Belge hizmetlerinin organizasyonundaki ana nokta, belgelerin tescilinin rasyonel olarak ayarlanmasıdır. GOST tanımlar

Belge kaydı- yazılımla ilgili kimlik bilgilerini kaydetme öngörülen form, yaratılması, gönderilmesi veya alınması gerçeğini düzeltmek.

Kayıt formuna bir hesap kayıt numarası atanması ve belgeye ilişkin temel bilgilerin girilmesiyle belirli bir günde bir belge oluşturma veya alma gerçeğinin teyidi olarak daha ayrıntılı bir kayıt tanımı vermek mümkündür. zamanlama ve referans çalışması üzerinde daha sonra kontrol için kurumun belgelerinin bir veritabanını oluşturmanıza izin veren form.

Başka bir deyişle, kayıt işlemi sırasında, kurumun tüm belgeleri için daha sonra referans çalışması ve belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol için kullanılabilecek bir bilgi erişim sistemi kurulur.

Sonuç olarak, kaydın üç amacı vardır:

• belgelerin muhasebesi;
• bunların uygulanması üzerinde kontrol;
• belgeler üzerinde referans çalışması.

Oluşturulma veya alınma yöntemine bakılmaksızın, yalnızca yanıt ve yürütme gerektiren belgeler kayda tabidir.

Yalnızca bilgi amaçlı gönderilen veya oluşturulan, yanıt ve yürütme gerektirmeyen operasyonel nitelikteki belgeler kaydedilmez. Kayıt yönetimi hizmeti, kayda tabi olmayan belgelerin bir listesini (listesini) geliştirmelidir. Kuruluş başkanı tarafından onaylanır ve gerektiğinde güncellenir. Birincil işlemden sonra, kayıtsız belgeler, içlerinde yer alan bilgilerden etkilenebilecek alt bölümlere veya doğrudan uygulayıcılara aktarılır.

Kayda tabi olmayan belgeler, genellikle, ilgili olmak:

• bilgi için gönderilen bilgi ve referans niteliği;
• tüm promosyon mektupları;
• tebrik mektupları ve telgraflar;
• davetler, seminer, toplantı ve konferans programları;
• basılı yayınlar (kitaplar, broşürler, dergiler);
• "kişisel" olarak işaretlenmiş paketler;
• kopyalar normatif belgeler, kararnameler ve emirler Devlet kurumları;
• bilgi materyalleri vb.

Belge kayıt formları

gelen, giden ve dahili belgeler bağımsız kayıt numaraları ile ayrı ayrı kaydedilir.

Kayıt numarası(dizin) belge- kaydı sırasında bir belgeye atanan dijital veya alfanümerik bir tanım.

Üç tür belge kaydı vardır:

• dergi;
• kart;
• otomatik.

dergi formu

dergi sistem genellikle belge muhasebesi ön plana çıktığında, dergilerde genellikle çoğu değerli belgeler örneğin pasaportlar, çalışma kayıtları, eğitim belgeleri. Bankalar mevduat sözleşmelerinin, şirket hesaplarının vb. kayıtlarını tutar. Dergi kayıt sistemi belge yönetiminde kullanılan Sınırlı erişim : sır, sır. Her belge kategorisi için, kendi günlük biçimi genellikle aşağıdakilerle geliştirilir: değişen dereceler belgeyle ilgili ayrıntılar.

Bu nedenle, gizli belgelerin kaydı aşağıdaki sütunlara sahiptir:

Dergi sistemi, az sayıda belge aldıkları sürece kuruluşlar için uygundur. Büyük hacimli iş akışı ile günlük sistemi, bir dizi önemli eksiklik. Dergiye kayıt, belgelerin alınma sırasına göre yapıldığından, aynı anda sadece bir kişi tarafından yapılabilir. Çok sayıda belge alındığında, kayıt işlemi uzun zaman alır ve belgelerle daha fazla çalışmayı geciktirir. Ek olarak, yevmiye kaydı sistemi, genellikle, belgenin transfer edildiği diğer yapısal birimlerde belgelerin yeniden tescil edilmesine yol açar. Ancak dergi kayıt sisteminin ana dezavantajı, belgelerin yürütülmesi için son tarihler üzerinde kontrolü organize edememek ve belgeler üzerinde bilgi ve referans çalışmalarını hızlı bir şekilde yürütememektir.

kart formu

Kart kayıt sistemi bu eksiklikleri giderir, çünkü kartlar herhangi bir sırayla dosya dolaplarına yerleştirilebilir ve birkaç kişi aynı anda kayıt yaptırabilir ve karbon kopya için kayıt kartının gerekli sayıda kopyasını oluşturabilir. Kayıt kartı formu kurumun kendisi tarafından belirlenebilir ve büro çalışması talimatlarına kaydedilebilir.

Otomatik form

Bununla birlikte, bugün en rasyonel olanı, belgeleri bir bilgisayara kaydetmek için otomatik bir sistemdir. Çeşitli iş yerlerine kaydolarak, belgelerle ilgili tüm bilgileri bir araya getirmeyi sağlar. tek taban temel olarak merkezi bilgi ve referans çalışmaları düzenlemenin ve belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol sağlamanın mümkün olduğu veriler.

