Bir anlaşma, iki anlaşma, üç anlaşma...

Acemi bir işadamı, faaliyetlerinde birçok sorunla karşılaşır. Bir muhasebe sistemi nasıl organize edilir; vergi miktarının nasıl hesaplanacağı ve "derin eksi" de kalmaması; nereye açılmalı banka hesabı; sonunda, işe alınması planlanan çalışanlara hangi gerekliliklerin getirilmesi ...
Nihayetinde, tüm bu sorunların çözümü, yalnızca yetkililerin gereksiz taleplerine karşı koruma sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda iş sürecini maksimum ekonomik getiri sağlayacak şekilde en verimli şekilde organize etmeyi de sağlayacaktır.
Bununla birlikte, bazı potansiyel olarak sorunlu noktalar için ise Rus mevzuatı tüm talimatlar yazılırsa, yalnızca kendi mantığınıza veya iş âdetleri olarak adlandırılan meslektaşlarınızın deneyimine dayanarak başkaları için çözümler bulmanız gerekir.

Bu “sermaye dışı” kurallardan biri hakkında daha fazla konuşacağız.

Sözleşmelere atanan ayrıntılar için herhangi bir gereklilik yoktur. normatif belge. Hatta anlaşmalar numarasız da yapılabilir. Bu nedenle, sözleşmeye dayalı bir numaralandırma sisteminin oluşturulması tamamen iş adamının kendisinin hayal gücüne bağlıdır.

Giren ve çıkan

Bir şirket veya bireysel girişimci tarafından imzalanan tüm anlaşma hacmi, gelen ve giden olarak ayrılabilir. Bazen "ekonomik" ve "üretim" olarak da adlandırılırlar. Fark, deyim yerindeyse, mal, iş veya hizmetin kaynağındadır. İlk durumda, bunlar size sağlanır veya satılır ve ikinci durumda, sözleşme kapsamında siz kendiniz yüklenicisiniz, karşı taraf ise müşteridir.

Çoğu durumda, sözleşmenin şekli, yani özel metni ve koşulları yüklenici tarafından teklif edilir. Ayrıca giden sözleşmelerin numaralandırmasını da belirler. Buna göre, müşteri iseniz, büyük olasılıkla hazır bir numara ile sözleşme imzalamanız gerekecektir.

Kendi fantezilerinizde kaybolmayın

Numaralandırmayı kendi başına icat etmek zorunda kalanlar, önce kendilerinin kolayca gezinebileceği belirli bir sistem geliştirmelidir. Sözleşmeleri yılın başından itibaren basit ve sıralı olarak numaralandırabilirsiniz: 1 numara, 2 numara vb. Bu tamamen haklı bir yoldur, ancak bu durumda tamamen farklı ayrıntılar - anlaşmanın tarihi - daha bilgilendirici olacaktır.

Çok sayıda sözleşme varsa veya örneğin bunlar çeşitliyse, o zaman basit sıralı numaralandırma yeterli değildir. Bu nedenle, çeşitli faaliyet türlerini birleştiren bir şirket veya bireysel girişimci için, belirli bir mal, hizmet veya iş grubunu gösteren harfleri belge numarasına "dikmesi" tavsiye edilebilir. Örneğin, bir işadamı mizanpajların geliştirilmesi ve kartvizitlerin ve antetli kağıtların üretimi için hizmetler sağlıyorsa ve ayrıca kitapçıklar ve fotoğraflar basıyorsa, giden sözleşmeleri numaralandırmak için iki "maske" kullanabilir: "XXX-DZ" ve "XXX" -P". Aynı zamanda, tasarım hizmetleri ve baskı hizmetleri için sözleşme numaraları çoğaltılabilir, ancak bunların karıştırılma riski olmayacaktır.

