1.2. Servis bilgilerine sınırlı dağıtım dağıtımına ilişkin kısıtlamalar ticari gereklilik tarafından belirlenen kuruluşların faaliyetleriyle ilgili sınıflandırılmamış bilgileri ve ayrıca federal yasalara uygun olarak erişimi kısıtlanan kuruluşlar tarafından alınan sınıflandırılmamış bilgileri içerir.
1.3. Aşağıdakiler sınırlı dağıtımın resmi bilgileri olarak sınıflandırılamaz:
kuran yasal düzenlemeler hukuki durum devlet organları, kuruluşları, kamu dernekleri ve vatandaşların hakları, özgürlükleri ve yükümlülükleri, bunların uygulanma prosedürü;
hakkında bilgi acil durumlar, tehlikeli doğal olaylar ve güvenli bir varoluş sağlamak için gerekli çevresel, hidrometeorolojik, hidrojeolojik, demografik, sıhhi ve epidemiyolojik ve diğer bilgiler Yerleşmeler, vatandaşlar ve genel nüfusun yanı sıra üretim tesisleri;
yürütme yetkisinin yapısının tanımı, işlevleri, yönleri ve faaliyet biçimleri ile adresi;
başvuruları değerlendirme ve çözme prosedürü ile vatandaşlardan ve tüzel kişilerden gelen itirazlar;
öngörülen şekilde değerlendirilen vatandaşların ve tüzel kişilerin başvuruları ve itirazları hakkında kararlar;
bütçenin uygulanması ve diğer devlet kaynaklarının kullanımı, ekonominin durumu ve nüfusun ihtiyaçları hakkında bilgi;
kütüphane ve arşivlerin açık fonlarında biriken belgeler, bilgi sistemi vatandaşların hak, özgürlük ve görevlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli kuruluşlar.
1.4. belgelerde (içinde gerekli durumlar ve projelerinde) sınırlı dağıtımın resmi bilgilerini içeren "Resmi kullanım için" işareti konulmuştur.
1.5. Federal yürütme organının başı, yetkili kuruluş yönetimi kullan atomik Enerji, yetkili kuruluş uzay faaliyetleri yetkinliği dahilinde şunları belirler:
sınırlı dağıtımın resmi bilgilerini diğer kurum ve kuruluşlara aktarma prosedürü;
sınırlı dağıtım ortamlarından "Resmi kullanım için" işaretini kaldırma prosedürü;
sınırlı dağıtımın özel bilgilerinin korunması organizasyonu.
1.6. Resmi bilgileri sınırlı dağıtım olarak sınıflandırma kararı alan yetkililer, kişisel sorumluluk alınan kararın geçerliliği ve bu Yönetmeliğin 1.3 maddesinde belirtilen kısıtlamalara uygunluk için.
1.7. Sınırlı dağıtımın resmi bilgileri, ilgili yetkilinin izni olmadan ifşaya (dağıtım) tabi değildir.
1.8. Sınırlı dağıtımın resmi bilgilerinin ifşa edilmesi ve ayrıca bu tür bilgileri içeren belgelerin işlenmesine ilişkin prosedürün ihlali için, bir memur (bir kuruluşun çalışanı), yasaların öngördüğü disiplin veya diğer sorumluluğa tabi olabilir.
1.9. Bir federal yürütme organının tasfiyesi durumunda, atom enerjisinin kullanımını yönetmek için yetkili bir organ, uzay faaliyetleri için yetkili bir organ, bir organizasyon, sınırlı dağıtım özel bilgilerinin daha fazla kullanılmasına ilişkin bir karar tasfiye komisyonu tarafından verilir. .
2. Sınırlı dağıtımın resmi bilgilerini içeren belgeleri işleme prosedürü
2.1. Sınırlı dağıtıma ait resmi bilgileri içeren belge ve yayınlarda "Resmi kullanım için" ibaresinin gerekli olup olmadığı, belgeyi imzalayan veya onaylayan uygulayıcı ve resmi makam tarafından belirlenir. Belirtilen işaret ve kopya numarası, belgenin ilk sayfasının sağ üst köşesinde, kapakta ve baş sayfa baskının yanı sıra bu tür belgelere kapak mektubunun ilk sayfasında.
2.2. Sınırlı dağıtım resmi bilgilerini içeren belgelerin kabulü ve kaydı (kayıt), kural olarak, sınıflandırılmamış belgelerin alınması ve muhasebeleştirilmesi ile görevlendirilen yapısal birimler tarafından gerçekleştirilir.
2.3. "Resmi Kullanım İçin" olarak işaretlenmiş belgeler:
daktilo ofisinde basılmıştır. Arkada son yaprak Daktilo, belgenin her bir kopyasının basılan kopya sayısını, sanatçının adını, kendi adını ve belgenin basım tarihini belirtmelidir. Basılı ve imzalı belgeler, taslaklar ve versiyonlarla birlikte kayıt için onları kaydeden çalışana aktarılır. Taslaklar ve versiyonlar, muhasebe formlarına yansıyan imha gerçeği ile bu çalışan tarafından imha edilir;
kural olarak, sınıflandırılmamış belgelerden ayrı olarak muhasebeleştirilir. Bu tür belgelerin hacmi önemsiz ise, bunların diğer sınıflandırılmamış belgelerle birlikte kayıtlarının tutulmasına izin verilir. Belgenin kayıt dizinine "DSP" işareti eklenir;
makbuz karşılığında departman çalışanlarına aktarılan;
iletildi üçüncü şahıslar kurye iletişimi, kayıtlı veya değerli posta ile;
sadece ilgili yöneticinin yazılı izni ile çoğaltılabilir (çoğaltılabilir). Çoğaltılan belgelerin muhasebesi kopya ile yapılır;
güvenli bir şekilde kilitli ve kapalı dolaplarda (kutular, kasalar) saklanır.
2.4. "Resmi kullanım için" olarak işaretlenmiş belgelerin birkaç adrese gönderilmesi gerekiyorsa, gönderilecek belgelerin kopyalarının adrese göre yazıldığı bir dağıtım endeksi derlenir. Dağıtım endeksi, belgeyi hazırlayan uygulayıcı ve yapısal birim başkanı tarafından imzalanır.
2.5. "Resmi kullanım için" olarak işaretlenen yürütülmüş belgeler, sınıflandırılmamış ofis işlerinin isimlendirilmesine göre dosyalarda gruplandırılmıştır. Aynı zamanda, bu tür belgelerin yerleştirildiği davanın kapağına da "Resmi kullanım için" işareti iliştirilir.
2.6. "Resmi Kullanım İçin" olarak işaretlenmiş, pratik önemini yitirmiş ve tarihi değeri olmayan davaların imhası kanuna göre yapılır. Muhasebe formlarında bu, ilgili kanuna atıfta bulunularak belirtilir.
2.7. "Resmi kullanım için" olarak işaretlenen belge ve davaların bir çalışandan diğerine devri ilgili yöneticinin izni ile gerçekleştirilir.
2.8. "Resmi kullanım için" olarak işaretlenmiş belgelerin muhasebesinden sorumlu çalışanı değiştirirken, ilgili yönetici tarafından onaylanan bu belgelerin kabulü ve teslimi eylemi düzenlenir.
2.9. "Resmi kullanım için" işaretli belgelerin, davaların ve yayınların mevcudiyetinin kontrolü, başkanının emriyle atanan komisyonlar tarafından yılda en az bir kez gerçekleştirilir. Bu tür komisyonların bileşimi, bu malzemelerin muhasebeleştirilmesinden ve depolanmasından sorumlu çalışanları içerir.
Kütüphanelerde ve arşivlerde, nerede çok sayıda"Resmi kullanım için" olarak işaretlenmiş yayınlar, vakalar ve diğer materyaller için uygunluk kontrolü en az beş yılda bir yapılabilir.
Kontrolün sonuçları bir kanunda belgelenir.
2.10. Örgüt başkanı, sınırlı dağıtımın resmi bilgilerini içeren belge, dava ve yayınların kaybolması veya bu bilgilerin açıklanması hakkında bilgilendirilir ve kayıp veya açıklama durumlarını araştırmak için bir komisyon atanır. Soruşturmanın sonuçları, komisyonu atayan lidere bildirilir.
Muhasebe formlarında uygun işaretlerin yapıldığı "Resmi kullanım için" işaretli kayıp belgeler, davalar ve yayınlar için bir kanun düzenlenir. Kalıcı saklama süresinin kaybolmasına ilişkin işlemler, onaylandıktan sonra fon dosyasına dahil edilmek üzere arşive aktarılır.
2.11. Belgelerde, dosyalarda veya yayınlarda ve ayrıca muhasebe formlarında "Resmi kullanım için" işareti kaldırılırken uygun işaretler yapılır ve bu belgelerin (yayınların) gönderildiği tüm muhataplar bilgilendirilir.
______________________________
* Bu Yönetmeliğin gereklilikleri, sınırlı dağıtımın resmi bilgilerinin (fotoğraf, film, video ve ses kasetleri, makine medyası, vb.)
İNŞAAT BAKANLIĞI,
EMİR
IRKUTSK FAALİYET BÖLGESİNDE KARAYOLU SERVİSİ BİLGİLERİNİN İŞLENMESİ HAKKINDA
Bilgi ile çalışmayı geliştirmek için Sınırlı erişim, İnşaat, Yollar Bakanlığı'na bağlı kuruluşlarda sınırlı erişim bilgilerinin işlenmesi için birleşik bir prosedür oluşturulması Irkutsk bölgesi veya 9 Şubat 2011 tarihli Irkutsk Bölgesi Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan, İnşaat Bakanlığı, Irkutsk Bölgesi Yolları Yönetmeliği rehberliğinde faaliyetlerinin uygulanmasında bununla ilgili N 29-pp
EMREDİYORUM:
1. Faaliyetleri sırasında İnşaat Bakanlığı, Irkutsk Bölgesi Yolları veya onunla ilişkili kuruluşlarda kısıtlı bilgilerin ele alınması için ekli Talimatları onaylayın.
2. Bu sipariş, Bakanlığın resmi internet sitesinde bilgi ve telekomünikasyon ağı "İnternet"te yer almaya tabidir.
Bakan
M.V. Litvin
Faaliyetleri sırasında İnşaat Bakanlığı, Irkutsk Bölgesi Yolları veya onunla ilişkili kuruluşlarda kısıtlı bilgilerin ele alınmasına ilişkin talimatlar
ONAYLI
İnşaat Bakanlığı emriyle,
Irkutsk bölgesinin yol altyapısı
Bölüm 1. Genel Hükümler
1. İnşaat Bakanlığı'na bağlı kuruluşlarda, Irkutsk Bölgesi Yollarında veya faaliyetleri sırasında bununla ilgili kısıtlı bilgilerin ele alınmasına ilişkin talimatlar (bundan böyle Talimat olarak anılacaktır) oluşturmak için geliştirilmiştir. birleşik gereksinimler Sınırlı erişim bilgilerini içeren belgelerin ve diğer materyal ortamlarının (bundan böyle sınırlı hizmet bilgisi olarak anılacaktır) hazırlanması, kaydedilmesi, kabulü, gönderilmesi, depolanması, imhası ve kullanılmasına.
2. Sınırlı dağıtımın resmi bilgileri, aşağıdakileri oluşturan bilgileri içermeyen bilgileri içerir: devlet sırrı dağıtım kısıtlamaları federal yasalarla belirlenen kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulmuştur.
3. Sınırlı dağıtıma ait tescilli bilgileri içeren belgelerin hazırlanması, tescili, kabulü, gönderilmesi, saklanması, imhası ve işlenmesi ile ilgili olarak, bu Talimatın, kuruluşlar yönlendirilir , onaylanır .
