Mevzuat, çalışanların şirkete yönelik mal, iş, hizmet satın almalarını ve daha sonra masraflarının geri ödenmesini yasaklamaz. Ancak bu durumda çalışanlar kasada ön sorumlu parayı almadıkları için avans raporu düzenlenmesine gerek yoktur. Bir çalışanın masraflarını tazmin etmek onun için yeterlidir yazılı açıklamada veya hafıza yapılan harcamaları onaylayan belgelerle.

Belge vergileri nasıl etkiler?

Belge, vergi makamlarının bu tür bir tazminatı, kişisel gelir vergisinin ödenmesi gereken çalışanın geliri olarak görmemesi için gereklidir. Ayrıca, gelir vergisi hesaplanırken giderlerin bir parçası olarak ödenen tazminatın tanınması için dava açmak için bir neden de bulamadılar.

Bir çalışanın çıkarları doğrultusunda ve şirketin rızasıyla kendi pahasına yaptığı harcamalar için geri ödeme yapıldığında, çalışanın geliri ve dolayısıyla kişisel gelir vergisi vergilendirmesinin konusu ortaya çıkmaz (Vergi Kanunu'nun 209. Maddesi). Rusya Federasyonu). Yaralanmalar da dahil olmak üzere sigorta primlerinin temelleri. Sonuçta, planlanmamış maliyetler için tazminat, aşağıdaki ödemeler için geçerli değildir. iş ilişkileri(mad. 7 Federal yasa 24 Temmuz 2009 tarihli 212-FZ, art. 24 Temmuz 1998 tarihli 125-FZ sayılı Federal Yasanın 20.1'i).

hangi formda

Masrafların geri ödenmesi başvurusu için birleşik bir form yoktur, bu nedenle bir çalışan herhangi bir biçimde hazırlayabilir.

Belgede olması gerekenler

Vergi makamlarını, çalışanın geri ödenen masrafları şirket menfaatine yaptığına ve bunların onun geliri olmadığına ikna etmek için, başvuruda masrafların yapıldığı amaç ve koşullar ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Böyle bir belge ile, bu tür ödemelerin vergi muhasebesinde tanınması ile ilgili herhangi bir sorun olmamalıdır.

Yapılan harcamaları teyit eden belgeler de başvuruya eklenmelidir.

			CEO'ya
Geri ödeme Mihaylov			LLC "Şirket"
katalog satın alma maliyetleri			Ivanov I.I.
1500 ruble miktarında.			Mihaylov Mihail Maksimoviç'ten,
10.02.2012		I.I. İvanov		pozisyonda çalışmak
			pazarlama departmanı yöneticisi

BEYAN

işletme giderlerinin geri ödenmesi için

8-10 Şubat 2012 tarihlerinde Expocentre'de (Moskova) düzenlenen "The World of Glass - 2012" profesyonel sergisini ziyaret ederken, pazarlama departmanı başkanı adına bir katalog satın aldım. potansiyel müşteri verisi olarak şirket faaliyetlerinde kullanılacak fuar katılımcıları.

Katalog tarafımdan tarafımdan ödenmiştir. Para. Kataloğun maliyeti 1500 ruble idi. 00 kop. 1500 (bin beş yüz) ruble tutarında yapılan masrafları geri ödemenizi rica ediyorum. 00 kop.

Yapılan harcamaları teyit eden belgeler ektedir.

Yöneticiler genellikle kendi "ceplerini" ve şirketin parasını ayırmazlar. Ve sadece şirket için bir ürün veya hizmet için kendi fonlarıyla ödeme yaparlar. Yönetmenin her şeyi alacağını tahmin etmesi yine de iyidir. Gerekli belgeler ve muhasebeciye götürün. Ve değilse? Birçok muhasebeci benzer durumlarla karşılaşmıştır. Yönetmen kendi parasıyla bir şey ödediyse ne yapacağımızı bulalım.

