RUSYA FEDERASYONU
TAMBOV ŞEHRİ İDARESİ
Tambov Bölgesi
ÇÖZÜM
ile ilgili belgelerin saklanması prosedürünün onaylanması üzerine
satın almanın uygulanması ve prosedürlerin ses kayıtları ile
uygulamak için Federal yasa 05.04.2013 tarihli N 44-FZ "Açık sözleşme sistemi mal, iş, hizmet alımı alanında kamu ve belediye ihtiyaçları"KARAR VERDİM:
1. Tedarikin uygulanmasına ilişkin belgelerin saklanması prosedürünü ve tedarikçileri (yükleniciler, icracılar) belirleme prosedürlerinin ses kayıtlarını eke uygun olarak onaylayın.
2. Tambov (Kazarina) şehrinin idaresinin bilgi bölümüne bu karar"Tambov Şehrimiz" gazetesinde yayınlanmak üzere.
3. Bu kararın uygulanması üzerinde kontrol sağlamak için Tambov şehrinin yönetim başkan yardımcısı A.A. Pozdnyakov.
Şehir idaresi başkanı
Tambov A.F.Bobrov
Tambov
7 Nisan 2014
2665
Başvuru
Tambov şehir yönetiminin kararına
7 Nisan 2014
2665
ile ilgili belgeler nasıl saklanır?
satın alma ve prosedürlerin ses kayıtları
tedarikçilerin belirlenmesi (yükleniciler, icracılar)
1. Genel Hükümler
1.1. Tedarikin uygulanmasıyla ilgili belgelerin saklanmasına ilişkin bu Prosedür ve tedarikçilerin (yükleniciler, icracılar) belirlenmesine yönelik prosedürlerin ses kayıtları (bundan böyle Prosedür olarak anılacaktır) yönetim eylemlerini belirler. belediye emri ve ihalenin uygulanmasıyla ilgili belgelerin saklanması için Tambov şehri idaresinin (bundan sonra departman olarak anılacaktır) satışı ve sona ermesinden sonra tedarikçileri (yükleniciler, sanatçılar) belirleme prosedürlerinin ses kayıtları mal tedariki için bir sözleşme yapılması gereken kazananı veya başka bir tedarik katılımcısını belirleme prosedürü (işlerin yapılması, hizmetlerin sağlanması).
1.2. Tedarikle ilgili belgeler (bundan böyle belgeler olarak anılacaktır):
- tedarikçinin (yüklenici, icracı) belirlenmesini organize etmek için müşterilerin talepleri;
- ihale dokümantasyonu, dokümantasyon elektronik açık artırma, teklif talebine ilişkin belgeler, onaylarına ilişkin belgelerin kopyaları;
- satın alma komisyonlarının oluşumunun onaylanmasıyla ilgili siparişlerin kopyaları;
- ihale duyuruları, elektronik açık artırmalar, fiyat teklifi talepleri, teklif talepleri;
- ihale belgelerinde, elektronik açık artırma belgelerinde, teklif talebinin bildiriminde yapılan değişikliklere ilişkin belgelerin kopyaları;
- hükümlerin açıklığa kavuşturulması için tedarik katılımcılarından gelen talepler ihale dokümantasyonu elektronik açık artırmaya ilişkin belgeler, ihale dokümantasyonunun hükümlerinin açıklığa kavuşturulması ve elektronik açık artırmaya ilişkin belgeler;
- ihaleye katılım başvuruları, fiyat teklifi talebi, teklif talebi, ihale katılımcılarının yazılı olarak sunulan nihai teklifleri;
- tedarikçinin (yüklenici, icracı) belirlenmesine yönelik prosedürler sırasında hazırlanan protokoller;
- bildirimler, satın alma katılımcılarına gönderilen davetler.
1.3. Tedarikçilerin (yükleniciler, icracılar) belirlenmesine ilişkin prosedürlerin dokümanları ve ses kayıtları (bundan sonra ses kayıtları olarak anılacaktır) departman tarafından en az üç yıl süreyle saklanır. Belirli tarihler belgelerin ve ses kayıtlarının saklanması, yönetim işlerinin isimlendirilmesi ile belirlenir.
