Belgelerin kabulü ve devri işleminin tescili kesinlikle değildir. zorunlu prosedür. Bununla birlikte, bazı durumlarda, karşı taraflar arasında belgelerin transferine imzası eşlik eder. Belgelerin kabulü ve devri, yasal önem yani varsa tartışmalı durumlar ve imzacılar arasındaki anlaşmazlıklar kanıtlayıcı değeri vardır ve mahkemede kullanılabilir.

İşletmelerde belgelerin kabulü ve devri de oluşturulur - örneğin, personel, muhasebe ve çalışanları değiştirirken diğer belgeleri aktarırken. Bu durumda, belgelerin içeriği ve eksiksizliği için bir ön kontrolden geçmesi gerekir, böylece belgeleri kabul eden çalışan daha sonra beklenmedik sıkıntılarla karşılaşmaz.

DOSYALAR

Belgelerin kabulü ve transferi için temel kurallar

birleşik standart numune bu belgeyi doldurmanın bir yolu yoktur, bu nedenle işletmeler ve kuruluşlar şablonunu bağımsız olarak geliştirme veya bir belge hazırlama hakkına sahiptir. serbest çalışma. Basit bir şekilde doldurabilirsiniz yazı ve bir bilgisayarda yazdırın. Belgelerin kabulü ve devri, ilgili tarafların her biri için bir tane olmak üzere iki kopya halinde normal bir A4 formatındaki sayfada düzenlenir. Ayrıca her nüshanın kuruluş başkanları veya yetkili kişiler tarafından imzalanması gerekir.

Gerekirse, belge bir mühürle onaylanabilir, ancak bu gerekli değildir, çünkü. 2016'dan beri tüzel kişiler faaliyetlerinde mühür ve pul kullanmama hakkına sahiptir.

Ayrıca, kanunun belirli bir liste içermesi gerekir. zorunlu bilgi. Özellikle, olmalıdır taraflar hakkında bilgi, arasında belgelerin transfer gerçeğinin kaydedildiği ve tam liste iletilen belgeler açık adları ve miktarları ile. Orijinal belgelerin devredilmesi durumunda, bunun kanunda belirtilmesi gerekir (kaybolmaları durumunda, talep anında elinde bulunan tarafa talepte bulunulur), kopyalarsa, devreden tarafından onaylanmalıdır. Parti.

Ayrıca, orijinal belgelerin devredilmesi durumunda, devreden tarafın bunların kopyalarını alması gerektiği de belirtilmelidir.

Aktarılan belgelerin özel değeri olması durumunda, şirketler hakkında daha eksiksiz bilgilerin (PSRN, TIN, KPP vb. ile ilgili tüm ayrıntılar) ve transfer sürecine dahil olan çalışanların pasaport verilerinin yasaya girmesi arzu edilir. . eğer iletilirlerse standart belgeler, kendimizi eylemin daha basit bir biçimiyle sınırlayabiliriz.

Belgelerin kabulü ve devredilmesi eylemini doldurma talimatları

İş açısından bakıldığında, bu hareket oldukça sahip standart biçim ve doldurma sırasında herhangi bir özel zorluğa neden olmamalıdır. Bu örnekte, belgeler bir kuruluştan diğerine aktarılır.

• İlk olarak, belgenin adı, özünün kısa bir tanımıyla yazılır.
• Aşağıdaki satır, kanunu çıkaran kuruluşun faaliyet gösterdiği şehri ve yürütme tarihini gösterir.
• Ardından, belgeleri gönderen şirket hakkında bilgi girilir: yasal formu (IP, LLC, OJSC, CJSC) ve sorumlu kişinin pozisyonunu (genellikle Direktör yazarlar) belirten adı girilir. CEO veya bu tür belgeleri imzalamaya yetkili başka bir çalışanı belirtin) soyadını, adını, soyadını (tam olarak).
• Ardından, ikinci tarafa aynı şey girilir: kuruluşun adı, pozisyonu, soyadı, adı, sorumlu kişinin soyadı.

İşletmeler ile ilgili bilgileri girdikten sonra yazmanız gerekmektedir. tam liste aktarılan belgeler

Kural olarak, bu tür eylemler, aktarılan belgelerin listesinin özellikle değerli veya oldukça etkileyici olduğu durumlarda düzenlenir, bu nedenle listelerini bir tablo şeklinde düzenlemek en iyisidir.

İlk sütuna girin seri numarası iletilen belge bu tabloda, ikinci - tam ad, üçüncü - derleme tarihi, dördüncü - dahili belge yönetimi için belge numarası. Beşinci sütunda, ikinci kuruluşa aktarılan orijinali veya bir kopyayı (onaylı) ve altıncı sütunda - belgede bulunan sayfa sayısını belirtmelisiniz.

Gerekirse, tabloya herhangi bir ek bilgi eklenerek tablo genişletilebilir.

Tablonun altına, kanunun kaç nüshasının düzenlendiğini ve kaç ilgili tarafın aldığını yazmalı ve her iki işletmenin başkanlarını imzalamalısınız.

Belgelerin kabulü ve devri belgesinin imzalanmasından sonra, kabul eden taraf, devredilen belgelerin eksiksizliği, içeriği ve güvenliği ile ilgili tüm sorumluluğu otomatik olarak üstlenir.

