İndeksleme, bir belgenin içeriğini ifade etme sürecidir ve
(veya) kullanarak bir bilgi alma dili (ILL) sorgusu
indeksleme terimleri - sınıflandırma indeksleri, konu
başlıklar (PR), anahtar kelimeler, tanımlayıcılar, kodlar. Başka bir deyişle,
indeksleme, belgelerin ve sorguların içeriğinin
ISL'de doğal dil, arama görüntüsüyle sonuçlanır
belge (POD) ve talebin arama görüntüsü (POZ). Böylece,
belgede yer alan bilgilerde bir "çöküş" var ve
ILP'de bir dizin, konu başlığı veya
tanımlayıcı, anahtar kelime

Bir bilgi alma dili (ILL) özel olarak tasarlanmış bir
içeriği ifade etmek için tasarlanmış yapay dil
sonraki aramaları için belgeler ve (veya) talepler. IPI (şimdiki değeri)
bilgi alma sisteminin (IPS) mantıksal-anlamsal aygıtının ana unsuru
IEP için temel gereksinimler:
· Teklik;
Yeterli anlam gücü
Açıklık (dili ayarlama yeteneği)

Her IPL'nin belirli bir kelime dağarcığı vardır.
bir dizi sözcük birimi (LU) - ayrı bir
kavram, minimal ve bu fonksiyonda bölünemez. LE olarak
ILP, doğal dillerin kelime dağarcığını kullanır - kelimeler, deyimler
konu başlığı, sayısal veya alfanümerik kodlar, vb.
İndekslemede önemli bir nokta, bir arama motorunun oluşturulmasıdır.
belge resmi (POD) Belge arama resmi ana
belgenin anlamsal içeriği (ve belgede yer alan tüm bilgiler değil)
it), resmileştirilmiş bir IEL cinsinden ifade edilir. POD yerleştirilir
buna göre, bu belgeye açık bir şekilde uyulması
Belge dizisindeki belgeleri bulma.

İstek indeksleme de çevrilerek gerçekleştirilir.
IPL'deki içerik. Böylece terimler kümesi
sorgunun anlamsal içeriğini ifade eden indeksleme denir
arama sorgusu resmi (POZ).
Arama, bir dizi indeksleme terimi üzerinde gerçekleştirilir. Amacıyla
Talep üzerine bilgi alımının verimliliğini artıran PHO,
yürütme sırasına ilişkin özel talimatlarla desteklenir
bilgi alma sürecindeki mantıksal işlemler,
arama reçetesi denir.

İndeksleme aşağıdaki süreçlerde uygulanır: özneleştirme,
sistematizasyon ve koordinat indeksleme.
Sistemleştirme, belgenin içeriğinin bulunduğu bir indeksleme türüdür.
ve (veya) talep, aşağıdakilere uygun olarak sınıflandırma endeksleri ile ifade edilir:
belirli bir sınıflandırma IPYA (KS) kuralları. Böyle bir ilke
indeksleme sınıflandırma olarak kabul edilir. sağlar
hiyerarşik olarak bilgi erişimini organize etme imkanı
işaret. Sistematizasyon sürecini yürüten uzmanlar
kütüphaneler ve bilgi merkezleri, sistemleştiriciler denir

Özneleştirme, belgenin içeriğinin ve (veya)
sorgu, belirli bir konunun kurallarına uygun olarak bir konu başlığı (PR) ile ifade edilir.
konu IPL. Konu indeksleme ilkesi,
konu başlıklarının parçası olan LU'ların kullanımı, doğal dil (ör.
ALD ve PHA'yı ifade eden konu başlıkları, doğal
dilim). Konu indeksleme ilkesi,
bilgi erişimini alfabetik olarak organize etme. süreçler
konu kütüphanelerde ve bilgi merkezlerinde yapılır
tabi olanlar.
Koordinat indeksleme, anlamsal olan bir indeksleme türüdür.
belgenin içeriği ve (veya) istek, bir dizi anahtar ile çok boyutlu olarak ifade edilir.
kelimeler veya tanımlayıcılar. Koordinat indeksleme için tasarlanmış ISP,
tanımlayıcı dil denir. koordine eden uzmanlar
indeksleme indeksleyiciler olarak adlandırılır.

.
Yani, indeksleme türüne bağlı olarak,
konu, sınıflandırma ve tanımlayıcı IPL. onların içinde
kompozisyon, bir dizi LU ve gramer (paradigmatik ve
dizimsel) aralarındaki ilişkiler. LE - ayrı bir atama
ILP'de benimsenen ve bu işlevde bölünmeyen kavram. LE'ler
doğal dilde kabul edilen kelimeleri temsil eder, kararlı
ifadeler, kısaltmalar, semboller, tarihler, yaygın kısaltmalar,
bileşik kelimelerin sözlüksel olarak önemli bileşenleri ve bunların eşdeğerleri
yapay bir dilin kodu veya sembolik tanımları.
Dilbilgisel ilişkiler, LE'lerin bir sistem halinde düzenlenmesine izin verir.

IP gereksinimleri:
· Bu IRS'de yansıtılan belgenin içeriğini tam ve doğru bir şekilde iletin;
· İndeksleme terimlerinin açık bir şekilde yorumlanmasını sağlayın;
· Çok yönlü indekslemeye izin verin;
Değişikliklere izin ver (eklemeler, düzeltmeler);
İndeksleme, bilgi alma ve erişim kolaylığı ve kolaylığı sağlar.
bu IPS'nin bakımı;
· Bu bilgi alanındaki terminolojik sistemin mevcut durumunu yansıtır.

10.

Yapay bir dil yaratma ihtiyacı (için
anlamsal - anlamsal içerik ifadeleri
belgelerinin aranması amacıyla) olması gerçeğinden kaynaklanmaktadır.
doğal dilin bir takım özellikleri vardır,
kayıt ve erişim için kullanımının engellenmesi
bilgi: bu, kelimelerin belirsizliği ve belirsizliğidir.
Doğal lisan. Kesin değer birçok kelime olabilir
sadece içinde bulundukları bağlamdan belirlenebilir
kullanılan (vurmalı çalgı, şok dozu, vb.).
Bu faktörler, tam bir eşleşme elde etmeyi imkansız hale getirir.
belgenin içeriği ile ifade araçları arasında
bu içerik.
Doğal dili kullanmanın zorlukları
IIP, IRS'de girdi olarak kullanılması gerçeğiyle de geliştirilmiştir.
belgeler kullanılamaz tam metinler, a
özetler, açıklamalar, bibliyografik açıklamalar,
içerik katlamanın sonucu olan
belgeler.

Belge indeksleme

(Sistemleştirme, özneleştirme, koordinat indeksleme)

İndeksleme, bir belgenin içeriğinin ve / veya bir bilgi talebinin bir bilgi alma dilinde (GOST 7.74-96) anlamının bir ifadesidir. Üç tür belge indeksleme vardır: sınıflandırma (sistematizasyon), konu (özneleştirme), koordinat (koordinat indeksleme).

Konu indeksleme - konu başlıklarının dilinde ifade edilen belgenin konu içeriğinin indekslenmesi.

Sınıflandırma indeksleme, belgelerin herhangi bir sınıflandırma sisteminin kavramları ve kodları aracılığıyla sistemleştirilmesidir.

Koordinat indeksleme, bir bilgi talebinin ana anlamsal içeriğinin bir dizi anahtar kelime veya tanımlayıcı tarafından çok boyutlu bir ifadesini sağlayan bir indekslemedir.

Alan adı

Talimatlar

LBC tablolarından belirlenen sınıflandırma indeksi

Bibliyografik kurum tarafından kullanılan başka bir sınıflandırmanın dizinleri, örneğin TBC veya yerel tarih belgeleri için tablolar

Yerleşik Khavkina tablosu tarafından belirlenir. Sınıflandırma indeksi varsa kaydettikten sonra otomatik olarak yapıştırılır

903: Veritabanındaki belge kodu

Belge kimliği, otomatik olarak oluşturulur

906: Sistematik şifre

Bibliyografik kurum tarafından belirlenen çağrı şifresi

60: Bilgi bölümü

Bir bütün olarak sektörün adını içeren seri numarası

Konunun doğal dilde kısa formülasyonu

konu başlığı

Bir polinom konu başlığının ilk elemanı

1. altyazı

Konu başlığı başlığı ile ifade edilen konunun temel özelliklerini, kompozisyonunu, durumunu, özelliklerini vb. somutlaştırın.

2. altyazı

Konu başlığının 1. alt başlığında ifade edilen konunun ele alınmasının ayrıntıları

Yeterlik

3. altyazı

Konu başlığının 2. alt başlığında ifade edilen konunun ele alınmasının ayrıntıları

Matematiksel hesaplamalar

coğrafi altyazı

Konunun değerlendirilmesinin coğrafi (bölgesel) yönünü yansıtmak, belirli bir bölge ile bağlantısını göstermek

coğrafi altyazı

coğrafi altyazı

kronolojik altyazı

Bir zaman periyodu veya belirli bir tarih belirtin. Arap rakamları, dönem ve dönemlerin sözlü formülasyonları ile belirlenir

2005–2008

20. yüzyıl, ikinci yarı

610: Normalleştirilmemiş anahtar kelimeler

Bilgi alma açısından bu metinde önemli bir anlamsal yük taşıyan anahtar kelime (belge metninden ifade). Belgenin içeriğinin daha derin bir düzeyde ek ifşası için CS'nin kullanılması tavsiye edilir, yani. belgenin konuları. Doğrudan belgenin metninden seçilir ve başlık ve konu başlığında yoksa bu alana girilir.

yazarlar

Doppler etkisi

Sağlık kampları

600: Kişisel

(onun hakkında) - kişinin adı

Belgenin konusu ise, başlığı kişinin adı olan bir konu başlığı. 700 "Yazar" ve 701 "Diğer bireysel yazarlar" alanlarına benzer alt alanlar içerir

Soyadı, baş harfleri

Baş harfleri genişletme

Tatyana Grigoryevna

Adın ayrılmaz parçası

Tarihler dışındaki ad eklemeleri

Dr. Bilimler (halkbilimci), Devlet ödüllü. UR ödülleri (2004)

yaşam tarihleri

soyadlarının varyasyonu

Kişisel (onun hakkında)

Kuruluşun tam adı bir satırda yazılır

İzhstal buz hokeyi takımı

331: Soyut

Belgenin içeriğini, amacını, biçimini ve diğer özelliklerini açıklayan kısa bir açıklama

İndeksleme işlemi aşağıdaki adımları içerir:

- belge içeriğinin ana bileşenlerinin tanımlanması,

– bilgi erişim dilleri aracılığıyla tanımlanan içerik bileşenlerinin sunumu.

İndeksleme işlemi şunları dikkate alır:

– kullanıcıların bilgi ihtiyaçları,

– genel ve özel indeksleme yöntemleri.

Bir belgeye atanan konu başlıkları (SR), kataloglanan belgenin içeriğini mümkün olduğunca eksiksiz ve doğru bir şekilde yansıtmalıdır. Kural olarak, belgeye, ifadeleri, belgenin konusunun kavramının kapsamına en yakın olan kavramın kapsamını ifade eden yeterli PR atanmalıdır. Belgenin konusu olan kavramın kapsamından daha geniş olan kavramın kapsamını ifade eden genelleme başlıkları, yeterli PR kullanılmasının mantıksız olması durumunda atanır.

Bir belgeye atanan PR sayısı farklı olabilir ve kataloglanan belgenin içeriğine bağlıdır. Bir dizin oluşturucu bir belgeye bir veya daha fazla PR atayabilir.

İlgili konunun belgelerinin varlığında yeni konu başlıkları oluşturulur. Yeni PR'leri formüle etmek için, terim sistemlerinin mevcut durumuna karşılık gelen terimler kullanılmalıdır. Terminolojinin kullanımı şunlara dayanmalıdır:

§ endüstri ansiklopedileri;

§ modern terminolojik sözlükler;

§ kataloglanmış belgeler.

Bir konu başlığı formüle etme kuralları

1. Halkla İlişkilerin bileşimi, konuşmanın tüm bölümlerini içerebilir, ancak Halkla İlişkilerde kavramların ana dil ifadesi, bunlara dayanan isimler ve ifadelerdir. Halkla ilişkilerde bir ismin bulunması zorunludur.

2. Konu başlıklarının başlıkları ve alt başlıkları yalın durumda formüle edilmiştir. Cümleleri tersine çevirirken, tamlama durumu kullanılabilir. Örneğin: Ohm yasası.

3. Konu başlığında kullanılan kelimeler çoğul olarak formüle edilmiştir. İstisnalar, çoğul olarak kullanılmayan terimlerdir. Örneğin: Taşıma. Nefes. Tekil sayı, çoğul olarak başka bir kavramı ifade eden kelimeler için de kabul edilir. Örneğin: Bir sanat formu olarak Tiyatro ve bir kurum türü olarak Tiyatrolar.

4. Konu tam ve kısa olarak kullanılırken tam biçim tercih edilir. İstisna, kısa formun konunun tam adının yerini aldığı ve kısaltmanın terminolojiye girdiği kelimelerdir. Örneğin: CPSU, UNESCO.

5. Konu başlıklarının formülasyonunda kullanıldığında çok anlamlı kelimeler ve parantez içindeki kelimeler-eş anlamlılar, kavramın içeriğini açıklayan kelimeleri (ilişkiler) gösterir. Örneğin: Temsil (gnoseol.) ve Temsil (olaylar).