Başka bir yol da sözleşme numarasındaki tarihi şifrelemektir: bir yıl veya bir ay, hatta sonuçlanmasının belirli bir gününü bile yapabilirsiniz. İÇİNDE bu durum belge numarası şöyle görünebilir: “No. 005/01-2013”, yani Ocak 2013'te imzalanan beşinci sözleşme. Doğru, bu durumda, ayrıntılar tarihte - "şu ve şu Ocak'ta" kısmen çoğaltılacaktır.

sözleşme kaydı

Bir işadamı hangi sözleşme numaralandırma sistemini kullanırsa kullansın, yapılan sözleşmeleri özel kayıtlara kaydetmek gereksiz olmayacaktır. Mevzuatta buna ilişkin bir gereklilik yoktur, ancak uygulamanın gösterdiği gibi, bu, herhangi bir belgenin kazara kaybolmasını önlemenin güvenilir bir yoludur.

Kayıt, sözleşmelerin ayrıntılarının ve ana koşullarının sütunlar halinde listeleneceği bir tablo olabilir, örneğin: sayı, tarih, karşı taraf, sözleşmenin konusu, tutarı, avans beklenip beklenmediği, geçerlilik süresi. Bu uygulama, yalnızca sözleşme arşivinin daha iyi yapılandırılmasına değil, aynı zamanda bunların uygulama süreçlerinin izlenmesine de yardımcı olur.

Numaralandırmanın ardışık olması gerektiğinde

Sürekli ardışık sözleşme numaralandırması kullanmasanız bile, akdedilen sözleşmelerin bir parçası olarak düzenlenen bazı belgelerin bu yaklaşımın kullanılmasını gerektirdiğini unutmayın. giden hakkında birincil belgeler ve KDV mükellefleri için, tarihlere karşılık gelen ardışık sayıları olması gereken faturalarda da. Ancak, bu ilkenin ihlali için herhangi bir ceza bulunmadığına dikkat edilmelidir. Bununla birlikte, kanunların veya faturaların numaralandırılmasında “delikler” keşfettikten sonra, Federal Vergi Servisi müfettişleri, en azından, kayıtların sürekli ve sürekli bir şekilde tutulması ilkesinin ihlal edildiğini veya daha basit bir şekilde şüphelendiğini öne süren açıklamalar isteyecektir. vergi matrahının hafife alınması. O yüzden bunu ihmal etmenizi önermiyoruz, bir temenni olarak öyle diyelim.

Serviste numaralandırma şu şekilde yapılır: En son tarihli belge alınır, numarasına 1 eklenir ve bu numara ayarlanır. Yani, hizmette yıl başından itibaren çalışmaya başlamadıysanız ve numaralandırmanın devam etmesi gerekiyorsa, o zaman ihtiyacınız olan numarayı, örneğin 45'i girmeniz yeterlidir ve numaralandırma otomatik olarak devam edecektir, yani sonraki antlaşma 46 numara verilecektir.

Belgeleri numaralandırmak için önekler, şifreler kullanırsanız, sayıların benzersizliğini kendiniz izlemeniz gerekecektir.

Sözleşme numarası

İlk bakışta, sözleşme numaralandırma konusu önemsiz görünüyor. Sözleşmenin ayrıntılı adının yanı sıra, sözleşme numarası isteğe bağlı bir gerekliliktir. Ancak, numaranın varlığı sözleşmenin tanımlanmasını kolaylaştırır. Ek olarak, sayıların sözleşmelere atanması, tüm muhasebe sisteminin girişimci tarafından düzenlenmesi için önemli olabilir. Belirli koşullar altında, bir numaranın varlığı, uyuşmazlıkların çözümünde sözleşmenin doğru bir şekilde tanımlanması için sadece uygun değil, aynı zamanda gerekli bir gerekliliktir. Bu, özellikle, aynı taraflar arasında aynı türden birkaç sözleşmenin akdedildiği durumlarda akılda tutulmalıdır.