Bu makaleden öğreneceksiniz:

• Şirket için mal alımı için bir çalışana nasıl geri ödeme yapılır
• Muhasebede yöneticiye para iadesi nasıl yansıtılır
• Yönetmen kendisi için belgeler yayınladıysa ne yapmalı

Yöneticiye geri ödeme nasıl yapılır

Yöntem numarası 1. Müdür aynı zamanda şirketin bir çalışanıdır. Bu nedenle, aşağıdakileri yapabilirsiniz. Yöneticinizin bir açıklama yazmasını sağlayın serbest çalışma masrafları ona geri ödemek için (aşağıdaki örneğe bakın). Bu başvuruya, ödemeyi onaylayan belgeler eşlik etmelidir - nakit makbuzları, satış makbuzları, ödemeler vb.

BEYAN

Tedarikçi LLC'den bir kartuş satın alma masraflarını geri ödemenizi rica ediyorum " Ticaret şirketi 4550 ruble değerinde "Hermes". Kartuş, satış bölümündeki yazıcı içindir.

07/03/2015 ____________ A.Ş. Kondratiyev

Bundan sonra, kasadan yöneticiye para verin (veya cari hesaptan karta aktarın). Ancak, eğer daha iyi kaynak dökümanlarşirkete verildi. Ve kişisel olarak yönetmen üzerinde değil. O zaman geri ödeme tutarından kişisel gelir vergisini alıkoyamazsınız.

Başvuru ve destekleyici belgeler prensipte yeterlidir. Ancak bazen vergi makamları, genel düzenşirket için çalışanların giderlerini tazmin etme prosedürü hakkında (müdür dahil). O yüzden yayınlamak daha iyi eski tarih. Örneğin, direktör (veya sadece müdür) dahil olmak üzere herhangi bir çalışanın, masrafları kendisine ait olmak üzere şirket için mal ve hizmet satın alma kabiliyetini sipariş ederek güvence altına alın. Ayrıca para iadesi, satın alma listesi vb.

Örnek. Bir çalışanın masraf geri ödemesi nasıl yapılır

Led LLC'nin yöneticisi 2.100 ruble tutarında malzeme satın aldı. KDV dahil. Muhasebe departmanında böyle bir satın alma hakkında bir rapor için para almadı. Ve malzemeleri kendi parasıyla ödedi. Muhasebeci, başvuru üzerine bu parayı kendisine geri ödedi ve aşağıdaki kayıtları yaptı:

BORÇ 10 KREDİ 73

1780 ovmak. (2100 ruble - 320 ruble) - yönetmen tarafından ödenen materyaller dikkate alındı;

BORÇ 19 KREDİ 73

320 ovmak. - Satın alınan malzemelerdeki KDV dikkate alınır;

BORÇ 91 alt hesabı "Diğer giderler" KREDİ 19

320 ovmak. - Şirketin kendi fonları pahasına silinen KDV;

BORÇ 73 KREDİ 50

2100 ovmak. - Yönetmenin masrafları karşılandı.

Yöntem numarası 2.Ödeme miktarı için bir kredi sözleşmesi hazırlayın yazı(Madde 1, Madde 808 ve Madde 1, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 807. Maddesi). Yönetmen rapor için parayı önceden almadığından, bu zaten sonradan yapılmalıdır. Kredinin faizsiz olduğunu belirtmek daha iyidir, bu koşul mevcut değilse, kredi faizle hesaplanacaktır (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 808 ve 809. Maddeleri). Ayrıca, kredinin süresini ve geri ödeme prosedürünü belirtin. Kredi sözleşmesi imzalanabilir uzun vadeli. Bu süre kanunla sınırlı değildir. Gelir vergisi gelirinde alınan tutarın dikkate alınmasına gerek yoktur (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 10. maddesinin 1. fıkrasının 251. maddesi). Ayrıca borcun ödenmesi için herhangi bir masraf olmayacaktır.

