Ana kavramlar, terimler ve tanımlar (100'den fazla!), Dokümantasyon ve doküman yönetimi ile ilgili olarak, GOST R 7.0.8-2013'te belirtilmiştir. Bu GOST'u açarsanız, size örneğin ne olduğunu açıklayacaklardır:

• dokümantasyon desteği (DOE);
• arşivleme (AD);
• belge (resmi, elektronik, arşiv);
• belgenin aslı, kopyası ve kopyası (elektronik ve onaylı dahil);
• belgelerin saklama koşulları;
• daha fazla.

Aslında, bu GOST, bir kuruluşun belge yöneticisinin gerçek bir açıklayıcı sözlüğüdür.

Belge gereksinimleri

Belgelerin tam olarak nasıl görünmesi gerektiğini (nelerden oluştuğunu ve detayların nasıl düzenleneceğini, ana anlamsal blokların nereye yerleştirileceğini, hangi yazı tipinin kullanılacağını, birleşik formların neler olduğunu vb.) GOST R 6.30-2003'ün yerini almak üzere kabul edilen GOST R 7.0.97- 2016.

Arşiv işi

GOST R 7.0.8-2013'e göre AD, bir kuruluşun veya bir şirketin özel bir bölümünün tamamlama, depolama, muhasebeleştirme ve belgelere erişim sağlama faaliyetidir.

Herhangi bir arşivin faaliyetleri - devletten, belediyeden, şubeden örgütün arşivine kadar - düzenlenir.

Ancak bu terim, benzerlik ilkesine göre düzenlenmiş, bir klasörde dosyalanmış, arşivlenmiş ve bir depolama birimi oluşturan belirli bir dizi belgeye de uygulanabilir.

Arşiv ofis işleri

Arşiv geleneksel olarak çok sayıda belgeyi depolar ve bunlar "ağırlık" olmamalı, ancak kolayca erişilebilir olmalıdır. Bu nedenle koleksiyonlar arasında hızlı gezinmeyi sağlayacak şeffaf kataloglamaya ihtiyaç vardır.

Bunu yapmak için, ilk olarak, istenen belgenin aranmasını kolaylaştıracak bir şifre (kütüphaneye benzer) geliştirilmektedir.

İkinci olarak, gelen ve giden belgeleri, durumlarını ve miktarlarını kaydeden muhasebe defterleri oluşturulur.

Böylece, davaların kabulü, bir kabul envanteri, bir kabul eylemi ve depolama için transfer ile resmileştirilir. Bununla ilgili bir giriş, belgelerin alınması ve elden çıkarılması için muhasebe defterine girilir.

Arşive aktarmak için örnek envanter

Arşivden ihraç da muhasebe defterlerine kaydedilir ve şu şekilde verilir:

• düzenleme emri;
• iade yasası.

Belgelerin imhası, değerlerinin incelenmesinden sonra bir kanunla da onaylanır. Bertaraf için depolamaya tabi olmadığı kabul edilen belgelerin ihracatı bir kabul faturası ile düzenlenir.

Örnek yıkım eylemi

Arşivcinin şu andaki işi, belgeleri belirli ilke ve kurallara göre dosyalar halinde düzenlemesi, vakaların bir envanterini, açıklamalarını derlemesi ve böylece arşivin bilimsel bir referans aygıtı oluşturmasında da yatmaktadır. Fonlarla çalışmak için uygun bir araç, bir arşiv rehberi ve bir arşiv kataloğu olabilir (fark, kılavuzun mevcut koleksiyonun genel bir resmini vermesi ve kataloğun belgeleri bir sınıflandırıcı şeklinde göstermesidir).

Arşiv ve organizasyonun ofis işleri bölümü arasındaki etkileşim

Arşiv uzmanları, belge desteğinden sorumlu kuruluşun çalışanlarına metodolojik yardım sağlayabilir: örneğin, dosyaların oluşturulmasında, yürütülmesinde, belgelerin kuruluşun bölümlerinde saklanma koşullarının belirlenmesinde ve arşive aktarılmak üzere hazırlanmasında.

Mezunların istihdamının ana yönü devlet, belediye, departman, şirket ve özel arşivlerde teknik personel, uzman ve katip olarak çalışmaktır. Ayrıca referans, müdür yardımcısı, adli ve noter sekreteri olarak istihdam mümkündür. Bu uzmanlar istatistik kurumlarında, işletmelerdeki idari departmanlarda, belediye hizmetinde talep görmektedir. Elektronik belge yönetiminin benimsendiği, kodlanması ve kamu erişiminden kapatılması dahil olmak üzere büyük miktarda verinin işlenmesi ve depolanmasının gerekli olduğu kuruluşlar tarafından geniş bir faaliyet alanı temsil edilmektedir.

umutlar

Lisans mezunlarının bu alanda istihdamı, yetkililerin veya büyük işletmelerin olduğu her yerde zorluk yaratmaz. Başlangıçta, kural olarak, teknik çalışanların, arşivcilerin, ekstraların, katiplerin pozisyonlarını işgal ederler. Eğitim bilgi uzmanlığıysa, faaliyet alanı daha da geniştir. Bu tür mezunlar, sekreterlerin, bilgi güvenliği uzmanlarının, BT departmanlarının çalışanlarının pozisyonlarına güvenebilir. Maddi ücret düzeyi, faaliyet alanına ve işveren şirkete bağlıdır. Belediye ve devlet çalışanları için gelir 30 ila 40 bin ruble arasında olacak. Ticari kuruluşların çalışanları ve ayrıca yabancı dil bilgisinin, elektronik ofis çalışmalarının ve sınıflandırılmış verilerin işlenmesinin gerekli olduğu bilgi merkezleri için nakit gelir çok daha yüksektir.

Arşiv ofisi çalışmasının kuralları, şirketin mevcut faaliyetlerine dahil olmayan kağıt ve materyallerle çalışmak için temel gereksinimleri içerir. Bilgi işleme, özetleme ve saklama kapsamının mevcut düzenlemesine uygun olarak formüle edilirler. Etkinlik çerçevesinde kullanılan anahtar kavramlar, GOST tarafından arşiv ofisi çalışmaları üzerine oluşturulmuştur. Bunları derlerken, teknik araçların kullanımındaki modern başarılar ve ileri bilgi teknolojileri dikkate alındı. Arşiv ofis çalışmasının temellerini daha ayrıntılı olarak ele alalım.

Dağıtım kapsamı

Arşiv ofisi çalışmaları için devlet kurumlarıyla ilişkili olarak hareket ederler. Ayrıca, belirli iş türlerini yürüten ticari işletmeler için de zorunludur. Özellikle, düzenlemeler, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'ndan devlet malı olarak sınıflandırılan belgelerin tanımlanması, muhasebeleştirilmesi, korunması ve kullanılmasının sağlanması açısından etkilidir.

Film, fono, video, fotoğraf malzemeleri, kartografik, bilimsel ve teknik, telemetrik bilgilerle çalışan işletmelerin alt bölümleri, planlama ve raporlama açısından yerleşik hükümler tarafından yönlendirilir.

RF AF belgelerinin geçici olarak saklanması için kuruluşlarda arşiv oluşturma yükümlülüğü ve hakkı, Sanayi Mevzuatının Temelleri (1993 tarihli), Yönetmelikler (1994 ve 1998 tarihli) ile sağlanır. Düzenleyici çerçeve aynı zamanda bölgesel öneme sahip yasal işlemlerden de oluşur. Söz konusu kurallar, 5485-1 sayılı Federal Kanun ve 30 Kasım 1995 tarih ve 1203 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile düzenlenen belgeler için geçerli değildir.

Kazanma

İşletme bölümlerinin belgesel tabanının sistematik bir şekilde yenilenmesidir. Toplama, aşağıdakilerin tanımını içerir:

1. Kaynaklar.
2. Kabul edilecek malzemelerin bileşimi.

Bu faaliyet kapsamında belgelerin doğrudan arşive aktarımı da gerçekleştirilmektedir. Kaynaklar:

1. Kurumsal bölümler.
2. Bireyler.
3. alt yapılar.

Malzemelerin bileşimi

Arşiv ofisi çalışmasına ilişkin talimat, edinimin geçici (10 yıldan fazla) ve kalıcı depolama durumlarında gerçekleştirildiğini belirler. Personele ilişkin bilgiler de özetlenmiştir. Kural olarak, raf ömrü 10 yıldan az olan davalar arşive aktarılmaz. İşletmenin ilgili bölümlerinde bulunurlar. Depolama süresinin sonunda bu tür durumlar imhaya tabidir. Bireysel nitelikteki bilgiler, sahibinin talebi üzerine aktarılır. Daha sonra, kalıcı bakım için devlet arşivine gönderilirler. Öncel işletmelerin ve tasfiye edilen alt yapıların malzemeleri de transfere tabidir.

Arşiv kayıtları yönetimi ve isimlendirme

İşletmenin bilgi materyalleriyle çalışan yetkili çalışanlar, sistematik bir vaka listesi derler. Adlandırma denir. Oluşturulduğunda, malzemeler belirtilir. Arşiv ofisi çalışmasına ilişkin talimat, yetkili birime, isimlendirmenin derlenmesinde destek servisini izlemesi ve yardımcı olması talimatını verir. Sistematik liste, kalıcı ve geçici (10 yıla kadar) depolama için bilgi materyali envanterlerinin oluşturulması için bir temel görevi görür. İsimlendirme aynı zamanda ana muhasebe belgesidir. Süresi 10 yıldan az olanlar da dahil olmak üzere geçici depolama vakalarını kaydetmek için kullanılır. İsimlendirme tarafından oluşturulan sistemleştirme şeması, yürütülen eylemler için bir dosya dolabı geliştirirken kullanılabilir.

sınıflandırma

Arşiv kayıtlarının yönetimi üç tür isimlendirmeye göre gerçekleştirilir:

1. Tipik.
2. Yaklaşık.
3. Bireysel (belirli bir işletme için).

Birincisi, aynı tür kurumlarda oluşturulan malzemelerin bileşimini belirler. Standart isimlendirme, normatif bir belge olarak kabul edilir. Yaklaşık bir sistemleştirme, uygulandığı işletmeler için endeksleri gösteren bilgi materyallerinin yaklaşık bileşimini belirler. Tavsiye niteliğindedir. Bu tür sistematikleştirme, bireysel bir isimlendirmenin oluşturulmasında kullanılır ve değişiklik yapılmadan ona aktarılır.

Hazırlık özellikleri

İşletmenin arşiv ofisi çalışmalarına ilişkin belgeler, yapısal bölümlerin isimlendirmelerine uygun olarak öngörülen biçimde sistemleştirilir. İkincisi, liderler tarafından kabul edilmeli ve imzalanmalıdır.

İşletmenin isimlendirilmesi ortak bir biçimde düzenlenir. Arşiv başkanı veya sorumlu bir kişi tarafından onaylanır, destek servisi başkanı veya onun yetkilendirdiği bir çalışan tarafından imzalanır. İsimlendirme, uzman komisyon tarafından onaylanmalı ve ardından şirket müdürü tarafından onaylanmalıdır. Bu işlemler gerçekleştirildikten sonra, işletmenin yapısal bölüm başkanlarına ilgili bölümlerin özetleri sağlanır.

Önümüzdeki yıl için isimlendirme, cari dönemin son çeyreğinde oluşturulur. Uzlaşma en az 5 yılda bir yapılır. İşletmenin yapısı ve işlevleri değiştiğinde yeni bir terminoloji oluşur.

Vakaları derleme prosedürü

Formasyon, tamamlanmış eylemlerin isimlendirmeye göre gruplandırılmasıdır. Kurumun arşiv ofisi çalışması, bilgi materyallerinin klasörlerin adına göre sistematizasyonunu içerir. İkili ve taslak örneklerin gruplandırılmasına izin verilmez. İstisnalar özellikle değerli taşıyıcılardır. İade edilecek evrakların klasörlere konulması yasaktır.

Arşiv kayıt yönetimi, bilgi destek hizmeti tarafından malzemelerle merkezi çalışma ve hem yapısal bölümler hem de yukarıda belirtilen departman tarafından merkezi olmayan çalışma ile gerçekleştirilir. Gruplandırma, veri taşıyıcılarının güvenliğinden sorumlu kişilerin doğrudan gözetimi altında gerçekleştirilir. Gerekirse, Devlet Arşivleri çalışanları dahil edilebilir.

Anahtar Gereksinimler

Arşiv kayıtlarının yönetimi, yasal düzenlemelerin gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilir. İle klasörler oluştururken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

1. Geçici ve kalıcı depolama için malzemeler ayrı ayrı gruplandırılmıştır.
2. Klasör, her kağıdın bir kopyasını içerir.
3. Klasör bir takvim yılı için materyal içermelidir. Ancak bu kuralın istisnaları vardır. Bunlar şunları içerir:

• ilgili çalışanın tüm çalışma süresi boyunca oluşan kişisel dosyalar;
• seçmeli yapıların malzemeleri ve bunlara bağlı daimi komisyonlar, toplantıları sırasında sistematize edilen yardımcı gruplar;
• akademik yıl boyunca hazırlanan ve gruplandırılan eğitim kurumlarının kağıtları;
• sezon için etkinlikleri karakterize eden tiyatro malzemeleri;
• tıbbi geçmiş vb.

Klasör, kalınlığı 4 cm'den fazla olmayan 250'den fazla sayfa içermemelidir.

İdari işlemlerin gruplandırılması

Arşiv ofisi çalışması, farklı bilgi ortam türlerinin sistemleştirilmesini içerir. Yönetmelikleri de içerirler. Uygulamalar ile tip ve kronolojiye göre gruplandırılmıştır:

1. İdari işlemler tarafından onaylanan düzenlemeler, tüzükler, bunlara ek olarak hareket eder. Birlikte gruplanırlar. Hükümler, talimatlar, tüzükler bağımsız eylemler olarak onaylandıysa, bunlar ayrı davalar halinde sistematik hale getirilir.
2. Daha yüksek yapıların siparişleri ve bunların uygulanmasına ilişkin kararlar, işletmenin çalışma alanlarına göre gruplandırılmıştır.
3. Personel ile ilgili siparişler saklama sürelerine göre sistematize edilir. Çok miktarda bilgi materyali ile, şirketin çalışmasının farklı yönleriyle ilgili eylemlerin ayrı ayrı gruplandırılması tavsiye edilir.
4. Kilit bir faaliyet alanındaki siparişler, personel üzerindeki eylemlerden ayrı olarak sistemleştirilir. Örneğin, arşiv ofisi çalışması için bir sipariş bir klasörde ve sorumlu bölüm başkanının atanmasıyla - başka bir klasörde bulunur.
5. Onaylanmış limitler, raporlar, tahminler, başlık listeleri, planlar vb. projelerinden ayrı olarak gruplandırılmıştır.
6. Kişisel dosyalardaki belgelerin düzenlenmesi, alınma sırasına göre gerçekleştirilir.
7. Çalışanların maaşlarına göre kişisel hesapları ayrı klasörlerde sistematize edilir. Alfabetik sıraya göre düzenlenmiştir.
8. Şikayetler, öneriler, vatandaşların işletmenin faaliyetleri ile ilgili beyanları, dikkate alınması ve uygulanması için belgeler, bireylerin kişisel konulardaki itirazlarından ayrı olarak gruplandırılır.
9. Yazışmalar genellikle kronolojik sırayla bir takvim dönemi için sistemleştirilir. Cevaplar sorulardan sonra yer almaktadır. Bir önceki yılda başlamış olan ayrı bir konu ile ilgili yazışmaların devam etmesi halinde, evraklar cari döneme ait dosyaya konur. Bu durumda, bir önceki yılın dava endeksi belirtilir.

Depolama için kabul edilen bilgi taşıyıcılarının kaydı

Arşiv ofis çalışması, kağıt eylemlerle çalışan yapısal bölümler için bir dizi talimat sağlar. Taşıyıcıların kaydı kısmi veya tam olabilir. Depolama süresine bağlıdır. Tam kayıt, geçici (10 yıldan fazla), kalıcı içerik ve ayrıca personel ile ilgili işlemlerle ilgili olarak yapılır. Şu anlama gelir:

1. Bağlama / cilt klasörü.
2. Sayfa numaralandırma.
3. Doğrulama sayfasının oluşturulması.
4. Gerekirse dahili bir envanterin oluşturulması.
5. Ayrıntılara açıklık getirme İşletmenin adı, dosyanın kayıt numarası, son tarihler vb. ile ilgili olabilirler.

Süresi 10 yıldan az olanlar da dahil olmak üzere geçici depolama malzemeleri kısmen işlenir. Bu nedenle, klasördeki kağıtların düzenlenmesine, sayfaların numaralandırılmasına, sertifika yazılarının düzenlenmesine izin verilmez.

nüanslar

Arşiv ofisi çalışması, uzmanların yalnızca bilgi ortamlarının güvenliğini değil, aynı zamanda gerekirse onlarla çalışma yeteneğini de sağladığı bir faaliyet türüdür. Bunun için klasörleri oluşturan parçalar bir karton kapağa dört delik ile sarılır. Ayrıca tüm gazetelerdeki metinleri, kararları, tarihleri, vizeleri okuma olasılığı dikkate alınarak ciltlenmelerine izin verilir.

Gruplandırmaya hazırlanırken tüm metal bağlantı elemanları çıkarılır. Kalıcı depolamaya yönelik ve özellikle değerli veya biçimlendirilmemiş eylemlerden oluşan malzemeler, bağları olan üç kanatlı kapalı klasörlerde veya özel kutularda bulunur.

Davada kişisel nitelikteki talep edilmemiş belgeler varsa (çalışma kitapları, sertifikalar, askeri kartlar vb.), Ayrı bir zarfa konur ve geri kalan malzemelerle birlikte dosyalanır. Dosyaların sonunda boş bir tanık kağıdı bulunmalıdır. Klasörün başında dahili envanter için bir form dosyalanır. Kağıtların güvenliğini ve düzenini sağlamak için her sayfa Arap rakamları ile numaralandırılmıştır. Bu kural, sertifika sayfası ve envanter formu için geçerli değildir. Sayı sağ üst köşeye kurşun kalemle yazılır.

Doğrulama sayfası

Öngörülen şekilde derlenir. Kelimeler ve sayılarla belirtilir:

1. Numaralandırma ile yaprak sayısı.
2. Dahili envanterin sayfa sayısı.

Sertifikasyon sayfası ayrıca numaralandırmanın özelliklerini de belirtir. Özellikle harf dizinlerinin, eksik kodların, yapıştırılmış fotoğraf malzemelerinin bulunduğu sayfa numaralarının, geniş formatlı sayfaların vb. varlığı belirlenir. Ek olarak, sayfa, ana numaralandırmada işaretlenmemişlerse, klasörde basılı broşürlerin varlığını gösterir. Sertifika sayfası derleyici tarafından onaylanmıştır. Klasörün durumundaki ve bileşimindeki müteakip değişiklikler, ilgili eylemlere atıfta bulunularak not edilmelidir. Klasörün başlık sayfasındaki veya içindeki son belgenin boş sayfasındaki sertifika sayfasının çıkarılmasına izin verilmez.

Dahili envanter

Geçici (10 yıldan fazla) ve kalıcı içerikli bilgi materyallerini saklamak ve kaydetmek için oluşturulmuştur. Başlıklarında içeriği açıklanmayan belge türleri temelinde oluşturulan davalar için bir iç envanter de derlenir. Form, klasördeki eylemlerin seri numaraları, dizinler, başlıklar, tarihler ve sayfa numaralarına ilişkin verileri içermelidir.

Dahili envantere son bir giriş eklenir. İçinde bulunan belgelerin sayısını ve onu oluşturan sayfaların sayısını sayılarla ve kelimelerle gösterir. Derleyici dahili envanteri onaylar. Klasör formsuz ciltlenmiş veya ciltlenmişse, derlenen sayfa ön kapağın içine yapıştırılır.

Klasördeki malzemelerin bileşimindeki değişiklikler "Notlar" alanına yansıtılmalıdır. Özellikle, bu, geri çekme, kağıtların kopyalarla değiştirilmesi, bir klasöre ek belgelerin dahil edilmesi anlamına gelir. Aynı zamanda ilgili kanunların linkleri de eklenmiştir. Gerekirse, dahili envanter sayfası ve ayrıca klasörün sertifika yazısı için yeni bir genelleme girişi oluşturulabilir.

Mezun nerede ve kimler tarafından çalışabilir?

Belge yönetimi ve arşivleme lisansı, devlet, belediye, ticaret, kamu kurum ve kuruluşlarının tüm departmanlarında ve belgelerin yönetim hizmeti başkanı da dahil olmak üzere yüksek öğrenim gerektiren pozisyonlarda yönetim için belgesel destek hizmetlerinde çalışma fırsatına sahiptir. yönetici ve sekreter-organizasyon başkanının referansı.

Lisans öğrencileri, NSGU'daki Yüksek Lisans programında çalışmalarına devam etme fırsatına sahiptir.

Öğrenciler nerede pratik yapar?

• Khanty-Mansi Özerk Okrugu-Yugra Duması;
• idarenin bölümleri. Nizhnevartovsk, Megion, Langepas;
• TNK-BP'nin yapısal alt bölümleri;
• FMS, FTS, Acil Durumlar Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Adalet Bakanlığı departmanları;
• büyük ticari ve endüstriyel işletmeler;
• küçük ve orta ölçekli işletmeler.

Dokümantasyon fakülteleri tarafından kimler hazırlanır

Lisansüstü yeterlilik - belge uzmanı.

"Belge Bilimi ve Dokümantasyon Yönetimi" uzmanlığında eğitim aldı mHerhangi bir yönetim düzeyinde, herhangi bir endüstride ve herhangi bir mülkiyet biçiminde bir kurumda çalışabilir. "Federal düzeydeki devlet organlarında, Federasyonun konuları, belediye düzeyinde, eyalette, kamuda, kooperatif ve ticari kurumlarda, kuruluşlarda, firmalarda, yönetim için belgesel destek hizmetlerindeki işletmelerde profesyonel çalışmaya hazır olmalıdır."

Bunlar, "kayıt yönetimi hizmeti başkanı, ofis yöneticisi ve kuruluş başkanının sekreter referansı dahil olmak üzere yüksek öğrenim" gerektiren pozisyonlardır. Elbette, yönetim dokümantasyon destek hizmeti genellikle karmaşık bir yapıya ve geniş bir kadroya sahip olduğundan, kesinlikle tüm olası pozisyonlar standartta belirtilemez.

Okul öncesi eğitim kurumunun çalıştığı özel disiplinler

Bütünleştirici bir bilimsel disiplin olarak kayıt yönetimi, ofis işleri, defter tutma, kütüphane bilimi, bibliyografya, arşiv bilimi, bilgisayar bilimi vb. ile yakından ilişkilidir.

Kayıt tutma, tarih bilimi ile bağlantılıdır.

Belge yönetimi, başta anayasal, medeni, idari, iş ve iş hukuku gibi dallarla olmak üzere içtihatla bağlantılıdır.

Belge yönetimi ve yönetim teorisi arasındaki ilişki ve etkileşim, yönetim geleneksel olarak güçlüdür, çünkü hem yönetim işlevleri hem de organizasyonu belgelere doğrudan yansıtılır.

Çalışmanın amaçlarına ve amacına göre belge yönetimi, arşiv bilimi ile yakından ilişkilidir.

Belge bilimi ile bibliyografik, kütüphane, kitap ve arşiv bilimi arasında özellikle yakın bir ilişki vardır. Bu aynı zamanda bilgisayar bilimini, özellikle de bilgisayar teknolojisi kullanılarak ayrı ortamlarda oluşturulan belgesel bilgileri inceleyen bölümünü içerir.

Sonuç olarak, belgelerin en çok olduğu ortaya çıktı.sosyal bilişim, belgesel, bilgisayar teknolojisi ve programlama, bilgi güvenliği ve bilgi koruması gibi bilimsel disiplinlerle yakından ilgilidir.

Profesyonel faaliyetler şunları içerir:

• belge yönetimi hizmetinin (DOA) faaliyetlerini planlamak, organize etmek, iyileştirmek ve kuruluştaki ofis çalışmalarının durumunu izlemek
• birleşik belge biçimlerinin geliştirilmesi, belgeleme sistemleri, çeşitli amaçlar için belge zaman çizelgeleri ve yön düzeyi, belge bilgilerinin sınıflandırıcıları
• belgelerin ve bilgi göstergelerinin bileşimini düzene sokmak, bunların sayısını azaltmak ve kuruluşun belge akışlarını optimize etmek
• devlet depolaması için aktarılan belgelerin seçimi, mevcut depolamanın organizasyonu ve belgelerin değerinin incelenmesi
• Otomatik bilgi sistemleri ve kontrol sistemlerinin tasarımı, işletimi, iyileştirilmesi için görev belirleme
• okul öncesi eğitim alanındaki en iyi uygulamaların incelenmesi ve genelleştirilmesi, okul öncesi eğitim konularında düzenleyici ve metodolojik belgelerin geliştirilmesi
• ergonomik çalışma koşullarının sağlanması için tekliflerin hazırlanması, okul öncesi eğitim kurumu çalışanları için işyerlerinin rasyonelleştirilmesi
• okul öncesi eğitim kurumu personelinin düzenlenmesi ve ileri eğitimi ile ilgili çalışmalara katılım.

Bakanlıklar gibi büyük kuruluşlarda departmanlar özel bir birimde çalışır - işlerin yönetimi veya sekreterlik.
Vaka yönetiminde, bir belge uzmanı farklı çalışma alanlarında çalışabilir, örneğin:

• belgelerin alındığı bölüm (gelen yazışmalar, posta). Belge yönetimi alanındaki bir uzman, gelen belgelere seri numarasıyla damga vurur. Ayrıca belge hakkındaki bilgileri elektronik bir veri tabanına girer;
• belgelerin diğer kuruluşlara gönderildiği seferler;
• belge kontrol departmanı.

Bir zamanlar, Sovyet şairi Vasily Lebedev-Kumach, "Bir Bürokratın Şarkısı" nda, Rus toplumunun ana özelliğinin şu olduğunu doğru bir şekilde kaydetti: "Bir kağıt parçası olmadan bir böceksiniz, ama bir kağıt parçası ile bir böceksiniz. adam!" Bu çizgiler bugün alaka düzeyini kaybetmedi. Bu nedenle, tüm hayatımızın, bir şekilde, bir belgenin sadece bir kağıt parçası değil, profesyonel faaliyetin ana aracı olduğu belge uzmanı mesleğinin temsilcileriyle yakından bağlantılı olması şaşırtıcı değildir.

Bir zamanlar, Sovyet şairi Vasily Lebedev-Kumach, "Bir Bürokratın Şarkısı" nda, Rus toplumunun ana özelliğinin şu olduğunu doğru bir şekilde kaydetti: "Bir kağıt parçası olmadan bir böceksiniz, ama bir kağıt parçası ile bir böceksiniz. adam!" Bu çizgiler bugün alaka düzeyini kaybetmedi. Belgeler bize her yerde ve her zaman eşlik ediyor, ister kişisel yaşam ister çalışma anları olsun. Bu nedenle, tüm hayatımızın şu ya da bu şekilde temsilcilerle yakından bağlantılı olması şaşırtıcı değildir. belge uzmanlığı mesleği kimin için bir belge sadece bir kağıt parçası değil, profesyonel faaliyetin ana aracıdır.

Ekonominin ve elektronik belge yönetiminin hızlı gelişimi nedeniyle bugün bu mesleğin "ikinci bir doğum" yaşadığını unutmayın. Modern toplumda, bilgi, tüm tezahürlerinde, aranması, işlenmesi ve depolanması önemli finansal, emek, zaman ve malzeme maliyetleri gerektiren "ticarete tabi" bir meta olarak algılanır. Yetkin bir iş akışının tüm sırlarını bilen ve bilgi akışı ile işi optimize etme becerisine sahip belge uzmanları bu maliyetlerin en aza indirilmesine yardımcı olur. Sonuç olarak, bu alandaki uzmanlar, insan yaşamının neredeyse tüm alanlarında sürekli talep görmektedir ve belgeleme departmanları başvuru sahipleri arasında çok popülerdir.

Belgeleyen kimdir?

Ofis işleri ve belge yönetimi alanında, bir işletmenin veya kuruluşun evraklarında düzeni sağlayan yüksek nitelikli bir uzman. İlgili meslekler: arşivci, sekreter, büro işleri organizatörü.

Mesleğin adı Latince Documentum (kanıt) ve Eski Slav vedѣti (bilmek) kelimelerinden gelmektedir. Başka bir deyişle, başlangıçta, bu arada, işlevleri daha önce katipler tarafından gerçekleştirilen belge uzmanları, sistematikleştirilmiş belgelerden ziyade bir olayın yasal arka planı hakkında kanıtları kaydetti. Bize tanıdık olan dokümantasyon bilimi kavramı, 20. yüzyılın ilk yarısında, Paul Otlet'in "belge" kelimesinin anlamını, maddi bir taşıyıcıya kaydedilen herhangi bir bilginin belge olarak adlandırılmaya başladığı noktaya kadar genişletmesiyle elde edildi. . Aynı zamanda, görevleri bir katipten kökten farklı olan bir belge uzmanı mesleği ortaya çıktı.

Profesyonel belgeselcilerin sorumlulukları bugün sadece belgelerin hazırlanmasını değil, aynı zamanda:

• belgelerin formlarının ve zaman çizelgelerinin geliştirilmesi;
• iş akışının bileşiminin sistematikleştirilmesi;
• belgelerin saklanmasının incelenmesi ve organizasyonu;
• yönetimden astlara belgelerin "hareketini" sağlamak;
• belgesel temellerin oluşturulması;
• gelen belgelerin görülmesi ve bunlara bir kayıt indeksi ve bir elektronik saklama adresi verilmesi;
• belgeleri sıralamak ve eski bilgileri arşive aktarmak;
• bir kuruluşun veya işletmenin belge akışının optimizasyonu.

Bir belge yöneticisinin sahip olması gereken kişisel nitelikler nelerdir?

Mesleğin adından da anlaşılacağı gibi, bir belge yöneticisinin faaliyetleri tamamen ve tamamen belgelerin aranması, işlenmesi ve saklanması ile bağlantılıdır, bu nedenle uzmanın "kağıt" çalışması için bir tutkusu olmalıdır. Ek olarak, bir belge uzmanı, aşağıdaki gibi kişisel niteliklere sahip değilse, işini niteliksel olarak gerçekleştiremez:

Yukarıda listelenen kişisel niteliklere ek olarak, iyi bir belge yöneticisi, aşağıdakileri içeren bir dizi mesleki bilgi ve beceriye sahiptir: ofis PC uygulamalarıyla çalışma becerileri (Word, Excel, 1C, Outlook, vb.), temel bilgiler. ekonomi, iş planlaması, arşiv, yönetim, personel yönetimi, elektronik belge yönetiminin organizasyonu, kaynak çalışmaları, personel kayıtları yönetimi, edebi düzenleme, iş alanında mevzuat, idari, medeni ve anayasa hukuku.

