Belge, öncelikle bilgileri kaydetmek ve ona yasal güç vermek için ortaya çıktı.

GOST R 51141-98 bize aşağıdaki tanımı verir:

belge(belgelenmiş bilgi) - tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla birlikte bir malzeme taşıyıcı üzerine kaydedilen bilgiler.

GOST ISO 15489-1-2007'de

belge yasal yükümlülüklerin veya ticari faaliyetlerin kanıtlanmasında kanıt olarak bir kuruluş veya kişi tarafından oluşturulan, alınan ve tutulan, somut bir ortamda kaydedilen tanımlanabilir bilgiler olarak tanımlanır.

Belgenin özü, özellikleri ve özellikleri

Tanımlardan da anlaşılacağı gibi, hepsi vurgulamaktadır. belge bilgi varlığı.

Yeni Bilişim Kanunu, Bilişim teknolojisi ve 27 Temmuz 2006 tarihli Bilgilerin Korunması Hakkında”, bilgiyi “sunulma şekli ne olursa olsun bilgi (mesajlar, veriler)” olarak tanımlar.

Sabit (görüntülenen) bilgilere sahip olan belge, böylece korunmasını ve biriktirilmesini, başka bir kişiye aktarılma olasılığını, çoklu kullanımı, zamanında bilgiye dönüşünü sağlar.

Taşıyıcı belgelenmiş bilgi - üzerinde konuşma, ses veya görsel bilgileri sabitlemek ve depolamak için kullanılan, dönüştürülmüş bir biçimde de dahil olmak üzere, maddi bir nesne.

Bilgi taşıyıcısı olarak, belge vazgeçilmez bir unsur olarak hareket eder iç organizasyon parçalarının etkileşimini sağlayan herhangi bir kurum, işletme, firma. Bilgi, yönetim kararları vermenin temelidir, bunların uygulanmasının kanıtı ve genellemeler için bir kaynak ve ayrıca referans ve araştırma çalışmaları için malzeme görevi görür. Yönetim faaliyetlerinde, belge hem bir emek nesnesi hem de emeğin bir sonucu olarak hareket eder, çünkü karar kaydedilir, belgede sabitlenir.

Belgenin dış özellikleri- belgenin şeklini ve boyutunu, saklama ortamını, kayıt yöntemini, tasarım öğelerini yansıtan işaretler.

Belgenin yasal gücü- Kendisine bildirilen resmi belgenin mülkiyeti Mevcut mevzuat, onu yayınlayan organın yetkinliği ve yerleşik düzen tasarım.

Belge ayrıntıları

Belgenin kendisi, gereklilikler olarak adlandırılan bir dizi kurucu unsurdan oluşur. Profesyonel terim göründüğü için sahneİçeriğini açıklayalım.

Terimler ve tanımlar için GOST 351141-98 belgenin gerekliliği"resmi bir belgenin resmileştirilmesinin zorunlu unsuru" olarak adlandırılır.

Farklı belgeler farklı ayrıntılardan oluşur. Belgeleri karakterize eden ayrıntıların sayısı, belgenin oluşturulma amaçlarına, amacına, bu belgenin içeriğine ve biçimine yönelik gerekliliklere ve belgeleme yöntemine göre belirlenir.

Birçok belgenin kesinlikle sınırlı sayıda ayrıntısı vardır. herhangi bir gerekliliğin olmaması veya yanlış belirtilmesi resmi belge belgeyi geçersiz kılar.

Belge formu

Bir belgeyi oluşturan ayrıntılar kümesine denir. biçim belge. Belirli bir belge türünün, örneğin bir siparişin, bir eylemin karakteristik formuna standart form denir. Model Formu kesin bir sırayla düzenlenmiş belirli sayıda ayrıntı ile karakterize edilir. Örneğin, başvuru formu şu bilgileri içerir: muhatap, yazar, belgenin türünün belirtilmesi, metin, imza, tarih.

Bir belge, tek bir belgeleme eylemidir. Ancak kurumun faaliyetleri resmileştirilir ve belirli bir şekilde, genellikle yönetim işlevlerine karşılık gelen bir dizi etkileşimli belgeye yansıtılır. “Menşe işaretleri, amaç, tür, faaliyet alanı ile birbirine bağlı bir dizi belge, birleşik gereksinimler kayıt" bir dokümantasyon sistemi oluşturur.

Belge sınıflandırması

Yönetim alanına hizmet eden tüm belgeler çeşitli gerekçelerle sınıflandırılabilir.

Menşeine göre belge türleri:

• kişisel köken;
• resmi.

Kişisel kökenli belge- bir kişi tarafından resmi faaliyet alanı veya kamu görevlerinin yerine getirilmesi dışında oluşturulan bir belge.

Kişisel kaynaklı belgeler arasında kişisel yazışmalar, kişisel anılar, günlükler bulunur. Onlar oluşturulur mahremiyet kişi, resmi faaliyet alanı veya kamu görevlerinin yerine getirilmesi dışında.

Resmi belge - oluşturulan veya bir kişi tarafından yürütülen ve onaylanan bir belge Vaktinden.

Resmi belgeler arasında, bir grup kişisel belge ayırt edilir - bunlar kimlik belgeleri (pasaport, oturma izni), uzmanlık, eğitim (diploma, sertifika), kıdem(çalışma kitabı) vb.

Büro hizmetleri, kural olarak, büyük çoğunluğu yönetim belgeleri olan resmi belgelerle çalışır. Yönetim belgeleri planlama, tahmin, finansman, muhasebe, kontrol, tedarik vb. gibi yönetim fonksiyonlarını uygulamak için oluşturulur.

Hizmet belge - mevcut etkinlikte kullanılan resmi bir belge.

Belgeleme yöntemine göre belge türleri (bilgi kaydetme veya belge oluşturma yöntemi):

• yazı belge - bilgileri herhangi bir mektup türüyle kaydedilen bir metin belgesi.
• Metin belge - herhangi bir yazı türü veya herhangi bir ses kayıt sistemi tarafından kaydedilen konuşma bilgilerini içeren bir belge.
• el yazısı belge - yazılı belge, yaratılırken harf karakterlerinin elle uygulandığı.
• daktiloyla yazılmış belge - oluşturulması sırasında mektubun karakterlerinin teknik yollarla uygulandığı yazılı bir belge.
• Elektronik belge - bilgisayar teknolojisi kullanılarak oluşturulur ve okunabilir.
• resimli belge - bir nesnenin görüntüsü aracılığıyla ifade edilen bilgileri içeren bir belge.
• fotoğraflı belge- fotoğraf yöntemiyle oluşturulan figüratif bir belge.
• fonodoküment- herhangi bir ses kayıt sistemi tarafından kaydedilen ses bilgilerini içeren bir belge.
• Film belgesi- sinematografik bir şekilde oluşturulmuş resimli veya görsel-işitsel bir belge.
• belge makine taşıyıcı - bilgilerinin elektronik bir bilgisayar tarafından işlenmesini sağlayan medya ve kayıt yöntemleri kullanılarak oluşturulan bir belge.
• videogram belge - belgenin katot ışını tüpünün ekranındaki görüntüsü.

Herhangi bir kuruluşun yönetim faaliyetlerinde, el yazısı, daktilo ile yazılmış ve ayrıca elektronik belgeler tarafından oluşturulan yazılı (metin) belgeler vardır. Büro hizmetleri, tam da bu tür belgeleri işlemekle meşgul. Kuruluşun faaliyetlerinde başka belgeler kullanılıyorsa (örneğin, fotoğraf belgeleri veya grafik belgeler), bunların oluşturulması ve işlenmesinde uzmanlaşmış birimler yer alır.

Belova belge - metni taslak bir belgeden yeniden yazılan veya lekeler ve düzeltmeler olmadan yazılan el yazısı veya daktiloyla yazılmış bir belge.

taslak belge - yazarın veya editörün çalışmasını metnine yansıtan el yazısı veya daktilo ile yazılmış bir belge.

Kontrol aparatı ile olan ilişkisine bağlı olarak belge türleri:

• gelen (kuruluşa gelen);
• giden (kuruluştan gönderilen);
• dahili (belirli bir kuruluşta oluşturulur ve dahili iletişimlerde kullanılır).
• Bu belgelerin toplamı kuruluşları oluşturur.

Ortaya çıkan sorunların sayısına göre belge türleri:

• basit;
• karmaşık.

Basit belgeler (örneğin, mektuplar, beyanlar) bir konunun beyanını içerir. Karmaşık belgeler birkaç konuyu içerir, birkaç yetkiliyi, yapısal bölümü, kurumu (örneğin kararlar, kararlar, yönetmelikler, talimatlar) ilgilendirebilir.

Erişimi kısıtlayarak, belgeler ayrılır:

• gizli;
• idari kullanım için;
• sınıflandırılmamış (basit).

Gizli belgeler, özel bir işaret ve gizlilik damgası ile sağlanır. Bu tür belgelerin kullanımı ve onlarla çalışma, özel bir teknolojiye göre yapılır ve özel izin gerektirir. Tasnif dışı bilgiler içeren resmi kullanıma yönelik belgeler bu kurumun çalışanları tarafından kullanılabilir. Bu tür belgeler "Yalnızca resmi kullanım için" olarak işaretlenir.

Metnin sunum yöntemine göre belge türleri:

• bireysel;
• ekran;
• tipik.

İÇİNDE bireysel belgeler içerik, bağlantılı metin biçiminde sunulur. Besteci (icracı) bireysel belge belirli bir yönetim görevini yerine getirmek için bir (veya birkaç) konuya ayrılmış orijinal bir metin hazırlar. Bu belgeler geleneksel bir edebi metindir.

İÇİNDE şablon belgeleri metin sunumunun yapısı resmileştirilir, değişken bilgileri doldurmak için önceden hazırlanmış standart ifadeler veya sürekli tekrarlanan metnin ayrı bölümleri ve eksiklikler kullanılır. Bu tür belgelerin en ünlü türü bir anket veya sertifikadır. Bu tür belgeler genellikle sabit bilgiler içeren bir form üzerine basılır ve değişken elle girilir. Şablon metinlerini kullanmanın bir çeşidi, bunların bilgisayar belleğine girişidir (metin editörleri için bir şablon).

model belgeler benzer (tekrar eden) durumları belgelemek için kullanılırlar, bir örneğe dayalı olarak derlenirler (örneğin, standart mektuplar, talimatlar, sözleşmeler vb.). Doküman biliminde, yazmak için yazma yöntemi kullanılır. standart formlar belgeler ve metinler, yani oluşturulan örnekler veya standartlar belirli belgeler. Yazı tipi metni, gelecekte benzer içeriğe sahip metinlerin temel alınarak oluşturulacağı örnek bir metindir.

