Kuruluşta belgelerin saklanma süresikanunla düzenlenir. Saklanacak belgenin türüne bağlı olarak farklı şekilde ayarlanır. Bu süre zarfında, saklanan belgeler imha edilemez. Saklama sürelerindeki farklılıklar yazımızda ele alınacaktır.

Şirket arşivi: belge saklama gereksinimleri nasıl karşılanır

Durumu analiz edelim. Haziran 2018'de Listopad LLC'nin yöneticisi, şirkette belgelerin depolanmasını organize etme konulu bir seminere katıldı. Çalışma süresinin bir kısmı, arşiv belgelerinin kuruluşta saklanması şartlarını açıkça gösteren sunumlardan oluşuyordu.

Daha önce, bu konu onu özellikle heyecanlandırmıyordu - şirkette oluşturulan tüm belgeler için özel bir oda (arşiv) tahsis edildi ve şirketin 15 yıllık çalışmasının tamamı boyunca tek bir kağıt imha edilmedi.

Semineri yürüten öğretim üyesi, katılımcıları belge saklama alanında yürürlükte olan tüm düzenleyici belgeler hakkında bilgilendirdi. Bu liste aşağıdaki yasaları, kuralları ve düzenlemeleri içerir:

• Kanun arşivleme Rusya Federasyonu'nda 22 Ekim 2004 No. 125-FZ;
• 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler kolejinin kararı ile onaylanan şirketlerin arşivlerinin çalışmasına ilişkin kurallar;
• Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle onaylanan arşiv belgelerinin listesi ve saklama koşulları;
• Maliye Bakanlığı'nın 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı emriyle onaylanan muhasebede belgeler ve iş akışına ilişkin düzenlemeler.

Muhasebe ve vergi belgelerinin saklama sürelerine ilişkin belirtilen düzenleyici çerçeveye ek olarak, Vergi Kanunu ve 06.12.2011 tarih ve 402-FZ sayılı “Muhasebe Hakkında” kanunun gereklilikleri analiz edilmiştir.

Ders sırasında belgelerin saklanmasının bazı yönleri hakkında alınan bilgiler Listopad LLC'nin müdürünü şaşırttı. Şirketin belgelerini Sanat uyarınca saklama yükümlülüğü hakkında. 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı "Arşiv İşleri Hakkında Kanun"un 17'si kesinlikle biliyordu. Ancak seminerde, belgeleri kuruluşta saklama süresi sona erdiğinden, kağıtların önemli bir bölümünün zaten elden çıkarılabileceği sonucuna vardım. Ve metnin okunamadığı (örneğin, güneş ışığına maruz kalma veya nem sonucu) ancak raf ömrü henüz bitmemiş belgeler için restorasyon işlemleri gerekecektir. Aksi takdirde, türleri Sanatta belirtilen cezalar mümkündür. 125-FZ Sayılı Kanunun 27'si.

Listopad LLC direktörünün, belgelerin kuruluşta saklanma süresinin doğrulanmasına ilişkin kararından bir sonraki bölümde bahsedeceğiz.

Arşivi keşfetmek

Listopad LLC'nin yönetimi, şirkette biriken tüm belgeleri düzenlemeye karar verdi. Bu amaçlar için ek personel pozisyonu olmadığından, şu çıkış yolunu buldular: Hukuk akademisinin öğrenci stajyeri Nikolai Tarasov, staj için işletmeye gönderilen arşivi sıralamak için gönderildi.

Arşivdeki belgeler düzenlenmemiştir ancak hangi rafların şirketin hangi departmanına ait olduğu tespit edilebilmiştir. Arşiv alanının büyük bir kısmı, muhasebe ve vergi belgelerinin bulunduğu çok sayıda klasör tarafından işgal edildi: tüm birincil belgeler, muhasebe kayıtları ve raporlamanın yanı sıra beyannameler ve vergi hesaplamaları vardı.

Rafların önemli bir kısmı örgütsel ve idari belgelerle dolduruldu: Listopad LLC'nin ana ve idari ve ekonomik faaliyetleri için siparişler, çeşitli siparişler ve devlet kurumlarıyla yazışmalar, bütçe dışı fonlar, vergi daireleri ve yükleniciler.

Personel belgelerinin ana kısmı, personel bölümünde bu amaç için özel olarak belirlenmiş bir odada özel kasalarda saklandı. Bu nedenle, belgelerin bu bölümünün arşivinde, raflardan birine sadece birkaç raf tahsis edildi.

Üretim çalışanları, şirket işlerinde sürekli kullanıldığı için belgelerini kendi bölümlerinde tuttular, bu nedenle arşivdeki yer bu tür belgelerle doldurulmadı.

Nikolai, en hacimli iş - muhasebe belgeleriyle başlamaya karar verdi. Bu, aşağıdaki bölümlerde tartışılacaktır.

Vergi belgelerinin raf ömrü

Hiç muhasebede çalışmamış biri olarak, öğrenci-stajyerin muhasebe belgelerinin özünü anlaması kolay olmadı. Hepsi zaten gruplandırılmış ve klasörler halinde dosyalanmıştı, ancak raf ömrü üzerlerinde belirtilmedi. İlk klasörü açtığında, bunun tamamen yalnızca faturalardan oluştuğunu gördü - bir düzine klasör saydı.

Malzemedeki faturalara numara atama süreci hakkında bilgi edinin .

Standart formun faturaları arasında, iki çeşit daha bulduğuna şaşırdı: düzeltici ve düzeltilmiş faturalar. Öğrencinin meraklı doğası, bu klasörün basitçe kapatılmasına ve ortak adı olan “Faturalar”ın tabloya girmesine izin vermiyordu. Muhasebe departmanına gidip KDV'den sorumlu muhasebeciye bu belgelerin nüanslarını soracak kadar tembel değildi. Her tür faturanın aynı raf ömrüne sahip aynı belge grubuna bağlanabileceğinden emin olmak istedi.

Makalelerde düzeltici ve düzeltilmiş faturaların özellikleri hakkında bilgi edinin:

Sonuç olarak, Nikolai aşağıdaki bilgileri tabloya girdi (kısmen verilen):

Belge türü	Listopad LLC'nin işlerinin detayları		558 No'lu Sipariş ile Onaylanan Listeye Göre Raf Ömrü
				depolama süresi	Not
Fatura
KDV, emlak, kar, nakliye ve arazi vergisi beyannameleri	1278, 1387, 2675...4567
Arazi vergisi hesaplama kayıtları Listopad LLC
Vergi konularındaki anlaşmazlıklar hakkında yazışmalar					Arşivi temizleme Stajyer öğrenci, belgelerin arşivde saklanma süresini normatif olarak doğrulayan Listeye (558 numaralı siparişle onaylanmıştır) eklenmiş tüm tablolarını topladı ve bu belgelerle Listopad LLC'nin müdürüne geldi. Öğrenci yaptığı işin kalitesinden dolayı övülmüş, ancak işi sonuna kadar tamamlamak zorunda kalmıştır. Yani, süresi dolmuş saklama süreleri olan belgelerin imha prosedürünü incelemek. Ve Nikolai tekrar işe koyuldu. Süresi dolmuş depolama süreleri olan tüm belgeleri ayrı bir rafa koydu, ardından arşiv belgelerinin tasfiyesi prosedürü ile ilgili düzenleyici belgelerin çalışmasına daldı. Belgelerin kuruluşta saklanma süresinin , Öğrenciye göre sıralananların süresi çoktan doldu, onları basitçe atmak, yakmak veya hurdaya çıkarmak imkansızdı. Nikolai bunu, 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler kolejinin kararı ile onaylanan Kuruluş Arşivlerinin Çalışması için Temel Kurallardan öğrendi. Bu noktayı bir sonraki bölümde ele alacağız. Uzman komitesi olmadan Nikolai, firmanın önce bir uzman komisyonu oluşturması gerektiğine karar verdi. Saklama süreleri sona eren belgelerin imhasına ilişkin prosedürün yürütülmesinin yanı sıra, kalıcı temel böyle evraklarla. ÖNEMLİ!Bir uzman komisyonu (EC) oluştururken, Federal Arşiv "Onay üzerine örnek pozisyon oh sürekli cari komisyon kurum, kuruluş, işletmeler” 19.01.1995 tarihli ve 2. EC'nin bileşimi şirket başkanı tarafından onaylanır - komisyon en az 3 uzmandan oluşmalıdır. AT'nin görevleri, sonuçları bir protokolde belgelenen belgelerin değerinin incelenmesini içerir. İmha edilecek tüm belgeler belgeye yansıtılır. özel hareket formu, 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler kolejinin kararı ile onaylanan "Kuruluş Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallar" Ek 4'ten alınabilir. Kanun şirket başkanı tarafından onaylandı. Ancak bundan sonra yasaya yansıyan tüm davalar yok edilebilir. Belgelerin fiziksel olarak tasfiye edilmesi gerçeği de ayrı bir eylemde belgelenmelidir. Sonuçlar Belgelerin kuruluş arşivinde saklanma şartlarına kesinlikle uyulmalıdır. Düzenleyici belgeler tarafından tanımlanırlar ve azaltılamazlar. Şirketin belgelerden kurtulma hakkına sahip olmadığı süreler farklıdır - bir yıldan (örneğin tatil programı için) 75 yıla (çalışanların kişisel dosyaları için). Bazı durumlarda, belgelerin şirketin tüm varlık süresi boyunca saklanması gerekir. Şirketin evraklarını raf ömrüne göre sıralamayı unutmamalısınız - kağıt akışında boğulabilirsiniz. Bir uzman komisyonu, çalışmaları sürekli olarak düzenlenmesi gereken belgelerden zamanında kurtulmaya yardımcı olacaktır. Ve şirketin arşivi sürekli olarak yeni kağıt istilalarına hazır olacak.

Belgeler, en az bir denetim sırasında vergi müfettişleri tarafından istenebilecekleri süre boyunca saklanmalıdır. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 89. maddesinin 4. fıkrasına dayanarak, üçü geçmeyen bir süre takvim yılları kontrol kararının alındığı yıldan önce. Bu, önceki üç yıla ait belgelerin saklanması gerektiği anlamına gelir.

Bu arada vergi mevzuatı bu süreye bir yıl daha ekliyor. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. maddesinin 1. fıkrasının 8. fıkrasına göre, vergi mükellefleri dört yıl boyunca vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli belgelerin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bunlar, muhasebe ve vergi muhasebesi verilerini ve ayrıca gelirin alındığını, giderlerin uygulanmasını ve vergilerin ödenmesini (stopajını) onaylayan belgeleri içerir. Vergi acenteleri için de benzer bir gereklilik oluşturulmuştur (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 5. Fıkrasının 3. Maddesi, Madde 24). Ve dört yıllık süreyi hangi andan itibaren saymak gerekir?

Vergiler, vergi dönemlerinin sonuçlarına göre hesaplanır (madde 1, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 55. maddesi). Dört yıllık sürenin şu andan itibaren sayılması gerektiği ortaya çıktı. ertesi gün vergi döneminin bitiminden sonra. Örneğin, KDV'yi alalım: 2012'nin IV çeyreği için bu verginin hesaplanmasıyla ilgili belgeleri hangi tarihe kadar saklamanız gerekiyor? Dört yıllık dönem 1 Ocak 2013'te başlayacak ve 31 Aralık 2016'da sona erecek. 2016'da 2012 belgelerinin saklanması gerektiği ortaya çıktı. Yani yerinde denetim kapsamına girmeyen yıl.

Bu kuralın iki istisnası vardır. Birincisi, KDV'nin indirilmesi için gerekli olan kayıtlardır: satın alma defteri ve satış defterinin yanı sıra düzenlenen ve alınan faturaların kayıtları. Saklama sürelerinin başlangıcı, bunlara son giriş tarihinden itibaren belirlenir (Ek 4, Bölüm II, Madde 24, Ek 5, Bölüm II, Madde 22 ve Hükümet Kararnamesi Ek 3, Bölüm II, Madde 13). Rusya Federasyonu 26 Aralık 2011 No. 1137). İkinci istisna, amortismana tabi mülkün ilk maliyetini doğrulayan belgelerdir. Amortisman tahakkuk etmeyi bıraktıkları andan itibaren onlar için saklama süresini düşünün (26 Nisan 2011 tarih ve 03-03-06 / 1/270 sayılı Rusya Maliye Bakanlığı mektubu).

Raf ömrü Muhasebe belgeleri muhasebe mevzuatında yer almaktadır. 6 Aralık 2011 tarihli 402-FZ “Muhasebe” Federal Yasasının 29. Maddesinden (bundan sonra Muhasebe Yasası olarak anılacaktır), şu şekildedir:
- birincil muhasebe belgeleri, kayıtlar muhasebe ve muhasebe beyannameleri, beş yıldan az olmamak üzere, devlet arşivleme kurallarına göre belirlenen süreler için saklanmalıdır. (Tipik arşiv belgelerinin saklanma şartları, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan listede belirlenir);
- belgeler Muhasebe politikası, ekonomik bir varlığın standartları, elektronik belgelerin çoğaltılmasını sağlayan araçlar da dahil olmak üzere muhasebe organizasyonu ve bakımı ile ilgili diğer belgeler ve ayrıca kimlik doğrulama Elektronik İmza, derlemek için kullanıldıkları yıldan itibaren en az beş yıl süreyle saklanmalıdır. mali tablolar son kez.

Bu nedenle, 6 Aralık 2011 tarihli ve 402-FZ sayılı Kanunla belirlenen kurallara aykırı davranmaktan cezalandırılmamak için beyanname, hesap, defter ve diğer belgeleri en az beş yıl süreyle saklayın.

Genel kuralın birkaç istisnası

Bu nedenle, genel bir kural olarak, kağıtları en az beş yıl saklamanız gerekir. Bu süre, Muhasebe Kanunu ile belirlenen azami süredir. Aynı zamanda, bir vergi denetiminin maksimum derinliği üç yıldır. Bu nedenle özellikle bu dönemde vergilerin hesaplanmasına ilişkin evrakların güvenliğinin korunması önem arz etmektedir. Yeterli belgeniz yoksa, örneğin beş yıl önce, yalnızca belge saklama kurallarını ihlal ettiğiniz için para cezasına çarptırılabilirsiniz.

Bu arada, bazı durumlarda muhasebe belgelerinin saklanma koşulları özel kurallarla belirlenir. Sonuç olarak, örneğin altı yaşında bile olsa belgelerin olmaması, vergi ödemelerinin olduğundan az gösterilmesi nedeniyle para cezalarına yol açabilir. Bu durumları ayrı ayrı analiz edeceğiz.

Edinilmiş mülk için "Birincil". Sabit kıymetlerin satın alınmasına ilişkin belgeler ve maddi olmayan duran varlıklar bu nesnelerin faydalı ömürlerine bakılmaksızın muhafaza edilmelidir. Sonuçta, amortismanın yanı sıra emlak vergisini hesaplamak için ilk maliyeti doğrulamak için belgelere ihtiyaç vardır. Ayrıca, "birincil" bir şirket olmadan, satıldığında mülkün değerini teyit edemeyecek. Ve bu hem sabit kıymetler hem de diğer mülkler için geçerlidir. Bu nedenle, kağıtların, mülkün bilanço dışı bırakıldığı veya satıldığı raporlama döneminden (mülkün bilançodan silindiği veya satıldığı dönem) dört yıl sonra saklanması gerekir (alt paragraf 8, paragraf 1, madde 23). Rusya Federasyonu Vergi Kanunu, Rusya Maliye Bakanlığı'nın 26 Nisan 2011 tarih ve 03-03-06/1/270 sayılı yazısı).

Zarar eden şirketler için özel gereksinim. Bir gelir vergisi mükellefi, Vergi Kanunu'nun 283. maddesinde öngörülen şekilde önceki vergi dönemlerinden kaynaklanan zararlar için cari dönemin vergi matrahını düşürme hakkına sahiptir. Zararlar sonraki 10 yıl için dikkate alınabilir.

Bununla birlikte, şirket zararları geleceğe taşırsa, bu avantajın kullanıldığı tüm süre boyunca, maruz kalınan zararın miktarını doğrulayan belgeleri saklamakla yükümlüdür (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 4, Madde 283) . Bu kural, vergi makamlarının, şirketin cari dönem beyannamesinde beyan ettiği geçmiş zararlara ilişkin belgeleri talep etmesine olanak tanır. Buna dayanarak, kayıpların silinmesi ancak elde edilen finansal sonucu doğrulayan birincil belgelerin sunulmasıyla mümkündür.

Silinen tüm süre boyunca kayıplarla ilgili belgeleri saklama şartı, birleşik tarım vergisi mükellefleri (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 346.6. maddesinin 5. fıkrası) ve “basitleştiriciler” için de geçerlidir (madde 7). Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 346.18. maddesi).

Tahsil edilemeyen alacakların silinmesi. Karşı tarafın borcunun tahsil edilemez olarak kabul edildiği dönemden sonra dört yıl tutulması gerekir. Aynı zamanda, yükümlülüğe ilişkin sınırlama süresinin kesintiye uğraması ve yeniden akmaya başlaması durumunda saklama süresi uzar. .

Hatırlatma: Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 265. maddesinin 2. fıkrasının 2. fıkrasına göre, şüpheli alacakların tutarı, raporlama (vergi) döneminde alınan bir zarar olarak vergi mükellefinin faaliyet dışı giderlerine eşittir. Bu tür giderler, gelir vergisi hesaplanırken vergi matrahını düşürür. Doğal olarak, destekleyici kağıtların varlığında.

