Süresi dolmuş belgelerin imhası- özel kurallara göre yürütülen bir prosedür. Materyallerimizden, hangi belgelerin düzenlenmesi gerektiğini, neden bir uzman komisyonuna ihtiyaç duyulduğunu, kağıtlardan kurtulmanın en iyi yolunun yanı sıra bu sürecin diğer nüanslarını öğreneceksiniz.

Belgeler birikti: yasayı çiğnememek için onlarla ne yapılmalı

Hayatımız çok sayıda kağıtla yakından bağlantılı. Sıradan bir apartman dairesinde bile, çeşitli türlerde atık kağıt depozitoları bulabilirsiniz (örneğin, ödeme faturaları veya faturaların kopyaları). kişisel belgeler). Şirketlerde ve kurumlarda, kıyaslanamayacak kadar büyük hacimlerde (idari, idari, muhasebe, personel ve diğer belgeler) kağıt yığınları oluşturulur.

Sıradan bir vatandaş, gereksiz kağıtlardan sorunsuz bir şekilde kurtulabilir - harcayın Genel temizlik ve tüm gereksiz kağıt çöplerini atın. Bu durumda, izlenecek özel prosedürler gerekmeyecektir - değerli bir şey yanlışlıkla yok edilse bile herhangi bir ceza uygulanmayacaktır. Doğru, böyle bir durumda kayıp belgeyi geri yüklemek için zaman ve para harcamanız gerekecek.

Çeşitli şirketlerin faaliyetleri sırasında üretilen belgelerin imhası için oldukça farklı gereklilikler geçerlidir. Emirlerden, emirlerden, personelden ve birincilden kurtulun Muhasebe belgeleri, diğer birçok belgenin yanı sıra özel bir prosedür izlemeden çalışmayacaktır. Ek olarak, belgeler ancak saklanmaları için yasal olarak belirlenmiş sürelerin sona ermesinden sonra imha edilebilir.

ÖNEMLİ! Arşiv belgelerini (personel hakkındakiler dahil) saklama süreleri boyunca saklama yükümlülüğü, hükümet organları, organlar yerel hükümet, ilgili kuruluşlar ve vatandaşlar ticari faaliyetler, Sanatın 1. paragrafına göre. 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'nda Arşiv İşleri Hakkında" Kanunun 17'si.

Bu yasaya uyulmaması durumunda, Farklı türde sorumluluk (125-FZ Sayılı Kanunun 27. Maddesi).

İmha prosedürünün açıklaması - tek hareketle yapmak mümkün mü

Süresi dolmuş belgeleri imha etme prosedürü nedir?

Herhangi bir belge için (idari, muhasebe veya personel) tek sipariş onların yıkımı. Aşağıdaki gibidir:

• Belgelerin saklanma süresinin dolup dolmadığının yanı sıra pratik önemini yitirmiş belgelerin varlığının kontrol edilmesi gerekir.
• Kompozisyonu şirket başkanı tarafından onaylanan Uzman Komisyonu (AK), belgelerin değerini (AK toplantı tutanaklarında hazırlanan) incelemelidir.
• Belgelerin imhası için işletme başkanı tarafından onaylanan bir kanun düzenlenir.
• Yasaya yansıyan durumlar, ayrı bir belgede düzenlenen imha edilir.

Burada tek bir işlem yeterli olmayacak ve tek başına belgelerden kurtulmak işe yaramayacaktır. küçümsenmemeli bu durum uzman komitesinin rolü. Örneğin, inceleme sırasında bir durumda belgelerin günü geçmiş kalıcı veya uzun süre saklanan kağıtlarla aynı anda saklanması durumunda, bu tür bir belge dizisinin genişletilmesi ve dağıtılması gerekecektir. imha edilmemesi gereken belgeler belirli tarih ayrı davalar olarak açılır.

Veya başka bir örnek: eğer belgelerin incelenmesi Sürekli depolama hem orijinallerin, kopyaların hem de bunların kopyalarının (yani, yinelenen bilgilerin) varlığını ortaya çıkardığında, orijinaller daha fazla saklamaya tabi tutulur ve belgelerin geri kalanı imha edilir. Bütün bunlara uzman komitesi karar verir.

Sorumlulukları arasında, hasarlı belgelerin metnini geri yükleme olasılığının belirlenmesi de yer alır. Metnin çoğu okunamayan ve geri yüklenemeyen belgeler imha için seçilebilir. Metni geri yüklemek mümkünse, hasarlı belge imha edilmez, ancak daha sonra geri yüklenir veya fotokopisi çekilir.

Belgelerin incelenmesinin sonuçları, şekli kanunla düzenlenmemiş AT protokolüne yansıtılmalıdır. Ve belgelerin imhası için bir yasa hazırlarken, Şubat Federal Arşivi kolejinin kararıyla onaylanan Kuruluşların Arşivlerinin İşleyişine İlişkin Temel Kurallara Ek No. 4'te verilen formu kullanmak daha iyidir. 6, 2002.

Belgelerin imhası için bir eylem nasıl hazırlanır

Süresi dolmuş belgelerin imha edilmesinden önce, bunların ortadan kaldırılmasından sorumlu kişilerin çok çalışması gerekecektir. İlk olarak, seçilen belgeler sipariş edilmeli ve açıklanmalıdır - "Depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis" yasasının amacı budur.

Kanunun her vakayı açıklamasına gerek yoktur - toplam sayılarını belirtmek yeterlidir ve son tarihler işin tamamlanması. Örneğin, idari emirlere ilişkin bir kanunda ekonomik aktivite aşağıdaki bilgileri sağlamak için yeterlidir:

Kanunun tablo bölümünü doldurmaya ek olarak, başka bir tanesini belirtmek gerekir. önemli bilgi: vakaların zaman dilimini gösteren, imha edilecek toplam depolama birimi sayısı; kanunda verilen bilgilerin uzman komisyonu ile mutabık kaldığına dair bir not (kalıcı saklama kasalarının envanterlerinin onaylanmasına ilişkin AT protokolünün tarih ve numarası dahil). Kanun, şirket başkanı tarafından onaylanır. Özel mekan derleme tarihi için ayrılmıştır - bu pervane özel bir ilgiyi hak ediyor. Bunun hakkında daha fazla konuşacağız.

