Raf ömrü Muhasebe belgeleri kuruluşta muhasebe kanunu ile belirlenir ve özel liste. Yazımızdan, saklama sürelerinin süresini ve saklama sürelerini belirleme özelliklerini öğreneceksiniz. ayrı belgelerçeşitli durumlarda.

Muhasebe belgelerini neden saklayın

Herhangi bir muhasebeci, bir şirket tarafından düzenlenen veya karşı taraflardan alınan her belgenin kendi değeri olduğunu ve saklanması gerektiğini bilir. Birincil belgelerde yer alan bilgilere dayanarak muhasebe tutulur ve muhasebe derlenir. Muhasebe ve muhasebe verilerinin tüm kontrol makamları tarafından doğrulanması, birincil belgelere göre gerçekleştirilir.

Tüm birincil muhasebe ve raporlama, yasal olarak tanımlanmış bir süre boyunca saklanmalıdır.

Muhasebe belgelerinin saklanma şartları, 06.12.2011 tarih ve 402-FZ sayılı "Muhasebe Kanunu" ve 08.25.2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan liste ile düzenlenir.

Daha da önemlisi - 402-FZ sayılı liste veya yasa

Listede belirtilen muhasebe belgelerinin saklama süreleri ile 402-FZ sayılı Kanun karşılaştırıldığında, aşağıdaki sonuçları çıkarabiliriz:

• yüklenen liste farklı tarihler muhasebe kategorisiyle ilgili belgelerin türüne ve önemine bağlı olarak depolama;
• 402-FZ sayılı Kanun, muhasebe belgelerinin saklanması için 5 yıllık bir süre sağlar, ancak belge türlerinin şartlarını belirtmez;
• Sanatın 1. paragrafında. 402-FZ sayılı Kanun'un 29'u, listenin belgelerin saklanması için sürelerin belirlenmesinde temel olduğunu söylüyor.

Bu nedenle bir fatura, bilanço veya muhasebe tablosunun akıbetine karar verirken öncelikle listede belirtilen tarihlerden hareket etmek gerekir. Bu durumda, saklama süreleri 5 yıldan az olamaz.

Sanatta belirtilen muhasebe belgelerinin saklama süresi. 402-FZ sayılı Kanun'un 29'u dahil Muhasebe politikası ve mevcut belgeler de dahil olmak üzere şirket standartları elektronik form. İkincisi de 5 yıllık bir süre içinde yok edilemez. Depolama süresi, son kullanım yılını takip eden yıldan başlar (2. madde, 402-FZ sayılı Kanun'un 29. maddesi).

Bir elektronik birincilin materyalden hangi EDS'yi imzalaması gerektiğini öğreneceksiniz. "Elektronik birincil belgeler UKEP tarafından imzalanmalıdır" .

Bir örnekle son teslim tarihleriyle başa çıkmak

Birkaç yıl önce kurulan Peyzaj Tasarımı LLC, pazar segmentinde istikrarlı bir şekilde bir yer edinmiştir. Çalışmanın muhasebe kısmı 4 kişilik bir ekip tarafından yürütülmüştür. Her uzmana belirli muhasebe alanları atandı ve baş muhasebeci, kontrolörlerle raporlama ve etkileşimden sorumluydu.

Muhasebe departmanının geçmiş çalışma dönemlerinde, dolaplarda ve hizmet odalarında belgelere sahip sayısız sayıda klasör birikmiştir. Onlarla uğraşmanın zamanı geldi.

Birincil belgelerin çoğu, yapılan iş eylemleriydi - bunlara dayanarak, şirketin geliri düzenli olarak belirlendi ve mali tablolarına yansıtıldı.

Bu bölümde gerçekleştirilen iş eylemlerinin yürütülmesi hakkında bilgi edinin. makale .

Önemli miktarda kağıt mevduat, satın alınan malzemeler, faturalar, bordro ve ilgili hesaplamalar için faturalardı.

Ayrı bir raf tamamen muhasebe, beyannameler, emeklilik fonuna ve sosyal sigortaya raporlar ve istatistiksel formlarla dolduruldu.

Her muhasebeci, kendi alanındaki davaların bir listesini derledi. muhasebe belgeleri ve baş muhasebeci, tüm bilgileri sütunlarından birini adadığı tek bir tabloda sistematize etti. düzenleyici son tarihler listeden alınan belgelerin saklanması.

Tablo "Organizasyonda muhasebe belgelerinin saklama koşulları"

Document LLC "Peyzaj tasarımı"	Listeye göre raf ömrü, 558 numaralı siparişle onaylandı
Temel faaliyetler için sözleşmeler kapsamında gerçekleştirilen iş eylemleri	Sözleşmenin akdedildiği sürenin bitiminden itibaren 5 yıl içinde
Antlaşmalar ve ek anlaşmalar onlara	Son kullanma tarihinden itibaren 5 yıl içinde (listenin diğer maddelerinde aksi belirtilmedikçe)
Para, mal ve malzeme almak için vekaletname	en az 5 yıl
Maaşların, faydaların verilmesine ilişkin açıklamalar, finansal asistan ve diğer ödemeler	En az 5 yıl ve yokluğunda kişisel hesaplar- 75'ten az değil
Bireylerin geliri hakkında bilgi kaydı	en az 75 yaşında
iş sözleşmeleri ve kişisel kartlar işçiler	75 yıldır
Zaman çizelgeleri, zaman çizelgeleri	En az 5 yıl (tehlikeli, şiddetli ve zararlı koşullar iş gücü)
Kişisel gelir bilgileri	En az 5 yıl ve kişisel hesap veya bordro kaydı yoksa - en az 75 yıl
Yıllık muhasebe (finansal) tabloları	Sürekli*
Muhasebe politikası, hesap planı, birincil muhasebe belgeleri formları	en az 5 yıl
Genel muhasebe, ciro sayfaları, hesap kartları vb.	en az 5 yıl
Sabit kıymet muhasebe kartları	Nesnenin tasfiyesinden en az 5 yıl sonra
KDV, nakliye, arazi, kar beyanları	en az 5 yıl
FSS'ye Raporlama	Yıllık ödemeler sürekli* ve 5 yıl boyunca üç aylık ödemeler
Emekli Sandığına Raporlama	En az 5 yıl ve kuruluşun kişisel hesapları ve bordro kayıtları yoksa en az 75 yıl
Emekli Sandığı'nda çalışanlar için bireysel bilgiler	en az 75 yaşında
İstatistiksel raporlama: - yıllık; - altı aylık ve üç aylık; - bir kere; - aylık	Sürekli*. 5 yıl veya yıllık yokluğunda kalıcı*. Sürekli*. Aksi bildirilmediği takdirde yıl veya kalıcı*
Şirkete verilen cezalar, para cezaları hakkında yazışmalar	en az 5 yıl

Tablodaki * işaretini göz ardı etmeyin. Bu, belgenin şirketin faaliyet gösterdiği süre boyunca saklanması gerektiği anlamına gelir.

Tabloda belirtilen tüm belgeler doğrudan veya dolaylı olarak muhasebe ile ilgilidir, bu nedenle 5 yıllık saklama süresini aşan süreler yasal Peyzaj Tasarımı LLC'nin baş muhasebecisi No. 402-FZ, listede belirtilen sınırlara yükseltti.

Şirketin çalışmaya başlamasından bu yana 5. yılını henüz kutlamadığı göz önüne alındığında, tabloda sunulan belgelerin hiçbiri imha edilemez. Kağıtlarla dolu binaları boşaltmak için muhasebe departmanı, depolama süresinin sona ermesini bekleyen belgeleri yerleştirdikleri özel bir ofis tahsis etti.

Muhasebe belgelerinin saklanması için muhasebe nüansları

LLC "Peyzaj Tasarımı" uygulamasında, sabit varlıkların zararına satıldığı durumlar vardı. Muhasebe amacıyla ve Vergi muhasebesi aynı belgeler sabit kıymetler için de geçerlidir. Fark, yalnızca bunların elden çıkarılmasıyla ilgili maliyetlerin muhasebeleştirilmesinde yatmaktadır. Bu husus, belgelerin saklama süreleri belirlenirken de dikkate alınmalıdır.

