Arşiv depolama- belgelerin arşivde saklanması, rasyonel yerleşim, güvenlik ve kullanımlarının sağlanması.

Belgelerin kabulü, iki nüsha halinde düzenlenen belgelerin saklama için kabulü ve devri ile resmileştirilir. Bir kopya arşivde, diğeri - organizasyonda - edinme kaynağında kalır. Envanterin üç nüshası belgelerle birlikte arşive aktarılır. alım-iletim(Ek 2) arşivdeki dosyalar, kayıt yönetimi hizmeti çalışanları tarafından yapılır.

Büro çalışmalarında tamamlanan kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) tüm durumlar için kurumda arşivin edinilmesini sağlamak ve değer incelemesini geçen personel için derlenir. arşiv envanter(bundan böyle açıklama olarak anılacaktır). Aynı zamanda, envanterin tüm kopyalarına her davaya karşı varlığına dair bir işaret konur. Her kopyanın sonunda belirtilir: sayılarla ve kelimelerle, sayı aslında arşive kabul edilen davalar, eksik davaların sayısı, kabul ve devir tarihi ile davaların kabul ve devrinde katılımcıların imzaları.

Arşiv envanteri(Ek 3), arşiv fonunun, koleksiyonların depolama birimlerinin sistematik bir listesini içeren ve bunları hesaba katmak ve içeriklerini açıklamak için tasarlanmış bir arşiv rehberidir.

Stoklar ayrı olarak derlenir: vakalar için Sürekli depolama; geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları; personel konuları; sadece belirli bir kuruluşa özgü belgelerden oluşan davalar (adli davalar, soruşturma davaları, konulara ilişkin bilimsel raporlar vb.). Envanter, bağımsız brüt (sıralı) numaralandırmaya sahip vakaların bir listesidir.

Kuruluşun her yapısal biriminde, envanterler yıllık olarak derlenmelidir. metodolojik rehberlik arşiv çalışanları Bu açıklamalara göre belgeler arşive aktarılır.

Yapısal bölümler tarafından hazırlanan envanterler, arşiv tarafından hazırlanan ve buna göre davaların daha sonra kalıcı depolama için sunulduğu organizasyonun işlerinin özet envanterinin hazırlanmasına temel teşkil eder.

Yapısal bölümlerin işlerinin açıklamaları aşağıdakilere göre derlenir: birleşik biçim büro işlerinin tamamlanmasından bir yıl sonra üç nüsha olarak derneğin arşivine teslim edilir.

Açıklayıcı vaka açıklaması makalesi yapısal birim aşağıdaki unsurları içerir: envantere göre kasanın seri numarası (hacim, parça); vaka indeksi (ciltler, parçalar); davanın başlığı (cilt, kısım), davanın kapağındaki başlığına tam olarak karşılık gelir; davanın tarihleri ​​(ciltler, parçalar); dosyadaki sayfa sayısı (hacim, parçalar); vaka saklama süresi.

Yapısal bir birimin işlerinin bir envanterini derlerken, aşağıdaki gereksinimler dikkate alınmalıdır:

• - dava başlıkları, davaların isimlendirilmesine dayalı olarak kabul edilen sistematizasyon şemasına göre envantere girilir;
• - her bir vaka bağımsız olarak envantere girilir. seri numarası(dosya birkaç cilt veya bölümden oluşuyorsa, her cilt veya bölüm envantere bağımsız bir numara ile girilir);
• - envanterdeki vakaların sıralanması - birkaç yıl için brüt; yapısal bölümlerin envanterlerine numara atama prosedürü, arşiv ile anlaşmaya varılarak belirlenir;
• - envanterin sütunları, kasanın kapağında yer alan bilgilere tam olarak uygun olarak doldurulur;
• - Envantere üst üste aynı başlıktaki olgular girildiğinde, ilk olgunun başlığı tam olarak yazılır ve diğer tüm homojen olgular “Aynı” ibaresi ile belirtilirken, olgularla ilgili diğer bilgiler girilir. tam envanterde (envanterin her yeni sayfasında, başlık tam olarak çoğaltılır);
• - "Notlar" envanterinin sütunu, davaların kabulünü, bunların özelliklerini işaretlemek için kullanılır. Fiziksel durumu, davaların diğer yapısal birimlere devredilmesine ilişkin olarak gerekli eylem, kopyaların mevcudiyeti vb.

