"Belge formu" kavramı. Ana görüşler, Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin ve Komi Cumhuriyeti'nin imajıyla oluşur. Muhasebe ve kullanım sırası.

Boş belge- resmi bir yazılı belgenin yazarını tanımlayan bir dizi ayrıntı (GOST R 51141-98. Evrak ve arşivleme. Terimler ve tanımlar)

Belgenin formu, bu tür bir belge için sabit olan bilgileri içeren, ayrıntıların çeşitli teknik araçlarla uygulandığı standart formatta bir kağıt sayfasıdır.

Çoğu kurumsal ve idari belge: mektuplar, sertifikalar, protokoller, emirler, emirler, düzenlemeler, talimatlar vb. – boş belgeler üzerinde oluşturulmalıdır.

Bilgi ve referans belgeleri - bu tür belgeler için elektronik formlar geliştirilebilir ve bir bilgisayara kaydedilebilir. Bu yaklaşımı kullanmak, dahili bilgileri ve referans belgelerini birleştirecek ve bunların oluşturulma süresini kısaltacaktır.

Her kuruluş, formları kendi başına üretme yöntemine karar verme hakkına sahiptir, yani formlar, doğrudan bir belgenin üretimi sırasında operasyonel baskı veya bilgisayar teknolojisi aracılığıyla tipografik bir şekilde basılabilir. İstisna, 27 Aralık 1995 tarih ve 1268 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi uyarınca, Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılmasıyla ilgili formlardır. Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması ile mühürler ve formlar" sadece belirtilen ürün türünün uygun kalitede üretimi için teknik ve teknolojik yeteneklerin mevcudiyetine dair sertifikalara sahip baskı ve damga gravür işletmeleri tarafından yapılmalıdır. seviye.

Belge formlarını ve daha sonraki üretimlerini geliştirirken, belge formları için ana gereksinimlerin GOST R 6.30-2003 "Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Birleşik Örgütsel ve İdari Dokümantasyon Sistemi. Dokümantasyon Gereksinimleri" (örneğin, kullanılan kağıt) tarafından belirlendiği unutulmamalıdır. formların üretimi için beyaz veya hafif açık renkli olmalıdır).

Belge formları için gereklilikler, kuruluşun idari belgelerinde, ofis çalışması talimatlarında ve belge işleme kurallarında belirtilebilir. Ana şey, bu gereksinimlerin standartla çelişmemesidir.

Ayrıntıların konumuna bağlı olarak, formlar için iki seçenek kurulur: açısal ve uzunlamasına.

Belgenin türüne bağlı olarak, formlar ayrılır: Genel form; antetli kağıt; belirli bir belge türü biçimi.

Genel form kullanılır mektuplar hariç her türlü belgenin üretimi için.

Kuruluşun kurucu belgelerine bağlı olarak genel form aşağıdakileri içerir:

14 - belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer.

Örgütsel ve idari bir belgenin genel biçimi, ayrıntıların uzunlamasına veya açısal düzenlenmesi temelinde yapılabilir.

antetli kağıt Kuruluşun kurucu belgelerine bağlı olarak, aşağıdakilerin ayrıntılarını içerir:

01 - Rusya Federasyonu Devlet Amblemi (02 - Rusya Federasyonu konusunun amblemi veya 03 - kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası));

04 - organizasyon kodu;

05 - bir tüzel kişinin ana devlet sicil numarası (OGRN);

06 - vergi mükellefi kimlik numarası / kayıt neden kodu (TIN / KPP);

08 - kuruluşun adı";

09 - kuruluşla ilgili referans verileri ve ayrıntılar için kısıtlayıcı işaretler:

11 - belge tarihi;

12 - belgenin kayıt numarası;

Ve gerekirse, detayların yeri için bölgelerin üst sınırları için sınır işaretleri.2

15 - muhatap;

18 - metnin başlığı;

19 - kontrol işareti;

20 - belge metni.

İşleme için en uygun ve sac alanını kullanmak açısından ekonomik olan köşe boşluğudur. Kuruluş adının çok sayıda basılı karakter içerdiği durumlarda, örneğin formun ayrıntılarının iki veya daha fazla dilde verildiği durumlarda, bir mektubun uzunlamasına biçiminin kullanılması tavsiye edilir. Aynı zamanda, ayrıntılar solda Rusça ve sağda - ulusal dilde aynı düzeyde basılmalıdır. Kullanılan ulusal dillerin sayısı birden fazlaysa, Rusça'daki ayrıntılar yukarıda ve aşağıda - ulusal dilde, çizgi sağ kenar sınırına kadar uzatılarak belirtilmelidir.

Bir mektup dışında belirli bir belge türünün biçimi(bir mektup için özel bir form türü vardır), kuruluşun kurucu belgelerine bağlı olarak ayrıntıları içerir:

01 - Rusya Federasyonu Devlet Amblemi (02 - Rusya Federasyonu konusunun amblemi veya 03 - kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası));

08 - kuruluşun adı;

10 - belge türünün adı;

14 - belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer ve ayrıca ayrıntılar için kısıtlayıcı işaretler:

11 - belge tarihi;

12 - belgenin kayıt numarası.

Ve gerekirse, ayrıntıların yeri için bölgelerin üst sınırları için sınır işaretleri:

18 - metnin başlığı; 19 - kontrol işareti.

