Nakit işlemlerde avans raporları büyük önem taşımaktadır. Belgelerin yanlış doldurulması durumunda, vergi dairesi para cezasının yanı sıra ek kişisel gelir vergisi talep edebilir. Ceza riskini azaltmak için, hesaba para yatırma kurallarına uymanız gerekir: başvuru bazında para verin ve zamanında bir rapor alın. Ancak operasyonların kaydının başka nüansları da var.

Hedef

Rapor kapsamında para verilmesi aşağıdaki amaçlar için gerekli olabilir:

• mal ve malzeme alımları;
• seyahat masraflarının ödenmesi;
• sözleşmeler kapsamındaki yerleşimler.

Bu tür işlemler, Rusya Merkez Bankası 3210 Sayılı Kararnamesi ile düzenlenmektedir “Sürdürme prosedürü hakkında nakit işlemler».

algoritma

Yeni bir başvuruyu kabul etmeden önce, çalışanın benzer bir borcu olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir. Varsa, belge kabul edilemez. Çalışan, raporun (müdüre) düzenlenmesi için bir başvuru hazırlamalıdır. serbest çalışma. Metin, fonların alınma miktarını ve süresini belirtmelidir. Yönetici başvuruyu imzalamalıdır. Daha sonra, muhasebeci bir gider nakit emri (KO-2) hazırlar ve imzalar. Bu belgeye dayanarak, kasiyer, bir çalışanın pasaport ibraz etmesi üzerine ona nakit verir. Sipariş, kasiyer ve alıcı tarafından imzalanır. İşlem kasa defterinde gösterilmelidir.

Hesaba para verilmesi için bir başvuru da baş tarafından yazılmalıdır. Şirket, diğer çalışanlarla olduğu gibi onunla aynı sözleşmeyi imzaladı. Başvurunun eksik olması durumunda, vergi makamları ek tutarlarda kişisel gelir vergisi kesintisi yapabilir.

belgeler

Çalışan para kullanımı hakkında rapor vermelidir. Ön rapor, seyahatten döndükten, işe döndükten veya paranın verildiği sürenin sona ermesinden sonraki 3 iş günü içinde sunulmalıdır. Belge bir muhasebeciye veya yöneticiye teslim edilir. Ev sahibi taraf, fonların tam kullanımını, destekleyici belgelerin mevcudiyetini ve raporun doğruluğunu kontrol eder. Hata yoksa, belge baş tarafından imzalanır ve ardından para yazılır. Fonların alt rapora nasıl verildiği aşağıda açıklanmıştır. Nasıl başvurulacağı hakkında bilgi için aşağıyı okuyun.

Alt rapor düzenlenmesi için başvuru: örnek

LLC Direktörü "(isim)" F. I. O.
sürücüden F. I. O.

İFADE

Sekiz dönem boyunca 6.000 (altı bin) ruble tutarında bir nakit raporu düzenlemenizi rica ediyorum. Takvim günleriçalışan bir araba "TATA" için antifriz satın almak için.

Daha önce ihraç edilen tutarlara ilişkin uzlaşma bakiyesi:

çalışanın daha önce ihraç edilen tutarlara ilişkin borcu rapora dahil edilmez.

Muhasebeci ____________ Tam adı

Yönetmen _____________ Tam adı

nüanslar

Verilenden daha az para harcanırsa, bakiye kasiyere iade edilir ve kredi notu. Tersi durumda, kuruluş fazla harcama miktarını çalışana raporda belirtilen ayrıntılara iade etmelidir. Bu işlem ve bir alt raporun düzenlenmesi bir gider notu ile düzenlenir.

Fonlar kasiyere iade edilmezse, maaştan kesilmelidir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 137. Maddesi). Çalışan bu işlem için vermelidir yazılı antlaşma. Aksi takdirde, kurtarma mahkeme aracılığıyla gerçekleştirilecektir. Aylık kesinti tutarı, çalışanın maaşının %20'sini aşamaz.

limitler

Kasadan hesaba para verilmesi 100 bin ruble ile sınırlıdır. Bazı şartlar var. Bir çalışan kendisine verilen hizmetler için sorumlu fonlarla kendi adına ödeme yaptıysa (örneğin, bir iş gezisi sırasında), sınır uygulanmaz. Kuruluş adına yapılan anlaşmalar kapsamındaki yerleşimler için sorumlu para kullanıyorsa, sınıra uyulmalıdır - işlem başına 100 bin ruble. Maksimum süre mevzuatta belirtilmemiştir. Ancak para uzun süre verilirse, müfettişler tutarı borç olarak kabul edebilir ve tüm vergileri alabilir.

Muhasebe politikası, hesap verebilir fonların bir karta aktarılarak ihraç edilmesini sağlıyorsa, işletmenin banka ile uygun bir anlaşması olması gerekir.

Alt rapordaki ihraç başvurusu fonların iadesi için bir tarih içermiyorsa, paranın bir gün süreyle verildiği kabul edilir. Rapor teslimi için son tarihlerin ihlali durumunda, harcanan tutar üzerinden kişisel gelir vergisi alınır. Belgelerin sunulma zamanlamasını düzenlemek için, bir rapor düzenlenmesi için bir sipariş oluşturabilirsiniz. Örneklem:

OOO "(isim)"

1 numaralı sipariş
hesaptaki tutarların ihraç zamanlamasının onaylanması üzerine

Hesap verilebilir tutarların giderlerini kontrol etmek için aşağıdaki kuralları belirlerim:

1. Fon alan çalışanlar, kullanımları hakkında bir rapor sunmalıdır:

• hane halkı tarafından ihtiyaçlar - fonların verildiği tarihten itibaren en geç 15 gün;
• üzerinde seyahat masrafları- dönüşten sonraki 3 gün içinde.

2. Fonlar yalnızca amaçlanan amaçları için harcanmalıdır.
3. Hanehalkı harcamaları ve mal alımı için 100 bin ruble limiti dahilinde para verilebilir.
4. Emrin yerine getirilmesi sorumluluğu baş muhasebeciye aittir.