Envanterin sonunda, son tanımlayıcı maddeden sonra, vaka sayısını, vaka envanterine göre ilk ve son vaka sayısını ve ayrıca (sayı ve yazıyla) gösteren bir son giriş doldurulur. envanterdeki vakaların numaralandırılmasının özelliklerini belirtir (harfli ve eksik sayıların varlığı). Yapısal birimin işlerinin envanteri, konumunu belirten derleyici tarafından imzalanır ve yapısal birim başkanı tarafından onaylanır. Kuruluş arşivinin talebi üzerine, envanter için bir içindekiler tablosu, kısaltmalar listesi ve dizinler derlenebilir.

Kalıcı ve uzun süreli (10 yıldan fazla) vakaların envanterlerinin onaylanmasından sonra, belgelerin imha edilmesi zaman dilimleri Onaylanmış envanterlere karşılık gelen bir süre boyunca depolama.

Davaların imhası için tahsis kanunu(Ek 4), depolamaya tabi değildir, verilir kuruluşun belgelerinin değerinin incelenmesinin sonuçlarına göre.

Belgelerin değerinin incelenmesi, belgelerin saklama koşullarının belirlenmesi ve kalıcı saklama için seçilmesi için değerlerine ilişkin kriterlere dayalı olarak belgelerin incelenmesidir.

Atanan belgeler için yıkıma, derlenir Davranmak. Tüm örgütün işleri için depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsisat yasası hazırlanır. Kanun, birkaç bölümün davalarını içeriyorsa, her bir bölümün adı, bu bölüme ait davaların başlık grubunun önünde belirtilir. İmha edilmek üzere seçilen homojen davaların başlıkları, bu gruba tahsis edilen dava sayısını gösteren ortak bir başlık altında kanuna işlenir.

Envanterleri onaylama prosedürü, kuruluşun bir devlet edinme kaynağı mı yoksa bir devlet edinme kaynağı mı olduğuna bağlıdır. belediye arşivi.

Kuruluşun belgelerinin bir parçası olarak sınıflandırılması durumunda, Arşiv Fonu Rusya Federasyonu , envanterler, onay ve onayından sonra başkan tarafından onaylanır. Vaktinden ilgili arşiv kuruluşunun (kurumunun) bilirkişi ve doğrulama komisyonu tarafından.

eğer organizasyon devlet veya belediye arşivi edinme kaynağı değildir, daha sonra envanterlerin onaylanması ve belgelerin tahsisine ilişkin kanun süresi doldu imha için depolama, arşiv organının (kurumun) rızası olmadan kuruluş başkanı tarafından gerçekleştirilir. AT bu durum açıklamalar ve hareket kabul edildi uzman komisyonu kuruluşlar.

Depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsis işlemi, ancak ilgili dönem için dava envanterlerinin yıllık bölümlerinin hazırlanması ve onaylanması durumunda düzenlenir.

Davalar, kendileri için sağlanan saklama süresi, yasanın düzenlendiği yılın 1 Ocak'ına kadar sona ermişse, yasaya dahil edilir. Örneğin, 2005'te üç yıllık bir saklama süresi ile tamamlanan davalar, 1 Ocak 2009'dan önce düzenlenmeyecek bir yasaya dahil edilebilir (2005'ten sonra bunları 2006, 2007 ve 2008'de saklamamız gerektiği ortaya çıktı, ve sadece 2009'da yok edebiliriz).

İmha Listesine göre seçilen belgeler, öngörülen biçimde düzenlenen kanuna dahil edilir.