Bu nedenle, alacak tutarını doğrulayan birincil muhasebe belgeleri, emekliliğin maliyetini karakterize eder. mülkiyet hakları, yani gider tutarı. Bu nedenle, bu tür belgelerin saklama süresinin geri sayımı, şüpheli borcun silindiği andan itibaren yeniden başlatılmalıdır. Belgeler vaktinden önce imha edilirse, şirket tutarlarını vergi makamlarına teyit edemeyecekleri için şüpheli alacakları gider olarak kabul etme hakkını kaybeder.

İş sürecinde girişimci birçok farklı kağıt biriktirir: sertifikalar, sertifikalar, formlar. IP belgelerini saklamak zor bir iştir, ancak gereklidir. Ve bunları nasıl saklamalı: belki bir masada ya da lazer koruma teknolojisine sahip bir kasaya mı ihtiyacınız var? Görünen o ki, yasa Çeşitli seçenekler. Önemli IP belgeleri için saklama sürelerini size anlatacağız.

Hangi belgeler saklanmalı

125-FZ sayılı Federal Yasa "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında", hangi kağıtların ve kaç yıl saklanacağını belirler.

Çeşitli yasa ve kodlar, girişimcilik faaliyeti ile ilgili belirli belgelerin saklanma süresini düzenler:

1. Muhasebe belgeleri, vergi kayıtları, vergilerin hesaplanması için gerekli her türlü gelir ve gider belgeleri ile halihazırda yapılmış vergi ödemelerini teyit eden belgeler en az 4 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu yükümlülük, Sanatın 8. paragrafında belirtilmiştir. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23.
2. Mali tablolar, birincil muhasebe belgeleri, Sanatın 1. paragrafında belirtildiği gibi en az 5 yıl saklanmalıdır. 402-FZ sayılı "Muhasebe Üzerine" Federal Kanunun 29'u.
3. Bireysel girişimciler için tüm birincil muhasebe ve kayıt belgeleri, bir gelir ve gider defteri (KUDiR), Rusya Maliye Bakanlığı'nın 86 No'lu Emrinin 12. Bölümüne dayanarak, bireysel bir girişimcinin en az 4 yıl tutması gerekir.
4. Sigorta primlerinin Emekli Sandığına (PFR), Fona ödendiğini teyit eden belgeler sosyal sigorta(FSS) ve Zorunlu Sağlık Sigortası Fonu (FOMS), Sanatın 8. paragrafı temelinde 6 yıl süreyle saklanmalıdır. 212-FZ sayılı Federal Yasanın 28'i.
5. Geçici olarak işe alınanlar da dahil olmak üzere çalışanların kişisel dosyaları ve kartları, çalışanlarla iş sözleşmeleri, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 558 sayılı Emri temelinde işten çıkarma ve istihdam belgeleri 75 yıl boyunca saklanmalıdır. Bu sırada yer alan listede, türüne göre bir belgenin saklama süresini öğrenebilirsiniz.

Çalışanların kişisel dosyaları ve kartları, çalışanlarla yapılan iş sözleşmeleri, işten çıkarma ve işe alma belgeleri 75 yıl süreyle saklanmalıdır.

Belgeler için belirtilen saklama süreleri, faaliyetlerini tasfiye edenler de dahil olmak üzere tüm bireysel girişimciler için geçerlidir.

Belgelerin nerede saklanacağı

Bireysel girişimci, belgelerin saklanacağı yeri kendisi belirler. Bir ofisin parçası, ayrı bir oda (bodrum veya çatı katı değil) olabilir veya dış organizasyon arşivlemeye dahil (çok miktarda belge ile). 125-FZ sayılı Federal Yasanın 14 ve 17. Maddeleri, girişimcinin, belgeleri yerleştirmek ve düzenlemek için gerekli koşulları yaratma kuralları da dahil olmak üzere, arşivleme kurallarına uyma yükümlülüğünü açıklar. Kağıt ortamın kendisinin ve içeriğinin dış etkilerden güvenliğini sağlamalısınız.

IP belgeleri kaybolur veya hasar görürse

Birincil belgelerin, muhasebe ve vergi sicillerinin, faturaların eksikliğinin yanı sıra finansal belgelerdeki verilerin sistematik bir şekilde (yılda ikiden fazla) yanlış yansıtılması, Sanat tarafından düzenlenen ağır bir ihlaldir. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 120'si. Bu durumda para cezaları 10.000 ruble olarak belirlenir.

Kayıp belgeler kurtarılabilir ve kurtarılmalıdır. Karşı taraflardan tekrar sözleşme, işlem, irsaliye talep edebilirsiniz. Bir muhasebe belgesinin kaybolması durumunda, ilgili servisten muhtemelen kaybın (sel, hırsızlık, yangın) nedeninin bir belgesinin sağlanmasıyla bir soruşturma yapılması gerekir. Soruşturmanın sonuçlarına dayanan eylem, vergi dairesine (FTS) serbest biçimli bir başvuru ile gönderilir - orada, sırayla, kağıtların restorasyonu için son tarihler belirlerler.

IP kayıt belgeleri, her biri bir kopya için bir başvuru ve 300 ruble tutarında bir devlet vergisinin ödenmesi için bir makbuz göndererek vergi dairesinden ayrı ayrı talep edilebilir.

Birincil belgelerin yokluğu, muhasebe kayıtları için 10.000 ruble tutarında bir para cezası alabilirsiniz.

Arşivleme süresinin sona ermesinden sonra saklanan belgeler imha edilebilir: özel ekipmanlarda yakılabilir veya kesilebilir. Ancak, halen geçerli olan veya saklanması gereken verileri kazara imha etmemek için son derece dikkatli olun.

Kanun, arşivlenebilecek evraklar listesinde bireysel girişimciyi sınırlamamaktadır. Her şeyi depolamak sizin için kolay ve kullanışlıysa, saklayın, ancak istediğiniz yerde değil, özel yerler bunun için tasarlanmıştır. Zırh gibi düzgün bir şekilde arşivlenen belgeler, vergi dairesi veya müteahhitler ile çıkabilecek anlaşmazlıklarda işletmenizi koruyacaktır.

Belgelerin değerinin incelenmesi, devlet saklama için belgelerin seçilmesi veya kabul edilen kriterlere göre saklanmaları için sürelerin belirlenmesidir.

BELGE SAKLAMA KOŞULLARI

Kuruluşların, işletmelerin ve kurumların faaliyetleri sonucunda çeşitli bilimsel ve pratik öneme sahip belgeler oluşturulur. Bazıları yalnızca belirli bir sorunu çözmek için gerekli olan bilgileri içerir. Bu bilgiler operasyonel amaçlarla kullanıldığında, bu tür belgeler değerlerini kaybeder. Daha fazla depolama pratik değildir. Diğer belgeler birkaç yıl boyunca değerlerini korur. Ancak bilimsel ve pratik amaçlar için değerli bilgiler içeren belgeler var. Bu tür belgeler kalıcı olarak saklanmalıdır.

Bu kapsamda tanımlanan farklı tarihler belge saklama.

Belgelerin saklanma süresi şunlar olabilir:

Geçici (10 yıla kadar);
geçici (10 yıldan fazla);
kalıcı.

İki yıl boyunca tamamlanmış kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakaları, referans çalışması için yapısal bölümlerde kalır. Daha sonra örgütün arşivine teslim edilirler.

Belgelerin saklama koşulları, oluşturuldukları forma bağlı değildir: kağıt veya elektronik. Belgelerin kullanım olasılığı ve süresi, içinde yer alan bilgilerin değerine göre belirlenir. Bu nedenle incelemenin amacı, devlet, toplum, bilim, bireysel vatandaşlar gerekli bilgi. Geçici saklama için seçilen belgeler için ne kadar süreye ihtiyaç duyulabileceğinin belirlenmesi önemlidir. Bu nedenle, tek tek belgelerin saklanma sürelerinin belirlenmesi, belgelerin değerini incelemenin bir diğer önemli görevidir.

Böylece, belgelerin değerini inceleme görevleri şunlardır:

Siyasi, ekonomik, bilimsel, kültürel öneme sahip belgelerin daha sonra transfer edilmek üzere seçilmesi Sürekli depolama Rusya Federasyonu devlet arşivlerine;
bilimsel ve tarihi değeri olmayan, ancak pratik önemi koruyan belgelerin geçici olarak saklanması için seçim;
bilimsel değeri olmayan ve pratik önemini yitirmiş belgelerin imhası için tahsis;
belgelerin saklama koşullarının ayarlanması veya değiştirilmesi.

Değer incelemesi kurum ve işletmelerin büro işlerinde, kuruluşların arşivlerinde ve devlet arşivlerinde yapılır.

Büro işlerinde değer incelemesi yapılır:

Vakaların isimlendirilmesini derlerken;
vakalar oluştururken;
ofis işlerini tamamladıktan sonra organizasyonun arşivine transfer için vakalar hazırlarken.

Saklama sürelerine göre tipik belge listeleri

Daha önce de belirtildiği gibi, başlangıçta, davaların saklama süreleri, davaların isimlendirilmesinin derlenmesi aşamasında belirlenir. Bu, belirli bir davaya dahil edilen belgelerin önemine ilişkin bir ön değerlendirmenin yapıldığı anlamına gelir. Davaları oluştururken, amaçlarına, içeriğine ve saklama sürelerine göre belgeleri belirli komplekslere atfetmenin doğruluğunu kontrol etmek gerekir.

Belgelerin değerinin incelenmesinde yardım, saklama süreleri olan standart veya departman belge listeleri ile sağlanır. Saklama sürelerini veya birçoğunu yok etme olasılığını ayarlamanıza izin verirler. yönetim belgeleri. Model listeleri, sektörler arası eylemin normatif ve metodolojik belgeleridir. Belgelerin değer incelemesi yapılırken tüm kurum veya kuruluşlar tarafından yönlendirilebilirler. Bölüm listeleri, örneğin eğitim kurumları, sağlık hizmetleri vb.Gibi belirli bir endüstri için belgelerin bileşimini ve saklama koşullarını belirler. Bununla birlikte, listelerin varlığına rağmen, bazı durumlarda, saklanmalarının gerekliliğini ve süresini belirlemek için belgelerin bileşimi ve içeriği hakkında ek çalışma yapılması gerekir.

BELGE SAKLAMA SÜRESİNİN BELİRLENMESİ

Her yıl, kuruluşların ofis çalışmalarında, kalıcı ve geçici depolama ve imha için belgeler seçilir. Bu seçim personel tarafından yapılır. yapısal bölümler altında metodolojik rehberlik arşiv personeli. Dosyadaki belgelerin gerçek içeriğinin analizini, bilimsel ve pratik değerlerinin belirlenmesini ve ilgili saklama sürelerini içerir. Belgelerin saklama sürelerinin sadece isimlendirmede yer alan dava başlıklarına göre belirlenmesine izin verilmez. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama sürelerine ilişkin belgelere özellikle dikkat edilmelidir. Seçimleri, belgelerin sayfa sayfa gözden geçirilmesiyle gerçekleştirilir. Dosyaların oluşumunda yapılan hataları belirlemenin ve kalıcı saklama süresi olan belgeleri geçici saklama belgelerinden ayırmanın tek yolu budur.

"EPK" işaretli vakalar da sayfa sayfa incelenir. Bu, kompozisyonlarında kalıcı depolamaya tabi olan belgeleri tanımlamanıza olanak tanır. Bu tür belgeleri içeren davalar yeniden oluşturulmalıdır: kalıcı ve zaman dilimleri depolar bağımsız davalar halinde oluşturulur veya homojen belgelerle önceden oluşturulmuş davalara eklenir. Geçici saklama belgelerinin şartları, belge listelerine göre veya kuruluş dosyalarının isimlendirmesine göre belirlenir.

Yani, sınav sürecinde:

Arşive transfer için kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının seçimi;
yapısal birimlerde geçici olarak saklanması gereken kasaların seçimi;
saklama süreleri dolan geçmiş yıllara ait davaların imhası için tahsisat.

Aynı zamanda, davaların isimlendirilmesinin kalitesi ve belgelerin saklanması için son tarihlerin belirlenmesinin doğruluğu kontrol edilir.

Böylece değer incelemesi sonucunda dört grup belge çeşitli terimler depolamak:

Devlet arşivlerinde kalıcı olarak saklanması gereken belgeler;
kuruluşun arşivinde geçici depolamaya (10 yıldan fazla) tabi belgeler;
yapısal bölümlerde geçici depolamaya (10 yıla kadar) tabi belgeler;
saklama süresinin dolması nedeniyle imha edilecek belgeler.

Şu anda, departman kağıt belgelere ek olarak elektronik formdaki belgeleri de kullanmaktadır. Elektronik biçimdeki (ED) belgelerin değerinin incelenmesi, geleneksel (kağıt) ortamdaki belgelerle birlikte bir uzman komisyon tarafından gerçekleştirilir. Gerçekleştirildiğinde, aynı entegre sistem belgelerin değeri için kriterler: bilgilerin önemi ve eksiksizliği, mükerrer bilgilerin olmaması vb. Bununla birlikte, belgelerin elektronik biçimde arşivlenmesi olasılığının belirlenmesi, bir dizi faktörün dikkate alınmasını gerektirir. Bunlar arasında: ED alımının kısıtlanması; ED oluşturma sürecinin eksiksizliği; arşive kabul edildikten sonra ED'nin başka bir formata olası transferinin maliyeti; ED'nin daha fazla depolama için transferini önleyen yasal düzenlemelerin varlığı; gerekli destekleyici belgelerin mevcudiyeti; tip eşleştirme elektronik ekipman ED'nin çeşitli depolama modları; depolama maliyetleri. Bu nedenle, kalıcı ve uzun süreli depolama belgelerinin çoğu, geleneksel kağıt biçiminde kuruluşların arşivlerine aktarılır.

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, bir dizi belge düzenlenir:

Kalıcı saklama kasalarının envanteri;
geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanteri;
personel tarafından vaka envanteri;
depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsis hakkında bir kanun.

Elektronik formdaki belgeler bağımsız envanterlere dahil edilir.

Açıklamalara göre ilgili vakalar kurumun arşivine aktarılır. Geçici (10 yıla kadar) saklama belgeleri arşive aktarılamaz. Kuruluşun belgesel destek hizmetinde veya yapısal bölümlerde saklanırlar ve depolama süresinin bitiminden sonra öngörülen şekilde imha edilirler.

Envanterler AT toplantısında değerlendirilir ve kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Kalıcı saklama vakalarının envanterleri, arşiv kurumunun EPC'si tarafından onaylanır, personel tarafından vaka envanterleri onunla koordine edilir.

AT toplantısında dosya envanteri ile eş zamanlı olarak, saklama süresi dolan davaların imhası için tahsis işlemleri de dikkate alınır. Kuruluş, yasada yer alan dosyaları ancak EPC kalıcı depolama için dosya listesini onayladıktan sonra imha etme hakkına sahiptir.

Kanun, saklama süresi kanunun düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar sona eren davaları içerir. Kanun, tüm organizasyonun işleri için hazırlanmıştır. Birkaç yapısal bölümün davalarını içeriyorsa, o zaman her bir bölümün dava başlıklarından önce adı belirtilir. Homojen durumlar, dava sayısını gösteren bir genel başlık altında kanuna girilir. Davaların imhası için tahsis işlemi, aşağıdakilere göre düzenlenir: birleşik biçim ve belgelerin kıymetini inceleyen görevli tarafından imzalanır. Arşiv kurumunun EPC'si, kalıcı depolama durumları için envanterleri onayladıktan sonra, kanunun kuruluş başkanı tarafından onaylanması gerekir.

Belge saklama süreleri

Bir anonim şirketin tasfiye edildiğini varsayalım. Rosarchive kurumu ile anlaşması varsa, kalıcı saklama süresi belgeleri ve personele göre devlet arşivine aktarır.

Eğer bir sözleşme ilişkileri arşiv ile değil, devlet arşivi sadece şirket çalışanlarının personeline ilişkin belgeleri saklamak için kabul etmekle yükümlüdür. Diğer belgelerin saklanacağı yer, tasfiye komisyonu başkanı veya iflas mütevelli heyeti tarafından belirlenir.

Bir anonim şirketin yeniden yapılanma sonucunda faaliyetini durdurması halinde, belgelerinin asılları yalnızca yeni oluşturulan şirketlerden birine (kural olarak, net aktif değeri en yüksek şirkete) devredilebilir.