1.4. Ofis, belgeleri ve ses kayıtlarını mevcut arşivde (bundan sonra arşiv olarak anılacaktır) saklar.
2. Ana görevler
Yönetimin ana görevleri geçerli depolama belgeler ve ses kayıtları şunlardır:
- paragraf 1.2'de belirtilen belgelerle arşivi tamamlamak. bu Düzenin ve ses kayıtları;
- belgelerin ve ses kayıtlarının muhasebeleştirilmesi ve güvenliğinin sağlanması;
- arşivde saklanan belgelerin ve ses kayıtlarının kullanılması.
3. Nasıl çalışılır
3.1. Belgelerle nasıl çalışılır:
3.1.1. Paragraf 1.2'de belirtilen belgeler. Bu Prosedürün, tedarikçinin (yüklenici, icracı) belirlenmesine yönelik her prosedür için bir depolama birimi olan bir dosya halinde oluşturulur.
3.1.2. Yönetim çalışanı ,
-
belgelerin işlenmesi ve saklanması için belediye yönetimi emrinin yerleştirilmesi için bölüm başkanından kabul eder. üç gün tedarikçiyi (yüklenici, icracı) belirleme prosedürünün bitiminden sonra;
-
gelen kayıt defterine kaydeder arşiv depolama işler;
-
arşiv depolaması için gönderilen belgeleri düzenler (dosyalar kronolojik sıralama), dosyaları oluşturur (arşiv kodunu depolama birimlerine yazar);
-
bölüm arşivindeki dosyaları sistemli bir şekilde saklar;
-
muhasebeyi sistematize eder ve arşive alınan dosyaların güvenliğini sağlar;
-
kolluk kuvvetleri ve düzenleyici makamlardan gelen taleplere yanıt hazırlamak için vakaları kullanma imkanı sağlar;
-
arşivden bölüm çalışanlarına ve kolluk kuvvetleri ve düzenleyici makamlar tarafından doğrulanması için dosyalar yayınlar;
- mevcut arşivden davaların düzenlenmesinin kayıtlarını belge kaydında tutar;
-
diğer durumlarda olduğu gibi, kolluk kuvvetleri ve düzenleyici makamların talebi üzerine transferleri için belgelerin kopyalarını yürütür.
3.2. Ses kayıtlarıyla nasıl çalışılır:
3.2.1. Sorumlu olduğu yönetim görevlisi bilgi desteği tedarikçileri (yükleniciler, icracılar) belirleme prosedürleri:
-
ses kayıtlarını kayıt cihazından kopyalar. HDD ve operasyonel depolamalarını sağlar;
-
ses kayıtlarını yedekleme ortamına kopyalar;
-
sonuçlara göre Takvim yılı ses kayıtlarını manyetik ortama kopyalar ve saklanması için yönetim çalışanına aktarır ,
yönetim kime emanet arşiv ofisi çalışması, takvim yılının bitiminden sonraki beş iş günü içinde:
-
kolluk kuvvetleri ve düzenleyici makamların talebi üzerine ses kayıtlarının aktarılmak üzere kopyalanmasını gerçekleştirir.
3.2.2. Yönetim çalışanı ,
arşiv kayıtları yönetimi ile görevlendirilmiş:
-
takvim yılının bitiminden sonra beş iş günü içinde ses kayıtlarıyla birlikte manyetik ortamların saklanmasını kabul eder;
-
arşiv kaydı için alınan ses kayıtlarını kayıt defterine kaydeder;
-
ses kayıtlarını arşiv yönetiminde saklar.
3.3. Vakalar ve ses kayıtları, süresi dolduktan sonra imhaya tabidir. bitiş tarihi tedarikçinin (yüklenici, icracı) belirlenmesi için prosedürün yılını takip eden yıldan başlayarak hesaplanan depolama.
3.4. Vakalar ve ses kayıtları süresi doldu depolar, Tambov şehri idare başkan yardımcısı tarafından onaylanan ve idarenin uzman bir komisyonu tarafından kararlaştırılan, daha fazla depolamaya tabi olmayan dosyaların (belgelerin) imhası için tahsisat yasası temelinde imha edilir. Tambov şehrinin simgesi.