Tahrişe tabi belgelerin ekonomik ihtiyaçlar için kullanılması yasaktır.İmha için seçilen ve yasaya dahil edilen belgeler, hammadde kullanımıyla uğraşan işletmelere imha için gönderilir ve ardından yasaya karşılık gelen bir giriş yapılır. İşlem için belgelerin teslimine ilişkin bir makbuz, yasaya eklenir.

Gerektiğinde, belgelerin bir kuruluş temsilcisinin huzurunda fiziksel imhası hakkında bir eylem düzenlenmesi ile kuruluş temsilcisinin huzurunda imha edilebilir.

4. Durum: CJSC Planeta uzmanlarının kadrosunu işe almak için bir özgeçmiş yarışması düzenlendi. Yarışmaya katıldınız ve sonuçlandırmak için bir teklif aldınız iş sözleşmesi CJSC "Gezegen" ile. Görev: Gelen uzman rolünde bir iş başvurusu doldurun. CJSC "Planeta" başkanı rolünde, bir uzmanın istihdamı için başvuru hakkında bir karar hazırlamak

TAMAM V.G. Petrov'u maaşla kabul edin personel 19/11/2009'dan itibaren; antlaşma-kalıcı imza S.V. Ivanov 18/11/2009	JSC "Rainbow" Direktörü Ivanov S.V. şu adreste yaşayan Petrov Vasily Grigorievich'ten: Zelenogorsk, st. Mira, 28, daire 5 tel.: 3 89 89
Beyan lütfen beni işe götür 19 Kasım 2009'dan itibaren kıdemli mühendis pozisyonuna Aşağıda listelenen belgeler ektedir: 1. 3*4 boyutunda 2 fotoğraf; 2. Pasaport fotokopisi; 3. İstihdam geçmişi(orijinal); 4. sigorta sertifikası(kopya); 5. Askeri sicil belgeleri; 6. Eğitim diplomasının bir kopyası; 7. Sertifikanın kopyası (TIN); 8. Yardım önceki yer eserler (2-NDFL formu); 9. Asıl iş yerinden alınan sertifika (yarı zamanlı çalışanlar için); 10. (a) çocuğun doğumuna ilişkin belgeler; 11. Anket.
18/11/2009 Kişisel imza	VS Petrov
C umurumda değil Deneme süresi- 3 ay VET Başkanı Kişisel imza P.A. Fomin 18.11.2009 Sanat. mühendis - ETC'de 12. kategori şef tamam Kişisel imza M.A. Muraviev 18.11.2009 18/11/2009 tarihli ve 23-k sayılı Sipariş Müfettiş OK imzası L.A. Bukashkina 18.11.2009	Maaş 15000 ruble, programa uygun olarak Bölüm muhasebeci I.I. Sokova 18.11.2009

5. Durum: ZAO Planeta, spor malzemelerinin temini için bir sözleşme imzalama teklifi içeren bir teklif mektubu aldı. JSC "Start" harfinin yazarı bu ürünlerin üreticisidir. Görev: uzman olarak ticaret departmanı CJSC "Planeta" bir tedarik sözleşmesi taslağı hazırlar. Kontrol-kayıt kartına kaydedin

Belgelerin transferinin kabul edilmesi durumunda, kural olarak uygun bir işlem düzenlenir. Bitmiş örnek belge, hazırlanmasına ilişkin kurallar ve yasal nüanslar- şu anda tüm bunlar hakkında.

Randevu ve yasal güç

Belgenin eksiksiz bir Yasal etki ve rolünün genellikle tamamen resmi görünmesine rağmen, bu tamamen doğru değildir.

Amaç:

1. Belgelerin transferini belgeleyin:

tüm kağıtların tam listesi;

• onların numarası;
• görünümleri (orijinal, kopya, onaylı kopya);
• transfer tarihi (bazen zaman da);
• transfer eden taraf;
• alıcı taraf.

