Rapor, hizmet ve açıklayıcı not hazırlama kuralları
*
*
*
*
*
*
*
* İşe ara verin -

Bir rapor, hizmet ve açıklayıcı not hazırlayın

Rapor, hizmet ve açıklayıcı not hazırlama kuralları

İlk bakışta muhtıra, tebliğ ve açıklayıcı notlar arasında özel bir fark yoktur. Gerçekten de, bu makaleler amaçlarına yakındır - hepsi bilgi amaçlıdır. Ancak uğraştığımız farklı şekiller hem içerik hem de muhatap olarak farklılık gösteren belgeler. Her birinin nasıl düzgün bir şekilde düzenleneceğini görelim.
İlk olarak, ister bir not, bir protokol, bir kanun veya bir sertifika olsun, herhangi bir bilgi ve referans dokümantasyonu hazırlarken, gereksinimlere göre yönlendirilmesi gerektiğini hatırlatırız.
GOST R 6.30-2003 "Birleşik dokümantasyon sistemleri. birleşik sistem organizasyonel ve idari belgeler. Belge Gereksinimleri*.
Rapor, hizmet ve açıklayıcı notların hazırlanması için, Genel kurallar. Bu belgelerin her biri aşağıdakilere sahip olmalıdır:
- yazarın bir göstergesi (notun geldiği kuruluş, yapısal birim veya yetkili);
- muhatabın adı (belgenin gönderildiği kişi);
- belge türünün adı (örneğin, Muhtıra, Not)
- derleme tarihi;
- kayıt numarası;
- metnin başlığı (örneğin, "ihlal hakkında" iş disiplini"," Çalışma kitaplarının edinilmesi üzerine");
- Metin;
- Derleyicinin imzası (konumu belirten).
Belgelerdeki ayrıntıların doğru belirtilmesinin, belgelerini doğrudan etkilediğini unutmayın. yasal güç, tartışılmazlığını ve resmiyetini sağlar.
Durum hakkında rapor vermek
muhtıra- bu, kuruluşun (verilen veya daha yüksek) başkanına veya başkanına yönelik bir belgedir. yapısal birim. Muhtıra, taslağı hazırlayanın sonuçları ve önerileri ile bir konuyu detaylandırır ve yönetimi, kesin karar. Notlar, muhatabı işin ilerleyişi hakkında bilgilendirirse, düzenli olarak düzenlenebilir.
Örgütün başkanına gönderilen muhtıralar, dahili belgeler ve düz bir A4 kağıda çizilebilir. Gönderilen kağıtlar yüksek makamlar, - bu harici belgeler, kuruluşun antetli kağıdına yazılmalıdır.
Muhtıranın metni iki veya üç anlamsal bölümden oluşur. İlk bölüm - tespit - onun yazılmasına neden olan nedenleri, gerçekleri ve olayları ortaya koymaktadır. İkinci bölüm - analiz - mevcut durumun bir analizini içerir, olası seçenekler onun kararları. Üçüncü bölüm - özetleme - derleyicinin görüşüne göre alınması gereken belirli eylemler için sonuçları ve önerileri içerir. Muhtıranın ikinci kısmı olmayabilir, o zaman belge sadece durumun bir açıklamasından, notun yazarının sonuçlarından ve tekliflerinden oluşur.
Yatay olarak bilgilendiriyoruz
hafıza başka bir bölümün başkanı veya uzmanı adına bir çalışan veya bölüm başkanı tarafından yapılır. Böylece kontrol nesnelerinin yatay olarak bağlanmasını sağlar. Bu notlar çoğunlukla lojistik, ekonomik, bilgi desteği vb. Örneğin, muhasebe bölümünde bir yazıcı bozuldu. Baş Muhasebeci bu konuda bölüm başkanını bir notla bilgilendirebilir sistem desteği ve cihazın onarılmasını isteyin. Veriliş hafıza raporla aynı.
Nedenlerini açıklıyoruz
Açıklayıcı not- herhangi bir eylemin, olayın, olayın nedenlerini açıklayan bir belge. Daha yüksek bir makama hitap eden kuruluşun herhangi bir çalışanı tarafından derlenebilir. resmi. Temel olarak, taahhütte bulunma gerçeği üzerine açıklayıcı notlar yazılır. disiplin suçu ve böyle bir notun varlığı, bir çalışana empoze etmek için vazgeçilmez bir gerekliliktir. disiplin eylemi(Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 193. Maddesi). Çalışan en sık açıklayıcı bir not yazar ve serbest çalışma, ancak genellikle kuruluşlar özel formlar kullanır.
Personel memurunun her zaman çeşitli notlardan birkaç örnek bulundurmasını veya onlar için geliştirmesini öneririz. birleşik formlar. Sonuçta, organizasyonda bilgi alışverişi sürekli gerçekleşir ve çalışanlar belirli bir belgeyi derlemek için genellikle personel departmanına başvururlar. için talimatlarda personel ofis işleri kuruluşlar için notlar için gereksinimleri belirtebilir, gerekli ayrıntılarını açıklayabilir ve numune sağlayabilirsiniz.
Uygulamada, genellikle hizmet kaydı, raporlama ve raporlamanın zorunlu olup olmadığı sorusu ortaya çıkmaktadır. Açıklayıcı notlar organizasyon içinde. Kanaatimizce, notta belirtilen husus, başkan kararı şeklinde yazılı bir karar gerektiriyorsa, bu belgelerin icra ve referans amaçlı kullanılmasını gerektirdiğinden tescil ettirilmesi gerekir. Sorun sözlü olarak çözülebilirse, böyle bir notun kaydedilmesi gerekli değildir.

