Temel olarak, saklanan belgeler teftiş makamları için gereklidir. Ne kadar kağıt tutulması gerektiği sorusuna cevap verebilmek için, kurumsal arşivlerin oluşturulduğu departmanların her biri ile çalışmayı düzenleyen mevzuata bakılmalıdır. Belgeleri ne kadar süreyle saklamalı vergi Dairesi, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 89. Maddesinin 4. paragrafında şunları bulabilirsiniz: “çıkış çerçevesinde vergi denetimiüçü geçmeyen bir süre için kontrol edilebilir. takvim yılları denetim yapma kararının verildiği yıldan önceki yıl. Görünüşe göre cevabı bulmuşlar: belgeleri sadece üç yıl saklıyoruz. Bu arada, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 196. Maddesi şöyle diyor: Aynı dönem hangi kağıtlar için gerekli olabilir: " Genel ifade sınırlama süresiüç yılda kuruldu.

Temel olarak, saklanan belgeler teftiş makamları için gereklidir. Ne kadar kağıt tutulması gerektiği sorusuna cevap verebilmek için, kurumsal arşivlerin oluşturulduğu departmanların her biri ile çalışmayı düzenleyen mevzuata bakılmalıdır.

Ama her şey o kadar basit değil. Vergi kanununa geri dönelim: 23. maddenin 1. fıkrasının 8. bendinde mükelleflerin "dört yıl süreyle muhasebe ve muhasebe güvenliğini sağlamakla" yükümlü olduğu siyah beyaz olarak yazılmıştır. Vergi muhasebesi ve vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli olan diğer belgeler, gelir ve giderlerin alındığını teyit eden belgeler (kuruluşlar ve bireysel girişimciler) ve ayrıca vergilerin ödenmesi (stopaj). Yani arşiv tutmanın gerekli olduğu, ilan edilmiş yıllara bir tane daha ekliyoruz. Bu arada, genellikle işveren olan vergi acenteleri için de benzer bir gereklilik getirilmiştir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 5. maddesi, 3. maddesi, 24. maddesi).

Muhasebeciler için "yeni ahit" e, yani 29 402-FZ maddesine dönelim: orada belgeleri saklamamız gerekiyor ve elektronik bazlar en az beş yıl ve 22 Kasım 2004 tarihli 125-FZ sayılı Federal Yasaya (27 Temmuz 2010'da değiştirildiği şekliyle) atıf “On arşivleme içinde Rusya Federasyonu».

Daha önce de belirtildiği gibi, şirketlerin yalnızca vergi makamları için değil, aynı zamanda diğer departmanlar için de bir arşiv tutmaları gerekmektedir. Kağıtları saklamak için en uzun süre FSS içindir. Bu sonuç, "sigorta primlerinin altı yıl boyunca hesaplanmasını ve ödenmesini onaylayan belgelerin güvenliğini sağlamayı" zorunlu kılan 24 Temmuz 2009 tarihli ve 212-FZ sayılı Federal Yasanın 28. maddesinin 2. fıkrasının 6. alt paragrafından kaynaklanmaktadır.

Belge saklama kurallarındaki istisnalar

Mevzuat istisnalar sağlar Genel kurallar kağıt depolama.

Belgenin başlığı	Raf ömrü	vakıflar
işletim sistemi edinme belgeleri	OS devre dışı bırakıldıktan sonra ek 4 yıl	Sf. 8 sayfa 1 sanat. 23 ve Art. 252 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 26 Nisan 2011 tarih ve 03-03-06 / 1/270 tarih ve 15 Eylül 2005 tarih ve 03-03-02 / 84 tarihli mektupları
Gerçekleşen zararı teyit eden belgeler	Zarar vergi matrahını azaltırken (maksimum 10 yıl) ve sonrasında 4 yıl	Sf. 8 sayfa 1 sanat. 23 ve sayfa 2, 4 md. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 283'ü, Sanatın 5. paragrafı. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 346.6'sı - tarım vergisi ödeyenler için, Sanatın 5. maddesi. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 346.6'sı - basitleştirilmiş vergi sistemi için Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 23 Nisan 2009 tarih ve 03-03-06/1/276 tarih ve 3 Nisan 2007 tarih ve 03-03-06/1/206 sayılı yazıları Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi'nin 06/06/2008 tarih ve 6899/08 sayılı kararına göre, daha önce bir vergi denetimi yapılmışsa, bu kayıpla ilgili belgeler saklanamayabilir.
Silinmiş belgeler alacak hesapları	İptal tarihinden itibaren 4 yıl	Sf. 8 sayfa 1 sanat. 23 ve s. 2 sayfa 2 sanat. 265 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu
Yıllık mali tablolar		Tipik yönetim listesi arşiv belgeleri faaliyet sırasında üretilen Devlet kurumları, bedenler yerel hükümet ve kuruluşlar, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 2010 No.
Faturalar, satın alma ve satış defterleri	Son giriş tarihinden itibaren 4 yıl	Katma Değer Vergisi Hesaplamalarında Kullanılan Gelen ve Düzenlenen Faturaların Tutulmasına İlişkin Kuralların 13. ve 15. Maddeleri

Hesaplama dergisi uzmanı Svetlana Schepetilnikova

Yönetmen, 7 yıl öncesine ait belgelerin bulunduğu kutularla dolu bir rafı işaret ederek, "Dinle, hepsini atalım," dedi. Ben de ona cevap verdim: "O kadar basit değil, bazen belgeleri bir kuruluşta tutmanın şartları birkaç on yıldır." Yönetmen bana inandı ve yerli atık kağıdımız arşivin raflarında toz toplamaya devam etti. Bir dahaki sefere kadar - yeni bir raf edinme sorusu ortaya çıktığında, o zaman her şeyi gözden geçireceğiz ve yalnızca kuruluştaki saklama süresi gerçekten dolmamış belgeleri bırakacağız.