Yönetmen ______________ Tam adı

tartışmalı operasyonlar

Kolaylık ve daha iyi algı için bu bloğun malzemesini bir masaya yerleştirmeye karar verdik.

Operasyon	Karar
Çalışanın rapor için paraya ihtiyacı var, ancak yönetici yok	Bir vekaletname temelinde, bir muhasebeci veya finans direktörü bir işlem yapabilir.
Müdür, muhasebeciden sözlü olarak kendisine para vermesini istedi.	Başvuru yazılı olarak yapılmalıdır
Çalışanın uzlaştırma sınırını aşan bir miktara ihtiyacı var (100 bin ruble'den fazla)	Bu tür işlemler, yalnızca diğer kuruluşlarla yapılan nakit ödemelerden bahsediyorsak gerçekleştirilir.
Medeni hukuk sözleşmesi kapsamında malzeme alımı için yükleniciye fon verilir.	06/01/14 tarihinden itibaren, bir medeni hukuk sözleşmesi kapsamında istihdam edilen bir kişi, kuruluşun bir çalışanı olarak kabul edilir. Yani, nakit disiplini ihlali yok
Muhasebeci tam sorumluluk konusunda bir anlaşma imzalamakta ısrar ediyor	Bir raporun düzenlenmesi, böyle bir anlaşmanın yapılması için bir temel değildir. Çalışan parayı iade etmezse maaşından kesilebilir.

Raporu kontrol etme

Fonlar bilinçli olarak harcanmalıdır. Her harcama makbuzlarla desteklenmelidir. Seyahat belgesi de düzenlenmelidir taşıma belgeleri. Mahkemeye geliyorsa, önemli olan birincil belgeler doğru biçimlendirilmiştir. Daha sonra mahkeme şirketin tarafını tutacaktır. Belgelerin detaylarına daha yakından bakalım.

Bir çalışan, bir iş gezisinden ayrılmadan önce bilet ve harcırah için nakit para aldıysa ve daha sonra yolculuk uzatıldıysa, ek tutar karta aktarılabilir. Çalışanın parayı tekrar aldığı ortaya çıktı. Ancak aynı seyahatte transfer oldukları için çalışanın tüm tutarları aynı gün raporlaması gerekmektedir.

nakit Fişi

Satın alma işleminin tam adını içermiyorsa veya ayrıntılar kötü yazdırılmışsa, yalnızca ek olarak bir satış makbuzu sağlanmışsa muhasebe için kabul edilir. Ürün satın alınmalıdır çalışma zamanı. Fazla mesai ek ücrete tabidir. Nakit makbuz, fon transferinin gerçeğini doğrular. Vergi amaçlı harcamaları dahil etmek için aşağıdaki ayrıntılara sahip başka belgelere ihtiyacınız vardır: Tam ad memurlar, imzaları.

Satış makbuzu

Genellikle bir damga veya numaradan yoksundur. Bu ayrıntılar zorunlu olmasa da vergi makamları belgeyi kabul etmeyebilir. Kasa fişi ve satış fişindeki tarihler uyuşmuyorsa durum daha kötüdür. Bu tür giderler ancak mahkemeler aracılığıyla savunulabilir.

TORG-12

Alıcı, yükleme ve boşaltma adresleri, numarası irsaliye, marka ve araba numaraları. Onlar olmadan, belge muhasebe için kabul edilmez. Konşimentoda genellikle belgeyi imzalayan kişinin konumu, alıcının mührü ve tarih yer almaz. Bu ayrıntılar zorunlu olarak kabul edilir.

Düzenleme kurallarını belirleyen ana belge Para rapora göre - bu, Rusya Merkez Bankası'nın 11 Mart 2014 tarih ve 3210-U sayılı “Nakit işlem yapma prosedürü hakkında” talimatıdır (bundan sonra Talimat olarak anılacaktır). gösterge Merkez Bankası 19/06/2017 tarihli RF No. 4416-U önemli değişiklikler 19 Ağustos'ta yürürlüğe girdi.

Ana yenilik: sadece hesap verebilir bir kişinin yazılı başvurusu temelinde değil, aynı zamanda bir şirketin veya bireysel girişimcinin idari belgesi temelinde bir hesap nakit emri hazırlamak mümkündür (Direktifin 6.3 maddesi) . Ayrıca, sorumlu kişiden borç mevcudiyetinde meblağ ihraç etme yasağı da kaldırılmıştır.

Ancak hiç kimse, yazılı başvuruları temelinde "eski moda yol" raporu kapsamında çalışanlara para verilmesini yasaklamıyor.

suçluların iadesi

Bu nedenle, bu yaklaşımın destekçileri, şartlı olarak onlara "muhafazakarlar" diyelim, çalışandan herhangi bir biçimde başa yönelik yazılı bir başvuru yapmalıdır. Başvuru metni, nakit miktarını ve veriliş tarihini yansıtmalıdır.

Başkan, para verilmesi konusunda anlaşmalı ve başvuruya imzasını ve tarihini koymalıdır.

yararlanmaya karar veren "yenilikçiler"e gelince. yeni fırsat kendilerine Rusya Federasyonu Merkez Bankası tarafından sağlanan, daha sonra para ihracı hakkında idari bir belge düzenlemeleri gerekir. İdari belgelerin ayrıntılarının bileşimi ve Genel Gereksinimler bugün tescilleri için, Rusya Federasyonu Devlet Standardının 03.03.2003 No. 65-st kararı ile kabul edilen ve yürürlüğe giren "GOST R 6.30-2003" kurulmuştur. Rusya Merkez Bankası'nın yönlendirilmesini önerdiği bu belgedir. İdari belge aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• sorumlu kişinin soyadı, adı ve soyadı (varsa);
• nakit miktarları;
• verildikleri süre;
• yöneticinin imzası;
• tarih ve kayıt numarası belge.

biz para veririz

Başvuruyu aldıktan sonra, bir gider nakit emri düzenleyin. Varantın formu (KO-2), 18 Ağustos 1998 tarih ve 88 sayılı Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile onaylandı.