Orijinallik dereceleri belgeleri ayrılır:

• orijinaller (orijinaller);
• kopyalar;
• kopyalar.

Orijinal resmi belge(orijinal), . Orijinal, yetkilinin el yazısı imzası, onay damgası, mühür baskısı, kayıt indeksi ile tasdik edilir. Orijinal, orijinalliğini doğrulayan bilgiler içermelidir (yazar, yaratma zamanı ve yeri hakkında).

Otantik belge - belgenin kendisinde bulunan veya başka bir şekilde tanımlanan, yazarı hakkında bilgi, oluşturulma zamanı ve yeri, kaynağının gerçekliğini doğrular.

Orijinal (resmi) belge- resmi bir belgenin ilk veya tek nüshası

Kopyalamak belge - yasal gücü olan orijinal belgenin kopyası

Kopyala belge - orijinal bir belgenin bilgilerini ve tüm içeriğini tam olarak yeniden üreten bir belge dış işaretler veya bunların bir kısmı, yasal olarak bağlayıcı değil

Tasdikli sureti belge - belirlenen prosedüre uygun olarak, gerekli ayrıntıların eklendiği ve ona yasal güç veren belgenin bir kopyası

ikili belge - belgenin bir kopyasının örneklerinden biri. Çoğaltılmış - orijinalin yasal gücüne sahip olan ve "Kopya" işaretinin eşlik ettiği resmi bir belgenin kopyası.

;

e-posta mesajları.

Farklı belgeler için farklı sayıda ayrıntı sağlanır. Setleri, eylemi yaratma amacına, amacına bağlıdır. Birçok makale için ayrıntıların sayısı sınırlıdır. Bazı nitelikler yasa ve yönetmeliklerle belirlenir. Belgelerin ayrıntılarının kaydı katı bir şekilde düzenlenir.

Ana unsurların listesi

Belgelerin biçimleri ve ayrıntıları devlet standartlarına göre belirlenir ve Hükümet tarafından onaylanır. GOST R 6.30-2003 aşağıdaki unsurları sağlar:

1. Rusya Federasyonu veya konunun arması.
2. Ticari marka veya şirket logosu.
3. Organizasyon kodu.
4. OGRN.
5. TIN/KPP.
6. Form kodu.
7. Kuruluşun adı.
8. Referans bilgisi.
9. Belge türünün adı.
10. Hazırlık Tarihi.
11. Kağıdın kayıt numarası.
12. Derleme/yayın yeri.
13. Varış noktası.
14. Tarih ve belge numarasına referans.
15. Çözünürlük.
16. Onay damgası.
17. Metin başlığı.
18. Anlaşma tutuşu.
19. Metin.
20. Kontrol işareti.
21. İmza.
22. Uygulama notu.
23. Baskı izi.
24. Belgenin alınmasına / yürütülmesine ve davaya gönderilmesine ilişkin bir işaret.
25. Vize onayı.
26. Dijital bir kopyanın kopyasının/makbuzunun tasdikinde bir işaret.
27. tanımlayıcı.
28. Sanatçı notu.

Her kağıdın kendi öğeleri vardır.

normatif taban

Eyalet standardı, her bir öğenin yerini belirler. Kağıtları doldurma ve okuma sırasının geleneklerine göre sabitlenir. Rusya Federasyonu armasının yerleştirilmesi, 2 sayılı Federal Yasaya uygun olarak yapılır. Bölgelerin sembolü, formlara göre formlarda belirtilir. düzenlemeler konular. İşletmenin amblemi (ticari marka), tüzük hükümlerine uygun olarak yerleştirilir. Organizasyon kodu OKPO'ya uygun olarak belirtilmelidir. OGRN, TIN/KPP vergi dairesi tarafından düzenlenen belgelere göre verilmektedir.

Belgelerin ayrıntılarının kaydedilmesi için gereklilikler: işletmenin adı

Hem makalelerin kendilerinin hem de yazarlarının ve muhataplarının kimliğinin tespitinin gerçekleştirildiği unsurlar, belgelerin ayrıntıları olarak tanımlanır. Dolayısıyla, devredilemez nitelikleri işletmenin adıdır. Kurucu belgelerde yer alan bilgilere tam olarak uygun olarak belirtilir. İşletmenin adının üzerine (varsa) daha yüksek otoritenin adını (kısaltılmış veya tam) yazın. Yazma Rusça yapılır.

Kısaltılmış ad, kurucu belgeler tarafından sabitlenmişse, formlarda belirtilir. Temsilciliğin adı, bölge ofisi, bir dal, yalnızca bu dalın yazar olarak hareket etmesi durumunda belirtilir. Ana kuruluş adının altında yer alır.

Referans bilgisi

Belgelerin ayrıntıları - bu, eylemlerin derleyicileri hakkında bilgidir. Bu niteliklerle kuruluşun yerini, iletişim bilgilerini öğrenebilirsiniz: telefon, faks, e-posta. posta vb. Takım seçimi referans bilgisişirketin kendisi tarafından gerçekleştirilir. Ancak her halükarda adres (posta kodu dahil), telefon/faks gibi temel bilgiler evrak detaylarında yer almalıdır. Bu, tüketiciler, düzenleyici makamlar, kullanıcılar ve ortaklarla geri bildirim sağlamak için gereklidir.

tarih

Belgelerin ayrıntıları - bu, tamamlanma tarihleriyle ilgili kesin bilgilerdir. Kağıdın imzalandığı takvim tarihidir. Bir protokol düzenlenirse, tarihi toplantı günü, eylem - olayın günü olacaktır.

Bu gereklilik, Arap rakamları kullanılarak hazırlanmıştır. Bu durumda belirli bir sıra oluşturulur: gün, ay ve yıl. Tarih tasarımında kelimelerin kullanılmasına izin verilir. Örneğin, 01 Ocak 2016.

Kayıt numarası

Birkaç unsur içerir. Özellikle şunları içerir: seri numarası, terminolojiye göre vaka indeksi, icracı, muhabirler vb.

Birkaç kuruluşun ortaklaşa bir belge oluşturduğu görülür. Bu durumda her iki şirketin (kurumun) endeksleri sicil numarasına dahil edilir. Yazarların verdiği sırayla eğik bir çizgi ile gösterilirler.

Basım/derleme yeri

Belgelerin diğer detaylarında yer alan bilgilerden tespit edilemiyorsa belirtilir. Bu, özellikle işletmenin adıdır ve referans bilgisi. Yayın/derleme yeri, kabul edilen idari-bölgesel bölünmeye göre belirtilir. Yalnızca genel kabul görmüş kısaltmaları içerebilir.

Varış noktası

Bir bütün olarak tüm organizasyon veya ayrı bir varlık olabilir. yapısal alt bölüm hem de yetkililer. Alıcı özel bir birey de olabilir. Bildiri bir görevliye gönderilirse, soyadından önce baş harfleri belirtilir.

Birimin veya kuruluşun adı aday durumda ve konum - datifte verilir. Birkaç homojen kuruma veya şubeye/temsilciliğe kağıt gönderirken bunlar genel olarak belirtilir.

Hedefin her satırının en uzun olanına göre ortalanmasına izin verilir. Belgenin 4'ten fazla alıcısı olmamalıdır. İkinci ve sonraki muhataplardan önce "kopya" kelimesi belirtilmez. 4'ten fazla varsa, bir posta listesi oluşturulur.

Zorunlu "alıcı"nın bir parçası olarak şunları içermesine izin verilir: posta adresi. Öğeleri, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar tarafından sağlanan sırayla belirtilir. Alıcı bir kuruluş ise, belgenin ayrıntılarının içeriği şu şekilde olacaktır: kuruluşun adı, ardından posta adresi. Bir birey ise - soyadı ve baş harfleri ve ardından ikamet yeri.

İfade

Belgenin gereklilikleri çeşitli işaretler, pullar ve vizelerdir. Bildirinin onaylanması yetkili kişiler veya özel hareket. İlgili kişi veya departman ile anlaşmayı teyit eden belgenin detayları şunları içerir:

1. Sorumlu memurun pozisyonunun başlığı.
2. "onayla" kelimesi. Tırnak işaretleri olmadan belirtilir.
3. Çalışanın imzası, adının baş harfleri ve soyadı.
4. Kabul edilme tarihi.

Kâğıt birden fazla kişiyle mutabık kalınmışsa, imzaları aynı seviyede yer alır. Kâğıdın teyidi bir karar, protokol, karar, emir ile yapılıyorsa imzada "Onaylandı" ibaresi, ilgili işlemin adı, numarası ve tarihi yer alır. Bu pervane sağ üst köşede bulunur.

başlık

Belgenin kısa bir açıklamasını içerir. Başlık, kağıt türünün adıyla tutarlı olmalıdır. Aşağıdaki soruları cevaplayabilir:

1. Ne hakkında? Kimin hakkında? Örneğin: "Envanter komisyonu kurulması emri."
2. Ne? Kime? Örneğin: "Bir mühendisin iş tanımı".

Belge, A5 formatında bir antetli kağıda düzenlenmişse, başlık belirtilmemesine izin verilir.