Belirli belge türlerinin saklama koşulları:

Belge türü	Raf ömrü	Mevzuat
Muhasebe tabloları ve muhasebe kayıtları
Yıllık mali tablolar*	en az 10 yıl	129-FZ sayılı Kanunun 17. maddesinin 1. fıkrası ve listenin 135. maddesi
Konsolide yıllık mali tablolar*	Kuruluşun tasfiyesine kadar**
Üç aylık mali tablolar*	En az 5 yıl (yıllık mali tabloların yokluğunda - en az 10 yıl)
Aylık mali tablolar*	En az 1 yıl (yıllık, üç aylık mali tabloların yokluğunda - en az 10 yıl)
aktarma, ayırma, tasfiye bilançoları, uygulamalar ve Açıklayıcı notlar onlara	Kuruluşun tasfiyesine kadar**	Listenin 136. Maddesi
Muhasebe kayıtları (genel muhasebe defteri, sipariş günlükleri, geliştirme tabloları, ciro tabloları vb.)	En az 5 yıl, bir denetim veya denetimin tamamlanması (örneğin vergi) ve ihtilaf ve anlaşmazlıkların olmaması şartıyla ***	129-FZ sayılı Kanun'un 17. maddesinin 1. fıkrası ve Liste'nin 148 ve 168. fıkraları
Çalışma hesap planı ve diğer muhasebe politikası belgeleri	Mali tabloların hazırlanmasında en son kullanıldıkları yıldan en az 5 yıl sonra	129-FZ Sayılı Kanun'un 17. Maddesinin 2. Fıkrası
Vergilerin (ücretler) raporlanması ve vergilerin (ücretler) hesaplanması için gerekli belgeler
Yıllık raporlar vergiler için (vergi beyannameleri)	en az 10 yıl	Listenin 170. Maddesi
Üç aylık vergi raporları (vergi beyannameleri)
Aylık vergi raporları (vergi beyannameleri)	En az 1 yıl (üç aylık olmaması halinde - en az 5 yıl)
faturalar		Liste Madde 150
Kitap satın alma, satış kitapları	Son giriş tarihinden itibaren en az 5 tam yıl	914 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan, katma değer vergisi hesaplanırken alınan ve düzenlenen faturaların, satın alma defterlerinin ve satış defterlerinin kayıtlarının tutulmasına ilişkin Kuralların 15 ve 27. Maddeleri
Tutarı gelir vergisi hesaplanırken taşınan önceki yıllara ait vergi zararı tutarını teyit eden belgeler	Vergi matrahının önceki yılların zarar tutarı kadar azaltıldığı vergi döneminin bitiminden en az 4 yıl sonra	Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 283. maddesinin 4. fıkrası
Birleştirilmiş tarım vergisi hesaplanırken veya basitleştirilmiş vergi sistemi uygulanırken ödenen vergi hesaplanırken taşınan önceki vergi dönemlerinden zarar tutarını teyit eden belgeler		Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 346.6 Maddesinin 5. Maddesi ve 346.18. Maddesinin 7. Maddesi
Kaynak dökümanlar
Bir ticari işlemin gerçeğini kaydeden ve muhasebe kayıtlarının temelini oluşturan birincil belgeler ve ekleri (nakit, bankacılık belgeleri, kabul, teslim, mal ve mal ve malzemelerin yazılması, irsaliyeler, avans raporları vb.)	En az 5 yıl, bir denetim veya denetimin tamamlanması (örneğin vergi) ve ihtilaf ve anlaşmazlıkların olmaması şartıyla ***	129-FZ sayılı Kanun'un 17. maddesinin 1. fıkrası ve Liste'nin 150. maddesi
irsaliyeler	en az 5 yıl	Zorunlu detayların 18. Maddesi ve 152 No'lu Rusya Ulaştırma Bakanlığı'nın emriyle onaylanan konşimentoları doldurma prosedürü
Çalışanların kişisel hesapları	en az 75 yaşında	Liste Madde 153
Verilecek belgeler ücretler, ödenekler, ücretler, finansal asistan ve diğer ödemeler	Bir denetimin veya denetimin tamamlanmasına (örneğin vergi) ve anlaşmazlıkların ve anlaşmazlıkların olmamasına bağlı olarak en az 5 yıl *** ve kişisel hesapların yokluğunda - en az 75 yıl	Listenin 155. Maddesi
icra belgeleri	en az 5 yıl	Liste Madde 162
Alacak hesaplarına ilişkin belgeler ve ödenebilir hesaplar(sertifikalar, mutabakat işlemleri, yazışmalar vb.)		Liste Madde 163
Kıtlık, zimmete para geçirme, hırsızlık ile ilgili belgeler
Ödeme Belgeleri çalışma tatilleri		Listenin 165. Maddesi
Sabit kıymetlerin yeniden değerlendirilmesine ilişkin belgeler, sabit kıymetlerin amortismanının belirlenmesi, kuruluşun mülkünün değerinin değerlendirilmesi	Kuruluşun tasfiyesine kadar**	Listenin 166. Maddesi
Amortisman kesintilerine ilişkin belgeler (eylemler, ifadeler, hesaplamalar)	en az 5 yıl	Listenin 167. Maddesi
Faturaların kabulü ve devri, ödenmesi veya takası ile ilgili belgeler		Listenin 179. Maddesi
Döviz ve kambiyo işlemlerinin yürütülmesine ilişkin belgeler, hibeli işlemler	Kuruluşun tasfiyesine kadar**	Liste Madde 181
Sabit kıymetlerin, mülklerin, binaların ve yapıların, mal ve malzemelerin envanterine ilişkin belgeler (envanter listeleri, eylemler, beyanlar, toplantı tutanakları) envanter komisyonları)	En az 5 yıl, bir denetim veya denetimin tamamlanması (örneğin vergi) ve ihtilaf ve anlaşmazlıkların olmaması şartıyla ***	Listenin 192. Maddesi
Antlaşmalar ve sözleşmeler
Sözleşmeler, anlaşmalar (kredi, ekonomik, operasyonel)	Sözleşmenin sona ermesinden en az 5 yıl sonra, sözleşme	Liste Madde 186
İşlem pasaportları	Kuruluşun tasfiyesine kadar**	Liste Madde 187
Yapılan işin kabulüne ilişkin belgeler (eylemler, sertifikalar, faturalar)	En az 5 yıl ve kişisel hesapların yokluğunda - en az 75 yıl	Liste Madde 188
sorumluluk sözleşmeleri	Mali olarak işten çıkarıldıktan sonra en az 5 yıl sorumluluk sahibi kişi	Listenin 189. Maddesi
personel belgeleri
Toplu iş sözleşmesi	Kuruluşun tasfiyesine kadar**	Listenin 275. Maddesi
Çalışanların azaltılmış bir çalışma gününe veya azaltılmış bir çalışma gününe transferine ilişkin belgeler çalışma haftası	en az 5 yıl	Listenin 277. Maddesi
Zaman çizelgeleri (çizelgeler), çalışma zamanı günlükleri	En az 1 yıl****	Listenin 281. Maddesi
Çalışan ikramiyeleri ile ilgili belgeler	en az 5 yıl	Listenin 293. Maddesi
İş sözleşmeleri (sözleşmeler, sözleşmeler)	en az 75 yaşında	Listenin 338. Maddesi
Çalışanların kişisel kartları (geçici işçiler dahil)	en az 75 yaşında	Listenin 339. Maddesi
sahipsiz çalışma kitapları, diplomalar, sertifikalar, sertifikalar, sertifikalar ve diğer kişisel belgeler işçiler	Talep edilene kadar, ancak 50 yıldan az olmamak üzere	Listenin 342. Maddesi
Çalışma kitaplarının çıkarılması için kitaplar, dergiler ve bunlara ekler	En az 50 yaşında	Listenin 358. Maddesi
tatil programları	En az 1 yıl	Listenin 356. Maddesi
İşçi koruma belgeleri
Kanunlar, güvenlik düzenlemeleri, bunların uygulanmasına ilişkin belgeler	en az 5 yıl	Listenin 295. Maddesi
olan mesleklerin listesi zararlı koşullar kuruluş tarafından onaylanan işçilik	Yenisiyle değiştirmeden önce****	Listenin 304. Maddesi
Zararlı çalışma koşullarına sahip üretimdeki işçilerin listeleri	en az 75 yaşında	Liste Madde 305
Tehlikeli mesleklerde çalışanlar için karneler ve kıyafetler	en az 75 yaşında	Liste Madde 305
Mesleki zehirlenmeler ve meslek hastalıkları soruşturma kanunları	En az 45 yaşında	Listenin 312. Maddesi
Dergiler, önleyici çalışma için muhasebe kitapları, güvenlik brifingi	en az 10 yıl	Listenin 316. Maddesi
Güvenlik değerlendirme günlükleri	en az 5 yıl
Çalışma koşulları bakımından işyerlerinin tasdikine ilişkin belgeler (protokoller, beyannameler, işyerleri için tasdik kartları vb.)		569 sayılı Rusya Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın emriyle onaylanan, listenin 332.
Yazar kasa ekipmanı (ŞNT) ile ilgili belgeler
ÇKP Belgeleri*****	CCP kullanımının sona erdiği tarihten itibaren en az 5 yıl	Kuruluşlar tarafından kullanılan yazar kasaların kayıt ve kullanımına ilişkin Yönetmeliğin 14 üncü maddesi ve bireysel girişimciler 470 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır.
Kullanılmış kontrol bantları, mali bellek sürücüleri ve düzeltilemez kayıt ve bilgilerin kalıcı olarak uzun süreli depolanmasını sağlayan yazılım ve donanım
istatistik kağıtları
Yıllık ve daha sık istatistiksel raporlar ve tablolar	en az 10 yıl	Listenin 199. Maddesi
Konsolide yıllık ve daha sık istatistiksel raporlar ve tablolar	Kuruluşun tasfiyesine kadar**
Altı aylık istatistiksel raporlar ve tablolar	En az 5 yıl (Yıllık olmaması halinde - en az 10 yıl)
Üç aylık istatistiksel raporlar ve tablolar	En az 5 yıl (Yıllık, altı aylık olmayan - en az 10 yıl)
Aylık istatistik raporları ve tablolar	En az 1 yıl (Yıllık, altı aylık, üç ayda bir - en az 10 yıl olmaması durumunda)
* Muhasebe beyanları, bilançoları, yasal düzenlemeler tarafından sağlanan ekleri, kar ve zarar tablolarını, açıklayıcı notları, kuruluşun mali tablolarının (zorunlu denetime tabi ise) güvenilirliğini doğrulayan denetim raporlarını ve diğer özel formları (madde 2) içerir. 129-FZ Sayılı Kanunun 13. Maddesi). ** Bu, Kılavuz'un 2.4.2 paragrafındaki hükümlerden kaynaklanmaktadır. *** Uyuşmazlık, anlaşmazlık durumunda belgeler nihai karar verilinceye kadar saklanır. **** Asıl muhasebe belgeleri ise, en az beş yıl süreyle saklanması gerekir (129-FZ sayılı Kanun'un 17. maddesi 1. fıkrası). ***** Yazar kasaların üretimi, satışı, teknik desteği, alımı, tescili, devreye alınması, işletilmesi ve hizmetten çıkarılması ile ilgili belgeleri içerir.

Vergi matrahı ve vergi tutarı, vergi döneminin sonunda belirlenir (madde 1, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 55. maddesi). Çoğu vergi için bu dönem takvim yılıdır. İstisna, vergi dönemi çeyrek olan KDV'dir. Bu nedenle, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli belgelerin saklanma süresi, vergi döneminin bitişini takip eden günden itibaren sayılmalıdır.

Belgelerin arşivlenmesi

Belgelerin arşivlenmesi, devletin, herhangi bir muhasebe belgesinin vb. korunmasını sağlar.

Genellikle neredeyse tüm belgeleri 5 yıl boyunca saklamaya çalışırlar. Ancak, imha edilmeyen bazı belgeler vardır. Örneğin, bir kuruluşta, bir kuruluşta vb. çalışan çalışanlar hakkında bilgi içeren belgeler. Raf ömrü 10 yıldan fazla olan muhasebe belgeleri de vardır.

İşletmenin tasfiyesine karar verilmesi durumunda, girişimci tüm belgelerini devlet veya belediye arşivine devretmelidir. Bu eylem olmadan, hiç kimse eylemi imzalamayacağı için işletmeyi tasfiye etmek mümkün olmayacaktır. İşletme çalışacak iken kimse belgeleri girişimciden alamaz. Ancak, işletme bozulursa, devlet tüm belgelerin güvenliğini sağlamalıdır.

1. Arşiv hangi binada düzenlenebilir?

Öncelikle arşivi ahşap veya harap binalara yerleştirmek mümkün değil. Ayrıca bina nemli olmamalı ve yangına neden olabilecek soba ısıtması olmamalıdır.

Böyle bir oda diğerlerinden izole edilmelidir. Arşivi binaya yerleştirmek yasaktır. yemek servisi. Ayrıca yangına neden olabilecek eşyaları saklamayın.

Bir belge arşivi saklamayı planladıkları bir oda seçerken, ayrılabilecekleri akılda tutulmalıdır:

Geçici belgelerin saklanacağı oda;
Sürekli kullanılması gereken belgeleri saklayacakları oda;
Arşivler;
Belge arşivi ile çalışmak zorunda olan çalışanlar için özel olarak ayrılmış odalar.

2. Arşivlemenin hangi işlevleri var?

Arşivcinin işlevleri aşağıdaki gibidir:

Arşiv çalışanı, kuruluşların yapısal alt bölümlerinin yansıtılması gereken listeler oluşturmalıdır;
Çeşitli kuruluşlardan bir belge arşivi kabul etmelidir;
Tüm belgelerin güvenliğinin kayıtlarını tutun;
Belgelerini arşive aktaran yöneticilere bilgi sağlamak;
Belirli belgelerin hangi amaçlarla kullanıldığını gösteren kayıtları tutun;
Sınav durumunda yer almak için;
Doldurmanın doğruluğunu ve ayrıca her belgenin yürütülmesini kontrol edin;
Vakaların bir isimlendirmesini hazırlayın;
Belgelerin tamamlanmasıyla ilgili önerilerde bulunmak;
Arşiv belgelerine ilişkin temel kuralların geliştirilmesine katılmak;
Arşivde çalışan çalışanların ileri eğitimlerine katılın.

Arşiv belgeleri için saklama süreleri

Kanun ve yönetmeliklere uygun olarak, herhangi bir belge, belirli bir dönem depolamak. Şirketin faaliyetlerinin finansal muhasebesini yansıtan belgelerin çoğu 10 yıl boyunca saklanır.

10 yıl süreyle saklanması gereken belgeler şunlardır:

İşletmenin muhasebecisi tarafından derlenen yıllık raporlama;
vergisi beyannameleri;
İşletme çalışanlarının güvenliğinin kayıtlarını tutan bir kitap;
Yıl için oluşturulan istatistiksel rapor.

5 yıl saklanması gereken belgeler şunlardır:

Şirket faaliyetlerinin üç ayda bir raporlanması;
Çalışma hesap planı;
Üç aylık vergi raporu;
Fatura;
Devam eden satın almaların defteri;
Kurumsal satış kitabı;
Çeşitli birincil belgeler;
İrsaliye;
Her çalışana ücret verilmesini yansıtan bir belge;
yürütme belgeleri;
Alacak hesaplarını yansıtan belgeler;
Hırsızlığın yanı sıra eksikliği de yansıtan belgeler;
Amortisman giderlerini yansıtan belgeler;
senet belgeleri;
Devam eden envanteri yansıtan belgeler;
Antlaşmalar ve anlaşmalar;
Eylemler;
İşletmenin bir çalışanının sorumluluğuna ilişkin sözleşmeler;
İşletmenin bir veya daha fazla çalışanı için ikramiye sözleşmeleri;
Diğer belgeler.

50 yıldan 75 yıla kadar saklanması gereken belgeler var.

Arşivde bulunan belgelerin saklanması ve muhasebeleştirilmesi

Arşive aktarılan belgelerin aşağıda belirtilen kanun ve yönetmeliklere göre saklanması ve kayıtlarının tutulması zorunludur:

"Arşiv İşleri Hakkında Kanun";
“Muhasebe” Kanunu;
Kanun " anonim şirketler Ey";
Belirli belgelerin hangi sırayla ve hangi süre boyunca saklanacağını belirten -03-33ps sayılı Kararname;
"LLC'de" Yasası.

Tüm belgeler, işletme başkanının bildiği bir yerde saklanmalıdır.

1. Arşiv belgelerinin saklanması için temel kurallar

Arşivde alınan belgeleri saklamanın gerekli olduğu birkaç temel mod vardır.

Bunlardan bazılarını ele alalım:

1. Işık modu. Bu durumda arşiv odasında aydınlatmayı uygun şekilde konumlandırmak gerekir.

Bunu yapmak için aşağıdaki kurallara uymalısınız:

Belgeler doğrudan güneş ışığına maruz bırakılmamalıdır;
Pencerelerin binanın kuzey tarafında yer alması arzu edilir;
Akkor lambalar veya pürüzsüz bir yüzeye sahip özel gölgelerle kaplanmış diğer lambaları kullanarak iç mekanlarda yapay ışık oluşturmak mümkündür;
Mümkünse odayı gün ışığından izole edin.

2. Sıcaklık ve nem koşulları. Herhangi bir arşiv odasında, belgeleri saklarken sıcaklık ve nem çok önemlidir. İç ortam sıcaklığındaki ani değişiklikler kağıdı olumsuz etkileyebilir. Bu göstergeleri haftada yaklaşık 2 kez özel cihazlar yardımıyla sürekli izlemelisiniz. Sıcaklığı kontrol etmek için bir klima monte edilebilir.

3. Sıhhi ve hijyenik rejim. Arşivler her zaman temiz tutulmalıdır.

Mantarın yanı sıra kemirgen küfünün ortaya çıkmasını önlemek önemlidir. Temel Kurallar:

Deponun sıkılığını sağlayın;
Yılda bir kez raflarda oluşan tüm tozları temizleyin;
Periyodik olarak iç mekanlarda ıslak temizlik yapın;
Odayı havalandırın.

4. Güvenlik modu. Arşiv belgelerinin saklandığı oda korunmalı ve güvenlikleri sağlanmalıdır.

2. Arşiv depolaması için belgeler nasıl aktarılır?

Temel olarak, belgelerin kurumdan arşive aktarımı öncelik sırasına göre gerçekleştirilir. Belgelerin teslimi için program, belirli bir şirketin başkanıyla birlikte onaylanan arşiv personeli tarafından geliştirilmiştir.

Tüm vaka ve belgeler, veri aktarımından sorumlu olacak şirket çalışanları tarafından sunulabilir. Yukarıda belirtildiği gibi, belgeler farklı bir süre için saklanabilir - 1 ila 75 yıl arasında. Belgenin türüne bağlıdır.