Gelen evrakların kaydı

Gelen belgeler genellikle merkezi olarak kaydedilir. Küçük bir şirkette, bir sekreter tarafından, ofisi olan bir kurumda, özel olarak tahsis edilmiş bir çalışan tarafından veya gelen belgelerin hacmi büyükse, bir kayıt grubu tarafından kaydedilirler.

Belgeler, nasıl alındığına bakılmaksızın kaydedilir: posta ile alınır, kurye aracılığıyla alınır, faksla, e-posta ile alınır.

Kayıt formuna Gelen belge hakkında genellikle aşağıdaki bilgiler girilir:

• alma tarihi;
• alıcı kurum tarafından belgeye atanan gelen kayıt numarası;
• yazar (muhabir) - yani bu kimin belgesi?
• yazar kurum tarafından kendisine atanan belgenin tarihi;
• yazar kurum tarafından kendisine atanan belgenin kayıt numarası;
• başlık (belgenin ne hakkında olduğu);
• çözüm;
• alınan belgenin yürütülmesi için son tarih;
• icracı (alınan belgeyle kim çalışacak);
• yürütme ilerlemesi (belgenin tüm transferleri ve yürütme sonucu kaydedilir);
• N& işler (belgenin icradan sonra yerleştirildiği yer).

Gelen evrakın kayıt formu ilk etapta tam olarak doldurulmaz. Belgenin yöneticiye devrinden önce, belgede bir karar, vade tarihi ve icracı bulunmamakta, bu veriler belge yönetici tarafından incelendikten sonra girilmektedir. Belgenin yürütülmesinin ilerleyişi ve dava numarası ile ilgili bilgiler, belgenin yürütülmesi sırasında ve sonrasında kayıt formuna girilir.

Kayıt formu gelen belgeler basittir ve aşağıdaki sütunlara sahip olabilir:

Kayıt kartında aynı veriler aşağıdaki gibi bulunabilir:

Böyle bir kart A5 (148x210) veya A6 (105x148) formatında tasarlanabilir. Oldukça kalın bir kağıt seçilerek yayılır.

Kartlar, çeşitli kayıtlı belge grupları için kullanılabilir farklı renkler, üst kenar boşluğu boyunca veya çapraz olarak renkli bantlar.

Otomatik bir kayıt sistemi ile en uygunudur (çoğu kişi tarafından sunulmaktadır). bilgisayar programları) geleneksel kağıt tabanlı manuel karta benzer şekilde, belgeyle ilgili bilgilerin girildiği bir kayıt kartının (RCC) gösterim şekli.

Otomatik kayıt sistemi ile belge hakkındaki bilgiler kolayca tamamlanabilir. Örneğin, şunu ekleyin:

• belge türü;
• belgenin yazarının coğrafi konumu;
• kararın yazarı;
• yapısal birimin adı;
• belgedeki sayfa sayısı;
• uygulama sayfası sayısı;
• alakalı dökümanlar.

Bilgisayar ekranında bir kayıt kartı doldurmak, birçok yönden geleneksel bir kağıt kartı doldurmaya benzer, ancak aynı zamanda kendine has özellikleri de vardır.

Elektronik kayıt kartının formu, kural olarak, manuel olarak doldurulan verileri (alanları) (örneğin, gelen belgenin numarası ve tarihi, özeti, çözüm metni), otomatik olarak girilen verileri (alanları) içerir. (kayıt tarihi, belge kayıt numarası) ve açılır listelerden bilgiler seçilerek girilen veriler (alanlar). Bu giriş sadece kayıt kartını doldurma sürecini hızlandırır, aynı zamanda özellikle önemli olan, bir belge hakkında otomatik olarak bilgi aramayı önemli ölçüde karmaşıklaştırabilecek veya hatta imkansız hale getirebilecek yanlış baskıları ve tutarsızlıkları önlemeye izin verir.

Açılır listelerin yardımıyla, kural olarak, veriler (alanlar) doldurulur:

• belge türü - belge türlerinin sayısı sınırlı olduğundan;
• kararın yazarı, örgütün liderlerinin bir listesidir;
• yapısal birim - liste yapısal bölümler;
• sanatçılar - kural olarak, bu alan iki bölümden oluşur - yapısal birimin adı (ve / veya dizini) ve sanatçının soyadı ve baş harfleri;
• vaka numarası - kuruluşun vakalarının isimlendirilmesiyle ilişkili;
• ilgili belgeler - bu veriler kayıtlı belgenin diğerleriyle bağlantısını kurar (örneğin, yanıt belgesi girişim belgesiyle ilişkilendirilir).

Doldurulan listenin yardımıyla, "muhabir" verileri (alan) doldurulur. Sürekli yazışma yapılan kuruluşlar listeden seçilir. Yeni bir muhabirden alınan bir belgenin kaydedilmesi durumunda, listeye bununla ilgili bilgiler girilir. Muhabirler hakkındaki bilgiler, referans çalışmasında, posta listelerinin oluşturulması vb. için daha fazla kullanılabilir.

Bu tür listelerin oluşturulması için bir kez zaman harcadıktan sonra, daha fazla çalışma sürecinde önemli zaman tasarrufu sağlarlar.

