27 Ocak 2006 tarihinde Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na kayıtlıdır.
Kayıt N 7418

Hükümet Kararnamesi tarafından onaylanan Federal Yürütme Makamlarının Etkileşimine İlişkin Model Yönetmeliklerin 11.1 maddesi uyarınca Rusya Federasyonu 19 Ocak 2005 tarihli N 30 (Rusya Federasyonu Derlenmiş Mevzuatı, 2005, N 4, mad. 305) Emrediyorum:

1. Ekteki Ofis Çalışması için Model Talimatlarını onaylayın. federal organlar yürütme gücü.

2. Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na 26 Aralık 2000 tarihinde tescil edilen 27 Kasım 2000 N 68 tarihli "Federal Yürütme Organlarında Büro Çalışmalarına İlişkin Standart Talimatların Onaylanması Üzerine" Rusya Federal Arşiv Hizmetinin Emri, kayıt N 2508, geçersiz olarak tanımak için.

3. Bu emrin yerine getirilmesinin kontrolünü Bakan Yardımcısı D.M. tutarlar.

Bakan A. Sokolov

Federal yürütme organlarında ofis çalışmasına ilişkin standart talimat

I. Genel hükümler

1.1. Federal yürütme organlarındaki büro işleri için standart talimat, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 19.01.2005 N 30 sayılı "Federal Yürütme Makamlarının Etkileşimine İlişkin Model Yönetmelikler Hakkında" Kararnamesi uyarınca geliştirilmiştir (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 4, Madde 305), federal yasalar, Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti kararları temelinde.

1.2. Federal Yürütme Organlarındaki Evrak İşlerine İlişkin Standart Talimat (bundan sonra Standart Talimat olarak anılacaktır), federal yürütme makamlarında - bakanlıklar, hizmetler, ajanslar.

1.3. Federal yürütme makamları, 28 Temmuz 2005 N 452 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme makamlarının iç organizasyonuna ilişkin Model Yönetmelikler temelinde büro işlerini organize eder ve yürütür (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 31, Art. 3233), evrak işleri, federal yürütme makamlarının düzenlemeleri, diğer düzenleyici ve metodolojik belgeler ve bu Standart Talimat hakkında bireysel talimatlar.

Ofis çalışması için bireysel talimatlar, Federal Arşiv Ajansı ile yapılan anlaşmanın ardından federal yürütme organlarının başkanları tarafından onaylanır.

1.4. Model Talimatlarının hükümleri, otomatik (bilgisayar) teknolojiler kullanılarak gerçekleştirilen, hazırlanması, kaydedilmesi, muhasebesi ve yürütme kontrolü dahil olmak üzere, ortam türünden bağımsız olarak belgelerle çalışmanın organizasyonu için geçerlidir.

Federal yürütme organında kullanılan belgesel bilgileri işlemek için otomatik teknolojiler, bu organın ofis işleri için talimatların gerekliliklerini karşılamalıdır.

1.5. Resmi bilgiler içeren belgelerle çalışma kuralları sınırlı dağıtım, elleçleme prosedürüne ilişkin Yönetmelikte belirlenir resmi bilgi 03 Kasım 1994 N 1233 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarında sınırlı dağıtım (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 2005, N 30 (bölüm II), mad. 3165).

1.6. Birleşik bir teknik politikaya ve belgelerle çalışırken modern teknik araçların kullanımına, metodolojik rehberliğe ve uygunluk kontrolüne dayalı olarak belge yönetim sisteminin organizasyonu, bakımı ve iyileştirilmesi yerleşik düzen federal yürütme organının alt bölümlerindeki belgelerle çalışmak, federal yürütme organının yönetimi için belgesel destek işlevleri (bundan sonra DOE hizmeti olarak anılacaktır) ile emanet edilen yapısal birim tarafından yürütülür.

II. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar

2.1. Rusya Federasyonu yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.1.1. Yerleşik faaliyet alanında devlet politikası ve yasal düzenleme geliştirme işlevlerini yerine getiren federal yürütme makamları, Rusya Federasyonu mevzuatı, Hükümetin yasama faaliyetleri için planlar ve ilgili talimatlar uyarınca federal yasa taslakları geliştirir. hem de kendi inisiyatifleriyle.

2.1.2. Rusya Federasyonu Hükümetine sunulmak üzere hazırlanan faturalar, standart A4 kağıdına N 15 yazı tipinde yazdırılır.

Yasa taslağının ilk sayfasında, metin alanının üst ve sağ sınırları içinde "Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından getirilmiştir" notu yer almaktadır. İşaret 1 aralıkla yazdırılır ve sol kenarlığa hizalanır.

İşaretten itibaren 24 nk bir satır aralığında, metin alanının sağ kenarına "Proje" kelimesi yazdırılır.

2.1.3. Tasarıda şu ayrıntılar yer alıyor:

Devletin adı - RUSYA FEDERASYONU - büyük harflerle basılmıştır ve koyu renkle vurgulanmıştır. Ortaya hizalanmış.

Kanun türünün adı - FEDERAL ANAYASA HUKUKU veya FEDERAL HUKUK - ilk şarttan 24 punto aralıkla ayrılır, büyük harflerle yazılır, punto N 17'yi geçmez ve kalın olarak vurgulanabilir. Ortaya hizalanmış.

Başlık, önceki gereklilikten 36 nk satır aralığı ile ayrılır ve 1 satır aralığı ile koyu renkle vurgulanarak ve ortalanarak yazdırılır. Büyük harfle yazılır ve "Ne hakkında?" Sorusuna cevap verir. bir yasa çıkarıldı veya yasanın adı verildi (örneğin: Rusya Federasyonu Tahkim Usul Yasası). Başlığın sonunda nokta yoktur.

Değişiklik yapan yasa tasarısının başlığında mevcut yasalar değişiklik yapma nedenlerini veya değişiklik yapılan belirli kuralı belirtmek ve aynı kuralda tekrarlanan değişiklikler olması durumunda, ek olarak hangi kısımda değiştirildiğini belirtmek gerekir.

Örneğin: Evlat edinme ile bağlantılı olarak Rusya Federasyonu'nun idari suçlara ilişkin yasama işlemlerinde değişikliklerin getirilmesi üzerine Arazi Kodu Rusya Federasyonu

855 inci maddenin ikinci fıkrasında yapılan değişiklikler hakkında Medeni Kanun Bütçeye ve bütçe dışı fonlara yapılan ödemeler açısından Rusya Federasyonu

Metin, başlıktan 36 - 48 nk satır aralığı ile ayrılır ve 24 nk satır aralığında yazdırılır.

Tasarının metin kısmı, önsöz ve ana kısım olarak ikiye ayrılabilir.

Tasarı metninin ana kısmı bölümlere, bölümlere, alt bölümlere, bölümlere, paragraflara, makalelere ayrılabilir.

Bölüm ve bölüm başlıkları büyük harflerle kalın ve ortalanmış olarak yazılır. Başlığın sonunda nokta yoktur. Rakamlar Romen rakamlarıyla yazılır.

Örneğin:

MÜLKİYET VE DİĞER MÜLKİYET HAKLARI

Alt bölüm, Romen rakamlarıyla gösterilen bir seri numarasına ve bir başlığa sahiptir. Alt bölüm tanımı, bir paragraf girintisinden büyük harfle yazdırılır. Alt bölümün adı kalın yazı tipiyle yazdırılır.

Örneğin:

Alt bölüm I. Yükümlülüklere ilişkin genel hükümler

Bölümler Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır ve başlıkları vardır. Bölüm adı, bir paragraf girintisi ile büyük harfle yazdırılır. Bölüm başlığı, bir satırda kalın harflerle, ardından bir nokta gelecek şekilde numaranın belirtilmesi ile yazdırılır.

Örneğin:

Bölüm 5 Haklar, görevler ve sorumluluklar

Paragraf є işareti ile gösterilir, seri numarası vardır, Arap rakamları ve bir başlık ile gösterilir. Paragrafın başlığı, paragraf numarasının belirtilmesiyle tek satırda kalın harflerle büyük harfle yazılır ve ardından nokta konur.

Örneğin: є 1. İş ortaklıkları ve şirketler

Makaleler tek bir sürekli numaralandırmaya sahiptir. Makalenin seri numarası Arap rakamları ile belirtilmiştir. Makalenin adı, paragraf girintili büyük harfle yazdırılır. Makalenin başlığı, bir satırda büyük harfle koyu olarak ve ardından bir nokta ile bir sayı ile yazdırılır.

Örneğin:

Madde 33 Sertifikasyon

AT istisnai durumlar Makalenin başlığı olmayabilir. Yokluğunda, "makale" kelimesi ve sayı kalın harflerle vurgulanmıştır.

İçeriğe bağlı olarak makale kısımlara, paragraflara, alt paragraflara, paragraflara bölünebilir. Parçalar noktalı Arap rakamları ile gösterilir. Maddeler, kapatma parantezi ile Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Alt maddeler Rus alfabesinin harfleri ile bir kapatma parantezi ile gösterilir.

İmza, metinden 36 punto aralıkla ayrılır ve "Rusya Federasyonu Başkanı" kelimesinden oluşur. "Cumhurbaşkanı" ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri bir satır aralıkla 2 satır olarak yazılır. Metin alanının sol kenarından "Rusya Federasyonu" kelimeleri yazdırılır ve "Başkan" kelimesi bu kelimelere göre ortalanır.

Kayıt sırasında Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının ilk adı ve soyadı belirtilir. kabul edilen yasa Devlet Dumasında.

Vizeler tarihinde verilir ön taraf faturanın en altındaki son sayfası.

Tasarının örnek bir taslağı Ek 1'de verilmiştir.

2.1.4. Kanun taslağına açıklayıcı bir not hazırlanması için gerekenler.

Faturaya ilişkin açıklayıcı not, standart A4 kağıdına N 14 yazı tipinde basılmıştır ve aşağıdaki ayrıntılara sahiptir.

Belge türünün adı - sayfanın üst kenar boşluğunun altına büyük harflerle 24 punto olarak yazdırılır, koyu renkle vurgulanır ve ortalanır.

Başlık önceki niteliğinden 24 nk satır aralığı ile ayrılır, küçük harflerle 1 aralıkla basılır, koyu renkle vurgulanır ve ortalanır. Başlığın sonunda nokta yoktur.

Metnin başlığı, açıklayıcı notu hazırlanan yasa tasarısının tam adını gösterir.

Örneğin:

Rusya Federasyonu Kanununun 1. Maddesinde Değişiklik Yapılmasına Dair Federal Kanun Taslağına bireyler"

Metin başlıktan 24-36 punto satır aralığı ile ayrılır ve metin alanının sol kenarından 1,25 cm uzaklıkta 18 punto aralıkla yazdırılır.

Metin, tasarının ayrıntılı bir açıklaması, hedefleri, ana hükümleri, mevcut mevzuat sistemindeki yeri ve ayrıca sosyo-ekonomik ve diğer sonuçlarının bir tahmini dahil olmak üzere bir yasa tasarısının kabul edilmesi ihtiyacının gerekçesini içermelidir. benimsenmesi.

2.2. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının taslak kanunlarının hazırlanması ve icrası

2.2.1. Rusya Federasyonu Başkanı'nın taslak yasalarının (KARARLAR ve EMİRLER) hazırlanması ve yürütülmesi, Rusya Federasyonu Başkanı, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı İdaresi tarafından belirlenen prosedüre uygun olarak federal yürütme organları tarafından gerçekleştirilir. Rusya Federasyonu Hükümeti ve bu Standart Talimat.

2.2.2. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın taslak kanunları ve ekleri, N 15 yazı tipinde standart A4 kağıda (210 X 297) yazdırılır. Belgenin üst kenar boşluğu, formun kenarlıklarıyla belirlenir. Sol kenar boşluğu 2,75 cm, sağ kenar boşluğu 2,25 cm ve alt kenar boşluğu en az 2 cm'dir.İki veya daha fazla sayfada taslak kanun hazırlanırken, ikinci ve sonraki sayfaların üst kenar boşluğu en az 2,5 cm'dir. .

2.2.3. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın taslak kanunları aşağıdaki ayrıntılara sahiptir: kanun türünün adı (Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı veya Rusya Federasyonu Başkanı'nın emri), başlık ve metin.

Başlık, sayfanın üst kenarından en az 9 cm uzaklıkta, büyük harfle, koyu olarak vurgulanmış olarak yazdırılır. Başlığın sonunda nokta yoktur. İki veya daha fazla satırdan oluşan bir başlık 1 satır aralığı ile yazdırılır.

Her başlık satırının başı ve sonu, "Rusya Federasyonu Başkanı" kelimelerine göre ortalanmıştır. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın bazı emirlerinde başlık olmayabilir.

Metin başlıktan 24 punto boşlukla ayrılır ve 18 punto aralıkla yazdırılır 1 .

Metin, metin alanının sol kenarından yazdırılır ve metin alanının sol ve sağ kenarlarına hizalanır. Paragrafın ilk satırı, metin alanının sol kenarından 1,25 cm sonra başlar.

Metin kısmı, belirleyici kısım - önsöz ve işlemsel kısım (emrinde - idari kısım) olarak alt bölümlere ayrılabilir.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnamelerindeki önsöz, yumuşama ile basılan "kararname" kelimesiyle sona eriyor.

Metin içinde paragraflar noktalı olarak Arap rakamları ile numaralandırılmıştır ve başlık içermez.

Paragraflar, ara parantez ile Arap rakamları veya küçük harflerle numaralandırılabilen alt paragraflara bölünebilir.

Daha önce kabul edilen bir kararnameye (düzen) yapılan tüm değişiklikler ve eklemeler, ana normatif eylemin yapısına uygun olmalıdır.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnamesinin (emirinin) ekleri varsa, metinde bunlara atıfta bulunulmalıdır.

Rusya Federasyonu Devlet Başkanı'nın kararname taslağını (emirlerini) hazırlarken, büyük harflerle yazdırılmasına ve soyadının farklı bir doygunlukta bir yazı tipinde vurgulanmasına izin verilir. devlet ödülleri, fahri, askeri ve özel rütbeler Rusya Federasyonu (aksi takdirde önerilmez).

İmza, metinden 32 punto ek aralıkla ayrılır ve Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının adının ve soyadının baş harfi olan "Rusya Federasyonu Başkanı" kelimesinden oluşur.

"Cumhurbaşkanı" ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri 1 satır aralıkla iki satır halinde yazılır. Sol kenar boşluğunun kenarından “Rusya Federasyonu” yazısı basılır ve “Cumhurbaşkanı” kelimesi bu kelimelere göre ortalanır. Rusya Federasyonu Devlet Başkanı'nın ilk adı ve soyadı, metin alanının sağ kenarına yazdırılır.

Yayın yeri, kural olarak, 48 puntoluk ek bir satır aralığı ile imzadan ayrılır ve sol kenar boşluğunun sınırından yazdırılır: Moskova, Kremlin.

Basım yeri siparişlerde basılmaz.

Belgenin imzalanmasından sonra tarih yazılır, sözel-sayısal olarak düzenlenir ve zorunlu "Yayın yeri"nden 18 punto aralıkla ayrılır. Metin alanının sol kenarından yazdırılır.

Numara imzalandıktan sonra eklenir, metin alanının sol kenarından yazdırılır ve "Tarih" niteliğinden 18 nk satır aralığı ile ayrılır.

Küçük harflerle "rp", Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın emrinin seri numarasına kısa çizgi ile eklenir.

Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararname ve emir taslaklarının ekleri ayrı kağıtlara yazılır.

Baskı uygulamaları sırasındaki alan boyutları, yazı tipleri ve satır aralığı, kararname (sipariş) metinlerinin yazdırılması sırasında kullanılan boyutlarla aynıdır.

Başvurular hükümler, yönetmelikler, listeler, listeler, grafikler, tablolar, örnek belgeler vb. Başvurular, projeyi sunan birim başkanı tarafından onaylanır.

Metin "başvuruya göre" bir bağlantı içeriyorsa, başvurunun ilk sayfasında sağ üst köşeye EK kelimesi yazılır, aşağıda 18 nk satır aralığı ile kararnameye bir bağlantı verilir veya Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın emri. Dikmelerin tüm bileşen parçaları en uzun satıra göre ortalanır ve 1 satır aralığı ile yazdırılır. Birden fazla başvuru varsa, bunlar numaralandırılır.

Örneğin:

EK N 1
Cumhurbaşkanlığı kararnamesine
Rusya Federasyonu
_______ N_______

Ekler, yaklaşık 3 satır aralığında metin üzerinde ortalanmış bir tire ile sona erer. Çizginin uzunluğu 2-3 cm'dir.

Kanunun metni "Onayla" ifadesini içeriyorsa (ekteki yönetmelik, komisyonun bileşimi, olaylar listesi vb.), Normatif kanuna atıfta bulunarak ONAYLANMIŞ veya ONAYLANMIŞ kelimesi, tarihi, numarası başvuruda bulunur. kendisi sağ üst köşede.

Örneğin:

ONAYLI
Başkan Kararnamesi
Rusya Federasyonu
_______ N_______

Eklerde ONAYLANMIŞ ve ONAYLANMIŞ sözcükleri cinsiyet ve sayı olarak onaylanan belge türüyle tutarlıdır: pozisyon - ONAYLANMIŞ, program - ONAYLANMIŞ, faaliyetler - ONAYLANMIŞ.

Uygulama metninin başlığı ortalanmış bir şekilde yazdırılır. Belge türünün adı - başvuru (başvuru başlığının ilk kelimesi) büyük harflerle, koyu olarak yazılır ve boş bir şekilde basılabilir (POZİSYON, LİSTE, LİSTE vb.). İlk başlık satırı ile sonraki satırlar arasındaki satır aralığı 6 nk artırılabilir.

Ekin başlığı, kanunun tarih ve sayısından 70 pt ek bir aralıkla, ek metninden aralıklarla - 24 pt ek bir aralıkla ayrılır.

Uygulama metninde birden fazla bölüm varsa bunların başlıkları ortalanarak (metnin sınırlarına göre) yazdırılır. Başlığın sonunda nokta yoktur. Bölüm başlıklarının kalın olarak vurgulanmasına izin verilir.

Uygulama metni tablo olarak biçimlendirilebilir. Tablonun sütunları ve satırları, aday durumda bir adla ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satır alt başlıkları, başlıklarla dilbilgisi açısından tutarlı olmalıdır.

Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa tablonun başlığı (sütun adı) her sayfada tekrarlanır.

Uygulama sayfaları, ikinci sayfadan başlayarak bağımsız olarak numaralandırılır.

Ekler metninde dipnota atıf varsa yıldız işareti veya parantezli rakam ile düzenlenir. Dipnot metni her sayfanın sonunda 1 satır aralığıyla veya ekten sonra satır altında bir bütün olarak yazdırılır. Dipnot karakterinden sonra metni büyük harfle yazdırılır. Dipnot metninin sonuna nokta konulur.

Bir sayfada üçten fazla dipnot olmamalıdır.

Yönetmelik, program, tüzük ve benzeri belgelerde, bölüm ve bölümler kural olarak Romen rakamları ile numaralandırılır ve paragraf ve bentler, Cumhurbaşkanı kararnamesi (emir) metninde olduğu gibi numaralandırılır. Rusya Federasyonu. Bu belgelerde, onları oluşturan kısımlar (bölümler, altbölümler, paragraflar, alt paragraflar) da Arap rakamlarıyla numaralandırılabilir. Alt bölümler bir bölüm içinde numaralandırılmıştır. Alt bölüm numarası, bölüm numarası ile nokta ile ayrılmış alt bölüm numarasından oluşmalıdır (örneğin, 1.2.). Madde numarası noktalarla ayrılmış bölüm, altbölüm ve madde numarasından oluşmalıdır (örneğin, 2.3.1.). Gerekirse paragraflar, her paragrafta sırayla numaralandırılması gereken alt paragraflara bölünebilir (örneğin, 1.2.2.1.).

Vizeler tarihinde verilir ters taraf altındaki kararname taslağının (emrin) son sayfası.

Taslak kararnamelerin (emirlerin) eklerinde, başvurunun son sayfasının arka yüzüne de vizeler yapıştırılır.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararname taslağının tasarımının bir örneği Ek 2'de verilmiştir.

2.3. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak kanunlarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.3.1. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak kanunlarının (KARARLAR ve SİPARİŞLER) hazırlanması ve yürütülmesi, Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından belirlenen usule uygun olarak federal yürütme organları tarafından gerçekleştirilir.

2.3.2. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin karar taslağı veya emri, N 14 boyutunda standart bir A4 kağıdına yazdırılır. Kanun taslağı aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Eylem türünün adı, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir kararnamesi veya Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir emridir.

Fiilin tarihi, fiilin türü adından kural olarak 24 nk satır aralığı ile ayrılır, word-sayısal olarak düzenlenir, ortalanmış şekilde basılır, iliştirilir. yasa imzalandığında.

İndeks (sayı) Arap rakamlarıyla basılır ve "N" karakterinden ve belgenin seri numarasından oluşur, örneğin N 143.

"r" harfi, siparişin sıra numarasına bir tire ile eklenir, örneğin N 153-r.

Yayım yeri - "Tarih" ve "Sayı" ayrıntılarından 24 nk satır aralığı ile ayrılır ve ortalanmış olarak düzenlenir.

Başlık - bir başlık tasarlama prosedürü, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın taslak kararnamelerinde (emirlerinde) bu gerekliliğin tasarımına benzer.

Metin, başlıktan 24-36 punto satır aralığı ile ayrılır ve 18 punto aralıkla N 14 punto ile yazdırılır.

Metin, metin alanının sol kenarından yazdırılır ve metin alanının sol ve sağ kenarlarına hizalanır. Paragrafın ilk satırı sol kenardan 1,25 cm sonra başlar.

Metin, bir açıklama bölümü (önsöz) ve bir işlem bölümü (emirlerde - idari) olarak alt bölümlere ayrılabilir.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin karar taslaklarındaki önsöz, "Rusya Federasyonu Hükümeti karar verir" sözleriyle bitiyor, son söz kalın yazı tipiyle yumuşatılmış olarak basılmıştır.

Belirtilen eylemin açıklığa kavuşturulması gerekmiyorsa, önsöz atlanabilir.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak kararlarının (emirlerinin) operasyonel (idari) kısmı, kural olarak paragraflara bölünmüştür.

Maddeler noktalı olarak Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır ve başlık içermez.

Rusya Federasyonu Hükümeti kararnamesinin (emirinin) ekleri varsa, metinde bunlara atıfta bulunulmalıdır.

İmza, metinden 36 punto aralıkla ayrılır ve Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı'nın adının ve soyadının baş harfi olan "Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı" sözcüklerinden oluşur. "Hükümet Başkanı" ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri 1 satır aralıkla iki satır halinde yazılır. "Hükümet Başkanı" sözcükleri, metin alanının sol kenarından yazdırılır ve "Rusya Federasyonu" sözcükleri, özelliğin ilk satırına göre ortalanır. Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı'nın ilk adı ve soyadı, metin alanının sağ kenarına yazdırılır.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin yasa tasarılarının (kararnameler ve emirler) ekleri ayrı kağıtlara basılır ve onaylanır.

Metni yazdırırken alan boyutları, yazı tipleri ve satır aralığı, çözünürlük metinlerinin (siparişlerin) tasarımında kullanılan boyutlarla aynıdır.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir karar taslağına (emirine) ek hazırlama prosedürü, Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnamesine (emirlerine) ek hazırlamaya benzer.

Vizeler, karar taslağının (siparişin) ilk nüshasının (aslı) son sayfasının arka yüzüne, alt kısmına yapıştırılır.

Rusya Federasyonu Hükümeti kararnamesinin infazına ilişkin bir örnek Ek 3'te verilmiştir.

2.3.3. Rusya Federasyonu Hükümeti yasa tasarısının metni daha önce bahsediliyorsa kabul edilen kanunlar Rusya Federasyonu Başkanı veya Rusya Federasyonu Hükümeti, ardından yayınlarının ilgili resmi kaynağına atıfta bulunulur, örneğin: "(Sobranie Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 3, Madde 6)".

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin hazırlanan kanunu, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin diğer kanunlarına değişiklik veya eklemeler getirilmesini gerektiriyorsa, bu değişiklikler veya ilaveler, aynı anda bağımsız bir kanun olarak hazırlanan veya sunulan kanun taslağına dahil edilir. .

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin federal bir yasanın veya Rusya Federasyonu Başkanı'nın bir eyleminin uygulanmasını organize etme konusundaki taslak yasası, ilgili federal yasaya veya Rusya Federasyonu Başkanı'nın yasasına atıfta bulunmalıdır.

2.3.4. Rusya Federasyonu Hükümeti karar taslaklarında, kurum ve kuruluşların tam resmi isimleri, karar taslaklarında ise kısaltılmış resmi isimleri kullanılmaktadır.

2.3.5. Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından hazırlanan yasa taslağı tarafından onaylanması önerilen belgeler (programlar, yönetmelikler, yönetmelikler, planlar, normlar vb.) bu yasa taslağına zorunlu olarak eklenir.

2.3.6. Taslak karara (siparişe) yapılan atıf, standart A4 kağıtlarına yazılır ve aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Belge türünün adı - metin alanının üst sınırının 2 satır aralığında büyük harflerle, koyu renkle vurgulanmış ve ortalanmış olarak yazdırılır.

Başlık, bir önceki niteliğinden 2 satır aralığı ile ayrılır, 1 aralıkla küçük harflerle basılır, koyu renkle vurgulanır ve ortalanır. Başlığın sonunda nokta yoktur.

Başlık, sertifikanın hazırlandığı karar taslağının (siparişin) tam adını gösterir.

Metin başlıktan 3 satır aralıkla ayrılır, N 14 punto ile 1,5 aralıkla yazdırılır.

Paragrafın ilk satırı, metin kutusunun sol kenarından 1,25 cm uzaklıkta yazdırılır.

Metin, projeyi tanıtmanın nedenlerini, projenin gerekçesini ve özünü, anlaşmazlıkların varlığını, detaylandırma ve incelemenin sonuçlarını kısaca özetlemektedir.

İmza metinden 3 satır aralığı ile ayrılır.

İmza, sertifikayı imzalayan kişinin unvanını, kişisel imzasını ve imzanın transkriptini (baş harfleri ve soyadı) içerir.

İmzanın çözümlenmesi, iş unvanının son satırı seviyesinde baş harfleri ile soyadı arasında boşluk bırakılmadan yer almaktadır. İmzanın şifresinin çözülmesinde son harf sağ kenar boşluğu ile sınırlıdır.

Birden fazla imza varsa, bulundukları pozisyona göre alt alta sıralanır.

İmzalar 1-2 boş satırla birbirinden ayrılır.

2.4. Federal yürütme organının düzenleyici yasal düzenlemelerinin taslağının hazırlanması ve yürütülmesi

2.4.1. Normatif yasal düzenlemeler, federal yürütme organları tarafından kendi yetkileri dahilinde, hükümlerine uygun olarak kararlar, emirler, emirler, kurallar, talimatlar ve düzenlemeler şeklinde çıkarılır.

2.4.2. Normatif yasal düzenlemelerin federal yürütme organlarında mektup ve telgraf şeklinde yayınlanmasına izin verilmez.

2.4.3. Düzenleyici yasal düzenlemelerin federal yürütme makamları tarafından hazırlanması ve yürütülmesine ilişkin prosedür, federal yürütme makamlarının düzenleyici yasal düzenlemelerinin hazırlanmasına ilişkin Kurallar ve bunların devlet kaydı, 13 Ağustos 1997 N 1009 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylandı (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 1997, N 33, Madde 3895), federal bakanlıkların yönetmelikleri, federal hizmetler ve federal kurumlar, 19 Ocak 2005 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Federal Yürütme Organlarının Etkileşimine İlişkin Model Yönetmelikler temelinde geliştirilen N 30 (Rusya Federasyonu Toplanan Mevzuatı, 2005, N 4, Madde 305) ve 28 Temmuz 2005 N 452 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Federal Yürütme Makamlarının İç Teşkilatına İlişkin Model Yönetmelikler (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 2005, N 31, Madde 3233) ve ilgili federal yürütme organı başkanı tarafından onaylanmıştır.

2.4.4. Belgeleri hazırlarken, Word için bir metin düzenleyici kullanılması önerilir. Windows sürümleri 6.0 ve üzeri yazı tipleri kullanılarak Times New Roman Cyr boyutu N 12 (tablo materyalleri için), 13, 14, 15, Times DL boyutu N 12, 13, 14, 1-2 aralıklarla.

2.5. Belge biçimleri

2.5.1. Federal yürütme organının belgeleri, kural olarak, formlar üzerinde hazırlanmalı ve yerleşik bir dizi zorunlu ayrıntıya ve bulundukları sıraya sahip olmalıdır.

Belge formları, A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) formatlarında standart kağıt sayfalarında yapılır.

Hem formda hem de onsuz hazırlanan belgenin her sayfası aşağıdaki alanlara sahip olmalıdır:

20 mm - sol;

10 mm - sağ;

20 mm - üst;

20 mm - daha düşük.

2.5.2. Federal yürütme organlarında aşağıdaki formlar kullanılır:

Genel form;

antetli kağıt;

belirli bir belge türünün biçimi.

Ayrıntıların konumuna bağlı olarak, formların iki versiyonu kurulur - açısal ve uzunlamasına.

Form detayları ve detay yerleşim bölgelerinin sınırları içindeki detaylar için sınır işaretleri ortalanır (her detay satırının başı ve sonu, detay yerleşim bölgesinin sınırlarından eşit olarak kaldırılır) veya bayrak (her ayrıntı satırı, ayrıntılar konum alanının sol sınırı).

Federal yürütme organında kullanılan form türlerinin ve biçimlerinin bileşimi, okul öncesi eğitim kurumunun önerisi üzerine başkanı tarafından onaylanır.

2.5.3. Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltıldığı formlar, federal yürütme makamlarının emriyle ilgili faaliyet türü için lisansa sahip matbaa şirketleri tarafından üretilir.