CJSC "Alfa"nın (Alfa), çeşitli şantiyelerde yüklenici olan LLC "Stroitel"e (Builder) yapı malzemeleri tedarik ettiğini varsayalım. İnşaatçı, aşağıdakilere sahip nesnelerin her biri için benzer yapı malzemelerinin tedariki için Alfa ile ayrı sözleşmeler yapar: çeşitli terimler tedarik. Bu durumda, aynı gün birkaç sözleşme imzalanır. Alpha, bu sözleşmeler kapsamında teslimatta bir gecikmeye izin verir ve İnşaatçı, sözleşmelerin her biri kapsamında bir cezanın geri alınması için dava açar. Sözleşmeler aynı taraflar arasında akdedilir, aynı tarih ve numara içermez. Anlaşmazlıklar dikkate alındığında, sözleşmelerin her biri için kaç tane inşaat malzemesinin sevk edildiği ve sözleşmelerin her biri için cezanın hesaplanması amacıyla eksik teslim edilen malzemelerin maliyetinin ne olduğu sorusu ortaya çıkar. Açıkçası, taraflardan her biri, kendisine en faydalı olan sözleşmeler arasında sevk edilen malzemelerin dağıtımının versiyonunda ısrar edecek. Onları tanımlamanın bir yolu olarak sözleşme numaralarının yokluğunda, böyle bir durumda gerçeği belirlemenin nesnel bir yolu yoktur. İnşaatçı malzemeleri zamanında ödemezse ve Alpha geç ödeme faizi için dava açarsa benzer bir sorun ortaya çıkacaktır.

Sözleşmede en az iki taraf olduğundan, sözleşmeleri numaralandırmak için en az iki seçenek vardır. İlk seçenekte, sözleşmenin genellikle onu başlatan tarafça veya sözleşme kapsamındaki ana yükümlülüğün yerine getirilmesinin dayandığı tarafça (satış sözleşmesinde satıcı, inşaatta müteahhit) atanan bir numarası vardır. sözleşme vb.) İkinci seçenekte, sözleşmede tarafların her biri için sözleşme numaralandırma sistemine göre belirlenen iki numara bulunur. Bu, numaralandırmayı daha hantal hale getirir. Ancak, tarafların her birinin büyük hacimli sözleşmeleri ve kendi gelişmiş muhasebe sistemleri varsa, o zaman çift numaralandırmayı tercih edebilirler. Bu durumda sözleşmenin uygulanmasına ilişkin tüm belgelerde (nakliye faturaları, kabul belgeleri, ödeme belgeleri vb.) her iki sayının da belirtilmesi zorunludur. Aksi takdirde, sözleşmenin iki kez numaralandırılması, onun için gerekli uygun muhasebe tarafların her birinin sisteminde anlamını yitirecektir.

Taraflar arasındaki numaralandırma sisteminin kendisi, girişimci tarafından imzalanan sözleşmelerin hacmine ve bunların tür çeşitliliğine bağlıdır. Burada tek bir yaklaşım yok. Sözleşme numarası şunları içerebilir:

Sadece sürekli artan sırada bir seri numarası (1, 2, 3, vb.);

Sözleşmenin akdedildiği yıl ve yıl içindeki seri numarası (1-05, 1/05 veya 1-2005, 1/2005, vb.),

Sözleşmenin akdedildiği yıl, ay ve yıl boyunca seri numarası (1-02/05 veya 1-02/2005, vb.);

Sözleşmenin türünü belirten bir kısaltma veya başka bir kısaltma şeklinde bir ön ek ve yukarıda belirtilen rakamlar için seçeneklerden biri (tedarik sözleşmeleri için P-1-02/05; kira sözleşmeleri için A-1-02/05, Performans sözleşmeleri için Sp-1-02/ 05 inşaat işleri ve benzeri.).

Ön ek seçimi de isteğe bağlıdır. Örneğin, alım satım için "KP" kısaltmasını kullanabileceğiniz gibi, "Kup" kısaltmasını da kullanabilirsiniz. Bir inşaat sözleşmesi için "C" veya "Sp" kısaltmalarını kullanabilirsiniz ( inşaat sözleşmesi). Kiralama sözleşmelerinde yalnızca "A" ön eki veya kiralamanın nesnesini yansıtan bir harf kombinasyonu kullanılabilir: araba kiralama sözleşmesi için "Aa" veya bina kiralama sözleşmesi için "Ap".