Bölüm 2. Kısıtlı Dağıtım Resmi Bilgilerini İçeren Belgelerin Hazırlanması
4. Sınırlı dağıtım resmi bilgileri içeren belgelerde (gerekirse ve projelerinde), ilk sayfanın sağ üst köşesinde, "Resmi kullanım için" işareti (bundan böyle DSP belgeleri olarak anılacaktır) ve kopya numarası yapıştırılmış. Belirtilen işaret tırnak işaretleri olmadan yapıştırılır.
Sınırlı dağıtım hizmet bilgilerini içeren (içeren) bir uygulamaya (uygulamalara) sahip bir sunta belgesi hazırlarken, "Resmi kullanım için" işareti yalnızca belgenin ilk sayfasına değil, aynı zamanda belgenin ilk sayfasına da eklenir. uygulama (uygulamalar). Bu durumda, belgenin tamamı bir sunta belgesidir, örneğin:
İdari kullanım için
Eski. 1
5. Sunta belgesinin her basılı kopyasının son sayfasının arkasında, basılı kopya sayısı, baş harfleri, belge yürütücünün soyadı, telefon numarası, üzerinde sınırlı dağıtım bilgilerinin işlenmesi amaçlanan bilgilendirme nesnesinin numarası, sunta belgesinin hazırlandığı, baş harfleri, belgeyi yazdıran çalışanın soyadı, sunta, sınırlı dağıtım bilgilerinin işlenmesine yönelik bilgilendirme nesnesinin numarası, sunta belgesinin basıldığı ve basıldığı tarih, örneğin:
Temsilci 2 kopya
Eski. N 1 - adrese
Eski. N 2 - işte
PC'de (baş harfleri, sanatçının soyadı, telefon numarası) tarafından gerçekleştirilen N __
Basılı (baş harfleri, soyadı), PC'de N __
basım tarihi
6. Genel olarak hazırlanmış ve basılmış bir belgede "Resmi Kullanım İçin" ibaresi varsa, belgenin tüm basılı ve imzalı nüshaları bu tür bir belgenin tescili için sunulur. Basılı belgenin kopya sayısı, sunta belgenin ofis işinde kalan kopyasının arkasına, belge yürütücüsü ve kuruluştaki sunta belgelerin muhasebesinden sorumlu çalışanın imzaları ile teyit edilir.
Taslak malzemelerin ve kusurlu sayfaların imhası, sunta belgesinin arkasında belirtilen yüklenici tarafından gerçekleştirilir, örneğin:
Sunta belgesinin hazırlanması sırasında taslakların veya kusurlu sayfaların bulunmaması durumunda, bu, belge yürütücüsü tarafından sunta belgenin kopyasının arkasına not edilir, örneğin:
7. CPD belgelerinin birkaç adrese gönderilmesi gerekiyorsa, davaya gönderilen kopyanın son sayfasının arka tarafında veya ayrı bir sayfada, kopya numaralarının bulunduğu bir dağıtım listesi düzenlenir. Gönderilecek SMG belgelerinin sayısı ve muhatapları belirtilir. Posta listesi, SMG belgesini hazırlayan uygulayıcı tarafından imzalanır.
8. Sunta belgenin bilgisayar teknolojisi kullanılarak hazırlanmasından sonra, daha sonra kullanılması amaçlanmayan tüm bilgiler, sunta belgeyi yazdıran kişi veya yüklenici tarafından tüm belgelerden silinmelidir. makine ortamı bilgi.
Bölüm 3. Suntanın giden ve iç belgelerinin muhasebesi. Sunta için gelen belgelerin alınması ve muhasebeleştirilmesi
9. DSP belgelerinin işlenmesinin tüm aşamaları muhasebeye tabidir - hazırlık, kayıt, kabul, sevkıyat, depolama, imha.
DSP belgelerinin muhasebeleştirilmesi, organizasyonun bir bölümü (çalışanı) tarafından gerçekleştirilir. dokümantasyon desteği kuruluşlar.
10. Sunta belgelerinin muhasebeleştirilmesi, sınıflandırılmamış giden ve dahili belgeler veya içinde elektronik form.
Sunta belgelerinin sınıflandırılmamış belgelerden ayrı olarak kaydedilmesine izin verilir.
Sunta belgesinin kayıt numarasına "Sunta" işareti eklenir, örneğin:
N 59-37-5478dsp.
11. Sunta belgeleri, sunta belgesinin yürütülmesi ile görevlendirilen kuruluş daire başkanı tarafından belirlenen miktarda hazırlanır, bastırılır ve çoğaltılır.
DSP belgelerinin bilgisayar teknolojisi kullanılarak hazırlanması, aşağıdakiler tarafından oluşturulan bilgi koruma gereklilikleri dikkate alınarak gerçekleştirilir. federal organ teknik istihbarata karşı koyma alanında yetkili yürütme gücü ve teknik koruma bilgi.
12. Kayıt için alınan tüm belgeler, sınıflandırılmamış giden yazışmaların kaydına veya elektronik ortamda kaydedilir.
13. Ön yazı ile bir sunta belge gönderirken, mektup başvurunun adını, başvurunun kayıt numarasını, kopya numarasını, her kopyadaki yaprak sayısını, örneğin "Resmi kullanım için" işaretini gösterir. :
Başvuru: belgenin adı, kayıt. N 59-37-54321dsp, kopyala. N 1, 2 yaprak üzerinde, resmi kullanım için.
Gönderici, iletilen eklerin kopyalarına sahip değilse, kapak mektubu şunu gösterir: "Yalnızca adrese", örneğin:
Başvuru: belgenin adı, kayıt. N 59-37-54321dsp, kopyala. N 1, 2 sayfada, resmi kullanım için, sadece adrese.
14. Sunta belgeli paketleri (zarfları) kabul eden bir çalışan, adresin doğruluğunu, paket ambalajının bütünlüğünü kontrol eder, paket üzerinde belirtilen numaralarla eklerin sayısını kontrol eder. eşlik eden belgeler(kayıt defteri, satış defteri, makbuz).
15. Paketi açarken, paket üzerinde belirtilen numaranın pakete ekli olan sunta belge numarası ile yazışması, ekleri ile kapak yazısında belirtilen tescil bilgileri, nüsha sayısı ve paket sayısı. tüm sunta belgelerinin sayfaları kontrol edilir.
16. Paket (zarf) sunta için belgeler veya ekleri içermiyorsa, sunta için belgelerin yokluğuna ilişkin bir işlem düzenlenir (Ek 1).
Kanun iki nüsha olarak düzenlenmiştir. Bir kopya gönderene gönderilir ve ikincisi ofis işinde kalır.
Yanlış gönderilen sunta belgeleri gönderene iade edilir veya onunla mutabık kalınarak yeni bir pakette varış noktasına gönderilir.
17. Alınan tüm CPD belgeleri, gelen sınıflandırılmamış belgelerin kaydına veya elektronik biçimde derhal kaydedilir.
Gelen bir sunta belgesini kaydederken, ilk sayfasına kayıt (gelen) numarasını, kayıt tarihini, ana sunta belgesinin yaprak sayısını ve eklerini gösteren bir damga yapıştırılır; diğer uygulamaların sayfaları ayrıca belirtilmiştir, örneğin:
Uygulamanın ilk sayfasına bir işaret yerleştirilir, örneğin:
18. Kayıttan sonra, suntaya gelen belgeler, muhatabına ve kararına göre belgenin uygulayıcılarına değerlendirilmek üzere aktarılır. Belgelerin suntaya aktarılması makbuz karşılığında gerçekleştirilir.
DSP belgelerinin kayıt olmadan icra için devredilmesi yasaktır.
DSP belgelerinin bir çalışandan diğerine devri, kuruluş başkanının yazılı izni (kararı) ile gerçekleştirilir.
Bölüm 4. Sunta belgelerinin çoğaltılması
19. DSP belgesinden alıntıların kopyalanması veya üretilmesi, kuruluş başkanının yazılı talimatıyla gerçekleştirilir.
20. Sunta belgelerinin kopyaları ve bunlardan alınan alıntılar, sunta belgelerin asıllarının dikkate alındığı defterlere ayrı numara ve suret ile kaydedilir. Aynı zamanda, orijinal sunta belgesi üzerinde, kopyalama tarihini, kopya sayısını (özet), kopya kayıt numaralarını (özetleri) gösteren bir işaret yapılır, örneğin:
2 (iki) kopya (alıntılar) hazırlandı, reg. N 2 sunta
Tarih. İmza (kopyalama).
Sunta belgelerinin kopyaları, sayfanın sağ üst köşesinde "Kopya" olarak işaretlenmiştir.
Bir sunta belgesinden yapılan alıntılarda, belgenin adından sonra "Çıkar" işareti konulur.
21. Gelen, giden veya dahili SMG belgelerinin çoğaltılması SMG belgesini hazırlayan kuruluş başkanının yazılı talimatıyla gerçekleştirilir.
22. Sunta belgesinin ek kopyaları, ana belge ile aynı numara altında muhasebeleştirilir. Kopya numaraları, CPD belge kopyasının son numarasından itibaren numaralandırılır. Ana belgenin arkasında ve dağıtım dizininde, ek olarak çoğaltılan kopyalar hakkında bir not verilir, örneğin:
Ayrıca 2 nüsha çoğaltılmıştır.
Eski. N 3 - askeri komiserlik bölümü
Eski. N 4 - Rusya Federasyonu İçişleri Bakanlığı
Tarih. İmza (ihraç edenin).
Bölüm 5
23. Yürütme sonrası SMG belgeleri, aynı konudaki diğer sınıflandırılmamış belgelerle birlikte kuruluşun dosyalarında gruplandırılır. Aynı zamanda, sunta belgelerinin yerleştirildiği davanın kapağına "Resmi kullanım için" işareti yapıştırılır ve davaların isimlendirilmesi sütununa "JSP" işareti eklenir. vaka numarası.
25. Çok sayıda bu tür belgeler varsa, soru veya belirli özelliklere göre oluşturulmuş DSP belgeleri ile ayrı davalar oluşturulmasına izin verilir.
Az sayıda sunta belgesi ile, bunları "Sunta belgeleri" başlıklı tek bir dosyada gruplandırmaya izin verilir.
Bölüm 6
26. Suntanın giden belgeleri özel iletişim, kurye iletişimi, posta iletişimi (taahhütlü posta, değeri beyan edilen posta kalemleri) ile gönderilir.
Suntaya ait belgelerin faks ve e-posta ile iletilmesi yasaktır.
27. Sunta için özel veya kurye iletişimi yoluyla belge gönderirken, özel veya kurye bağlantısı yoluyla gönderilen yazışmalar için bir kayıt düzenlenir (Ek 2).
28. Belgeleri doğrudan muhataba suntaya teslim ederken, özel veya kurye iletişim birimlerini atlayarak aktarım makbuzlara, seyyar defterlere veya kayıtlara göre gerçekleştirilir.
29. Özel veya kurye bağlantısı yoluyla gönderilen yazışma kayıtlarında, satış defterleri ve makbuzlar, kabul ve devir tarih ve saati, onları alan çalışanın imzası ve kuruluşun sakız mührü ile onaylanır.
Bölüm 7. Depolama için sunta belgelerinin seçimi. Sunta belgelerinin imhası
30. Sunta belgeli davalar, Irkutsk Bölgesi Hükümeti ve Irkutsk bölgesinin devlet iktidarının diğer yürütme organlarında Ofis Çalışması Talimatları tarafından belirlenen şekilde kalıcı veya geçici depolama için devredilir ve Vali kararnamesi ile onaylanır. 5 Temmuz 2012 tarihli Irkutsk bölgesi N 199-ug.