Kurucu ile kredi sözleşmesinin parçası

Kurucu ile kredi sözleşmesi No. 1 Vostok LLC, bundan böyle Borçlu olarak anılacaktır, CEO Bir yanda tüzüğe göre hareket eden Ivanov Ivan Ivanovich ve bundan sonra Borç Veren olarak anılacak olan Rusya Federasyonu vatandaşı Ivanov Ivan Ivanovich, kimliği, tarihinde yayınlanan 10 00 numaralı 100100 serisi pasaportla onaylanmıştır. 10 Ağustos 1998, Bölge İçişleri Bakanlığı tarafından<…>Moskova, şu adreste ikamet ediyor: 101000, Moskova, st. Kolomenskaya, 2, daire. 2 ise bu kredi sözleşmesine girmiştir. 1. SÖZLEŞMENİN KONUSU 1.1. Borç Veren mülkiyeti devreder ve Borçlu, Borç Verene zamanında ve bu sözleşmede belirtilen şartlarda iade etmeyi taahhüt ettiği 100.000 (yüz bin) ruble tutarında fon kabul eder. 1.2. Yukarıdaki kredi faizsizdir. 1.3. Borçlu, Paragraf 1.1'de belirtilen kredi tutarını 20 Aralık 2015 tarihine kadar Borç Verene iade etmeyi taahhüt eder. 2. TARAFLARIN HAK VE YÜKÜMLÜLÜKLERİ 2.1. Borç Veren, bu anlaşmanın 1.1 paragrafında belirtilen fonları, bu anlaşmanın imzalandığı tarihten itibaren bir gün içinde, malları kendi şirketinden ödeyerek sağlamayı taahhüt eder. kişisel hesap 100 101 101 101 101 01 101 17 Ocak 2015 Tarihli 2 No'lu Faturaya İlişkin 10 Ocak 2015 Tarihli 001 No'lu Sözleşmeye İlişkin, Borçlu tarafından Zapad LLC ile akdedilmiştir. 2.2. Kredinin verildiği tarih, Kredi Verenin bankasının muhabir hesabından fonların borçlandırıldığı tarihtir. 2.3. Borçlu, en geç ertesi gün bu anlaşmanın 1.3 paragrafında belirtilen kredi süresinin sona ermesinden sonra, kredi tutarını Borç Verene iade edin. Borçlu'nun kredi tutarını Borç Verene geri ödeme yükümlülüğünü yerine getirme tarihi, nakit sipariş kapsamında Borç Verene fonların transfer edildiği tarihtir. 2.4. Borçlu, Borç Verenin rızasıyla, kredi tutarını programdan önce geri ödeme hakkına sahiptir.

Belgeler şirket için değil, müdür için verilirse ne yapmalı

Yönetmenin kendi adına mal satın alması durumunda, onunla bir satış sözleşmesi imzalamanız ve hazırlamanız gerekecektir. satın alma kanunuşirketin giderlerini onaylamak için.

Fakat! Satış sözleşmesiyle ilgili önemli bir durum vardır. Müdür malları sattığı için bireysel, teslim etmek zorunda kalacak vergi iadesi 3-NDFL şeklinde (alt fıkra 2, fıkra 1, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 228. maddesi) en geç 30 Nisan gelecek yıl. Ayrıca, sözleşmede mal alımına ilişkin belgelerle aynı tutarı belirtirseniz, müdürün kişisel gelir vergisi ödemesi gerekmeyecektir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 220. maddesinin 1. fıkrası, 1. fıkrası) . Ancak bunun için satın almayı onaylayan belgelere sahip olmanız gerektiğini unutmayın.

2015'te 3-NDFL beyannamesi nasıl dosyalanır, burayı okuyun.

Muhasebede mallar için ödeme yaptıktan sonra aşağıdaki girişleri yapın:

BORÇ 41 (10…) KREDİ 76

Yöneticiden satın alınan mallar kredilendirilir;

BORÇ 76 KREDİ 50 (51)

Bir satış sözleşmesi kapsamındaki mallar için ödenir.

Kuruluşun bir çalışanı, bir iş gezisi sırasında fazla harcama yaptı. Gönderildiği şehirde, fiyatı kuruluş tarafından onaylanan standarda uygun otel odası yoktu. Sonuç olarak, planladığından daha pahalı bir oda kiralamak zorunda kaldı. Geri ödeme için başvurmanız gerekiyor seyahat masrafları. Uzmanlarımız tarafından hazırlanmış örnek bir uygulama sunuyoruz. Bir örnek, 2019'da fazla harcamaların geri ödenmesine yardımcı olacaktır.