6. Konu başlığının başındaki kelime yerine maksimum anlam yükü taşıyan kelimeyi yerleştirmek için ters çevirme kullanmak mümkündür. Aşağıdaki durumlarda inversiyon uygulanır:

6.1. Teorem, teori, yöntem, görev, etki, fenomen vb. kavramlarla ilgili olarak. Örneğin: Olasılık teorisi, Fermat teoremi.

6.2. Sözde "karakteristik olmayan" sıfatlarla ilgili. Bu durumlarda, isim, nesnenin özünü tanımlayan ana kelimedir ve sıfat, nesnelerin ana özelliklerini değil, onların özel ikincil özelliklerini belirtir.

Bu işaretler şunları içerir:

- bazı karakteristik olmayan dış özellikler (boyut, hacim, şekil, renk vb.). Örneğin: Bina yapıları hafiftir.

– fiziksel özellikler ve durumlar (katı, sıvı, kuru vb.). Örneğin: Gıda ürünleri sıvıdır.

– bazı nicel, uzamsal ve zamansal tanımlar ve ilişkiler. Örneğin: Uluslararası müzik festivalleri.

İstisnalar, karakteristik olmayan sıfatın kendisinin genel kabul görmüş bir terimin parçası olduğu durumlardır. Örneğin: Dış ticaret.

6.3. Bir coğrafi ada uygun bir ad eklenmişse.

Örneğin: Laptev Denizi.

Coğrafi bir terimin formülasyonu için kurallar

1. Sözlüğe girilen bir coğrafi terim formüle edilirken, devletin tarihsel olarak kurulmuş, daha kısa ortak adı kullanılmalıdır. konuşlandırılmış resmi unvanlar devletler sadece hukuk literatürünü yansıtırken kullanılır. Örneğin: Anayasa Rusya Federasyonu'dur.

Coğrafi ad, belgede ele alınan tarihsel döneme karşılık gelmelidir. Örneğin:

Vyatka eyaleti

Ustinov şehri.

2. Tüm coğrafi nesnelerin adları, hangi coğrafi nesne kategorisine (şehir, ada, nehir vb.) ait olduklarını açıklamalıdır. Bu açıklamalar, nesne adından sonra bir virgül ve bir boşluk ile ayrılmış kısaltmalar olmadan yazılır. Örneğin.

Katalogda sunulan tüm belgeler onların resmi yayın ve sadece bilgilendirme amaçlıdır. Bu belgelerin elektronik kopyaları herhangi bir kısıtlama olmaksızın dağıtılabilir. Bu siteden başka herhangi bir siteye bilgi gönderebilirsiniz.

BİLGİ, KÜTÜPHANELİK VE YAYINCILIK STANDARTLARI SİSTEMİ

BELGELERİN İNDEKSİYONU

KOORDİNAT İNDEKSLEME İÇİN GENEL GEREKLİLİKLER

GOST 7.66-92
(ISO 5963-85)

RUSYA'NIN GOSSTANDART'I

Moskova

SSR BİRLİĞİ DEVLET STANDARDI

giriş tarihi 01.01.93

Bu Uluslararası Standart, bir belge arama görüntüsü oluşturmak için kurallar da dahil olmak üzere, belgelerin koordinat indekslenmesi için genel gereksinimleri belirler. GOST 7.59'a göre belgelerin sistemleştirilmesi ve öznelleştirilmesi için özel gereksinimler. Belgenin arama görüntüsünün MEKOF iletişim formatında sunum şekli GOST 7.52'ye göredir.

Standart, belgelerin içeriğinin bilgi erişim dilinin sözcük birimleri tarafından sıkıştırılmış bir biçimde sunulduğu bilgi erişim sistemlerine uygulanır. Standart, olgusal veritabanlarında olgusal kayıtların oluşturulmasını kapsamaz.

Terimler ve tanımlar - GOST 7.0, GOST 7.26, GOST 7.27, GOST 7.59 ve 1.

Ulusal ekonominin ihtiyaçlarını yansıtan ek gereklilikler aşağıda verilmiştir. nii 1.

1. GENEL HÜKÜMLER

1.1. İndeksleme işlemi, aşağıdaki sırayla gerçekleştirilen aşağıdaki adımları içerir:

bir indeksleme nesnesi olarak belgenin içeriğinin analizi ve belirlenmesi;

belgenin içeriğini karakterize eden kavramların seçimi;

kavramları belirtmek için indeksleme terimlerinin seçimi;

indeksleme terimlerinden bir belgenin arama görüntüsünün oluşturulması.

Listelenen aşamalar, her bir aşamanın uygun şekilde gerçekleştirilmesi koşuluyla teknolojik prosedürlerin bir parçası olarak birleştirilebilir.

1.2. Belgenin arama görüntüsü (PD), bilgi alma dilinin (IPL) gramer araçları kullanılarak seçilen indeksleme terimlerinden oluşturulur.

1.3. İndeksleme işleminde belgenin fiziksel bir nesne olarak tanımlanması (şekil, hacim vb. açısından) önerilmez. Belgenin sistem kullanıcısının bilgi ihtiyaçlarına uygunluğunu daha doğru bir şekilde belirlemenize izin veriyorsa, bu tür bilgilerin AML'ye yansıtılmasına izin verilir.

2. BELGE ANALİZİ

2.1. Bir belgeyi analiz ederken, indeksleyiciye belgeyi bütünüyle gözden geçirme fırsatı verilmelidir. Belgeyi tam olarak tanımak mümkün değilse, indeksleyici belgenin mevcut metin kısımlarını incelemelidir (ana indeksleme kaynakları):

belge referans aparatı - başlık (isim), özet, özet, içerik (içindekiler), önsöz, sonuç, vb.;

Giriş;

bölüm ve bölüm başlıkları;

bölümlerin ve paragrafların ilk cümleleri;

bunlara çizimler, diyagramlar, tablolar ve başlıklar;

metinde altı çizili veya vurgulanarak vurgulanan kelime ve kelime grupları.

Yalnızca başlıklara göre indeksleme yetersizdir. Özetler ve açıklamalarla indeksleme yapılırken, bunların içindeki belge içeriğinin aktarımının yeterliliği izlenmelidir.

2.2. Okumaya ek olarak, nesneyi eylem halindeyken görüntülemeyi, dinlemeyi, test etmeyi ve diğer benzer prosedürleri gerektiren metinsel olmayan (görsel ve diğer) belgeleri analiz ederken, bunların mevcut metin bileşeni (ad, kısa açıklama, vb.), ancak bu durumda bile, metin materyali yetersiz görünüyorsa, indeksleyiciye belgeyi tam olarak tanıma fırsatı verilmelidir.

3. BELGE İÇERİĞİNİ BELİRLEYEN KAVRAM SEÇİMİ

3.1. AML'de yansıtılan özellik ve kavramların sayısı, eksiksizliğini belirler ve indeksleme kalitesinin en önemli göstergesidir.

3.1.1. AML, sistem kullanıcıları için değerli olabilecek tüm kavramları yansıtmalıdır.

Bir belgede, kullanıcıların ilgisini çeken birden fazla konu tanımlanabilir. Bu konular ayrı ayrı ele alınmalıdır.

3.1.2. Endekslemede yansıtılan konular, IPS kullanıcılarının acil çıkarlarının dar çerçevesiyle sınırlı olmamalıdır. AML ayrıca belgenin ikincil yönleriyle ilgili kavramları da içermelidir (örneğin, bilimsel ve teknik araştırmanın sosyal ve ekonomik yönleri).

3.1.3. Kavramları seçerken, ana kriter, kavramın belgenin içeriğini ifade etme veya arama için potansiyel değeridir. Bu durumda, IPS'ye yapılan tipik isteklere odaklanmak gerekir:

IPS kullanıcıları topluluğunda en yaygın olarak kullanılan kavramları seçin;

Kullanıcılardan gelen geri bildirimlere dayanarak ILP'nin kelime dağarcığının ve dilbilgisi kurallarının bileşimini netleştirin.

ISP'deki değişiklikler ihlal edilmemelidir Genel yapı ve yaratılışı sırasında ortaya konan mantık.

3.1.4. Bir belgeye atanan indeksleme terimlerinin sayısı, belgede bulunan bilgi miktarına göre belirlenir. Terim sayısının sınırlandırılması, en önemli kavramların anlamlı bir seçimine dayanmalıdır.

3.2. Her bir IPS'de benimsenen indekslemenin eksiksizliği, onun tarafından belirlenir. işlevsel amaç. Belgenin uzunluğu da indekslemenin tamlığını büyük ölçüde etkiler. Bu faktörleri hesaba katmak ve AML'de belirtilen tüm kavramları dahil etmeye çalışmadan, belgeden uzman bir kavram seçimi yapmak gerekir.

3.3. AML'nin özgünlüğü, belgedeki kavramların indeksleme açısından ne kadar doğru yansıtıldığı ile belirlenir ve aynı zamanda indeksleme kalite parametrelerinden biridir. Bir kavramın daha geniş bir kavramı yansıtan bir terimle değiştirilmesi, özgünlük kaybına yol açar. Özel durumlarda daha geniş terimler kullanılabilir:

Aşırı spesifik bir terim, özellikle ilgili kavram yalnızca sınır faaliyet alanlarında kullanıldığında, kullanıcılar için anlaşılmaz ise;

kavram belgede tam olarak açıklanmamışsa veya belge içeriğinin sunumuna yardımcı oluyorsa.

3.4. Her IRS'nin AML'ye dahil edilmesi için önemli olduğu düşünülen özellikler listesi geliştirmesi önerilir. Tüm sistemler için GOST 7.52'ye göre bir rol göstergeleri listesi önerilebilir. Belirli bir IPS'nin ihtiyaçlarına bağlı olarak, bu liste genişletilebilir veya azaltılabilir.

4. ENDEKSİYON KOŞULLARININ SEÇİMİ

4.1. İndeksleme terimlerini seçme sürecinde belgenin içeriğini karakterize eden kavramlar şunlardır:

belirli bir ISL'nin kurallarına göre seçilen tercih edilen sözcük birimleri (tanımlayıcılar veya anahtar sözcükler);

yeni kavramları yansıtan terimler, sözlüklerde, ansiklopedilerde, referans kitaplarında, sınıflandırma tablolarında, bilgi edinme sözlüğünde, terminolojik standartlarda ve bu alanda yetkili olarak kabul edilen diğer kaynaklarda doğruluklarının ve kabul edilebilirliklerinin kontrol edilmesi.

4.2. İndeksleme terimlerinin seçimi, IPS'ye sorgu yapılırken kullanılan kayıtlı (GOST 7.25) veya yayınlanmış bilgi alma eş anlamlılar sözlüğü temelinde gerçekleştirilir.

Bir eş anlamlılar sözlüğü kullanırken, eş anlamlılar sözlüğü makalelerindeki bağlantılara dayalı olarak bir belge arama aşamasında veya bir arama reçetesi derleme aşamasında yer alabilecek genel kavramları hariç tutarak AML'de yer alan terimlerin sayısının azaltılmasına izin verilir. .

4.3. İndeksleme sözlüğünde temsil edilmeyen ancak bir AML'nin oluşturulması için gerekli olan kavramlar iki yoldan biriyle ifade edilir:

AML'de ve sözlükte yer alan yeni bir özel terim;

ISL'de bulunan daha genel bir terim; bu durumda, belirli terim sözlüğe eklenmeye aday olarak ILP bakım hizmetine gönderilir.

Yeni kavramlar, ILP'de mevcut sözlük birimlerinin en yakını olarak sunulur ve ayrıca yeni terimlerin sözlükte yer almasının yararlılığını arama açısından değerlendirir.

4.4. Belge metninden alınan ücretsiz anahtar kelimelerle indekslerken, GOST 7.25'e göre kanonik forma indirilmelidir. Cümlelerin uzunluğunun iki veya üç kelimelik formlarla sınırlandırılması önerilir.

Bilgi alma eş anlamlılar sözlüğü kullanan bir indeksleme şeması şurada verilmiştir: nii 2.

5. ARAMA BELGE GÖRÜNTÜSÜ OLUŞTURMA

5.1. PDL, verilen IRS'nin ISL gramer araçları kullanılarak düzenlenen seçilmiş indeksleme terimlerinden oluşur.

5.2. AML, belirli bir IPS'nin indeksleme teknolojisi tarafından sağlanan aşağıdaki veri kategorilerini içerebilir:

indeksleme terimlerinin normalleşme derecesi ve bunun için kullanılan sözlük;

indeksleme teriminin bireysel özellikleri;

AML'nin sözdizimsel yapılarında indeksleme terimlerinin bağlantısı.

AML'ye olgusal verileri dahil etmek için, aşağıda belirtilen dilbilgisi kategorileri. 6 .

5.3. Normalleştirme derecesine göre, iki tür koordinat indeksleme terimi ayırt edilir: tanımlayıcılar ve anahtar kelimeler.

5.4. İndeksleme terimleri, sistemde kullanılan doğal dilin yazım kurallarına uygun olarak AML'de temsil edilmelidir.

5.4.1. Tanımlayıcılar, kullanılan indeksleme sözlüğünde belirtilen koşullu kodlarla temsil edilebilir. Bu durumda, IPS, tanımlayıcıların yazım biçimleri için kodlarına göre otomatik bir arama sağlamalıdır.

5.4.2. Farklı ulusal dillere dayalı AML ile çok dilli bilgi sistemlerindeki anahtar kelimeler, şu veya bu doğal dile ait olarak işaretlenmelidir.

5.5. İndeksleme terimlerinin bireysel özellikleri, AML'nin isteğe bağlı unsurlarıdır ve belgenin içeriğini netleştirmek, bilgi alma prosedürlerini düzenlemek veya sistemdeki belgelerin daha fazla analitik ve sentetik işlenmesi için kullanılırlar.