2.5.4. Federal yürütme organının belge biçimleri muhasebeye tabidir. Seri numaraları, damgalı formlara tipografik bir şekilde veya numaralandırma yoluyla yapıştırılır.

2.5.5. Belge formları kesinlikle amaçlarına uygun olarak kullanılmalıdır ve uygun izin olmaksızın başka kurum ve kişilere devredilemez.

2.5.6. Gerektiğinde yeni belge biçimlerinin dolaşıma sokulması, federal yürütme organı başkanının izni (talimatları) ile gerçekleştirilir. İlgili öneriler, önerilen formların örnekleri ile birlikte okul öncesi eğitim kurumu servis başkanı tarafından yapılır.

Örnek formlar Ekler N 11-18'de verilmiştir.

2.6. Federal yürütme organlarında belge hazırlama sürecinde ayrıntıların kaydı

Örgütsel ve idari belgeleri hazırlarken, federal yürütme organlarının çalışanları, GOST R 6.30-2003 " dikkate alınarak belgelerin ayrıntılarını hazırlar. Birleşik Sistemler belgeler. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereklilikleri 2.

2.6.1. Rusya Federasyonu Devlet Amblemi.

Rusya Federasyonu Devlet Amblemi, 25 Aralık 2000 tarihli Federal Anayasa Kanunu N 2-FKZ "Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Üzerine" uyarınca antetli kağıtlara yerleştirilmiştir (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, N 52, Bölüm I , Madde 5021).

2.6.2. Federal yürütme organının kodu 3 .

Federal yürütme organının kodu, Tüm Rusya organları sınıflandırıcısına göre eklenmiştir. Devlet gücü ve yönetim (OKOGU) ve ayrıca Tüm Rusya işletme ve kuruluş sınıflandırıcısına (OKPO) göre.

2.6.3. Ana durum kayıt numarası tüzel kişilik 3 .

Federal yürütme organının ana devlet sicil numarası (OGRN), vergi makamları tarafından verilen belgelere göre eklenir.

2.6.4. kimlik numarası vergi mükellefi/kayıt nedeni kodu3.

Vergi mükellefi kimlik numarası / kayıt neden kodu (TIN / KPP), vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere göre belirlenir.

2.6.5. Federal yürütme organının adı.

Federal yürütme organının adı, bu federal yürütme organına ilişkin yönetmelikte belirtilen adına karşılık gelmelidir.

Federal yürütme organının kısaltılmış adı varsa, tam adının altında parantez içinde gösterilir.

Bir federal bakanlığın yetkisi altındaki bir federal hizmet veya federal teşkilatın adının üzerinde, yetkisi altında bulundukları federal bakanlığın tam veya kısaltılmış adı belirtilir.

2.6.6. Federal yürütme organı hakkında referans verileri.

Federal yürütme organına ilişkin referans verileri, federal yürütme organının takdirine bağlı olarak posta adresi, telefon numarası ve diğer bilgileri (faks numaraları, teleks numaraları, e-posta adresi vb.) içerir.

2.6.7. Belge türünün adı.

Federal yürütme organı tarafından oluşturulan belge türünün adı, Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı (OKUD) tarafından sağlanan belge türlerine karşılık gelmelidir.

2.6.8. Belge formu kodu 3 .

Belge formu kodu, Tüm Rusya yönetim belgeleri sınıflandırıcısına göre eklenmiştir.

2.6.9. Belge tarihi.

Belgenin tarihi, imza tarihi (idari belgeler, mektuplar) veya belgede kaydedilen olay (tutanak, işlem) tarihidir. Onaylanan belge için (yönetmelik, plan, talimat, yönetmelik, rapor) - onay tarihi.

Belgenin tarihi, belgeyi imzalayan veya onaylayan yetkili tarafından eklenir. Bir taslak belge hazırlanırken, yalnızca ay ve yılın adı yazdırılır.

Geçişi ve yürütülmesi ile ilgili belge üzerindeki tüm hizmet markaları tarih atmalı ve imzalanmalıdır.

İki veya daha fazla federal yürütme organı tarafından ortaklaşa düzenlenen belgelerin bir (tek) tarihi olmalıdır.

Belgenin tarihi, sırayla Arap rakamlarıyla düzenlenir: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, noktayla ayrılmış iki çift Arap rakamıyla çizilir; yıl - dört Arap rakamı.

Örneğin:

2.6.10. Belgenin kayıt numarası.

Bir belgenin kayıt numarası, davaların terminolojisine göre bir dava indeksi, muhabir, sanatçılar vb. Hakkında bilgilerle desteklenebilen seri numarasından oluşur.

Birkaç kişi tarafından düzenlenen bir belgenin kayıt numarası tüzel kişiler, onlar tarafından atanan belgenin kayıt numaralarından oluşur ve belgenin yazarlarını bir eğik çizgi ile ayırarak listeleme sırasına göre listelenir.

2.6.12. Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer.

Belgenin yayın yeri, genel formun ayrıntıları veya belirli bir belge türünün formu ile belirlenmesi zorsa belirtilir. Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer, kabul edilen idari-bölgesel bölünme dikkate alınarak belirtilir, yalnızca genel kabul görmüş kısaltmaları içerir.

2.6.13. Hedef.

Belgeler kuruluşlara, yapısal alt bölümlerine, yetkililerine veya kişilere yöneliktir.

Bir belgeyi bir kuruluşa, yapısal birimine, bir yetkiliyi belirtmeden adreslerken, isimleri aday durumda yazılır.

"Adres" özniteliğinin tüm satırlarının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir.

Örneğin:

Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı
Rusya Federasyonu

İdari ve Hukuk Departmanı

Belirli bir görevliye bir belge gönderirken, aday durumda kuruluş ve birimin adı, adreste ise pozisyon ve soyadı belirtilir.

Örneğin:

Eğitim ve Bilim Bakanlığı
Rusya Federasyonu

Vaka Yönetimi Departmanı
Önde gelen uzman A.I. Petrov

Kuruluş başkanına bir belgeye hitap ederken, adı muhatabın pozisyonunun adına dahil edilir.

Örneğin:

Dernek Genel Müdürü
"Rostekstil"
VD İvanov

Zorunlu "Adres" bir posta adresi içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar tarafından belirlenen sırayla belirtilir.

Bir kuruluşa mektup gönderirken, adını ve ardından posta adresini belirtin.

Örneğin:

Devlet kurumu
Tüm Rusya Araştırması
kayıt yönetimi enstitüsü
ve arşivleme

Profsoyuznaya caddesi, 82,
Moskova, 117393

Bir kişiye bir belge gönderirken, alıcının adını ve baş harflerini, ardından posta adresini belirtin.

Örneğin:

Beldova M.V.

Novoyasenevsky beklentisi,
12, uygun 32
Moskova, 117574

Bir belgeye bir yetkiliye hitap ederken, baş harfleri soyadından önce, bir bireye hitaben - ondan sonra yerleştirilir.

2.6.14. Belge onayı.

Onaya tabi belgelerde, belgenin ilk sayfasının sağ üst kenarına onay damgası konur.

Onay damgası aşağıdaki şekilde düzenlenir:

ONAYLAMAK

Federal Arşiv Ajansı Başkanı

__________ ___________

00.00.0000

Bir belge bir karar, karar, emir, protokol ile onaylandığında, onay damgası ONAYLANDI (ONAYLANDI, ONAYLANDI veya ONAYLANDI), onaylayan belgenin araçsal durumdaki adı, tarihi ve numarasından oluşur. "ONAYLANDI" kelimesi cinsiyet ve sayı olarak onaylanmakta olan belge türü ile tutarlıdır.

ONAYLI

Federal Arşivin emriyle
16.03.2005 N 1505 tarihli

2.6.15. Çözünürlük.

Kararın bileşimi aşağıdaki unsurları içerir: uygulayıcının adı (uygulayıcılar), emrin içeriği, yürütme için son tarih, imza, tarih.

Emrin aynı mevkide iki veya daha fazla kişiye verilmesi halinde asıl icracı, emirde ilk gösterilen kişidir. Yardımcı uygulayıcıları bir araya getirme ve çalışmalarını koordine etme hakkı verilir.

Ana uygulayıcı ve yardımcı uygulayıcı, doğrudan kendilerine bağlı olan kişilere kararlar şeklinde talimat verme hakkına sahiptir.

Yürütme talimatı gerektirmeyen ve üzerinde standart terimler yürütme, karar icracıyı, karar yazarının imzasını, tarihi belirtecektir.

Karar, kararın atıfta bulunduğu belgenin kayıt numarası ve tarihini gösteren ayrı bir sayfaya yazılabilir.

2.6.16. Belge metni için başlık.

Belge metninin başlığı kısa olmalı, belgenin içeriğini doğru bir şekilde iletmelidir. Başlık, belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır.

Başlık şu sorulara cevap vermelidir:

"ne hakkında?" ("kim hakkında?"), örneğin:

EMİR

"Kadro değişikliği hakkında"

"ne?" ("kim?"), örneğin:

Baş muhasebecinin görev tanımı

Başlık, taslak belgeyi hazırlayan kişi tarafından derlenir.

A5 formatındaki formlarda düzenlenen belgelerin metinlerinde başlık bulunmayabilir.

2.6.17. Kontrol işareti.

Belgenin yürütülmesi üzerindeki kontrol işareti, "K" harfi, "Kontrol" kelimesi veya damgası ile gösterilir.

2.6.18. Belge metni.

Belgenin metni, anket, tablo, tutarlı bir metin veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde düzenlenir.

Bir anket biçiminde bir metin derlerken, karakterize edilen nesnenin özelliklerinin adları, aday durumda bir adla veya şimdiki veya geçmiş zamanın (sahip, vardı, vardı, vb.). Sözlü olarak ifade edilen özellikler, işaretlerin adlarıyla tutarlı olmalıdır.

Tablonun sütunları ve satırları, aday durumda bir adla ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satır alt başlıkları, başlıklarla tutarlı olmalıdır. Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalarda sadece bu sütunların numaraları yazdırılmalıdır.

Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm, belgeyi oluşturmanın nedenlerini, hedeflerini ve gerekçelerini belirtir; ikinci (nihai) - kararlar, sonuçlar, talepler, tavsiyeler. Metin son bir bölüm içerebilir (örneğin, emirler - beyanı olmayan idari kısım, mektuplar - açıklaması olmayan bir talep). Daha önce yayınlanmış bir belgeye dayalı olarak veya buna uygun olarak hazırlanan bir belgenin metninde, ayrıntıları belirtilir: belgenin adı ve yazar kuruluşu, tarih, sicil numarası, metnin başlığı.

Metin birkaç karar, sonuç vb. içeriyorsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, paragraflara bölünebilir.

Komuta birliği ilkelerine göre faaliyet gösteren kuruluşların idari belgelerinde ve ayrıca yönetime yönelik iç belgelerde metin birinci tekil şahıs (“Emrim”, “teklif”, “lütfen”) belirtilir.

Kolej organlarının belgelerinde metin üçüncü tekil şahısta belirtilir ("karar verir", "karar verir").

Ortak belgelerde metin birinci çoğul şahıs olarak belirtilir ("biz emrederiz", "karar veririz").

Protokol metni üçüncü çoğul şahıs olarak belirtilmiştir ("dinlendi", "konuştu", "karar verdi").

Mektuplarda aşağıdaki sunum biçimleri kullanılır:

birinci çoğul şahıstan ("lütfen ...", "adresine gönderiyoruz");

birinci tekil şahıstan ("lütfen gönderin", "Gerekli buluyorum");

üçüncü tekil şahıstan ("bakanlık itiraz etmez").

2.6.19. Uygulamaların varlığını işaretleme.

Mektubun metinde belirtilmeyen ekleri varsa, adını, sayfa sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa bunlar numaralandırılır, örneğin:

Ek: 1. Sertifika ... 3 sayfa. 2 nüsha halinde.
2. Proje... 8 litre için. 3 nüsha halinde.

Başvurular ciltlenmişse, yaprak sayısı belirtilmez.

Belgeye eki de olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki şekilde düzenlenir:

Ek: Federal Arşiv'in 06/05/2005 N 02-6 / 172 tarihli mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvuru, belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret şu şekilde yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 nüsha halinde. sadece ilk adrese

İdari belgenin ekinde (kararnameler, emirler, emirler, kurallar, talimatlar, yönetmelikler, kararlar), sağ üst köşedeki ilk sayfasına idari belgenin adını, tarihini ve tescilini gösteren "Ek N" yazarlar. numara, örneğin:

Ek 2

Rosarkhiv'in emriyle
16.03.2005 tarihli N 261

"EK N" ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir, örneğin:

EK N 2

18 Mart 2005 N234 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı emriyle
2.6.20. İmza.

Daha yüksek organlara, federal temsil ve yargı organlarına gönderilen belgeler, federal organ başkanı veya onun adına birinci başkan yardımcısı tarafından imzalanır.

Astlara ve diğer kuruluşlara, vatandaşlara gönderilen belgeler, yetkilerine göre başkan, yardımcıları veya yapısal birimlerin başkanları tarafından imzalanır.

İmzanın bileşimi şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı (resmi formu kullanırken pozisyonun adı belirtilmez), kişisel imza ve transkripti (baş harfleri ve soyadı).

Taslak belge üzerinde imzası hazır bulunan görevli yoksa, belge görevini yapan kişi veya vekili tarafından imzalanır. Aynı zamanda, belgeyi imzalayan kişinin fiili konumu ve soyadı belirtilmelidir (düzeltmeler elle veya daktiloyla yapılabilir, örneğin: "vekil", "vekil"). Pozisyon başlığından önce "for" edatı veya eğik çizgi koyarak belge imzalamak yasaktır.

Bir belge birkaç kişi tarafından imzalandığında yetkililer imzaları bulundukları konuma göre aynı seviyede veya alt alta konur.

Bir belge, konum olarak eşit, ancak farklı organları temsil eden birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzalar aynı seviyede atılır.

2.6. 21. Taslak belgenin koordinasyonu.

Taslak belgenin onayı, belgenin geçerliliğini, uygunluğunu değerlendirmek gerekirse gerçekleştirilir. yasal işlemler ve önceki kararlar

İmza için sunulan belgeler, yürütücü (sorumlu yürütücü) ve taslak belgenin hazırlandığı bölüm başkanı tarafından onaylanır. Federal yürütme organının çalışanlarına talimat içeren belgeler onlar tarafından onaylanmalıdır.

Bir taslak belgenin onaylanması, belge üzerinde bir vize (dahili onay) veya bir onay damgası (dış onay) ile resmileştirilir.

Vize, onaylayanın konumunu, kişisel imzasını, imzanın transkriptini (baş harfleri, soyadı) ve tarihi içerir.

Vize, federal yürütme organının orijinal yasal düzenlemesinin son sayfasının arka yüzünün alt kısmına yapıştırılmıştır. Yasama taslağında, iç belgede ve gönderilen belgenin kopyasında, belgenin ön yüzüne vizeler yapıştırılır.

Taslak belgeye yapılan yorumlar, karşı görüşler ve ilaveler ayrı bir sayfada düzenlenir. Bu durumda vize şu şekilde verilir:

Yorumlar eklendi

hukuk departmanı başkanı

A.Ş.'nin şahsi imzası İvanov

Yorumlar, belgeyi imzalayan baş kişiye bildirilir.

Federal yürütme makamları ve çıkarları bundan etkilenen kuruluşlar nezdinde bir taslak belgenin onaylanması, dış onaydır.

Bir belgenin harici onayı, AGRED kelimesini, belgenin onaylandığı kişinin pozisyonunun unvanını (kuruluşun adı dahil), kişisel imzayı, imzanın bir kopyasını içeren bir onay damgasıyla resmileştirilir. ve onay tarihi.

Örneğin:

KABUL

Adalet Bakan Yardımcısı
Rusya Federasyonu
________________ _________________

(kişisel imza) (baş harfleri, soyadı)
00.00.0000

Onay damgası, belgenin sol alt kısmında gerekli olan "İmza"nın altında bulunur.

Belgenin içeriği birkaç kuruluşun çıkarlarını etkiliyorsa, onay damgaları ayrı bir "Sözleşme Sayfası" üzerinde bulunabilir. Belge "Sözleşme sayfası eklenmiştir" olarak işaretlenmiştir.

Belgenin onaylanması aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir:

federal yürütme organlarının yetkilileri ile;

çıkarları belgeden etkilenen alt kuruluşların başkanlarıyla;

çıkarları belgenin içeriğinden etkilenen federal yürütme makamlarıyla;

gerekirse, belirli bir alanda (çevre, yangın vb.) devlet daireleri üstü kontrol (denetim) uygulayan kuruluşlarla, kamu kuruluşlarıyla;

daha yüksek makamlarla - mevzuatın yalnızca bu makamların rızasıyla idari işlemler gerçekleştirme imkanı sağladığı durumlarda.

2.6.22. Baskı izi.

Federal yürütme organının, Rusya Federasyonu Devlet Amblemini gösteren bir mührü, bu federal organa ilişkin yönetmelikte belirtilen diğer mühürleri vardır.

Rusya Federasyonu Devlet Amblemini gösteren mührün bir baskısı, gerekli belgelere yerleştirilir. özel sertifikaözgünlükleri. Orijinallere uygunluklarını tasdik etmek için belgelerin kopyalarına basit yuvarlak mühürler (durum sembollerinin görüntüsü olmadan) yerleştirilir. Mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin unvanının sonunu içermelidir.

2.6.23. Onaylı kopyanın işareti.

Bir belgenin bir nüshasının aslına uygun olduğunu tasdik etmek için, "İmza" niteliğinin altına "Doğru" tasdik yazısı, nüshayı tasdik eden kişinin konumu, kişisel imzası, imzanın dökümü, tasdik tarihi konur. aşağı. Örneğin: Doğru

İnsan Kaynakları Müfettişi Kişisel imza A.P. Petrova
tarih

Kopyanın tasdiki üzerindeki işaret, federal yürütme organının mührü tarafından onaylanmıştır.

2.6.24. Sanatçı notu.

Orijinal belgenin son sayfasının ön veya arka yüzünün sol alt köşesine belgeyi yürüten hakkında bir not yapıştırılır.

İşaret baş harflerini, sanatçının soyadını ve telefon numarasını içerir, örneğin:

N.Ş. Maksimova

İcracı grup başkanı adına düzenlenen belgede asıl icracının adı icracı ile ilgili notta belirtilir.

2.6.25. Belgenin yürütülmesine ilişkin bir işaret.

Belgenin yürütülmesine ve davaya sunulmasına ilişkin bir not aşağıdaki verileri içerir: yürütülmesini kanıtlayan belgenin tarih ve numarasına bir atıf veya böyle bir belgenin yokluğunda yürütme hakkında kısa bilgi; "İş dünyasında" kelimeleri; belgenin saklanacağı dosya numarası. Belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir not, belgenin yürütücüsü veya belgenin yürütüldüğü yapısal birimin başkanı tarafından imzalanır ve tarih atılır.

2.6.26. Belgenin alınması.

Federal yürütme organı tarafından belgenin alındığına ilişkin işaret, bir sonraki seri numarasını ve belgenin alındığı tarihi (gerekirse, alındığı zaman) içerir. Belgenin alındığının damga şeklinde işaretlenmesine izin verilir.

2.6.27. Belgenin elektronik kopyasının kimliği.

Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı, belgenin her sayfasının sol alt köşesine yerleştirilmiş ve makine ortamındaki dosyanın adını, tarihi ve federal yürütme tarafından belirlenen diğer arama verilerini içeren bir işarettir (altbilgi). gövde.

2.7. Hazırlık ve tasarım özellikleri belirli türler belgeler

2.7.1. emir, düzen

2.7.1.1. Emirler ve talimatlar, federal yürütme organının operasyonel, organizasyonel, personel ve diğer çalışma konularının yanı sıra normatif nitelikteki kararları resmileştirir.

Taslak emirler (emirler), federal yürütme organı başkanı, vekili veya kendi inisiyatifleriyle alt bölümler tarafından hazırlanır ve sunulur.

Personel konularında talimat taslakları hazırlanıyor personel servisi ilgili fikirlere dayanmaktadır.

Taslak siparişlerin (siparişlerin) kaliteli bir şekilde hazırlanmasını ve ilgili taraflarla koordinasyonunu sağlamak, projeyi hazırlayan ve sunan daire başkanlarına emanet edilmiştir.

Taslak siparişlerin (siparişlerin) doğruluğunun kontrolü DOW hizmeti tarafından gerçekleştirilir.

2.7.1.2. Taslak emirler (talimatlar) ve ekleri, yürütücü ve projeyi tanıtan bölüm başkanı, projenin görev ve talimat sağladığı bölüm başkanları ve okul öncesi eğitim kurumu başkanı tarafından onaylanır. hukuk hizmeti (düzenleyici yasal düzenlemelerin taslaklarını imzalar). Onaylandıktan sonra taslak siparişe (talimat) yapılan itirazlar, taslağa ekli sertifikada belirtilir.

Onay sürecinde taslak siparişte esaslı değişiklikler yapılırsa yeniden basım ve yeniden onaya tabi tutulur.

İmza için başkana sunulan taslak emirler (emirler), görev dağılımına göre başkan yardımcıları tarafından onaylanır.

2.7.1.3. Taslak siparişler (siparişler), oluşturulan formun standart formlarına yazdırılır ve gerekirse, siparişin özünün bir özetini, gerekliliğinin gerekçesini ve esasa ilişkin bilgileri içermesi gereken bir sertifika ile imzalanmak üzere rapor edilir. taslağının hazırlandığı ve kimlerle mutabakata varıldığı. Emrin tarihi, imza tarihidir.

Siparişler, takvim yılı içinde seri numarasına göre numaralandırılır; ana faaliyetler, personel ve siparişler için siparişler ayrı ayrı numaralandırılır.

2.7.1.4. Siparişlerin kopyaları (talimatlar) veya çoğaltılmış kopyaları, DOW hizmetinin mührü ile onaylanır ve icracı tarafından derlenen ve imzalanan dağıtım endeksine göre muhataplara gönderilir. Yükleniciye ve DOW hizmetine de bir kopya gönderilmelidir.

2.7.1.5. Sipariş (talimat) aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Rusya Federasyonu amblemi.

Federal yürütme organının adı.

Belge türünün adı bir sipariştir.

Tarih ve sipariş numarası. Tarih sözlü-sayısal olarak düzenlenir, numara "N" işaretinden ve siparişin seri numarasından oluşur.

Başlık, sipariş metninin içeriğini kısaca ve doğru bir şekilde yansıtmalıdır. Başlığın sonunda nokta yoktur. Başlık 1 satır aralığı ile koyu olarak yazılır.

Örneğin:

Federal Vergi Servisi merkez ofisinde ofis işleri için geçici Talimatların onaylanması üzerine

Boyuna ayrıntı düzenlemesi ile formlar üzerinde hazırlanan belgelerin başlığı ortaya hizalanır.

Emirlerin kural olarak bir başlığı yoktur.

Metin, başlıktan 2-3 satır aralığı ile ayrılarak metin alanının sol kenarından 1,5 N 14 punto ile yazılır ve metin alanının sol ve sağ kenarlarına hizalanır. Paragrafın ilk satırı, metin alanının sol kenarından 1,25 cm sonra başlar.

Sipariş metni 2 bölümden oluşabilir: araştırıcı (giriş) ve öğretici.

Tespit kısmı, emrin verilmesine temel teşkil eden amaç ve hedefleri, gerçekleri ve olayları kısaca özetlemektedir. "Sırayla", "takipte" vb. Sözcüklerle başlayabilir. Emir başka bir belgeye dayanılarak verilmişse, belirten kısım bu belgenin tam davadaki adını, yazarını, tarihini, numarasını ve başlığını belirtir.

Taslak emirlerdeki önsöz, tasfiyede basılan siparişim kelimesiyle sona erer.

İdari bölüm, her bir eylemin icracısını ve yürütme için son tarihlerini gösteren, öngörülen eylemlerin bir listesini içermelidir. İdari kısım, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış paragraflara ve alt paragraflara bölünebilir. Homojen nitelikteki eylemler bir paragrafta listelenebilir. Yapısal alt bölümler veya belirli yetkililer uygulayıcılar olarak belirtilir. İdari kısmın son paragrafı, emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrol yetkisi verilen birim veya yetkili hakkında bilgi içerebilir.

Sipariş değişirse, iptal edilirse veya bazı hükümleri iptal edilirse, metnin idari kısmının paragraflarından biri iptal edilen belgeye (belge paragrafı) tarihini, numarasını ve başlığını gösteren bir referans içermelidir. Paragrafın metni "Geçersiz tanı ..." kelimeleri ile başlamalıdır.

Sipariş, "Uyarıya getirilecek sipariş ..." maddesini içermemelidir. Siparişin kendilerine iletildiği alt bölümler (yetkililer), taslak sipariş ile birlikte yüklenicinin hazırladığı dağıtım endeksinde listelenir.

Vizeler, onaylayanların pozisyonlarını, kişisel imzaları, imzaların transkriptlerini ve tarihi içerir. Vizelerin konumu, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnamelerindeki (talimatlarındaki) konumlarına benzer.

İmza, belgeyi imzalayan kişinin unvanından, kişisel imzasından ve imzanın transkriptinden (baş harfleri, soyadı) oluşur.

Pozisyon adı, metin alanının sol kenarından, baş harfleri ve soyadı - metin alanının sağ kenarından yazdırılır.

Emirler (talimatlar) federal yürütme organı başkanı tarafından ve onun yokluğunda onun yerine geçen kişi tarafından imzalanır.

Siparişin ekleri, projeyi hazırlayan yapısal birimin başkanı tarafından onaylanır. Birden fazla başvuru varsa başvurular numaralandırılır. İmzalanan siparişte, siparişte ve üzerinde anlaşmaya varılan taslak belgede değişiklik yapılmasına izin verilmez.

2.7.1.6. Federal yürütme makamlarının ortak siparişleri, standart A4 kağıtlarına (210 x 297 mm) yazdırılır.

Ortak sipariş verirken:

federal yürütme organlarının isimleri aynı seviyede bulunur;

belge türünün adı - sipariş; merkezi konumda;

müşterek emrin tarihi aynıdır, sonraki imzanın tarihine tekabül eder;

iki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa derlenen bir belgenin kayıt numarası, bu kuruluşların her birinin belgesinin belgedeki yazar sırasına göre bir eğik çizgi ile ayrılmış kayıt numaralarından oluşur.

federal yürütme organlarının başkanlarının imzaları metnin altında aynı seviyede bulunur.

Emirlerin ve talimatların kayıt örnekleri Ekler N 5-7'de verilmiştir.

2.7.2. Yönetmelikler, kurallar, talimatlar

2.7.2.1. Yönetmelik, federal yürütme makamlarının yetkisi dahilindeki konularda sistematik olarak birbiriyle bağlantılı kurallar oluşturması durumunda kabul edilir.

Kurallar, karşılanması gereken normları ve gereklilikleri belirler.

Talimat, herhangi bir faaliyeti gerçekleştirme prosedürünü veya yasama ve diğer düzenleyici düzenlemelerin hükümlerini uygulama prosedürünü belirler.

Yönetmelikler (kurallar, talimatlar), başkan tarafından imzalanan bağımsız yasal işlemler veya federal yürütme organı tarafından onaylanan yasalar olarak uygulanır; onay, onay damgası şeklinde veya onaylarına ilişkin idari bir belge düzenlenerek verilir. Yönetmelikleri, kuralları ve talimatları kabul etme prosedürüne ilişkin karar, federal yürütme organının sorumluluğundadır.

2.7.2.2. Taslak düzenleme hazırlama prosedürü (kurallar, talimatlar), taslak düzenleme hazırlama genel prosedürüne karşılık gelir.

2.7.2.3. Taslak düzenlemenin metni (kurallar, talimatlar) federal yürütme organının genel antetli kağıdına yazdırılır. Taslak düzenleme (kurallar, talimatlar) bir idari belge tarafından onaylanırsa, hüküm (kurallar, talimatlar) standart bir A4 kağıdına yazdırılır.

Metin üçüncü tekil veya çoğul şahıs olarak yazılır. Metin şu kelimeleri kullanır: "gerekir", "gerekir", "gerekli", "yasaklanır", "izin verilmez".

Hüküm metninin başlığı (kurallar, talimatlar) "Ne hakkında?" Sorusuna cevap verir; içeren talimat için başlık iş gereksinimleri ve iş sırası (iş tanımı), "Kim?" Sorusuna cevap verir. (Baş uzmanın iş tanımı).

Hükmün belirleyici kısmı (kurallar, talimatlar), geliştirme gerekçelerini, normatif eylemin temel amacını ve kapsamını, yerleşik kuralları ve teknolojileri ihlal etme sorumluluğunu gösteren "Genel Hükümler" bölümüdür.

Hükmün ana metni (kurallar, talimatlar) bölümlere, paragraflara ve alt paragraflara ayrılabilir. Bölümlerin başlıkları olmalıdır.

Bölümler Romen rakamları ile numaralandırılmıştır. Paragraflar ve alt paragraflar Arap rakamlarıyla numaralandırılır.

Hüküm örneği Ek 8'de yer almaktadır.

2.7.3. Protokol

2.7.3.1. Protokol, toplantı (oturum) sırasında alınan notlar, sunulan raporların ve konuşmaların özetleri, referanslar, taslak kararlar vb.

2.7.3.2. Federal yürütme organlarında, konunun tartışılmasının atlandığı ve yalnızca bu konuda alınan kararın kaydedildiği protokoller tam veya kısa bir biçimde yayınlanabilir.

2.7.3.3. Tam protokolün metni, kural olarak iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

Giriş bölümü şunu belirtir: Başkan veya Başkan Sekreter

Katıldı (altı çizili) - mevcut olanların bir listesi veya sayıları 15 kişiyi aşarsa, mevcut olanların ekli listesine bir referans.

