yapısal bölüm başkanlarının antetli kağıtlarında, yapı alt bölümü adıyla birlikte pozisyonun adı yer alır.

TELEVİZYON. Voitsekhovich

danışman

Ofis işi

Fotoğraf: okrootmedia.com

Ek A (bilgilendirici). Belgelerin ayrıntılarının yerleşim şemaları Ek B (referans). Örnek belge formları

Rusya Federasyonu Devlet standardı GOST R 6.30-2003
"Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak işleri için gereklilikler"
(3 Mart 2003 N 65-st Rusya Federasyonu Devlet Standardı kararı ile kabul edildi ve yürürlüğe girdi)

birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik yönetim dokümantasyon sistemi. Belgelerin sunumu için gereklilikler

1 kullanım alanı

Bu standart şunları belirler: belgelerin ayrıntılarının bileşimi; belge detaylarının kaydı için gereklilikler; Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılmış belge biçimleri de dahil olmak üzere belge biçimleri için gereklilikler.

Belgelerin detay paftaları Ek A'da verilmiştir; örnek belge formları - Ek B'de.

Bu standardın gereklilikleri tavsiye niteliğindedir.

2 Belge ayrıntılarının bileşimi

Belgeleri hazırlarken ve işlerken aşağıdaki ayrıntılar kullanılır:

01 - Rusya Federasyonu Devlet Amblemi;

02 - Rusya Federasyonu konusunun amblemi;

03 - kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası);

3.8 Belgenin yazarı olan kuruluşun adı, kurucu belgelerinde belirtilen isme karşılık gelmelidir.

Kuruluşun adının üstünde kısaltılmış olanı ve yokluğunda - ana kuruluşun (varsa) tam adı belirtilir.

Rusya Federasyonu'nun devlet dili (Rusça) ile birlikte Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet diline sahip olan Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının kuruluşlarının isimleri iki dilde basılmıştır.

Kuruluşun Rusya Federasyonu konusunun devlet dilinde veya başka bir dilde adı, Rusya Federasyonu devlet dilinde adın altında veya sağında yer alır.

Kuruluşun kısaltılmış adı, kuruluşun kurucu belgelerinde yer aldığı durumlarda verilir. Kısaltılmış ad (parantez içinde) tam adın altına veya arkasına yerleştirilir.

Şube, bölge ofisi, temsilcilik adı, belgenin yazarı ise belirtilir ve kuruluş adının altına yerleştirilir.

3.9 Kuruluşla ilgili referans verileri şunları içerir: posta adresi; telefon numarası ve kuruluşun takdirine bağlı diğer bilgiler (faks numaraları, teleks numaraları, banka hesapları, e-posta adresi vb.).

3.10 Kuruluş tarafından hazırlanan veya yayınlanan belge türünün adı, tüzük (kuruluş düzenlemeleri) tarafından belirlenmeli ve OKUD (sınıf) tarafından sağlanan belge türlerine uygun olmalıdır.

3.11 Belgenin tarihi, protokol için imza veya onay tarihidir - toplantı tarihi (karar verme), eylem için - olayın tarihi. İki veya daha fazla kuruluş tarafından düzenlenen belgelerin bir (tek) tarihi olmalıdır.

Belgenin tarihi, Arap rakamlarıyla şu sırayla düzenlenir: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, bir nokta ile ayrılmış iki çift Arap rakamıyla çizilir; yıl - dört Arap rakamı.

Sözlü-sayısal bir tarih biçimlendirme yöntemine izin verilir, örneğin, 05 Haziran 2003 ve tarih biçimlendirmesi sırayla: yıl, ay, ayın günü, örneğin: 2003.06.05.

3.12 Belgenin kayıt numarası, vakaların isimlendirilmesine göre vaka indeksi, muhabir, uygulayıcılar vb. hakkında bilgi ile kuruluşun takdirine bağlı olarak eklenebilen seri numarasından oluşur.

İki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa derlenen bir belgenin sicil numarası, yazarların belgede belirtildiği sırada bir eğik çizgi ile ayrılmış, bu kuruluşların her birinin belge sicil numaralarından oluşur.

3.14 Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer, "Kuruluşun adı" ve "Kuruluş hakkında referans verileri" ayrıntılarıyla belirlenmesi zorsa belirtilir. Derleme veya yayın yeri, kabul edilen idari-bölgesel bölünme dikkate alınarak belirtilir, yalnızca genel kabul görmüş kısaltmaları içerir.