Bireysel özellikler, indeksleme teriminin anlamsal ve morfolojik kategorisine, rolüne ve bilgi ağırlığına, elde etme yöntemine ve kullanım amacına ilişkin verileri içerir.

5.5.1. İndeksleme teriminin anlamsal özelliği, onu aşağıdaki sözlükbilimsel kategorilere göndermesidir:

1) bilimsel ve teknik bir kavramı ifade eden bir terim;

2) özel isim, tanımlayıcı;

3) parametre adı;

4) parametre değeri (metin veya adlandırılmış değer olarak ifade edilir);

5) sayısal ifade;

6) miktar biriminin belirlenmesi.

5.5.2. İndeksleme teriminin morfolojik özelliği, onu sözlükbilimsel kategorilere göndermeyi içerir:

1) türev bir kelime;

2) birleşik kelime;

3) cümle;

4) kısaltma;

5) kelime parçası.

AML'de morfolojik özellikler, sözcük birimlerinin biçimsel özelliklerine dayalı olarak anlamsal analizini IRS'de uygulamak için kullanılır.

5.5.3. İndeksleme teriminin rolü, ilgili kavramın belgenin içeriğindeki yerini netleştirmek için AML'de belirtilmiştir. Bunu yapmak için, belgenin aşağıdaki yönlerini yansıtan IPS işaret indeksleme terimlerinde benimsenen özel rol göstergeleri:

1) çalışmanın amacı, tanımı;

2) nesnenin özellikleri, özellikleri, parametreleri;

3) araştırma yöntemleri ve araçları, teknolojik ekipman;

4) nesnenin bileşen parçaları, bileşenleri, ayrıntıları;

5) nesnenin kapsamı (ekonomi, teknoloji, bilim sektörü);

6) nesnenin amacı;

7) araştırma, geliştirme, tanımlamanın amacı;

8) araştırma, geliştirme sonuçları.

5.7. POD'nin IPS belleğine kaydedilmesi, bu bölümün ve GOST 7.52'nin gereklilikleri dikkate alınarak, içinde benimsenen kodlama yönteminden kaynaklanmaktadır.

6. BELGENİN FAKTOGRAFİK İNDEKSİYONU

6.1. Factografik belge indeksleme (FID), belgede bulunan belirli bilgileri (mesajları) ifade eden POD verilerinin belgede tanımlanmasından ve dahil edilmesinden oluşur.

FID'nin factografik bilgi sistemlerindeki sonuçlarına dayanarak, bilgi biriminin olgusal bir kayıt olduğu bilgi dizileri oluşturulur.

6.2. FID, AML'de aşağıdakileri ifade eden iki indeksleme terimi kategorisinin resmi bir ayrımını varsayar:

1) mesajın konuları veya nesneleri;

2) mesajın anlamı olan bu nesnelere atanan özellikler.

Karşılık gelen indeksleme terimleri, nesnenin adını, özelliklerini, değerlerini, büyüklük birimlerini birleştiren ve belgedeki kavramların anlamsal ilişkilerini yansıtan sözdizimsel bir yapı içinde birbirine bağlanmalıdır.

Ek olarak, böyle bir sözdizimsel yapı aşağıdaki gibi karakterize edilebilir:

1) bir modalite göstergesi;

2) doğruluk koşulu.

6.3. Gerçek bir mesajın modalite puanı, aşağıdaki mesaj türleri arasında ayrım yapar:

1) gözlemlenen gerçek;

2) izin verilen değer;

3) standardın gerekliliği;

4) planlanmış gösterge;

7) tahmin;

8) durum.

Bilgi sisteminde modalite göstergeleri kullanılmıyorsa, tüm olgusal mesajların aynı modaliteye ait olduğu kabul edilir ve bu durum aşağıdaki paragrafta belirtilmelidir. operasyonel belgeler sistemler.

6.4. Olgusal bir mesajın doğruluk koşulu, daha üst düzey bir sözdizimsel yapı içinde birinciyle ilişkilendirilen başka bir olgusal mesajdır.

Örneğin:

X = ürün ağırlığı

Z = 150 gr.

V = nem %45'ten fazla değil,

nerede X- nesnenin özellikleri,

Z- karakteristik değer,

Y- gerçeğin durumu.

Doğruluk koşulu olan olgusal bir mesaj, koşulun modalite göstergesine sahip olmalıdır " Eğer", Örneğin:

(ürün ağırlığı = 150g) ( Eğer(nem %45'ten fazla değil)).

6.5. Mesajın konusunu (nesnesini) ifade eden indeksleme terimleri, aşağıda belirtilen kategori 1 veya 2'ye aittir. 5.5.1. Kategori 1 kullanılırken, indeksleme terimine ayrıca nesnenin tekilliğinin veya genelliğinin bir göstergesi (niceleyici) atanabilir.

Genel niceleyici, ilgili kavramın kapsamına giren tüm nesneler hakkında bir ifadenin ifade edildiği mesajlarda kullanılır.

Tekillik niceleyicisi, bu belgede ele alınan, verilen kavramın parçası olan nesne hakkında bilgi ifade eden mesajlarda kullanılır.

6.6. Mesajın anlamını oluşturan nesnelerin özelliklerini ifade eden indeksleme terimleri, 1, 2, 3 kategorilerinin sözcük birimleriyle ifade edilebilir ( m.s. 5.5.1) veya parametrik yapı ( ).

6.7. Parametrik bir yapı, resmi olarak ifade edilen iki bölümden oluşmalıdır: parametrenin adı ve tek bir sözdizimsel yapıda birleştirilen parametre değerlerinin listesi (bkz. ).

14. Son

Çizimde bilgi alma eş anlamlılar sözlüğüne göre indekslemenin bir blok diyagramı gösterilmektedir.

İndeksleme algoritmasının blok şeması

BİLGİ VERİSİ

1. SSCB Devlet Bilim ve Teknoloji Komitesi ve TK 191 Teknik Komitesi tarafından GELİŞTİRİLMİŞ VE TANITILMIŞTIR "Bilimsel ve teknik bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık"

GELİŞTİRİCİLER

VE. Belozerov,cand. filol. bilimler (konu lideri); N.D. Kravçenko, cand. ped. bilimler; I.V. Trostnikova; ÜZERİNDE. Slivnitsin; G.N. Hondkarca; V.N. Kazakov, cand. teknoloji bilimler

2. SSCB Standardizasyon ve Metroloji Komitesi'nin 27 Mart 1992 tarih ve 297 Sayılı Kararnamesi İLE ONAYLANMIŞ VE GİRİŞ YAPILMIŞTIR

Bu Uluslararası Standart, ISO 5963-85 Dokümantasyonunun doğrudan uygulanmasıyla geliştirilmiştir. Belgeleri analiz etme, konularını belirleme ve endeksleme terimlerini seçme yöntemleri” ile ulusal ekonominin ihtiyaçlarını yansıtan ek gereklilikler

3. İlk çekin vadesi 1995'tir.

Muayene sıklığı - 5 yıl

4. İLK KEZ TASARLANDI

5. REFERANS YÖNETMELİK VE TEKNİK BELGELER

	Ürün numarası, uygulamalar
	Tanıtım
GOST 7.25-80
GOST 7.26-80	Tanıtım
GOST 7.27-80	Tanıtım; ek 1
GOST 7.52-85	Tanıtım; 5.7
	Tanıtım; ek 1

Nesne

Sukiasyan E.R.
İndeksleme okulu. Ders 1: Standart Dizin Oluşturma Gereksinimleri

[ Kütüphane. - 2004. - No. 2. - S. 50-52]