Belgeler, ister kamu ister özel olsun, herhangi bir kuruluş veya kuruluşun ayrılmaz bir parçasıdır. Tüm belgeler, sözleşmeler ve sözleşmeler doldurulur, sıralanır, kabul edilir, gönderilir vb.

Kayıtların derlenmesi

Çok sayıda sıralanmamış belge, şirketin her bir çalışanının çalışmasını büyük ölçüde karmaşıklaştırır ve bu nedenle, yalnızca katiplerin değil, diğer çalışanların da çalışmalarını basitleştirmeye yardımcı olacak bir belge kaydı hazırlamak gerekir. Ayrıca kayıt, diğer kuruluşlarla daha rahat işbirliği yapmanızı sağlar.

Belge kaydını derleme prosedürü

Belge kaydını derlerken, belirli bir prosedürü takip etmek gerekir. Her şeyden önce, bir kategorideki tüm belgeleri toplamanız, sıralamanız gerekir. idari belgeler: kararlar, emirler, emirler. Belgeler yazarlığa göre sıralandıktan sonra: bölüm başkanlarının siparişleri, kuruluş başkanının siparişleri ve daha fazlası. Ardından, demonte belgeleri saklamak için klasörler oluşturmanız, oturum açmanız gerekir. kronolojik sıralama, klasörlerin bir envanterini yapın ve onlara bir envanter numarası atayın. Bir sonraki adım, uygun alanlara sahip belgelere dayalı bir tablo oluşturmayı içerir. Örneğin, üretim maliyetlerini teyit eden belgelerin kaydı şu bilgileri içerir: belge numarası, adı, içeriği, miktarı ve belgenin iadesine ilişkin not.

Dikkate Alınması Gerekenler

CJSC, OJSC ve diğerlerinin hissedarlarının arşivinin kaydının, sicilde kayıtlı tüm kişileri tanımlamak, hisse haklarını düzeltmek, hisselerden gelir elde etme bilgileri ve bildirimler için gerekli verileri içermesi gerektiğine dikkat edilmelidir. çeşitli olaylardan.

Yetkin ve doğru bir şekilde hazırlanmış kayıt

Çalışmada daha fazla rahatlık ve belgelerin ve çeşitli bilgilerin uygun şekilde aranması için kayıt defterindeki tüm girişler kronolojik sırada tutulmalıdır. Yalnızca belgelerin kaydı doğru ve doğru bir şekilde derlenirse, her çalışanın çalışması büyük ölçüde basitleşecek ve gerekli belgeleri, verileri ve diğer bilgileri aramak minimum zaman alacaktır. Bununla birlikte, belge arşivlerinin bir kaydını derlemek, bu tür çalışmalarda her zaman yeterli zaman ve deneyimin bulunmadığı oldukça zahmetli bir süreçtir.

Profesyonellerden hizmetler

Şirketimiz, belgelerin kaydı, sözleşmeler, gelecekte kaydın derlenmesi ve sürdürülmesi gibi bir hizmet sunmaktadır. Harika bir deneyim arşiv çalışması bu alanda yüksek kalitede hizmet vermenizi sağlar, böylece şirketinizin çalışanlarının çalışmaları daha da verimli hale gelir. Ayrıca, size kolaylık sağlamak için derliyoruz elektronik kayıt gerekli tüm verileri uzun süre ve herhangi bir risk olmadan kaydetmenizi sağlayan belgeler.

Muhtemelen herkes, birçok kişi tarafından sevilen "Gelecekten Konuk" filminden Zaman Enstitüsü'nün bekçisi olan bilgiç robot Werther'i hatırlıyor. Ve elbette, bu büyüleyici film karakteri getirilen eserleri kaydettiğinde ve gelen bilim adamlarıyla “Mezozoik çağdan kalma sürüngen” hakkında komik bir diyalog kurduğunda birçok kişi gülümsedi! Ancak çocuklukta bile bu örnek bize gelen belgelerin kaydında doğruluk ve düzenin ne kadar önemli olduğunu gösterdi. Evet, gerçek bir bilim adamı olarak Ivan Sergeevich, Werther'e bürokrat diyerek sıkıcı kayıt prosedürüne biraz küçümseme ile yaklaştı. Ama şimdi, Ivan Sergeevich'in hafifçe söylemek gerekirse yanıldığını kesin olarak biliyoruz!

Sanırım sıfırdan başlayan tüm sekreterler ve memurlar bu karışıklık ve karışıklık hissini biliyorlar. Çeşitli belgelerin sürekli bir akışı vardır: bu akıştan ne kaydedilmelidir? neye kayıt olunmaz? Kayıt varsa nasıl? hangi belgeler ve nasıl saklanır? kime gönderilecek? Ve benzer "korkunç dehşetler"! İlk başta, özellikle ofis çalışması için bir talimat veya iyi kurulmuş herhangi bir iş akışı şeması yoksa, yeni başlayanları gerçek bir panik yakalayabilir.