3. Arşiv depolama için belgelerin hazırlanması

Herhangi bir kurum veya kuruluş, belgeleri zamanında ve tam olarak belirtilen zamanda, kuruluşta oluşturulabilecek arşiv departmanına veya departman arşivine aktarmalıdır. Transfer için evrak hazırlamak için 3-5 kişiden oluşacak bir komisyon oluşturmak gerekiyor.

Belgelerin hazırlanması aşağıdaki adımları içerir:

1. Vakaların kaydı;
2. Bir inceleme yapmak ve belirli belgelerin değerini değerlendirmek gerekir;
3. Hangi davaların imhaya tabi olduğunu gösterecek bir kanun hazırlayın;
4. Her bir vakayı tanımlayın.

Uzman komisyonu bir danışma organıdır. Genellikle, komisyonun kararı, teşebbüs başkanının imzasını atması gereken rızasıyla bir kanun şeklinde düzenlenir. Komisyon, uygun protokolü hazırlarken yılda sadece 2 kez toplanır.

Belgelerin incelenmesi, davaların isimlendirilmesi ve belgenin ne kadar süreyle saklanması gerektiğinin belirtildiği bir dizi belge temelinde gerçekleştirilir. Tüm belgeler dikkatlice incelenir. Uzmanlar kullanılabilirliği kontrol ediyor Güvenilir bilgi, ayrıca belirli bir belgeyi doldurmanın doğruluğu.

İnceleme tamamlandıktan sonra, tüm belgeleri tanımlamak ve ilgili işlemleri hazırlamak gerekir. Belgeler arşive aktarıldıktan sonra.

Her belge envantere tabi tutulduktan sonra imha edilecek belgeler seçilir. İmha edilecek tüm belgeler tarif edilir ve üzerlerine işlem yapılır. Hangi belgelerin imha edileceğini toplantıdaki komisyon belirler. Tüm eylemler işletme başkanı tarafından imzalanmalıdır.

4. Arşiv belgelerinin sınıflandırılması

Belgeleri arşive göndermeden önce bunları sınıflandırmanız gerekir:

1. Arşiv belgelerinin geçici olarak saklanması birinci gruptur;
2. Kalıcı saklama belgeleri ikinci gruptur.

Geçici belgeler, saklama süresi 10 yılı aşmayan belgelerdir.

Kalıcı depolama belgeleri, yaklaşık 75 yıllık bir koruma süresi önermektedir.

Ayrıca, kalıcı depolamaya tabi olan belgelerin belediye veya devlet arşivine hatasız olarak aktarılması gerekir. Ancak başlangıçta, tüm belgeler arşivlenir.

Geçici belgeler şunları içerir:

tatil siparişleri;
seyahat siparişleri;
İdari ve ekonomik faaliyetler için emirler;
Tüzel kişilerle akdedilen sözleşmeler;
İşletme tarafından ne tür bir kamu ihalesi yapıldığını gösteren belgeler;
Girişimci tarafından kabul edilen eserlerin listesini gösteren işlemler;
Çeşitli muhasebe belgeleri;
irsaliyeler;
Çeşitli diğer belgeler.

Uzun vadeli kayıtlar şunları içerir:

İşletmenin faaliyetlerine ilişkin siparişlerin kayıt günlüğü;
Çalışanların personel listesi;
Her vakanın açıklaması;
Her vakanın isimlendirilmesi;
Davanın hangi sebeplerle yok edildiği veya belgelerin hangi sebeplerle kaybolduğu belirtilen fiiller;
Yıllık vergi, muhasebe ve mali rapor;
Yıllık tahmin;
Şirketin hissedarlarının kaydı;
Yasal belgeler;
Temettü almaya hak kazanan kişilerin listesi;
Limitler;
İşlemlerin pasaportları;
garantörler;
Özelleştirme belgeleri;
Sahiplerin kaydı değerli kağıtlar;
İşletmenin hayır faaliyetlerine katılımını onaylayan belgeler;
fiyat etiketi;
Ürünler için tarifeler;
fiyat listeleri;
İşletmenin yıllık faaliyet planı;
Şirket payları ile yapılan işlerin muhasebe defteri;
İşletmede tutulan çeşitli dergiler;
Fonlara yıllık rapor;
Denetçi raporu;
Denetim komisyonunun sonuçlanması;
Diğer Belgeler.

Girişimcinin arşivdeki bu veya bu belgeyi alması için emanet ettiği kişilerin yanlarında vekaletname olması gerekir. Bundan sonra, makbuzun üzerine imzasını koyması ve pasaport verilerini belirtmesi gerekecek. Belge ortak bir dosyada dosyalanmışsa, ayrı olarak düzenlenmez.

Gördüğünüz gibi, işletmenin tüm belgeleri arşivlenmelidir. Bu önemlidir, çünkü geçmiş faaliyetler veya işlemlerle ilgili bilgilere en beklenmedik zamanlarda ihtiyaç duyulabilir. Bu nedenle belgeler, kanunla oluşturulmuş tüm kurallar dikkate alınarak saklanmalıdır.

Muhasebe belgelerinin saklanması

Belgeleri saklamak için bir kuruluş, özel bir arşiv şirketinin hizmetlerini kullanabilir (belgelerin saha dışında saklanması) veya kendi arşivini oluşturabilir. Kuruluşun bir arşiv oluşturma hakkı, N 125-FZ "Rusya Federasyonu'ndaki Arşiv İşleri Hakkında" Federal Yasasında yer almaktadır.

Kuruluş belgeleri evde tutuyorsa, bu amaçlar için şirket, genellikle özel raflar veya raflarla donatılmış ayrı bir oda tahsis etmelidir. Arşiv odasında pencereler varsa, perdelenmeli veya panjur takılmalıdır, aksi takdirde belgeleri ışığa maruz kalmaktan korumak mümkün olmaz ve bu nedenle solmaları göz ardı edilmez. Ayrıca bu amaçlar için raf yerine panjur dolapları kullanabilirsiniz.

Özellikle depolama odası binanın birinci veya bodrum katında bulunuyorsa, pencere açıklıklarının metal çubuklarla donatılması tavsiye edilir, ayrıca arşive metal bir kapı monte etmek daha iyidir. Bu tür önlemler, kuruluşun arşiv binasına yetkisiz girişten kaçınmasını sağlayacaktır.

Gerekli belgeleri aramak için çok fazla zaman harcamamak için kuruluş, bir kopyası arşiv binasına yerleştirilmesi gereken bir vaka terminolojisi geliştirmelidir.

Kural olarak, muhasebe departmanından ve şirketin arşivinden kuruluşun diğer yapısal bölümlerinin çalışanlarına muhasebe belgelerinin verilmesine izin verilmediğini lütfen unutmayın. Bazı durumlarda, belgeler ancak baş muhasebecinin izni ile verilebilir.

Yukarıda bahsedilen site dışı belge depolama, düzenlemenin etkili bir yoludur. muhasebe arşivi, depolama için muhasebe belgelerinin modern ekipmanlarla (arşiv rafları, özel kutular, erişim kontrol sistemleri ve yangın Güvenliği).

Bu teknolojinin başlıca avantajları şunlardır:

Muhasebeci üzerindeki çekirdek olmayan yükün azaltılması;
yetkisiz erişime karşı koruma kesin bilgi;
önemli belgelerin güvenliği;
kendi arşivinizi donatmak ve müteakip bakımı ile ilgili maliyetleri azaltmak;
ofis alanının serbest bırakılması.

Muhasebe belgelerinin saklanması için bir yöntem seçimi, kural olarak, işletmenin finansal yeteneklerine, depolanan belgelerin hacmine ve miktarındaki artış hızına, güvenlik hizmetinin gereksinimlerine ve işletmenin sektör özelliklerine bağlıdır. .

Belgeler nasıl saklanır

Rusya Federasyonu mevzuatı, kuruluşların birincil muhasebe belgelerini saklama yükümlülüğünü sağlar. Depolama koşulları ve prosedürleri, her zaman muhasebecilerin-uygulamacıların gerekli dikkatinin konusu olmayan bir dizi yönetmelikle düzenlenir.

Bu belgelerin neler olduğunu ve hangi belgelerin saklanması konularının bunlar tarafından belirlendiğini öğrenmek gerekir.

Muhasebe belgelerinin saklanması ile ilgili olarak, düzenleyici belgeler saklama şartlarını ve prosedürünü belirler.

125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Kanunun 17. Maddesi uyarınca, kuruluşların, oluşturulan depolama süreleri boyunca arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamaları gerekmektedir. Federal yasalar ve diğer düzenleyici yasal işlemler RF. 129-FZ sayılı "Muhasebe Üzerine" Federal Kanunun 17. Maddesinin 1. Maddesi, "Kuruluşların, devlet arşivlerini düzenleme kurallarına uygun olarak belirlenen süreler için birincil muhasebe belgelerini, muhasebe kayıtlarını ve mali tabloları saklaması gerektiğini, ama beş yıldan az olamaz."

Aynı zamanda, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu (madde 8, fıkra 1, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. maddesi) vergi mükelleflerinin "muhasebe verilerinin ve hesaplanması ve ödenmesi için gerekli diğer belgelerin güvenliğini sağlamasını" gerektirir. vergilerin yanı sıra alınan geliri (kuruluşlar için - ayrıca yapılan masraflar) ve ödenen vergileri (beklenen) doğrulayan belgeler. İlk bakışta, belirtilen normların birbiriyle çeliştiği görünebilir. Gerçek şu ki, bu düzenleyici belgeler, çeşitli hukuk dalları - vergi ve muhasebe amaçları için yürürlükte olan reçeteler oluşturuyor. Vergi mevzuatına uymak için belgelerin 4 yıl, muhasebeye uymak için 5 yıl saklanması gerekir. Sırasıyla, Genel ifade belgelerin saklanması 5 yıldır (devlet arşiv işinin organizasyon kuralları tarafından aksi belirtilmedikçe).

Belgeleri saklama prosedürü aşağıdaki ana belgelerle düzenlenir:

1. 125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Yasa (bundan böyle - 125-FZ sayılı Yasa);
2. Kuruluşun arşivlerinin çalışması için temel kurallar - Federal Arşivlerin kararı ile onaylanmıştır (bundan sonra - Temel Kurallar);
3. Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi - Rusya Federal Arşiv Servisi tarafından onaylanmıştır (bundan sonra - Liste).

Yukarıdaki tüm normatif belgelerden, uygulamalı muhasebeci, "ana belge olarak kullanılması amaçlandığından, Listeye özellikle dikkat etmelidir. normatif belge yönetimin depolanması ve imhası için depolama ve seçim koşullarını belirlerken standart belgeler, yani tüm veya çoğu kuruluş için ortak (devlet dışı dahil) "(madde 1.4. Listenin uygulanmasına ilişkin talimatlar). Liste, kuruluşların ekonomik yaşamının gerçeklerini kaydederken derlenen bölümlere ayrılmış belgeleri ve uygulama talimatlarını içerir. Listede tahsis edilen bölümler arasında, özellikle, 4.1. "Muhasebe ve raporlama" ve 4.2. "İstatistiksel muhasebe ve raporlama" alt bölümlerini içeren 4. "Muhasebe ve raporlama" bulunmaktadır. Sayılı Kanun'un 5. Maddesi Belgeler, ortamlarının türü ne olursa olsun tüm belgeleri kapsar, yani bu maddede belirtilen belgelerin saklanmasına ilişkin şartlar hem kağıt hem de elektronik ortamdaki belgeler için geçerlidir.

Belge son kullanma tarihi

Belgelerin fiziksel imhası aşağıdaki ilkelere göre yönlendirilmelidir:

İmha, düzenleyici yasal düzenlemelerin gereklerine uygun olarak yetkilendirilmeli ve gerçekleştirilmelidir;
- Askıda olan veya devam eden dava ve soruşturmalara ilişkin belgeler imha edilmemeli;
- belgelerin imhası, içinde yer alan bilgilerin gizliliğini sağlayacak şekilde gerçekleştirilir;
- kişisel, sigorta ve yedekleme dahil olmak üzere imha için izin verilen belgelerin tüm kopyaları imha edilir.

Belge imhasının düzenlenmesi

Belgelerin imhası için uzman komisyonunun uygun eylemleri hazırladığını tekrarlıyoruz. Ticari kuruluşlar için kanunun şekli onaylanmamıştır, bu nedenle herhangi bir biçimde düzenlenmiştir.

Doğru yürütme için, Federal Arşivler N 76 tarafından onaylanan federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için talimatların geliştirilmesine yönelik Metodolojik önerilerde verilen kanunun yaklaşık biçimine rehberlik edebilirsiniz.

Belgelerin imhası, geri dönüşüm için kağıt işleme kuruluşlarına veya geri dönüştürülebilir maddeleri toplayan kuruluşlara aktarılarak gerçekleşir.

Ayrıca, bir anlaşma temelinde kuruluşların arşivini sürdürmekle uğraşan firmalar, yalnızca atık kağıda belgelerin teslim edilmesini değil, aynı zamanda parçalanmasını da sunabilir.

Belgelerin devlet depolaması

Rusya Federasyonu mevzuatının gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilen arşiv depolaması için belgelerin transferi, örneğin sosyal sertifikaların verilmesi için belgelerin daha sonra kullanılması için gerekli koşulları sağlar. Ayrıca, devlet arşivlerinin çalışanları, uygun şekilde yürütülmemişlerse belgeleri aktarmayı reddedebilir.

Arşiv depolaması için belge aktarma aşamaları:

1. Belgelerin bilimsel ve pratik değerinin incelenmesi

Vakaları depoya aktarma prosedürü, belgelerin değerinin incelenmesiyle başlamalıdır. Değerin incelenmesi, kısa saklama süreleri olan belgeleri saklarken yapılan hataları tespit etmenizi sağlar. Ek olarak, değerin incelenmesi, imha için belgelerin seçiminin gerçekleştiği belgelerin analizini içerir. Kaydedilmesi gereken bu belgelerin ciltlenmesi ve saklanmak üzere arşive aktarılması gerekecektir.

2. Vaka envanterlerinin derlenmesi

Belgelerin arşiv depolaması için aktarılmasındaki bir sonraki adım, vaka envanterlerinin derlenmesidir. Arşiv envanteri, izin veren bir belgedir. arşiv çalışanları büyük miktarda sistematik olmayan bilgide hızla gezinin. Envanter, arşive aktarılmaları mümkün olmayan, saklanacak belgelerin yapılandırılmasıdır.

3. Bağlama (belge bağlama)

Üzerinde bu aşama belgelerin ciltlenmesi, yani ciltlenmesi gerekir. Bir şirket çok sayıda dava biriktirdiyse, kural olarak bunu, kuruluşun belgeleri için ciltleme işini mümkün olan en kısa sürede tamamlayabilecek olan arşiv şirketlerine emanet eder. İlk olarak, dikiş, belgelerin saklanmak üzere transferini kolaylaştırır ve doğru davayı hızla bulmanızı sağlar. İç içe vakalar ve daha fazlası var önemli avantaj: büyük miktarda belgeyi arşive aktarırken önemli bir faktör olan ham belgelere göre üçte bir oranında daha az yer kaplarlar.

4. İşlenmiş belgelerin saklama için transferi

Belge işlemenin tüm aşamaları tamamlandıktan sonra (belgelerin değerinin incelenmesi, envanterlerin derlenmesi ve ciltleme çalışmaları), kuruluş belgelerin devlete, departman arşivine veya şirket arşivine saklanması için doğrudan aktarılmasına devam edebilir. Bu, önceden derlenmiş envanterlere göre gerçekleşir. Depolama için transfer özel şartlara tabi ise değerli belgeler, ardından dosyadaki sayfa sayısı hatasız olarak kontrol edilir.

Belgeleri depolama için aktarırken kayıt kuralları

Arşiv depolama için davaların devri sırasında, davanın tasarımı ve kapağı için bazı kurallara uyulması gerekir.

Kapakta aşağıdaki ayrıntılar bulunmalıdır:

Şirketin adı;
yapısal birimin adı veya kodu;
vaka numarası;
vaka başlığı;
vaka tarihleri;
yaprak sayısı;
davanın saklama süresi;
dava dosyası şifresi.

Şirkette adın veya bölümün adının değişmesi durumunda yeni adı kasa kapağında belirtilir ve eskisi parantez içinde yazılmalıdır. Dosyalara başka kağıtlar eklenmişse, kapakta başvuruların adını ve sayısını belirtmeniz gerekir.

Her vakaya, arşiv şifresinin bir parçası olan ve belgelerin sıkı bir şekilde kayıt altına alınmasını sağlayan bir hesap numarası atanmalıdır. Vaka tanımları yapmak, vakaların yerini ve belgenin bir özetini bulmanızı sağlar.

Vakaların bölüm arşivine aktarılması

Bir departman arşivi, devlet arşiv hizmeti sistemine dahil olmayan bir kuruluşa doğrudan bağlı olan bir arşivdir. Aynı zamanda organizasyonun yapısal bir birimi olabilir. Bölüm arşivi, kuruluşların belgelerini devlet deposuna aktarılıncaya kadar saklar.

Şirketin tasfiyesi üzerine arşiv amaçlı belgelerin devri

Rusya Federasyonu mevzuatına göre, şirketin tasfiyesi üzerine belgeler halefine veya devlet arşivine aktarılır. 75 yıllık raf ömrüne sahip personel (personel belgeleri) ile sertifika verilmesine temel teşkil eden uzun raf ömrü (10 yıldan fazla) olan belgeler arşive aktarılabilir.