Giden ve dahili belgelerin kaydı

Giden kayıt formları büyük ölçüde benzerdir kayıt formları gelen belgelerde, ancak diğer verilerle doldurulur. Belirtiniz:

• Belgeyi hazırlayan bölümün adı,
• giden belge numarası;
• belge tarihi;
• muhatap, yani belgenin gönderildiği kuruluşun adı;
• belgenin özeti;
• belgeyi hazırlayan icra memurunun soyadı;
• beklenen yanıtın kilit tarihi;
• bağlamak gelen belge belge bir yanıt ise;
• Gönderilen belgenin bir kopyasının (veya belge faksla gönderilmişse orijinalinin) dosyalandığı dava numarası.

Belgeyle ilgili diğer bilgiler eklenebilir, örneğin sayfa sayısı, eklerin varlığı, form numarası, gönderme sırası vb.

Giden belgeler genellikle postanede merkezi olarak kaydedilir.

Dahili belgeler genellikle oluşturuldukları ve işlendiği departmanlardaki gruplar tarafından merkezi olmayan şekilde kaydedilir: muhasebe departmanında, personel departmanında, ofiste vb.

Dahili belgeler imza veya onay gününde kaydedilmelidir.

Dahili bir belgeyi kaydederken, bununla ilgili aşağıdaki veriler doldurulur:

• belgeye atanan seri kayıt numarası;
• belgenin tarihi (kayıt);
• özet;
• belgeyi hazırlayan bölüm;
• yürütücü;
• yürütme süresi;
• yürütme işareti (yürütme ilerlemesi);
• belgenin dosyalandığı dava numarası.

Önceki gelen ve giden belge formlarında olduğu gibi, kayıt formuna başka veriler eklenebilir: sayfa sayısı, eklerin varlığı vb.

Her belge türü ( , ) bağımsız olarak kaydedilir ve numaralandırılır. Kayıt sırasında belgeye atanan seri numarası belgeye aktarılır. Numaraya harfler eklenebilir. Örneğin, personel siparişine - "ls", yani personel veya "k" - personel, sipariş numarasına - "p" harfi - sipariş vb.

Belgeleri kaydetmek için rasyonel bir sistem kurmak, kayıt yönetimi hizmetinin kuruluşun tüm belgeleri hakkında bilgi sahibi olmasına ve bilgi ve referans çalışması gibi önemli görevleri ustaca yerine getirmesine ve belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol sağlamasına olanak tanır.

Gelen ve giden evrakların kayıtlarını kurallara uygun olarak tutuyoruz.
Her birinde, hatta en küçük şirkette bile, kural olarak, sağlam bir belge akışı vardır: bunlar gelen ve giden, yönetici ve dahili belgelerdir.

Belgelerin kayıt günlüğü. Gelen ve giden evrakların kayıtlarını kurallara uygun olarak tutuyoruz.

Her birinde, hatta en küçük şirkette bile, kural olarak, sağlam bir belge akışı vardır: bunlar gelen ve giden, yönetici ve dahili belgelerdir. Tek bir belgenin kaybolmaması ve her birinin muhatabına ulaşması için, belirli kurallar belge kayıt günlüğünün kullanıldığı kuruluşun tüm yazışmalarının kaydı.

Çoğu zaman, başkan tarafından imzalanan belgeler, sekreter katibi tarafından dergiye girilir, Muhasebe belgeleri, iç belgeler, sözleşmeler, personele ilişkin siparişler hazırlandıkları departman\\altbölümüne kaydedilir. Hepsi özel bir sicile kaydedilir. Tabii ki, işletme faaliyet gösterdiğinde çok uygundur tek sistem elektronik belge yönetimi: içinde istediğiniz belgeyi hızlı bir şekilde bulabilirsiniz, ayrıca farklı departmanlardan birçok kullanıcı aynı anda üzerinde çalışabilir. Ancak, Word veya Excel'de olduğu gibi manuel olarak da bir kayıt günlüğü tutmak mümkündür.

Doğru iş akışı için önemli gereksinimlerden biri, belgenin ancak sorumlu kişi tarafından imzalandıktan sonra yevmiyeye girilebilmesidir. Bu, sicilde “ölü ruhlar” olmaması için yapılır - kaydedilmiş ancak asla imzalanmamış belgeler. Ayrıca dergideki numaralandırmanın her yıl yeniden başladığını da not ediyoruz.

Belgeler farklı şekiller kayıt olmak daha kolay farklı kategoriler. Örneğin, aşağıdaki kategoriler belge kayıt günlüğünde en yaygın şekilde dağıtılır: iş mektupları (giden ve gelen), siparişler, notlar, siparişler.

Kayıt günlüğüne bir belge girmeden önce, kayıt sırasında atanan numarayı ve forma tarihi yazmak gerekir. Lütfen unutmayın: Mektubun birden fazla alıcısı olsa bile (örneğin, aynı departman içinde), mektubu yalnızca bir kez kaydetmeniz gerekir.
Belge kayıt günlüklerinin yerleşik katı formları yoktur. Ancak en yaygın olarak kullanılan yaklaşık olarak dergi türüdür.