Metin

Rusya'nın devlet dilinde veya bölgelerin ulusal dillerinde hazırlanmıştır. Belgenin bu kısmı, metnin kendisi, anket, tablo veya bu öğelerin bir kombinasyonu şeklinde sunulabilir. Dikkate alınması gereken bir dizi özellik vardır:

1. Metin bir tablo şeklinde sunuluyorsa satır ve sütunlarına ad verilir. Aday davadalar.
2. Altyazılar başlıklarla eşleşmelidir.
3. Tablo birden fazla sayfa kaplıyorsa sütunlar numaralandırılır, ikinci ve sonraki sayfalarda sadece rakamlar gösterilir.
4. Anketi derlerken, nesnenin karakterize edildiği özelliklerin adları, aday durumdaki isimlerle veya 2. fiil içeren bir cümleyle ifade edilir. pl. şimdiki veya geçmiş zamanda saat.
5. Bağlantılı metin tipik olarak iki bölümden oluşur. İlk bölüm, belgenin işlenmesi için gerekçeleri, nedenleri ve hedefleri belirtir. İkinci bölüm final olarak kabul edilir. Talepleri, sonuçları, kararları, tavsiyeleri, önerileri içerir. Metin yalnızca son kısımdan oluşabilir. Örneğin emirlerde sadece emir verilir, açıklama yapılmaz.
6. Diğer kuruluşlar tarafından yayınlanan veya daha önce aynı işletmede oluşturulan yasalara dayanarak hazırlanan bir belgenin zorunlu ayrıntıları, birincil kaynaklar hakkında bilgileri içerir. Özellikle adları, tüzel kişi-yazarın adı, tarih, sicil numarası ve unvan belirtilir.
7. Metin birkaç sonuç, karar vb. içeriyorsa, alt bölümlere, bölümlere, paragraflara bölünebilir. Arap rakamlarıyla ayrılırlar.

Bilgi sunumunun özellikleri

Belgelerin ayrıntılarının kaydı özel kurallara göre yapılır. Bilhassa meslektaşlık yapılarının fiillerinde metin 3. tekil şahıs ile yazılır. Örneğin, "genel kurul karar verdi / karar verdi". Komuta birliği ilkesine göre çalışan kuruluşların eylemlerinde ve ayrıca yönetime gönderilen yazılarda metin 1'inci l'den itibaren düzenlenir. birimler sayılar. Örneğin, "Teklif ediyorum", "Sipariş veriyorum", "Soruyorum". Ortak eylemlerde metin 1. çoğul şahıs olarak verilir. sayılar. Örneğin, "karar verdik", "sipariş ediyoruz". Protokollerin metni de benzer şekilde düzenlenmiştir. Kuruluşların, bölümlerinin görev ve haklarını belirleyen kanunlar ile olguların veya sonuçların değerlendirmesini/açıklamasını içeren kanunlarda içerik 3. çoğul veya tekil şahıstan verilir. Örneğin, "bölüm işlevleri yerine getirir", "komisyon kurmuştur". Mektuplar okuyabilir:

1. 1. l'den. pl. sayılar. Örneğin, "lütfen yönlendirin".
2. 1. l'den. birimler h.Örneğin, "Vurgulamanızı rica ediyorum", "gerekli düşünün."
3. 3. tekil şahıstan. sayılar. Örneğin, "departman itiraz etmez."

Uygulama bağlantıları

Metnin sonunda, beraberindeki belgelerin bir listesi belirtilir. Karşılık gelen işaret şu şekilde yapılabilir: "Ek: 3 yaprak için. 2 nüsha." Metinde referans yoksa, listede eşlik eden belgenin adı, yaprak sayısı ve nüsha sayısı verilir. Ekler ciltli ise sayfa sayısı belirtilmez.

Bir kanunun da eşlik ettiği bir belge iliştirilmişse, işaret ilgili bilgileri içermelidir. Emirler, emirler, kararlar, talimatlar, kurallar, kararlar, hükümler ekinde, sayısı ilk sayfada belirtilir. Sağ üst köşede bulunmalıdır. İşaret şuna benzer: "Ek No.". İsim de burada belirtilmiştir. idari işlem, tarihi ve kayıt numarası.

bunlara ek olarak

Gelen her belge kuruluş tarafından kayıt altına alınır. işareti bir sonraki numarayı ve tarihi gösterir. Gerekirse, alındı ​​tutanaklarını ve saatlerini not edin. Damga şeklinde bir işaret koymasına izin verilir.

Şu anda, elektronik belgeler yaygın olarak dağıtılmaktadır. Belgenin dijital kopyasının tanımlayıcısı, her sayfada sol alt köşeye yerleştirilen bir işarettir. Kuruluş tarafından sağlanan dosya adı, tarih ve diğer arama bilgilerini içerir.

Ana nesne ofis işlerinde çalışmak, onunla çalışma süreçlerinin yanı sıra bir belgedir. Bir belge (Latince Documentum'dan - öğretici bir örnek, kanıt), bir kişi tarafından zaman ve mekanda iletilmesi için oluşturulmuş bir şekilde sabitlenmiş bilgilere sahip maddi bir nesnedir.

Tarımsal işletmelerde kullanılan belgeler genellikle belirli tekdüzelik özelliklerine göre sınıflandırılır:

- derleme yerinde belgeler ayrılır yerel(emirler, talimatlar, protokoller, vb.) kuruluş içinde derlenir ve kullanılır ve harici(iş mektupları, telgraflar, üst makamlardan gelen talimatlar) işletme tarafından alınan veya sınırları dışında yönetilen;

- bilgi vermek belgeler ayrılır yaygın(protokoller, bildirimler, istekler vb.), standart(seyahat belgeleri, maddi varlıkları almaya ilişkin vekaletnameler vb.) ve tipik (standart sözleşmeler, talimatlar vb.);

- kullanım şartlarına göre belgeler acil(son teslim tarihi belirlenmiş veya belge "acil" olarak işaretlenmiş, telgraflar, telefon mesajları) ve acil olmayan(sırayla yapılır genel kuyruk);

- tanıtıma göre belgeler gizli (sınıflandırılmış olarak işaretlenir) ve gizli olmayan olarak ayrılır;

- özgünlük derecesine göre ayırt etmek orijinaller(belgenin son hali, usulüne uygun olarak hazırlanmış ve imzalanmış), kopyalar(aslının kaybolması halinde verilir ve onunla aynı hukuki güce sahiptir), kopyalar (orijinalin doğru kopyası), çıkarmak(belgenin yalnızca bir kısmı çoğaltılabilir; alıntılar yetkililer tarafından imzalanmaz, yalnızca tasdik edilir);

Kopyalar, nasıl onaylandıklarına bağlı olarak da farklılık gösterir.

Noter tasdikli kopyalar- aslına uygunluk resmi bir yetkili tarafından onaylanır - noter

Resmi Olarak Onaylanmış Kopyalar- aslına uygunluk diğer görevliler tarafından onaylanır ve formaliteler eşlik eder (yetkilinin mührü ve imzası takılır).

Düz onaylı kopyalar- özel şahıslar tarafından onaylananlar da dahil olmak üzere gerekli formalitelere (mühür olmadan) uyulmadan onaylanmıştır.

Onaylanmamış kopyalar- aslına uygunlukları hakkında şu veya bu şekilde onay almamak.

- kökene göre ayırt etmek resmi (resmi)) Ve kişisel belgeler;

Bir kuruluş veya yetkili tarafından oluşturulan ve öngörülen şekilde yürütülen bir belgeye denir. resmi (yönetim).

kişisel belge- bir kişinin kimliğini, haklarını, görevlerini, resmi veya sosyal statüsünü kanıtlayan ve biyografik nitelikteki diğer bilgileri içerebilen resmi bir belge.

- aktivite türüne göre belgeler ayrılır örgütsel ve idari (idari), finansal uzlaşma, işçilik, teknolojik Ve teknik, planlama ve ekonomik Ve ilmi;

- raf ömrüne göre belgeler ayrılır kalıcı, uzun süreli(raf ömrü 10 yıldan fazla) ve geçici(10 yıla kadar raf ömrü).

Her belge bir dizi öğe (gereklilikler) içerir: metin, tür adı, yazar, muhatap, tarih, imza vb. Belgenin ana özelliği metnidir - "herhangi bir yazı türü veya herhangi bir ses kayıt sistemi tarafından kaydedilen konuşma bilgisi ."

Sahne belgenin kendisini karakterize eden belgenin bir bilgi öğesidir, özel amaç veya uzayda ve zamanda kapladığı yer.

1 Temmuz 2005 tarihine kadar, tüm kuruluşlar örgütsel ve idari belgeleri hazırlarken 1995 yılında kabul edilen Belarus Cumhuriyeti Devlet Standardını kullandı " Birleşik Sistemler belgeler. Organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereklilikleri” (STB 6.38-95) (Ek 1).

STB 6.38-95'in geçerlilik süresi için Yasama çerçevesi Belarus Cumhuriyeti, modern bilgisayar teknolojilerinin kullanımının artması da dahil olmak üzere, bazı değişikliklere ihtiyaç duyan değişikliklere uğramıştır. mevcut gereksinimler organizasyonel ve idari belgelerin (ORD) yürütülmesine.

21 Ocak 2004 tarih ve 69 sayılı Belarus Cumhuriyeti Bakanlar Konseyi'ne bağlı Standardizasyon, Metroloji ve Sertifikasyon Komitesi Kararı “Standartizasyon alanındaki teknik düzenleyici yasal düzenlemelerin onaylanması, yasalaşması, değiştirilmesi ve iptali hakkında” Belarus Cumhuriyeti'nin yeni Devlet Standardı STB 6.38-2004 “Belarus Cumhuriyeti Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri. Standart STB 6.38-2004, 1 Temmuz 2005'te yürürlüğe giriyor .

Yeni bir STB 6.38-2004 geliştirilirken, kuruluşlarda belgelerle çalışmanın birikmiş deneyimi, gelenekleri ve uygulamaları dikkate alınmıştır. Belge işleme kurallarının sürekliliğini sağlamak için STB 6.38-95'in ana hükümleri korunmuştur. STB 6.38-2004, belgelerdeki ayrıntıların konumu için tek bir şemaya (modele) dayalı mevcut en önemli belge birleştirme ilkesini de korur.

Organizasyonel ve idari belgeler hazırlanırken, aşağıdaki ayrıntı bileşimi (yeni standart) kullanılır.

