1. İş Kanunu RF, makaleler, 230.1
2. , belirli belgeleri düzenleyici kanunlarda belirlenen süreler içinde tutmakla yükümlüdür.
3. (bundan böyle Liste olarak anılacaktır), tüm kuruluşların muhasebe, vergi ve personel dahil olmak üzere belgelerin saklanması açısından yükümlülüklerini belirler.
4. Federal Arşivler Koleji'nin 6 Şubat 2002 tarihli kararıyla onaylanan "Kuruluş arşivlerinin çalışması için temel kurallar" (metodolojik ve bilgilendirici niteliktedir).

Düzenlemelerin doğası gereği tavsiye niteliğinde olduğunu unutmayın.

Dikkat edilmelidir son değişiklikler içinde Federal yasa Mart 2016'da 125-FZ sayılı Kanunun 22.1 Maddesinde tanıtılan, davaların isimlendirilmesinin kuruluşta saklanması için yeni süreler belirleyen - özellikle, 75 yıl yerine 2003'ten sonra oluşturulan personel siparişleri için, yeni dönem- 50 yıl.

Bu değişikliklerle bağlantılı olarak ortaya çıkan çatışmaya dikkat edilmelidir. Sanata göre. Yukarıdaki Kanun'un 3'ü, kesinlikle personele ilişkin tüm bilgiler, bir çalışanın bir işverenle olan iş ilişkilerini yansıtan arşiv belgelerine atıfta bulunur. Ancak 558 sayılı Emir ile onaylanan Listede yeni değişiklikler yer almıyordu. Sonuç olarak, anlaşmazlıklar ortaya çıktı. Bazı uzmanlara göre, saklama süresi yalnızca 75 yıllık sabit saklama süresi olan davaların isimlendirilmesine ilişkin belgeler için 75'ten 50'ye değişmektedir. Diğerlerine göre, yeni terimler tüm arşiv için geçerlidir.

Depolama kuralları

Bakımından sorumlu çalışan personel ofis işleri ve bilgilerin saklanması, kuruluş başkanının emriyle atanır, fonksiyonel sorumluluklar iş tanımında sabittir.

Personel bilgileri, onaylanan durumlara uygun olarak oluşturulur.

Davaların oluşumu altında, yürütülen belgelerin davaların isimlendirilmesine göre davalara (klasörlere) göre gruplandırılması anlaşılmalıdır.

Vaka oluşturma prosedürü aşağıdadır

1. Davanın kapağında aşağıdaki ayrıntılar belirtilmelidir:

• kuruluş adı (tam)
• yapısal birimin adı (tam)
• vaka numarası (isimlendirmeye göre)
• vaka başlığı
• terminolojiye göre belgelerin saklanma süresi

2. Aşağıdakiler davaya açılır:

• sadece tamamlanmış ve yürütülen belgeler
• birkaç durum dışında bir orijinal kopya
• bir takvim yılında yayınlanan

Kasa içinde evraklar numara ve tarih sırasına göre dosyalanır, 250 yaprak veya cilt (4 cm) aşılırsa belge ciltlere bölünür. Büyük kuruluşlarda yayınlandı çok sayıda emirler, kural olarak, farklı durumlarda dosyalanırlar (örneğin, bir çocuğa bakma izni verme emirleri, ücretsiz izin verme emirleri vb.).

Raf ömrü

Belgelerin saklama süreleri tabloda gösterilmiştir.

Depolama süresi	İsim
	işe alınmayan kişilerin verileri
	tatil programları
	doğrulamak için kimlik bilgileri emek faaliyeti ve çalışan deneyimi
	kayıtları iş disiplini
	kanunlar, yönetmelikler, güvenlik raporları
	çalışma koşullarının iyileştirilmesi ve işçi korumasına ilişkin alıntılar
	güvenlik ve uyulması ile ilgili belgeler
	seyahat dökümanları
50 yıl (sahibinin talebi üzerine)	kişisel bilgiler, orijinaller (sertifikalar, diplomalar, çalışma kitapları, sertifikalar vb.)
	özellikleri ve kişisel kartlarçalışanlar
	iş sözleşmeleri
Sürekli	Toplu sözleşmeler
	liderlerin kişisel dosyaları

12 bölümden oluşan listede kuruluşların daha detaylı faaliyetleri yer almaktadır. doğrudan personel servisişunları içerir: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Aşağıda gösteren bir tablo gösterge listesi personel belgeleri.

Kalıcı raf ömrü
Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yönetmelik
Belgelendirme ile ilgili düzenlemeler
Eğitim sistemi ile ilgili düzenlemeler
Ana iş için siparişler
Uzun süreli depolama
Kabul, nakil, işten çıkarma, ücretsiz izin emirleri
Dergiler, kabul, nakil, işten çıkarma emirlerinin kayıt defterleri
İş sözleşmeleri, bunlara ilişkin sözleşmeler
		yenisiyle değiştirmeden önce
meslek listeleri		ihtiyacın sonuna kadar

Belirli süreli belgeler, tasfiye edilinceye kadar ticari kuruluşlarda saklanır. Ama devlette ve belediye kuruluşları belgeler dahildir Vaktinden arşivlemek için.

Özel role önem verilmelidir. uzman komisyonu personel hizmetinde davaların saklanma şartlarını belirlerken. Şema 1'de, yukarıdaki gövde tarafından çözülen görevleri görebilirsiniz.

Kural olarak, böyle bir komisyonun çalışmasına ilişkin düzenleme, 19 Ocak 1995 tarihli Federal Arşivlerin 2 No'lu “Onay üzerine” emri temelinde geliştirilmiştir. örnek pozisyon bir kurum, kuruluş, işletmenin kalıcı bir uzman komisyonunda.

Vakaların isimlendirilmesinin 4. sütununda son tarihler belirlenirken bir işaret konur:

• protokole (EC) göre, yoksa - kuruluş başkanının sırası;
• “ihtiyaç bitene kadar” veya “yenisi ile değiştirilene kadar”, yani. saklama süresi kuruluş tarafından bağımsız olarak belirlenir (en az 1 yıl).

Vakaların isimlendirilmesine göre belgelerin saklanma süresi, bir sonraki 1 Ocak'ta başlar. Takvim yılı. Saklama süreleri dolan davalar imha için hazırlanıyor.

Listelerde veya yönetmeliklerde belirtilen saklama sürelerinin azaltılması kabul edilemez. İki düzenleme aynı tür bilgiler için farklı saklama süreleri belirlerse, daha uzun bir süreyi seçmek daha iyidir.