"Sakin ol, sadece sakin ol!" - Carlson'ın dediği gibi, "hayatının baharında" bir adam. Kayıtla başa çıkmanıza yardımcı olacağız: hangi dergilere başlamalı, bunlara ne yazmalı, kime neyi yayınlamalı vb. vermeye çalışacağım evrensel öneriler Bunu takiben, herhangi bir korkunç hata yapmadan yalnızca kuruluşun iş akışının temelini bağımsız olarak oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda belirli bir kuruluşun ihtiyaçlarına ve özelliklerine uyarlayarak geliştirebilir, değiştirebilir ve iyileştirebilirsiniz.

belki başlayalım

Yani, ihtiyacimiz var:

1. MS Office yazılım paketi (özellikle MS Excel) ile donatılmış bir bilgisayar;
2. tarayıcı;
3. Yazıcı;
4. kurumsal e-posta (değilse, fotokopiler için biraz artan miktarda A4 kağıt);
5. damga "Giriş. Hayır. _______, "____" ____________20___. Hem hazır hem de kendi kendine yazılmış olarak satın alınabilir. Damga yoksa - önemli değil! Gerekli işaretleri elle yazın.

Muhtemelen, düzgün organize edilmiş bir iş akışı için sekreterden (ofis) geçen neredeyse tüm belgeleri kaydetmeniz gerektiğini söyleyerek bazılarınızı üzeceğim, çünkü çoğu kuruluşta herhangi bir belge hareketinin sekreter aracılığıyla yapılması gelenekseldir. veya ofis.

1. yalnızca kuruluşunuz içinde oluşturulan ve taşınan dahili belgeler (notlar ve notlar, protokoller, vb.);
2. sözleşmeler ve ilgili belgeler (ekler, şartnameler, ek anlaşmalar, anlaşmazlık protokolleri ve anlaşmazlıklar anlaşması, fesih anlaşmaları vb.);
3. dışarıdan gelen evraklar: posta, faks, e-posta, kurye ile, çalışanların iş gezilerinden vb. getirdiği;
4. giden resmi mektuplar;
5. kuruluşunuzdan gönderilen belgeler.

Her bir belge grubuna daha yakından bakalım.

Dahili belgeler

Kayıt altına alınmaları ve sistematize edilmeleri gerekir. Genel olarak, dört kayıt kaydı gereklidir:

• Siparişlerin kaydı

• Siparişlerin kaydı

Emirlerin yalnızca müdür tarafından değil, yetkileri dahilinde, diğer departman ve hizmet başkanları, alan müdürleri ve sorumlu oldukları diğer sorumlu kişiler tarafından verilebileceğini unutmayın. verilen fonksiyon sabit idari belgeler(sipariş) veya kuruluş belgeleri(kuruluş tüzüğü). Siparişler için, hizmetlerin veya departmanların her biri ayrı bir kayıt tutmalı (Örnek 2'de bunlar ayrı alt sayfalar olarak yapılmıştır; belgenin sol alt kenarına bakılarak görülebilir) ve harf indekslemeyi kullanmalıdır (örneğin, siparişler için siparişler). lojistik departmanının bir harf indeksi olabilir OL (Örnek 3), muhasebe talimatları - harf dizini GB (Örnek 4)).

Tüm şirket için bir bütün olarak siparişler, bir harf endeksi olmadan kaydedilebilir.

• Resmi, açıklayıcı ve muhtıra notlarının kaydı. Genel görünüm ve doldurma seçeneği Örnek 5'te sunulmuştur.

Sütun Açıklamaları:

"P / n"- seri numarası.

"Tarih"- belge tarihi.

"not numarası"- Belge Numarası.

"Kime hitap ediyor/gönderiliyor"- pozisyonların listesi ve tam ad adreslendiği ve gönderildiği kişiler bu belge.

"KILAVUZ"- pozisyon ve tam isim belgenin ana uygulayıcısı.

"Not"- notlar ve servis işaretleri.

• Toplantı tutanağı kaydı. Genel görünüm ve doldurma seçeneği Örnek 7'de sunulmuştur. Protokollerin kayıt ve sanatçılara dağıtımı yukarıdaki şemaya göre gerçekleştirilir.

Kuruluşunuzun kayıt gerektiren başka tür belgeleri varsa, yukarıdaki örnekleri kullanarak bir kayıt oluşturmak sizin için zor olmayacaktır.

Bizim tavsiyemiz. Kayıtların makul bir şekilde birleştirilmesi için çaba gösterin. Bazı belge türlerini birleştirmek ve ortak bir sicile kaydetmek mümkünse, yapın. ortak bir dergi, birbirinden biraz farklı olan dahili belge türlerinin girildiği bir hizmet kaydı, açıklayıcı ve muhtıra notları gibidir.

antlaşmalar

Genel görünüm ve doldurma seçenekleri Örnek 8-10'da sunulmaktadır. Üzerinde durmayacağız çünkü. Mart sayısında bu kaydın nasıl oluşturulacağını ve sürdürüleceğini ayrıntılı olarak anlattım.

Gelen Belgeler

Onları kayıt etmek en iyisidir tek kayıt gelen posta. Elbette hiç kimse faks, e-posta vb. ile alınan belgeler için ayrı kayıtlar oluşturmanızı yasaklamıyor, ancak bunu yaparak kendiniz için gereksiz sorun yaratacaksınız ve muhtemelen sorun: LLC "Edelweiss"" bakmayı unutacaksınız. birkaç kayıt günlüğü aracılığıyla veya açılış çok sayıdaçeşitli kayıtlar ve filtreler uygulanarak elde edilen verilerin birleştirilmesi tek belge, size verilen görevin uygulanması için son tarihleri ​​büyük ölçüde geciktirin.

Bu nedenle, en çok gelen yazışmaların kayıt defteri Genel görünümÖrnek 11'de gösterilene benzemelidir.