31. Pratik önemini yitirmiş ve tarihi değeri olmayan sunta dava ve belgelerinin imhası, sunta belgelerinin kayıt ve muhafazasının yapıldığı kuruluş başkanı tarafından atanan bir komisyon tarafından gerçekleştirilir. .
İmha için seçilen sunta belgeleri, bu tür belgelere sahip dosyalar hazırlanır ayrı hareket veya depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsisat özetine dahil edilmiştir.
Sunta belgelerinin dikkate alındığı defterlerde, sunta belgelerinin imhasına ilişkin olarak ilgili kanuna atıfta bulunularak, örneğin:
Yerlebir edilmiş. Kanun N ____ tarihli _______ 20___.
32. İmha için seçilen bir vaka kaldırılırsa ayrı belgeler Daha fazla çalışma için gerekli olan suntalar, yasa, kayıt numaralarını ve adlarını, geri çekildikleri davanın numarasını ve sayfa numaralarının yanı sıra dosyalandıkları davanın numarasını, sayılarını gösterir. cari yıl kayıtlarına göre levhalar ve kayıt numaraları. Bu tür davaların imhasına ilişkin kanun, sunta belgelerin çıkarılmasından sonra davada kalan gerçek sayfa sayısını gösterir, örneğin:
1 numaralı davadan bir belge geri çekildi. N 4dsp, sayfa 25, 26. Belge giriş için kaydedilir. N 1 durumunda dosyalanmış N 2 sunta, sayfa 1.2.
33. İlgili sicillere imha işareti ve tarihleri iliştirilmiş bir kanun düzenlenmediği takdirde, aşağıdakiler imha edilir:
1) DSP belgelerinin taslakları veya imzasız taslakları;
2) çoğaltılan sunta belgelerin kusurlu kopyaları;
3) bireysel yeniden basılmış ve kusurlu sunta belge sayfaları.
İmha işaretleri, iki çalışanın imzasıyla onaylanır: sunta belgelerinin muhasebesinden sorumlu kişi ve sunta belgesinin uygulayıcısı.
Sunta belgelerin imhası, özel fırınlarda yakılarak veya kağıt kesme makinesinde öğütülerek gerçekleştirilir.
Bölüm 8
34. Yıl sonunda, alındığı zamana bakılmaksızın, sunta ve diğer bilgi taşıyıcılarının tüm belgelerinin varlığı kontrol edilir.
Doğrulama, kuruluş başkanı tarafından atanan ve sunta belgelerinin kaydedildiği ve saklandığı bir komisyon tarafından gerçekleştirilir.
Komisyon, sunta için belgelerin muhasebeleştirilmesinden ve saklanmasından sorumlu çalışanları içerir.
35. İnceleme sırasında komisyon, sunta belgelerinin kayıt verilerini ve fiili kullanılabilirliğini kontrol eder ve ayrıca sunta belgelerinin hareketini (teslim alma, gönderme, çoğaltma ve imha) kontrol eder.
36. Denetimin sonuçlarına dayanarak, aşağıdakileri belirten bir kanun hazırlanır:
1) gerçekleştirilen muayenenin türü (yıllık, kabul, vb.);
2) denetimin gerçekleştirildiği birimin adı;
3) komisyonun bileşimi;
4) tüm muhasebe türleri için incelenen dönem için kayıtlı SMG belgelerinin toplam sayısı;
5) Denetim sırasında ibraz edilmeyen sunta belgelerin sayısı ve sicil numaraları, bulunmama sebepleri, listede yer aldıkları çalışanlar;
6) kuruluşta tespit edilen ihlaller ve yonga levha için belgelerin kayıt tutulması;
7) komisyonun sonuçları ve önerileri.
Yasa, komisyonun tüm üyeleri tarafından imzalanır ve kuruluş başkanı tarafından onaylanır.
37. Sunta belgesinin eksikliği veya kaybı gerçeğinin ortaya çıktığı kuruluş başkanı, kayıp koşullarını yasaya uygun olarak doğrulamak için bir komisyon atar.
38. Denetimin tamamlanmasının ardından, bu Talimatın 35. paragrafında belirtilen komisyon, denetimin sonuçları ve denetimle ilgili diğer belgeler hakkında bir sonuca varmak üzere kuruluş başkanına sunar.
39. Komisyon üyeleri tarafından imzalanan ve komisyonu atayan kuruluş başkanı tarafından onaylanan suntaların kayıp belgeleri için bir işlem düzenlenir.
Yasaya göre, suntaların kayıp belgelerinin dikkate alındığı kayıtlarda uygun notlar yapılır.
Kaybedilen davalarda kalıcı saklama süresi onaylandıktan sonra arşive aktarılır.
9. Bölüm
40. Sunta belgeleri Ofis alanı güvenli kilitli dolaplarda (depolarda).
Suntaya ait belgeler, kuruluş başkanının izni ile, güvenli bir yerde muhafaza edilmek ve saklama kurallarına uyulmak kaydıyla, işin tamamlanması için gerekli olan süre boyunca yüklenici tarafından saklanabilir.
41. Sunta belgelerini kaydetmekten sorumlu yetkililerin yanı sıra geçici devamsızlıkları (tatil, iş gezisi) sürelerini değiştirirken, kuruluş başkanı sunta belgelerini almak ve iletmek için bir komisyon atar, en az 3 kişiden oluşur.
Komisyon çalışanları içerir: davaların teslim edilmesi ve sunta belgelerinin muhasebeleştirilmesinden sorumlu yeni atanan bir çalışan.
42. Kabul ve devir işlemi, bu Talimatın 36. paragrafında belirtilen şekilde düzenlenir.
Kabul belgesi, komisyonun tüm üyeleri tarafından imzalanır ve kuruluş başkanı tarafından onaylanır.
43. Kuruluşun yeniden düzenlenmesi veya tasfiyesi durumunda, sınırlı dağıtım resmi bilgilerinin daha fazla kullanılmasına ilişkin karar, yeniden düzenlenen veya tasfiye edilen kuruluşun başkanı tarafından atanan komisyon tarafından verilir.
44. Bu Talimatın 43. paragrafında belirtilen komisyon, sunta için belgelerin mevcut olup olmadığını tam olarak kontrol eder. Komisyonun çalışmalarının sonuçları, komisyonu atayan kuruluşun başkanı tarafından onaylanan bir kanunla belgelenir.
Tüm DSP belgeleri sistematik hale getirilir ve komisyon kararı ile İnşaat Bakanlığı, Irkutsk Bölgesi Yolları (kararlaştırıldığı gibi) veya devlet arşivi veya eylemle yok edildi.
İnşaat Bakanı, Yol
Irkutsk bölgesinin ekonomisi
M.V. Litvin
ek 1
Ek 1
kuruluşlarda sınırlı erişim,
İnşaat Bakanlığına bağlı,
Irkutsk bölgesinin yol altyapısı
veya alıştırmada bununla ilgili
faaliyetleri
A K T sunta için belgelerin yokluğunda
Tarafımızdan (ben), _______________________ paketi açarken,
(pozisyon, tam ad)
________________________________ adresinden elde edildi ve gömülebilir
(belgeleri gönderenin kuruluşunun adı)
Sunta belgelerinin eksikliği bulundu:
(sunta belge sayısı)
Paket açılmadan önce kontrol edildi ve herhangi bir hasar bulunamadı.
__________________________________________________________________
(işaret etmek olası geri dönüş belgeler veya suntadan ekli belgelerin talep teyidi)
İş ismi
katip _____________ (tam ad)
(imza)
İş ismi
_____________ (AD SOYAD.)
(imza)
Ek 2
Bilgi İşleme Talimatlarına
kuruluşlarda sınırlı erişim,
İnşaat Bakanlığına bağlı,
Irkutsk bölgesinin yol altyapısı
veya alıştırmada bununla ilgili
faaliyetleri
KAYIT N ______
____________ aracılığıyla gönderilen yazışmalar için
(şirketin adı)
"___" ____________ 20__
Gönderen: ________________________________________________
(şirketin adı)
Devlet sözleşmesi N _______
Gönderici tarafından doldurulacak | Alıcı tarafından doldurulacak |
||||||
Paket nereye yönlendiriliyor? | Paket üzerindeki numaralar | Önem | Paket ağırlığı | Nakliye ücreti miktarı | Atanan numaralar |
||
Toplam paketler)
Gönderenin imzası ________________
Kabul edilen ____ paket(ler)
"___" _____________ 20__
Saat.__________ dk.
İletici-alıcı OFS
Belgelerin imhası için bir eylem, tasfiye için seçilen ve numaralarını gösteren bir menkul kıymetler listesidir. Ayrıca, belirli bir formun daha fazla depolamaya tabi olmadığı standartları da yansıtır.
Belgelerin seçimi arşivci tarafından yapılır. Makalelere göre belgeleri seçer standart Liste. Bir eylemde yüzden fazla pozisyon olabilir. Ne kadar çok olursa, kuruluş menkul kıymetleri tasfiye etme prosedürüne o kadar dikkatli davranır.
Sevgili okuyucular! Makale tipik çözümlerden bahsediyor Yasal sorunlar ama her vaka bireyseldir. nasıl olduğunu bilmek istersen tam olarak problemini çöz- bir danışmanla iletişime geçin:
Bu hızlı ve BEDAVA!
Kanunda belirtilen kağıtların listesi, imhalarının gerçek resmine tam olarak karşılık gelmelidir. Aksi takdirde, imha yasadışı olarak nitelendirilir. Bu para ve cezai yaptırımlara tabidir.
Kanun hazırlanırken, 06.02.02 (bundan böyle Kurallar olarak anılacaktır) arşivlerinin işleyişine ilişkin Kuralların 4 No'lu Ek'i uygulanır. Belgelerin imha edildiğini doğrulayan bir kağıt eşlik ediyor. Belge, uzman komisyonu ile anlaşarak şirket müdürü tarafından onaylanır.
İhtiyaç ortaya çıktığında
Çalışma sırasındaki her kuruluş çok sayıda her türlü belgeyi hazırlar. Zamanla, devlet tarafından tahsis edilen belgelerin saklanma süreleri sona erer, önemini kaybeder ve gereksiz hale gelir. Gerekli prosedürleri takip ederek bunlardan kurtulabilirsiniz.
yasa ne diyor
İmha sürecinin ana belgesi, kağıtların tahsisi ile ilgili işlemdir. Tasfiye edilen belgelerin bir listesini ve numaralarını içerir. Eylemin şekli Kurallar tarafından onaylanmıştır.
Elden çıkarmaya hazırlanırken, Federal Piyasa Komisyonu tarafından onaylanan JSC menkul kıymetlerinin saklama prosedürü ve koşullarına ilişkin Yönetmeliklere de rehberlik etmelisiniz. değerli kağıtlar Kararname 3 03-33 / ps 16.07.03. tanımlar:
- Belgelerin güvenliğini sağlamak için, kalıcı ve geçici depolama durumlarının envanterinden sonra eylemler oluşturulur. Stoklar ve işlemler uzman bir komisyon tarafından değerlendirilir ve kuruluş müdürü tarafından onaylanır.
- Onaylanmış imha eylemindeki davalar diğer kağıtlardan ayrı olarak yerleştirilmelidir. Özel bir yerde saklanırlar.
- İşlem ve envanterler, oluşturulmakta olan dosyada işletmenin arşivinde saklanır.
Saklama kuralları listesi 06.10.06 tarihinde Devlet Arşivi tarafından oluşturulmuştur.
Belgeye göre, türlerine bağlı olarak belgeler saklanır:
- kısa bir süre için: bir yıldan 5 yıla kadar;
- uzun vadeli: 10-75 yıl;
- sürekli.