Bir kuruluşta dokümantasyonu sürdürürken, Rostrud standartlarına uyulması arzu edilir. Ve iş sözleşmelerine numara ataması olmasa da zorunlu prosedür, çoğu işveren bu işlemi gerçekleştirmeye çalışır. Böyle bir çözüm, kuruluştaki ofis işlerini kolaylaştıracaktır. gerekirse içinde personel belgeleri Belirli bir sözleşmeyi bulun, sayılar size belirli sözleşmenin tam olarak nerede olduğunu söyleyecektir. Belge kayıt günlüklerinde, çoğunlukla kolayca yapabileceğiniz bir “Sözleşme numarası” alanı vardır. gerekli anlaşma bir çalışanla.

İş sözleşmelerinin numaralandırılması - her yıl yeniden mi başlıyor yoksa devam ediyor mu?

Yasadan beri özel gereksinimler Bu konuda kurulmamışsa, her işveren kendi kurallarını belirleyebilir. Her yıl yeni bir numaralandırmaya başlamak mümkündür veya mevcut bir numarayı korumaya devam edebilirsiniz. Ve çoğu işveren hala ilk seçeneği seçiyor. Uzmanlar genellikle Federal Hizmet iş gücü. Bu seçim ile tanımlayıcı özel anlaşma seri numarası ve yıldan oluşacaktır. Bu nedenle, küçük kuruluşlar için en yaygın tür: 09/2015, 01/2017, 116/2016.

İş sözleşmeleri nasıl doğru numaralandırılır?

Bir algoritmanın tanıtılması, özellikle asıl soru sık sık personel değişikliğinin olduğu büyük kuruluşlar için. Sözleşme sayısında aşağıdaki bilgilerin belirtilmesi önerilir:

• Derleme günü/ayı;
• Derleme yılı;
• Seri numarası.

Böyle bir numaralandırmayı seçerken, çıktı benzer bir yapı olacaktır - 18/12/16/19. Önerilen versiyonda, kişi 18 Aralık 2016 tarihinde işe alınmış ve belirtilen yılda kayıtlı 19. çalışan olmuştur.

İş sözleşmelerinin numaralandırılması ihtiyacı

Sistematizasyon, sıralama ve belge bulma kolaylığı, numaralandırmaya geçilirken takip edilen üç ana hedeftir. eğer biraz çalışırsan çalışma belgeleri, daha sonra çalışanlarla yapılan sözleşmelerin tanımlayıcıları için özel olarak ayrılmış alanlara da sahiptirler. Sıra, kayıt günlüğüne girilmelidir. Ayrıca geleneksel olarak yazılır çalışma kitabıçalışan ve bunu belirten bir sırayla yeni çalışan resmi olarak işe alındı ​​(ikincisi için birleşik biçim T-1).

İş sözleşmesindeki numaralandırma nasıl düzeltilir?

Bir işe başvururken tanımlayıcının eklenmesinde bir hata yapıldıysa, bu belgeyi yeniden yazdırmak ve doğru seri numarasını girmek daha kolay olacaktır. İkinci seçenek, ek bir anlaşmanın imzalanmasıdır. Her iki tarafın da imzasını içermelidir. Belirtilen hata, ek sözleşmede aşağıdaki kelimelerle düzeltilebilir: Ayrıntılardaki 09/2015 sayısını 10/2015 ile değiştirin.

Belirli süreli iş sözleşmelerinin numaralandırılması

Acil sözleşmeler için ayrı bir numara tutan işverenler var. Ancak, eğer çok daha kolay personel memurları belgenin türü ne olursa olsun - acil veya açık uçlu - aynı algoritmaya göre sözleşmeleri numaralandırmaya devam edecektir. Yine de bu iki tür belgeyi tanımlamanız gerekiyorsa, acil olanlar için C harfini girebilirsiniz. Bu nedenle, açık uçlu bir belge gerekliyse 09/2015, o zaman acil olan - 09/2015c. Başka bir seçenek de ek olarak yalnızca sonuç tarihini değil, aynı zamanda fesih tarihini de girmektir. Ardından seri numarası şu şekilde görünecektir: 1812-16-0106-17/19.