Emir, baş veya "sıradan" muhasebeci tarafından ve onların yokluğunda - baş tarafından verilebilir (Direktifin 4.2, 4.3 alt maddeleri, 4. maddesi). Sipariş kasiyer tarafından kontrol edilir. Hata yoksa, pasaport veya başka bir kimlik belgesi ibraz ettikten sonra, çalışana nakit verilir (Yönerge'nin 6.1 bendi, 6. maddesi).

Nakit sipariş, alıcı ve kasiyer tarafından imzalanır. Şirketin kasiyeri yoksa (çalışan, resmi görevler Bu, nakit işlemlerin yürütülmesini içerir), daha sonra müdür nakit emri imzalayabilir ve nakit verebilir (Direktifin 4. maddesi).

Verilen sıraya göre, kasa defterine bir giriş yapılır.

Çalışanın raporuyla ilgilenmek

Sabırlı oluyoruz ve çalışanın ne aldığını rapor etmesini bekliyoruz. Para bir iş gezisi için verilmişse, avans raporu, çalışan tarafından tarihten itibaren üç iş günü içinde sunulmalıdır (Yönergenin 6.3 alt maddesi, 6. maddesi, "İş gezilerine ilişkin Yönetmelik"in 26. maddesi, tarafından onaylanmıştır). Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 13.10.08 tarih ve 749 sayılı Kararnamesi :

• paranın verildiği sürenin sona ermesi;
• bir iş gezisinden dönüş;
• işe gitmek (örneğin, bir tatil veya hastalıktan sonra, para vermek için son tarih bu süreye denk gelirse).

Giderleri onaylayan belgeler (örneğin satışlar ve nakit makbuzlar) rapora eklenmelidir. Ön rapor, baş muhasebeciye veya muhasebeciye ve onların yokluğunda - başa sunulur.

Avans raporunun sunulduğu kişi, hedeflenen fon harcamasını, destekleyici belgelerin mevcudiyetini, bunların uygulanmasının doğruluğunu ve tutarların hesaplanmasını kontrol eder. Bundan sonra, avans raporu başkan tarafından onaylanır.

Bu raporun doğrulanması, onaylanması ve nihai yerleşimin gerçekleştirildiği süre başkan tarafından belirlenir (Direktifin 6.3 bendi 6. maddesi).

Onaydan sonra ön rapor hesaplanabilir tutarlar silinir.

Ancak, çalışanın rapor kapsamında aldığından daha az veya daha fazla para harcadığı ortaya çıkıyor. Daha az harcanırsa, kalan parayı kabul etmek için baş muhasebeci, özellikle iade edilen para miktarını yansıtan gelen bir nakit emri hazırlamalı ve imzalamalıdır.

Fazla harcama yapılırsa, avans raporunun kuruluş başkanı tarafından onaylanmasından sonra, fazla harcama, ayrıntıları avans raporuna girilen harcama nakit talimatına göre çalışana iade edilmelidir.

Avans raporu onaylanmazsa (örneğin, destekleyici belgelerin eksikliği nedeniyle) veya bakiye iade edilmezse, para iade edilebilir.

Çoğu zaman, ticari kuruluşlar faaliyetleriyle ilgili giderlerinin bir kısmını temsilciler - sorumlu fonlar ödenen çalışanlar aracılığıyla gerçekleştirir. Bu paranın verilmesi, Kasa İşlemlerinin Yürütülmesi Prosedürü ile sıkı bir şekilde düzenlenir ve ilgili yetkili makamlar tarafından kontrol edilir.

Sorumlu tutarlar - bu, belirli masrafların uygulanması için işletme çalışanlarına verilen paradır. sorumlu kişilerşirkette ya bir emir temelinde kurulur ya da Muhasebe politikası.

Hem kuruluşun çalışanları hem de anlaşma yaptığı yükleniciler olabilirler. sivil sözleşmeler. Aynı zamanda verilerde düzenlemeler fonların ne kadar süreyle verilebileceğine ilişkin harcama türlerinin de yansıtılması arzu edilir.

Bir çalışana fon ödemeleri, bu fonların ne için gerekli olduğunu belirtmesi gereken bir rapor için para verilmesi başvurusu gibi bir belge temelinde yapılır. Giderlerin uygulanmasının teyidi çalışan tarafından derlenir. Ayrıca, gerekçelerin, hesap verilebilir tutarların ödenmesi için başvuruda belirtilen hedeflerle örtüşmesi gerekir.

Hesapta para hangi amaçlarla verilebilir?

Mevzuat, hesaba ödenen parayı harcamanın ana yönlerini tanımlar. Hangi paralar için verilebilir:

• . Bu, konaklama, yemek, harcırah ve diğer masraflar için para verilmesini içerir.
• Hizmetler ve işler için ödeme yapmak.
• Envanter öğelerinin satın alınması için.
• Eğlence masrafları vb.

Dikkat! Sabit kıymetlerin satın alınması ve ayrıca uygulanması için para vermek mümkün değildir. büyük bedenler işletmeler ve girişimciler arasındaki yerleşimler (üzerinde belirlenmiş sınır 100.000 ruble miktarında).

Hesap verilebilir para verme ve iade etme prosedürü

Sorumlu para, bir çalışana çeşitli şekillerde ödenir. Bir ekonomik varlığın nakit masası aracılığıyla bir rapor için para verebilirsiniz. Bu durumda geçerlidir.

Nakit ihraç ederken, pozisyonu ne olursa olsun, herhangi bir çalışan, ihraç amacını ve dönemini belirten bir gösterge ile hazırlanmalıdır. Eğer yoksa, kontrol sırasında 50 bin ruble para cezası verilebilir. Yazılı belge şirket başkanı tarafından imzası ile onaylanır.

Dikkat! Müdürün ifadesi, kendisine bir hesap verilmesini istemediği için ifade bakımından farklılık gösterir, ancak böyle bir ihtiyacın gerçeğini belirler.