Ocak 2004 tarihinden itibaren ülkemizde doğrudan Devlet Standardı olarak yürürlüğe girmiştir. Rusya Federasyonu GOST 7.59–2OOZ SIBID. Belge indeksleme. Genel Gereksinimler sistemleştirme ve nesneleştirme. Standart, Azerbaycan, Ermenistan, Beyaz Rusya, Gürcistan, Kazakistan, Kırgızistan, Moldova, Tacikistan, Türkmenistan, Özbekistan'ın standardizasyon kuruluşları tarafından kabul edilmiştir.
İndeksleme - yeni bir kelime mi? Belki halk kütüphanelerinde çalışan bazı kütüphaneciler için. Hepimiz her zaman indeksleme ile uğraştık - şunları içerir: sistemleştirme (ki onsuz hiçbir kitaplık yapamaz), özneleştirme, koordinat indeksleme. GOST 7.74, bu terimin aşağıdaki tanımını verir: "İndeksleme, bir belgenin içeriğinin ve / veya bir bilgi talebinin bir bilgi alma dilindeki anlamının bir ifadesidir."
Çok çeşitli kütüphaneciler için yeni bir konsept, ilk kez 1991'de tanıtılan GOST 7.59-90 adında ortaya çıktı. O zaman, profesyonel basında metodolojik öneriler yayınlandı ve standardın hükümleri kütüphaneciler tarafından incelendi. Standardın tanıtımı zamanında ve gerekliydi. Temel gereksinimleri, öğretim yardımcıları, talimatlar ve yönetmelikler, kütüphane çalışmasının temel süreçleri için ulusal zaman standartlarına dahil edildi.
On yıldan fazla zaman geçti. Yıllar geçtikçe ülkedeki sınıflandırma uygulaması değişti. Listeyi ve isimleri netleştirmek gerekiyordu sınıflandırma sistemleri. Düşünülen terminoloji konu alanı. Standart 7.59-90'da bulunan aynı terimlerin çoğunu içeren 7.73-96, 7.74-96 ve 7.76-96 terminoloji standartları onaylanmıştır. Genel olarak standartların tasarımı değişti - eyaletler arası hale geldiler.
Bu dönemde önemli ölçüde güncellendi personel kütüphaneler. Kataloglama ve belge işleme ile ilgili departmanlarda yüzlerce yeni çalışan ortaya çıktı. Kütüphane eğitimi almış olsalar bile yeni bir terimler sistemine hakim olmaları, teknolojik bilgileri güncellemeleri, standartların önerdiği teknikleri ve algoritmaları incelemeleri gerekiyordu. Özel eğitimi olmayanların daha amaçlı ve derinlemesine ele alınması gerekir. Kataloglama, amatör performansın kabul edilemez olduğu bir kütüphane uygulaması alanıdır, belirli belgelerin (standartlar, normlar, kurallar, zorunlu talimatlar), bugün çalışmak imkansız olan bilgi ve katı uygulama olmadan.
Henüz her yerde değil, ancak birçok kütüphanede zaten otomatik sistemler ve elektronik kataloglar var. Bunlarla birlikte yeni kavramlar ve indeksleme kuralları günlük hayatımıza girmiştir.
Okul hedefleri
GOST 7.59–2003'ün tanıtımıyla bağlantılı olarak, en büyük olan "Kütüphane" sayfalarında düzenleme önerisi ortaya çıktı. profesyonel baskıÜlkemizde yazışma okul indeksleme. Bu bölümün materyallerini sayıdan yayına sürekli olarak yayınlamayı planlıyoruz. Standardın gelişim tarihi ile tanışalım. Standardın kurallar, talimatlar, eğitim ve pratik yardımlarla nasıl ilişkilendirilmesi gerektiğini açıklayalım. Terimleri ve standart tanımlarını derinlemesine tanıyalım. Belgeleri indekslemek için genel gereksinimleri sırayla analiz edeceğiz. Bilgi alma dillerine özel sınıflar ayıracağız - sınıflandırma, konu, tanımlayıcı. Sistematizasyon, özneleştirme, koordinat indeksleme ilkelerini, genel gerekliliklerini ve kurallarını ayrıntılı olarak ele alalım.
Yazışma okulu, öğrencilerden gelen geri bildirimleri içerir. Dersleri ben yöneteceğim, Eduard Rubenovich Sukiasyan. yazabilirim e-posta(E-posta: [e-posta korumalı]) veya derginin yazı işleri müdürlüğünün adresine.
GOST 7.59–2003'ün öncülleri
Herhangi bir standart, uzun yıllara dayanan uygulamaların genelleştirilmesinin bir sonucu olarak doğar. Kütüphaneciler ders kitaplarından çalıştılar, pratik yardımlar kullandılar. On yıllardır teknolojik süreçleri düzenleyen standartlar yoktu. Tüm veya birçok kütüphanede ortak olan bir sınıflandırma sistemi olan merkezi kataloglamanın (örneğin, basılı bir katalog kartı) ortaya çıkması, kütüphanecileri kademeli olarak tek tip çalışma ilkelerinin ve yöntemlerinin uygunluğunu anlamaya yönlendirdi. Uluslararası ilişkilerin gelişmesinde belirli bir aşamada, yerli kataloglama uygulamalarının yabancılarla maksimum uyumlaştırılması ihtiyacı ortaya çıktı.
Aralık 1985'te Uluslararası organizasyonÜlkemizin aktif üyesi olduğu standardizasyon (ISO) ile ilgili onaylanan uluslararası standart 5963 "Belgeleme - belgeleri analiz etme, konularını belirleme ve indeksleme terimlerini seçme yöntemleri." İçeriğindeki MS ISO 5963, 1 Ocak 1985'te SSCB'de tanıtılan iki standartla neredeyse tamamen çakıştı: GOST 7.44–84 “SIBID. Belgelerin sistemleştirilmesi. Genel gereksinimler” ve GOST 7.45–84 “SIBID. Belgelerin konusu. Genel Gereksinimler". İlginç bir şekilde, uluslararası ve yerel standartların gereklilikleri ayrıntılı olarak çakıştı, ancak standartlarımız daha net, daha resmi hale geldi ve ISO IS'de tamamen bulunmayan bazı hükümler içeriyordu. Tecrübenin etkisi oldu: Ülkemizde ilk ders kitabı 1947'de yayınlandı, çeşitli talimat ve yönetmelikler birçok kez revize edildi.
Aynı zamanda, ihmal etmek istemediğimiz MS ISO 5963'te şüphesiz avantajlar bulundu. Standardın bağımsız bir parçası, içinde karşılaşılan terimlerin tanımlarıydı. Yerli uygulamada, terminoloji standardizasyonunun görevleri ayrı standartlarla çözüldü. Özellikle, GOST 7.39–82 “SIBID. Sistematizasyon ve konu. Terimler ve tanımlar (01.01.1984'ten itibaren tanıtıldı). MS ISO'nun bir diğer özelliği daha ilginç çıktı. Kavramları ve tanımlanmış gereksinimleri tanıttı genel hem sistemleştirmeyi hem de nesneleştirmeyi kapsar. Yerli GOST 7.44 ve 7.45, aynı yazar ekibi tarafından geliştirildi, ancak ortak bir parçası yoktu ve ayrıntılı olarak üzerinde anlaşmaya varılmadı. Biz böyle bir görev belirlemedik, iki bağımsız standart geliştirdik.
MS ISO'nun avantajları açıktı: Herhangi bir süreçte, özellikle de genel, tekil ve özel olanı vurgulayarak sistemleştirme ve özneleştirme gibi bir dizi karmaşık süreçte ustalaşmak daha kolaydır. Bu nedenle, yapı ve içerik olarak MS ISO 5963'e mümkün olduğunca yakın hale getirmek için iki yerel standardı birleştirmeye karar verildi. Geliştiriciler ekibi, en büyük kütüphaneleri, bibliyografik merkezlerini ve bilgi ajanslarını içeriyordu. Uygulaması departman çerçeveleriyle sınırlı olmayacak böyle bir standart geliştirmek gerekliydi. Bu, bir dizi karmaşık terminolojik sorunun çözülmesi gerektiği anlamına geliyordu: o yıllarda ülkede iki terim sistemi paralel olarak işlev görüyordu - kütüphane ve bilgi. Standartta modern uluslararası terminolojinin kullanılmasına karar verildi. Ülke içindeki terminolojideki çelişkilerin ve tutarsızlıkların er ya da geç çözüleceği, hayatın bizi uluslararası normları kabul etmeye zorlayacağı sonucuna vardık. Daha sonra, hipotezimiz tamamen doğrulandı.
GOST 7.59–90, MS ISO 5963 temelinde oluşturulan tek kişi değildi. Birkaç yıl sonra, “kardeşi” geliştirildi ve 1 Ocak 1993 - GOST 7.66–92 “SIBID. Belge indeksleme. Koordinat indeksleme için genel gereksinimler.
yeni neydi
GOST 7.59-90'ın geliştirilmesi sırasında ciddi bir bilimsel çalışma yapıldı. Geliştiriciler, kütüphanecilerin 7.44-84 standardının bazı gerekliliklerini çok katı, yasa dışı olarak görüp görmediklerini öğrenmek istedi. Bir sistematik kataloğa (SCA) bir alfabetik konu indeksinin tüm kitaplıklarında zorunlu bakım için sağlanan standart - yardımcı bir cihaz olarak değil, kataloğun ayrılmaz bir parçası olarak. Bu nedenle, yeni makbuzların işlenmesi sürecinde bir AAP kartı düzenlenmesi öngörülmüştür. Bu gereklilik, sistematik bir kataloğun, yeterli bir AAP ile sağlandığı takdirde işlevlerini yerine getirebileceği şeklindeki modern düşünceye dayanıyordu. Başka bir deyişle, endeks, fonda fiilen var olan, katalogda sunulan ve fona giren - işlenme sürecinde olan belgelerin içeriğini yansıtır. APU'nun sınıflandırma kararının ve konu başlıklarının zorunlu olarak düzenlenmesinin yanı sıra APU için sistematik bir kontrol dosyasının (CCM) bakımı da tanıtıldı. Buna göre, ulusal saat standartları değiştirildi.
Anket, yüzlerce kütüphanenin zaten bu şekilde çalıştığını ve standardın orijinal, yeni hiçbir şey getirmediğini gösterdi. Gerçek şu ki, bu süreçler zorunlu hale geldi. AAP'nin kütüphanedeki varlığı ve kalitesi ile kataloğa erişim sayısı arasında açık bir ilişki vardı. Katalog "yeterli bir AAP olmadan var olduğu yerde, 'kendi başına bir şey' olarak kaldı". APU'nun sınıflandırma tablolarından basitçe yeniden basıldığı yerde, katalog pek kullanılmadı (yeni konular ona yansıtılmadı). Kütüphane sürekli AAP tutuyorsa, okuyucu katalogla etkili bir şekilde çalıştı.
Yeni, elbette, terminolojiydi. 1940'lar ve 1950'lerin ders kitaplarını alırsak, bugün başarıyla kullandığımız terimlerin çoğunu bulamayacağız. Her çağ, profesyonel dilimizi zenginleştirir. Ancak GOST 7.59'u alırsak, "zenginleştirme" hakkında değil, kavramları netleştirme hakkında konuşma hakkımız var. Ancak uygulama, yeni terminolojinin hızla kök saldığını göstermiştir. En büyük zorluklar, henüz anlamadığımız "indeksleme terimi" (indeksleme terimi) kavramıyla ortaya çıktı.
GOST 7.59–2003'ün Yapısı
Uyarınca modern gereksinimler Standart 6 bölümden oluşmaktadır. İlk ("Kapsam") durumlar (bundan böyle standardın metni herhangi bir değişiklik yapılmadan alıntılanacak ve özel bir yazı tipiyle vurgulanacaktır):
Bu Uluslararası Standart, indeksleme için genel gereklilikleri belirler: indekslemede kullanılan belgelerin ve bilgi alma dillerinin sistematikleştirilmesi ve öznelleştirilmesi. Standart, kütüphaneler, bilimsel ve teknik bilgi kuruluşları, kitap odaları, editör ofisleri ve yayınevleri için tasarlanmıştır.
Bunu oldukça kapsamlı bir "2 Düzenleyici Referans" bölümü takip eder:
Bu standart, aşağıdaki standartlara atıfta bulunur:
GOST 7.66–92 (ISO 5963-85) Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Belge indeksleme. Koordinat indeksleme için genel gereksinimler.
GOST 7.73–96 Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Bilginin yayılmasını araştırın. Terimler ve tanımlar.
GOST 7.74–96 Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Bilgi alma dilleri. Terimler ve tanımlar.
GOST 7.76–96 Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Belge fonunun satın alınması. Bibliyografya. Kataloglama. Terimler ve tanımlar.
“3 Tanımlar” bölümü çok değerlidir, burada “Aşağıdaki terimler bu standartta karşılık gelen tanımlarla birlikte kullanılmaktadır…” kelimelerinden sonra, çoğu yukarıdaki referanslarla birlikte 45 terimlik bir liste verilmiştir. terminolojik standartlar ve diğer 16 terim burada tanımlanmıştır.
Standardın diğer tüm yapısı, yukarıdaki diyagramdan açıkça anlaşılacaktır.
GOST 7.59–2003 SIBID'nin yapısı. Belgeleri İndeksleme. Sistematizasyon ve öznelleştirme için genel şartlar "

1. Uygulama alanı
2. Normatif referanslar
3. Tanımlar
4. Genel 4.1 İndekslemenin özü 4.2 İndekslemenin amacı 4.3 İndeksleme koşulları 4.4 İndeksleme ilkeleri 4.5 CIP türleri ve indeksleme terimleri
5. ISL gereksinimleri 5.1 Genel gereksinimler 5.2 Sınıflandırıcı ISL'ler için gereksinimler 5.3 Konu dilleri için gereksinimler
6. Teknolojik süreçler ve genel indeksleme kuralları 6.1 Genel kurallar indeksleme 6.2 Düzenleme kuralları 6.3 Tabi tutma kuralları

Çalışmalarımıza Bölüm 4 "Genel Hükümler" ile başlayacağız. Gerektiğinde tüm terminolojik açıklamalar verilecektir.

görüntülemek için lütfen JavaScript'i etkinleştirin.

İyi çalışmalarınızı bilgi tabanına gönderin basittir. Aşağıdaki formu kullanın

Öğrenciler, yüksek lisans öğrencileri, bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan genç bilim adamları size çok minnettar olacaktır.

http://www.allbest.ru/ adresinde barındırılmaktadır.

Rusya Federasyonu Eğitim Bakanlığı

MOSKOVA DEVLET AÇIK ÜNİVERSİTESİ

"Madencilik ve metalurji endüstrisinde ekonomi ve yönetim" Bölümü

DERS ÇALIŞMASI

Disipline göre: "Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi"

Belge indeksleme

Tanıtım

Bölüm 1 Belgeleri Kaydetme ve Dizine Ekleme

2.1 Belge yönetim sisteminin özü

Çözüm

Kullanılan kaynakların ve literatürün listesi

Tanıtım

Hızlı ilerleme, pazar ilişkileri ve rekabetçi bir ekonomi koşullarında, stratejik ve taktik görevlerin zamanında ve doğru çözümü, bir şirketin veya kuruluşun yaşayabilirliğini belirler.

Dokümante edilmiş bilgi yönetimin temelidir, etkinliği büyük ölçüde bilginin üretimine ve tüketimine dayanmaktadır. Modern toplumda bilgi, toplumun sosyal ve politik yaşamının önemli bir unsuru olan tam teşekküllü bir üretim kaynağı haline geldi. Bilginin kalitesi, yönetimin kalitesini belirler. Modern koşullarda, yönetim verimliliğini artırmak için, herhangi bir yönetim kararı her zaman bir hizmet belgesine dayalı bilgilere dayandığından, belgelerle çalışmayı geliştirmeye yeterince dikkat etmek gerekir.

Belgelerle çalışmanın organizasyonu, yönetim aparatının çalışmalarının kalitesini, yönetim çalışanlarının organizasyonunu ve çalışma kültürünü etkiler. Yönetim faaliyetlerinin bir bütün olarak başarısı, belgelerin ne kadar profesyonelce muhafaza edildiğine bağlıdır. İş bilgileri çeşitli belgeler şeklinde sunulur, araştırmalar kuruluşların çalışanlarının çalışma sürelerinin %75'inin bunların hazırlanması, bakımı, doldurulması, kopyalanması ve aktarılması için harcandığını göstermektedir.

ISO'ya (Uluslararası Standartlar Organizasyonu) göre, belge yönetimi, herhangi bir işletmenin rekabet edebilirliğinde ana faktörlerden biri haline geliyor. Belgeler ve verilerle özel bir çalışma organizasyonu, oluşturma süreçlerinin koordinasyonu, dağıtımdaki değişiklikler anlamına gelir. Düzgün organize edilmiş vaka yönetimi, arama için gereken süreyi azaltır, bilginin doğruluğunu ve güncelliğini arttırır, fazlalığını ortadan kaldırır.

Piyasa ilişkileri sırasında, yönetimde istihdam edilen çalışanların verimliliğini artıran ofis süreçlerinin mekanizasyonuna ve otomasyonuna büyük önem verilmektedir. rasyonelleştirmeler dokümantasyon desteği herhangi bir mülkiyet türündeki işletmelerde yönetime büyük önem verilmelidir, çünkü bu çalışmanın formülasyonundaki eksiklikler, yöneticinin ve bir bütün olarak işletmenin çalışmasında ciddi zorluklara yol açmaktadır. Daha gelişmiş bir yönetim dokümantasyon sistemi sayesinde daha hızlı hareket ve uygulama sağlanır. resmi belgeler, muhafazası, kullanımı ve halka açık depolama için uygun seçimi.

Herhangi bir yönetim aygıtının çalışması, bugün genel olarak herhangi bir çalışma gibi, emeğin bilimsel örgütlenmesinin temellerine dayanır. Herhangi bir çalışmayı organize etme süreci, en basit işlemlere kadar sistematik olarak kendisini oluşturan parçalara ayrılmalıdır. Düşünceli, düzgün organize edilmiş operasyonlardan, eksiksiz bir bilimsel ve organizasyonel çalışma zinciri inşa edilir.

Bilgi ve belge hizmetlerine ilişkin çalışma prensibi, aynı işlemler kümesine indirgenmiştir. Sadece bazı kuruluşlarda manuel olarak yapılır, bazılarında - mekanizasyon yardımı ile, diğerlerinde - bu süreçler tamamen otomatikleştirilir. Ancak belgelerle çalışmanın evrak döngüsünün tüm bu aşamaları benzerdir. Bu nedenle, idari aygıtın yetkili bir çalışanı, yalnızca belgeleri doğru bir şekilde hazırlayıp uygulayabilmeli, aynı zamanda bu belgelerle ne tür işlerin yapıldığını da bilmelidir.

Ne yazık ki, birçok işletme yöneticisi, yönetimin belgesel desteğinden sorumlu çalışanlar, modern ofis çalışmasının temellerine ve hatta daha çok kayıt tutmanın inceliklerine aşina değildir.

Aynı zamanda belgelerin yeni standartlara uygun olarak doğru şekilde hazırlanması ve yürütülmesi ofis çalışanlarının en önemli görevidir.

Bilgi, ona organizasyonel bir biçim veren, zaman ve mekan içinde hareket eden belgelere kaydedilir. Belgeler ve belgesel bilgiler, yönetim kararlarının temelini oluşturur ve bunların maddi düzenlemesidir, yasal güç sağlar. Belgelerle çalışmak, çalışanların dikkatini işletmenin ana üretim hedeflerinden uzaklaştırmayacak kadar iyi kurulmuş bir prosedüre sahip olmalıdır.