İdari sorumluluk

Sanatta. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7'si, belgelerin saklanmasıyla ilgili ihlaller için uyarı, para cezası, diskalifiye şeklinde çeşitli idari ve hukuki sorumluluk sağlar.

Arbitraj uygulaması

Vakalar idari suçlar arşiv mevzuatı alanında kabul edilir Sivil dava. Çoğunlukla, kontrol şu anda tanımlamayı amaçlamaktadır. mevcut ihlaller. Müfettişlere, 2007 Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın depolanmasının organizasyonuna ilişkin Kurallar rehberlik ediyor: buna rağmen normatif eylem biraz modası geçmiş, yenisi geliştirilmemiştir.

Şu anda kullanımda asgari para cezaları Sanat uyarınca. 13.20, ancak buna sevinmemelisiniz, çünkü bunlar esas olarak devlet ve belediye arşivleri için geçerlidir. Ama ilgili olarak ticari kuruluşlar ilgili Art. 13.25, para cezalarının daha yüksek olduğu ve 300.000 rubleye kadar boyutlara ulaştığı.

Personel belgelerinin raf ömrükanunla kurulmuş: bazı kağıtlar birkaç yıl sonra imha edilebilirken, diğerlerinin kalıcı olarak saklanması gerekecektir. Bu makaleden personel belgeleri için saklama süresinin belirlenmesinin nüanslarını öğreneceksiniz.

Personel belgelerini neden kaydeder ve saklama sürelerini ne belirler?

Personel kayıtlarının tutulması tüm işverenlerin sorumluluğundadır. Bu, Sanat tarafından belirlenir. 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı kanunun 17'si arşivleme içinde Rusya Federasyonu. Yasanın bu şartı önünde herkes eşittir: şirketler, bireysel girişimciler ve devlet kurumları.

Personel belgeleri, işveren tarafından hazırlanan toplam evrak hacminde önemli bir yer tutar. Birkaç yüz veya binlerce işçi çalıştırırsa, personel belgesi sayısı birkaç bin birime ulaşabilir. Ancak 2-3 kişi çalıştıran mikro işverenler bile bu belgeler olmadan yapamıyor. Ve tamamı yasal olarak belirlenmiş şartlar dahilinde depolamaya tabidir.

Personel belgelerinin saklanmasıyla ilgili temel özellik, imha edilemeyecekleri sürenin uzunluğudur. Örneğin, personelle ilgili bilgiler uzun süreli saklamaya tabidir (75 yıl veya şirketin tüm varlığı boyunca). Bu tür personel belgeleri, iş sözleşmelerini ve ek anlaşmalar onlara, çalışanların kişisel kartları ve işveren tarafından çalışanla olan iş ilişkileri ile ilgili olarak oluşturulan diğer belgeler.

Personel servisinde oluşan kasaların raf ömrü birçok faktörden etkilenmektedir. Örneğin, nedeniyle değişen dereceler tatil programlarının önemi ve personel bu belgelerin saklama süreleri 5 kat farklılık gösterir (sırasıyla 1 yıl ve 5 yıl).

03/13/2016 tarihinden 50 yıla, personelle ilgili bazı belgelerin saklama süresi azaltılmıştır. Bununla ilgili daha fazlası - materyalde .

İş sözleşmesi ve tehlikeli üretimde istihdam edilen çalışanların listesi

İlk bakışta, bu 2 belgedeki ortaklığı kavramak zordur. Bir iş sözleşmesi, bir çalışan ile işveren arasında, sözleşmenin taraflarının temel yükümlülüklerini ve haklarını tanımlayan, çalışma ve dinlenme şeklini belirleyen, ödeme koşullarını ve diğer koşulları belirleyen yazılı bir sözleşmedir. gerekli koşullar. Her işe alınan çalışan ile ayrı ayrı düzenlenir ve çalışanın ve müdürün imzalarını içerir.

Örnek bir iş sözleşmesine aşina olabilir ve formunu makaleden indirebilirsiniz. .

Üzerinde çalışan çalışanların listesi zararlı üretim, liste şeklinde düzenlenir ve çalışanların imzalarını içermez. Ancak listelenen her işçiyle birlikte iş sözleşmesi tutarlı olmalıdır, örneğin, önemli özellik tazminat olarak ücretler zor iş ve zararlı ve (veya) çalışmak tehlikeli koşullar emek (işyerinde çalışma koşullarının özelliklerinin bir açıklaması ile).

ÖNEMLİ! Şirketin bir çalışanı zor, tehlikeli veya zararlı koşullar(uygun bir hizmet süresi varsa), kendisine alt fıkra uyarınca bir emekli maaşı verilir. 1-10, 12 sayfa 1 sanat. 400-FZ Sayılı Kanun'un 30.

Ancak bu belgelerin önemli bir birleştirici özelliği vardır - saklama süreleri 75 yıldır.

ÖNEMLİ! Kuruluşta personel belgelerinin saklanma süresi, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan tipik arşiv belgeleri listesi temelinde belirlenir.

Örnek olarak personel belgelerinin raf ömrü

Belirli bir örnek kullanarak personel belgelerinin saklanması gereken dönemlerden bahsedeceğiz.

Premiere LLC'de muhasebeci olan Savina N.P., işe alındığında, doğrudan görevlere ek olarak bilgilendirildi. muhasebe ve raporlama, ayrıca personel kayıtlarını tutmak zorunda kalacaktır. Yönetime göre, personel belge akışışirkette önemsizdir ve şirketin personeli 18 kişi olduğundan işin bu kısmı için biraz zaman alacaktır.

Bunlarla anlaşmak ek sorumluluklar, Savina N.P. görevini üstlendi. Muhasebe işi çok olduğu için doğrudan muhasebe görevleri her şeyi ondan aldı. çalışma zamanı. İK belgeleri çok sık gerekli değildi - yeni çalışanlar ortaya çıkmadı, geri kalanı yerlerinde başarıyla çalıştı, şimdiye kadar hiç kimse iş gezilerine çıkmadı ve şirkette bir işyerinden diğerine dahili transferler uygulanmadı. Bu nedenle, neredeyse hiç kimse dolaba personel belgeleriyle bakmadı.