Belgeler ne kadar süreyle saklanmalıdır?

Belgeleri saklama ihtiyacı, 22 Ekim 2004 tarihli N 125-FZ "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Üzerine" Federal Yasası ile belirtilmiştir. Ek olarak, arşivde bulunan belgelerin kamu ve özel saklama koşullarını onaylayan üç liste vardır. tüzel kişilerçeşitli faaliyet alanlarında. Anonim şirketlerin belgeleri, onaylanan anonim şirketlerin belgelerinin saklanma usul ve esaslarına ilişkin Yönetmeliğe uygun olarak tutulmalıdır. 16 Temmuz 2003 tarihli Rusya Federasyonu Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu Kararı N 03-33 / ps.

Kayıt tutmak için belirli süreler

En kısa raf ömrü 1 yıl, en fazla 75 yıldır. Birçoğu olan her belge için onları isme göre listelemeyeceğim. Personel, finans, muhasebe, vergi ve benzeri gibi ortak belgeler için belirlenen son tarihlere ek olarak elektronik belge yönetimi, özel amaçlı kağıtların kuruluşta belge depolamak için kendi şartları vardır. Çeşitli bölgeler endüstri, tıp, güvenlik. Herhangi bir kuruluşta bulunan en yaygın kağıtların saklanması gereken dönemleri düşünün.

Yaygın olarak dağıtılan belgeler için saklama süreleri

Aşağıda belirtilen belgelerin işletmede saklanma koşulları, raporlama yılının veya belgelerin düzenlendiği yılın sonundan başlar. kurucu belgeler, lisanslar, patentler, işlem pasaportları imhaya tabi değildir ve sürekli olarak muhafaza edilmelidir.

Personel belgeleri:

• personel - sürekli;
• bir kazanın meydana geldiğini teyit etmek - 45 yıl;
• olayı teyit etmek meslek hastalığı- 75 yıl;
• çalışanın kişisel dosyası - 75 yıl;
• altında çalışanın faaliyetleri ile ilgili tüm belgeler Özel durumlar emek - 75 yıl.

Mali belgeler:

• vergilerin hesaplanması ve ödenmesi hakkında bilgi sahibi olmak - 4 yıl;
• bir çalışanın eğitimi ile bağlantılı olarak yapılan masrafların teyit edilmesi - tüm eğitim süresi artı 1 yıl ve en az dört yıl için;
• aktarılan zarar miktarının teyit edilmesi - vergi matrahı aktarılan zarar kadar azaltılana kadar tüm dönem boyunca;
• sigorta primleri için hesaplamaların onaylanması bütçe dışı fonlar- 6 yıl;
• EDS sertifikaları, sertifikanın geçerlilik süresinin sona erdiği yılın bitiminden itibaren 5 yıl daha saklanmalıdır;
• FSS tarafından elektronik iletişim kanalları aracılığıyla kabul edilen, 4-FSS şeklinde yapılan hesaplama ve makbuz makbuzu - 5 yıl;
• muhasebe ve raporlamayı açıklayan muhasebe belgeleri - 5 yıl;
• kasiyer çekleri, kasiyer günlükleri, mali bellek sürücüleri, elektronik kontrol bantları, nakit ödemeleri onaylayan diğer formlar - 5 yıl;
• KKT versiyonunun pasaportu - pasaportun geçerli olduğu süre boyunca.

Kağıt moloz nasıl tırmıklanır?

Zamanla, kuruluş çok sayıda farklı belge biriktirir. Evraklara takılıp kalmamak için, değer incelemesi yapacak ve evrakları, belgelerin saklanma sürelerine bağlı olarak aşağıdaki kategorilere ayıracak bir komisyon (genellikle üç kişiden oluşan) oluşturmak gerekir. organizasyonda onlar için sağlanır:

• ders Sürekli depolama bir devlet kurumunun arşivlerinde;
• bir tüzel kişinin arşivinde 10 yıldan fazla saklanması gereken belgeler;
• birimin arşivinde 10 yıldan fazla olmamak üzere geçici olarak saklanması gereken;
• depolama süresinin bitiminden sonra imha edilmesine izin verilen kağıtlar.

Belgeleri imha etme prosedürü

Belgeler imha edildiğinde, bir eylem düzenlenir. birleşik formçünkü bu tür eylemler mevcut değildir, içinde düzenlenmiştir. serbest çalışma başın sırasına göre sabitlenir. Yalnızca kuruluşun adını ve tüm ayrıntılarını değil, aynı zamanda genellikle bir tablo biçiminde belgelerin adlarını (vakaları), oluşturuldukları dönemi, sayfa sayısını veya varsa Tek isim altındaki davanın hacmi, ardından cilt sayısı büyüktür. Aynı kanunda, belgelerin imha edilmesi ve alınması için sevk irsaliyesinin sütunlarını ekleyebilirsiniz.