Belgelerin devlet deposuna aktarılması

Belgelerin devlet arşivine ilk aktarımı sırasında şirketin arşiv fonuna tarihsel bir gönderme yapılır. Aşağıdaki yayınlar sırasında, hakkında bilgi değişiklikler belgelerin başlığı, yapısı, işlevleri, bileşimi ve durumu vb.

Envanterin tüm kopyalarında, devlet arşivindeki belgelerin kabulüne ilişkin bir işaret yapılması gerekir. Bu prosedürün tamamlandığı gerçeği, davaların kabulü ve devri ile belgelenir. Envanterdeki son kayıt ile devlet arşivine fiilen intikal eden vaka sayısı arasında bir tutarsızlık olması durumunda, fiili duruma uygun olarak yeni bir nihai giriş yapılmalıdır. Belgelerin kabulü ve devrinde, eksik vaka sayıları, gerekçeleri ile birlikte yazılır. Kayıp orijinaller kopyalarla değiştirilebilir.

Belgeleri devlet deposuna aktarmadan önce, vakaların bilimsel ve teknik işlenmesi ile fiziksel ve sıhhi-hijyenik durum kontrol edilir. Belgelerle birlikte, tamamlanan kabul ve davaların devri işleminin bir nüshası arşive teslim edilmelidir.

Belge depolama kuralları

Belgeleri saklama prosedürünü belirlerken, bir muhasebeci, farklı hukuk dallarından gelen düzenlemelere göre yönlendirilmelidir.

Muhasebe belgelerinin saklama prosedürünü ve şartlarını düzenleyen ana düzenleyici yasal düzenlemeler arasında aşağıdakiler ayırt edilebilir:

105 sayılı SSCB Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan muhasebedeki belgeler ve iş akışına ilişkin mevcut Yönetmelik;
Kuruluşun arşivlerinin çalışması için temel kurallar (Federal Arşivler kolejinin kararı ile onaylanmıştır);
125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Yasa;
Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerinin bir listesi (558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır).

Saklama süreleri nasıl belirlenir

Muhasebe belgelerinin saklama şartlarını belirlemek için, her şeyden önce, tipik idari arşiv belgeleri listesi hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Bu, önceki listenin güncellenmiş bir versiyonudur ve saklama sürelerinin bir göstergesiyle birlikte kuruluşların tipik arşiv belgelerini (sahiplik biçiminden bağımsız olarak) içerir. Listedeki tüm belgeler, çoğu kuruluşta ortak olan yönetim işlevlerine karşılık gelen bölümlere ayrılmıştır. Özellikle, 4.1 alt bölümlerini içeren Bölüm 4 "Muhasebe ve raporlama". "Muhasebe ve raporlama" ve 4.2. "İstatistiksel muhasebe ve raporlama", muhasebecinin departmanının belgelerinin saklama şartlarını belirlemesine yardımcı olacaktır.

Ek olarak, muhasebe belgelerinin saklama sürelerini hızlı bir şekilde belirlemek için, belirli bir belgeyi (saklama süresi göstergesiyle) son standart da dahil olmak üzere üç ana listede arayan ücretsiz İnternet hizmeti "Arşivist-Çevrimiçi" kullanabilirsiniz. liste.

muhasebe hukuku gereklilikleri

Birincil muhasebe belgelerinin, muhasebe kayıtlarının, muhasebe (finansal) tablolarının, Kurallara göre belirlenen süreler içinde bir ekonomik kuruluş tarafından depolanmasına tabi olduğu 402-FZ sayılı “Muhasebe” Federal Yasasının yürürlüğe girdiğini unutmayın. ayrıca devlet arşivlerinin organizasyonu için, bu süreler raporlama yılından sonra beş yıldan az olamaz (Federal Muhasebe Yasasının 29. Maddesi). Rusya Federasyonu'ndaki (34n sayılı Rusya Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan) muhasebe ve finansal raporlamaya ilişkin Yönetmeliğin 98. paragrafının benzer bir gereklilik içerdiğine dikkat edin.

Vergi kodu gereksinimleri

Rusya Federasyonu Vergi Kanunu uyarınca, vergi mükelleflerinin muhasebe ve vergi kayıtlarını dört yıl boyunca tutmaları gerekmektedir. Bu, en önemli finansal işlemlerin teyidi olarak hizmet eden belgeler için geçerlidir: gelirin alınması, vergilerin ödenmesi (stopaj) (8. fıkra, 1. fıkra, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. maddesi).

LLC ve anonim şirketler için gereklilikler

Açık ve kapalı anonim şirketler, faaliyetlerinde oluşturulan belgelerin güvenliğini sağlamalıdır, anonim şirketlerin belgelerinin saklanmasına ilişkin usul ve şartlara ilişkin Yönetmelikler (03 No'lu Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu Kararı ile onaylanmıştır) -33 / ps). Sınırlı sorumlu şirketler, belgelerinin saklanmasına ilişkin kuralları, 14-FZ sayılı “Sınırlı Sorumlu Şirketler Hakkında” Federal Kanunun 50. Maddesinde bulabilir. Kurucu ve diğerlerini listeler organizasyon belgeleri zorunlu depolamaya tabidir.

Elektronik belgelerin saklama koşulları

Muhasebe belgelerinin arşivde saklanmasının sadece verilerin kağıt üzerinde saklanması olarak anlaşılmadığını belirtmek önemlidir. Federal Arşivleme Yasası'nın 5. Maddesine göre, belgelerin arşiv fonuna dahil edilmesi, belgenin oluşturulma yöntemine ve medya türüne bağlı değildir. Böylece muhasebeci sadece kağıt değil, elektronik belgelerin de güvenliğini sağlamakla yükümlüdür.

Kuruluşun muhasebe politikası ve standartları ile elektronik belgelerin çoğaltılmasını ve dijital elektronik imzanın gerçekliğinin doğrulanmasını sağlayan diğer belge ve araçlar, yıldan sonra en az beş yıl süreyle saklanmaya tabidir. en son muhasebe raporlarını derlemek için kullanıldılar ("Muhasebe Hakkında Federal Yasanın 29. Maddesinin 2. paragrafı).

Muhasebe belgelerini saklamanın yolları

Arşiv belgelerinin uygun şekilde korunmasını sağlamak için bazı kuruluşlar kendi arşivlerini oluşturmaya başvururlar. Bu hak, "Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında" Federal Kanun hükümleri ile ticari ve ticari olmayan kuruluşlara verilmiştir. Aynı zamanda, muhasebe belgelerini saklama yöntemini seçme özgürlüğüne sahiptirler - kendi arşivlerinde veya özel bir arşiv şirketinin topraklarında. Her iki seçeneğe de daha yakından bakalım.

Kendi arşivinizi düzenleme

Yönetim belgeleri kendi başına saklamaya karar verirse, arşiv için belge depolama tesisleri (örneğin raflar veya raflar), bir güvenlik sistemi ve sıcaklık ve nem koşulları.

Ayrıca, dayalı Genel Pratik arşiv belgelerini saklarken, kendi arşivinizi oluşturma konusunda bazı ipuçları verebilirsiniz:

Gelecekteki arşiv odasında çok fazla ışık varsa, pencerelere karartma perdeleri veya panjurlar asılmalıdır. Aksi takdirde kuruluşun en önemli belgeleri solup bozulabilir. sona ermeden önce saklama süreleri.
Arşiv odası birinci veya bodrum katlarda bulunuyorsa, pencere açıklıklarına metal parmaklıklar takılması tavsiye edilir. Ayrıca arşive yetkisiz erişimi engellemek için metal kapı takabilirsiniz.
Arşivde saklanan vakaların bir isimlendirmesini (sistematik bir liste) geliştirmek gereklidir. Vakaların isimlendirilmesi, kuruluş çalışanlarının gerekli belgeleri ararken zaman kazanmalarını sağlayacaktır. Geliştirilen vaka isimlendirmesinin bir kopyası doğrudan kuruluşun arşivinde saklanmalıdır.
Arşivden belge çıkarmak için bir prosedür geliştirmek gerekir. Muhasebe departmanından veya kuruluşun arşivinden muhasebe belgelerinin diğer yapısal bölümlerin çalışanlarına verilmesi gerekli değildir. Bazı durumlarda, baş muhasebecinin izni ile gerekçeli bir talep üzerine belge düzenlenebilir.

Muhasebe belgelerinin saha dışında saklanması

Günümüzde, site dışı belge depolama hizmeti, arşiv hizmetleri pazarında oldukça popülerdir. Hizmeti kullanırken, muhasebe ve diğer belgeleri saklama işlevleri profesyonel bir arşiv şirketine devredilir. Profesyonel arşivler modern ekipmanlarla donatılmıştır ve arşivler için tüm yasal gerekliliklere uygundur. Bu onların, kural olarak (özellikle küçük kuruluşlarda) yeterli paraya veya personel zamanına sahip olmadıkları için çok ihmal edilmiş bir durumda olan kuruluşların kendi arşivlerinden temel farkıdır.

Belgelerin saha dışında saklanması genellikle pahalı ofis alanlarının bir kısmını boşaltmanın gerekli olduğu ve kendi arşivinizi oluşturma ve müteakip bakımı (alan kirası, bir arşiv çalışanının maaşı vb.) ile ilgili maliyetleri azaltmanın gerekli olduğu durumlarda kullanılır. .). Ve bir muhasebeci için, ofis dışında depolamanın ana avantajı, belgelerle çalışma sorumluluklarını (arşiv oluşturma, belgeleri düzenleme, arama, kopyalama vb.) bir arşivden uzmanlara devrederek temel olmayan iş yükünün azaltılmasıdır. şirket.

Muhasebe belgelerini saklama yönteminin seçimi - kendi arşivi veya ofis dışı depolama - kuruluşun finansal yetenekleri ve belge yönetiminin özellikleri ile belirlenir. gösterildiği gibi Rus pratiği, doğru seçim Bir arşiv şirketi için, belgelerin ofis dışında saklanması, bir arşiv oluşturma ve daha fazla koruma aşamasında finansal maliyetler açısından daha karlı hale gelebilir.

Muhasebe belgelerinin saklanması prosedürünün ihlali için cezalar

Bir belge kaybolursa veya içeriği kullanılamaz hale gelirse, bir arşiv denetimi (bununla ilgili daha fazla bilgi için bkz. kuruluş veya onun memurlar- Yönetici ve baş muhasebeci.

Belge saklama kurallarına uyulmaması nedeniyle bir yetkiliye idari para cezası verilebilir (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 13.20. Maddesi). Belge eksikliği nedeniyle, mali tabloların içeriği% 10'dan fazla çarpıtılmışsa, muhasebeci veya yönetici, belge saklama prosedürünün ve muhasebe kurallarının ağır ihlali nedeniyle para cezasına çarptırılabilir (Medeni Kanun'un 15.11. Rusya Federasyonu İdari Suçları).

Bir kuruluş için en “pahalı” kayıp, vergi kayıtlarının tutulduğu belgelerin kaybı olabilir. Vergi Kanunu'nun 120. maddesine göre, belirli belgelerin yokluğu, gelir ve giderlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin kuralların ağır ihlali olarak kabul edilmektedir. Bu ihlal için kuruluş para cezasına çarptırılabilir. Birincil belgelerin, faturaların veya muhasebe kayıtlarının olmaması bu tür sonuçlara yol açacaktır.

Birincil belgelerin kaybolması durumunda, kuruluş başkanı, kaybın nedenlerini araştırmak için bir komisyon atamalıdır (105 sayılı SSCB Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan muhasebede belgeler ve iş akışına ilişkin Yönetmeliğin 6.8 maddesi). .

Mücbir sebepler sonucu muhasebe belgelerinin kaybolduğu durumlarda (örneğin, felaket) veya üçüncü şahısların yasadışı eylemleri (hırsızlık, kasıtlı kundakçılık), bu gerçek ilgili makamların çalışanları tarafından onaylanmalıdır. Bu nedenle, yangın durumunda, böyle bir onay, belgelerin çalınması durumunda yangın gözetim hizmetinden bir sertifika - polisten bir sertifika.

Muhasebe belgelerinin imhası

Belge imha prosedürünün ilk aşaması, yaralanma zamanlamasını belirlemek için kuruluşun belgelerinin değerlendirilmesidir. Kuruluşun faaliyetleri sırasında üretilen belgelerin değerinin incelenmesi, seçilmesi ve arşivdeki devlet deposuna transfer için hazırlanması için kalıcı bir uzman komisyonu oluşturulmalıdır.

Genellikle, başkan tarafından onaylanan uzman komisyonunun bileşimi, kuruluşun farklı yapısal bölümlerinden, belgelerin değerini belirleyebilen ve saklama süreleri sona eren belgelerin imhasına karar verebilen uzmanları içerir.

Bir kuruluş tasfiye edildiğinde, tasfiye edilen kuruluşun arşiv belgelerinin depolanması için uygun devlet veya belediye arşivine aktarılması için incelenmesi ve daha sonra sipariş edilmesi için bir uzman komisyonu oluşturulması da gereklidir (arasında yapılan bir anlaşma temelinde). tasfiye komisyonu ve devlet veya belediye arşivi) veya süresi dolmuş belgeleri imha edebilir.

Kuruluş, devlet veya belediye arşivlerini edinme kaynağı değilse, muhasebe belgelerinin imhası, arşiv makamlarının rızası olmadan gerçekleştirilir. Bu tür kuruluşlarda, imha edilecek belgeler, kalıcı depolama ve personel için durum envanterlerinin yıllık bölümlerinin derlenmesinden sonra - başkan tarafından imzalandıktan sonra belirlenir.

Uzman komisyonu muhasebe belgelerinin değerini inceledikten sonra, saklama süreleri dolmuş belgelerin bir listesini içeren imha için davaların tahsisi hakkında bir yasa hazırlaması gerekir. Vakaların imha için tahsis edilmesi konusunda tek bir eylem biçimi yoktur ve kuruluş bunu bireysel olarak geliştirmeli ve ardından onaylamalıdır.

Belgelerin imhasına ilişkin genel prosedür, madde 9.9'da belirtilmiştir. ulusal standart Rusya Federasyonu'nun “Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık standartları sistemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler. GOST R ISO 15489-1 (Rostekhregulirovanie No. 28-st emriyle onaylanmıştır).

Lütfen dikkat: belgeler ancak belirtilen süre boyunca bir envanter çalışması yapılmışsa imha edilebilir. Envanter yapılmamışsa imha işlemi yapılamaz.

Belge saklama süresinin başlangıcı, hazırlandıkları (veya dikkate alındıkları) yılı takip eden yılın 1 Ocak'ıdır.

Çok sayıda muhasebe belgesinin hızlı bir şekilde elden çıkarılması veya imha edilmesi için, diğer şeylerin yanı sıra, imha için hatalı belge seçimi risklerini ortadan kaldırmaya yardımcı olacak profesyonel arşivcilerin yardımına başvurmanız tavsiye edilir. Ek olarak, muhasebeci doğrudan görevlerinin ötesine geçen işleri yapma ihtiyacından kurtulacak ve belgeler (imha için davaların tahsisi yasası dahil) tüm yasal gereklilikleri karşılayacaktır.

Son olarak, belgelerin saklama koşullarına uyulmadan imha edilmesinin idari sorumluluk gerektirdiğini not ediyoruz. Belgelerin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi veya kullanılması kurallarının ihlali için, Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 13.20. maddesi temelinde bir muhasebeciye para cezası verilebilir.

Yönetim belgelerinin saklanması

Belgelerin saklama süreleri söz konusu olduğunda, çoğunlukla odak noktası personel ve muhasebe belgeleri olurken, yönetim belgeleri de saklama sürelerinin dikkatli bir şekilde ele alınmasını gerektirir.

Her tür yönetim belgesi için ayrı saklama süreleri belirlenir. Yönetim belgelerinin saklama süreleri, Federal Arşivler tarafından onaylanan “Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi” ve N 558 ““Tipik Yönetim Arşivi Listesinin Onaylanması Üzerine” Siparişi ile düzenlenir. Devlet Organlarının, Yerel Özyönetim Organlarının ve kuruluşların Faaliyetleri Sürecinde Oluşturulan, saklama şartlarını gösteren belgeler.

Liste, yönetim belgeleri için, daha önce imha edilemeyecek olan aşağıdaki saklama sürelerini tanımlar: 1 yıl, 5 yıl, 75 yıl ve kalıcı saklama süresinin yanı sıra ihtiyaç bitene ve yenisiyle değiştirilene kadar (veya yenileri). “İhtiyaç geçene kadar” ve “yenisi ile değiştirilene kadar (yeni)” işaretleri, bu tür yönetim belgelerinin yalnızca pratik öneme sahip olduğunu gösterir.

Bazı belgelerin saklama süresi kuruluşun kendisi tarafından belirlenir, ancak bir yıldan az olamaz.

Ek olarak, bazı durumlarda, yönetim belgelerinin şartları, EIC - uzman teftiş komisyonunun kararı ile belirlenir. Bu, bu tür belgelerin bilimsel ve tarihi öneme sahip olabileceği anlamına gelir. EPC, devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynakları olan her türlü mülkiyetteki kuruluşlar için geçerlidir.

Ayrıca, sivil toplum kuruluşları belgelerinin kalıcı olarak saklanmasını kendileri gerçekleştirebilirler. "EPK" işaretinin kaldırılmasına, yalnızca Liste maddelerinde özetlenen belge türleri ve saklanma sürelerinin belirtilmesi durumunda izin verilir.

Muhasebe belgelerinin saklanması

için birincil muhasebe belgelerinin saklanması son tarihler- firmaların ve bireysel girişimcilerin görevlerinden biri. Makalede size muhasebe ve vergi belgelerinin nasıl saklanacağını ve kaybolması durumunda ne yapılması gerektiğini anlatacağız.