Örneğin, 2 yıl önce bir şirket bir VAZ-21102 arabası satın aldı (OKOF kodu 15 3410010). İşletim sistemi sınıflandırmasına göre 3. amortisman grubu, terim faydalı kullanım(SPI) 5 yılda kurulmuştur. Sürekli arızalar nedeniyle, arabanın teklif edilen herhangi bir fiyattan satılmasına karar verildi. Satıştan elde edilen gelirin mülkün kalıntı değerinden daha az olduğu ortaya çıktı ve vergi muhasebesi standartlarına göre 3 yıl boyunca satıştan kaynaklanan zarar (kalan DYY) gelir vergisi hesaplanırken eşit olarak dikkate alınacaktır.

ÖNEMLİ!Sabit kıymetlerin satışından kaynaklanan zararların vergi muhasebesi nüansları, Sanatın 3. paragrafında yansıtılır. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 268'i.

Bu bölümde vergi muhasebesi amacıyla gruplandırma giderlerinin özellikleri hakkında bilgi edinin. malzeme .

Bu nedenle, başlangıç ​​ve artık değerin oluşumu, JIT'in süresi, sözleşmeler ve satış işlemleri ile sabit kıymetlerin satışından kaynaklanan zararın muhasebeleştirilmesi için sertifikalar ve hesaplamalar ile ilgili tüm belgeler en az saklanmalıdır. Belirtilen zararın dahil edilmesinden 4 yıl sonra vergi matrahı. Bunun nedeni, denetim sırasında vergi makamlarının, denetimden önceki 3 yıl boyunca belgeleri inceleme hakkına sahip olmasıdır. Bu nedenle, belirtilen sabit kıymet üzerindeki belgelerin en az 9 yıl saklanması gerekecektir.

Belgelerin saklama koşullarının uzatıldığı tek durum dikkate alınan dava değildir. Bir sonraki bölümde, diğer durumları sunuyoruz.

Birincil ürünün raf ömrünü arttırmanın diğer durumları

Peyzaj Tasarımı LLC zararına çalıştıysa ve daha sonra gelir vergisini hesaplarken bunu dikkate aldıysa, belgelerin tüm kayıp dönemi artı 4 yıl sonra saklanması gerekir. tam iptal. Aynı zamanda, ortaya çıkan kaybı teyit eden birincil belgeden veya bu kaybın aktarıldığı diğer sertifikalardan ve hesaplamalardan kurtulmak imkansızdır.

Örneğin, muhasebe ve vergi belgeleri 2018 yılında meydana gelen ve önümüzdeki 10 yılda muhasebeleştirilen zararın 2032 yılı sonuna kadar saklanması gerekecektir.

Muhasebe belgelerinin saklanma süresinin uzatılması gerekecektir. sonraki vaka. Peyzaj Tasarımı LLC, yapılan iş için zamanında ödeme yapmayan, mektup ve iddialara cevap vermeyen bir müşteriye hizmet verdi. Şirket, devlet sicilinden çıkarılmadı, ancak borcunu da ödemedi. Peyzaj Tasarımı LLC, şüpheli alacakları sadece 2018'de dikkate alabildi ve kuruluşun bu durumla ilgili tüm belgeleri 2022'nin sonuna kadar saklaması gerekecek.

Sonuçlar

Faturalar, yapılan iş fiilleri, bordro beyannameleri, raporlar - bunlar ve diğer birçok muhasebe belgesinin mükellefler tarafından özel bir liste ile belirlenen süreler içinde tutulması gerekmektedir. Bu terimleri azaltmak mümkün değildir, ancak bireysel vakalar(zararları transfer ederken, şüpheli alacakları yazarken, sabit kıymetleri zararına satarken).

Anahtar sorular:

Federal Yasa, personel belgelerinin saklama sürelerini nasıl değiştirdi?

Personelle ilgili belgeler grubuna hangi belgeler aittir?

Rusya Kültür Bakanlığı tarafından onaylanan belge saklama süreleri şimdi nasıl uygulanmalı?

Rusya Devlet Başkanı V.V. 2 Mart 2016'da Putin, 43-FZ sayılı “Federal Yasada Değişiklik Yapılmasına Dair” Federal Yasayı imzaladı. arşivleme içinde Rusya Federasyonu”” (bundan böyle - 43-FZ sayılı Federal Kanun). Kanun 13 Mart 2016'da yürürlüğe girdi.

İki önemli değişiklik

1. 43-FZ sayılı Federal Yasa ile 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonunda Arşivleme Hakkında” (bundan böyle 125-FZ sayılı Federal Yasa olarak anılacaktır) Federal Yasasında yapılan değişiklikler, Sanat ile ilgilidir. . 22 "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin kalıcı depolamaya transfer edilmeden önce geçici olarak saklanması şartları": alt. Bu maddenin "b" paragraf 4'ü artık personele ilişkin belgelerin saklanması şartlarını düzenlememektedir..

2. 125-FZ Sayılı Federal Kanun Art. 22.1 "Personel belgelerinin geçici olarak saklanması şartları", nerede yeni dönem personelle ilgili belgelerin saklanması - 50 yıl. Memurların (sivil ve belediye dışı) personeline ilişkin belgeler hariç, 2003'ten beri oluşturulan belgelerle ilgilidir.

Artık personelle ilgili belgeler şartlı olarak üç kategoriye ayrılmıştır.

• 2003'ten önce oluşturulmuş

Raf ömrü - 75 yıl; değişmedi;

• 2003 yılından bu yana kurulan

Raf ömrü - 50 yıl; değişti;

• vatandaşlar tarafından kamuya ait olmayan bir kamu hizmetinin geçişi ile bağlantılı olarak oluşturulan sivil hizmet 2003'den beri

Raf ömrü - 75 yıl; değişmedi.

referansımız

Daha önce, bu tür belgelerin arşivlerde geçici olarak saklanma süresi, tüm kuruluşlar için davanın kapatıldığı (belgenin oluşturulduğu) tarihten itibaren 75 yıldı.

personel belgeleri 2003'ten önce ve 2003'ten beri kurulmuş, saklanmış(Bölüm 1, 2 Madde 22.1 Federal yasa 125-FZ):

• devlet organlarında, organlarda yerel hükümet ve personel devlet kaynakları olarak hareket eden kuruluşlar ve belediye arşivleri arşiv belgeleri;
• Tasfiye edilen personelin personeline ilişkin belgeleri alan devlet ve belediye arşivlerinde Devlet kurumları, yerel yönetimler, eyalet, belediye ve sivil toplum örgütleri;
• diğer kuruluşlarda (JSC, LLC, vb.).

Konuyla ilgili soru

askeri servis. onlar atandı askeri rütbeler(örneğin, Rusya Federasyonu Savunma Bakanlığı'nın bir çalışanı, Rusya'nın FSB'si, Rusya'nın FSO'su);

kolluk hizmeti. Kolluk hizmetindeki vatandaşlar (içişleri kurumları, federal Hizmet Rusya Uyuşturucu Kontrol Federasyonu) atanmıştır. özel rütbeler ve havalı rütbeler(örn. polis teğmen, yüzbaşı iç hizmet, Adalet Başkanı);

federal kamu hizmeti. Bunlar, örneğin savcılar (savcılar, yardımcılar ve savcı yardımcıları), Soruşturma Komitesi RF (kafalar soruşturma makamları, milletvekilleri ve müfettişler), vb.

Sorunun tarihinden

2014 yılında, Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı, Federal ile birlikte arşiv ajansı(Rosarchiv), Rusya Federasyonu Hükümetine "2020'ye kadar Rusya Federasyonu'nda Arşivlemenin Geliştirilmesi Konsepti" (bundan sonra Konsept olarak anılacaktır) hazırlamış ve sunmuştur. "Uygulama için Ana Yönergeler" Konseptinin 4. Bölümü, personelle ilgili belgelerin saklanma süresinde bir azalma anlamına gelir: "özellikle, aşağıdakilerle ilgili taslak düzenleyici yasal düzenlemelerin hazırlanması önerilir: personelle ilgili belgelerin saklama süresinin 75'ten azaltılması 20 yıla kadar."

Hem departman hem de eyalet (belediye) arşivlerinin arşivcileri için bu bilgi şaşkınlık ve korkuya neden oldu. Bir dizi mantıklı soru ortaya çıktı: raf ömrü neden bu kadar kökten azaldı? Hangi personel belgeleri için saklama süresi azaltılacak? Böyle bir azalma olur mu Olumsuz sonuçlar sosyal alanda?