Dokümantasyon Mesleğinin Faydaları

Ana belgesel mesleğinin avantajı onun "evrenselliği"dir. Belge yönetimi uzmanı diploması ve bir üniversitede edinilen kapsamlı bir "bilgi çantası", bir profesyonelin, işletmenin faaliyet alanı ne olursa olsun, hemen hemen her şirket veya kuruluşta iş bulmasını sağlar. Aynı zamanda, oldukça iyi bir ödeme seviyesine güvenebilir (ortalama olarak, ayda yaklaşık 30-40 bin ruble).

Bu meslek ve zengin resmi "değişkenlik" çekiyor. Bir üniversiteden mezun olduktan sonra, genç bir uzman kolayca katip, arşivci, yönetici, sekreter yardımcısı, ofis müdürü, kişisel asistan (başkan yardımcısı) vb.

Bir belge uzmanının mesleki faaliyetlerinin görünen monotonluğuna ve rutinine rağmen, bu uzmanın işi çok ilginç ve çeşitlidir. Ne de olsa, belgeleri ilk alan bu uzmandır, bu da şirkette tanıtılan yenilikler hakkında her zaman en güncel bilgilere sahip olduğu anlamına gelir (ve bildiğiniz gibi, bilgilerin sahibi kimdir, dünyanın sahibidir). ). Ayrıca, çoğu zaman belge uzmanı, işletmenin tüm ticari sırlarını bilen (elbette üst yönetimin yanı sıra) tek kişidir.

Girişimci bir ruhunuz varsa ve personel yönetimi için belgesel destek alanında yeterli deneyiminiz varsa, bir belge uzmanı kendi işini düzenleyebilir (örneğin bir denetim şirketi kurabilir) ve özel olarak hizmet verebilir.

Dokümantasyon Mesleğinin Dezavantajları

Bir belge uzmanı mesleğinin avantajlarının yanı sıra dezavantajları da olduğunu tahmin etmek zor değil. Ve ana dezavantaj büyük sorumluluktur. Bu, özellikle federal öneme sahip bir arşiv kurumunda veya belge yönetimi ve arşivleme için bir devlet bilimsel araştırma enstitüsünde çalışan uzmanlar için geçerlidir. Ne de olsa, hükümet için önemli hükümet kararlarının alındığı belgeler hazırlayan bu kuruluşlardır.

Dokümantasyon Mesleğinin Dezavantajlarıİstihdamda pratik iş deneyimi ihtiyacını da arayabilirsiniz. Bu nedenle, acemi bir belge uzmanı, profesyonel kariyerine hala öğrenme sürecindeyken başlamak zorunda kalacaktır (bu arada, öğrenciler zaten 2. yılda böyle bir fırsata sahiptir, çünkü bu zamana kadar pratik uygulamaları için zaten yeterli bilgi edinmişlerdir. ) veya mezun olduktan sonra belge müdür yardımcısı olarak iş bul.

Dokümantasyon Uzmanı Olarak Nerede İş Bulabilirsiniz?

Rusya Mesleki Eğitim Enstitüsü "IPO" - IPO'da Eğitim almak için bir dizi öğrenci yürütür - uygun ve hızlı bir uzaktan eğitimdir. 200'den fazla eğitim kursu. 200 şehirden 8000+ mezun. Evrak işleri ve harici eğitimler için kısa süreler, kurumdan faizsiz taksitler ve bireysel indirimler. Bize Ulaşın!

Bir belgesel mesleği edinin"İşletmenin belgesel desteği", "Belge bilimi" veya "İşletmenin bilgi desteği" gibi uzmanlık alanlarında uzmanların yetiştirildiği herhangi bir Rus üniversitesinde mümkündür. Bir belge bilimi öğrencisinin aynı anda birkaç uzmanlık alanında uzmanlaşma fırsatına sahip olduğunu unutmayın. Örneğin, bir belge uzmanının mesleğini alan genç bir uzman, aynı anda bir personel memurunun veya arşiv çalışanının uzmanlığına hakim olabilir.

Bir üniversite seçerken, sadece eğitim kurumunun bilimsel ve teknik temeline değil, aynı zamanda büyük Rus şirketlerinde staj olasılığına da daha fazla dikkat edilmelidir. Ayrıca işgücü piyasasında üniversite mezunlarına olan talep büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle, her şeyden önce, böyle bir giriş olasılığının dikkate alınması önerilir. önde gelen Rus üniversiteleri, nasıl:

• Nizhnevartovsk Devlet Beşeri Bilimler Üniversitesi;
• Irkutsk Devlet Üniversitesi;
• Moskova Finans ve Hukuk Üniversitesi;
• Don Devlet Teknik Üniversitesi;
• Voronej Ekonomi ve Sosyal Yönetim Enstitüsü.