3.15 Muhatap kuruluşlar, onların yapısal birimleri, yetkilileri veya bireyleri olabilir. Bir yetkiliye bir belge hitap ederken, soyadından önce baş harfleri belirtilir. Kuruluşun adı ve yapısal birimi aday durumda belirtilir. Örneğin (bundan böyle, kuruluşların adlarının örnekleri, referans verileri vb. şartlıdır):

Rusya Adalet Bakanlığı Enformasyon ve Bilimsel ve Teknik Destek Dairesi

Belgenin yönlendirildiği kişinin konumu, dava davasında belirtilir, örneğin:

OJSC "Kuzey Bölgeleri" Genel Müdürü V.A. lagünün

JSC "Electrocentromontazh" Baş Muhasebeci V.M. Koçetov

Belge birkaç homojen kuruluşa veya bir kuruluşun birkaç yapısal bölümüne gönderilirse, bunlar genelleştirilmiş bir şekilde belirtilmelidir, örneğin:

Moskova bölgesinin ilçelerinin idareleri

"Adres" özelliğinin her satırının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir. Örneğin:

Yayınevi "Mediadom" N.V.'nin genel yayın yönetmenine. seminer

Belge dörtten fazla alıcı içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhataplardan önce "Kopyala" kelimesi gösterilmez. Daha fazla sayıda alıcı ile belgenin bir posta listesi derlenir.

Zorunlu "Adres" bir posta adresi içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar tarafından belirlenen sırayla belirtilir.

Bir kuruluşa mektup gönderirken adını ve ardından posta adresini belirtin, örneğin:

Devlet Kurumu Tüm Rusya Araştırma Belgeleme ve Arşivleme Enstitüsü Profsoyuznaya st., 82, Moskova, 117393

Bir belgeyi bir kişiye gönderirken, alıcının soyadı ve adının baş harfleri, ardından posta adresi belirtilir, örneğin:

Obraztsov O.P. Sadovaya caddesi, 5, apt. 12, Lipki, Kireevsky bölgesi, Tula bölgesi, 301264

3.16 Belge, bir resmi (görevliler) veya özel olarak düzenlenmiş bir belge tarafından onaylanmıştır. Bir resmi görevli tarafından bir belgeyi onaylarken, belgenin imza damgası, ONAYLADIĞIM kelimesini (tırnak işaretleri olmadan), belgeyi onaylayan kişinin unvanını, imzasını, adının baş harflerini, soyadını ve onay tarihinden oluşmalıdır, örneğin:

ONAYLI CJSC Başkanı "Rostextile" Kişisel imza V.A. Stepanov Tarihi

Öğeleri en uzun satıra göre ortalamak için "Belge onay damgası" değişkeninde izin verilir, örneğin:

ONAYLIYORUM JSC "Elektronik Teknolojileri" Genel Müdürü Kişisel imza L.V. Kuznetsov Tarihi

Bir belge birkaç görevli tarafından onaylandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.

Bir belge bir karar, karar, emir, protokol ile onaylandığında, onay damgası ONAYLANMIŞ (ONAYLI, ONAYLI veya ONAYLI), enstrümantal durumda onaylayan belgenin adı, tarihi, numarasından oluşur. Örneğin:

05.04.2003 N 14 tarihli genel kurul kararı ile ONAYLANMIŞTIR

05.04.2003 N 82 tarihli VNIIDAD emriyle ONAYLANMIŞTIR

Belge onay damgası, belgenin sağ üst köşesinde bulunur.

3.17 İlgili görevli tarafından belgeye yazılan karar, icracıların isimlerini, isimlerinin baş harflerini, siparişin içeriğini (gerekirse), teslim tarihini, imzasını ve tarihini içerir, örneğin:

Morozova N.V. Fedoseeva N.A. 05.10.2003 tarihine kadar TERMIKA Danışmanlık Grubu ile sözleşme taslağı hazırlamanızı rica ederim Kişisel imza Tarih

Ayrı bir sayfada bir karar vermesine izin verilir.

3.18 Metnin başlığı, belgenin bir özetini içerir. Başlık, belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır.

Başlık aşağıdaki gibi sorulara cevap verebilir:

ne hakkında (kimin hakkında)?, örneğin:

Bir tasdik komisyonunun kurulmasına ilişkin emir;

ne (kime)?, örneğin:

Önde gelen uzmanın iş tanımı.

A5 formatındaki antetli kağıtlara düzenlenen belgelerin metinlerine başlık gösterilmemesine izin verilir.

3.19 Belgenin yürütülmesi üzerindeki kontrol üzerindeki işaret, "K" harfi, "Kontrol" kelimesi veya damgası ile belirtilir.