1. Belgelerin kaydı ve indekslenmesi

1.1 Belgelerin tescili kavramı, amacı, ilkesi

Çeşitli kararların alınmasında bilginin etkin kullanımını sağlamak, uzmanlara belirli bir konuda tüm bilgileri mümkün olan en kısa sürede sağlamak için organizasyonda rasyonel bir arama sistemi oluşturulmalıdır. Muhasebe, arama, depolama için bir kuruluşun belgelerine göre bir bilgi erişim sistemi (bundan sonra IPS olarak anılacaktır) oluşturulur. yönetim belgeleri ve içerdikleri bilgiler, aşağıdaki gereksinimlere göre:

· Sistemde yer alan belgelerin bileşiminin ve içeriğinin tam ve kapsamlı olarak açıklanması;

· Bilgi ve belgelere hızlı erişimin sağlanması;

· Belgelere doğrudan hitap etme ihtiyacında maksimum azalma;

· Kurumsal belgeler dizisinin rasyonel organizasyonunun sağlanması.

İşletme, manuel, mekanize, otomatikleştirilmiş tipte IPS oluşturur.

Modern bir IP, bir işletmenin sahip olduğu hemen hemen tüm belgeler hakkında bilgi içermelidir.

Arama motorları oluşturmanın temeli, belgelerin kaydıdır.

Belgelerin kaydı - üzerine tarih ve kayıt indeksi koyarak bir belgenin oluşturulduğu veya alındığı gerçeğinin sabitlenmesi, ardından belge hakkında gerekli bilgilerin kayıt formunda veya giriş biçiminde kaydedilmesi. Tescilin asıl amacı, belgeye yasal güç vermek, oluşturulduğu veya alındığı gerçeğini teyit etmektir, bu nedenle alınan belge kayıtlı değilse, kuruluş bunun için sorumluluk almaz çünkü. olumsuzluk gerçek doğrulandı onun makbuzları.

GSDOU uyarınca, yürütme, muhasebe ve daha sonra referans amaçlı kullanım gerektiren tüm belgeler kayda tabidir: idari, personel, planlama, raporlama, sözlü istatistik, eğitim, finans, muhasebe vb. Dahili olarak kullanılan belgeler olarak kaydedilirler. veya diğer kuruluşlara gönderilen ve daha üst, alt ve üçüncü taraf kuruluşlardan veya kişilerden gelen.

Bilgi için gönderilen ve yanıt gerektirmeyen belgeler kayıt işlemine tabi değildir.

Bu belge kategorisinin belirlenmesinde önemli yardım, her işletmede geliştirilmesi gereken tescilli olmayan belgelerin bir listesi ile sağlanabilir. Böyle bir liste, ofis çalışması talimatlarının bir ekidir, ancak bağımsız bir belge de olabilir. Bu durumda, işletme başkanı tarafından onaylanır.

Tescil edilmeyen belgeler derhal ilgili hizmetlere, yapısal birimlere veya belirli kişilere aktarılır.

Uygulamada, şu anda üç belge kayıt sistemi kullanılmaktadır.

· Merkezileştirilmiş;

· Merkezi olmayan;

· Karışık.

Merkezi bir form ile tüm belgeler tek bir yerde kaydedilir. Bu form, genel müdür veya sekreterin görev yaptığı nispeten küçük kurumlar veya firmalar için tipiktir. yönetici sekreteryada veya ofiste.

Büyük kurumlarda veya şirketlerde ve bölgesel olarak dağınık yapısal bölümlere sahip kuruluşlarda, belgelerin kaydı merkezi olmayan bir şekilde gerçekleştirilir. Merkezi olmayan kayıt şekli, birçok belge kayıt noktasının varlığını ima eder: ofis, yapısal bölümlerin sekreterleri, vb. Ofisin kayıt grubunda, bir kurum veya işletmenin yönetimine yönelik belgeler ve siparişler gibi en önemli dahili belgeler kayıt altına alınır. Diğer tüm belgeler, ofis işlerinden sorumlu çalışanlar tarafından yapısal bölümlere kaydedilir.

Ancak uygulama, kayıt sistemleri arasında en etkili olanın son, karma sistem olduğunu göstermektedir. Aynı zamanda, federal ve federal kurumlardan alınan belgeler yerel yetkililer makamlar veya kendilerine gönderilen en önemli iç belgeler (ana faaliyetler ve personel hakkındaki emirler, protokoller, eylemler, muhtıralar vb.) ve ayrıca vatandaşlardan gelen teklif ve şikayetler.

Özel belgeler (muhasebe ve finans, tahkim, personel) ilgili yapısal bölümlerde kayıtlıdır.

Kullanım koşulları kapsamında otomatik sistem Bu durumda merkezi kayıt tercih edilir, ilk olarak, yapısal bölümlerdeki belgelerin işlenmesinin zahmeti azalır ve ikinci olarak, tüm kurum veya işletmenin belgeleri için tek bir otomatik bilgi alma sistemi oluşturmak mümkün olur.

Herhangi bir kayıt organizasyonu biçiminde, temel ilkesine uyulmalıdır - bir kerelik kayıt. Belge ile ilgili bilgilerin seçilen kayıt formuna yalnızca bir kez kaydedildiğini varsayar. Bununla birlikte, tek bir bilgi girişi, belge muhasebesi, referans çalışması ve belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol sırasında tekrar tekrar kullanılmasını sağlamalıdır.

Kuruluş tarafından alınan veya herhangi bir iletişim kanalı aracılığıyla gönderilen belgeler kaydedilmelidir: posta, e-posta, faks yoluyla. Belgelerin kayıt yeri, ofis çalışması talimatlarında belirlenir.

Gelen belgeler, alındığı gün, giden ve dahili - imza gününde kaydedilir. Birinden kayıtlı bir belge iletirken yapısal birim diğerinde yeniden kaydedilmez.

Belgeleri kaydederken, işletme tarafından geliştirilen çeşitli referans materyalleri yaygın olarak kullanılmaktadır:

· Sembolleriyle birlikte yapısal alt bölümlerin listesi;

· Alt kuruluşların listesi, benzer verilere sahip daimi muhabirlerin listesi;

Kuruluş faaliyetlerinin vb. konularının (bölümlerinin) sınıflandırıcısı.

Bu tür dizinlerin kullanımı, belgelerin kaydını büyük ölçüde basitleştirebilir.

Belgeler, türlerine, yazarlarına ve içeriklerine göre gruplar halinde kaydedilir. Örneğin, temel faaliyetlere ve personele ilişkin siparişler, resmi yazışmalar, eylemler, vatandaşların itirazları vb. ayrı ayrı kaydedilir.

Sıra kayıt numaraları, her grup içinde ayrı ayrı belgelere atanır. Gelen, giden ve dahili belgelere ilişkin veriler ayrı kayıt formlarına girilir.

Büro çalışmalarında belgelerin indekslenmesi altında, seri (kayıt) numaralarının ve belirli belgelerin iliştirilmesi kastedilmektedir. semboller derleme, yürütme ve depolama yerlerini gösteren. Kurulum yeri GOST R 6.30-2003, prop 12 tarafından belirlenir.

Kayıt indeksi, belgenin belirli bir sınıflandırma tahılına ait olduğu ve bunun seri numarası onun içinde. Seri kayıt numarası, genellikle bir yıl boyunca kayıtlı dizi içindeki dizinin zorunlu bir öğesidir.

Belge türlerinin adlarına, yazarlarına ve içeriklerine göre sınıflandırma grupları oluşturulur. Hem geleneksel hem de otomatik belge işleme sistemlerinde belgeleri kaydetmek, aramak ve düzenlemek için dizinlere ihtiyaç vardır.

Aynı kurum veya işletme içinde tek tip ve istikrarlı bir indeksleme sistemi geliştirilmelidir. Belgelerin nerede kayıtlı olduğuna bakılmaksızın (ofis veya yapısal bölümlerde), dizinlerin kalıcı bir yeri olmalıdır. oluşturan parçalar. Arap rakamlarının sembol olarak kullanılması tavsiye edilir. bireysel vakalar harfler eklenir.

Belgeleri düzenlemek, yani onları gruplara ayırarak, vakaların isimlendirilmesi kullanılır. Adlandırmada yer alan vaka endeksleri, gelen ve giden belgelerin kayıt endekslerine dahil edilir. Bu nedenle, temel indeks, belgenin belirli bir belge grubuna ait olduğunu gösteren isimlendirmeye göre bir vaka indeksinden ve bu grup içindeki seri numarasından oluşur.

Örneğin:

02-10/15, burada 02-10 isimlendirmeye göre vaka indeksi, 15 ise belgenin seri numarasıdır. Arama görevlerine uygun olarak, belirli bir kurum veya kuruluş, temel dizine başka sınıflandırma tanımları ekleyebilir: muhabir, icracı, vb. Kayıt endeksinin bazı bölümleri de ters sırada yerleştirilebilir: 15/02-10, değerleri değişmezken. Seri numaraları yıl içinde artar ve gelen ve giden evraklara ayrı ayrı atanır.

Belgelerin bir bölümünü tek bir kayıt dizisinden ayırmak gerekirse, ek bir anlamsal alfabetik dizin kullanmak mümkündür. Bu nedenle, vatandaşların başvurularını, başvurularını ve şikayetlerini kaydederken, seri sicil numarası başvuru sahibinin soyadının ilk harfiyle desteklenir, örneğin: I-221, K-212, A-213, vb.

Personel yönetimi konularında sipariş kaydederken, seri numarasına örneğin 18-K, 107 K veya 18-l / s, 107-l / s gibi bir harf eklenir.

Personel yönetimi konularındaki emirler, başka bir işe alınma, tatil verilmesi, her türlü teşvik ve işten çıkarma, yani. çalışanların çalışma kitaplarına giriş yapılanlar.

Temsilci organların başkanlıklarının kararlarını kaydederken, seri numarası "P" endeksi (harf) ile desteklenebilir, örneğin, 74-P, vb.

Anlaşmalar, ortak kararlar gibi çeşitli kuruluşlar tarafından hazırlanan belgelerin dizini, sıralı sayıdan oluşur. kayıt numaraları her yazar kuruluşta atanmışsa, bunların sırası yazarların belge başlığında belirtildiği sıraya göre belirlenir. Örneğin, 16/10 endeksi, bir kuruluşta belgenin 16 numara altında ve diğerinde - 10 numara altında kayıtlı olduğu anlamına gelir.

Kaydolurken, bir belge, hem belgeye hem de kayıt formuna aynı anda yapıştırılan yalnızca bir dizin almalıdır. Kayıt endeksleri gelen belgelere eklenir (onlara yapılan başvurular endekslenmez); giden belgeler ve kurumda kalan kopyaları hakkında (ekleri de indekslenmez); iç belgelerde.

1.3 Belge kayıt formları

Kayıt giriş formlarına indeksi ve ilgili detayları kaydedilerek IPS'ye bir belge girilir:

· Kayıt ve kontrol kartları (RKK);

· Ekran formları;

· Kayıt günlükleri.

Kayıt işlemi sırasında, belgelerle ilgili bazı bilgiler kayıt formlarına girilir.

Gelen belgelerle ilgili bilgiler şunları içerir:

· Belgenin adı;

Kuruluş yazarı tarafından eklenen belgenin tarihi;

· Kuruluş-yazar tarafından atanan belgenin dizini;

Makbuz tarihi;

· Alınan belgenin dizini (gelen dizin);

bir çözüm;

· Yürütme süresi;

Yürütücü (belgenin yürütülmesi için gönderildiği kişi);

· Performans üzerine bir not;

· İcradan sonra belgenin yerleştirildiği davaların isimlendirmesine göre dava sayısı.

Giden belgelerle ilgili bilgiler şunları içerir:

Yüklenici (belgeyi hazırlayan görevli);

belgenin tarihi;

· Kayıt indeksi;

Muhabir (belgenin kime hitap ettiği);

Belgenin başlığı veya özeti;

· Yaprak sayısı;

· Gönderildikten sonra belgenin bir kopyasının yerleştirildiği davaların isimlendirmesine göre dava numarası.

Ek olarak, kayıt formu, belgelerin yürütülmesinin ilerlemesini yansıtmalıdır. Ve listelenen ayrıntıların bileşimi, belirli bir kuruluş için muhasebe, bir belgenin veya görevin yürütülmesindeki ilerlemenin izlenmesi vb. için gerekli olan belge hakkındaki diğer bilgilerle desteklenebilir. Örneğin, belgenin yürütüldüğü yapısal birimin başkanının adı veya ilgili veriler gibi bilgiler ara çözüm soru vb.

Kayıt formu seçimi aşağıdaki koşullardan etkilenir:

Gelen, giden ve gidenlerin sayısı dahili belgeler;

· Sıkı muhasebe gerektiren belgelerin mevcudiyeti;

· İşletmede benimsenen ofis çalışma sistemi (merkezi veya merkezi olmayan);

· Belgelerin işlenmesi için bilgisayar teknolojilerinin işletmesi tarafından kullanım imkanı.

indeksleme belge kayıt yönetimi

1.4 Belgelerin yürütülmesi için son tarihler

Belirlenen süre içerisinde yürütülmesi gereken talimatları içeren belgeler kontrol altına alınır. Belgelerin yürütülmesi şartları tipik ve bireysel olabilir.