1. Gerekirse (çoğunlukla mahkeme işlemlerinde) ana kanıt olarak kullanın.

Ne zaman gerekli olabilir

Kağıt transferinin herhangi bir zamanda gerçekleşebileceği varsayıldığından, farklı durumlar, iletirken:

1. 2 özel vatandaş arasında.
2. 2 arasında tüzel kişiler(örneğin, ticari bir teklife destek olarak bir belge paketi ayrıldığında).
3. Bir birey ve bir tüzel kişilik arasında.

Ancak, en yaygın durum, aynı şirket içinde kağıt değişimi ile ilgilidir. Bu tür birçok örnek var:

1. Bir çalışan işten ayrılır ve değiştirilir yeni çalışan tüm davaları kim almalı. Belgelerin kaybolmaması, iletilmesindeki hatalar ve diğer istenmeyen durumların önüne geçmek için, sadece tüm evrakların doğru bir şekilde sağlanması değil, aynı zamanda belgelenen bu gerçeğin de yansıtılması gerekir.
2. Bir çalışan başka bir pozisyona geçer ve işleri yardımcısına veya yerine gelen yeni bir çalışana devreder. Örneğin, muhasebe, personel, idari belgelerin devri.
3. Kuruluşun iflası - bu durumlarda, hazırlandığı tüm menkul kıymetleri bir kerede devretmek gerekli hale gelir. çok sayıda belge türlerine göre gruplara ayrılmış eylemler.
4. Son olarak, bir şirketin yeniden düzenlenmesi durumunda (başkalarıyla birleştirilmesi, departmanların birleştirilmesi vb.), tüm davaların devredilmesi de gerekli hale gelir. Ayrıca, bu gibi durumlarda, aynı anda birçok eylem düzenlenir - her bölüm için, her çalışan için vb.

Özel vatandaşlar söz konusu olduğunda, belgelerin kabulünü içeren bir hizmetin sağlanmasından bahsediyorsak, derleme gerekli olabilir. Örneğin, bir kişi çıkarlarını mahkemede bir temsilciye emanet ederse, orijinal formları da dahil olmak üzere önemli belgeleri ona devretmesi gerektiği açıktır. Sonra bir belge hazırlayın - vatandaşın çıkarına.

Form ve örnek 2019

Kanunla onaylanmış belirli bir form yoktur, bu nedenle her şirket ve / veya birey, onu aşağıdakilere göre düzenleme hakkına sahiptir. kendi desen. Tipik olarak, aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. Ad, derleme tarihi (yürürlüğe girdiği gün), derleme yeri (şehir veya başka bir yer).
2. Belgeleri transfer eden ve alan şirketin tam resmi adı (kağıt değişiminin aynı şirket içinde gerçekleştiği durumlar dahil).
3. Tam ad, pasaport ve iletişim bilgileri bireyler eğer değişime dahil olurlarsa.
4. isim, pozisyon ve Personel Numarası(varsa) evrakları fiilen aktaran ve kabul eden sorumlu çalışanlar.
5. Hepsinin listesi iletilen belgeler genellikle bir tablo şeklinde sunulur. Aşağıdaki veriler sağlanır:

• sayılar (içinde kronolojik sıralama);
• tam dolu resmi unvanlar belgeler;
• derleme/imzalama tarihi;
• kağıt numarası (şirket tarafından benimsenen numaralandırma sistemine göre);
• form (orijinal, kopya, onaylı kopya) ve tüm sayfaların sayısı (sayfalar sayılmaz).

1. Daha sonra tarafların imzaları, imzaların (soyadı, baş harfleri) ve şirket işinde kullanıyorsa mühürün şifresi çözülür.

Çoğu durumda kullanılabilecek boş bir form aşağıda sunulmuştur:

Fakat gerçek örnek dolgu:

NOT. Gerekirse, diğerlerinin eklenmesine izin verilir. önemli evraklar- çoğu zaman bunlar ayrıntılı açıklamalardır. Ardından, eylemde envantere bağlantılar yansıtmanız ve tüm makalelerin adlarını listelememeniz gerekir (zaman kazanmak için).