Giriş bölümü gündemle sona erer - dikkate alınan konuların bir listesi, önem sırasına göre listelenir ve gündemdeki her maddenin konuşmacısını gösterir. Her soru bir Arap rakamıyla numaralandırılmıştır ve adı, sol kenar boşluğunun kenarından basılan "O" ("Hakkında") edatıyla başlar.

Protokolün ana bölümü gündem maddelerine karşılık gelen bölümlerden oluşmaktadır. Her bölümün metni şemaya göre oluşturulmuştur:

DİNLEDİ - KONUŞTU - KARAR VERDİ (KARAR VERDİ).

2.7.3.4. Özet protokolün metni de iki bölümden oluşmaktadır. Giriş bölümünde başkanın (başkanın) baş harfleri ve soyadları ile toplantıda hazır bulunanların görev, baş harfleri, soyadları belirtilir.

"Katıldım" kelimesi sol kenarın kenarından yazdırılır, altı çizilir, kelimenin sonuna iki nokta üst üste konur. Aşağıda mevcut olanların pozisyonlarının isimleri, baş harfleri ve soyadları bulunmaktadır. İş unvanları jenerik olabilir, örneğin:

Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakan Yardımcısı

Rusya Federasyonu Federal Arşiv Ajansı Başkan Yardımcıları.

Mevcut olanların çok satırlı iş unvanları 1 satır aralıkla belirtilir.

Liste, protokolün ana bölümünden düz bir çizgiyle ayrılır.

Protokolün ana bölümü, ele alınan konuları ve bunlara ilişkin alınan kararları içermektedir. Sorunun adı Romen rakamıyla numaralandırılır ve "O" ("Hakkında") edatıyla başlar, N 15 punto punto ile yazılır ve son satırın altında bir satır altı çizilir. Satırın altında bu konunun tartışılması sırasında konuşan yetkililerin isimleri var. Soyadları 1 satır aralıkla yazılır.

Daha sonra konu ile ilgili verilen karar belirtilir.

2.7.3.5. Protokol, toplantı başkanı ve sekreter tarafından imzalanır. Tutanağın tarihi toplantı tarihidir.

Her bir tutanak grubu için bir takvim yılı içinde ayrı ayrı tutanaklara sıra numarası verilir: yönetim kurulu toplantı tutanakları, teknik, bilimsel ve uzman tavsiyesi ve diğerleri Ortak toplantıların tutanakları, toplantıya katılan kuruluşların tutanaklarının seri numaraları da dahil olmak üzere bileşik sayılara sahiptir.

Toplantılarda alınan karar (karar) sayıları, tutanak sayısından, gündemde görüşülen konunun numarasından ve konu içindeki kararın (kararın) sıra numarasından oluşur.

Protokol ve karar sayılarına (kararlar) eklenebilir. harf kodları federal yürütme organı tarafından kabul edilen arama sistemine uygun olarak.

2.7.3.6. Protokollerin kopyaları, gerekirse dağıtım indeksine göre ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilir; endeks, konunun mütalaasını hazırlayan birimin sorumlu yürütücüsü tarafından derlenir ve imzalanır. Protokollerin kopyaları, DOW hizmetinin mührü ile onaylanmıştır.

Alınan kararlar, uygun formda hazırlanan ve PEI hizmetinin mührü ile onaylanan protokollerden alıntılar şeklinde uygulayıcılara iletilir.

2.7.3.7. Protokoller, N 14 yazı tipi boyutunda standart bir protokol formuna veya A4 formatında federal yürütme organının genel formuna yazdırılır ve aşağıdaki ayrıntılara sahiptir:

Belgenin adı - PROTOKOL kelimesi, üst alanın sınırından boşluğa kadar büyük harflerle, N 17 kalın yazı tipinde ve ortalanmış olarak yazdırılır.

Toplantı türü, toplantı - bir önceki gereklilikten 2 satır aralığı ile ayrılmış, 1 satır aralığı ile kalın harflerle basılmış ve ortalanmış.

Toplantı yeri, toplantı - toplantıyı kimin düzenlediği (gerekirse), ortaya hizalanmış ve protokolün "tarih" ve "sayı" ayrıntılarından bir cetvelle ayrılmış olarak belirtilir.

Protokol tarihi ve numarası. Tarih sözel-sayısal bir şekilde düzenlenir ve bir önceki özelliğin altına 2 satır aralıklarla yazdırılır. Protokol numarası Arap rakamlarıyla basılır ve "N" işareti ile protokolün seri numarasından oluşur.

Protokolün ana kısmı 1,5 satır aralığı ile yazdırılır.

İmza, metinden 3 satır aralıklarla ayrılır ve toplantıya (toplantıya) başkanlık eden kişinin görevinin unvanını, kişisel imzasını, imzanın transkriptini (harfler ve soyadı) içerir.

İş başlığı, metin alanının sol kenarından 1 satır aralıkla yazdırılır ve en uzun satıra göre ortalanır.

İmzanın çözülmesi, pozisyon adının son satırı seviyesinde, baş harfler ve soyadı arasında bir boşluk olacak şekilde bulunur. Sadece adın ve soyadın baş harfini içeren bir imza deşifre edilirken, adın ve soyadın baş harfinden sonraki nokta ile soyadı arasına boşluk konulmaz. Şifre çözmedeki son harf sağ kenar boşluğu ile sınırlıdır.

Tam protokolün bir örneği Ek N 9'da verilmiştir.

Kısa protokol örneği Ek N 10'da verilmiştir.

2.7.3.8. Yasal işlemlerle uğraşırken düzenleyici sorunlar federal yürütme organları, yetkileri dahilinde, bağımsız belgeler olarak kararlar yayınlar.

Kararın ayrıntılarının kaydı, bu standart talimatın (Ek N 4) 2.7.1.6 maddesine benzer.

2.7.4. hizmet mektupları

2.7.4.1. Federal yürütme organlarının resmi mektupları hazırlanır:

Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nin talimatlarının uygulanmasına ilişkin cevaplar olarak;

bakanlıklardan gelen talimatlara federal kurumlardan ve federal hizmetlerden gelen yanıtlar olarak;

federal yürütme makamlarının yetki alanına giren konularda vatandaşların talebi üzerine Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nin talimatlarının yerine getirilmesi;

Rusya Federasyonu yasa tasarıları, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı yasa tasarıları ve Rusya Federasyonu Hükümeti kararları için ön yazı olarak;

çeşitli kuruluşlardan, işletmelerden ve bireylerden gelen taleplere yanıt olarak;

girişim mektupları gibi.

2.7.4.2. Cevap mektuplarının hazırlanması için son tarihler, talimatların, taleplerin yerine getirilmesi için mevcut son tarihler temelinde veya kararın yazarının kararı ile başkanın kararı ile belirlenir.

Cevap mektuplarının metinleri, kafa çözünürlüğünde kaydedilen talimatlara tam olarak karşılık gelmelidir. Girişim mektuplarının hazırlanma şartları yapısal bölüm başkanları tarafından belirlenir.

2.7.4.3. Hizmet mektupları, A4 veya A5 formatındaki standart formlara yazdırılır; elektronik bilgisayarlar aracılığıyla Rusya Federasyonu Devlet Amblemi resminin bulunduğu antetli kağıtların üretimi yasaktır.

İki veya daha fazla federal yürütme organının başkanları tarafından imzalanan resmi mektuplar, standart bir A4 kağıdına yazılır. Aynı zamanda, mektubu imzalayan federal yürütme makamlarının adına ilişkin veriler, gerekli "imza" da pozisyonun başlığına dahil edilir.

İki veya daha fazla sayfalı bir mektup yazılırken, ikinci ve sonraki sayfalar sayfanın üst kenarının ortasında Arap rakamlarıyla numaralandırılır.

Ülke içinde gönderilen federal yürütme makamlarının resmi mektubu Rusça olarak düzenlenir. Resmi bir mektubun metni, kural olarak, bir konuyla veya birbiriyle ilişkiliyse birkaç konuyla ilgili olmalıdır ve muhatap örgütün tek bir yapısal biriminde ele alınacaktır.

2.7.4.4. Mektubun metni 3. tekil şahıs ile yazılmıştır.

Örneğin: "Bakanlık değerlendiriyor...", "Federal kurum değerlendiriyor..."

Mektup bir memurun antetli kağıdına yazılmışsa, metni 1. tekil şahıstan belirtilir: "Soruyorum ...", "Gönderiyorum ..."

Mektubun metni kural olarak iki bölümden oluşur. İlk bölüm, mektubun derlenmesinin nedenini, temelini veya gerekçesini belirtir, mektubun hazırlanmasına temel teşkil eden belgelere bağlantılar sağlar. Bir paragrafla başlayan ikinci bölüm, sonuç, öneri, istek, karar vb.

2.7.4.5. Mektubun tarihi, metinde kaydedilen kararın tarihidir. Mektubun tarihi, imzalandığı tarihtir.

Yapısal bölümler, görev tanımları ve iş yönetmeliğine ilişkin düzenlemeler de dahil olmak üzere resmi yazılarda imza hakkı; bu belgeler, üst düzey yetkililerin yokluğunda imzalama prosedürünü sağlamalıdır.

III. Belge dolaşımının organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi

3.1. Belge akışının organizasyonu

3.1.1. Belgelerin oluşturulduğu veya alındığı andan yürütmenin veya gönderimin tamamlanmasına kadar federal yürütme organındaki hareketi bir iş akışı oluşturur.

3.1.2. Federal yürütme organında belgelerin ve onlarla gerçekleştirilen işlemlerin geçişine ilişkin prosedür, 19.01.2005 N 30 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarının etkileşimine ilişkin Model Yönetmelikler ile düzenlenir (Toplanan Mevzuat Rusya Federasyonu, 2005, N 4, madde 305) , 28 Temmuz 2005 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi N 452 ile onaylanan federal yürütme organlarının iç organizasyonu için standart yönetmelikler (Rusya Federasyonu Toplanan Mevzuatı , 2005, N 31, Art. 3233), ofis işleri için talimatlar, federal yürütme organının düzenlemeleri, karne birleşik formlar belgeler, yapısal bölümlere ilişkin yönetmelikler, görev tanımları ve iş yönetmelikleri.

3.1.3. Federal yürütme organlarında kullanıldığında elektronik belge yönetimi DOW hizmeti, otomasyon hizmetiyle birlikte belgelerin taşınması için yollar geliştirir.

3.2. Belge tesliminin organizasyonu

3.2.1. Belgelerin federal yürütme organına teslimi, kural olarak posta, kurye ve elektrik haberleşmesi yoluyla gerçekleştirilir.

Posta hizmetinin yardımıyla, federal yürütme organına normal ve taahhütlü mektuplar, kartpostallar, paketler ve küçük paketler ile basılı yayınlar şeklinde yazılı yazışmalar yapılır.

3.2.2. Telgraflar (teletype mesajları), faks mesajları, telefon mesajları ve elektronik belgeler elektriksel iletişim kanalları aracılığıyla alınır.

3.3. Gelen evrakların alınması, işlenmesi ve dağıtımı

3.3.1. Federal yürütme organı tarafından kağıt üzerinde alınan belgeler, birincil işleme, ön inceleme, kayıt, yönetim incelemesinden geçer ve uygulayıcılara teslim edilir.

Belgelerin alınması ve birincil olarak işlenmesi, DOW hizmetinin çalışanları tarafından gerçekleştirilir.

Belgeli zarflar açılır ("şahsen" olarak işaretlenen zarflar hariç), teslimatın doğruluğu, belge paketinin bütünlüğü kontrol edilir. Hatalı teslim edilen belgeler sahibine iletilir veya gönderene iade edilir. Belgede gönderenin adresi yoksa zarf belgeye iliştirilir.

Alınan belge, kayıt kontrol formuna kaydedilir (bundan sonra RKF olarak anılacaktır). Alınan belgeye bir kayıt damgası yapıştırılır. Tescil kaşesi, belgenin ilk sayfasının ön yüzünün sağ alt kısmına yapıştırılır. Kayıt damgası, federal yürütme organının kısaltılmış adını, tarihini ve kayıt numarasını içerir.

3.3.2. Federal yürütme organının liderliğine ve ayrıca belirli bir kişi veya yapısal birim belirtmeden gönderilen belgeler, DOE hizmeti tarafından önceden incelenir ve ardından yönetime veya birime gönderilir.

Alınan belgelerin gerekli olanlara dağıtılması için belgelerin ön değerlendirmesi yapılır. zorunlu değerlendirme yönetilir ve doğrudan yapısal birimlere ve sorumlu uygulayıcılara gönderilir.

Ön değerlendirme, kuruluşta belirlenen sorumlulukların dağılımı temelinde içeriklerinin değerlendirilmesi temelinde gerçekleştirilir.

Doğrudan yapısal alt bölümlere veya yetkililere gönderilen belgeler, ön değerlendirme yapılmaksızın varış yerlerine aktarılır.

Yönetim tarafından incelenen belgeler, kararın içeriğinin RKF'ye girildiği ve belgenin yürütülmesi için sunulduğu DOW hizmetine iade edilir.

Birkaç yapısal bölüm tarafından yürütülen belgenin orijinali sorumlu uygulayıcı tarafından alınır, kopyaları diğer uygulayıcılara aktarılır.

3.3.3. Gelen telgraflar, alındığı tarih ve saat ile birlikte alındı ​​karşılığı kabul edilir, kayda alınır ve değerlendirilmek ve icra edilmek üzere yönetime havale edilir.

3.3.4. Alınan telefon mesajının metni, alıcı tarafından bir forma kaydedilir (yazdırılır), kaydedilir ve gönderildiği kişiye derhal iletilir.

3.3.5. Belgeleri faks kanalları aracılığıyla iletirken ve alırken, aşağıdaki gereksinimlere göre yönlendirilmelisiniz:

iletilen belgenin hacmi (metin, şema, grafik görüntü), A4 kağıda siyah olarak yapılmış, 5 sayfayı geçmemelidir;

faks kanalıyla iletilmek üzere bir belge, birim başkanı tarafından imzalanmış standart bir form başvurusu ile sunulur. Başvurular bir yıl süreyle saklanır;

iletilen bilgilerin içeriği ile ilgili sorumluluk, belgeyi iletime hazırlayan yükleniciye ve ilgili birim başkanına aittir;

faks mesajları yabancı Diller faksı imzalayan kişi tarafından onaylanmış bir tercümesi varsa gönderilir;

"Resmi kullanım için" olarak işaretlenmiş belgelerin metinlerinin aktarılması yasaktır;

aktarılacak belge kaydedilir. Devirden sonra, orijinal belgeler, gönderildiği tarihte bir işaret ile uygulayıcılara iade edilir;

gelen fakslar kaydedilir, alındıkları gün makbuz karşılığında muhataplara aktarılır, acil - hemen;

faks mesajı uygun yürütme birimine gönderildikten sonra alınan orijinal belge;

yabancı dillerdeki faks mesajları tercüme edilmeden muhatabına teslim edilir.

Alt bölümlere kurulan faks cihazlarının kullanımı üzerindeki kontrol, başkanları tarafından gerçekleştirilir.

3.3.6. Federal yürütme organı tarafından alınan elektronik formdaki belgeler alınır, kaydedilir, ön inceleme yapılır, yönetim tarafından incelenir ve icra makamlarına teslim edilir.

Federal yürütme organının elektronik adresinde alınan RKF'de elektronik biçimde belgelerin alınması ve kaydedilmesi, okul öncesi eğitim kurumu veya federal yürütme organı başkanının izni ile diğer yapısal birim tarafından gerçekleştirilir.

Belgelerin elektronik biçimde kabul edilmesi, işlenmesi ve dağıtılmasına ilişkin kurallar, federal yürütme organında çalışan teknik ve yazılım araçları dikkate alınarak federal yürütme organının ofis çalışmasına ilişkin talimatla belirlenir.

3.4. Gönderilen belgelerin işlenmesi ve iletilmesi organizasyonu

Federal yürütme organı tarafından gönderilen belgeler posta ve elektrik iletişimiyle iletilir.

Belgelerin posta yoluyla gönderilmek üzere işlenmesi, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin mevcut Kurallara uygun olarak federal yürütme organının DOE'si tarafından gerçekleştirilir.

DOW hizmeti, elektrik iletişim araçlarının yardımıyla telgrafları, faks mesajlarını, telefon mesajlarını ve elektronik belgeleri iletir.

Bilgileri elektriksel iletişim kanalları aracılığıyla iletilen belge türleri ile kağıtlarının asıllarını muhatabına gönderme ihtiyacı ve prosedürü, federal yürütme organının ofis çalışmasına ilişkin talimatla belirlenir. federal yürütme organında işleyen teknik ve yazılım araçlarını hesaba katar.

Gönderilecek evraklar eksiksiz doldurulmuş, posta adresi,/telefon numarası/e-posta adresi ile kayıt altına alınmış veya posta listesi belirtilerek gönderilir.

Gönderilecek belgeler imzalandıkları gün veya en geç bir sonraki iş günü işleme alınarak gönderilmelidir.

Önceden gönderilmiş bir belgenin iletilmesi veya değiştirilmesi, belgeyi imzalayan kişinin veya DOW servisinin başkanının talimatıyla gerçekleştirilir.

3.5. Dahili belgeleri geçirme prosedürü

3.5.1. Dahili belgelerin hazırlanma ve yürütme aşamalarında geçişi, gönderilen belgelerin geçişine ve yürütme aşamasında - gelen belgelerin geçişine karşılık gelmelidir.

3.5.2. Taslak idari belgeler, ilgili departmanlar ve yetkililerle hazırlanıp koordine edildikten sonra, uygulamalarının doğruluğunu izleyen DOE hizmetine aktarılır.

Yürütülen belgeler imza hakkı ve sorumluluk dağılımına uygun olarak yönetime imzaya sunulur. İmzalandıktan sonra belgeler kayıt altına alınır.

3.5.3. Yöneticiler tarafından imzalanan nüshalar ve tescil edilen idari belgeler, değerlendirilen konulardan sorumlu yapısal birimlere mutlaka gönderilir.

3.5.4. Belgelerin yapısal bölümler arasında transferi, belirli bir yapısal bölümde kayıt tutmaktan sorumlu kişiler aracılığıyla gerçekleştirilir. Belgeler, RKF'de karşılık gelen bir işaretle aktarılır.

3.6. Belge sayısının muhasebesi

3.6.1. Belirli bir süre (yıl, ay) için belge sayısının muhasebesi, belgelerin kaydedildiği yerde RKF'ye göre yapılır.

Belge sayısının muhasebeleştirilmesinin sonuçları DOW hizmeti tarafından özetlenir ve yönetime sunulur.

3.6.2. Belge sayısının muhasebe birimi, çoğaltılan kopyaları dikkate alarak belgenin kendisidir.

Çoğaltılmış kopyalar, federal yürütme organında kabul edilen belge muhasebe sistemi temelinde ayrı olarak sayılır.

Belge sayısının muhasebesi, federal yürütme organı için bir bütün olarak veya ayrı bölümler için yapılabilir.

Gelen ve giden evraklar ayrı ayrı sayılır.

Nihai sayım verileri şu şekilde sunulur: tablo formu(Ek N 19 - örnek). Her grup için, belge sayısı ve ayrı ayrı dolaşımları dikkate alınır (sayılar eğik çizgi veya ayrı sütunlar halinde yazılır).

3.7. Belgelerle uygulayıcıların çalışması

3.7.1. Belgenin yürütülmesi şunları sağlar: gerekli bilgilerin toplanması ve işlenmesi, bir taslak belgenin hazırlanması, yürütülmesi, onaylanması, federal yürütme organının liderliği veya yapısal bölüm başkanları tarafından imzalanmak üzere sunulması (onaylanması), göndermeye hazırlık muhatabına

yüklenici belirler Gerekli miktar kopyalar, çoğaltma için belgeyi sunar. Dörtten fazla adrese gönderilen bir belge için, yürütücü bir posta işaretçisi hazırlar.

3.7.2. Sorunları derlemeden derhal çözerken ilave dökümanlar yüklenici belge üzerinde notlar alır: alındığı tarihte (belgenin alınması ile yükleniciye teslimi arasında bir zaman aralığı varsa), ara uygulama tarihlerinde (bilgi talebi, telefon görüşmeleri vb.) ), son infazın tarihi ve sonuçları hakkında.

Tüm işaretler metin içermeyen yerlere yerleştirilir.

IV. Belge arama motoru

4.1. Belgelerin kaydı

4.1.1. Arama motorlarının oluşturulmasının temeli, belgelerin kaydedilmesidir - bir belgeyle ilgili kimlik bilgilerinin öngörülen biçimde kaydedilmesi, oluşturulduğu, gönderildiği veya alındığı gerçeğinin sabitlenmesi.

4.1.2. Kayıt, icra ve referans amaçlı kullanım gerektiren tüm belgeler kayda tabidir.

Diğer kuruluşlardan ve bireylerden gelen ve ayrıca oluşturulan - dahili ve gönderilen kayıtlı belgeler.

Dokümanlar, teslim edilme, iletilme veya oluşturulma yönteminden bağımsız olarak kaydedilir.

4.1.3. Belgeler bir kez kaydedilir: gelen - alındığı gün, oluşturulan - imza veya onay gününde. Bir belgeyi bir departmandan diğerine aktarırken, genellikle belgeye yeni bir kayıt numarası eklenmez.

4.1.4. Belgelerin kaydı, belgenin türüne, yazarına ve içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir. Örneğin, Rusya Federasyonu Hükümeti'nden alınan belgeler, federal yürütme organı başkanının temel faaliyetlere ilişkin emirleri, personel emirleri, resmi yazışmalar, vatandaşların itirazları ayrı ayrı kaydedilir.

4.1.5. Gelen, dahili ve giden belgelerin kaydı, belgelerin icra ve oluşturulma yerlerinde gerçekleştirilir. Rusya Federasyonu Hükümetinden, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı İdaresinden alınan, federal yürütme organı başkanı ve yardımcıları tarafından değerlendirilmek üzere sunulan belgeler, idari belgeler ve federal yürütme organı başkanı tarafından imzalanan yazışmalar, protokoller ve kolej organlarının kararları DOE hizmetinde kayıtlıdır.

Federal yürütme organının faaliyet alanlarında oluşturulan belgeler, yapısal bölümlere kaydedilebilir.

Faks kanalları aracılığıyla iletilen veya alınan belgeler, DOW hizmetinde veya bunları alan ve ileten yapısal birimlerde kaydedilir.

4.1.6. Belgeler RKF'ye kaydedilir - geleneksel veya elektronik kartlar, dergiler.

4.1.7. Bir belgenin kayıt numarası, federal yürütme organının bilgi ihtiyaçlarına dayalı olarak, bir yapısal birimin alfabetik veya sayısal bir dizini, vakaların terminolojisine göre bir vaka indeksi ile tamamlanabilen bir seri numarasından oluşur. yazışma yapanların, yürütenlerin vb. sınıflandırıcısına göre belge kodu. Kayıt numarasının bileşenleri birbirinden bir eğik çizgi ile ayrılır.

4.1.8. Arama motorları oluşturmak ve kayıt verilerinin bilgi uyumluluğunu elde etmek için, ana kayıt detaylarının aşağıdaki bileşimi oluşturulmuştur:

belge türünün adı;

belgenin tarihi ve kayıt numarası;

alındı ​​tarihi ve dizini;

metnin başlığı (belgenin özeti);

karar (uygulayıcı, siparişin içeriği, yazar, tarih);

belgenin yürütülmesi için son tarih;

belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir işaret.

Belgenin niteliğine ve bilgi kullanma görevlerine bağlı olarak ana kayıt ayrıntılarının bileşimi diğer ayrıntılarla desteklenebilir:

belgeye erişimin kısıtlanmasının damgası (işareti);

belgelerin yükleniciler tarafından dahili olarak iletilmesi;

tematik sınıflandırıcıya göre kod;

anahtar kelimeler;

belgenin sayfa sayısı;

uygulamaların mevcudiyeti;

belgeyi kontrol altına alan yetkili;

ara son tarihler;

yürütme tarihlerinin ertelenmesi;

belgenin saklama süresi;

belge durumu (proje, sürüm);

belge aktarım türü (posta, faks vb. ile), vb.

4.1.9. Müdahale belgelerinin kaydı, girişim belgelerinin RKF'sinde gerçekleştirilir. Yanıt belgesine, karşılık gelen kayıt dizisinde bir seri numarası atanır.

4.2. Arama sisteminin belgelere göre organizasyonu

4.2.1. Karar vermede bilgilerin etkin kullanımını sağlamak için, federal yürütme organlarında belgeler için arama motorları oluşturulmaktadır. Arama motorları hem geleneksel hem de elektronik biçimde oluşturulabilir.

4.2.2. Kayıtları sırasında elde edilen belgelerle ilgili bilgiler, dosya dolapları ve sınıflandırma referans kitaplarını içeren arama sistemine girer.

4.2.3. Geleneksel kart kaydında, aşağıdaki dosya dolaplarını oluşturabilen gerekli sayıda RKF yazdırılır: referans (muhabirler, belge türleri, belge yazarları vb. tarafından), kontrol ve referans, kodlama, vatandaşların temyiziyle, bilgi arama görevlerine bağlı olarak alfabetik ve diğerleri.

4.2.4. Arama sisteminin etkinliği, sınıflandırma dizinleri geliştirilerek elde edilir:

federal yürütme organının faaliyetleri ile ilgili konuların sınıflandırılması;

belge türlerinin sınıflandırıcısı;

karşılık gelen sınıflandırıcı;

çözünürlük sınıflandırıcı;

performans sınıflandırıcı;

belgelerin yürütme sonuçlarının sınıflandırıcısı;

vaka terminolojisi.

Belirli bir arama motorunda listelenenlere ek olarak, belge ve bilgi girişi ve arama gereksinimlerine bağlı olarak başka sınıflandırıcılar da kullanılabilir.

4.2.5. Otomatik dizilerde ara belirli belge veya malzeme seçimi ayrıntılara (başlık, belge türü, kabul tarihi, belge numarası vb.) veya bağlama (istenen belgede bulunan herhangi bir kelime veya ifadeye göre) göre gerçekleştirilir.

Arama sorgusu, niteliklerin ve metin öğelerinin herhangi bir kombinasyonunu içerebilir.

4.2.6. Arama sistemleri, federal yürütme organının faaliyetleri hakkında bilgi araması sağlamalıdır.

V. Belge yürütme kontrolü

5.1. Federal yürütme organlarında belgelerin yürütülmesi için kontrol prosedürü ve son tarihler, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 19.01 tarih ve 30 sayılı Kararı ile onaylanan Federal Yürütme Makamlarının Etkileşimine İlişkin Standart Yönetmelikler ile belirlenir. , 28 Temmuz 2005 N 452 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 2005, N 31, Madde 3233).

5.2. Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol, bir belgenin kontrol altına alınmasını, yürütmenin ilerlemesinin düzenlenmesini, yürütülen belgenin kontrolden çıkarılmasını, yürütülen belgenin davaya gönderilmesini, belgelerin yürütülmesinin ilerlemesini ve sonuçlarını kaydetmeyi, özetlemeyi ve analiz etmeyi, bilgilendirmeyi içerir. belgelerin yürütme durumu hakkında yöneticiler.

5.3. Yürütmeyi gerektiren tüm kayıtlı belgeler, listesi federal yürütme organı başkanı tarafından onaylanan kontrole tabidir.

Bir belge kontrol için yerleştirildiğinde, belgenin sağ üst alanına "K" harfi veya "Kontrol" kelimesi (damgası) ile gösterilen bir kontrol işareti yerleştirilir.

5.4. Yürütme kontrolü, federal yürütme organının düzenlemelerinde tanımlanan yapısal alt bölüm tarafından sağlanır.

5.5. Yürütme üzerinde kontrol sağlayan yapısal bölüm, kural olarak, federal yürütme organı başkanına, federal yürütme organı başkanının yardımcılarına ve yapısal bölüm başkanlarına, kontrol altındaki belgeler hakkında başkan tarafından belirlenen biçimde haftalık bilgi sunar. federal yürütme organı.

Federal bakanlıklarda, yürütmenin kontrolünden sorumlu yapısal alt bölüm, aynı zaman çerçevesi içinde, benzer bilgileri federal bakanlığın yetkisi altındaki federal hizmetler ve federal kurumların başkanlarına sunar.

5.6. Belge yürütme kontrolü, kayıt verileri temelinde oluşturulur.

Kontrol dosyası, icracılar, belge grupları tarafından belgelerin yürütülmesi için son tarihlere göre sistemleştirilir.

VI. Ofis işlerinde belgelerle işin organizasyonu

Büro işlerinde belgelerle çalışmanın organizasyonu, belgelerin güvenliğini, muhasebesini, sistematikleştirilmesini, ofis çalışması aşamasında davaların oluşturulmasını ve yürütülmesini ve bunların federal yürütme organının arşivine aktarılmasını sağlayan bir dizi çalışma türüdür ( bundan böyle arşiv olarak anılacaktır), Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı, Federal Arşiv Ajansı ve diğer federal yürütme organlarının arşivleri ve büro işleri hakkındaki düzenleyici metodolojik belgelerde belirlenen gerekliliklere uygun olarak.

6.1. Vakaların terminolojilerinin derlenmesi

6.1.1. Davaların sınıflandırılması - federal yürütme organlarında açılan davaların, belirtilen şekilde hazırlanmış, saklanma sürelerini gösteren sistematik bir unvan (isim) listesi.

Vakaların sınıflandırılması, yürütülen belgeleri davalara göre gruplandırmak, vakaları sistematik hale getirmek ve kaydetmek, saklama sürelerini belirlemek için tasarlanmıştır ve kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının envanterlerinin yanı sıra geçici vakaların kaydedilmesi için temel oluşturur. (10 yıla kadar dahil) depolama.

6.1.2. Davaların terminolojisini derlerken, federal yürütme organı ve onun yapısal bölümleri, kadrosu, iş planları ve raporları, saklama şartlarını gösteren belge listeleri, önceki yıllara ait davaların terminolojisi hakkındaki hükümler yönlendirilmelidir. Federal yürütme organının faaliyetlerinde oluşan belgeler, türleri, kompozisyonları ve içerikleri incelenir.