Konseptin, tasfiye, yeniden yapılanma, mali ve ekonomik faaliyetlerin sona ermesi, kuruluşların, bölümlerin, bölümlerin iflası durumunda devlet ve belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınan belge sayısını azaltma görevini belirlediği varsayılabilir. Geçen yüzyılın 90'lı yılların ortalarından bu yana, kuruluşların tasfiye süreci felaket haline geldi. Arşivler, depolama için almaları gereken personelle ilgili belgelerin hacmiyle baş edemedi. Kuruluşların arşivlerinde departman deposunda tutulan belgelerin fiziksel hacmini optimize etme ve azaltma sorunu ortaya çıktı. Örgütün arşivinde saklanan belgelerin hacmindeki azalmanın, devlet ve belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınan belge hacmini azaltacağı varsayılmıştır. Arşiv rafı sorununu henüz kimse iptal etmedi, çünkü arşivler kauçuk değil, birçoğunun boş alanı yok.

Aynı zamanda, personelle ilgili belgelerin saklama sürelerinin artmaya başladığına dikkat edilmelidir.

Listeye göre daha önce standart belgeler devlet komitelerinin, bakanlıkların, dairelerin ve diğer kurum, kuruluş, işletmelerin faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren (SSCB Ana Arşivi tarafından 08/15/1988 tarihinde onaylanmıştır; bundan sonra - 1988 Listesi), ana belge kategorileri için saklama süresi 75 yıl EPC eksi yaş olmuştur. 1988 Listesinin uygulama kılavuzunda aşağıdaki bilgileri bulabilirsiniz: “75 yıllık saklama süresi olan belgeler için - “B” EPC, saklama süresinin hesaplanması yaş dikkate alınarak yapılmalıdır. davanın sona ermesi sırasında kişinin (“B” harfi ile gösterilir). Davanın büro işleri ile tamamlanmasından sonra saklanma süresi, 75 yıllık farka eşit olmalıdır - "B", burada "B", kişinin davanın tamamlandığı andaki yaşıdır. Yani, bir kişi 75 yaşına geldiğinde, personel belgeleri imha edilebilir. Örneğin, 2000 yılında 1925 doğumlu işçilerin belgelerini imha etmek mümkün oldu, 2000 yılında 75 yaşına girdiler. Bu yaşa kadar bir kişinin kendisi için zaten emekli maaşı verdiği, iş deneyiminin teyidine ihtiyacı olmadığı varsayılmıştır, ücretler vb.

2000 yılında, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle, yeni bir tipik yönetim listesi arşiv belgeleri, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşan, saklama sürelerini (bundan sonra Liste olarak anılacaktır) gösteren ve personele ilişkin belgelerin saklanma süresi değişmiştir. Yeni süre, davanın kapatıldığı (belgenin oluşturulduğu) tarihten itibaren 75 yıldır.

Yeni Listede personelle ilgili belgelerin saklanması koşullarındaki artış, yaşam tarihi örneğinde ülke tarihini korumanın gerekli olduğu gerçeğiyle tartışıldı. bireysel vatandaşlar ve ayrıca bireyin aile geçmişini korur.

2010 yılında yeni liste kişisel talep edilmemiş orijinal belgelerin (örneğin, çalışma kitapları) saklama süresini artırır. Bu girişimin kuşkusuz olumlu karakter, gerçek bir malzeme ve teknik temele dayalı olsaydı. Ancak devlet, personelle ilgili belgeleri depolamak için yeni alanlar yaratma maliyetini artırmaya hazır değildi.

Bize göre, saklama sorunu, geçici (10 yıldan fazla) saklama süresine sahip belgelerin bileşiminin optimize edilmesiyle çözülmeliydi. Üzerinde şu an personelle ilgili belgelerin bileşimini optimize etmek için ön koşullar vardır. 1 Nisan 1996 tarihli ve 27-FZ sayılı Federal Kanun uyarınca “Zorunlu Sistemde Bireysel (Kişiselleştirilmiş) Muhasebe Üzerine emeklilik sigortası» bireysel kişiselleştirilmiş muhasebenin bir bilgi tabanı oluşturulmuş ve sürdürülmüştür, bilgileri, çalıştığı süre boyunca her bir sigortalı kişiyle ilgili olarak güncellenmektedir.

Emekli maaşının hesaplanması kendiniz yapılır emeklilik fonu göre RF elektronik veritabanları bölüm arşivlerinin veri ve belgeleri. bilgi tabanı bireysel kişiselleştirilmiş muhasebe, kazanılan dolu 2003 yılında. Rusya Federasyonu Hükümeti'ne göre, personelle ilgili belgelerin geçici olarak saklanma süresinin 75 yıldan 20 yıla düşürülmesi, devlet ve belediye arşivlerinde, devlet arşivlerinde bakım maliyetlerini azaltacaktır. Devlet gücü ve yerel özyönetim, mülkiyet biçiminden bağımsız olarak kuruluşlar. Ayrıca, bu arşivler şunları içerecektir: ek alan kalıcı bir saklama süresinin belgelerini almak için.

“Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında Federal Kanunda Değişiklik Yapılmasına Dair” yasa tasarısı tartışılırken, 2003'ten sonra oluşturulan belgeler için ilk okumalarda, 20 yıllık bir saklama süresi belirlenmesi önerildi. Ancak üçüncü okumada yasa bu süreyi 50 yıla çıkardı. Bunun, sosyal harcamalardan tasarruf etme anlık arzusuna karşı sağduyunun bir zaferi olarak görülebileceğine inanıyoruz.

Bu nedenle, FZ-43 sayılı Federal Kanun yürürlüğe girdiği andan itibaren arşivciler, dosya oluştururken ve bunları bir kuruluşun arşivine aktarırken, dosyalar üzerinde yeni bir saklama süresi belirtmelidir. Vaka envanterleri derlenirken, belge dizisini belgenin oluşturulma tarihine göre ikiye bölmek, 75 yıl ve 50 yıl raf ömrü olan belgeler için ayrı ayrı envanter yapmak gerekir.

Ayrıca, görünüşe göre, Listedeki değişiklikleri beklemeliyiz.

UZMAN GÖRÜŞÜ

I.V. Zhuravleva,

"Personel Çözümleri" dergisinin bilimsel editörü

Belge saklama koşullarının artık çalışanın işten çıkarıldığı yıldan değil, “oluşturma tarihinden itibaren” sayılması gerektiğine dikkatinizi çekiyoruz. Kuruluşun tasfiyesi halinde belgeler belirtilen süre içinde saklanmak üzere arşive aktarılır.

2003-2015 dönemi için onaylanan davaların isimlendirilmesi. Tabii ki yeniden yapmaya gerek yok, ancak bize göre 2016 davalarının isimlendirilmesinin düzeltilmesi ve yeniden onaylanması gerekiyor.

2010 yılında çalışma kitaplarının raf ömrünün aksine, 50 yıldan 75 yıla çıkarıldığını hatırlayın (Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerinin listesi, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Emri ile onaylanmıştır. Ve çalışma kitapları"gerçek" oldukları için işverenler tarafından oluşturulan personele ilişkin belgelere uygulanmaz. kişisel belgeler» çalışanlar (Listeye bakın). Bu nedenle raf ömürleri 75 yıl kalır.

Tablo, personelle ilgili ana belge türlerini ve ayrıca Listeye göre muhasebe belgelerini (dergiler, kayıt defterleri vb.) Listeler ve 43 sayılı Federal Yasanın yürürlüğe girmesinden sonraki saklama sürelerini gösterir. -FZ.

Listede henüz herhangi bir değişiklik yapılmadığından, personelle ilgili belgeler için eski saklama sürelerini tablonun 3, 4, 5 sütunlarında ve sütun 6, 7, 8 - yeni (değiştirildi) olarak göstereceğiz.

Not

Personelle ilgili belgeler için saklama sürelerini belirleyen (6, 7, 8 numaralı sütunlar), yazar yalnızca vizyonunu ifade eder bu konu. Listede değişiklik yapıldığında, personelle ilgili bazı belge kategorilerinin 50 yıl değil 75 yıl saklama süresi alması veya 2003 yılından sonra oluşturulan ve saklama süresi “ Postalamak." 50 yıldır.