DETAYLARIN YAPISI:

1 - Belarus Cumhuriyeti Devlet Amblemi;

2 - kuruluşun amblemi veya ticari marka (hizmet markası);

3 - kuruluş kodu: bakanlıklar ve diğer devlet kurumları için OKOGU kodu, diğer kuruluşlar için OKULP kodu;

4 - belge koduna göre;

5 - üst kuruluşun adı;

6 - kuruluşun adı;

7 - yapısal birimin adı;

8 - gönderenin posta adresi;

9 - iletişim ve ticari veriler;

10 - belge türünün adı;

12 - kayıt dizini;

14 - derleme veya yayın yeri;

15 - erişim kısıtlama çubuğu;

16 - muhatap;

17 - onay damgası;

18 - çözünürlük;

19 - metnin başlığı;

20 - kontrol işareti;

22 - başvurunun varlığına ilişkin bir işaret;

23 - imza;

24 - uygulama boynu;

25 - onay damgası;

27 - mühür;

28 - icracı hakkında işaretleyin;

29 - bir kopyanın onaylanmasına ilişkin bir işaret;

30 - belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir işaret;

31 - kabul işareti (gelen belgelerin kayıt damgası);

32 - verilerin bir makine ortamına aktarılmasına ilişkin bir işaret.

Aynı zamanda yeni standartta 7 detayın (2,3,11,15,22,24,28) bileşimi ve bunların tasarımına yönelik bazı gereksinimler değişmiştir.

Farklı ölçeklerde çeşitli detaylar belgeye özellik kazandırır, birbirini tamamlar ve belgenin konumunu en ince ayrıntısına kadar detaylandırır.

Bu nedenle, "ana kuruluşun adı" niteliği, belgenin hangi faaliyet alanında oluşturulduğunu ve "indeks" niteliği, yönetim aparatı tarafından üzerinde uygun karar verildikten sonra hangi davanın açılacağını belirtir. Aynı gereklilik grubu, grafiksel gereklilikleri içermelidir - cumhuriyetin devlet amblemi, bir organizasyonun veya girişimin, kaynaklandığı organizasyonu veya kurumu karakterize eden belgeyi açıkça gösteren amblemi.

Bir belgenin zaman içindeki konumu, tarihine göre belirlenir. Tarih, belgenin ne zaman oluşturulduğunu gösterir. Tarihlere, özellikle belgeye gerekli yasal gücü verenler olmak üzere, diğer bazı bağımsız gereklilikler, kaşeler, imzalar, vizeler eşlik eder.

"Belge türü", "metnin başlığı", "çözünürlük", "metin", "kodlar" ve diğer bazı gereklilikler belgenin amacını belirtir, içeriğini ifşa edin.

Ayrıntılar "onay işareti" ve "imza", belgenin gerçekliğini onaylar.

Gereksinimler, belge ve diğer bazı bilgiler hakkında rapor verebilir.Örneğin, bir ekin varlığına ilişkin bir işaret, bu özel belgenin henüz gerekli tüm bilgi eksiksizliğine sahip olmadığını ve ona ekli diğer belgelerle birlikte incelenmesi gerektiğini veya bu belge bağımsız bir bilgi değeri yoktur ve yalnızca diğer belgelerin (örneğin, bir ön yazı) devri hakkında bilgi verir.

Tüm detaylar ayrılmıştır

Kalıcı ve

Değişkenler

Kalıcı aksesuarlar - bu, birleşik bir imalatta uygulanan bir destektir. formlar belge veya form.

değişken aksesuarlar - bu, belirli bir belgeyi derlerken uygulanan bir destektir.

Belgeler hazırlanırken ayrıntıların hukuki önemine çok dikkat edilir. Bu özellik grubunun amacı- yasal olarak önemli bir biçimde düzeltin ve belgelerin muhataplarına ve belgelerle çalışacak yönetimdeki tüm katılımcılara, yönetim eylemlerinin yerine getirilmesine ilişkin talimatları, yasal önemi doğrulayın, belgenin kaynağını tasdik edin.

Bu donanım grubu şunları içerir:

- damga baskısı(geleneksel köşe damgasının içeriğini yeniden üreten bir form), bu da belgenin belirli bir yönetim organına ait olduğunu gösterir. Belgenin ait olduğu yönetim organının tam adının kaşe üzerinde çoğaltılması gereklidir. Bu, alınan kararlara itiraz edilirken, üst makamların yetki alanına giren konularda yazışmalar yapılırken önemli olabilir;

- mühür izi, belgenin gerçekliğinin ek kanıtı olan, damga üzerinde belirtilen gövdeye ait. Mühür damgası, işletmeler, kurumlar, kuruluşlar, işçiler, çalışanlar, diğer vatandaşlar için özel yasal öneme sahip gerçekler hakkında bilgi içeren belgelere ve ayrıca para harcamaya ilişkin belgelere konulmalıdır. maddi kaynaklar ve diğerleri için finansal işlemler. Mühür baskısı, kopyaların aslına uygunluğunu, hem alelade hem de noter tarafından menşelerinin teyidi durumunda ifade etmek için kullanılır;

- belge dizini, yasal olarak önemli bir gereklilik olarak, kurumdaki büro işi organizasyonu normları tarafından sağlanan ön işlemenin tüm aşamalarının belge tarafından geçişini gösterir. O da hizmet ediyor ek onay belgenin yasal, resmi olması;

- belge oluşturma tarihi belgede ifade edilen yönetim organının eylemleriyle bağlantılı olarak ortaya çıkan, değişen veya sona eren ilişkilerin hukuki değerlendirmesi için de gereklidir. Belge geçmiş veya gelecek gün ile işaretlenmişse (yani, bir tarih kayması varsa), o zaman mevcut temelinde gelişen gerçek ilişki yasal anlam bilgiler yasa dışı olarak kabul edilebilir. Tarihin tamamen veya kısmen yokluğu, bu özelliğin zayıf performansı, tarihin tahrif edilmesine, gün, ay, yılın eklenmesine veya düzeltilmesine yol açabilir;

- imza Yetkililerin (imzaları) zorunlu şart varlığı veya yokluğu, belgenin yasal gücünün varlığı veya yokluğu ile ilişkili olan belge. Talimat, emir ve görev dağılımına ilişkin diğer akitlere uygun olarak her türlü belgenin sadece yetkili kişiler tarafından imzalanması zorunludur.

Belgenin yasal gücü - resmi bir belgenin bu özelliği, onu düzenleyen organın yetkisi ve belirlenmiş kayıt prosedürü tarafından mevcut mevzuat tarafından kendisine iletilir. Bu tanımdan, belgeyi düzenleyen yönetim organı veya yetkililerin aşağıdakileri yapması gerektiği sonucu çıkar:

Hazırlarken gözlemleyin mevcut düzenlemeler mevzuat;

Belgeleri yalnızca yetkileri dahilinde yayınlayın;

Belirli bir zamanda yürürlükte olan belgelerin hazırlanması ve yürütülmesine ilişkin ulusal kurallara uyun.

Belgelerdeki detayların düzeni, bu detayların kompozisyonunu da düzenleyen şablon form tarafından belirlenir.

Düzen Anahtarı - birleştirilmiş bir dizi belge için bir belge formu oluşturmak için bir model işlevsel amaç. Örnek anahtar, orijinal setin belirli belgelerinde yer alan tüm detayları içermelidir (bu detayları birleştirdikten ve yerleştirmeleri için gerekli alanları belirledikten sonra). Örnek formda benimsenen ayrıntıların sırası, orijinal setin belgelerinde en sık kullanılan sırayı yansıtmalıdır.

Örnek anahtar, detayların yerleştirilmesi için bir plan içeren bir çizim şeklinde veya detayların göreceli konumu dikkate alınarak sıralarını ve işgal edilen alanları gösteren detayların bir açıklaması şeklinde sunulabilir.

Düzen Anahtarı şunları belirtir: kağıt boyutu; hizmet alanları; yapısal ağ; sahne konumu.

Tek bir model ilkesini uygulamanın özü, taşıyıcı alanında, yani tasarım sırasında belirli bir yerde, tekrar eden detayların kesin olarak sabit bir düzenlemesinde yatmaktadır. bireysel formlar belgelerde, her öğe medyada kesinlikle sabit bir yerde bulunur.

Belge İşlevleri

Belgelerin işlevlerinin bilinmesi, belge oluşturmanın gerçek amaçlarını ve içerdikleri bilgileri anlamak, belgenin buradaki rolünü doğru anlamak için gereklidir. sosyal yapı, bu ekonomik, sosyal ilişkiler sisteminde, belgelerin daha net bir şekilde sınıflandırılmasına, formüle edilmesine izin verir. belirli gereksinimler organizasyonlarına, içeriklerine, biçimlerine, işleme teknolojilerine.

Belge işlevi - onun doğasında var olan amaçlanan amaçtır.

Kesin olarak sınırlı tek bir işlev taşıyan hiçbir belgenin bulunmadığına dikkat edilmelidir. Belge çok işlevlidir, yani aynı belgede çeşitli işlevlerin iç içe geçmesi vardır ve bu nedenle, sınıflandırma ve analiz kolaylığı için bunları yalnızca şartlı olarak ayırt etmek mümkündür.

"Belge" kavramı, bilginin somutlaştırılmasıyla ayrılmaz bir şekilde bağlantılı olduğundan, ana ve en genelleştirici işlev,

1) Bilgi. Bilgi kaydetme ihtiyacı, herhangi birinin ortaya çıkmasının nedeni olduğundan, istisnasız tüm belgelerin doğasında vardır.

Bilgi fonksiyonu karmaşık bir yapıya sahiptir. Baskı (sabitleme), koruma, bilgi aktarımından oluşur.

en önemli bilgi, belgeyi içeren sosyal, yani toplumda meydana gelen süreçler hakkında bilgi.

2) Sosyal işlev belge, tam olarak sosyal bilgilerin yakalanması, korunması ve iletilmesinden oluşur.

Herhangi bir belge sosyal olarak önemlidir, yani şu veya bu sosyal ihtiyaç tarafından üretildiği için belirli bir sosyal işlevi yerine getirir.

3) İletişimsel işlev belge. Bu işlevin kendine has özellikleri vardır, bilginin zaman ve mekanda aktarılması. İçeriğinde, iletişimsel işlev, toplumdaki bilgi iletişiminin sosyal yapının bireysel unsurları arasında düzenlenmesi ve sürdürülmesidir.

4) Yönetim işlevinde belgeler, yönetim faaliyetinin bir aracı olarak hareket eder. Bu işlev, yönetim amacıyla ve uygulama sürecinde oluşturulan belgeler tarafından gerçekleştirilir.