Kanun tarihi ile nasıl hata yapılmaz

Yasa gereklerini ihlal etmemek ve saklama süresi henüz dolmamış belgelerden yanlışlıkla kurtulmamak için bu sürelerin doğru hesaplanması gerekmektedir. Bunu yaparken, aşağıdakiler dikkate alınmalıdır:

• 2009'dan önce oluşturulan belgeler (dahil), yalnızca standart belgeler listesinde belirtilen saklama süresi sona erdiğinde imha edilebilir. yönetim belgeleri, Federal Arşivler tarafından 06.10.2000 tarihinde onaylanmıştır;
• 2010 yılında kayıt tarihi olan dosyaların imha edilmesinden önce ve sonraki son tarihler Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle onaylanan listeye göre saklanmaları kontrol edilmelidir.

Rus Arşivi tarafından 10/06/2000 tarihinde onaylanan liste şu anda geçerli olmamasına rağmen, geçerlilik süresi içinde oluşturulan belgeler imha edilirken, içinde belirtilen saklama sürelerine uyulması gerekmektedir. Bunun nedeni, 2010 Listesini yürürlüğe koyan 558 sayılı Kararın geriye dönük, yani daha önce ortaya çıkan ilişkilere uygulanmaz - aksi takdirde doğrudan kendi içinde şart koşulmaz. A ayrı son tarihler 2000 listesi ve 2010 listesi aynı türden belgelerde eşleşmez.

Belgelerin imha tarihini belirtirken, yasanın düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar saklama süresi dolan belgelerin imha belgesine dahil edilmesine izin verildiği unutulmamalıdır. Örneğin, raf ömrü 5 yıl olan 2015 tarihli bir dava, 2021'den önce yasaya dahil edilebilir.

Belgelerin saklanma koşulları bilinmiyorsa, ne zaman bir işlem yapılmalı?

Ticari faaliyetler sırasında kuruluş, yasal olarak tanımlanmış listelerde yer almayan belgeler alabilir. Er ya da geç, onların yok edilmesi sorunu da ortaya çıkıyor.

Her halükarda, bir imha işlemi yapılmadan önce, bu tür belgelerin saklanma şartlarını belirtmek gerekir. Kuruluşların Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin Temel Kuralların 2.2.5 maddesi uyarınca, listelerde sağlanmayan belgeler için saklama sürelerini belirlemek üzere, kuruluşun AK'si bir taleple başvurma hakkına sahiptir. arşiv kurumu uzmanları.

Ancak saklama süresi belirlendikten sonra, bu tür belgelerin sonraki kaderine karar vermek mümkündür (yok et veya saklamaya devam et).

Muhasebe belgelerinin imhası için bir kanunun tescilinin nüansları

Muhasebe belgelerinin imhasının özellikleri üzerinde ayrıca durmak gerekir. Depolama koşullarının da 2010 listesi tarafından belirlenmiş olmasına ve tabi olmasına rağmen Genel prosedür 125-FZ sayılı Kanun uyarınca belgelerin saklanması ve imha edilmesi, bir takım normatif belgeler kimin gereksinimleri dikkate alınmalıdır.

Yani, Sanatta. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23'ü, vergi mükellefinin vergileri hesaplamak ve ödemek için gerekli muhasebe verilerini ve diğer belgeleri 4 yıl boyunca saklamakla yükümlü olduğunu belirler. Ve Sanat. 6 Aralık 2011 tarihli ve 402-FZ sayılı "Muhasebe Kanunu" nun 29'u, birincil muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtları, Muhasebe politikası, muhasebe ve muhasebenin organizasyonu ve bakımı ile ilgili diğer belgeler.

Fatura gibi belgeleri ne kadar süreyle saklamanız gerektiği hakkında daha fazla bilgi için materyali okuyun. Faturaların raf ömrü nedir? .

Yani, muhasebe kaydı, sertifika veya diğer kağıt herhangi bir şekilde muhasebe kategorisine giriyorsa, 5 yıllık sürenin bitiminden önce imha eylemi düzenlenmesi mümkün değildir. Böyle bir durumda, hukuka aykırı imhadan şirket başkanı sorumlu tutulacaktır.

Ancak hepsi bu kadar değil. Yukarıda belirtilenler, varlıklarının tamamı boyunca faaliyetleri başa baş olan şirketlere ve işletmelere atıfta bulunmuştur. Bir kayıp alınmışsa ve sonraki dönemlere devredilmişse, bu tür bir zararın miktarını teyit eden tüm belgelerin tüm devir süresi boyunca imha edilmesi yasaktır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 283. Maddesi).

Her şey yasal olduğunda son tarihler depolama süresi sona erdiğinde, imha eylemi olağan şekilde verilir.

Kanun yayınlandı - atık kağıttan nasıl kurtulur

Kanun, süresi dolmuş belgelerin imhası için özel yöntemler tanımlamamaktadır. Kanunun hazırlandığı tarihte, bu belgeler artık şirket için herhangi bir değeri temsil etmediğinden ve aslında atık kağıt olduğundan, onlardan kurtulmanın herhangi bir yolu mümkündür. Örneğin şunları yapabilirsiniz:

• belgeleri işleme (kullanım) için uzman bir kuruluşa göndermek;
• özel bir parçalayıcı (ofis parçalayıcı, kağıt parçalayıcı vb.) yardımıyla gereksiz kağıtlardan kurtulun;
• yanık (ancak bu, itfaiyecilerle sorunlara yol açabilir).

İlk yöntem, şirketin bertaraf hizmetleri için ödemesi gereken önemli malzeme maliyetlerine neden olabilir ve belgelerin devri, vaka sayısını ve ağırlıklarını gösteren bir kabul sertifikası veya fatura ile düzenlenmelidir. Gizliliği sağlamak için, belgeleri imha etme prosedürünü kontrol etmesi için çalışanınızı özel bir kuruluşa göndermeniz gerekecektir.

Diğer tüm durumlarda, kayıt olmadan Ek belgeler ayrıca yapmamak - bunun hakkında bir sonraki bölümde konuşacağız.

Belgelerin belge imhası

Böyle bir durumda düzenlenmesi gereken tek belge "Saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsisi hakkında" kanun değildir. Pratik önemini yitirmiş olanların yok edilmesi gerçeğini doğrulamak için başka bir makale (genellikle eylem olarak da adlandırılır) hazırlanır ve eski belgeler. Bu eylem için standart bir form yoktur, bu nedenle şu şekilde düzenlenmiştir: serbest çalışma. İçine gerekli tüm bilgileri dahil etmek önemlidir.