S.V. Tikhanoviç,

Devlet Arşivleri Dairesi Başkanı

Bu numarayı elektronik olarak satın alın

Daha fazla öğrenmek için:

• Arşiv Belgelerinin Saklanmasına İlişkin Normların İhlali Sorumluluğu: Yargı Uygulaması

• Yeni düzenleyici belge: Kuruluşların arşivlerinde belgelerin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar

Muhasebe belgelerinin türlerini inceledik. İlköğretim ne kadar sürmeli Muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtları ve mali tablolar? Materyalimizde muhasebe belgelerinin saklanma şartları hakkında konuşacağız.

Muhasebe kayıtları kaç yıl tutulur?

Muhasebe mevzuatı, birincil muhasebe belgelerinin, kayıtların muhasebe ve mali tablolar, devlet arşivlerini düzenleme kurallarına uygun olarak belirlenen süreler boyunca, ancak raporlama yılından sonra 5 yıldan az olmamak üzere kuruluş tarafından tutulmalıdır (06.12.2018 tarih ve 402-FZ sayılı Federal Kanunun 29. maddesinin 1. kısmı). 2011).

Muhasebe belgelerinin raf ömrü

Muhasebe belgelerinin kuruluşta saklanması şartlarını tabloda sunalım (22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı Federal Kanun, 25 Ağustos 2010 Tarihli Kültür Bakanlığı Emri 558):

Doğal olarak, organizasyon belirtilen son tarihler sağlamalıdır güvenli koşullar muhasebe belgelerinin saklanması ve değişikliklerden korunması (06.12.2011 tarih ve 402-FZ Federal Kanununun 29. maddesinin 3. kısmı).

Aynı zamanda, kuruluşun başkanını değiştirirken, muhasebe belgelerinin aktarımı kuruluşun kendisi tarafından belirlenen şekilde sağlanmalıdır (06.12.2011 tarih ve 402-FZ sayılı Federal Kanunun 29. maddesinin 4. kısmı).

Birincil muhasebe belgelerinin, muhasebe kayıtlarının ve mali tablolar, kayıt ve arşive aktarmaları baş muhasebeci tarafından sağlanır (

Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren yeni bir standart idari arşiv belgeleri listesi onaylandı ( bundan böyle - Liste 2010, yeni Liste).

Yeni Liste, Standart Listeden farklıdır. yönetim belgeleri 6 Ekim 2000 tarihinde Federal Arşiv tarafından onaylanan ve 26 Ağustos 2010 tarih ve 63 sayılı Federal Arşiv emriyle geçersiz olarak tanınan (bundan böyle - Liste 2000), kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren, önemli ölçüde daha büyük - neredeyse iki kat - cilt ve dolayısıyla saklama sürelerini gösteren daha fazla sayıda belge başlığı. Ayrıca bazı belgelerin saklama süreleri de değişti.

size sunuyoruz kısa inceleme Yönetimin belgesel desteği - sekreterlikler, ofisler, genel departmanlar vb. hizmetleri için en büyük ilgiyi çeken 2010 Listesine dahil edilen yeni belge türleri.

Listenin yapısı biraz değişti, parça sayısı (12) aynı kaldı ve isimleri önemli değişikliklere uğramadı. 2000 Listesinin Uygulama Esasları'nın üç bölümden oluştuğunu belirtmek gerekir:

1. Genel Hükümler.

2. Listenin yapısı ve uygulama prosedürü.

3. Depolama ve imha için belgelerin seçimi ve kaydının organizasyonu.

Yeni Listede, yalnızca belgenin yapısının açıklamasını içeren "Genel Hükümler" bölümü korunmuştur. Bölüm 3'teki Direktiflerin istisnası oldukça anlaşılırdır, çünkü Depolama ve imha için belge seçme kuralları, 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji kararı ile onaylanan Kuruluş Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallarda ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. 2000 Listesi Uygulama Esasları'nın ikinci bölümünde, devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynağı olan ve olmayan kuruluşlar tarafından “kalıcı” saklama süresinin uygulanma usulüne ilişkin ayrıntılı açıklamalar yer aldı. Belgeleri devlete, belediye arşivlerine girmeyen her türlü mülkiyet biçimindeki kuruluşlarda saklanması gereken kalıcı bir saklama süresine sahip belgelerle, tasfiyeden önce bu organizasyonlar. Yeni Liste bu listeyi içermez ve açıklamalar belgenin sonunda birkaç dipnota indirgenmiştir:

"Gerekene kadar" raf ömrü bir yıldan az olamaz.

"EPK" ("CEC", "EC") işareti, bazı belgelerin "kalıcı olarak" saklama süresine atfedilebileceği anlamına gelir.

<**>Burada ve yıldız işaretlerinin altında<**>devlet edinme kaynağı olmayan kuruluşların tasfiyesi durumunda, belediye arşivleri, belgelerin bir dizi kuruluş ve belge temelinde kalıcı depolama için kabul edildiği anlamına gelir.

Bir şey daha Önemli değişiklik: 2000 Listesinin Uygulanmasına İlişkin Kılavuz'un 1.4. paragrafında şunlar söylenmiştir: normatif (yani zorunlu) karakter belge: "Liste olarak kullanılmak üzere tasarlanmıştır ana düzenleyici belge yönetimsel standart belgelerin depolanması ve imhası için depolama ve seçim koşullarını belirlerken, yani. (hükümet dışı olanlar dahil) tüm veya çoğu kuruluş için ortaktır”. Yeni Liste böyle bir gösterge içermiyor. Ancak aynı zamanda, 2010 Listesinin Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylandığını ve bu emrin 8 Eylül 2010 tarih ve 18380 sayılı Rusya Adalet Bakanlığı tarafından tescil edildiğini unutmamak gerekir. tabii ki, belgeye normatif bir karakter verir.

Bu arada

15 Eylül 2009 tarihli Federal Arşivdeki Merkezi Uzman ve Doğrulama Komisyonu Kararı ile halihazırda kabul edilen, ancak Rusya Kültür Bakanlığı tarafından henüz onaylanmayan 2010 Listesinin 1.3 maddesinin aşağıdaki gibi formüle edildiğine dikkat edin: liste olarak kullanılmak üzere tasarlanmıştır ana düzenleyici belge standart yönetim arşiv belgelerinin depolanması ve imhası için depolama ve seçim koşullarını belirlerken. Ve paragraf 1.4'te, 2010 Listesi geçerli olduğunda durumlar listelenmiştir:

● saklama sürelerini gösteren sektöre özel belge listeleri geliştirirken ve ayrıca örnek isimlendirmeler vakalar;

● kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim arşiv belgelerinin bileşimini ve saklama koşullarını belirlerken, dosya isimlendirmeleri geliştirme sürecinde, dosyaların oluşumunda;

● devlet ve belediye arşivlerinde kalıcı olarak saklanmak üzere arşiv belgelerini seçerken ve aktarırken;

● içinde pratik iş federal devlet arşivlerinin uzman doğrulama komisyonları (EPK) ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının arşivleme alanındaki yetkili yürütme makamlarının yanı sıra kuruluşların merkezi uzman komisyonları (CEC) ve uzman komisyonları (EC).

Belge, 2000 Listesine benzer şekilde, kayıtlar için geçici ve kalıcı saklama sürelerinin nasıl uygulanması gerektiği konusunda ayrıntılı rehberlik sağlamıştır.

2010 Listesinin gözden geçirilmiş versiyonunun 2.5 paragrafında önemli talimatlar yer aldı: “Belgelerin saklanmasına ilişkin şartları belirlemek için, Listede ilgili makaleyi bulduktan sonra, vakaların sayfa sayfa gözden geçirilmesi gerekir. Depolama veya imha için dosyaların sadece envanterlerdeki başlıklara veya kasa kapaklarına göre seçilmesine izin verilmez.

Bu Listedeki ve belirli bir endüstri belge listesindeki aynı tür belgeler veya vakaların yaklaşık bir terminolojisi farklı saklama sürelerine sahipse, bu Listeye uyulmalıdır. Bazı durumlarda, endüstri belge listesinde veya vakaların yaklaşık isimlendirmesinde verilen daha yüksek bir saklama süresi uygulanabilir.

Bu baskının 2.11 maddesine göre azaltılmış raf ömrü Liste tarafından kurulan, yasak.

Rosarchive ayrıca yeni Liste'nin son versiyonunda yansıtılmayan diğer açıklamalara da yer verdi.