Devlet Arşivi kurallarının listesi, sonraki tarihler depolamak:
Bir vergi denetimi sırasında, kalıcı olarak saklanan raporlar, işletme tarafından vergilerin muhasebeleştirilmesi, hesaplanması ve ödenmesi vb.'nin doğruluğunu onaylayacaktır.
Şirkette özel olarak oluşturulan bir komisyon, kalıcı depolama için belgeleri seçer. Listeleri, yılın başından sonuna kadar, yönetmen tarafından onaylanan dört nüsha halinde yapılır.
Kalıcı saklama kağıtları işletmenin devlet veya kendi arşivinde olmalıdır. Her yıl, başkanın emriyle, güvenliklerinden sorumlu bir çalışan atanır.
İmha ederken, aşağıdaki düzenleyici çerçeve kullanılmalıdır:
- Kültür Bakanlığı'nın 31.03.15 tarih ve 526 sayılı kararı ile;
- Kanun arşivleme 22 Nisan 2004 tarihli 125-FZ;
- 06.12.11 tarih ve 402-FZ sayılı Muhasebe Kanunu;
- Kültür Bakanlığı'nın 08/25/10 tarih ve 588 sayılı kararı ile onaylanan arşiv belgeleri listesi;
- SSCB Maliye Bakanlığı'nın 29.07.83 tarih ve 105 sayılı muhasebedeki belgeler ve iş akışına ilişkin düzenlemesi.
Ana sorular
Kağıtları imha ederken, prosedürün nasıl gerçekleştiğini, hangi yöntemlerin kullanıldığını, imha sürecinden kimin sorumlu olduğunu bilmeniz gerekir.
Bertaraf için yöntemler ve prosedür
İmha Kurallarına göre, belgeler bir uzman komisyonu tarafından seçilir. Oluşturmak için yönetmen emri veya Yönetmeliği onaylar. İşletmenin çalışanlarından oluşur: muhasebeci, sekreter, katip vb.
Komisyon, süresi dolmuş belgeleri seçer ve imha için davaların seçimine ilişkin bir yasa çıkarır. Kağıt, derleme yılının başından itibaren elden çıkarılabilecek şirketin tüm işlerini içerir. Böylece 2011 yılında 35 yıllık saklama süresi dolan davalar 2019 yılında kanun kapsamına alınabilir.
Kuruluş, eylemin biçimini geliştirir veya standart bir tane kullanır. Buna ek olarak, bir protokol hazırlanır. Komisyon üyeleri ve başkan tarafından imzalanır. Şirket daha sonra kanunda yer alan tüm davaları elden çıkarabilir.
Kuruluş, kağıtları kendi başına imha edebilir (öğütme, yakma vb.) veya uzman bir şirketin yardımına başvurabilir. İkinci durumda, bir fatura düzenlenir. Transfer tarihini, belgelerin sayısını ve ağırlığını yansıtır.
Eylemin varlığı, büyük önemŞirket için. Bir denetim sırasında veya mahkemede gerekli olabilir.
Menkul kıymetleri tasfiye ederken, belirli şartlar yerine getirilmelidir:
- devam eden veya önceki bir dava ile ilgili belgeleri imha etmeyin;
- geri dönüştürülmüş belgelerde ve kopyalarda bulunan gizli verileri ifşa etmemek;
- atılmasına izin verilen tüm kopyaları imha edin: sigorta, kişisel, yedek.
Parçalanmamış kağıtları atmayın. Bu durumda kişisel veriler kullanılabilir hale gelebilir. Gizlilik şartının ihlali için sorumluluk verilir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 90. Maddesi).
Bir şirket belgeleri aşağıdaki şekillerde imha edebilir:
- kırmak;
- yakmak;
- bir parçalayıcı ile öğütün;
- dosyaların üzerine yazabilir veya silebilirsiniz (elektronik ortam için).
Kağıtlardan kurtulma gerçeği, keyfi bir biçimde onaylanmalıdır. Yani çalışma sonuçlarına göre uzman komisyonu Dava envanterlerinin 4 kopyası ve imha için belgelere ilişkin eylemler düzenlenir. İndirmek yaklaşık biçim hareket internette olabilir.
Komisyon ve sipariş
İmha edilebilecek belgelerin tespiti için bilirkişi komisyonu oluşturulur. Organizasyon büyükse ve çok fazla kağıt varsa, o zaman Yönetmeliği kalıcı bir komisyonla hazırlayabilirsiniz. Bertaraf yılda bir defadan fazla planlanmadıysa, uzmanlar bir kerelik başkanın emriyle atanabilir.
Sipariş, kuruluşun antetli kağıdında düzenlenir.
Gösterir:
- Firma Adı;
- tarih, sayı, derleme yeri;
- emrin anlamı (bir komisyonun oluşturulması üzerine);
- oluşturulduğu metin (depolama süresinin belirlenmesi, imha için kağıtların toplanması);
- birleştirmek;
- faaliyetlere ilişkin düzenleme (komisyon sürekli olarak aktif ise);
- emrin yerine getirilmesini kontrol eden kişinin (yönetmen) imzası ve tam adı;
- tanıdık çalışanların imzaları ve tam adları.
Komisyon en az üç kişiden oluşmalıdır.
Olabilir:
- personel memuru;
- katip;
- arşiv çalışanı;
- Muhasebeci;
- başka bir çalışan.
Tesis ilk kez tahrip oluyorsa ve Sorumlu kişiler prosedürün nasıl düzgün bir şekilde yürütüleceğini ve nasıl hazırlanacağını bilmiyorum Gerekli belgeler yetkin bir şekilde, Federal Arşivlerin bir temsilcisini davet edebilirsiniz.
Komisyonun ana görevi, hangi kağıtların imha edilmesi gerektiğini belirlemektir. Saklama süresi sona ermeli ve belge kuruluş için geçerliliğini yitirmiş olmalıdır.
Kağıtların raf ömrü, imha edilmesi planlanan yılın başında sona ermelidir.
Tüm kağıtları inceledikten sonra, imha için bir eylem doldurabilirsiniz. Muhasebe belgeleri ve bir imha emri.
Sipariş şunları gösterir:
- tarih ve numara;
- gerekçeler (yasanın detayları);
- infazdan sorumlu bir kişinin atanması;
- bertaraf yöntemi ve zamanı.
Emir müdür tarafından onaylanır ve evraklar tasfiye edilir.
Raf ömrü
Depolama aralığı, kağıtların son kullanımını takip eden yıldan itibaren sayılmaya başlar.
Bazı belgelerin saklama süreleri tabloda verilmiştir:
10 yıla kadar saklanması gereken bazı kağıtlar güncel olarak kabul edilir. Kuruluşun bölümlerinde bulunurlar ve arşivlenmezler, ancak son kullanma tarihlerinden sonra imha edilirler.
Şirket, menkul kıymetlerin saklama şartlarını bağımsız olarak belirleme hakkına sahiptir, ancak bunlar yasa tarafından onaylananlardan daha kısa olmamalıdır.
Belgelerin güvenliğinden organizasyon başkanı sorumludur. Müdür değişirse, bu sorumluluğu şirketin belirlediği şekilde halefine devretmek zorundadır.
Muhasebe belgelerinin imhası için bir kanunun hazırlanması
Kanun bir uzman komisyonu tarafından hazırlanır. Şekli kanunla onaylanmamıştır. Belge keyfi olarak düzenlenir veya şirket tarafından geliştirilen bir örnek kullanılır.
A4 kağıda çizilebilir veya antetli kağıt işletmeler. Elle çizebilir veya bilgisayarda metin yazabilirsiniz. Yasa, yönetmenin emriyle onaylandı.
Kopya sayısı, komite üyelerinin sayısı artı kuruluşun kendisine karşılık gelmelidir.
Geleneksel olarak, eylem üç bölüme ayrılabilir:
Talimatlar, eylemi doğru bir şekilde doldurmanıza yardımcı olacaktır:
- şirket adı , adres ve ;
- sağ altta “Onaylıyorum” ibaresi, imza satırı, pozisyonu ve müdürün tam adı yazılır;
- merkezde ayrıca eylemin adı, numarası, tarihi;
- daha sonra komisyonun bileşimi başkandan başlayarak metin halinde yazılır;
- imha edilecek kağıtların bir listesi, her satır için adı, derleme aralığını, klasör sayısını, saklama süresini girin;
- belgelerin nasıl imha edildiğini, örneğin atık kağıt olarak transfer edildiğini belirtin (alıcı şirketin adı, numarası, faturanın tarihi);
- komisyon başkan ve üyelerinin imzaları transkriptlerle birlikte.
Tamamlanan eylem imza için yönetmene sunulur. Belgenin onaylanmasından sonra, tasfiye edilen menkul kıymetler muhasebe dergilerinden silinir. Bu durumda, eylemin tarihini ve numarasını belirtin.
Özel durumlar
Genellikle, iş için, kuruluş sırasıyla belge biçimlerini kendi başına geliştirir, bunlar içinde değildir. yasama listesi. Er ya da geç, bunların da bertaraf edilmesi gerekir. Bu tür menkul kıymetlerin saklama koşulları, Kuralların 2.2.5 maddesi temelinde belirlenir. Bunun için şirketin ekspertiz hizmeti arşiv kurumuna başvurur. Son teslim tarihini belirledikten sonra, kuruluş kağıtları daha fazla tutacağına veya imha edeceğine karar verir.
Yıkım muhasebe belgeleri bazı incelikleri var. onlar örtülü kanunla kurulmuş depolama şartları ve yöntemleri, bertaraf yöntemleri. Dikkate alınması gereken bazı düzenlemeler var.
Örneğin, bir kuruluş 4 yıl boyunca vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için belgeleri saklamalıdır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. Maddesi). Ama Sanatta. Muhasebe Kanununun 29'u, birincil belgelerin, raporlamanın ve diğer muhasebe belgelerinin saklanması için 5 yıllık bir süre belirler.
Bu, kayıt veya sertifikanın muhasebe ile ilgili olması durumunda en az 5 yıl saklanması gerektiği anlamına gelir.
Şirketin iflas belirtileri varsa, menkul kıymetleri tasfiye etme hakkına sahip değildir. ekonomik aktivite. ihlal için bu kural Sanat. Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 195'i cezai ceza öngörmektedir.
Örneğin, bir şirket vergi zararını gelecek 10 yıllık bir döneme devreder. nerede vergi belgeleri 4 yıllık bir raf ömrüne sahip, 14 yıl, yani standart süre artı transfer (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 283. Maddesi) saklanmalıdır.
Muhasebe belgelerinin imhası eylemi doğru bir şekilde oluşturulmuşsa, yöneticiler hala 2.000-3.000 ruble para cezası alabilir. (İdari Suçlar Kanunu Madde 15.11), evrakların zamanından önce imha edilmesi ve saklama sürelerine uyulmaması durumunda.
Başkanın arşiv departmanını destekleyecek mali gücü yoksa, kağıtların depolanmasını sürekli olarak izlemek ve saklama süresi geçen dosyaları elden çıkarmak için çalışanları atamalıdır.
Belgeler elektronik formatta ayrıca saklanacaktır. Çoğaltma araçları ve elektronik veri taşıyıcıları ve doğruluğunu teyit eden dijital imzalar 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Dönem, raporların oluşturulması için son kullanım yıllarını takip eden yıldan itibaren sayılır.
Günümüzde büyük hacimli belgeler elektronik ortamda ve özel ortamlarda saklanmaktadır. Taşıyıcılarla birlikte yok edilirler, süreç ortadan kaldırmaya benzer kağıt formlar. Ayrıca silinebilir ve üzerine yazılabilirler.