Sütun açıklamaları:

"Hayır. p / p"- seri numarası (kayıt numarası ile karıştırılmamalıdır!).

"Kayıt Tarihi"- resmi kayıt tarihi.

Burada biraz açıklama yapılması gerekiyor.

Dikkat! "Sana kötü öğreteceğim": Muhtemelen iş kitaplarında, gelen yazışmaların alındığı gün kaydedilmesi gerektiğini okumuşsunuzdur. Aslında, "makbuz günü" biraz belirsiz bir kavramdır. Bu nedenle, Rus Postası aracılığıyla alınan basit posta mektupları için, gerçek alınma tarihini takip etmek neredeyse imkansızdır: zarfın üzerinde, yalnızca mektubun postaneniz tarafından alındığı tarihi içeren bir posta takvimi damgasının baskısı vardır. Postada basit bir mektup almak için imzalamanız gerekmez. Böyle bir mektup “yarın” kaydedilebilir ve içeriğine bağlı olarak tamamen “kaybolabilir”.

Bir yere imza attığınız harflerle durum daha karmaşıktır. Bu durumda uygun sütuna imzalı olarak girilen tarih, Taahhütlü veya değerli bir mektubun alındı ​​tebligatına koyduğunuz tarihe, varsa alındı ​​tebligatına koyduğunuz tarihe, alelacele teslim listesine imzanızın yanına koyduğunuz tarihe uygun olmalıdır. kurye vb. ile .d.

"Kayıt numarası"- atanan numara bu paket belgeler ve “In. Hayır. ”veya kuruluşun ofis yönetimi talimatları tarafından aksi belirtilmedikçe, her bir tek sayfalık belgenin sağ alt köşesinde ve çok sayfalı bir belgenin ilk sayfasında elle. Sayı sayısal veya alfasayısal olabilir (bu tercih edilir, çünkü girişi aşağıdaki alt gruplara bölmenizi ve her biri için bir alfabetik dizin girmenizi öneririm: F - faks makinesi, EP - E-posta). İndeks olmadan kayıtlı olmalıdır kağıt belgeler, başka şekillerde alındı ​​(örneğin, kuruluşun bir çalışanı tarafından teslim edildi ve bir iş gezisinden dönüşünde kayıt için gönderildi; kuruluşunuzu bir iş gezisinde ziyaret eden konuklar tarafından teslim edildi vb.). Harf dizini, acil ihtiyaçlarınıza bağlı olarak kesinlikle herhangi bir şey olabilir, örneğin, RFP - sipariş mektubu, İşlemci - değerli bir mektup vb. Ama kendini fazla kaptırma, yoksa kafan karışır.

Not! Aldığınız tüm belgelerin kayıt numaraları olmalıdır, ancak bunları her yere bir damga veya elle yapıştırmanız gerekmez. Genellikle, bu tür belgelerin listesi, şirket başkanı ve / veya ilgili hizmet ve departman başkanları ile yapılan bir görüşmede belirtilir. Örneğin, "In. Hayır. ”aşağıdaki belgelerde ihmal edilebilir:

• birincil muhasebe belgeleri (irsaliyeler, faturalar, yapılan iş eylemleri vb.);
• çeşitli belgeler mahkemeler(bu durumda, bir seçenek olarak, "Giriş No." yazısı kurşun kalemle veya belgenin arkasına yapıştırılabilir);
• uluslararası irsaliyeler CMR.

Tüm gelen yazışmalar tabi değildir zorunlu kayıt. Kural olarak, gelen reklam ve tebrik materyalleri (kartpostallar, broşürler, broşürler, kitapçıklar) ve ayrıca e-posta ile alınan, ancak orijinalin işareti olmayan belgeler (giden numara, tarih, pozisyon ve F.I.O. sorumlu kişi gibi) , imza, mühür) ve kuruluşun antetli kağıdına yapılmaz.

İlk başta, reklam ve bilgi niteliğinde olsalar ve doğasında bulunan özelliklere sahip olmasalar bile, gelen tüm belgeleri sicile girmenizi öneririm. iş kağıdı, çünkü uygulama, kayıt yapan deneyimsiz bir çalışanın alınan belgelerin niteliğini ve önemini her zaman doğru bir şekilde değerlendiremeyeceğini göstermektedir (makalenin epigrafına bakınız).

Bizim tavsiyemiz. Açılmış zarfları atmayın. Ayrıca (yukarıdaki veya benzeri nedenlerle) belgelere numara koymamış olsanız bile, mutlaka zarfın üzerine yazılmalıdır. Bundan sonra, zarf, içinde gelen belgelere (zımba veya ataş ile) eklenir.

Gelen kayıt numarası ekspres operatör faturanızın kopyasına iliştirilmelidir. Teslimat sırasında faturanın sadece bir nüshası olduğunu ve kuryenin açıkça kendisi için almayı planladığını görürseniz, tembel olmayın ve bir fotokopi yapın. Bu faturaları ayrı bir klasöre kaydetmenizi öneririz. Er ya da geç, bu klasör sizin için çok yararlı olacaktır.

"Gönderen Kuruluş"- kuruluşun adı veya bireysel karşı taraf, posta zarfı üzerinde belirtilmiştir. Bu çok önemli bir açıklama, özellikle farklı şehirlerde çok sayıda şubesi olan müteahhitlerle çalışıyorsanız, çünkü bazen paketin gerçekte kimden geldiğini bilmek çok önemlidir.