İş sözleşmesine ek sözleşmelerin numaralandırılması

Ne zaman değişir belirli koşullar işçi ile işveren arasında işbirliği halinde ek bir sözleşme düzenlenir. Seri numarasına göre daha da basit bir şekilde numaralandırılmıştır. Daha önce belirtilen anlaşmanın ekleri yoksa, ilk ek anlaşmanın ayrıntılarında ilk altında olacaktır. seri numarası ve benzeri.

İş sözleşmelerinin numaralandırılmasına ilişkin örnek sipariş

Okuyucumuzun talebi üzerine, bir kuruluş tarafından atanan orijinal numara, ikincisi numarasını bir eğik çizgi ile eklediğinde, sözleşme numaralandırma sorununu ele aldık. Hangi Olumsuz sonuçlar sözleşmenin farklı kuruluşlarda farklı numaralar altında muhasebeleştirilmesi durumunda ortaya çıkabilir mi? kendi eylemleri ve ortakların sözleşmelerin numaralandırılmasına ilişkin eylemleri?

• Kime: [e-posta korumalı]
• Ders:İş danışmanlığı

10 yılı aşkın süredir sekreterya başkanı olarak çalışıyorum, özel bir eğitimim var (tarih ve arşiv). İÇİNDE Son zamanlarda başımdan geçti sonraki sorun, ne internette araştırarak ne de meslektaşlarıma danışarak çözemiyorum.

Sözleşmelerin kaydedilmesinden sorumluyum. Bu iki taraflı bir belge olduğundan, her iki tarafın da kaşeleri tarafından imzalanıp tasdik edildiğinden, belge her iki kuruluşta da kayıtlı olduğu için çift numarasının da olması gerektiğini düşündüm. Ama son zamanlarda birkaç kişiden biri olduğu gerçeğiyle karşı karşıya kaldım. devlet kurumları orijinal numaralarına ek olarak kuruluşumuzun kayıt numarasının eğik çizgiyle eklendiği sözleşmeler bize iade edildi. İade sebebi: "Sözleşmeyi bozdun, numaranı koymaya hakkın yoktu."

Benim için en yüksek otoritenin uzmanları olarak, başvurma fırsatım olduğu için, bu belgelerin nasıl doğru bir şekilde kaydedilmesi gerektiğini (tercihen bağlantılarla birlikte) açıklayabilir misiniz? düzenlemeler kurulması verilen emir). biliyorum ki bu soru diğer meslektaşlarımın da ilgisini çekecektir.

• Cherepkova E.A.,
• Yekaterinburg şehri

Okuyucuların dikkatini, kural olarak, ofis yönetim hizmetleri temsilcilerinin organizasyonel ve idari belgelerle çalışmaya alışkın olduğu ve sözleşme gibi bir belgenin temel gereksinimlerinin belirlendiği gerçeğine çekmek isterim. Medeni Kanun Rusya Federasyonu(bundan sonra Rusya Federasyonu Medeni Kanunu olarak anılacaktır). Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 420. insan hakları ve sorumluluklar. Sözleşmeler iki- ve çok taraflı anlaşmalar. Ancak, Rusya Federasyonu Medeni Kanununun, sözleşmelerin kaydedilmesine ve sözleşmelere bir numara atanmasına ilişkin gereklilikleri içermediği konusunda derhal bir çekince koyacağız. devlet kaydı.

Bu nedenle, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 433. Maddesi uyarınca, kanunla aksi belirtilmedikçe, devlet tesciline tabi bir anlaşma, tescil anından itibaren yapılmış sayılır. Bu tür sözleşmeler, örneğin, arazi ve diğer gayrimenkullerle yapılan işlemleri içerir.