Müdür değişikliği üzerine belgelerin transferi

Bu en yaygın ve aynı zamanda en zor durumlardan biridir. Her zaman özellikle önemli makalelerle ilişkilendirilir ve yükümlülük. Kural olarak, aşağıdaki belgeler iletilir:

• kuruluş (şirketin tescili, kurucular hakkında bilgi, Tüzük vb.);
• birincil mali tablolar;
• işletme ruhsatı ve diğer izinler;
• vergi ve diğer denetimlerin sonuçları;
• menkul kıymetler, faturalar;
• mülk mülkiyeti sertifikaları, mülk nesneleri, üretim ekipmanı vb.;
• yüklenicilerle kira sözleşmeleri, tedarik ve diğer sözleşmeler;
• ödeme belgeleri vb.

Böyle bir eylemin örneği, aşağıdakilerden farklıdır: basit biçim belgelerin kabulü. Temel fark, aktarılacak çok fazla kağıt olmamasıdır, bu nedenle bir tabloda değil, düzenli bir listede hazırlanabilirler. İle birlikte işaretler belge her zaman tanıkların huzurundadır - liderlik değişikliğinin gerçekleştiği şirketin çalışanları.

Referans olarak kullanılabilecek bir örnek aşağıda gösterilmiştir.

Prosedürün özellikleri aşağıdaki gibidir:

1. Her şeyden önce, kayıt ve devir prosedürünün kendisinden önce, herhangi bir eksiklik olup olmadığını ve ne olduğunu önceden anlamak için tüm evrakların özel bir envanterini yapmak gerekir. Olası nedenler. Envanter sonuçlarına göre, raporlama belgesi rastgele örneklem.
2. Ardından, tüm kağıtların gerçekten kaybolmadığını doğrulamak için, diğerleri dahil olur. Sorumlu kişiler mali direktör, personel departmanı başkanı, Baş Muhasebeci ve gerekirse yedekleri.

Özellikle kritik durumlarda, belgelerin transferinin alınmasının doğruluğunu teyit etmek için noter çağırmak gerekir. Devir işleminin saflığını tasdik edecek, mührü ve imzası ile işlemi tasdik edecektir.

Sırasında ekonomik aktivite bir kuruluş çok sayıda belge üretir.

Her görevli, işinde sakladığı ve sorumlu olduğu belirli bir paketi kullanır.

Diğer durumlarda, prosedüre yasal bir statü vermek için tarafların talebi üzerine kanun hazırlanır.

Uygulandığında

çizmek arzu edilir aşağıdaki durumlarda:

• belgeleri bir yapısal birimden diğerine taşımak;
• birinden belgelerin transferi resmi başka bir;
• envanter kalemlerinin transferi;
• değiştirirken belgelerin transferi hukuki durumşirketler.

Bu liste ayrıntılı değil.

Henüz bir kuruluş kaydetmediyseniz, o zaman kolay ile yap çevrimiçi hizmetler, gerekli tüm belgeleri ücretsiz olarak oluşturmanıza yardımcı olacak: Zaten bir kuruluşunuz varsa ve muhasebe ve raporlamayı nasıl kolaylaştıracağınızı ve otomatikleştireceğinizi düşünüyorsanız, o zaman bir muhasebecinin yerini tamamen alacak aşağıdaki çevrimiçi hizmetler kurtarmaya gelir. işletmenizde ve çok para ve zamandan tasarruf edin. Tüm raporlamalar otomatik olarak oluşturulur, imzalanır Elektronik İmza ve otomatik olarak çevrimiçi olarak gönderilir. Basitleştirilmiş vergi sistemi, UTII, PSN, TS, OSNO'da bireysel bir girişimci veya LLC için idealdir.
Her şey, kuyruklar ve stres olmadan birkaç tıklamayla gerçekleşir. Deneyin ve şaşıracaksınız ne kadar kolay oldu!