Arşivdeki bir okuldan, kolejden (teknik okul) veya üniversiteden atıldığında Eğitim kurumuöğrencinin / öğrencinin birkaç yıl boyunca saklanan belgeleri vardır. Raf ömrü okul belgeleri Bir eğitim kurumunun arşivinde bulunması belgenin türüne bağlıdır. Saklama, öğrencinin özlük dosyası kapsamında gerçekleşir, mahsup edildiğinde özlük dosyası kişinin öğrenim gördüğü kurumun arşivine konulur.

Saklanan belgeler şunları içerebilir: finansal raporlar, tezler, test sonuçları, sınavlar, KULLANIM, dikteler, tezler veya öğrencinin kimliğini kanıtlayan belgeler (gizli kişisel veriler) ve Rusya mevzuatına göre saklama süresi farklı olabilir.

Bir eğitim kurumunda belge türü ve saklama koşulları

Mali bileşenle ilgili muhasebe belgelerinden (kabul sırasında mali transferlerle ilgili belgeler vb.) Bahsetmişken, saklama süreleri en az beş yıldır. Bu süreden sonra belgeler daha fazla imha edilmek üzere arşivden çıkarılabilir. Depolama ücretsizdir bütçe temeli ve bir teknik okulun veya başka bir eğitim kurumunun bir öğrencisinin (öğrencisinin) bu "hizmet" için ödeme yapmasına gerek yoktur. Tezlerin raf ömrü beş yılı geçmez. Dönem ödevleri ve denemelerden bahsediyorsak, bu tür belgeler saklanmayabilir (Özellikle üstün zekalı öğrencilerden, sınıfta velilerini bir saat memnun etmek dışında. Üstün zekalıların sözleri alıntılanabilir ... beğenmedim mi? ve sakin ol, bu seninle ilgili değil =)). Eğitim kurumunun tüzüğüne bağlıdır.

Bir eğitim kurumundan atılırken, özlük dosyasına ilişkin belgeler 15 yıl süreyle saklanır (1-3 derslik bölgede çıkarma ile). Mezun ve lisansüstü öğrencilerinin özlük dosyasının saklanma süresi 75 yıldır. Kişisel dosya aşağıdaki belgeleri içerir:

1. Öğrencinin/öğrenci velisinin kabul ve mezuniyet sonrası başvuruları
2. Mali transferler (Eğitim bütçeden olsa bile yine de katkı payı var. Örneğin yemek parası)
3. Öğrenmede ciddi kesintiler - evde (uzaktan) eğitime geçiş hakkında bilgilendirme
4. Ödüllere ve ciddi suiistimale ilişkin belgeler (sertifikaların kopyaları, sosyal belgeler cezalarda)
5. Bir eğitim kurumundan atılmaya ilişkin belgeler

Rusya Federasyonu mevzuatına göre, saklanan belgelerle ilgili talepte bulunma ve bilgi isteme hakkına sahipsiniz.

Bu soru, istisnasız, yakın zamanda bir işletme açan ve sistemin inceliklerini anlamamış tüm girişimciler tarafından sorulur. Peki LLC belgelerini bir yıl, iki veya daha fazla ne kadar süreyle saklamalısınız? Noktaları okuyarak bu konuyu detaylı olarak anlayabilirsiniz. federal yasa 125-FZ "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Üzerine".

Raf ömrü Muhasebe belgeleriçeşitli. Tüm alt noktaları bir araya getirerek ne söylenebilir? Muhasebe belgeleri, en azından bir vergi denetiminin gerektirebileceği bir olasılık olduğu sürece bir LLC'de tutulmalıdır. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 89. Maddesine göre, bir süreyi aşmayan üç yıl aynı teftişin yapılması kararından önce. Yani kesin olarak üç yıl saklıyoruz ve sonra en ilginç olanı başlıyor.

Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. Maddesi, 1. paragrafın 8. alt paragrafı, vergi mükelleflerinin vergi hesaplamasını onaylayan belgeleri en az dört yıl süreyle saklamaları gerektiğini bize açıkça bildirir. işte bu beyler Üç yılı değil, dört yılı özenle saklıyoruz muhasebe belgeleri ve tek bir kağıdın bile kaybolmamasını sağlıyoruz.

Gözbebeği olarak hangi belgeleri tercih ediyor ve saklıyoruz?

• vergi muhasebesi verileri;
• geliri onaylayan belgeler;
• harcamaların belgesel kanıtı;
• vergi stopajı kanıtı;

Muhasebe ayrıca depolama kurallarını da onaylar birincil belgeler. "hakkında" emrine göre muhasebe» 129-FZ sayılı muhasebe kayıtları devlet arşivi kurallarında belirtildiği şekilde tutulmalıdır. Ancak en az beş yıl sonra muhasebe raporları son kez derlenir.

Ne oluyor? Ve belgeleri kesinlikle vergi dairesi tarafından doğrulama için talep edilebilecekleri süre boyunca saklamakla yükümlü olduğunuz gerçeği. Yani üç yıl. Kontrol sonucunda beş yıllık belgeniz yoksa, belgelerin uygunsuz saklanması ve başka bir şey için para cezasına çarptırılmayabilirsiniz.