Bu nedenle, yasanın bir sözleşmeye numara verilmesini gerektirmediği anlaşılmalıdır. Bununla birlikte, GSDOU'ya göre, yürütme, muhasebe ve daha sonra referans amaçlı kullanım gerektiren tüm belgeler kayda tabidir: idari, personel, planlama, raporlama, istatistik, eğitim, muhasebe, finans ve diğerleri.

Uygulamada, birçok okuyucu bazen sözleşmenin bir numarası olmadığı gerçeğiyle karşılaşmıştır. Ancak aynı zamanda, bazen mahkemede çözülmesi gereken ciddi sorunlara yol açan, sözleşmede bir sayı olmamasıdır. Adli uygulamadan bazı örneklere bakalım.

19 Aralık 2005 tarih ve A56-6971 / 2005 tarihli FAS SZO Kararı:
Mahkeme, vergi mükellefi temsilci tarafından alındığını onaylamadığı için, bir temsilcinin hizmetleri için ödeme yapma masraflarını vergi dairesinden geri almayı reddetti. Para. Gösterilen sebeplerden biri de eksikliğiydi. ödeme dokümanı paranın ödendiği sözleşmenin numarası ve tarihine yapılan atıflar.

3 Kasım 2005 tarih ve F04-7721 / 2005 tarihli FAS SZO Kararı (16362-A46-7):

Vergi dairesi, sözleşmelerin akdedilme tarihleri ​​ile vergi mükellefi tarafından sunulan sözleşme ve ödeme emirlerindeki sözleşme sayıları arasında tutarsızlıklar olduğu için KDV indirimi sağlamayı reddetmiştir. Daha sonra bu karar vergi dairesi mahkeme tarafından yasa dışı olarak kabul edildi, çünkü şu tespit edildi:

• ödeme emirlerinde ve sözleşmelerde, ödemenin alıcıları ve ödeme tutarının birebir aynı olması,
• vergi mükellefinin karşı tarafları, bu anlaşmaların yıl boyunca vergi mükellefi ile yapılan tek işlem olduğunu teyit etmiştir ve vergi Dairesi bu ödemelerin başka herhangi bir anlaşma kapsamında yapıldığına ve başka faturalarda ibraz edilebileceğine veya zaten indirim için sunulabileceğine dair hiçbir kanıt sunulmaz.

Pekala, bu özel durumda, şirket şanslıydı ve yalnızca bu vergi mükellefi ile başka hiçbir anlaşma yapılmadığı ve eğer sonuçlandırılırsa (ve ayrıca bir numara atanmadan), o zaman karar tahkim mahkemesi tamamen farklı olabilir ve bu şirketin lehine olmayabilir. Bu örnek özellikle öğreticidir. Sözleşmeye doğru bir şekilde numara verilmesinin önemini göstermektedir.Mevzuat, daha önce de belirtildiği gibi, içermiyor özel gereksinimler bu skorda, ancak uygulama farklı bir hikaye anlatıyor.

Sorunun yazarı, Özel dikkatÖrnek 2'ye. Sözleşmeyi size iade eden karşı tarafın temsilcileri belirli koşullar altında haklı olabilir. Ve sözleşme numarasının yanlış eklenmesine dikkat etmeleri, işletmelerinde belirli bir düzeyde sözleşmeli iş organizasyonu olduğunu gösterir. Ben de bu tür sorunlarla karşılaştığım için bunun organizasyon için ne kadar önemli olduğunu biliyorum. Konumumu açıklayayım.

Sözleşme, herkesin işine nüfuz eden bir belgedir. yapısal bölümler işletmeler. Birincisi, sözleşmeye bir numara atanan, sözleşmeye eklenen ve ilgili sözleşmeye girilen ofis yönetimi hizmetidir. kayıt formları. Ayrıca sonuç kısmında ikili anlaşma numara, imzalayan taraflardan herhangi biri tarafından kendisine atanabilir. Ancak daha sıklıkla şu şekilde davranırlar: kendi taslak anlaşmasını veya kendi sözleşme taslağını öneren bir kuruluş standart biçim imzalamak için ve ona bir numara atar.