Çeşitli durumlarda sürecin özellikleri

Arşiv depolama

Bu durumda, belgelerin yürütülmesi, nereye yatırıldıklarına bağlıdır. Çoğu kuruluşun kendi arşivi ve bundan sorumlu bir kişisi vardır.

işler uzun vadeli Depo numaralandırılmalıdır. Raf ömrü 10 yıldan az olan belgeler klasörlerde saklanabilir.

Belgeleri tevdi eden kişi, kanun kapsamında arşivden sorumlu kişiye teslim eder.

Bir işletmenin tasfiyesi, yeniden düzenlenmesi, satışı

Bir kuruluş tasfiye edildiğinde, dosyaları saklamak üzere devlet arşivine aktarmaktan da sorumlu olan bir komisyon oluşturulur. Bu oldukça zahmetli bir iştir, çünkü Devlet sistemi ofis işinin, saklama davalarını kabul etmek için karşılanması gereken kendi standartları vardır.

Satarken ve yeniden düzenlerken iki taraftan komisyonlar oluşur. Bu bir komisyon olabilir, ancak mutlaka her iki tarafın temsilcilerini içermelidir.

Yönetmen değişikliği, kurucu

Kuruluşun başkanını ve kurucusunu değiştirirken, kendisine verilen tüm belgelerin kabulü ve devri için bir komisyon oluşturulur.

Diğer tüm belgeler, klasörler ve vakalar halinde organize edilmeli, kronolojik sıraya göre düzenlenmeli ve gerekirse tarih ve numara gibi gerekli tüm ayrıntılara sahip olmalıdır.

Çeşitli kağıt türleri için çizim nüansları

Belge alma ve iletme sürecini düzgün bir şekilde yürütmek için, her şeyden önce, belirli bir durumda hangi belgelerin mevcut olması gerektiğini bilmeniz gerekir.

Kural olarak, davaların isimlendirilmesinde veya kuruluşta kayıtlı olmaları gerekir.

Muhasebe işi için

Geçen Muhasebe belgeleri Bir kişiden diğerine, aralarında katı raporlama formları olup olmadığını göz önünde bulundurmalısınız.

Mevcut ve devredilmişlerse, ayrı bir kanun hazırlamak daha iyidir, çünkü onlar maddi değer, transferlerinin sadece alıcı ve aktaran taraflarca değil, komisyon tarafından yapılması da arzu edilir.

Personel belgeleri için

Aktarırken personel belgeleri bunları ada ve saklama süresine göre düzenlemek daha iyidir, yani 75 yıl veya daha uzun süre saklanacak belgeler ayrı olarak, diğerleri ayrı ayrı eklenir.

Kabul ve transfer sürecinde, imha edilecek belgeleri seçmek de mümkündür, bunlar örneğin siparişleri içerir. personel işi 3 ila 5 yıl arasında saklanır. Bu belgeler ayrı bir yasaya girilebilir.

Boş formlar göndermek daha iyidir ayrı hareket maddi değerler olarak

Kurucu ve yasal

Herhangi bir kuruluşun ana belgeleri şunlardır: kuruluş belgeleri bu nedenle iletimleri azami dikkatle gerçekleştirilmelidir.

Bu tür belgeleri aktarırken, resmi mührüne özel dikkat gösterilmelidir.

Bir işletmenin tasfiyesi sırasında belgeleri devlet arşivine aktarma prosedürü aşağıdaki videoda tartışılmaktadır:

Alt bölümler, belgeleri özel bir envanter kullanarak kuruluşun arşivine aktarır. Aslında bu bir kabullenme ve aktarım eylemidir ama özel bir biçimi vardır. Makalede nerede bulacağımızı, nasıl adapte edeceğimizi ve onaylayacağımızı öğreneceğiz.