Yönetim sisteminin organizasyonu

Yeni Listede Bölüm 1.1, Liste 2000'de olduğu gibi "İdari faaliyetler" değil, "Yönetim" olarak adlandırılmaktadır. Bu bölümdeki birçok belge türünün yürütülmesi ve güncel olarak saklanması, kayıt tutma hizmetlerinin sorumluluğundadır, bu nedenle biz bölümde yapılan eklemelerden detaylı olarak bahsetmeye çalışacağız.

Yönetim talimatları

Kuruluşunuzun bir üst kuruluşu varsa, Art. 2010 Listesinin 6'sı, talimatlar için kalıcı bir saklama süresi belirler ebeveyn kuruluşları ve bunların uygulanması için belgeler, ancak talimatlar operasyonel faaliyet konuları ile ilgiliyse, saklama süreleri 5 yıllık EPC'dir.

Kuruluş yönetiminin yapısal birimlere ve bunların uygulanmasına ilişkin belgelere yönelik talimatlarına gelince, bunlar EPC tarafından 5 yıl süreyle saklanmalıdır (2010 Listesinin 7. Maddesi) ve Sanat notuna göre. 7, bir belge üzerinde vize ile verilen siparişlerin saklanma süresi, belgenin saklanma süresine karşılık gelir. Örneğin, bir sipariş CEO Herhangi bir Rus şirketine bilimsel ve teknik yardım sağlanmasına ilişkin, bu tür bir yardım talebini içeren ve organizasyonun yapısal bir alt bölümüne gönderilen gelen bir mektupta düzenlenen bir anlaşmanın hazırlanmasına ilişkin, 10 yıl süreyle saklanmalıdır EIC, t.to. Sanat uyarınca. 2010 Listesinin 493'ü, bu tür yazışmaların böyle bir raf ömrü vardır.

Not.İş pratiğinde, uygula vize onayı(belgenin dahili onayı ile), ancak bu şartta, GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri”nin 3.24 maddesi uyarınca. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler”, pozisyonun adını içerir, kişisel imza, belgeyi onaylayan yetkilinin imzasının ve onay tarihinin deşifre edilmesi ve vizelerde herhangi bir talimat belirtisi yok. Uygulamada, yönetimden gelen talimatlar vize ile verilmez, ancak çözüm belge üzerinde.

İdari belgeler

2010 Listesinin 21. Maddesi, uygulamaya ilişkin belgelerin saklanmasını gerektirmektedir. idari belgeler EPC'den sonraki 5 yıl içinde.

Sanatta ise. 2000 Listesinin 72'si, kuruluşun tüm idari ve düzenleyici belgelerinin kayıt defterleri ve kayıtları için tek bir - kalıcı - saklama süresi, daha sonra Sanat'ta kuruldu. 258 bölüm 1.5 "Belge depolama yönetimi ve organizasyonu için belge desteği" Yeni Listede, kayıt günlüklerinin saklama süreleri her bir idari belge grubu için ayrı ayrı verilmiştir:

	Kitaplar, kartlar (veritabanları), kayıtlar, kayıt ve kontrol günlükleri:		(1) Kuruluş tarafından saklanır. Devlete kabul edilmek şartıyla, bilimsel referans cihazı olarak kullanılabiliyorsa belediye arşivleri (2) Disiplin cezaları, yıllık ücretli izin, eğitim, görev, kısa süreli yurtiçi ve yabancı iş gezileri- 5 litre.
	a) ana (temel) faaliyet için idari belgeler
	b) personele ilişkin idari belgeler (2)
	c) İdari ve ekonomik faaliyetlere ilişkin idari belgeler

Görüldüğü gibi, kayıt formları içlerinde kayıtlı belgeler olduğu sürece saklanmalıdır - bu, iş uygulamaları tarafından uzun süredir önerilen işimiz için çok önemli bir kuraldır ve artık bir düzenleyici belgede yer almaktadır.

Kurallar, talimatlar, düzenlemeler

2010 Listesinin 31. Maddesi, kuralların, talimatların, düzenlemelerin, tavsiyelerin uygulanmasına ilişkin yazışmaların EPC tarafından 5 yıl süreyle saklanması gerektiğini belirler.

2010 Listesinin 33-35. Maddeleri, ana (temel) faaliyet alanlarında daha yüksek, alt (alt) ve diğer kuruluşlarla yazışmalar için tek bir saklama süresi - EPC için 5 yıl - belirler.

Bölümde birçok yeni belge türü ortaya çıktı 1.2 "Yönetimin örgütsel temelleri".

Kurucu belgeler, tescil, yeniden yapılanma ve tasfiye ile ilgili belgeler

2010 Listesinin 37. Maddesi, belgelerin saklanması için tek bir süre belirler devlet kaydı ve faaliyetlerin sona ermesi hakkında tüzel kişilik ve 38. maddede - olarak gerçek kişi Bireysel girişimci – Faaliyetlerin sona ermesinden sonra 15 yıllık EPC; tek istisna çözümler kalıcı olarak tutulması gerekir.

Not. 2010 Listesine ilişkin açıklamalarda belirtildiği gibi, devlet edinme kaynağı olmayan kuruluşların tasfiyesi durumunda, belediye arşivleri, belirli kuruluş ve belgelere dayanarak belgeler kalıcı olarak saklanmak üzere kabul edilir. Bölüm 255 1.5 "Belge depolama yönetimi ve organizasyonu için belge desteği" 2010 Listesi, devletin, belediye arşivlerinin, özelleştirilmiş ve tasfiye edilmiş bir kuruluşun belgelerinin oluşturulmasına ilişkin sonuçlarının kalıcı depolamaya tabi olduğunu şart koşar.

Ayrı bir makale (40), bilgi mektuplarını, bildirimleri, bildirimleri vurgular kayıt hakkında ilgili kayıt makamlarında - 5 yıllık bir raf ömrüne sahiptirler.

2010 Listesinin 48. Maddesi, yazışmaları saklama süresini belirler. yeniden düzenleme ve yeniden adlandırma hakkında organizasyonlar ve bir sistemden diğerine transfer - 5 yıllık EPC.

lisanslama

2010 Listesinin 96. Maddesi, lisans belgelerinin saklama süresini belirler, detaylı liste"Belge türü" sütununda verilenler:

Yapısal bölümler, meslektaşlar, uzman ve kuruluşun diğer organlarına ilişkin düzenlemeler

Yeni Liste'nin 56. Maddesi, daha büyük bir bölümün parçası olan alt bölümlere ilişkin hükümlerin saklama süresine ilişkin tüm şüpheleri ortadan kaldırmıştır. yapısal bölümler:

Belge erişim kısıtlama moduyla ilgili belgeler

Yeni Liste'nin birkaç makalesi belgelere ayrılmıştır. hakkında kesin bilgi . Özellikle, kuruluşta ticari, resmi, mesleki sır rejiminin kurulmasına ilişkin bilgi, yönetmelik ve diğer belgelerin listesi, Sanat uyarınca. 2010 Listesinin 62'si kalıcı olarak tutulmalıdır<**>.

Bölüme 1.5 "Belge depolama yönetimi ve organizasyonu için belge desteği" Daha sonra detaylı olarak bahsedeceğimiz , gizlilik rejimi ile ilgili belgelerin saklama sürelerini düzenleyen üç yeni madde içeriyor:

● Madde 207 - koruma eylem planları için 5 yıllık bir saklama süresi belirler meslek sırrı organizasyonda (yenileriyle değiştirildikten sonra);

● Madde 208 – gizli bilgi sahiplerinin (kayıt silindikten sonra) kayıt ve hizmet için kabul edilmesiyle ilgili belgeler (listeler, başvurular, sonuçlar) için aynı saklama süresini belirler;

● Madde 209 - bilgilerin ifşa edilmemesi yükümlülüğünü kabul eden kişilerin belgeleri (listeler, yükümlülükler, makbuzlar) için aynı - 5 yıllık - saklama süresini belirler Sınırlı erişim(bilgiye erişim kısıtlamasını kaldırdıktan sonra).

personel

2010 Listesinin 73. Maddesi, geliştirme ve değişiklikle ilgili yazışmalar için 3 yıllık bir saklama süresi belirler. personel masaları(onaydan sonra).

vekaletname

Artık vekaletnamelerin saklama sürelerini araştırmak için başka bilgi kaynaklarına başvurmaya gerek yoktur: Sanata göre. Uygulama için çıkarılan 2010 vekaletnamelerinin 60'ı belirli türlerşube ve temsilciliklerin faaliyetleri, geçerliliklerinin sona ermesinden sonra ve Md. 2010 Listesinin 61'i, kuruluşun çıkarlarını temsil edecek vekaletnameler kalıcı depolamaya tabidir.<**>.