6.1.3. Federal yürütme organlarında, yapısal bölünme vakalarının terminolojisi (Ek N 20) ve federal yürütme organının vakalarının konsolide terminolojisi (Ek N 21) derlenir.

6.1.4. Yapısal birimin vakalarının terminolojisi (en geç cari yılın 15 Kasım'ına kadar) birim sekreteri veya ofis işlerinden sorumlu çalışan tarafından, DOE'nin arşivi ve servisi ile koordineli olarak derlenir ve başkanı tarafından imzalanır. birim ve DOW'un hizmetine sunulmuştur.

Yeni oluşturulan bölüm, bir ay içinde bölümün bir terminolojisini geliştirmek ve bunu federal yürütme organının okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine sunmakla yükümlüdür.

6.1.5. Davaların özet terminolojisi, DOE hizmeti tarafından, federal yürütme organı arşivinin metodolojik yardımı ile yapısal bölüm vakalarının terminolojisine dayanarak derlenir.

6.1.6. Federal yürütme organının davalarının özet terminolojisi, federal yürütme organının Merkezi Uzman Komisyonu (bundan sonra MSK olarak anılacaktır) ile uzman doğrulama komisyonu (bundan sonra anılacaktır) ile mutabık kalınan okul öncesi eğitim kurumu servisi başkanı tarafından imzalanır. belgelerin kalıcı saklama için aktarıldığı ve federal yürütme organı başkanı tarafından onaylanan (en geç cari yılın sonuna kadar) federal arşivin EPC'si olarak. Federal yürütme organının işlevlerinde ve yapısında köklü değişiklikler olmadıkça, davaların sınıflandırılması en az 5 yılda bir federal arşivle koordine edilir.

6.1.7. Konsolide vaka isimlendirmesinin onaylanmasından sonra, federal yürütme organının bölümleri, çalışmalarında kullanılmak üzere ilgili bölümlerinden alıntılar alır.

6.1.8. Vakaların özet terminolojisi gerekli sayıda nüsha olarak yazdırılır. Vakaların isimlendirilmesinin ilk onaylı kopyası, kalıcı bir saklama belgesidir ve okul öncesi eğitim kurumunun hizmet bölümündeki vakaların isimlendirmesine dahil edilmiştir. İkincisi, DOW hizmetinde çalışan olarak kullanılır. Üçüncüsü, federal yürütme organının arşivlerinde kullanılmaktadır. Dördüncüsü, vakaların sınıflandırılmasının koordine edildiği federal arşivdedir.

6.1.9. Her yılın sonundaki konsolide dava terminolojisi belirlenir, onaylanır ve bir sonraki takvim yılının 1 Ocak tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

6.1.10. Federal yürütme organının işlevlerinde ve yapısında köklü değişiklikler olması durumunda, davaların birleştirilmiş terminolojisi düzenlenir ve yeniden kararlaştırılır.

6.1.11. Federal yürütme organının vaka terminolojisindeki bölümlerin adları, yapısal alt bölümlerin adlarıdır. Konsolide dava terminolojisinde, bölümler federal yürütme organının onaylanmış yapısına göre düzenlenmiştir.

6.1.12. Davaların sınıflandırılması, federal yürütme organının belgelenmiş tüm çalışma alanlarını yansıtan dava başlıklarını içerir.

Vakaların terminolojisi süreli yayınları içermez.

6.1.13. Vakaların terminolojisinin sütunları aşağıdaki gibi doldurulur.

Vakaların terminolojisinin 1. sütununda, terminolojide yer alan her bir vakanın indeksleri belirtilmiştir. Vaka indeksi, federal yürütme organında kurulan yapısal birimin dijital tanımından ve yapısal birim içindeki terminolojiye göre dava başlığının seri numarasından oluşur. Vaka indeksleri Arap rakamları ile gösterilir. Örneğin: 12-05, burada 12, yapısal birimin tanımıdır, 05, terminolojiye göre vaka başlığının seri numarasıdır.

Dava terminolojisinin 2. sütunu dava başlıklarını (ciltler, kısımlar) içerir.

Davanın başlığı, genelleştirilmiş bir biçimde, dava belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini açıkça yansıtmalıdır.

Vaka başlığında spesifik olmayan ifadelerin ("çeşitli materyaller", "genel yazışmalar" vb.) yanı sıra giriş kelimeleri ve karmaşık ifadelerin kullanılmasına izin verilmez. Federal yürütme organlarının ve kurumlarının kısaltılmış kelimelerinin ve kısaltılmış adlarının kullanılmasına izin verilmez.

Davanın başlığı, aşağıdaki sırayla düzenlenmiş öğelerden oluşur: dava türünün adı (yazışma, günlük vb.) veya belge türü (protokoller, emirler vb.); federal yürütme organının veya yapısal birimin adı (belgenin yazarı); belgelerin gönderileceği veya belgelerin alınacağı kuruluşun adı (belgenin muhatabı veya muhatabı); dava belgelerinin bir özeti; dava belgelerinin içeriğinin ilgili olduğu yerin (bölgenin) adı; davanın belgelerinin ilgili olduğu tarih (dönem).

Bir konuya ilişkin belge içeren ancak icra sırası ile ilgili olmayan dava başlıklarında, dava türü olarak "belge" terimi kullanılır ve başlığın sonunda parantez içinde ana belge türleri gösterilir. vakada gruplandırılmalıdır (planlar, listeler, raporlar vb.).

Örneğin:

Federal Arşiv Ajansının faaliyetleri hakkında seminerler, konferanslar düzenlemeye ilişkin belgeler (planlar, listeler, raporlar, bilgiler)

Yazışmaların yer aldığı dava başlıkları kiminle ve hangi konuda yürütüldüğünü gösterir.

Benzer kişilerle yapılan yazışmaları içeren durum başlıklarında, benzer kişiler belirtilmeyip ortak özel adları belirtilir.

Örneğin:

Edinme konusunda arşiv kurumlarıyla yazışmalar arşiv fonu Rusya Federasyonu bilimsel ve teknik dokümantasyonu

Heterojen muhabirlerle yazışma içeren davaların başlıklarında, ikincisi listelenmez.

Örneğin:

Çalışanları ödüllendirme, fahri unvanlar verme konularında yazışmalar

Yazışma sadece onunla yapılıyorsa, davanın başlığında belirli bir muhabir belirtilir.

Örneğin:

Rusya Federasyonu Hükümeti bünyesindeki Devlet Mali Akademisi ile personel eğitimi konusunda yazışmalar

Dava başlıklarında idari-bölgesel birimler belirlenirken, aşağıdakiler dikkate alınır: davanın içeriği birkaç homojen idari-bölgesel birimi ilgilendiriyorsa, bunların özel adları dava başlığında belirtilmez, ancak ortak özellikleri belirtilir. adı belirtilir.

Örneğin:

Bölge idarelerinin başkanları ile yazışmalar sosyal koruma nüfus

Örneğin:

Federal Vergi Servisi Eğitim Merkezi (St. Nijniy Novgorod) eğitim için

Planlama veya raporlama belgelerini içeren vaka başlıkları, planların (raporların) hazırlandığı dönemi (çeyrek, yıl) belirtir.

Örneğin:

Yıllık finansal eylem planları

Araç bakım maliyetlerine ilişkin yıllık istatistiksel raporlar

Dava birkaç cilt veya bölümden oluşacaksa, davanın genel bir başlığı hazırlanır ve ardından gerekirse dava başlığının içeriğini açıklığa kavuşturmak için her cildin (bölümün) başlıkları derlenir.

Ayrı bir ciltte oluşturulan dava ekinin başlığı, bu cilde yerleştirilen belgenin başlığına karşılık gelmelidir.

Dava terminolojisinin bölüm ve alt bölümlerindeki dava başlıklarının sırası, davaları oluşturan belgelerin önem derecesine ve aralarındaki ilişkiye göre belirlenir. Başlangıçta örgütsel ve idari belgeler.

Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirtilebilir.

Vakaların terminolojisinin 3. sütunu takvim yılının sonunda doldurulur.

Sütun 4, davanın saklama süresini, listeye göre eşya sayısını ve yokluğunda - standarda göre veya örnek terminoloji Federal Arşiv Ajansı Merkezi Uzman ve Doğrulama Komisyonu ile kararlaştırılan vakalar veya saklama süresi.

Sütun 5 "Not", davaların saklama sürelerinin belirlenmesinde kullanılan belge listelerinin adını belirtir, davaların kurulması, geçen davalar (örneğin, 2004'ten geçen) ve davaların tahsisi hakkında notlar verilir. imha için, davaların oluşumundan sorumlu kişiler hakkında , davaların devam etmesi için başka bir federal yürütme organına devredilmesi vb.

6.1.14. Yıl içinde federal yürütme organında yeni belgelenmiş çalışma alanları, öngörülemeyen durumlar ortaya çıkarsa, bunlar ayrıca terminolojiye dahil edilir. Yeni açılan kasalar için terminolojinin her bölümünde yedek numaralar bırakılır.

6.1.15. Yıl sonunda, davaların sınıflandırılmasının sonunda, açılan davaların sayısına (ciltlere) ilişkin son bir giriş yapılır.

6.2. Davaların oluşumu ve icrası

6.2.1. Vakaların oluşumu - yürütülen belgelerin vakaların terminolojisine göre vakalar halinde gruplandırılması ve vaka içindeki belgelerin sistematik hale getirilmesi.

6.2.2. Davalar, kural olarak, merkezi olmayan bir şekilde, yani federal yürütme organında oluşturulur. yapısal bölümlerde.

6.2.3. Büro çalışması tarafından düzenlenen ve tamamlanan belgeler, yüklenici tarafından kabul edilen büro işi sistemine bağlı olarak 10 gün içinde okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine veya yapısal bölümlerde büro işlerinden sorumlu kişilere dosya haline getirilmek üzere sunulmalıdır. . Belgenin dosyalanması gereken dava sayısı, yapısal birim başkanı veya icracı tarafından davaların isimlendirilmesine göre belirlenir.

6.2.4. Doğru vaka oluşumu üzerindeki kontrol, DOW hizmeti tarafından gerçekleştirilir.

6.2.5. Vaka oluştururken aşağıdakilere dikkat edilmelidir: Genel kurallar: terminolojiye göre davaların başlıklarına uygun olarak, yalnızca icra edilen belgeleri davaya koyun; transfer vakaları hariç, bir takvim yılına ait belgeleri bir dosyada gruplandırın; kalıcı ve geçici saklama sürelerinin belgelerini ayrı ayrı dosyalarda gruplandırın; faks mesajlarının, telefon mesajlarının fotokopilerini ortak bir şekilde kasaya koyun; iade edilecek belgeler, fazladan nüshalar, taslaklar dosyaya konmamalı; Kasanın hacmi 250 sayfayı geçmemelidir. Davada birkaç cilt (bölüm) varsa, vakanın numarası (dizin) ve başlığı her cilde "cilt 1", "cilt 2" vb. Eklenerek yapıştırılır.

6.2.6. Vaka içindeki belgeler yukarıdan aşağıya kronolojik, soru-mantıksal bir sırayla veya bunların bir kombinasyonunda düzenlenir.

İdari belgeler, ilgili uygulamalarla birlikte tür ve kronolojiye göre davalar halinde gruplandırılır.

Belgelerin türüne bağlı olarak, kronolojide ayrı durumlarda, kabul edilen federal yasaların kopyaları, Rusya Federasyonu Başkanının kanunları, Rusya Federasyonu Hükümetinin kanunları ve Rusya Hükümetinin ilgili toplantı tutanaklarından alıntılar Federasyon veya Başkanlığı oluşturulur.

Rusya Federasyonu Başkanı veya kontrol altındaki Rusya Federasyonu Hükümeti'nin bir eyleminin yerine getirilmesine ilişkin raporlama ve bilgilendirme niteliğindeki tüm belgeler, bu eylem için açılan davada açılır. İşlem yapılmamışsa, raporlama belgeleri cari yıl için kalıcı saklama süresinin yazışma dosyasında dosyalanır.

Farklı davalarda açılan birkaç işlemin kontrolden çıkarılmasına ilişkin bir belge varsa, bu belgenin aslının dosyalandığı davanın sayısını belirterek ilgili davalarda bu belgenin gerekli sayıda kopyası dosyalanmalıdır. .

Kolejlerin belgeleri iki vakada gruplandırılmıştır: kolejin protokolleri ve kararları; yönetim kurulu toplantıları için belgeler.

İdari belgelerle onaylanan yönetmelikler, talimatlar bunlara ek niteliğindedir ve belirtilen belgelerle birlikte gruplandırılmıştır.

Temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişlerinden ayrı olarak gruplandırılır.

Vakadaki protokoller, numaralara göre kronolojik sırada düzenlenmiştir. Ayrı durumlarda gruplandırılmış protokollere ilişkin belgeler, protokol numaralarına göre sistemleştirilir.

Onaylanan planlar, raporlar, tahminler, limitler, tapu listeleri ve diğer belgeler projelerden ayrı gruplanır.

Özlük dosyalarındaki belgeler, teslim alındıkları şekliyle düzenlenir.

Vatandaşların federal yürütme organlarının çalışmaları ile ilgili teklifleri, beyanları ve şikayetleri ile bunların değerlendirilmesi ve yürütülmesi için tüm belgeler, vatandaşların kişisel meselelere ilişkin beyanlarından ayrı olarak gruplandırılır.

Yazışmalar, kural olarak, bir takvim yılı dönemi için gruplandırılır ve kronolojik sıraya göre sistemleştirilir; Yanıt belgesi, talep belgesinin arkasına yerleştirilir. Bir önceki yıl başlayan belirli bir konuda yazışmaya devam edildiğinde, belgeler bir önceki yılın davasının indeksini gösterecek şekilde cari yılın dosyasına dahil edilir.

6.2.7. Federal yürütme organının davaları, kuruluşunda ve yıl sonunda kayda tabidir. Vaka dosyalama - vakayı saklama için hazırlama. Davanın kaydı, kapakta davanın açıklaması, broşür, sayfaların numaralandırılması ve bir sertifika yazısının düzenlenmesi ile ilgili bir dizi çalışmayı içerir. Vakaların kaydı, okul öncesi eğitim kurumu hizmet çalışanları ve sorumluluğu vakaların oluşturulması ve oluşturulması olan ilgili yapısal bölümler tarafından metodolojik yardımla ve federal yürütme organı arşivinin kontrolü altında gerçekleştirilir.

6.2.8. Saklama koşullarına bağlı olarak, vakaların tam veya kısmi kaydı gerçekleştirilir. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumlarında tam kayda tabidir. Tam tasarım davalar şunları sağlar: davanın kapsamının ayrıntılarının öngörülen biçimde kaydedilmesi (Ek N 22); durumdaki sayfaların numaralandırılması; davanın bir kanıt sayfasının hazırlanması (Ek N 23); taslağı hazırlamak gerekli durumlar dahili envanter vaka belgeleri (Ek N 24); davanın açılması veya bağlanması; davanın kapak detaylarında gerekli açıklamaların yapılması.

6.2.9. Sürekli, geçici (10 yıldan fazla) saklama ve personel dosyasının kapağı öngörülen şekilde düzenlenir. Ayrıntılar davanın kapağında belirtilmiştir: federal yürütme organının (kurucu) adı; yapısal birimin adı; vaka numarası (dizin); vaka başlığı; davanın tarihi (ciltler, kısımlar); dosyadaki sayfa sayısı; davanın saklama süresi; vaka dosyası şifresi.

Davanın kapağına konulan gereklilikler şu şekilde düzenlenmiştir: federal yürütme organının adı, aday davada tam olarak belirtilir ve tam adından sonra parantez içinde gösterilen resmi olarak kabul edilen kısaltılmış adı gösterir; yapısal birimin adı - yapısal birimin adı, onaylanan yapıya göre kaydedilir; vaka numarası - davanın sayısal bir tanımı (indeks), federal yürütme organının vakalarının terminolojisine göre eklenir; davanın başlığı - federal arşivin EPC'si ile kararlaştırılan federal yürütme organının davalarının terminolojisinden aktarılır; dava tarihi - büro işlerinde davanın kurulduğu ve tamamlandığı yıl (lar) belirtilir. İdari belgeleri içeren davaların yanı sıra birkaç ciltten (bölümden) oluşan davaların tarihi, dava belgelerinin son tarihleridir, yani. davaya dahil edilen en eski ve en son belgelerin kayıt (düzenleme) tarihleri ​​(gün, ay, yıl). Ayrı bir ciltte oluşturulan dava ekinin tarihi, eki bu cilde yerleştirilen ana belgenin kayıt tarihidir. Bu durumda tarih ve yıl Arap rakamlarıyla gösterilir, ayın adı tam olarak yazıyla yazılır.

Davaya dahil edilen belgelerin güvenliğini sağlamak ve düzenleme sırasını belirlemek için, tanık kağıdı ve dahili envanter dışındaki tüm sayfaları numaralandırılmıştır. Sayfalar yukarıdan aşağıya basit bir kalemle numaralandırılır, numaralar sayfanın sağ üst köşesine yazılır.

Bir ucundan ciltlenmiş büyük bir sayfa, sağ üst köşede bir sayfa olarak numaralandırılır.

Basılı yayınlar da dahil olmak üzere kendi sayfa numaralandırmasına sahip belgeler genel sıraya göre numaralandırılır.

Birkaç cilt veya bölümden oluşan vaka sayfaları, her cilt veya bölüm için ayrı ayrı numaralandırılır.

Dosyada bağımsız bir sayfayı temsil eden fotoğraflar, çizimler, diyagramlar ve diğer açıklayıcı ve spesifik belgeler arka tarafta sol üst köşede numaralandırılmıştır.

Kutuya eklenen ekleri olan zarflar numaralandırılır: önce zarf, ardından zarftaki her ek bir sonraki numarayla birlikte.

Bir klasörde alınan davanın ekleri, bağımsız bir cilt olarak düzenlenir ve ayrı ayrı numaralandırılır.

Sayfaların numaralandırılması tamamlandıktan sonra, kasanın sonunda bulunan bir sertifika yazısı düzenlenir. Sertifika yazısı, davanın ayrı bir sayfa onaylayıcısında davada düzenlenir. Sertifika yazıtında, sayı ve yazı ile bu durumda yaprak sayısı, ayrı ayrı belgelerin özellikleri (çizimler, fotoğraflar, çizimler vb.) belirtilir.

Sertifika yazısı, imzanın kodunun çözülmesini, derleme konumunu ve tarihini gösteren derleyicisi tarafından imzalanır. Kutudaki yaprak sayısı, son kitabe göre kutunun kapağında belirtilmiştir.

Gerekli "vaka saklama süresi", standart belgeler listesinde veya federal organın faaliyetlerinde oluşturulan belgeler listesinde belirtilen saklama süresi ile kontrol edildikten sonra ilgili dava terminolojisinden davanın kapağına aktarılır, depolama sürelerini gösterir.

Kalıcı depolama işlerinde şöyle yazılır: "Daimi olarak saklayın."

Daimi saklama kasalarının kapaklarındaki davanın arşiv şifresi (stok numarası, envanter numarası ve envantere göre dava numarasından oluşur) ancak bu davalardan sonra siyah mürekkeple federal yürütme organı arşivine yapıştırılır. ilgili federal arşivin EPC'si tarafından onaylanan özet envanterlerin yıllık bölümlerine dahil edilmiştir (bundan önce bir kalemle işaretlenmiştir).

Kalıcı depolama için dosyaların kapaklarında, dosyaların aktarılacağı federal arşivin adı, federal arşivin kodları ve Tüm Rusya İşletmeler ve Kuruluşlar Sınıflandırıcısına göre federal yürütme organı için bir yer sağlanmıştır. (OKPO) ve Tüm Rusya Devlet Makamları ve İdaresi Sınıflandırıcısı (OKOGU).

Yıl sonunda, sürekli ve geçici (10 yıldan fazla) saklama durumlarının kapaklarındaki ibarelerde açıklamalar yapılır: kapaktaki olguların başlığı dosyalanan belgelerin içeriğiyle uyuşmuyorsa, değişiklikler ve davanın başlığına eklemeler yapılır.

Kapağa kurucu ve şube adları, yıl ve vaka numarası basılabilir.

6.2.10. Muhasebesi bu belgelerin özelliklerinden (özellikle değerli dosyalar, kişisel dosyalar, vb.) derlenir.

Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama durumları için, başlıkları belgelerin spesifik içeriğini açıklamayan belge türlerine göre oluşturulmuşsa, dava belgelerinin dahili bir envanteri de derlenir.

Davanın belgelerinin dahili bir envanterini çıkarma ihtiyacı, federal yürütme organında ofis işleri yürütme talimatları ile belirlenir. Dahili envanter, dava belgelerinin seri numaraları, dizinleri, tarihleri, başlıkları ve her belgenin bulunduğu dava sayfalarının numaraları hakkında bilgi içeren, oluşturulan forma göre ayrı bir sayfada düzenlenir. Dahili envanter için, içinde yer alan belgelerin sayısını ve dahili envanterin yaprak sayısını sayı ve yazı ile gösteren son bir giriş yapılır.

Davanın belgelerinin dahili envanteri, imzanın kodunun çözülmesini, envanterin derlenme konumunu ve tarihini gösteren derleyici tarafından imzalanır. Derleyici tarafından onaylanan dava belgelerinin dahili envanteri, kasanın ön kapağının iç tarafına üst kenardan yapıştırılır.

6.2.11. Davayı oluşturan belgeler, tüm belgelerin metninin olası serbest okunması dikkate alınarak, kartondan yapılmış veya ciltlenmiş sert bir kapakta dört delik üzerine dosyalanır. Dosyalama (ciltleme) için kasalar hazırlanırken, belgelerden metal tutturucular (iğneler, ataçlar) çıkarılır.

Geçici (10 yıla kadar dahil) depolama vakaları klasörlerde saklanabilir, kasadaki belgeleri yeniden düzenlemeyin, kasanın sayfalarını numaralandırmayın, sertifika yazıları hazırlamayın.

6.3. Belgelerin operasyonel depolama organizasyonu

6.3.1. Dosyalar, kuruluş anından federal yürütme organının arşivine aktarılana kadar, oluşturuldukları yerde saklanır.

Yapısal bölümlerin başkanları ve ofis işlerinden sorumlu çalışanlar, belgelerin ve vakaların güvenliğini sağlamakla yükümlüdür.

Belgeler için operasyonel aramayı artırmak amacıyla, kasalar, kasaların terminolojisine uygun olarak dolaplara yerleştirilir. Kasaların terminolojisi veya ondan bir alıntı kabinin içine yerleştirilmiştir.

Kılıfların kapaklarının sırtlarında, kılıfların isimlendirilmesine göre indeksler belirtilmiştir.

Tamamlanan kalıcı ve uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama süreleri, oluşturuldukları yerde üç yıl süreyle saklanır ve ardından federal yürütme organının arşivine aktarılır.

6.3.2. Vakaların diğer birimlere verilmesi, okul öncesi eğitim kurumu başkanının izni ile yapılır. İş için departman çalışanlarına dava verilmesi makbuz karşılığında yapılır. Düzenlenen durum için yedek kart düzenlenir. Yapısal birimi, davanın dizinini, veriliş tarihini, davanın kime verildiğini, iade tarihini gösterir, davanın alınması ve kabulü için makbuzlar için sütunlar sağlanır.

Yapısal birimlerin çalışanlarına bir aydan fazla olmayan bir süre için geçici kullanım için davalar verilir. Belirtilen sürenin sona ermesinden sonra, kasa saklandığı yere iade edilmelidir.

Yasalara göre, federal yürütme organı başkanının veya PEI hizmetinden sorumlu yardımcısının izniyle yazılı talepleri temelinde üçüncü taraf kuruluşlara davalar verilir.

Belgelerin kalıcı depolama dosyalarından geri çekilmesine istisnai durumlarda izin verilir ve federal yürütme organı başkanının izniyle yapılır, belgenin onaylı bir kopyası ve dosyada asıl belgenin verilmesinin gerekçelerine ilişkin bir yasa bırakılır.

VII. Arşivde saklanmak üzere belgeleri aktarma prosedürü

Federal yürütme organının belgeleri federal mülktür ve değerlerinin Federal Arşiv Ajansı tarafından belirlenen şekilde incelenmesinden sonra, kalıcı depolama için Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bir parçası olarak federal arşive zorunlu olarak devredilebilir.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun devlet mülkiyetiyle ilgili belgelerinin ve pratik öneme sahip geçici (10 yıldan fazla) saklama süresi belgelerinin yanı sıra personel, bunların muhasebesi, kullanımı, seçimi ve devir için hazırlanmasına ilişkin belgelerin saklanması için kalıcı depolama için, federal organ yürütme organı bir arşiv oluşturur.

Federal yürütme organının arşivinde saklanmak üzere belgelerin hazırlanması, DOE hizmetinin ve kayıt tutma, belgelerin değerinin incelenmesi, davaların oluşturulması ve işlenmesi, envanterlerin derlenmesi için yapısal bölümlerde sorumlu kişilerin çalışmalarını içerir. Belgelerin tahsisine ilişkin dava ve işlemler ve imha davaları.

7.1. Belgelerin kıymetinin incelenmesi

7.1.1. Belgelerin değerinin incelenmesi - belgelerin saklanma sürelerini belirlemek ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na dahil edilmek üzere seçmek için değerlerine ilişkin kriterlere dayalı olarak belgelerin incelenmesi.

7.1.2. Evrak aşamasında federal yürütme organındaki belgelerin değerinin incelenmesi şu şekilde gerçekleştirilir: davaların isimlendirilmesi derlenirken; dava oluşturma ve belgelerin davalara atfedilmesinin doğruluğunu kontrol etme sürecinde; federal yürütme organının arşivine aktarılacak davaları hazırlarken.

7.1.3. Federal yürütme organında belgelerin değerinin bir incelemesini organize etmek ve yürütmek için, kalıcı bir merkezi uzman komisyonu (bundan sonra MSK olarak anılacaktır) ve gerekirse, yapısal bölümlerde uzman komisyonları (bundan sonra AK olarak anılacaktır) oluşturulur. .

7.1.4. MSK'nın (AK) işlevleri ve hakları ile çalışmalarının organizasyonu, federal yürütme organı başkanı (MSK için) ve yapısal birim başkanı (AK için) tarafından onaylanan hükümlerle belirlenir. ). MSK ile ilgili düzenleme, onaylanmadan önce Federal Arşiv Ajansı ile anlaşmaya tabidir.

7.1.5. Kalıcı ve geçici depolama için belgelerin değerinin incelenmesi, doğrudan federal yürütme organının yapısal alt bölümlerinde doğrudan MSK (EC) ile birlikte doğrudan kayıt tutmaktan sorumlu kişiler tarafından yapılır. metodolojik rehberlik Arşiv.

7.1.6. Belgelerin değeri incelenirken, federal yürütme organının arşivine aktarılmak üzere kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama dosyaları seçilir; ile vaka seçimi zaman çerçeveleri depolama ve "İhtiyaca kadar" olarak işaretlenmiş, yapısal bölümlerde daha fazla depolamaya tabi; saklama süresi dolmuş önceki yıllara ait davaların imhası için tahsisat.

7.1.7. Kalıcı saklama için belgelerin seçimi, saklama sürelerini gösteren belge listeleri ve federal yürütme organının davalarının isimlendirilmesi temelinde, davalar tek tek incelenerek gerçekleştirilir. Daimi saklama hallerinde, belgelerin iki nüshaları, taslakları, belgelerin şekilsiz örnekleri ve geçici saklama süreleri ile konuya ilişkin olmayan belgelere el konulur. Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına ilişkin nihai karar, federal yürütme organının Merkez Yürütme Komitesi tarafından verilir.

7.1.8. Belgelerin değer incelemesinin sonuçlarına göre, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumlarının envanterleri ve ayrıca imha durumlarının tahsisine ilişkin eylemler düzenlenir.

7.1.9. Davanın envanteri - arşiv fonunun depolama birimlerinin, koleksiyonların sistematik bir listesini içeren ve bunların muhasebesi ve içeriğin açıklanması için tasarlanmış bir arşiv dizini. Ayrı bir envanter, bağımsız brüt (sıralı) tamamlanmış numaralandırmaya sahip vakaların bir listesidir.

7.1.10. Stoklar, kalıcı saklama kutuları için ayrı ayrı derlenir; geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları; personel konuları; geçici (10 yıla kadar) depolama durumlarında, envanterler derlenmez.

7.1.11. Her yapısal birimdeki federal yürütme organında, kalıcı depolama için dosya envanterleri, federal yürütme organı arşivinin doğrudan metodolojik rehberliği altında yıllık olarak derlenir. Bu envanterlere göre belgeler federal organın arşivine teslim edilir.

Yapısal alt bölümler tarafından hazırlanan vaka envanterleri, federal yürütme organının federal organ arşivi tarafından hazırlanan ve buna göre devlet saklaması için davaları uygun mercilere sunduğu konsolide dava envanterinin hazırlanmasına temel teşkil eder. federal arşiv.

7.1.12. Yapısal alt bölümlerin vakalarının envanterleri öngörülen biçimde (Ek N 25) derlenir ve büro işlerinin tamamlanmasından sonra en geç üç yıl içinde federal yürütme organının arşivine sunulur.

7.1.13. Bir yapısal birimin kasalarının envanterinin tanımlayıcı maddesi aşağıdaki unsurları içerir: envantere göre kasanın seri numarası (hacim, kısım); vaka indeksi (ciltler, kısımlar); vaka başlığı (ciltler, bölümler); davanın tarihi (ciltler, kısımlar); dosyadaki sayfa sayısı (hacim, parçalar); dava tutma süresi.

