02.03.2016 tarihli ve 43-FZ sayılı Federal Kanun “Değişiklikler Hakkında...”, personele ilişkin belgelerin saklama sürelerini, Yeni makale 22.1 numara ile. Şu anda endüstri uzmanlarımızın - uzmanların ve uygulayıcıların ana odak noktasıdır.

Makale, personelle ilgili belgelerin saklanma şartlarını belirlemek için yeni bir kriter oluşturuyor - 2002 / 2003 50 yıllık veya 75 yıllık bir depolama süresi belirlenirken koşullu sınır olarak. Ancak değişiklikler burada bitmiyor.

Şuna da dikkat etmek gerekir ki, artık ticari kuruluşlar edinme kaynakları olan devlet ve belediye arşivleri, personel belgelerini devlet yapıları ile aynı miktarda tutmalıdır (çünkü 22.1. maddenin 1. ve 2. bölümlerinde tek bir noktada toplanmıştır) - orada ibare kullanılmıştır. "sırasında" 75 / 50 yaşında. ANCAK diğer ticari kuruluşlar bu belgeleri saklamalı "hayırsız" 75/50 yıl (22.1 maddesinin 1. ve 2. bölümünün 3. noktaları). Personel belgeleri devlet ve belediye arşivlerine aktarılabilir sadece tasfiye edilen kuruluşlar. Böylece sosyal ve sosyal güvenceyi sağlamanın temel işlevi, emeklilik hakları vatandaşlar / işçiler aslında işverenlere atanır.

Belge Parçası

Gösteriyi Daralt

federal yasa"Hakkında arşivleme içinde Rusya Federasyonu» 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı.
Madde 22.1 "Personel ile ilgili belgelerin geçici olarak saklanması şartları"

1. Personele ilişkin belgeler (bu maddenin 3. fıkrasında belirtilen belgeler hariç), 2003'ten önce oluşturulmuş, saklanır:

75 yıldır

2) Tasfiye edilen personelin personeline ilişkin belgeleri alan devlet ve belediye arşivlerinde Devlet kurumları, organlar yerel hükümet, eyalet, belediye ve sivil toplum örgütleri, - Belgelerin alındığı tarihten itibaren ve sona erme tarihinden itibaren 75 yıllık sürenin dolmasına kadar belgelerin değerinin incelenmesi ile sona erme tarihinden sonra Belirtilen periyot depolamak;

3) diğer kuruluşlarda - en az 75 yaşında yaratılış gününden.

2. Personele ilişkin belgeler (bu maddenin 3. fıkrasında belirtilen belgeler hariç), 2003 yılından bu yana kurulan, saklanır:

1) devlet organlarında, yerel özyönetim organlarında ve devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle edinme kaynağı olarak hareket eden kuruluşlarda, - 50 yıldır belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile oluşturulma tarihinden itibaren;

2) Tasfiye edilen devlet organları, yerel yönetimler, devlet, belediye ve devlet dışı kuruluşların personeli hakkında belge alan devlet ve belediye arşivlerinde - alındığı tarihten itibaren ve kuruluş tarihinden itibaren 50 yılın sona ermesine kadar belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi;

3) diğer kuruluşlarda - en az 50 yaşında yaratılış gününden.

3. Vatandaşların geçişi ile bağlantılı olarak oluşturulan personel belgeleri kamu hizmeti, hangi bir devlet değil sivil hizmet, saklanır:

1) vatandaşların devlet memuru olmayan kamu hizmetini yerine getirdikleri devlet organlarında - belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değerinin incelenmesi ile kamu hizmetinin sona ermesinden sonraki 75 yıl içinde;

2) bu bölümün 1. fıkrasında belirtilen tasfiye edilen devlet organlarının personeline ilişkin belgeleri alan devlet arşivlerinde - alındığı tarihten itibaren ve inceleme ile kamu hizmetinin sona erdiği tarihten itibaren 75 yıllık sürenin dolmasına kadar Belirtilen saklama süresinin sona ermesinden sonra belgelerin değeri.

Vaka, tek bir konu ile ilgili olan ve tek bir kapak altına yerleştirilmiş ayrı bir belge veya belgeler dizisidir. Ve dağıtım sırası ayrı belgeler durumlarda ve davaların isimlendirilmesine göre belirlenir. Ofis işlerinde, belgeleri düzenlemenin temeli onların doğru sınıflandırma ilgili durumlarda yerleştirmek için.

Neden bir vaka isimlendirmesine ihtiyacımız var?

Vakaların isimlendirilmesinin temel amacı, iş akışının sistemleştirilmesidir. "Örgütlerin Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin Temel Kurallar" ın 3.4 paragrafına göre (02/06/2002 tarihli Federal Arşivler Koleji Kararı ile onaylanmıştır), bu, işletmenin arşivlerine girilen davaların adlarının bir listesidir. depolama sürelerinin bir göstergesi ile belirli bir biçimde derlenmiş ofis işleri. 2019 yılında kuruluşun işlerinin örnek bir isimlendirmesi aşağıda verilmiştir.

Belgenin ana hedefleri:

• sınıflandırma ve muhasebe;
• gerekli evrakların aranmasını kolaylaştırmak;
• davaların transferinde ve envanterlerin hazırlanmasında yardım;
• daha fazla depolama veya imha için seçim için çalışma belgelerinin sistematik olarak hazırlanması.