Giden evrak kaydı kaydı aşağıdaki sütunları içerir: sayı, tarih, muhatap, özet, icracı, belgenin bulunduğu vaka numarası, yürütme işareti.

Gelen belgelerin kayıt günlüğü aşağıdaki sütunları içerir: numara, tarih, muhabir, giden numara, giden tarih, özet, makbuzdaki imza

Bazı şirketler, gelen ve giden mektupların tüm akışını birkaç gruba ayırır (örneğin, tedarikçilerden gelen mektuplar, alıcılardan gelen mektuplar, belirli şubelere mektuplar vb.).

Ayrıca ilginizi çekebilir:

• Çalışma kitaplarını koruma kuralları, üretim ...

İş yaparken bilmeniz gerekenler mevcut kurallar giden postanın kaydı. Bu bilgi, giden belgelerin, kayıt kartlarının vb. kayıt günlüğüne temel bilgileri girerken faydalı olacaktır. Ayrıca bir çok kontrol edebilirsiniz gerekli bilgi daha önce yayınlanmış materyallerde:, siparişlerin koordinasyonu ve kaydı (verilen).

Başkan tarafından imzalanan belgeleri ofis yönetimi hizmetinde kaydetmek gelenekseldir, küçük işletmelerde bu sekreter tarafından yapılır. Aynı zamanda, departmanlarda (muhasebe, personel departmanı, ofis vb.) oluşturulan belgeler kurallara istisna olabilir ve oluşturuldukları yerde tescil edilebilir.

Hatırlanması önemlidir: belge ancak imza ile sabitlenen tamamlandıktan sonra kaydedilir. yetkili kişi. Bu kural, iş akışı sürecinin önemli bir parçasıdır, çünkü bir belge oluştururken, düzenlemeler, eklemeler veya bu belgeye olan ihtiyaç tamamen ortadan kalkabilir ve bir dengesizlik meydana gelebilir - bir yevmiye kaydı vardır, ancak belgenin kendisi eksiktir. Uygulamaya bağlı olarak, hala oluşturulmakta olan bir belge için kayıt günlüğünde bir numara ayırmanın gerekli olduğu durumlar olmasına rağmen ve imzalandıktan sonra gerekli tüm veriler girilir.

Belgelerin kaydı ayrı dizilerde yapılırken, seri numarasının geri sayımının başlangıcı, her grup için ayrı ayrı yeni yılın başlangıcı ile başlar. En popüler ayrılık örneği:

• Giden posta iş doğası(ne zaman Büyük bir sayı gelen belgelerde, tek bir diziyi birkaç gruba ayırmak mümkündür: şubelerle yazışmalar, ayrı bölgelerdeki gruplar vb.)
• (belgeleri saklama süresine göre bölmek de mümkündür - girişte, ikramiyeler (75 yıl), cezalar (5 yıl), vb.);
• (dış iş yazışmaları ile birlikte iç yazışmaların kayıt altına alınmadığı unutulmamalıdır);
• diğer grup türleri - işletmede bulunan belgelere bağlı olarak kategoriye göre oluşturulur (örneğin, faturaların, eylemlerin, tahminlerin vb. ayrı kayıt uygulaması vardır).

Mektubun 4'ten fazla alıcıya gönderilmesi gerekiyorsa, bu durumda bunlar genel bir şekilde belirtilmeli (örneğin, “yürütme kurulu”) ve aşağıdaki parantez içinde listeye bir bağlantı yapılmalıdır (örneğin , “muhatap listesine göre”). Bu liste ayrı olarak derlenmiştir gerekli miktar ofis çalışması talimatlarında onaylanan biçimde veya serbest biçimde kopyalar (alıcı sayısı artı işletmede kalan kopya için bir).

Giden dokümantasyon günlük formu

Giden belgelerin kayıt kaydının hem dijital ortamda hem de kağıt üzerinde tutulmasına izin verilir. Ancak, en uygun seçenek elektronik versiyon. Metin düzenleyicilerde (Word, Excel) giden belgelerin kayıt günlüğü tutarken, bilgileri doldurup gerekli verileri arayarak zamandan tasarruf ederek işinizi kolaylaştırabilirsiniz. Elektronik derginin çıktısının alınması gerekli değildir, tek istisna kayıt dergileri olabilir. uzun vadeli depolamak. Örneğin, siparişler için emek faaliyeti personel (75 yıl saklanır), ana faaliyet için siparişler (depolama süresi - kalıcı).

Ayrıca zorunluluk yok onaylanmış form günlüğe kaydetme, bu nedenle aşağıdaki örnek bir günlüğe kaydetme örneği olarak kullanılabilir.

Günlük doldurma örneği

		Kime gönderildiği (adres)		yürütücü	Belgenin yerleştirildiği yer (vaka numarası)	Hakkında işaretle uygulamak
		Yönetici Hizmeti	Zararın tazmini hakkında	Andreenko V.A.		Kayıtlı posta ile gönderildi

Bu form sadece bir örnektir ve ihtiyaçlarınıza göre düzenlenebilir. bireysel ihtiyaçlar kuruluşlar.

İşletmede ise, tüm belgelerin kaydı yapılacaktır. elektronik formatta SED'i kullanarak.

Giden belgeleri kaydetmek için örnek bir dergi kullanarak, gerekli belge gruplarını kaydetmenin diğer biçimleri geliştirilmektedir. Belgeleri kaydetme prosedürüne ilişkin ana hükümler, ofis çalışması talimatlarında belirlenir.

Her kuruluş gelen belgelerin bir kaydını tutar. Onsuz, işletmenin tam teşekküllü yönetimi imkansız hale gelir. Bu, gelen yazışmaları doğru bir şekilde izlemek için gereklidir. Aynı zamanda, yönetimin kendisi bu tür günlükleri hangi biçimde tutacağını seçebilir.

• Önemli makalelerle verimli referans çalışmaları yürütmek.
• Dış kontrol ve iç çalışmaçalışanlar
• Yönetim kararlarının belirli bir zamanda uygulanması.
• Gelen yazışmaların muhasebeleştirilmesi, sistemleştirilmesi ve yetkin işlenmesi.

Gelen evrak kaydının doldurulması büro müdürü, vaka yöneticisi veya referans, sekreter tarafından yapılan iştir. İşletmede bu tür çalışanlar yoksa, yöneticinin kendisi bu tür belgeleri doldurmaktan sorumlu bir kişiyi atayabilir.

Yönetim, aşağıdakilerle ilgili sorunları çözmekten sorumludur:

• Dergilerdeki grafik sayısı.
• Gelen belgelerin kayıt formları. Kağıt veya elektroniktir.

Gelen kağıt belgelerin kaydı

İşletmelerde tipografik olarak üretilmiş bir kitaptır. A4 formatındadır. Her sayfada tablo. İşveren, hangi sütunlara, hangi miktarda girileceğini bağımsız olarak seçer.

Dergide, gelen evraklar ile ilgili bilgiler sol ve sağ taraflara girilir. Her şey bir kalemle yazılır, siyah veya mor mürekkep, mavi veya Mavi renk. kullanılması tavsiye edilir tükenmez kalem, bilginin daha uzun süre korunmasına katkıda bulunurlar.

Belgeleri imzalama hakkı için vekaletname hazırlamayı öğrenebilir ve örneğini indirebilirsiniz.

Gelen belgelerin elektronik ortamda kaydı

Bunun için ayrıca atanır sorumluluk sahibi kişi. Değişiklik yapmak için tanıdık bir dosya kullanır. Aşağıdaki biçimler için destek sağlanır: docx, doc, xls. Dergiler kağıt üzerinde çoğaltılmaz.

Diğer yönetim seçeneklerine kıyasla elektronik formlar sayesinde ilgilenilen kağıtların aranması basitleştirilmiştir. Kararlar ve uygulayıcılar, mektupların alındığı tarihler hakkındaki verilerde sadece bozulmalar meydana gelir. Bu yüzden kağıt seçenekleri tercih edilen seçenek olarak kabul edilir.

Alınacak vekaletname çalışma kitabı bir çalışan işten çıkarıldığında: neden gerekli ve bir belgenin nasıl doğru bir şekilde hazırlanacağı - okuyun

Elektronik belge yönetimi

Elektronik belge yönetim sistemi, gelen belgelerin kaydını kolaylaştıran bir yöntemdir.

Her belge için ayrı bir kart oluşturulur. Kararın uygulanması her iki tarafça da sıkı bir şekilde kontrol ediliyor.

Böyle bir iş akışının tek tehlikesi, belgelere bazen belirli bir taleple ilgili olmayan kişiler tarafından erişilmesidir. Her çalışanın ayrı bir parola sayfası olsa bile, saldırganların veritabanına girme olasılığı daha yüksektir.

Büyük kuruluşlar, yetkisiz kişilerin önemli bilgilere erişimini sınırlamanın bir yolunu bulmuşlardır. Gelen belgelerin kaydı için kağıt dergiler, yapısal bölümlerin her birinde tutulur. Ve elektronik form yönetimden gelen talimatlar veya siparişler saklanır.

Günlük sütunları hakkında

Gelen belgelerin kayıt günlüğünde ana sütunlar şöyle olacaktır:

• Sanatçının bir göstergesi ile.
• içerik
• Muhabir verileri
• İş kağıtları çeşitleri
• Kayıt numarası.

Kayıt, gelen tüm makaleler için numaraların atanmasını gerektirir. Bu sayı ve harflerden oluşan bir yazıttır.

Doldururken üç parçalı bir yapı tercih edilir:

1. Yapısal bölünmeler koduna sahip sayı personel başında gider.
2. İkinci karakter, günlüğün numarasını temsil eder.
3. Son durum seri numarası belge ile.

Sayıları ayırmak için eğik çizgi veya tire kullanılır.

Tarih, iş kağıdının kuruluşa girdiği gün, ay ve yıl olarak yazılır. tarih ve kayıt numaraları sağ altta yazıyor.

Gelen türün yazışmaları harici veya dahili olabilir.

Başlıca kağıt türleri şunları içerir:

• Referans ve talimat metni.
• Açıklamalı notlar.
• Resmi notlar
• Açıklamalar, telgraflar
• Edebiyat

Belgelerin derleyicilerine muhabir denir. Talimatsız yapmayın Ad Soyad kuruluşlar, baş harfleri ve soyadları. Yürütücüler, metinde belirtilen sorunu çözmek için liderlerin atadığı kişilerdir.

Peki ya ek grafikler?

• Yönetici işareti.
• çözünürlükler

Bu iki noktanın tanıtılması, metinde tanımlanan önemli sorunların çözümünün kontrol edilmesine yardımcı olacaktır. Bu tür yazıtlara yöntemler denir. idari etki. Onların yardımıyla, sanatçıların isimlerini, özel talimatları belirtin.

Kayıt günlüğünde, çözüm tam olarak yazılır. Bu bilgiler sayesinde siparişlerin nasıl yürütüldüğünü takip etmek daha kolaydır. Belgeyi inceledikten ve belirli eylemler bir işaret koyun. "Bitti" kelimelerinin yazılması önerilmez. Gelecekte, bu nedenle, hoş olmayan durumlar ortaya çıkar.

Kararın tarihi de gerekli bir ilavedir. Bu, yöneticinin belgeyi hangi gün incelediğini bulmaya yardımcı olur. Ve bu tarih, gazetenin tescil tarihi ile çakışmayabilir.

Bu, herhangi bir nedenle sorunun çözümünün geciktiği durumlarda geçerlidir. Ve bunun suçu, zamanında düşünmeyen liderdedir.

Liderlerin isteği üzerine dahil edilen sütunlar da vardır:

1. Belgede kaç sayfa var?
2. İş kağıdı nasıl teslim edildi?
3. Notlarda ne söylenebilir?
4. Hangi vaka numarası belgeyi ve sorusunu açıklar?

Gelen belgelerin kayıt günlüğü örneği:

Günlüğü doldurmak: Bunu yapmanın kuralları nelerdir?

Kuruluş, işe başlamadan önce adı ve tarihi başlığa koyar. Bitiş tarihi, belirli bir kitap tamamen dolduğunda aynı anda yazılır.

Dergideki ikinci ve üçüncü sayfalar, doldurmakla yükümlü olan kişiler hakkında bilgi içermelidir. Çalışma süreleri, soyadları ve adları yazılır, kişisel imzalar atılır.

Belgelerin kaydı dördüncü sayfadan başlar. Kitap, işe başlamadan önce numaralandırılmıştır. Bir sayfa bile çıkarmak yasaktır. Belge 5 yıl süreyle saklanır. Dergiler tam raporlama belgelerine uygulanmadığından bellenim gerekli değildir.

Gelen postayı kaydetmenin temel ilkeleri

• Bir yıl içinde numaralandırma sadece yapılır.
• Bilgilerin yalnızca eksiksiz olmasına izin verilir. Veriler yalnızca kısaltılmışsa belgenin anlamı kaybolur.
• Tek kullanımlık. Kayıt sadece bir kez yapılır. Bu noktada, belgeler atanır. benzersiz sayılar.
• Son tarihler. Kayıt, iş belgesinin kuruluşa ulaştığı gün gerçekleştirilir. Süre 3 güne uzatılır, ancak yalnızca istisnai durumlarda.

Gelen evrak kayıt defterini nasıl dolduracağınızı bilmiyorsanız - aşağıdaki bağlantıdan bir örnek indirebilirsiniz.

Kayıt formları

Kayıt gerektirmeyen belgeler:

1. Bilgi materyalleri.
2. Devlet organlarının emirlerinin, kararların ve düzenleyici belgelerin kopyaları.
3. İlgili işarete sahip "Kişisel" paketler
4. Dergi, broşür kağıtları ve kitaplar, diğer basılı malzemeler.
5. Konferans, toplantı ve seminerlerin program açıklamaları, etkinliklere davetler.
6. Telgraflar ve tebrik mektupları.
7. Promosyon içerikli mektuplar.
8. Bilgi ve referans belgeleri.

Bir LLC'yi vergi dairesine kaydettirmek ne kadar sürer ve kayıt tarihlerine uyulmamasının sonuçları nelerdir, tıklayarak okuyabilirsiniz.

dergi formu hakkında

Şu durumlarda geçerlidir: olağanüstü önemli hesapta. Daha sonra en yüksek değere sahip belgeler için kayıt yapılır. Her organizasyonun kendi menkul kıymetler bu prosedürü gerektirir. Dergi sistemleri, sınırlı geçerliliği olan belgelerle çalışmak için uygundur.

Bu hassas veriler için geçerlidir. Her tür iş kağıdı için dergi formu geliştirilmiştir. Belge hakkında ayrıntılı bilgi farklı bir dereceye sahiptir.

Önemsiz bir belge akışı ile dergi formları seçilir. Hacimler artarsa, böyle bir sistem bir takım dezavantajlar kazanır. Tüm belgelerin eşzamanlı bakımı yalnızca bir kişi tarafından kullanılabilir. Çok fazla bilgi olduğunda kayıt işlemi çok uzun sürüyor.

Önemli kararların uygulanması üzerinde kontrolü organize etmek imkansızdır.

Otomatik ve kart formları

Kart sistemi sayesinde daha önce bahsedilen bir takım dezavantajlar kolaylıkla aşılmaktadır. Kart dizinlerinde bilgiler uygun herhangi bir sırayla düzenlenir. Aynı anda birkaç kişi çalışıyor. Kurumun kendisi, kartların doldurulduğu formları ayrı ayrı belirler.

Otomatik bilgisayar kayıt işlemleri, en çok aranan çözüm haline geliyor. modern işletmeler. Kayıt farklı iş yerlerinde yapılır. Belgeler hakkındaki bilgiler tek bir veri tabanına girilir.

İşletmeler ve işletme terminolojisi

Vakaların isimlendirilmesi, kuruluşta başlatılan vakaların bir listesidir. Saklama süreleri belirtilir. Tescil sadece kanunun öngördüğü şekilde gerçekleştirilir.

Buna yapısal bölünmelerle ilgili davalar da dahildir. Aynı şey günlükler için de geçerlidir. Sadece basılı yayınlar ile bilimsel ve teknik belgeler isimlendirmenin bölümlerinden biri değildir.

Sekreter-başvurucu, derlenmesinden sorumludur. Aynı işlev, tüm belgelerle çalışmaktan sorumlu olan işletmenin arşivcisine atanır. Alt bölüm yapılarının adları bölüm görevi görür. Mevcut değillerse, faaliyet alanlarının tanımlarını, yöneticilerin veya uzmanların pozisyonlarını kullanırlar.

Ek kurallar

İşletmedeki telgraflar makbuz karşılığı kabul edilir. Bu hem gelen hem de giden belgeler için geçerlidir. Kayıt kuralları tüm harflerle aynı kalır.

Şirket yönetimi telgrafları gerekli görürse değerlendirir, tespit edilen sorunları çözer. Alıcı, telgraf metnini aktarmak için bir form veya dergi kullanır.

Elektronik ortamda mektup geldiğinde anında sisteme girilir. Her harf için kayıt verilerini içeren ayrı bir kart oluşturulur. Orijinaller dosyaya bir kapak mektubu ile gönderilir.

Özel olarak kullanılmasına izin verilir. yazılım kayıt prosedürlerini basitleştirmek için. takması kolay kişisel bilgisayarlar. Veritabanı tüm kartları saklar ve gerekirse bunlara bilgi girilir.

Elektronik formdaki kayıt formları istenirse kağıt üzerine kolaylıkla basılabilir. Otomatik sistemlerin kullanımı daha uygundur, ancak kimse sizi reddetmeye zorlamaz kağıt formu belgelerin korunması. Evrak işlerine ilişkin kuralların yerel düzenlemelerde sabitlenmesi önerilir.

Bir bilgisayarda elektronik dergiye gelen bir belgenin nasıl kaydedileceği hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki videoya bakın:

Bir şirket neden gelen ve giden belgelerin kaydını tutar?

Kurumun antetli kağıdına basılmış bile olsa her metin, yasal önem. Bir iş notu, mektup veya talimatın belge haline gelmesi için gerekli bilgileri doldurmanız gerekir. Her biçim için benzersiz ayrıntıları ayarlar GOST R 7.0.97-2016.

Gerekli ayrıntıların listesi ve bunların yeri belgenin şeklini belirler. Sipariş formları, hafıza, gelen veya giden posta farklıdır. Ancak hem gelen hem de giden bu belgelerin birkaç Genel Detaylar. Bunlar şunları içerir: benzersiz kayıt numarası.

"Personel Sistemleri" uzmanlarından bir hile sayfası. Gerekli ayrıntılar belgeler

Belgeyi aldığınızı veya oluşturup muhatabına teslim ettiğinizi, üzerine kayıt numarasını iliştirirken yasal olarak onaylarsınız. iş kağıdıüzerinde not edildiği, durumu kazanır resmi belge. Biçime bağlı olarak yürütme gerektiren bir muhasebe ve kontrol nesnesi haline gelir.

Bir şirketin bir belgenin alındığını veya gönderildiğini ve belgeye benzersiz bir tanımlayıcı numara atandığını kontrol etmesi önemlidir. Bunu yapmak için, gelen ve giden belgelerin bir günlüğünü tutun.

Giden belgelerin bir günlüğünü gelen yazışmaların günlüğünden ayrı tutmak ne zaman daha iyidir?

Gelen ve giden evrakların defteri paylaşılabilir. Bunu yapmak için, sorguları sıralama ve aramayı otomatikleştirme yeteneğine sahip olması gerekir. Örneğin, şirkette yazışmalar az olduğunda, Excel elektronik tablolarında günlük tutabilirsiniz.

"Secretary's Handbook" dergisinin uzmanlarından bir ipucu. Nasıl bestelenir elektronik dergi Excel'de belgelerin kaydı

Aktif yazışmaların yapıldığı bir işletmede belgeler kayıt altına alınır, kontrol edilir ve işlenir. otomatik sistemler. Bu durumda kullanıcı hem genel hem de ayrı günlükleri kullanabilir.

Yazışmalar hakkında bilgi yakalarsanız, gelen ve giden yazışmalar için ayrı günlükler tutun. kağıt formu. Bu şekilde, belgelere benzersiz numaralar atarken hata yapma olasılığınız azalır. Ayrıca, bilgileri işlemek daha kolay olacaktır.

★

Her durumda ayrı günlükler kullanmak uygundur. daha hızlı bulacaksınız gerekli belgeler, operasyonel muhasebe ve kontrolü organize edin, belge akışı hakkındaki bilgilerin gerçek zamanlı olarak analitik ve referans işlemlerini yürütün.

Giden belgelerin günlüğünü kim tutar?

Giden belgelerin kaydından sorumlu olacak bir uzman veya departman seçimi şunlara bağlıdır:

• itibaren örgütsel yapışirketler;
• personel sayısı;
• belge akışının hacmi;
• belge akışının düzenlendiği form.

büyük şirketlerde Genellikle ofis işleri için ayrı bir ofis vardır. Gelen ve giden evrakların kaydını doldurur. Birim aktif yazışmalar yapıyorsa, gerekirse evrak akışından ve gelen-giden evrak kayıtlarından sorumlu olacak çalışanları da atar.

AT küçük şirketler giden belgelerin kayıt defteri düzenli bir katip tarafından tutulabilir. Bazen yönetim, sekreteri kayıt ve muhasebe defterlerinin tutulmasından sorumlu kılar. Bu durumda, ekstra görevler pozisyonların bir kombinasyonu olarak ödeme yapın.

zeyilname iş sözleşmesi. Mesleklerin birleşimi

Muhasebe atanmış bir çalışan, İnternet üzerinden Excel'de giden belgelerin örnek bir günlüğünü indirebilir. Ancak, kuruluşun özel ihtiyaçlarına uyarlanacak bir dergi biçimini bağımsız olarak geliştirmek daha iyidir.

Giden bir belge nasıl kaydedilir

Giden belgelerin kaydının birleşik bir formu yoktur. Bu nedenle, her işveren kullanabilir kendi formu içinde geliştirilecek ve onaylanacak olan Muhasebe politikası işletmeler.

Defter aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• belgeye atanan benzersiz kayıt numarası;
• kayıt Tarihi;
• belge formatı - mektup, not, bilgi;
• muhatap verileri;
• belgenin konusu - bir özet;
• kopya sayısı;
• toplam yaprak sayısı;
• sanatçı verileri

Giden belgelerin kayıt günlüğü: "Personel Sistemleri" uzmanlarından bir örnek

Giden belgelerin kayıt günlüğü, bağlantıdan örnek doldurmayı indirin

Giden posta günlüğü nasıl tutulur

Kural olarak, günlük yıllara göre tutulur. Kayıt sırasında, giden belge sayısı yeni bir belgenin başlangıcı ile atanır. Takvim yılı birinden başlayarak artan sırada. Numaralandırma, işletme tarafından onaylanan vakaların isimlendirilmesine uygun olarak harf indekslemeyi de içerebilir. Bu durumda, mektup dizinleri, örneğin bir alt bölüm, hizmet, belgenin daha sonra dosyalanacağı dava dizinlerini belirleyebilir. Belgenin tarihi, imzalandığı gündür.

Giden belgeler günlüğünün kalan sütunlarında şunları belirtin:

• "Adres" sütununda - ad tüzel kişilik alıcı-bireyin belge ve detaylarının kime gönderildiği: soyadı, baş harfleri, posta kodu;
• "Konu" veya " sütununda Özet» - belgenin konusu kısaca;
• "Yüklenici" sütununda - yürütücünün soyadı ve adının baş harfleri, bölüm ve irtibat telefon numarası.

Muhasebe günlüğüne ek sütunlar dahil edilebilir. Ancak, bir büro malzemeleri mağazasından hazır bir dergi satın aldıysanız bu işe yaramaz. eğer gelişiyorsan kendi formu, yapabilirsiniz Ekle giden yazışmalar kitabında aşağıdaki sütunlar:

• "Not" - herhangi birini belirtin Ek Bilgiler Belgeyi daha hızlı tanımlamaya ve bulmaya yardımcı olacak belge hakkında. Bu sütuna, örneğin, belgeyi gönderme yöntemi, kopya veya sayfa sayısı hakkında bilgi ekleyebilirsiniz;
• "Dava numarası" - mevcut saklama süresinin sonunda bu belgenin dosyalanacağı davanın numarasını girin.

Giden belgelerin kayıt defterinde hangi belgeler yer almaz

İle giden belge ona bir kayıt numarası atamak ve kayıt defterine girmek için bir ön yazı eklemeniz gerekir. Kayıt numarası vermeyin ve dergide aşağıdaki yazışmaları dikkate almayın:

• "kişisel" olarak işaretlenmiş posta öğeleri;
• bilgilendirme ve reklam kitapçıkları, diğer basılı yayınlar;
• tebrik telgrafları, kartpostallar;
• tedarik sözleşmeleri, müteahhitler, teklifler;
• birincil muhasebe ve planlama ve mali belgeler;
• ticari teklifler.

Bu nedenle icracılar, bu belgelerin giden olarak kaydedilmesi konusunda ısrar ederse, gönderilere ön yazı eklemelerini isterler.