Ayrıca başvuru, muhasebeci için not almakla yükümlü olduğu boş bir alan içermelidir - varsa veya olmasın bu çalışan daha önce alınan tutarlar üzerinden borç. Önceki zamandan farklı değilse, bir çalışana rapor vermek yasaktır! Aksi takdirde, düzenleyici makamlar bunun için 50 bin rubleye kadar para cezası da verebilir.

Nakit ihracına ek olarak, çalışanın kartındaki veya cari hesabındaki hesaba para transferi yapılmasına izin verilir. Bunu yapmak için, ilgili bir taleple bir başvuru doldurması ve buna ödeme ayrıntılarını eklemesi gerekir. Böyle bir belge yoksa, kontrol ederken vergi Dairesi bir gelir aktarımı yapıldığını düşünebilir ve bu tutardan kişisel gelir vergisi kesintisi yapabilir. Ayrıca ödeme talimatı"Ödeme amacı" sütununda, bunun hesap verilebilir tutarın transferi olduğu belirtilmelidir.

Not! Raporun karttan masrafını onaylayan belge, terminal veya ATM'den bir çek ve ayrıca avans raporuna ekli bir banka ekstresidir.

Karta ek bir günlük harçlık aktarırken, herhangi bir nedenle iş seyahati uzatılmışsa, tekrar bir başvuru yazmanıza gerek yoktur. Ancak, bir iş gezisinde avans raporu gönderirken her iki tutarı da aynı anda rapor etmesi gerekecektir.

Sorumlu tutarın tamamı harcanmamışsa, çalışanın onaydan sonra parayı kasiyere iade etmesi gerekir. ön rapor muhasebeye. Bu işlem sırasında hazırlanır ve detayları (miktar, sayı, derleme tarihi) avans raporunun ilk sayfasının alt kısmında belirtilmelidir.

Hesapta para verilmesi için son tarihler

Mevzuatın hiçbir yerinde, hesap verebilir para ihraç etmenin ne kadar süreyle mümkün olduğu açıkça düzenlenmemiştir. Bir işletme, muhasebe politikasında uygun bir kalem yaparak bağımsız olarak kurabilir. Ayrıca, çalışanın, hesap verilebilir tutarın verilmesi için başvuruyu yazarken süreyi belirtmesi gerekmektedir.

İşletme yönetimi tarafından, genellikle her çalışan için ayrı ayrı belirlenen, hangi süre için bir rapor karşılığında para vermek. Şirket başkanı, hesaba nakit ödeme için bir başvuru hazırlama ve kesin tarihi belirtme yükümlülüğünden muaf değildir.

İş gezisi, yakıt için ödeme şirket arabası, seyahat ve oteller için ödeme, eğlence masrafları - bu ve diğer durumlarda bir rapor vermekten bahsediyoruz. Ne olduğunu?

alt rapor- bir iş gezisi, eğlence masraflarının ödenmesi, ev eşyalarının satın alınması, yakıt ve madeni yağların ödenmesi ve diğer benzer masraflar için bir çalışana verilen sorumlu bir miktar.

Para verilmesi nasıl düzenlenir, yükleniciye para vermek mümkün müdür, çalışanın kişisel kartına ve diğerlerine nasıl transfer yapılır. Bir sürü soru var.

Ayrıca Merkez Bankası, 19 Haziran 2017 tarih ve 4416-U sayılı Yönergesi ile rapor kapsamında nakit çıkarma prosedüründe değişiklik yapmıştır. 19 Ağustos 2017'den itibaren, çalışan beyanı olmadan hesap verebilir para verilebilir. Bu belge yerine sipariş verebilirsiniz. Ve çalışanlar, önceki avans ödemesini bildirmeden önce bile rapor kapsamında yeni tutarlar alabilecekler.

Aşağıdaki tüm değişiklikler ve çalışma kuralları hakkında daha fazla bilgi edinin.

Verilebilecek miktar

arasındaki nakit takas limiti tüzel kişiler 2017'de - bir sözleşme kapsamında 100 bin ruble (3073-U sayılı Direktifin 6. maddesi). Ancak bir çalışan kendi adına alışveriş yapabilir - bu sınır, bir şirket ile bir kişi arasındaki anlaşmalar için geçerli değildir. Bu nedenle, çalışanlar her seferinde kendi adlarına mal satın alırlarsa, limite uymaya gerek yoktur ve şirket nakit düzeni ihlal etmez.

Aynı zamanda, bir çalışan şirket adına karşı tarafa ödeme yapıyorsa, uzlaşma limitine uyulmalıdır. Fazlalık için 50 bin ruble para cezası verilir (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.1. Maddesi). Bu nedenle, kısıtlamalar konusunda çalışanı veya amirini uyarmak daha güvenlidir. Ve satın alma, mümkünse, limit dahilinde birkaç sözleşmeye bölün.

Şirket, yalnızca nakit olarak bir hesap açma hakkına sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda bir çalışanın maaş kartı da dahil olmak üzere bir karta aktarma hakkına sahiptir (Talimat No. 3073-U, Rusya Maliye Bakanlığı'nın 25 Temmuz 2014 tarihli mektubu No. 03-11-11/42288). Bunu yapmak için, şirketin muhasebe politikasında sorumlu çalışanlarla hesaplama prosedürünü düzeltmek gerekir. Örneğin, şunu yazın:

“Şirket, hesap verebilir tutarları ya kasa aracılığıyla yayınlıyor ya da çalışanların maaş kartlarına aktarıyor.”

Daha önce, bir alt raporu bir karta aktarmadan önce, bir çalışanın kişisel kart hesabının ayrıntılarını gösteren sorumlu olanları düzenlemek için bir başvuru yazması gerekiyordu. Ve avans raporuna - kartla ödemeyi onaylayan belgeleri ekleyin. Yani, çalışan bir nakit hesabı almış gibi her şeyi aynı sırayla vermek.