Kim gerekli

AT modern dünya ofis çalışması sistematik bir yaklaşım ve doğruluktur. Vakaların isimlendirilmesi niteliksel olarak yapılırsa, kurumdaki belgelerle hızlı bir şekilde çalışmak mümkündür. Şimdi, herhangi bir vaka için bir vaka isimlendirmesinin varlığı zorunludur. tüzel kişilik, yani kurumlar, kuruluşlar, işletmeler. Bu nedenle, yalnızca dahili belge yönetiminden sorumlu çalışanlar değil, aynı zamanda tüm kademelerdeki yöneticiler de vakaların isimlendirilmesinin ne olduğunu bilmelidir.

Şimdi kim hakkında konuşalım hatasız böyle bir liste yapmalıdır. Her şeyden önce, bu, belgeleri devlet arşivine aktaran işletmeler tarafından yapılmalıdır (20. maddenin 2. paragrafı, Federal Arşiv Koleji Kararı ile onaylanan Kuruluşların Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kuralların giriş kısmı). 6 Şubat 2002):

• devlet ve belediye;
• devlet malı olarak sınıflandırılan belgeler açısından devlet dışı;
• devlet arşivi ile bir anlaşma yapmışlarsa devlet dışı.

Diğer şirketlerin bunu yapmasına gerek yok. Ama arzu edilir. 2019 için kuruluşun işlerinin örnek bir terminolojisine sahip olmak daha iyidir, çünkü ofis çalışmasını sistematikleştirmeye ve güvenliği sağlamaya yardımcı olur. arşiv belgeleri. Bunlar, özellikle, herhangi bir şirkette oluşturulan ve yokluğunda şirketin para cezası alma riskini taşıyan personel belgelerini içerir.

Çeşit

Üç tür dava vardır:

• (bu normatif belge aynı tür kuruluşlarda hazırlanan davaların bileşimini belirleyen);
• örnek (uygulandığı kuruluşlardaki vakaların ve endekslerinin yaklaşık bileşimini belirler);
• bireysel (her şirket, örnek ve tipik olanı dikkate alarak bağımsız olarak geliştirir).

Yapısal bölümleri olmayan şirketlerde bir terminoloji derlenir. Dönem boyunca firma tarafından açılan tüm davaların başlıklarını listeler. Takvim yılı. Herkes için büyük işletmelerde yapısal birim kendi, gelecekte birleştirilirler.

Oluşturma ve onay prosedürü

İlk kez, vakaların isimlendirilmesi kuruluşun faaliyetlerinin en başında geliştirilmelidir. Faaliyet sürecinde mümkündür, ancak bu çok uygun değildir: bu karar verildiğinde, demonte edilmesi gereken önemli miktarda çalışma belgesi birikmiş olacaktır. Her yılın sonunda, gerekirse davaların isimlendirilmesi revize edilebilir. Bu durumda, üzerinde değişiklikler, eklemeler veya istisnalar yapılır, ardından yeni dönemin başlangıcından itibaren güncellenmiş bir versiyonda uygulanır (Arşivlerin Çalışması için Temel Kuralların 3.4.6 maddesi). Yani, yeni saklama sürelerine sahip 2019 için örnek bir dava isimlendirmesi, bu yılın sonunda veya en başında onaylanmalıdır.

Geliştirme genellikle bir departmana atanır dokümantasyon desteği, işletmenin ofisine veya işletme küçük ise personel yetkilisine, muhasebecisine veya sekreterine. Gerekirse, Federal Arşiv çalışanlarından yardım isteyebilirsiniz (Arşivlerin İşletilmesi için Temel Kuralların 3.4.2 maddesi).

İsimlendirme, şirketin faaliyetlerinin ve yapısının özelliklerini, önceki isimlendirmeleri ve ayrıca listeleri karakterize eden belgelere dayanmaktadır. standart belgeler Firmanın faaliyetleri sırasında oluşur.

Bir vaka isimlendirmesi geliştirirken, aşağıdakileri dikkate almak gerekir:

• kuruluşun kuruluşuna ilişkin belgeler (yönetmelikler, tüzük);
• yapısal bölümlerin faaliyetlerini düzenleyen belgeler;
• personel;
• önceki yılların vakalarının isimlendirilmesi;
• kuruluşun kayıt formu;
• depolama sürelerini gösteren standart ve departman belge listeleri.

Onayının ana aşamalarını listeliyoruz:

• organizasyonun bir alt bölümü tarafından geliştirilen;
• bölüm başkanı tarafından imzalanmış;
• işletme başkanının emriyle onaylanmıştır. Vakaların isimlendirilmesinin onaylanması üzerine siparişi (örnek) aşağıdan indirebilirsiniz.

Vakaların isimlendirilmesinin onaylanması için örnek sipariş

Belge yapısı

Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin birleşik şekli, 31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı Emri'nin 24 No'lu Ekinde yer almaktadır (7 Eylül 2015 tarihinde Rusya Adalet Bakanlığı'na kayıtlıdır) Hayır 38830).

6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Collegium Kararı ile onaylanan Kuruluş Arşivlerinin Çalışması için Temel Kurallara göre, isimlendirme şunları belirtmelidir:

1. Dizin.
2. İsim.
3. Depolama birimi sayısı - hacim olarak ölçülür, bu sütun takvim yılının bitiminden sonra doldurulur.
4. Raf ömrü ve listedeki makale sayısı - davanın ne kadar süreyle saklanması gerektiğine ilişkin bir gösterge normatif eylem bu sürenin belirlenmiş olduğu.
5. Not. Gerektiğinde doldurulur.

Form nasıl doldurulur

Yukarıda olanlar soyut bilgilerdir. Şimdi, Federal Devlet Eğitim Standardına göre 2019 okul öncesi eğitim kurumundaki vakaların isimlendirilmesinin nasıl görünmesi gerektiğini, ücretsiz bir örneği aşağıdan indirilebileceğini özellikle göstereceğiz.

Federal Eyalet Eğitim Standartlarının federal eyalet olduğu gerçeğiyle başlayalım. eğitim standartları. Okul öncesi eğitim kurumları ile ilgili olarak, bu standardı ayrıntılı olarak açıklayan 17 Ekim 2013 tarih ve 1155 sayılı Rusya Eğitim ve Bilim Bakanlığı'nın Emridir. Eğer içine bakarsak, ilki olan dört bölüm göreceğiz. Genel Hükümler. Bizim sorumuz için geçerli değil. Ancak diğer üçü, gereksinim temelinde çalışmaya alınabilir:

• eğitim programının yapısına;
• uygulama koşulları;
• programın sonuçları.

Yani, terminolojimiz en az üç maddeden oluşacaktır (aslında daha fazlası, ama daha fazlası daha sonra).

Her duruma bir dizin ve ad atayın.

Vakaların isimlendirilmesine göre vaka indeksi (örnek):

• 01 - yapılar Eğitim programları;
• 02 - eğitim programlarının uygulanmasındaki ilerleme;
• 03 - eğitim programlarının geliştirilmesinin sonuçları.

Ayrıca, bunu belirli bir bölüm için yaparsak, bu bölümün başka bir endeksini, örneğin ofis endeksi - 01 atayacağız. Bölüm endeksinin ağırlığı nedeniyle dava numarasının önünde duracaktır. daha yüksektir (aramak daha kolaydır). Sonuç olarak şunları elde ederiz:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Şimdi bu klasörleri doldururken belirli belgeler onlara bir eğik çizgi veya tire ile sayılar atayacağız:

• 01-01/... 1'den başlayıp yıl sonuna kadar;
• 01-02/...;
• 01-03/....

Okul öncesi eğitim kurumunda 2019 yılı için yeni saklama süreleriyle davaların isimlendirilmesi, en geç yeni takvim yılının başlangıcından önce onaylanmalıdır.

2019 için örnek vaka isimlendirmesi

Saklama sürelerinin belirlenmesi

Raf ömrü - ana kriter evrakları ayırmak için. Oluşum sürecinde, vakalar şu şartlara göre saklanacak olanlara ayrılır:

• 10 yıla kadar geçici;
• 10 yıldan itibaren geçici;
• kalıcı.

Saklama süreleri onaylanan listelere göre belirlenir:

• asıl olan;
• saklama süreleri teknik döküman 31 Temmuz 2007 tarih ve 1182 sayılı Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın emriyle onaylanan "Tipik arşiv belgeleri listesi ..." de yer almaktadır.

bulamamış olman durumunda gerekli bilgi sağlanan kaynaklarda, firma saklama süresini kendisi belirleyebilir.

Muhasebe ile ilgili olarak ve vergi belgeleri(2019 için muhasebe davalarının yeni saklama süreleriyle isimlendirilmesi), daha sonra bunların saklanması, imhası ve ihlallere ilişkin sorumluluk prosedürü, kanunla belirlenir. vergi kodu, Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 08.25.2010 tarih ve 558 sayılı Emri.

Personel departmanının belgelerinin saklanması da kanunla düzenlenir. 2019 için personel departmanı vakalarının yeni tutma süreleriyle isimlendirilmesi, özel olarak atanmış bir çalışan tarafından derlenmeli, siparişle yürütülmeli ve kuruluş başkanı tarafından onaylanmalıdır.

nerede saklanır

Her örneğin kendi depolama konumu vardır:

• ilk kopya dosyaya yerleştirilir ve belge uzmanları tarafından saklanır;
• ikincisi işte kullanılır;
• üçüncüsü, varsa, bir muhasebe belgesidir;
• dördüncüsü, onaydan sonra devlet arşivinde kalır (onay gerekliyse);
• kalan kopyalar yapısal bölümlere gönderilir.

Vakaların özet isimlendirilmesi, örnek

Belgelerin arşive aktarılması

Belgelerin arşive teslim edilmesi gerektiğinde ayrı ayrı duralım.

Bu gibi durumlar Devlet Arşivlerinin gerekliliklerine uygun olarak teslime hazırlanır. Ofis çalışmalarının tamamlanmasından bir yıl sonra, kalıcı ve geçici depolama dosyaları kuruluşun arşivine aktarılır. Bu süreç yönetim tarafından onaylanan programa göre ilerlemektedir. Envanter ve terminolojiye göre davalar başvuru ile kabul edilir. kayıt kartları belgeler için. eğer için mevcut iş bazı davaların bırakılması gerekiyor, ardından arşiv bu davaların geçici kullanım için verilmesini sağlıyor. Dosyaların hazırlanması ve arşive sunulması, belgelerin bilimsel ve pratik değerinin incelenmesi, dosyalanması, kalıcı ve uzun süreli saklama süreleri olan dosya envanterlerinin oluşturulmasını içerir.

Belgelerin değerinin incelenmesi

Kural olarak, çoğu belgedeki bilgiler tek seferlik bir değere sahiptir ve kullanımdan sonra alaka düzeyini kaybeder. ve değerli bilimsel ve pratik anlamda bilgiler kalıcı olarak saklanmalıdır. Optimum seçim için değerli belgeler ve belgelerin devlet saklaması için seçilmesi veya saklama koşullarının belirlenmesi için durum, sosyo-kültürel ve diğer önemlerinin belirlenmesi açısından bir inceleme yapılır. Komisyon, en nitelikli uzmanların başkanının yanı sıra ofis başkanı, bölüm arşivleri ve baş muhasebecinin emriyle oluşturulur. Uzman komisyonunun ana görevleri şunlardır: taslak sınıflandırıcıların ve ofis çalışması terminolojilerinin değerlendirilmesi.

Makale hakkında görüşlerinizi ifade edin veya bir cevap almak için uzmanlara bir soru sorun

Yılın son çeyreği, davaların isimlendirilmesinin hazırlanma zamanıdır. gelecek yıl. İsimlendirmenin sürekli olduğunu hatırlıyoruz geçerli belge, işletmenin işlerinin mevcut kompozisyonunu yansıtan. Bu nedenle her yıl güncellenmektedir. Arşiv kurallarında buna "açıklama" denir. Bu yazıda, mevcut terminolojiyi nasıl sıralayacağımızı anlayacağız, böylece 2017 için bir vaka terminolojisi elde edeceğiz.

Açıklama nedir?

Vakaların isimlendirilmesinin netleştirilmesi, aşağıdakiler için sekreter veya katip tarafından dikkatli bir şekilde gözden geçirilmesi anlamına gelir:

· yeni vakalar yapmak;

Tamamlananları hariç tut

geçenleri işaretleyin.

Sorularınızın çoğundan, vaka isimlendirmesinin kuruluşlarda uzun yıllardır yürürlükte olduğu görülüyor. Bu doğru değil. Örgütün işlerinin bileşimi somut bir duvar değildir, birkaç yıldan bahsetmiyorum bile, bir yılda bile hiç değişmemiş olamaz. İsimlendirme, YILLIK OLARAK gözden geçirilir ve güncellenir.

Vakaların isimlendirilmesinin açıklığa kavuşturulması sırasında, organizasyonun tüm yapısal bölümlerinden meslektaşlarımızla yakın çalışmamız gerekecek. Onlardan, katip gerekli tüm bilgileri alacak ve 2017 için davaların isimlendirilmesi, diğer şeylerin yanı sıra çalışma belgeleri olacaktır.

Geçiş durumları

Taşınma davaları, yıl içinde çözülmeyen meselelere ilişkin davalardır. Örneğin, devam eden ve bir yıldan fazla süren davalar. yazışmalara dikkat edin. Dolayısıyla, bir kuruluş sürekli olarak bir karşı tarafla (örneğin, Konfetka LLC) yazışma halindeyse ve hepsini bir davada topluyorsa, bu davanın devredilebilir olduğu anlamına gelmez. Yazışma, bir veya iki çift mektupta çözülen birçok konuyu ilgilendiriyorsa, dava 2016'da kapanacaktır. Tarafımızdan 29/12/2016 tarihinde talep yazısı gönderildiyse ve 01/11/2017 tarihinde yanıt alındıysa, bu yanıt şu şekilde olacaktır: en son belge 2016 için “Konfetka LLC ile Yazışma” durumunda.

Ancak Konfetka LLC ile bir konuda, örneğin bir anlaşmanın imzalanmasıyla ilgili olarak yazışırsak ve bu konudaki mektup alışverişi devam edecek.
2017, o zaman mesele geçiyor.

2017 için dava isimlendirmesini hazırlarken, devredilebilir dava endekslerini korumak için her şey yapılmalıdır. Aynı şey mümkün değilse, işaretler koymanız gerekecek:

"Not" sütunundaki isimlendirmede:

Yeni açılan davalar

2016 yılında yeni açılan davaların listesi yapı birimi tarafından sağlanmalıdır. Tabii ki, her şeyin gerçek zamanlı olarak yapılması gerekiyordu: bir dava açtılar ve onu isimlendirmeye girdiler. Ama ben şahsen bu tür kuruluşlarla tanışmadım. Yani şimdi toparlıyoruz.

İlk olarak, 2016 yılı için mevcut dava isimlendirmesine elle yeni açılan davalar girilmektedir. Bunun için her bölümün sonuna boş satırlar bıraktık. Vaka dizinleri brüt sıraya göre numaralandırılacaktır. Bölümün son durumu 07-12 ise, yenisi 07-13 olacaktır.

İkinci olarak, 2017 için davaların isimlendirilmesi bu davaları içerecektir. ortak zemin. Tabii ki, 2017'de yapılmaya devam edilmedikçe: genellikle davanın açıldığı yıl kapatıldığı görülür. O zaman gelecek yıl onu hiç sürüklemene gerek yok.

Kapatılan davalar

Aynı zamanda kapatılan davaları da tespit ediyoruz. Yapısal birim tarafından da bize bildirilirler. Kapatılan davalar isimlendirmede görsel olarak işaretlenmemiştir, hiçbir şeyin üzerinin çizilmesi gerekmez. Gelecek yıl bu işi yapmak planlanmıyorsa, o zaman isimlendirmeye girmez. Boşalan yere (boşaltılmış indeks) yeni açılmış bir vaka girilebilir.

2017 için davaların isimlendirilmesi: bir bölüm oluşturuyoruz

Yani devredilebilir, yeni açılan ve kapanan, gelecek yıl yapılmayacak davalar hakkında tam bilgimiz var. Ayrıca, bu yıl kapanacak ve gelecek yıl yeniden başlayacak bir dizi standart vakamız var. Sadece onları bölümde düzenlemek için kalır. Kurallar basit:

· "Standart" ve geçiş durumları endekslerini korumaya çalışmalıdır. Geçişlerin önceliği vardır: “standart” bir vakanın indeksi acısız bir şekilde değiştirilebilir, herhangi bir yere işaret koymanıza bile gerek yoktur. İndeks hala değişmişse geçme ile ne yapılacağı yukarıda yazılmıştır.

· Kapanan davaları yenileriyle değiştirmek mümkünse yapacağız.

· Bir bölümdeki vaka başlıklarını düzenlerken belgelerin önem sırasına göre sıralandığını unutmayınız.

Gördüğünüz gibi, vakaların isimlendirilmesini netleştirmekte zorluk yok. Ve en önemlisi: 2017 için davaların isimlendirilmesi, 2016 için mevcut olana göre yapılır.

Kuruluş işlerinin isimlendirilmesi - belgeleri oluşum için gönderilmesi gereken şirketler için numuneyi ve derleme prosedürünü ve ayrıca onay son tarihlerini gözlemlemek önemlidir. devlet arşivi. Diğer kuruluşlar bunu vakaları düzenlemek ve iş akışını optimize etmek için kullanabilir.

2017 için dava isimlendirmesinin oluşturulması için son tarihler

Adlandırmanın tanıtımı yılın başından beri gerçekleştirildiğinden, 2017 için oluşumunun 2016 yılının 4. çeyreğinde gerçekleşmesi gerekiyor. . Yani, kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin derlenmesi, doldurulmaya başladığı yıldan önceki yılın son çeyreğinde gerçekleşir. İçine veri girildiği yılın sonunda, bu belgenin altında toplam adı geçen dava sayısı, hacimleri verilir ve şirket başkanının imzası atılır.

Dallanmış konular örgütsel yapı Her bölüm için bir isimlendirme yapın. Süreç, arşivin bakımından sorumlu olmak üzere atanan bir kişi tarafından koordine edilir. Bu ara belgelere dayanarak, her departman için tüm şirket için konsolide bir isimlendirme oluşturulur. Belirtilen düzenleme, 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji'nin kararı ile onaylanan Kuruluş Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kuralların 3.4.6 maddesinde belirtilmiştir.

Şirket tarafından geliştirilen vakaların örnek isimlendirmesi, her 5 yılda bir defadan fazla olmamak üzere arşiv ile koordinasyon prosedüründen geçer. Şirket önemli organizasyonel veya yapısal değişiklikler geçirdiyse bu boşluk azaltılabilir, çünkü bu tür olaylar yeni bir isimlendirmenin oluşumunu içerir.

NOT! Vakaların isimlendirilmesi, biri arşive, diğeri iş akışından sorumlu hizmete aktarılan birkaç kopya halinde derlenir.

Vakaların isimlendirilmesinden kim sorumludur?

Çoğu zaman, üçüncü taraf danışmanlar isimlendirmenin geliştirilmesine dahil olmazlar, çünkü yalnızca şirket içinde belge yönetimine dahil olan işçiler, belgelerden vaka kümeleri oluşturma ve gruplandırma özellikleri konusunda en iyi bilgi sahibidir. Ayrıca, klasör ve bölümlerin isimlerini, içeriğini iyi bilen kurum çalışanları dışında kimse almayacak.

Çoğu durumda, terminolojiyi koruma ve oluşturma sorumluluğu, şirket içindeki belgelerin hareketini düzenleyen birime verilir. Özellikle, bu sekreterlik olabilir, idari bölüm, Kuruluşun ofisi. Üzerinde İlk aşama dahil edilmesi gereken toplam belge miktarının belirlenmesi gereklidir. genel liste. Bunun için kurucu belgeler, yapısal bölümlerin iç düzenlemeleri, bir liste muhasebe belgeleri ve raporlama. Ek olarak, vakaların oluşumundan sorumlu olması en muhtemel kişileri belirlemeyi mümkün kılan personel tablosu dikkate alınır.

İsimlendirmenin uygulanması

Yeni oluşturulan belgenin uygulanmasının başlangıcından önce bir dizi ön prosedürler. Özellikle, gereklidir:

• arşivi korumaktan sorumlu kişinin imzasını iliştirmek;
• isimlendirmeyi belge yönetiminden sorumlu hizmet başkanı ile koordine edin (imzası mevcut olmalıdır);
• onaylamak uzman komisyonu arşivin yanı sıra evrakların devlet arşivine devredilmesi durumunda şirketin benzer bir yapısı.

İsimlendirmenin doğrudan devreye alınması iki seçenekten birine göre gerçekleşebilir:

• yönetici tarafından onay baş sayfa tarih ve damga ile;
• imzalama idari belge yeni isimlendirme uygulamasının başlangıcı hakkında.

Yürürlüğe girmeden önce, devlet arşivi ile çalışırken sonraki anlaşmazlıkları önlemek için belgenin uzman ve doğrulama komisyonu tarafından kabul edilmesi gerekir.

Vaka başlıkları açısından kuruluşun vakalarının isimlendirilmesi nasıl yapılır?

Temel Arşiv Kurallarının 3.4.9 maddesinde yer alan vaka başlıklarının tasarımına ilişkin tavsiyelere göre, klasörün adı isimlendirmenin 2. alanında belirtilmiştir. Katı, kapsamlı olmalı ve içinde ciltlenen belgelerin amacını doğru bir şekilde yansıtmalıdır. "Diğer kağıtlar", "Diğer yazışmalar" gibi adlar kullanamazsınız. Ayrıca, vaka tanımlayıcıları oluşturulurken, çok sayıda noktalama işareti içeren tanıtıcı kelimeler ve kelime öbekleri kullanılmamalıdır.

Yapı başlıklarının mantığı üzerindeki en büyük etki, içlerinde toplanan belgelerin özellikleri ve özellikleri tarafından uygulanır. Aynı konuyla ilgili yazıların birden fazla klasörde seçildiği ancak sorunun çözümünün kronolojisine uyulmadığı durumlarda, dava adlarında “belge” kelimesinin kullanılması caizdir. Ancak, başlığın en altında dosyada dosyalanan ana belge türlerinin parantez içinde listelenmesi önerilir. Örneğin: "Eğlence harcamalarına ilişkin belgeler (programlar, tahminler, yerleşim belgeleri)".

Başka bir belgenin ekleri ayrı bir klasöre zımbalanırsa, "belgeler" kelimesine ek olarak, dava adına, buna atıfta bulunulması gerekir. Örneğin, "Belgeler iddia beyanı hammadde temini sözleşmesinin feshi üzerine. Dosyaların belgelerle doldurulması sırasında vaka adları belirtilebilir.

Vakaların isimlendirilmesinin formatı ile nasıl tanışılır

Çalışan bir vaka isimlendirmesinin oluşturulmasının temeli olarak, Web'de yayınlanan örneklerden birini kullanabilirsiniz. oluşturmak için kendi formu temel sürümü yeni bölümler, ayrıntılarla tamamlayabilir veya tam tersine gereksiz olanları hariç tutabilirsiniz.

Aynı zamanda, talimat ve tavsiyelere ek olarak, isimlendirme oluşturma prosedürünü optimize etmek için, önceden tamamlanmış bir numunenin kullanılması daha iyidir. Sadece linke tıklayarak görüntülenebilir.

***

Şirketlere, cari yılın son çeyreğinde gelecek yıl için dava isimlendirmesini oluşturmaya başlamaları talimatı verildi. Önümüzdeki yılın başından itibaren bu belge uygulamaya konulmuştur ve yıl sonunda nihayet onaylanmıştır. İsimlendirmeyi geliştirmeye başlamadan önce, şirketteki dokümantasyon listesini, organizasyon yapısını ve organizasyon yapısını dikkatlice tanımanız gerekir. personel. Bu, şirket içinde dolaşan tüm belgeleri dikkate almak ve ayrıca yapısal bölümlerin isimlendirmelerinin oluşturulmasından sorumlu kişileri belirlemek için gereklidir.

2018 için bir eğitim kurumunun işlerinin isimlendirilmesive sonraki yıllar, bu kuruluşların her biri için kayıt tutmanın özellikleri dikkate alınarak geliştirilmiştir. Bu makaleden vaka isimlendirmesini derlemenin özellikleri hakkında ayrıntılı bilgi alacaksınız.

Bir eğitim kurumundaki vakaların isimlendirilmesinin amacı

Sanatın 1. paragrafına göre. 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Arşiv İşleri Hakkında Kanun”un 17'si, istisnasız olarak Rusya'daki tüm kuruluşlar, saklama süresi boyunca arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Ayrıca, paragraf 5'e göre metodolojik öneriler belgelerle çalışmak için Eğitim Kurumları(20 Aralık 2000 tarih ve 03-51 / 64 sayılı Rusya Federasyonu Eğitim Bakanlığı mektubu), Rusya'daki bu tür tüm kurumlar, faaliyetleri sırasında oluşturulan belgeleri sistematik hale getirmekle yükümlüdür. Böyle bir tematik belge listesine davaların isimlendirilmesi (bundan sonra - ND olarak anılacaktır) denir.

Bu özet kayıt, okullara ve diğer eğitim kurumları birikmiş belgelerin sınıflandırılması, saklama koşullarını kontrol etme, işleme sürecini hızlandırma. ND, uzun (10 yıldan fazla) ve kalıcı saklama süresi olan vakaların envanterini derlemek için gerekli bir veri tabanı görevi görür.

RD'nin derlenmesinden eğitim kurumu başkanı sorumludur. Belgelerin güvenliğinden ve arşiv depolaması için aktarılmasından sorumlu olan kişidir.

her Eğitim kurumu Bireysel bir ND, kullanımına ilişkin önerilerle birlikte 20 Aralık 2000 tarih ve 03-51 / 64 sayılı Eğitim Bakanlığı mektubunda sunulan bir örnek temelinde geliştirilmiştir.

Bir eğitim kurumunun işlerinin isimlendirilmesi 2018'de nasıl geliştiriliyor?

Bireysel bir RD'nin hazırlanmasına devam etmeden önce, bir eğitim kurumunun faaliyetlerine eşlik eden belgelerin içeriğini, yapısal bileşimini ve iş akışının hacmini incelemek gerekli olacaktır. RD'yi derlerken, bilgiler şuradan kullanılır:

• kurumun tüzüğü ve yapısal bölümlerine ilişkin düzenlemeler (varsa);
• personel;
• iş planları ve raporları;
• Önceki dönemler için ND;
• diğer önemli belgeler.

Bireysel bir ND derlerken, aşağıdakiler arasından seçim yapmalısınız. örnek örnek aslında eğitim kurumunda olan davaların başlıkları. Ayrıca, bireysel RD, örnek RD'de belirtilmemiş olsalar bile, kuruluşun iş akışında fiilen kullanılan belgeleri belirtebilir.

Bu nedenle, örneğin, örnek bir RD'de, konu olimpiyatlarının düzenlenmesi ile ilgili belgeler, diğer eğitim kurumlarıyla deneyim alışverişi ile ilgili belgeler belirtilmemiştir. Bu gibi durumlarda, bireysel ND'ye davaların ilgili başlıkları eklenir ve bu tür belgelerin saklama süresi devlet arşivleri ile mutabakata varılarak belirlenir.

Bir eğitim kurumunun tipik isimlendirmesi

AT Genel dava her eğitim kurumu, temeli oluşturan bireysel bir ND geliştirmelidir. genel belge akışı kuruluşlar. Bunun istisnası, standart bir ND'nin geliştirildiği eğitim kurumlarıdır.

Örnek olan gibi, tipik ND şunları içerir: zorunlu liste Eğitim kurumlarında görülen vakalar. Ancak, doğası gereği tavsiye niteliğinde olan örnek niteliğinden farklı olarak, tipik olanın kullanılması zorunludur. Model RD'ler, geniş bir alt kurumlar ağına sahip kuruluşlar için geliştirilmiştir.

Vakaların isimlendirilmesinin şekli ve yapısı

Bireysel ND formu, Federal Arşivler Koleji'nin 6 Şubat 2002 tarihli (bundan böyle anılacaktır) kararıyla onaylanan, Örgüt Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kuralların 3.4.9 maddesinde belirtilen yapıya uygun olarak geliştirilmiştir. Arşiv Kuralları gibi). Belirtilen norma göre, ND 5 sütundan oluşmalıdır, bireysel olarak geliştirilen ND'nin 1., 2. ve 4. sütunlarından gelen veriler daha sonra vaka kapaklarına aktarılır. NR, yıl boyunca kuruluş içinde dosyalanmış tüm dava başlıklarını içermelidir.

ND yapısına daha yakından bakalım:

1. İlk sütun, her bir vakanın indeksini gösterir ve indeksin kendisi, birbirinden kısa çizgi ile ayrılmış bir grup sayıdan oluşur. Endeks, kuruluşun yapısal biriminin sayısal tanımını ve bu yapısal birimde mevcut ND'deki davanın numarasını (seri) gösterir. Örneğin, 03-02, burada 03, yapısal birimin sayısal gösterimidir ve 02, burada geliştirilen ND'ye göre durum başlığı sırasına göre sayıdır.

2. ND'nin ikinci sütununda, vakaların başlıkları doğrudan gösterilmelidir. ND bölümleri içindeki sıralamaları, varlığı dikkate almanın yanı sıra önem derecesine dayanmalıdır. alakalı dökümanlar. Bu nedenle öncelikle organizasyonel konuları içeren vakaların başlıklarını düzenlemeli ve idari belgeler itibaren ebeveyn kuruluşları yerel belgelerden önce bulunmalıdır. Ve son olarak, plan ve raporları içeren vakaların başlıklarını göstermelisiniz.

Coğrafi bazda açılan davaların başlıkları şuraya girilir: alfabetik sıra mevcut coğrafi isimlere dayanmaktadır. Aynısı bir muhabir bazında başlatılan davalar için de geçerlidir.

Dava başlıkları arasında "" gibi jenerik başlıklar kullanılamaz. Çeşitli Belgeler”, “Genel Yazışmalar” vb. Başlıklarda karmaşık sözdizimsel dönüşler ve giriş kelimeleri kullanmak da kabul edilemez. Ayrıca vaka oluşturma sürecinde başlıklar netleştirilebilir.

Ortaya çıkan bir konuda belgelerin toplandığı dava başlıklarıyla ilgili olarak genel "Belgeler" kelimesinin kullanılmasına izin verilir, ancak bunlar ofis çalışmasının kronolojisi ile ilgili olmayabilir. "Belgeler" kelimesini içeren başlığın ardından, özellikle belgelerin türünü ve niteliğini belirten bir niteleyici gelmelidir (örneğin, "Teknik Seminer Belgeleri").

Dava, yıl içinde çözülmeyen bir konuyla ilgili belgeler biriktirirse, böyle bir davanın başlığı bir sonraki yılın terminolojisine ve aynı endekse dahil edilmelidir. Dava hacimli ise (birkaç ciltten oluşur), davanın genel bir başlığı hazırlanmalıdır.

3. Üçüncü sütunda, vakaların, hacimlerin sayısını belirtin. Sütun yıl sonunda doldurulur.

4. Dördüncü sütun, vakaların saklama süresini gösterir.

5. Notlar beşinci sütunda belirtilmiştir. Sütun, bu bireysel ND'nin tüm geçerlilik süresi boyunca doldurulabilir. Burada bir sonraki yıla devredilen davaların verileri, imha edilmesi veya başka bir kuruluşa devredilmesi gereken davaların notu vb. girilir.