Bunu yaparken şunları unutmayın:
- bir eylem düzenlemeden keyfi olarak gereksiz elektronik verilerden kurtulmak imkansızdır;
- mevcut veya yaklaşan dava ile ilgili belgelerin elden çıkarılması yasaktır;
- elektronik belgelerin asıllarında ve kopyalarında bulunan kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerekliliğine uyulmalıdır;
- mevcut tüm kopya kağıtlar imha edilmelidir.
Bu nedenle, belgeleri imha etmeden önce, saklama sürelerinin sona erdiğinden ve artık gerekli olmayacağından emin olmalısınız. Onların listesi kanunda sabittir. Buna dayanarak bir sipariş verilir ve elden çıkarma yapılır.
arasında ödeme yapmak mümkün müdür? tüzel kişiler nakit - size söyleyeceğiz
BAŞVURULAR VE ARAMALAR 7 gün 24 saat KABUL EDİLMEKTEDİR..
Yönetimin dokümantasyon desteğini geliştirmek için kompozisyon ve formları birleştirerek etkinliğini artırmak yönetim belgeleri, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol sağlamanın yanı sıra geleneksel ofis işlerinin elektronik belge yönetimi Federalde vergi servisi, Emrediyorum:
Konulara göre Rusya Federal Vergi Dairesi bölüm başkanları Rusya Federasyonu Rusya Federal Vergi Servisi'nin alt bölgesel organlarına getirmek ve uygulanmasını sağlamak.
3. Elleçleme prosedürüne ilişkin Yönetmeliklere dahil edin resmi bilgi 31 Aralık 2009 tarihli Rusya Federal Vergi Dairesi'nin emriyle onaylanan vergi dairelerinde sınırlı dağıtım N MM-7-6 / [e-posta korumalı], (Bundan böyle Yönetmelik olarak anılacaktır) aşağıdaki değişiklik ve ilaveler:
Yönetmeliğin 2.3 paragrafında "kayıt" metnini silin;
Yönetmeliğin 2.15. paragrafı aşağıdaki şekilde belirtilecektir:
2.15. İşten çıkarılma veya başka bir pozisyona transfer üzerine, yapısal bir birimin çalışanı vergi Dairesi, belgelerin arkasında "Gelen belgelerin muhasebe günlüğü" Resmi kullanım için ", bunları yapısal birimin sekreterine (katip) iade eder.
İşten çıkarılma veya başka bir pozisyona transfer üzerine, yapısal birimin sekreteri (katibi), yapısal birim başkanı tarafından belirlenen çalışana, "Gelen belgelerin "Resmi kullanım için" ve belgeli davaların günlüğünü" resmi kullanım için "Devir ve Kabul Belgesi kapsamında.";
Yönetmeliğin 2.16. maddesinin 3. fıkrasında ve Yönetmeliğin 3 No'lu Ekinde yer alan Kanun başlığında "ve işlerin durumu" metnini silin;
İsim bölüm III Yönetmeliğin 3 No'lu Ekinde, aşağıdaki ifadeyi belirtin: "III. Komisyonun sonuç ve önerileri."
4. Geçersiz olarak tanı:
17 Kasım 2006 tarihli Rusya Federal Vergi Dairesi'nin emri N SAE-3-18 / [e-posta korumalı]"Belge değişimi prosedürünün onaylanması üzerine";
27 Haziran 2008 tarihli Rusya Federal Vergi Dairesi'nin emri N MM-3-4 / [e-posta korumalı]"17 Kasım 2006 tarihli Rusya Federal Vergi Dairesi Kararında Değişiklik Yapılması Hakkında N SAE-3-18 / [e-posta korumalı] Aşağıdakileri İçeren Belgelerin Değişimi Prosedürünün Onaylanması Üzerine kesin bilgi".
5. Federal Vergi Servisi K.V. Başkan Yardımcısına bu emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrol uygulamak. Jankova
Emir
gizli bilgi içeren belgelerin değişimi
(21 Temmuz 2011 tarihli Federal Vergi Servisi tarafından onaylanmıştır N ММВ-7-10 / [e-posta korumalı])
1. Genel Hükümler
1.1. Bu Gizli Bilgi İçeren Belgelerin Değişimi Prosedürü (bundan böyle "Prosedür" olarak anılacaktır), gizli bilgileri içeren gelen ve giden giden belgelerin (bundan sonra DSP belgeleri olarak anılacaktır) vergi dairelerine teslim edilmesini sağlayan gereklilikleri düzenler. DSP belgelerinin vergi dairelerine geçişinin yanı sıra.
Prosedür, sunta belgeleriyle çalışmayı aşağıdaki gibi düzenler. Merkez Ofis Rusya'nın FTS'si ve bölgesel organlar Rusya Federal Vergi Dairesi (Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları için Rusya Federal Vergi Dairesi bölümleri, Rusya Federal Vergi Dairesi'nin bölgeler arası denetimleri, Rusya Federal Vergi Dairesi'nin ilçeler, şehirlerdeki ilçeler, olmayan şehirler için denetimleri) bölge bölümü, Rusya Federal Vergi Dairesi'nin bölgeler arası düzeyde teftişleri).
1.2. Bilgilerin gizli olarak sınıflandırılması, Rusya Federasyonu mevzuatına göre yapılır ve normatif belgeler Rusya'nın FTS'si.
Belgede yer alan bilgilerin gizli bilgi olarak sınıflandırılması sorumluluğu yükleniciye ve belgeyi imzalayan veya onaylayan görevliye aittir.
1.3. Vergi dairelerinde, sunta belgelerin değişiminin organizasyonu, bu Prosedürde belirtilen özellikler dikkate alınarak, ofis işleri için bireysel talimatlara uygun olarak erişimi kısıtlamadan belge alışverişine benzer şekilde gerçekleştirilir.
Vergi makamları, faaliyetlerinin özelliklerine dayanarak, sunta belgeleriyle çalışırken, bu Prosedürde yansıtılmayan, ancak hükümleriyle çelişmeyen diğer zorunlu metodolojik normları kabul edebilir.
1.4. Prosedürün gereklilikleri, çalışma prosedürü özel olarak düzenlenenler hariç, tüm sunta belgelerle çalışma kurallarını belirler. düzenlemeler. Prosedürün hükümleri, teknolojik veri alışverişinin organizasyonu için geçerli değildir.
2. Vergi makamları arasında ve ayrıca vergi makamları ile üçüncü taraf makamlar veya kuruluşlar arasında DSP belgelerinin değişimi
2.1. Sunta belgelerinin vergi makamları arasında ve ayrıca vergi makamları ile üçüncü taraf makamlar veya kuruluşlar arasında değişimi gerçekleştirilebilir:
Kağıt formunda ve kağıt olmayan taşıyıcılarda, kapak mektubuna ek olarak basılı kopya(bundan böyle sunta belgelerinin kağıt biçiminde değişimi);
Elektronik.
2.2. Rusya Federasyonu içinde sunta belgelerinin kağıt biçiminde değişimi kurye, taahhütlü veya değerli posta ile gerçekleştirilir.
Yakın yerleşim birimleri içinde sunta evrak gönderimi kurye ile yapılabilmektedir. Aynı zamanda belgeler, teslimat sürecinde paketin bütünlüğünü ihlal etme ve bunlara aşina olma olasılığını ortadan kaldıracak şekilde paketlenmelidir. Sunta belgeleri içeren kağıt olmayan ortam, ortamın güvenliğini sağlayan ve ortama yetkisiz erişimi engelleyen kaplarda gönderilir.
2.3. Sunta belgelerinin elektronik ortamda değişimi, e-posta(bundan böyle - ES olarak anılacaktır), çerçevesinde oluşturulan ve işleyen işletim sistemi fonları kullanarak Rusya Federal Vergi Servisi'nin telekomünikasyonu kriptografik koruma bilgiler (bundan böyle CIPF olarak anılacaktır).
CIPF kullanılarak ES yoluyla gönderilen ve alınan sunta belgeleri, gelişmiş nitelikli bir Elektronik İmza(bundan böyle UKEP olarak anılacaktır) ilgili kağıt sunta belgesini imzalayan kişiye aittir.
Resmi elektronik posta kutuları(bundan böyle EPY olarak anılacaktır) yüklü yapısal bölümler işlevleri yönetim için dokümantasyon desteği içeren (bundan sonra - DOW'un bölümü olarak anılacaktır). Okul öncesi eğitim kurumunun bölümünde, elektronik ortamda sunta belgelerinin alınması ve gönderilmesinden sorumlu çalışanlar atanır (bundan sonra EPO operatörleri olarak anılacaktır).
3. Sunta belgelerinin kabulü, işlenmesi ve tescili
3.1. Kağıt olarak alınan sunta belgelerinin alınması, işlenmesi ve kaydı.
3.1.1. Sunta belgelerinin alınması ve işlenmesi, okul öncesi eğitim kurumunun alt bölümlerinde, bu bölümde belirtilen özellikler dikkate alınarak, ofis işleri için bireysel talimatlara göre erişimi kısıtlamadan belgelerin alınması ve işlenmesi ile aynı şekilde gerçekleştirilir. .
3.1.2. Alınan her belge için, sunta belgelerini kaydetmekten sorumlu PEI biriminin çalışanı aşağıdaki işlemleri gerçekleştirir:
"Chancery Expedition" veritabanındaki EDMS'de, alanların doldurulduğu bir kayıt kartı (bundan sonra RC olarak anılacaktır) oluşturur: "Kimden", "Giden N" ve "Giden tarih" ve " Yapısal birimin veya belgenin gönderileceği görevlinin adının yazıldığı "Kime" alanı. Diğer vergi dairelerinden alınan DSP belgeleri için RK, göndericiden "Alınan / DSP-belgeleri" görünümündeki "Ofis Ofisi" veritabanındaki EBYS'ye "Kimden", "Giden N" ve " alanları ile otomatik olarak gönderilir. Giden tarihi" doldurulur;
RK'yi kaydeder. RC'yi kaydederken, alınan yazışmaların kayıt numarası ve kayıt tarihi uygun alanlara otomatik olarak girilir, RC gelen belge"Kime" alanındaki bilgilere göre muhataba otomatik olarak iletilir;
Sağ altta ön taraf alınan belgenin ilk sayfası (veya okul öncesi eğitim kurumunun bölümünde açılmayan yazışma zarfı), belgenin kayıt tarihini ve gelen numarasını gösteren damgalanır. Aynı zamanda gelen belge numarasına "DSP" işareti eklenir;
Sunta belgesini vergi dairesi başkanının (başkan yardımcısı) veya yapısal bölümlerin kabul sekreterine (katip) aktarır. Sunta belgelerin transferi, SED aracılığıyla oluşturulan, yazdırılan ve okul öncesi eğitim kurumunun bölümünde dosyaya dosyalanan kayıtlardaki () belgelerin alıcısının imzasına karşı gerçekleştirilir.
3.2. Elektronik ortamda alınan sunta belgelerinin alınması, işlenmesi ve tescili.
3.2.1. Operatör, EPN'de alınan mesajdan arşiv dosyasını çıkartır. HDD, Winrar ile açar ve şunları kontrol eder:
Bir belge dosyasının, belge için bir UKEP dosyasının, başvuru dosyalarının (varsa) ve bir posta listesi dosyasının varlığı;
Dosya tasarımının belirlenen gereksinimlere uygunluğu;
muhatabın doğruluğu;
UKEP'in özgünlüğü ve uygunluğu resmi elektronik belgeyi kim imzaladı.
Hatalar varsa, sunta belgesinin daha fazla işlenmesi yapılmaz ve mesajın göndericisi gönderilir. gerekçeli ret bir sunta belgesi alırken.