Bertaraf için yükleme ve boşaltma kontrol altında gerçekleştirilir yönetim çalışanı,
arşiv kayıtlarının yönetiminden sorumludur.
4. Sorumluluk
4.1. Yönetici yönetim disiplin sorumluluğu belgelerin ve ses kayıtlarının saklanmasının sağlanamaması (yanlış sağlanması).
4.2. Kişisel sorumluluk Arşiv ofis işleri ile görevlendirilen departman çalışanı, iş tanımı kanunun gereklerine uygun olarak.
Müşterinin tüm satın alma belgeleri hem elektronik ortamda hem de kağıt formu. Aynı zamanda, uyarınca Mevcut mevzuat, kağıt biçiminde zorunlu korumaya tabi müşteri kuruluşunun kayıtlarının bir listesi vardır.
44-FZ'de tüm satın alma kayıtlarının korunmasına ilişkin katı bir düzenleme yoktur.İhale belgelerinin saklanması aşağıdaki operasyonel materyalleri içermelidir:
- değişiklik ve açıklamaları içeren ihale belgeleri, ihaleye katılım başvuruları, tüm protokoller ve açılış zarflarının ses kayıtları en az 3 yıl süreyle saklanır (53 üncü madde 44-FZ, Bölüm 15, Ekonomik Kalkınma Bakanlığı D28i- 24/04/2017 tarihli 1805);
- değişiklikleri ve açıklamaları içeren belgeler kapalı müzayede, katılım başvuruları, tüm protokoller de en az 3 yıl süreyle saklanır (44-FZ'nin 90. maddesinin 13. kısmı, Ekonomik Kalkınma Bakanlığı'nın 24.04.2017 tarihli D28i-1805 sayılı Mektubu).
Böylece, asgari süre belgelerin saklanması uygun olarak satın alma 44-FZ ile üç yıldır. Bu süreden sonra kuruluş kayıtları tutmaya devam edebilir veya imha edebilir.
koruma sırası belgeseller Ayrıca aşağıdaki yasal düzenlemelerde de belirtilmiştir:
- 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı Federal Kanun “Arşivleme Hakkında Rusya Federasyonu».
- Kültür Bakanlığı'nın 25.08.2010 tarih ve 558 sayılı emri.
Kültür Bakanlığı Emrinin 272-279. Paragrafları da satın alma belgelerinin saklanmasını etkiler. Bu kurala göre, büyük ve özel ürünler üzerindeki malzemeler hariç tüm satın alma kayıtları en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır. büyük siparişler en az 10 yıl saklanmalıdır.
Raf ömrü tablosu
Devlet emri belgelerinin korunma süresine ilişkin verileri tabloda sunuyoruz:
| Kayıt türü | Koruma süresi, yıllar |
|---|---|
| 44-FZ kapsamındaki sözleşmelerin raf ömrü (eyalet ve belediye sözleşmeleri) | 5 (infazdan sonra) |
| Tüm isimlendirme listesi satın alma belgeleri, hem müşteri organizasyonundan hem de diğer kurumlardan gelen yazışmalar dahil | 5 (İşlemlerin tamamlanmasından, sözleşmenin akdedilmesinden, siparişin geçersiz sayılmasından sonra) |
| Komisyonlara ilişkin düzenlemeler (tek, kabul, uzman vb.) | Sürekli |
| Tedarik planı, zamanlama depolama süresi | Sürekli |
| Tüm kayıt günlükleri | 5 |
| Sözleşme kayıtları | Sürekli |
| Sözleşme raporları | Sürekli |
| Devlet sözleşmesi yapılmadan bir kurum tarafından gerçekleştirilen satın alma kayıtları | 5 (işlemden sonra) |
Son tarihler nasıl belirlenir
Müşteri, devlet düzeni kayıtlarının listesini ve korunma süresini bağımsız olarak düzenleme hakkına sahiptir. Bunu yapmak için, sorumlu çalışanın, kurumun sözleşmeye dayalı faaliyetlerinde malzemelerin güvenliğini düzenleyen bir iç düzen hazırlaması gerekir.