Ardından, sözleşme kapsamında ürünü veya hizmeti için para alması gereken kuruluş, ödeme için bir fatura düzenler. Sözleşmenin numarasına ve tarihine bir referans içermelidir. Düzenlemeye yardımcı olur finansal ilişkiler. Sonuçta, bir sözleşme, birden fazla fatura düzenlenmesini sağlayabilir. farklı gerekçeler veya farklı ödeme süreleriyle. İçlerinde sözleşmeye yapılan bir atıfın varlığı, sözleşme kapsamındaki karşılıklı anlaşmaları kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Daha sonra başka bir kuruluşun muhasebe departmanı ödemeyi yapar. Bu durumda, ödeme belgesinde sözleşme veya fatura numarası ve tarihine ilişkin bir referans bulunmalıdır. Böyle bir belgenin numarası yoksa, "12 Ocak 2009 tarihli b / n numaralı sözleşme kapsamında" yazmanız gerekecektir. veya “12.01.2009 tarih ve b/n sayılı hesaba göre”.

Bundan sonra, sözleşmenin yürütülmesi başlar (mallar sevk edilir, hizmet verilir) ve sorumlu uygulayıcı, sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirildiğini teyit eden belgeleri muhasebe departmanına vermekle yükümlüdür. Bunlar, yine sözleşmenin numarasına ve tarihine bir referans içermesi gereken mallar veya gerçekleştirilen işler (hizmetler) için faturalar olabilir.

Gördüğünüz gibi, sözleşme numarası aynı anda her iki kuruluş tarafından birkaç belgede belirtilmiştir ve kesinlikle farklı olamaz. Ne de olsa, bir kuruluş kendisine bir numara atarsa ​​ve belgelerini işlemeye başlarsa ve başka bir kuruluş, birincisiyle anlaşmadan sözleşme numarasının bir kısmını bir eğik çizgi veya başka bir şekilde ekler ve zaten "uzatılmış" sözleşme numarasını kullanırsa belgeler imza için hazırlanıyor, o zaman bu iş dahil olanlarla sona erecek birincil belgelerödeme ve yürütme ile ilgili bu anlaşma, görünecek farklı numaralar sözleşmeler. Daha sonra her şeyi tekdüzeliğe getirmeniz gerekecek, yani. önceden yürütülen belgelerde ve düzeltilemeyenlerde düzeltmeler yapın - yeniden yayınlayın. Halihazırda yapılan bir ödemenin amacını netleştirmek (düzeltmek) için bankaya bir yazı göndermek gerekebilir.

Bir sözleşme numarası atama sorunu, sistemlerin tanıtılmasıyla bağlantılı olarak özellikle son yıllarda geçerlidir. elektronik belge yönetimi, otomasyon sözleşme faaliyeti IRP sistemleri (kurumsal kaynak yönetim sistemleri), CRM sistemleri (müşteri ilişkileri sistemleri) çerçevesinde. Bu, seminerlerde sorulan izleyicilerin soruları ile kanıtlanmaktadır. Birçok kuruluş onun için bir çözüm buldu, ama önce ilk şeyler.

Başlamak için, sözleşme numaranızı bir eğik çizgi ile eklemek için böylesine bir özlemin nereden geldiğini bulalım. Gerçek şu ki, sözleşmelerin kaydedilmesi, onlarla çalışmayı kolaylaştırmaya yardımcı oluyor:

• sözleşmenin belirli bir süre içinde imzalandığını teyit etmek,
• imzalanan sözleşmelerin sayısını ve ayrıca
• yönetim kararları alınırken taleplere verilen yanıtların hazırlanmasında bilgilerin etkin bir şekilde kullanılmasını, işletmedeki çeşitli teftişler sırasında derhal bilgi sağlanmasını mümkün kılar.