“Muhasebe” projesinde baş muhasebeciler. Vergiler. Doğru” “Muhasebe Şikayet Defteri”, hesap verebilir bir çalışana beyansız para verme fikrini önerdi. Fikri Merkez Bankası'na sunduk. Bankacılar bu fikri onayladı. Tam iki yılda değişiklikler geliştirdiler. Son olarak Merkez Bankası, 11 Mart 2014 tarih ve 3210-U sayılı Yönerge'de değişiklik taslağı sunmuştur. 19 Haziran 2017 tarih ve 4416-U sayılı Merkez Bankası Yönergesi değiştirilmiş şekliyle 19 Ağustos 2017 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Rapor kapsamında düzenleme: yeni bir sipariş

Yöntem numarası 1. Şirketler, bir rapor düzenleme başvurusunu reddedebilir ve kendilerinin yerini alacak bir belge geliştirebilir , — « idari belge". Bir emir, bir kafa emri veya başka bir kağıt olabilir.

Siparişte ve başvuruda, şirketin rapor düzenlediği tutar ve süreyi yazmak gerekir. Lider belgeyi imzalamalıdır. Yerel vergi makamları, para basma emrinin bir çalışanı iş gezisine gönderme emri olabileceğini onaylıyor.

Yöntem numarası 2. Şirketler yine de bir rapor düzenlenmesi için çalışanlardan bir başvuru alabilirler. . Bu durumda, bir kişi geliştirebilir model formu başvurular ve kart detaylarını, vadelerini, tutarlarını vb. yazın ve şirketin hangi tutarlarda (maaş, rapor altında vb.) bunların sorumlu olduğunu yazın.

Hesap verebilirlik başvurusu, fon alan direktöre de yazılmalıdır. Sonuçta, şirket aynı iş sözleşmesi tıpkı diğer çalışanlar gibi. (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 11. maddesinin 6. kısmı). Başvurunun rapor altında müdürün kendisine para verdiği izlenimi vermemesi için müdür adına değil şirket adına başvuru yapılması gerekir, bunun yerine “Lütfen veriniz” ibaresi yer almaktadır. dışarı”, “Vermek gerekiyor” yazın. Sonunda, lider aynı anda izin veren bir imza koyar.

Aşağıdaki örnek uygulamalara bakın. İlk örnek nakit olarak alt rapor düzenlemek içindir, ikincisi ise tutarları karta aktarmak içindir.

Nakit raporu verilmesi: örnek uygulama

Nakit makbuz için örnek başvuru mektubu

Başvuru yapılmazsa, vergi makamları şirketi nakit işleme ihlali nedeniyle 50 bin ruble para cezasına çarptıracak. (Madde 15.1. Rusya Federasyonu İdari Kanunu).

Ancak ceza mahkemede iptal edilebilir. Hakimler, başvurunun yokluğunun nakit işlem yapma prosedürünün ihlali değil, para cezası olmayan nakit verme prosedürünün ihlali olduğuna inanıyor (Yedinci Tahkim kararı Temyiz Mahkemesi 18 Mart 2014 tarihli А03-14372/2013).

Kartla ilgili bir raporun düzenlenmesi: örnek uygulama

Bir çalışanın hesap verebilir maaş kartlarına devri hakkında beyanı olmadan, vergi makamları şirketin sorumlu olmadığına, ancak kişisel gelir vergisinin kesilmesi gereken diğer gelirlere karar verecektir. Böyle bir beyanla vergi makamlarının, şirketin çalışana faizsiz kredi verdiğine veya finansal asistan.

Bir raporu bir karta aktarmak için örnek uygulama

Bir çalışan, masrafları kendisine ait olmak üzere şirket için mal satın alırsa ve daha sonra masraflarını tazmin ederse, bu da çalışanın beyanını gerektirir, ancak çalışandan para almadığı için sorumlu olduklarının yazılmasına gerek yoktur. şirket ve ona rapor edilecek hiçbir şey yok (aşağıdaki örneğe bakın).

Geri ödeme için örnek talep Ofis giderleri

2017'de alt raporun yayınlanması: değişiklikler ve özellikler

Geçmiş satın almalar için raporlardan sonra rapor kapsamında ihraç . 19 Ağustos 2017'deki bir başka değişiklik, kuruluşların işini kolaylaştırıyor. Artık bir çalışana verebilirsiniz yeni miktar herhangi bir zamanda raporlama. Önceden, bu, çalışan önceki borcunu geri ödeyene kadar yapılamazdı. İhlaller için müfettişler 50 bin rubleye kadar para cezasına çarptırıldı (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.1. Maddesi).

Sorumlu çalışanlardan borç biriktirmek hala risklidir. Müfettişler kendilerinden kişisel gelir vergisi talep edebilirler. Bu nedenle, halihazırda mahkemede olan ek suçlamalarla mücadele etmek zorunda kalacaksınız (Tahkim Mahkemesi kararı Merkez İlçe 19 Temmuz 2016 tarihli F10-2385/2016).

Yüklenicilere karşı sorumlu . Şirket, hem çalışanlarına hem de bir medeni hukuk sözleşmesi kapsamında çalışan fizikçilere hesaba para basma hakkına sahiptir (07.10.2013 tarih ve 3073-U Rusya Federasyonu Merkez Bankası Direktifinin 5, 63. maddeleri).

Ayrıca, örneğin, malzemeleri kendisinin satın alması için yükleniciye bir alt rapor da verebilirsiniz. Bu durum Merkez Bankası tarafından 02.10.2014 tarih ve 29-1-1-6/7859 sayılı yazı ile de teyit edilmiştir. Ana şey, yüklenicinin onlar için rapor vermesi gerektiğidir. Bunu yapmadıysa, müfettişler, kişisel gelir vergisinin kesilmesi gereken sorumlu maaşı dikkate alacaklardır. Ve şirket, yüklenicinin maaşından para tutamayacak (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 137. Maddesi). Bu nedenle, sözleşmede, örneğin, yüklenicinin işin yerine getirilmesi için mal satın almak için para aldığı gibi bir koşul yazılmalıdır.