Ancak muhasebe ve vergi ormanında her şey o kadar basit ve şeffaf değil. Az önce bahsettiğimiz dönemlerden çok daha uzun süre saklanması gereken belgeler var. Bu belgeler nelerdir?

1. Mülk edinimi için birincil belgeler. Bu belgeleri istediğimiz kadar saklıyoruz. Bu ne için. Birincisi, amortisman. İkinci olarak, mülk satarken, bir yere ilk değerinin onayını almanız7 gerekir, ayrıca emlak vergisini de unutmayın.
2. Sabit varlıklar. Kar etmeyen şirketler için, Vergi Kanunu'nun 283. Maddesi bir indirim kuralı öngörmektedir. vergi matrahı geçmiş zararlar pahasına cari dönem vergi dönemi. Doğal olarak, belgeler bunu doğrulamalıdır. Kayıplar sonraki on yıl için dikkate alınabilir, bu da belgelerin usulüne uygun olması gerektiği anlamına gelir (Madde 283, paragraf 4). Vergi müfettişleri, sunulan beyannamede belirtilen kayıplara ilişkin verilerin teyit edilmesini talep etme hakkına sahiptir. kaynak dökümanlar finansal sonucu teyit etmek.
3. Tek bir tarım vergisi ile faaliyet gösteren kırsal işletmeler için, zararlarının silindiği süre boyunca kayıplara ilişkin belgelerin saklanması da gereklidir. Madde 346.6 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 5. paragrafı.
4. Sözde "basitleştirme", UST üzerinde çalışan kişiler için. Madde 346.18 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 7. paragrafı.
5. Tahsil edilemeyen alacakların silinmesi için, vergi hizmeti için destekleyici birincil belgelere sahip olunması da gereklidir. Destekleyici belgelerin imhası, şirketi kötü bir borcu gider olarak kabul etme hakkından mahrum eder, çünkü miktarı teyit edecek hiçbir şey olmayacaktır.
6. Anonim şirketler hakkında fazla konuşmayacağız, çünkü soru hala bir OJSC'nin değil, bir LLC'nin belgelerini ne kadar süreyle saklamanın gerekli olduğu gibi geliyordu. Bu nedenle, kısaca, vergi raporlaması için belgeleri JSC'de - yıllık mali tablolarda ve ayrıca şirket var olduğu sürece tüzükte saklamak gerekir. Şirket tasfiyeye giderse, belgeler şirkete gönderilir. devlet arşivi. Arşivle önceden yapılmış bir anlaşmaya ihtiyacınız var. bu prosedür. Eğer böyle bir anlaşma yoksa sadece firma personeline ait belge arşive giriyor. Belgelerin geri kalanının nerede tutulacağına karar vermek başkana kalmıştır. tasfiye komisyonu veya belki bir iflas mütevellisi.
7. Şirketin yıllık vergi beyannamelerini en az 10 yıl süreyle saklaması gerekmektedir. üç ayda bir - beş yıl, bu yıllık huzurunda.
8. Üç aylık raporların olmaması durumunda aylık raporlar da en az beş yıl süreyle saklanır.
9. Alım satım defterleri, faturalar yevmiye defterine son giriş tarihinden itibaren tam beş yıl süreyle saklanmalıdır. Muhasebe Günlüklerini Tutma Kurallarının 15.27. Maddesi. Tipik listede yönetim belgeleri faturalarla ilgili bir madde var, orada aynı faturaların beş yıl süre ile saklanması gerektiği yazıyor.

Bir kez daha, vergi Hizmetleri denetimler sırasında, vergi ve harçlara ilişkin mevzuata göre yönlendirilmelidirler. Ve liste dahil değildir.

kesin sonuç: LLC belgelerini ne kadar süreyle saklamanız gerekiyor? En az beş yıl ve sabit kıymetler açısından ve genel olarak şirketin varlığının tüm süresi olduğu ortaya çıktı. Belgelerin saklanma süresinin, oluşturuldukları yılı takip eden Ocak ayının ilk gününden itibaren dikkate alınması gerekir.

Kağıt belgeler nasıl saklanır?

AT Muhasebe politikası kuruluş, belgelerin nasıl ve nerede saklanması gerektiği ve ayrıca atanması gerektiği açıklanmalıdır. sorumluluk sahibi kişi bu fıkranın yürütülmesi için hatta en nitelikli çalışanlardan oluşan bir komisyon.

Bu arada, belgeleri ofiste tutmak gerekli değildir. Depolama için başka yerlerin, örneğin özel arşiv firmalarının seçilmesi kanunen yasak değildir. Fakat anonim şirket gibi belgelerin saklanması kanunen zorunludur. yıllık raporlar ve tam olarak merkez ofisin bulunduğu yeri kiralayın. Bu arada, belgelerin saklanması elektronik formatta belgelerin mevcut olması gerektiğine dair küçük bir şartla kanunen izin verilir Elektronik İmza belgenin hazırlanmasından sorumlu kişi. Belgeleri elektronik biçimde saklamak için şirket bir bilgi kurumsal sistemi oluşturur. Elektronik belgelerde elektronik imzanın kullanılmasını sağlayan bir sertifika merkezi tarafından hizmet verilmektedir.