Sözleşme kapsamındaki her taraf, kural olarak, imzaladıktan sonra ona bir numara atamalı ve dahili kaydını sağlamalıdır. Sözleşme numarası genellikle, her zaman uygun olmayan bir kesirle yazılan münferit karşı taraf numaralarından oluşur. Ve sonra, örneğin şöyle görünebilir: No. 123-OPRS08-LS-234/1238-K-002-BSK. Ve burada partnerinizi, sözleşme numarasını, hazırlanmakta olan tüm belgelerde aynı numara altında görünecek şekilde "uzattığınız" konusunda uyarmak çok önemlidir!

Ama bunu uygulamak her zaman mümkün olmuyor. Bu nedenle, yalnızca binlerce değil, aynı zamanda milyonlarca karşı tarafla sözleşmesi olan bazı şirketler, karşı tarafın hangi numarayı atadığını takip etmek için fiziksel bir yeteneğe sahip olmadıkları için, sözleşmeye karşı taraf numarası ekleme olasılığını ortadan kaldırmaya çalışırlar. Sözleşmenin ve müteakip tüm belgelerin kayıtlarını, kendi hesaplarında kayıtlı olan numaraya göre tutarlar. bilgi sistemi. Bu özellikle aşağıdakiler için geçerlidir: devlet teşebbüsleri kontrat sayısını da çok kıskanan.

Karşı taraflar tarafından bir anlaşmaya ikili numara atama sorununu çözmek için birkaç seçeneği göz önünde bulundurun:

1. Bir örnek, telekomünikasyon hizmetleri sağlayan şirketlerdir. Sözleşme metninde şu şartın yer almasına ilişkin şimdiden emsaller var: “Sözleşme numarası altında taraflar, Yüklenicinin sözleşme sicil numarasını anlarlar. Bu, faturalarda belirtilen numaradır. Böyle bir koşulun varlığı, sözleşme numarasının iki şirket tarafından kesir yoluyla iliştirilmesinden kaçınmaya yardımcı olur. Ancak müşteri numarasını eklese bile, doğru numara yine de yüklenici tarafından belirtilen orijinal numara olarak kabul edilecektir. Bu nedenle, sözleşmenin sicil numarasını koymadan önce "Ek koşullar" bölümünü incelemek gerekir.
2. Uygulamada, bir sözleşmeye bir numara atamanın başka bir yolu da mümkündür: eğer bir kuruluş zaten bir tarafın numarası (karşı taraf numarası) atanmış bir sözleşme alırsa, ikinci taraf dahili kayıt yaptıktan sonra kaydını gösterir. üzerinde numara ters taraf son yaprak sözleşmeler. Bu durumda sadece karşı tarafça atanan ve sözleşmenin ilk sayfasında belirtilen numara sözleşme numarası olarak kabul edilecektir.
3. Bir kuruluş, numarasız bir sözleşme aldığında, numarayla eşleşen bir numara atanır. kayıt numarası kuruluşunuz ve ardından belgenin ilk sayfasına yazılır. Aynı zamanda karşı taraf bireysel vakalar numaranızın bir kısmını ekleyerek sözleşmeyi size iade edebilir. Daha sonra tüm kayıt formlarında numara değişikliği yapmanız gerekmektedir.
   Bu, yalnızca sözleşme kapsamındaki diğer belgelerin ödemesi veya icrası yapılmadığı takdirde mümkün olacaktır. Ve tüm işlemlerin (ödeme, mal sevkiyatı vb.) yalnızca iki tarafça imzalanan bir anlaşma kapsamında yapılması gerekmesine rağmen, pratikte başka seçenekler de vardır, bu nedenle tüm kayıt formlarında değişiklik yaparken buna dikkat etmelisiniz. .

Sözleşmelerin kaydedilmesine ilişkin kurallar keyfi olamaz. Bir numara atamak için tüm özel seçenekler, sözleşmeli çalışma Yönetmeliğinde veya kuruluşunuzun başka bir iç düzenleyici belgesinde düzeltilmelidir.Karışıklığı önlemenin tek yolu bu.