Muhasebe ve kullanım prosedürü

Damgalı formlarda, seri numaraları tipografik bir şekilde veya numaralandırma yoluyla ve gerekirse bu numaralardan bir dizi olarak yapıştırılır. Damgalı formlar, kayıt ve muhasebe formundaki (kart, yevmiye) form türlerine göre aşağıdaki ayrıntılar kullanılarak ayrı ayrı kaydedilir:

formların alınması üzerine:

- damga türünün adı; - makbuz tarihi; - eşlik eden belgenin numarası; - kuruluşun adı - damga formlarının tedarikçisi; - kopya sayısı; - damgalı formların serileri ve sayıları;

formları yayınlarken:

Damga türünün adı; - kopya sayısı; - damgalı formların serileri ve sayıları; - kuruluşun yapısal alt bölümünün adı, yetkilinin soyadı ve baş harfleri - damga formlarının alıcısı; - makbuz için bir makbuz; - not (imha işareti vb.).

Mühürlü formlar güvenli bir şekilde kilitli ve sızdırmaz dolaplarda saklanır. Damga formlarının imhası, muhasebe ve kayıt formunda işaretli yasaya göre gerçekleştirilir "(GOST R 6.30-2003 s. 5.4, 5.5, 5.6).

İyi günler! Her zaman olduğu gibi, makalelerimi yazmaya devam ediyorum ve bugün konu: kuruluşun (LLC) ve girişimcinin (IP) antetli kağıdı.

Bu konu bir nedenden dolayı ortaya çıktı - oldukça fazla acemi iş adamı bununla ilgileniyor ve ben VKONTAKTE grubumdayım " Yeni başlayanlar için iş sırları”, bu konuyu mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde ortaya koymaya söz verdi.

2016-2018 iş hayatında antetli kağıt

Sırayla başlayalım ve bir LLC veya bireysel girişimci için neden bir antetli kağıda ihtiyacımız olduğunu belirleyelim:

• Kuruluşların ve girişimcilerin siparişleri. Çalışanların işe alınması veya işten çıkarılması siparişine kadar tüm siparişler tam olarak kuruluşun antetli kağıdında yapılır;
• iş mektupları. İş dünyasındaki ticari yazışmalar, yalnızca bireysel bir girişimcinin veya LLC'nin antetli kağıdında yapılır;
• Mal veya hizmet tedarik etme teklifi. Bu teklifler ayrıca LLC'lerin ve bireysel girişimcilerin antetli kağıtlarında da yapılır;
• . Kuruluşlar için antetli kağıt da fatura düzenleyebilirsiniz.

Genel olarak, antetli kağıdı iş süreçleri açısından ele alırsak, hem girişimciler hem de kuruluş yöneticileri için kesinlikle gereklidir.

Antetli kağıtta hangi bilgiler var?

Her şeyden önce, antetli kağıtta aşağıdaki bilgileri içeren bir "başlık" olmalıdır:

1. Kuruluşun veya bireysel girişimcinin adı;
2. LLC için OGRN veya bireysel girişimciler için OGRNIP;
3. LLC için TIN ve KPP ve girişimci TIN için (KPP - IP'nin kurulum için bir neden kodu yoktur);
4. Cari hesabın açıldığı bankaya ilişkin bilgiler (BIC, bankanın adı, bankanın muhabir hesabı);
5. LLC'nin veya bireysel girişimcinin yasal adresi;
6. İletişim bilgileri: telefon, e-posta, faks.

Kuruluşların ve girişimcilerin antetli kağıtlarında belirtilen tüm bu bilgiler. Antetli kağıda kuruluşunuzun logosunu da yerleştirebilirsiniz.

LLC antetli kağıdını indirin

Özellikle sizin için, bana ait kuruluşların antetli kağıt örneklerini düzenleyeceğim, sadece verileri indirmeniz ve basitçe kendinize göre değiştirmeniz gerekiyor:

MontazhZhilStroy LLC'nin antetli kağıdını indirin: LLC'nin antetli kağıdını indirin.

LLC "City Trade Portal" antetli kağıdını indirin: kuruluşun antetli kağıdını indirin.

Şirket antetli kağıdını indirin

Sahip olduğum LLC'lerin yanı sıra, bireysel girişimcimin antetli kağıdını ve aynı zamanda girişimci olan arkadaşımın antetli kağıdını indirmek için göndereceğim:

Antetli kağıt IP Zhumataev A.O.'yu indirin:.

IP Litvin A.A.'nın antetli kağıdını indirin:.

Antetli kağıdın tasarımına gelince, özel bir kısıtlama yoktur: herhangi bir yazı tipini ve boyutunu kullanabilirsiniz (ana şey, her şeyin okunabilir olmasıdır).

Ama yeni bir şey icat etmemek ve bu konuda kafa yormamak için belirttiğim standart antetli kağıtlar yeterli olacaktır.

Gördüğünüz gibi, konu bildiğiniz zaman hiç de karmaşık değil ve antetli kağıdınızı oluşturmak temel bir şey ve en fazla 10 dakikanızı ayırabilirsiniz.

Şu anda, birçok girişimci vergileri, katkıları hesaplamak ve çevrimiçi olarak raporlar göndermek için bu çevrimiçi muhasebeyi kullanıyor, ücretsiz olarak deneyin. Hizmet, bir muhasebecinin hizmetlerinden tasarruf etmeme yardımcı oldu ve beni vergi dairesine gitmekten kurtardı.

Makaleyi burada bitireceğim, hala sorularınız varsa, bu makalenin antetli kağıtlarla ilgili yorumlarında veya iletişim grubumda onlara sorabilirsiniz, makalenin başında bir bağlantı var.

Tüm başarılı işler! Hoşçakal!