Uzun süreli saklama belgeleri zamanla bozulur ve solar. İçeriklerinin okunabilir olması için depolamadan sorumlu kişilerin özen göstermesi ve zamanında kopyalama yapması gerekmektedir.

Bir şirket tasfiye edildiğinde, uzun süreli saklamaya tabi belgeler arşivlenir. Şirketin yeniden düzenlenmesi halinde belgeler halef kuruluşa devredilir. Yeni bir şirket bölündüğünde, şirkete geçiş yapanların kişisel dosyalarına sahip olur. yeni yapıçalışanlar ve yeni şirketin kapsamına ilişkin belgeler.

Belgelerin imhası. Bir belgeyi imha etmek için, önce şirket başkanı tarafından imzalanacak bir yasa hazırlamanız gerekir ve ancak o zaman doğrudan belgelerin imhasına geçebilirsiniz. Dahası, eylemde, imha edilecek kağıtların her birini dikkatlice yeniden yazmak gerekli değildir. Homojen grupların adını yeniden yazmak yeterlidir. Homojen olarak kabul edilen gruplar bağımsız olarak düşünülmelidir. Örneğin, faturalar - homojen belgeler olarak kabul edilebilir vb.

Belgeler nasıl uygun şekilde imha edilir?

Sadece yanmak mı? Cevap yanlış. Bu durumda, sorun yaşayabilirsiniz. çevresel hizmetler.
Atık kağıt olarak geri dönüştürülsün mü? Seçenek iyidir, ancak rakip şirketin belgelere sahip olmayacağının garantisi yoktur ki bu iyi değildir. Bunun olmasını önlemek için, belge içeren klasörlerin bir fatura ile geri dönüşüme aktarılması gerekir. Ayrıca, belgelerin ihracatı, belgelerin saklanmasından sorumlu şirket çalışanının gözetiminde yapılmalıdır.

Basitçe çöpe atmak da imkansızdır çünkü kanuna göre işveren, çalışanların kişisel verilerini gizli tutmakla yükümlüdür.

Ne kaldı? En doğrusu, kağıdı yok etmek için özel bir makine kullanmak olacaktır. Genel olarak fazla kağıtlardan nasıl kurtulacağınıza karar vermek size kalmıştır.

Böylece daha önce belgesel arşivinizi hafifletme arzusu kalmaz bitiş tarihi, Vergi dönemi için muhasebe kayıtlarının veya faturaların bulunmamasının ağır bir ihlal olarak kabul edildiğini ve beş bin ruble para cezası ile cezalandırılacağını ekleyeceğim.

Ve bu, belgelerin bir vergi döneminde eksik olması durumundadır. Daha fazlası Sunum dosyaları para cezası artık 5.000 değil, 15.000 ruble olacak.

Geliri teyit eden belgelerin kaybı nedeniyle vergi matrahı hafife alınırsa, vergi mükellefi ödenmemiş vergi tutarının yüzde 10'u tutarında ve aynı 15.000 rubleden az olmamak üzere para cezası ödeyecektir.
Bu arada, ceza hukukunda muhasebe belgelerinin korunmasına ilişkin hususlar vardır. Belgelere şahsi menfaat dışında zarar verildiği ispat edilirse ilgili kişi en az bir yıl hapis cezasına çarptırılabilir. Bu paragrafı daha ayrıntılı olarak tanıma arzusu varsa, daha fazla ayrıntı için Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 352. Maddesi, 1. paragrafına bakınız.

Ayrıca, arşiv yetkililerinin temsilcilerinin, kuruluşunuzdaki arşiv belgelerinin uygun şekilde saklanmasını kontrol etme hakkına sahip olduğunu unutmayın. Ve burada, Rusya Federasyonu Kanunu'nun depolama, muhasebe ve satın alma kurallarının yanı sıra arşiv belgelerinin kullanımına ilişkin 13.20 Maddesine göre, 300 ila 500 ruble para cezası veya idari para cezası ile cezalandırılabilirsiniz. dayatma

Şirket müdürü, belgelerin saklanması ve özellikle arşivlenmesi için yerler oluşturmaktan ve aynı zamanda Baş Muhasebeci aynı belgeleri düzenli bir şekilde saklamalı ve doğru bir şekilde arşive aktarmalıdır.

Birincil belgeler, vergi raporları, fatura, muhasebe veritabanı ne kadar süreyle saklanır? Belgeler nasıl saklanır ve imha edilir. Rosarchiv. Belgelerin saklanmasından sorumludur. KURULUŞLARIN FAALİYETLERİNDE OLUŞTURULAN, DEPOLAMA ŞARTLARINI GÖSTEREN TİPİK YÖNETİM BELGELERİNİN LİSTESİ Rusya Federal Arşiv Servisi Belgelerin muhasebede saklanmasına ilişkin kurallar.

Bir soru ortaya çıktı, muhasebe belgelerinin kaç yıl saklanacağı.

Bir belgeye göre - 5 yıl.

Öte yandan, bir vergi denetiminin sözde "derinliği" 3 yıldır.

Aynı zamanda, 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanunun 1. kısmı, birincil olduğunu belirtmektedir. Muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtları, mali tablolar ve bunlarla ilgili denetim raporları, arşivleme kuralları tarafından belirlenen süre boyunca saklanmalıdır. Fakat en az beş yıl. Tipik arşiv belgelerinin saklama koşulları, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle onaylanan listede belirlenir.