7.1.14. Vakaların bir envanterini derlerken, aşağıdaki gereklilikler gözetilir: her vaka, bağımsız bir şekilde envantere girilir. seri numarası(vaka birkaç ciltten (bölümden) oluşuyorsa, ayrı bir ciltte oluşturulan davanın eki de dahil olmak üzere her cilt (bölüm), envantere bağımsız bir numara altında girilir; envanterdeki vakaları numaralandırma sırası şöyledir: brüt; envanterin sütunları, kasanın kapağındaki bilgilerle birebir doldurulur; aynı başlıklara sahip kasalar üst üste envantere girilirken, ilk kasanın başlığı tam olarak yazılır ve tümü diğer homojen durumlar "aynı" kelimesiyle belirtilirken, vakalarla ilgili diğer bilgiler envantere tam olarak girilir (envanterin her yeni sayfasında, başlık tam olarak yeniden üretilir); envanter sütunu "not" davaların kabulünü, özelliklerini işaretlemek için kullanılır Fiziksel durumu, gerekli eyleme atıfta bulunarak davaların diğer yapısal bölümlere devredilmesi, kopyaların mevcudiyeti vb.

7.1.15. Envanterin sonunda, son betimleyici maddeden sonra, envanterde yer alan vaka sayısını, envanterdeki ilk ve son vaka sayısını ve ayrıca envanterde yer alan vaka sayısını gösteren (sayı ve yazı ile) son bir giriş yapılır. Envanterdeki vakaların numaralandırılmasının özelliklerini (harfli sayılar ve eksik sayılar) belirtir.

7.1.16. Yapısal birimin işlerinin envanteri, pozisyonunu belirten derleyici tarafından imzalanır, DOE servisi başkanı ile kararlaştırılır ve yapısal birim başkanı tarafından onaylanır.

Federal organın yapısal alt bölümünde bir EC varsa, davaların envanteri onayından önce AK ile kararlaştırılmalıdır.

7.1.17. Kuruluşun yapısal bölümünün işlerinin envanteri iki nüsha halinde derlenir, bunlardan biri dosyalarla birlikte federal yürütme organının arşivine aktarılır ve ikincisi yapısal alt bölümde bir kontrol kopyası olarak kalır. Yapısal alt bölümde bir EC varsa, envanterin bir kopyası incelenmek ve onaylanmak üzere AK'ye gönderildiğinden, davaların envanteri üç nüsha halinde derlenir.

7.1.18. İlgili imha süresi için belgelerin seçimi ve bunların imha için tahsisine ilişkin bir kanunun hazırlanması (Ek N 26), aynı süre için kalıcı saklama davalarının özet envanterlerinin derlenmesinden sonra gerçekleştirilir. Bu envanterler ve eylemler, aynı zamanda federal yürütme organının MSK (AK) toplantısında değerlendirilir. Federal yürütme organının CEC (EC) tarafından onaylanan eylemleri, yalnızca ilgili federal arşivin uzman ve doğrulama komisyonunun (bundan sonra EPC olarak anılacaktır) onayından sonra federal yürütme organı başkanı tarafından onaylanır, kalıcı envanterler saklama kutuları; bundan sonra kuruluş, bu eylemlerde yer alan davaları belirlenen prosedüre göre imha etme hakkına sahiptir.

7.1.19. Belgelerin imha için tahsisine ilişkin bir yasa, kural olarak, tüm federal yürütme organının işleri için hazırlanır. Kanun birkaç yapısal bölümü içeriyorsa, o zaman her bir yapısal bölümün adı, bu bölümün durumlarının başlıklar grubundan önce belirtilir.

7.2. Belgelerin hazırlanması ve arşive aktarılması

7.2.1. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel belgelerinin yürütüldüğü dosyalar federal yürütme organının arşivine aktarılır. Transferleri sadece vakaların açıklamalarına göre yapılır.

7.2.2. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama belgelerine sahip davalar, ofis işlerinde tamamlandıktan sonra en geç üç yıl içinde federal yürütme organının arşivine aktarılır.

7.2.3. Geçici (10 yıla kadar dahil) depolama vakaları, kural olarak, federal yürütme organının arşivine aktarılamaz. Yapısal bölümlerde depolanırlar ve depolama süresinin sona ermesinden sonra öngörülen şekilde imhaya tabi tutulurlar.

7.2.4. Davaların federal yürütme organının arşivine aktarılması, arşiv tarafından derlenen, yapısal bölüm başkanlarıyla kararlaştırılan ve okul öncesi eğitim kurumu başkanı tarafından onaylanan programa göre gerçekleştirilir.

7.2.5. Yapısal bir birim tarafından federal yürütme organının arşivine transfer edilmek üzere davaların hazırlanması sürecinde, arşiv çalışanı, oluşumlarının doğruluğunu, yürütülmesini ve envantere dahil edilen dava sayısının dava sayısına uygunluğunu önceden kontrol eder. federal yürütme organının davalarının terminolojisine uygun olarak dosyalanmıştır. Denetim sırasında tespit edilen tüm eksikliklerin oluşumunda ve icrasında, yapısal birim çalışanları tarafından giderilmesi zorunludur.

7.2.6. Her dosya, yapısal birim çalışanının huzurunda federal yürütme organı arşiv başkanı tarafından kabul edilir. Aynı zamanda envanterin her iki nüshasında da içinde yer alan her bir vakaya karşı, vakanın varlığına dair not düşülür. Envanterin her nüshasının sonunda, fiilen kabul edilen dava sayısı, davaların kabul ve devir tarihi ile federal yürütme organı arşiv başkanının ve davaları devreden kişinin imzaları bulunur. rakamlarla ve kelimelerle belirtilir.

Davalarla birlikte, belgeler ve (veya) yazılımlar için kayıt dosya dolapları ve aktarılan belgelerin kaydı ve yürütülmesi hakkında bilgi içeren veritabanları federal yürütme organının arşivine aktarılır. Her dosya dolabının veya veritabanının başlığı envantere dahil edilir.

7.2.7. Federal yürütme organının yapısal bir bölümünün tasfiyesi veya yeniden düzenlenmesi durumunda, tasfiye önlemleri süresince bu yapısal bölümün kayıt yönetiminin korunmasından sorumlu kişi, mevcut tüm belgeleri dosyalara dönüştürür, dosyaları düzenler ve transfer eder saklama süresinden bağımsız olarak federal yürütme organının arşivine aktarılır. Vakaların devri, vakaların açıklamalarına ve vakaların terminolojisine göre gerçekleştirilir.

1 Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının emri olan kararname taslağı metninin yerleştirilmesi gerekiyorsa, "Başlık", "Metin", "İmza" ve "Yayın yeri" ayrıntıları arasındaki aralıkların azaltılmasına izin verilir. bir sayfa.

2 Rusya Adalet Bakanlığı'nın vardığı sonuca göre, GOST R 6.30-2003, devlet kaydı gerektirmediği kabul edilmektedir (Rusya Adalet Bakanlığı'nın 04.04.2003 N 07/3276-YuD tarihli mektubu).

3 Federal yürütme organının takdirine bağlı olarak belirtin.

Federal Yürütme Makamlarındaki Evrak İşlerine İlişkin Standart Talimatlar Hakkında

19 Ocak 2005 N 30 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Federal Yürütme Makamlarının Etkileşimine İlişkin Model Yönetmeliğin 11.1 paragrafına göre (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 4, Madde 305) I emir:

1. Federal yürütme makamlarında ofis işleri için ekteki Model Talimatları onaylayın.

2. Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na 26 Aralık 2000 tarihinde tescil edilen 27 Kasım 2000 N 68 tarihli "Federal Yürütme Organlarında Büro Çalışmalarına İlişkin Standart Talimatların Onaylanması Üzerine" Rusya Federal Arşiv Hizmetinin Emri, kayıt N 2508, geçersiz olarak tanımak için.

3. Bu emrin yerine getirilmesinin kontrolünü Bakan Yardımcısı D.M. tutarlar.

Bakan A.Ş. sokolov

Kayıt N 7418

STANDART TALİMATLAR

FEDERAL YÖNETİM KURUMLARINDA BÜRO YÖNETİMİ İÇİN

I. Genel hükümler

II. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar

2.1. Rusya Federasyonu yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.2. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının taslak kanunlarının hazırlanması ve icrası

2.3. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin taslak kanunlarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.4. Federal yürütme organının düzenleyici yasal düzenlemelerinin taslağının hazırlanması ve yürütülmesi

2.5. Belge biçimleri

2.6. Federal yürütme organlarında belge hazırlama sürecinde ayrıntıların kaydı

2.7. Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri

2.7.1. emir, düzen

2.7.2. Yönetmelikler, kurallar, talimatlar

2.7.3. Protokol

2.7.4. hizmet mektupları

III. Belge dolaşımının organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi

3.1. Belge akışının organizasyonu

3.2. Belge tesliminin organizasyonu

3.3. Gelen evrakların alınması, işlenmesi ve dağıtımı

3.4. Gönderilen belgelerin işlenmesi ve iletilmesi organizasyonu

3.5. Dahili belgeleri geçirme prosedürü

3.6. Belge sayısının muhasebesi

3.7. Belgelerle uygulayıcıların çalışması

IV. Belge arama motoru

4.1. Belgelerin kaydı

4.2. Arama sisteminin belgelere göre organizasyonu

V. Belge yürütme kontrolü

VI. Ofis işlerinde belgelerle işin organizasyonu

6.1. Vakaların terminolojilerinin derlenmesi

6.2. Davaların oluşumu ve icrası

6.3. Belgelerin operasyonel depolama organizasyonu

VII. Arşivde saklanmak üzere belgeleri aktarma prosedürü

7.1. Belgelerin kıymetinin incelenmesi

7.2. Belgelerin hazırlanması ve arşive aktarılması

Ek N 1 Tasarının örnek taslağı

Ek N 2 Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi taslağının örnek tasarımı

Ek N 3 Rusya Federasyonu Hükümeti karar taslağının örnek tasarımı

Ek N 4 Federal hizmet kararının uygulama örneği

Ek N 5 Bakanlık emrinin icra örneği

Ek N 6 Bir federal teşkilatın emrinin yerine getirilmesi örneği

Ek N 7 Bakanlık emrinin icra örneği

Ek N 8 Örnek hüküm

Ek N 9 Tam protokolün örnek kaydı

Ek N 10 Kısa bir protokolün kayıt örneği

Ek N 11 Genel örnek tasarım boyuna boşluk Federal ajans

Ek N 12 Genel örnek tasarım köşe boşluğu Federal ajans

Ek N 13 Bakanlık yazısı köşe formunun örnek tasarımı

Ek N 14 Federal bir kurumdan gelen bir mektubun köşe formunun örnek tasarımı

Ek N 15 Bakanlık yazısının boyuna formunun tasarım örneği

Ek N 16 Bir federal kurumdan gelen bir mektubun uzunlamasına formunun örnek tasarımı

Ek N 17 Bir bakanlık görevlisi için örnek form

Ek N 18 Bir federal kurumun görevlisi için örnek form

Ek N 19 Belge akış sertifikası formu

Ek N 20 Federal yürütme organının yapısal biriminin davalarının terminolojisi formu

Ek N 21 Federal yürütme organının davalarının terminolojisi formu

Ek N 22 Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) saklama durumunda teminat formu

Ek N 23 Davanın tanık belgesi formu

Ek N 24Dava belgelerinin dahili envanterinin formu

Ek N 25 Yapısal birimin kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumlarının envanter formu

Ek N 26 Saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsise ilişkin kanun şekli

I. Genel hükümler

1.1. Federal yürütme organlarındaki büro işleri için standart talimat, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 19.01.2005 N 30 sayılı "Federal Yürütme Makamlarının Etkileşimine İlişkin Model Yönetmelikler Hakkında" Kararnamesi uyarınca geliştirilmiştir (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 4, Madde 305), federal yasalar, Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti kararları temelinde.

1.2. Federal Yürütme Organlarındaki Evrak İşlerine İlişkin Standart Talimat (bundan sonra Standart Talimat olarak anılacaktır), federal yürütme makamlarında - bakanlıklar, hizmetler, ajanslar.

1.3. Federal yürütme makamları, 28 Temmuz 2005 N 452 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme makamlarının iç organizasyonuna ilişkin Model Yönetmelikler temelinde büro işlerini organize eder ve yürütür (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 31, Art. 3233), evrak işleri, federal yürütme makamlarının düzenlemeleri, diğer düzenleyici ve metodolojik belgeler ve bu Standart Talimat hakkında bireysel talimatlar.

Ofis çalışması için bireysel talimatlar, Federal Arşiv Ajansı ile yapılan anlaşmanın ardından federal yürütme organlarının başkanları tarafından onaylanır.

1.4. Model Talimatlarının hükümleri, otomatik (bilgisayar) teknolojiler kullanılarak gerçekleştirilen, hazırlanması, kaydedilmesi, muhasebesi ve yürütme kontrolü dahil olmak üzere, ortam türünden bağımsız olarak belgelerle çalışmanın organizasyonu için geçerlidir.

Federal yürütme organında kullanılan belgesel bilgileri işlemek için otomatik teknolojiler, bu organın ofis işleri için talimatların gerekliliklerini karşılamalıdır.

1.5. Sınırlı dağıtıma sahip resmi bilgileri içeren belgelerle çalışma kuralları, 3 Kasım 1994 tarih ve 1233 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarında sınırlı resmi bilgilerin ele alınmasına ilişkin prosedüre ilişkin Yönetmelikte belirlenmiştir (Toplanan Mevzuat Rusya Federasyonu, 2005, N 30 (bölüm II), madde 3165).

1.6. Birleşik bir teknik politikaya ve belgelerle çalışırken modern teknik araçların kullanımına dayalı olarak belge yönetim sisteminin organizasyonu, bakımı ve iyileştirilmesi, metodolojik rehberlik ve federal yürütme organının alt bölümlerinde belgelerle çalışmak için belirlenen prosedüre uygunluğun kontrolü. federal yürütme organının dokümantasyon yönetimi desteği (bundan sonra DOW hizmeti olarak anılacaktır) işlevleriyle emanet edilen yapısal birim tarafından yürütülür.

II. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar

2.1. Rusya Federasyonu yasa tasarılarının hazırlanması ve yürütülmesi

2.1.1. Yerleşik faaliyet alanında devlet politikası ve yasal düzenleme geliştirme işlevlerini yerine getiren federal yürütme makamları, Rusya Federasyonu mevzuatı, Hükümetin yasama faaliyetleri için planlar ve ilgili talimatlar uyarınca federal yasa taslakları geliştirir. hem de kendi inisiyatifleriyle.

2.1.2. Rusya Federasyonu Hükümetine sunulmak üzere hazırlanan faturalar, standart A4 kağıdına N 15 yazı tipinde yazdırılır.

Yasa taslağının ilk sayfasında, metin alanının üst ve sağ sınırları içinde "Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından getirilmiştir" notu yer almaktadır. İşaret 1 aralıkla yazdırılır ve sol kenarlığa hizalanır.

İşaretten itibaren 24 nk bir satır aralığında, metin alanının sağ kenarına "Proje" kelimesi yazdırılır.

2.1.3. Tasarıda şu ayrıntılar yer alıyor:

Devletin adı - Rusya Federasyonu - büyük harflerle basılmıştır ve koyu renkle vurgulanmıştır. Ortaya hizalanmış.

Kanun türünün adı - Federal Anayasa Kanunu veya Federal Kanun - ilk şarttan 24 pt'lik bir satır aralığı ile ayrılır, büyük harflerle ve N 17'den büyük olmayan yazı tipi boyutuyla yazdırılır ve vurgulanabilir. gözü pek. Ortaya hizalanmış.

Başlık, önceki gereklilikten 36 nk satır aralığı ile ayrılır ve 1 satır aralığı ile koyu renkle vurgulanarak ve ortalanarak yazdırılır. Büyük harfle yazılır ve "Ne hakkında?" Sorusuna cevap verir. bir yasa çıkarıldı veya yasanın adı verildi (örneğin: Rusya Federasyonu Tahkim Usul Yasası). Başlığın sonunda nokta yoktur.

Mevcut kanunlarda değişiklik yapılmasına ilişkin kanun taslağının başlığında, değişikliğin nedenlerinin veya değişikliklerin yapıldığı özel normun belirtilmesi ve aynı normda tekrarlanan değişiklikler olması durumunda, ek olarak hangi normda yapıldığının belirtilmesi gerekir. kısmı değiştirilir.

Örneğin:

Rusya Federasyonu Arazi Kanununun kabul edilmesiyle bağlantılı olarak idari suçlara ilişkin Rusya Federasyonu yasama işlemlerinde değişikliklerin getirilmesi hakkında

Rusya Federasyonu Medeni Kanununun 855. Maddesinin 2. Fıkrasının Bütçeye ve Bütçe Dışı Fonlara Yapılan Ödemelere İlişkin Olarak Değiştirilmesi Hakkında

Metin, başlıktan 36 - 48 nk satır aralığı ile ayrılır ve 24 nk satır aralığında yazdırılır.

Tasarının metin kısmı, önsöz ve ana kısım olarak ikiye ayrılabilir.

Tasarı metninin ana kısmı bölümlere, bölümlere, alt bölümlere, bölümlere, paragraflara, makalelere ayrılabilir.

Bölüm ve bölüm başlıkları büyük harflerle kalın ve ortalanmış olarak yazılır. Başlığın sonunda nokta yoktur. Rakamlar Romen rakamlarıyla yazılır.

Örneğin:

Bölüm I
Mülkiyet ve diğer ayni haklar

Alt bölüm, Romen rakamlarıyla gösterilen bir seri numarasına ve bir başlığa sahiptir. Alt bölüm tanımı, bir paragraf girintisinden büyük harfle yazdırılır. Alt bölümün adı kalın yazı tipiyle yazdırılır.

Örneğin:

Alt Bölüm I. Borçlara İlişkin Genel Hükümler

Bölümler Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır ve başlıkları vardır. Bölüm adı, bir paragraf girintisi ile büyük harfle yazdırılır. Bölüm başlığı, bir satırda kalın harflerle, ardından bir nokta gelecek şekilde numaranın belirtilmesi ile yazdırılır.

Örneğin:

Bölüm 5. Haklar, görevler ve sorumluluklar

Paragraf § işareti ile gösterilir, seri numarası vardır, Arap rakamları ve bir başlık ile gösterilir. Paragrafın başlığı, paragraf numarasının belirtilmesiyle tek satırda kalın harflerle büyük harfle yazılır ve ardından nokta konur.

Örneğin:

§ 1. İş ortaklıkları ve şirketler

Makaleler tek bir sürekli numaralandırmaya sahiptir. Makalenin seri numarası Arap rakamları ile belirtilmiştir. Makalenin adı, paragraf girintili büyük harfle yazdırılır. Makalenin başlığı, bir satırda büyük harfle koyu olarak ve ardından bir nokta ile bir sayı ile yazdırılır.

Örneğin:

Madde 33. Belgelendirme

İstisnai durumlarda, bir makalenin başlığı olmayabilir. Yokluğunda, "makale" kelimesi ve sayı kalın harflerle vurgulanmıştır.

İçeriğe bağlı olarak makale kısımlara, paragraflara, alt paragraflara, paragraflara bölünebilir. Parçalar noktalı Arap rakamları ile gösterilir. Maddeler, kapatma parantezi ile Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Alt maddeler Rus alfabesinin harfleri ile bir kapatma parantezi ile gösterilir.

İmza, metinden 36 punto aralıkla ayrılır ve "Rusya Federasyonu Başkanı" kelimesinden oluşur. "Cumhurbaşkanı" ve "Rusya Federasyonu" kelimeleri bir satır aralıkla 2 satır olarak yazılır. Metin alanının sol kenarından "Rusya Federasyonu" kelimeleri yazdırılır ve "Başkan" kelimesi bu kelimelere göre ortalanır.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının ilk adı ve soyadı, kabul edilen yasa Devlet Dumasında hazırlanırken belirtilir.

Vizeler, faturanın alt kısmındaki son sayfasının ön yüzüne yapıştırılmıştır.

Tasarının örnek bir taslağı Ek 1'de verilmiştir.

2.1.4. Kanun taslağına açıklayıcı bir not hazırlanması için gerekenler.

Faturaya ilişkin açıklayıcı not, standart A4 kağıdına N 14 yazı tipinde basılmıştır ve aşağıdaki ayrıntılara sahiptir.

Belge türünün adı - sayfanın üst kenar boşluğunun altına büyük harflerle 24 punto olarak yazdırılır, koyu renkle vurgulanır ve ortalanır.

Başlık önceki niteliğinden 24 nk satır aralığı ile ayrılır, küçük harflerle 1 aralıkla basılır, koyu renkle vurgulanır ve ortalanır. Başlığın sonunda nokta yoktur.

Metnin başlığı, açıklayıcı notu hazırlanan yasa tasarısının tam adını gösterir.

Örneğin:

"Rusya Federasyonu "Kişisel Gelir Vergisi" Yasasının 1. Maddesinde Değişiklik Yapılmasına Dair Federal Yasa Tasarısına

Metin, başlıktan 24 - 36 nk satır aralığı ile ayrılır ve metin alanının sol kenarından 1,25 cm uzaklıkta 18 nk aralıkla yazdırılır.

Metin, tasarının ayrıntılı bir açıklaması, hedefleri, ana hükümleri, mevcut mevzuat sistemindeki yeri ve ayrıca sosyo-ekonomik ve diğer sonuçlarının bir tahmini dahil olmak üzere bir yasa tasarısının kabul edilmesi ihtiyacının gerekçesini içermelidir. benimsenmesi.

2.2. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının taslak kanunlarının hazırlanması ve icrası

Ofis işleri ve evrak akışı (2019) nedir? Ders kitabı, hem de modern ekonomik sözlük, iş akışını, ilgili tüm tarafları bilgilendirmeyi, alınan kararları onlara iletmeyi ve muhasebe ve kontrol yapmayı mümkün kılan bilgi teknolojisi zincirleri boyunca belgelerin derleyicileri ve yürütücüleri arasındaki hareketi olarak tanımlar. Buna karşılık, ofis işi, dokümantasyonun sürdürülmesi, güncellenmesi ve kontrol edilmesi faaliyetleridir.

Modern dünyada ve iş dünyasında bilginin önemi fazla tahmin edilemeyeceğinden, bir kuruluşun ofis işleri ve belge yönetimi önemli bir rol oynamaktadır. Çoğu zaman, karar vermenin doğruluğu ve nihai sonuç, ifadelerin netliğine ve netliğine, evrakların hızına bağlıdır.

Üç tür belge akışı vardır:

• gelen (kuruluşa giren);
• giden (kuruluştan gönderilen);
• dahili (yönetim sürecinde çalışanlar tarafından oluşturulan ve kullanılan belgeler).

işin aşamaları

Kuruluştaki belgelerle çalışmak aşamalara ayrılmıştır.

Gelen için:

• alma ve işleme;
• katip tarafından ön değerlendirme;
• kayıt;
• organizasyonun yönetimi tarafından değerlendirilmesi ve yürütme yönü;
• yürütme kontrolü.

Giden için:

• geliştirme, tasarım;
• kayıt;
• gönderme.

Dahili için:

• geliştirme, tasarım;
• kayıt;
• yanıtların işlenmesi, yürütülmesi, hazırlanması;
• yürütme kontrolü.

Hepsi için:

• belge akış hacimlerinin muhasebesi ve analizi;
• depolamak.

Aşamalardan geçme hızı, doğrudan evrak işlerinin doğruluğuna ve ayrıca kuruluş tarafından onaylanan belge akışı normlarına bağlıdır. Bir kuruluşta belge akışına ilişkin örnek bir düzenleme (2019) aşağıdan indirilebilir.

Ofis işleri için GOST'ler 2019

Şu anda resmi belgelerin yürütülmesi için gereklilikler, Rusya Federasyonu'nun ulusal standardında formüle edilmiştir. Rusya Federasyonu GOST R 6.30-2003 devlet standardının yerini aldı.

Bize göre ofis işlerinde GOST ile tanışmak, başka biri tarafından ayrıntılı olarak açıklanan terminoloji çalışmasıyla başlamakta fayda var. ulusal standart- (GOST ofisi çalışması ve arşivleme), çünkü bu bilgi profesyonel kelime dağarcığını doğru bir şekilde anlamaya ve kullanmaya yardımcı olacaktır.

Makalede kullanılan kavramları tanımlar:

1. Bir belge, tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla birlikte bir taşıyıcıya kaydedilen bilgilerdir.
2. Belgenin yürütülmesi - belgeye gerekli ayrıntıların eklenmesi.
3. Belge özniteliği, belge tasarımının bir öğesidir.

GOST R 7.0.8-2013

Office work-2019: evrak işleri için yeni gereksinimler

Açıklanan tanımları dikkate alarak, resmi belgeleri resmileştirme kurallarını göz önünde bulundurun.

Bu makaleden ofis işleri alanında bir standardın varlığını öğrenenler için GOST bölümlerinin ayrıntılı bir analizi faydalı olacaktır. Deneyimli katipler için, 07/01/2018 ile birlikte yürürlüğe giren değişikliklere aşina olmanızı öneririz.

Metin de dahil olmak üzere her tür ayrıntıyla ilgili kuralları sistemleştiren ve açıklayan yeni önemli bölüm "Belge oluşturmak için genel gereksinimler" hemen dikkat çekiyor:

• sayfa numaraları;
• tercih edilen yazı tipleri ve yazı tipi boyutları;
• paragraf girintisi;
• satır aralığı değeri, harfler ve kelimeler arasındaki boşluk;
• Metin hizalama;
• açısal ve uzunlamasına düzenleme için maksimum hat uzunluğu;
• kalın metin seçim kuralları;
• başlık sayfası düzeni.

Tüm değişiklikler gereksinimleri iyileştirmeyi amaçlamaktadır. Gereksinim listesi genişletildi, eklendi:

• erişim kısıtlama damgası;
• işareti Elektronik İmza;
• yapısal birimin adı - belgenin yazarı;
• kişinin pozisyonunun adı - belgenin yazarı.

Bazı ayrıntılar birleştirilir, örneğin "kuruluşla ilgili referans veriler" değişkeni yalnızca posta adresini ve telefon numarasını değil, aynı zamanda OKPO, PSRN, TIN / KPP'yi de içerebilir.

"İşleme ayrıntıları" bölümü, tanıtım adreslerinin kullanımına ilişkin kurallar ve son görgü kuralları, elektronik imza ve başkan olarak hareket eden kişinin imzası ile tamamlanmaktadır.

GOST (2019) uyarınca örnek sipariş uygulaması

1 Temmuz 2018'de evrak işleri için yeni bir devlet standardı GOST R 7.0.97-2016 “SIBID. Organizasyonel ve idari belgeler. Belgelerin yürütülmesi için gereklilikler "(bundan böyle - GOST R 7.0.97-2016 olarak anılacaktır). Bu, bir kuruluşta evrak işleri için yerel bir düzenleme (LNA) oluşturmak için mükemmel bir nedendir.Makalede, bir talimat oluşturmak için bilgi kaynaklarını, buna hangi bölümlerin dahil edilebileceğini ve ayrıca nasıl uyarlanabileceğini ele alacağız. kullanım kolaylığı.

Ofis işleri için talimatlar - kuruluşun zorunlu iç düzenleyici belgeleri listesine dahil olmayan LNA (istisna - devlet kuruluşları), ancak önemi fazla tahmin edilemez. Elbette kuruluş imajını izlemediği sürece.

TALİMAT OLUŞTURMAK İÇİN KAYNAKLAR

Ofis çalışması için bir talimat oluştururken, aşağıdaki belgelere göre yönlendirilmesi tavsiye edilir:

GOST R 7.0.8-2013 "SIBID. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar” (bundan sonra - GOST R 7.0.8-2013 olarak anılacaktır);

GOST R 7.0.97-2016.

Örnek olarak, departman talimatlarını kullanmanızı öneririz. Örneğin, Rusya Federasyonu gümrük makamlarında ofis işleri ve arşiv işleri için Standart Talimatlar. Bu belge, bilgilerin hem içeriği hem de sunumu için bir temel olarak kullanılabilir.

BÖLÜMLER TALİMATLAR

Talimatlar oluştururken, çoğu, kuruluşun ofis işlerini yürüttüğü ilkelere bağlıdır. Geniş bir şube ağına ve kişiye özel elektronik belge yönetim sistemine sahip küçük ve büyük bir kuruluşun talimatları çok farklı olacaktır.

Talimatın dahil edilebilecek bölümlerini listeliyoruz evrensel talimat(elektronik belgelerin ve bunların dolaşımının şartlı bir kuruluşa yabancı olmadığı gerçeğinden hareket edeceğiz):

1. Genel Hükümler.

2. Terimler ve tanımlar.

3. Evrak gereklilikleri.

4. Belgelerle çalışmanın organizasyonu.

5. Elektronik belgelerle çalışmanın özellikleri.

6. Gelen yazışmaların alınması, işlenmesi, kaydedilmesi ve dağıtılması.

7. Giden belgelerin kaydedilmesi ve gönderilmesi.

8. Belgelerin ve talimatların yürütülmesinin organizasyonu.

9. Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri.

Liste, örneğin "Elektronik belge yönetim sistemi", "Vatandaşların itirazlarıyla çalışmanın özellikleri", "Toplantı kararlarının kaydedilmesi ve uygulanması" vb.

METİN TALİMATLARI

Elbette "kopyala-yapıştır" kombinasyonunu kullanmak en kolay olanıdır. Bütün parçaları GOST'tan, departman LNA'sından ve hatta dost kuruluşların talimatlarından alabilirsiniz. Sadece yapmak zorunda değilsin. Belgenin geliştiricisi ve yaratıcısının metnini son harfine kadar bilmesi gereken biri. Uzun yoldan gitmenizi ve talimatları bölüm bölüm elle yazmanızı öneririz.

Yol boyunca, talimat metni örneklerle sağlanmalı, örneğin "Kuruluşun adı" sahne malzemelerinin nasıl hazırlanacağı - kuruluşunuzun adıyla, başka biriyle değil. "İmza" veya "Visa" ayrıntılarına ilişkin örneklerde, kuruluşta çalışan yetkililerin adlarını göstermelisiniz.