Organizasyon kontrolleri

Sanat için bir notta. 2010 Listesinin 173'ü, belgelerin saklanma süresini gösterir iç denetimler kuruluşlar:

Sertifikalar, sahiplik sertifikaları

Sanata ek olarak. Sertifikaların kalıcı raf ömrünü, mülkiyet belgelerini, mülkiyeti, mülkiyet kullanımını, ticari unvanların tescili ve yeniden tescilini, hizmet markalarını doğrulayan 2010 Listesi'nin 185'i, iki yeni madde tanıtıldı:

● Belgeler ve sertifikalar için belgelerin (kararnameler, vekaletnameler, başvurular, sonuçlar, kararlar) saklanması için kalıcı bir süre belirleyen Madde 186;

● 187. maddeye göre, mülkiyet haklarının kurulmasına ilişkin yazışmaların yasal ve bireyler 5 litre depolanmalıdır. Bir mülkiyet belgesinin verilmesinden sonra EPC.

Yasa uygulama sorunları, yasal uzmanlık

Bölüm Sanat tarafından desteklenmektedir. 190, kolluk kuvvetlerine ilişkin yazışmaların saklanma süresini belirler - 5 yıllık EPC.

Belgelerin yasal olarak incelenmesi gerekirse, Sanat uyarınca hatırlanmalıdır. 2010 Listesinin 192'si, yasal inceleme için belgeler (sonuçlar, sertifikalar, yazışmalar) EIC tarafından 5 yıl süreyle saklanmalıdır.

Organizasyon ve yapısal birimin işlerinin isimlendirilmesi

Örgütün işlerinin isimlendirilmesi, daha önce olduğu gibi sürekli tutulmalıdır. Ancak şimdi, genelleştirilmiş ifadeler yerine, Art'ı içeren "Örgütün ofis işlerinde belgelerin organizasyonuna ilişkin belgeler". 2000 Listesinin 67'si, vaka ve belgelerin isimlendirmeleri, listeleri ve sınıflandırıcıları dahil edildi; yeni Liste Art. 200, belirli saklama sürelerinin belirlenmesi birleştirilmiş isimlendirme organizasyon işleri ve yapısal bölümlerin isimlendirmeleri:

Belge yürütme kontrolü

Büro hizmetlerinin çalışmasında, belgelerin kontrolden çıkarılması ve bunların yürütülmesi için son tarihlerin uzatılması hakkında belgeler oluşturulur. Şimdiye kadar, ne kadar süre saklanmaları gerektiği net değildi. 2010 Listesi Sanat içerir. 203'e göre bu belgelerin saklama süresi, ilgili belgelerin kontrolden çıkarılmasından sonra 1 yıldır.

Not. Pratikte ofis çalışanlarının bu belgelerin saklanmasını nasıl izleyeceği tamamen anlaşılmaz. Çeşitli Belgeler içinde farklı zaman kontrolden çıkarılır - bir yıllık saklama süresinin sona ermesini her belge için ayrı ayrı izlemek çok sorunludur. Bu tür belgeler üzerindeki ofis çalışmasının sona erdiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren saklama süresini saymak çok daha mantıklı olacaktır.

Sanatta. 2010 Listesinin 258d'sinde, belgelerin yürütülmesini izlemek için günlüklerin (kartların) saklanması için 3 yıllık bir süre oluşturulmuştur.

Postalama, belge gönderme

Belgelerin zorunlu dağıtım listelerini yenileriyle değiştirdikten hemen sonra imha etmek için acele etmeyin! 2010 Listesi'nin 204. maddesi, bu tür listeler için 3 yıllık bir saklama süresi belirler.

Yeni Liste, belge gönderme kurallarının ihlali gibi nadir görülen bir durumu bile dikkate alır. Madde 205, bu konudaki yazışmaların saklanma süresini belirler - 1 yıl.

2010 Listesinin 259c maddesi, posta kalemlerinde belgelerin (eklerin) yokluğunu (hasarını) hesaba katan belgelerin saklanması için 3 yıllık bir süre belirler.

Sıkı raporlama biçimleri

Yeni Liste ile tanımlanan ve raporların saklanma süresi ve formların kullanımı ve imhası ile ilgili işlemler sıkı sorumluluk. Sanata göre. 2010 Listesinin 208'i, bu belgelerin üç yıl süreyle saklanması gerekir. Aynı saklama süresinin Art. Yeni Listenin 259'u ve sıkı raporlama formlarının muhasebe belgeleri için.

Elektronik dijital imza

2010 Listesindeki birçok makale bilgi güvenliği, anti-virüs ve kriptografik koruma. Ondan fazla makale, elektronik dijital imza, imza anahtarı sertifikalarının kullanımı ile ilgili belgelerin saklama şartlarını belirler. Gerekirse, 2010 Listesine göre bu belgeler için saklama sürelerini kolayca belirleyebilirsiniz.

Belgelerin arşiv depolama organizasyonu

2010 Listesi'nde örgütlenme konusu arşiv depolama belgeler 2000 Listesinde olduğundan çok daha iyi gelişmiştir.

Sanat ile karşılaştırıldığında. Benzer bir sanatta davaların envanterlerinin depolanması şartlarına ilişkin 2000 Listesinin 74'ü. Yeni Liste'nin 248'i daha fazla bilgi ve ek açıklamalar sağlar. Özellikle:

● sanat notunda. 248 vaka envanterinin çok önemli bir göstergesidir. Sürekli depolama yapısal bölümler tutulmalıdır 3 yıl envanterin konsolide yıllık bölümünün EPC veya EC onayından sonra;

● 248a maddesi kuruldu personel tarafından vaka kayıtlarının kalıcı olarak saklanması, ve bu maddeye ilişkin notta, örgütün tasfiyesinden sonra bu envanterlerin kalıcı olarak saklanmak üzere devlet veya belediye arşivlerine devredilmesi gerektiği belirtilmektedir.

Sanatta. 2010 Listesinin 251'i, geçici kullanım için davaların verilmesi için muhasebe belgelerine ek olarak, muhasebe belgeleri de belirtilmiştir. davaların geri çekilmesi ve belgeler envanter ihracı geçici kullanım için. Tüm belgelerin saklama süresi hala 3 yıldır. Ancak bir istisna var: Sanatın dipnotunda. 251, geçici kullanım için davaların verilmesi işlemleri için saklama süresini gösterir. diğer kuruluşlar– 5 yıl EPC.

Arşiv kurumları, arşiv konuları ve ofis çalışmaları ile ilgili diğer kuruluşlarla yapılan sözleşme ve anlaşmaların raf ömrü, Sanat uyarınca kaldı. 2010 Listesinin 254'ü, eski - 5 yıllık EPC, ancak bu maddeye ilişkin not önemli bir açıklama ile desteklenmiştir: belgelerin depozito olarak saklanması için anlaşmalar, kalıcı depolama için belgelerin kabulü ve transferi için anlaşmalar, işbirliği anlaşmaları saklanabilir sürekli.

2010 Listesinin 256. Maddesi, büro işleri ve arşiv konularındaki yazışmaların saklama süresini belirler - 5 yıl. EPC.

Kuruluş, iş akışı hacmine ilişkin raporlar, sertifikalar hazırlarsa, Art. 2010 Listesinin 257'sinde bu belgelerin 1 yıl saklanması öngörülmüştür.

Sanatta. 258ve 1 yıllık başvuru kayıt kayıtları, siparişler, fotokopi belgeleri için siparişler için depolama sağlar.

Son olarak, Sanat. 259g, sıcaklık ve nem ölçüm cihazlarının (özellikle arşiv depolama odalarında yapılması önemli olan) okumalarının kaydedilmesine yönelik belgelerin 1 yıl süreyle saklanması şartı aranmaktadır.