Bununla birlikte, muhasebeci Savina N.P. personel görevlerini unutmadı, bu nedenle bir sonraki raporu gönderdikten sonra o sırada mevcut olan personel belgelerini incelemeye başladı. “Personel” kabininin içeriğiyle tanışmanın sonuçları hayal kırıklığı yarattı - belgeler rastgele klasörler halinde düzenlendi, çalışanların kişisel dosyaları tamamen tamamlanmadı, belgelerin bir kısmı uzun süreli depolamadan bakıma muhtaç hale geldi veya sert içeriyordu. -okunacak metin. Bireysel vakalar, aşağıdaki belgeleri içeriyordu: farklı terimler depolama (1 yıl, 3 yıl, 5 yıl ve 75 yıl) olmak üzere bazıları bilgi taşıyıcı olma özelliklerini kaybetmişlerdir.

Yıkım işi personel belgeleri Savina N.P., mevcut tüm personel belgelerini sistematik hale getirerek başladı. Hasar görmüş veya okunamayan belgelerden kurtulmadan önce, kontrol etmeye karar verdi. düzenleyici son tarihler 558 sayılı Sipariş tarafından onaylanan Liste tarafından sağlanan depolama. Çalışmasının sonuçları bir sonraki bölümde tartışılacaktır.

Raf ömrü tablosu

Personel belgelerine sahip dolap birkaç bölmeden oluşuyordu. Muhasebeci Savina N.P., ilk bölmeden kağıtların analizine başladı. Çalışmasının sonuçları tabloda sunulmaktadır.

İsim	558 No'lu Sipariş ile Onaylanan Listeden Bilgiler			Döküman durumu
		Raf ömrü	Not
2005-2016 dönemi için zaman çizelgeleri			(1) Zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşulları altında - 75 yıl	Metin bilgilerinin kısmi kaybı
2007-2010 için Premiera LLC'nin ikramiye çalışanlarının listeleri				Okuması zor
Çalışanların kişisel dosyaları				Kullanılabilir kişisel dosyalar dolu personel yetersiz, 3 çalışan kayıp
2012-2017 için Premiera LLC tarafından işe alınmayan kişilerin özgeçmişleri ve anketleri
2016 yılı çalışanların seyahat sertifikaları
2006-2016'da emekli olan Premiera LLC çalışanlarının listeleri
2006-2016 tatil programları				Metin, güneş ışığına maruz kalmaktan kısmen soldu
2006-2016 için idari ve ekonomik konulardaki emirler
2006-2016 için OOO Premiera'nın temel faaliyetleri için siparişler		Şirketin faaliyet süresinin tamamı

Saklama süresi dolmadı ve belge bozuldu - ne yapmalıyım?

Bir önceki bölümde sunulan tablodan, Listeye göre raf ömrü 75 yıl olan zaman çizelgelerinin kısmen hasarlı olduğu görülebilir. Bu veriler işveren tarafından düzenlendiğinden ve OOO Premiera çalışanlarının çalıştığı süreye ilişkin bilgiler muhasebe bilgisayarında saklandığından, hasarlı kopyaları geri yükleme sorunu zor değildir.

Kullanılamaz hale gelen zaman çizelgelerini (benzerleriyle değiştirmeden) basitçe atmak imkansızdır - o zaman bu tür personel belgeleri için normatif olarak belirlenmiş saklama sürelerinde yetkisiz bir azalma olacaktır. Ve bu, şirketin yönetimi için ceza ile tehdit ediyor (125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Hakkında Kanun”un 27. Maddesi).

Ancak tatil programlarından kurtulabilirsiniz - sadece 1 yıl boyunca saklanmaları gerekir ve personel belgeleri sıralandığında zaten süresi dolmuştur (2016 programları hariç). 2006-2015 için soluk kopyaları geri yüklemek gerekli olmayacaktır.

2007-2010 için okunması zor ikramiye işçi listeleri tamamen yok edilebilir - 5 yıllık depolama süreleri de sona erdi.

Ancak, 2012-2017 yılları için Prestige LLC'deki işler için başvuranların iyi korunmuş özgeçmişleri ve anketleri ile 2006-2016'da emekli olan şirket çalışanlarının listeleri, raf ömrünün devam ettiği depolama için ertelenerek sıralanmalıdır.

Çalışanların eksik kişisel dosyaları kayıt (veya restorasyon), geri kalanı - Liste tarafından belirlenen 75 yıllık süre boyunca depolarının müteakip organizasyonu ile ek personele tabidir.

Belgeleri basitçe çöpe attığına dikkat edilmelidir. süresi doldu depolama mümkün değildir. Bu durumda, tescilli belgelerin incelenmesi için özel bir prosedür sağlanır. özel hareket. Ancak o zaman kağıtlar şirkete uygun bir şekilde imha edilir.

Belgelerin nasıl yok edileceği hakkında daha fazla bilgi için lütfen bu makaleye bakın. .

Sonuçlar

Personel belgelerinin raf ömrü farklı olabilir. Örneğin, tatil programları için 1 yıl veya idari ve ekonomik faaliyetler için siparişler için 5 yıl. Çoğu personel kaydı çok daha uzun süre tutulur, örneğin çalışanların kişisel dosyaları için 75 yıllık bir saklama süresi sağlanır.

Saklama süresi henüz dolmamış bir personel belgesinin kaybolması veya zarar görmesi durumunda, eski haline getirilmesi gerekir. Kanunen kasıtlı olarak azaltmak son tarihler depolama yasaktır. Süresi dolmuş kağıtlardan kurtulabilirsiniz, ancak yalnızca özel bir incelemeden ve bir eylemin yürütülmesinden sonra.

Hangi personel belgelerinin raf ömrünü değiştirdi.

Bu nedenle, 2003'ten önce oluşturulan personel belgelerinin geçici olarak saklanma süresi 75 yıldır ve 2003 - 50 yıldan beri yaratılmıştır.