Firmanın (bireysel girişimci) yükümlülüklerinden biri, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli muhasebe ve vergi kayıtlarının ve diğer belgelerin dört yıl boyunca saklanmasıdır. Bunlar, gelirin alındığını, masrafların gerçekleştirildiğini ve ayrıca zorunlu ödemelerin ödenmesini veya stopajını onaylayan belgeleri içerir. Bu gereklilik, Vergi Kanunu'nun 23. maddesinin 1. fıkrasının 8. bendi ile ortaya konmuştur.

Devlet arşivlerini düzenleme kurallarına uygun olarak belirlenen zaman sınırları içinde, ancak raporlama yılından sonra en az beş yıl, şirket şunları depolamalıdır:

Birincil muhasebe belgeleri;
muhasebe kayıtları;
muhasebe (finansal) raporlama.

Kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve depolama sürelerinin bir göstergesi olan standart yönetim arşiv belgelerinin listesi, 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylandı.

Ona göre, saklanmalıdır:

Yıllık mali tablolar - sürekli, üç ayda bir - beş yıl içinde ve aylık - bir yıl içinde;
muhasebe politikası belgeleri - beş yıl;
birincil muhasebe belgeleri ve muhasebe kayıtları - doğrulamaya tabi (denetim) beş yıl.

Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi, 14589/11 Sayılı Kararı ile, söz konusu emrin, anonim şirketler ve diğerleri hakkında söz konusu bölümünde geçersiz kılınması başvurusunu memnuniyetsiz bıraktı. ticari kuruluşlar federal hükümet organlarının yetkisi altında olmayan, saklama sürelerini gösteren yukarıdaki listede yer alan belgeleri saklamakla yükümlüdür.

Ayrıca, ekonomik varlık şunları sağlamalıdır: güvenli koşullar muhasebe belgelerinin saklanması ve değişikliklerden korunması.

Muhasebe belgelerinin depolanmasının organizasyonu şirket başkanına atanır. Bireysel bir girişimci için, muhasebe belgelerini saklama sorumluluğu (tabii ki tutulursa) kendisine aittir (402-FZ sayılı Kanunun 7 ve 29. Maddeleri).

Belge saklama prosedürünün ihlali

Muhasebe ve vergi muhasebesi verilerinin, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli olan diğer belgelerin olmaması, gelir ve giderlerin muhasebeleştirilmesi ve vergilendirme nesnelerinin kurallarının ağır ihlalidir. Böyle bir suç için, vergi mükellefi para cezasına tabidir. Kayıp belgelerin birden fazla vergi dönemine ait olması durumunda ceza artar.

Vergi Dairesi belge eksikliğini vergi matrahının eksik tahmin edilmesiyle ilişkilendirebilir. O zaman para cezasının miktarı, ödenmemiş zorunlu ödeme miktarının yüzde 20'si olacak, ancak 40.000 ruble'den az olmayacak. Temel, Vergi Kanunu'nun 120. maddesidir.

Gerekli belgelerin kaybolması, vergi (ücret) tutarlarının ödenmemesi veya eksik ödenmesi” başlıklı 122. madde kapsamında ve ayrıca 126. Vergi Kanunu'nun kontrolü".

Büyük ihlal muhasebe kayıtlarının tutulması ve mali tabloların sunulması ile ilgili kurallar ile muhasebe belgelerinin saklanması için prosedür ve şartlar, yetkililere iki bin ila üç bin ruble tutarında idari para cezası verilmesini gerektirir (İdari Kanunun 15.11. Rusya Federasyonu Suçları).

Belge saklama

105 Sayılı Rusya Maliye Bakanlığı'nın emriyle (bundan böyle - 105 Sayılı Yönetmelik olarak anılacaktır) onaylanan Muhasebede Belgeler ve İş Akışı Yönetmeliğine göre, birincil belgeler, muhasebe kayıtları, muhasebe raporları ve bilançolar zorunluluğa tabidir. arşive aktarın. Bunun öncesinde muhasebe bölümünde yetkili kişilerin sorumluluğunda özel odalarda veya kilitli dolaplarda muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Belirli bir muhasebe kaydıyla ilgili cari ayın manuel olarak işlenmiş birincil belgeleri kronolojik sırayla tamamlanır ve arşiv için bir sertifika eşlik eder.

Kasa siparişleri, avans raporları, ilgili belgelere sahip banka hesap özetleri kronolojik sıraya göre seçilmeli ve ciltlenmelidir. Belirli türdeki belgeler, ciltlenmeden saklanabilir, ancak kaybolmayı veya yanlış kullanımı önlemek için klasörlerde ciltlenebilir.

Bir firma (ve bireysel girişimci) kendi arşivini oluşturabilir veya bir devlet veya belediye arşivinin depolama hizmetlerini kullanabilir (13. maddenin 2. kısmı, 125-FZ sayılı Kanun'un 18. maddesinin 4. kısmı; bundan sonra - Kanun 125-FZ) .

Belgeleri muhasebede saklama maliyeti, kural olarak, yönetim maliyetleridir. 26 "Genel işletme giderleri" hesabına yansıtılırlar. Vergi muhasebesinde, bu tür maliyetler, Vergi Kanunu'nun 264. maddesinin 1. fıkrasının 18 numaralı bendi temelinde başkalarına atfedilir.

Kendinize ait bir arşiviniz varsa belirli sorumlulukları yerine getirmelisiniz. Aralarında:

Arşiv belgelerinin elde edilmesi, saklanması, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması için gerekli mali, lojistik ve diğer koşulların oluşturulması;
oluşturulan arşivleri karşılayan binalar ve (veya) tesislerle sağlamak düzenleme gereksinimleri arşiv belgelerinin saklanması ve arşiv çalışanlarının çalışma koşulları (125-FZ sayılı Kanun'un 15. maddesinin 1. kısmı);
arşiv belgelerinin belirlenen saklama süreleri boyunca güvenliğini sağlamak (125-FZ sayılı Kanun'un 17. maddesinin 1. kısmı).

Bu nedenle arşiv için özel raflı, raflı veya boş dolaplı ayrı bir oda ayrılmalıdır. Belgelerin solmasını önlemek için varsa pencerelere panjur veya perde takılır.

Arşiv odasına yetkisiz girişleri önlemek için pencere açıklıklarının metal çubuklarla donatılması ve metal bir kapı takılması önerilir.

Ayrıca, vakaların isimlendirilmesini geliştirmek ve bunun bir kopyasını arşiv binasına yerleştirmek de gereklidir. Bu, gerekli belgeleri aramak için zaman kazandıracaktır.

Bugün, özel donanımlı ve 24 saat korunan arşiv depolama tesislerinde belgelerin ofis dışında saklanmasını ve ilgili arşiv bakımını sunan arşiv şirketleri var. Bu nedenle, ofis dışında depolama için muhasebe ve vergi belgelerini uzman bir şirkete devretmek mümkündür.

Elektronik birincil belgelerin, muhasebe ve vergi muhasebesi belgelerinin depolanmasına, Rusya Federasyonu'nun düzenleyici yasal düzenlemeleri tarafından aksi belirtilmedikçe ve elektronik belgelerin kural olarak elektronik imza ile onaylanması şartıyla elektronik biçimde izin verilir.

Elektronik ortamda düzenlenen birincil muhasebe belgeleri, imza anahtarı sertifikaları, bu sertifikaların durumunu teyit eden belgeler ve elektronik belgeler ve elektronik imzalarla çalışmayı mümkün kılan araçlarla birlikte saklanmalıdır.

Elektronik arşivlerdeki bilgiler ve işleme (depolama) araçları, yetkisiz erişime ve teşhire karşı korunmalıdır. Aynı zamanda, söz konusu arşivlerin devlet arşivleme kurallarına uygun olarak saklanmasının yeterli güvenilirliğinin sağlanması gerekmektedir.

Ayrıca elektronik belgelerin yedek kopyalarının oluşturulması da önemlidir. Bu, bilgisayar teknolojisinin çalışmasında arıza olması durumunda bilgilerin geri yüklenmesini mümkün kılacaktır. Ayrıca, yedek kopyanın yalnızca sabit diske kaydedilmemesi önerilir. bilgi tabanı, aynı zamanda harici depolama aygıtlarında (flash kartlar, diskler).

Elektronik belgeleri saklamak için elektronik veya kağıt günlükler tutmak gereksiz olmayacaktır.

Elektronik belgelerin saklanması

Elektronik belge yönetimi hakkında genellikle çok fazla konuşma vardır, ancak çok sayıda yeni terimde gezinmek zordur ve hepsinin nasıl çalıştığını anlamak daha da zordur. "Muhasebeci ve elektronik belge" başlıklı bir dizi makale, bir muhasebecinin bilmesi gereken her şeyi bu tür bir etkileşim hakkında erişilebilir bir dilde anlatmak için özel olarak tasarlanmıştır. Bir değişim nasıl başlatılır? Birincil hesaplarla nasıl çalışılır ve raporları elektronik olarak nasıl gönderilir? Bu ve diğer soruların cevaplarını sayımızda bulacaksınız.

Önceki bölümlerde yazdığımız her şey, bir şekilde elektronik belgelerle ilgili işlemlerle ilgiliydi. Elektronik belge yönetimi (EDF) operatörüyle bağlantının nasıl organize edildiğini, elektronik imzanın nasıl kullanıldığını, elektronik muhasebe belgeleriyle çalışmanın ne olduğunu ve EDI sırasında masa ve saha vergi denetimi yapma prosedürünün nasıl göründüğünü anladık. . Ancak belgeleri işleme görevlerine ek olarak, onları bir şekilde saklama göreviyle karşı karşıyayız. Hepimiz uzun süredir kağıt arşivlere alışkınız, ancak elektronik bir belgenin nasıl saklanacağı konusunda birçok soru ortaya çıkıyor.

Önemli noktalar

Aslında, elektronik belgelerin (ED) yasa kapsamında saklanması, kağıdın saklanmasından önemli ölçüde farklı değildir. Benzer düzenlemelere tabidir. Genel Hükümler 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme” Yasasını içerir ve 402-FZ sayılı “Muhasebe” Yasasında muhasebe belgeleri için özel gereksinimleri bulacaksınız. Bu yasalar kağıt ve elektronik belge arasında temel farklılıklar oluşturmaz, ancak önemli nüanslar dikkate alınmalıdır.

Nerede saklanmalı? ED'yi depolamak, belirli bir teknik altyapıyı korumanızı gerektirir. Belgeleri nerede, hangi ortamda, yerel olarak veya bulutta depolayacağınıza karar vermeniz gerekecek. Ayrıca, bu dünyadaki maddi her şey gibi, modern fiziksel medyanın da yaşlanma eğiliminde olduğunu hesaba katmanız gerekecek. Optik ve yarı iletken sürücüler zamanla içerik kaybetme eğilimindedir, manyetik diskler aşınır. 10 yıl kadar önce dosyaları transfer etmek için kullandığımız şeye bir bakın? Çoğumuz hala 3,5 inçlik disketler kullandık. Ve şimdi bilgisayarda onları okuyabilecek bir sürücü bulmak zaten zor.

Nasıl oynanır? Sadece ED'yi tutmak yeterli değildir. Ayrıca, bilgileri yeterince çoğaltabilmek, okuyabilmek ve elektronik imza (ES) hakkında veri elde edebilmek de gereklidir. Zorluk, elektronik belgelerin biçimlerinin değişme eğiliminde olmasıdır. Örneğin, metin belgeleri için ana biçim en son .doc (Word'de oluşturulan dosyaların uzantısı) ve şimdi .docx idi. Ücretsiz ve bulut olanlar da dahil olmak üzere yeni editörler ortaya çıkıyor, bugünün biçimlerinin yarın onlarla nasıl uyumlu olacağını söylemek zor.

ED'nin saklanması ve çoğaltılmasına ilişkin sorumluluk, kanun metnine göre vergi mükellefine aittir. Örneğin, muhasebe belgeleri ile ilgili olarak, böyle bir gereklilik Sanatın 1. ve 2. paragraflarında belirtilmiştir. 29 No. 402-FZ "Muhasebe Üzerine".

Uzun süreli depolama nasıl sağlanır? Uzun veya kalıcı saklama belgelerinde oldukça ciddi bir sorun var. 50 veya 75 yıl boyunca elektronik bir belge nasıl saklanır? Tüm depolama süresi boyunca okunabilirliği nasıl sağlanır? Bunun için nasıl bir altyapı gerekecek? Bu tür belgelerin yasal gücü nasıl sağlanır?

Belgeleri saklamanın yolları

Ne kadar elektronik belgeniz olursa olsun ve değişimin ne kadar hızlı gerçekleştiği önemli değil, her halükarda depolama düzenleme ihtiyacı ile karşı karşıya kalacaksınız. Kendi elektronik arşivinizi nasıl oluşturabileceğinize dair birkaç seçenek düşünün.

Yerel arşiv. Bu, depolamak için oldukça uygun bir yoldur. Nasıl değiş tokuş yaptığınızın bir önemi yok - e-posta yoluyla veya bir EDI operatörü aracılığıyla - tüm elektronik belgeleri bilgisayar klasörünüze koymanız yeterlidir. Şirketinizin bir yerel ağı varsa, yöneticiden ED için özel bir ağ klasörü oluşturmasını ve hatta buna erişim haklarını ayarlamasını isteyebilirsiniz.

Özel elektronik arşiv. Ve burada özel çözümler yardımınıza gelebilir - elektronik belge yönetim sistemleri (EDMS, ECM) veya elektronik arşivler. Başlangıçta, depolama için bu tür programların kullanımına müdahale etmeyen dahili değişim ihtiyaçları için yaratıldılar. harici belgeler. EDMS, bunları bir veritabanında (veya dosya deposunda) saklayan, bunlara çevrimiçi erişim sağlayan, bağlantıları kaydeden ve erişim ve güvenliği yönetmenize olanak tanıyan eksiksiz bir belge yönetimi çözümüdür.

Dahili elektronik belge yönetimi pratiğiniz yoksa, bu tür çözümler size gereksiz gelebilir. Paralarına mal oluyorlar ama her küçük şirket bu parayı ödemeye hazır değil. Birçoğu için bulut depolama daha iyidir.

Bulut depolama. Bu, belgeleri saklamanın en umut verici ve potansiyel olarak popüler yoludur. Halihazırda bir EDI operatörünün hizmetlerini kullanıyorsanız, onun yardımıyla aktarılan tüm belgeler doğrudan hizmette saklanabilir. Onlarla her zaman iletişime geçebilirsiniz, hizmet, yalnızca İnternet erişimi varsa, ES sertifikası hakkında görüntüleme ve veri sağlayacaktır.

Prensip olarak, hangi depolama yöntemini seçtiğinizin mevzuat açısından bir önemi yoktur. Düzenleyici makamlar sizi şu veya bu çözümü kullanmaya mecbur etmeyecektir, onlar için belgelerin aktarımına ilişkin düzenlemelere nasıl uyulduğu, format gereksinimlerinin karşılanıp karşılanmadığı ve imza için hangi ES sertifikasının kullanıldığı onlar için daha önemlidir.

Raf ömrü ve yasal geçerlilik kontrolü

Depolama süreleri, Rusya'nın muhasebe ve vergi mevzuatı ile açıklanmaktadır. 402-ФЗ “Muhasebe” Kanunu'na göre, muhasebe birincil muhasebe belgelerinin, mali tabloların hazırlanmasında son kez kullanıldığı yıldan itibaren beş yıl süreyle saklanması gerektiğini iyi biliyorsunuz. Bu standartlar, kağıt ve elektronik belgeler için eşit olarak geçerlidir.

Muhasebe ve vergi muhasebesi, arşivleme ile ilgili mevzuat, muhasebe ve vergi muhasebesi ve raporlama belgelerinin saklama süreleri için çeşitli gereklilikler getirmektedir. Belgelerin saklanması açısından farklılık, belgenin önemi, muhasebe, vergi hesaplama ve ödeme gerekliliğinden kaynaklanmaktadır.

Elektronik bir belgenin saklama süresi ne olursa olsun, tüm uzunluğu boyunca, merkezi garantörü elektronik imza olan yasal gücünü açıkça belirleyebilmek gerekir. Burada soru ortaya çıkıyor: ES sertifikasının geçerlilik süresi dolduktan sonra belgenin meşruiyeti nasıl kontrol edilir.

Gerçekten de, ES sertifikası sadece bir yıl geçerlidir ve çizimde görüldüğü gibi muhasebe belgelerinin çoğu en az 5 yıl saklanmaktadır. Hatta bir yıl sonra elektronik imzanın artık geçerli olmayacağı ortaya çıkıyor, dolayısıyla belgenin meşruiyeti de sorgulanıyor. 63-FZ sayılı "Elektronik İmza Üzerine" Kanun, bir imzayı doğrularken bir ES sertifikasının ya geçerli olması gerektiğini ya da imza anında geçerli olduğuna dair kanıt bulunması gerektiğini söylüyor.

Arşiv düzenlemeye başlayan birçok şirketin, artık var olmayan bir sertifika yetkilisinden gelen ES ile ne yapacağı konusunda da endişeleri var. Bu sorunun cevabı 63-FZ sayılı "Elektronik İmza Hakkında Kanun"da bulunabilir. veren akredite bir sertifika yetkilisi ise nitelikli sertifikalar, belirli bir anda ortadan kalkarsa, sertifikalarla ilgili tüm veriler, özellikle iptal listeleri ve sertifika sorunları ana sertifika yetkilisine aktarılır. Tüm bu bilgiler saklanır, ayrıca gerekli veriler zaten imza formatının kendisinde bulunur. Bu, belgelerin yasal gücüyle ilgili sorunları çözmek için yeterlidir. uzun dönemler depolamak.