Devlet sipariş kayıtlarının saklanmasının gerekli olduğu süre, 44-FZ'de belirlenen süreden daha az olamaz.
İçinde Iç düzen Sözleşme veren makam, sorumlu kişiyi ve saklama süresinin başlangıcını (prosedürlerin gerçekleştirildiği yılı takip eden 1 Ocak) belirlemelidir.
Sipariş ayrıca müşterinin tutacağı belgelerin listesini ve kompozisyonu onaylar. uzman komisyonu bu tür materyallerin muhasebe işlemlerinden sorumludur.
Emir, baş tarafından imzalanır. Hepsi belgede listelenmiştir Sorumlu kişiler kararnamenin içeriğine aşina olduklarını teyit eden imzalarını koymalıdırlar.
Müşteri kabul komitesine dahil olabilir mi? serbest çalışanlar Veya diğer departmanların çalışanları?
Kısaca
Evet belki. 44-FZ sayılı Kanun, oluşum için gereklilikler belirlememektedir. kabul komitesi, üye sayısı hariç - en az 5 kişi.
Detaylar
Müşteri, kabul komitesinin yapısını bağımsız olarak belirleme hakkına sahiptir. Ayrıca, sözleşme sonuçların kabulünün P-6 ve P-7 talimatlarına göre yapıldığını belirtiyorsa, komisyon oluşturulurken gereksinimleri dikkate alınmalıdır.
Talimatlardan bahsettiğimizi hatırlayın:
- 15.06.1965 tarih ve P-6 sayılı endüstriyel ve teknik ürünler ile tüketim mallarının miktar bazında kabulüne ilişkin prosedür;
- Endüstriyel amaçlı ürünlerin ve tüketim mallarının kalite açısından kabulü prosedürü hakkında 25.04.1966 tarih ve P-7 sayılı talimat.
Önemli
Gerçeğe uymayan ürünler için kabul belgesi imzalamaktan personel dışı çalışanlar da sorumludur.
Kuruluşların başkanları, işletmenin talebi üzerine, ürünlerin kalite ve eksiksizlik açısından kabulüne katılmak için ona temsilciler atar.
Kabule katılmak için, kabul edilecek ürünlerin kalite ve eksiksizliğini belirlemede işin niteliği, eğitimi ve deneyimi bakımından yetkin kişiler tahsis edilmelidir.
Kabule dahil olan kişiler standartlara aşina olmalıdır, özellikler, çizimler ve sözleşmenin referans şartları. Ürünleri kalite ve eksiksizlik açısından kabul ederken, kurallara uymanız ve yalnızca katılımlarıyla oluşturulan gerçekleri imzanızla onaylamanız gerekir. Kabule katılanların şahsen oluşturmadıkları veri kanununa girişler yapılamaz.
Resepsiyona katılım ücretsizdir. Diğer işletmelerin ve kamunun temsilcileri, ürünlerin kabulüne katılmak için müşteriden ücret alma hakkına sahip değildir.
İhale için kullanılan tüm belgeler, belirli kurallar. Bu kurallar, 5 Nisan 2013 tarihli "Devlet ve belediye ihtiyaçlarını karşılamak için mal, iş, hizmet alımı alanındaki sözleşme sistemi hakkında" 44 sayılı Federal Kanun ile düzenlenmiştir.
Satın alma belgelerinin saklanması
Müşteri, zarflar açılana veya elektronik ortamda başvurulara erişim açılana kadar sunduğu belgelerin güvenliğini, bütünlüğünü ve gizliliğini sağlamakla yükümlüdür.
İhaleye katılım başvuruları, ihalenin başladığı gün, ancak son başvuru tarihinden sonra ihale komisyonu tarafından açılan kapalı bir zarf içinde kabul edilir.
Bunun sorumluluğu, başvuruları saklayan kişilere aittir: zarflar HASARLI OLMAMALIDIR ve uygulamalara erişim elektronik form AÇIK OLMAMALIDIR.