3.20 Belgenin metni, Rusya Federasyonu'nun devlet dilinde veya Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet dillerinde, Rusya Federasyonu mevzuatına ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarına uygun olarak hazırlanır.

Belge metinleri bir anket, bir tablo, tutarlı bir metin veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanır.

Anket şeklinde bir metin derlerken, karakterize edilen nesnenin özelliklerinin adları, aday durumda bir isim veya şimdiki veya geçmiş zamanın ikinci çoğul fiiliyle ("sahip", "kendi" veya "vardı", "vardı" vb.). Sözlü olarak ifade edilen özellikler, işaretlerin adlarıyla tutarlı olmalıdır.

Tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isim tarafından ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satırların alt başlıkları başlıklarla uyumlu olmalıdır. Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalara sadece bu sütunların numaraları yazdırılmalıdır.

Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölümde, belgenin derlenmesinin nedenleri, gerekçeleri, hedefleri, ikinci (nihai) - kararlar, sonuçlar, istekler, öneriler, tavsiyeler belirtilmiştir. Metin bir son kısım içerebilir (örneğin, emirler - açıklama içermeyen bir idari kısım; mektuplar, beyanlar - açıklama içermeyen bir talep).

Diğer kuruluşların belgelerine veya daha önce yayınlanmış belgelere dayanılarak hazırlanan bir belgenin metninde, ayrıntıları belirtilir: belgenin adı, kuruluşun adı - belgenin yazarı, belgenin tarihi, belgenin kayıt numarası, metnin başlığı.

Metin birkaç karar, sonuç vb. içeriyorsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, alt bölümlere, paragraflara bölünebilir.

Komuta birliği esaslarına göre faaliyet gösteren kuruluşların belgelerinde (emir, talimat vb.) ve teşkilat yönetimine yönelik belgelerde metin birinci tekil şahıs olarak ("Emir", "Ben" tekil olarak belirtilir. teklif", "Soruyorum").

Üniversite organlarının belgelerinde, metin üçüncü tekil şahıs olarak belirtilir ("karar verir", "karar verir").

Ortak belgelerde metin birinci çoğul kişiyle belirtilir ("sipariş ettik", "karar verdik").

Protokol metni üçüncü çoğul şahıs ("dinlendi", "konuştu", "karar verildi", "karar verildi") şeklinde belirtilir.

Kuruluşların hak ve yükümlülüklerini, yapısal bölümlerini (yönetmelikler, talimatlar) belirleyen ve ayrıca bir açıklama, gerçeklerin veya sonuçların (yasa, sertifika) değerlendirmesini içeren belgelerde, metnin üçüncü bir kişiden sunum biçimini kullanın, tekil veya çoğul ("departman işlevleri yerine getirir" , "dernek içerir", "komisyon kurmuştur").

Mektuplarda aşağıdaki sunum biçimleri kullanılır:

Birinci çoğul şahıstan ("lütfen gönder", "değerlendirilmek üzere gönder");

Birinci tekil şahıstan ("Gerekli buluyorum", "Vurgulamanızı rica ediyorum");

Üçüncü tekil şahıstan ("bakanlık itiraz etmiyor", "VNIIDAD bunu mümkün görüyor").

3.21 Mektubun metninde adı geçen başvurunun mevcudiyetine ilişkin bir not şu şekilde düzenlenmiştir:

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Ek: 1. Bölge Kredi Müdürlüğü Yönetmeliği 5 s. 1 kopyada. 2. 7 sayfalık Bölgesel Kredi Departmanı belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar. 2 kopya halinde.

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

Belgeye eki olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi düzenlenir:

Ek: 06/05/2003 N 02-6 / 172 tarihli Federal Arşiv mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 kopya halinde. sadece ilk adrese.

İdari belgenin ekinde (kararnameler, emirler, emirler, kurallar, talimatlar, yönetmelikler, kararlar), ilk sayfasında sağ üst köşede idari belgenin adını, tarihini ve kaydını gösteren "Ek N" yazarlar. numara, örneğin:

5 Haziran 2003 tarihli Federal Arşiv emrine Ek N 2 N 319

"EK N" ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir, örneğin:

Rusya Sağlık Bakanlığı'nın 05.06.2003 N 251 tarihli emrine EK N 2

3.22 Gerekli "İmza" şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı (belge belge biçiminde düzenlenmezse tam ve kısaltılmış - belgede, formda düzenlenmiş); kişisel imza; imza kod çözme (baş harfleri, soyadı), örneğin:

Bölgesel İşletmeler Birliği Başkan Yardımcısı Kişisel imza A.A. Borisov

veya formda:

Başkan Yardımcısı Kişisel imza A.A. Borisov

"İmza" özelliğinde, belgeyi imzalayan kişinin konumunun başlığının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir. Örneğin:

CJSC "Partner" İcra Direktörü Kişisel imza N.A. Fedorov

Bir memurun antetli kağıdına bir belge hazırlarken, bu kişinin pozisyonu imzada belirtilmez.