Kuralları çiğnediği için cezalandırılmamak için, kanunla kurulan 6 Aralık 2011 tarihli 402-FZ sayılı, devam vergisi beyannameleri, hesaplamalar, kayıtlar ve diğer belgeler en az beş yıldır. Daha uzun - yalnızca mevzuatın daha uzun bir süre oluşturduğu olanlar.

Mühürlü torbalarda paketlenmiş kullanılmış formların kopyaları sıkı sorumluluk(taslaklar) alınan nakit miktarını teyit eden Para en az beş yıl saklayın. Bu süre sona erdikten ve son sayım tarihinden itibaren en az bir ay geçtikten sonra, kullanılan formların nüshaları kayıttan düşmek suretiyle imha edilebilir. Bu tür kurallar, 6 Mayıs 2008 tarih ve 359 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Yönetmeliğin 19. paragrafında belirlenmiştir.

menüye

İK belgelerinin saklama koşulları

Personele ilişkin belgelerin saklanma süreleri, 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı Kanunun 22.1 maddesinde ve Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle onaylanan listede belirtilmiştir. belgelerin saklanma süresinin başlangıcı, derlendikleri yılı takip eden yılın 1 Ocak'ıdır (25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan listenin 4. paragrafı, 1.4 maddesi).

personel için işe alım, transfer, işten çıkarma ve diğer emirler Genel dava 2003'ten önce oluşturulduysa en az 75 yıl saklanmalıdır. Bu belgeler 2003'ten sonra oluşturulduysa, en az 50 yıl saklanmalıdır.

iş sözleşmeleri, kişisel kartlarözlük dosyaları da 2003 yılından önce oluşturulmuşsa 75 yıl, 2003 yılından sonra oluşturulmuşsa 50 yıl saklanmalıdır. Devlet memuru olmayan memurluk döneminde oluşan personele ilişkin her türlü belge sivil hizmet, oluşturuldukları tarihe bakılmaksızın 75 yıl saklanmalıdır.

Çalışanın kuruluş pahasına eğitim aldığını doğrulayan belgelerin saklanması gereken süre, gerekliliklerden kaynaklanmaktadır. vergi mevzuatı. Gerçek şu ki, 264. maddenin 3. paragrafı vergi kodu Rusya Federasyonu, bu maliyetlerin vergilendirilebilir kârda bir azalma olarak kaydedilmesi için, bir kuruluşun eğitimi onaylayan tüm belgeleri (bir anlaşma ile) saklaması gerektiğini belirledi. Eğitim kurumu, yöneticiden bir çalışanı eğitime gönderme emri, hizmet sağlama eylemi, diploma, sertifika, sertifika vb.). Saklama süreleri, dört yıldan az olmamak üzere, eğitim sözleşmesinin süresi ve çalışanın bir yıllık çalışma süresi ile sınırlıdır.

Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle onaylanan listede personele ilişkin belgelere ek olarak diğer belgelere de yer verilmiştir. Kapsamlarına göre bölümlere ayrılırlar.

Tüzük çalışma programı yenileriyle değiştirdikten sonra bile saklayın. Raf ömrü bir yıldır. Tatil programları için de bir yıllık saklama süresi belirlenmiştir.

Zaman çizelgelerini beş yıl boyunca saklayın. Ve şiddetli, zararlı ve tehlikeli koşullar emek - 75 yıl.

Belgeler için saklama süresinin başlangıcı

derlendikleri yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihini dikkate alın (muhasebe için kabul edildi) (25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan listenin 4. paragrafı, 1.4 maddesi). Örneğin, 2017 yılında bir belge düzenlendiyse saklama süresi 1 Ocak 2018'den itibaren başlar. Bu kuralın iki istisnası vardır.

1. KDV indirimi için gerekli kayıtlar. Özellikle, satın alma defteri ve satış defteri ile düzenlenen ve alınan faturaların muhasebesi için günlükler. Saklama sürelerinin başlangıcı, bunlara son giriş tarihinden itibaren belirlenir. Bu, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 26 Aralık 2011 tarih ve 1137 sayılı Kararnamesi'nin Ek 3'ün II. Bölümünün 13. paragrafı, Ek 4'ün II. Bölümünün 24. paragrafı, Ek 5'in II. bölümünün 22. paragrafından kaynaklanmaktadır.
2. Amortismana tabi mülkün ilk maliyetini onaylayan belgeler. Onlar için depolama süresi, amortisman tahakkuk etmeyi bıraktıkları andan itibaren dikkate alınır (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 26 Nisan 2011 tarih ve 03-03-06 / 1/270 tarihli mektubu).

Böylece dört yıllık süre, belgenin vergi beyanı, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için en son kullanıldığı raporlama (vergi) döneminden sonra başlar.

Örneğin, sabit kıymetlerin ilk maliyetini teyit eden belgeler için elde tutma süresi, sabit kıymetin maliyetinin amortisman mekanizması aracılığıyla "karlı" giderlerde artık dikkate alınmamasından sonra başlayacaktır. Şunlar. sabit kıymetlerin tamamen amortismana tabi tutulduğu, tasfiye edildiği veya satıldığı zaman (Maliye Bakanlığının 12.02.2016 tarih ve 03-03-06/1/7604 sayılı yazısı).

menüye

Belgelerin kaybolması halinde, mükellef bunları önceki dört yıla ait olarak geri vermekle yükümlüdür.