"Gönderenin adresi (gerçek)"- zarftan yazılmış.

Belge birkaç kopya halinde alındıysa, bunların sayısını parantez içinde belirtin. Detayları ihmal etmeyin, onlar çok önemli! Çoğu zaman yurt dışından gönderilen belgeler alışık olduğumuz ayrıntılara sahip değildir. Bu durumda, belge üzerinde bazı kimlik bilgilerini bulun ve not edin, örneğin "04/13/2015 tarihli CMR, 04/13/2015 tarih ve 1235478 numaralı faturaya (4 nüsha)". Ana şey, daha sonra, belirli belgelerin alınmasıyla ilgili herhangi bir soru ortaya çıkarsa, hangi belgelerin ne zaman geldiğini açıkça cevaplayabilirsiniz.

"Posta türü"- birçoğundan hangisi olası türler Alınan belgeler, örneğin: faks, e-posta, taahhütlü mektup, bildirimli taahhütlü mektup, beyan edilen değeri olan mektup, beyan edilen değeri olan mektup ve bildirim, 1. sınıf gönderi, ekspres teslimat DHL, Pony Express, EMS, telgraf, “Ivanov P .P. bir iş gezisinden getirildi”, kurye servisi vb.

"Kimlik Numarası"- posta tanımlayıcısının numarası (kayıtlı ve değerli mektuplar zarf ve posta bildiriminde bulunan her türden) veya ekspres operatörün fatura numarası (fatura kopyanızda bulunur).

"Kime devredildi"- pozisyonlar ve isimler Sorumlu kişiler fotokopilerini alan veya alınan belgelerin taranmış kopyalarını onlarla daha fazla çalışmak için yeniden yönlendiren.

"Makbuzdaki resim"- bu sütunda, gönderilen belgeler için imza toplayacaksınız.

"Kayıtlı"- pozisyon ve tam isim gelen mektubu kaydeden kişi.

"Not"- hizmet markaları için bir sütun.

Bizim tavsiyemiz. Bildiğiniz gibi, ofis işleriyle ilgili tüm kılavuzlarda ve ders kitaplarında, gelen belgelerin tek bir kaydı ilkesi ilan edilir. Pratikte, bunun her zaman yararlı, kullanışlı ve haklı olmadığına ikna oldum. Bu nedenle, "tek seferlik" peşinde koşmamanızı tavsiye ederim. Bir belgeyi önce faksla aldıysanız ve kaydettiyseniz ve ardından kurye servisi ekspres teslimat, ardından tüm kayıt kurallarına uyarak ve sicilin tüm alanlarını doldurarak yeniden kaydedin. Ardından, "Gönderen Kuruluş" veya "İçerik" sütununa bir filtre uygulayarak bu belgenin alınma geçmişini sağlayabilirsiniz - belgelerin kaç kez, ne tür gönderilerle alındığı, her durumda kime gönderildiği , vb.

Kayıt ve vizenin (çözünürlük) iliştirilmesinden sonra başkan tarafından gelen belge fotokopisi (veya taranmış kopyası) sorumlu kişi sayısına karşılık gelen miktarda yapılır. Sekreter, taranmış kopyaları kurumsal e-posta ile, tercihen bir okundu ve teslim bildirimi ile gönderir. Bu durumda, sorumlu kişilerden belgenin bir kopyasının alınması üzerine imza alınması gerekli değildir, bu nedenle bu yöntem daha çok tercih edilir.

Sekreter kağıt fotokopiler verirse, bunu kesinlikle imzaya karşı yapmak gerekir. Belgelerin alındığına ilişkin işaretler, gerekli sayfanın yazdırılmasından sonra kayıt defterinde toplanmalıdır.

Orijinal belgeler (hariç icra emri, muhasebe, gümrük ve diğer bazı belgeler) sekreter tarafından (ofiste) tutulmalıdır. Sanatçılar birlikte çalışır kopyalar sekreterin kendilerine e-posta ile gönderdiği veya fotokopi şeklinde imza karşılığı havale ettiği. Herhangi bir çalışanın şu veya bu belgenin aslına ihtiyacı varsa, yöneticinin vize ve sicil numarasını içeren belgeden alınan bir kopyası dosyaya verilir. Ek olarak, sekreter bu nüshada aslının kime ve ne zaman verildiğine dair bir not tutmalıdır, örneğin: “Aslı baş muhasebeciye devredildi (tam adı) (tarih)”.

Yani, örneğin, varsa Tescilli posta ile Sözleşmenin orijinali, üç ek, bir ön yazı, bir şikayet mektubu ve fotoğraflar (örneğin, hatalı bir birimin) ile birlikte yedi sayfa halinde, bu mektubun sicile kaydı Örnek 12'deki gibi görünecektir. sağ alt köşede, aşağıdaki girişi yapmanız gerekir: "In. 15 Mayıs 2015 tarihli No. 1, Sekreter Tam adı (resim)" (Örnek 13).

Giden resmi mektuplar

Bu tür harfleri kaydetmek için bir tablo oluşturmanız yeterlidir (Örnek 14).

Sütun açıklamaları:

"P / n"- seri numarası.