Bir belge birkaç görevli tarafından imzalandığında, imzaları, bulundukları pozisyona karşılık gelen sırayla alt alta yerleştirilir, örneğin:

Enstitü Müdürü Kişisel imza M.V. Larin Muhasebe Şefi Kişisel imza Z.V. Maryaş

Bir belge, eşit konumdaki birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir, örneğin:

Müdür yardımcısı Bilimsel çalışma üzerinde bilimsel çalışmadan sorumlu müdür yardımcısı Kişisel imza Yu.G. Demidov Kişisel imza K.I. Ignatiev

Ortak bir belge imzalanırken, ilk sayfa antetli kağıda değil hazırlanır.

Komisyon tarafından hazırlanan belgeler, belgeyi imzalayan kişilerin pozisyonlarını değil, dağıtıma göre komisyon üyesi olarak görevlerini gösterir, örneğin:

Komisyon Başkanı Kişisel imza V.D. Banasyukevich Komisyon Üyeleri Kişisel imza A.N. Sokova Kişisel imza A.Ş. Krasavin Kişisel imza O.I. Ryskov

3.23 Belge onay damgası AGREED kelimesinden, belgenin onaylandığı kişinin pozisyonundan (kuruluşun adı dahil), kişisel imzadan, imzanın şifresinin çözülmesinden (baş harfleri, soyadı) ve onay tarihinden oluşur, örneğin:

Anlaşmalı Rusya Federasyonu Hükümeti altındaki Finans Akademisi Rektörü Kişisel imza A.G. Griaznova Tarihi

Onay yazı, protokol vb. ile yapılıyorsa onay kaşesi aşağıdaki şekilde düzenlenir:

Rusya Tıp Bilimleri Akademisi'nin 05.06.2003 N 430-162 Tarihli ANLAŞMALI Mektubu

KABUL EDİLDİ Rus devlet sigorta şirketi "Rosgosstrakh" Yönetim Kurulu toplantısının 05.06.2003 N 10 tarihli tutanakları

3.24 Belgenin onayı, belgeyi onaylayanın imzasını ve konumunu, imzanın kodunun çözülmesini (baş harfleri, soyadı) ve imza tarihini içeren bir belge onay vizesi (bundan sonra vize olarak anılacaktır) ile verilir. Örneğin:

Hukuk Departmanı Başkanı Kişisel imza A.S. Orlov Tarihi

Belgeye yorumlar varsa, vize aşağıdaki gibi verilir:

Yorumlar ektedir Hukuk Departmanı Başkanı Kişisel imza A.S. Orlov Tarihi

Yorumlar ayrı bir sayfada belirtilir, imzalanır ve belgeye eklenir.

Orijinali kurumda kalan belgeler için vizeler, orijinal belgenin son sayfasının arka yüzünün alt kısmına yapıştırılır.

Bir kuruluştan aslı gönderilen bir belge için, gönderilen belgenin bir nüshasının ön yüzünün altına vize yapıştırılır.

Ayrı bir onay sayfasında vize belgesi düzenlemek mümkündür.

Kuruluşun takdirine bağlı olarak, belgenin sayfa sayfa onaylanmasına ve uygulanmasına izin verilir.

3.25 Mühür baskısı, mali kaynaklarla ilgili gerçekleri tespit eden kişilerin haklarını belgeleyen belgelerde ve gerçek bir imzanın doğrulanmasını sağlayan diğer belgelerde bir yetkilinin imzasının gerçekliğini onaylar.

Belgeler kuruluşun mührü tarafından onaylanmıştır.

3.26 Bir belgenin bir kopyasının aslına uygunluğunu onaylarken, gerekli "İmza"nın altına onay yazısını koyun: "Doğru"; kopyayı onaylayan kişinin konumu; kişisel imza; imza kod çözme (baş harfleri, soyadı); sertifika tarihi, örneğin:

Doğru Personel Hizmet Denetçisi Kişisel imza T.S. Levchenko Tarihi

Kuruluşun takdirine bağlı olarak belirlenen belgenin bir kopyasını mühürlü olarak onaylamasına izin verilir.