Yeni şartlar 13 Mart 2016'da yürürlüğe giriyor.
FEDERAL HUKUK
2 Mart 2016 tarihli 43-FZ
“Rusya Federasyonu'nda Arşivleme” Federal Yasasında Değişiklikler Hakkında
Kabul edilmiş
Devlet Duması
17 Şubat 2016

22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Yasasına dahil edin (Rusya Federasyonu'nun Toplanan Mevzuatı, 2004, No. 43, Madde 4169; 2013, No. 7, Madde 611 ; 2014, No. 40, 5320) aşağıdaki değişiklikler:

1) 22 nci maddenin 4 üncü fıkrasının "b" bendinde yer alan "personel belgeleri" ibaresi hariç tutulur;

2) Madde 22.1'i aşağıdaki içerikle tamamlayın:

"Madde 22.1. Personele ilişkin belgelerin geçici olarak saklanması şartları

1. 2003'ten önce oluşturulan personel belgeleri (bu maddenin 3. paragrafında belirtilen belgeler hariç) saklanır:

1) devlet organlarında, yerel özyönetim organlarında ve devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle edinme kaynakları olarak hareket eden kuruluşlarda - oluşturulma tarihinden itibaren 75 yıl içinde, sona erdikten sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile Belirtilen periyot depolamak;

2) durumda ve belediye arşivleri Tasfiye edilen personelin personeline ilişkin belgeleri alan Devlet kurumları, yerel yönetimler, eyalet, belediye ve sivil toplum örgütleri, - alındığı tarihten itibaren ve belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile oluşturulma tarihinden itibaren 75 yıllık sürenin dolmasına kadar;

3) diğer kuruluşlarda - kuruluş tarihinden itibaren en az 75 yıl.

2. 2003'ten beri oluşturulan personel belgeleri (bu maddenin 3. paragrafında belirtilen belgeler hariç) saklanır:

1) devlet organlarında, yerel özyönetim organlarında ve devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle edinme kaynakları olarak hareket eden kuruluşlarda - belirtilen sürenin bitiminden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile oluşturulma tarihinden itibaren 50 yıl içinde depolama süresi;

2) Tasfiye edilen devlet organlarının, yerel yönetimlerin, devlet, belediye ve devlet dışı kuruluşların personeli hakkında belge alan devlet ve belediye arşivlerinde - alındığı tarihten itibaren ve kuruluş tarihinden itibaren 50 yılın sona ermesine kadar belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi;

3) diğer kuruluşlarda - kuruluş tarihinden itibaren en az 50 yıl.

3. Vatandaşların geçişi ile bağlantılı olarak oluşturulan personel belgeleri kamu hizmeti, hangi bir devlet değil sivil hizmet, saklanır:

1) vatandaşların devlet memuru olmayan kamu hizmetini yerine getirdikleri devlet organlarında - belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile kamu hizmetinin sona ermesinden sonraki 75 yıl içinde;

2) bu bölümün 1. paragrafında belirtilen tasfiye edilen devlet organlarının personeli hakkında belgeleri alan devlet arşivlerinde - alındığı tarihten itibaren ve kamu hizmetinin sona erdiği tarihten itibaren 75 yılın sona ermesine kadar muayene ile Belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonraki belgelerin değeri. .

Rusya Federasyonu Başkanı
V. Putin

Arşiv belgelerinin geçici olarak saklanmasına ilişkin şartlar nelerdir? Federal yasa 02.03.2016 tarihli 43-FZ sayılı? Arşiv belgelerinin geçici olarak saklanması ile belgelerin geçici olarak saklanması arasındaki fark nedir? Arşiv Fonu RF?

Personele ilişkin belgeler, bir çalışanın bir işverenle olan iş ilişkilerini yansıtan arşiv belgeleridir. 2 Mart 2016 tarih ve 43-FZ sayılı Federal Kanun ““Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Hakkında Federal Yasada Değişiklik Yapılmasına Dair” (bundan böyle 43-FZ sayılı Federal Yasa olarak anılacaktır), bu tür belgelerin geçici olarak saklanmasına ilişkin şartları belirlemiştir. . Bu zaman çizelgeleri nelerdir? Arşiv belgelerinin geçici olarak saklanması ile Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin geçici olarak saklanması arasındaki fark nedir? Belgelerin kurum arşivinde saklanmasının özellikleri nelerdir? Saklama sürelerinin sona ermesi nedeniyle belgeler hangi sırayla imha edilir? Belgelerin devlet veya belediye arşivlerine aktarımı nasıl oluyor? Bu soruların cevaplarını sunulan makalede bulacaksınız.

Arşiv belgelerinin güvenliğini sağlama yükümlülüğü hakkında

Sanata göre. 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” Federal Yasasının 3'ü (bundan böyle 125-FZ sayılı Federal Yasa olarak anılacaktır), bir arşiv belgesi, üzerinde kayıtlı bilgiler bulunan maddi bir taşıyıcıdır, tanımlanmasına izin veren ayrıntılara sahip olan ve belirtilen taşıyıcının önemi ve vatandaşlar, toplum ve devlet için bilgilerin önemi nedeniyle depolamaya tabidir. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Belgeleri - belgelerin değer incelemesini geçen, devlet kayıtlarına giren ve kalıcı depolamaya tabi olan arşiv belgeleri.

Sanatın 1. Bölümüne dayanarak. 125-FZ sayılı Federal Kanunun 17'si, personel belgeleri de dahil olmak üzere arşiv belgelerinin güvenliğini sağlama yükümlülüğü aşağıdakiler için geçerlidir:

• devlet organlarına;
• yerel yönetimlere;
• organizasyonlar hakkında;
• katılan vatandaşlar hakkında girişimcilik faaliyeti tüzel kişilik oluşturmadan.

Devlet organları, yerel yönetimler belediye bölgesi, kentsel bölge ve şehir içi bölge, faaliyetleri sırasında oluşturulan arşiv belgelerinin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması için arşivler oluşturmakla yükümlüdür (125-FZ sayılı Federal Yasanın 13. maddesinin 1. kısmı).

Not

Arşiv - arşiv belgelerini toplayan, kaydeden, saklayan ve kullanan bir kurumun yapısal birimi (GOST R 7.0.8-2013 " ulusal standart Rusya Federasyonu. Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık üzerine standartlar sistemi. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar”, 17 Ekim 2013 tarih ve 1185-st sayılı Rosstandart Emri ile onaylanmıştır). Arşivin faaliyetlerini belirleyen düzenleyici ve metodolojik belge, kuruluşların arşivlerinin çalışması için Temel Kurallardır (6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji Kararı ile onaylanmıştır).

Sağlamak için ortak ilkeler arşiv belgelerinin, devlet organlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların depolanması, elde edilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasının organizasyonu, arşiv belgeleriyle çalışırken (özellikle belirlenen kurallar dahil) Rusya Federasyonu mevzuatına göre yönlendirilmelidir. Hükümet tarafından yetkilendirilmiş RF federal ajansı yürütme gücü), Rusya Federasyonu ve belediyenin kurucu kuruluşlarının mevzuatı yasal işlemler(Bölüm 5, 125-FZ sayılı Federal Yasanın 14. Maddesi). Bahsedilen kurallar, özellikle, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve organlardaki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin Kuralları içerir. Devlet gücü, yerel makamlar ve kuruluşlar .

