işten çıkarma

Belge yönetimi ve arşivleme uzmanlığı. Kuruluşun arşiv belgeleri: GOST, talimatlar, belgeler, kurallar. arşiv ofisi çalışmaları için yönergeler. Belgesel Kimdir?

19.09.2019

Tanım

Bu profil için eğitim kursu konuların incelenmesini içerir: arşivleme, belediye, departman ve devlet arşivleri, belge yönetimi, personel kayıtları yönetimi. Üst düzey kurslarda, BT eğitimi veya yönetimine daha derinlemesine girebilirsiniz. Öğrenciler birçok hukuk disiplinini inceler: emek, arşiv, medeni hukuk, idare hukuku ve diğerleri. Eğitim sırasında, geleceğin belge uzmanları veya arşivciler, mevcut belgeleri işlemeyi ve yenilerini oluşturmayı, arşiv dosyalarını düzenlemeyi ve korumayı ve çeşitli ortamlardaki belgelerin güvenliğini sağlamayı öğrenir.

kim çalışacak

Lisans eğitiminden sonra, çeşitli düzeylerdeki (kapalı devlet kurumları dahil) arşiv kurumlarında iş bulabilirsiniz. Çeşitli kurumlarda (örneğin sağlık, kültür, eğitim veya sanat alanında) arşiv depolama hizmetlerinde ve bölümlerinde çalışma fırsatı vardır. Bu tür uzmanlara kütüphanelerde, medyada, müzelerde ve çeşitli kuruluşların personel departmanlarında da ihtiyaç vardır. Mezunlar yönetici, asistan, hukuk asistanı, sekreter veya arşivci pozisyonlarında bulunabilirler. Bilgi yanlılığına sahip lisanslar, programcılara çeşitli veritabanları veya programlar geliştirmede yardımcı olur.

Mezunların istihdamının ana yönü devlet, belediye, departman, şirket ve özel arşivlerde teknik personel, uzman ve katip olarak çalışmaktır. Ayrıca referans, müdür yardımcısı, adli ve noter sekreteri olarak istihdam mümkündür. Bu uzmanlar istatistik kurumlarında, işletmelerdeki idari departmanlarda, belediye hizmetinde talep görmektedir. Elektronik belge yönetiminin benimsendiği, kodlanması ve kamu erişiminden kapatılması dahil olmak üzere büyük miktarda verinin işlenmesi ve depolanmasının gerekli olduğu kuruluşlar tarafından geniş bir faaliyet alanı temsil edilmektedir.

umutlar

Lisans mezunlarının bu alanda istihdamı, yetkililerin veya büyük işletmelerin olduğu her yerde zorluk yaratmaz. Başlangıçta, kural olarak, teknik çalışanların, arşivcilerin, ekstraların, katiplerin pozisyonlarını işgal ederler. Eğitim bilgi uzmanlığıysa, faaliyet alanı daha da geniştir. Bu tür mezunlar, sekreterlerin, bilgi güvenliği uzmanlarının, BT departmanlarının çalışanlarının pozisyonlarına güvenebilir. Maddi ücret düzeyi, faaliyet alanına ve işveren şirkete bağlıdır. Belediye ve devlet çalışanları için gelir 30 ila 40 bin ruble arasında olacak. Ticari kuruluşların çalışanları ve ayrıca yabancı dil bilgisinin, elektronik ofis çalışmalarının ve sınıflandırılmış verilerin işlenmesinin gerekli olduğu bilgi merkezleri için nakit gelir çok daha yüksektir.

Mezun nerede ve kimler tarafından çalışabilir?

Belge yönetimi ve arşivleme lisansı, devlet, belediye, ticaret, kamu kurum ve kuruluşlarının tüm departmanlarında ve belgelerin yönetim hizmeti başkanı da dahil olmak üzere yüksek öğrenim gerektiren pozisyonlarda yönetim için belgesel destek hizmetlerinde çalışma fırsatına sahiptir. yönetici ve sekreter-organizasyon başkanının referansı.

Lisans öğrencileri, NSGU'daki Yüksek Lisans programında çalışmalarına devam etme fırsatına sahiptir.

Öğrenciler nerede pratik yapar?

  • Khanty-Mansi Özerk Okrugu-Yugra Duması;
  • idarenin bölümleri. Nizhnevartovsk, Megion, Langepas;
  • TNK-BP'nin yapısal alt bölümleri;
  • FMS, FTS, Acil Durumlar Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Adalet Bakanlığı departmanları;
  • büyük ticari ve endüstriyel işletmeler;
  • küçük ve orta ölçekli işletmeler.

Dokümantasyon fakülteleri tarafından kimler hazırlanır

Lisansüstü yeterlilik - belge uzmanı.

"Belge Bilimi ve Dokümantasyon Yönetimi" uzmanlığında eğitim aldı mHerhangi bir yönetim düzeyinde, herhangi bir endüstride ve herhangi bir mülkiyet biçiminde bir kurumda çalışabilir. "Federal düzeydeki devlet organlarında, Federasyonun konuları, belediye düzeyinde, eyalette, kamuda, kooperatif ve ticari kurumlarda, kuruluşlarda, firmalarda, yönetim için belgesel destek hizmetlerindeki işletmelerde profesyonel çalışmaya hazır olmalıdır."

Bunlar, "kayıt yönetimi hizmeti başkanı, ofis yöneticisi ve kuruluş başkanının sekreter referansı dahil olmak üzere yüksek öğrenim" gerektiren pozisyonlardır. Elbette, yönetim dokümantasyon destek hizmeti genellikle karmaşık bir yapıya ve geniş bir kadroya sahip olduğundan, kesinlikle tüm olası pozisyonlar standartta belirtilemez.

Okul öncesi eğitim kurumunun çalıştığı özel disiplinler

    Bütünleştirici bir bilimsel disiplin olarak kayıt yönetimi, büro işleri, defter tutma, kütüphane bilimi, bibliyografya, arşiv bilimi, bilgisayar bilimi vb. ile yakından ilişkilidir.