Daha sonra bu belge hakkında herhangi bir şikayet olmaması için, aşağıdakileri yansıtmalıdır:

• belgenin adı ve adına düzenlendiği şirketin adı;
• kanunun tescil tarihi;
• belgelerin imha gerçeğinin açıklaması (hacim veya miktarın yanı sıra imha yöntemini de gösteren);
• sorumlu kişilerin tam adlarının transkriptleri ile imzalar.

Eyleme göre imha edilen belgeler - lider cezalandırılabilir mi?

Belgelerin imha için tahsisine ilişkin yasa doğru bir şekilde oluşturulmuşsa (belgelerin incelenmesini organize etme ve yürütme ve AT çalışmalarının sonuçlarını işleme koyma prosedürünün tamamına uygun olarak), belgeler varsa yönetici yine de sorumlu tutulabilir. zamanından önce imha edildi ve saklama sürelerine uyulmadı.

ÖNEMLİ! Sanat uyarınca. 15.11 Rusya Federasyonu İdari Kanunu ağır ihlal muhasebe belgelerinin saklanma süreleri, 2.000 ila 3.000 ruble arasında para cezası mümkündür.

Bir tüzel kişinin ayrı bir arşiv hizmeti organize etmek ve sürdürmek için fonları yoksa, ancak cezalandırılmak istemiyorsa, görevleri belgelerin saklanmasının sürekli izlenmesini ve dosyaların zamanında imha edilmesini içerecek sorumlu çalışanlar ataması gerekir. süresi dolmuş depolama süreleri ile.

Belgeleri elektronik biçimde imha etmeniz gerekirse, bir eylem nasıl hazırlanır?

Sanat uyarınca. 125-FZ sayılı Kanunun 5'i, belgelerin arşiv fonuna yansıması, medyanın oluşturulma yöntemine ve türüne bağlı değildir.

Sanatın 2. paragrafında. 402-FZ sayılı Kanun'un 29'u, elektronik ortamı yeniden üreten ve EDS'nin gerçekliğini doğrulayan belge ve araçların, muhasebe raporlarını hazırlamak için en son kullanıldıkları yıldan sonra en az 5 yıl saklanması gerektiğini belirtir.

Şu anda, şirkette çok büyük miktarda belge saklanabilir. elektronik formatta, ayrıca özel ortamlarda (diskler, flash kartlar vb.). AT pratik önemi olmadığını belirlerse elektronik belgeler ve (veya) saklama süreleri sona erdiğinde, bilgiler taşıyıcı ile birlikte imhaya tabidir. Bu durumda, aynı imha yöntemleri kullanılabilir. kağıt belgeler(öğütme, yakma, şekil değiştirme vb.)

Ek olarak, dosyaların silinmesi veya üzerine yazılması gibi özel yöntemler kullanılabilir (12.03.2007 tarih ve 28-st tarihli Rostekhregulirovanie emriyle onaylanan GOST 15489-1-2007'nin 2. paragrafı, bölüm 9.9'u).

Bunun için kanunen özel bir prosedür (bir fiilin infazı dahil) yoktur, bu nedenle, genel düzen kağıt belgeler için daha önce açıklanmıştır. Bunu yaparken aşağıdakileri unutmayın:

• kurtulmana izin yok önemsiz dosyalar ve keyfi olarak ve kanunun tescili olmaksızın belgeler;
• ilgili belgeleri imha etmeyin. dava(geçen veya yaklaşan);
• imha edilen belgelerde ve kopyalarında yer alan bilgilerin gizliliği gerekliliği göz ardı edilemez;
• bu tür kopyaların imha edilmesine izin veriliyorsa, belgelerin tüm kopyalarının (kişisel ve yedek kopyalar dahil) ortadan kaldırılması gerekir.

Sonuçlar

Saklama süresi dolmuş belgelerin imhası, bilirkişi heyetinin çalışmaları tamamlandıktan sonra gerçekleşir. zorunlu kayıt davranmak. Daha sonra, yasada yansıtılan tüm belgelerle ilgili olarak, fiziksel bir tasfiye prosedürü gerçekleştirilir - bu işlem de ayrı bir eylemde düzenlenir.

Belgelerden kurtulmanın yolları farklı olabilir - bu an kanunla düzenlenmemiştir. Geri dönüşüm için uzman bir şirkete teslim etmek, bir ofis parçalayıcı kullanmak veya başka bir yöntem kullanmak caizdir.

Doküman yönetimi, yönü ve iş türü ne olursa olsun, herhangi bir kuruluşun faaliyetinin ayrılmaz bir parçasıdır. Ve faaliyet sürecinde, zamanla yeterince büyük miktarda çeşitli önemde belgeler birikir. Bazı belgelerin saklanması gerektiği açıktır. uzun vadeli, ancak depolamaya tabi olmayan veya raf ömrü dolmuş belgeler de vardır. Bu durumda belgeler imha edilmelidir.

Saklamaya tabi olmayan belgelerin seçimi

İmha edilecek belgelerin seçimi, kural olarak, her yıl - her yılın sonunda - yapılır. Birçoğu, saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası gibi bir prosedürün önemini hafife alıyor. Bu arada, önemli raporların, kişisel dosyaların, ardından idari, maddi sorumluluk. Bazen cezai sorumluluktan bahsedebiliriz.

Saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası işlemi

Saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası, yapısı ve aşamaları Rus mevzuatı ile sıkı bir şekilde düzenlenen bir süreçtir. ve bu dikkate alınmalıdır. İlk aşama, her belgenin değerini belirlemesi ve aralarında saklamaya tabi olmayanları belirlemesi ve buna göre imha edilmesi gereken bir uzman komisyonunun oluşturulmasıdır.

Belgeler için açıklama

Saklamaya tabi olmayan belgeler imha edilmeden önce bu belgelerin listesinin bu belgelerden sorumlu şirket yönetimi tarafından onaylanması gerekmektedir. Bazı durumlarda, onay ana kuruluşlar. Saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası ancak listenin onaylanması halinde yapılabilir. Bu durumda saklamaya tabi olmayan belgelerin imhasından sonra kanuni düzenleme yapılması gerekir.

Kendini yok etmek

Saklamaya tabi olmayan evrakların imha işlemlerini bazı firmalar kendileri yapmaktadır. Üstelik ilk bakışta o kadar da zor değil - belgeler ya yakılıyor ya da bir öğütücüden geçiriliyor. Bununla birlikte, birincisi, belgeleri yakmak her zaman mümkün olmaktan uzaktır ve belgelerin bir öğütücü kullanılarak imha edilmesi durumunda, yalnızca küçük hacimler uygundur ve ikincisi, saklanamayan belgeleri arama süreci çok zaman alabilir. uzun zaman. Profesyoneller, depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası gibi ilgili görevlerle ilgilenirken, bu zamanı şirket için öncelikli alanların geliştirilmesine daha verimli ve amaca uygun bir şekilde harcamak daha iyi olmaz mıydı?

Profesyonellerle iletişime geçin.

İmha edilecek belgelerin zamanında yetkin bir şekilde seçilmesi karmaşık bir süreçtir, ancak bu, işletmenin çalışmalarını optimize etmeye yardımcı olur.Şirketimiz her türden hizmet vermektedir. arşiv işleri saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası dahil.

Tecrübemiz

Şirketimizin uzmanları, arşiv hizmetleri alanında geniş deneyime sahiptir, ilgili sorunları çözebilirler. arşiv işleme belgeler. Ayrıca, yeni teknolojilere, bilgiye ve her türlü yeniliğe sürekli erişimimiz var. Rus mevzuatı arşiv çalışmaları ile ilgili olarak, belge akışı tarafımızca eksiksiz olarak dikkate alınmaktadır. Personelimiz kapsamlı bir arşiv fonu araştırması yapacak, belgelerin pratik ve bilimsel değerini sayfa sayfa inceleyerek inceleyecek, vakaları ve saklama süresi dolmuş ve pratik değerini kaybetmiş belgeleri seçecektir.

Saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası

Ayrıca saklamaya tabi olmayan belgelerin imhasına ilişkin bir kanun hazırlayacağız, saklamaya tabi olmayan belgelerin ihracatını ve doğrudan imhasını Müşteri temsilcilerinin huzurunda gerçekleştireceğiz.

Her işletme tarafından düzenli olarak yapılmalıdır. Bu nedenle, her kuruluşta, yapılan çalışmanın sonucunu kaydederken örnek olarak her zaman gözünüzün önünde olması için belgelerin imhasına ilişkin örnek bir eyleme sahip olmak faydalı olacaktır. Bir önceki gönderide vermiştik adım adım eylemler bunun için yapılması gerekecek. Daha sonra, doc formatında indirilebilecek örnek bir eylem bulabilirsiniz.

için başka ne bilmeniz gerekiyor? doğru derleme davranmak.

Örneğimizdeki davalar için saklama süreleri, 2000 model belge listesinin tavsiyelerine dayanmaktadır ve şu anda bu liste, görünümü nedeniyle geçerliliğini yitirmiştir. Ancak, eski listedeki bilgiler, yeni listenin yayınlanmasından önce oluşturulan belgelerin saklama sürelerini belirlemek için kullanılır. Yani, 2000'den 2010'a kadar dosyalanan belgeleri kastediyoruz.

Yeni model listesi 2011'den beri tanıtılan belgelerle çalışmanın temelini temsil eder, ayrıca belgelerin imhası için eylemler vb. gerçekleştirmek için kullanılır).

Bir belgenin imhasına ilişkin bir eylem örneğini dikkatinize sunuyoruz:

24.11.2010 № 3

Petropavlovsk-Kamçatski

Belgelerin imhası için tahsis konusunda,

depolamaya tabi değildir.

Rusya Federal Arşiv Servisi başkanı tarafından 06.10.2000 tarihinde onaylanan "Kuruluş faaliyetlerinde oluşturulan ve depolama sürelerini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi" temelinde, Vodyanoy LLC'nin belgeleri aşağıdakiler için seçildi: gerçek değeri olmayan ve pratik değerini yitiren yıkım.

Hayır. p / p	Vaka başlığı veya belgelerin grup başlığı	son tarihler	Envanter numaraları	Terminolojiye göre vaka indeksi veya envantere göre vaka numarası	birim sayısı çıkıntı	Listedeki raf ömrü ve ürün numaraları	Not
1	2	3	4	5	6	7	8

İnsan Kaynakları Departmanı
	Genel Müdürün yıllık izin verilmesine ilişkin emirleri
	Personel ile çalışma hakkında yazışmalar
	Seyahat yazışmaları
	tatil programları
Hukuk Departmanı
	Genel Müdürün ana faaliyete ilişkin emirleri. kopyalar
	Mevzuatın uygulanmasına ilişkin bölümün referansları, sonuçları, açıklamaları
	Hukuki Yazışma
	Açıklamalar ve şikayetler bireyler ve değerlendirilmek üzere belgeler

2002-2008 yılları için kalıcı saklama vakalarının envanterleri onaylandı, personel açısından ilgili arşiv kurumunun EIC * ile kararlaştırıldı.

Toplam 216 (iki yüz on altı) adet. çıkıntı 2002-2008 için.

Ofis başkanı M.I. Seliverstov

KABUL

EC Protokolü

26.11.2010 tarihli No. 2

İşletme belgeleri devlet deposuna aktarmazsa, EPC ile koordinasyona gerek yoktur. Bu durumda örneğimizdeki “Personel belgeleri 2002-2008 için sipariş edilmiştir” ibaresini değiştiriyoruz.

Burada doc formatında yapabilirsiniz.

Personel departmanının çalışmaları sırasında belgeler toplanır. çok sayıda. Ve şirket küçük değilse, işler hızla büyür. Bu, belgeleri imha etme ihtiyacının ortaya çıktığı yerdir. Tüm personel memurları, süresi dolmuş belgelerin nasıl imha edileceğini bilmezler, bu nedenle hizmetleri kullanmayı tercih ederler. üçüncü kişiler. Ancak bu tür uzmanlaşmış firmaların hizmetlerinin maliyeti makul olmayan bir şekilde yüksek - birkaç cildin imhası için en az 30 bin ödeyeceksiniz Bu parayı daha üretken bir şeye harcamak daha iyi olmaz mıydı? Özellikle beri belgeleri imha etme prosedürü o kadar karmaşık değil.

Mevzuatta saklama süresi dolan belgelerin imhası

Zaten ilgisiz olan belgelerin saklanması, arşive aktarılması veya imha edilmesi prosedürü birçok yasal düzenlemede yer almaktadır:

• Kanun 125-FZ (arşivlerin oluşturulması ve işletilmesi hakkında);
• 06.02.2002 tarihli arşiv çalışmaları için kurallar (kayıt tutma hakkında);
• Kültür Bakanlığı'nın 558 sayılı Emri (standart yönetim belgelerine ilişkin);
• Kültür Bakanlığı'nın 1182 sayılı Emri (depolama koşullarına ilişkin);
• FCSM çözünürlük No. 03-33/ps (JSC belgelerinde).

Bu yasal işlemlerin analizinden çok şey öğrenilebilir. kullanışlı bilgi atık kağıtların yasal olarak nasıl imha edileceği. Ayrıca, belgelerin imhası seçtiğiniz yönteme göre gerçekleştirilebilir:

• kağıtlar yakılabilir;
• elle yırtmak;
• parçalayıcı kullanın;
• bir atık kağıt toplama noktasına götürün.

Bilginize

Seçenekler: ilk iki durumda, imha yerinin, zamanının ve sorumlu uygulayıcının nerede belirleneceği, keyfi bir imha eylemi düzenlemek gerekecektir. Ve ikincisinde - bir fatura alın veya bir kabul ve transfer eylemi düzenleyin.

Belgelerin imhası için prosedür

İmha edilmeden önce belgeler seçilmelidir. Prosedürün algoritması, KHK 03-33 / ps'nin dördüncü bölümünde açıklanmaktadır ve aşağıdaki gibidir:

ön işlemler

• bir komisyon oluşturmak için bir emir verilir;
• bir uzman komisyonu oluşturuluyor;
• belgeler imha için seçilir;
• bir kanun düzenlenir.

Kanuna göre belgeler imha edilebilir.

Belge İmha Komisyonu

Hangi belgelerin artık gerekli olmadığını ve saklama sürelerinin dolduğunu belirlemek için özel bir uzman komisyonu (EC) oluşturmanız gerekir.. Şirketiniz büyükse ve çok fazla belge birikiyorsa kalıcı bir komisyon oluşturabilirsiniz. Aksi takdirde, imha prosedürünü yılda bir veya daha az kullanmayı planlıyorsanız, gerektiğinde CI oluşturabilirsiniz.

AK'nin bileşimi, imha edilen belgelerden bazı belgelere gelecekte ihtiyaç duyulup duyulmayacağına karar verecek olan birkaç kalifiye kişiyi içerebilir. Güvenlik ağı için bir Federal Arşiv uzmanını davet edebilirsiniz.

Kompozisyona karar verir vermez sipariş hazırlıyoruz. Sırayla düzeltiyoruz:

• EC'nin oluşturulması;
• komisyonun bileşimi.

Komisyonun tüm üyelerine emri bildiririz.

AT çalışması

Komisyonun görevi belgeleri imha için tahsis etmektir. Yani, hangi belgelerin alaka düzeyini kaybettiğini belirlemek gerekir. Aynı zamanda, eğer bir raf ömürleri varsa, o zaman çoktan dolmuş olmalıdır. Belgelerin saklanma şartları davaların isimlendirilmesinde yer almaktadır ve davanın tamamlanması kapakta yer almaktadır. Bu nedenle, burada belgelerin alaka düzeyini belirlemede herhangi bir zorluk yoktur.

Dikkat!

Önemli: Sadece bu belgeler imha edilebilir yıl başında sona erdi yıkımın planlandığı.

nüans: belgelerin bulunduğu klasöre 5 yıl boyunca bakmadıysanız ve saklama süresi dolmuşsa, her şeyi güvenle imha işlemine dahil edebilirsiniz. Ama hayır, hayır, evet, bir klasöre bakarsanız, onu bırakmak mantıklıdır.

Tüm belgeler incelendikten ve ilgisiz olanlar belirlendikten sonra, akdi doldurmaya geçebilirsiniz.

Belgelerin imha için tahsisine ilişkin kanun

Böyle bir eylemin onaylanmış bir şekli vardır (03-33 / ps Kararına Ek No. 4). O
şimdiki versiyonu.

Belgeye aşağıdakiler eklenmelidir:

• Onay damgası;
• vaka klasörünün veya belgesinin adı;
• davanın başlangıç ​​ve bitiş tarihleri;
• isimlendirme indeksi;
• cilt veya sayfa sayısı;
• depolama süresi.

Hareketin sonunda komisyon başkanının vizesi olmalı!

Kanun tamamlandıktan ve müdür tarafından onaylandıktan sonra, kanunda sayılan dava ve belgelerle tüm dosyalar, ayrı bir dolaba veya ayrı bir rafa yerleştirilmelidir. Onları istediğiniz zaman yok edebilirsiniz.

Belge imha emri

Bu, ana faaliyetle ilgili bir belgedir, herhangi bir biçimde düzenlenir.. Sipariş şunları içermelidir:

• tarihi ve numarası;
• gerekçeler (imha vakalarının tahsisine ilişkin eylem);
• idari kısım (imhadan sorumlu birini atamak);
• imha yöntemi ve zamanı.

Siparişin başkan tarafından onaylanmasından sonra, imha işlemine devam edebilirsiniz.

Belge imha yasası

Yok etme eylemi son belge prosedür boyunca atık kağıttan kurtulmak. Keyfi olarak derlenmektedir, onaylanmış bir şekli yoktur. Ancak, üzerinde ters taraf davaların tahsisi yasasının fiziksel imha bilgilerinin girildiği sütunlar vardır.

Bir örneği aşağıdakileri içermesi gereken belgelerin imhasına ilişkin bir yasa:

• imha yöntemi;
• icracı;
• imha edilen belgelerin envanteri.

Kağıtları atık kağıda teslim ettiyseniz, bunu kanunda belirtmeli ve faturanın veya devir belgesinin bir kopyasını eklemelisiniz.

Belgelerin imhasına ilişkin işlemlerin saklanma süresi

03-33/ps Kararnamesi Madde 5.2 uyarınca, tüm imha işlemleri, envanterleri ile birlikte kalıcı olarak saklanmalıdır.. Bu durumda ayrı bir dava oluşturulmalıdır. Dolayısıyla sonuç - imha edilen belgeler durumunda terminolojiye bir madde daha eklenmelidir.

Davanın raf ömrü yoktur, bu nedenle şirketin yeniden düzenlenmesi durumunda halefe geçecektir. Ve şirket tasfiye edilirse, o zaman şehrin arşivinde.

Çözüm

Süresi dolmuş belgeleri imha etmeden önce,:

• belgelere artık ihtiyaç duyulmayacak;
• dava, seçilen belgelerin gerekli olabileceği doğru çözüm için mahkemede veya savcılıkta dikkate alınmaz.

Dikkat!

Önemli: tüm belgeleri atmayın, bu nedenle kişisel bilgi yanlış ellere geçebilir ve sorumlu siz olursunuz!

Her organizasyonun çalışmasında er ya da geç eski belgelerden kurtulmanın ve yenilerine yer açmanın gerekli olduğu bir an gelir. Ancak arşivlemede “eski evrak” diye bir kavram yoktur. Yalnızca süresi dolmuş belgeler vardır. Onlardan kurtulabilirsiniz, ancak hemen ve hepsinden değil. Öncelikle, belgeleri gözden geçirmeniz ve korkusuzca yok edilebilecekleri belirlemeniz gerekecek.

Tüm "eski" belgeleri gözden uzak herhangi bir yere çıkarmanın cazibesi ne kadar büyük olursa olsun, bu asla yapılmamalıdır - hiç kimse belgelerin saklanmasına ilişkin mevzuatın gerekliliklerini ihlal etme sorumluluğunu iptal etmedi. Sanat uyarınca. Kodun 13.25'i Rusya Federasyonu hakkında idari suçlar(bundan sonra Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu olarak anılacaktır) için para cezası tüzel kişilik 200 ila 300 bin ruble arasında değişebilir. Uygulamada, bir kuruluşun, düzenleyici otoritenin talebi üzerine, kaybolduğunu veya yok olduğunu gerekçe göstererek herhangi bir belge ibraz etmemesi durumunda sorumluluk doğabilir. Bu nedenle belgeleri düşüncesizce imha etmek risklidir.

Hangi belgeler imha edilebilir?

Belgelerin imhasına karar verirken, ana kriter olan saklama süresine göre yönlendirilmesi gerekir. Süresi dolmuşsa, son kullanma tarihini doğru bir şekilde belirlemeniz koşuluyla belge parçalayıcıya (veya fırına) gönderilebilir.

Bu kuralın rehberliğinde, 2017'de imhaya tabi olan farklı "yaşlara" ait belgelerin bir listesini yapabilirsiniz:

Büro işlerinde tamamlanma yılı	Raf ömrü

Belgeleri imha için hemen seçmek imkansızdır. Öncelikle değerin bir incelemesini yapmanız gerekir. Bu durumda, raf ömrü belirleyici olacaktır, ancak tek seçim kriteri olmayacaktır. Süresi dolmuş bir belge gelecekteki çalışmalarda faydalı olabilir. Bilimsel, hatta tarihsel değeri olabilir. Bunu tespit etmek ve dolayısıyla raf ömrünü uzatmak ancak bir bilirkişi komisyonu (EC) tarafından yürütülen değer (EC) incelemesi olabilir.

Uzman komisyonu: kompozisyon ve işlevler

Yönetim bir arşiv oluşturmaya karar verir vermez bir kuruluşta bir CI görünür. AK sekreteri her zaman bir arşivcidir ve başkan ya katiplerin bağlı olduğu bir üst düzey yöneticidir (örneğin, bir idari müdür) ya da örneğimizde olduğu gibi bir Genel Konular. Bu bulunmazsa, o zaman CEO komisyon oluşturmak için emri imzalayan kişi (Örnek 1). Aynı düzen, yeni bir kolej organı hakkındaki yönetmeliği onaylayabilir ve çalışması için bir plan talep edebilir. Talimatta AT'nin oluşturulma tarihi belirtilmemişse, komisyonun siparişin imzalandığı tarihten itibaren çalıştığı kabul edilir.

1 Verilmedi.

AK, kuruluşun Genel Müdürü altında bir kolej danışma organıdır. "Üniversite", komisyonun birkaç tane içerdiği anlamına gelir yetkililer kuruluş çalışanları arasından "müzakereci" - yetkililer bir karar vermezler, yalnızca genel müdüre belgeler üzerinde şu veya bu işlemi yapmasını tavsiye eder ve üzerinde anlaşırlar.

Katip veya arşivci, yönetim belgelerini iyi bilir, ancak kuruluşun arşivinde hala çok büyük bir belge katmanı vardır. personel ofis işleri, muhasebe ve vergi bildirimi, kuruluşun temel faaliyetlerine eşlik eden belgeler. Bunlar bağımsız dokümantasyon sistemleri olduğundan, bunları yalnızca uzmanlar değerlendirebilir. Bunun için bir uzman komisyonu oluşturuluyor - yetkin (her biri kendi alanında) yetkililerin bir toplantısı.

Devlet (belediye) arşivinin edinim kaynağı olmayan bir kuruluşta AK'nin ana işlevi, depolama ve imha için yıllık bir dosya seçimi düzenlemektir.

Devlet arşivinin edinim kaynağı olan kuruluşlarda, EC'nin işlevselliği daha geniştir: komisyon, arşiv kurumunun uzman ve doğrulama komisyonu ile aktif olarak etkileşime girer, davaların taslak terminolojilerini, arşiv envanterlerini onay için sunar ve aşağıdakiler için önerilerde bulunur: belgelerin saklama koşullarının değiştirilmesi.

Şirketin faaliyet alanı ne olursa olsun AT aşağıdakileri içermelidir:

personel dairesi başkanı;

Baş Muhasebeci;

hukuk departmanı başkanı;

Görevi kuruluşun ana faaliyetleriyle ilgili belgeleri değerlendirmek olan şirket faaliyetlerinin profilinde bir yetkili (üretim başkanı, inşaat başkanı, baş teknoloji uzmanı vb.).

Her EC toplantısı tutanaklarla belgelenir (Örnek 2).

Kıymet incelemesi ilk kez yapılıyorsa

Değerin ilk incelemesi her zaman büyük ölçekli bir olaydır. Kuruluşun var olduğu yıllar boyunca biriken tüm belgeleri gözden geçirmek gerekir. Bu durumda bilirkişi heyeti tutarlı hareket etmelidir.

■ Adım 1: değer incelemesinin yapılacağı belgeleri seçin.

İncelemenin bu aşamasında AT üyeleri katılmaz. Arşivci (katip, sekreter) ve çalışanların sorumluluk alanıdır. yapısal bölümlerşirketler. Büro işinin tamamladığı evrakları işe başlamadan önce ayırırlar. Mevcut yıl, hala görevde olanlardan.

■ Adım 2: Belgeleri yıla göre ayırın. Bu aşama, ofis çalışması tarafından tamamlanan her şeyin kesinlikle görüntüleneceği ilk EC ile ilgilidir.

İşleri düzene sokmaya başladıkları ilk şey, belgeleri yıllara göre bölmek. Belki de bu belgelerden sorumlu olan çalışanlar bunu daha önce yapmıştır. Değilse, şimdi yapmanız gerekecek. Arşivci ve departman çalışanları hala sorumludur, AK üyelerini dahil etmek için henüz çok erken.

■ 3. Adım: Bir inceleme yapın. Bu aşamada başrol AK üyeleri, değerlendirme için hazırlanan ve yıllara göre bölünmüş belgeleri inceleyerek pratik (bilimsel, tarihi) değere sahip olup olmadıklarına karar veren sınavda oynarlar. Bundan sonra belgelerin “imha edilebilir” statüsü alan kısmı arşivci tarafından kontrol edilir. Bu belgelerin saklama sürelerinin dolup dolmadığını öğrenir.

■ Adım 4: Muayenenin sonuçlarını hazırlarız. Kıymet incelemesinin sonuçları, öncelikle dava ve belgelerin envanterine ve ikinci olarak, belgelerin imha için tahsis edilmesine ilişkin kanuna kaydedilir.

■ Adım 5: Envanterleri ve eylemleri koordine eder ve onaylarız. Değerin geçmiş incelemesinin sonuçlarını gösteren belgeler düzenlendikten sonra bilirkişi heyeti toplantısı yapılır. Üzerinde, AT üyeleri envanter ve eylem üzerinde anlaşırlar ve ardından genel müdür tarafından onaylanırlar.

■ Adım 6: depolama ve imha için belgeler hazırlıyoruz. Kurumda kalan dava ve belgeler saklanmak üzere kayıt altına alınır. İmha edilmesine karar verilenler için geri dönüşüm süreci organize edilmektedir.

Belge imha süreci

Belgelerin imhası genellikle iki yoldan biriyle yapılır: yakarak veya parçalayarak. İkincisi - yalnızca belgelerin geri yüklenememesi şartıyla. Belgeler en yakın çöp sahasına gönderilmemeli, yırtılmamalı veya taslak olarak kullanılmamalıdır.

Genellikle, Belgelerin imhasına karışan özel organizasyonlar . Çoğu zaman, bu kuruluşlar bir imha yöntemi olarak parçalamayı sunar ve üretilen atık hemen atık kağıt olarak kabul edilebilir, böylece hizmetlerinin maliyetinin bir kısmı iade edilir. Müşterinin talebi üzerine yüklenici imha sürecini filme alabilir. Belgeleri imha ederken müşteri kuruluşun temsilcileri de hazır bulunabilir.

Belgelerin imhası ile ilgilenen kuruluş ile, standart sözleşme ödenmiş karşılık Hizmetler. standart biçim Müteahhit, müzakere aşamasında sözleşme teklif edecek. Arşivciden istenen tek şey, sözleşmenin, yüklenicinin imha edilen belgelerin gizliliğini sağlamayı taahhüt ettiğini belirten bir madde içermesini sağlamaktır, çünkü bunlar arasında kişisel veri, ticari veya diğer türde sırlar içeren durumlar olabilir. Yakında talaştan başka bir şey olmayacak olan sınıflandırılmış ve sınıflandırılmamış belgeleri sıralayarak zaman kaybetmekten kaçınmak için, yükleniciler varsayılan olarak gizlilik sağlar.

Üretim tesisleri izin veriyorsa, örneğin bir işletmenin atölyelerinde bir fırın veya endüstriyel bir öğütücü çalışıyorsa, belgeleri kendi başınıza da imha edebilirsiniz. Kağıtların hacmi bir klasörü aşarsa, sıradan bir ofis öğütücü kullanarak belgelerden kurtulma girişimi başarısızlığa mahkumdur.

Belge imha yasası

Seçim anından parçalayıcıya gönderilmesine kadar olan vakaların imhası tek bir belgede yürütülür - depolamaya tabi olmayan arşiv belgelerinin imhası için tahsis yasası. Form, belgelerin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması organizasyonuna ilişkin Kurallar tarafından onaylanmıştır. Arşiv Fonu Rusya Federasyonu ve yetkili makamlardaki diğer arşiv belgeleri Devlet gücü, Ek No. 21'deki yerel yönetimler ve kuruluşlar (Örnek 3).

Örnekten de görülebileceği gibi, belgelerin imhası şartlı olarak iki bölümden oluşmaktadır. Birincisi, imha için tahsis edilen vakaların ve belgelerin bir listesidir, ikincisi - belgelerin tam olarak nasıl imha edildiğini bildirir.

Eylemi gözden geçirelim ve birleşik formunu doldurmak için temel kuralları ele alalım.

Kanunun ilk kısmı: kayıt kuralları

1. Kuruluşun adı tam veya kısa olabilir. Asıl mesele, kanunda beyan edilen ismin örgütün tüzüğüne karşılık gelmesidir.

2. Belgelerin imhasına ilişkin işlemler, diğer belgeler gibi tescil edilmelidir. Eyleme, ilgili yasaya göre bir seri numarası atanır. Kayıt formu. Kanunun tarihi, onaylanma tarihine karşılık gelmelidir.

3. Kanun CEO tarafından onaylanır.

4. Belgeler, saklama sürelerini belirleyen düzenleyici yasal düzenlemeler temelinde imha edilmek üzere seçilir. Üstelik bu sadece 2010 Listesi değil, örnek olarak da ekledik. endüstri belgesi, bu tür birkaç belgenin yasada nasıl göründüğünü göstermek için saklama sürelerini içerir.

5. İmha edilen belgelere ilişkin bilgiler bir tabloda özetlenmiştir.

Tablodaki her girişe bir seri numarası atanır.

Vakanın grup başlığı ikinci sütuna yerleştirilir: "Faturalar" veya "Siparişler ...". Bu durumda kasaların depolama birimleri tarafından boyanmasına gerek yoktur. Ayrıca, aynı dava birkaç yıl boyunca aynı anda imha edilirse, o zaman kanuna yalnızca bir kayıt yapılması yeterlidir (Örnek 3'teki 3 numaralı girişe bakınız).