3.2.2. EPO operatörü:
Belge dosyasını ve uygulama dosyalarını (gerekirse) yazdırır;
Giden kayıt numarasını, kayıt tarihini ve kopya numarasını (posta listesinden seçilen) yazdırılan belgeye girer. Sunta belgenin orijinal kopya numarasına sahip bir eki varsa, ek yazdırıldığında, buna eşit bir örnek numarası atanır:<первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;
Belgenin basılı kopyasına "Çoğalt. UKEP onaylandı" damgası vurulur ve imzalanır.
Vergi dairesine birkaç kopya gönderilirse, yazdırılır ve işlenir. Gerekli miktar posta listesine göre sunta belgesinin kopyaları.
Büyük uygulamalar yazdırılmaz. Aynı zamanda, belgeye bir işaret yerleştirilir: "Elektronik formdaki ekler N odasından alınabilir ...".
3.2.3. Basılı sunta belgesinin daha fazla işlenmesi ve kaydı, uyarınca gerçekleştirilir.
Alınan posta mesajlarının saklanma süresi, alındığı tarih dahil en az 10 iş günüdür.
Gerekirse, yürütme için bir belge alan bir yapısal birimin çalışanı, bilgi güvenliği gereksinimlerine uygun olarak genel olarak belirlenmiş bir şekilde hesaplanan çıkarılabilir bir manyetik ortamda elektronik biçimde bir sunta belgesi ve eklerini alabilir.
4. Vergi dairesi başkanı (başkan yardımcısı) tarafından sunta belgelere ilişkin kararların hazırlanması ve yürütülmesi, yapısal bölümlere gönderilmesi
4.1. Sunta belgelerinin işlenmesi, vergi dairesinin resepsiyon başkanının (başkan yardımcısı) sekreterleri (katipleri) tarafından gerçekleştirilir.
Vergi dairesinin resepsiyon başkanının sekreteri (katibi), her bir resepsiyon başkanında (başkan yardımcısı) tutulan "Gelen belgelerin günlüğü" resmi kullanım için "() sunta belgelerini düzeltir.
4.2. Sunta belgeler üzerinde kararların hazırlanması ve yürütülmesi, bu bölümde belirtilen özellikler dikkate alınarak, ofis çalışmaları için bireysel talimatlara uygun olarak erişimi kısıtlamadan belgeler üzerinde kararların hazırlanması ve yürütülmesi ile aynı şekilde gerçekleştirilir.
4.3. Her belge için resepsiyon sekreteri (katip) aşağıdaki işlemleri gerçekleştirir:
Gerekirse, sunta belgelerinin kopyalarını çözünürlüğe göre kopyalar. Çoğaltma işleminden sonra, orijinal sunta belgesi ve kopyaları, kopya numaralarına bir kesir yoluyla ek numaralar (/1, /2, /3 vb.) atanır; Sunta belgenin orijinal kopya numarasına sahip bir uygulaması varsa, uygulamaların kopyaları kopyalanırken bunlara aşağıdakilere eşit kopya numaraları atanır:<первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;
Vergi dairesi başkanının (başkan yardımcısı) kararlarını EDMS'de gelen sunta belgelerin RK'sine girer ve RK'yi uygulayıcılara gönderir.
Sunta belgelerini yapısal bölümlerin sekreterlerine (katiplere) aktarır. Sunta belgelerin devri, gelen belgelerin muhasebeleştirilmesinde "Resmi Kullanım İçin" belgelerin alıcısının imzasına karşı yapılır.
4.4. Vergi dairesinde, resepsiyon başkanının (başkan yardımcısı) katibinin işlevleri, okul öncesi eğitim kurumunun bir çalışanı tarafından gerçekleştiriliyorsa, aşağıdakilere izin verilir:
Sunta belgelerinin okul öncesi eğitim kurumu bölümünden bir rapor için resepsiyon memuruna (başkan yardımcısı) bir rapor için devri, kayıtta () imzalanmadan yapılmalıdır;
Sunta belgelerinin başkan (başkan yardımcısı) raporundan sonra yapısal bölümlerin sekreterlerine (katiplerine) devri sicilde () imza karşılığı yapılır.
Orijinal sunta belgesinin (kopya No. 1) son sayfasının arka tarafına "Elektronik belge orijinaline karşılık gelir" damgasını koyar.
Sunta belgesinin yürütücüsü damgayı imzalar.
7.2.4. Listelenen tüm dosyalar Winrar programı kullanılarak arşivlenir.
7.2.5. EPJ operatörü bir posta mesajı oluşturur ve bunu CIPF ile donatılmış bir EP aracılığıyla gönderir.
Bir e-posta mesajı oluştururken aşağıdakileri aklınızda bulundurun:
Mesajın gönderildiği adresler, e-posta listesine göre doldurulur;
"Konu" alanı, sunta belgesinin kayıt tarihini ve giden kayıt numarasını içerir (örneğin, "24 Haziran 2005 tarihli N 18-0-09 / 000123dsp@");
Posta mesajına bir arşiv dosyası eklenir.
7.2.6. EPO operatörü RK gönderir giden belge SED'e göre, Kazakistan Cumhuriyeti'nde sahadayken " Özet" belgenin başlığından sonra "ES tarafından CIPF ile gönderildi" ifadesi eklenir.
7.2.7. Kağıt üzerinde gönderilmek üzere sunulan sunta belgesinin aslı (1 No'lu kopya), okul öncesi eğitim kurumunun bölünmesi veya onaylanana göre yapısal bölünme olması durumunda oluşturulur. bu yıl birleştirilmiş isimlendirme vergi dairesinin işleri.
8. Gizli bilgi içeren emir ve talimatların (DSP emirleri) hazırlanması, kaydı ve dağıtımı
8.1. Sunta siparişlerinin tescili, onaylanması, imzalanması ve tescili, aşağıdaki özellikler dikkate alınarak, ofis işleri için bireysel talimatlara uygun olarak erişimi kısıtlamadan siparişlerin yürütülmesi, onaylanması, imzalanması ve tescil edilmesine benzer şekilde gerçekleştirilir:
Sunta siparişlerinde (ve gerekirse projelerde) ilk sayfanın sağ üst köşesinde "Resmi kullanım için" bir erişim kısıtlama işareti yapıştırılır (basılı);
Her bir sunta siparişine, "Resmi kullanım için" işaretinin altına girilen bir kopya numarası atanır;
Sonunda kayıt numarası sunta siparişinde "DSP" (kağıt şeklinde gönderilen bir sunta siparişi için) veya "DSP@" (elektronik olarak gönderilen bir sunta siparişi için) işareti eklenir;
Sunta siparişinin verildiği kasanın kapağına "Resmi kullanım için" işareti yapıştırılır.
8.2. EDMS'deki her bir DSP siparişi için, ORD'nin veri tabanında aşağıdakileri içeren bir RC oluşturulmalıdır:
Tüm gerekli alanlar doldurulmalıdır;
"Sunta belgesi" anahtarı açık olmalıdır;
Belgenin elektronik görüntüsü "Belge" alanına gömülmez.
Sunta siparişlerinin kaydı EDMS kullanılarak gerçekleştirilir.
Sunta siparişlerinin iç kullanıcılara (vergi dairesinin resepsiyon ve yapısal bölümlerinin sekreterleri (katipleri)), SED aracılığıyla oluşturulan kayıtlardaki () belgelerin alıcısının imzasına karşı kağıt şeklinde yapılır. , DOW bölümlerinde davada basılmış ve dosyalanmıştır.
8.3. Sunta siparişlerinin elektronik ve kağıt olarak harici kullanıcılara gönderilmesi, giden sunta belgelerinin kağıt ve elektronik ortamda gönderilmesine benzer şekilde gerçekleştirilir ( bu Prosedürün).
8.4. Yapısal bölümlerdeki sunta siparişleri ile çalışma, vergi dairesinin yapısal bölümlerinde (bu Prosedürün) gelen sunta belgeleri ile çalışmaya benzer şekilde gerçekleştirilir.
_____________________________
* Damga yerine manuel olarak kayıt yapılmasına izin verilir.
** Damga yerine manuel olarak giriş yapılmasına izin verilir.
Ek No. 1
belge alışverişi için
gizli bilgiler içeren
Belgelerin kabul/iletim kaydı DSP
| Seri numarası | Kayıt numarası ve belgenin tarihi | N kopya. | Belge sayfası sayısı | AD SOYAD. ve belgeyi kabul eden kişinin konumu | Belge alındığında imza | Belgenin iadesinde boyama |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Ek No. 2
belge alışverişi için
gizli bilgiler içeren
Gelen belgelerin günlüğü "Resmi kullanım için"
Ek No. 3
belge alışverişi için
gizli bilgiler içeren
Sipariş posta listesi (siparişler, mektuplar)
| (siparişin özeti (talimatlar, mektuplar), kayıt tarihi ve numarası) |
| Np / p | dizin | muhatabın adı | Örnek numarası |
|---|---|---|---|
| Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları için Rusya Federal Vergi Dairesi Bölümleri: | |||
| 1. | 1. | Adıge Cumhuriyeti | 2 |
| 2. | 2. | Başkurdistan Cumhuriyeti | 3 |
| 3. | 3. | Buryatya Cumhuriyeti | 4 |
| 4. | 4. | Altay Cumhuriyeti | 5 |
| 5. | 5. | Dağıstan Cumhuriyeti | … |
| 6. | 6. | İnguşetya Cumhuriyeti | vb. |
| 7. | 7. | Kabardey-Balkar Cumhuriyeti | |
| 8. | 8. | Kalmıkya Cumhuriyeti | |
| 9. | 9. | Karaçay-Çerkes Cumhuriyeti | |
| 10. | 10. | Karelya Cumhuriyeti | |
| 11. | 11. | Komi Cumhuriyeti | |
| 12. | 12. | Mari El Cumhuriyeti | |
| 13. | 13. | Mordovya Cumhuriyeti | |
| 14. | 14. | Saha Cumhuriyeti (Yakutistan) | |
| 15. | 15. | Kuzey Osetya-Alanya Cumhuriyeti | |
| 16. | 16. | Tataristan Cumhuriyeti | |
| 17. | 17. | Tuva Cumhuriyeti | |
| 18. | 18. | Udmurt Cumhuriyeti | |
| 19. | 19. | Hakasya Cumhuriyeti | |
| 20. | 20. | Çeçen Cumhuriyeti | |
| 21. | 21. | Çuvaş Cumhuriyeti | |
| 22. | 22. | Altay Bölgesi | |
| 23. | 23. | Krasnodar Bölgesi | |
| 24. | 24. | Krasnoyarsk Bölgesi | |
| 25. | 25. | Primorsky Krayı | |
| 26. | 26. | Stavropol Bölgesi | |
| 27. | 27. | Habarovsk Bölgesi | |
| 28. | 28. | Amur bölgesi | |
| 29. | 29. | Arkhangelsk bölgesi ve Nenets özerk bölge | |
| 30. | 30. | Astrahan bölgesi | |
| 31. | 31. | Belgorod bölgesi | |
| 32. | 32. | Bryansk bölgesi | |
| 33. | 33. | Vladimir bölgesi | |
| 34. | 34. | Volgograd bölgesi | |
| 35. | 35. | Vologda bölgesi | |
| 36. | 36. | Voronej bölgesi | |
| 37. | 37. | İvanovo bölgesi | |
| 38. | 38. | Irkutsk bölgesi | |