Ayrıntıların konumu için seçenekler

Tasarımları için zorunlu ve ek ayrıntılar ve seçenekler

Kalıcı ve geçici ayrıntılar

ORD'nin yürütülmesinde kullanılan ayrıntılar şunlardır: sabitler ve değişkenler.

kalıcı belgede sürekli olarak bulunan ve değişmeyen bir değerde bulunan ve bu nedenle kuruluşun antetli kağıdına önceden uygulanabilen bu tür ayrıntıları dahil etmek mümkündür. Bunlar, Rusya Federasyonu Devlet Amblemi veya Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması (eğer kuruluşun armasını antetli kağıdında gösterme hakkı varsa), kuruluşun amblemi (eğer varsa) gibi ayrıntılardır. kuruluşun bir tane var), kuruluşun adı, kuruluşla ilgili referans verileri, kuruluş kodu, belge form kodu (örneğin, bir iş mektubu), diğer kodlar (OGRN, TIN / KPP).

Tabii ki, listelenen ayrıntılar belirli koşullar nedeniyle değişebilir ve ardından kuruluşun formları yeniden üretmesi gerekir. Ancak, özellikle devlet kurumlarında bu çok sık olmaz. Bu nedenle, önceden belirlenmiş ayrıntıları uygulamak faydalıdır - bu, belgelerin hazırlanması için harcanan süreyi azaltır, hataları ortadan kaldırır ve özellikle bu ayrıntılar yazdırılarak uygulanırsa belgenin görünümünü önemli ölçüde iyileştirir.

değişkenlere belirli koşullara bağlı olan bu tür ayrıntıları dahil edebiliriz, örneğin, "Belge tarihi" niteliği 11 belgenin ne zaman oluşturulduğuna bağlıdır, nitelik 20 "Belge metni" - belgede ne söyleneceğine, yani. belgenin içeriğinden belgede ele alınan sorun.

Bu nedenle, hazırlık koşullarına ve belgenin türüne bağlı olarak değişken ayrıntıların değeri her zaman farklı olacaktır, ancak belge üzerindeki konumları ve tasarım kuralları değişmeden kalır.

Ayrıntılar zorunlu ve isteğe bağlı olarak ayrılabilir.

Gerekli ayrıntılar belgenin yasal gücünü sağlar ve her zaman her türlü ORD'de bulunurlar.

zorunlu aşağıdaki ayrıntıları içerir:

Belgenin kayıt numarası,

metne başlık

belge metni,

İmza vb.

Ek detaylar her tür belgede yoktur (örneğin, bir amblem, bir kontrol işareti). Ek ayrıntılar, örneğin, belge işleme aşamalarını karakterize edebilir:

29 "Belgenin kuruluş tarafından alındığı tarihten itibaren",

30 "Belgenin elektronik kopyasının kimliği",

ancak belgede ek bir yeniden ziyaretin olmaması belgenin yasal gücünü etkilemez.

Örnek anahtar, nehir ziyaretlerini tasarlamak için iki seçenek sunar: köşe ve boyuna, yani. Ayrıntıları tasarlamanın iki yolu vardır: bayrak ve ortalanmış

Köşe seçeneği veya bayrak yöntemi ile belge formunun başlığı, A4 veya A5 sayfasının sol üst köşesinde bulunur. Ayrıntıları düzenlerken, gereksinimin başlangıcı her zaman gerekli konum alanının sol sınırından bulunur.

Uzunlamasına bir versiyon veya merkezlenmiş bir yöntemle formun başlığı sağ kenar boşluğuna kadar uzatılır. Yani, detaylar yerleştirildiğinde, detayların her satırının başı ve sonu, detay lokasyon bölgesinin sınırlarından eşit uzaklıktadır.

Böylece, Düzen Anahtarı, organizasyonel ve idari belgelerin tasarımında kullanılan detayların tasarımı için tek tip kuralların geliştirildiği temel temel noktaları belirler.

sınav soruları

1. ORD Düzen Anahtarını oluşturmak için hangi kağıt biçimleri kullanılıyor?

2. ORD'nin model anahtarı tarafından belirlenen ORD alanlarının boyutları nelerdir?

3. Belgenin kenarlarına herhangi bir ayrıntı yerleştirilebilir mi?

4. Örnek form tarafından belirlenen maksimum ayrıntı bileşimi nedir?

5. Ayrıntıları kaydederken kaç sekme durağı kullanılır?

6. Hangi ayrıntılar kalıcıdır?

7. Hangi ayrıntılar gereklidir?

8. Ayrıntıları işlemenin kaç yolu vardır?

9. ORD'nin ek detayları nelerdir?

10. Formun başlık kısmının detaylarının konumunun uzunlamasına versiyonu açısal olandan nasıl farklıdır?

Belge formları

Tüzel kişiler veya bireyler tarafından oluşturulan resmi belgeler, öngörülen şekilde hazırlanmalı ve onaylanmalıdır.

Yönetim belgeleri kural olarak formlarda yapılır. GOST R 6.30-2003, formun şu şekilde olduğunu tanımlar: malzeme bilgi taşıyıcısı(kağıt, elektronik) üzerine belgelerin ayrıntılarını ve ilgili bilgileri yerleştirmek için belirli bir ayrıntı ve işaret bileşimi ile

Boş belge- bu, kuruluş - belgenin yazarı hakkında kalıcı bilgiler içeren önceden çoğaltılmış ayrıntıları içeren bir kağıttır.

Boş belge, GOST R 51141-98 tanımına göre, "resmi bir yazılı belgenin yazarını tanımlayan bir dizi gereklilik."

Formların işlevsel amacı farklıdır. Belge biçimleri, belgeleri derlerken işçilik maliyetlerini azaltmak ve bir belgeyle çalışırken yazarın girişimini hızlı bir şekilde belirlemek için tasarlanmıştır.

Formlar yapılabilir tipografik olarak, operasyonel baskı araçlarını kullanarak veya bir bilgisayar kullanılarak çoğaltılarak. Bir PC kullanırken, form makinenin belleğine girilebilir ve belge yazdırıldığında otomatik olarak çıktı alınabilir.