Alınan sorumlu yüklenici raporları için üç iş günü içinde avans raporu ve maliyetleri teyit eden belgeler ibraz edilir. Yüklenicinin rapor vermemesi durumunda Belirtilen periyot, ihraç edilen fonların %1'i oranında ihlal cezası uygulanacaktır.

Harcanmayan hesapların iadesi . İade edilmeyen sorumlu çalışanın kendisine iade etme hakkı vardır. uygun yol. Örneğin, karta aktarılan fonlar, kasiyere nakit olarak iade etme hakkına sahiptir. Ve tam tersi, kasadan verilen para kişisel bir karttan şirket hesabına aktarılmalıdır.

Bankanın nakit kabul etmeyi reddetmemesi için, katkının duyurusunda bunun sorumlu bir iade olduğunu belirtmek değil, örneğin diğer makbuzları yazmak daha güvenlidir.

Sorumluluğun diğer çalışanlara devri . AT şuan ki sipariş hesap verilebilir tutarların bir çalışandan diğerine aktarılması konusunda herhangi bir yasak yoktur. Ancak kasiyer, talebi üzerine belirli bir çalışana para verir.

Ayrıca, her çalışan, aldığı miktarları rapor eder, başkası değil. Bu nedenle çalışanları birbirlerine hesap vermemeleri konusunda uyarmak daha güvenlidir. Ancak şirketin, örneğin bir iş gezisinde sorumlu bir çalışana hesap verme hakkı vardır.

Birkaç uzman bir iş gezisine çıkarsa, bir çalışanı sorumlu olarak atayabilirsiniz. Sorumlu memur, otel, bilet ve diğer masrafları ödeyecek ve günlük ödeneği diğer iş seyahatinde olanlara beyan esasına göre dağıtacaktır. Herhangi bir biçimde bir açıklama yapabilirsiniz.

Şirket para bastıysa avans raporu . Şirket, çalışana önceden para aktardığında bir avans raporu düzenlemek gerekir. Bir çalışan kişisel fonlarını harcarsa ve şirket masrafları için ona geri ödeme yaparsa, avans raporu gerekli değildir.

Bu durumda çalışandan destekleyici belgelerin alınması yeterlidir. Örneğin, satışlar ve nakit makbuzlar. Ayrıca, çalışanın masrafların geri ödenmesi için bir başvuru yazması gerekir ve şirket, harcanan fonların geri ödenmesi için bir emir verir. Siparişin şekli ve uygulaması keyfidir.

Peşin para alan bir çalışan, bir avans raporu hazırlamalı ve buna destekleyici belgeler eklemelidir. Satın alma işlemini onaylıyor olabilir: satış makbuzları, faturalar vb. veya ödemenin onaylanması - nakit Fişi, terminal çek veya kart ekstresi. Destekleyici belgeler olmadan, vergi makamları sorumlu geliri dikkate alacak ve ek kişisel gelir vergisi ve katkı payları talep edecektir. Doğru, şirket, malların alacaklı olduğunu ve işverene borcu olmadığını kanıtlayarak ek ücretlere itiraz etmeye çalışabilir. Bazı yargıçlar şirketlerin tarafını tutar (25 Haziran 2014 tarih ve A35-2638/2013 Sayılı Merkez Bölge Federal Antimonopoly Servisi Kararı).

Yurtdışına seyahat ederken para verilmesi. Şirket, masrafları dikkate almak ve çalışana seyahatte harcadığı parayı tazmin etmekle yükümlüdür. Ancak, çalışan yurt dışına seyahat ederse zorluk ortaya çıkar. Şirket raporları ruble olarak yayınlar ve çalışanın kendisi bunları dövizle değiştirir. Belgeler avro olarak verilirse, rubleye dönüştürülmeleri gerekir. Banka oranları değişebilir.

Çalışan otel konaklama için ödeme yaptıysa Kişisel kart, o zaman fonların borçlandırıldığı tarihteki banka oranında yeniden hesaplamanız gerekir (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 10.07.2015 tarih ve 03-03-06 / 39749 sayılı yazısı). Çalışanın banka ekstresi avans raporuna eklenmelidir.

Çalışan masrafları nakit olarak ödediyse, döviz kuru bankanın belgelerinden, örneğin bir döviz sertifikasından alınmalıdır (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 03.09.2015 tarih ve 03-03-07 / 50836 sayılı yazısı) ). Çalışan bir banka sertifikası sunmazsa, masraflar, avans raporunun onaylandığı tarihte Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nın döviz kuru üzerinden hesaplanmalıdır (Vergi Kanununun 272. maddesinin 5. fıkrası, 7. fıkrası). Rusya Federasyonu).

Rapor kapsamında para ihracı için başvuru ve önemli kurallar sorumlu ile çalışmak

elektronik gazete

Kural 1

Sorumlu çalışanları ve yüklenicileri alma hakkına sahiptir

Sorumlu çalışanlar alır (3210-U sayılı Direktifin 6.3 maddesi). Ancak yeni nakit siparişindeki çalışanlar sadece tam zamanlı uzmanlar değil, aynı zamanda bir medeni hukuk sözleşmesinin imzalandığı “fizikçilerdir” (3210-U sayılı Direktifin 5. maddesi). Bu, şirketin kadrosunda olmayan müteahhitlere rapor kapsamında para vermenin mümkün olduğu anlamına gelir. Rusya Federasyonu Merkez Bankası da buna katılmaktadır (02.10.14 tarih ve 29-1-1-6/7859 sayılı yazı).