AÇIKLAMA KURALLARA GÖRE DERLENMEKTEDİR

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve diğerlerinin belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar arşiv belgeleri organlarda Devlet gücü, organlar yerel hükümet ve kuruluşlar (bundan böyle - belgelerin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin Kurallar), kuruluşun arşivinde saklanmak üzere belgelerin aktarılması hakkında şunları söyler:

Bu pasajdan aşağıdaki sonuçlar çıkarılabilir:

1. Kabul envanterinin bir formu vardır, Kurallar tarafından onaylandı belgelerin saklanması, elde edilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması organizasyonu, - Ek No. 23 (belgeler için basılı kopya) ve Ek No. 24 (elektronik dosyalar için).

2. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama süreleri için ayrı envanterler düzenlenir. Personelle ilgili davalar, geçici (10 yıldan fazla) saklama süreleri envanterine dahil edilir. Üçüncü envanter, daha kısa saklama süreleri olan durumlar için derlenir, ancak arşive de aktarılır. Aynısı için de geçerlidir elektronik belgeler: olan durumlar için ayrı envanterler derlenir. farklı terimler depolamak.

envanter formu

Belgelerin (kağıt üzerinde) transferi için doldurulmuş bir envanter formu örneğini düşünün (Örnek 1).

Yapmak muhasebe ile doğrudan ilgilidir. Hiç ticari işlem belgelenir. Buna göre, bir kağıt yığını durmadan büyür ve ofisin boş alanını doldurur. Arşivleme için belgeler nasıl düzgün bir şekilde hazırlanır, hangi verilerin belgelerin arşive kabulü ve aktarılması eylemini içermesi gerekir ve buna neden ihtiyaç duyulur? Bu makale, her şeyi raflara koymaya ve teslim olan tarafın eylemlerini kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

Çalışma yılı boyunca, işletmeler büyük miktarda biriktirir çeşitli belgeler, hangisi için . herkeste var birincil belge bir saklama süresi vardır, örneğin, bir işletmenin çalışanları için belgeler 75 yıl boyunca saklanır, bazı birincil muhasebe belgeleri 5 yıl veya daha uzun süre saklanır ve Proje belgeleri 20 yıl.

• Kurum içinde hareket olması durumunda
• Depolama alanı yoksa
• İşletmede elektronik arşiv oluştururken
• Kuruluşun yasal statüsünü değiştirirken (yeniden yapılanma, tasfiye, satış)

İşletmenin işlevlerinden biri, belgelerin korunmasıdır. Belirtilen periyot. Elde tutma muhasebesi baştan başlar gelecek yıl, yani 05 Ağustos 2017 tarihli bir faturanın saklama başlangıcı 01/01/2018 tarihinden itibaren hesaplanacaktır.

Vakalar tarihe göre aşağıdaki gibi gruplandırılmıştır:

• Sürekli depolama
• geçici depolama
• yıkım için mukadder

Belgeleri saklama için hazırlama

Arşiv görevlilerinin belgelerinizi kabul edebilmesi için düzgün bir şekilde yürütülmesi gerekir.Aşağıda gerekliliklere uygun dosya hazırlamanıza yardımcı olacak birkaç kural vardır.

Aşağıdaki kriterlere göre gruplandırılabilir:

• isimlendirme
• kronoloji
• coğrafi özellik
• alfabe

Arşivlemeden önce tamamlanması gereken işlemlerin listesi:

1. Gruplandırılmış Belgeler
2. Vaka sayfaları ciltli ve numaralandırılmıştır. Dosyadaki yaprak sayısı 250'ye kadar yaprak içerir ve 4 cm'lik hacmin kalınlığını geçmez.
3. Üzerinde son sayfa cilt, dikişli yaprak sayısını içeren bir onay yazısı belirtilir.
4. Kağıtların dosyalanması kopyaya zarar verebilirse (örneğin eski bir el yazması), bu tür belgeler zımbalanmaz, kutu veya klasörlerde iletilir.
5. Vakanın başlığı içeriği yansıtmıyorsa dahili envanter kullanılır.
6. Teslimat sırasında muhasebe belgeleri paylaşmak gerek birincil belgeler ve katı raporlama biçimleri. Komisyon üyelerinin huzurunda bu tür formların varlığında. Bu belgeler maddi varlıklardır.
7. Kasa kapakları GOST dikkate alınarak oluşturulur.
8. Açıklama yapılıyor. Her vaka numaralandırılır ve envantere girilir. İşletme çalışanları ile ilgili dokümantasyon için ayrı envanterler oluşturulur.