Formlar Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin görüntüsü ile (damga formları) yapıldı sadece tipografide baskı ve damga gravür işletmeleri, sertifikalı belirtilen ürün tipinin yüksek kalitede üretimi için teknik ve teknolojik yeteneklerin mevcudiyeti ve lisans bu tür bir aktivite için. Damgalı formlara seri numarası ve seri iliştirilmelidir. Bu formlar kuruluşlarda (firmalarda) muhasebeye tabidir. Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının arması (damga formları) olan kuruluş biçimleri, muhasebeye tabi baskı ürünleridir.

Kuruluşun antetli kağıdında olması gerekir tipografik bir şekilde veya bir numara ile yapıştırılan seri numaraları. Bazen bu numaralardan oluşan bir dizi damgalı formlara yapıştırılır. Her damga türü ayrı bir dergiye (veya başka bir kayıt ve muhasebe formuna) kaydedilir ve formların kendisi güvenli bir şekilde silinebilir ve mühürlü dolaplarda saklanır. Bunların imhası, kayıt formunda işaretli yasaya göre öngörülen şekilde gerçekleşir.

Bir matbaada antetli kağıt veya başka bir form yapmak için, formun 1: 1 ölçeğinde, kalıcı detayların uygulanması gereken bir yerleşim düzeni, değişken detaylar için gerekli işaretler ve boyutların boyutları yapılmalıdır. ayrıntıların konumu için bölgeler. Kağıdın derecesini ve rengini belirtmek, gerekli yazı tiplerini seçmek, dolaşımı belirtmek, son teslim tarihleri ​​ve üretim maliyeti üzerinde anlaşmak gerekir. Formun düzeni, kuruluş başkanının bu düzenin yazdırılmasına izin verdiğine dair bir gösterge içermelidir (genellikle “izin veriyorum” kelimesi yazılır). Ayrıca düzende başın imzası ve kuruluşun mührü olmalıdır. Düzene bir kapak mektubu eşlik etmelidir.

Organizasyonel ve idari belgeleri hazırlarken, önceden hazırlanmış bir form kullanmak gelenekseldir.

Form nasıl yapılırsa yapılsın, GOST R 6.30-2003 tarafından belirlenen belirli gereksinimleri dikkate almak gerekir. Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin imajını içeren formlar, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının amblemleri de dahil olmak üzere form türleri, tasarımları, muhasebesi ve depolanması. Formlar beyaz kağıda veya uygun kalitede açık renkli kağıda yapılmalıdır.

Belge formları tasarlanırken, formlarda kullanılan detayların yeri için bölgelerin boyutları, örnek anahtarda verilenlere uygun olmalıdır.

Detayların tasarımı için belirlenen ölçü ve kurallara uygun olarak forma kalıcı detaylar uygulanır, formun üst (başlık) kısmında olması gereken bazı değişken detayların yerleri köşe veya köşe şeklinde işaretlenir. çizgiler. Ayrıca köşeler, belgenin alanlarını ve formun alt kısmında uygulanan detayların yerini işaretler.

Belge formları formatlarda üretilebilir A4 ve A5, detayların konumu için açısal ve boyuna seçenekleriyle. Formları tipografik olarak hazırlarken veya bilgisayar teknolojisini kullanırken detaylar her zaman ortalanmış, daktilo ile yapıldığında - bayrak şeklinde.

Genel olarak işletmelerin kullandığı aşağıdaki form türleri: genel form, mektup formu, belirli bir belge türünün formu.

Formlar iki gruba ayrılır: temel ve ek.

Başlıca belge türleri şunlardır::

§ mektup formu;

§ Genel form;

§ belirli bir belge türünün biçimi.

işletmelerde, ayrıca yapısal birimlerin (görevlilerin) faaliyetlerinin belgesel olarak desteklenmesi amacıyla, ek tipler , içeren:

resmi antetli kağıt;

Yapısal birimin şekli;

Yabancı ortaklarla çalışma formu

Her bir form türü belgelerin belirli bir kümesi vardır detaylar. Bir mektup dışında her türlü belgeyi hazırlamak için ortak bir form kullanılır, yani. mektuplar hariç, kuruluşun dahili belgelerinin çoğunu üretmek için kullanılır. boş denir genel, çünkü üzerinde oluşturulan tüm belge türleri için aynı ayrıntı grubunu içerir.

Genel formda, kurucu belgelere bağlı olarak aşağıdaki kalıcı ayrıntılar uygulanabilir:

01 - Rusya Federasyonu Devlet Amblemi;

02 - Rusya Federasyonu konusunun arması;

03 - Kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası);

04 - Organizasyon kodu;

08 - kuruluşun adı;

14 - belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;

Değişken gereksinimler için, genel forma sınırlayıcı çizgi işaretleri uygulanır - gereksinimler için:

11 - belge tarihi;

12 - belgenin kayıt numarası (bu gereklilik için “Hayır” işareti de önceden yazdırılır)

Köşeler şeklinde, aşağıdaki detayların yerleri ayırt edilir:

15 - Muhatap (aynı anda sağ alanın sınırını gösteren özelliğin başlangıcı ve sonu);

18 - Metnin başlığı;

29 - Belgenin kuruluş tarafından alındığına dair bir işaret;

30 - Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı.

Zorunlu 04 "Kuruluş kodu" ile gerekli 11 "Belge tarihi" ve 12 "Belge kayıt numarası" arasında gerekli 10 "Belge tipi adı" uygulama (baskı) için bir yer bırakın.

Belirli bir belge türünün biçimi(mektup hariç) kuruluş aynı türden birçok belge yayınlarsa oluşturulur . Belirli bir belge türünün formu, yalnızca ilgili belge türlerini, örneğin siparişleri, talimatları vb. hazırlarken kullanılır. Genel bir form temelinde düzenlenir, aynı ayrıntıları içerir ve yalnızca ilgili belge türünün, örneğin sipariş, sipariş vb. adıyla desteklenir. Hemen hemen tüm kuruluşların bir sipariş formu vardır; meslek kuruluşlarının faaliyet gösterdiği kuruluşlarda - bir protokol formu.