Tipik şartlar, yasama veya diğer düzenleyici yasal düzenlemelerle belirlenir. Belgelerin yürütülmesi için tipik son tarihlerin bir listesi, kuruluşun DOW'una ilişkin talimatlara yerleştirilmelidir. Bir belgenin yürütülmesi için tipik son tarih değiştirilemez.

Belgelerin yürütülmesi için bireysel son tarihler, belge metninde veya başkanın kararında belirtilir. Yalnızca bunu ayarlayan yönetici, bir belgenin yürütülmesi için bireysel son tarihi değiştirebilir. Belgenin yürütülmesini askıya alma veya iptal etme hakkına sahiptir. ana kuruluş, kuruluş - belgenin yazarı ve yetkilerine göre daha yüksek düzenleyici makamlar.

Belgelerin yürütülmesi için son tarihler takvim günlerinde hesaplanır:

dahili - belgenin imzalandığı (onaylandığı) tarihten itibaren;

diğer kuruluşlardan alınan - alındıkları tarihten itibaren;

vatandaşların başvuruları, 02.05.2006 Sayılı 59-FZ Federal Yasası uyarınca "Rusya Federasyonu vatandaşlarının başvurularını değerlendirme prosedürü hakkında", - başvurunun kayıt tarihinden itibaren.

Federal yürütme makamlarında, üst makamlardan alınan belgelerin yerine getirilmesi için son tarih Devlet gücü, belgenin imzalandığı veya onaylandığı tarihten itibaren hesaplanır.

8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan federal yürütme organlarında ofis çalışmalarına ilişkin standart talimat (madde 8.1.5), şunları belirler: bir belgenin yürütülmesi için son tarihin son günü düşerse çalışma dışı bir günde, belge, çalışma dışı günden önceki iş gününden daha geç olmamak üzere yürütülmelidir.

Belgelerin yürütülmesi için son tarihler, son tarihe dayalı bir karar verirken baş tarafından belirlenir, kuruluş tarafından kurulan belgeyi kim gönderdi veya son tarihler kanunla kurulmuş. Belgelerin yürütülmesi için tipik son tarih, kuruluş başkanı tarafından yalnızca azaltılması yönünde değiştirilebilir.

Alınan belge, bir yanıt almak için beklenen zaman çerçevesini belirtebilir. Bu durumda lider, karar verirken metinde belirtilen süreye denk gelen veya bu tarihten 1-2 gün önce bir süre belirler. Belgenin kuruluş tarafından geç alınması ve belgenin bir üst kuruluştan alınmaması durumunda belgede belirtilen sürenin dolmasına kalan süre tam yanıt hazırlamak için yeterli değilse süreyi uzatabilirsiniz.

Bazı durumlarda, belgenin yürütülmesi için son tarihin uzatılmasına izin verilir. Bu süreyi belirleyen yetkili veya kurum, belgenin icrası için süreyi uzatabilir. Belgenin yürütülmesi için son tarihin uzatılması gerekçelendirilmelidir (bu, sorumlu yürütücünün sorumluluğundadır).

Belgelerin yürütülmesini askıya alma ve iptal etme, yalnızca daha yüksek makamlar veya kuruluş - belgenin yazarı bu hakka sahiptir.

Kontrol altına alınan belgeler için, yürütülmesi için son tarihler belirlenir. GOST R 51141-98'de "Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar" aşağıdaki tanım verilmiştir: "Bir belgenin yürütülmesine ilişkin terim, düzenleyici bir yasal işlem, örgütsel ve idari bir belge veya bir kararla belirlenen terimdir. "

Yürütme şartları tipik ve bireysel olabilir.

Bir belgenin yürütülmesi için standart son tarih - düzenleyici bir yasal işlem tarafından belirlenen bir belgenin yürütülmesi için son tarih.

Başka bir deyişle, periyodik olarak oluşturulan belgeler için (en sık ulusal ölçekte oluşturulan belgeler, bireysel faaliyet alanları veya belirli bir kuruluş için) söyleyebiliriz. standart terimler onların infazı. Tipik son tarihler, Cumhurbaşkanı, hükümet kararnamelerinde kanunla belirlenir. düzenlemeler, departman tüzüğü. Örneğin, 28 Temmuz 2005 tarih ve 452 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarının iç organizasyonu için Model Düzenlemelerde, aşağıdaki standart terimler tanımlanmıştır:

Rusya Federasyonu Devlet Başkanı, Başbakan ve Başbakan Yardımcısının "acil", "derhal" (veya benzeri) ibaresini içeren talimatları, talimatın imzalandığı tarihten itibaren 3 gün içinde icraya tabidir;

Rusya Federasyonu Başkanı, Başbakan ve Başbakan Yardımcısının "derhal" olarak işaretlenmiş talimatları, talimatın yerine getirilmesi için 10 günlük bir son tarih sağlar;

Rusya Federasyonu Devlet Başkanı, Hükümet Başkanı ve Hükümet Başkan Vekili'nin emrinde son uygulama tarihi belirtilmemişse, imza tarihinden itibaren bir ay içinde icraya tabidir;

kolluk kuvvetlerinden Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak alınan talepler, talepte belirtilen süre içinde ve süre belirlenmemişse 30 gün içinde federal yürütme organı tarafından yerine getirilir;

vatandaşların itirazları, alındığı tarihten itibaren 30 gün içinde federal yürütme organında değerlendirilir. Gerekirse değerlendirme süresi yazılı talep federal yürütme organı başkan yardımcısı tarafından, başvuru sahibini bilgilendirerek ve uzatma nedenlerini belirterek 30 günden fazla olmamak üzere uzatılabilir.

Tipik son tarihlerden bahsetmişken, son teslim tarihlerinin bir kısmının Devlet Dokümantasyon Yönetim Sisteminin (GSDM) Ek 10'da sabitlendiğine dikkat edilmelidir, örneğin:

işletmelerden (dernekler), kurumlardan, kuruluşlardan gelen mektuplar - 10 gün;

anlaşmazlık protokolü: 10 gün içinde hazırlanma ve gönderme; 20 gün içinde dikkate alınması vb.

Ek olarak, belirli bir kuruluş içinde, düzenleyici işlemlerde yansıtılmayan belgeler için standart yürütme süreleri de belirlenebilir. Belge formlarının veya ofis işleri için talimatların zaman çizelgesine dahil edildikten sonra, kuruluşun tüm çalışanları için de tipik hale gelirler.

Bir belgenin yürütülmesi için bireysel son tarih, kuruluşun örgütsel ve idari belgesi veya bir kararla belirlenen bir belgenin yürütülmesi için son tarihtir. Yani, gelen belgenin alınması üzerine belge metninde veya karar metninde bireysel son tarihler, yalnızca bu son tarih, kuruluşun yönetimi veya belgenin yazarı tarafından belirlenenden farklıysa veya tipik listede değilse belirtilmelidir. son tarihler.

Son teslim tarihleri ​​şu şekilde hesaplanır: Takvim günleri belgenin imzalandığı (onaylandığı) ve diğer kuruluşlardan alındığı tarihten itibaren - alındığı tarihten itibaren.

Son teslim tarihindeki değişiklikler sadece aşağıdaki sırayla baş yönünde yapılır:

standart şartlar - yeni bir kanunun kabul edilmesiyle;

bireysel - onları kuran liderler tarafından.

Yalnızca yüksek kuruluş, kuruluş - belgenin yazarı ve devlet denetim makamları, belgelerin yürütülmesini askıya alma ve iptal etme hakkına sahiptir.

Bölüm 2. Yazılı iletişim düzenlemenin genel sorunları

2 .1 Bir kayıt yönetim sisteminin özü

Bugün ofis işi, standart tarafından belgelerle çalışmanın belgelenmesini ve organizasyonunu sağlayan bir "faaliyet dalı" olarak tanımlanmaktadır "(GOST R51141-98). Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar.), yani. andan itibaren tüm süreç imha edilmesi veya arşiv deposuna aktarılması için bir belge oluşturulur.

Terim orijinal olarak sözlü konuşmada (muhtemelen 17. yüzyılda) ortaya çıkar ve bir vakayı çözme (üretme) süreci anlamına gelir - "bir vaka üretmek" (bir sorunu çözmek için). Herhangi bir sorunun çözülmesi sırasında, varılan anlaşmayı pekiştirmek için belgeler ortaya çıktığından, alınan karar (söylenen kelime kısa ömürlüdür, unutulabilir, aktarım sırasında çarpıtılabilir veya anlaşılmayabilir), 16. yüzyılda zaten . vaka kelimesi "herhangi bir dava, konu ile ilgili belgeler topluluğu" olarak kullanılır. Bu kavramda ilk kez 1584 yılında "vaka" kelimesi belgelere geçmiştir.

Belge öncelikle bilgileri kaydetmek ve ona vermek için ortaya çıktı. Yasal etki. Latince Documentum - kanıt, tanıklık.

Bilgi, Bilişim ve Bilginin Korunması Kanunu, bilgiyi, "sunulma şekli ne olursa olsun, kişiler, nesneler, olgular, olaylar, olgular ve süreçler hakkında bilgi" olarak tanımlar.

Belge uzmanlarının tanımına göre, bir belge, gerçekleri, olayları, nesneleri, nesnel gerçeklik fenomenlerini ve insanın zihinsel aktivitesini göstermenin sonucudur. Yazı, grafik, çizim, fotoğraf, ses ve video kaydı yoluyla oluşturulur. Belge özel bir malzeme (kağıt, film vb.) Üzerine yapılır.

Belgenin yasal güce sahip olması için, oluşturulma süreci buna göre düzenlenir ve yürütülür. yerleşik kurallar. Bu aynı zamanda "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilginin Korunması Hakkında Kanun"daki belge teriminin tanımında da vurgulanmaktadır: "belgelenmiş bilgi (belge) - bir maddi taşıyıcıya kaydedilen ve tanımlanmasına izin veren ayrıntılar."

Sabit (görüntülenen) bilgiye sahip olan belge, böylece korunmasını ve birikmesini, başka bir kişiye aktarma olasılığını, çoklu kullanım, zamanında bilgiye geri dönmeyi sağlar.

Bir bilgi taşıyıcısı olarak, belge, bölümlerinin etkileşimini sağlayan herhangi bir kurumun, işletmenin, firmanın iç organizasyonunun vazgeçilmez bir unsuru olarak hareket eder. Bilgi, yönetim kararlarının alınmasının temelidir, bunların uygulanmasının kanıtı ve genellemeler için bir kaynak ve ayrıca referans ve araştırma çalışmaları için malzeme olarak hizmet eder. Yönetim faaliyetlerinde, alınan karar belgeye kaydedildiği ve sabitlendiği için belge hem emeğin nesnesi hem de emeğin bir sonucu olarak hareket eder.

Tüm yönetim faaliyeti biçimleri ilgili belgeler aracılığıyla ifade edilir: planlama - çeşitli planların hazırlanması yoluyla, muhasebe - istatistiksel, muhasebe ve operasyonel ve teknik belgelerin derlenmesi ve işlenmesi şeklinde; yönetim - idari belgelerin verilmesi; organizasyon - organizasyonel belgeler; talimat - talimatlar, yönergeler şeklinde; kontrol - içinde bilgi toplayarak yazı vb. Bu nedenle, tüm yönetim faaliyeti biçimleriyle yakından ilgili olan belgeler, yönetim aygıtı tarafından kendisine atanan işlevlerin uygulanmasının bir yolu ve aracı olarak kullanılır. Ek olarak, birçok durumda belgeler zorunludur, yasa ve kanunlar tarafından öngörülmüştür. hükümet kontrollü.

Ancak bir belge oluşturduktan sonra, onunla hala çok çalışmanız gerekir: dikkate alın, sorgulanabilmesi, yükleniciye devredilebilmesi, yürütülmesini kontrol edebilmesi, kaydedebilmesi vb.

Ofis çalışmalarının organizasyonu şartlı olarak iki bölüme ayrılmıştır:

Belgelerin (dokümantasyon) zamanında ve yetkin bir şekilde oluşturulmasını sağlamak;

Belgelerle çalışmanın organizasyonu: makbuz-aktarma, işleme, muhasebe, kayıt, kontrol, depolama, arşivlemeye hazırlık, imha.

Son yıllarda “ofis yönetimi” terimine paralel olarak “yönetim dokümantasyon desteği” terimi kullanılmaya başlanmıştır. Bu terimin ortaya çıkışı, bilgisayar sistemlerinin yönetime girmesi, organizasyonel, yazılım ve bilgi desteği ile ilişkilidir. Bilgisayar programlarında kullanılan terminolojiye ve büro işleri alanındaki literatüre yaklaştırmak için, benzer şekilde "büro çalışması" terimi ile eşanlamlı olan "yönetim dokümantasyon desteği" terimi kullanılmıştır. Örneğin, düzenleyici belgelerin başlıklarında: "Yönetim için devlet dokümantasyon desteği sistemi" ve "Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve departmanlarında ofis çalışmaları için tipik talimatlar." Bugün kullanılan daha geniş terim - yönetim için bilgi ve belge desteği, belgelerle geleneksel çalışmaya ek olarak, bilgi hizmetleri, oluşturma, bakım ve veritabanlarıyla çalışmayı içerir.

2.2 Yönetim belgelerinin önemi

Herhangi bir ürünü en az bir işletmede üretmek için, işi dağıtmak, birçok insanın çabalarını koordine etmek, uzmanlara ve gruplara yetkin bir şekilde görevler atamak gerekir. Ne de olsa, her kişi kendi alanında uzmandır (biri tasarımcı, ikincisi teknoloji uzmanı, üçüncüsü ekonomist, dördüncüsü makine operatörü vb.), ancak insanlar yalnızca birlikte bina dikebilir, araba yapabilir. , uçak, büyümek, korumak ve hasat satmak. Ve genellikle nihai ürünün tek tek parçaları ve bileşenleri farklı işletmelerde, farklı şehirlerde ve bazen farklı ülkelerde üretilir.