Arşiv belgelerinin güvenliği, federal yasalar, Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri ve Sanatın 3. Bölümünde belirtilen belge listeleri tarafından belirlenen saklama süreleri boyunca sağlanır. 6 ve Sanatın 1. kısmı. Adı geçen yasanın 23.

Sanatın 3. Bölümü. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 6'sı, saklama sürelerini gösteren standart arşiv belgelerinin listelerinin yanı sıra bu listelerin kullanım talimatlarının, Rusya Hükümeti tarafından özel olarak yetkilendirilmiş bir federal yürütme organı tarafından onaylanmasını sağlar. Federasyon. Şu anda faaliyette:

Liste, 125-FZ sayılı Federal Yasa uyarınca, diğer federal yasaların hükümleri ve Rusya Federasyonu'nun kompozisyon ve saklama sürelerini düzenleyen diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri dikkate alınarak hazırlanmıştır. belirli türler belgeler. 125-FZ sayılı Federal Kanun'da değişiklik yapıldıktan sonra bu listenin de değiştirileceği varsayılabilir.

Listedeki personel belgelerinin bölüme tahsis edildiğini hatırlayın. 7" Çalışma İlişkileri” ve 8 “Personel desteği”. Ayrıca, bu listenin diğer bölümlerinde bazı personel belgeleri yer almaktadır. Örneğin, personel, iş tanımları madde 1.2'de belirtilen " Organizasyonel Temeller yönetim" sn. 1 "Yönetim sisteminin organizasyonu".

Belgelerin önemine bağlı olarak, aşağıdakiler mümkündür:

• rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin kalıcı olarak saklanması;
• arşiv belgelerinin geçici olarak saklanması;
• Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin geçici olarak saklanması.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun belgelerinin kalıcı olarak saklanması, bu tür belgelerin süre (süresiz saklama) belirlenmeden saklanmasını içerir (madde 12, 125-FZ sayılı Federal Kanunun 3. maddesi).

Arşiv belgelerinin geçici olarak saklanması, düzenleyici yasal düzenlemelerin öngördüğü süreler içinde imha edilinceye kadar gerçekleştirilir (madde 13, 125-FZ sayılı Federal Yasanın 3. maddesi).

Sanatın 14. paragrafına göre, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin geçici olarak saklanmasına gelince. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 3'ü, bu belge kategorisinin kalıcı depolamaya aktarılıncaya kadar saklanmasıdır. Böyle bir transfer prosedürü Sanat tarafından belirlenir. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 21'i.

Sanatın 1. Bölümünün kurallarına göre. 125-FZ sayılı Federal Kanunun 21'i, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun devlet veya belediye mülkü Devlet organlarında, yerel yönetimlerde veya eyalet ve belediye kuruluşlarında geçici olarak saklanmalarının sona ermesinden sonra, kalıcı depolama için ilgili devlet ve belediye arşivlerine aktarılır.

Vakaların isimlendirilmesi, ofis çalışmaları sırasında belgelerin saklanmasının yanı sıra arşiv depolamaya hazırlanmalarında da uygun şekilde organize edilmesine yardımcı olacaktır. Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşun ofis işlerine girilen vakaların adlarının sistematik bir listesi olup, saklama sürelerini aşağıdakilere göre gösterir. öngörülen form(Kuruluş Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kuralların 3.4.1 Maddesi). Vakaların isimlendirilmesinin şekli, Kurallara Ek 7'de verilmiştir.

Vakaların isimlendirilmesi, belgelerin değerinin incelenmesi sırasında ve ayrıca geçici saklama belgeleri içeren kasaların raf ömrünün belirlenmesinde kullanılır (Kuruluş Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin Temel Kuralların 2.3.3 maddesi).

Kuruluşların Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kuralların 3.4.3 maddesi uyarınca, davaların isimlendirilmesi, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanterlerinin ve ofis işlerinde ana muhasebe belgesinin derlenmesi için temel oluşturur, ve bir kuruluşun arşivinde geçici vakaları kaydetmek için kullanılır (10 yıla kadar dahil) depolama. İsimlendirmede sabitlenen vaka sistemleştirme şeması, yürütülen belgeler için bir dosya dolabı şemasının geliştirilmesinde kullanılabilir.

Personelle ilgili belgelerin geçici olarak saklanması hakkında

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin kalıcı depolamaya transfer edilmeden önce geçici olarak saklanması şartları, Sanatta belirlenir. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 22'si. Paragrafların değiştirilmesinden önce. Bu maddenin 4. paragrafının "b" si, personele ilişkin belgeler için devlet ve belediye arşivlerine girene kadar bir süre için geçici olarak saklandı - 75 yıl. Ancak, 43-FZ sayılı Federal Kanun ile yapılan değişikliklere göre, bu kural metinden paragraflar. Sanatın "b" paragrafı 4. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 22'si hariç tutulmuştur. Şimdi, personelle ilgili belgelerin geçici olarak saklanması şartlarına ayrı bir makale ayrılmıştır - Sanat. 22.1.

43-FZ sayılı Federal Yasanın, personelle ilgili belgelerin saklama süresinin 75 ila 50 yıl arasında bir azalma sağladığına dikkat edilmelidir.

Doğru, bu yenilik personelle ilgili belgeler için geçerli değildir:

• 2003'ten önce oluşturulmuş;
• vatandaşların devlet memurluğu olmayan kamu hizmetine geçişi ile bağlantılı olarak oluşturulmuştur.