Yani genel forma belge türünün adı girildiğinde, örneğin "emir", "eylem", "protokol", bu form olur. belirli bir belge türünün biçimi- sipariş formu, eylem formu, protokol formu vb.

Bu nedenle, belirli bir belge türünün formu aslında bir tür genel formdur, çünkü organizasyonel ve idari belgeler hazırlanırken belge türünün adını kullanmadan genel bir form hiç kullanılmaz.

Gerekli 07 “Belge Form Kodu”, belirli bir belge türü düzenlenirken forma yazdırılır, çünkü bir belgenin her türü (çeşidi) OKUD'a göre kendi birleşik form koduna sahiptir.

antetli kağıt yalnızca bir belge türü - bir iş mektubu - hazırlanırken kullanılır, bu nedenle içindeki belge türünün adını belirtmeye gerek yoktur. Sahne 10 yerine antetli kağıtta "Belge türü adı" barındırılan sahne 09 , ve sahne 14 yerine “Bir belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer”- sahne 13 "Belgenin kayıt numarası ve tarihine bağlantı", yazışmalar için çok gerekli.

sahne 09 "Kuruluş hakkında referans veriler" Derleme yeri hakkında bilgi olmalı, bu nedenle props 14 kullanmaya gerek yok "Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer".

Böylece mektubun şekli, genel halinden sadece iki ayrıntıda farklılık gösterir. Genel formda köşe şeklinde işaretlenen diğer tüm detaylar antetli kağıtta da kullanılır ve aynı kurallara göre düzenlenir. Mektubun formları »» uygulamasında verilmiştir. 7-10.

Antetli kağıt, kuruluşlar ve üçüncü şahıslar arasındaki yazışmalar için kullanılır. Yalnızca bir kuruluştan (yapısal birim, DL) mektup gönderirken kullanılır.

İşletme tarafından kullanılan formların belirli gereksinimleri karşılaması gerekir.

Antetli kağıda yerleştirilebilir aşağıdaki ayrıntılar :

arması (bunu yapma hakkı olan kuruluşlar için);

kuruluşun amblemi (arması varsa yapıştırılmaz) veya ticari marka

ana kuruluşun adı (varsa);

kuruluşun adı (yapısal alt bölüm);

kuruluşla ilgili referans verileri (posta adresi, telefon numaraları ve kuruluşun takdirine bağlı olarak, faks numaraları, e-posta adresi, İnternet Web sayfaları, banka hesap numaraları, banka kimlik kodu (BIC), lisans numarası ve tarihi);

OKPO'ya göre kuruluşun (işletme) kodu;

belgenin ana kayıt numarası;

vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP);

ayrıntıların şablon bölümleri (tarih, belge numarası ve belgenin numarasına ve tarihine referans).

Aşağıdaki ayrıntılar için antetli kağıtlara sınır köşeleri yerleştirilir:

muhatap;

metne başlık

Harf formu, belge türünün adını ("harf" kelimesi) göstermez.

GOST R 6.30-97 uyarınca bir kuruluşun (firmanın) yapısal biriminin (şube, temsilcilik, departman ve diğerlerinin yanı sıra) antetli kağıdını ve bu yetkilinin belgeleri imzalama hakkı varsa, bir yetkilinin antetli kağıdını oluşturmasına izin verilir. Bir yetkilinin formları, kural olarak, başkan ve yardımcıları için kullanılır.

Yapısal birimin şekli kuruluşlar veya bir yetkili, alt bölüm başkanının veya bir yetkilinin imzalama hakkına sahipse tasarlanır. Yapısal birimin adı veya pozisyonun adı, gerekli 08 "Kuruluş Adı" ndan sonra forma yazılır. Harfler hariç, ilgili alt bölümlerin (kişilerin) her türlü belgesini hazırlarken yapısal bir form veya bir yapısal alt bölüm (resmi) formu kullanılabilir.

Yapısal birimin formu, temsilciliklerde, şubelerde, işletmenin büyük yapısal bölümlerinde evrak işleri için kullanılır. Böyle bir formda, işletmenin adından sonra yapısal birimin adı belirtilir, örneğin:

CJSC "Arsenal"

Güvenlik Departmanı

resmi antetli kağıt işletmenin başkanı için belgeler hazırlamak için kullanılır. Böyle bir formda, kuruluşun adı yerine, örneğin, “Rusya Federasyonu Federal Sınır Servisi Direktörü”, “CJSC Diesel Başkanı” vb. Örnek memur formları Ek'te verilmiştir.

GOST R 6.30-97 sağlar formun ayrıntılarının konumu için iki seçenek:

· boyuna ve

· açısal.

Uzunlamasına bir düzenleme ile formun ayrıntıları üst kenar boşluğuna yerleştirilir ve genişliğe veya merkeze hizalanır.

Detayların açısal konumu ile sayfanın sol üst köşesinde 72,8 mm × 88,6 mm'lik bir alanı kaplar ve antetli kağıdın tasarımında kullanılır. Köşe seçeneği, kağıt yaprağının alanını daha ekonomik kullanmanızı sağlar. belgenin sağ köşesi, onay damgası (yönetmelikler, eylemler, talimatlar), adresleme (mektuplarda, mutabakatlarda, açıklamalarda), yazı için serbest bırakılır kararlar .

Belgelerin üretimi için belirlenmiş formatlarda kağıt kullanılır.

Çoğu biçimler yaygındır:

· A4 (210mm × 297) ve A5 (148mm × 210mm).;

80 ila 200 g/m² yoğunluk;

· beyazlık derecesi ile - %88'den %98'e.