5) yasal işlev - yasal normları ve yasal ilişkileri sabitleme, sabitleme, değiştirme işlevi. Bu işlevi yerine getiren belgeler, yasal normları ve yasal ilişkileri kurar, düzeltir, değiştirir veya sona erdirir. Bunlar, her şeyden önce, organların yasal işlemleridir. Devlet gücü Ve hükümet kontrollü(kararnameler, kanunlar, kararnameler vb.), kurumlar, işletmeler, kuruluşlar tarafından çıkarılan ve belirli yasal etkiler(siparişler, emirler, talimatlar vb.). Buna, sözleşme ilişkisini belirleyen tüm sözleşme belgeleri de dahildir.

6) Muhasebe işlevi bilginin niteliksel değil, niceliksel özelliklerini verir. Muhasebe işlevi, analiz ve kontrol amacıyla ekonomik, demografik ve diğer sosyal süreçlerle ilgili bilgilerin dijital terimlerle kaydedilmesi ve gruplandırılmasıdır. Muhasebe işlevini yerine getiren belgeler, her şeyden önce çeşitli tezahürleri yansıtır ve sistematik hale getirir. ekonomik aktivite devlet ve yürütme-idari organları. Bu nedenle, muhasebe işlevi gören belgeler, çok çeşitli bilgileri belirli bir biçimde kaydeder.

Belgenin en önemli işlevlerinden biri, 7) kültürel . Bu işlevinde, kültürel geleneği pekiştirme ve aktarma aracı olarak hareket eder. Bu anlamda bir belge, yazılı, basılı, fotoğrafik, fono ve görsel-işitsel baskı yöntemlerini kullanarak bilgi toplayan kültürel bir model olarak tanımlanabilir.

8) Tarihsel bir kaynak olarak belgenin işlevi tarih bilimi tarafından incelenmiştir. Belge olur tarihi kaynak yalnızca kalıcı depolamaya girdiği andan itibaren değil, başlangıcından itibaren.

Belge, belirtildiği gibi, yakından iç içe geçmiş birkaç işlevi birleştirir. Örneğin, yönetim eyleminde genellikle yönetim işlevi baskındır, ancak aynı zamanda diğer işlevleri de (bilgi, iletişim, sosyal, tarihsel kaynak) yerine getirir.

Belirli bir işlevin değeri, belgenin kendisinin rolü gibi zamanla değişir. Halkla ilişkiler, belirli bir sosyal yapıda, yönetim sürecinde vb.

Her belge ayrı unsurlardan (gereklilikler) oluşur: metin, imza, mühür, tarih, adres, vb. Bir belgenin gerekliliği, resmi bir belgenin resmileştirilmesinde zorunlu bir unsurdur.

İÇİNDE çeşitli belgeler kullanılmışçeşitli gereksinimler . Bu nedenle, başvuru bir yetkiliye hitaben yapılmalı, yazarın (başvurusunu yapanın) bir göstergesi olmalı, “başvuru” kelimesini, metni (başvuru konusu veya nedeni), tarih ve imzayı içermelidir. Başın sırası, kuruluşun antetli kağıdına yazılmalı, belge türünün bir göstergesini içermelidir: “sipariş”; idari işlemleri ileten metin; vize onayı; kayıt indeksi; tarih ve imza.

İçin belirli türler belgeler yasal güçlerini onaylayan gereklilikler için gereksinimler geliştirilmiştir. Bu aksesuarlar şunları içerir: belge yazarı(kuruluşun, kurumun, kuruluşun adı, departmana bağlılığı veya yasal biçimi gösteren kuruluş), belgenin oluşturulma tarihi, kayıt indeksi, metin (içerik), imza, mühür, onay kaşesi.

Evrak işleri için tek tip kurallar gereklidir:

belgelere yasal güç vermek;

belgelerin kalitesi ve zamanında hazırlanması ve yürütülmesi;

· belgelerin rahat ve hızlı aranması.

Belgeleri işlemek için kurallar için tek tip gereksinimler aşağıdakilerden bağımsız olarak mevcuttur:

Bu bir devlet teşebbüsü mü yoksa ticari mi;

Şirket ne tür faaliyetlerde bulunuyor?

DP nasıl yürütülür (geleneksel yöntemle veya modern bilgi teknolojisi temelinde).

Herhangi bir belge, gereklilikler olarak adlandırılan bir dizi öğeden (tarih, metin, imza) oluşur.

Belgeleri hazırlarken aşağıdaki ayrıntılar kullanılır:

01 - ulusal amblem Rusya Federasyonu Federal Yasa uyarınca formlara yerleştirilir "On devlet amblemi RF” (Sobraniye zakonodatelstva RF, 2000, No. 52, bölüm 1, s. 5021);

02 - Rusya Federasyonu konusunun arması belgelerin formlarına uygun olarak yerleştirilir. yasal işlemler Rusya Federasyonu'nun konuları;

03 - şirket logosu veya ticari markası (hizmet markası)Şart'a uygun olarak kuruluşların antetli kağıtlarına konur (kuruluşla ilgili düzenlemeler);

04 - organizasyon kodu Tüm Rusya işletme ve kuruluş sınıflandırıcısına göre ( OKPO);

05 - ana durum Tüzel kişiliğin sicil numarası (OGRN), düzenlenen belgelere göre eklenir. Vergi makamları. 129-FZ sayılı Federal Yasanın yürürlüğe girmesiyle bağlantılı olarak, her tüzel kişiye, tüzel kişinin tüm belgelerinde belirtilen ve onun önemli bireysel özelliği olan ana devlet sicil numarası atanır;

06 - kimlik numarası vergi mükellefi/kayıt neden kodu (TIN/KPP) vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere göre düzenlenir.

07 - belge formu kodu Tüm Rusya sınıflandırıcısına göre indirildi yönetim belgeleri (okud).

08 - kuruluşun adı (belgenin yazarı) kurucu belgelerde belirtilen isme karşılık gelmelidir. Kuruluşun adının üzerinde kısaltılmış olanı ve yokluğunda tam adı belirtin. ana kuruluşun adı(varsa), örneğin:

Rusya İletişim Bakanlığı

Bilimsel ve teknik

Avcı Merkezi

Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının adı devlet dili (Rusça) ile birlikte, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının dili iki dilde basılmıştır.

Kuruluşun adı, Rusya Federasyonu'nun kurucu unsurunun devlet dilinde veya başka bir dilde, Rusya Federasyonu devlet dilindeki adın altında veya sağında yer alır.

Kuruluşun kısaltılmış adı kuruluşun kurucu belgelerinde yer aldığı durumlarda verilir. Kısaltılmış ad (parantez içinde) tam adın altına veya sonrasına yerleştirilir, örneğin:

Merkezi Bilgi Araştırma Enstitüsü

(TsNIIINFORM)

09 - kuruluş hakkında arka plan bilgisişunları içerir: posta adresi; kuruluşun takdirine bağlı olarak telefon numarası ve diğer bilgiler (faks, teleks, banka hesap numaraları, adres E-posta ve benzeri.)

10 - belge türünün adı kuruluş tarafından hazırlanan veya yayınlanan tüzük (kuruluşla ilgili düzenlemeler) tarafından belirlenmeli ve OKUD tarafından sağlanan belge türlerine (sınıf 0200000) karşılık gelmelidir, örneğin:

Sipariş, işlem, sertifika vb.

Bu destek en önemlilerinden biridir, büyük harflerle yazılır ve mektuplar dışındaki tüm belgelere yapıştırılır.

11 - belge tarihi. Belgenin tarihi, protokol için - toplantı tarihi (karar verme), eylem için - olayın tarihi için imzalandığı veya onaylandığı tarihtir. İki veya daha fazla kuruluş tarafından düzenlenen belgelerin bir (tek) tarihi olmalıdır. Belgenin tarihi düzenlenir Sırayla Arap rakamları: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, noktayla ayrılmış iki çift Arap rakamıyla çizilir; yıl - dört Arap rakamı. Örneğin 6 Nisan 2005 tarihi 6 Nisan 2005 olarak düzenlenmelidir. izin verilmiş sözel-sayısal yol tarih formatı, örn. 06 Nisan 2005 ve tarih formatı şu sırayla: yıl, ay, ayın günü, örn: 2005.04.06

12 - belge kayıt numarası kuruluşun takdirine bağlı olarak endekslerle desteklenebilen seri numarasından oluşur:

terminolojiye göre durumlar;

etkinlik soruları;

Yetkililer veya uygulayıcılar;

Yapısal bölümler;

Muhabirler vb.

Örneğin: No. 1-3/115 (1 - Yapısal ünitenin numarası, 3 - Terminolojiye göre kasanın numarası, 115 - belgenin seri numarası)

OM -3/115 (OM - pazarlama departmanı, 3 - vaka numarası, 115 - vaka seri numarası)

No. YL - 3/115 (YuL - Yuri Luzhkov, 3 - dava numarası, 115 - davanın seri numarası)

Kayıt numarası dır-dir ek garanti belgenin gerçekliği. Belgenin tüm işleme aşamalarından geçtiğini, tescil edildiğini ve dolayısıyla işletmenin resmi belgesi olduğunu gösterir.

Belge kayıt numarası hazırlanmış ortaklaşaiki ve daha fazla organizasyon içerir itibaren bu kuruluşların her birinin belgesinin kayıt numaraları, eğik çizgi ile eklenmiş belgede yazarları belirtme sırasına göre, örneğin, Rusya Federasyonu Merkez Bankası ve Rusya Federasyonu Devlet Gümrük Komitesinin ortak bir belgesinde şu numara olacaktır: 01-20-105 / 11921 (0120105 - Merkez Bankası tarafından verilen numara, 11921 - Rusya Federasyonu Devlet Gümrük Komitesi tarafından verilen numara).

______ - bu gereklilik, mektubun alıcısının (alıcı) belgesiyle daha fazla çalışmanın rahatlığı için doldurulur.

14 - bir belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer"Kuruluşun adı" ve "Kuruluşla ilgili referans veriler" ayrıntılarıyla belirlemenin zor olması durumunda belirtin. Derleme veya yayın yeri, kabul edilen idari-bölgesel bölünme dikkate alınarak belirtilir, yalnızca genel kabul görmüş kısaltmaları içerir.