Ek olarak, talimatların manuel olarak yazılması, "Dernek içinde" kelimeleri yerine "devlet yürütme organında" kelimeleri, adlar ve soyadların açıkça bilinmeyen başka bir belgeden olması gibi yanlış anlamaların önlenmesine yardımcı olacaktır.

TALİMATI ÜZERİNE ÇALIŞMA ALGORİTMASI

Ofis işleri için talimatlar üzerinde çalışmak için bir algoritma verelim (Şema).

Taslak talimat, sekreterin kuruluşun yetkililerine onay için sunduğu metnidir. Tabii ki, her kuruluşun farklı belge türleri için kendi koordinatör kişi listesi vardır, ancak ofis işleri için talimatlar büyük olasılıkla herkes tarafından incelenecektir: bu, istisnasız her yapısal birimde kullanılacak olan LNA'dır.

Kararlaştırılan ofis çalışma talimatı metni onay için CEO'ya sunulur.

Bir talimatın uygulamaya konulması, sadece onaylanması ve hatta yapısal bölümlere dağıtılması değildir. Meslektaşlar için faydalı bir referans olması için kılavuzun günlük olarak kullanıldığından emin olunması önemlidir.

TALİMATLARI RAHAT KULLANIM İÇİN NASIL UYARLANIR

Direktör tarafından onaylanan ofis çalışma talimatı, büyük miktarda çalışmanın sonucudur, ancak hepsi bu kadar değil. Şimdi kullanım talimatlarını uyarlamanız gerekiyor. Bunu yapmak için, talimat dosyası MS Word kullanılarak değiştirilmelidir.

Gezinme oluşturma

Talimat metnindeki başlıklar tam olarak başlık olarak işaretlenmişse (bkz. stil MS Word'de) ve yalnızca kalın veya italik değil, belgenin kullanımı daha uygun olacaktır. Bir klavye kısayoluna bastığınızda ctrl+f menü solda açılacaktır Navigasyon, ve kullanıcının istediği bölüme gitmek için başlığa tek bir tıklaması yeterlidir.

Köprü ekleme

Metindeki köprüler, özellikle terimlere ve paragraflara yapılan ekler, kullanıcının talimat üzerindeki çalışmasını büyük ölçüde kolaylaştıracaktır. Örneğin, "Ek No. 4" bağlantısına tıklayıp Ek No. 4'e gitmek (ve yine bir köprü kullanarak geri dönmek), onu metin boyunca aramaktan ne kadar daha kolay.

Tam metin aramasını girin

Tamamlanan ve onaylanan ofis çalışma talimatları değiştirilemeyecek bir formatta kaydedilmelidir. Örneğin, MS Word dosyasını PDF olarak kaydedin. Ardından tam metin araması mevcut olacak, köprüler ve başlıklar çalışacaktır.

GELECEĞİN "PR" TALİMATLARI

İlk kez, ofis çalışması için ilk kez tanıtılan talimatlar, çalışanlar tarafından neredeyse kesinlikle düşmanlıkla algılanacak: yine de, çünkü daha önce hiçbir kural yoktu ve şimdi herkesin hala çalışması gereken koca bir cilt var. Bu tamamen normal bir fenomendir: yönetim dilinde, herhangi bir yeninin benimsenmesi işbirliği hukukuörgütsel değişim denir. Örgütsel değişim, çalışanların direnişi olmadan bir örgütte gerçekleşmez. Önemli olan sabırlı olmak ve bir süre sonra talimatlara alışacak ve kullanmaya başlayacaklar. Ve bu "bir sürenin" daha hızlı gelmesi için küçük numaralar yapabilirsiniz, örneğin:

Böyle bir LNA'nın geliştirildiğini kimseden saklamayın, her fırsatta bunun gerekliliğini vurgulayın;

Meslektaşların dikkatini, evrak işleri için onaylanmış kuralların eksikliğinin yol açtığı durumlara odaklayın. Olumsuz sonuçlar: yönetici belgeyi imzalamadı, mektup devlet kurumunun ofisinde kayıt için kabul edilmedi, yanlış muhasebe nedeniyle önemli bir sözleşme kaybedildi;

Belgelerin hazırlanması konusunda meslektaşların görüşleriyle ilgilenmek. Birinin önerileri varsa - harika, özel bir dikkatle dinlenmeleri gerekir. Fikri somutlaştırmak gerekli değildir, asıl mesele, yazarın kendisinin de talimatla ilgili çalışmaya bir katılımcı olduğunu hissetmesidir - çalışmaları hakkında kötü konuşmazlar. Bu arada, çalışanlar genellikle "dışarıdan" çok pratik düşünceler kusarlar.

ÖZET

1. Federal yürütme makamları için IR'yi, ofis işleri ve departman talimatları için eyalet standartlarına da dayanarak, talimatların geliştirilmesi için bir temel olarak almak daha iyidir.

2. Taslak talimat öncelikle tüm yapısal bölümlerde koordine edilir, ardından genel müdür tarafından onaylanır.

3. Talimat dosyasının kullanım kolaylığı için uyarlanması gerekir: içinde gezinme ve köprüler oluşturulur, sayesinde PDF biçimi tam metin araması yapılabilir.

E.N. Kozhanova, okul öncesi eğitim kurumları ve İK yönetimi uzmanı

Kayıtlı
Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığında
5 Ağustos 1993
N 321

onaylıyorum
emriyle
Rusya Federasyonu Hükümeti
06/24/92 N 1118-r tarihli
Komite Başkanı
Hükümet altındaki Arşivler için
Rusya Federasyonu
R.G.PİKHOYA
6 Temmuz 1992

RUSYA FEDERASYONU BAKANLIKLARINDA VE BÖLÜMLERİNDEKİ BÜRO ÇALIŞMALARI İÇİN STANDART TALİMATLAR

1. Genel Hükümler

1.1. Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve departmanlarında büro işleri için standart talimat, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 24 Haziran 1992 tarihli N 1118-r emri uyarınca Rusya Devlet Arşiv Servisi (Rosarchive) tarafından hazırlanmış ve onaylanmıştır. birleşik bir temelde yönetimin belgesel desteğini iyileştirmek ve yönetim belgelerinin bileşimini ve biçimlerini ve bunlarla çalışmak için teknolojiyi birleştirerek verimliliğini artırmak için<1>.

Standart talimat, yönetim faaliyetlerini belgelemek ve Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve bölümlerinde belgelerle çalışmayı organize etmek için genel gereklilikleri belirler.

1.2. Bakanlıkların ve dairelerin belgeleri devletin malıdır ve onlarla çalışma konuları düzenlenir. yasama işlemleri Rusya Federasyonu, Rusya Federasyonu Başkanı, Bakanlar Kurulu - Rusya Federasyonu Hükümeti; Rusya Devlet Arşiv Servisi'nin düzenleyici ve metodolojik belgeleri, bakanlıklar ve departmanlarla ilgili düzenlemeler.

1.3. Bakanlıklar ve departmanlar, bağımsız olarak geliştirilen bireysel talimatlara ve bu Model Talimatla çelişmeyen diğer düzenleyici ve metodolojik belgelere dayanarak büro işlerini organize eder ve yürütür.

1.4. Bakanlıkların, dairelerin ofis işleri için talimatlar<2>Federal Arşivler ile anlaştıktan sonra liderleri tarafından onaylanmıştır. Bakanlıklar tarafından yönetime belge desteği konularını düzenleyen yürürlükteki mevzuata, düzenleyici ve metodolojik belgelere uyum sağlanması amacıyla koordinasyon sağlanmakta; Rusya Federasyonu Arşiv Fonunun ayrılmaz bir parçası olarak birleşik muhasebe ve bakanlık belgelerinin güvenliğinin sağlanması<3>.

1.5. Model Talimatların hükümleri, ortamları ne olursa olsun, hem geleneksel ofis işleri hem de bilgisayar teknolojisi kullanılarak oluşturulan, makine tarafından okunabilen vb. belgelerle yapılan iş organizasyonu için geçerlidir.

Belgesel bilgileri işlemek için bilgisayar (otomatik) teknolojileri, ofis çalışma talimatlarının gereksinimlerini karşılamalıdır.

1.6. Yönetimin belgeli desteği, birleşik bir ofis işleri sisteminin bakanlığının yapısal bölümlerine uygunluğun kontrolü, belgelerle çalışmanın metodolojik rehberliği ve çalışanların büro işinin temelleri konusunda eğitimi, Yönetim için Belgesel Destek hizmetine atanır ( DOW hizmeti (Ek 1)<4>.

Büro işlerinin düzenlenmesi sorumluluğu, bakanlıkların yapısal bölümlerinde belgelerle çalışmak için belirlenmiş kural ve prosedürlere uygunluk başkanlarına aittir.

Yapısal birimin başkanı, belgelerin zamanında muhasebeleştirilmesini ve geçişini sağlayan, yönetimi yürütme durumu hakkında bilgilendiren, çalışanları kayıt tutma ile ilgili düzenleyici ve metodolojik belgeler hakkında bilgilendiren kayıt tutmaktan sorumlu kişiyi belirler.

Belgelerin, kopyalarının üçüncü taraf kuruluşların çalışanlarına devredilmesine, bakanlık veya yapısal bölümlerin liderliğinin izni ile izin verilir.

Bir çalışan tatile gittiğinde, iş gezisine çıktığında, işten çıkarıldığında veya taşındığında, yapısal birim başkanının talimatıyla sahip olduğu belgeler başka bir çalışana devredilir.

1.7. Okulöncesi eğitim kurumunun hizmet birimlerinin görevleri, işlevleri, çalışma düzeni hükümlerle düzenlenir.

Büro çalışanlarının hak, görev ve sorumlulukları görev tanımları ile belirlenir.

<1>Yönetim dokümantasyon desteği, dokümante edilmiş bir bilgi bankası işlevlerini yerine getirme sürecinde idari aygıt tarafından kullanılmak üzere çeşitli ortamlar üzerinde.

<3>ile nasıl çalışılır gizli belgeler, vatandaşların mektup, beyan ve şikayetleri düzenlenir Özel Talimatlar.

<4>PEI hizmetinin adı ve yapısı, bakanlığın onayladığı yapıya ve PEI hizmetine ilişkin yönetmeliğe (İşlerin Yönetimi, Personel İşleyiş Dairesi, İdare ve Kontrol Daire Başkanlığı vb.) göre belirlenir.

2. Bakanlığın belgeleri

2.1. Bakanlığın faaliyetleri, belge tabanını oluşturan birbiriyle ilişkili bir yönetim belgeleri sistemi tarafından desteklenir. Dokümantasyon tabanının bileşimi, bakanlığın yetkinliği, sorunları çözme prosedürü (tek kişilik veya kolej), bakanlık ile daha yüksek alt ve üçüncü taraf kuruluşlar arasındaki ilişkinin hacmi ve niteliği tarafından belirlenir.

2.2. Rusya Federasyonu bakanlıkları ve bölümleri aşağıdaki idari belgeleri yayınlar: emirler, talimatlar, talimatlar, kararlar<1>, yetkilerine uygun olarak diğer işlemler<2>.

2.3. Bakanlıkların hakları etkileyen düzenlemeleri ve meşru çıkarlar Mevcut mevzuata göre vatandaşlar veya bölümler arası bir karaktere sahip olanlar, Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'nda devlet kaydına tabidir.

2.4. Bilgisayar teknolojisini (CT) etkin bir şekilde kullanmak için, belgeleri ve ayrıntılarını işlemek için tek tip kurallar belirlenir, belgelerin bileşimi, biçimleri ve belgelerle çalışma süreçleri birleştirilir.

Bakanlık, kullanılan belge biçimlerinin sayısını azaltmak için, bu faaliyet alanında çözülen görevlere uygun olarak oluşturulmuş ve bilgi taşıyıcı üzerinde belirli bir sırada yer alan bir dizi ayrıntıyı temsil eden birleşik belge biçimleri (UFD) geliştirmektedir.

UFD, kullanımına izin verilen belge biçimlerinin bir listesi olan "Bakanlığın birleştirilmiş belge biçimleri tablosuna" dahil edilmiştir (Ek 2).

Karne bakanlık başkanı tarafından onaylanır.

Zaman çizelgesinin bakımı, üzerinde değişiklik yapılması, uygulamanın izlenmesi bakanlığa bağlı okul öncesi eğitim kurumu servisi tarafından yapılır. Birleştirilmiş belge formları Tablosunu sürdürmek için sistemin görevlerinin yaklaşık bileşimi Ek'te (Ek 3) tanımlanmıştır.

<1>Karar protokolün bir parçası olarak uygulanabilir.

<2>Bölüm düzenlemelerinin hazırlanmasına ilişkin kurallar, 23 Temmuz 1993 N 722 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti - Bakanlar Kurulu Kararı ile onaylanmıştır.

3. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar

3.1. Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi

Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, yönetim eylemlerinin belirlenmiş kurallarına göre kağıt veya diğer ortamlara sabitlemekten oluşur, örn. yönetim belgelerinin oluşturulmasında.

Dokümantasyon, bilgisayar teknolojisi kullanılırken makine dilinin yanı sıra doğal dilde (telgraflar, telefon mesajları, teletip mesajları vb. dahil olmak üzere el yazısı, daktiloyla yazılmış belgeler) gerçekleştirilir.

Belge aşağıdaki zorunlu ayrıntılara sahip olmalıdır: bakanlığın adı - belgenin yazarı; belge türü adı<1>veya belgenin birleşik bir şekli, metnin başlığı, tarih, dizin, metin, vizeler, imza, belgenin yürütülmesine ilişkin işaret ve davaya gönderilmesi.

Hazırlık ve uygulama sürecinde, detay listesi diğer detaylarla desteklenebilir.<2>, belgenin amacı, işlenmesi vb. Örneğin, devlet kaydına tabi olan departman yönetmeliklerinde gerekli "eyalet kayıt numarası" bulunmalıdır.

<1>Harflerde belirtilmemiştir.

<2>Belgenin ek ayrıntıları şunlardır: yapısal birimin adı - belgenin yazarı; çözüm; onay damgası, bir kopyanın tasdiki üzerine bir işaret; fok; dış onay damgası, başvurunun varlığına dair bir işaret; hedef; iletişim işletme endeksi; posta ve telgraf adresi, abone telgraf numarası, telefon numarası, derleme veya yayın yeri; sanatçının soyadı ve telefon numarası (harfler için zorunludur); kabul işareti; gelen belgenin indeksine ve tarihine referans; verilerin bir makine taşıyıcıya vb. aktarımına ilişkin bir işaret.

3.2. Belge biçimleri

Belgeler, kural olarak, formlar üzerinde hazırlanmalı ve yerleşik bir dizi gerekli ayrıntıya ve sabit bir konum sırasına sahip olmalıdır.<1>.

Belge formları kağıt üzerinde - A3 (297x420 mm), A4 (210x297 mm), A5 (148x210 mm) formatında yapılır.

İki veya daha fazla kuruluş adına oluşturulan belgeler formsuz düzenlenir.

<1>Ayrıntıların organizasyonel ve idari belgelerin formlarındaki yeri, GOST 6.38-90 "Birleşik dokümantasyon sistemleri. Organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümanların yürütülmesi için gereklilikler" ile uyumlu olmalıdır.

3.3. Belgelerin ayrıntılarının kaydı

3.3.1. Eyalet ambleminin görüntüsü

Devlet ambleminin resmi, idari belgeler (kararname, emir, talimat) ve mektupların üst kısmında yer alır.

3.3.2. Bakanlığın adı - belgenin yazarı

Bakanlığın adı, ilgili yönetmeliğe tam olarak uygun olarak belirtilir. Kısaltılmış ad, yalnızca bakanlık yönetmeliğinde resmi olarak sabitlenmişse kullanılır. Kısaltılmış ad, formda tam adından sonra yer alır.

3.3.3. Belge türü adı

Belge türünün adı, bakanlığın yetkinliğine, belgelenmiş yönetim eyleminin içeriğine ve birleştirilmiş belge biçimleri tablosuna karşılık gelmelidir.

3.3.4. Belge metninin başlığı

Belgenin metninin başlığı - belgenin içeriğinin bir özeti. Metnin anlamını doğru bir şekilde ileterek mümkün olduğunca özlü olmalıdır.

Başlık, dilbilgisi açısından belgenin başlığı ile tutarlı olmalıdır. Örneğin: bir işletme yaratma emri (ne hakkında?); kart (ne?) Duran varlıkların hareketi için muhasebe. A5 boyutunda bir belgede metne başlık belirtilmemesine izin verilir. Birleşik bir form temelinde bir belge derlenirken, formun adında yer alan başlığın sabit kısmı, içeriğini belirten değişken bilgilerle desteklenir.

3.3.5. Belge tarihi

Belgenin tarihi imza tarihidir; bir kolej organı tarafından kabul edilen bir belge için - kabul tarihi; onaylanan belge için - onay tarihi. Belgenin tarihi, belgeyi imzalayan veya onaylayan yetkili tarafından eklenir.

Belgeler, metinde veya mevzuatta başka bir tarih belirtilmedikçe, imzalandıkları (veya onaylandıkları) andan itibaren yürürlüğe girer.

Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'nda devlet kaydına tabi olan belgeler, yasal düzenlemelerle belirlenen süreler içinde yürürlüğe girer.<1>

Belgenin imzalanma, onaylanma, onaylanma tarihleri ​​ile metinde yer alan tarihler dijital olarak kaydedilmelidir. Tarih öğeleri, gün, ay, yıl sırayla bir satırda Arap rakamlarıyla verilir. Örneğin: 03/30/93. Mali nitelikte bilgi içeren belgelerin metinlerinde, sözlü-sayısal bir tarih kaydı yöntemi kullanılır: 30 Mart 1993. Metinde atıfta bulunurken Yasal düzenleme veya başka bir belge, tarih aşağıdaki gibi düzenlenir: mektup ... 03.12.93 tarihli.

<1>21 Ocak 1993 N 104 tarihli "Rusya Federasyonu merkezi hükümet organlarının normatif eylemleri hakkında" Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı; Bakanlar Kurulu Kararı - Rusya Federasyonu Hükümeti, 13 Nisan 1993 N 307 tarihli "Bölüm normatif düzenlemelerinin tescili ve yayınlanması hakkında".

Belge dizini, arama görevlerine dayalı olarak durum dizinleri (vaka dizini s.7.7.), sorun kodları, muhabir, belgeyi imzalayan yetkili, icracı, devlet kayıt numarası vb.

Dizini oluşturan parçalar ayrılmıştır.

Belgeleri ve bilgileri indekslemek için bakanlık sınıflandırıcılar geliştirir: belge başlıkları, etkinlik soruları, karşılık gelenler, yapısal alt bölümler, sorumlu uygulayıcılar, mektuplarda yer alan sorular.

Dünyadaki ülkeleri, ürünleri, hizmetleri, para birimlerini vb. kodlamak için uluslararası sınıflandırıcılar kullanılmalıdır.

3.3.7. Belge metni

Bir yönetim belgesinin metni, bir iş dili aracılığıyla ifade edilen yönetim eylemlerinin içeriğidir.

Belgenin metni güvenilir ve gerekçeli bilgiler içermelidir.

Belgenin metni, tutarlı bir metin, bir anket, bir tablo veya bu formların bir kombinasyonu şeklinde düzenlenir.

Belgenin sürekli tutarlı bir metni, yönetim eylemleri hakkında dilbilgisi ve mantıksal olarak tutarlı bilgiler içerir ve kuralların, düzenlemelerin, mektupların, idari belgelerin hazırlanmasında kullanılır.

Anket formu, belirli bir özellik grubuna göre bir nesne hakkında dijital veya sözlü bilgi sunarken kullanılır.

Bir dizi özelliğe göre çeşitli nesneler hakkında dijital veya sözlü bilgi sunarken bir tablonun biçimi kullanılır.

3.3.8. Belge Onayı

Belgenin uygunluğu, geçerliliği, yürürlükteki mevzuata ve yasal düzenlemelere uygunluğunun değerlendirilmesi gerekiyorsa, belge koordine edilir.

Koordinasyon hem bakanlık içinde hem de dışında gerçekleştirilebilir.

Dahili onay, taslak belgenin bir yetkili tarafından onaylanmasıyla resmileştirilir. Vize, kişisel bir imzayı, transkripti ve görülme tarihini içerir; gerekirse onaylayanın konumu belirtilir.

Taslak belgeye yapılan açıklamalar, muhalif görüşler ve eklemeler ayrı bir sayfada belirtilir ve bu, onay sırasında "Açıklamalar eklenmiştir" notuyla belirtilir. Yorumlar belgeyi imzalayan kişiye bildirilmelidir.

Vizeler, bakanlıkta kalan belgelerin kopyalarına, belgenin son sayfasının ön yüzündeki gerekli "imza" nın altına yapıştırılır. Taslak emirler, talimatlar, kararlar ve diğer işlemler, belgenin son sayfasının arka yüzündeki ilk nüshada onaylanmıştır.

3.3.9. belge imzası

Bakanlıkça üst makamlara gönderilen belgeler, başkan veya yokluğunda yardımcıları tarafından imzalanır.

Üçüncü şahıslara gönderilen belgeler<1>bakanlık adına, başkan veya yardımcıları tarafından imzalanır.

Sanayi kuruluşlarına gönderilen belgeler, başkan, yardımcıları ve bakanlığın yapısal daire başkanları tarafından yetkilerine göre imzalanır.

Bakanlığın yapısal alt bölümlerinin başkanları tarafından normatif tasarrufların imzalanmasına izin verilmez.

İmzanın bileşimi şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı, kişisel imza ve transkript.<2>

Örneğin:

Bakan Yardımcısı imzası I.I. Ivanov

Kolej organlarının belgeleri, kolej organı toplantısı başkanı ve sekreter tarafından imzalanır.

Komisyon tarafından hazırlanan belgeler, bunları derleyen kişilerin pozisyonlarını değil, komisyonun oluşumundaki sorumlulukların dağılımını gösterir.

Bir belge birden fazla yetkili tarafından imzalandığında, imzaları bulundukları pozisyona göre birbirinin altına atılır.

Bir belge, eşit konumdaki birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.

Taslak belge üzerinde imzası hazır bulunan görevli yoksa, belgenin onun sıfatıyla hareket eden kişi veya vekili tarafından imzalanması gerekir. Bu durumda, belgeyi imzalayan kişinin fiili konumunu ve soyadını belirtmek gerekir ("vekillik", "vekil" düzeltmeleri daktiloyla veya elle yapılır). Pozisyon başlığından önce "for" edatı veya eğik çizgi koyarak belge imzalamak yasaktır.

<1>Bu paragrafta ve bundan sonraki metinde örgüt, kurumlar, devlet ve diğer teşekküller, bankalar ve diğer yapılar için genelleştirilmiş bir addır.

<2>Formlar üzerinde düzenlenmeyen belgelerde, bakanlığın adı, yapısal biriminde bulunması zorunlu olan "imza", görevin başlığında yer alır.

3.3.10. Belge yürütme işareti

Belgenin icrasına ve davaya sunulmasına ilişkin bir not şunları içerir: icrayı onaylayan bir belge yoksa icra hakkında kısa bilgi veya böyle bir belge mevcutsa tarih ve numarasına bir atıf; "Dosyaya" işareti, belgenin saklanacağı vakanın numarası; tarih; yüklenicinin veya belgenin yürütüldüğü yapısal birimin başkanının imzası.

3.3.11. Dokümanın harici onayı

Belgenin harici onayı uygun damga ile verilir. Onay damgası, belgenin ön yüzündeki imzanın altında yer alır ve "ANLAŞTIRILDI" kelimesini, belge üzerinde anlaşmaya varılan kişinin pozisyonunun adını (kuruluşun adı dahil), kişisel imzayı, şifre çözmeyi içerir. imza ve onay tarihi; veya onayı teyit eden belgenin adı, tarihi ve dizini.

Örneğin:

KABUL

Ulaştırma Bakan Yardımcısı

Rusya Federasyonu

________________

(kişisel imza)

___________________

(baş harfleri, soyadı)

KABUL

Bir toplantı protokolü

________________________________

(kolej organının adı)

KABUL

12/30/93 N 02-15/1247-T

Belgenin içeriği birkaç kuruluşun çıkarlarını etkiliyorsa, onay damgaları ayrı bir "Sözleşme Sayfası" üzerinde bulunabilir. Belge "Sözleşme sayfası eklenmiştir" olarak işaretlenmiştir.

Belgenin içeriğine bağlı olarak koordinasyon aşağıdaki sırayla gerçekleştirilebilir:

belgenin içeriğinden etkilenen bakanlıklarla;

gerekirse, belirli bir alanda (çevre, yangın vb.) devlet daireleri üstü kontrol (denetim) uygulayan kuruluşlarla, kamu kuruluşlarıyla;

daha yüksek makamlarla - mevzuatın yalnızca bu makamların rızasıyla idari işlemler gerçekleştirme imkanı sağladığı durumlarda.

3.3.12. Belge Onayı

Belgeler bakanlık başkanı veya yardımcısı tarafından onaylanır.

Belgelerin onaylanması, onay damgası basılarak veya idari bir belge düzenlenerek (ek talimat ve açıklamaların gerekli olduğu durumlarda) gerçekleştirilir.

Onay damgaları aşağıdaki gibi düzenlenir:

ONAYLAMAK

Devlet Başkanı

Rusya Federasyonu Komitesi

istatistiklere göre

______________________

(kişisel imza)

______________________

(baş harfleri, soyadı)

ONAYLI

bakanlık emri

Rus sağlık

Federasyonlar

3.3.13 Belgenin adreslenmesi

Belgeler kuruluşlara, yapısal bölümlerine veya belirli bir yetkiliye yöneliktir.

Bir belgeyi bir kuruluşa veya yapısal birimine bir yetkili belirtmeden gönderirken, isimleri aday durumda yazılır. Örneğin:

Kültür Bakanlığı

Rusya Federasyonu

Durum Yönetimi

Bir yetkiliye bir belge gönderirken, aday davada kuruluşun adı ve adreste muhatabın konumu ve soyadı belirtilir.

Örneğin:

Eğitim Bakanlığı

Rusya Federasyonu

Durum Yönetimi

Öncü uzman

Petrov A.I.

Kuruluş başkanına bir belgeye hitap ederken, adı muhatabın pozisyonunun adına dahil edilir.

Örneğin:

CEO'ya

Dernek "Agroprom"

İvanov I.I.

Bir belgeyi birkaç homojen kuruluşa gönderirken, adları genelleştirilmiş bir şekilde belirtilmelidir. Örneğin:

Finans departmanlarının başkanları

Rus Komitesi örgütleri

Ticaret federasyonları

Posta Kurallarına uygun olarak tek seferlik muhabirlere belge gönderilirken tam posta adresi belirtilir.

Örneğin:

"Yeni Dünya" dergisinin editörleri

103806, GSP, Moskova, K-6

Maly Putnikovskiy per., 1/2

Belge dörtten fazla muhatap içermemelidir: böyle bir belgenin her kopyası imzalanmalıdır.

Bir belge dörtten fazla adrese gönderildiğinde, bir posta listesi oluşturulur ve her belgeye yalnızca bir alıcı iliştirilir.

Adres, üst makamlara ve daimi muhabirlere gönderilen belgelerde yazılmaz; bu durumlarda önceden basılmış adres zarfları kullanılabilir.

3.3.14. Çözünürlük

Çözünürlük, belgenin yürütülmesi için talimatlar sağlar.

Karar şu unsurları içermelidir: yürütücünün adı (uygulayıcılar), emrin içeriği, yürütme için son tarih, imza, tarih. Bir emrin birden fazla görevliye verildiği hallerde, aksi kararlaştırılmadıkça asıl uygulayıcı, emirde ilk belirtilen kişidir. Yardımcı uygulayıcıları bir araya getirme ve çalışmalarını koordine etme hakkı verilir.

Yürütme için ek talimat gerektirmeyen ve yürütme için standart son tarihlere sahip belgelerde, karar, yürütücüyü, karar yazarının imzasını ve tarihi gösterir.

3.3.15. Belgeye eklerin oluşturulması.

Belgede metinde adlandırılmış uygulamalar varsa, bunlar hakkında aşağıdaki biçimde bir işaret yapılır:

Uygulama: 10 l için. 3 nüsha halinde.

Ekler metinde belirtilmemişse, adlarını, yaprak sayısını ve her birinin kopyalarını listelemek gerekir.

Uygulamalar: 1. Kadrolu ... 4 yıl. 3 nüsha halinde.

2. Maliyet tahmini ... 3 litre için. 3 nüsha halinde.

Ekler ciltli ise sayfa sayısı belirtilmez.

Birden fazla başvuru varsa, bunlar numaralandırılır.

Başvurular standart sayfalara hazırlanmalı ve belge için gerekli tüm ayrıntılara sahip olmalıdır.

İdari belge ekinde sağ üst köşede idari belgenin adı, tarihi ve numarasını gösteren bir işaret konulmalıdır.

Örneğin:

Rusya Federasyonu Demiryolları Bakanlığı'nın emrine ek

3.4. Belirli belge türlerinin hazırlanması ve yürütülmesinin özellikleri

3.4.1. Rusya Federasyonu yasa tasarıları, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Hükümeti - Bakanlar Kurulu kararları ve emirleri.

Rusya Federasyonu yasa tasarıları, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Başkan Yardımcısının emirleri, Bakanlar Kurulu - Rusya Federasyonu Hükümeti kararları ve emirleri bakanlıklar tarafından geliştirilir. talimatlara uygun olarak ve kendi inisiyatifleriyle.<1>

Bakanlıkta, taslak belgelerin hazırlanması, incelenen konunun yetkisinde yer aldığı yapısal bölümler tarafından yürütülür. Taslak belgenin ilk nüshası bakan (daire başkanı), ikinci nüsha - ilgili yapısal bölümlerden sorumlu bakan yardımcısı (daire başkan yardımcısı), sorumlu yapısal bölümlerin başkanları tarafından onaylanır. projenin koordine edildiği projeyi hazırlamak, ayrıca hukuk servisi ve okul öncesi eğitim kurumu servisi başkanları. Taslak belgeye, ilgili kuruluşlarla onaylandığına dair bir liste eklenir.