Doğru, şirket çalışan üzerinde olduğu gibi yüklenici üzerinde aynı etkiye sahip değildir. Özellikle maaşından para kesemez (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 137. Maddesi). Bu nedenle, işi "fizikçinin" yapması mümkündür, ancak rapor geçmeyecektir. Sözleşmedeki ifadeler bu gibi durumlardan kaçınmaya yardımcı olacaktır. Örneğin, metinde şunları yazabilirsiniz: “Yüklenici, işin yapılması için gerekli malzemelerin satın alınması için rapora karşı para alır. Sürenin sona ermesinden sonraki üç iş günü içinde Yüklenici, Mal Sahibine önceden bir rapor ve maliyetleri teyit eden belgeleri sunmayı taahhüt eder. ihlal durumunda bu periyot Müşteri, verilen fonların yüzde 1'i tutarında bir ceza alır.

2. Kural

Para nakit olarak ödenebilir veya bir karta aktarılabilir

Rapor kapsamındaki para herhangi bir şekilde verilebilir - nakit olarak veya bir karta (maaş veya kurumsal) aktarılabilir. Ancak, ödeme amacıyla bir sipariş doldururken, A hesabındaki kişisel kartlara sorumlu para verme prosedürünü kaydetmek daha güvenlidir, sorumlu olduklarını yazmalısınız. O zaman, şirketin rapor, maaş, temettüler vb. için hangi tutarlarda yayınladığı konusunda bir karışıklık olmayacak (02-03-10 / 37209 sayılı mektuplar, Federal Hazine 42-7.4-05 / 5.2-554 tarih ve 10.09.13, Rusya Maliye Bakanlığı 08.25.14 tarih 03-11-11 / 42288).

Kural #3

Başvuru formu, hesap verme yöntemine bağlıdır

Sorumlu ihracı için, çalışandan alınması gerekir yazılı açıklamada. Bir rapor için para verme başvurusu keyfi olarak hazırlanır ve içerik, nakit olarak veya bir kartla para verme yöntemine bağlıdır (bkz. Örnek 1 ve 2).

Şirket, başvuruda bulunmadan kasadan para verirse, vergi makamları bunu bir ihlal olarak kabul eder. nakit sipariş. Mantık şudur: ifade yoksa, sorumlu olanlar da yoktur. Bu nedenle, tutarları kasa defterinin bakiyesine eklenmelidir. Alınan bakiye limitin üzerindeyse, aşılmıştır. Bunun için müfettişler 50 bin rubleye kadar para cezasına çarptırılır (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.1. Maddesi). Doğru, birçok yargıç, başvurunun yokluğunun yalnızca nakit verme prosedürünün ihlali olduğundan ve nakit işlem yapmadığından emindir. Bu tür eylemler için para cezası yoktur (18 Mart 2014 tarih ve A03-14372 / 2013 sayılı Yedinci Temyiz Mahkemesi kararı).

Bordro kartlarına fon verilmesi için başvuru yoksa, vergi makamları şirketin sorumlu değil, başka bir gelir çıkardığını düşünebilir. Ve onlardan gelir vergisi talep edin. Paralarını harcarlarsa, çalışanlardan bir ifade alıp, onlardan geri ödemelerini istemeye değer. Ancak açıklamada sorumlu olduklarını yazmak gerekli değildir. Sonuçta, satın almadan önce çalışan şirketten para almadı, bu da rapor edecek hiçbir şeyi olmadığı anlamına geliyor.

Kural #4

Geçmiş satın alımlar için raporlar aldıktan sonra para basabilirsiniz.

Çalışanın daha önce alınan para için borcunu tamamen geri ödemesi durumunda rapor kapsamında nakit vermek mümkündür (3210-U Talimatının 3. maddesi). İhlaller için, bazı yerel vergi makamları, şirketleri 50 bin rubleye kadar para cezasına çarptırır (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.1. maddesinin 1. kısmı). Doğru, böyle bir para cezasına itiraz edilebilir. Ne de olsa, yalnızca ihlaller (nakit limitinin aşılması, nakit paranın eksik gönderilmesi vb.) için sağlanır ve rapor kapsamında para verme prosedürü için değil. Yargıçlar buna katılıyor (31 Ocak 2013 tarih ve 09AP-34612/2012 sayılı Dokuzuncu Tahkim Mahkemesi kararı).

Şirket anlaşmazlıklara hazır değilse ve çalışanın acilen bir iş gezisine gönderilmesi gerekiyorsa, önce borcunun iadesini belgelemek daha güvenlidir. Bunu yapmak için bir nakit makbuz hazırlamanız gerekir. Ardından, önceki rapordaki borç üzerine bir iş gezisi için gereken tutarı artıracağı bir açıklama yapın. Çalışanın hala borcu olacak, ancak şirket hiçbir şeyi ihlal etmeyecek.

Kural #5

Çalışan herhangi bir şekilde sorumlu bakiyeyi iade etme hakkına sahiptir.

Bir kartla ilgili rapor alan bir çalışan, bunları şirketin kasasına nakit olarak iade etme hakkına sahiptir. Ve tam tersi, kendisine nakit verildiyse, kartından şirketin hesabına para aktarabilir. Bu bize uzmanlar tarafından doğrulandı.

Doğru, bazı bankalar, şirket karta para aktarırsa nakit kabul etmeyi reddediyor. Bankacılık kurallarına atıfta bulunurlar. Diğer makbuzlar arasında, yalnızca müşterilerin çeklerle teslim aldığı doğrudan sorumlu olanlar isimlendirilir (12.11.09 tarih ve 2332-U Yönergesi Ek 1). Ve kartlara para aktarırken şirket bir çek doldurmaz, pratikte meslektaşlar sorunu çözer Farklı yollar. Birincisi, nakdi katkı duyurusunda bunun bir hesap verebilirlik getirisi olduğundan söz edemezsiniz. Bunun yerine, örneğin diğer makbuzları yazmak daha iyidir. İkinci seçenek - makbuz emrini iptal edebilir, harcanmamış parayı çalışana iade edebilir ve borcu maaştan kesmek için ondan bir başvuru alabilirsiniz.