Geri ödenecek seyahat masrafları

Kuruluşun faaliyetleri sırasında bir çalışanın bir iş gezisine gönderilmesi gerekebilir.

Bir iş gezisi, bir çalışanın iş yeri dışında resmi bir görevi yerine getirmek için işverenin talimatıyla yaptığı bir gezidir. kalıcı iş(Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 166. Maddesi).

Açıkçası, bir iş gezisine gönderilen bir çalışan, seyahatle ilgili masrafları karşılayacaktır. İş mevzuatına göre, çalışana bu tür masraflar tazmin edilmelidir. Özellikle, tazminat ödenmesi gerekmektedir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 168. Maddesi):

• seyahat masrafları;
• Konut maliyetleri;
• harcırah - ek harcamalar daimi ikamet yerinin dışında yaşamakla ilgili;
• idare ile mutabık kalınan bir iş gezisinde yapılan diğer masraflar.

Kuruluşlar, bir çalışanın yaptığı harcamalar için tazminat tutarı da dahil olmak üzere, masrafların geri ödenmesi için belirli bir prosedür oluşturabilir.
Ayrıca, görevlendirilen çalışanın durumuna bağlı olarak yapılan masrafların geri ödeme tutarı kuruluş tarafından belirlenebilir. Tüm harcama paraları için tek tip sınırlar belirlemek kesinlikle gerekli değildir. iş seyahatleri. Böylece, şirketin yönetimi için ayarlanabilir artan boyut seyahat masrafları için tazminat ve sıradan çalışanlar için bir iş gezisinde para harcama limitleri daha mütevazı olabilir.

Uygulama derleme

Bir iş gezisi sırasında bir şirket çalışanı fazla harcama yaptı ve kişisel fonları harcadıysa, yapılan masrafların geri ödenmesi için destekleyici belgeler ekleyerek bir başvuru yazabilirsiniz. Uzmanlarımız tarafından hazırlanan seyahat masraflarının geri ödenmesi için örnek bir başvuru, hazırlanmasında zaman kazanmanıza yardımcı olacaktır.

Bir iş gezisine yalnızca birlikte çalıştığı bir çalışanı gönderebilirsiniz. iş sözleşmesi. Gerçek şu ki İş hukukuşirketin medeni hukuk sözleşmeleri imzaladığı kişiler için geçerli değildir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 11. Maddesi). Yani, anlayış içinde iş gezileri İş Kanunu icracıların medeni hukuk sözleşmeleri kapsamındaki iş gezileri değildir.

Kuruluşun ihtiyaçlarına harcanan fonların geri ödenmesi başvurusu ile, kural olarak başvurun sorumlu kişiler, harcanan daha fazla para verildiklerinden. Sonuçta, hiç kimse beklenmedik harcamalardan bağışık değildir. Masraflar gerçekten gerekliyse ve muhasebeci bunları onaylayan belgeler sunmuşsa, kuruluşun ona geri ödeme yapması gerekecektir. Geri ödeme için örnek bir başvuru aşağıda verilmiştir.

Sorumlu bir kişinin hem sıradan bir çalışan hem de yönetici olabileceğini ve şirketin anlaşması olan bir icracı olabileceğini hatırlayın. sivil sözleşme(2 Ekim 2014 tarihli Rusya Merkez Bankası Mektubu N 29-Р-Р-6/7859). Buna göre, herhangi biri kişisel fonların geri ödenmesi için bir başvuru yazabilir.

Muhasebeciye para verilmesi

Hatırladığınız gibi, bir çalışana, kuruluş başkanının vizesinin olması gereken veya başın emri (siparişi) esas alınarak para verilir (Rusya Merkez Bankası Talimatının 6.3. paragrafı). 11.03.2014 N 3210-U). Bir çalışana nakit verilebilir veya banka kartına nakitsiz transfer yapabilirsiniz. maaş (21 Temmuz 2017 N 09-01-07 / 46781 tarihli Rusya Maliye Bakanlığı Mektubu). İkinci durumda, kartın detayları muhasebecinin beyanında veya yönetim sırasına göre belirtilmelidir. Bir ödeme emrinde para transfer ederken, "Ödemenin amacı" alanında, çalışana iş ihtiyaçları için (seyahat masrafları veya diğer amaçlar için) bir avans verildiğini belirtmelisiniz.