Bilginin zamanında alınması ve yeterliliği bir risk azaltma faktörü, makul ve makul bilginin garantisidir. etkili çözüm, üretken ve uygun aktivite.

Uzmanlara göre, dünyadaki bilgi miktarı her üç ila beş yılda bir ikiye katlanıyor, bu da insan topluluğunun tüm alanlardaki yüksek gelişme oranlarını yansıtıyor. Ülkemizde son yıllarda çeşitli amaçlar için oluşturulmuş birçok yeni örgüt, işletme, çeşitli örgütsel ve yasal biçimlerde kurumlar ortaya çıkmış ve bu örgütler mal ve hizmetlerin üretim ve değişimi süreçlerinde aktif olarak yer almakta, faaliyet göstermektedir. bilgi aktarımının öznesi ve nesneleri haline gelirler.

Bilgi - temel mal: "Bilginin sahibi, durumun sahibidir." Rekabetçi bir ortamda, piyasa koşulları hakkında zamanında ve doğru miktarda bilgi alabilen, süreçleri analiz etmek ve eğilimleri tahmin etmek için yeni ekipman ve teknoloji hakkında veri elde edebilen ve aynı zamanda temel aldığınız bilgileri muhafaza edebilen kişi hayatta kalır. öne geçebilir, şirket gelişiminin bir sonraki aşamasını sağlayabilir. Bilgi, modern toplumun gelişiminde ana faktör olarak kabul edilir, yönetimin tüm yönlerine nüfuz eder, ekonomik sonuçları belirler, bu nedenle bu topluma bilgi toplumu denir.

Çağımızda bilgi, bilgi hizmetleri sağlamaya veya bilginin oluşumu, iletimi, işlenmesi ve depolanması için koşullar yaratmaya odaklanan bağımsız bilgi endüstrileri ve sistemlerine yol açmıştır. Bunlar kütüphane sistemleri ve küresel bilgisayar ağları ve medya ve bilgi medyası üreten endüstriler, onunla çalışmak için cihazlar. Özel dikkat bilgi piyasası sorunlarının gelişmiş olduğu ülkelerde yasama eylemleri (ABD'de 1950'den beri Belge Yasası yürürlüktedir), diğer kalkınma alanlarına kıyasla toplumun faaliyetleri için bilgi desteği sorunlarının yüksek öncelikleri ( elektronik bilgi işleme, ofis işlerinin ve evrak işlerinin organizasyonu), bilgisayar teknolojisinin benzeri görülmemiş bir hızda gelişimi. Almanya'da nükleer enerji ve uzay araştırmalarının gelişmesiyle birlikte, yönetim için bilgi desteği de bilimsel ve teknolojik devrimin kilit alanları arasında yer alıyor.

Büro çalışmalarına verilen önem hakkında modern Rusya, böyle bir gerçeği söylüyor.

1993 yılında, Moskova hükümeti "Programın onaylanması ve arşiv işini geliştirmek için ana talimatlar hakkında" bir karar kabul etti ve Moskova belediye başkanı "Mosarchiv derneği tarafından ihlal nedeniyle verilen cezaların onaylanması hakkında" bir emir yayınladı. Mevcut mevzuat arşiv işlerinde". Bu emirle, personele ilişkin materyaller (belgelerin imhası, yasadışı imhası) dahil olmak üzere kalıcı ve uzun süreli depolama durumlarının kaybı için, arşivleri sahipsiz, hesapsız bir devlet (kurumların ve işletmelerin tasfiyesi ve yeniden düzenlenmesi dahil); 35'e kadar asgari ücret - yasal düzenlemeler tarafından belirlenen süre içinde belgeleri devlet arşivine aktarmanın makul olmayan bir şekilde reddedilmesi için; 28'e kadar asgari ücret - için kalıcı ve uzun süreli saklama belgelerinin düzenlenmesi için son tarihlere uyulmaması (belgelerin değerinin incelenmesi, bilimsel ve teknik işlenmesi, vaka envanterlerinin derlenmesi).

Federal Arşivlerin organları, Rusya Federasyonu'nun herhangi bir kuruluşunda ve herhangi bir kuruluşunda bu alandaki ofis işlerini yürütme prosedürünü ve düzenleyici gerekliliklere uyumu yasal olarak kontrol etme hakkına sahiptir ("Rusya Federasyonu mevzuatının temelleri Arşiv Fonu Rusya Federasyonu ve Arşivlerinin 7 Temmuz 1993 tarihli ve ayrıca Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanının Mart Kararı Kararnamesi ile onaylanan "Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliği" ve "Devlet Arşiv Hizmetine İlişkin Yönetmelikler". 17, 1994 No. 552).

1 Temmuz 2002'de Rusya Federasyonu Kanunu idari ihlaller, nerede, özellikle, idari yaptırımlar memurlara üç ila beş asgari ücret arasında bir uyarı veya para cezası verilmesi şeklinde arşiv belgelerinin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması kurallarının ihlali nedeniyle (Madde 13.20). Kanun ihlallerini ortadan kaldırmak için devlet denetimini (kontrolünü) yürüten organın (resmi) yasal düzenine zamanında uyulmaması durumunda, bir görevliye uygulanan, asgari ücret beş ila on arasında olabilir ve varlık elliden yüze kadar asgari ücret (Madde 19.5).

Diğer önemli faaliyetler gibi, yönetimin belgesel desteği de başkanın (yöneticinin) dikkatini ve bu çalışmanın önemini ve özelliklerini anlamasını gerektirir. Herhangi bir lider, bir yandan üretim ve yönetimin organizatörüdür ve bu nedenle yönetimin, organizasyonunun, ofis işlerinde yer alan personelin belgelerine dikkat etmekle yükümlüdür ve diğer yandan yöneticinin kendisi söz konusudur. Büro çalışmalarının amacını belirleyen belgelerle çalışma, bunlarla çalışma usulleri ve bunlarda yer alan karar ve önerilerdir. Yöneticinin statüsü, onu ofis işlerinde bir bağlantıya dönüştürür ve bu nedenle, belgelerle çalışmaya etkin katılımı sağlayan bir dizi bilgiye ihtiyacı vardır.

İnsan ahlakının kusurlu olması, bir kişinin her şeyden önce çıkarlarını sağlama arzusunun baskın olması nedeniyle, yasal gücü olan ve korunmasına izin veren belgelerde alınan kararların düzeltilmesi, çıkarların gözetilmesinin garantisi gerekli olmaya devam etmektedir. etkileşimde bulunan taraflardandır. Geçen yüzyılda Rus tüccarlar tarafından yapılan sözlü işlemlerle ilgili hikayeler, genellikle, girişin dürüstlük kontrolü ve loncanın diğer üyelerinin garantisi ile ilişkilendirilen tüccar loncalarının varlığından bahsetmez. İhlal nedeniyle loncadan ihraç edildi verilen kelime müşteri kaybına ve "slob" un mahvolmasına yol açtı. Modern yabancı işadamlarının sözlü anlaşmaları, kural olarak, işleme katılan firmaların avukatları ve ekonomistleri tarafından tam teşekküllü bir ticari anlaşma hazırlanarak desteklenir.

2.3 Yeni yüzyılın şafağında yönetimin dokümantasyonu

Bilgi teknolojileriyle doymuş zamanımız, bunların oluşturulması, işlenmesi ve depolanmasından sorumlu belgeler ve hizmetler üzerinde yeni talepler getirmektedir. Bugün, hem yöneticilere hem de belgelerin hazırlanmasından ve iletilmesinden sorumlu personele eşit olarak yeni gereksinimler getirilmektedir. Terminoloji gözlerimizin önünde değişti. Geleneksel "ofis işi" kavramı geçmişte kaldı. Bunun yerine, esasen doğru olsa da, biraz hantal bir ifade - "yönetim dokümantasyonu desteği" (DOE) ile değiştirilir.

Modern anlamda DOW nedir? Her şeyden önce, bu kavram yalnızca örgütsel ve idari belgeleri (geleneksel ofis işinin esas olarak ilgilendiği) değil, aynı zamanda bir kuruluşta şu veya bu şekilde kullanılan tüm belgeleri - bilimsel ve teknik, tasarım, mühendislik vb. Ayrıca bilgi kaynakları olarak tanımlanan temelde yeni belge türlerini de kapsar - kayıtlar, kayıtlar, veri tabanları ve veri bankaları, İnternet siteleri, vb. Modern koşullarda, tüm bu tür belgeleri işleme prosedürü ve bunlara erişim koşulları aynı olmalıdır. Bir yönetim kararı, yalnızca idari bir belge temelinde alınmaz, konunun özüyle ilgili tüm olası bilgilerin analizini içerir. Yöneticiye gerçek zamanlı olarak sunulan bu tür bilgilerin aralığı ne kadar geniş olursa, soruna başarılı bir çözüm bulma olasılığı o kadar yüksek olur.

Bununla ilgili olarak, DOE'nin ofis çalışmasına kıyasla ikinci, ana özelliğidir - daha verimli bilgi işleme teknolojilerinin kullanılmasını içerir. DOE sistemi, kural olarak, yerel ve kurumsal bilgisayar ağlarını içerir, bir bilgisayar kullanılarak belgeler oluşturulur, kaydedilir ve işlenir. Tanınmış bir Rus uzman olan VNIIDAD M.V.'nin direktörü Larin'e göre, DOW terimi, geleneksel ofis çalışmasından, kuruluşun tam teşekküllü bir yönetim işlevi olarak anladığı belge yönetimine geçiş aşamasını karakterize ediyor. belgesel destek ve yönetim işlevlerinin birleştirilmesi gibi bir durum ortaya çıkmaktadır.

Böyle bir durumda, okul öncesi eğitim kurumları için yeni teknolojilere geçişin iki tarafını - teknik ve organizasyonel - ayırt etmek çok önemlidir. Bunlardan ilki, bilgisayar programlarının geliştirilmesi veya edinilmesi, bilgisayarların satın alınması ve kurulması, ağ iletişimlerinin kurulması vb. Konuları kapsar. Günümüzde bilgi teknolojisi, konunun bu yönünün temel sorunlara neden olmadığı bir gelişme düzeyine ulaşmıştır. . Spesifik karar, yalnızca kuruluşun finansal yetenekleri tarafından belirlenir. Müşterinin istekleri doğrultusunda ve mevcut miktar dahilinde gerekli araçları sağlayacak bir firma bulmak zor değildir. Yakın tarihli "Bilgi Toplumunda Belgeleme" (Moskova, 21-22 Kasım 2001) konferansında ve yılda Minsk'te düzenlenen benzer bir konferansta raporların önemli bir bölümünü oluşturan bu tür şirketlerin sunumlarıydı. daha erken.

Organizasyon yönüne gelince, burada her şey bu kadar basit olmaktan uzak. Yeni teknolojilere geçiş, uygun bir yasal ve düzenleyici çerçeve, iyi düşünülmüş bir sistem gerektirir. arşiv depolama, nitelikli yöneticiler ve (belki de asıl mesele budur) ilgili sorunların tamamını ele alabilen yöneticiler. Bu koşullar olmadan en ileri teknolojiler beklenen sonucu getirmeyecektir.

Sorunun her iki tarafına daha ayrıntılı olarak bakalım.

Okul öncesi eğitim kurumlarının halihazırda mevcut olan otomatik sistemleri üç sınıfa veya seviyeye ayrılabilir. Birinci düzey sistemler (otomatik kağıt belge yönetim sistemleri olarak tanımlanabilirler) belgelerle değil, gelen ve giden belgelerin dergilerinin elektronik bir analogunu temsil eden eşlik eden belgelerle ilgilenir, kayıt kartları vb. Bugüne kadar kamu kurumlarında okul öncesi eğitim kurumlarının bu düzeyde otomasyona geçtiği kabul edilebilir. Kağıt belge yönetim sistemleri bir dizi Belarus departmanında çalışır, ancak sınırlamaları zaten açıkça kabul edilmektedir ve modernizasyonları sorunu gündeme getirilmektedir. Kendi zamanlarında, günümüz koşullarında bu tür sistemleri uygulamayan kuruluşlar, onları bypass etme ve hemen ikinci seviyeden başlama eğilimindedir. Moskova'daki konferansta, ara yapıları oldukça açık olduğu için pratik olarak da tartışılmadılar.

İkinci seviyenin temel özelliği, içeriğine göre tam metin araması yapmanıza, belgeyi yerel olarak aktarmanıza izin veren her belgenin tam elektronik versiyonunun sisteminde bulunmasıdır. bilgisayar ağı kuruluşların yanı sıra şirket ağı veya normal e-posta yoluyla harici (üst veya alt) kuruluşlarla belge alışverişi. Bu tür sistemler, zengin arama yeteneklerine ve bilgiye erişimi kısıtlama araçlarına sahiptir, genellikle tarama ve metin tanıma alt sistemlerini içerir (kağıt belgelerin elektronik versiyonlarını oluşturmak için). Bu seviyede, sisteme entegre olmak mümkün hale gelir. referans temelleri bilgileri yönetim faaliyetlerinde kullanılan veriler. Onların yardımıyla belge akışını yönetme yeteneği çarpıcı biçimde artıyor, ancak maliyetleri oldukça yüksek - her işyeri için yaklaşık yüzlerce hatta binlerce dolar.