Üçüncü sütun, belgelerin imha edildiği yılları gösterir.

Envanter, daha önce de belirtildiği gibi, arşivin ana muhasebe belgesidir. Yok edilen belgeler envantere girildiyse, dördüncü sütunda numarasını, beşinci sütunda - sıra numaraları bu envantere göre imha edilmiş depolama birimleri (1 numaralı girişe bakın). Saklama süresi beş yıl ve daha kısa olan belgeler tanımlanmamıştır, bu nedenle bu sütunlara tire işareti konulmuştur (bkz. Giriş No. 2). Bu, kuruluştaki belgelerin ilk imhasıysa ve envanterler henüz derlenmediyse, o zaman her iki sütun da (dördüncü ve beşinci) tablodan çıkarılabilir - bunlara henüz eklenecek bir şey yoktur.

Her durum için imha edilecek depolama birimlerinin sayısı belirtilir.

Yedinci sütun, her vaka için saklama süresini ve kaynağına bir bağlantıyı gösterir. Sütunun başlığındaki “Liste” kelimesi 2010 Listesini gösterdiğinden, tablonun kalan kaynakların tam veya kısaltılmış adını içermesi gerekecektir (bkz. Giriş No. 4).

"Not" sütunu geleneksel olarak her türlü not için kullanılır. Örneğin, vakanın elektronik olması (bkz. Giriş No. 5).

7. Kanunun ilk kısmı arşivden sorumlu çalışan tarafından imzalanır ve bilirkişi heyetinin onayına sunulur. Ardından, anlaşmanın kaydedildiği AT toplantısı tutanaklarına atıfta bulunularak bir vize verilir.

Kanunun ikinci kısmı henüz boş olmasına rağmen, belgelerin imhasına ilişkin kanunun hemen şimdi genel müdürün onayına sunulması uygundur. Yönetici, yakında hangi belgelerin imha edileceğini bilmelidir. Üstelik imha kararını veren ve bunu tasdik mührü ile düzelten de odur. Belgelerin imhası geri dönüşü olmayan bir süreçtir. Geri dönüştürüldükten sonra kağıtların iadesi mümkün değildir.

Eylemin ikinci kısmı: tasarım özellikleri

Bu kısım, belgelerin tam olarak nasıl ve neye dayanarak imha edildiğini gösterir. Yok etme eyleminin biçimi, Kurallar tarafından onaylandı 2015, yıkımın bir müteahhit tarafından gerçekleştirildiğini ima ediyor. Bu nedenle, ikinci bölüm belgelerin ağırlığını (depolama birimlerinin parçalarına göre değil, ağırlığa göre kabul edilecektir), sözleşmenin kayıt verilerini ve imha yöntemini gösterir.

Kuruluş kayıtları kendisi yok ederse, giriş Örnek 4'te gösterilene benzer.

Not: belgeler, AK üyeleri olan yetkililerin huzurunda imha edildi. Bu durumda ayrı hareket hazırlamak gerekli değildir, ancak kağıtları dikkatsizce imha etmek de imkansızdır.

Sadece üzerinde belgeler varsa basılı kopya, bu durumda "elektronik ortamda" ibaresi kanundan çıkarılmıştır. "Değişiklikler" işareti Muhasebe belgeleri girildi", belgelerin imha edilmesinden sonra, arşivcinin envanterleri, hangi belgelerden imha edilmek üzere gönderildiğini ve uygun notları tuttuğu anlamına gelir (Örnek 5).

Not: envanterlerde imha fiilinin aksine her depolama birimi ayrı ayrı sunulur. Bireysel olarak da notlar alırlar. Envanterde olmayan belgeleri imha etmişlerse veya kanun düzenlenirken tablonun 4. ve 5. sütunları hariç tutulmuşsa, envanterdeki işaret konmaz.

Uzman komitesi yoksa

Organizasyonda EC olmadığı görülür. Çeşitli nedenlerden dolayı: yetkililer (potansiyel katılımcılar) bu kolej organını oluşturma gereğini görmüyorlar ve müdürü buna ikna etmeyi başardılar veya başkanın kendisi bunu gerekli görmüyor. Ancak sekreter, biriken belgelerin imhasını organize etme görevini alır.

Bu nedenle, bir EC'nin yokluğunda, belgeleri imha etme görevini yerine getiren sekreter, tam olarak yukarıda açıklanan algoritmaya göre hareket eder, ancak onay yerindeki imha eyleminde vize, protokolün değil, verileri gösterir. kanunun koordine ettiği tüm yetkililerin. Belgeler izinsiz imha edilemez. Ancak ihtiyacınız olan daire başkanları bu konuda olumsuz da olsa arşivler, isteksizce imha için tahsis edilen belgelere bakacaklar. Çünkü kontrolleri altındakilerden hangi belgelerin kurumda tutulması gerektiğini ve bu nedenle imha edilmemesi gerektiğini çok iyi biliyorlar. Ve sekreter, belgelerin saklanmasına ilişkin mevzuatın gerekliliklerini ihlal etme sorumluluğu hakkında onları nazikçe bilgilendirecektir.

Özet

1. Aşağıdaki belgeler imhaya tabidir:

b) bilirkişi komisyonunun değerlendirmesinden geçmiştir.

2. Değer incelemesinin sonuçlarına göre, belgeler daha fazla saklanmak ve imha edilmek üzere tahsis edilir. Arşiv envanterleri ve depolamaya tabi olmayan arşiv belgelerinin imhası için tahsis kanunu buna göre düzenlenir.

3. Kuruluş belgeleri kendi başına imha edebilir (üretim kapasitesi izin veriyorsa) veya uzman bir yüklenici ile iletişime geçebilir.

4. Belge imha yasası iki bölümden oluşur. İlki, imha edilecek belgelerin bir listesini içerir (genel müdür tarafından onaylanmalıdır). İkincisinde, arşivin muhasebe belgelerinde imha ve uygun değişikliklerin yapılmasına ilişkin işaretler yapılır.

5. Bir EC'nin yokluğunda, sekreter sorumluluk almamalı ve imhayı kendi başına organize etmemelidir. Komisyonun her bir potansiyel üyesi ayrı ayrı iletilmeli ve aksi takdirde AT varmış gibi aynı şekilde hareket etmelidir.