Bireysel bir ND'nin yapısı, faaliyet alanlarına göre ve yaklaşık bir yapıya göre oluşturulabilir, ancak farklı bir şemaya göre de inşa edilebilir. Aşağıdaki ilkelere göre yapım biçimleri vardır:

• yapısal (yönetim, eğitim, büro, muhasebe);
• nominal (vakaların oluşumundan sorumlu uzmanların pozisyonlarının adlarına dayanarak - yönetici, metodolojist, sekreter, hemşire vb.);
• karışık (nominal olarak işlevsel) - o zaman yapı alacak sonraki görünüm: bölümün adı, uzmanın konumu ve alt bölümler, uzman tarafından gerçekleştirilen işlevlerdir.

Vakaların isimlendirilmesini derleme örnekleri için materyallere bakın:

Saklama süresini belirtmek için sütunu doldurmada olası zorluklar

Dördüncü sütunu doldurmanın özelliği, olası zorluklar saklama süresini gösterir. Ayrıca uygun makale numarasının yapıştırılmasında da sorunlar yaşanabilmektedir.

Dosyaların saklanma süresi gibi bir parametre dikkate alındığında, çalışanların kişisel dosyalarıyla dosyaları tamamlarken bazı zorluklar ortaya çıkabilir. Kuruluş yönetiminin kişisel dosyaları kalıcı olarak tutulmalı ve diğer çalışanların dosyaları - 75 yıla kadar. Bu durumda iki dosyanın oluşturulması gerekecektir: birinde yönetimin kişisel dosyaları, diğerinde diğer çalışanların kişisel dosyaları toplanmalıdır.

Örnek (tipik) RD'de belirlenmiş bir saklama süresi olmayan davaların başlıkları dahil edilirse, bu süre arşiv departmanı ile mutabakata varılarak belirtilir. Aynı zamanda, örnek ND'de öngörülen davaların saklama sürelerinin azaltılamayacağı unutulmamalıdır.

Makalede ND derleme ilkeleri hakkında da okuyun. .

2018'de okul öncesi eğitim kurumlarında vakaların isimlendirilmesi: derleme özellikleri

Okul öncesi eğitim kurumları (bundan böyle - PEI), faaliyetleri sırasında oluşturulan belgeleri sistematik hale getirirken, Milli Eğitim Bakanlığı'nın 29 Eylül 2000 tarih ve 711 / 28-16 sayılı yazısında sunulan yaklaşık isimlendirmeyi kullanabilir. Bu durumda, örnek bir ND'nin hizmet vermesi amaçlanmaktadır. metodolojik rehber bireysel bir ND DOW derlerken.

Bireysel bir ND geliştirirken, her okul öncesi eğitim kurumu her şeyden önce bu organizasyonda geliştirilen ofis çalışması uygulamalarına güvenmelidir.

Kurumlar için yaklaşık ND ek eğitimçocuklar nominal-fonksiyonel ilkeye göre inşa edilmiştir. Bireysel bir ND, kurumun iş akışının özelliklerine dayalı olarak hem aynı ilkeye göre hem de farklı bir ilkeye göre (fonksiyonel, yapısal) oluşturulabilir.

Okul işlerinin terminolojisi ne zaman güncellenmelidir?

Madde 3.4.10 uyarınca Arşiv Kuralları ND, mali yılın sonunda sona erer ( Eğitim Kurumları bu okul yılının sonu). ND'de, kalıcı ve geçici saklama davaları için ayrı ayrı olmak üzere, bu yıl için açılan dava sayısı hakkında son bir giriş yapılır.

ND'nin nihai kaydında belirtilen bilgiler ilgili arşiv kurumuna bildirilir. Bununla ilgili bilgiler, bu girişi yapan kişinin konumunu ve kodunun çözülmesini gösteren ND'ye girilir.

ND, her iş yılının sonunda onaylanır. Ayrıca belirtilen yılın başında yürürlüğe girer. ND'nin onaylanması prosedürü, 3.2.5.3, 3.2.5.5 maddelerinde ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Devlet sistemi 05/25/1988 tarih ve 33 sayılı SSCB Ana Arşivi'nin emriyle onaylanan yönetimin dokümantasyon desteği.

Malzemede ND onayı için bir siparişin nasıl düzenlendiğini okuyun. .

Yapı ve biçim açısından onaylanmış bir ND, kurum herhangi bir temel yapısal veya fonksiyonel değişiklikler. Değişiklik olması durumunda ND belirlenecek ve yeni bir düzen ile yürürlüğe girecektir.

Her yıl için kimliğin bir kopyası kurum tarafından kalıcı olarak saklanmalıdır. Bu tür belgeler, müteakip ND'ye yansıtıldığında kurum sekreterliği tarafından oluşturulan dosyada dikkate alınır.

Sonuçlar

Her eğitim kurumu, örnek ND temelinde kuruluştaki mevcut ofis uygulamaları dikkate alınarak geliştirilen kendi bireysel vaka isimlendirmesini yıllık olarak yürürlüğe koymalıdır. Örnek ND'ler, kuruluşların bireysel bir yapı ile kendi ND'lerini geliştirmelerine yardımcı olan bir tür metodolojik kılavuz görevi görür ve mevcut özellikler dolgu. Bireysel bir ND, bir eğitim kurumunda akademik yıl boyunca girilen tüm belgeleri göstermelidir. ND'deki belgeler, vakaların başlıkları, saklama süreleri ve ofis işlerinde önemli olan diğer bilgiler belirtilerek görüntülenir.