Saklama sürelerini belirleyen bölümde iki yeni makale ortaya çıktı: elektronik medya için muhasebe kitapları ve dergileri, elektronik sertifikalar dijital imzalar, veritabanlarını kopyalama vb. (Madde 260) ve gizli bilgi içeren belge ve elektronik ortam kayıt defterleri (dergileri) (Madde 261). Kuruluş, listelenen belge türlerine sahipse, 2010 Listesinin belirtilen maddelerini dikkatlice okumalısınız.

Planlama ve raporlama

AT bölüm 2.2 "Devam eden planlama" devlet emirlerinin saklanma süresi hakkında bir makale yerine (2000 Listesinin 89. Maddesi), mal temini, performans için devlet ve belediye sözleşmelerinin uygulanması ile ilgili belgelerin saklama şartlarını belirleyen birkaç makale dahil edilmiştir. işin, hizmetlerin sağlanmasının yanı sıra ihale belgeleri (Madde 273-279 Liste 2010).

2010 Listesinin 280-284. Maddeleri, hibe yarışmalarına katılımla ilgili belgelere ayrılmıştır.

2010 Listesinin 287. Maddesi, kuruluşun yönetimi tarafından onaylanan planlar, acil durumların ortadan kaldırılması, doğal afetler ve acil çalışma türleri gibi faaliyet alanlarındaki önlem programları için kalıcı bir saklama süresi belirler.

Yapısal birimlerin yıllık planlarının raf ömrü değişmedi (5 yıl), ancak Sanat notunda. 2010 Listesinin 290'ı, kuruluşun yıllık çalışma planlarının olmaması durumunda kalıcı olarak tutulması gerektiğini açıklar.

Sanat uyarınca çalışanların bireysel planları için bir saklama süresi oluşturulmuştur. 291 bir yıl boyunca saklanmaları gerekiyor.

Ayrı ayrı belirtmekte fayda var raporlama belgeleri ve saklama süreleri hakkında, çünkü bazılarının işlenmesi ve mevcut depolanması, kayıt tutma hizmetinin sorumluluğunda olabilir.

tanıtıldı Yeni makaleşubelerin, temsilciliklerin ve iştiraklerin raporlarının saklanması açısından:

2010 Listesinin 475. Maddesi, kuruluşun yapısal bölümlerinin çalışmaları hakkında yıllık raporların - 5 yıl ve kuruluşun çalışmaları hakkında yıllık, üç aylık raporların yokluğunda - kalıcı olarak saklama süresini belirler.

Art'a göre çalışanların bireysel raporları. 2010 Listesinin 476'sı bir yıl süreyle saklanmalıdır.

Malların temini, işin performansı, hizmetlerin sağlanması için devlet ve belediye sözleşmelerinin uygulanmasına ilişkin raporlar (Madde 471) ve hibelerin uygulanmasına ilişkin raporlar (2010 Listesinin 273. Maddesi) unutulmamalıdır.

Ekonomik, bilimsel, kültürel ve diğer bağlar

Şirketiniz uluslararası kuruluşlarla ekonomik, bilimsel, kültürel ve diğer bağları sürdürüyorsa veya bu tür kuruluşlara katılmayı planlıyorsa, dikkatlice incelemelisiniz. bölüm 5.1 "İletişimin organizasyonu" 2010'u listeleyin ve içinde meydana gelen değişikliklere dikkat edin.

İlk olarak, Sanat. 482, idari belgelerin kalıcı bir saklama süresi kurdu Uluslararası organizasyonlarörgütün üyesi olduğu; ikincisi, Sanat. 483, uluslararası kuruluşların faaliyetlerine katılımla ilgili yazışmaların saklanması için 5 yıllık bir süre belirler.

Bölüm birkaç yeni makale içermektedir. Örneğin, Sanat. 2010 Listesi'nin 500'ünde, kuruluşun yenilikçi faaliyetlerine ilişkin belgeler için kalıcı bir saklama süresi oluşturulmuştur.

Sanata göre, uluslararası kuruluşların çalışmalarına katılım konusunda uzmanların raporları. 501 kalıcı olarak tutulmalıdır<**>.

ile yazışmalar için yabancı kuruluşlar dış ekonomik faaliyet konularında, EPC için 15 yıllık bir saklama süresi belirlenir (Madde 502) ve yazışmalar için Rus kuruluşları aynı konularda - 5 yıllık EPC (Madde 503).

Madde uyarınca ihracat ve ithalat teslimatlarına ilişkin yazışmaların saklama süresi. 2010 Listesinin 507'si, yazışmaların kimlerle olduğuna bağlı olarak önemli ölçüde farklılık gösterir:

Bilgi Servisi

Büro hizmetine fonlarla yazışmaları sürdürme ve saklama sorumluluğu verilirse kitle iletişim araçları, Unutulmamalıdır ki, Art. 515 Bölüm 6.1 "Bilgi toplama (elde etme), pazarlama" 2010 Listesi, kuruluşun ana (temel) faaliyetlerini kapsayan medya ile yazışmalar için saklama süresini belirler - EPC'nin 5 yılı ve Madde 516, kritik incelemelerin, çürütmelerin aynı süre için saklanmasını gerektirir. yanlış bilgiörgütün faaliyetleri hakkında.

Sekretere, yabancı literatürün tercüme mektuplarını hazırlaması ve yabancı kitap ve dergilerden makalelerin tercümesi için başvurması talimatı verilebilir. Bu durumda, bu belgelerin saklanma süresinin Sanat'a göre olduğunu bilmeniz gerekir. 2010 Listesinin 523 ve 524'ü 1 yıldır.

Kuruluşun iç düzeni

Bölüme 10.1 Kurallara Uyum iç düzenlemeler aktivite" 2010 listesi birkaç yeni makale içeriyor:

● Sanata göre. 775 kitapların, baskı dergilerinin ve mühürlerin, pulların raf ömrü aynı kaldı - sürekli<**>, aynı saklama süresi belirtilen madde tarafından belirlenir ve faks baskılar;

● Sanat uyarınca. 780 kayıt defterlerinin (verilme muhasebesi) sertifika ve geçiş belgelerinin raf ömrü değişmemiştir ve 3 yıldır, aynı saklama süresi kayıt defterleri için belirtilen madde ile belirlenir kimlik kartları;

● Sertifika ve geçiş formları için kabul sertifikaları, sertifikaların imhası için harcama sertifikaları için saklama süresini (1 yıl) belirleyen maddede benzer bir ekleme yapılmıştır: Art. 781 bir yıl içinde, formlar için kabul sertifikalarını da saklamanız gerekir. kimlik kartları

M.V. Zhuravleva,
İK uzmanı

Kuruluşların, işletmelerin ve kurumların faaliyetleri sonucunda çeşitli bilimsel ve pratik önemi olan yaratılırlar. Bazıları yalnızca belirli bir sorunu çözmek için gerekli olan bilgileri içerir. Bu bilgiler operasyonel amaçlarla kullanıldığında, bu tür belgeler değerlerini kaybeder. Daha fazla depolama pratik değildir. Diğer belgeler birkaç yıl boyunca değerlerini korur. Ancak bilimsel ve pratik amaçlar için değerli bilgiler içeren belgeler var. Bu tür belgeler kalıcı olarak saklanmalıdır.

Bu bağlamda, belgelerin farklı saklama süreleri belirlenir.

Belgelerin saklanma süresi şunlar olabilir:

• geçici (10 yıla kadar);
• geçici (10 yıldan fazla);
• kalıcı.

İki yıl boyunca kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolamanın tamamlanmış vakaları, referans çalışması için yapısal bölümlerde kalır. Daha sonra örgütün arşivine teslim edilirler.

Belge saklama süreleri oluşturuldukları forma bağlı değildir: kağıt veya elektronik. Belgelerin kullanım olasılığı ve süresi, içinde yer alan bilgilerin değerine göre belirlenir. Bu nedenle, incelemenin amacı, en fazla eksiksizliğe sahip hangi belgelerin bireysel vatandaşlara sunulabileceğini belirlemektir. gerekli bilgi. Geçici saklama için seçilen belgeler için ne kadar süreye ihtiyaç duyulabileceğinin belirlenmesi önemlidir. Bu nedenle, tek tek belgelerin saklanma sürelerinin belirlenmesi, belgelerin değerini incelemenin bir diğer önemli görevidir.