Bu nedenle, oluşturulma tarihine bağlı olarak belgeler saklanır:

Oluşturulan personel belgeleri	2003 yılına kadar (madde 1 - 3, bölüm 1, 125-FZ sayılı Federal Yasanın 22.1 maddesi)	2003'ten itibaren (madde 1 - 3, bölüm 2, 125-FZ sayılı Federal Yasanın 22.1 maddesi)
Devlet organlarında, yerel yönetimlerde ve devlet ve belediye arşivlerinin arşiv belgeleri ile elde edilmesinde kaynak görevi gören kuruluşlarda	Belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile oluşturulma tarihinden itibaren 75 yıl içinde	Belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile oluşturulma tarihinden itibaren 50 yıl içinde
Tasfiye edilen devlet organlarının personeline ilişkin belgeleri alan devlet ve belediye arşivlerinde,	Alındığı tarihten itibaren ve oluşturulma tarihinden itibaren 75 yıllık sürenin dolmasına kadar belgelerin değerinin incelenmesi ile	Belgelerin alındığı tarihten itibaren ve oluşturulma tarihinden itibaren 50 yılın bitimine kadar yapılan inceleme ile belgelerin kıymeti daha sonra
yerel yönetimler, devlet, belediye ve devlet dışı kuruluşlar	belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra	belirtilen saklama süresinin sona ermesi
Diğer kuruluşlarda	Oluşturulma tarihinden itibaren en az 75 yıl	Oluşturulma tarihinden itibaren en az 50 yıl

Sanatın 3. bölümüne dayanarak. 125-FZ sayılı Federal Kanunun 22.1'i, vatandaşların kamu hizmeti olmayan bir kamu hizmetinin geçişi ile bağlantılı olarak oluşturulan personele ilişkin belgeler saklanır:

• vatandaşların devlet memuru olmayan kamu hizmetini yerine getirdikleri devlet organlarında - belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile kamu hizmetinin sona ermesinden sonraki 75 yıl içinde;
• 3. bölümün 1. paragrafında belirtilen tasfiye edilen devlet organlarının personeli hakkında belge alan devlet arşivlerinde - alındığı tarihten itibaren ve kamu hizmetinin sona erdiği tarihten itibaren 75 yılın sona ermesine kadar değerinin incelenmesi ile belirlenen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgeler.

Belgelerin kurum arşivinde saklanması

Büro çalışması ile tamamlanan kalıcı ve uzun süreli depolama belgeleri, saklanmak üzere kurum arşivine aktarılmalıdır.

Bir Kurumdaki Kuruluşların Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kuralların 3.7.2 maddesi uyarınca, her yapısal birimde envanterler yıllık olarak doğrudan mevzuata göre derlenmelidir. metodolojik rehberlik Arşiv. Bu açıklamalara göre belgeler arşive aktarılır. Yapısal bölümlerin oluşturduğu envanterler, arşiv tarafından hazırlanan ve buna göre kalıcı depolama için davaları sunduğu kurum işlerinin özet envanterinin hazırlanmasına temel teşkil eder.

Not

Arşiv envanteri, arşiv fonunun, koleksiyonların depolama birimlerinin sistematik bir listesini içeren ve bunları hesaba katmak ve içeriğini açıklamak için tasarlanmış bir arşiv rehberidir (Kuruluşların Arşivlerinin İşletilmesi için Temel Kuralların 3.7.1 maddesi). Açıklamalar ayrı olarak derlenir:

• iş üzerinde Sürekli depolama;
• geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları için;
• personel durumlarında;
• sadece bu kuruma özgü belgelerden oluşan davalar hakkında (adli davalar, soruşturma davaları, konulara ilişkin bilimsel raporlar vb.).

vaka açıklamaları yapısal bölümlerüç nüsha olarak (Kuruluşların Arşiv Çalışmalarına İlişkin Temel Kurallar Ek 12) düzenlenir ve büro işlerinde davaların tamamlanmasından bir yıl sonra kurum arşivine sunulur.

Belgelerin arşive aktarılması, arşiv tarafından hazırlanan, belgeleri arşive aktaran yapısal birim başkanları ile kararlaştırılan ve kurum başkanı tarafından onaylanan programa göre gerçekleştirilir.

Geçici saklama belgeleri (10 yıla kadar) saklanmak üzere kurum arşivine aktarılmamalıdır. Kuruluş Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kuralların 3.3.2 Maddesi, bu tür belgelerin alt bölümlerde saklanmasını ve saklama süresinin sona ermesiyle imha edilmesini sağlar.

Not

Kurum arşivinin edinimi, uzman komisyon tarafından seçilen belgeler pahasına gerçekleştirilir.

Kurumda sürekli olarak faaliyet gösteren bir bilirkişi komisyonu, belgelerin değer ölçütlerine göre bunları kurum arşivinde saklamak üzere seçer (değerlerini inceler). Arşiv, ilgili devlet veya belediye arşivinin metodolojik rehberliği altında kalıcı depolama için seçerken belgelerin değerini inceler (Kuruluşların Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin Temel Kuralların 2.3.4 maddesi).

Saklama sürelerinin sona ermesi nedeniyle belgelerin imhası

Kalıcı ve geçici depolama süreleri vakalarının arşiv envanterlerinin derlenmesinden sonra imha için davaların tahsisine ilişkin eylemler düzenlenir. Dava ve eylemlerin envanteri, bu konuda uzman bir komisyon tarafından değerlendirilmelidir. tek bir kompleks ve kurum başkanı tarafından onaylanmıştır (Kuruluş Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kuralların 3.7.24 maddesi).

Kurum envanterlerinin onaylanmasından sonra, onaylanan envanterlere tekabül eden bir süre için geçici depolama süreleri olan kasaların imhasına izin verilir.

Davaların imhası, kurum başkanı tarafından onaylanan, saklamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsisat yasası ile resmileştirilir. Kanunun şekli, Kuruluşların Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin Temel Kurallar Ek 4'te verilmiştir.

İmha edilmek üzere seçilen ve kanunlarda yer alan davalar, belirlenen usule göre imha edilmek üzere nakledilir. Bu belgelerin ticari amaçlarla kullanılması yasaktır.

Kuruluşların Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kuralların 2.4.7 maddesine göre, imha edilecek vakalar işleme (kullanım) için aktarılır. Devir, devir tarihini, teslim edilecek vaka sayısını ve atık kağıt ağırlığını gösteren bir sevk irsaliyesi ile yapılır. İmha için yükleme ve çıkarma, arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamaktan sorumlu bir çalışanın gözetiminde yapılmalıdır.

Belgelerin devlet veya belediye arşivlerine aktarılması

Sanatın 2. Bölümüne göre. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 23'ü, kurumlar, Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından özel olarak yetkilendirilmiş federal yürütme organı tarafından belirlenen kurallara uygun olarak belgelerin seçilmesini, hazırlanmasını ve devlet veya belediye arşivlerine aktarılmasını sağlamalıdır.