    Kayıt tutma, tarih bilimi ile bağlantılıdır.

    Belge yönetimi, öncelikle anayasa, medeni, idari, iş ve iş hukuku gibi dalları ile içtihat ile bağlantılıdır.

    Belge yönetimi ve yönetim teorisi arasındaki ilişki ve etkileşim, yönetim geleneksel olarak güçlüdür, çünkü hem yönetim işlevleri hem de organizasyonu belgelere doğrudan yansıtılır.

    Çalışmanın amaçlarına ve amacına göre belge yönetimi, arşiv bilimi ile yakından ilişkilidir.

    Belge bilimi ile bibliyografik, kütüphane, kitap ve arşiv bilimi arasında özellikle yakın bir ilişki vardır. Bu aynı zamanda bilgisayar bilimini, özellikle de bilgisayar teknolojisi kullanılarak ayrı ortamlarda oluşturulan belgesel bilgileri inceleyen bölümünü içerir.

    Sonuç olarak, belgelerin en çok olduğu ortaya çıktı.sosyal bilişim, belgesel, bilgisayar teknolojisi ve programlama, bilgi güvenliği ve bilgi koruması gibi bilimsel disiplinlerle yakından ilgilidir.


Profesyonel faaliyetler şunları içerir:
  • belge yönetim hizmetinin (DOE) faaliyetlerini planlamak, organize etmek, iyileştirmek ve kuruluştaki ofis çalışmalarının durumunu izlemek
  • birleşik belge biçimlerinin geliştirilmesi, belgeleme sistemleri, çeşitli amaçlar için belge zaman çizelgeleri ve yön düzeyi, belge bilgilerinin sınıflandırıcıları
  • belgelerin ve bilgi göstergelerinin bileşimini düzene sokmak, bunların sayısını azaltmak ve kuruluşun belge akışlarını optimize etmek
  • devlet depolaması için aktarılan belgelerin seçimi, mevcut depolamanın organizasyonu ve belgelerin değerinin incelenmesi
  • Otomatik bilgi sistemleri ve kontrol sistemlerinin tasarımı, işletimi, iyileştirilmesi için görev belirleme
  • okul öncesi eğitim alanındaki en iyi uygulamaların incelenmesi ve genelleştirilmesi, okul öncesi eğitim konularında düzenleyici ve metodolojik belgelerin geliştirilmesi
  • ergonomik çalışma koşullarının sağlanması için tekliflerin hazırlanması, okul öncesi eğitim kurumu çalışanları için işyerlerinin rasyonelleştirilmesi
  • okul öncesi eğitim kurumu personelinin düzenlenmesi ve ileri eğitimi ile ilgili çalışmalara katılım.
Bakanlıklar gibi büyük kuruluşlarda departmanlar özel bir birimde çalışır - işlerin yönetimi veya sekreterlik.
Vaka yönetiminde, bir belge uzmanı farklı çalışma alanlarında çalışabilir, örneğin:
  • belgelerin alındığı bölüm (gelen yazışmalar, posta). Belge yönetimi alanındaki bir uzman, gelen belgelere seri numarasıyla damga vurur. Ayrıca belge hakkındaki bilgileri elektronik bir veri tabanına girer;
  • belgelerin diğer kuruluşlara gönderildiği seferler;
  • belge kontrol departmanı.

İyi çalışmalarınızı bilgi tabanına gönderin basittir. Aşağıdaki formu kullanın

Öğrenciler, yüksek lisans öğrencileri, bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan genç bilim adamları size çok minnettar olacaktır.

Eğitim ve Bilim Bakanlığı

SF GOU VPO'su

Petersburg Devlet Hizmet ve Ekonomi Üniversitesi

DOW disiplini hakkında özet

Ofis işleri ve arşivleme

İş tamamlandı:

WFD öğrencisi 3 kursu

uzman. 080507u

Sosnovy Bor, 2010

giriiş

1. Belgelerin kaydı ve muhasebeleştirilmesi

1.1 Gelen belgeleri işleme prosedürü

1.2 Gönderilen belgelerin işlenmesi

1.3. Kuruluş içinde belgelerin transferi

1.4 Belge sayısının muhasebeleştirilmesi

1.5 Belgeleri kaydetme ve indeksleme kuralları

2. Arşivler

2.1 Belgeleri arşivlemek için hazırlama

2.2 Belgelerin saklanması, dosya terminolojisi

Çözüm

bibliyografya

giriiş

"İş" terimi kurumların yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi ve içlerinde belgelerin düzenlenmesi konusundaki çalışmaların bütününü karakterize eder. "Belge" kavramı, herhangi bir kuruluşta faaliyetlerinde kullanılmak üzere herhangi bir gerçek veya tüzel kişi tarafından yayınlanan veya alınan herhangi bir materyal üzerine herhangi bir şekilde kaydedilen bilgi olarak tanımlanmaktadır. Böylece kavramlar « kontrol », « bilgi », « Ofis işi », « belge » organik olarak bağlantılıdır.

Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, çeşitli ortamlarda kayıt (sabitleme) ve belirlenmiş kurallara göre işleme ile ilgili tüm süreçleri, yönetim eylemlerinin uygulanması için gerekli bilgileri kapsar. Yönetim belgelerinin bileşimi, kuruluşun yetkinliği ve işlevleri, sorunları çözme prosedürü, diğer kuruluşlarla ilişkilerin hacmi ve niteliği ile belirlenir ve rapor kartında sabitlenir. Yönetimin tüm seviyelerinde yönetim eylemlerinin belgelenmesine ilişkin kuralların birliği, Yönetim için Devlet Belgelendirme Desteği Sistemi ve birleşik belgelendirme sistemlerinin kullanılmasıyla sağlanır.