Böylece, belgelerin değerinin incelenmesi görevleri aşağıdaki gibidir:

• rusya Federasyonu devlet arşivlerine kalıcı olarak saklanmak üzere daha sonra transfer edilmeleri için siyasi, ekonomik, bilimsel, kültürel öneme sahip belgelerin seçimi;
• bilimsel ve tarihi değeri olmayan, ancak pratik önemi koruyan belgelerin geçici olarak saklanması için seçim;
• bilimsel değeri olmayan ve pratik önemini yitirmiş belgelerin imhası için tahsis;
• belgelerin saklama koşullarının ayarlanması veya değiştirilmesi.

Değer incelemesi kurum ve işletmelerin büro işlerinde, kuruluşların arşivlerinde ve devlet arşivlerinde yapılır.

Büro işlerinde değer incelemesi yapılır:

• derleme yaparken;
• ;
• ofis işlerini tamamladıktan sonra organizasyonun arşivine transfer için vakalar hazırlarken.

Saklama sürelerine göre tipik belge listeleri

Daha önce de belirtildiği gibi, başlangıçta, davaların saklama süreleri, davaların isimlendirilmesinin derlenmesi aşamasında belirlenir. Bu, belirli bir davaya dahil edilen belgelerin önemine ilişkin bir ön değerlendirmenin yapıldığı anlamına gelir. Davaları oluştururken, amaçlarına, içeriğine ve saklama sürelerine göre belgeleri belirli komplekslere atfetmenin doğruluğunu kontrol etmek gerekir.

Belgelerin değerinin incelenmesinde yardım, saklama süreleri olan standart veya departman belge listeleri ile sağlanır. Birçok yönetim belgesinin saklama süresini veya imha olasılığını ayarlamanıza izin verir. Model listeleri sektörler arası eylemin düzenleyici ve metodolojik belgeleridir. Belgelerin değer incelemesi yapılırken tüm kurum veya kuruluşlar tarafından yönlendirilebilirler. Bölüm listeleri, örneğin eğitim kurumları, sağlık hizmetleri vb.Gibi belirli bir endüstri için belgelerin bileşimini ve saklama koşullarını belirler. Bununla birlikte, listelerin varlığına rağmen, bazı durumlarda, saklanmalarının gerekliliğini ve süresini belirlemek için belgelerin bileşimi ve içeriği hakkında ek çalışma yapılması gerekir.

Belgeler için saklama süresinin belirlenmesi

Her yıl, kuruluşların ofis çalışmalarında, kalıcı ve geçici depolama için belge seçimi ve ayrıca yıkım için. Bu seçim, aşağıdaki yapısal bölümlerin personeli tarafından gerçekleştirilir: metodolojik rehberlik arşiv personeli. Dosyadaki belgelerin gerçek içeriğinin analizini, bilimsel ve pratik değerlerinin belirlenmesini ve ilgili saklama sürelerini içerir. Belgelerin saklama sürelerinin sadece isimlendirmede yer alan dava başlıklarına göre belirlenmesine izin verilmez. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama sürelerine ilişkin belgelere özellikle dikkat edilmelidir. Onların seçimi yapılır göz atarak belgeler. Bu, sırasında yapılan hataları belirlemenin ve kalıcı saklama süresi olan belgeleri geçici saklama belgelerinden ayırmanın tek yoludur.

"EPK" işaretli vakalar da sayfa sayfa incelenir. Bu, kompozisyonlarında kalıcı depolamaya tabi olan belgeleri tanımlamanıza olanak tanır. Bu tür belgeleri içeren davalar yeniden oluşturulmalıdır: kalıcı ve zaman dilimleri depolar bağımsız davalar halinde oluşturulur veya homojen belgelerle önceden oluşturulmuş davalara eklenir. Geçici saklama belgelerinin şartları, belge listelerine göre veya kuruluşun davalarının isimlendirmesine göre belirlenir. son karar"EPK" işaretli dosyaların saklanması koşulları hakkında arşiv kurumunun uzman-io-doğrulama komisyonu tarafından kabul edilir.

Yani, sınav sürecinde:

• arşive transfer için kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının seçimi;
• yapısal birimlerde geçici olarak saklanması gereken kasaların seçimi;
• saklama süreleri dolan geçmiş yıllara ait davaların imhası için tahsisat.

Aynı zamanda, davaların isimlendirilmesinin kalitesi ve belgelerin saklanması için son tarihlerin belirlenmesinin doğruluğu kontrol edilir.

Böylece inceleme sonucunda değerler tahsis edilir. dört grup belge ile çeşitli terimler depolamak:

• devlet arşivlerinde kalıcı olarak saklanan belgeler;
• kuruluşun arşivinde geçici depolamaya (10 yıldan fazla) tabi belgeler;
• yapısal bölümlerde geçici depolamaya (10 yıla kadar) tabi belgeler;
• saklama süresinin dolması nedeniyle imha edilecek belgeler.

Şu anda yönetimde, belgelere ek olarak kağıt ortam elektronik belgeler kullanılmaktadır. Elektronik ortamda (ED) belgelerin değerinin incelenmesi uzman komisyonu geleneksel (kağıt) ortamla ilgili belgelerle birlikte. Gerçekleştirildiğinde, aynı entegre sistem belgelerin değeri için kriterler: bilgilerin önemi ve eksiksizliği, mükerrer bilgilerin olmaması vb. Bununla birlikte, belgelerin elektronik biçimde arşivlenmesi olasılığının belirlenmesi, bir dizi faktörün dikkate alınmasını gerektirir. Bunlar arasında: ED alımının kısıtlanması; ED oluşturma sürecinin eksiksizliği; arşive kabul edildikten sonra ED'nin başka bir formata olası transferinin maliyeti; ED'nin daha fazla depolama için transferini önleyen yasal düzenlemelerin varlığı; gerekli destekleyici belgelerin mevcudiyeti; tip eşleştirme elektronik ekipman ED'nin çeşitli depolama modları; depolama maliyetleri. Bu nedenle, belgelerin çoğu kalıcı ve uzun vade depolama, geleneksel kağıt biçiminde kuruluşların arşivlerine aktarılır.

Pirinç. 6.1. Depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis işlemine ilişkin bir eylem doldurma örneği

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, bir dizi belge düzenlenir:

• kalıcı saklama kasalarının envanteri;
• geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanteri;
• personel tarafından vaka envanteri;
• depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsis hakkında bir kanun.

Elektronik formdaki belgeler bağımsız envanterlere dahil edilir.

Açıklamalara göre ilgili vakalar kurumun arşivine aktarılır. Geçici (10 yıla kadar) saklama belgeleri arşive aktarılamaz. Ya serviste saklanırlar dokümantasyon desteği kuruluşlarda veya yapısal bölümlerde ve depolama süresinin bitiminden sonra öngörülen şekilde imha edilir.

Envanterler AT toplantısında değerlendirilir ve kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Kalıcı saklama vakalarının envanterleri, arşiv kurumunun EPC'si tarafından onaylanır, personel tarafından vaka envanterleri onunla koordine edilir (vaka envanterleri hakkında daha fazla ayrıntı için, bkz. bölüm 6.2).

AK toplantısında davaların açıklamalarıyla eşzamanlı olarak, davaların imhası için tahsisat üzerinde hareket eder. süresi doldu depolamak. Kuruluş, yasada yer alan dosyaları ancak EPC kalıcı depolama için dosya listesini onayladıktan sonra imha etme hakkına sahiptir.

Kanun, saklama süresi kanunun düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar sona eren davaları içerir. Örneğin, 2005 yılında 3 yıllık saklama süresi olan bir dava oluşturulmuşsa, 2009 yılında düzenlenen kanuna dahil edilmelidir (bu durumda, dava saklama süresi 1 Ocak 2009'da sona erer). Kanun, tüm organizasyonun işleri için hazırlanmıştır. Birkaç yapısal bölümün davalarını içeriyorsa, o zaman her bir bölümün dava başlıklarından önce adı belirtilir. Homojen durumlar, dava sayısını gösteren bir genel başlık altında kanuna girilir. Davaların imhası için tahsis işlemi, aşağıdakilere göre düzenlenir: birleşik biçim ve imzalı resmi belgelerin değerinin incelemesini kim yaptı. Arşiv kurumunun EPC'si, kalıcı depolama durumları için envanterleri onayladıktan sonra, kanunun kuruluş başkanı tarafından onaylanması gerekir. Bir eylem örneği, Şek. 6.1.