| 39. | 39. | Kaliningrad bölgesi | |
| 40. | 40. | Kaluga bölgesi | |
| 41. | 41. | Kamçatka Bölgesi | |
| 42. | 42. | Kemerovo bölgesi | |
| 43. | 43. | Kirov bölgesi | |
| 44. | 44. | Kostroma bölgesi | |
| 45. | 45. | Kurgan bölgesi | |
| 46. | 46. | Kursk bölgesi | |
| 47. | 47. | Leningrad bölgesi | |
| 48. | 48. | Lipetsk bölgesi | |
| 49. | 49. | Magadan bölgesi | |
| 50. | 50. | Moskova bölgesi | |
| 51. | 51. | Murmansk bölgesi | |
| 52. | 52. | Nijniy Novgorod bölgesi | |
| 53. | 53. | Novgorod bölgesi | |
| 54. | 54. | Novosibirsk bölgesi | |
| 55. | 55. | Omsk bölgesi | |
| 56. | 56. | Orenburg bölgesi | |
| 57. | 57. | Oryol bölgesi | |
| 58. | 58. | Penza bölgesi | |
| 59. | 59. | Perma bölgesi | |
| 60. | 60. | Pskov bölgesi | |
| 61. | 61. | Rostov bölgesi | |
| 62. | 62. | Ryazan bölgesi | |
| 63. | 63. | Samara bölgesi | |
| 64. | 64. | Saratov bölgesi | |
| 65. | 65. | Sahalin bölgesi | |
| 66. | 66. | Sverdlovsk bölgesi | |
| 67. | 67. | Smolensk bölgesi | |
| 68. | 68. | Tambov bölgesi | |
| 69. | 69. | Tver bölgesi | |
| 70. | 70. | Tomsk bölgesi | |
| 71. | 71. | Tula bölgesi | |
| 72. | 72. | Tümen bölgesi | |
| 73. | 73. | Ulyanovsk bölgesi | |
| 74. | 74. | Çelyabinsk bölgesi | |
| 75. | 75. | Trans-Baykal Bölgesi | |
| 76. | 76. | Yaroslavl bölgesi | |
| 77. | 77. | Moskova | |
| 78. | 78. | Petersburg | |
| 79. | 79. | Yahudi Özerk Bölgesi | |
| 80. | 86. | Khanty-Mansi Özerk Bölgesi - Ugra | |
| 81. | 87. | Chukotka Özerk Bölgesi | |
| 82. | 89. | Yamalo-Nenets Özerk Bölgesi | |
| Aşağıdakiler için Rusya Federal Vergi Dairesi'nin bölgeler arası teftişleri: | |||
| 83. | Merkez Federal Bölge | ||
| 84. | Kuzeybatı Federal Bölgesi | ||
| 85. | Uzak Doğu Federal Bölgesi | ||
| 86. | Ural Federal Bölgesi | ||
| 87. | Volga Federal Bölgesi | ||
| 88. | Sibirya Federal Bölgesi | ||
| 89. | Güney Federal Bölgesi | ||
| 90. | Kuzey Kafkas Federal Bölgesi | ||
| 91. | merkezi veri işleme | ||
| 92. | en büyük vergi mükellefleri N 1 | ||
| 93. | en büyük vergi mükellefleri N 2 | ||
| 94. | en büyük vergi mükelleflerine N 3 | ||
| 95. | en büyük vergi mükelleflerine N 4 | ||
| 96. | en büyük vergi mükelleflerine N 5 | ||
| 97. | en büyük vergi mükelleflerine N 6 | ||
| 98. | en büyük vergi mükelleflerine N 7 | ||
| 99. | en büyük vergi mükelleflerine N 8 | ||
| 100. | en büyük vergi mükelleflerine N 9 | ||
| Rusya Federal Vergi Dairesi'nin merkez ofisi: | |||
| 101. | Başkan Yardımcısı | 1/1 | |
| 102. | Başkan Yardımcısı | 1/2 | |
| 103. | Başkan Yardımcısı | 1/3 | |
| 104. | Başkan Yardımcısı | 1/4 | |
| 105. | Başkan Yardımcısı | 1/5 | |
| 106. | Başkan Yardımcısı | … | |
| 107. | Başkan Yardımcısı | vb. | |
| 108. | Başkan Yardımcısı | ||
| 109. | 1. | Analitik Yönetim | |
| 110. | 2. | Kontrol Departmanı | |
| 111. | 3. | Vergi Dairesi | |
| 112. | 4. | Personel Departmanı | |
| 113. | 5. | Finansal Yönetim | |
| 114. | 6. | Bilişim Departmanı | |
| 115. | 7. | Yasal yönetim | |
| 116. | 8. | Borç Takas ve İflas İşlemleri Daire Başkanlığı | |
| 117. | 9 | Mahkeme öncesi sulh dairesi | |
| 118. | 10 | İdari kontrol departmanı | |
| 119. | 11. | Emlak Vergisi İdaresi | |
| 120. | 12. | Mükelleflerle Çalışma Departmanı | |
| 121. | 13. | Transfer Fiyatlandırması ve Uluslararası İşbirliği Dairesi Başkanlığı | |
| TOPLAM sunta belgeleri | ___ kopya | ||
_____________________________
* Yalnızca sunta belgesinin gönderileceği alıcıları doldurun.
21 Temmuz 2011 tarihli Federal Vergi Servisi Emri No. ММВ-7-10/ [e-posta korumalı]“Gizli Bilgi İçeren Belgelerin Değişimine İlişkin Prosedürün Onaylanması Üzerine”
Belgeye genel bakış
Onaylı yeni sipariş gizli bilgi içeren belgelerin değişimi. Tüm sunta belgeleriyle çalışma kurallarını tanımlar. Bir istisna, özel düzenlemelerle düzenlenen çalışma prosedürüdür.
Daha önce olduğu gibi, sunta belgeleriyle çalışmak hem Rusya Federal Vergi Dairesi'nin merkez ofisinde hem de Hizmetin bölgesel organlarında düzenlenmektedir.
Kriptografik bilgi koruma araçları kullanılarak e-posta ile gönderilen ve alınan DSP belgelerinin imzalanması gerektiği açıklığa kavuşturuldu. belirli bir tür EDS - ilgili kağıt belgeyi imzalayan kişinin gelişmiş nitelikli elektronik imzası.
Gelen ve giden sunta belgelerinin kaydı EDMS kullanılarak yapılır.
Gizli bilgi içeren emir ve talimatların (DSP emirleri) hazırlanması, kaydedilmesi ve dağıtımına ayrıca dikkat edilir.
Daha önce mevcut prosedürü onaylayan Rusya Federal Vergi Dairesi'nin emri geçersiz ilan edildi.
Belgelerin imhası süresi doldu depolamak- özel kurallara göre gerçekleştirilen bir prosedür. Materyallerimizden, hangi belgelerin düzenlenmesi gerektiğini, neden bir uzman komisyonuna ihtiyaç duyulduğunu, kağıtlardan kurtulmanın en iyi yolunun ne olduğunu ve bu sürecin diğer nüanslarını öğreneceksiniz.
Belgeler birikmiş: yasayı çiğnememek için onlarla ne yapmalı
Hayatımız çok sayıda kağıtla yakından bağlantılıdır. Sıradan bir apartman dairesinde bile, çeşitli türlerde atık kağıtlar (örneğin, ödeme faturaları veya kopyaları) bulabilirsiniz. kişisel belgeler). Şirketlerde ve kurumlarda, karşılaştırılamayacak kadar büyük hacimlerde (idari, idari, muhasebe, personel ve diğer belgeler) kağıt yığınları oluşur.
Sıradan bir vatandaş, gereksiz kağıtlardan sorunsuz bir şekilde kurtulabilir - harcamak Genel temizlik ve tüm gereksiz kağıt çöplerini atın. Bu durumda, özel bir prosedür izlenmesi gerekmeyecek - değerli bir şey yanlışlıkla imha edilse bile ceza verilmeyecektir. Doğru, böyle bir durumda, kayıp belgeyi geri yüklemek için zaman ve para harcamanız gerekecek.
Çeşitli şirketlerin faaliyetleri sırasında oluşturulan belgelerin imhası için oldukça farklı gereksinimler geçerlidir. Emirler, talimatlar, personel ve birincil muhasebe belgeleri ile diğer birçok belgeden özel bir prosedür izlemeden kurtulmak işe yaramaz. Ek olarak, belgeler ancak saklanmaları için yasal olarak belirlenmiş sürelerin sona ermesinden sonra imha edilebilir.
ÖNEMLİ! Koruma yükümlülüğü arşiv belgeleri(personel dahil) depolanma süreleri boyunca devlet organları, organlar yerel hükümet, ilgili kuruluşlar ve vatandaşlar ticari faaliyetler, Sanatın 1. paragrafına göre. 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşiv İşleri Hakkında Kanunun 17'si.
Bu yasaya uyulmaması durumunda, Farklı çeşit sorumluluk (125-FZ sayılı Kanun'un 27. Maddesi).
İmha prosedürünün açıklaması - tek bir işlemle yapmak mümkün mü
Süresi dolmuş belgeleri imha etme prosedürü nedir?
Herhangi bir belge için (idari, muhasebe veya personel) tek sipariş onların yıkımı. Aşağıdaki gibidir:
- Belge saklama süresinin dolup dolmadığını ve pratik önemini yitirmiş belgelerin varlığını kontrol etmek gerekir.
- Kompozisyonu şirket başkanı tarafından onaylanan Uzman Komisyonu (EC), belgelerin değeri hakkında bir inceleme yapmalıdır (AT toplantısı tutanaklarında düzenlenir).
- İşletme başkanı tarafından onaylanan belgelerin imhası için bir kanun hazırlanır.
- Kanuna yansıyan davalar, ayrı bir belgede düzenlenen imha edilir.
Burada bir hareket yeterli değildir ve tek başına belgelerden kurtulmak da işe yaramaz. küçümsenmemeli bu durum uzman komitesinin rolü. Örneğin, inceleme sırasında bir durumda raf ömrü dolmuş belgelerin kalıcı veya kalıcı belgelerle aynı anda dosyalandığı ortaya çıkarsa. uzun vade depolama, o zaman böyle bir dizi belgenin işlenmesi ve dağıtılması gerekecektir. imha edilmemesi gereken belgeler belirli tarih ayrı davalar olarak açılmaktadır.
Veya başka bir örnek: kalıcı saklama belgelerinin incelenmesi, hem orijinallerin, hem de kopyaların veya bunların kopyalarının (yani mükerrer bilgilerin) varlığını ortaya çıkardıysa, orijinaller daha fazla saklamaya tabi tutulur ve geri kalan belgeler imha edilir. Bütün bunlar uzman komite tarafından kararlaştırılır.
Sorumlulukları arasında, hasarlı belgelerin metnini geri yükleme olasılığının belirlenmesi de yer alıyor. Metnin çoğu okunamayan ve geri yüklenemeyen belgeler imha için seçilebilir. Metni geri yüklemek mümkünse, hasarlı belge imha edilmez, daha sonra geri yüklenir veya fotokopisi alınır.
Belgelerin incelenmesinin sonuçları, şekli kanunla düzenlenmeyen AT protokolüne yansıtılmalıdır. Ve belgelerin imhası için bir eylem hazırlarken, Şubat Federal Arşivleri kolejinin kararıyla onaylanan Kuruluş Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kurallara Ek 4 No.lu Ek'te verilen formu kullanmak daha iyidir. 6, 2002.
Belgelerin imhası için bir eylem nasıl hazırlanır
Süresi dolmuş belgelerin imhası gerçekleşmeden önce, ortadan kaldırılmasından sorumlu kişilerin çok çalışması gerekecektir. İlk olarak, seçilen belgeler sıralanmalı ve tanımlanmalıdır - bu, "Depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis hakkında" yasasının amacıdır.