Elektronik belgelere yasal güç verilmesi, kağıt "çiftleri" terk etmeyi ve çıktının kaydedildiğinde, sınırlı bir kapsamı olan elektronik orijinalin yalnızca kağıt kopyası olduğu tamamen elektronik bir belge yönetimine geçmeyi mümkün kılar. Diğer bir gereklilik de doğrudan bundan kaynaklanmaktadır: çünkü orijinal belge münhasıran elektronik form, yalnızca oluşturma ve dolaşım değil, aynı zamanda daha sonraki arşiv depolama da dahil olmak üzere yaşam döngüsünün tüm aşamalarına eşit derecede dikkat etmek gerekir.

Üçüncü seviye okul öncesi eğitim kurumlarının tam teşekküllü bir sistemi, belgelerin değerini incelemek, saklanma sürelerini belirlemek ve bu dönemlerden sonra, beraberindeki tüm belgelerle birlikte imha edilmesini veya devlet arşivine aktarılmasını sağlamak için bir prosedür sağlamalıdır. belgeler. Tüm bu sorunlar henüz çoğu departmanda çözülmedi.

Şimdiye kadar, Cumhuriyetçi bankalararası yerleşim ağı, üçüncü seviye bir sistem olarak makul bir şekilde sınıflandırılabilecek okul öncesi eğitim kurumlarının tek sistemi olmaya devam ediyor. Bankalar arası ödeme emirlerinin elektronik ortamda dijital imza desteği ile geçişini sağlar. Elektronik belgelerin saklanması için Bankalararası Ödemeler Merkez Arşivi oluşturuldu - ilk departman elektronik arşiv bizim ülkemizde. Şimdi kendi iç belgelerimiz için benzer bir arşiv oluşturuluyor. Bankacılık sektörü, departman düzenlemelerinin geliştirilmesinde de liderdir.

Benzer sistemler birkaç departmanda geliştirilmekte ve uygulanmaktadır: İstatistik ve Analiz Bakanlığı, Vergi ve Harçlar Bakanlığı, Sosyal Koruma Fonu vb. yasal izin ve bireyler doldurmak vergisi beyannameleri elektronik biçimde, onlara kişisel elektronik imza ve e-posta ile gönderin. Bakanlık çalışanlarının emrinde, gelecekte dahili belge yönetim sistemi ile birleştirilebilecek tüm ticari kuruluşların eksiksiz bir veritabanı olacaktır.

Diğer hükümetler, 1. ve 2. kademe sistemlerin hakimiyetinde olmaya devam ediyor ve bazı yerlerde evrak işleri büyük ölçüde bozulmadan kalıyor. Rusya'da, yetersizlik nedeniyle Yasama çerçevesi, henüz üçüncü seviye sistemler hakkında konuşmaya gerek yok. Ancak ikinci seviye, oldukça geniş bir yelpazede farklı seçeneklerle temsil edilir.

Zengin özelliklere rağmen, bu tür sistemlerin hepsinin tek bir sınıfta birleştirilmesine izin veren birkaç önemli sınırlaması vardır. Her şeyden önce, kelimenin tam anlamıyla elektronik belgelerle değil, kağıt belgelerin elektronik kopyalarıyla çalışırlar. Buna paralel olarak, kuruluşların hala yasal gücü üzerlerindeki imzalar ve mühürler tarafından verilen kağıt orijinalleri vardır. Elektronik versiyonları yalnızca pratik kolaylık nedenleriyle kullanılır ve saklanırken, zorunlu arşiv depolamasına tabi olan bu geleneksel belgelerdir. Bu nedenle, bu tür sistemlerde kullanılan yazılım ve donanım çözümleri, bilgilerin doğruluğunu ve uzun vadeli arşiv depolamasını doğrulamaya yönelik olarak zayıf bir şekilde yönlendirilmiştir.

Ülkemizin daha aşması gereken birçok engel var. Açıkçası ideal departman sistemleri elektronik belge yönetimi ve Devlet sistemi arşiv depolama, tüm yönetim aygıtını kapsayan tek, daha genel bir okul öncesi eğitim kurumları sisteminin bileşenleri haline gelmelidir. Ancak günümüz koşullarında tek bir plana göre böyle bir sistem oluşturmak gerçekçi görünmemektedir. Farklı departmanların finansal ve personel yetenekleri çok farklıdır ve içlerindeki belge dolaşım gelenekleri oldukça spesifiktir. Yönetimin kendi DOE sistemini kurma kararı için olgunlaştığı durumlarda, bu karar genellikle halihazırda var olan veya diğer departmanlarda uygulanmakta olan benzer sistemler dikkate alınmadan verilir.

Uygulamada, bu oldukça ilginç sonuçlara yol açar. Örneğin, Moskova'da okul öncesi sistemler hem belediye başkanlığı düzeyinde hem de tüm ilçe vilayetlerinde uygulamaya konmuştur. Ancak aynı zamanda, her biri ayrı ayrı ve kural olarak başka bir sistem entegratörü tarafından geliştirildi. Belediye binasından valiliğe gelen belgenin elektronik versiyonu bu vilayetin alt seviyelerine otomatik olarak iletilemez - otomatik sistemleri uyumsuzdur. Aynı nedenle, farklı eyaletler belgelerin elektronik versiyonlarını kendi aralarında değiş tokuş edemezler. Ülkemizde de benzer bir şey planlanıyor. Ayrıca, farklı departmanlar farklı EDS araçlarını tanıtırsa, üçüncü seviye sistemlere geçiş sırasında karşılıklı uyumsuzluk devralınabilir ve hatta ağırlaştırılabilir.

Görünüşe göre, öngörülebilir gelecekte, her birinde elektronik belgeleri işleme kurallarının (EDS araçlarının özel uygulaması dahil) önemli ölçüde farklılık gösterebileceği bir dizi yerel ve kurumsal ağ kalacaktır. Ancak bunlara paralel olarak, hükümet organları arasındaki belge akışının gerçekleştirileceği şirketlerarası bir ağ yakında ortaya çıkmalıdır. Ülkemizde yaratılmasına ilişkin temel karar zaten verilmiştir. Ayrıca, aslında, devlet kurumlarını ve en önemlilerini kapsayan kapalı bir telekomünikasyon sistemi zaten oluşturulmuştur. Devlet kurumları. Ancak, tam teşekküllü elektronik belgeler bu sistemde dolaşmaya başlamadan önce, bir takım organizasyonel problemlerin üstesinden gelinmesi gerekiyor.

Belgenin ağa teslim edileceği formatı (hem mantıksal hem de fiziksel yapısı dahil) düzenlemek ve bir ağdan diğerine aktarılma sırasını belirlemek gerekir. Farklı seviyelerdeki yarı-otonom ağların bir arada var olduğu süre boyunca, belge görünüşe göre birbirini takip eden birkaç aşamadan geçecek. Başlangıçta normal bir kağıt belge olarak oluşturulabilir ve imzalanabilir. Dağıtımdan önce eşdeğer elektronik versiyonu oluşturulacak ve EDS tarafından onaylanacaktır. Şirketler arası ağ üzerinden muhataplara gidecek olan odur. Daha sonra, belgenin Türkiye'deki dolaşımına uygun bir formata dönüştürülmesi gerekir. yerel sistem yönlendirildiği kuruluştur. Kuruluş, DOW'un bilgi teknolojisini hiç uygulamadıysa, belgenin yazdırılması ve basılı kopyanın kontrol edilmesi gerekecektir. elektronik orijinal, uygun "doğru kopya" damgasını sağlayarak. Kuruluşun kendi otomatik okul öncesi eğitim kurumları sistemi varsa, gelen belge ilgili sistem formatında önceden yapılmış bir kayıt dizisi ve diğer notları (gelen numara, kararlar, vizeler, geçiş ve icra işaretleri vb.) edinmelidir. Doğal olarak kaynak dosyaya bu eklemeler yapılamaz, aksi takdirde bütünlüğü bozulur. Ekleri olmalı ve belge oldukça karmaşık bir birbirine bağlı nesneler kümesine dönüşecektir. Arşiv deposunda sona ermesi gereken bu biçimdedir.

Çözüm

Yönetim için dokümantasyon desteğinin organizasyonu, yönetim aparatının çalışmalarının kalitesini, yönetim çalışanlarının organizasyonunu ve çalışma kültürünü etkiler. Yönetim faaliyetlerinin bir bütün olarak başarısı, belgelerin ne kadar profesyonelce muhafaza edildiğine bağlıdır.

Yönetim faaliyetinin temeli bilgidir ve yönetim sürecinin kendisi sürekli bir bilgi toplama, işleme ve iletme sürecidir. En yaygın bilgi taşıyıcısı kağıttır. Kağıt üzerine kaydedilen ve gerekli detayları (bariyer, giden numara vb.) sağlanan bilgiler belge haline gelir. Belge, zaman ve mekanda iletilmesi için bir kişi tarafından oluşturulan bir şekilde sabitlenmiş bilgilerle sabitlenmiş bilgi içeren maddi bir nesnedir. Herhangi bir işletmenin işlevlerinin uygulanması, belgelerin hazırlanması, alınması, gönderilmesi ile ilişkilidir. Bu nedenle, yönetsel (hem iç hem de dış) faaliyetlerinin etkinliği, belgelerle çalışmayı belgeleme ve organize etme konularıyla ilgilidir.

Belgeler, hem işletme içinde hem de diğer kuruluşlarla üretim ilişkilerini düzeltir ve çoğu zaman hizmet eder. yazılı kanıt Mülkiyet, iş ve diğer uyuşmazlıkların hukuk, tahkim ve tahkim mahkemeleri tarafından değerlendirilmesi durumunda.

Belgelerle çalışmak, çalışanları işletmenin ana üretim hedeflerinden uzaklaştırmayacak kadar iyi kurulmuş bir prosedüre (belge akışı) sahip olmalıdır.

Ofis işlerinin hangi düzeyde yapılacağı önemli değil: geleneksel şekilde veya modern kağıtsız elektronik belge alışverişi - her durumda, belgeler ve belgelerle çalışma belirlenmiş kurallara göre gerçekleştirilir.

Bilgi ve belge hizmeti, uygulanması profesyonel bilgi gerektiren ana yönetim işlevidir. Bu hükmün düzeyi ve kalitesi, kuruluşun çalışmasının verimliliğini, açıklığını ve tutarlılığını belirler, iş itibarı ve nihayetinde, firmanın hayatta kalması. Büro çalışmalarının organizasyonu uzmanlar tarafından ve büyük miktarda iş olması durumunda - tüm bölümler (vaka yönetimi, genel departmanlar, ofisler, sekreterlik, keşif) tarafından gerçekleştirilir.

Benzer Belgeler

Belgelerin tescili kavramı, amacı, ilkesi ve biçimleri. Belge indeksleme ve bilgi ve referans sisteminin organizasyonu. Gelen ve giden evraklar hakkında gerekli bilgiler. LLC "Izhelektrosnab" da belge dolaşımının özelliklerinin incelenmesi.

dönem ödevi, 16/11/2010 eklendi


Örgütsel-yasal ve idari belgeler. Belgelerin birincil muhasebesi dergileri. Kayıt ve kontrol kartları. Raporlar, raporlar, özetler. Birincil istihdam belgeleri. Belge metinlerinin kayıt türleri, birleştirilmesi ve standardizasyonu.

özet, 17/11/2010 eklendi


Kayıt, belgelerin kaydı. Gelen ve giden evrakların işlenmesi. Kuruluş içindeki belgelerin transferi. Belge sayısı için muhasebe. Belgelerin kaydı ve indekslenmesi için kurallar. Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu.

test, 29/09/2008 eklendi


Ana bilgi türlerinin ve referans belgelerinin tasarımı için gereklilikler. İş organizasyonu biçimleri. Belge dolaşımının ana aşamaları. Belgelerin birincil işlenmesi. Kayıt formları, tamamlanması. Vakaların isimlendirilmesi, onunla çalışma sırası.

dönem ödevi, eklendi 02/05/2011


Ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetim sistemi kullanımı. Şirkette belgelerin kayıt, işleme ve depolama biçimleri. Bilgi ve referans çalışması. Vakaların isimlendirilmesinin hazırlanması ve yürütülmesi için genel şartlar.

sunum, eklendi 04/02/2015


Sosyal üretim yönetim sisteminin iyileştirilmesi. Büro çalışmasının rasyonelleştirilmesi ve birleşik bir devlet sistemi. Yönetim belgelerinin sınıflandırılması, standardizasyonu ve birleştirilmesi. Gereksinimler ve idari belgelerin formları.

dönem ödevi, eklendi 12/14/2008


Bir muhasebe belgesi kavramı, formları ve detayları. Birincil belgelerin hazırlanmasının özellikleri ve fiyatlandırma, gruplandırma ve işaretleme (muhasebe) dahil olmak üzere işleme prosedürleri. Birincil belgelerin geri çekilmesi ve saklanması prosedürü.

özet, 16/07/2010 eklendi


Bir iş belgesinin yapısal öğeleri. Evrak işleri için GOST gereksinimleri. Bir indeks koyarak belgeleri kaydetme kuralları, ardından belgeyle ilgili bilgileri kayıt formlarına kaydetme. İşletmedeki belge akışının şeması.

test, 16/11/2009 eklendi


Yasal çerçeve büro işi, büro hizmetinin çalışmasının düzenlenmesi. Resmi belge alanına ayrıntıların kaydedilmesi için gereklilikler. Gelen evrakların işlenmesi, kayıt formunun özellikleri. Bir raporun hazırlanması.

test, eklendi 04/03/2010


Sahne ve belge formu kavramları, görevleri. Yasama ve normatif işlemlerde belgeleme, belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi ile ilgili sorular. Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonunun geliştirilmesi. Belgeler için modern devlet standartları.