Tabii ki, tüm bu oldukça karmaşık süreçler, elektronik arşivlerin veya EDI hizmetlerinin sıradan kullanıcılarının omuzlarına düşmeyecek.

Tabii ki, bugün Rusya'da yasal olarak güçlü elektronik belgelerin saklanması konusu hala geliştirilme aşamasındadır. ED'nin saklanması için parçalı ve dağınık tavsiyeler içeren bir dizi yönetmeliğimiz var, ancak merkezi bir belge yok. 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu Arşivleri Hakkında” Kanunu çok eskidir, EDI geliştirilmeden önce bile oluşturulmuştur.

Belge depolama transferi

Sanat uyarınca. 125-FZ sayılı Federal Yasanın 23'ü, devlet organlarının, yerel yönetimlerin, eyalet ve devlet organlarının tasfiyesi sırasında “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” belediye kuruluşları Rusya Federasyonu Arşiv Fonunda yer alan belgeler, personel belgeleri ve geçici saklama süreleri dolmamış arşiv belgeleri, uygun devlet veya belediye arşivine düzenli bir şekilde depolanır. Sivil toplum kuruluşlarını tasfiye ederken, dahil. faaliyetleri sırasında oluşan ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na dahil edilen iflas sonucunda, arşiv belgeleri, personel belgeleri ve geçici saklama süreleri dolmamış arşiv belgeleri devredilir. Tasfiye komisyonu (tasfiye memuru) veya iflas mütevelli heyeti tarafından, tasfiye komisyonu (tasfiye memuru) veya iflas mütevelli heyeti ile devlet veya belediye arşivi arasında bir anlaşma temelinde ilgili devlet veya belediye arşivinde düzenli bir şekilde depolanması. Bu durumda, tasfiye komisyonu (tasfiye memuru) veya iflas mütevelli heyeti, tasfiye edilen kuruluşun arşiv belgelerinin siparişini düzenler. iflas sonucu kuruluş tasfiye edilmiştir.

Tasfiye komisyonunun görevleri

Tasfiye kararının öngörülen şekilde kabul edilmesinden sonra tüzel kişilik daimi depolama ve personelin arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamak için önlemler alan bir tasfiye komisyonu oluşturulur veya bir iflas mütevellisi atanır. Tasfiye komisyonunun oluşumuna, ilgili eyalet veya belediye arşivinden, belgelerin devlet veya belediye depolaması için hazırlanmasını ve transferini kontrol edecek bir çalışanın dahil edilmesi tavsiye edilir.

Tasfiye komisyonu veya iflas mütevelli heyeti, tasfiye edilen kuruluşun arşiv belgelerinin daha fazla saklanması için hazırlanmasından ve aktarılmasından sorumludur.

Belgeleri düzene sokmak ve arşiv kurumlarına depolamak üzere aktarmak için çalışmalar yapmak için, kuruluşun tasfiyesi için maliyet tahmini, belgelerin değerinin ve işlenmesinin incelenmesinin maliyetlerini sağlayan bir makale içerir. Arşiv belgelerinin arşiv kurumlarına transfer edilmek üzere hazırlanması ve nakliyesi organizasyon pahasına gerçekleştirilir.

Devlet veya belediye depolaması için aktarılan belgelerin siparişi gerçekleştirilir kendi başlarına veya 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji'nin kararı ile onaylanan kuruluşların arşivlerinin çalışmasına ilişkin Temel Kurallara uygun olarak bu tür çalışmaları yürütmek için lisanslı kuruluşları çekerek. Tasfiye komisyonu başkanı veya iflas mütevelli heyeti, değerin incelenmesi ve belgelerin düzenlenmesi için hizmetlerin sağlanması için ilgili devlet veya belediye arşivi ile bir anlaşma yapabilir.

Not. Devlet (belediye) arşivi edinme kaynağı olan bir kuruluşun tasfiyesi üzerine, kalıcı depolama kasalarının envanteri, geçici depolama personelinin envanteri (75 yıl), geçici depolama kasalarının envanteri (10 yıla kadar dahil) saklama süreleri dolmamış olanlar ile saklamaya tabi olmayan hallerin imhasına ilişkin tahsis işlemi, ilgili arşiv kuruluşunun bilirkişi ve tasdik komisyonunun onay ve onayına sunulur ve daha sonra yönetim kurulu başkanı tarafından onaylanır. tasfiye komisyonu veya iflas mütevelli heyeti.

Devlet (belediye) arşivi edinme kaynağı olmayan bir kuruluşun tasfiyesi durumunda, geçici depolama personeline ilişkin dosya envanterleri (75 yıl), geçici depolama durumlarının envanteri (10 yıla kadar dahil), saklama süreleri dolmamış olanlar ve saklamaya konu olmayan hallerin imhası için tahsisi hakkında işlem yapılması.

Tasfiye edilen örgütün belgelerini kim saklamalı?

Tasfiye edilen ve kanuni halefi olan veya daha üst bir kuruluşu olan bir kuruluşun belgeleri, saklanmak üzere kanuni halefine devredilir ve yokluğunda - ana kuruluş sıralanmış durumda.

Bir halef ve daha yüksek bir kuruluşun yokluğunda, saklama süreleri dolmamış kalıcı depolama belgeleri, geçici depolama personeli (75 yıl) ve geçici depolama belgeleri (10 yıla kadar dahil) devredilir. uygun devlet (belediye) arşivine düzenli bir şekilde gönderilir. Aynı zamanda sivil toplum kuruluşları da belgelerini bir sözleşme kapsamında devrediyor.

Geçici saklama süreleri dolmamış belgeler, arşivde boş alanlar varsa ve bununla mutabık kalınarak ücretli olarak ilgili devlet (belediye) arşivine aktarılabilir.

Devlet veya belediye deposuna transfer için belgelerin hazırlanması şunları içerir:

Belgelerin değerinin incelenmesi;
dosyalama davaları;
bunun için envanterlerin ve bilimsel referans aparatlarının derlenmesi.

Belgelerin değerinin incelenmesi

Belgelerin değerinin incelenmesi sırasında, belgelerin saklama süreleri, kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve Federal Arşivler tarafından onaylanan saklama sürelerini (bundan sonra Standart olarak anılacaktır) gösteren standart yönetim belgelerinin listesine göre belirlenir. Liste).

Uzun süreli saklama süresi olan personele ilişkin belgeler şunları içerir:

İdari belgeler (emirler; emirler; personel emirlerinin yerine geçen notlar; kararlar, vb.);
personel listeleri, dahil. zararlı çalışma koşullarına sahip üretimdeki işçilerin listeleri;
personel kayıt kartları, dahil. geçici işçiler (T-2 formu);
Kişisel şeyler;
kişisel hesaplarücretli işçiler ( maaş bordroları maaşla);
üretimle ilgili kazalara karşı hareket eder;
fatura sayfaları;
tehlikeli mesleklerde çalışanlar için zaman çizelgeleri ve kıyafetler;
iş sözleşmeleri (sözleşmeler), kişisel dosyalarda yer almayan iş sözleşmeleri;
hizmet süresi için ikramiyelerin ödenmesi için kıdemin belirlenmesi için komisyon toplantı tutanakları;
toplantı tutanakları, tasdik ve yeterlilik komisyonlarının kararları;
devlet ve departman ödüllerinin verilmesi, unvanların verilmesi, ödüllerin verilmesi için kuruluş çalışanlarının sunumuna ilişkin belgeler (temsilciler, dilekçeler, özellikler, otobiyografiler, kararlardan alıntılar, kararlar vb.);
ayrılan çalışanların listeleri tercihli emeklilik;
düzenli düzenlemeler;
resepsiyon, hareket (transfer), çalışanların işten çıkarılması için muhasebe defterleri (kartları).

Bu belgelerin Model Listesine göre saklanma süresi genellikle 75 yıldır. İstisnalar şunlardır:

Üretimle ilgili kazalar - 45 yıl süreyle saklanır;
fatura listeleri - 25 yıl;
hizmet süresi için ikramiye ödemesi için kıdem belirlemek için komisyon toplantı tutanakları - 15 yıl;
toplantı tutanakları, tasdik kararları, yeterlilik komisyonları - 15 yıl;
tercihli emekli maaşı için ayrılan çalışanların listeleri - 50 yıl.

Daha fazla saklama için belgelerin seçimi, vakaların sayfa sayfa incelemesi yapılarak gerçekleştirilir. Sadece dava kapaklarındaki başlıklar ile belgelerin değerinin incelenmesine izin verilmez. Aynı zamanda, davanın teşekkül ettiği konularla ilgili olmayan belge veya belgelerin ekstra, suretleri davalardan geri alınır; belgelerin doğruluğu kontrol edilir.

Not. Sanat uyarınca. Model Listesinin 6b'si, siparişler, personel siparişleri iki saklama süresine sahiptir: 75 yıl ve 5 yıl.

75 yıllık raf ömrüne sahip personel için siparişler, siparişler, kabul siparişleri, işten çıkarma, yer değiştirme, ikramiye, terfi, uzun bakım izni, uzun iş seyahatlerini içerir.

Siparişler, 5 yıllık raf ömrüne sahip siparişler, siparişleri, normal tatil ve eğitim tatillerinin sağlanmasına yönelik siparişleri, görev, cezaları, kısa süreli iş gezilerini içerir.

Eyalet (belediye) depolaması için 75 yıllık raf ömrüne sahip siparişler ve siparişler seçilir. Siparişler, 5 yıl saklama süresi olan siparişler, listeye göre saklama sürelerinin sona ermesine bağlı olarak imha fiiline dahil edilir.

Vakaların kaydı

Davaların kaydı, davadaki belgelerin sistematikleştirilmesini, davanın dosyalanmasını veya bağlanmasını, davanın sayfalarının numaralandırılmasını, davanın bir kanıt sayfasının derlenmesini, derlenmesini sağlar ( gerekli durumlar) dahili envanter belgeler.

Emirler, emirler ve diğer idari belgeler, kronolojik sıraya ve ilgili uygulamalara göre bir takvim yılı içinde dosya haline getirilir.

Kronolojik ilkeye göre, kaza fiilleri, komisyon toplantı tutanakları, ödül adaylığı belgeleri, iş sözleşmeleri (anlaşmalar), tehlikeli mesleklerde çalışanlar için maaş bordroları, tabloları ve kıyafetleri içeren durumlarda da belgeler sistematik hale getirilir.

Çalışanların maaşlarına ilişkin kişisel hesaplar ayrı dosyalarda oluşturulmakta ve soyadına göre alfabetik olarak sıralanmaktadır.

Kişisel dosyalardaki belgeler alındıkları gibi düzenlenir.

Çalışanların kişisel kartları da soyadına göre alfabetik olarak kasalara dönüştürülür.

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları aşağıdakilere tabidir: kısmi kayıt: davadaki belgeleri sistematikleştirmemesine, davanın sayfalarını numaralandırmamasına, davalarda tanık kağıtları bırakmamasına izin verilir.

Kalıcı, uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama durumlarının ciltlenmesi, dosyalanması ancak belgelerin değerinin incelenmesinin tamamlanmasından sonra gerçekleştirilir. Geçici (10 yıl dahil) saklama süresi olan belgeler, listeye göre saklama süreleri sona erene kadar ciltlenemez, dosyalanamaz, ancak bir ciltte saklanabilir.

Davanın belgeleri sarılıyor, sert ipliklerle dört delikte iç içe. Sosyal ve yasal nitelikteki taleplerin yerine getirilmesi için personel üzerinde belgelerin kullanımının yoğunluğu göz önüne alındığında, ciltleme işleri yapılırken, dosyalama davaları, yoğunluğu artırılmış yüksek kaliteli karton kullanılmalıdır. Belgeler dosyalanır, ciltlenir, böylece metnin serbestçe okunması sağlanır.

Kişisel dosyada talep edilmeyen kişisel belgeler varsa (sertifikalar, sertifikalar, çalışma kitapları, askeri kartlar vb.), bunlar diğer belgelerle birlikte dosyaya konan bir zarfa konur.

Vaka açıklamalarının derlenmesi

İstisnai durumlarda, kural olarak kişisel dosyalar için dava belgelerinin dahili bir envanteri derlenir.

Her vakanın başında, sonunda boş bir kağıt sayfası eklenir - bir sertifika sayfası öngörülen form. Belgelendirme sayfasında, kasadaki numaralı sayfa sayısı, eksik ve harfli sayıların varlığı sayı ve yazı ile belirtilir ve gerekirse kasanın iç envanterinin sayfa sayısı eklenir. üzerinde bir onay yazısı yayınlamasına izin verilmez. ters taraf davanın son belgesi veya davanın kapağında.

Belgelerin değerinin ve sırasının incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, kalıcı depolama için dava envanterleri, geçici (75 yıl) depolama personeli için dava envanterleri, geçici (10 yıla kadar) depolama için dava envanterleri ve bir eylem Depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsisat düzenlenir.

Hacme, belgelerin bileşimine, saklama sürelerine, personel dosyalarının biçimine bağlı olarak ve ayrıca hizmet süresini ve ücret miktarını doğrulamak için gerekli bilgileri hızlı bir şekilde aramak için personelle ilgili ayrı dava envanterleri çizilebilir:

emirler;
- görevden alınanların kişisel dosyaları;
- görevden alınanların kişisel kartları;
- kişisel bordro hesapları;
- bordro için bordro kayıtları;
- talep edilmemiş kişisel belgeler (çalışma kitapları, sertifikalar, vb.);
- üretimle ilgili kazalar vb.

Devlet (belediye) arşivlerinin edinim kaynağı olmayan, sosyal ve yasal nitelikteki talepleri yerine getirmek için kullanılan kuruluşların yönetim belgeleri, ayrı bir envantere veya (küçük hacimli belgeler aktarılarak) dava envanterine dahil edilir. geçici (75 yıl) depolama süresine sahip personel için .

Dosya envanterleri ve depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsis kararı, ilgili arşiv kuruluşunun bilirkişi ve tasdik komisyonunun onayına ve onayına sunulur.

İmha edilecek vakalar, arşiv makamı ile vaka envanterlerinin onaylanması ve koordinasyonundan sonra, tarihini, atık kağıdın ağırlığını gösteren sevk irsaliyesinin uygun şekilde düzenlenmesi ile işleme (kullanım) için devredilir.

Depolama maliyeti ne kadardır? Devlet organları ve kuruluşları, dahil. üniter, belgelerini depolama hizmetleri için ödeme yapmadan devlet arşivlerine aktarın. Aynı durum yerel yönetimler ve belediye kuruluşları için de geçerlidir.

Devlet (belediye) arşivlerinin edinim kaynağı olan ve olmayan tasfiye edilen sivil toplum kuruluşları, belgelerini bir anlaşma çerçevesinde devlet (belediye) deposuna devrederler.

Tasfiye edilen sivil toplum kuruluşunun önceki kuruluşun ofis işlerinde oluşturulmuş belgelere sahip olması durumunda, devlet formu mülkiyet, bu belgelerin saklanması için herhangi bir ücret alınmaz.

Belgeler, ilgili arşiv kurumunun bilirkişi ve tasdik komisyonu tarafından onaylanan veya mutabık kalınan envanterlere göre düzenli bir şekilde devlet (belediye) arşivlerine aktarılır.

Belgelerin saklama için kabulü ve transferi, devlet (belediye) arşivinin çalışanları ve tasfiye edilen kuruluşun bir temsilcisi tarafından gerçekleştirilir. Kabul ve iletim sürecinde envanterlerde belirtilen durumların varlığı kontrol edilir. Fiziksel durum görsel inceleme ile belirlenir. Belgelerin kabulü, iflas mütevelli heyeti (tasfiye komisyonu başkanı) ve arşiv kurumu başkanı tarafından onaylanan iki nüsha halinde saklanmak üzere belgelerin kabulü ve devri ile resmileştirilir. Belgelerle birlikte her envanterin üç nüshası ve bunlar için bir bilimsel referans aparatı (arşiv fonuna tarihsel bir referans, envantere bir önsöz, indeksler, kısaltılmış kelimelerin bir listesi vb.) Devlete (belediye) aktarılır. ) depolama için arşiv. Envanterlerin dördüncü nüshası ve belgelerin devlet (belediye) arşivinde saklanması için kabul ve devir işlemlerinin bir nüshası iflas mütevelli heyetine (tasfiye komisyonu başkanı) devredilir.

Belge saklama koşullarının ihlali

Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi N 1562 "Rusya Federal Arşiv Hizmeti Yönetmeliğinin Onaylanması Üzerine" uyarınca, Federal Arşiv, arşivle ilgili belgelerin saklama koşullarına uygunluğu izleme işlevlerine sahiptir. fon, sermaye. Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının çoğunda, ilgili arşiv yönetim organlarına (kural olarak, bölüm arşivleri) kuruluşlara idari sorumluluk önlemleri uygulama yetkisi veren hükümler ve yasalar vardır. Federal Arşiv organları, kuruluşların arşivleme alanındaki mevzuat gerekliliklerine uygunluğunu kontrol eder, ofis işlerinde kuruluşlar tarafından belgelerin güvenliğini, edinilmesini ve kullanılmasını sağlar.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve N 5341-1 Arşivlerine İlişkin Rusya Federasyonu Mevzuatının Temelleri uyarınca, yetkililer ve vatandaşlar, Rusya Federasyonu mevzuatı ve ülkedeki cumhuriyetler tarafından belirlenen cezai, idari ve diğer sorumluluklara sahiptir. Rusya Federasyonu, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve arşivleri ile ilgili mevzuatı ihlal ettiği için.