15 - varış noktası. Muhatap kuruluşlar, bunların yapısal alt bölümleri, yetkilileri veya bireyler olabilir. Bir yetkiliye bir belge gönderilirken, soyadından önce baş harfleri belirtilir.

Kuruluşun adı ve yapısal alt bölümü aday durumda belirtin, örneğin:

Rusya İletişim Bakanlığı

Bilişim Dairesi Başkanlığı

Belgenin gönderildiği kişinin konumu datif durumda belirtilir, örneğin:

CJSC "Vist" Genel Müdürü

A.I. Smirnova

CJSC "Lüks"

Baş Muhasebeci

VM Solovieva

Belge birkaç homojen kuruluşa veya bir kuruluşun birkaç yapısal bölümüne gönderilirse, bunlar belirtilmelidir. genel olarak, Örneğin:

iş liderleri

Güney idari bölge

"Adres" özniteliğinin her satırının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir.

Belge dörtten fazla alıcı içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhataplardan önce "Kopya" kelimesi belirtilmez. Çok sayıda alıcı ile belgenin bir posta listesi derlenir.

Zorunlu "Adres" bir posta adresi içerebilir. "Adres" gereksinimlerinin maksimum seti aşağıdaki bölümlerden oluşur:

Şirketin adı;

Yapısal alt bölüm;

Görevi, baş harfleri ve soyadı;

Posta adresi

Örneğin:

JSC "Kar"

İnsan Kaynakları Bölüm Başkanı

A.V. Baykalov

St. Polyanka, 17

Moskova, 113209

Bir belgeyi adreslerken bir bireye alıcının soyadını ve baş harflerini, ardından posta adresini belirtin, örneğin:

Duganov O.R.

St. Sosnovaya, 3, daire 12

Egoryevsk

Moskova bölgesi, 1403004

16 - belge onay damgası. Bazı belgeler, yalnızca baş veya daha yüksek makam tarafından onaylandıkları andan itibaren yasal güç kazanır.

Onay damgası, resmi bir belgenin içeriğine normatif veya yasal bir nitelik kazandıran bir gerekliliktir.

Zorunlu onaya tabi :

Tüzükler, işletmeler (şubeler) ile ilgili düzenlemeler;

· personel masaları;

Muayene işlemleri, kabul ve devir işlemleri;

· iş tanımları;

· tahminler, iş planları, raporlar vb.

belge onaylandı resmi veya özel baskı belgesi. Bir belge bir yetkili tarafından onaylandığında, belgenin imza kaşesi, onaylıyorum sözcüğünden (tırnak işaretleri olmadan), belgeyi onaylayan kişinin unvanından, imzasından, baş harflerinden, soyadından ve onay tarihinden oluşmalıdır, örneğin:

onaylıyorum

CEO

CJSC "Büyük"

kişisel imza A.V. Daşkov

02.09.2005

Zorunlu "Belge onay damgası" içinde izin verilir merkez en uzun dizeye göre öğeler, örneğin:

onaylıyorum

CEO

ZAO Slavneftkontinent

kişisel imza AI Kruglov

Onay üzerine birkaç DL imzaları aynı seviyede.

Bir belgeyi onaylarken karar, karar, emir, protokol, onay damgası Onaylandı (Onaylandı, onaylandı veya Onaylandı) kelimesinden oluşur, araçsal durumda onaylayan belgenin adı, tarihi, numarası, örneğin:

Onaylı

karar Genel toplantı hissedarlar

01.03.2005 tarihli No. 21

Onaylı

Mayak OJSC'nin emriyle

09.11.2005 tarihli No. 5

Belge onay damgası, belgenin sağ üst köşesinde bulunur.

17 - çözünürlük, ilgili DL tarafından belgede yazılanlar şunları içerir:

Oyuncuların (performansın emanet edildiği) soyadları ve baş harfleri;

· uygulama süresi;

İmza ve tarih

Örneğin:

Vasilyeva O.V. 04.03.2005-10-06 tarihine kadar bir muvafakat faksı gönderin

kişisel imza 03.03.2005-10-06

Skorina A.V. 01.05.2005-10-06 tarihine kadar bir taslak anlaşma hazırlayın

kişisel imza 25.04.2005

Kararda birden fazla uygulayıcı belirtilmişse, belgenin yürütülmesinden sorumlu kişi, kişidir. ilk sırada yer aldı geri kalanlar, yardımcı yürütücüler olarak sorunun çözümüne dahil olur.

18 - metne başlık içerir özet belge. Başlık, belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır.

Başlık şu sorulara cevap verebilir: ne hakkında (kim hakkında)? Örneğin:

Bir tasdik komisyonunun kurulmasına ilişkin emir;

ne (kim)?, örneğin:

Önde gelen bir uzmanın iş tanımı

A5 formatındaki antetli kağıtlara hazırlanan belgelerin metnine başlığa izin verilir belirtme.

19 - kontrol işareti belgenin yürütülmesi için "K" harfi, "Kontrol" kelimesi veya damgası ile gösterilirler.

20 - belge metni Rusya Federasyonu mevzuatına ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarına uygun olarak Rusya Federasyonu'nun devlet dilinde veya Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet dillerinde düzenlenir.

Belgelerin metinleri düzenlenir anket, tablo, bağlantılı metin şeklinde veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde.

Formda metin oluştururken anketler karakterize edilen nesnenin özelliklerinin adları, aday durumdaki bir adla veya şimdiki veya geçmiş zamanın ikinci çoğul şahıs fiiliyle ifade edilmelidir (“sahip olmak”, “sahip olmak” veya “were”, “were” , vesaire.). Sözlü olarak ifade edilen özellikler, d.b. özelliklerin adlarıyla tutarlıdır.

Grafikler ve çizgiler masalar e. aday durumda bir isim tarafından ifade edilen başlıklar. Sütun ve satırların alt başlıkları, başlıklar eşleşir. Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa tablonun sütunları aynı olmalıdır. numaralı ve sonraki sayfalarda d.b. sadece bu sütunların numaraları yazdırılır.

bağlantılı metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölümde, belgeyi derlemenin nedenleri, gerekçeleri, hedefleri, ikinci (nihai) - kararlar, sonuçlar, talepler, öneriler, tavsiyeler belirtilir. Metin son bir bölüm içerebilir (örneğin, emirler - beyanı olmayan idari kısım; mektuplar, beyanlar - açıklaması olmayan bir talep).

Diğer kuruluşların belgelerine veya daha önce yayınlanmış belgelere dayanılarak hazırlanan bir belgenin metninde, bunların ayrıntıları belirtilir: belgenin adı, kuruluşun adı - belgenin yazarı, belgenin tarihi, belgenin kayıt numarası, metnin başlığı.

Metin birkaç karar, sonuç vb. içeriyorsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, alt bölümlere, paragraflara bölünebilir.

Komuta birliği esasına göre faaliyet gösteren teşkilatların belgelerinde (emir, talimat vb.) ve teşkilatın liderliğine hitaben yazılan belgelerde metin birinci tekil şahıs (“Emir veririm”, “teklif ederim) ile belirtilir. ", "Lütfen").

Meslek kuruluşlarının belgelerinde, metin üçüncü tekil şahıs olarak belirtilir (“karar verir”, “karar verir”).

Ortak belgelerde metin birinci çoğul şahısta belirtilmiştir (“biz sipariş ederiz”, “karar veririz”).

Protokol metni üçüncü çoğul şahıs olarak yazılmıştır.(“dinledi”, “konuştu”, “karar verdi”, “karar verdi”).

Kuruluşların hak ve yükümlülüklerini, yapısal bölümlerini (yönetmelikler, talimatlar) ve ayrıca bir açıklama, gerçeklerin veya sonuçların değerlendirilmesini (yasa, sertifika) içeren belgelerde, metnin üçüncü tekil şahıstan sunulma şeklini kullanın. veya çoğul ("departman işlevleri yerine getirir" , "dernek içerir", "komisyon kurdu").

Harfler aşağıdaki formları kullanır ifadeler :

birinci çoğul şahısta (“lütfen gönderin”, “değerlendirilmek üzere gönderin”);

Birinci tekil şahısta (“Gerekli görüyorum”, “Vurgulamanızı rica ediyorum”);

üçüncü tekil şahıs (“bakanlık itiraz etmez”, “kuruluş bunu mümkün görüyor”).

21 - uygulamanın varlığına dair bir işaret, metinde adı şu şekilde biçimlendirilmiştir:

Uygulama: 3 litre için. 2 nüsha halinde.

İdari belgelerde, başvuruların varlığına ilişkin bilgiler metinde belirtilir.

eğer belge bir uygulaması var , metinde adı yoksa adını, sayfa sayısını ve kopya sayısını belirtin. Birkaç uygulama varsa bunlar numaralandırılır, örneğin:

Ek: 1. 20.07.2005 tarih ve 21/3 sayılı 5 sayfalık sözleşme. 2 nüsha halinde.

2. 1 sayfalık 15 Eylül 2005 tarihli 17 sayılı eserlerin kabulü. 4 kopya halinde.

Ekler ciltli ise sayfa sayısı belirtilmez.

Yürütme belgesine ekli(kararname, emir, emir, tüzük, talimat, yönetmelik, karar) birinci yaprağına sağ üst köşeye "Ek No" ismiyle birlikte yazılır. idari belge, tarihi ve kayıt numarası, örneğin:

1 numaralı başvuru

CJSC "STS" müdürünün emriyle

01.04.2005 tarihli No. 12

Başvuru, belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki şekilde düzenlenir:

Uygulama: 2 litre için. 5 nüsha halinde. sadece ilk adrese

“Ek No.

1 numaralı başvuru

Rusya Atom Enerjisi Bakanlığı Emrine

04.06.2005 tarih 72 sayılı

Belgeye eki de olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki şekilde düzenlenir:

Ek: Rospatent'in 07.09.2005 tarih ve 1-5/21 sayılı mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

22 - sahne içinde "imza"şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı (belge antetli kağıda verilmişse, işletmenin adı olmadan kısaltılmış), kişisel imza ve transkript. İmzanın transkriptinde soyadının baş harfleri yazılır, örneğin:

CEO kişisel imza O.A. Yakut

CEO

JSC "Partiya" kişisel imza O.A. Yakut

Antetli kağıda bir belge düzenlerken, belgeyi imzalayan kişinin görevinin adı belirtilmez.