"Tarih"- mektubun tarihi (not: bu kayıt tarihi değil, mektubun üzerinde yer alacak tarihtir).

"Hayır. edebiyat"- mektupta olacak giden numara.

"Hedef Organizasyon"- kuruluşun adı veya tam adı bu mektubun gönderileceği kişi. Kural olarak, sanatçı tarafından mektubun kendisine yazılır.

"Yerellik" - yerellik varış noktasının bulunduğu yer.

"KILAVUZ"- ana sanatçı belge (yazar).

"Not"- çeşitli yardımcı işaretler için bir sütun.

Bu kayıt, resmi giden mektupları kaydetmek için tasarlanmıştır, yani. işletmenin antetli kağıdında, bu kuruluşta kabul edilen tasarım kurallarına uygun olarak tüm detayları ile oluşturulan ve kuruluş başkanının veya bu tür mektupları imzalama hakkına sahip başka bir başkanın imzasını içeren; bazen kuruluşun mührünü taşıyabilirler), kuruluş çalışanları tarafından yaratılır ve daha sonra çeşitli şekillerde alıcılara gönderilir.

Önemli! Bu sicile kaydedilen sicil numarası, mektubun giden numarasıdır.

Giden bir harfin numarası, kayıttaki bir seri numarası olan yalnızca rakamlardan oluşan basit veya bir eğik çizgi veya kısa çizgi ile ayrılmış birkaç basamaktan oluşan karmaşık olabilir (ayın veya yılın seri numarası). harf kesir ile gösterilebilir, vb. ) ve harfleri içeren (örneğin, bu belgeyi imzalayan önde gelen kişinin baş harfleri), vb.

Bizim tavsiyemiz. Giden harfleri numaralandırmak için hangi yöntemi seçerseniz seçin, onu kuruluşun ofis çalışma talimatlarında düzeltmeniz gerekir (henüz yoksa). Bir talimat varsa, harflere onaylanan algoritmaya tam olarak uygun olarak sayılar atanmalıdır.

Basit ve karmaşık numaralandırma ile harfleri kaydetme örnekleri Örnek 15, 16'da verilmiştir.

Kuruluş tarafından gönderilen belgeler

Bu tür belgeler, giden yazışmaları içerir (kayıtlarını yukarıda incelediğimiz giden resmi mektuplarla karıştırılmamalıdır). Bu çok büyük ve çok önemli bir belge dizisidir. onları kaydetmen gerek mutlaka ve oldukça detaylı.

Giden yazışmaların kayıt defterini doldurmanın genel görünümü ve seçeneği Örnek 17'de verilmiştir.

Sütun açıklamaları:

"No. p / p (paket numarası)"- seri numarası kayıt kaydı, paket numarasını, bir kez belirttiğiniz yere zarfın üzerine yazmanızı tavsiye ederim (örneğin, hedef posta kodunun yanında). İndeks altında herhangi bir yabancı giriş olmaması gerektiğini unutmayın, aksi takdirde mektup muhatabına ulaşmayabilir. Gönderi bir iade makbuzu ve / veya bir ek envanteri ile ise, o zaman verilen numara koymanız gerekir:

a) bir zarf üzerinde

b) "Gönderenin ek işaretleri için" alanındaki bildirimde;

c) Ek envanterinin her iki kopyasında da altta boş bir alanda.

"Kayıt Tarihi"- gerçek sevk tarihi, yani. gönderiyi bugün kayıt defterine girer ve postaneye sadece yarın giderseniz, yarının tarihini yazmanız gerekir. Paket numaralarını ve takvim tarihini eşleştirmeye çalışmayın: 100 No'lu paketin sevk tarihi 02/01/2015 ve 90 No'lu paketin tarihi 02/20/2015 ise kötü bir şey olmaz. Dilediğiniz zaman, gerekli takvim tarihine göre MS Excel filtresini aktif hale getirebilir ve tüm gönderileri görebilirsiniz.Bu an kuruluşunuz için çok önemliyse, tabloya ayrı bir "Paket numarası" sütunu eklemeniz gerekir. .

Bu an kuruluşunuz için çok önemliyse, tabloya ayrı bir "Parti Numarası" sütunu eklemeniz gerekir.

“Nerede: organizasyon; adres; irtibat kişisi, telefon- muhatabın detayları. Ekspres gönderiler için bir irtibat kişisi ve telefon numarası gereklidir, diğer posta gönderilerinde bu tür ayrıntılara gerek yoktur.

"Gönderen"- AD SOYAD. ve size göndermeniz için mektubu veren çalışanın konumu.

"Kalkış Tipi"- mektubun gönderilme türünü belirtin: basit, kayıtlı, bildirimli, beyan edilen değerde, DHL, EMS, vb.

"Tanıtıcı/Fatura Numarası"- posta tanımlayıcısının numarası (aşağıya iliştirilecektir) nakit Fişi postaneden) veya ekspres operatörün fatura numarası.

"Teslimat bildiriminin iadesi (alıcının tarihi ve tam adı)"- bildirimle gönderilen paketler için geçerlidir. Bu sütuna, teslim alma tarihini ve iade edilen teslimat bildiriminden teslim alan kişinin adını yeniden yazın.

"Maliyet (KDV dahil), ovmak."- nakliye maliyeti.

"Not"- çeşitli hizmet ve yardımcı işaretler için bir sütun.