Rusya Federasyonu'nun konularındaki idari sorumluluk, çeşitli düzenlemelerle sağlanmaktadır. Bu nedenle, Moskova şehrinde, Moskova Belediye Başkanı N 595-RM'nin "Arşiv işleriyle ilgili mevcut mevzuatın ihlali nedeniyle" Mosgorarkhiv "derneği tarafından verilen cezaların miktarının onaylanması üzerine" emri var. Arşiv belgelerinin saklanması şartlarına uyulmaması, "Mosgorarkhiv" derneği tarafından mülkiyete bakılmaksızın kurumlara, işletmelere, kuruluşlara, arşiv işleriyle ilgili mevcut mevzuatın ihlali nedeniyle verilen cezaların toplanmasını gerektirir, güvenliği sağlamak için belirlenmiş kurallar , 70 SMIC miktarına kadar arşiv belgelerinin sipariş edilmesi ve kullanılması. Uygulamada, bir örgüt iki veya daha fazla suç işlediğinde, her suç için ayrı ayrı cezalar kesilmektedir. Cezanın ödenmesi, şirketi ihlali ortadan kaldırma yükümlülüğünden kurtarmaz. Arşiv mevzuatının ihlali için idari sorumluluk konularını düzenleyen özel kanunların varlığı, örneğin Omsk Bölgesi ve Habarovsk Bölgesi'nde not edilebilir. Rusya Federasyonu'nun bu kurucu kuruluşlarının topraklarında, ortalama 30 asgari ücrete kadar ceza öngören arşiv mevzuatının ihlali için idari sorumluluk yasaları vardır ( Omsk bölgesi) ve 100'e kadar asgari ücret (Habarovsk Bölgesi).

çoğu bölgede idari sorumluluk arşiv fonları ile ilgili düzenlemeler veya yasalar tarafından sağlanır. Bu nedenle, Tyumen bölgesi yasası, 50'ye kadar asgari ücret tutarında ceza verilmesini sağlar. Kursk bölgesinin arşiv fonuna ilişkin düzenleme, vatandaşlara 10 asgari ücrete kadar ceza verilmesini öngörmektedir; yetkililer için - 20'ye kadar asgari ücret.

Bazı bölgelerde, örneğin Krasnodar Bölgesi, arşiv fonlarına ilişkin ilgili yasalar, arşiv mevzuatına uyulmaması nedeniyle kuruluşlara ceza verilmesini sağlamaz. Böyle bir konunun topraklarında idari sorumluluğu belirleyen başka bir düzenleyici düzenleme yürürlükte olmadığı sürece, arşiv fonlarının kuruluşlara para cezası verme yetkisi yoktur.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonuna İlişkin Rusya Federasyonu Mevzuatının Temelleri ve N 5341-1 arşivleri uyarınca devlet kontrolü Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve arşiv mevzuatına uyum, arşiv yönetim organlarına ek olarak savcılık tarafından yürütülür. Arşivin kuruluş tarafından arşiv mevzuatının ihlaline ilişkin talebi üzerine, savcı veya yardımcısı yasa ihlallerini ortadan kaldırmak için bir teklifte bulunur (Rusya Federasyonu N 2202-1 Kanununun 24, 26. Rusya Federasyonu Ofisi"). Savcının önerisinin sunulduğu tarihten itibaren bir ay içinde, örgüt, işlenen yasa ihlallerini ortadan kaldırmak için özel önlemler almalıdır. Alınan tedbirlerin sonuçları yazılı olarak savcılığa bildirilmelidir.

Savcının gerekliliklerine kasıtlı olarak uyulmaması için, RSFSR İdari Suçlar Kanunu, 50'ye kadar asgari ücretin para cezasına çarptırılmasını sağlar.

Örgüt, savcının önerisine uymazsa, idari bir suçla ilgili olarak ceza davası veya takibat başlatma hakkına sahiptir. Bununla birlikte, baş veya baş muhasebecinin belgelerin kaybından (başarısızlığından) kaynaklanan cezai veya idari sorumluluğu, yalnızca kanunla kesin olarak tanımlanmış durumlarda ortaya çıkar.

Özelleştirme sırasında oluşturulan kuruluşların belgelerinin devlet malı olduğu unutulmamalıdır. Ve bu nedenle, kayıpları, ayrıca hırsızlık, yıkım, hasar veya gizleme için resmi belgeler, sağlanan cezai sorumluluk Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 325. maddesi uyarınca.

Böylece mevzuat, arşiv fonunu oluşturan belgelerin saklanmasına ilişkin hüküm ve koşulların yanı sıra imha prosedürünü de belirler. Arşiv fonu ile ilgili belgelerin güvenliğinin kontrolü arşiv yönetim organları tarafından gerçekleştirilir. Arşiv mevzuatının ihlali durumunda çoğu bölgede Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının düzenlemelerine uygun olarak yetkili kuruluşlar empoze edebilir idari para cezası kuruluşlara para cezası verilir. Arşiv yönetim organları da ilgili taleplerle savcılığa başvurma hakkına sahiptir. Ancak, hakkında ceza davası veya kovuşturma açılması idari suçlar belgelerin kaybı (başarısızlığı) temelinde, yalnızca kesinlikle sınırlı durumlarda mümkündür.

Birincil belgelerin saklanması

Herhangi bir kuruluşun faaliyeti, yalnızca doğru bir şekilde hazırlamakla kalmayıp, aynı zamanda uygun şekilde tasarruf etmek için de önemli olan muhasebe belgeleriyle her zaman ilişkilidir. Birincil belgeleri neyin oluşturduğu ve birincil belgeleri saklama prosedürünün yasal olarak nasıl düzenlendiği hakkında.

Birincil belgeler, kuruluşta meydana geldiği andan itibaren sürekli olarak tutulması gereken muhasebenin ana parçasıdır. Rus mevzuatı.

"Muhasebe Üzerine" Federal Yasası FZ-129 ve Vergi Kanunu hükümlerine göre, birincil belgelerin saklanması baş muhasebecinin doğrudan sorumluluğundadır. Bu şartın ihlali durumunda, birincil belgelerin uygun şekilde saklanmasıyla önlenebilecek cezalar yürürlüğe girer.

birincil belgeler nelerdir

Federal muhasebe yasası (bölüm 1, madde 9 ve 88. Yönetmeliğin 1.2 maddesi) iki ana belge türünü ayırt eder:

Muhasebe kayıtları, birincil belgeler temelinde kendilerine girilen bilgileri içerir;
ekonomik veya finansal bir işlemin tamamlandığını doğrulayan birincil belgeler.

Kuruluşun birincil belgeleri ödeme emirleri, ticari işlemler, faturalar, işletme tarafından gerçekleştirilen iş işlemleri, makbuzlar ve nakit siparişlerdir. Bununla birlikte, planlanan mal satın alımına ilişkin mal faturası, yalnızca satın alma işlemini ima ettiğinden, tamamlandığı gerçeğini içermediğinden birincil belgeler değildir.

Birincil belgelerin saklama koşulları

Birincil belgelerin saklanması, bilgilerin kağıt üzerinde mi yoksa elektronik biçimde mi saklandığına bakılmaksızın gerçekleştirilmelidir.

Önemli: Muhasebe elektronik biçimde tutulursa, vergi makamlarının talebi üzerine, birincil belgelerin kağıt kopyaları yapılmalıdır (madde 7, 129-FZ sayılı “Muhasebe” Federal Yasasının 9. maddesi).

Federal Yasa 129-FZ'nin "Muhasebe Üzerine" 17. Maddesi, kuruluşların birincil belgeleri en az 5 yıl saklamasını zorunlu kılar.

Vergi kodu diğer şartları belirler. Örneğin, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. maddesi, vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli muhasebe bilgilerinin ve diğer belgelerin 4 yıl boyunca saklanması gerektiğini belirlemektedir. Taşınan zararı teyit eden belgeler, kuruluş vergilendirilebilir karı daha önce alınan zarar miktarı kadar azaltana kadar saklanmalıdır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 283. Maddesi).

Bu durumda sorun, muhasebe ve vergi belgelerini kesin olarak ayırmanın çok zor olmasıdır. Dolayısıyla bu durumdan çıkmanın en iyi yolu her iki tür belgeyi de 5 yıl süreyle saklamaktır.

Ayrıca, birincil belgelerin saklama koşullarının arşiv mevzuatı ile düzenlendiği unutulmamalıdır. Bu nedenle, örneğin, Federal Arşivler tarafından onaylanan kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim belgelerinin listesi, birincil belgeler için 5 yıllık bir saklama süresi belirler.

Önemli: Çalışanların kişisel hesapları da dahil olmak üzere personel kayıtları 75 yıl süreyle saklanmalıdır. Herhangi bir belgenin saklama süresi, belgenin düzenlendiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren hesaplanır.

Birincil belgeler nasıl saklanır

Birincil belgeleri saklama prosedürünün oluşturulması, kuruluşun baş muhasebecisi tarafından belirlenir. Kural olarak, bir muhasebe kaydının işlenmiş birincil belgeleri ayrı klasörlerde kronolojik sırayla dosyalanır.

Aynı zamanda, her muhasebeci bağımsız olarak belgeleri sıralamanın kendisi için nasıl daha uygun olduğuna karar verir. Bazıları kuruluşun hesaplarını sözleşmelerle dosyalarken, diğerleri bunları ödeme belgelerine veya ayrı bir klasöre ekler. Ana şey, gerekirse muhasebecinin gerekli belgeyi her zaman hızlı bir şekilde bulabilmesidir.

önemli: var özel sipariş faturaların saklanması. Tedarikçilerden alınan faturalar ve alıcılara verilen ikinci kopyalar özel bir dergide saklanmalıdır.

Kişisel depolama belgeleri

Kişisel saklama belgeleri, bir vatandaşın veya kuruluşun sağlaması gereken belgelerdir. devlet kaydı hakları Emlak ve onunla bağımsız olarak işlemler. Diğer eyalet ve yerel yönetim organlarından ve onlara bağlı kuruluşlardan alınan belgelerden farklı olarak. Başvuru sahibi bu belgeleri ibraz etmeme hakkına sahiptir.

Gayrimenkul ve işlemlere ilişkin hakların devlet tescili için, 122-FZ sayılı “Gayrimenkul Haklarının Devlet Tescili ve Onunla İşlemler Hakkında” Federal Kanunun 16. Maddesi uyarınca, başvuru sahibi, uygulanması için gerekli bir başvuru ve belgeler sağlar. . Bu tür belgeler arasında miras hakkı belgesi, mahkeme kararları, özelleştirme anlaşmaları, mülkün yabancılaştırılmasına ilişkin anlaşmalar vb.

Devlet kaydı sırasında, kişisel depolama belgelerinin kağıt üzerinde veya elektronik belge şeklinde sunulması gerekir.

Bir vatandaşın veya kuruluşun 210-FZ'nin 7. Maddesinin 6. Kısmı uyarınca sağlaması gereken kişisel saklama belgeleri aşağıdaki belgeleri içerir:

1. askeri personel de dahil olmak üzere Rusya Federasyonu vatandaşının kimliğini kanıtlayan belgeler ile oturma izni ve mülteci belgesi de dahil olmak üzere yabancı bir vatandaşın, vatansız bir kişinin kimliğini kanıtlayan belgeler;
2. askeri kayıt belgeleri;
3. fiillerin devlet tescili sertifikaları Medeni hal;
4. ikamet yerinde veya kalış yerinde kaydı onaylayan belgeler;
5. Bir kişiye ilgili tipte bir aracı kullanma konusunda özel bir hak verildiğini onaylayan belgeler;
6. ilgili tipteki aracın devlet teknik muayenesinden (belgelendirme) geçtiğini onaylayan belgeler;
7. için belgeler araç ve tescil belgeleri de dahil olmak üzere onu oluşturan parçalar;
8. hakkında belgeler emek faaliyeti, bir vatandaşın iş tecrübesi ve kazancı ile iş kazası veya meslek hastalığı soruşturması sonucunda düzenlenen belgeler;
9. ilgili eğitim ve (veya) mesleki nitelikler, akademik dereceler ve akademik unvanlar ve eğitim faaliyetlerinde bulunan kuruluşlar tarafından verilen eğitimin geçişi ile ilgili belgeler;
10. devlet, belediye veya özel sağlık sisteminin parçası olan kuruluşlar tarafından verilen sertifikalar, sonuçlar ve diğer belgeler;
11. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgeleri ve Rusya Federasyonu'ndaki arşivleme mevzuatına uygun olarak diğer arşiv belgeleri, kalıcı depolama için devlet veya belediye arşivlerine aktarılır;
12. Mahkeme kararları, cezaları, kararları ve kararları genel yargı ve tahkim mahkemeleri;
13. kuruluş belgeleri tüzel kişilik;
14. vesayet ve vesayet ile ilgili Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak vesayet ve vesayet makamları tarafından verilen kararlar, sonuçlar ve izinler;
15. Hakları Birleşik Devlet Gayrimenkul Haklar Sicilinde kayıtlı olmayan gayrimenkul nesneleri ve onunla yapılan işlemler için tapu belgeleri;
16. federal devlet tıbbi ve sosyal uzmanlık kurumları tarafından verilen belgeler;
17. bir vatandaşın sosyal destek alma hakkını doğrulayan sertifikalar ve belgeler;
18. Devlete ilişkin belgeler ve bölüm ödülleri, devlet ödülleri ve ayrımları;
19. tüzel kişiler veya bireysel girişimciler tarafından sağlanan federal istatistiksel gözlem formlarında yer alan birincil istatistiksel veriler.

Devlet haklarının tescili ile ilgili olarak, bunlar:

Askeri personel de dahil olmak üzere Rusya Federasyonu vatandaşının kimliğini kanıtlayan belgeler ve ayrıca oturma izni ve mülteci belgesi de dahil olmak üzere yabancı bir vatandaşın, vatansız kişilerin kimliğini kanıtlayan belgeler;
askeri kayıt belgeleri;
medeni durum eylemlerinin devlet tescili sertifikaları;
ikamet yerinde veya kalış yerinde kaydı onaylayan belgeler;
Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgeleri ve Rusya Federasyonu'ndaki arşivleme mevzuatına uygun olarak, kalıcı depolama için devlet veya belediye arşivlerine aktarılan diğer arşiv belgeleri;
asliye mahkemeleri ve tahkim mahkemelerinin kararları, hükümleri, kararları ve kararları;
tüzel kişiliğin kurucu belgeleri;
Rusya Federasyonu'nun vesayet ve vesayet mevzuatına uygun olarak vesayet ve vesayet makamları tarafından verilen kararlar, sonuçlar ve izinler;
Hakları Birleşik Devlet Gayrimenkul Hakları Sicilinde kayıtlı olmayan gayrimenkul nesneleri ve onunla yapılan işlemler için tapu belgeleri.

22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı Federal Kanun "Rusya Federasyonu'ndaki Arşivler Üzerine" kuruluşların, federal yasalar tarafından belirlenen saklama süreleri boyunca personel belgeleri de dahil olmak üzere arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamaları gerekmektedir. Rusya Federasyonu yasalarının yanı sıra, bu Federal Yasanın 6. maddesinin 3. Kısmında ve bu Federal Yasanın 23. maddesinin 1. ve 1. Kısımlarında öngörülen belge listeleri.

Bu belge listeleri şunları içerir:

1) arşivleme ve ofis işleri alanında yetkili federal yürütme organı tarafından onaylanan, saklama sürelerini ve bu listelerin kullanım talimatlarını gösteren standart arşiv belgelerinin listeleri (şu anda - Rosarkhiv, eski - Rusya Kültür Bakanlığı) ):

- Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama şartlarını gösteren tipik yönetim arşiv belgelerinin bir listesi onaylandı. 25 Ağustos 2010 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı'nın emri N 558;

- Kuruluşların bilimsel, teknik ve üretim faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren, onaylanan tipik arşiv belgelerinin listesi. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 31 Temmuz 2007 N 1182 tarihli emri.

Ek olarak, 80'ler için yönetim belgelerinin raf ömrünü belirlemek için - XX yüzyılın 90'larının ilk yarısı ve ayrıca belirli (endüstriyel) belgeler, standart belgelerin listesi onaylandı. 15.08.1988 tarihli SSCB Ana Arşivi;

2) federal hükümet organları, Rusya Federasyonu'nun diğer devlet organları tarafından, faaliyetleri sırasında ve bunlara bağlı kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve depolanma sürelerini gösteren onaylanan belgelerin listeleri. Bu belge listeleri, Federal Arşivler ile mutabık kalınarak onaylanmıştır;

3) faaliyetler sırasında oluşturulan belgelerin bir listesi kredi kuruluşları Rusya Merkez Bankası ile birlikte arşivleme ve kayıt tutma alanındaki yetkili federal yürütme organı tarafından onaylanan saklama şartlarını ve kullanım talimatlarını belirten.

Anonim şirketler için, belgelerinin saklanmasına ilişkin şartlar, onaylanan anonim şirketlerin belgelerinin saklanmasına ilişkin usul ve şartlara ilişkin Yönetmelik ile belirlenir. Rusya Federal Menkul Kıymetler Komisyonu'nun 16.07.2003 N 03-33/ps tarihli Kararı.

AT arkaplan bilgisi Tipik yönetim arşiv belgelerinin listesi tarafından oluşturulan kuruluşların en yaygın belgelerinin saklama koşulları onaylandı. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 tarihli emri ve yukarıdaki listelerde yer almayan ve federal yasalar ve Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri tarafından belirlenen belgelerin saklama süreleri.