3.27 İcra memuruna ilişkin notta, belgeyi icra edenin adının baş harfleri ve soyadı ile telefon numarası yer alır. Sanatçı hakkında bir not, sol alt köşede belgenin son sayfasının önüne veya arkasına yerleştirilir, örneğin:

V.A. Zhukov 924 45 67

3.28 Belgenin yürütülmesi ve davaya gönderilmesine ilişkin bir not aşağıdaki verileri içerir: yürütüldüğünü kanıtlayan belgenin tarih ve numarasına bir referans veya böyle bir belgenin olmaması durumunda, yürütme hakkında kısa bilgi; "İş dünyasında" kelimeleri; belgenin tutulacağı vaka numarası.

Belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir not, belgenin yürütücüsü veya belgenin yürütüldüğü yapısal birimin başkanı tarafından imzalanır ve tarihlendirilir.

3.29 Belgenin kuruluş tarafından alındığının işareti, bir sonraki seri numarasını ve belgenin alınma tarihini (gerekirse - saat ve dakika) içerir.

Belgenin kuruluşta alındığını damga şeklinde işaretlemesine izin verilir.

3.30 Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı, belgenin her sayfasının sol alt köşesine yerleştirilen ve makine ortamındaki dosyanın adını, kuruluşta oluşturulan tarihi ve diğer arama verilerini içeren bir işarettir (altbilgi). .

4 Belge formları için gereksinimler

4.1 Belgeler formlar üzerinde yapılır.

İki standart belge formu biçimi kurulur - A4 (210 x 297 mm) ve A5 (148 x 210 mm).

Hem formda hem de formsuz olarak hazırlanan belgenin her sayfası en az aşağıdaki alanlara sahip olmalıdır:

20 mm - sol;

10 mm - sağ;

20 mm - üst;

20 mm - daha düşük.

4.2 Belge formları beyaz kağıt veya açık renkli kağıt üzerinde yapılmalıdır.

4.3 Belge formları Ek A'ya göre hazırlanmıştır. Ayrıntıların bulunduğu bölgelerin yaklaşık sınırları noktalı bir çizgi ile belirtilmiştir. Her bölge, içerdiği ayrıntılar kümesi tarafından belirlenir.

4.5 Nitelik 01 (02 veya 03), nitelik 08'in ortasının üzerine yerleştirilir. Nitelik 03, nitelik 08'in seviyesine yerleştirilebilir.

Detaylar 08, 09, 10, 14, detaylar için sınırlayıcı işaretler 11, 12, 13 detayların bulunduğu alanlar sınırları içinde aşağıdaki yollardan biri ile yerleştirilir:

Ortalanmış (ayrıntıların her satırının başı ve sonu, ayrıntıların bulunduğu alanın sınırlarından eşit olarak çıkarılır);

Bayrak (her ayrıntı satırı, ayrıntıların bulunduğu alanın sol sınırından başlar).

4.6 Bir kuruluş, yapısal alt bölümü, bir yetkili için, aşağıdaki belge formları oluşturulur:

Genel form;

antetli kağıt;

Belirli bir belge türünün biçimi.

4.7 Genel form, mektup dışında her türlü belgenin ibrazı için kullanılır.

Kuruluşun kurucu belgelerine bağlı olarak genel form, 01 (02 veya 03), 08, 11, 14 ayrıntılarını içerir.

Mektubun formu, kuruluşun kurucu belgelerine bağlı olarak, 01 (02 veya 03), 04, 05, 06, 08, 09 ayrıntılarını ve gerekirse yer bölgelerinin üst sınırları için kısıtlayıcı işaretleri içerir. Ayrıntıların 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Kuruluşun kurucu belgelerine bağlı olarak bir mektup hariç belirli bir belge türünün formu, 01 (02 veya 03), 08, 10, 14 ayrıntılarını ve gerekirse alanların sınırları için kısıtlayıcı işaretleri içerir. detayların bulunduğu yer 11, 12, 13, 18, ondokuz.

4.8 Rusya Federasyonu'nun devlet dili ile birlikte Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun devlet diline sahip olan Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının kuruluşları için, uzunlamasına bir form kullanılması tavsiye edilir; aynı zamanda, ayrıntılar 08, 09, 14 iki dilde basılmıştır: aynı düzeyde Rusça (solda) ve ulusal (sağda).

4.9 Belgeleri iki veya daha fazla sayfada hazırlarken, ikinci ve sonraki sayfalar numaralandırılır.

Sayfa numaraları, sayfanın üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir.