Hastalık izni

Belge onay sayfası. Ana şey prensiptir! Onay sayfalarının kaydedilip kaydedilmeyeceği

Gelelim anlaşmanın nasıl yapıldığına. Her organizasyonun elbette kendi seçenekleri ve kombinasyonları vardır. Neyin mümkün olduğunu göstermeye çalışacağız.

Harici onay

Harici onay için GOST R 6.30-2003, taslak belgedeki onay damgasının kullanılmasını önerir. Onay kaşesinin içeriği ile belgenin yazarı olmayan başka bir kuruluşun rızasını ifade eden bir gereklilik olduğunu hatırlatalım (GOST R 7.0.8-2013, tanım 56).

Belge Parçası

Gösteriyi Daralt

3.23. Belge onay damgası, AGREED kelimesinden, belgenin üzerinde anlaşmaya varıldığı kişinin pozisyonundan (kuruluşun adı dahil), kişisel imza, imzanın şifresinin çözülmesi (baş harfleri, soyadı) ve onay tarihi, örneğin:

KABUL

Finans Akademisi Rektörü
Hükümet altında Rusya Federasyonu
A.G.'nin kişisel imzası Griznova
tarih


Onay yazı, protokol vb. ile yapılıyorsa onay kaşesi aşağıdaki şekilde düzenlenir:

KABUL

Mektup Rus Akademisi
Tıp Bilimleri
05.06.2003 tarih ve 430-162 sayılı

KABUL

Yönetim Kurulu toplantı tutanağı
Rus devleti
sigorta şirketi "Rosgosstrakh"
05.06.2003 tarih ve 10 No.

örnek 1

Gösteriyi Daralt

Örnek 2

Gösteriyi Daralt

Dahili mutabakat

1. Belgenin onaylanması (onay vizesi)

Bu onay şekli çoğunlukla onaylayanların listesinin oldukça sınırlı olduğu küçük kuruluşlar tarafından veya birkaç kişi tarafından onaylanan belgeler için kullanılır.

Bununla birlikte, bu yöntem, onay verenlerin listesi bir düzine (belki daha fazla) ulaşan büyük şirketler için hiç uygun değildir. memurlar.

GOST R 6.30-2003 şunları önerir: vize onayı onay damgasına benzer, ancak onaylayanın konumunun bir parçası olarak "KABUL EDİLDİ" kelimesinin kendisini ve kuruluşun adını belirtmeden (iç onay ile, bu resmin kuruluşta çalıştığı zaten açıktır - yazarın yazarı belge). Aşağıdaki fark: Eklenmesi gereken yorumlar varsa, projenin iç koordinasyonu mümkündür.

Belge Parçası

Gösteriyi Daralt

GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. birleşik sistem organizasyonel ve idari belgeler. Belge Gereksinimleri »

3.24. Belgenin onayı, belgeyi onaylayanın imzasını ve konumunu, imzanın kodunun çözülmesini (baş harfleri, soyadı) ve imza tarihini içeren bir belge onay vizesi (bundan sonra vize olarak anılacaktır) ile resmileştirilir. Örneğin:


A.S.'nin kişisel imzası Orlov
tarih


Belgeye yorumlar varsa, vize aşağıdaki gibi verilir:

Ekli yorumlar
Hukuk Departmanı Başkanı
A.S.'nin kişisel imzası Orlov
tarih


Yorumlar ayrı bir sayfada belirtilir, imzalanır ve belgeye eklenir.

Orijinali kuruluşta kalan bir belge için vizeler alt kısma yapıştırılır. ters taraf orijinal belgenin son sayfası.

Bir kuruluştan aslı gönderilen bir belge için vizeler alt kısma yapıştırılır. ön taraf gönderilen belgenin kopyaları.

Ayrı bir onay sayfasında vize belgesi düzenlemek mümkündür.

Kuruluşun takdirine bağlı olarak, belgenin sayfa sayfa onaylanmasına ve uygulanmasına izin verilir.

Örnek 3

Gösteriyi Daralt

2. Onay sayfası

Uygulamada, genellikle bir taslak belge için kendisinde değil, onay sayfasında bir onay vizesi koleksiyonu bulabilirsiniz.

Belgenin onay (onay) sayfası, belgenin bir parçasıdır. resmi belge onay üzerine işaretler (vizeler) ile (GOST R 7.0.8-2013).

Farklı organizasyonlarda, şekli çok farklı olabilir. Hesaba katarak söz konusu tanım kullanımına izin verildiğini unutmayın. işaretler onay üzerine, vize onayı değil. Bu nedenle, EDMS ve MS Outlook'tan alınan çıktılar (bununla ilgili daha sonra bkz. Şekil 4 ve Örnek 6), onay sayfalarından başka bir şey değildir.

Taslak belgenin kendisinin onaylanması veya bir kağıt onay sayfasında "canlı" imzaların toplanmasının en güvenilir seçenek olduğunu belirtmek isterim, çünkü. kişisel imzasını kabul eden kişinin daha sonra reddetmesi olası değildir.

Örnek 4

Gösteriyi Daralt

Örnek 5

Gösteriyi Daralt

3. E-posta ile koordinasyon (örneğin MS Outlook'ta)

Bir taslak belgede veya bir onay sayfasında "canlı" imzaların toplanması yeterli zaman alır. Ve koordinasyon sürecinin özü basit değildir. Bu nedenle ofis işleri hizmetleri hem kendilerinin hem de kabul edenlerin hayatını kolaylaştırmaya çalışmaktadır. Bu basitleştirme seçeneklerinden biri elektronik onayın kullanılmasıdır. Ve özel büro işlevine sahip bir EDMS'niz olmasa bile, normal E-posta büyük olasılıkla tüm koordinatör kişilerin bilgisayarlarına yüklenir. Ve bu arada, MS Outlook'un yardımıyla, gönderilen dosyaların elektronik koordinasyonunu düzenlemek oldukça mümkündür.

Nasıl kullanabileceğinizi kısaca anlatayım:


Ancak, bu seçeneğin dezavantajları olduğunu belirtmek isterim. Onaylayan her zaman onun yokluğunda başka birinin bilgisayarından oy verdiğini söyleyebilir. Şirketler bu tür yanlış anlamaları çözmeye çalışır:

  • veya elektronik kullanarak elektronik imza süreçteki her katılımcı tarafından (çok maliyetli bir mekanizma),
  • veya iç düzenlemelerde (örneğin, “güvenlik üzerine”, “otomatik bir işyerinin kullanımı hakkında” vb.), çalışanları sadece iş için kendi bilgisayarlarını kullanmaya zorlamaya çalışırlar ve ayrılırken bir şifre ile engellerler. .

4. EDMS'de Koordinasyon

Belgeleri koordine etmenin daha da ilerici bir yolu, çeşitli sistemler elektronik belge yönetimi Çalışma prensibi basittir:

  1. Başlatıcı, EDMS'ye (CASE, Boss Reference, Directum vb.) belirli bir başvuru girer ve bir taslak belge ekler.
  2. Onaylayanlar, taslağı değerlendirdikten sonra yorumlarını bırakıp oy kullanırlar.
  3. Başlatıcı, oylamanın sonucunu yazdırabilir ve imzalamak üzere taslak belgeye ekleyebilir. Kural olarak, bu “sonuç” (onay sayfası), kayıt yönetimi hizmetinin sorumlu çalışanının imzasıyla onaylanır.

Kuruluşumuzda, başlatıcının takdirine bağlı olarak iki onay biçimi kullanmak gelenekseldir:

  • bir kağıt onay sayfasında "canlı" vizelerin toplanması veya
  • EDMS'de onay - aynı zamanda bir onay sayfası da oluşturulur, ancak otomatik olarak doldurulur (Örnek 6'da gösterilmiştir).

Ancak, bir belge üzerinde anlaşmaya varırken bu yöntemlerin birleştirilmesi bizim için yasaktır, çünkü bazı onaylayıcılar diğerlerinin yorumlarını görmez. EDMS'den yazdırılan onay sayfası, SDOU başkanının imzası ile onaylanmalıdır.

Örnek 6

Gösteriyi Daralt

Onay sayfası iki durumda hazırlanır: şirket içinde organizasyonel ve idari belgeler hazırlanırken ve iki şirket arasında taslak anlaşma hazırlanırken. Makale, onay sayfasının tasarımına ilişkin özellikleri ve kuralları açıklar.

Makaleden öğreneceksiniz:

Bir onay belgesi ne zaman gereklidir?

Uzman uzmanlarla koordinasyon, her organizasyonun hazırlanmasına eşlik eder ve idari belge. Kabul ederken, metin uzmanların yorumları, açıklamaları ve eklemeleri temelinde düzeltilir. Uzmanlar tarafından yapılan tüm yorumlar onay formu şeklinde kayıt altına alınmaktadır.

Sözleşmenin bu versiyonu her zaman karşı tarafa uymaz. dolu. Açıklamalar, üretim yöntemleri, ödeme şekilleri, teslimat süreleri vb. nedenlerden kaynaklanabilir. Bu gibi durumlarda onay formu, sözleşmenin iyileştirilmesi için vazgeçilmez bir araçtır. Her birinin temsilcisi yapısal birim, taslak anlaşmanın tartışmaya sunulduğu yerde, yorum, görüş ve önerilerini kağıda bırakır.

Onay formları türleri

İzin sayfaları şunlardır:

  • evrensel;
  • bireysel.

Evrensel sayfalar aynı yapıya ve onaya katılan kişilerin listesine sahiptir. Her biri için özel olarak tasarlanmış özel anlaşma ve yalnızca bu anlaşmanın geliştirilmesinde yer alan uzmanların bir listesini ekleyin.

Sonrasında uyumlaştırma sekreter tüm çalışanlarla birlikte taslak sözleşmede gerekli tüm değişiklikleri yapar ve sözleşmeyi değerlendirilmek üzere ikinci tarafa sunar. Karşı tarafla bir anlaşmaya varıldığında, şirket başkanı sözleşmeyi imzalar, belge tescil edilir ve icraya sunulur.

Onay prosedürü ile ilgili detaylar makalesinde açıklanmıştır " "Dergide" Sekreter ve ofis yöneticisinin el kitabı

Belgeyi kim onaylamalı?

Taslak belge başkanının kararına göre hazırlanır. Kararda belirtilen şirketin tüm çalışanları ile mutabık kalınmalıdır. Projeler resmi belgeler belgede alınan kararların uygulanmasında yer alan tüm departmanlara onay için gönderilir.

Onay aşamaları:

  1. Yazar (derleyici).
  2. Projenin geliştirilmesinden sorumlu bölüm başkanı.
  3. Milletvekili CEO departmanının çalışmalarını koordine etmek.
  4. Belge metninde yer alan kararlar almakla ilgilenen bölüm başkanları. Bu liderler projeyi objektif olarak değerlendirir ve onay vizeleri koyar. Tüm yorumlar ve vizeler nihai onay belgesine kaydedilir.

Onay sayfası aşağıdaki biçimde bir tablodur:

Evrensel bir onay belgesi yapmak istiyorsanız, taslak belgenin onayına katılabilecek tüm yetkilileri girmeniz gerekir. Herhangi bir belgenin taslağını onaylayan kişiler önce şunları yapmalıdır:

  • Yapısal bölüm başkanı. Vizesi herhangi bir projenin koordinasyonunu başlatır.
  • Baş Muhasebeci dan sorumlu finansal destek proje.
  • İnsan Kaynakları Departmanı, iş kanunlarına uyumu takip eder.
  • Güvenlik servisi başkanı, anlaşmanın yapıldığı karşı tarafın güvenilirliğini kontrol eder.
  • Hukuk departmanı başkanı, işlemin saflığını ve yasa normlarına uygunluğunu kontrol eder.
  • Teknik direktör veya üretim müdürü uygunluğu kontrol eder iş kağıdışirketin profili.

Makaledeki belgeleri koordine etmek için yeni teknolojiler hakkında bilgi edinin " ". dergisinde " Sekreter ve ofis yöneticisinin el kitabı". Makaleyi okumak için dergiye 3 gün boyunca demo erişimi sağlayın.

bir notta

Belgeleri koordine eden kişilerin özel bileşimi, her kuruluş bağımsız olarak belirler.

DOE servisi veya sekreter, projenin nihai tasarımını kontrol eder, yazarların üslup normlarına, yazım ve noktalama kurallarına uymasını izler. Sekreter veya katip sorumludur. doğru tasarım Projenin geliştirilmesinde yer alan tüm departmanların vize onayı. Tüm vizeler toplanıp onay formu düzenlendiğinde süreç tamamlanmış sayılır. Belge daha sonra şu adrese gönderilir: imza CEO'ya.

İhtiyacınız olan belgelerin listesi uyumlaştırmak, proje üzerinde alınan kararların listesi ile birlikte DOW Yönetmeliğinde yer almaktadır. Aynı Yönetmelikte, onay formunun onaylanması.

Bu konu hakkında daha fazlası:

Onay sayfası nasıl hazırlanır?

1 Temmuz 2018 yürürlüğe girmek yeni GOST 7.0.97-2016. Yeni standarda göre iç onay vize ile verilecektir. Vize aşağıdaki unsurlardan oluşur:

  • onaylayanın konumu;
  • onaylayanın imzası;
  • Ad Soyad;
  • anlaşma tarihi.

Pirinç. 2. Örnek vize

Belge üzerinde yorumlar varsa, onay vizesi şöyle görünür:

Pirinç. 3. Yorumlu örnek vize

Onay işlemini gerçekleştiren çalışan, ayrı bir sayfa üzerinde yorumların bir listesini hazırlar, imzalar ve projeye ekler. Bundan sonra proje geliştirme departmanı yorumları gözden geçirir. Yorumlar tamamen dikkate alınırsa yeniden onaya gerek yoktur. Yorumlar dikkate alındıktan sonra belgenin anlamı değiştiyse yeniden onay gereklidir. Ne zaman prosedür belgenin yorumlarla onaylanması tamamlandığında, projenin yazarı yapılan tüm değişiklikleri bir onay sayfası şeklinde düzeltir.

Onay sayfası aşağıdaki gibi hazırlanır. Belgenin başında projenin geliştiricisi olan yapı biriminin adı yazılır. Aşağıdaki dört sütundan oluşan bir tablodur:

  • incelenmek üzere onay belgesi ile birlikte projenin alındığı bölümün seri numarası ve adı;
  • sorumlu kişinin pozisyonu, tam adı ve imzası;
  • Onay tarihi;
  • yorumlar ve öneriler.

İşlem yapılan belgenin aslı ise uyumlaştırma, şirkette kalır, daha sonra vizeler son sayfanın arkasına veya üzerine konur. son sayfa imzanın altında.

Orijinal belge şirketten gönderilirse, davaya yerleştirilen belgelerin kopyalarına vizeler konur.

Aşağıda, vize belgesi düzenlemesine izin verilen ayrı bir onay belgesi örneği bulunmaktadır. Bu uygulama, idari belgelerin hazırlanmasında yaygındır. Gerekirse, belgenin her sayfasına vize verilebilir.

Pirinç. 4. Sipariş için örnek onay sayfası

Sadece taslak belgeler değil, aynı zamanda taslak sözleşmeler de onaya tabidir. Aşağıda örnek bir anlaşma sayfası bulunmaktadır:

Pirinç. 5. Örnek sözleşme sözleşme sayfası

Çözüm

Onay sayfası iki durumda hazırlanır: bir idari belge taslağı hazırlanırken ve iki taraf bir taslak anlaşma üzerinde birlikte çalıştığında. Bir belge üzerinde anlaşmaya varıldığında, faaliyetleri ilgili olduğu çalışanların yorumlarına göre metni düzeltilir. Taslak anlaşmanın geliştirilmesinde, onay sayfası anlaşma metnini iyileştirir.

Sözleşme onay belgesi, sözleşme taraflarının yetkili kişileri tarafından hazırlanan ve gelecekteki sözleşme metnine ilişkin görüş ve önerileri kaydeden bir belgedir. Sözleşme onay sayfası, kural olarak, işletmenin (kuruluşun) hukuk departmanı çalışanları tarafından geliştirilmiştir ve sözleşmeli çalışma Yönetmeliğinin ayrılmaz bir parçasıdır. Belge, sütunlarına sözleşme metnine ilişkin yorum ve önerilerin manuel olarak girildiği bir tablodur. Onay kağıdının avantajı, tüm görüş ve önerilerin veya bunların yokluğunun, bunları yapan kişilerin imzaları ile onaylanması nedeniyle, karşı tarafa ait bir kopya olmadan sözleşmenin müzakere edilebilmesidir.

Anlaşma sayfası, karşı tarafın iddia ettiği koşullar dışında, anlaşmaya fiilen varıldığının kanıtlanmasının gerekli olduğu durumlardan kaçınmak için kullanılır. Bu tür durumlar genellikle, sözleşmeleri imzalamaktan sorumlu kuruluş çalışanları, sözleşmenin özüne girmeden, sözleşmeyi mümkün olan en kısa sürede imzalamaya çalıştıklarında ortaya çıkar. Sözleşme onay sayfası aşağıdaki bilgileri içermelidir:

  • anlaşma konusu. Konu sözleşmenin kendisidir. ek anlaşma ona göre, niyet protokolü vb.;
  • tam adın yanı sıra karşı tarafın yasal ve gerçek adresi;
  • soyadı, adı, soyadı, sözleşmenin imzalanmasından sorumlu çalışanın konumu, sözleşmeyi başlatanla ilgili veriler, bölümünün adı ve ayrıntıları, sözleşmenin imzalanması hakkında bilgi verilen bölüm başkanının imzası;
  • onay sayfasının hazırlanma tarihi;
  • bu süreçten personeli sorumlu olan bölümlere onay için sözleşmenin devir tarihi ve ayrıca sözleşmeli çalışma yönetmeliği uyarınca bu bölümlerin her birine verilen son tarihler;
  • sözleşmenin yükleniciye iade tarihi;
  • onaydan sorumlu bölüm başkanlarının imzaları.

Uygulamada, sözleşmenin onaylanması belirli bir sırayla gerçekleştirilir: sözleşmenin imzalanmasından sorumlu kişi, sözleşmeyi bölüm başkanı (veya böyle bir bölüm yoksa bir bütün olarak kuruluş) ile koordine eder. . Ayrıca, onay sayfası ile yapılan sözleşme adresine gönderilir. hukuk Departmanı, çalışanları sözleşmeyi sayfada belirtilen yapılarla koordine eder. Tüm yapılar üzerinde mutabık kalınan sözleşme, kayıt için hukuk departmanına, ardından yükleniciye geri gönderilir. Yüklenici de sözleşmenin bir nüshasını karşı tarafa gönderir ve bu nüshanın yönetici veya başka bir kişi tarafından imzalanmış olarak iade edilmesinden de sorumludur. yetkili kişi karşı taraf.

Bir kuruluşun ulaştığı durumu düşünün sözlü anlaşmalar bir karşı taraf ile. Sonuç olarak, şirkete bir sözleşme taslağı gönderildi. Büyük şirketlerde, yetkili bir kişinin departmanlardan uygun onay almadan bu sözleşmeyi imzalama hakkı yoktur.

Tüm sorumlu kişilerin sağlanan düzeni kabul ettiğini belgelemek için “Sözleşme Onay Formu” adı verilen bir kağıt düzenlenmesi gerekmektedir.

Bu belgenin başka bir işlevi vardır. Projeye itirazı veya yorumu olan her sorumlu çalışan, metni sayfaya değiştirmek için gereksinimlerini girer.

Bu önlem, üst düzey yöneticinin imzalama konusunda çok aceleci olduğu durumlardan kaçınmaya yardımcı olur. Anlaşmanın mümkün olduğu kadar çabuk düzenlenmesine ihtiyacı var ve bu nedenle metnini her zaman okumaz.

Belge Formu

Sözleşme onay sayfası, diğer belgeler gibi, bir dizi karakteristik zorunlu özelliğe sahiptir. Bunlardan ilki üzerinde anlaşılan konu (sözleşme). Ek anlaşma ve gerekirse bir anlaşmazlık protokolü, bir niyet protokolü vb.

Ayrıca, yeri de dahil olmak üzere karşı tarafın tam adını belgeye girmek gerekir. Ardından, Soyadı, Adı, Patronimik ve ayrıca başlatan şirket çalışanının pozisyonu belirlenir. bu hareket. F.I.O'ya ek olarak ve pozisyonlar, bölümünün adını yazmalı ve başkanının imzasını almalısınız. Doğal olarak, bu belge tarihi ve muhtemelen şartları içermelidir.

Sözleşme görüşme tutanakları hukuk departmanı tarafından düzenlenir. İmzalama prosedürü aşağıdaki gibidir. Bu sözleşmeyi denetleyen kişi ilk imzalayandır. Ardından departman başkanları imzaları atıyor, ardından şirketin başkanı. Taslak, sayfa ile birlikte hukuk departmanına iade edilir ve zaten orada avukatlar, şirketin isteklerine göre sözleşme düzeni metnini düzeltir veya bir anlaşmazlık protokolü veya ek bir anlaşma düzenler.

sac yapısı

AT bu belge"başlık" genel olarak kabul edilenden biraz farklıdır. İlk olarak, sözleşme düzeninin hukuk departmanı tarafından alındığı tarihi ve ayrıca belgenin dahili numarasını gösterir. Daha sonra ortasına isim yazılır, adın altına karşı taraf firma belirlenir ve sözleşmenin konusu belirtilir.