Yasanın her bir durumu tanımlamasına gerek yoktur - toplam sayılarını belirtmek yeterlidir ve son tarihler iş bitirme. Örneğin, idari emirlere ilişkin bir kanunda ekonomik aktivite aşağıdaki bilgileri sağlamak için yeterlidir:
Kanunun tablo kısmını doldurmanın yanı sıra, başka bir belgenin belirtilmesi gerekir. önemli bilgi: vakaların süresini gösteren, imha edilecek toplam depolama birimi sayısı; Kanunda verilen bilgilerin uzman komisyonu ile mutabakatı hakkında bir not (kalıcı saklama kasalarının envanterinin onaylanmasına ilişkin AT protokolünün tarih ve numarası dahil). Kanun şirket başkanı tarafından onaylandı. Özel mekan derleme tarihi için ayrılmıştır - bu pervane özel ilgiyi hak ediyor. Bunun hakkında daha fazla konuşacağız.
Eylem tarihi ile nasıl hata yapılmaz
Yasanın gereklerini ihlal etmemek ve saklama süresi henüz dolmamış belgelerden yanlışlıkla kurtulmamak için bu sürelerin doğru hesaplanması gerekir. Bunu yaparken, aşağıdakiler dikkate alınmalıdır:
- 2009'dan önce (dahil) oluşturulan belgeler, yalnızca Federal Arşiv tarafından 06.10.2000 tarihinde onaylanan standart yönetim belgeleri listesinde belirtilen saklama süresi sona erdiğinde imha edilebilir;
- 2010 yılında tescil tarihi olan dosyaların imha edilmesinden önce ve sonraki teslim tarihleri Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı kararı ile onaylanan listeye göre depolanmaları kontrol edilmelidir.
10/06/2000 tarihinde Rus Arşivi tarafından onaylanan listenin şu anda geçerli olmamasına rağmen, geçerlilik süresi boyunca oluşturulan belgeleri imha ederken, içinde belirtilen saklama sürelerine göre yönlendirilmesi gerekmektedir. Bunun nedeni, 2010 Listesi'ni yürürlüğe koyan 558 sayılı Karar'ın geriye dönük, yani daha önce ortaya çıkan ilişkilere uygulanmaz - aksi takdirde doğrudan kendi içinde şart koşulmaz. ANCAK ayrı son tarihler 2000 listesi ve 2010 listesi aynı tür belgelerde eşleşmez.
Belgelerin imha tarihini belirtirken, saklama süresi kanunun düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar sona eren belgelerin imha işlemine dahil edilmesine izin verildiği unutulmamalıdır. Örneğin, 2015'ten 5 yıllık bir saklama süresi olan bir dava, 2021'den daha erken olmamak üzere kanuna dahil edilebilir.
Belgelerin saklanma koşulları bilinmiyorsa ne zaman bir işlem yapılır
İş faaliyetleri sırasında kuruluş, yasal olarak tanımlanmış listelerde yer almayan belgeler alabilir. Er ya da geç, onların yıkımı sorunu da ortaya çıkar.
Her durumda, bir imha eylemi düzenlemeden önce, bu tür belgelerin saklanmasına ilişkin şartların belirtilmesi gerekir. Kuruluşların Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kuralların 2.2.5 maddesi uyarınca, listelerde yer almayan belgelerin saklama sürelerini belirlemek için kuruluşun AT'si, kuruluşa talepte bulunma hakkına sahiptir. arşiv kurumunun uzmanları.
Ancak saklama süresi belirlendikten sonra, bu tür belgelerin daha sonraki kaderine karar vermek mümkündür (yok et veya saklamaya devam et).
Muhasebe belgelerinin imhası için bir kanunun tescil nüansları
Muhasebe belgelerinin imhasının özellikleri üzerinde ayrı ayrı durmak gerekir. Saklama koşullarının da 2010 listesi tarafından belirlenmiş olmasına ve bunlara tabi olmasına rağmen Genel prosedür 125-FZ sayılı Kanun uyarınca belgelerin saklanması ve imha edilmesi, gereklilikleri dikkate alınması gereken bir dizi düzenleyici belge vardır.
Yani, Sanatta. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23'ü, vergi mükellefinin 4 yıl boyunca vergi hesaplamak ve ödemek için gerekli muhasebe verilerini ve diğer belgeleri tutmakla yükümlü olduğunu belirler. Ve Sanat. 6 Aralık 2011 tarihli ve 402-FZ sayılı "Muhasebe Kanunu"nun 29'u, birincil muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtları için 5 yıllık bir saklama süresi belirler, Muhasebe politikası, muhasebe ve muhasebe organizasyonu ve bakımı ile ilgili diğer belgeler.
Faturalar gibi belgeleri ne kadar süreyle saklamanız gerektiği hakkında daha fazla bilgi için materyali okuyun. Faturaların raf ömrü nedir? .
Yani, muhasebe kaydı, sertifika veya diğer belgeler herhangi bir şekilde muhasebe kategorisine aitse, 5 yıllık sürenin bitiminden önce imha için bir eylem hazırlamak mümkün değildir. Böyle bir durumda, hukuka aykırı imhadan şirket başkanı sorumlu tutulacaktır.
Ancak, hepsi bu değil. Yukarıdakiler, varlıklarının tamamı boyunca faaliyetleri başa baş olan şirketlere ve işletmelere atıfta bulunmuştur. Bir kayıp alındıysa ve sonraki dönemlere devredildiyse, bu tür bir kaybın miktarını doğrulayan tüm belgelerin tüm devir süresi boyunca imha edilmesi yasaktır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 283. Maddesi).
Her şey yasal olduğunda son tarihler depolama süresi sona erdiğinde, imha eylemi olağan şekilde verilir.
Kanun yayınlandı - atık kağıttan nasıl kurtulur
Kanun, süresi dolmuş belgelerin imhası için belirli yöntemler tanımlamamaktadır. Kanunun düzenlendiği sırada bu belgeler artık şirket için herhangi bir değer ifade etmemekte ve aslında atık kağıt olduğundan, bunlardan kurtulmanın herhangi bir yolu mümkündür. Örneğin, şunları yapabilirsiniz:
- uzman bir kuruluşa işleme (kullanım) için belgeler göndermek;
- özel bir parçalayıcı (ofis parçalayıcı, kağıt parçalayıcı vb.) yardımıyla gereksiz kağıtlardan kurtulun;
- yanık (ancak bu, itfaiyecilerde sorunlara yol açabilir).
İlk yöntem, şirketin elden çıkarma hizmetleri için ödeme yapması için önemli maddi maliyetlere neden olabilir ve belgelerin transferinin bir kabul sertifikası veya vaka sayısını ve ağırlıklarını gösteren bir fatura ile düzenlenmesi gerekecektir. Gizliliği sağlamak için, belgeleri imha etme prosedürünü kontrol etmek için çalışanınızı özel bir kuruluşa göndermeniz gerekecektir.
Diğer tüm durumlarda, kayıt olmadan ilave dökümanlar ayrıca yapmamak - bundan sonraki bölümde bahsedeceğiz.
Belgelerin belge imhası
"Depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis" yasası, böyle bir durumda düzenlenmesi gereken tek belge değildir. Pratik önemlerini yitirmiş olanların yok edildiği gerçeğini doğrulamak için başka bir kağıt (genellikle bir eylem olarak da adlandırılır) hazırlanır ve eski belgeler. Bu eylem olmaz standart biçim, bu yüzden derlenir serbest çalışma. Gerekli tüm bilgileri içine dahil etmek önemlidir.
Daha sonra bu belge hakkında herhangi bir şikayette bulunulmaması için aşağıdakileri yansıtması gerekir:
- belgenin adı ve adına düzenlendiği şirketin adı;
- kanunun tescil tarihi;
- belgelerin imha edilmesi gerçeğinin açıklaması (hacim veya miktarın yanı sıra imha yöntemini belirten);
- sorumlu kişilerin tam adlarının transkriptleri ile imzalar.
Yasaya göre imha edilen belgeler - lider cezalandırılabilir mi?
Belgelerin imha için tahsisi ile ilgili eylem doğru bir şekilde oluşturulmuşsa (belgelerin incelenmesi ve yürütülmesi ve AT'nin çalışmalarının sonuçlarının işlenmesi için tüm prosedüre uygun olarak), belgelerden baş sorumlu tutulabilir. zamanından önce imha edildi ve saklama koşullarına uyulmadı.
ÖNEMLİ! Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.11'i, muhasebe belgelerinin saklama koşullarının ağır ihlali nedeniyle, 2.000 ila 3.000 ruble arasında bir para cezası mümkündür.
Bir tüzel kişinin ayrı bir arşiv hizmeti organize etmek ve sürdürmek için fonları yoksa, ancak cezalandırılmak istemiyorsa, işlevleri belgelerin depolanmasının sürekli izlenmesini ve dosyaların zamanında imha edilmesini içerecek sorumlu çalışanları ataması gerekir. Süresi dolmuş depolama süreleri ile.
Belgeleri elektronik biçimde imha etmeniz gerekiyorsa, bir eylem nasıl hazırlanır
Sanat uyarınca. 125-FZ sayılı Kanun'un 5'inde, belgelerin arşiv fonuna yansıması, medyanın oluşturulma yöntemine ve türüne bağlı değildir.
Sanatın 2. paragrafında. 402-FZ sayılı Kanun'un 29'u, elektronik ortamları çoğaltan ve EDS'nin gerçekliğini doğrulayan belge ve araçların, muhasebe raporlarını derlemek için en son kullanıldıkları yıldan itibaren en az 5 yıl saklanması gerektiğini belirtir.
Şu anda, şirkette elektronik biçimde ve ayrıca özel ortamlarda (diskler, flash kartlar vb.) Çok miktarda belge saklanabilir. EC, elektronik belgelerin pratik öneminin olmadığını belirlerse ve (veya) saklama süreleri sona ererse, bilgiler taşıyıcı ile birlikte imhaya tabidir. Bu durumda, aynı imha yöntemleri kullanılabilir. kağıt belgeler(taşlama, yakma, şekil değiştirme vb.).
Ek olarak, özel yöntemler kullanılabilir - dosyaları silmek veya üzerine yazmak (12.03.2007 tarih ve 28-st Rostekhregulirovanie emriyle onaylanan GOST 15489-1-2007'nin 2. paragrafı 9.9 bölümü).
Bunun için kanunen özel bir prosedür (bir fiilin icrası dahil) yoktur, bu nedenle aşağıdakilere uyulması gerekmektedir. genel düzen kağıt belgeler için daha önce açıklanmıştır. Bunu yaparken aşağıdakileri unutmayın:
- gereksiz dosya ve belgelerden keyfi olarak ve eylem kaydı olmadan kurtulmak yasaktır;
- ile ilgili belgeleri imha etmeyin. dava(geçen veya yaklaşan);
- imha edilen belgelerde ve kopyalarında yer alan bilgilerin gizliliği gerekliliği göz ardı edilemez;
- Bu tür kopyaların imha edilmesine izin veriliyorsa, belgelerin tüm kopyalarını (kişisel ve yedek dahil) ortadan kaldırmak gerekir.
Sonuçlar
Saklama süresi dolan belgelerin imhası, uzman komisyonunun çalışmalarının tamamlanmasından sonra gerçekleşir. zorunlu kayıt davranmak. Ardından, yasaya yansıyan tüm belgelerle ilgili olarak fiziksel bir tasfiye prosedürü gerçekleştirilir - bu eylem ayrıca ayrı bir eylemde düzenlenir.
Belgelerden kurtulmanın yolları farklı olabilir - bu an kanunla düzenlenmemiştir. Bunları uzman bir şirkete geri dönüşüm için teslim etmek, bir ofis öğütücü kullanmak veya başka bir yöntem kullanmak mümkündür.