Bu makale 2005 yılında "Referent Sekreter" dergimizde yayınlanmıştır.

VAKALARIN İSİMLENDİRİLMESİ

Tüm kuruluşlar büyük miktarda yaratır ve alır resmi belgeler. Belgeler, kurumun hafızası olan bilgi biriktiricileri ve koruyucuları haline gelir.

Belgelerin sistemleştirilmesi, bu bilgilerin hızlı aranması ve kullanılması ancak belgelerin net bir şekilde sınıflandırılması ile mümkündür.

Yürütülen belgelerin davalara doğru dağılımını belirleyen özel bir sınıflandırma kılavuzu, davaların isimlendirilmesidir.

Davaların isimlendirilmesi, kuruluşun ofis çalışmasına girilen davaların adlarının sistematik bir listesidir ve saklama sürelerini gösterir. öngörülen form.

Kapsamlı iş tecrübesiyle bile, vakaların isimlendirilmesi olmadan belgelerle çalışmayı verimli ve net bir şekilde organize etmek imkansızdır.

Vakaların isimlendirilmesi çok amaçlı bir belgedir: bir belge düzenleyicisi, bir belge sınıflandırıcısı ve bir belge kılavuzu.

Vakaların isimlendirilmesinin amacı:

Yürütülen belgelerin davalara dağılımı;

Vakaların sistemleştirilmesi;

Sabit durum indeksleri;

Saklama süreleri belirleyin.

Ayrıca, davaların isimlendirilmesi:

Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanterlerinin derlenmesi için temel oluşturur;

Ana olarak kullanılır Muhasebe dökümanı geçici (10 yıla kadar dahil) depolama vakalarının organizasyon arşivine teslim edildiğinde;

Davaların imhası için eylemlerin hazırlanmasının temelidir;

Tamamlanmış belgeler için bir referans dosyası oluşturmak için bir şema olarak kullanılabilir.

Üç tür vaka isimlendirmesi vardır: vakaların tipik, örnek niteliğinde ve bireysel isimlendirmesi özel organizasyon. Davaların tipik isimlendirilmesi, aynı tür kuruluşların ofis işlerinde başlatılan davaların bileşimini belirler ve düzenleyici bir belgedir. Vakaların örnek bir isimlendirmesi, uygulandığı kuruluşların ofis işlerinde başlatılan vakaların yaklaşık bir bileşimini oluşturur, endekslerini gösterir ve doğası gereği tavsiye niteliğindedir. Vakaların tipik ve örnek niteliğindeki isimlendirmeleri, vakaların ayrı bir isimlendirmesini derlemek için kullanılır.

Belirli bir kuruluşun vakalarının bireysel isimlendirilmesi, bir kuruluşun ofisinde (veya onun kuruluşunda) kurulması gereken belirli vaka başlıklarının sistematik bir listesidir. yapısal birim) belirli bir takvim yılında, saklama sürelerini gösteren, Vaktinden.

Önümüzdeki yıl için bireysel vaka isimlendirmesinin geliştirilmesi, organizasyonda son çeyrekte başlar, böylece Aralık ayında tamamlanır ve bir sonraki yılın Ocak ayından itibaren isimlendirme yürürlüğe girebilir.

Organizasyonun her yapısal alt bölümü, kendi vaka isimlendirmesini oluşturur. Personel bölümünün işlerinin isimlendirilmesi, muhasebe bölümünün işlerinin isimlendirilmesi, pazarlama bölümünün isimlendirilmesi ve diğerleri, bu bölümlerin belgelerini yansıtan yapısal bölüm vakalarının isimlendirilmesidir.

Birleştirilmiş dava isimlendirmesi, tüm organizasyonun belgelerini yansıtır ve yapısal bölünme vakalarının isimlendirmesinden oluşur.

Yapısal birim vakalarının isimlendirilmesi

Bu bölümün çalışanları tarafından derlenen,

Doküman yönetim hizmeti (DOE) ve arşiv başkanı veya kuruluşun arşivinden sorumlu kişi ile koordineli olarak yürütülür,

Bu yapısal birimin başkanı tarafından imzalanmış,

DOE'ye gönderildi.

Tüm yapısal bölümler, vakaların isimlendirmelerini hazırlamalıdır. Bu vaka isimlendirmelerini okul öncesi eğitim kurumunun konsolide bir hizmetinde birleştirir.

Vakaların özet isimlendirilmesi

Okul öncesi eğitim kurumu başkanı veya yönetimin dokümantasyon desteğinden sorumlu kişi tarafından imzalanmış,

Arşiv başkanı veya arşivden sorumlu kişi tarafından onaylanan,

CEC (EC) ( uzman komisyonu) kuruluşlar,

İlgili arşiv kurumunun EIC (Uzman İnceleme Komisyonu) tarafından onaya gönderilir (belgeler devlet arşivlerinde muhafaza ediliyorsa),

Organizasyon başkanı tarafından onaylandı.

Belirli bir kuruluş için konsolide bir bireysel vaka isimlendirmesi geliştirmek için, faaliyetler sırasında ortaya çıkan sorunları belirlemek için kuruluşun belgelerini dikkatlice incelemek ve analiz etmek gerekir.

Vakaların isimlendirilmesini derlerken, kuruluş tüzüğü veya düzenlemesi, yapısal bölümleri ile ilgili hükümler, personel tablosu, kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi ile yönlendirilmelidir. geçen yıl, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının açıklamaları, kayıt formları, saklama şartlarını, standart ve örnek vaka isimlendirmelerini gösteren departman ve standart belge listeleri.

Mevcut ofis çalışmalarının yanı sıra geçmiş yılların belgelerini de incelemek gerekiyor. Vakaların isimlendirilmesi, bu kuruluşta oluşturulan ve diğer kuruluşlardan alınan tüm belgeleri içermelidir; basılı yayınlar ve teknik belgeler hariç tüm kayıt ve referans dergileri ve dosya dolapları, elektronik belgeler, veritabanları ile bilgisayar merkezi, kolej ve kamu kurumlarının belgeleri.

Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi, belgeleri hizmet veren geçici olarak faaliyet gösteren organ vakalarını içerir. yasal dayanak kuruluşun yetkisini teyit etmek veya faaliyetlerini sona erdirmek (örneğin, davalar) tasfiye komisyonu kuruluşlar, tasfiye edilen kuruluşun davalarının isimlendirmesine dahil edilir).

Vakaların isimlendirilmesinin yapısını belirlemenin temeli yapıdır ( personel) kuruluşlar. Vaka isimlendirmesinin bölümleri, yapısal bölümlerin adlarıdır (örneğin: ofis, muhasebe, personel departmanı, vb.).

Kuruluşta yapısal bölümler yoksa, vakaların isimlendirilmesinin bölümleri kuruluşun faaliyetlerinin yönleri olabilir.

Örneğin, bir eğitim kurumunun işlerinin isimlendirilmesi için aşağıdaki bölümler sağlanabilir: 01 - müdürlük, 02 - eğitim çalışması, 03 - eğitim çalışması, 04 - Staj, 05 - beden Eğitimi vb.

Vakaların isimlendirilmesinin bölümleri, yöneticilerin ve uzmanların pozisyonları da olabilir.

Örneğin: 01 - CEO, 02 - müdür yardımcısı, 03 - ticari müdür vb.

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun genel antetli kağıdında belirtilen biçimde derlenir.

Şirketin adı

ONAYLAMAK

VAKALARIN İSİMLENDİRİLMESİ

İş ismi

organizasyon başkanı

N ________ İmza İmza transkripti

(derleme yeri) Tarih

Yıl için

Vaka indeksi Vaka başlığı Kasa, hacim, parça sayısı Listeye göre saklama süresi ve ürün numaraları Not

Bölüm adı

Servis başkanının pozisyonunun adı okul öncesi organizasyon

İmza

Ad Soyad

Arşiv yöneticisi vizesi

(arşivden sorumlu kişi)

ANLAŞILDI ANLAŞILDI

CEC protokolü (EC)

Arşiv kurumunun EPC'sinin __________ N _______ Protokolünden

__________ N _______

Vakaların isimlendirilmesi bölümlerinin sırası, kuruluşun onaylanmış yapısına karşılık gelir. Bir bölüm belirtirken, bir dizin gereklidir.

İlk bölüm DOW hizmetini gösterir ( dokümantasyon desteği yönetim), çünkü bu birimde kuruluşun faaliyetlerini bir bütün olarak karakterize eden en önemli organizasyonel ve idari belgeler hazırlanır (tüzük, yönetmelikler, emirler, kararlar, protokoller, referans ve bilgi belgeleri vb.). Örneğin: 01 - okul öncesi hizmet, 02 - finans departmanı, 03 - Planlama Departmanı, 04 - personel servisi, vb.

Bölümler içerisinde dava başlıkları belgelerin önem derecesine ve aralarındaki ilişkiye göre düzenlenmiştir.

Birincisi, organizasyonel ve kurucu belgelere sahip davaların başlıklarıdır: tüzük, dernek muhtırası, bölümler (yapısal bölümler) ve kuruluşun yönetim organları hakkında yönetmelik, ilgili hükümler. belirli türler faaliyetler (yönetmelik meslek sırrı, pazarlama faaliyetlerine ilişkin düzenlemeler, vb.), personel ve diğerleri;

Sonra - planlama ve raporlama ile;

Sonra - idari belgelerle;

Ardından - temel iş konularının (mutabakatlar, sertifikalar, yazışmalar) uygulanmasına ilişkin belgeleri içeren dava başlıkları;

Ana faaliyetin uygulanmasına ilişkin teftişler vb. ile ilgili belgelere sahip davaların başlıkları aşağıdadır.

Seçilen her belge grubu içinde:

İlk olarak, üst kuruluşların belgelerini sistematize ederler;

Ardından, liderliklerinin, meslektaş organlarının vb. organizasyonel ve idari belgeleriyle ilgilenin;

Son olarak, referans ve bilgi belgeleri (yazışmalar, muhtıralar vb.).

İsimlendirmenin her bölümünün sonunda, önceden öngörülemeyen vakaların kurumu için 2-3 boş (yedek) sayı bırakılır.

İlk sütunda (vaka indeksi), terminolojiye dahil edilen her bir vakanın sonsuza kadar sabitlenen indeksi (sayısı) girilir. Vaka dizinleri Arap rakamlarıyla gösterilir.

Belirli bir vakanın indeksi (sayısı) şunlardan oluşur:

Yapısal birimin sembolü (endeksi),

Departman veya kuruluş içindeki vakanın seri numarası.

Örneğin: 04-07.

 07 - seri numarası isimlendirmedeki durumlar.

Vaka indeksi 04-07, belirtilen vakanın, 04 numaralı yapısal birimin vakalarının isimlendirilmesinde yedinci sırada yer aldığı anlamına gelir.

Aynı indeks kasanın kapağına ve sırtına yapıştırılmıştır.

İkinci sütun (vaka başlığı, ciltler, parçalar) davaların başlıklarını gösterir.