Belgeler, aynı konu ve aynı saklama süresine sahip davalar halinde gruplandırılır. Klasörler bir içinde oluşturulur Takvim yılı ve olayların kronolojisine göre eklenir. Belgelerin ekleri, onay süresi ve tarihine bakılmaksızın eklenir. Hatalı uygulama veya standartlara uyulmaması durumunda dokümanlar revize edilmek üzere iade edilir.

Arşivlemeden sonra ne yapılmalı?

Belgeleri arşive teslim ettiyseniz, onları unutabilirsiniz, ancak önemli belgelerin arşiv duvarlarından çıkabileceği zamanlar vardır. Böyle bir durum olmuşsa, iade esasına göre yapılır. İstenen belge düzenlendiğinde yerine belgenin tüm bilgilerini içeren bir yedek sayfa açılır. Bir vaka talep edilirse, yerine bir yedek kart yerleştirilir.

Belgelere mahkeme kararı ile el konulursa, prosedür kuruluş temsilcilerinin huzurunda gerçekleştirilir. Bu durumda, el konulan belgelerin üzerlerinde el konulduğu tarihi gösteren kopyalarının çıkarılması mümkündür. Bütün için bir protokol hazırlanır ve imza karşılığı başa aktarılır.

Hırsızlık veya belgelere zarar verilmesi durumunda, başkan tarafından atanan bir soruşturma komisyonu oluşturulur. Gerekirse, soruşturma ve diğer denetleme organları yer alır. Soruşturmanın sonuçları, yönetim tarafından onaylanan bir kanuna kaydedilir ve bir kopyası ilgili makamlara gönderilir.

Kabul ve devir işleminin oluşumu

Yasanın formatı birleşik değildir, ancak doldurulması gereken bir dizi ayrıntı içerir, bunlar:

1. Kanun numaralandırılmış, icra tarihi ve yeri iliştirilmiştir.
2. Arşive aktarılmaya hazır tüm belgeleri listeler. Adına ek olarak, liste sayfa sayısını içerir, belgelerin tarihi ve türü (orijinal veya kopya) belirtilir.
3. Kanun, kanunun vekil taraflarını gösterir: tüzel kişiliğin adı, temsilcilerin tam adı.
4. Belge, ileten/alan tarafların mührü ve imzaları ile tasdik edilir.

Belgeler işletmede saklanıyorsa iki nüsha, devlete teslim edilmişse dört nüsha olarak düzenlenir. Arşiv.

Mevzuat, katı raporlama formlarının / maddi varlıkların devredilmesi durumunda bir kanunun hazırlanmasını düzenler. Diğer durumlarda, yöneticilerin ve paydaşların değerlendirmesi için.

İki depolama seçeneği vardır:

• Seçenek numarası 1. Sitede depolama. Bu durumda, on yıla kadar saklanan davaların basitleştirilmiş kaydına izin verilir. Bu tür paketleri dikmek gerekli değildir; klasörlerde saklama kabul edilebilir.
• Seçenek numarası 2. Devlet arşivinde depolama. Belgeler belirli bir sıraya göre gruplandırılır, zımbalanır, numaralandırılır ve duruma aktarılır. Arşiv. Devlette belgelerin saklanması. Arşiv ücretli olsa da çalışanlarla ilgili belgeler, devlet. arşivi ücretsiz olarak kabul etmekle yükümlüdür.
Sorunuzu aşağıdaki forma yazın