Formlar, fotokopi makineleri kullanılarak belgelerin yüksek kaliteli kopyalarının alınmasına olanak tanıyan doygun renkli mürekkeplerle yazdırılmalıdır.

Herhangi bir belgenin alanları olmalıdır, yani. kağıdın kenarı ile metin arasında belirli bir boşluk. Alanlar, belgeyi dosyalamak ve bazı hizmet işaretlerini koymak için gereklidir. GOST R 6.30-97 gerekliliklerine uygun olarak alan boyutları olmalıdır en azından :

Sol kenar boşluğu - 20 mm;

Sağ kenar boşluğu - 10 mm;

Üst alan - 20 mm;

Alt kenar boşluğu - 20mm.

Formlarda izin verilen kısıtlayıcı bireysel detayları yerleştirmek için köşeler, vuruşlar veya diğer işaretler şeklinde işaretler(metnin başlığı, muhatap, kontrol işareti vb.) ve ayrıca katlama ve dosyalama için.

Konuların organizasyonları şeklinde Devletin ulusal dili olarak Rusça ile birlikte oluşturulabilecek Rusya Federasyonu detayları olan formlar"Hayır", "Kuruluşun adı", "Kuruluşla ilgili referans veriler", "Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer" iki dilde basılmış- Rus ve ulusal - aynı seviyede, detayların uzunlamasına düzenlenmesini kullanarak. Yani, bu tür formlarda mektubun tüm detayları iki kez tekrarlanır: Rusça ve yabancı dilde.

1. Formlar A4 veya A5 kağıda açık renklerde (beyaz kağıt) yapılır.

2. Formun kenar boşlukları solda, üstte ve altta en az 20 mm, sağda en az 10 mm olmalıdır.

3. Detayların düzenleniş şekline bağlı olarak açısal ve uzunlamasına formlar ayırt edilir.

4. Form içindeki detayların yerleşimi, ortalanmış, bayrak (formun sol kenarından hizalı) yöntemleriyle veya formun tüm genişliği boyunca (alanların belirlediği sınırlar dahilinde) hizalanır.

5. Formlarda (sol, sağ veya alt kenar boşlukları içinde) muhasebe amacıyla, sayıların tipografik bir şekilde veya bir pay kullanarak yazılmasına izin verilir.

Formların geliştirilmesi, işletme tarafından Sec hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Yönergeler VNIIDAD FAS RF “ORD. Belge gereksinimleri.

Bir kuruluşun antetli kağıdı yasal bir belge olmasa da, bir şirketin gönderdiği iş yazışmalarının resmi bir örneğidir. Bu nedenle, ilgili GOST R 6.30-2003'te belirtilen böyle bir belgenin yürütülmesine belirli gereksinimler getirilir.

Makalenin sonunda örnek bir form indirilebilir.

Form, ticari yazışmalar için ana form görevi görür ve aşağıdaki durumlarda kullanılır:

• giden yazışmaları derlerken;
• karşı tarafların bilgi mektuplarını işlemek için: bildirimler, tebrikler, ticari teklifler ve diğerleri;
• içsel nitelikteki emir ve talimatların hazırlanması;
• teşekkür hazırlığı, çalışanlara tebrikler;
• müteahhitler, özel vatandaşlar ile sözleşmeler hazırlamak.

Kural olarak, herhangi bir kuruluşun antetli kağıdının tasarımı önceden oluşturulmuş bir örneğe göre yapılır. Tonlarının, stilinin, sanatsal unsurlarının ticari marka, marka, şirket logosu veya kabul edilen kurumsal renklere karşılık geldiği varsayılır. Form, özel bir programda veya tasarım ve baskı hizmetleri sunan özel firmaların katılımıyla oluşturulur.

İki versiyonda kullanılır:

• kağıt;
• elektronik.

Her iki görünüm de yalnızca içerikte değil, aynı zamanda sayfa parametrelerinde, orantılarda vb. Farklılık hissini yaratmamak için tamamen aynı olmalıdır.

Büyük ölçüde, form temsili bir rol oynar.. Kuruluşların, yazışmalarda belirli bir örneğin antetli kağıdını kullanarak ortakları, müşterileri veya potansiyel alıcılarıyla iletişim kurmaları uygundur. Ek olarak, pratik açıdan uygundur: birçok belge arasında, şirket yazışmaları amblemlerle çok hızlı bir şekilde bulunabilir.

Antetli kağıt ne içeriyor: örnek

Form şunları içermelidir:

• kuruluşun tam kurumsal adı;
• iletişim bilgileri (adres, telefon numaraları, e-posta);
• ödeme detayları, şirket web sitesi, TIN, KPP isteğe bağlıdır.

Normatif belgeler, şirketi herhangi bir logo, ticari marka ve diğer sanatsal çizimler oluşturmaya zorlamaz. Bununla birlikte, çoğu zaman form, yalnızca ayrıntıları olan formun kendisi değil, aynı zamanda bir LLC'nin, bireysel girişimcinin veya başka bir şirketin logosunun görüntüsüdür, bu da daha görünür olmasını ve buna bağlı olarak daha fazla müşteri çekmesini sağlar.

Böylece, en basit haliyle, bir organizasyonun antetli kağıdı örneği şöyle görünebilir.

Ve çoğu durumda, formun benzersizliğinin etkisini yaratmak için sanatsal öğeler kullanılır: bazı örnekler aşağıda gösterilmiştir.