Davanın başlığına göre gerekli evrak aranır. Dava başlıkları, davaya dahil edilen belgelerin bileşimini ve içeriğini tam olarak açıklamalıdır, yani davada hangi tür belgelerin dosyalanabileceğini ve hangi konuda sunulabileceğini belirtmelidir.

Davanın başlığı, aşağıdaki sıraya göre düzenlenmiş unsurlar temelinde formüle edilmiştir:

Belge türünün adı (emirler, eylemler, protokoller vb.);

Muhabir (belgelerin alındığı kuruluşun adı);

soru veya özet dava belgeleri;

Dava belgelerinin içeriğinin ilgili olduğu yerin (bölgenin) adı;

Vaka belgelerinin atıfta bulunduğu tarihler (dönem);

Belgelerin kopyalarının gösterilmesi.

Bu, her zaman gerekli olmayan maksimum öğe kümesidir.

Başlık öğelerinin bileşimi, dosyaya yerleştirilen belgelerin niteliğine göre belirlenir. Örneğin, tarihler yalnızca planlı veya raporlama muhasebe belgelerini içeren dava başlıklarında belirtilir.

Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirlenebilir.

Başlıktaki belgenin adı tekil (“Diploma Kayıt Defteri”) olabileceği gibi çoğul da (“Ana Faaliyetler Direktörünün Emirleri”) olabilir.

Durumda birkaç tür belge varsa, bunlar başlıkta listelenir. Örneğin: "Personel ile çalışma konularında üst düzey kuruluşlardan düzenleyici belgeler ve talimat mektupları."

Dava birleştirilirse Farklı çeşit belgeler (2 - 3'ten fazla) bir konuda, ofis işlerinin sırası ile ilgili değilse, başlıkta "BELGELER" terimi kullanılır. Ayrıca, belgelerin tahsis edildiği konunun içeriği belirtilmiş, başlığın sonunda ana belge türleri parantez içinde listelenmiştir.

Örneğin: "Unvanların verilmesine ve verilmesine ilişkin belgeler (sertifikalar, sunumlar, muhtıralar, vb.)"

"BELGELER" terimi, diğer belgelere ek içeren dava başlıklarında kullanılabilir.

Örneğin: “Personel siparişleri için belgeler (beyannameler, muhtıralar, sertifikalar vb.)”.

"VAKA" terimi, belirli bir konudaki ofis çalışmalarının sırasına ilişkin belgeleri içeren yargı, soruşturma, tahkim ve kişisel dosyalar başlıklarında kullanılmaktadır.

Örneğin: “Petr Sidorovich Ivanov'un kişisel dosyası”.

YAZIŞMA kelimesi ile başlayan başlık, kiminle ve hangi konularda yapıldığını belirtir.

Yazışma tek bir muhatap ile yapılıyorsa özel adı verilir.

Örneğin: "İnşaat malzemelerinin temini hakkında" Konsolos "şirketi ile yazışmalar."

Dosyada benzer birkaç muhatap ile yazışmalar varsa, dava başlığındaki isimleri, muhatabın özel adı olarak genelleştirilmiş bir şekilde verilir.

Örneğin: "Süt konserve fabrikaları ile kapların temini ve kullanımı hakkında yazışmalar."

Heterojen muhabirlerle bir konuda yazışma yapılıyorsa, muhabirler dava başlığına alınmaz, sadece soru belirtilir.

Örneğin: "Çalışanlar için ileri eğitim organizasyonu hakkında yazışmalar."

PLANLAMA veya RAPORLAMA BELGELERİ içeren davaların başlığı dönemi (yıl, ay, çeyrek) belirtir.

Örneğin: "İşgücü ve ücret planlarının uygulanmasına ilişkin yıllık rapor."

YÖNETİM BELGELERİ ve PRO-TOCOL ile birlikte, belge türünü (çoğul olarak) belirttikten sonra yazar belirtilir. Örneğin: "Yeterlilik Komisyonu toplantı tutanakları" 2001".

Konu birkaç ciltte ise, ofis işiyle tamamlanan durumlarda yıl yerine belirtiniz. son tarihler, yani ilk belgenin tarihi ve son belgenin tarihi. Örneğin: “Personel siparişleri. Cilt 1. 13 Ocak - 30 Haziran 2002.

Dava başlıklarında, gerekirse, belgelerin kopyalarının sayısı belirtilir. Örneğin: “Personel yönetmeliği. kopyala".

Bir yıl içinde çözülmeyen konulara ilişkin dava başlıkları devredilebilir, aynı endeksle bir sonraki yılın organizasyonunun dava isimlendirmesine dahil edilir.

Elektronik belgelerin gruplandırılması için durum başlıkları geçerlidir Genel Gereksinimler. Sadece vaka isimlendirmesindeki “notlar” sütununda, taşıyıcı tipi ve saklama yeri belirtilmelidir.

Üçüncü sütun (dava sayısı, cilt, kısım) yıl sonunda doldurulur, çünkü bir başlık altında bir değil, birkaç dava, cilt (vakanın hacmi) açılacağı ortaya çıkabilir. 250 sayfayı geçmemelidir).

Dördüncü sütunda (kasanın saklama süresi, listeye göre makalelerin hacimleri, parçaları ve sayıları), standart veya departman listesine göre makale sayısına göre belgelerin saklama koşulları yazılır. belgeler. Birkaç liste kullanılıyorsa, "Notlar" sütununda adlarını belirtmeniz gerekir.

Ana liste "Tipik yönetim belgeleri kuruluşların faaliyetlerinde oluşan, saklama sürelerini gösterir” (M., 2000).

Ancak bu liste, ülkenin tüm sektörlerinde (departmanlarında) oluşturulan belgelerin tam bileşimini kapsamamaktadır. Bu nedenle, birçok sektörde, bu bölüme dahil olan organlar sisteminin tüm faaliyet alanlarını yansıtan vaka başlıklarını içeren bölüm listeleri oluşturulmuştur.

İsimlendirme başlıkları, raf ömrü standart veya departman belge listeleri tarafından sağlanmayan belgeleri içerdiğinde, bunların saklama süresi, arşiv ve kuruluşun MSK (EC) tarafından sunulması üzerine ilgili arşiv kurumunun EPC'si tarafından belirlenir.

Depolama süresine ek olarak, bu sütun, eşyanın seri numarasına bir referans içermelidir. Örneğin: “Sürekli olarak sanat. 6-a."

Beşinci sütun (notlar), not almanız gerekiyorsa yıl boyunca doldurulur:

İşlerin kuruluşu hakkında,

Transfer vakaları hakkında gelecek yıl,

Davaların başka bir yapısal birime veya başka bir kuruluşa devrinde,

İmha edilecek davaların seçiminde,

Yapısal bölümlerde vb. davaların oluşumundan sorumlu kişiler hakkında.

Dosyaya ilk belgeyi "Notlar" sütunundaki davaların isimlendirilmesinde yerleştirirken, davanın açılması hakkında bir not yapılır ("dava açıldı"). Bu, yıl sonunda fiilen açılan dava sayısının tam olarak bilinmesini sağlayacaktır.

Organizasyonun mevsimlik bir faaliyet niteliğine sahip olması durumunda (tiyatrolar, Eğitim kurumları ve diğerleri), kayıt tutmanın özellikleri aşağıdaki gibidir. Bir dizi departman (ofis, personel departmanı, muhasebe departmanı) sırasında vakalar oluşturur. Takvim yılı yani 1 Ocak'tan itibaren. Diğer bölümlerde ise büro yılı, faaliyetlerin mevsimselliğine göre başlar ve biter. Örneğin, okulda, eğitim bölümünün işleri 1 Eylül'den itibaren oluşturulur. Bu, sütun 5'teki vakaların isimlendirilmesinde yansıtılmaktadır. Bu tür organizasyonlarda, gelecek yıl için davaların isimlendirilmesi bir önceki sezonun sonunda hazırlanır.

Aşağıda, belirli bir kuruluş için bireysel vaka isimlendirmesine bir örnek verilmiştir. Ancak bu sadece bir örnek, birkaç nedenden dolayı eksik. İlk olarak, davaların isimlendirilmesi oldukça hacimli bir belgedir. Verilen örnek bile birkaç sayfa alıyor ve aslında vaka isimlendirmesini gösterdiğimiz Evrika JSC'de üç değil sekiz yapısal bölüm var. İkincisi, tüm organizasyonlardaki vakaların isimlendirilmesi farklıdır. Tabii ki, büyük bir belge akışı ve çok sayıda çalışanı olan büyük bir şirkette, 10 kişilik bir organizasyondan çok daha fazla dava açılacaktır. Ek olarak, personel listesi veya uzmanların iş tanımları gibi belirli organizasyonel ve kurucu belgelerin tam olarak nerede saklanacağını düzenleyen hiçbir kural yoktur - DOE hizmetinde veya personel departmanında.

Vaka isimlendirmenizi derlerken, üzerinde çalışmanız için uygun olacak şekilde yapın!

JSC Evrika

ONAYLAMAK

CEO

VAKALARIN İSİMLENDİRİLMESİ

AA Belyaev

20.12.2003 № 01 25.12.2003

2004 için

Vaka Dizini Başlığı

(hacimler, parçalar) Miktar

Del (ciltler,

parçalar) Raf ömrü

Kasalar, hacimler, parçalar

ve makale numaraları

Liste Notları

01- Yönetim dokümantasyon hizmeti

(Hizmet AŞAĞI)

01-01 Anonim Şirket Tüzüğü, ana sözleşme 1 Daimi olarak,

Madde 13, 14 Model

Taslak

Dava açıldı

01-02 Yapısal Bölmelere İlişkin Yönetmelik 1 Sürekli,

16. madde dosyalandı

01-03 Esas Faaliyetlere İlişkin Yönetim Kurulu Kararları 1 Sürekli,

Madde 5- Açılan dava

01-04 Ana faaliyet yönetim toplantı tutanağı 2 Devam ediyor,

Madde 5- Açılan dava

01-05 Protokoller genel toplantılar hissedarlar 1 Sürekli,

Madde 5

01-06 Anonim Şirket çalışanlarının genel kurul toplantı tutanakları 1 Sürekli,

5-d maddesi davası açıldı

01-07 İdari ve ekonomik konularda emirler 1 5 yıl,

Sanat. 6-iş

01-08 Çalışanların yönetime muhtıraları geçiş modu 5 yıl,

01-09 Anonim şirket davalarının özet isimlendirilmesi 1 Sürekli,

Sanat. vaka 67

01-10 Rezerv numarası

01-11 Rezerv numarası

02 – Finans departmanı

02-01 Yıllık mali plan 1 Sürekli,

Sanat. 135-a dava açıldı

02-02 Üç Aylık finansal planlar 15 yıl,

Sanat. 135 - dosyalanmış

02-03 Aylık mali planlar 3 1 yıl,

Sanat. 135 gramlık kasa açıldı

02-04 Yapısal alt bölümlerin her türlü faaliyetinin finansmanına ilişkin belgeler (sertifikalar, bütçe emirleri, başvurular vb.) 5 5 yıl, EIC,

Sanat. 113 dava açıldı

02-05 İdari, ekonomik ve yönetim giderlerinin yıllık tahminleri, bunlara ilişkin hesaplamalar 1 Sürekli,

Sanat. 112-a dava açıldı

02-06 İdari, ekonomik ve yönetim giderlerinin üç aylık tahminleri, bunlara ilişkin hesaplamalar 1 5 yıl,

Sanat. 112-b davası açıldı

02-07 İdari aygıtın bakım maliyetindeki değişikliklere ilişkin yazışmalar 5 yıl,

02-08 JSC'nin temel faaliyetlere ilişkin yıllık raporu 1 Devam ediyor,

Sanat. 114-b davası açıldı

02-09 Temel faaliyetler hakkında üç aylık raporlar 1 5 yıl,

Sanat. 114 - dosyalanmış

02-10 Mali disipline uygunluk belgeleri (kanunlar, muhtıralar, gerekçeler vb.) 1 5 yıl,

Sanat. 118 dava açıldı

02-11 Cari ve uzlaştırma hesaplarının açılmasına, ödenmesine ilişkin belgeler (yönetmelikler, kartlar, yazışmalar) 1 5 yıl,

Sanat. 121 dava açıldı

02-12 Rezerv numarası

02-13 Rezerv numarası

03 - Personel servisi

03-01 İdari belgeler ve talimat mektupları Devlet kurumları ve üst kuruluşlarda personel ile çalışma konularında 2. İhtiyaç geçene kadar,

Sanat. 1 "b"

Dava açıldı

03-02 İş tanımlarıçalışanlar 1 Sürekli,

Sanat. 35 "a" geçiş

03-03 Personel siparişleri 1 75 yıllık EPC,

Sanat. 6 "b" davası açıldı

03-04 Kişisel kompozisyona göre sipariş kaydı (kabul, transfer, işten çıkarma, terfi) 1 75 yıl,

Madde 358- Açılan dava

03-05 Onaylı personel tablosu ve değişiklikleri 1 Sürekli,

Sanat. 32 "a" davası açıldı

03-06 Zaman çizelgesi 1 1 yıl,

Sanat. 281 dava açıldı

03-07 Tatil programları 1 1 yıl,

Sanat. 356 dosyalanmış

03-08 Tatil, geçici görevlendirme ve ceza verilmesine ilişkin emirler 1 5 yıl,

Sanat. 6-iş

03-09 Tatiller, iş gezileri ve cezalar için emir günlüğü 1 3 yıl,

Sanat. 358 dava açıldı

03-10 Personel emri gerekçesi 3 5 yıl,

Sanat. 343 dosyalanmış

03-11 Çalışanların kişisel dosyaları 10 75 EC'yi,

Sanat. 337 "6" hareketli kasa

03-12 Kişisel ilişkiler dergisi 1 75 yıl,

Sanat. 358-d geçiş

03-13 Çalışanların kişisel kartları (form No. T-2) 1 75 yıllık EC,

Sanat. 339 geçen

03-14 Seyir defteri kişisel kartlar 1 75 yaşında,

Sanat. 358-d geçiş

03-15 Çalışanların çalışma defterleri Talep edilene kadar, sanat. 342

03-16 Muhasebe ve çalışma defterlerinin çıkarılmasının hareket defteri ve bunlara 1 50 yıl ekler,

Sanat. 358 "e" geçiş

03-17 İş sözleşmelerinin tescili dergisi 1 75 yıl,

Sanat. 358 "d" davası açıldı

03-18 İç çalışma yönetmeliği 1 1 yıl,

Sanat. 407 Yenisiyle değiştirildikten sonra

geçen

03-19 Doğumla ilgili istatistik raporu (1-T formu). Yıllık. 1 Sürekli kopyala,

St, 199 "6" Muhasebe bölümündeki aslı

Dava açıldı

03-20 Rezerv numarası

03-21 Rezerv numarası

DOW Hizmet Başkanı M.P. Sedov

Kafa Arşiv

I.I. Orlova

KABUL

AT protokolü

15, 21 Aralık 2003

Yukarıdaki örnekte, davanın seri numarası yapısal birim içinde belirtilmiştir, yani finans departmanının davalarının numaralandırılması 01 ile başlamaktadır. Konsolide bir dava isimlendirmesi derlerken, devam etmek mümkündür. vakaların numaralandırılması. Bu durumda, DOW hizmeti vakalarının isimlendirilmesi 01-11 vaka numarası ile sona erdiğinden, finans departmanının ilk vakası 02-13 numarasına sahip olacaktır. 02-12'den 02-24'e kadar olan vaka numaraları finans departmanı vakalarıdır ve personel servisi vakaları (03) 03-25 numarası ile başlar.

Takvim yılının sonunda, davaların isimlendirilmesinin sonunda, kalıcı ve geçici (ayrı ayrı) saklama süreleri için açılan davaların sayısı hakkında nihai bir kayıt düzenlenir.

Son giriş aşağıdaki biçimde yapılır:

Depolama süresine göre Toplam Dahil:

"EPK" işaretiyle geçmek

Sürekli

Geçici (10 yıldan fazla)

Geçici (10 yıla kadar dahil)

İş ismi

DOE hizmeti başkanı

İmza

Ad Soyad

Nihai bilgiler arşive aktarıldı.

İş ismi

Bilgileri aktaran kişi

İmza

Ad Soyad

04 Mart 2010 11:52 NPO "Bilgisayar" Direktörü

Tatyana Bykova, Doçent, Belge Yönetimi Bölümü, Rusya Devlet Beşeri Bilimler Üniversitesi, Tarih Bilimleri Adayı

Belge yönetimi desteğinin en önemli görevlerinden biri, zorunlu sistematizasyonlarını ima eden belgelerin saklanması ve kullanılmasıdır. Belgelerin güvenliğini sağlamak, çeşitli yönetim problemlerini çözmek için hızlı aramaları, ancak kuruluşun bir vaka terminolojisi varsa mümkündür.

Bir vaka isimlendirmesi hazırlamanız ve yetkin bir şekilde vakalar oluşturmanız gerektiğini anlamak yönetim belgeleri organizasyonun büyümesi ve "yaşı" ile gelme eğilimindedir. Belge sayısındaki büyüme sürecinin yönetilmesi gerektiğinin ve bunların kaydedilip saklanmalarının sağlanmasının önemli olduğunun açık hale gelmesi, genellikle bir şirketin başlangıcından itibaren birkaç yıl alır. Önemli sayıda belge biriktiğinde, sorular ortaya çıkar: bunların nasıl sıralanacağı ve vakalar arasında nasıl dağıtılacağı, neyin daha fazla saklanması gerektiği ve neyin yok edilebileceği. Bu sorunları vaka isimlendirmesi olmadan çözmek imkansız değilse de çok zordur. Peki “vakaların isimlendirilmesi” nedir?

Vakaların isimlendirilmesinin tanımı ve amacı

Paragraf 75, davaların isimlendirilmesini "kuruluşun ofis çalışmasına girilen davaların adlarının, saklanma sürelerini gösteren, öngörülen şekilde hazırlanmış sistematik bir listesi" olarak tanımlar. Aşağıdakiler bizim için önemlidir:

● terminoloji, tüm belgelerin sistemleştirilmesini birleştirir;

● her vaka için saklama sürelerini içerir;

● olmak geçerli belge, kurallara göre biçimlendirilmelidir.

Vakaların isimlendirilmesinin, sadece okul öncesi eğitim kurumunun hizmeti değil, istisnasız tüm kuruluş çalışanları için zorunlu olan yerel bir düzenleyici belge olduğu unutulmamalıdır. Genel amacı, davalar halinde oluşturulan belgelerin sıralanmasıdır.

Adlandırmanın belirli işlevleri aşağıdaki gibidir:

● tamamlanan belgeleri dosya klasörlerine dağıtırken ve gruplandırırken bir sınıflandırma şeması olarak kullanılır. İsimlendirmede belirlenen davaların başlıkları daha sonra davaların kapaklarına aktarılır;

● Her vaka, içerdiği belgeler için saklama süresine ilişkin bir göstergeye sahiptir. Belgelerin değerinin incelenmesinde ilk aşama raf ömrünün belirlenmesidir;

● kurumsal belgelere dayalı bir bilgi erişim sistemi oluştururken ihtiyaç duyulur. Belgeleri kaydederken, kayıt indeksi genellikle isimlendirmeye göre vaka indeksini içerir;

● terminolojinin sınıflandırma şeması, yürütülen belgeler için bir referans kartı indeksinin oluşturulmasında kullanılır ve dosya dolabının başlıkları isimlendirmenin başlıklarına karşılık gelir;

● 10 yıla kadar saklama süresi ile arşive davalar gönderilirken muhasebe belgesi olarak envanter yerine davaların isimlendirilmesi kullanılır. Ayrıca, raf ömrü 10 yıldan fazla olan ve kalıcı olan vakalar için envanter derlemenin temelidir.

İsimlendirmenin amacına uygun olması için, derlerken, şu anda geçerli olan belgeler tarafından belirlenen belirli kurallara uyulması gerekir:

● Yönetim ve

● Kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar.

Ayrıca, Belge İşi için Standart Talimatları şurada da kullanabilirsiniz: federal organlar yürütme gücü.

Vakaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi ve yürütülmesi prosedürü

Önümüzdeki yıl için davaların isimlendirilmesi son çeyrekte yapılmalıdır. Mevcut yıl ve başkanının onayından sonra 1 Ocak'tan itibaren yürürlüğe girecek.

örnek 1

2010 için davaların isimlendirilmesi 2009'un son çeyreğinde geliştirilmeli ve 1 Ocak 2010'da yürürlüğe girmelidir.

Her yıl, terminoloji gözden geçirilir ve düzeltilir ve en az 5 yılda bir yeniden derlenir ve üzerinde anlaşmaya varılır. Kuruluşun işlevlerini ve yapısını değiştirirken de yeni bir isimlendirme gerekecektir, çünkü bu, belgelerin bileşimini ciddi şekilde değiştirir.

Derlerken dikkate alınan davaların isimlendirilmesi için genel şartlar aşağıdaki gibidir:

● kuruluşun faaliyetleri sırasında alınan ve oluşturulan tüm belgelerin sistemleştirilmesi;

● birleştirici özellikleri (kronolojik, konu, nominal, vb.) veya bu özelliklerin olası bir kombinasyonunu dikkate alarak belgelerin tek bir dosyaya dahil edilmesi. Kalıcı ve geçici saklama sürelerine ait belge dosyalarında ayrı gruplandırma;

● dosyanın başlığının, içindeki belgelerin bileşimini ve içeriğini tam olarak yansıtan ve içeriğine ve saklama süresine uygun olmayan belgelerin dosyaya dahil edilmesi olasılığını dışlayan belirli ve net bir ifade;

● dokümantasyonun önem derecesine ve saklama süresine göre isimlendirme bölümlerindeki vakaların sistemleştirilmesi.

Vakaların belirli bir isimlendirmesini hazırlamak, tipik veya örnek teşkil eden isimlendirmelerin mevcudiyetini büyük ölçüde kolaylaştırır. Bu tür adlandırmaların her ikisi de, alt kuruluşlar ağına sahip kurumların okul öncesi eğitim kurumlarının hizmetleri tarafından geliştirilebilir. Ana şirketler bunları şubeleri, temsilcilikleri, iştirakleri için geliştirebilir. Bu durumda, tüm şirketin (şirketler grubunun) belgelerinin birleşik bir sistemleştirilmesi sağlanır.

Faaliyetlerinin doğası açısından aynı türdeki kuruluşlar için tipik ve örnek vaka adlandırmaları geliştirilmiştir. Aralarındaki fark, uygulamanın doğasında yatmaktadır:

● Standart isimlendirme, vakaların tipik bileşimini, bunların birleşik indekslenmesini ve tipik saklama sürelerini belirler. O normatif belge bu nedenle, belirli bir dava isimlendirmesini derlerken, dava başlıklarının sistematik hale getirilme sırası ve standart isimlendirme tarafından belirlenen saklama süreleri mutlaka kullanılır. Vakaların başlıkları, belirli bir kuruluşun belgelerinin bileşiminin özellikleri dikkate alınarak biraz rafine edilebilir, ancak genel olarak, neredeyse hiçbir değişiklik olmaksızın standart isimlendirmeden spesifik olana aktarılırlar. Böyle bir isimlendirmenin bir örneği, Sberbank of Russia tarafından şubeleri için geliştirilen tipik isimlendirmedir;

● Vakaların yaklaşık isimlendirilmesi normatif bir belge değildir. Vakaların yaklaşık bileşimini, endekslerini ve saklama sürelerini belirler. Belirli bir kuruluşun davalarının isimlendirilmesinde davaların yaklaşık isimlendirilmesini kullanırken, davaların sayısı değiştirilebilir, bir yerine birkaç başlık oluşturulabilir veya tersine, aynı saklama sürelerine sahip birkaç yaklaşık dava başlığı birleştirilebilir. bir.

İsimlendirme ilk kez derlenmiyorsa, önceki yıllara ait vaka isimlendirmesi de kullanılır.

İsimlendirmede hangi belgeler yer alacak?

Adlandırmayı derlemeden önce, tüm belgelerin bileşimini, içeriğini ve miktarını incelemek için analitik çalışma yapmak gerekir. Bu yardımcı olacaktır: kuruluş, yapısal bölümleri, personel, sınıflandırıcılar, referans dosyaları, geçmiş yıllara ait davaların isimlendirilmesi, kalıcı ve uzun süreli depolama durumlarının envanterleri, kayıt ve muhasebe formları (dergiler, dosya dolapları) ile ilgili tüzükler ve düzenlemeler ). Ancak sizin için asıl kaynak, okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde saklanan mevcut ofis çalışmaları ve geçmiş yılların belgeleri ve organizasyonun yapısal bölümleri olacaktır.

Yalnızca belgelerin dikkatli bir şekilde incelenmesi, bileşimini, içeriğini, orijinal / kopya sayısını vb. Belirlemenize izin verir. Kuruluşun işlerinin isimlendirmesini oluşturan okul öncesi eğitim kurumu hizmeti çalışanlarının, kendilerinde saklanan belgelerle ilgilenmesi daha kolaydır ve yapısal bölümlerin belgeleri ile daha zordur. Bu nedenle ilgili departman ve servislerin belgelerini iyi bilen çalışanlarının bu çalışmaya dahil edilmesi önemlidir. Ayrıca, bölümler kendi vaka isimlendirmelerini yapmalıdır.

Ana belge akışlarının hareket yönü gibi bir belge akış parametresini incelemek de önemlidir. Bu, kalıcı muhabirlerin bileşimini bulmanızı (muhabir bazında davalar oluşturmak için) ve belirli yapısal bölümlerde yoğun olarak yoğunlaşan belgeleri bu bölümlerin isimlendirmesine dahil etmek için belirlemenizi sağlar.

İsimlendirme için temel gereklilik, kuruluşun faaliyetleri sırasında oluşturulan tüm belgelerin kapsamıdır. Bu, kayıt kartları, muhasebe defterleri, çeşitli dosya dolapları dahil olmak üzere kuruluşun kendisinde oluşturulan (dahili ve giden) ve diğer kuruluşlardan ve bireylerden alınan (gelen) belgeleri dikkate almalıdır.

İsimlendirme ayrıca geçici komisyonların belgelerini, belirli bir sorunu çözmek için oluşturulan grupları, kamu kuruluşlarının belgelerini de içermelidir.

Davaların isimlendirilmesi, sorunun çözümünü sürdürmek veya tamamlamak için diğer kuruluşlardan alınan büro işleri tarafından tamamlanmayan belgeleri de içerir; 1 yıldan uzun süren davalar (devam eden davalar olarak adlandırılır). Sorunu çözmek için tüm dönem boyunca her yılın terminolojisine dahil edilirler.

Yıl boyunca, isimlendirme, kuruluşun faaliyetlerinde yeni konuların ortaya çıkması sonucu yılın başlangıcından sonra oluşan vakalarla desteklenebilir. Bu gibi durumlar için, terminolojinin her bölümünün sonunda birkaç yedek numarası verilmiştir (Örnek 2'de 01-33 ve 01-34 indeksleri ile Durum 2'ye bakınız).

İsimlendirmeye sadece basılı basımlar (koleksiyonlar, referans kitapları vb.) dahil edilmemiştir.

İsimlendirmenin yapısı ve doldurma prosedürü

Genellikle, bir kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin yapısını (bölümlerini) belirlemenin temeli olarak, kadro tablosunda sabitlenmiş yapıyı alırlar. Birleştirilmiş terminolojinin ilk bölümü her zaman DOW hizmetinin adıdır: İşler Ofisi, Ofis veya diğerleri.Sonuncular gönüllülük esasına göre hareket eden kurum veya kuruluşların adlarıdır.

Küçük kuruluşlarda veya istikrarlı bir yapının yokluğunda, yönetim işlevleri veya faaliyet alanları isimlendirmenin bölümleri haline gelir, örneğin: Yönetim, Personel, Reklamcılık, vb.

Vakaların isimlendirilmesi, arşiv yetkilileri tarafından geliştirilen ve şu anda Kuruluş Arşivlerinin Çalışması için Temel Kurallarda yer alan birleşik bir forma göre derlenmektedir. Vakaların isimlendirilmesinin formu, beş sütunlu bir tablodur (bkz. Örnek 2, 3). Vaka isimlendirmesinin tablo bölümünün her satırına makale denir ve bir vakayı tanımlar. Bu tablonun sütunlarını doldurmanın özelliklerini düşünün.

1 sütunda indir vaka indeksi isimlendirmeye dahildir.

Vaka indeksleri - her vakaya atanan semboller büyük önem için pratik kullanım terminolojiler (bkz. Örnek 2 ve 3'teki terminolojilerin 1. sütunu). Büyük/küçük harf dizinlerini belirtmek için Arap rakamları kullanılır.

Genellikle vaka indeksi, organizasyonda kabul edilen yapısal birimin sayısal tanımından ve yapısal birim içindeki vakanın seri numarasından oluşur. Örneğin, vaka indeksi 02-04, vakanın "02" indeksine atanan yapısal birimde ve vakaların isimlendirilmesinde oluşturulduğu anlamına gelir. bu bölüm davanın başlığı "04" olarak numaralandırılmıştır. Farklı yapısal bölümlerde oluşan benzer durumlar için aynı indekslerin tutulması tavsiye edilir. Örneğin, "Ofis" bölümündeki "Ana faaliyetler için siparişler" davasının başlığı 01-05 indeksine sahipse, "Finans Departmanı" bölümünde bu davanın "bölümünde 03-05" indeksi olmalıdır. Planlama ve Ekonomi Dairesi" - 04-05 vb.

Yapısal birimlerin endekslenmesi sabit olmalı ve yıldan yıla tekrarlanmalıdır. Transfer durumları her seferinde aynı indeks altında isimlendirmeye girilir.

İsimlendirme, üretim veya işlevsel şemaya göre (yani, ana faaliyet alanlarına göre) yapılmışsa, davanın indeksi, faaliyet alanının indeksinden ve bu gruptaki seri numarasından oluşacaktır. durumlar, örneğin: 03-02, burada "03", faaliyet konusunun tanımıdır (örneğin, "Reklam", "Finans", "Personel", vb.), "02" - şirketin seri numarası bölümündeki durum.

Vakaların isimlendirilmesinden alınan indeksler daha sonra belgeleri kaydederken kullanılır. Örneğin, 2010'daki ana faaliyet için 1. sıra No. 01-03 / 1'e sahip olabilir, burada "01-03", terminoloji için vaka indeksidir. verilen sipariş dikilecek.

2 sütun vaka başlıkları(derleme ve sistemleştirme kuralları aşağıda ayrıntılı olarak tartışılmaktadır).

3. sütunda şunu belirtin: vaka sayısı(belirli bir vakanın hacimleri). Kasa kalınlığı 4 cm'yi geçmemelidir ki bu yaklaşık 250 yapraktır. Daha fazla sayfa varsa, kasa parçalara (hacimlere) bölünür. Kesin sayıları yalnızca iş (yani takvim) yılının sonunda bilinir ve bu sütun cari yılın sonunda doldurulur.

4. sütunda " Raf ömrü ve Listedeki makaleler» belirli bir davanın saklama süresini ve belirli bir listedeki makaleyi belirtin. Listenin başlığına ve baskısına atıfta bulunulması, davaların isimlendirilmesinin ilk sayfasında yapılır.

Vakaların saklama süreleri güvenliği sağlamak için belirlenir değerli belgeler. Kalıcı saklama süresi, 10 yıla kadar saklama süresi ve 10 yıldan fazla olan belgeler tek bir dosyaya yerleştirilemediğinden, saklama süreleri belgeleri dosyalarda gruplamak için önemli bir temeldir.

Belgelerin saklama koşulları - kalıcı veya geçici (1 yıl, 3 yıl, 5 yıl, 10 yıl, 15 yıl, vb.) - belgelerin önemine bağlı olarak belirlenir. Dosya, farklı değerde geçici depolama belgeleri içeriyorsa ve bu nedenle, farklı terimler depolama, tüm dosyanın saklama süresi en değerli belgelere göre belirlenir, yani. daha fazla. Örneğin, dosya 1 yıl, 3 yıl ve 5 yıllık saklama süresine sahip belgeler içeriyorsa, dosyanın tamamı 5 yıl süreyle saklanır.

Saklama süresi, davanın sona erdiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren hesaplanır. Örneğin, 2009 yılında tamamlanan bir davanın saklama süresi 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren hesaplanacaktır.

Bazı belgeler yok belirli tarihler saklayın, ancak bunları “ihtiyaç geçene kadar” (örneğin, bilgi için gönderilen üst kuruluşların belgeleri) veya “yenileriyle değiştirilene kadar” (yönetmelikler, talimatlar) saklayın. Daha sonra bu işaretler bu sütuna yazılır. Bu, "EC" olarak işaretlenebilir, bu, kayıt yılının sonunda davanın, sonuçlara göre yalnızca bazı belgelerin kalıcı olarak saklanabileceği bir değer incelemesinden geçeceği anlamına gelir.

Vakaların saklama koşullarının belirlenmesindeki ana yardımcılar, saklama koşullarını gösteren standart ve departman belge listeleridir.

Arşiv kurumları tarafından geliştirilen model listeler, çoğu kurum, kuruluş ve işletme için tipik olan belgeler için saklama sürelerini belirler. Genel işlevleri ve konuları yansıtırlar (yönetim sisteminin organizasyonu, kontrol, planlama, muhasebe, raporlama, finansman, lojistik vb.). Belgelerin saklanma koşullarını belirlerken, birkaç tür standart liste kullanılabilir, örneğin:

● Saklama süreleri (2000) ile birlikte kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan tipik yönetim belgelerinin listesi;

● Tipik listesi arşiv belgeleri kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde oluşan, raf ömrünü gösteren (2007), vb.

Standart yönetim belgelerinin listeleri düzenleyici belgelerdir; bu, içlerinde sabitlenen belgelerin saklama koşullarının ihlal edilemeyeceği anlamına gelir (bu nedenle kuruluş belgeleri daha az depolayamaz). bitiş tarihi, bu süreyi artırma hakkına sahip olmasına rağmen).

Ancak, tipik listeler çeşitli endüstrilerin tüm belgelerini kapsayamaz. Bu nedenle, bakanlıklar ve departmanlar bazında, belirli endüstrilerdeki kuruluşların ve işletmelerin belgelerinin en eksiksiz sistematik listesini içeren departman listeleri geliştirir. Belgelerin saklama şartlarını belirlerken, her şeyden önce, bir departman listesi ve yokluğunda standart listeler kullanırlar.

AT anonim şirketler ah, ayrıca, anonim şirketlerde belgelerin saklanmasına ilişkin Yönetmelikte yer alan belgelerin saklama şartlarına ilişkin gereklilikleri bilmek ve dikkate almak çok önemlidir.

Son sütunda " notlar»yeni vakalarda, vakaların arşive aktarılmasında, geçişte (yani tamamlanmamış) işaretler yapılır. bu yıl) davalar, davaların imha için tahsisi vb.

Vaka başlıklarının (isimlerinin) derlenmesi ve sistemleştirilmesi

Dava başlıklarının derlenmesi, isimlendirmeye dahil edilecek kuruluşun belge çemberi tanımlandıktan sonra başlatılır. Dava başlıkları, belgelerin aranması davanın başlığına göre yapıldığından, kompozisyonlarını kısaca, açık ve net bir şekilde genelleştirilmiş bir biçimde yansıtmalıdır.

Başlıklar aşağıdaki unsurlardan oluşur:

● açılan davanın türünün (dava, belgeler, yazışmalar) veya belge türünün adı (emirler, eylemler, protokoller, vb.);

● muhatabın (belgelerin gönderildiği kuruluş veya kişi) veya muhabirin (belgelerin alındığı kuruluş veya kişi) adı;

● vaka belgelerinin genelleştirilmiş bir özeti (belge setinde yansıtılan sorunlar);

● muhabir kuruluşların veya muhatap kuruluşların konumlarının belirtilmesi (bölgesel oluşumlar, yerellik);

• dava belgelerinin ilgili olduğu dönem (tarihler);

● davanın kopya sayısının (belgelerin kopyalarının mevcudiyeti) bir göstergesi.

Bireysel vaka başlıkları farklı unsurlar içerecektir. Her şey, davada hangi belgelerin birleştirildiğine bağlıdır. Ancak tüm başlıklarda, gerekli minimum öğe kümesi aşağıdakiler olacaktır:

● vaka tipinin veya belge tipinin adı;

● kopyaların mevcudiyetinin bir göstergesi, örneğin, “Eğitim çalışmaları için siparişler. kopyalar". Lütfen başlığın dava belgelerinin gerçekliğine ilişkin bir gösterge içermediğini unutmayın.

Büro işlerinde belgelerle çalışırken ve gerekli bilgileri hızlı bir şekilde bulmada en büyük rahatlığı sağlamak için, her bir özel durumda dava adlarının ayrıntılandırılması, daha fazla spesifikasyon derecesi belirlenmelidir. Bu nedenle başlıklarda "Çeşitli maddeler", "Genel yazışmalar" vb. ibareler kullanılmamalıdır. Belirli bir davaya hangi tür belgelerin ve hangi konuların dahil edildiğini belirlemeyi mümkün kılmazlar.

"Dava" kavramı, belirli bir konudaki evrak dizisi ile ilgili çeşitli türlerdeki belgeleri içeren davaların başlıklarında kullanılmaktadır, örneğin, "Kuzey-Batı İdari Bölgesi'ndeki gençlik yaratıcılık merkezlerinin düzenlenmesi davası "

"Belge" terimi, aynı konudaki ancak kararın sırasına ilişkin olmayan belgeleri veya başka herhangi bir belgenin eki olan belgeleri içeren dava başlıklarında kullanılır. Bu durumda, ana belge türleri başlığın sonunda parantez içinde listelenmiştir. Örneğin: “İdari binanın inşaatına ilişkin belgeler (onaylı maliyet tahminleri, çalışma planları, mali rapor, muhtıralar, kabul sertifikaları)”; "Bilimsel ve Teknik Kurul toplantı tutanaklarına ilişkin belgeler (taslak kararlar, referanslar, incelemeler, planlar)".

“Malzeme” ve “malzeme” terimlerinin başlıklarında bir kullanım vardır. belgeseller". Bu yanlıştır, çünkü bu terimler devlet terminolojik standardı tarafından sağlanmamaktadır.

Yazışma içeren dava başlıklarında kiminle ve hangi konuda yapıldığı belirtilir. Ancak muhabir belirlenirken şunlara dikkat edilmelidir:

● Yazışma tek bir muhabirle yapılıyorsa davanın başlığında belirtilir, örneğin “Diyabetik ilaç temini konusunda Mediopharm ile yazışma”.

● Dava, benzer muhataplarla yazışmaları gruplandırdıysa, davanın başlığındaki adları genel bir şekilde verilir, örneğin, "Süt konserve fabrikaları ile kapların temini ve kullanımı ile ilgili yazışmalar."

● Homojen muhabirler belirli bir bölgede (kray, bölge, ilçe) bulunuyorsa, bunun başlıkta belirtilmesi tavsiye edilir, örneğin, “Yazışmalar spor okulları Güneydoğu idari bölge spor kamplarında çocuklar için yaz tatillerinin organizasyonu hakkında.

● Heterojen muhabirlerle yazışmalar durumunda, davanın başlığına dahil edilmezler, ancak yalnızca yazışmaların yapıldığı konu belirtilir, örneğin, “Uluslararası bilimsel ve pratik konferansın organizasyonu hakkında yazışmalar” Elektronik Belge Yönetimi”.

İdari, planlama ve raporlama belgelerini içeren dava başlıklarının da kendine has özellikleri vardır.

Bir vakada gruplama yaparken idari belgeler, protokollerin yanı sıra başlık, belgenin türünü ve yazarını gösterir, örneğin: “İdari ve ekonomik konularda Genel Müdürün Emirleri”, “Yönetim kurulu toplantı tutanakları”.

Planlanmış veya planlanmış olan vaka başlıkları Muhasebe belgeleri, belgelerin türü ve niteliğinin bir göstergesini, sıklıklarını içermelidir, örneğin: "Yıllık muhasebe raporu", "Malların sevkiyatına ilişkin aylık raporlar." Bunun nedeni, yıllık ve üç aylık (veya aylık) raporların farklı saklama sürelerine sahip olmasıdır.

İstatistik formlarını içeren dosyanın başlığı formların adlarını, numaralarını veya sembol(kod): "Bireysel göstergelere ilişkin yıllık rapor finansal faaliyetler işletmeler (kuruluşlar) (10-f formu).

Vakaların başlıkları derlendikten sonra sistematizasyonu yapılır, yani. vakaların isimlendirilmesinde başlıkların sırası belirlenir.

Yapısal bir bölümü olmayan küçük bir organizasyonun vakalarının isimlendirilmesinde ve bir organizasyonun yapısal bir biriminin vakalarının isimlendirilmesinde, vakalar, belgelerin ilişkisi dikkate alınarak önem derecelerine göre sistemleştirilir. .

İlk olarak, bir bütün olarak kuruluşun faaliyetleri (tüzük, yönetmelikler, kurallar, vb.) veya yapısal bir birim vakalarının isimlendirilmesi yapılıyorsa, bir yapısal birim ile ilgili örgütsel belgeler de dahil olmak üzere dava başlıkları vardır ( yönetmelikler, iş tanımları). Daha sonra, daha yüksek makamların idari belgelerine sahip davaların başlıkları, ardından kuruluşun kendisinin idari belgelerine sahip davaların başlıkları (emirler, emirler, kolej organlarının kararları). Bu dava grubunu, planlama ve raporlama belgeleri (yıllık, üç aylık, aylık), yazışmalar ve diğer belgeler içeren davalar takip etmektedir.

Listelenen grupların her biri içinde, vakalar önem derecelerine göre düzenlenir, örneğin ilk önce yıllık planlar, ardından üç aylık planlar ve onlardan sonra - aylık olanlar. Benzer şekilde, vakaları raporlama belgeleriyle sistematize ederler.

Yazışmalar şu sıraya göre düzenlenir: önce karar vericiler ve üst makamlarla, daha sonra bağlı olmayan kuruluşlarla ve son olarak varsa alt kuruluşlarla şubeleri ve temsilcilikleri ile yazışmalar. saat çok sayıda homojen muhabirler, yerleştirilebilirler alfabetik sıra muhabirlerin adları veya coğrafi adlar, örneğin:

● "INCOM" şirketi ile yazışmalar,

● "Korona" şirketi ile yazışmalar,

● “Maksigor ile Yazışma”.

● "Belgorod bölgesindeki işletmelerle yazışmalar",

● "Vologda bölgesindeki işletmelerle yazışmalar",

● “İşletmelerle yazışmalar Krasnodar Bölgesi" vb.

Kuruluşun isimlendirmesindeki dava başlıklarının sırası, tüm yapısal bölümler için istikrarlı ve aynı olmalıdır, çünkü sadece bu durumda belirli bir dava için hızlı bir arama ve gerekli belgeler sağlanacaktır.

Örnek 2

Örnek 3

Kuruluşun ve yapısal birimin işlerinin isimlendirilmesini kim imzalar, kabul eder, onaylar?

Vakaların isimlendirilmesi, hizmet veya belgesel desteğinden sorumlu kişi tarafından derlenir.

Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi (aynı zamanda işlerin konsolide isimlendirilmesi olarak da adlandırılır), şirketin arşivi ile kararlaştırılan ve ilgili bölüm başkanları tarafından imzalanan yapısal bölüm vakalarının isimlendirilmesi temelinde derlenir. Kuruluşun genel antetli kağıdında, okul öncesi eğitim kurumu başkanı (veya ofis işlerinden sorumlu diğer resmi görevliler, örneğin bir sekreter) tarafından imzalanır ve kuruluş başkanı tarafından onaylanmalıdır.

Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi onay prosedüründen geçmelidir. Arşiv başkanı (veya arşivden sorumlu yetkili) tarafından onaylanır ve kuruluşun uzman komisyonu (EC) tarafından onaylanmalıdır. Bir kuruluş belgelerini saklamak üzere devlet / belediye arşivine sunarsa, davaların isimlendirilmesi ilgili arşiv kurumunun uzman inceleme komisyonu (EPC) tarafından onaylanmak üzere her 5 yılda bir gönderilir. Kuruluş, devlet veya belediye arşivlerini tamamlamazsa, isimlendirmesini bu kurumların EPC'si ile koordine etmesine gerek yoktur.

Kuruluşun işlerinin özet terminolojisinin onaylanmasından sonra, kayıt tutma servisi ilgili bölümlerinden (yapısal bölümlerin durumlarının isimlendirilmesi) bir alıntıyı yapısal birimlere gönderir. Yıl boyunca departmanlarda dosya oluşturmak, bunları kaydetmek ve belge aramak için kullanılırlar. Net bir yapıya sahip olmayan küçük kuruluşlarda, yönetim dokümantasyon hizmetinde veya baş sekreteri ile ayrı bir klasörde saklanan bir vaka isimlendirmesi derlenir.

Yıl sonunda, başlatılan ve dava isimlendirmesine dahil edilen davaların kategorileri ve sayıları hakkında nihai bir kayıt düzenlenir. Vaka sayısını gösterir Sürekli depolama, 10 yıldan fazla saklama süresi ve 10 yıla kadar saklama süresi ile birlikte bir sonraki yıla devredilen dava sayısı.

Son girişten sonra, isimlendirmeyi derleyen kişinin imzası düzenlenir ve derleme tarihi eklenir.

Nihai kaydın bilgileri, bilgileri ileten kişinin konumunu, kişisel imzası, imzanın şifresinin çözülmesi ve veri aktarım tarihini gösteren isimlendirmede bir işaretin yerleştirildiği arşive aktarılır.

Yıl sonunda, yapısal birim için kuruluşun işlerinin isimlendirmesinden bir alıntı için aynı nihai giriş yapılır, ancak nihai bilgilerin kuruluşun DOW hizmetine aktarılmasına ilişkin bir not bulunur.

Örnek 2, kuruluşun davalarının isimlendirmesini ve buna son girişi bir kayıt ve doldurma örneğini göstermektedir. Numunenin, derlendiğinde hemen doldurulan isimlendirme grafiği için normal bir yazı tipi kullandığına dikkat etmek gerekir. Hesap dönemi sonunda doldurulan sütunlar için italik yazı kullanılır.

Örnek 3, yapısal birimin durumlarının isimlendirilmesinin ve ona son girişin, mali yılın başlangıcından önce nasıl görüneceğini göstermektedir. Bu iki örneği karşılaştırdığınızda, vaka isimlendirmelerinin veri formlarının çok benzer olduğunu görebilirsiniz.

Belirlenen kurallara uygun olarak geliştirilen ve yürütülen davaların isimlendirilmesi, yalnızca davaların doğru bir şekilde oluşturulmasına izin vermekle kalmaz, aynı zamanda operasyonel depolama ve ofis işlerinde kullanım prosedürünü ve ayrıca kuruluşun arşivine transfer için dava hazırlama prosedürünü büyük ölçüde belirler. daha fazla, zaten arşivlenmiş depolama için.

3.4.2. Arşiv fonunun belgelerinin yüksek kalitede edinilmesi amacıyla, arşiv, vakaların isimlendirilmesinde belge yönetimi hizmetine gerekli metodolojik ve pratik yardımı kontrol eder ve sağlar. Derlenmesine ilişkin sorumluluk, kuruluş yönetiminin belgesel destek hizmetine aittir.

3.4.3. Vakaların isimlendirilmesi, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının envanterlerinin ve ofis işlerinde ana muhasebe belgesinin derlenmesi için temel oluşturur ve bir kuruluşun arşivinde geçici vakaları (10'a kadar) kaydetmek için kullanılır. yıl dahil) depolama.

İsimlendirmede sabitlenen vaka sistemleştirme şeması, yürütülen belgeler için bir dosya dolabı şemasının geliştirilmesinde kullanılabilir.

3.4.4. Üç tür vaka isimlendirmesi vardır: belirli bir organizasyonun vakalarının tipik, örnek niteliğinde ve bireysel isimlendirmesi.

Davaların tipik isimlendirilmesi, aynı tür kuruluşların ofis işlerinde başlatılan davaların bileşimini belirler ve düzenleyici bir belgedir.

Vakaların örnek bir isimlendirmesi, uygulandığı kuruluşların ofis işlerinde başlatılan vakaların yaklaşık bir bileşimini, endekslerini belirterek oluşturur ve doğası gereği tavsiye niteliğindedir.

3.4.5. Vakaların tipik ve örnek niteliğindeki isimlendirmeleri, vakaların ayrı bir isimlendirmesini derlemek için kullanılır.

Kuruluşun vakalarının isimlendirilmesinde, tipik veya örnek vaka isimlendirmesinden, onlar tarafından sağlanan vakaların başlıkları, özellikleri dikkate alınarak belirtilen, kuruluşun ofis çalışmasına girilmesi gereken aktarılır.

Standart veya örnek dava isimlendirmesi tarafından sağlanan davaların saklanması şartları, değişiklik yapılmadan bireysel dava isimlendirmesine aktarılır.

3.4.6. Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi (birleştirilmiş) (Ek 7), aşağıdakilere göre geliştirilen yapısal bölünme vakalarının isimlendirilmesi temelinde öngörülen biçimde derlenmiştir. benzer biçim(Ek 8), arşivle birlikte kararlaştırılır ve bu daire başkanları tarafından imzalanır.

Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi, kuruluşun genel antetli kağıdına yazılır.

Kuruluşun vakalarının isimlendirilmesi, arşiv başkanı veya arşivden sorumlu kişi tarafından onaylanır, servis başkanı veya belgesel yönetiminden sorumlu kişi tarafından imzalanır ve kuruluşun MSK (EC) onayından sonra , ilgili arşiv kurumunun EPC'si tarafından onaylanmak üzere gönderilir, ardından kuruluş başkanı tarafından onaylanır.

Kuruluşun vakalarının isimlendirilmesi onaylandıktan sonra, yapısal bölümler, çalışmalarında kullanmak üzere ilgili bölümlerinden alıntılar alır.

Önümüzdeki takvim yılı için organizasyonun işlerinin isimlendirmesi, cari yılın son çeyreğinde hazırlanır.

Her yılın sonunda arşiv kurumu ile kararlaştırılan davaların isimlendirilmesi belirlenir, kuruluş başkanı tarafından onaylanır ve bir sonraki takvim yılının 1 Ocak'ında yürürlüğe girer.

Vakaların isimlendirilmesi, en az 5 yılda bir arşiv kurumu ile koordine edilir. Kuruluşun işlevlerinde ve yapısında temel bir değişiklik olması durumunda, yeni bir vaka terminolojisi geliştirilmektedir.

3.4.7. Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin bileşimi ve içeriği üzerine yapılan bir çalışma temelinde derlenir.

Vakaların isimlendirilmesini derlerken, kuruluş tüzüğü veya yönetmeliği, yapısal bölümleri ile ilgili düzenlemeler, personel, kuruluşun davalarının son yıldaki isimlendirmesi, kalıcı ve geçici vakaların açıklamaları (10'dan fazla) tarafından yönlendirilmelidir. yıllar) saklama, kayıt formları, saklama şartlarını gösteren departman ve standart belge listeleri, davaların tipik ve örnek isimlendirmeleri.

3.4.8. Vakaların isimlendirilmesi, belgelenmiş tüm alanları ve kuruluşun faaliyetlerinin konularını yansıtan belgeleri gruplandırmak için vaka başlıklarını sağlar.

Kuruluşun dosyalarının isimlendirilmesi, belgeleri kuruluşun yetkisini doğrulamak veya faaliyetlerini sona erdirmek için yasal dayanak oluşturan geçici kuruluşların davalarını içerir (örneğin, kuruluşun tasfiye komisyonunun dosyaları tasfiye edilen kuruluşun dosyalarının isimlendirilmesi).

Vakaların isimlendirilmesinin yapısını belirlemenin temeli, kuruluşun yapısıdır (personel). Vaka isimlendirmesinin bölümleri, alt bölümleri ve diğer bölümleri, bölümlerin adlarıdır (örneğin: ofis, muhasebe, personel bölümü, vb.).

3.4.9. Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin sütunları, yapısal bölümleri aşağıdaki gibi doldurulur.

Vaka isimlendirmesinin 1. sütununda, isimlendirmede yer alan her vakanın indeksleri belirtilmiştir. Vaka indeksi, organizasyonda kurulan yapısal birimin dijital tanımından ve yapısal birim içindeki vaka isimlendirmesine göre vaka başlığının seri numarasından oluşur. Vaka dizinleri Arap rakamlarıyla gösterilir. Örneğin: 02-03, burada 02, yapısal birimin indeksidir, 03, dava isimlendirmesine göre dava başlığının seri numarasıdır.

Örnek: "Ana faaliyet için siparişler" (02-03, 03-03, 04-03, vb.).

Dava isimlendirmesinin 2. sütunu dava başlıklarını (ciltler, kısımlar) içerir.

Dava isimlendirmesinin bölümleri ve alt bölümleri içindeki dava başlıklarının sırası, davaları oluşturan belgelerin önem derecesine ve ilişkilerine göre belirlenir.

Başlangıçta, organizasyonel ve idari belgeleri içeren dava başlıkları yer almaktadır. Aynı zamanda, örgüt başkanının emirleri ile dava başlıklarından önce, daha üst kuruluşların karar ve emirlerini içeren dava başlıkları yer alır. Sonraki, planlama ve raporlama belgelerini içeren vakaların başlıklarıdır.

Coğrafi ve muhabir özelliklerine göre açılan davaların başlıkları, coğrafi isimler veya muhabirler ile alfabetik sıraya göre dosya isimlendirmesine girilir.

Davanın başlığı, davanın belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini açıkça ve genel bir biçimde yansıtmalıdır.

Özel olmayan ifadelerin ("farklı malzemeler", "genel yazışmalar", vb.), Giriş kelimelerinin ve karmaşık sözdizimsel dönüşlerin başlığında kullanılmasına izin verilmez.

Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirlenebilir.

Kabul edilen sırada yer alan dava başlığının unsurlarının bileşimi, davanın belgelerinin niteliğine göre belirlenir.

Bir konudaki belgeleri içeren ancak büro işlerinin sırası ile ilgili olmayan dava başlıklarında, dava türü olarak "belgeler" terimi ve başlığın sonunda parantez içinde ana belge türleri kullanılır. durumda olması gerektiği belirtilmiştir.

Bu makaleden, bir sonraki makalede, kuruluşun işlerinin konsolide bir isimlendirmesini geliştirme ve onaylama prosedürü hakkında bilgi edinebilirsiniz. Yetkili derleme Bu belge, kayıt tutmada önemli bir rol oynar.

Neden her kuruluş için bir vaka isimlendirmesine ihtiyacınız var?

Davaların isimlendirilmesi, kuruluştaki, saklama koşullarının belirlenmesiyle birlikte, öngörülen biçimde hazırlanan davaların bir listesidir. Bu çok faydalı belge ofis işlerinde, çünkü belgelerle çalışmayı rasyonel bir şekilde düzenlemenize izin verir:

• belgeleri belirli bir sisteme göre vakalar halinde gruplandırın - gerekirse arama ve güvenlik hızlarını sağlar,
• belgelerin kayıt sürecinde kullanılan - atanmış kayıt numarası vakaların gelişmiş sınıflandırma ve indekslerine göre,
• arşivleme için vaka seçme sürecinde ana belge olarak kullanılır, süresi doldu daha fazla yıkım için
• geçici depolama süreleri için muhasebe belgesi olarak kullanılır (ayrıca stok yapamazsınız),
• arşivlemede, personel de dahil olmak üzere kalıcı ve uzun süreli depolama durumlarının envanterlerinin derlenmesi için temel görevi görür, belgelerin imhası için hareket eder.

Gördüğünüz gibi, vakaların isimlendirilmesi çok işlevli bir belgedir ve pratik bir bakış açısından, her kuruluşun mevcut ofis çalışmasını düzene koyması gerekir. Devlet kurumları için ve belediye kurumları belgeleri devlet veya belediye arşivlerine, ayrıca anonim şirketlere, noterlere vb. aktaran kişiler için davaların isimlendirilmesi düzenleyici bir gerekliliktir.

Küçük bir şirkette çalışıyor olsanız bile, ofis işlerini rasyonel bir şekilde yürütmek ve böylece temel iş konularında çalışmanızı kolaylaştırmak için yine de kendinize bir vaka terminolojisi geliştirmenizi tavsiye ediyorum. Ve belgesel kitlesinin hacminin büyümesi bir gün sorun olmayacak.

Vakaların isimlendirilmesinin hazırlanması

Vakaların isimlendirilmesi olabilir

• kuruluşlar tarafından bağımsız olarak geliştirilen, olumlu - her şeyi "kendin için" organize etmek için maksimum fırsat, çünkü faaliyetin özelliklerini ve buna bağlı olarak ortaya çıkan belgeleri sizden daha iyi kimse bilemez, kabul edilen kuruluş onlarla çalışmak, olumsuz - yüksek emek yoğunluğu, yeterli deneyimin olmaması durumunda, vakaların isimlendirilmesine hatalar dahil edilebilir,
• derlemesini uzman bir şirkete emanet etti uygun bir hizmet sözleşmesinin imzalanmasıyla, olumlu - zamanınızı boşa harcamayın ve alınan belge kural olarak doğru bir şekilde hazırlanır, olumsuz - belgelerle çalışmak için en rasyonel sistem her zaman ortaya konmaz.

Kendi adıma tavsiye verebilirim - ilk seçenek tercih edilir. Sonunda bazı eksiklikler olsa bile, davaların isimlendirmesini kendi başınıza oluşturmaya çalışın. Geliştirme kurallarını anlamak zor değildir, asıl zorluk, dava başlıklarının adlarının derlenmesi, sistemleştirilmesi ve belge listesine göre saklama sürelerinin belirlenmesi konusundaki analitik çalışmalara düşmektedir.

İşim gereği, belgelerini iyi bildiğim çeşitli kuruluşları ziyaret etmem gerekiyor. Ve üçüncü taraf bir uzman (yüksek nitelikli olsa bile) tarafından derlenen vakaların isimlendirmesini incelediğinizde, düzenleyici gereklilikler açısından bunun kusursuz bir belge olduğunu anlıyorsunuz. Ancak pratik açıdan, orada çeşitli saçmalıklar olabilir - belge listesinden bir makalenin yanlış seçilmesi, dava başlıklarının garip ifadeleri nedeniyle depolama süresi aynı değildir, bazen bölmek daha iyidir onları birkaç durumda, bazen tam tersine, birleştirir.

Bu neden oluyor, soyut bir örnekle açıklayacağım. Dışarıdan bir kişi, örneğin kağıt hakkında konuştuğumuzu hemen anlayabilir. Ancak zımpara kağıdı ile kastedilen, tuvalet kağıdı değil, konunun daha derin bir incelemesini gerektirir, ancak sizin için bu temeldir. Bu nedenle, mevcut ofis işlerinde böyle bir dava isimlendirmesinin kullanılması ve arşivleme için belgelerin hazırlanmasındaki rahatsızlık.

Vakaların isimlendirilmesini derleme ve onaylama prosedürü

Çalışma sürüyor. Sorumluluk davaların isimlendirilmesinin derlenmesi büro hizmetine atanır(sekretarya, ofis, genel müdürlük, vb.).

Her şeyden önce, ortaya çıkan belgelerin bileşimini belirlemek gerekir. Kuruluşla ilgili tüzük veya yönetmeliği, yapısını, yapısal bölümlere ilişkin hükümleri, kuruluşun faaliyetlerini belirleyen diğer mevcut belgeleri (yönetmelikler, yönetmelikler, kurallar vb.), kuruluşun planlama ve raporlama belgelerini incelerler, faydalıdır. önceki yıl için davaların isimlendirilmesini görüntülemek için.

Kuruluşun işlerinin konsolide isimlendirmesinin, bölüm arşivi ile kararlaştırılan yapısal bölümlerin işlerinin isimlendirmeleri temelinde derlendiğine inanılmaktadır. Tecrübelerime dayanarak, departman çalışanlarının gerekli belgeleri (nitelik eksikliği, zaman) geliştiremedikleri sonucuna varabilirim. Bu nedenle, ana iş düşüyor sorumlu uzmanözet belgeyi derlemek için. Yapısal bölümlerin kayıt yönetimi hizmetine başlattıkları tüm davaların adlarının bir listesini göndermeleri herkes için daha iyi olacaktır.

Bu durumda, belgelenen tüm alanlar yansıtılmalıdır. Departman çalışanları genellikle “evet, masamda var”, “elinde olsun” derler. Ancak kurallar, tüm dosya başlıklarının dosya isimlendirmesine dahil edilmesini gerektirir. Daha sonra yürütülen belgeler, kurulan sisteme uygun olarak davalara dönüştürülmüştür.

Yukarıda belirtildiği gibi, en zor iş davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesinde - davaların başlıklarını doğru bir şekilde formüle etmek, bunları sistematik hale getirmek ve belgeler listesindeki ilgili maddeye bağlantı içeren davalar için saklama sürelerini belirlemek. Buna daha sonra bakacağız özel örnek sonraki makalede kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi.

Konsolide vaka isimlendirmesinin kaydı, ana bölümün sunulduğu kuruluşun genel antetli kağıdında gerçekleştirilir. tablo şeklinde düzenlenmiş başlıklar ile.

Ve sonra göre düzenleme gereksinimleri onaylanması gerekiyor bu belge. Ana vakaların isimlendirilmesinin onaylanma aşamaları:

• Kuruluşun arşivinden sorumlu kişi tarafından onaylanmış,
• ofis yönetimi başkanı tarafından imzalanmış,
• çizim ile tutarlı,
• ilgili arşiv kurumunun uzman ve doğrulama komisyonu tarafından değerlendirilmek üzere - en az 5 yılda bir ( bu aşama kuruluş devlet depolaması için belgeleri aktarmazsa, devlet arşivinin edinilmesi için bir kaynak değilse atlayın),
• kuruluş başkanı tarafından onaylanmıştır (belgenin kendisinde veya üzerinde onay damgası).

önlemek için dikkat tipik hata- ikisi değiştirilemez son aşama. Devlet arşivinin davaların isimlendirilmesinde değişiklik talep etme hakkına sahip olduğuna inanılıyor. Belge onaylanırsa, onu herhangi biriyle koordine etmek için çok geç.

Kurallara göre, saklanan kuruluş dosyalarının isimlendirmesinin dört / üç kopyası olmalıdır:

• büro hizmetinde - kalıcı depolama belgesi,
• içinde devlet arşivi(ilgili arşiv kurumunun bilirkişi ve doğrulama komisyonu ile anlaşma yoksa nüshası eksiktir),
• örgütün arşivinde
• çalışma örneği (kullanımı daha uygun elektronik formatta ve kuruluşun tüm çalışanları için ücretsiz olarak kullanılabilir hale getirin).

Vakaların isimlendirilmesi ile mevcut çalışmanın sırası

Onaydan sonra, yapısal bölümler vakaların isimlendirilmesinden alıntılar alır veya gerektiğinde bilgilendirilir. Kamu erişim içinde elektronik form işte pratik kullanım için bir belge var.

Önümüzdeki yıl için, her yılın dördüncü çeyreğinde, kuruluşun işlerinin birleştirilmiş bir terminolojisi geliştirilir.

Kuruluşun işlevlerinde ve yapısında önemli değişiklikler varsa, yeni bir vaka terminolojisi hazırlanır (devlet organları için tipik). Bu, arşiv kurumunun uzman ve doğrulama komisyonu ile koordinasyon da dahil olmak üzere, öngörülen şekilde yeniden onaylanması gerektiği anlamına gelir.

Global değişiklik olmaması durumunda her yılın sonunda dava isimlendirmesi belirlenir (gerekirse yeni açılan davalar eklenir veya gereksiz olanlar silinir, dava adları düzenlenir vb.) ve yürürlüğe girer. gelecek yılın 1 Ocak'ından itibaren.

Faaliyet yılının bitiminden sonra, kuruluşta açılan dava kategorileri ve sayıları hakkında öngörülen şekilde kesin kayıt düzenlenir.

Şimdi hepsi bu. Bu konunun devamını, kuruluşun işlerinin örnek bir isimlendirmesini sağlayan aşağıdaki makalede okumanızı tavsiye ederim. Aşağıdaki örnek, vakaların isimlendirilmesinin derlenmesi hakkında burada sunulan bilgileri gösterecektir. Sağ sütundaki sitede, söz konusu konuyla ilgili zaten birkaç yayının bulunduğu ayrı bir bölüm var.

Evgenia şerit

*** İnternette alışverişe alıştıysanız (giysi, telefon, hizmet satın alma, otel rezervasyonu vb.), örneğin bu HİZMET'i kullanarak paranızın bir kısmını iade edebilirsiniz. Benim için çalışıyor.