Alınan başvurularla ilgili tüm veriler, değerlendirmenin koşulları, yeri, tarihi ve saati hakkında eksiksiz bilgi içeren bir protokol şeklinde düzenlenir. Ayrıca, başvuruların değerlendirilmesini müteakip bir gün içinde tüm ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanan sonuçlara ilişkin bir protokol düzenlenir.
Bir nüshası müşteri veya yetkili kuruluş tarafından saklanır, diğeri ise kazanan firma temsilcisine verilir.
Yarışmanın bitiminden sonra 44 Federal Yasa uyarınca belgelerin saklanma süresi
Sanat uyarınca. Kültür Bakanlığı'nın 273 emri "Standart yönetim listesinin onaylanması üzerine arşiv belgeleri Faaliyet sırasında üretilen Devlet kurumları» İhale belgeleri 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Belgeler büyük teslimatlar- kalıcı olarak, yani 10 yıldan az değil.
44 Sayılı Federal Kanun farklı bir saklama süresi belirler ihale dokümantasyonu. Buna göre ihale sürecinde düzenlenen tüm protokoller, diğer dokümantasyon ve ses kayıtları müşteri veya yetkili kuruluş 3 yıldan az değil.
Kurallara göre, Federal yasa, Bakanlığın kararnamesinden önce gelir.
OOO IWC"RusTender"
Materyal sitenin mülkiyetindedir. Makalenin kaynak gösterilmeden herhangi bir şekilde kullanılması - site, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1259. maddesi uyarınca yasaktır.
RUSYA FEDERASYONU EKONOMİK KALKINMA BAKANLIĞI
Rusya Ekonomik Kalkınma Bakanlığı Sözleşme Sisteminin Geliştirilmesi Dairesi, 5 Nisan 2013 tarihli N 44-FZ Federal Yasası hükümlerinin açıklığa kavuşturulmasına ilişkin temyiz başvurusunu değerlendirdi. , işler, devlet ve belediye ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik hizmetler" (bundan böyle - Kanun N 44 -FZ) ve raporlar.
Devletin raf ömrü, mal temini, iş performansı, hizmetlerin sağlanması için belediye sözleşmeleri ve ayrıca belgeler (ihale belgeleri, protokoller, ses kayıtları, talepler, bildirimler, bildirimler, uygulamalar, konsolide uygulamalar, başvuru şartları, grafikler - takvim planları, vekaletname, bilgi kartları, sözleşmelerin kopyaları (sözleşmeler), vb.) açık yarışmalar, yarışmalar teklif teklifleri(teklifler), mal temini için müzayedeler, iş performansı, 25 Ağustos 2010 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle kurulan organizasyonun ihtiyaçlarına yönelik hizmetlerin sağlanması N 558 "Listesinin onayı üzerine" devlet organlarının, organlarının faaliyetleri sırasında oluşturulan standart yönetim arşiv belgeleri yerel hükümet ve kuruluşların, depolama sürelerini gösteren" ve söz konusu Listenin 272 ve 273. paragrafları uyarınca 5 yıl olup, büyük teslimatlar ve en fazla önemli iş, depolama hizmetleri sürekli olarak yapılmaktadır.
Aynı zamanda, 44-FZ sayılı Kanunun hükümleri, büyük teslimatların ve en önemli iş ve hizmetlerin tanımını içermemektedir.
Lütfen bunu not al Yasal etki yetkiliden açıklama var Devlet gücü, eğer bu vücut Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak donatılmış özel yeterlilik düzenleyici yasal düzenlemelerin hükümlerinin uygulanmasına ilişkin açıklamalar yapmak. Rusya Ekonomik Kalkınma Bakanlığı federal bir organdır. yürütme gücü, Bakanlık Düzenlemeleri de dahil olmak üzere Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatı ekonomik gelişme Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 5 Haziran 2008 N 437 sayılı Kararnamesi ile onaylanan Rusya Federasyonu'nun, Rusya Federasyonu mevzuatını netleştirme yetkisine sahip değil.
Büyük teslimatlar ve en önemli işler, hizmetler için devlet (belediye) sözleşmelerinin ve ihale çerçevesinde hazırlanan belgelerin saklanması hakkında