Kurumlarda büro çalışmalarının doğru düzenlenmesi, işin düzgün organizasyonu, normlara uygunluk, davaların zamanında değerlendirilmesi, kararların, kararların uygulanması, kendilerine başvuran vatandaşlara açık ve kültürel hizmet için en önemli koşullardan biridir. işletme, kurum ve kuruluşların temsilcileri olarak.

1. Belgelerin kaydı ve muhasebeleştirilmesi

Belgelerin alındığı veya oluşturulduğu andan bunlarla ilgili kararların uygulanmasının tamamlanmasına, gönderilmesine veya harekete geçirilmesine kadar olan hareket, kuruluşun belge akışını oluşturur. Belgelerin kuruluştaki hareket sırası, belge destek hizmeti tarafından geliştirilen ve kuruluşun yönetimi tarafından onaylanan belgelerin geçiş planlarında belirlenir. Otomatik bilgi işleme sistemi çalıştığında, programlar bilgisayar merkezlerini ve bilgisayar teknolojisini kullanan belgelerin işlenmesi için tüm noktaları içermelidir.

Bilgisayar teknolojisinin kullanımı bağlamında iş akışının organizasyonu, belgelerin manuel ve otomatik işlenmesinin uyumluluğunu sağlamalıdır.

1.1 Gelen belgeleri işleme prosedürü

Bilgisayar teknolojisi kullanılarak oluşturulanlar da dahil olmak üzere kuruluş tarafından alınan belgeler, birincil işleme, ön inceleme, kayıt, yönetim tarafından incelemeye tabi tutulur ve sanatçılara teslim edilir.

Alınan belgeye bir kayıt damgası yapıştırılır.

“Kişisel” olarak işaretlenen veya kamu kuruluşlarına hitaben yazılan belgeler sefer sırasında açılmaz, varış yerine teslim edilir.

Alınan belgelerin yönetim tarafından zorunlu inceleme gerektirenlere dağıtılması için belgelerin ön incelemesi yapılır ve doğrudan yapısal bölümlere ve sorumlu uygulayıcılara gönderilir. Ön değerlendirme, kuruluşta belirlenen sorumlulukların dağılımı temelinde, belgelerin içeriğinin değerlendirilmesi temelinde yapılmaz. Doğrudan yapısal alt bölümlere veya yetkililere gönderilen belgeler, ön değerlendirme yapılmadan hedeflerine aktarılır.

Vatandaşların öneri, başvuru ve şikayetleri vatandaşların mektuplarının değerlendirilmesi için alt birimlere aktarılır.

Kuruluşun yönetimine yönelik veya belirli bir resmi veya yapısal birimin göstergesi olmayan belgeler, dokümantasyon destek hizmetinde ön değerlendirmeye alınır.

Devletin ve üst makamlardan alınan, kuruluşun faaliyetlerine ilişkin temel konular hakkında bilgi içeren ve yönetimin kararını gerektiren belgeler, yönetimin değerlendirmesine sunulur. Kalan belgeler, dokümantasyon destek servisi tarafından ön değerlendirme yapıldıktan sonra sanatçılara gönderilir.

Belgelerin işlenmesi ve icracılara devri, belgelerin belge destek servisine ulaştığı gün veya mesai saatleri dışında alınmışsa ilk iş günü gerçekleştirilmelidir.

Kararları birkaç yapısal bölüm tarafından yürütülen belgeler, onlara birer birer veya aynı anda kopyalar halinde aktarılır. Orijinal, kararda ilk olarak adı geçen sorumlu yürütücüye aktarılır. Belgeleri çoğaltma ihtiyacı ve kopya sayısı, yürütmeyi düzenleyen kişi tarafından belirlenir.

Alınan belge üzerinde acil bir karara ihtiyaç duyulursa, belge kuruluşun yönetimi tarafından değerlendirilmeden önce yükleniciye içeriği hakkında bilgi vermesine izin verilir.

1.2 Gönderilen belgelerin işlenmesi

Bilgisayar teknolojisi kullanılarak oluşturulanlar da dahil olmak üzere kuruluş tarafından gönderilen belgeler sıralanır, paketlenir, posta kalemi olarak düzenlenir ve postaneye teslim edilir. Belgelerin işlenmesi ve gönderilmesi, Posta Kurallarına uygun olarak, belge destek hizmetinin seferi veya çalışanları tarafından merkezi olarak gerçekleştirilir.

1.3 Kuruluş içinde belgelerin transferi

Yapısal bölümler arasında belgelerin transferi, yapısal bölümlerin müfettişleri (sekreterleri) veya dokümantasyon desteğinden sorumlu kişiler aracılığıyla gerçekleştirilir. Belgeler, kayıt formunda ilgili bir işaretle aktarılır.

Belgelerin işlenmek üzere CC'ye aktarılması ve ayrıca belgelerin (makinogramlar) CC'den alınması, yapısal birimin sekreteri veya belgesel destekten sorumlu kişi aracılığıyla gerçekleştirilir.

1.4 Belge sayısının muhasebeleştirilmesi

Muhasebe, belgelerle çalışmayı iyileştirmek için diğer önlemlerle birlikte yapılmalıdır.

Kuruluşun belgelerinin (yapısal bölümler veya belge grupları tarafından) hem tam hem de seçici muhasebesi gerçekleştirilir. Vatandaşların öneri, beyan ve şikayetleri ayrı ayrı dikkate alınır. Belge sayısı sayılırken, çoğaltılmış ve daktilo edilmiş de dahil olmak üzere her bir nüsha bir hesap birimi olarak alınır.

Operasyonel çoğaltma ve daktilo bürolarının hizmetlerinde, oluşturulan belgelerin kopyalarının bir kaydı tutulur.

Makine tarafından okunabilenlerin sayısının sayımı, bilgisayar merkezinin çalışması için kayıt kartlarına ve muhasebe günlüklerine göre yapılır. Belge muhasebesinin sonuçları, belge destek hizmeti tarafından özetlenir ve belgelerle çalışmayı iyileştirmek için bir dizi önlem için kuruluşun yönetimine sunulur.