özetleyelim

1. Yukarıdaki kayıtlar ana kayıtlardır ve ofis işlerinde düzen için çabalayan herhangi bir kuruluşta bulunmalıdır.
2. Kuruluşunuzdaki iş akışına bağlı olarak, kayıt listesi ayrıntılı olmayabilir. Bu durumda, bu makalede verilenlere benzeterek ihtiyacınız olan kayıt günlükleri türlerini oluşturabileceksiniz, örneğin: demiryolu ve uçak bileti kaydı, çalışan seyahat kaydı üçüncü şahıslar, ofis ekipmanının çalışanlara verilmesi için bir muhasebe kaydı vb.

Şimdi, "bir şeyin-hiç-hiç kimsenin-hiç kimsenin-kayıtlı olmadığı-bir şeyin-kayıt-kayıt-kayıtı" oluşturmanız gerekirse korkmaz mısınız? Eminim değil! Ayrıca, sekreterin bu görünüşte çok rutin faaliyet alanında yaratıcılık, zeka ve yaratıcılık gösterin.

Talimat

Aynı kategoriden gerekli olanları, yani aynı türe ait belgeleri (üretim maliyetlerini teyit eden, makbuz/satış belgeleri vb.) toplayın. İdari belgeleri ayrı olarak toplayın: siparişler, talimatlar. Yazarlığa göre sıralayın (organizasyon başkanının emirleri, bölüm başkanlarının emirleri vb.).

Sayfayı sütunlara ve satırlara bölerek, uygun alanlara sahip belgelere dayalı bir tablo oluşturun. Sütunları belgenin amacına ve işlevselliğine göre etiketleyin. Aynı zamanda, kayıt defterinin belgeler hakkında kapsamlı bilgiler içermesi gerektiğini unutmayın, böylece bir nedenden ötürü kendiniz açıp her seferinde tekrar tekrar çalışmak zorunda kalmazsınız. Bu nedenle, örneğin, yapılan harcamaları onaylayan belgelerin kaydı aşağıdaki sütunları içermelidir: belge numarası, adı, belgenin içeriği, miktarı ve belgenin iadesine ilişkin not.

Buna karşılık, OJSC, CJSC vb. hissedarların belgelerinin kaydı. Sicile kayıtlı tüm kişilerin kimliğini tespit etmek, pay haklarını, sicile kayıtlı kişilerin paylarından elde edilen gelirleri, tüm pay sahiplerine ilişkin verilerin toplanması ve ayrıca her türlü bildirimin alındığına ilişkin bilgileri içermelidir. toplantılar ve diğer etkinlikler.

Gelecekteki arama kolaylığınız ve hızınız için bir belge kaydı derlerken, tüm kayıtları kronolojik sırayla tutmanız gerektiğinin farkında olmalısınız.

Ancak belge kaydı doğru bir şekilde derlenirse, arama yapmak için fazladan zaman harcamanıza gerek kalmaz, doğru kağıdı hızlı ve kolay bir şekilde bulabilir, doğru talep veya bildirimi gönderebilir ve işinizi yüksek kalitede yapabilirsiniz.

Posta ile bir mektup veya koli göndermek için ekin bir envanterini çıkarmak gerekir. Bunu yapmak için, elle yazılabilen, bilgisayarda yazdırılabilen veya posta yoluyla alınabilen 107 numaralı formdaki standart bir formu doldurmanız gerekir. Envanter, kalemlerin adını, miktarlarını ve tahmini değerlerini içermelidir.

İhtiyacın olacak

• - envanter formu 107;
• - dolma kalem.

Talimat

Yatırım envanterini doğru bir şekilde yapabilmek için iki form doldurmanız gerekir. Envanterde, muhatabın soyadını, adını ve soyadını, indeksini ve posta adresi. Ardından, bir listeye gönderilecek öğelerin veya belgelerin adlarını girin. Ek olarak, her bir öğenin miktarını ve değerlendirme miktarını belirttiğinizden emin olun. Öğeleri değerlendirirken, tahmini değerin, ek envanteri ile birlikte bir posta öğesinin kaybolması durumunda göndericinin alacağı tazminat miktarını etkilediğini lütfen unutmayın. Öte yandan, tahakkuk tutarının sigorta ücreti tutarını etkilediği unutulmamalıdır.

Envanter formunun her bir kopyası gönderenin imzası ile onaylanmalıdır. Envanterde gönderici tarafından değerlemeyen kalemler varsa, bu kalemlerin önündeki "beyan edilen değer" sütununa her iki formda da bir tire işareti koyun. Dilerseniz, yatırım amaçlı kalemlerin tahmini değerini formda belirtmeyebilirsiniz. postalama.

Ayrıca, envanterin her iki kopyası da ekin envanterini tamamlaması gereken posta görevlisine aktarılır. Posta görevlisi, envanterin her iki biçimindeki girişleri karşılaştırır, ardından gönderen tarafından envanterde ve adres etiketinde (üzerinde) belirtilen adres ile soyadı, adı ve soyadı arasındaki yazışmaları karşılaştırır. ters taraf kabuklar). Bundan sonra, mesajın içerdiği öğeler ile ekin envanterindeki girişlerin bir karşılaştırması yapılır. Bundan sonra posta memuru, toplam yatırım tutarı ile beyan edilen değer tutarının aynı olduğundan emin olmalıdır.