<1> genel düzen bu belgelerin hazırlanması, RSFSR Bakanlar Kurulu'nun 01.26.91 N 47 tarihli "RSFSR yasa tasarılarının ve RSFSR Hükümeti kararlarının hazırlanmasına ilişkin prosedür hakkında" Kararnamesi ile belirlenir; Rusya Federasyonu Hükümeti Bakanlar Kurulu karar ve karar taslaklarının hazırlanmasına ilişkin Yönetmelik (28 Ocak 1993 N 74 tarihli Bakanlar Kurulu Kararı - Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından onaylanmıştır); 05.02.93 N 85rp Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı.

Rusya Federasyonu Yüksek Konseyi, Rusya Federasyonu Başkanı, Bakanlar Kurulu - Rusya Federasyonu Hükümeti talimatlarının uygulanmasının ilerlemesi ve sonuçlarına ilişkin raporlar, talimatların verildiği liderler tarafından imzalanır, veya görevlerini yerine getiren kişiler tarafından.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın taslak kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Devlet Başkanı Devlet Hukuk Departmanında yasal incelemeye tabi tutulmalı ve düzenlenmelidir.

Yasama düzenlemelerinin taslağı, Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın normatif nitelikteki Kararnameleri ve ayrıca Bakanlar Kurulu'nun taslak kararları - normatif nitelikteki Rusya Federasyonu Hükümeti, Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı ile koordine edilmelidir. .

Taslak belge, karar ihtiyacını ve içeriğini kanıtlayan bir ön yazı ile üst makamlara gönderilir.

Ön yazının son sayfasının arka yüzünde bakanlığın yapısal biriminin adı, sorumlu uygulayıcının soyadı ve telefon numarası belirtilir.

Taslak belgeler A4 sayfalara bir buçuk satır aralığıyla üç nüsha olarak yazdırılır. İlk nüsha muhatabına gönderilir; ikincisi - okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde kalır; üçüncü - sorumlu uygulayıcıda.

3.4.2. Emir

Emir, bakanlığın idari belgesidir.

Taslak emirler, bakanlığın yapısal bölümleri tarafından liderlik adına veya kendi inisiyatifleriyle geliştirilir.

Emrin metni, kural olarak, tespit ve idari kısımlardan oluşur.

Tespit kısmı, öngörülen eylemlerin amaçlarını ve hedeflerini belirler. Bir emrin verilmesinin temeli bir yasama, diğer yasal işlem veya daha yüksek makamlardan gelen bir emir ise, türü, tarihi, numarası, başlığı tespit bölümünde ve bu bakanlıkla doğrudan ilgili olan kısmının içeriği belirtilir. iletilir.

Yönetim kısmı "SİPARİŞ" kelimesiyle başlar.

Emrin idari bölümünün paragrafları, icracıları, belirli eylemleri ve öngörülen eylemlerin yerine getirilmesi için son tarihlerini belirtir.

Sipariş, daha önce verilen siparişleri veya münferit maddelerini tamamlar, iptal eder veya değiştirirse, bu, sipariş metninde belirtilir.

Emrin idari kısmının son paragrafı, emrin bir bütün olarak yerine getirilmesi üzerinde kontrol yetkisi verilen yetkiliyi belirtir.

Taslak emirler, uygulamalarının doğruluğundan sorumlu olan DOW servisi başkanı tarafından imzalanmak üzere sunulur.

Emir, bakan (daire başkanı) veya onun adına bakan yardımcısı (daire başkan yardımcısı) tarafından imzalanır.

Siparişler, takvim yılı içinde numaralandırılmış seri numaralarıdır.

3.4.3. belirti

Talimat - Bakanlık tarafından, bakanlığın ve daha yüksek makamların emirlerinin, talimatlarının ve diğer işlemlerinin yürütülmesinin organizasyonu ile ilgili konularda, esas olarak bilgi ve metodolojik konularda yayınlanan idari bir belge.

Talimatlar bakan (daire başkanı) veya onun adına bakan yardımcısı (daire başkan yardımcısı), yetkileri dahilindeki yapısal bölümlerin başkanları tarafından imzalanır.

Talimatların hazırlanması ve uygulanması, emirlerin hazırlanması ve uygulanması için belirlenmiş prosedüre uygun olarak gerçekleştirilir.

Talimatın idari kısmı TEKLİF EDİYORUM (ZORUNLUYUM) kelimesiyle başlar.

Talimatlar takvim yılı içinde seri numaralarına göre numaralandırılır.

3.4.4. Talimat

Talimat - bakanlığın faaliyetlerinin özel yönlerini yöneten kuralları belirleyen bir belge.

Talimat metninin başlığı, gereksinimlerinin geçerli olduğu konuların nesnesini veya aralığını gösterir.

Talimat metni, paragraflara ve alt paragraflara ayrıldığı bölümlerden oluşur.

Talimat metni şu kelimeleri kullanır: "gerekir", "gerekir", "gerekli", "yasaklanır", "izin verilmez" vb.

Talimat, yapısal birim başkanı - geliştirici tarafından onaylanır ve bakan (bölüm başkanı) veya onun adına bakan yardımcısı (bölüm başkan yardımcısı) tarafından talimatı onaylama emri vererek onaylanır veya onay damgasını koyarak (madde 3.3.12).

3.4.5. Protokol

protokol - meslektaş organlarının toplantılarında, toplantılarda, konferanslarda konuların tartışılma sürecini ve karar alma sürecini kaydeden bir belge.

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana. Giriş bölümünde şu bilgiler doldurulur: başkan; Sekreter; mevcuttu; Gündem. Protokol formunda bu ayrıntılar yazdırılabilir.

Protokolün ana bölümü gündem maddelerine karşılık gelen bölümlerden oluşmaktadır. Her bölümün metni şu şemaya göre oluşturulmuştur: DİNLENDİ, KONUŞULDU, KARAR VERDİ (KARAR VERDİ). Raporların ve konuşmaların ana içeriği protokol metnine yerleştirilmiştir.<1>çözünürlük (karar) tam olarak yazdırılır. Karar metni, sipariş metninin modeline dayanmaktadır (madde 3.4.2).

Yüksekokul tarafından onaylanan belge tutanağa eklenir.

Protokol, toplantı başkanı ve sekreter tarafından imzalanır (madde 3.3.9.).

Protokoller, takvim yılı içinde seri numaralarıyla numaralandırılır. Ortak toplantıların (toplantıların) tutanakları, bakanlıkların (üniversite organının çalışmalarına katılan kuruluşlar...) tutanaklarının seri numaraları da dahil olmak üzere bileşik numaralara sahip olmalıdır.

<1> kısa form protokole rapor ve konuşma metinleri eklendiğinde protokol uygulanır.

Kolej organlarının protokollerini ve kararlarını hazırlama ve yayınlama prosedürü, bu organlara ilişkin yönetmeliklerde veya çalışmalarına ilişkin yönetmeliklerde belirlenir.

3.5. Dokümanların dolaşımı

Dolaşım, büro hizmeti ile anlaşarak sorumlu icracı tarafından belirlenir.

3.6. Dokümantasyon otomasyonu

Doküman hazırlamak için otomatik teknolojiler kullanılabilir. Aynı zamanda veritabanları oluşturulur: yazışmalar, belge formları, ekran metinleri ve metin boşlukları, bilgisayar editör programları vb.

Bu tür sistemlerin geliştirilmesi, işletilmesi ve kullanılmasına ilişkin prosedür, otomatik sistemler alanındaki standartlarla belirlenir. Bilişim Teknolojileri.

Bir machinogram - bilgisayar teknolojisi (CT) kullanılarak yapılan bir belge - belirtilen tek tip kurallara göre hazırlanır. bu kılavuzun ve daktiloyla yazılmış belgelerle eşit düzeyde kullanılır.

4. Belge arama motorları

4.1. Belgelerin kaydı

4.1.1. Belgelerin kaydı - bir belgenin bakanlık tarafından oluşturulduğu veya alındığı gerçeğinin, üzerine bir kayıt indeksi ekleyerek ve ardından belgeyle ilgili gerekli bilgilerin kaydedilmesiyle düzeltilmesi kayıt formları.

4.1.2. Kayıt, icra ve referans amaçlı kullanım (idari, muhasebe, istatistik, muhasebe, personel vb.) gerektiren tüm belgeler, hem bakanlık bünyesinde oluşturulan hem de diğer kuruluşlardan ve bireylerden gelen kayda tabidir.

Kayıtlar geleneksel şartlara tabidir. yazılı belgeler ve BT (daktilo ve makine tarafından okunabilen belgeler) aracılığıyla oluşturulmuştur.

Kayıtları sırasında elde edilen belgelerle ilgili bilgiler arama motoruna girer.

4.1.3. Belgeler, teknik araçların mevcudiyetine bağlı olarak BT veya daktiloyla yazılmış formlar kullanılarak kaydedilebilir. Kayıt verilerinin ve arama motorlarının bilgi uyumluluğunu sağlamak ve daha sonra sektörel, bölgesel ve diğer inşaatlara geçiş için koşullar yaratmak bilgi sistemi yazılım ve donanım uyumluluğu sağlanır, aşağıdaki zorunlu minimum kayıt ayrıntıları belirlenir: yazar (muhabir); belge türünün adı; belge tarihi; belge dizini, alındığı tarih; gelir endeksi; belge başlığı veya özeti; çözüm; yürütme süresi; bir icra işareti, belgenin davaya yönelik yönündeki bir işaret.

4.1.4. Belgelerin niteliğine ve bilgileri kullanma görevlerine bağlı olarak zorunlu kayıt ayrıntılarının bileşimi, diğer ayrıntılarla desteklenebilir: devlet kaydının tarihi ve numarası; belgenin alınması üzerine yüklenicinin alınması; sanatçı hakkında not (harfler için zorunludur)<1>belgenin sayfa sayısı, başvuruların varlığı; ara son tarihler; yürütme tarihlerinin ertelenmesi; belgenin geçişindeki işaretler; belgeye yansıyan konunun önemi; performans değerlendirmesi; belge saklama süresi vb.

4.1.5. Belgelerin bakanlığa bir kez kaydedilmesi tavsiye edilir: gelen belgeler - alındığı gün, oluşturulan belgeler - onay veya imza gününde.

Belgelerin kaydı, belgenin türüne, yazarına ve belgelerin içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir. Örneğin, devlet belgeleri, ana faaliyet başkanının emirleri, personel emirleri, kolej kararları, malzeme ve teknik tedarik başvuruları vb. ayrı ayrı kaydedilir.

Gelen ve oluşturulan belgelerin kaydı, esas olarak belgelerin oluşturulduğu ve yürütüldüğü yerlerde merkezi olmayan bir şekilde gerçekleştirilir.<2>Örneğin, tedarik belgeleri - tedarik departmanında (departman), kolejin protokolleri ve kararları (kararları), bakanlık başkanı tarafından imzalanan temel faaliyetlerle ilgili idari belgeler, daha yüksek kuruluşlardan alınan veya onlara gönderilen belgeler - belgede Yönetim servisi.

<1>Sanatçının adını, ofis telefon numarasını içerir ve bunu belgenin son sayfasının önüne veya yer yoksa arkasına yerleştirir.

<2>AT bireysel vakalar Sınırlı bir belge akışı hacmi ve bakanlığın bölümlerinin kompakt bir konumu ile belgelerin merkezi olarak kaydedilmesi mümkündür.

Mektuplar, muhatabına bağlı olarak okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde veya bakanlığın yapısal birimlerinde kaydedilir.

Belgenin kayıt yeri, ofis işleri için talimatlarda sabitlenmiştir.

Belgeler kartlara (Ek 4) veya makine ortamına kaydedilir.

4.1.6. Belgelerin otomatik kaydı, otomatik işyerlerinde veya otomatik bilgi işleme noktalarında belgelerin kaydedildiği yerlerde merkezi olmayan bir şekilde gerçekleştirilir. Giriş, tek bir dizin yapısı olan yerleşik zorunlu ayrıntılar kümesi kullanılarak doğrudan belgeden yapılır. Makine ortamındaki kayıt, bilgileri güvence altına almak ve belgeyi aktarırken yeniden kaydı önlemek için kayıt yerinde yardımcı referans dosyası olarak kullanılan kartın daktilo ("basılı kopya") tarafından çoğaltılır. diğer yapısal bölümler.

Otomatik kayıt ile, bir kayıt veri tabanı oluşturulur (ve bir ağın varlığında - Merkez Bankası kayıt verileri) ve belge muhasebesi, arama, yürütme kontrolü, depolama ve imha için belgelerin seçimi, bilgi dizisinin analizi, gerçekleştirme faaliyetlerinin analizi vb.

Otomatik veri bankaları, bilgileri ekranda görüntüleyerek ve machinogramlar yaparak idari aygıtın çalışanlarına tüm belgeler ve bunların konumları hakkında bilgi sağlar. Arama işlemlerinin kısmi otomasyonu ile, geleneksel ve otomatikleştirilmiş kayıt ve arama sistemlerinin uyumluluğu gözetilmelidir.

Bilgi arama, merkezi olarak otomatik iş istasyonlarında veya otomatik bilgi işleme noktalarında gerçekleştirilir. Kullanıcı, tüm veya birkaç kayıt detayı hakkında bilgi ve o anda belgenin bulunduğu yerin tam adresini alabilmelidir.

4.2. Arama motoru oluşturma

4.2.1. Arama sistemleri (geleneksel kart ve otomatik), kayıt kartları veya kayıt veri bankaları (otomatik arama sistemlerinde) temelinde oluşturulur. Dava arama, dosyalanan davaların terminolojisine göre de yapılabilir (bölüm 7).

4.2.2. Geleneksel kart kaydında, aşağıdaki dosya dolaplarını oluşturabilen gerekli sayıda kart kopyası yazdırılır: arama görevlerine bağlı olarak vatandaşların mektuplarına göre referans, kontrol, kodlama, alfabetik ve diğerleri.

Otomatik kayıt ile, gerekli ayrıntıların her biri veya bunların kombinasyonu için arama yapılır.

4.2.3. Belgeler saklanmak üzere bakanlığın merkez arşivine aktarılırken arama motorlarına da aktarılır.

Otomatik bir arama sistemi ile, operasyonel depolama süreleri sona eren belgeler hakkındaki bilgiler, kayıt veri bankasından çekilir, yazdırılır ve daha sonra devlet depolamasına tabi olan ve tabi olmayan belgeler için ayrı kayıt bloklarına arşive aktarılır. Geleneksel kart kaydında, ayrıntıları tamamen tamamlanmış bir kart dosyası aktarılır.

4.2.4. Arama motorları, bakanlık çalışanlarına, vatandaşlara, kısıtlı erişim olarak sınıflandırılmayan bilgilere erişim sağlamalıdır. hükümet organları ve kamu kuruluşları. Vatandaşlar, yasalara uygun olarak, kendileri hakkındaki bilgilere erişme, bilgileri netleştirme ve toplanma amacını bilme hakkına sahiptir.

Departman belgelerine erişim prosedürü, kuruluşların ve vatandaşların dikkatine sunulmalıdır.

4.3. İş akışının hacmini sayma

4.3.1. İş akışının hacmi, seçilen bir süre (yıl, ay) için bakanlık tarafından alınan ve oluşturulan belge sayısı olarak anlaşılır.

Belge akış hacminin göstergeleri, belgelerle çalışma süreçlerinin teknolojik ekipmanını belirlemek ve ayrıca yönetim faaliyetlerinin çeşitli yönlerini analiz etmek için kullanılır. Birleştirilmiş belge biçimleri tablosunu hazırlarken, iş akışı hacminin hesaplanması ve analizi zorunludur.

Belge akışının hacminin muhasebeleştirilmesinin sonuçları, belge yönetimi hizmeti tarafından özetlenir ve belgelerle çalışmayı iyileştirmek için önlemler geliştirmek üzere bakanlığın liderliğine sunulur.

4.3.2. Belge sayısı, kayıt yerlerindeki kayıt formlarına göre sayılır.

Basım ve çoğaltma sırasında oluşturulan kopyalar hariç, hesaplama birimi belgenin kendisidir.

Çoğaltılan nüshalar, daktilo ve fotokopi bürolarındaki çalışma defterlerine göre ayrı ayrı sayılır. Kağıt tüketimini ve belgelerin iletilmesi için harcanan zamanı belirlerler.

Makine gramları, kayıt yerinde genel olarak sayılır.

Gelen evraklar ile bakanlıkta oluşturulan evraklar ayrı ayrı sayılır.

4.3.3. Belge dolaşım hacminin belge gruplarına göre hesaplanması tavsiye edilir: idari, istatistiksel, yazışmalar, vatandaşlardan gelen mektuplar, mali, sözleşme vb.

Belge akışının hesaplanması bakanlık için ayrı bir birim için yapılabilir.

Nihai sayım verileri tablo şeklinde sunulur. Her grup için belge sayısı ve ayrı ayrı dolaşımları dikkate alınır; rakamlar bir eğik çizgi ile veya ayrı sütunlar halinde yazılır.

İş, DOW hizmetinin özel olarak ayrılmış bir çalışan grubu tarafından yürütülür.

5. Belge yürütme kontrolü

5.1. Yürütme kontrol görevleri

Kontrolün amacı, belgelerde kayıtlı talimatların zamanında ve yüksek kalitede yürütülmesini sağlamaktır. Kayıtlı tüm belgeler kontrole tabidir.

Kontrol yöneticiler, okul öncesi eğitim kurumu servisi ve sorumlu uygulayıcılar tarafından gerçekleştirilir. Örgütsel ve idari belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol, bakanlığın belge destek servisinin kontrol grubu tarafından gerçekleştirilir. Diğer dokümantasyon sistemlerinin (planlama, tedarik, finans vb.) dokümanlarının yürütülmesi üzerindeki kontrol, yönetimin dokümantasyon desteğinden sorumlu ilgili yapısal bölümlerin başkanları adına gerçekleştirilir.

5.2. Belgelerin yürütme şartları

5.2.1. Belgelerin yürütme şartları şu şekilde hesaplanır: Takvim günleri belgenin imzalandığı (onaylandığı) tarihten itibaren ve diğer kuruluşlardan alındığı - alındıkları tarihten itibaren.

Belgelerin yürütülmesi için son tarihler, belgeyi gönderen kuruluş tarafından belirlenen son tarihe veya kanunla belirlenen son tarihlere göre başkan tarafından belirlenir.

Nihai yürütme tarihi, belgenin metninde veya başkanın kararında belirtilir.

Yürütme süresinin değiştirilmesi, bu süreyi belirleyen kişi tarafından yapılır. Değişiklik belgelendi - yapıştırıldı yeni dönem, değişiklik tarihi ve imza. Kayıt formlarında - kayıt kartı veya kayıt veri bankası - değişiklikler yapılır. Yalnızca daha yüksek makamlar veya belgenin yazarı olan bakanlık (kuruluş) belgelerin yürütülmesini askıya alma ve iptal etme hakkına sahiptir.

5.2.2. Belge, görevlerin, taleplerin tamamlanmasından, sonuçların ilgili kuruluşlara ve bireylere iletilmesinden veya diğer belgelenmiş uygulama teyidinden sonra tamamlanmış ve kontrolden kaldırılmış olarak kabul edilir.

Belgede ve kayıt formlarında, bir yürütme işareti (madde 3.3.10 .; 4.1.3), yürütmeyi onaylayan kişinin imzası (sorumlu yürütücü), tarih yapıştırılır.

5.3. Yürütme kontrolünün organizasyonu

5.3.1. Yürütme kontrolü, kayıt verilerine dayalı olarak oluşturulur: kayıt dosya dolapları veya kayıt verilerinin otomatik veritabanları. Kontrol kartlarının özel biçimlerinin kullanılması önerilmez.

Kontrol dosyası, yürütücüler, belge grupları (bakanlık emirleri, kolej kararları vb.) Tarafından belgelerin yürütülmesi için son tarihlere göre sistematik hale getirilir.

5.3.2. Yürütme ilerlemesinin kontrolü, son tarihler (ön kontrol) sona ermeden önce aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir: sonraki yılların atamaları - yılda en az bir kez; cari yılın sonraki ayları için görevler - ayda en az bir kez; içinde bulunulan ayın görevleri - her on günde bir ve son teslim tarihinden beş gün önce.

Belge, daha sonra değerlendirmenin sonuçları hakkında bilgi vermek üzere bir alt kuruluşa icra edilmek üzere gönderilirse, belge ile birlikte kayıt kartının iki nüshası gönderilir. Yürütmeden sonra, yürütmenin tarihini ve içeriğini gösteren kartın bir kopyası iade edilir.

Belge yönetimi hizmeti, belgelerin yürütülmesinin ilerlemesi ve sonuçları hakkındaki verileri ayda en az bir kez dikkate alır ve özetler. Disiplin uygulama durumuna ilişkin sertifikalar, okul öncesi eğitim kurumunun ve yapısal bölüm başkanlarının hizmetine aktarılır (Ek 5).

5.3.3. Yürütmenin otomatik kontrolü, otomatik kayıt veri tabanına dayanır ve icracılara ve kontrol hizmetine her tür belgenin, talimatın ve görevin yürütme durumu hakkında hızlı bilgi sağlar ve ayrıca hazırlık ve yürütme zamanlamasının ön kontrolü hakkında bilgi sağlar. belgeler, performans disiplininin analizi.

Kontrol hizmetleri, otomatik iş istasyonları veya otomatik bilgi işlem noktaları kullanılarak belgelerin kaydedildiği yerlerde ve kontrol hizmetlerinde gerçekleştirilir. Gösterim ekranında sanatçılara ifa koşulları, ifa durumunun özetleri, erteleme, ifanın tamamlanması vb. ile ilgili hatırlatmalar gösterilir; Daktilo yazısının postalanmasına, yalnızca yapısal alt bölümlerde uygun teknik araçlar yoksa izin verilir.

Kayıt veri bankasında gerekli tüm verilerin yürütülmesi ve kaydedilmesi tamamlandıktan sonra, belgelerle eş zamanlı olarak saklanmak üzere departman arşivine aktarılmak üzere referans kopya dizisinde kullanılan, tamamen doldurulmuş bir kartın makine şeması yapılır.

6. Yürütücülerin belgelerle çalışmaları

6.1. Bakanlığın yapısal bölümlerinin başkanları, belgelerin hızlı bir şekilde değerlendirilmesini, alındığı gün icra makamlarına getirilmesini, belgelerin sorunların esasına göre yürütülmesinin kalitesinin kontrolünü sağlar.

6.2. Belgeleri incelerken, bölüm başkanı acil yürütme gerektiren belgeleri belirler. Onay için gönderilen belgeler öncelikle değerlendirilir.

Yüklenici, yapısal birim başkanının talimatlarına uygun olarak belgeleri kayıt gününde veya ertesi gün alır.

Acil evraklar hemen gönderilir.

Belgenin çoğaltılması gerekiyorsa veya başka gecikmeler varsa, kayıt kartı vasiye teslim edilir veya başka bir bilgilendirme yöntemi kullanılır.

6.3. Belgenin yürütülmesi şunları sağlar: gerekli bilgilerin toplanması ve işlenmesi, bir taslak belgenin hazırlanması, yürütülmesi, onaylanması, bakanlık liderliği veya yapısal bölüm başkanları tarafından imzalanmak üzere (onay) sunulması, gönderilmek üzere hazırlık muhatap

Yüklenici, belgenin gerekli nüsha sayısını belirler, çoğaltma için belgeyi aktarır. Dörtten fazla adrese gönderilen bir belge için yüklenici bir posta listesi hazırlar (p.3.3.13).

6.4. Yüklenici, ek belgeler derlemeden sorunları derhal çözerken, belgeye şu notları alır: alındığı tarihte (belgenin bakanlığa alınması ile yükleniciye teslim edilmesi arasında bir zaman aralığı varsa), tarihlerde ara yürütme (bilgi talebi, telefon görüşmeleri vb.), nihai yürütmenin tarihi ve sonuçları hakkında.

Tüm işaretler metin içermeyen yerlere yerleştirilir.

6.5. Sorumlu bir uygulayıcı varsa, diğer tüm uygulayıcılar, bilgilerin zamanında ve kaliteli bir şekilde analiz edilmesinden ve gerekli materyallerin (taslak belgeler, sertifikalar, bilgiler vb.) tarafından belirlenen süreler içinde sorumlu uygulayıcıya sunulmasından sorumludur. o.

Sorumlu uygulayıcı, belgenin hazırlanmasında kullanılan bilgilerin eksiksizliği ve güvenilirliğinden şahsen sorumludur.

6.6. Evrak işleri sırasında, yüklenici belge standartlarını, birleştirilmiş belge biçimleri Tablosunu (bakanlıkta kullanılmasına izin verilir), yapısal bölünme vakalarının terminolojisini ve bilgisayar ve organizasyon teknolojisini kullanır.

6.7. Sanatçılara, bakanlığın otomatikleştirilmiş veri bankalarına ve geleneksel belge dizilerine, yasama kararlarına, Cumhurbaşkanı kararlarına, hükümete, departman eylemleri, referans ve bilgi fonları ve gerekli bilgileri elde etmek için kütüphaneler.

7. Vakaların terminolojisinin hazırlanması

7.1. Vakaların sınıflandırılması - bakanlığa açılan davaların, belirtilen şekilde hazırlanmış, saklanma şartlarını gösteren sistematik bir unvan (isim) listesi.

Vakaların isimlendirilmesi, yürütülen belgeleri vakalara göre gruplandırmak, vakaları sistematik hale getirmek ve muhasebeleştirmek, saklama koşullarını belirlemek için tasarlanmıştır. Vakaların terminolojisi, bir bilgi erişim sisteminin inşasında kullanılır ve kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama vakalarının envanterlerinin derlenmesinin temelini oluşturur; bakanlığın merkez arşivinde geçici (10 yıla kadar dahil) depolama durumlarını kaydetmek için kullanılır.

7.2. Bakanlığın işlerinin terminolojisi, DOE servisi tarafından, bakanlığın merkez arşivinin metodolojik yardımı ile yapısal birimlerin vakalarının terminolojisine dayanarak derlenir (Ek 6).

Daha önce bakanlığın merkezi uzman komisyonu (MSK) ile kararlaştırılan bakanlık işlerinin terminolojisi, uzman teftiş komisyonu (EPC) ile kararlaştırılır. devlet arşivi belgelerin devlet depolaması için aktarıldığı ve bakanlık başkanı tarafından onaylandığı (Ek 7).

7.3. Davaların terminolojisini hazırlarken, bakanlık ve yapısal bölümleri, kadroları, çalışma planları ve raporları, saklama sürelerini gösteren belge listeleri, geçmiş yıllara ait bakanlık davalarının terminolojileri ile ilgili düzenlemelere rehberlik edilmelidir. Bakanlığın faaliyetlerinde oluşan belgeler, türleri ve kompozisyonları incelenir.

7.4. Vaka terminolojisi, referans ve kontrol dosyaları, kişisel dosyalar dahil olmak üzere bakanlığın tüm belgelenmiş çalışma alanlarını yansıtan vaka başlıklarını içerir.<1>, bilgisayar merkezinin faaliyetlerinde oluşturulan belgeler.

7.5. Bakanlığın işlerin terminolojisindeki bölümlerin adları, yapısal bölümlerin adlarıdır; bölümler onaylanan yapıya göre düzenlenir. Vakaların terminolojisinin ilk bölümü, DOW hizmetinin vakalarının başlıklarını içerir.

7.6. Bakanlığın iş terminolojisinin onaylanmasından sonra, yapısal birimler çalışmalarında kullanmak üzere ilgili bölümlerinden alıntılar alırlar.

<1>Kişisel dosyalar, davaların terminolojisinde ortak bir başlık ve tek bir dizin altında yer almaktadır.

7.7. Bakanlığın işlerin terminolojisinin sütunları, yapısal bölümleri aşağıdaki gibi doldurulur.

Vakaların terminolojisinin 1. sütununda, terminolojide yer alan her bir vakanın indeksleri belirtilmiştir. Vaka indeksi, bakanlıkta kurulan yapısal birimin sayısal gösteriminden ve yapısal birim içindeki terminolojiye göre vaka başlığının sıra numarasından oluşur. Vaka indeksleri Arap rakamları ile gösterilir. Örneğin: 12-05, burada 12, yapısal birimin tanımıdır, 05, terminolojiye göre vaka başlığının seri numarasıdır.

Dava terminolojisinin 2. sütunu dava başlıklarını (ciltler, kısımlar) içerir.

Dava terminolojisinin bölüm ve alt bölümlerindeki dava başlıklarının sırası, davaları oluşturan belgelerin önem derecesine ve aralarındaki ilişkiye göre belirlenir. Başında idari belgeleri içeren davaların başlıkları yer almaktadır.

Davanın başlığı, genelleştirilmiş bir biçimde, dava belgelerinin ana içeriğini ve bileşimini açıkça yansıtmalıdır.

Vaka başlığında spesifik olmayan ifadelerin ("çeşitli materyaller", "genel yazışmalar" vb.) yanı sıra giriş kelimeleri ve karmaşık ifadelerin kullanılmasına izin verilmez.

Davaların oluşum ve icra sürecinde dava başlıkları belirtilebilir.

Davanın başlığı, aşağıdaki sırayla düzenlenmiş öğelerden oluşur:

dava türünün adı (yazışma, yönetim kurulu toplantıları için belgeler vb.) veya belge türleri (tutanaklar, emirler vb.);

bakanlığın veya yapısal birimin adı;

Başlık, aşağıdaki unsurlarla desteklenebilir:

belgelerin gönderileceği veya belgelerin alınacağı kuruluşun adı (belgenin muhatabı veya muhatabı);

dava belgelerinin içeriğinin ilgili olduğu bölgenin adı;

dava belgelerinin ilgili olduğu tarihler (kronolojik çerçeve);

dava belgelerinin kopya sayısının bir göstergesi (eğer davada kopyalar varsa) vb.