Şirket, sel sonucu birincilini kaybetmişse, belgeleri geri yüklemekle yükümlüdür. Son dört yıl dahil ve sadece 2011 için değil. Bu, Rusya Maliye Bakanlığı uzmanları tarafından 11.08.11 No. 03-02-07 / 1-288 tarihli bir mektupta hatırlatıldı.

Bu, 5. paragraf hükümlerine atıfta bulunur. Vergi incelemesi sırasında müfettişlerin şirketten daha önce teftiş kuruluna sunulmuş olan belgeleri (kamera veya inceleme sırasında) talep etme haklarının bulunmadığı söylenmektedir. saha kontrolü). İstisna, daha önce orijinal olarak sunulan ancak vergi makamları tarafından iade edilen ve daha sonra mücbir sebepler nedeniyle şirket tarafından kaybedilen kağıtlardır.

Belgelerin restorasyonunun bir başka nedeni de vergilerin hesaplanması için gerekli belgelerin saklanma süresinin dört yıldır. Bu, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. Maddesinin 1. paragrafının 8. alt paragrafında belirtilmiştir.

Kayıp bir belge nasıl kurtarılır

Resmi olarak, prosedür aşağıdaki gibidir:

1. Vergi beyannamesi kaybının nedenlerini araştırmak üzere bir komisyon atamak için bir emir verin.
2. Eksik belgeyi araştırın. Güvenliğinden sorumlu çalışanlardan yazılı açıklamalar - notlar alın.
3. Soruşturmanın sonuçlarına göre bir yasa hazırlayın. İçinde belgenin kaybolma nedenlerini, geri yüklemek için alınması gereken önlemleri belirtin.
4. Belgeyi birincil belgelere ve vergi kayıtlarına göre geri yükleyin.
5. Bugün bunu yapmaya yetkili bir çalışanla imzalayın. Belgenin orijinal olarak hazırlandığı sırada bile başka bir çalışan tarafından imzalanması gerekiyordu.
6. Beyannamede "Yinelenen" yazısını yapın. Uygulamada, meslektaşlar nadiren bu sırayı takip eder. Muhasebe verilerine göre muhasebe programına kaydedilmemiş ise beyannameyi tekrar doldururlar.

Gelir vergisi beyannamesindeki kaybı teyit eden birincil belgenin kaç yıl saklanması gerekir?

Vergi Kanunu diyor ki: kaybı onaylayan belgeler, kayıp gelir vergisi matrahını azaltana kadar tüm süre boyunca saklanmalıdır. Bu maksimum 10 yıldır. Artı kayıp geri ödendikten sonra dört yıl daha.

Peki ya kayıp belgeleri? Yalnızca önceki yılların beyanları mı yoksa ön seçimin tamamı mı?

Rusya Maliye Bakanlığı, tüm birincil belgelerin saklanması gerektiğinde ısrar ediyor (23 Nisan 2009 tarihli ve 03-03-06/1/276 sayılı yazı).

menüye

FARKLI BELGELER İÇİN SAKLAMA ÖMRÜ(masa)

Kuruluşun ve bireysel girişimcinin belgelerini saklamanız gereken süre, türlerine bağlıdır. Kağıtları daha erken imha ederseniz, şirket para cezaları ve ek ücretlerle karşı karşıya kalır.

menüye

Muhasebe ve diğer belgelerin organizasyonu ve saklama kuralları

Muhasebe belgelerinin saklanması için özel odaların, kasaların veya dolapların donatılması gerekir (29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı SSCB Maliye Bakanlığı yazısı ile onaylanan Yönetmeliğin 6.2 maddesi). Bu tür depoların düzenlenmesi için gereklilikler, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle onaylanan Kurallarda verilmiştir.

Sıkı sorumluluk biçimleri, güvenliklerini sağlamak için kasalarda, metal dolaplarda veya özel odalarda saklanır (6 Mayıs 2008 tarih ve 359 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Yönetmeliğin 16. maddesi). nakit siparişler, gider raporları ilgili belgelerle birlikte banka ekstreleri toplanır. kronolojik sıralama ve örgü.

" işaretli belgeler meslek sırrı kasalarda saklanır.

Diğer evraklar baş muhasebecinin yetkilendirdiği kişilerin sorumluluğunda özel odalarda veya kilitli dolaplarda saklanabilir.

Not: SSCB Maliye Bakanlığı'nın 29 Temmuz 1983 tarihli ve 105 sayılı yazısı ile onaylanan Yönetmeliğin 6.2-6.4. Maddeleri ve 16 Temmuz tarihli Rusya Federal Menkul Kıymetler Komisyonu Kararı ile onaylanan Yönetmeliğin 3.2 ve 3.6. maddeleri , 2003 Sayı 03-33 / ps.

Kuruluşun muhasebe belgelerini elektronik biçimde saklama hakkı vardır.

Muhasebe mevzuatına göre, birincil ve konsolide muhasebe belgeleri düzenlenebilir. kağıt ortam veya elektronik ortamda (6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanun'un 9. maddesinin 5. kısmı). Vergi muhasebe kayıtları ayrıca kağıt üzerinde, elektronik biçimde ve (veya) herhangi bir biçimde tutulabilir. makine ortamı(). Son olarak, vergi beyannameleri (hesaplamaları) elektronik olarak sunulabilir ve bazı durumlarda sunulmalıdır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 80. Maddesi).