Ek envanterinin her bir kopyası için, posta çalışanının imzası ile onaylanmış bir takvim damgası baskısı yapılır. Envanterin ilk kopyası, hemen mühürlenen postaya eklenir. Makbuzla birlikte ikinci nüsha göndericiye verilir.

Not

Envantere yönelik mesaj postaneye mühürsüz olarak getirilmelidir.

faydalı tavsiye

Makbuzu ve ek açıklamasının ikinci kopyasını, mesajın alıcı tarafından alındığını onaylayana kadar saklayın.

Kaynaklar:

• Ek açıklama formu

Belge envanteri, belgelerin bileşimini ve içeriğini ortaya çıkaran, bunları sistematize eden ve tüm belge kümesi içinde dikkate alan bir başvuru kitabıdır. Açıklama yazımı dönüm noktası amacı sadece belgelerin korunması değil, aynı zamanda net tasarımı olan belgelerin işlenmesi ve sıralanmasında.

Talimat

Belgelerin açıklamasını doldurun antetli kağıt(varsa). Bu zorunlu değildir, ancak istenen bir gerekliliktir. benzer belgeler. Her durumda, kuruluşun adı belirtilmelidir.

Envanterde yer alan belgelerin sahipliğini tanımlayan bilgileri içermesi gereken başlığı yazın. Örneğin, “Ceza davasında belgelerin envanteri”, “Bir tasdik davasında mevcut belgelerin envanteri”, “Danimarka'ya vize için belgelerin envanteri” vb. Eğer bir

Arşive gidildiğinde, belge ya mevcut bir dosyada yer alır ya da (dosya formatı ek materyallerin dosyalanmasına izin vermiyorsa veya belge benzersiz ise) onun için yeni bir dosya oluşturulur. Aynı zamanda, belge arşiv kaydına girilir - davayı oluşturan tüm davaların ve kağıtların ayrıntılı bir envanteri. Belgelerin kaydı, her belge, yeri, arşive yerleştirme tarihi vb. hakkında eksiksiz bilgiler içerir.

Belge kayıtlarının derlenmesi ve bakımı

Özellikle ilk başta, bir belge kaydının derlenmesi ve sürdürülmesi son derece zor bir iştir.Başlamak için, her belge uygun şekilde işlenmeli, kendisine sonuç olarak (kayıtta sabitlenmiş) izin verecek olan nitelikler-özellikler atanmalıdır. sadece hızlı bir şekilde bulmak için değil, aynı zamanda arama ihtiyacını tamamen ortadan kaldırmak için.

kayıt çalışması

Doğru, ikincisi ancak sicilin gerçekten yetkin ve doğru bir şekilde bakımı, zamanında tamamlanması ve belgenin uygun şekilde hazırlanması ile mümkündür. Bu çalışmalar, diğer arşiv hizmetlerinin yanı sıra, Archivny Service LLC tarafından uzun süredir - düzinelerce ticari ve devlet kurumları. Şirketin uzmanları, haklı olarak, kayıt defterini herhangi bir arşivin kalbi olarak görüyor. bir arşiv olduğunu düşünürsek kağıt formu, o zaman arşiv kaydının doğru bakımı, belgelerle çalışma süresini en aza indirmenin tek yoludur. Ve bazen, daha önce de belirttiğimiz gibi, birlikte çalışmak arşiv belgeleri sadece kayıt defterinde ihtiyacınız olanı aramakla azaltılabilir - aradığınız belgeyle ilgili tüm veriler kayıt defterinde mevcuttur.

Kayıt defteri oluşturma şunları içerir:

• belgelerin daha sonra kayıt defteri kategorilerinin geliştirilmesiyle sistemleştirilmesi;
• her vakanın bir açıklaması ve açıklamanın kayıt defterine girişi;
• sicil belgesinde belge ve davaların kronolojik sıraya göre düzenlenmesi.

Yeni belgeler ortaya çıktıkça, bir kategoriye veya diğerine, bir vakaya veya diğerine gönderilirler - ve bunlarla ilgili bilgiler de kayıt defterine, uygun kategoriye girer.

En Yaygın Kayıt Türleri

Kuruluşlar genellikle bir sözleşme ve sözleşme kaydı hazırlamaları ve sürdürmeleri gerektiğinde bize başvururlar - bu, bir kayıtla birlikte en yaygın kayıt türlerinden biridir. belirli kategoriler Muhasebe belgeleri. Kuruluşun iş akışını optimize etmede yaşadığı zorluklar, kendi başına sözleşme anlaşmalarının bir kaydını oluşturamama, derlenmesi ve bakımı kimseye emanet edilemez, hata riski - tüm bunlar gerçeğin lehinde konuşuyor işi deneyim, bilgi ve beceriye sahip uzmanlara emanet etmenin daha iyi olduğunu.

Profesyonellerle iletişim kurun

Bunların arkasında, düzinelerce kuruluş için, çok çeşitli örgütsel ve yasal biçimlerde ve en çok farklı şekiller faaliyetler. İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak ve yönergeler, sizin için derhal bir arşiv kaydı geliştireceğiz ve bakımına yardımcı olacağız. Hataların olmaması, bilgilerin eksiksizliği ve kayıt defterinin güncellenmesinin zamanında olması, deneyim ve herhangi bir kuruluşun faaliyetlerinde kayıt defterinin rolünün net bir şekilde anlaşılması ile garanti edilir.