1.5 Belgeleri kaydetme ve indeksleme kuralları

Belgelerin kaydı - üzerine bir indeks koyarak bir belgenin oluşturulduğu veya alındığı gerçeğinin sabitlenmesi, ardından belge hakkında gerekli bilgilerin kayıt formlarına kaydedilmesi.

Belge dizini, arama görevlerine dayalı olarak, vakaların isimlendirilmesine, muhabirlerin, sanatçıların sınıflandırıcısına vb. göre dizinlerle desteklenen kayıtlı belge dizisi içindeki bir seri numarasından oluşur. Aşağıdaki (veya ters) sıra bileşenlerinin bir kısmı belge dizininde gözlenir: seri kayıt numarası, vakaların isimlendirilmesine göre dizin, kullanılan sınıflandırıcıya göre dizin. İndeksin bileşen parçaları, eğik çizgi ile birbirinden ayrılır.

Kayıt, muhasebe, yürütme ve referans amaçlı kullanım (idari, planlama, raporlama, muhasebe ve istatistik, muhasebe, finans vb.) gerektiren, hem kuruluş içinde oluşturulan ve kullanılan hem de diğer kuruluşlara gönderilen ve gelen tüm belgelere tabidir. daha yüksek, alt ve diğer kuruluşlardan ve bireylerden. Hem geleneksel daktiloyla yazılmış (el yazısıyla yazılmış) belgeler hem de bilgisayar teknolojisi (makine tarafından okunabilen, daktiloyla yazılmış) aracılığıyla oluşturulmuş belgeler kayda tabidir.

Belgeler kuruluşa bir kez kaydedilir: gelen - alındığı gün, yaratıldığı - imza veya onay günü. Kayıtlı bir belge bir alt bölümden diğerine aktarılırken yeniden tescil edilmez.

Belgelerin kaydı, belge türünün adına, yazarına ve içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir. Örneğin, ana faaliyet başkanının emirleri, personel başkanının emirleri, ana faaliyet için üst kuruluş başkanının emirleri, üst kuruluş yönetim kurulu kararları, mali ve ekonomik faaliyetlerin denetim raporları, muhasebe raporlar, işletmelerin raporları, bilimsel gelişmelerin sonuçlarının uygulanmasına ilişkin eylemler, alt kuruluşların çalışma planları, lojistik talepleri vb. Her kayıtlı grup içindeki belgelere sıralı kayıt numaraları atanır.

Gelen ve oluşturulan belgelerin kaydı esas olarak merkezi olarak gerçekleştirilir: belgelerin oluşturulduğu ve yürütüldüğü yerlerde. Örneğin, planlama belgeleri planlama departmanında kayıtlıdır, tedarik belgeleri - tedarik departmanında, kurul protokolleri ve kararları - sekreteryada, kuruluş başkanı tarafından imzalanan temel faaliyetlere ilişkin idari belgeler, daha yüksek kuruluşlardan alınan belgeler veya onlara gönderildi - dokümantasyon destek hizmetinde vb. Belgenin kayıt yeri, yönetimin belge desteği için talimatlarda ve kuruluşun belge sayfasında belirlenir.

Belgeler kartlara kaydedilir. Kayıt verilerinin bilgi uyumluluğunu sağlamak ve otomatik kayda geçiş için koşullar yaratmak için, kayıt detaylarının zorunlu bileşimi tanımlanır: yazar (muhabir), belge türünün adı, belgenin tarihi, belgenin dizini (belgenin alındığı tarih ve dizini), belgenin başlığı veya özeti, karar (yürütücü, siparişin içeriği, yazar, tarih), son tarih, yürütme işareti (kararın kısa bir kaydı) esas hakkında, fiili uygulama tarihi ve yanıt belgesinin indeksi, dava numarası). Gerekirse, gerekli ayrıntıların bileşimi aşağıdakilerle desteklenebilir: sanatçılar, belgenin alındığını onaylayan icracının imzası, yürütmenin ilerleyişi, ekler hakkında bir not, vb. Ayrıntıların bulunduğu sıra kayıt formlarında ve arka yüzündeki kayıt ve kontrol kartlarının kullanılacağı kurum tarafından belirlenir.

Vatandaşların önerileri, başvuruları ve şikayetleri oluşturulan formun kayıt ve kontrol kartlarına kaydedilir.

Belgeleri kaydetmek için fotokopi makineleri ve bilgisayarlar kullanılabilir.

Otomatik bir IPS'de, belgelerin kaydı, zorunlu kayıt ayrıntılarına dayalı olarak oluşturulmuş makine odaklı bir kayıt ve kontrol kartı kullanılarak veya doğrudan belgeden girilerek gerçekleştirilir.

Referans dosya dolapları, kullanılan sınıflandırıcılara göre belirli bilgi sistemlerinin görevlerine bağlı olarak kayıt ve kontrol kartlarından oluşturulur. Aşağıdaki dosyalar derlenir:

referans

kontrol ve referans

gelen belgelerin coğrafyasına göre

vatandaşların öneri, başvuru ve şikayetleri hakkında

tematik (emirler, kararlar), vb.

Otomatik IPS'nin bilgi alma dizileri, makine ortamında kaydedilen belgeler hakkındaki bilgiler temelinde oluşturulur.

2. Arşivler

2.1 Belgeleri arşivlemek için hazırlama

Evrak sürecinin son aşaması, yürütülen belgelerin saklama ve kullanım için hazırlanmasıdır. Tamamlanan belgeleri düzene sokmanın ve saklamanın temel amacı, kurumların referans çalışmalarında kullanımları ve Rusya Federasyonu Devlet Arşiv Fonu'nun yenilenmesi için koşullar yaratmaktır.

Yürütülen belgelerin saklama ve kullanım için hazırlanması şunları içerir:

belgelerin bilimsel ve pratik değerinin incelenmesi (değerlendirilmesi);

dosyalama davaları;

kalıcı ve uzun süreli depolama belgelerinin tanımı;

güvenliklerini sağlamak;

davaların kurum arşivine aktarılması, yani. bölüm arşivine. (Departman arşivi, ilgili kuruluşa doğrudan bağlı olan, devlet arşiv hizmetinin bir parçası olmayan veya kuruluşun yapısal bir alt bölümü olan bir arşivdir.) Daire arşivi, kurum ve kuruluşların belgelerini devlete devredilene kadar saklar. depolamak.

Büro çalışmalarında belgelerin değerinin incelenmesi, davaların isimlendirilmesi, oluşumları derlenirken gerçekleştirilir. Belgelerin değerinin incelenmesini organize etmek ve yürütmek, bunları devlet deposuna transfer için seçmek ve hazırlamak, ayrıca belgelerin çeşitli durumlara atfedilmesinin doğruluğunu kontrol etmek ve bir belgenin değerinin incelenmesinde metodolojik yardım sağlamak, kalıcı uzman komisyonları (EPK) oluşturulur. Görevlerini, haklarını ve çalışma prosedürünü tanımlayan bir yönetmelik geliştirilmektedir.

Depolama için yıllık belge seçimini organize etmenin yanı sıra, uzman komisyonları şunlardan sorumludur: personel de dahil olmak üzere kalıcı, uzun vadeli (10 yıldan fazla) depolama durumunun yıllık bölümlerinin değerlendirilmesi, imha tahsisine göre hareket eder Daha fazla saklamaya tabi olmayan belge ve davaların, kalıcı saklama belgelerinin onarılamaz zarar görmesi ve kamuya açık saklamaya devredilecek davaların tespit edilememesi; kişisel menşeli belgelerin departman depolaması için kabulüyle ilgili sorular; belgelerin saklama koşullarının oluşturulması ve değiştirilmesine ilişkin tekliflerin hazırlanması ve EPC tarafından değerlendirilmek üzere sunulması; belge listelerinin, davaların isimlendirilmesinin, ofis işleri için talimatların vb. dikkate alınması.

Bir davanın kaydı, yeniden kaydı, sayfaların numaralandırılması, bir sertifika yazısının hazırlanması, dahili bir belge envanteri ile ilgili bir dizi çalışmadır; davanın büro çalışmasında belgelendiği andan itibaren başlar ve davanın açıldığı takvim yılının bitiminden sonra bölüm arşivine gönderilmek üzere hazırlanması sürecinde sona erer. Vakaların kaydı, büro hizmeti çalışanları tarafından gerçekleştirilir. Saklama koşullarına bağlı olarak, davaların tam veya kısmi kaydı yapılır. Kalıcı, uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama ve personel durumları tam kayda tabidir. Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları kısmi kayda tabidir, belgelerin dahili yeniden düzenlenmesi olmadan, sayfa numaralandırmadan ve ayrıca bir tasdik düzenlemeden klasörlerde saklanmalarına izin verilir.

Kalıcı, uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama ve personel tarafından yapılan davaların kapakları yapılırken aşağıdaki ayrıntılar belirtilmelidir: kurumun adı ve doğrudan bağlılığı; yapısal birimin adı, vaka indeksi; davanın belgelerine açıklama (özellikle değerli belgeler içeren kalıcı saklama durumları için); davanın tarihi (ciltler, parçalar); dosyadaki sayfa sayısı; davanın saklama süresi; dava dosyası şifresi. Ayrıca kalıcı saklama davalarının kapaklarında devlet arşivi ve kurumu adına yer verilmiştir.

Daimi saklama durumlarının kapaklarındaki arşiv şifresinin, ancak vakalar ilgili EPC tarafından onaylanan vaka özet listelerinin yıllık bölümlerine dahil edildikten sonra departman arşivinde mürekkeple yapıştırıldığına özellikle dikkat edilmelidir. devlet arşiv servisi (bundan önce kurşun kalemle yapıştırılmıştır). Uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama davalarının kapakları ve personel üzerindeki arşiv şifreleri, davalar kurumun MSK (EC) tarafından onaylanan konsolide dava envanterlerinin yıllık bölümlerine dahil edildikten sonra mürekkeple yapıştırılır, devlet arşiv hizmetinin ilgili kurumunun EPC'si ile kararlaştırılır (personel vaka envanterleri için) ve kurum başkanı tarafından onaylanır.

Davanın kapsamının ayrıntılarını doldururken, aşağıdaki gerekliliklere uyulmalıdır: kurumun adı, aday davada bir bağlılık göstergesi ile tam olarak yazılır veya resmi olarak kabul edilen kısaltılmış adını belirtir; davanın başlığı ve numarası isimlendirmeden kapağa aktarılır (dikey olarak saklandıklarında davaları bulma kolaylığı için ikincisinin davanın arkasına konulması tavsiye edilir).

Büro yılı sonunda, kalıcı veya uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama kasasının kapağının tasarımında gerekli açıklamalar yapılır. Kurumun adı (üst daire, yapı birimi) değiştiyse veya dosya başka bir kuruma (yapısal birim) devredildiyse, yapı biriminin bu kurumunun adı kapağa eklenir). Kapaktaki davanın başlığı, devlet arşiv hizmetinin ilgili kurumunun EPC'si ile kararlaştırılan kuruluşun davalarının isimlendirmesinden aktarılır. Gerekli durumlarda (örneğin kapaktaki başlık dosyadaki belgelerin içeriğini yansıtmıyorsa) ek bilgi ve açıklamalar girilir.

Belge nüshalarını içeren dava başlıklarında nüsha sayıları belirtilmelidir. Dava belgelerinin gerçekliği başlıkta belirtilmemiştir. Belgelerin kopya sayısı ile ilgili veriler, davanın tüm belgelerine atıfta bulunuyorsa, bunlar başlığın arkasına yerleştirilir (bir noktadan sonra, büyük harfle) ve veriler belgelerin bir kısmına atıfta bulunursa veya bunlardan birine, belgelerin açıklamasından sonra yazılır (küçük harfli parantez içinde). Davada birkaç cilt (kısım) varsa, davanın genel başlığı ve her cildin (kısım) başlığı her cildin (kısım) kapağına yerleştirilir.

Dava kapağının önemli bir detayı davanın tarihidir, yani. ofis işlerinde işin kuruluş ve tamamlanması yılları. Davaların doğru tarihlendirilmesi, içlerinde oluşturulan belgelerin niteliği ve türünün kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesine bağlıdır. Doğru tarihlendirmenin önemli olduğu idari, yaratıcı ve diğer belgeleri (raporlar, transkriptler, mektuplar vb.) içeren bir davanın yanı sıra birkaç ciltten (kısımdan) oluşan davaların tarihi, belgelerin en son tarihleridir, yani gün, ay, kayıt (düzenleme) yılı, davaya dahil edilen belgelerin en erken ve en sonuncusu.

Üniversite organlarının, komisyonların vb. toplantı tutanaklarını içeren davanın tarihi, ilk ve son tutanakların tarihi veya onaylanma tarihidir (onaylanmışlarsa). Kişisel dosyanın tarihi, adına dosyalanan kişinin kabul ve görevden alınmasına ilişkin emirlerin imzalandığı tarihtir.

Her kalıcı, uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama durumunun sonunda, sayıyı dikkate almak ve sayfa numaralandırma özelliklerini sabitlemek için ayrı bir sayfada bir sertifika yazısı düzenlenir; numaralandırılmış sayfaların sayısı sayılarla ve kelimelerle ve “+” (artı) işareti - dahili envanterin sayı sayfaları (varsa) aracılığıyla ayrı olarak belirtilir. Sertifikasyon yazısı, derleyicinin konumunu, derleme tarihini gösterecek şekilde okunaklı bir şekilde yazılır ve derleyici tarafından imza dökümü ile imzalanır. Davanın oluşumunda ve durumundaki müteakip değişiklikler (belge eksikliği, yenilerinin eklenmesi, orijinal belgelerin kopyalarıyla değiştirilmesi vb.), ilgili kanuna bağlantı içeren bir tasdik ile işaretlenir.

Büro yılının sonunda, değer incelemesini geçen tamamlanmış tüm kalıcı ve geçici depolama davaları envantere girilir. Davaların envanteri, kompozisyonlarını ve içeriğini ortaya koyan, davaların fon içindeki sistematikleştirilmesini ve muhasebelerini belirleyen sistematik bir dava başlıkları listesidir. Ek olarak, envanter hem bir muhasebe belgesi hem de vakaların ve envanterlerin operasyonel muhasebesini sağlayan ana bilimsel referans standardı türüdür.

Dosyalar, kuruluş anından departman arşivine teslim edilene kadar çalışma odalarında veya bu amaç için özel olarak ayrılmış odalarda saklanır. Kasalar, belgelerin güvenliğini sağlamak için kilitlenebilir dolaplara yerleştirilir ve sırtları dışarı çıkar.

Kalıcı depolama dosyalarından belgelere yalnızca istisnai durumlarda (örneğin, adli ve soruşturma makamlarının talebi üzerine) kurum başkanının izni ile el koymak ve vermek mümkündür. Aynı zamanda, belgenin tam onaylı bir kopyası ve orijinalin geri çekilmesinin nedenlerine ilişkin bir eylem de davaya dahil edilmelidir. Kurumun çalışmalarında veya bireysel vatandaşların çıkarlarında kullanılmak üzere belgelerden kopyalar ve alıntılar, ilgili daire talimatlarıyla böyle bir hak verilen yönetim veya yetkililerin izniyle yapılır.

Kayıt tutma aşamasında olan belgelerin güvenliğinden daire başkanı, sekreter, katip vb. sorumludur. Yapısal bölümlerde ve bireysel uygulayıcılarla belgelerin güvenliği üzerinde kontrol sağlamalı, mevcut ihlaller hakkında kurum yönetimine zamanında rapor vermelidirler.

Kurumun yapısal birimleri, kalıcı, uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama ve personel dosyalarını bölüm arşivine aktarır. Vakaların transferi sadece açıklamalara göre gerçekleştirilir. Dosyalar ile birlikte kurumun büro yönetim hizmetinin (büro, sekreterlik, genel müdürlük vb.) kayıt ve kontrol kartları arşive aktarılır. Her dosya dolabının başlığı envantere dahildir.

Vakaların bölüm arşivine aktarılması, kural olarak, bölüm arşivi başkanı (veya arşivden sorumlu kişi) tarafından hazırlanan, daha önce yapısal bölüm başkanları ile kararlaştırılan ve onaylanan programa göre gerçekleştirilir. kurumun başkanı.

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları bölüm arşivine aktarılamaz ve merkezi olarak kurumun ofisinde, sekreterliğinde veya diğer büro hizmetlerinde veya yapısal bölümlerde saklanmalıdır. İstisnai durumlarda, teşkilat başkanının kararı ile, departman arşivini belirleyen envanter veya vaka isimlendirmesine göre departman arşivine aktarılabilir.

Vakaların oluşumu ve yürütülmesinin doğruluğu. miktarlarının envantere uygunluğu ve vakaların isimlendirilmesi, dosyanın yapısal bölümler tarafından bölüm arşivine transfer edilmek üzere hazırlanması aşamasında, arşiv çalışanı tarafından önceden kontrol edilir. Vakaların oluşumunda ve yürütülmesinde eksiklikler tespit edilirse, yapısal bölümlerin çalışanları bunları ortadan kaldırmakla yükümlüdür.

Dosyalar, şube arşiv başkanı (özel arşiv görevlisi) veya arşivden sorumlu kişi tarafından, devir teslim yapı biriminin bir çalışanının huzurunda kabul edilir, Dosyaların devri envantere göre yapılır ve her iki durumda da nüshalarının her bir devredilen davaya karşı envanterin sonunda, her bir kopyasında sayı ve kelimelerle, arşive fiilen kabul edilen davaların sayısı, davaların devri ve kabulü ile davaların nakli ve kabulü hakkında bir not tutulur. departman arşivi çalışanlarının ve davaları devreden kişinin imzaları belirtilir. Kabul edildikten sonra (değerli vakalarda, kasadaki sayfa sayısı kontrol edilir.

2.2 Belgelerin saklanması, dosya terminolojisi

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşa girilen, saklama sürelerinin bir göstergesi ile öngörülen şekilde hazırlanmış sistematik bir vaka listesidir. Davaların isimlendirilmesi, belgelerin makul bir şekilde dağıtılması ve davaların oluşturulması, belgelerin aranmasının ve davaların kaydedilmesinin sağlanması amacıyla hazırlanır. Bu bir sınıflandırma referans kitabıdır ve bir bilgi erişim sisteminin oluşturulmasında kullanılır. Üç tür vaka isimlendirmesi vardır: organizasyon için tipik, örnek ve isimlendirme.

Faaliyet ve yapı bakımından homojen olan kuruluşlar için tipik bir vaka isimlendirmesi derlenir. Endüstride birleşik bir indeksleme sistemine sahip tipik bir vaka kompozisyonu oluşturur ve bir düzenleyici belgedir.

Vakaların yaklaşık isimlendirilmesi, faaliyet doğası gereği homojen, ancak yapı olarak farklı olan, indekslerini gösteren ve doğası gereği tavsiye niteliğinde olan kuruluşlar için vakaların yaklaşık kapsamını belirler.

Vakaların tipik ve örnek isimlendirmeleri, Rusya Federasyonu bakanlıklarının ve departmanlarının liderleri tarafından onaylanan belge destek hizmetleri tarafından geliştirilir. Onaydan önce, standart ve örnek isimlendirmeler, bakanlığın (departmanın) Merkezi Uzman Komisyonu (MSK, AK) veya standart (örnek) vaka isimlendirmesinin geçerli olduğu alt bir ağa sahip olan kuruluşun Merkezi Uzman Komisyonu (MSK, AK) ile kararlaştırılır. Daha sonra devlet arşiv hizmetinin kuruluşları ile anlaşmaya tabidirler.

Kuruluşun terminolojisi, yapısal bölünme vakalarının isimlendirilmesi temelinde dokümantasyon destek servisi tarafından derlenir. Kuruluşun CEC'si (EC) ile daha önce kararlaştırılan kuruluşun vakalarının isimlendirilmesi, devlet arşivinin uzman inceleme komisyonu (EPC) ile kararlaştırılır, burada devlet depolaması için belgeler alınır ve kuruluş başkanı tarafından onaylanır. . Devlet depolaması için belge sunmayan kuruluşlar, davaların isimlendirilmesini daha yüksek bir kuruluşun MSK veya EC'si veya başkanı ile koordine eder.

Kuruluştaki vakaların isimlendirilmesi, gerekli sayıda kopya halinde basılmış, belirlenmiş standartlara göre derlenir. Kuruluşun vakalarının isimlendirmesinin ilk kopyası belge yönetimi hizmetinde (DOW) saklanır, ikincisi DOW hizmetinde işçi olarak kullanılır, üçüncüsü vaka isimlendirmesinin koordine edildiği departman arşivinde kullanılır. ve kalıcı depolama için belgelerin alındığı yer.

Vakaların isimlendirilmesi, organizasyonun işlevlerinde ve yapısında temel değişiklikler olması durumunda, ancak en az beş yılda bir yeniden derlenir ve kararlaştırılır. Her yıl belirlenir, kuruluş yönetimi tarafından onaylanır ve bir sonraki yılın 1 Ocak'ında yürürlüğe girer.

Yıl boyunca, davaların açılması, yeni davaların dahil edilmesi vb. ile ilgili bilgiler, onaylanmış dava isimlendirmesine girilir. Yıl sonunda kategoriler ve açılan dava sayıları hakkında nihai bilgiler girilir. Kuruluş vakalarının isimlendirilmesinin nihai kaydı, yapısal bölünme vakalarının isimlendirmelerinin nihai kayıtları temelinde derlenir.

Kuruluşun işleri, kurumlarında ve yıl sonunda tescile tabidir. Dosyaların kaydı, teknik işlemleriyle ilgili bir dizi çalışmayı içerir ve metodolojik yardımla ve bölüm arşivinin kontrolü altında ilgili yapısal birimlerin çalışanları tarafından gerçekleştirilir.

İş dünyasında düzgün bir şekilde yürütülen belgeler, bölge, bölge, bölge için iyi bir arşiv fonu oluşturmaya yardımcı olacaktır. Bazı bölgelerde arşivlerle ilgili yasalar çıkarılmıştır.

Saklama koşullarına bağlı olarak, davaların tam veya kısmi kaydı yapılır. Kalıcı, uzun süreli depolama ve personel davaları, davanın dosyalanmasını veya bağlanmasını, davadaki sayfaları numaralandırmayı, bir sayfa derlemeyi - davanın tanığı, gerekirse dahili bir derlemeyi sağlayan tam kayda tabidir. belgelerin envanteri, davanın kapağının ayrıntılarını tasarlama. Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama davaları dosyalanmaz, içindeki sayfalar numaralandırılmaz, içindeki belgeler klasörlerde saklanır.

Kapak üzerine, envantere göre kasa numarası, envanter ve fon numarası bölüm arşivi ile uyumlu olarak kurşun kalemle yapıştırılabilir.