Bu makaleyi şuraya eklediğiniz için teşekkür ederiz:

Konuyla ilgili daha ilginç:

Girişe 649 yorum

İyi akşamlar! tavsiye ile yardım, son kaydı doldururken sorular vardı. Doğru şeyi mi yapıyorum. 2018 için ND'de, her durumda 3. sütunu dolduruyorum, yani dava sayısını (dava kapalıysa) yazıyorum veya kurşun kalemle yazıyorum. geçişli olduğunu (bir notta). Soru - ND'de önce bir departmanda ve daha sonra (çalışanın başka bir departmana taşınması nedeniyle) - başka bir departmanda listelenen birkaç vaka var. Bu ND'de, konunun artık başka bir departmanda olduğu nasıl not edilir? Makalede bunun bir geçiş durumu olduğunu okudum, eğer kendi indeksi altında “korunuyorsa”, o zaman şu anda bulunduğu indeksi belirtmek gerekiyor, ama bir sorum vardı ... Yapabilirim' Hangi yıla kadar devredilebilir demeyin, bununla ne yapmalıyım? Ve yanlış bir soru sormak mümkündür - başkanın imzasının imza damgasında (ND'nin ilk sayfasında) başın imzasına bir damga koymak gerekli midir? Şimdiden teşekkürler.

	Merhaba! Vaka isimlendirmesinin 3. sütununu doğru bir şekilde doldurdunuz. Yuvarlanan dava, 2 yıl veya daha uzun süredir devam eden bir davadır. Şu durumda olabilir kuruluş belgeleri, muhasebe günlüğü gibi çeşitli günlükler çalışma kitapları, Kişisel şeyler. Aynı dava bir takvim yılı içinde başka bir birime devredilirse, bu dava devredilemez. Böyle bir davanın kapağında bölümün yeni adı belirtilir, eskisi parantez içine alınır. Benzer şekilde, vaka indeksleri ile. Vaka isimlendirmesinde değişiklik yapılır (vaka önceki bölümden çıkarılır, yenisine eklenir). Birkaç yıldır bir geçiş davası sürüyor, ne zaman tamamlanacağını hemen bilmek mümkün değil. Evet, bu hiçbir yerde gerekli değildir. Bunu bir geçiş olarak düşünün ve uygun sütundaki son girişte dikkate alın.
	Merhaba! Rusya Federasyonu Sağlık Bakanlığı'nın raf ömrünü gösteren yeni bir belge listesi yayınlanana kadar, depolama süreleri açısından 1974 SSCB Sağlık Bakanlığı Listesi tarafından yönlendirilebilirsiniz. tıbbi kayıtlar. Ancak, 1980 tarihli SSCB Sağlık Bakanlığı emri ve tarafınızca belirtilen 12/07/2015 tarihli Rusya Sağlık Bakanlığı Mektubu, saklama süreleri listesi ile bazı tutarsızlıklara sahiptir, yani bir saklama süresi için saklama süresi. ayakta tedavi kaydı 25 yıl olarak belirlenmiştir (listeye göre 5 yıl yerine). Hem talimat hem de Sağlık Bakanlığı'ndan gelen yazı sonradan belge olduğu için poliklinik kayıtlarının 25 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.

Vaka isimlendirmesi nedir?

Federal Arşivler Koleji'nin 6 Şubat 2002 tarihli kararıyla onaylanan Kuruluş Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kuralların 3.4.1 maddesine göre (bundan böyle Kurallar olarak anılacaktır), davaların isimlendirilmesi sıralı bir listedir. bir işletmenin ofis çalışmasında kullanılan, arşivlerde saklanma süreleri hakkında bilgi içeren vaka adları. Bu belgeye dayanarak, daha fazla (geçici veya kalıcı) korumaya tabi olan vaka envanterleri derlenir.

Kuralların 3.4.4 maddesi uyarınca, 3 tür vaka isimlendirmesi vardır:

1. Tipik - homojen işletmelerde kullanılır, düzenleyici belge statüsüne sahiptir.
2. Yaklaşık - işletmenin işleyişi sırasında oluşturulabilecek yaklaşık bir durum listesi içerir, tavsiye niteliğindedir.
3. Bireysel - belirli bir kuruluş için örnek veya tipik bir vaka isimlendirmesi temelinde derlenmiştir.

Bu evrak işleriyle ilgili

Vakaların isimlendirmesini derleme prosedürünün özünü anlamak için "vaka" kavramını doğru bir şekilde tanımlamak gerekir. İş akışında bu, ortak bir kritere göre birleştirilmiş birkaç belgeyi içerebilen bir muhasebe birimidir.

Örneğin, "A" müşterisinin talebi üzerine üretim ürünlerinin maliyetinin hesaplanmasını içeren bir sözleşme siparişi, farklı müşterilerle imzalanan benzer sözleşmelerden oluşan "Sözleşmeler-siparişler" dosyasında yer alan bir belgedir. Aynı zamanda, bir proje ile ilgili heterojen belgeleri içeren bir durum da olabilir.

Bu yaklaşım, belgelerle çalışma sürecini büyük ölçüde basitleştirir. Her birini isimlendirmeye dahil etmek, onu aşırı şişirir ve her yeni formun kullanılması, düzeltme ve ayarlama ihtiyacını beraberinde getirir. Belgeleri dosyalar halinde birleştirmek, bu eksikliklerin isimlendirilmesini ortadan kaldırır.

Vakaların isimlendirilmesinin hazırlanması

Şirketin işlerinin isimlendirilmesi, bölümlerinin her biri için ayrı ayrı geliştirilen benzer kayıtlar temelinde derlenir. Belge, arşiv müdürü tarafından imzalanır, belge yönetiminden sorumlu servis başkanı ile kararlaştırılır ve bu isimlendirmeyi kullanan işletme müdürü tarafından onaylanır. Belge resmi olarak onaylandıktan sonra, daha sonra çalışmada kullanılmak üzere şirketin yapısal bölümlerine gönderilir.

İsimlendirme, her yıl yılın son çeyreğinin sonunda derlenir ve yeni yılın 1 Ocak'ında yürürlüğe girer. Belgenin arşiv kurumu ile en az 5 yılda bir koordine edilmesi gerekmektedir. Kuruluşun yönetim yapısı radikal değişikliklere uğrarsa, işlerinin isimlendirilmesinin de gözden geçirilmesi gerekecektir.

Kayıt prosedürü

Kuruluşun bölümlerinin her birinde depolanan belgelerin listesini dikkate alarak vakaların isimlendirilmesini derlemek için aşağıdaki adımları uygulamanız gerekir:

1. Kuruluşta kullanılan belgelerin listesini belirleyin ve saklama sürelerini belirleyin. Bunun için kullanabilirsiniz anket, doldurulan yetkili temsilcisişirketin her bölümü. Sayfa hazırlandıktan sonra, içerdiği bilgilerin işlenmesi ve temelinde mevcut belgelerin tam bir listesinin hazırlanması gerekir. Bu listeye göre, birleştirilecekleri davaların bir ön listesini oluşturmak mümkündür.
2. Kuruluşun yapısal bölümlerini numaralandırın. Tam liste departmanlar İnsan Kaynakları Departmanından temin edilebilir. Her bölüme kendi seri numarası atanır, numaralandırma sırası gerçekten önemli değildir - asıl şey tüm bölümleri dikkate almaktır.
3. Her bölüm için bir isimlendirme oluşturun. Alınan vakaların listesine dayanarak, işletmenin her bölümü kendi terminolojisini derler. Bunun nasıl yapılacağı daha sonra tartışılacaktır. Ayrıca, personel departmanındaki davaların isimlendirilmesinin oluşumu ile ilgili makaleyi okuyabilirsiniz.
4. Tüm organizasyon için genel bir iş terminolojisi hazırlayın. Tüm hazırlık çalışmaları tamamlandıktan sonra genel bir isimlendirme oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bu prosedür oldukça basittir: şirketin bölümlerinin her biri için derlenen tüm kalemler tek bir belgede birleştirilir.

Kompozisyon ve yapı

Kuralların 3.4.9 maddesinin hükümleri, içermesi gereken bilgilerin bir listesini oluşturur. bitmiş belge. Aşağıdaki biçimde bir başlık içerebilecek bir tabloda özetlenmelidirler:

Tablo şu şekilde doldurulur:

Sütun 1 - isimlendirmeye dahil edilen vakanın indeksi eklenmiştir. Şu şekilde oluşturulur: kasayı kullanan yapısal birimin numarası, artı (tire ile) bu birimin isimlendirmesinde kaydedildiği kasanın seri numarası. İndeks derlenirken Arap rakamları kullanılmıştır.

Sütun 2 - vakanın başlığı belirtilir. Açık, özlü olmalı ve davaya dahil edilen tüm belgelerin içeriğini genelleştirilmiş bir biçimde yansıtmalıdır. "Muhtelif" veya "Diğer Belgeler" gibi belirsiz ifadelerin kullanılması yasaktır. İlk olarak, isimlendirme, organizasyonel ve idari belgeler dahil olmak üzere dava başlıklarını, ardından mevcut planları ve raporlamayı içeren dava başlıklarını içerir.

Sütun 3 - vaka sayısı belirtilmiştir. Bölüm, yıl sonunda tamamlanır - belgelerle çalışma sürecinde oluşan tam vaka sayısı (parça veya hacim) belirlendikten sonra.

Sütun 4 - davanın saklama süresini ve kullanılan listeye göre (tipik veya belirli bir kuruluş için özel olarak geliştirilmiş) makale sayısını belirtin. Böyle bir listenin olmaması durumunda modelde belirtilen ürün numaraları veya örnek isimlendirme işler.

Sütun 5 - notlar eklendi. Bunlar, iş yapma durumuna ilişkin notları içerir: kuruluş, yıkım, bir takvim yılından diğerine devir (örneğin, yıl sonunda herhangi bir sorun çözülmemişse, ilgili belgeleri içeren dava bir sonraki yıla devredilir) ).

2018 yılı için kuruluşun işlerinin örnek bir isimlendirmesi aşağıda verilmiştir. Belirli bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılayan ve faaliyeti sırasında oluşan davaların bir listesini içeren bir belgenin hazırlanmasında kullanılabilir.

Kuruluşun işlerinin örnek isimlendirmesi 2018

Vaka İndeksi	Vaka başlığı	vaka sayısı	Vaka saklama süresi	Not
01. Planlama ve ekonomi departmanı
	JSC tüzüğü		Sürekli	2017'den itibaren devir
	personel		Sürekli	2017'den itibaren devir
02. Personel departmanı
	İş tanımları		75 yaşında
	Çalışanlar için siparişler		75 yaşında
03. Muhasebe
			3 yıl
	Ücret ve ikramiyelerle ilgili düzenlemeler		Sürekli

Toplam sistematize edilmiş 6 (altı) vaka.

Haklarınızı bilmiyor musunuz?