Bir belgeyi imzalarken birkaç yetkilinin imzası var biri diğerinin altında tutulan pozisyona uygun sırayla, örneğin:

CEO kişisel imza O.A. Yakut

Baş Muhasebeci kişisel imza TELEVİZYON. Barysheva

Bir belge, eşit konumdaki birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzaları aynı düzeye yerleştirilir, örneğin:

Moskova Kuzey-Doğu İdari Bölgesi Valisi Moskova Merkezi İdari Bölgesi Valisi

Kişisel Kişisel

imza A.I. Petrov imza IG Orlov

Belgeleri imzalarken çeşitli kuruluşların temsilcileri konumları aynı seviyede bulunur, örneğin:

Genel Müdür Vakıf Başkanı

Bitki "Enerji" sosyal koruması

Kişisel Kişisel

imza IP Trushin imza DIR-DİR. Karayipler

Ortak belge imzalarken ilk sayfa forma çizilmez. Komisyon tarafından düzenlenen belgelerde, belgeyi imzalayanların konumları değil, dağıtıma göre komisyon üyesi olarak görevleri belirtilir, örneğin:

Komisyon Başkanı: kişisel imza GİBİ. Dolkhov

Komisyon üyeleri: kişisel imza L.I. Antonov

kişisel imza VEYA. Groşeva

kişisel imza A.I. Yakunin

23 - belge onay damgası KABUL EDİLMİŞ kelimesinden, belgenin mutabık kalındığı kişinin pozisyonundan (kuruluşun adı dahil), kişisel imzadan (paraflar, soyadı) ve onay tarihinden oluşur, örneğin:

KABUL

Tapu Müfettişliği Başkanı

belediye bölgesi

kişisel imza A.G. Korzh

24 - belge onayı vizeleri. Belge onayı belgeyi onaylayanın imzasını ve konumunu, imzanın kodunun çözülmesini (baş harfleri, soyadı) ve imza tarihini içeren bir belge onay vizesi (bundan sonra vize olarak anılacaktır) hazırlayın. Örneğin:

hukuk danışmanı

kişisel imza N.İ. Vlasov

Uzmanların bir belge hazırlamanın fizibilitesini veya güncelliğini kontrol etmesi için vize gereklidir.

-de yorumlar Belgeye göre, vize şu şekilde verilir:

Yorumlar eklendi

kişisel imza A.I. gök gürültüsü

Kuruluşun takdirine bağlı olarak, belgenin sayfa sayfa onaylanmasına ve uygulanmasına izin verilir.

25 - mühür baskısı ilgili gerçekleri tespit eden kişilerin haklarını onaylayan belgelerdeki yetkililerin imzalarının gerçekliğini tasdik eder. finansal araçlar, ayrıca gerçek bir imzanın onaylanmasını sağlayan diğer belgelerde. Belgeler kuruluşun mührü tarafından onaylanmıştır.

Fok- yasal olarak önemli sahne ve en önemli (veya mali) belgelerde yetkililerin imzasını tasdik etmek için kullanılır.

Mühür tanıklık ediyor:

belgenin gerçekliği hakkında;

· belgenin mühürde belirtilen kuruluşa ait olduğu hakkında.

Mühür yapıştırıldı yayınlanması gereken belgeler hakkında içerir:

herhangi bir yasal sonuç, örneğin, işletmenin oluşturulması, yeniden düzenlenmesi;

• maddi sonuçlar, örneğin, maddi değerlerin transferi, bir kuruluşun veya bireyin bir şeye hakkının belgelenmesi.

26 - bir kopyanın onaylanmasına ilişkin bir işaret. Bir belgenin bir kopyasının orijinaliyle eşleştiğini onaylarken gerekli "İmza" altında » bir sertifika iliştirmek yazıt: « Sağ»; kopyayı tasdik eden kişinin konumu; kişisel imza; imza çözme (baş harfleri, soyadı); sertifika tarihi, örneğin:

İnsan Kaynakları Başkanı kişisel imza A.V. tahıl

Belgenin bir kopyasının kuruluşun takdirine bağlı olarak belirlenen bir mühürle tasdik edilmesine izin verilir.

27 - sanatçı hakkında işaretleyin belgeyi yürüten kişinin adının baş harflerini ve soyadını ve telefon numarasını içerir. Sanatçı ile ilgili işaret ön veya arka tarafa yerleştirilir son yaprak sol alt köşedeki belge, örneğin:

O.G. Rodionova

28 - belgenin yürütülmesini ve davaya gönderilmesini işaretleyin aşağıdaki verileri içerir: yürütülmesini onaylayan belgenin tarih ve numarasına bir atıf veya böyle bir belgenin yokluğunda kısa bilgi performans hakkında; "İş dünyasında" kelimeleri; belgenin saklanacağı dosya numarası.

Belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir not, belgenin yürütücüsü veya belgenin yürütüldüğü yapısal birimin başkanı tarafından imzalanır ve tarih atılır, örneğin:

1-5 numaralı davaya 04/01/2005 tarih ve 1297 sayılı faks gönderilmiştir.

Kişisel imza 02.04.2005

29 - belgenin kuruluş tarafından alındığına dair bir işaret bir sonraki seri numarasını ve belgenin alındığı tarihi içerir (gerekirse - saat ve dakika).

Başkan içeri 00001

Tarih 08.01.2005 14:32

Kuruluşta belgenin alındığının damga şeklinde işaretlenmesine izin verilir.

30 - belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı. Bu bir işarettir (alt bilgi ), belgenin her sayfasının sol alt köşesine iliştirilmiş ve makine ortamındaki dosyanın adını, tarihi ve kuruluştaki diğer arama verilerini içerir.

Örneğin:

DOCN\RASP\20052000.DOK

DOCN - dizin, RASP - alt dizin, 20052000.DOK - dosya

veya daha az karmaşık bir sürüm:

mektup 27.DOK

(harf - belgenin türü, 27 - mektubun seri numarası)

Bu işaret aşağıdakiler için gereklidir:

Belgenin PC'ye yeniden girişinin hariç tutulması;

dosya adına göre hızlı belge arama;

Belgeyi PC'ye giren kişinin kimliği.

Rus şirketleri, devlet kurumları, girişimciler ve diğer hukuki ilişki konuları, birbirleriyle iletişim sürecinde düzenli olarak resmi belgeleri kullanır. en önemli yönü kuruluşlar ve bireyler arasındaki doğru etkileşim - ayrıntıların kullanımı. Onların listesi belirlendi Rus mevzuatı. Belge detayları, herhangi bir yapıya başvururken işletmeler, yetkililer tarafından yayınlanan veya kişiler tarafından derlenen resmi kaynakların en önemli özelliğidir. Onlarla çalışmanın özellikleri nelerdir?

Tanım

Belge detayları zorunludur, devlet, endüstri veya kurumsal standartlar düzeyinde onaylanmıştır, çeşitli bilgi kaynaklarının görsel tasarım unsurlarıdır ve genellikle basılı, kağıt biçiminde sunulur.

Organizasyonel ve idari kategoriye ait bu tür belgeler GOST R 6.30-2003'e göre düzenlenir. Bu norm kaynağı, katılımla belge alışverişi sırasında kullanılması zorunlu olan birleşik kriterleri içerir. Rus işletmeleri, makamlar ve resmi statüye sahip diğer kurumlar.

Belirtilen devlet standardı tarafından belirlenen belgelerin en önemli ayrıntılarını göz önünde bulundurun.

GOST'a göre temel ayrıntılar: Rusya Federasyonu arması

Birçok resmi belge, Rusya'nın armasını içermelidir. bu devlet sembolüüç çeşitte sunulabilir: hanedan bir kalkan üzerinde çok renkli olarak, tek bir renk olarak - benzer bir öğe olsun veya olmasın. Rusya Federasyonu'nun çok renkli arması, federal anayasal yasalar ve federal yasalar, Cumhurbaşkanı, Hükümet ve Federal Meclis tarafından çıkarılan yönetmelikleri içeren belgelere yerleştirilmelidir.

Hanedan kalkanı olmayan Rusya Federasyonu'nun tek renkli arması, yayınlanan belgelere yerleştirilmelidir:

• Bakanlıklar Arası Devlet Sırları Komisyonu;
• Federal mahkemeler;
• savcılık;
• Soruşturma Komitesi ve benzer profildeki diğer organlar.

Rusya Federasyonu arması, mektuplarda ve diğer belgelerde bir unsur olarak kullanılmaktadır.

Rusya Federasyonu konusunun ve belediyelerin arması

Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarında kabul edilen belgelerin ayrıntılarının bileşimi, bölgenin kendi armasını içerir. Yerleştirilmesine ilişkin kurallar, belirli bir konuda kabul edilen yönetmeliklerle düzenlenir. Ayrıca, bölgesel düzeyde, Rusya Federasyonu armasının belirli kağıtlara yerleştirilmesine ilişkin kurallar onaylanabilir. Düzeyde düzenlenen belgelerin ayrıntıları belediye bölgeleri, sırayla, şehrin armasını ve diğerlerini içerebilir yerellik veya belediye. Bu özelliği yerleştirme kuralları, yerel makamlar tarafından kabul edilen yönetmeliklerle belirlenir.

Marka

Belgelerin ayrıntılarının kuruluşlara kaydedilmesi, bir logo veya marka. Bu tür unsurlar, şirket sözleşmesi hükümlerine uygun olarak yerleştirilir. Aynı zamanda amblem, Rusya Federasyonu'nun, Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun veya bir belediyenin arması ile aynı anda belgelere yerleştirilmez. Ticari markalar kelimeler ve resimler olabilir. Karşılık gelen aksesuarların rengi herhangi biri olabilir.

organizasyon kodu

Uyarınca Tüm Rusya sınıflandırıcısı işletmeler, belgenin gerekliliği aynı zamanda kuruluş kodu olabilir. Bu bilgiler genellikle referans görevi görür. Yapısında bir organizasyon kodu bulunan ana belge bir mektuptur.