Vakaların terminolojisinin 3. sütunu takvim yılının sonunda doldurulur.

Sütun 4, davanın saklama süresini, listeye göre makalelerin sayısını ve yokluğunda, vakaların tipik veya yaklaşık terminolojisine veya Federal Arşivlerle kararlaştırılan saklama süresine göre gösterir.

Sütun 5 "Not", davaların saklama sürelerinin belirlenmesinde kullanılan belge listelerinin adlarını gösterir, davaların kurumu, devir davaları, imha davalarının tahsisi, oluşumdan sorumlu kişiler hakkında işaretler yapılır. davaların devamı için başka bir bakanlığa devri vb.

7.8. Bakanlığın bilgisayar teknolojisi varsa, bakanlığın onaylı iş terminolojisi girilir ve bakımını, düzeltilmesini ve gerekirse işlenmesini basitleştirmek için bilgisayar belleğinde saklanır.

8. Vakaların oluşumu

8.1. Vakaların oluşumu - yürütülen belgelerin vakaların terminolojisine göre vakalara göre gruplandırılması.

Bakanlıklardaki işler ademi merkeziyetçi bir şekilde, yani yapısal bölümlerde<1>.

Vakaların oluşumu, büro işlerinden sorumlu kişiler tarafından gerçekleştirilir.

Bakanlıkta vakaların doğru oluşumu üzerindeki kontrol, DOW servisi tarafından gerçekleştirilir.

8.2. Davaları oluştururken, aşağıdaki genel kurallara uymak gerekir: davaya, terminolojiye göre vaka başlıklarına uygun olarak yalnızca yürütülen, doğru şekilde yürütülen belgeleri koyun; bir konunun çözümü ile ilgili tüm belgeleri bir araya getirmek; transfer vakaları hariç, bir takvim yılına ait belgeleri bir dosyada gruplandırın; kalıcı saklama ve geçici saklama sürelerine ilişkin belgeleri ayrı ayrı dosyalarda gruplandırın; daktilo yazılarını dosyalara genel olarak yerleştirmek için. İade edilecek belgeler, fazla nüshalar, taslaklar dosyaya konmamalı; Kutu 250 sayfayı geçmemelidir.

8.3. Vaka içindeki belgeler kronolojik, soru-mantıksal sırayla veya bunların bir kombinasyonunda düzenlenir.

İdari belgeler, ilgili uygulamalarla birlikte tür ve kronolojiye göre davalar halinde gruplandırılır.

<1>Bazı durumlarda, sınırlı belge akışı ve bakanlığın bölümlerinin kompakt bir düzenlemesi ile, okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinde vakaların merkezi bir şekilde oluşturulması mümkündür.

İdari belgelerle onaylanan yönetmelikler, talimatlar bunlara ek niteliğindedir ve belirtilen belgelerle birlikte gruplandırılmıştır. olarak onaylanırlarsa bağımsız belge, daha sonra ayrı vakalar halinde gruplandırılırlar.

Temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişlerinden ayrı olarak gruplandırılır.

Vakadaki protokoller, numaralara göre kronolojik sırada düzenlenmiştir. Ayrı durumlarda gruplandırılmış protokollere ilişkin belgeler, protokol numaralarına göre sistemleştirilir.

Onaylanan planlar, raporlar, tahminler, limitler, tapu listeleri ve diğer belgeler projelerden ayrı gruplanır.

Özlük dosyalarındaki belgeler, teslim alındıkları şekliyle düzenlenir.

İşçilerin ve çalışanların kişisel hesapları ayrı vakalar halinde gruplandırılır ve bunlarda soyadı, ad ve soyadına göre kesin alfabetik sırayla düzenlenir.

Yazışmalar, kural olarak, bir takvim yılı dönemi için gruplandırılır ve kronolojik sıraya göre sistemleştirilir; Yanıt belgesi, talep belgesinin arkasına yerleştirilir. Bir önceki yıl başlayan belirli bir konuda yazışmaya devam edildiğinde, belgeler bir önceki yılın davasının indeksini gösterecek şekilde cari yılın dosyasına dahil edilir.

9. Belgelerin kıymetinin incelenmesi

9.1. Belgelerin değerinin incelenmesi - devlet depolaması için seçmek ve saklama sürelerini belirlemek için belgelerin değerinin belirlenmesi.

9.2. Bakanlıktaki belgelerin değerinin incelenmesi şu şekilde gerçekleştirilir: davaların isimlendirilmesi derlenirken; vakaları oluştururken ve belgelerin vakalara atfedilmesinin doğruluğunu kontrol ederken; müteakip saklama için kasaları hazırlarken.

9.3. Belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek için bakanlıkta daimi bir merkezi bilirkişi komisyonu (MSK) oluşturulmaktadır.

Belgelerin değerinin incelenmesi, ilgili uzmanların katılımıyla bakanlığın yapısal birimlerinde yıllık olarak yapılır. Nihai kararı bakanlığın MSK'sı verir.

Bakanlık merkez bilirkişi komisyonunun görev ve hakları ile çalışmalarının organizasyonu, başkan tarafından onaylanan yönetmelikle belirlenir.

9.4. Kalıcı depolama için belgelerin seçimi, dosyalara bakılarak saklama koşullarını ve bakanlık dosyalarının sınıflandırılmasını gösteren belge listeleri temelinde yapılır. Daimi saklama hallerinde, belgelerin iki nüshaları, taslakları, belgelerin şekilsiz örnekleri ve geçici saklama süreleri ile konuya ilişkin olmayan belgelere el konulur.

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına göre, kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel vakalarının envanterleri ve ayrıca imha vakalarının tahsisine ilişkin kanunlar derlenir (Ek 8).

10. Vakaların kaydı

10.1. Bakanlığın işleri kuruluşunda ve yılsonunda kayda tabidir. Dosyaların kaydı, teknik işlemleriyle ilgili bir dizi çalışmayı içerir ve ilgili yapısal birimlerin çalışanları tarafından metodolojik yardımla ve bakanlığın merkez arşivinin kontrolü altında gerçekleştirilir.

10.2. Saklama koşullarına bağlı olarak, vakaların tam veya kısmi kaydı gerçekleştirilir.

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumlarında tam kayda tabidir. Tam vaka şunları içerir:

davanın açılması veya bağlanması; durumdaki sayfaların numaralandırılması; davanın sertifika yazıtının hazırlanması (Ek 9);

gerekirse vaka belgelerinin dahili bir envanterinin çıkarılması (Ek 10); davanın kapsamının detaylarında gerekli açıklamaların yapılması (kuruluşun adı, davanın indeksi ve başlığı, davanın tarihi vb. açıklama).

Geçici (10 yıla kadar dahil) depolama vakaları kısmi kayda tabidir: vakalar klasörlerde saklanabilir, vakadaki belgeleri yeniden sistematik hale getirmeyin, vakanın sayfalarını numaralandırmayın, sertifika yazıtları hazırlamayın.

Kasaya dahil edilen belgelerin güvenliğini sağlamak ve sırasını düzeltmek için, sertifika yazısı ve dahili envanterin sayfaları dışındaki tüm sayfaları, sağ üst köşede brüt numaralandırmada Arap rakamları ile numaralandırılır. basit bir grafik kalem veya numaralandırma makinesi ile belgenin metnine dokunmak.

10.3. Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının kapsamı, belirlenen forma göre düzenlenir (Ek 11).

Yıl sonunda, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının kapaklarındaki yazılarda açıklamalar yapılır: kapaktaki olgu başlıklarının dosyalanan belgelerin içeriğine uygunluğu, varsa kontrol edilir. gerekirse, vaka başlığına ek bilgiler girilir (talimatların sayısı, protokoller, raporlama türleri ve biçimleri vb. belirtilir).

11. Vaka envanterlerinin derlenmesi

11.1. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve değer incelemesini geçmiş, bu gerekliliklere uygun olarak hazırlanmış personel için tamamlanmış vakalar için, envanterler yıllık olarak derlenir (Ek 12). Stoklar, geçici (10 yıla kadar) depolama durumları için derlenmez.

Stoklar, kalıcı saklama kutuları için ayrı ayrı derlenir; geçici (10 yıldan fazla) depolama durumları; personel konuları; özel belgelere sahip davalar (konularla ilgili bilimsel raporlar, mahkeme ve soruşturma davaları, rasyonalizasyon önerileri vb.).

11.2. Bakanlıkta, her yapısal birimde, kalıcı depolama için dosyaların envanteri, merkezi arşivin doğrudan metodolojik rehberliği altında yıllık olarak derlenir. Bu envanterlere göre belgeler merkez arşive teslim edilir. Yapısal alt bölümler tarafından hazırlanan envanterler, merkezi arşiv tarafından hazırlanan ve buna göre dosyaları devlet deposuna sunduğu konsolide bir bakanlık envanterinin hazırlanmasına temel teşkil eder.

11.3. Bir vaka envanteri derlenirken, aşağıdaki gereksinimler gözlenir: vaka başlıkları, vakaların isimlendirilmesine dayalı olarak kabul edilen sistematizasyon şemasına göre envantere girilir; her dosya envantere bağımsız bir seri numarası altında girilir (dosya birkaç cilt veya bölümden oluşuyorsa, o zaman her cilt veya bölüm bağımsız bir numara altında envantere girilir); envanterdeki vakaların numaralandırma sırası - birkaç yıl boyunca brüt; yapısal bölümlerin envanterlerine numara atama prosedürü, merkezi arşivle mutabık kalınarak belirlenir; envanterin sütunları, kasanın kapağına yerleştirilen bilgilere tam olarak uygun olarak doldurulur; aynı başlıklara sahip vakalar arka arkaya envantere girildiğinde ilk vakanın başlığı tam olarak yazılır ve diğer tüm homojen vakalar "Aynı" ibaresi ile belirtilirken, vakalara ilişkin diğer bilgiler de girilir. envanterin tamamı (envanterin her yeni sayfasında, başlık tam olarak yeniden üretilir); "Notlar" envanterinin sütunu, davaların kabulünü, fiziksel durumlarının özelliklerini, gerekli eyleme atıfta bulunarak davaların diğer yapısal birimlere aktarılmasını, kopyaların mevcudiyetini vb. işaretlemek için kullanılır.

11.4. Vaka envanterleri, belirlenen forma göre üç kopya halinde derlenir.

12. Belgelerin ve vakaların operasyonel olarak saklanması

12.1. Dosyalar, oluşturulduğu andan itibaren Bakanlık merkez arşivine aktarılana kadar, oluşturulduğu yerde saklanır.

Belge ve dosyaların güvenliğinden yapısal daire başkanları ve büro işlerinden sorumlu çalışanlar sorumludur.

Kasalar, çalışma odalarında ve bu amaç için özel olarak belirlenmiş odalarda, kilitlenebilir dolaplarda yer almakta, tam güvenlikleri sağlanmakta, belgeler tozdan ve güneş ışığından korunmaktadır. Belge arama verimliliğini artırmak için vakalar, vakaların isimlendirilmesine göre düzenlenir. Kasaların terminolojisi veya ondan bir alıntı kabinin içine yerleştirilmiştir.

Kılıfların kapaklarının sırtlarında, kılıfların isimlendirilmesine göre indeksler belirtilmiştir.

Yapısal alt bölümlerde kullanılan makinogramlar dosyalara dönüştürülür ve ortak bir temelde saklanır.

12.2. Vakaların diğer departmanlara veya üçüncü taraf kuruluşlara açılması, yönetimin izni ile gerçekleştirilir. Verilen dava için bir kart verilir - bir yardımcı dava. Davalar kanunlara göre üçüncü şahıs kuruluşlara verilir.

Belgelerin kalıcı depolama dosyalarından geri alınmasına istisnai durumlarda izin verilir ve belgenin onaylı bir kopyası olması durumunda zorunlu ayrılma ve orijinali düzenleme nedenlerine ilişkin bir yasa ile başkanın izni ile gerçekleştirilir.

13. Arşiv depolaması için dosyaların aktarımı

13.1. Tarihi, bilimsel, sosyal, ekonomik, siyasi, sanatsal veya diğer kültürel öneme sahip bakanlık faaliyetlerinde oluşturulan ve oluşturulan belgeler, Rusya Federasyonu Arşiv Fonunun bir parçasıdır ve departman bağlantısı, menşe zamanı, yeri ne olursa olsun. depolama, teknoloji ve bilgi sabitleme yöntemi, devlet depolamasına aktarılmaya tabidir.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve pratik öneme sahip geçici (10 yıldan fazla) saklama süresi belgelerinin yanı sıra personel, bunların muhasebesi, kullanımı, seçimi ve devlet deposuna transfer için hazırlanması ile ilgili belgelerin saklanması için, Bakanlık merkezi bir arşiv oluşturur.

13.2. Pratik faaliyetlerinde, bakanlığın merkez arşivi, Rusya Federasyonu mevzuatı, bakanlığın emir ve talimatları, Federal Arşivlerin düzenleyici ve metodolojik belgeleri, Rusya Federasyonu Devlet Arşiv Servisi'nin diğer kuruluşları, yönetmelikler tarafından yönlendirilir. Bakanlığın merkez arşivinde.

13.3. Bakanlığın merkez arşivi, merkez ofise, kuruluşlara - bakanlığın öncüllerine ve gerekirse kuruluşlar listesine göre diğer kuruluşlara - bakanlık başkanı tarafından onaylanan arşiv edinme kaynaklarına ilişkin belgeleri saklar.

13.4. Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) saklanan dosyalar ve özlük sicilleri merkezi arşive aktarılır. Transferleri sadece açıklamalarla yapılır.

13.5. Geçici (10 yıla kadar dahil) depolama durumları, kural olarak, merkezi arşive aktarılmaya tabi değildir; yapısal bölümlerde depolanırlar ve depolama süresinin bitiminden sonra öngörülen şekilde imhaya tabi tutulurlar.

13.6. Vakaların merkezi arşive transferi, arşiv tarafından hazırlanan, yapısal bölüm başkanları ile kararlaştırılan ve okul öncesi eğitim kurumu başkanı tarafından onaylanan programa göre gerçekleştirilir.

Her vaka, yapısal birimin bir çalışanının huzurunda merkezi arşiv başkanı tarafından kabul edilir. Aynı zamanda envanterin her iki nüshasında da içinde yer alan her bir vakaya karşı, vakanın varlığına dair not düşülür. Envanterin her nüshasının sonunda arşive fiilen kabul edilen vaka sayısı, kayıp vaka sayısı, vakaların kabul ve devir tarihi ile bakanlık merkez arşiv başkanının imzaları yer alır. ve vakaları aktaran kişi sayı ve yazı ile belirtilir.

Vakalarla birlikte belgelere ait kayıt kartı dizinleri bakanlık merkez arşivine aktarılır. Her dosya dolabının başlığı envanterde yer almaktadır.

DOE hizmeti, kural olarak, sekreterliği (resepsiyon, bakan sekreterliği (daire başkanı), bakan yardımcılarının sekreterlikleri (daire başkan yardımcıları), kurul sekreteryası, protokol bürosu), bakanın denetimini (başkan) içerir. departmanı), ofis (devlet yazışmaları bürosu, muhasebe ve kayıt bürosu, keşif, daktilo, kopyalama ve kopyalama bürosu, teletype ofisi, vb.), mektuplar departmanı (şikayetler), belgelerle çalışmayı iyileştirme ve teknik araçları tanıtma departmanı , merkezi arşiv.

1.2. DOW hizmetinin çalışması, buna dayanarak geliştirilen Yönetmelik ile düzenlenir. yaklaşık konum. Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının faaliyetleri, rasyonel bir işbölümü oluşturan, işçiler için tek tip bir iş yükü sağlayan, işin performansın karmaşıklığına ve icracıların niteliklerine göre dağılımını sağlayan görev tanımları ile düzenlenir. Görev tanımları DOW servisi tarafından geliştirilir ve başkanı veya yardımcısı tarafından onaylanır. DOW hizmetinin işlevlerini ve görevlerini değiştirirken iş tanımları gözden geçirilmektedir.

1.3. Faaliyetlerinde DOE hizmeti, Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri, Rusya Federasyonu Başkanı'nın kararnameleri ve emirleri, Rusya Federasyonu Başkan Yardımcısı'nın emirleri, Bakanlar Kurulu'nun kararları ve emirleri tarafından yönlendirilir. Rusya Federasyonu, Rusya Federasyonu Devlet Arşiv Servisi kurumlarının kuralları, talimatları, metodolojik önerileri, yönetimin belgesel desteği konularında mevcut standartlar.

1.4. Okul öncesi eğitim kurumunun liderliği, yüksek öğretim veya orta öğretime sahip uzmanlar tarafından değiştirilmelidir. özel Eğitim en az üç yıllık iş tecrübesi ile.

1.5. DOW hizmetinin sahip olduğu yuvarlak damga onun adı ile.

2. Okul öncesi eğitim kurumunun amaç ve hedefleri

2.1. DOW hizmetinin ana hedefleri, yönetim için belgesel desteğine ilişkin çalışmaların organizasyonu, yönetimi, koordinasyonu, kontrolü ve uygulanmasıdır. DOW hizmeti aşağıdaki görevleri çözer:

2.1.1. Belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini geliştirmek.

2.1.2. Geçerli standartlara uygun olarak belgeleme, belgelerle çalışmayı organize etme, arama motorları oluşturma, yürütmeyi izleme ve belgeleri merkezi arşive aktarmak için hazırlama için birleşik bir prosedür sağlamak.

2.1.3. İş akışının azaltılması, belge formlarının birleştirilmesi.

2.1.4. Bakanlık ve alt sistemdeki dokümantasyon desteğini iyileştirmek için düzenleyici ve metodolojik dokümanların geliştirilmesi ve uygulanması.

2.1.5. Bilgisayar ve organizasyon teknolojisi kullanımına dayalı belge yönetimi desteği için ileri teknolojilerin geliştirilmesine ve uygulanmasına katılım.

3. DOW hizmetinin işlevleri

3.1. Atanan görevlere uygun olarak, DOW hizmeti aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

3.1.1. Bir zaman çizelgesinin ve bakanlığın birleştirilmiş belge formlarının bir albümünün geliştirilmesi, uygulanması ve bakımı, bunlarda değişiklik yapılması.

3.1.2. Yönlendirme işlemlerinin uygulanması, belgelerin kaydı ve belgeler üzerinde muhasebe ve referans çalışması.

3.1.3. Gelen belgelerin yönetimine yönelik raporun zamanında değerlendirilmesi ve hazırlanması, yönetime imza için sunulan belgelerin yürütülmesinin doğruluğunun izlenmesi.

3.1.4. Belgelerin zamanında geçişi, yürütülmesi ve yürütülmesi üzerinde kontrol: belgelerin yürütülmesinin ilerlemesi ve sonuçları hakkındaki bilgilerin özetlenmesi, yönetimin bu konularda sistematik olarak bilgilendirilmesi.

3.1.5. Belgelerin daktilo ile yazılmış üretiminin, kopyalanmasının ve işlevsel olarak çoğaltılmasının organizasyonu; belge formlarının geliştirilmesi ve tasarımı.

3.1.6. Bakanlığın iş terminolojisinin geliştirilmesi, davaların saklanmasının ve belgesel bilgilerin operasyonel kullanımının sağlanması.

3.1.7. Vatandaşların teklifleri, beyanları ve şikayetleri üzerine çalışmaların organizasyonu.

3.1.8. Yapısal bölümlerde belgelerle çalışma üzerinde kontrol organizasyonu.

3.1.9. Belgelerle çalışmanın şekil ve yöntemlerini iyileştirmenin yanı sıra performans disiplinini iyileştirmeye yönelik önlemlerin (bakanlığın ilgili yapısal bölümleriyle birlikte) geliştirilmesi.

3.1.10. Arşive sunulmak üzere İçişleri Bakanlığı yapısal birimleri tarafından kayıt ve formasyonun doğruluğu üzerinde kontrol uygulanması.

3.1.11. Arşiv çalışmalarının Rusya Federasyonu arşiv işine ilişkin mevzuata, Rusya Federasyonu Devlet Denetleme Kurumu kurumlarının kurallarına, talimatlarına ve metodolojik tavsiyelerine uygun olarak düzenlenmesi.

3.1.12. Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının becerilerini geliştirmek, toplantılar yapmak ve yetkilerine giren konularda danışmanlık yapmak.

3.1.13. Otomasyon dahil işyerlerinin organizasyonu.

4. Okul öncesi eğitim kurumunun hak ve sorumlulukları

4.1. DOW hizmeti şu haklara sahiptir:

4.1.1. Sektör kuruluşlarında ofis çalışmalarının durumunu izleyin.

4.1.2. Bakanlıkta belgelerle çalışmak için belirlenmiş kuralların uygulanmasını yapısal bölüm başkanlarından kontrol ve talep edin.

4.1.3. Yapısal bölümlerden ve kuruluşlardan iş için gerekli bilgileri talep edin.

4.1.4. Yapısal bölümlerde yönetimin belgesel desteğinin organizasyonunun teftişlerini gerçekleştirin ve uygun önlemlerin alınması için teftiş sonuçlarını yapısal bölümlerin başkanlarına getirin.

4.1.5. Yerleşik prosedüre uygun olarak, yönetim adına taslak belgelerin hazırlanmasına yapısal bölümlerin uzmanlarını dahil edin.

4.1.6. Belirlenen gerekliliklere aykırı olarak hazırlanan revizyon belgeleri için uygulayıcılara iade edin.

4.1.7. CC ile birlikte, yönetimin otomatikleştirilmesi için dokümantasyon desteği görevlerini belirleyin.

4.1.8. Yetkileri dahilindeki belgeleri imzalayın ve onaylayın.

4.1.9. Okulöncesi eğitim kurumunun yapısal bölümlerine ve çalışanların görev tanımlarına ilişkin yönetmelikler geliştirmek.

4.1.10. Belgelerle çalışmak için belirlenmiş kuralların bölümler ve yetkililer tarafından ihlal edildiği tüm durumlarda yönetime disiplin sorumluluğu getirilmesi konusunda önerilerde bulunun.

4.1.11. Belgelerle çalışmanın durumu ile ilgili konularda yönetim tartışmalarına katılın ve ayrıca onlarla çalışmanın biçimlerini ve yöntemlerini geliştirin.

4.1.12. Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının atanması, nakledilmesi ve işten çıkarılması, teşvik edilmesi ve bunlara ceza verilmesine ilişkin yönetim sunumlarının değerlendirilmesi için sunun.

4.2. DOE şunlardan sorumludur:

4.2.1. Bakanlıkta belgelerle çalışmak için yerleşik prosedürün sağlanması.

4.2.2. Yönetimin talimat ve talimatlarına uyulması ve uyulması gerekli koşullar işçi emeği.

5. Okulöncesi eğitim kurumunun diğer yapısal birimlerle ilişkisi

DOW hizmeti etkileşimde bulunur:

5.1. Yapısal alt bölümlerle - yönetimin belgesel desteği konularında.

5.2. Hukuk hizmeti ile - belgelerin hazırlanmasıyla ilgili yasal konularda.

5.3. Personel hizmetleri ile işçilik ve ücretler ve ilgili araştırma kuruluşlarıyla - bilgisayar ve organizasyon teknolojisinin yaygın kullanımı bağlamında personelin seçimi ve yerleştirilmesi ve niteliklerinin iyileştirilmesi, emeğin bilimsel organizasyonu ile ilgili önlemlerin geliştirilmesi ve uygulanması, stil ve yöntemlerin iyileştirilmesi hakkında belgelerle çalışmak.

5.4. Ekonomik hizmetlerle - organizasyonel ve bilgisayar ekipmanı, belge formları, kırtasiye malzemeleri sağlama konularında; tüketici Hizmetleri DOE hizmetinin çalışanları.

5.5. Bir bilgisayar merkezi ile - bilgisayar teknolojisini kullanarak yeni bilgi teknolojilerinin geliştirilmesi ve uygulanması, bilgilerin operasyonel olarak işlenmesi ve düzenleyici ve metodolojik belgelerin gerekliliklerine uygunluk.

Ek 2
2.4 maddesine.

ÖRNEK FORM "BAKANLIK BELGELERİNİN BİRLEŞİK ŞEKİLLERİNE İLİŞKİN TABLO (BÖLÜM)"

ONAYLAMAK
İş ismi
bakanlık başkanı
departmanlar
imza baş harfleri,
soyadı
tarih

NN	Belge formunun adı	Onay tarihi, belgenin şeklini onaylayan kuruluşun adı	yayın periyodu	Eğitimden sorumlu departman	Not
1	2	3	4	5	6

Not:

1. Belgeler, aparatın yapısal bölümlerine göre veya yönetimin işlev ve görevlerine göre (yönetim sisteminin organizasyonu, yönetim, planlama, muhasebe vb.)

2. Zaman çizelgesi diğer sütunlarla desteklenebilir, örneğin: yürütmeyi izlemekten sorumlu muhatap, sınıflandırıcıya göre form kodu, formların yıllık dolaşımı, vb.

3. "Not" sütunu, belgenin biçimi hakkında, örneğin belgeyi imzalama, kabul etme veya onaylama prosedürü hakkında ek bilgiler içerebilir.

Ek 3
2.4 maddesine.

BİRLEŞİK BELGE FORMLARININ ZAMAN TABLOSUNU SÜRDÜRMEK İÇİN SİSTEMİN GÖREVLERİNİN YAKLAŞIK BİLEŞİMİ

1. Referans sisteminin bir abone ağının oluşturulması.

2. Belge formlarındaki değişikliklerin ve eklemelerin toplanması, incelenmesi, onaylanması ve onaylanmasının yanı sıra yeni geliştirilen formların koordinasyonu ve onaylanması da dahil olmak üzere, zaman çizelgesinde yer alan belge biçimlerinin bir kontrol dizisinin oluşturulması ve sürdürülmesi belgeler.

3. Belge formlarındaki değişiklikler ve eklemeler ile bir defalık taleplere verilen yanıtlar hakkında abonelere periyodik bildirim.

4. Belge formlarının kontrol dizisine referans ve bilgi aparatının güvenilir bir durumda oluşturulması ve bakımı.

5. Belge formlarının sektörler arası ve sektörel birleştirilmesi için tekliflerin hazırlanması.

6. Alt kuruluşlarda belge formlarının oluşturulması, uygulanması ve bakımı için metodolojik destek.

Ek 4
4.1.5 maddesine

KAYIT KARTININ ANA DETAYLARININ DOLDURULMASINA İLİŞKİN KURALLAR

Gereklilikler	Doldurma açıklamaları
1	2
Yazar (muhabir)	Gelen bir belgeyi kaydederken, kuruluşun (kişinin) adı - belgenin yazarı kaydedilir. Gönderilen belgeleri kaydederken, kuruluşun (kişinin) - muhabirin adı kaydedilir. Kuruluşun kısaltılmış adının kullanımına izin verilir.
Belge türü adı	Kaydedilmekte olan belge türünün adına göre doldurulur. Harfleri kaydederken, sütun doldurulmaz.
Belge tarihi	Kuruluş tarafından belgeye atanan tarih - yazar: gün, ay, yıl - üç çift Arap rakamıyla.
Belge Dizini	Yazar kuruluş tarafından belgeye atanan dizin, gelen veya giden belgeden aktarılır.
makbuz tarihi	Belgenin Bakanlıkça alındığı tarih, kayıt damgasından aktarılır.
gelir endeksi	Ev sahibi bakanlık tarafından belgeye atanan indeks, kayıt damgasından taşınır. Belgenin yürütülmesinden sonra, davaların terminolojisine veya diğer endekslere göre dava numarası ile tamamlanır.
Belge başlığı veya özeti	Belgede formüle edilen başlık aktarılır.
Çözünürlük	Siparişin ana içeriği, kararın yazarı ve tarihi, icracı belgeden aktarılır.
yürütme süresi	Gün, ay, yıl üç çift Arap rakamıyla eklenmiştir. Gönderilen girişim belgesini kaydederken, beklenen yanıtın tarihi kaydedilir.
tamamlama notu	Sorunun esasına ilişkin kararın kısa bir kaydı veya yanıt belgesinin tarihi ve dizini.
Kutudaki belgenin yönünde bir işaret	Davaların terminolojisine ("N ... durumunda") göre, belgenin açıldığı davanın dizini, tarih, sorumlu icracının imzası.

Ek 5
5.3.2 maddesine.

REFERANS
departmanda saat 00.00.00 itibariyle belgelerin icra durumu hakkında __________ 00.00.00 N

N p / p	Belgenin adı	Özet	Tarih N	yürütme süresi	icracının soyadı	Yürütme durumu	Uyumsuzluk nedenleri
1	2	3	4	5	6	7	8

Ek 6
madde 7.2'ye.

Bakanlığın adı (ajans)

İsim bölüm
dizin işler	başlık işler (birimler, parçalar)	adet vakalar (birimler, parçalar)	Terim depolamak işler (birimler, parçalar) ve N nesne üzerinde liste 1	Not
1	2	3	4	5

Başkanın görevinin adı İmzanın baş harfleri, yapısal bölüm Soyadı ANLAŞILMIŞ Tarih Arşiv Başkanı İmza Baş harfleri, soyadı Tarih

1. Listenin adı ve çıktısı Format A 4 (210x297mm) Yapısal işlerin terminolojisinin şekli bakanlıklar, bölümler Kategorilerin ve vaka sayılarının özet kaydı, _____ yılında yapısal bir birimde kuruldu
Depolama süresine göre	Toplam	İçermek
		geçen	"EPK" olarak işaretlendi
1	2	3	4
kalıcı
geçici (10 yıldan fazla) geçici (10 yıla kadar dahil)
Toplam:
İş ismi