Ardından, taslak anlaşmayı değerlendirecek tüm sorumlu kişilerin listelendiği tablo gelir. Orijinal imzalar için sütunlar da tanıtıldı Sorumlu kişilerşifre çözme ile. Onay tarihi ayrı bir sütuna yazılır. Son sütunda daha fazla boşluk bırakın. Sorumlu kişilerin her birinin yorum ve tavsiyelerini yapabilmesi için gereklidir. Bu tablonun altında çalışan-yürütücü ile ilgili veriler verilmiştir.

Aşağıda model formu ve örnek anlaşma anlaşma sayfası sürümü ücretsiz olarak indirilebilir.

Sözleşme onay belgesi, sözleşme taraflarının yetkili kişileri tarafından hazırlanan ve gelecekteki sözleşme metnine ilişkin görüş ve önerileri kaydeden bir belgedir. Sözleşme onay sayfası, kural olarak, işletmenin (kuruluşun) hukuk departmanı çalışanları tarafından geliştirilmiştir ve sözleşmeli çalışma Yönetmeliğinin ayrılmaz bir parçasıdır. Belge, sütunlarına sözleşme metnine ilişkin yorum ve önerilerin manuel olarak girildiği bir tablodur. Onay kağıdının avantajı, tüm görüş ve önerilerin veya bunların yokluğunun, bunları yapan kişilerin imzaları ile onaylanması nedeniyle, karşı tarafa ait bir kopya olmadan sözleşmenin müzakere edilebilmesidir.

Anlaşma sayfası, karşı tarafın iddia ettiği koşullar dışında, anlaşmaya fiilen varıldığının kanıtlanmasının gerekli olduğu durumlardan kaçınmak için kullanılır. Bu tür durumlar genellikle, sözleşmeleri imzalamaktan sorumlu kuruluş çalışanları, sözleşmenin özüne girmeden, sözleşmeyi mümkün olan en kısa sürede imzalamaya çalıştıklarında ortaya çıkar. Sözleşme onay sayfası aşağıdaki bilgileri içermelidir:

  • anlaşma konusu. Sözleşmenin kendisi, ek bir anlaşma, anlaşmazlıkların uzlaştırılması için bir protokol, bir niyet protokolü vb. Konu olarak hareket eder;
  • tam adın yanı sıra karşı tarafın yasal ve gerçek adresi;
  • soyadı, adı, soyadı, sözleşmenin imzalanmasından sorumlu çalışanın konumu, sözleşmeyi başlatanla ilgili veriler, bölümünün adı ve ayrıntıları, sözleşmenin imzalanması hakkında bilgi verilen bölüm başkanının imzası;
  • onay sayfasının hazırlanma tarihi;
  • bu süreçten personeli sorumlu olan bölümlere onay için sözleşmenin devir tarihi ve ayrıca sözleşmeli çalışma yönetmeliği uyarınca bu bölümlerin her birine verilen son tarihler;
  • sözleşmenin yükleniciye iade tarihi;
  • onaydan sorumlu bölüm başkanlarının imzaları.

Uygulamada, sözleşmenin onaylanması belirli bir sırayla gerçekleştirilir: sözleşmenin imzalanmasından sorumlu kişi, sözleşmeyi bölüm başkanı (veya böyle bir bölüm yoksa bir bütün olarak kuruluş) ile koordine eder. . Ayrıca, onay belgesiyle yapılan anlaşma, çalışanlarının sözleşmeyi sayfada belirtilen yapılarla koordine ettiği hukuk departmanına gönderilir. Tüm yapılar üzerinde mutabık kalınan sözleşme, kayıt için hukuk departmanına, ardından yükleniciye geri gönderilir. Yüklenici de sözleşmenin bir nüshasını karşı tarafa gönderir ve karşı tarafın başkanı veya diğer yetkili kişisi tarafından imzalanmış bu nüshayı da iade etmekle yükümlüdür.