Antetli kağıt gereksinimleri

Mevzuat "antetli kağıt" kavramını içermez, bu nedenle birçok yönden bu formu oluştururken bir şirket kendi bakış açısına bağlı kalabilir ve herhangi bir tasarım fikrini somutlaştırabilir. Ancak GOST R 6.30-2003, zorunlu değil, tavsiye niteliğinde olan gereksinimlerin ayrıntılı bir tanımını sağlar. Anahtar olanlar:

1. Metin okunaklı bir şekilde uygulanır ve aşağıdaki bilgiler gereklidir:

• şirketin tam adı;
• adres - dizin ve bölgeyi gösteren gerçek ve yasal;
• örgütsel ve yasal biçim (IP, LLC, PJSC, kamu birliği);
• yapının yargı yetkisi (bütçe kuruluşları ve kamu makamları durumunda).

1. A4 veya A5 yaprak formatında, standart kalitede kağıt, beyaz veya rengi tasarımcının takdirine bırakılmış yumuşak, açık renkli.
2. Kenar girintileri:

• sol, alt ve üst 2 cm;
• sağ 1cm

Solda normatif olandan biraz daha fazla bir girinti sağlamak daha iyidir - 25-30 mm, çünkü birçok kuruluşta kağıt medya dosyalara dosyalanır.

Formların başka sınıflandırmaları da vardır - genellikle bu tür formlar yalnızca bir kuruluş için değil, aynı zamanda bir departman veya belirli bir yetkilinin yanı sıra bir şirketin şubesi (yerel bölümü) için de kullanılır. Ayrıca, belge türlerinin ayrılması amaçlarıyla ilgilidir - örneğin, bazen aynı kuruluşta belirli belgeler için antetli kağıt örnekleri oluşturulur. Şematik olarak, tüm sınıflandırma türleri şekilde gösterilmiştir.

Pratik bir bakış açısından, formun kullanımının mümkün olduğunca uygun olması için birkaç ipucu dikkate alınmalıdır:

1. Kağıdın yüzeyindeki arka plan resimleri kullanılabilir, ancak belgeyi fakslamanız gerekirse, bunların yazdırılmayacağını ve gövde metninin yansımasını engelleyebileceğini unutmayın.
2. Yine faks açısından, yazı tipinin yeterince büyük ve okunabilir olmasına dikkat etmelisiniz.
3. Parlak ve kuşe kağıt kullanmamak daha iyidir, çünkü mürekkep ve mavi baskı yüzeyinde "yayılabilir".
4. Belgenin elektronik versiyonunda, üstbilgi ve altbilgilere tüm değişmez bilgileri (isim, iletişim bilgileri, ödeme bilgileri vb.) koymak en iyisidir - böylece ihmal nedeniyle silinemez veya düzenlenemez.

Tasarım ve sanatsal unsurlar açısından, tek tip gereklilikler yoktur ve var olamaz. Ancak, antetli kağıdınızı daha güzel ve çekici hale getirmek için birkaç genel ipucu var.

1. Sadelik için çabalayın

Bir yandan, modern tasarım teknolojilerinin hızlı gelişiminin arka planına karşı özel bir öneme sahip olmasına rağmen, bu bariz bir gerekliliktir. Sadelik, uyumlu sanatsal motiflerin kullanımını ve az sayıda (1'den 3'e kadar) renk kombinasyonunu ifade eder. Antetli kağıt tasarımının başarısının çok sayıda öğeye veya parlak renklere bağlı olduğunu düşünmek yanlıştır. Aslında dünya logolarının markalarına dikkat ederseniz, grafikleri basit motiflere dayanmaktadır.

Şu dikkate alınmalıdır ki ticari marka, içeriğin kendisi değil, onu en çekici şekilde sunmanın bir yoludur.. Bu nedenle, aşırı parlak renkler, çizimler uygularsanız, formun kendisi tüm dikkatleri mesajın içeriğinden uzaklaştıracaktır.

Ek olarak, sakar renkler şirkete biraz ciddiyet ve hatta güvensizlik getirir - bu bağlamda, bu belgenin resmi kullanım için iş yazışmalarına atıfta bulunduğunu unutmayın.

İşte basit bir tasarıma sahip örnek bir organizasyon antetli kağıdı örneği.

2. Doğru grafik düzenleyiciyi kullanın

Her zamanki Ms Office Word uygulamasında en basit ve aynı zamanda oldukça çekici formlar geliştirilebilir. Ancak, grafik bilgilerini verimli bir şekilde işlemenize ve harika tasarım seçenekleri sunmanıza izin veren birçok başka program vardır:

• Photoshop;
• illüstratör;
• InDesign'da.

Formun çekiciliğinin sözlü formülü şu şekildedir: dikkat çekmeli ve onu alıp içeriğini okuma isteği uyandırmalıdır.

NOT. Profesyonel programlar mevcut değilse, Photoshop kullanmak oldukça mümkündür - yalnızca çözünürlüğü en az 300 dpi'ye ayarlamak önemlidir.

3. Önceliklendirin

Öncelikle hangi bilgilerin çarpıcı olması gerektiğine karar vermeli ve mümkün olan tüm yöntemlerle - daha büyük ve / veya sanatsal bir yazı tipinde, daha belirgin bir yerde vurgulamalısınız.

Aşağıdaki örnekte, şirket iletişim numarasını vurgulamak istiyor - ticari markanın yanı sıra solda büyük basılmıştır.

4. Ek kişiselleştirme araçlarını kullanın

Özgünlük, genel bilgi akışından sıyrılmak için her zaman etkili bir araçtır. Bu nedenle, özgün bir formun kullanımı, alışılmadık bir renk kombinasyonu her zaman göze çarpacak ve geleneksel, dikkat çekmeyen bir görünümün tasarımından daha hoş bir izlenim yaratacaktır.

5. Çiziminize hayat verin

Çoğu durumda düzenli bir yapıya sahip olan günlük bilgi akışında, resmi "insanlaştırarak" animasyon etkisi vermek çok verimli bir fikir olabilir.