Vaka belgelerinin kapsadığı süre içinde kuruluşun adı (yapı birimi) değiştirilirken veya dava başka bir kuruluşa (yapı birimi) devredildiğinde, kapağa bu kuruluşun (yapı birimi) yeni adı eklenir. .

Kalıcı ve uzun süreli saklama durumlarının kapaklarındaki yazılar, siyah ışığa dayanıklı mürekkep veya mürekkeple net bir şekilde yapılmalıdır.

Tamamlanmış kalıcı, uzun süreli depolama vakaları ve yukarıdaki gerekliliklere uygun olarak değer ve uygulama incelemesini geçen personel dosyaları için, envanterler yıllık olarak derlenir. Stoklar, geçici saklama durumları için derlenmez. Yapısal bölüm vakalarının envanterleri, departman arşivinin doğrudan metodolojik rehberliği altında dokümantasyondan sorumlu çalışanlar tarafından derlenir.

Çözüm

Belgelerin işlenmesi ve saklanması için uygun şekilde oluşturulmuş bir sistem, üretim sürecinin tüm bölümleri arasında verimli ve etkili bir bilgi alışverişi gerçekleştirmeyi mümkün kılar, belirli görevlerin hazırlanması için gereken süreyi azaltır ve hazırlanmasında olası hataların oluşumunu ortadan kaldırır. raporlama belgeleri.

Şu anda, ofis işleri ve belge akışının başarılı bir şekilde çalışan bir otomasyon sisteminin varlığı, kurumun ve yönetiminin refahından bahseder. Bu, aygıtın liderliğine tabi olanların tam kontrol edilebilirliği, yetkinlikleri, dayanışmaları, disiplinleri ve atanan işin en başarılı şekilde uygulanmasına olan ilgileri anlamına gelir.

bibliyografya

1. Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Büro çalışması kursu: Belgesel yönetim desteği: Ders Kitabı - 2. baskı. - E.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAEiU, 2001.

2. Belgeler ve evrak işleri: bir başvuru kılavuzu. Komp. Likhachev M.T.-M.: "Ekonomi", 1999.

3. Bölüm arşivlerinin çalışması için temel kurallar. - M., 1999

4. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Arşivleniyor. - M.: "Norma" yayınevi, 2000

5. Sergazin Zh.N. Belgelerin güvenliğini sağlamanın temelleri. - M., 1996

6. Gaverdovsky A. İş akışı otomasyon sistemleri oluşturma konsepti // Açık Sistemler - 1998. No. 1

Benzer Belgeler

    Büro çalışmaları, kurumların yönetim faaliyetlerini belgelemek ve bunlarda belgeleri düzenlemek için bir dizi çalışmadır. Belge ve ayrıntılar, ofis işleri hizmetinin organizasyonu. İşletmedeki belgelerin muhasebeleştirilmesi ve yürütülmesinin kontrolü.

    özet, 17/10/2009 eklendi

    Davaların oluşumu, belgelerin tescil edildiği yerde merkezi olarak yapılmalıdır. Örgütün yapısal bölümlerinin bölgesel olarak ayrılığı ile, bölüm ofisi veya ofis işlerinden sorumlu kişiler tarafından davalar oluşturulur.

    özet, eklendi 06/06/2008

    Arşivlemenin kısa tarihi, arşiv işlerine ilişkin mevzuat. Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bileşimi ve buna belgelerin dahil edilmesi, arşiv belgelerinin mülkiyetinin korunması. Arşiv belgelerinin alınması, saklanması ve muhasebeleştirilmesi için kurallar.

    eğitim kılavuzu, 17/12/2009 eklendi

    İdari aygıtın çalışanları tarafından belgelerin derlenmesi ve yürütülmesi, işlenmesi, depolanması, aranması. Ofis işlerini organize etme ve sürdürme konusunda mesleki bilgi ve becerilere duyulan ihtiyaç. Belge formları ve maksimum ayrıntı kümesi.

    dönem ödevi, eklendi 01/27/2011

    Büro çalışmaları ve arşivler arasındaki ilişki. Belgelerin değerinin incelenmesi ile ilgili çalışmaların organizasyonu. Uzman Hizmetler Sistemi. Saklama sürelerini gösteren standart belgelerin listeleri. Kuruluşlarda belgelerin yasadışı imhası sorumluluğu.

    kontrol çalışması, eklendi 06/01/2009

    Büro çalışmasının normatif-yasal temeli, büro işi hizmetinin çalışmalarının düzenlenmesi. Resmi belge alanına ayrıntıların kaydedilmesi için gereklilikler. Gelen evrakların işlenmesi, kayıt formunun özellikleri. Bir raporun hazırlanması.

    test, eklendi 04/03/2010

    Kayıt, belgelerin kaydı. Gelen ve giden evrakların işlenmesi. Kuruluş içindeki belgelerin transferi. Belge sayısı için muhasebe. Belgelerin kaydı ve indekslenmesi için kurallar. Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu.

    test, 29/09/2008 eklendi

    Kazakistan Cumhuriyeti'nde belgelerin oluşturulması ve onlarla çalışmanın organizasyonu için genel şartlar. Ticari faaliyetler için sorumluluk. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar. Gelen ve giden evrakların işlenmesi. Vakaların muhasebeleştirilmesi ve saklanması sırası.

    özet, 31/01/2012 eklendi

    Personel ve vatandaşların mektupları ve sözlü itirazlar üzerinde ofis çalışması. Vakaların isimlendirilmesi, oluşumu ve güncel depolanması. Personel belgelerinin değeri, çalışma hakkının uygulanması için gerekli bilgileri kaydettikleri gerçeğiyle belirlenir.

    test, 24.11.2010 eklendi

    Büro işlerinin organizasyonu kavramı ve özellikleri, organizasyonel ve idari belgeler nelerdir. Kuruluşun logosunun tasarımı için gereksinimler. Belge akışının özellikleri, vakaların isimlendirilmesi. Değerlerin incelenmesi ve belgelerin sınıflandırılması.