Bu nedenle, kurumun Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgeleriyle ilgili belgeleri zamanında devlet veya belediye arşivlerine sunulmalıdır. Bu belgeler devlet ve belediye arşivleri, kuruluşlar tarafından kurumlardan kabul edilmektedir. Rus Akademisi bilimler, kurumla anlaşarak arşiv yönetimi tarafından onaylanan programa göre (Kuralların 4.4.1 maddesi). Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'ndan belgelerin yanı sıra geçici saklama süreleri dolmamış arşiv belgelerinin programsız kabulü, kurumun tasfiyesi üzerine veya arşiv belgelerinin güvenliğini tehdit etmesi durumunda gerçekleştirilir.

Arşiv belgeleri, devlet ve belediye arşivlerine, Rusya Bilimler Akademisi'nin organizasyonuna, uygun bilimsel referans aparatları ve özellikle değerli ve benzersiz belgeler için sigorta kopyaları ile düzenli bir şekilde kabul edilir.

Not

Kalıcı depolama için arşiv belgelerinin seçimi, hazırlanması ve devri ile ilgili işler, siparişleri ve nakliyeleri de dahil olmak üzere, masrafları bu belgeleri aktaran kuruma ait olmak üzere gerçekleştirilir.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun belgeleri devlet ve belediye arşivlerine, vaka envanterlerine göre Rusya Bilimler Akademisi'nin organizasyonuna, Uzman ve Doğrulama Komisyonu (EPK) tarafından onaylanan belgelere, personele ilişkin belgelere kabul edilmelidir - vaka envanterlerine göre, EPC tarafından kararlaştırılan belgeler, süresi dolmamış geçici depolama süreleri olan arşiv belgeleri - teslimat listelerine göre.

Arşiv belgelerinin kabulü, iki nüsha halinde düzenlenen belgelerin saklama için kabulü ve devri ile resmileştirilir. Bir kopya arşivde, diğeri kurumda kalır. Arşiv belgeleri ile birlikte dava ve belge envanterinin üç nüshası arşive aktarılır. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin daha fazla saklanması, devlet veya belediye arşivleri tarafından gerçekleştirilir.

Sonuç olarak, Sanat temelinde not ediyoruz. 125-FZ sayılı Federal Yasa'nın 27'si, Liste tarafından oluşturulan belgelerin saklanması şartlarını ihlal eden belgelerin imhası da dahil olmak üzere, Rusya Federasyonu'ndaki arşivleme mevzuatının ihlali için, tüzel kişiler, memurlar ve vatandaşlar gibi medeni, idari ve cezai sorumluluk, kanunla sağlanan RF.

Yani, Sanata göre. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 13.20'si, arşiv belgelerinin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi veya kullanılmasına ilişkin kuralların ihlali, bir uyarı veya idari para cezası verilmesini gerektirir:

• vatandaşlar için - 100 ila 300 ruble arasında;
• yetkililer için - 300 ila 500 ruble.

Sanatın 1. bölümünün 2. paragrafına göre 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı Emri ile onaylanmıştır. 4, Sanatın 5. kısmı. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 14'ü, Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı Yönetmeliğinin 5.2.4 maddesi onaylandı. 20 Temmuz 2011 tarih ve 590 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi.

25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın Emri ile onaylanmıştır.

Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 31 Temmuz 2007 tarih ve 1182 sayılı Emri ile onaylanmıştır.

SSCB Ana Arşivi tarafından 08/15/1988 tarihinde onaylanmıştır.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve devlet ve belediye arşivlerinde, müzelerde ve kütüphanelerde, Rusya Bilimler Akademisi kuruluşlarındaki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar onaylandı. 18 Ocak 2007 tarih ve 19 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle.

Ticari olanlar da dahil olmak üzere tüm kuruluşlar, saklandıkları süre boyunca arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bunu yapmak için, işverenler operasyonel ve arşiv depolama personel belgeleri 2016. Muayene kuruluşlarının iddiaları olmaması için bunun nasıl yapılacağı, makaleyi okuyun.

Ayrıca, bir kuruluşun personel belgelerinin saklanması için hangi gereksinimlerin geçerli olduğunu, personel belgelerini saklama koşullarının neler olduğunu ve personel belgelerinin hangi sırayla imha edileceğini tartışacağız. Bu makaleden öğreneceksiniz:
- kuruluşun personel belgelerinin saklanması için gereksinimler nelerdir;
Personel belgelerinin saklama süreleri nelerdir?
- personel belgelerini hangi sırayla imha etmek.

2016 yılında personel belgelerinin saklanması için gereklilikler

2016 yılında, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan Liste tarafından oluşturulan personel arşiv belgelerinin saklanmasına ilişkin şartlar hala geçerlidir. belgeler, 22 Ekim 2004 tarihli ve 125 sayılı Federal Yasa -FZ "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Üzerine" tarafından yönlendirilmelidir. Kontrol ederken her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için birkaç basit kuralı izleyin.

Kural 1: İhtiyacınız olan her belgeyi arşivlemeden önce imzalayın.

Yetkili bir çalışanın imzası, belgenin önemli detaylarından biridir. İmzasız bir belgenin yasal gücü yoktur.
İmza yetkili kişi soyadını ve adının baş harfleri, belgeyi imzalayan çalışanın bulunduğu pozisyonun sağ tarafında olmalıdır. Belgeler formda önceden hazırlanmışsa resmi, daha sonra imzadaki pozisyonunu koymak gerekli değildir. İmza hakları vekaleten devrediliyorsa, ayrıntılarının belirtilmesi gerekir.

Kural numarası 2. Arşivdeki dosyaların oluşumuna ilişkin kuralları izleyin.

Belgelerin saklama koşullarına uygun olarak davalar oluşturun. Kalıcı ve geçici depolama durumlarını ayrı ayrı gruplayın. Her belgenin bir kopyasını orijinaline ekleyin. Belgenin bir eki varsa, onaylanma veya derlenme tarihi ne olursa olsun, ilgili olduğu belgelere ekleyin. Vaka içindeki belgeleri kronolojik sıraya göre düzenlemeye çalışın. Yürütme anından itibaren bir takvim yılının dosya belgelerine yerleştirin. Kasaların boyutunun 250 sayfadan fazla olmamasına ve kasanın kalınlığının 4 cm'den fazla olmamasına dikkat edin. ayrı hacim, hangi belgede bir işaret yapar. Son olarak, yalnızca terminoloji tarafından sağlanan belgeleri dosyalayın.

Kural 3. Değer incelemesini geçen vakaların arşiv envanterlerini yapın.