Ve birincil kaynak, muhasebe ve vergi muhasebesi belgeleri ile vergi beyannameleri (hesaplamalar) elektronik olarak derlenebildiğinden, aynı formatta saklanabilirler. Yazdırma gerekli değildir. Tek koşul, bu tür belgelerin elektronik imza ile tüm kurallara göre onaylanması gerektiğidir.

Not: Rusya Maliye Bakanlığı'nın 22 Ağustos 2012 tarih ve 03-02-07 / 1-202 ve 24 Temmuz 2008 No. 03-02-07 / 1-314 tarihli mektupları.

Vergi müfettişliği de dahil olmak üzere düzenleyici kurumların talebi üzerine kopyalar elektronik belgeler doğrulama için göndermeden önce kendi elinizle yazdırmanız ve onaylamanız gerekecektir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 1. maddesi, 252. maddesi, 1. maddesi, 93. maddesi). Bu sonuç, 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanun'un 9. Maddesinin 6. Kısmı, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 313 ve 314. Maddeleri hükümlerine dayanmaktadır.

Belgelerin depolanmasını organize etmek için elektronik form SSCB Maliye Bakanlığı'nın 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı mektubu ile onaylanan Yönetmeliği uygular (kısmen, değil kanuna aykırı) ve Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle onaylanan Kurallar. Bunu onaydan önce yapın federal standart muhasebede belgeler ve iş akışı için gereksinimleri belirleyen muhasebe. Bu, Rusya Maliye Bakanlığı'nın PZ-13/2015 sayılı bilgisinde belirtilmiştir.

Kuruluşun arşivinde saklanmak üzere transfer metin elektronik belgeleri PDF / A formatında olmalıdır. En az beş yılda bir, elektronik belge ortamının durumunu ve belgelerin kendilerinin çoğaltılıp çoğaltılamayacağını kontrol edin. Bunlar, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle onaylanan Kuralların 2.31 ve 2.32. paragraflarının gereklilikleridir.

menüye

Belgelerin imhası

Belgelerin saklanma süresi sona erdiğinde, imha edilmelidir (Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle onaylanan Kuralların 2.3 maddesi). Belgelerin imha edildiğini belgelemek kuruluşun kendisi için faydalıdır. Ne de olsa, teftişler sırasında veya mahkeme davaları kuruluşun herhangi bir belge sunması gerekiyorsa. İmha sırası, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle onaylanan Kuralların 4.6-4.13.

Uzman komisyonu imha edilecek belgeleri seçer. AT uzman komisyonu kuruluşun çalışanlarını (sekreter, muhasebeci, katip vb.) içerebilir.

Seçilen belgelerin imhası, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı emriyle onaylanan Kurallara Ek 21'den (.xls 35Kb) biçimindeki bir eylemle resmileştirilmelidir. Ayrıntılarını yazın yasadaki tüm belgeler. Homojen belgeler ortak bir başlık altında gösterilebilir. Homojen belgelerin uç tarihlerini işaretleyin. Örneğin, "2009 için ön raporlar, son tarihler - 01/20/2009–12/01/2009".

Bir kuruluş belgeleri aşağıdaki şekillerde imha edebilir:

• geri dönüşüm (bertaraf) için aktarım. İşleme (imha) için transfer belgeleri, transfer tarihini, ağırlığını ve kağıt sayısını gösteren bir fatura düzenler;
• belgeleri kendi başınıza imha edin - yakın, bir öğütücü ile öğütün, atın, vb.

Seçilen imha yöntemi kanunda belirtilmelidir.

menüye

Belgelerin saklanması için kuralların ve sürelerin ihlali için cezalar ve sorumluluk

Muhasebe belgeleri yoksa, örneğin kayıpsa, bu ağır ihlal gelir ve giderlerin muhasebeleştirilmesi için kurallar. Organizasyon 10.000 ruble para cezası ile karşı karşıya. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'na göre. Belgelerin saklanma usulüne ve süresine uymamanız halinde de aynı ceza uygulanacaktır.

Belge eksikliği, vergi matrahının hafife alınmasına yol açtıysa, vergi mükellefi, ödenmemiş vergi miktarının yüzde 20'si kadar, ancak 40.000 rubleden az olmamak üzere para cezasına çarptırılır.

İle resmi aşağıdaki cezaları uygulayabilir:

• 5.000 ila 10.000 ruble para cezası. - ilk ihlal için;
• 10.000 ila 20.000 ruble. veya bir ila iki yıllık bir süre için diskalifiye - tekrarlanan bir ihlal için.

Bu tür yaptırımlar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere muhasebe gerekliliklerinin ağır ihlali için sağlanır: finansal tablolar, RF İdari Suçlar Kanunu.

Ceza mevzuatında belgelerin güvenliği göz ardı edilmemiştir. Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 325. maddesinin 1. paragrafına göre, hırsızlık, imha, hasar veya gizleme resmi belgeler kişisel çıkarı nedeniyle bir yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılabilir. Ama tabii kolluk kuvvetleri böyle bir ilgiyi kanıtlamak zorunda kalacak.

menüye