OGRN

Çoğu durumda ayrıntılar birincil belgeler kuruluşlar, OGRN yapılarına dahil edilmeyi gerektirir. Harflerle bu öğe, kuruluşla ilgili arka plan bilgilerinin bir parçası olarak belirtilir. OGRN, şirket antetli kağıtlarının ihracında da kullanılmaktadır. Girişimciler için benzer bir destek var - OGRN IP. Esas olarak, aşağıdakileri içeren iş akışındaki karşılık gelen öğeyle aynı amaçlar için kullanılır: tüzel kişiler.

TIN ve KPP

Bu ayrıntılar, OGRN ile birlikte, çoğunlukla birincil belgelerde ve kuruluş çalışanları tarafından derlenen mektup formlarında kullanılır. KPP, tüzel kişilerin bir unsur özelliğidir. Bireysel girişimciler bu tür aksesuarlar kullanılmaz.

Belge formu kodu

Tüm Rusya yönetim belgeleri sınıflandırıcısına göre, çeşitli kaynakların ayrıntılarının yapısı bir form kodu içermelidir. Bu öğe, esas olarak elektronik kanallar aracılığıyla dosya aktarım hızını optimize etmek için kullanılır.

Firma Adı

Belgenin zorunlu ayrıntıları, kuruluşun adı gibi bir unsuru içerir. Şirketin kurucu belgelerinde belirtilenlere karşılık gelmesi önemlidir. Formlar şirketin tam adını içermelidir. Kısaltılmış, yanına (altına veya arkasına) yerleştirilebilir.

Referans bilgisi

Belgelerin ayrıntılarının bir sonraki unsuru, şirketle ilgili referans verilerdir. Yapıları, şirketin yerleştirmeyi gerekli gördüğü bir posta adresi, telefon numaraları ve diğer bilgilerin dahil edilmesini içerir. Ayrıca kural olarak organizasyon kodu, PSRN, TIN ve KPP eklenir.

Belge türü adı

Belge, türe göre doğru bir şekilde sınıflandırılmalıdır. Türün karşılık gelen adı şirket tüzüğünde sabitlenmiştir. OKUD'da yer alan kriterleri de karşılaması gerekir. Genellikle söz konusu unsur formlara kaydedilir. Harfler için bu nitelik (belge adı) tipik değildir. Büyük harflerle yazılmıştır.

Belge tarihi

Bir sonraki önemli koşul, belgenin tarihidir. İlgili kaynağın oluşturulduğu veya örneğin imzalandığı zamanı yansıtmalıdır. Tarih, belgeyi imzalama yetkisine sahip bir kişi tarafından belirlenir veya iç hizmet ilgili kaynakların değişiminden sorumlu kuruluş. Bazı durumlarda tarih, belgeyi oluşturan kişi tarafından eklenebilir.

Kayıt numarası

Kayıt numarası (dizin) - kuruluşun iç kayıtlarında ve arşivlerinde kaynağın sınıflandırılmasını kolaylaştırmak için sabitlenen bir gereklilik ve ayrıca diğer firmalarla belge yönetimi sürecinde bir tanımlayıcı. İlgili ayrıntıların eklenmesine ilişkin kurallar, şirket tarafından onaylanan idari kaynaklara yansıtılır.

Ayrıca, bazı durumlarda, söz konusu öğeye, aslında kayıt numarasını ve yanıt gerektiren belgenin tarihini içeren bir bağlantı eklenebilir. Yani, bu gereklilik genellikle şirketten gelen taleplere yanıt olarak derlenen mektuplarda kullanılır.

derleme yeri

Bazı durumlarda, belirli bir belgenin hazırlanma yeri belirtilebilir. Örneğin, diğer ayrıntılara göre belirlemek zorsa. Ancak derleme yeri, belgenin diğer öğelerinde zaten belirtilmişse, ilgili özniteliğin kaynak yapıya dahil edilmesi gerekli değildir.

Varış noktası

Bir sonraki önemli özellik muhataptır. Yazışmanın yürütüldüğü şirketin belirli bir yapısal birimine belge gönderilmesine ihtiyaç olup olmadığı belirtilir. Ayrıca muhatap, bir memur veya şahıs statüsünde bir vatandaş olabilir.

Onay damgası

Kaynak onay damgası kullanmak gerekebilir. Bu gereklilik, belgeye normatif bir karakter verebilir. Örneğin, bir şirketin yöneticisi “onaylıyorum” gibi bir damga kullanabilir, bundan sonra kaynaktaki hükümler şirket çalışanları için zorunlu hale gelir.

Çözünürlük

Bir başka ilginç destek de çözünürlük. Bir şirketin müdürü gibi bir yetkili, belgedeki bilgilerin özüne ilişkin alınan bir kararı açıklamak isterse etkinleştirilir. Bu şart ayrıca tam adı, siparişin içeriğini, tamamlanması gereken son tarihi, imzayı, tarihi de içerir. Emrin uygulayıcıları belirtilebilir.

başlık

Bazı belgeler bir başlık kullanır. Amacı, kaynakta bulunan bilgilerin özünün bir özetidir. Anlam açısından, belgenin adıyla ilişkilendirilmelidir. Başlık örneği: "Bir tasdik komisyonunun oluşturulmasına ilişkin emir."

Onay işareti

Bazı durumlarda, belge bir kontrol işareti gibi ayrıntıları gerektirir. Bu unsur, kaynağın şirketteki yetkili yapı tarafından kabul edildiğini ve üzerinde çalışmaların yapıldığını gösterir. Genellikle bu pervane, üzerinde "kontrol" yazan bir pul gibi görünür.

Belge metni

Muhtemelen belgenin anahtar gerekliliği. aracılığıyla iletilen bilginin özünü yansıtır. kağıt taşıyıcı. İÇİNDE Genel dava Rusça veya Rusya Federasyonu konusunda resmi statüye sahip olan dilde düzenlenir. Metin tablolar, çeşitli biçimlendirme öğeleri içerebilir.

Metnin yapısı genellikle iki bölüm şeklinde sunulur: birincisi, belgeyi gönderme nedenlerini ve hedeflerini yansıtır, ikincisi - itirazın, talebin, tavsiyenin vb. karşılık gelen özelliğin yapısının sadece ikinci kısmının kullanılmasına izin verilir.

Uygulama bayrağı

Gerekli tüm verileri belge metninde görüntülemek sorunlu olur. Bu durumda, kaynak uygulamalarla desteklenebilir. Bu gerçek, uygun öznitelik aracılığıyla belgede gösterilmelidir. Söz konusu marka kaynak yapısında nasıl yer alabilir? Kural olarak, şöyle yazarlar: "Şu ve şu kadar sayıda nüshadaki şu ve bu kadar sayıda yaprak üzerine bir uygulama." Bazı durumlarda, başvuruyu içeren belgenin adının belirtilmesi gerekebilir.

İmza

En önemli belge ayrıntısı türleri, imza gibi bir öğeyi içerir. Bir yetkili tarafından konur, böylece kaynakta yer alan bilgilerin güvenilirliği sabitlenir. Ve bu sadece bir imza değil - bağımsız bir gereklilik olarak imza, belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun unvanını ve bir transkript içermelidir.

onay grafiği

Bazı kuruluşlarda belirlenen belgelerin ayrıntılarına ilişkin gereksinimler, bir onay damgasının bulunmasını gerektirir. Kaynaktaki bilgilerin onaylandığının kaydedilmesinin gerekli olduğu durumlarda kullanılır. yetkili kişi veya firma içindeki yapı.

Kaşe üzerinde "kabul edildi" ibaresi ile ilgili bilgileri onaylayan kişinin konumu, imzası ve transkript yer almalıdır. Onay damgasının önemli bir özelliği, çeşitli organizasyonları içeren belge yönetiminde kullanılmasıdır.

Vize onayı

Boynuna yeterince yakın olan bir unsura onay vizesi denilebilir. O anahtar özellik- sadece kuruluş içinde kullanılır. Bu durumda, belge belirli bölümler tarafından sırayla kontrol edildiğinden vize birkaç kez yapıştırılabilir.

Fok

Hemen hemen her zaman, diğer birincil kaynak türlerinin yanı sıra ödeme belgelerinin ayrıntıları, kuruluşların bir mühür takmasını gerektirir. Rusya Federasyonu'nda genellikle mürekkeptir. Mühürün yapısı genellikle şirket hakkında bilgiler içerir - ad, PSRN, TIN ve diğer ayrıntılar.

Evrak işleri: nüanslar

Bir şirketin ortakları ile etkileşimi için doğru prosedürlerin düzenlenmesi için belgelerin ayrıntılarının en önemli kriter olduğunu belirledik, hükümet organları yanı sıra şirket içi iletişimin uygulanması. Rus firmalarında belge yönetiminin pratik uygulamasının özelliği olan hangi nüanslar not edilebilir?

GOST tarafından sağlanan tüm detayların eklenmesinin nadir görülen bir durum olduğu not edilebilir. Her belge, uygun bir öğe kümesinin kullanılmasını gerektirir. Örneğin, resmi mektuplarla ilgili olarak, çoğunlukla Rusya Federasyonu arması, federasyonun konusu, şirketin şehri veya amblemi, şirket kodu, PSRN, TIN, KPP gibi ayrıntıları kullanırlar. yanı sıra kuruluşun adı.

Belge türünün adı genellikle harflerle yazılmaz. Örneğin, bir emir, eylem, muhtıra veya karar gibi bu tür kaynaklar, yapılarında karşılık gelen unsuru içermelidir. Harflerde belgenin gönderildiği şirketin tam adı belirtilmeli, resmi kaynaklar tarafından verilen kısaltılmış bir ad varsa bu da belirtilmelidir (tam addan sonra parantez içinde yazılmalıdır).

Kuruluşların adlarını kısaltmanın birkaç doğru yöntemi vardır: ilk harflerle (yani, araştırma enstitüsü gibi bir kısaltma elde edilir), ilk hecelerle (örneğin, Uralmash olabilir) veya resmi belgelerde onaylanan başka bir şekilde. muhatap şirket.

Belgelerin diğer önemli detayları posta adresi, telefon ve faks numaralarıdır. Ayrıca, resmi mektuplar genellikle kuruluşun banka bilgilerini gösterir. Bir diğer temel unsuru ilgili belgenin - imzalandığı anı yansıtan tarih. Daha sonra resmi evrak imzalanır, üzerine şirket mührü konur.