6. Markanızı Unutmayın

Elbette, form ya doğrudan ürün logosunu içermeli ya da motifleriyle ona benzer olmalıdır: renk ve grafik öğelerin kombinasyonları.

7. Kağıttan tasarruf edin

Kağıttan çok fazla tasarruf ederseniz, görüntü kayıpları çok daha yüksek maliyetlere neden olabilir. En doğru seçenek, düzgün, dokulu bir yüzeye sahip kalın kağıttır. Elinize almak güzel olacak böyle bir sayfa.

8. Özel efektler ekleyin

Herhangi bir ek özgünlük yolu, belgenin diğerlerinden öne çıkmasına yardımcı olacaktır. Yüzeyde zıt renklerin güzel desenlerle birleşimi kullanılır.

9. Hizalamaya dikkat edin

Çoğu durumda açısal formların kullanılmasına rağmen, metni biçimlendirme kuralları o kadar açık değildir. Onlara özel dikkat gösterilmelidir. Çalışanlar arasında şu veya bu seçeneğin ne kadar başarılı olduğuna dair bir anket yapabilirsiniz.

10. Resmi "bulanıklaştırmayın"

Form, çizim değil, resmi bir belgedir, bu nedenle sanatsal öğelerin oranı çeyreği geçmemelidir.

Kendi elinizle boşluk oluşturma: video

Çok az zamanınız varsa ve güzel ama aynı zamanda basit bir form yapmak istiyorsanız, Ms Word uygulamasındaki çalışmaları yapabilirsiniz. Video eğitimi size bu konuda yardımcı olacaktır.

Antetli kağıt ve kurumsal kart, yalnızca tüzel kişilik statüsüne sahip bir LLC'nin değil, aynı zamanda bireysel bir girişimcinin de zorunlu bir özelliğidir. Aşağıda bir antetli kağıda neden ihtiyaç duyulduğu, amacının ne olduğu ve belgenin hangi bilgileri içermesi gerektiği hakkında ayrıntılı bilgi verilmektedir.

Antetli kağıdın amacı

Peki, bir şirketin neden bir antetli kağıda ihtiyacı var:

1. emir vermek için. Bireysel bir girişimci veya bir LLC'nin yöneticisi tarafından verilen tüm siparişler, işletmenin antetli kağıdına yazılır. Bildiğiniz gibi şirket bünyesinde gerçekleştirilen ve hukuki sonuçları olan tüm işlemler ilgili emirlere yansıtılmaktadır. Belgenin hukuken geçerli olabilmesi için işletmenin antetli kağıdına yapılması gerekmektedir. Bu gereklilik, LLC direktörünün atanmasından çalışanların işe alınmasına ilişkin siparişlere kadar verilen tüm siparişler için geçerlidir;
2. iş yazışmaları için. Uygulamanın gösterdiği gibi, müteahhitlerle iletişim kurmanın yollarından biri yazışmadır. Bu tür mektupları yazarken özel bir form kullanmak gelenekseldir;
3. iş teklifleri için. Kural olarak, mal tedarikine ve çeşitli hizmetlerin sağlanmasına ilişkin teklifler, işletmenin özel antetli kağıtlarında yapılır;
4. verilen hizmetler ve teslim edilen mallar için faturaları düzeltmek.

Not! Hem toplumun hem de bireysel bir işletmenin tam işleyişi için bir antetli kağıdın varlığı gereklidir. Antetli kağıt, şirket kartı gibi, kuruluşu tanımlar ve aynı zamanda onu benzer faaliyetlerde bulunan şirketlerden ayırır.

Antetli kağıtta hangi bilgiler olmalıdır

Antetli kağıt, bir işletmenin ana belgelerinden biridir, bu nedenle yasanın tüm norm ve gerekliliklerine uymalı ve ayrıca gerekli bilgileri içermelidir.

Diğer resmi belgeler gibi form da iki bölümden oluşmaktadır. Bu "başlık" ve ana kısımdır. Kural olarak, başlık şirket veya bireysel girişimci hakkında temel verileri içerir.

Bu tür bilgiler şunları içerir:

• şirketin veya bireysel girişimcinin tam adı;
• şirket kayıt numarası. Bir LLC söz konusu olduğunda, bu OGRN'dir, bireysel bir girişimci için bu OGRN IP'sidir;
• limited şirketin antetli kağıdında kuruluş sebebinin kodunun bulunması zorunludur. Bireysel bir girişimcinin böyle bir kodu yoktur, çünkü tüzel kişilik statüsüne sahip değildir. Bireysel girişimcilerle ilgili olarak, girişimcinin vergi numarasını antetli kağıda belirtme zorunluluğu vardır;
• Şirketin cari hesabı hakkında bilgi. Ayrıca, sadece banka hesap numarasının değil, bankanın adının ve kimlik kodunun da belirtilmesi gerekir;
• işletmenin mevcut yasal adresine ilişkin bilgiler. Bilgiler doğru ve hatasız olmalıdır. Yanlış belirtilen bir yasal adres, yalnızca düzenleyici makamların artan ilgisini uyandırmakla kalmaz, aynı zamanda girişimciyi karlı bir ortaklıktan mahrum eder;
• yazışma göndermek için kullanılabilecek adres verilerine ek olarak, diğer kişiler belirtilmelidir. Bu bir e-posta adresi, faks veya telefon numarası olabilir. Bilgiler güncel ve doğru olmalıdır.

Yanlış anlaşılmalara mahal vermemek için antetli kağıda kaydedilen bilgiler zaman zaman kontrol edilmeli ve gerekirse düzeltmelere tabi tutulmalıdır. Listelenen ayrıntılara ek olarak, işletmenin antetli kağıdı bir LLC'nin veya bireysel girişimcinin logosunu içerebilir.