Bu tür envanterler (aşağıdaki örnek), tamamlanmış kalıcı depolama ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları ve bir değer incelemesini geçen personel için derlenir. İnceleme, bileşimi kuruluş başkanı tarafından onaylanan uzman bir komisyon tarafından gerçekleştirilir. Bu komisyon, dava envanterlerini inceler ve davaların imhası için tahsisat üzerinde hareket eder. Stoklar, şirketin ekspertiz komisyonunun protokolü ile mutabık kalınarak arşiv kurumunun ekspertiz ve doğrulama komisyonunun onayına sunulur. Organizasyon daha sonra davaları yok edebilir. Kalıcı depolama için vakaların envanteri dört nüsha halinde ve personel için vaka envanterleri - üç nüsha halinde hazırlanır.

Dikkat! İşten çıkarılan işçilerin kişisel dosyaları ve T-2 numaralı formdaki kişisel kartları, büyük hacim kapladıkları için ayrı bir envantere ayrılabilir.

4. Kural. Arşiv belgelerinin saklama koşullarına ve biçimine dikkat edin.

Ticari kuruluşlar, saklanmak üzere şirket arşivlerine aktarılan belgeleri, bu amaç için özel olarak belirlenmiş tesislerde saklamakla yükümlüdür. Tam güvenliklerini sağlayan ve tozdan ve ışığa maruz kalmaktan koruyan kilitlenebilir dolaplara yerleştirilmelidirler. Bu, bir şirketin veya BT departmanı gibi bir departmanın arşivi olabilir. Ana şey, verilerin kaybolmasını, yok edilmesini veya bozulmasını dışlayan bir rejim sağlamaktır. Depolama sırasında üzerine yaz elektronik belgeler eski medyanın modası geçtiği için yeni medyaya (arşivlerin işleyişine ilişkin Kuralların 4.4.2.4 maddesi).

2016 yılında personel belgelerinin saklama şartları

Liste 558'in 19. Maddesi, 75 yıl boyunca saklanan belgeleri adlandırır: kabul, transfer, ebeveyn izni, masrafları kendilerine ait olmak üzere, zor, zararlı veya tehlikeli çalışma koşulları altında her türlü izin vb.

Dikkat etmek! 13 Mart 2016 tarihinden itibaren, bireysel personel belgelerinin saklama süreleri değişmiştir.

Arşivleme yasasını değiştiren 2 Mart 2016 tarihli 43-FZ sayılı Federal Yasa ile belirlenen yeni kurallara göre, 2003'ten beri oluşturulan personel belgelerinin saklanması gerekir:
- oluşturulma tarihinden itibaren 50 yıl içinde - devlet organlarında, yerel yönetimlerde ve devlet ve belediye arşivlerinin arşiv belgeleri ile elde edilmesinde kaynak görevi gören kuruluşlarda. 50 yılın bitiminden sonra, belgelerin değerinin incelenmesi yapılır;
- oluşturulma tarihinden itibaren 50 yılın sona ermesine kadar - tasfiye edilen devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin, devlet, belediye ve devlet dışı kuruluşların personeli hakkında belge alan devlet ve belediye arşivlerinde. 50 yıllık bir sürenin ardından, belgelerin değer incelemesi yapılır;
- kuruluş tarihinden itibaren en az 50 yıl - diğer kuruluşlarda.

2003'ten önce oluşturulan personele ilişkin belgeler, oluşturulma tarihinden itibaren 75 yıl süreyle saklanmaya devam etmektedir.

5 yıl boyunca saklanan belgeler (558 Numaralı Liste'nin 19. Maddesi): düzenli ve çalışma tatilleri, kısa süreli yurt içi ve yurt dışı iş gezileri.

Kalıcı depolama belgeleri - 558 Numaralı Liste'nin 19. maddesinin "b" paragrafında bulamayacağınız tüm belgeler. Bu tür tüm belgeler otomatik olarak kalıcı olarak depolanan ana faaliyet siparişlerine atfedilmelidir.

2016 yılında elektronik personel belgelerinin saklanması

Elektronik belgelerin saklanmasına ilişkin koşullar, 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle belirlenir. Resmi makamlar, yerel yönetimler ve kuruluşlardaki federasyon ve diğer arşiv belgeleri”.

Elektronik belgelerin saklanması için zorunlu koşullar şunlardır:
- elektronik belgelerin her bir depolama biriminin en az iki kopyasının organizasyon arşivinde bulunması (ana ve çalışma kopyaları farklı fiziksel cihazlarda olmalıdır);
- elektronik belgeleri çoğaltmak, kopyalamak, yeniden yazmak, fiziksel ve teknik durumu kontrol etmek için tasarlanmış donanım ve yazılımın mevcudiyeti;
- bilgilerin kaybolması, yetkisiz dağıtımı, imhası veya bozulması hariç olmak üzere elektronik belgelerin saklama modunun sağlanması (kuralların 2.30 maddesi).

Elektronik belgelerin arşivde saklanması sürecinde en az 5 yılda bir organizasyon yapılmalıdır. teknik kontrol elektronik belge taşıyıcılarının fiziksel durumu ve elektronik belgelerin yeniden üretilebilirliği.

Yani, eğer şirket elektronik belge yönetimi, ardından bunları aşağıdaki gibi depoya aktarabilirsiniz. Önce kontrol et fiziksel durum elektronik belgelerin medya, daha sonra bunları yazın makine ortamı. Kaydın kalitesini kontrol edin. Vakalara arşiv şifreleri koyun ve ardından elektronik belgelerin bir envanterini yapın.

Personel belgelerinin imhası: sipariş, kayıt

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarını takiben, gerekli olmayan belgeler tespit edilirse, depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis hakkında bir işlem yapılması gerekir. Bu, belgelerin imha edildiği gerçeğini doğrulamak için gereklidir.

İşlem için gönderiliyor.

İmha edilecek belgeler paketlenir ve geri dönüşüm için kağıt fabrikalarına veya geri dönüşüme gönderilir. Belgelerin transferi, imha için tahsis eyleminde belirtilen özel konşimentolarla yapılır.

Parçalama.

Ayrıca imha belgeleri parçalanarak imha edilebilir. Gizlilik derecesine göre, standart imha ve gizli imha ayırt edilir. Her şey belge parçalarının parçalanma derecesine bağlıdır. Belge imha edildikten sonra, veritabanına ilgili bir giriş yapılır ve ardından imha edilen belgelerin geçmişini tutmayı bırakabilirsiniz.