Kural #6

100 bin ruble sınırı sorumlular için geçerli değil

Şirket, 100 binden fazla ruble tutarında hesap verme hakkına sahiptir. Bu limit sadece şirketler ve girişimcilerle yapılan nakit işlemler için geçerlidir (7 Ekim 2013 tarih ve 3073-U Bank of Russia Direktifinin 6. maddesi). Bir çalışan kendi adına herhangi bir tutarda satın alma işlemi yapabilir. Aynı zamanda, bir çalışan şirket adına nakit ödeme yapmak için bir karşı tarafa giderse, 100 binden fazla ruble transfer edemez. Ve ancak aynı sözleşme kapsamında şirket daha önce nakit olarak ödeme yapmadıysa. Aksi takdirde, limiti aşan ödemeler için vergi makamları hem tedarikçiye hem de alıcıya 50 bin ruble para cezası verebilir (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.1. maddesinin 1. kısmı, 09.07.14 tarih ve ED yazısı). -4-2 / ​​​​13338).

Sözleşme sona ermiş olsa bile nakit limiti uygulanmaya devam eder. Örneğin, son teslim tarihi veya teslimat süresi doldu, ancak şirket borç içinde kaldı. Bu nedenle, borcu sadece 100 bin ruble içinde nakit olarak ödemek mümkün olduğundan, sözleşme kapsamındaki yerleşimleri kontrol etmek daha güvenlidir.

Kural #7

Hesap verebilirlik başvurusu tüm çalışanlar için zorunludur

Rapor kapsamında para verilmesi için bir başvuru, tüm alıcılar için zorunludur, sonuçta, o da bir çalışandır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 11. maddesinin 6. kısmı). Ancak standart ifade biraz değiştirilebilir, böylece yönetmen parayı kendisine vermesine izin vermiş gibi görünmez. Sağ üst köşede, “LLC Direktörü “Şirket” Astakhov I.I.” ifadesi yerine, örneğin, sadece “LLC'ye “Şirket” yazabilirsiniz ve “Senden vermeni istiyorum” ifadesi yerine it”, “Yayınlanması gerekiyor” ifadesini kullanın. Başvurunun altındaki imzaya izin verilecektir.

Kural #8

Hesap verilebilir para diğer çalışanlara devredilemez

Ama transfer emri yok. Bu, kasada anlaşmazlıkların mümkün olduğu anlamına gelir. Bunlardan kaçınmak için çalışanlara, meslektaşlarına para transfer etmelerine izin verilmediği konusunda talimat verilmelidir. Aynı kural hesap verebilirliğe ilişkin iç hükümde de yazılabilir.

Kural #9

Bir avans raporu, yalnızca şirket para yayınladıysa gereklidir

Bir çalışanın harcanan fonlarla ilgili raporu, çalışanın parayı nasıl aldığına ve nasıl harcadığına bağlıdır. Bir çalışan kişisel fonlarını harcarsa ve şirket masrafları için ona geri ödeme yaparsa, avans raporu gerekli değildir. Çalışandan şirketin çıkarları için masraflarının geri ödenmesi için bir başvuru (sağdaki örneğe bakın) ve destekleyici belgeler alması yeterlidir. Çalışan bir kartla veya nakit olarak peşin para aldıysa, bir avans raporu gereklidir. Ve buna masraflar için belgeler eklemeniz gerekir.

Belgeler iki tür olabilir. İlk olarak, satın alma işleminin onaylanması (satış makbuzları, faturalar vb.). İkincisi, ödemeyi onaylayan satın almalar, yani nakit makbuz. Ve çalışan kartla ödeme yaptıysa, terminal çeki veya karttan bir ekstre (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 08.25.14 No. 03-11-11 / 42288 tarihli yazısı). Uygulamada, bir çalışanın karttaki hesapları aldığı ve ardından bunları geri çektiği ve nakit olarak harcadığı durumlar vardır. Bu durumda, nakit ve satış makbuzları eklemek yeterlidir. ATM'den nakit çekme makbuzu gerekli değildir. Bu, görüştüğümüz vergi memurları tarafından bize doğrulandı.

Bir çalışan belgelerini kaybederse, müfettişler sorumlu olanları geliri olarak kabul edecek ve ek kişisel gelir vergisi ve katkı payı talep edecektir. Vergi makamları aynı zamanda birçok yargıç tarafından da desteklenmektedir (Federal tahkim mahkemesi 06/09/14 tarih ve A26-5684 / 2013 sayılı Kuzey-Batı Bölgesi). Doğru, bazen şirketler gelir olmadığını kanıtlamayı başarır. Çalışan mal getirdiyse ve şirket bu değerleri kredilendirir. Bu, işverene borcu olmadığı anlamına gelir (06/25/14 tarih ve A35-2638 / 2013 tarihli Merkez Bölge Federal Tahkim Mahkemesi kararı).

Kural #10

Giderler rubleye dönüştürülmelidir

Çalışanların fiili maliyetler için tazmin edilmesi gerekir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 168. Maddesi). Ancak, çalışan yurt dışına seyahat ederse, hesaplamalardaki zorluk ortaya çıkar. Kural olarak, şirket raporları ruble olarak yayınlar ve çalışanın kendisi bunları para birimi (euro, dolar vb.) Bir çalışanın maliyetlerini belirlemek için rubleye dönüştürülmeleri gerekir.

İki tane olası seçenekler. İlk olarak, çalışanın döviz kurunu onaylayan belgeleri vardır. Örneğin, çalışan bir kartla satın almalar için ödeme yaptıysa, bir döviz bozdurma sertifikası veya hesap özeti. Daha sonra maliyetler, bu belgelerde belirlenen oranda yeniden hesaplanmalıdır.

Döviz kurunu teyit edecek bir şey yoksa, döviz maliyetlerini belirlemenin ikinci yöntemi geçerlidir. Daha sonra, çalışanın masrafları, avans raporunun onaylandığı tarihte Rusya Federasyonu Merkez Bankası döviz kuru üzerinden rubleye dönüştürülmelidir (fıkra 5, fıkra 7, madde 272, fıkra 12, fıkra 1, madde 264). Rusya Federasyonu Vergi Kanunu).