Ön rapor ve destekleyici belgeler

Harcanan fonları hesaba katmak için, çalışanın kuruluş tarafından onaylanan biçimde veya birleşik AO-1 formunda bir avans raporu hazırlaması gerekir (08.01.2001 N Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile onaylanmıştır). 55). Harcamaları teyit eden orijinal belgeler rapora eklenmelidir. Bunlar satış ve nakit makbuzlar, makbuzlar, BSO olabilir. Ve çalışan şirketin ihtiyaçları için ödeme yaptıysa banka kartı, daha sonra makbuzları, çekleri veya diğer benzer belgeleri destekleyici belgeler olarak sağlayabilir (24.06.2016 N 03-03-06 / 1/36877 tarihli Rusya Maliye Bakanlığı Mektubu).

Ön rapor bir muhasebeci tarafından kontrol edilmeli ve kuruluş başkanı tarafından onaylanmalıdır. Bundan sonra, çalışana hesap nakit emrinde fazla harcanan fon miktarı verilir ve detayları avans raporunda belirtilir (

Seyahat masrafları için bir başvuru - bunun bir örneğini makalemizde bulabilirsiniz - seyahat masraflarını kendi pahasına yapan bir çalışana ödeme yapmak için gereklidir. Nasıl kurulduğuna bir göz atalım.

Çalışanın talebi üzerine masrafların geri ödenmesi prosedürü

Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 168'i, bir çalışanın seyahat masrafları için geri ödeme alma hakkı vardır. Seyahatte kişisel fonlarından harcadığı miktarlar sorumlu olmayacaktır. Çalışanın tazminat alabilmesi için fiili masrafların geri ödenmesini talep eden bir dava açması gerekir.

Tamamlanmış ve belgelenmiş bir başvuru Genel Müdür tarafından tazminat miktarı ve süresi belirtilerek onaylanır. Bundan sonra, muhasebe departmanı belgeyi işler ve çalışana fon verir.

Malzemede günlük geziler için ödeme hakkında bilgi edinin .

için maksimum ödeme koşulları benzer belge hayır.

ÖNEMLİ! Maliyetler belgelenmelidir. Bu koşul yerine getirilirse, ödemeden sonra USN'de (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 346.17) ve OSNO'da - başvurunun onaylandığı tarihte (alt fıkra 5, fıkra 7, Madde 272) tanınırlar. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu).

Seyahat masraflarının geri ödenmesi için başvuru - örnek

Başvuru, aşağıdaki bilgi ve detayları belirterek şirketin Genel Müdürü adına yapılır:

• İşletmenin adı, tam adı pozisyon göstergesi ile yönetici ve geçici kişi.
• Bir iş gezisinde gönderilecek siparişin numarası ve tarihi.
• Seyahatin amaci.
• Geri ödenecek giderlerin listesi.
• Maliyetlerin uygulanmasını onaylayan belgeler biçimindeki başvuruların listesi.
• Yolcunun tarihi ve imzası.

yerel kaynaklara da başvurmak faydalı olacaktır. düzenlemeler(emirler, direktifler, iş tanımları vb.) belirten en yüksek miktar bu çalışan kategorisi için günlük giderler karşılandı.

Malzememizi okuyarak seyahat masraflarını doğru hesaplayın .

Size kolaylık sağlamak için, seyahat masrafları için örnek bir uygulama.

Sonuçlar

İş kanunu, bir çalışanın, çalışma sırasında ortaya çıkan makul masraflar için şirketten tazminat talep etmesine izin verir. iş gezisi. Doğru hazırlanmış bir başvuru, bu tutarların basitleştirilmiş vergi sistemi ve gelir vergisi için harcama kısmının bir parçası olarak dikkate alınmasını sağlayacaktır.