Bu belge, çalışan (bu şirkette hangi pozisyonda olursa olsun) önemli bir şeyi şirket başkanının dikkatine iletmeyi gerekli görürse ve konunun kişisel müdahalesi olmadan çözülemeyeceğini anlarsa verilmelidir.

Dikkat! Bir not genellikle bir muhtıra ile karıştırılır.

Bu iki kategori yazılı isteklerşirket içinde en önemli şeyde gerçekten benzerler - bilgi yönelimleri var ve ima ediyorlar belirli eylemler hitap ettikleri kişiden.

Bir veya başka bir uzmanla veya belirli bir birimin faaliyetleriyle ilgilidirler. Her şeye rağmen, not daha hiyerarşik olarak renklidir: her zaman “aşağıdan yukarıya”, yani daha düşük seviyeli bir uzmandan daha yüksek bir pozisyona yazılır.

Resmi olan, yazarla aynı rütbedeki bir temsilciye ve daha düşük konumda olan birine hitap edebilir. Ayrıca, ortak kuruluşların temsilcilerine de hitap etmektedir. Aslında, bir muhtıra, bir hizmet notunun bir alt türü olduğu kadar açıklayıcı bir nottur.

Bir not ve bir muhtıra arasındaki farkla ilgili olarak, bir uzmanın yorumuna bakın.

Bir lider bir belge yazmalı mı?

Yapmalıdır, ancak bir şeyi bir uzmanın veya bir bölüm başkanının dikkatine iletmek istediği ve yanıt olarak belirli eylemleri beklediği durumlarda.

Bir not hangi bölümlerden oluşur?

Daha önce de belirtildiği gibi, özellikle standart model böyle bir kağıt yok. Ancak yazmanın kuralları vardır., iş iletişimi kurallarına ve belirli bir şirketin iç düzenlemelerine uygun olarak.

Böyle bir notun örnekleri genellikle yerel belgeler firmalar kağıt formu veya dahili bir kurumsal e-posta ile birlikte çalışana sağlanır. İkinci durumda (şirketinizde aşağıdakilere yönelik talepleri ele almak adetse) elektronik formatta), okundu bilgisi işlevini kullanmanız gerekir.

Evet, benzer belge her zaman içerir:

• şirketin tam adı ve yapısal birimi (yazıldığı yer);
• kayıt numarası;
• muhatabın belirtilmesi (rütbe, soyadı ve adının baş harflerini veya tam adını ve soyadını belirtmeniz gerekir);
• kağıdın adı ve amacı (örneğin, onarımlar için bir servis notu);
• metin - bilgi kısmı (kısa ve öz) ve muhataptan hangi eylemlerin beklendiği;
• tarih;
• şifresi çözülmüş imza

Kısa ve öz yazmak gerekiyor, bunu hatırlamak görev zamanı her işçi için sınırlıdır ve pahalıdır.

Önemli! Yazı dilinde hatalara izin verilmez. Belirsiz bir şekilde yorumlanabilecek ve iletmek istediğiniz şeyin anlamını çarpıtabilecek hantal ve aşırı kafa karıştırıcı ve hantal ifadelerden de kaçınmalısınız.

Yazma prensibi her zaman aynıdır: ne oldu - ne istiyorsun - neden hitap ettiğin kişinin bunu yapması gerektiğini düşünüyorsun. Üzerine bir not yazılarak ek ağırlık verilecektir. antetli kağıtşirket logosu ile.

Ayrıca, işin sonuçlarını belirtmekte fayda var. Mevcut durum ve muhatap müdahalesini nasıl düzelteceği. Örneğin, biri ihlal ediyor Iç düzen ve ekipte uyumsuzluk yaratır, bunun sonucunda departmanda kopukluk meydana gelir, satışları artırmak için gerekli ekip ruhu ihlal edilir.

İş benzeri, tarafsız bir tarza bağlı kalmak en iyisidir. başvururken. Buna göre, müstehcen, argo ifadeler, duygusal olarak renkli yorumlar, özellikle küfürlü, saldırgan veya etik olmayan yorumlar kullanılmamalıdır.

Muhataptan bir değil birkaç eylem istiyorsanız, bunların her biri noktalı virgülle ayrılmış yeni bir satırda numaralandırılmış bir listede belirtilmesi gerekir.

Adım adım talimatlar: nasıl doğru bir şekilde oluşturulur?

Modele göre yönetmene not nasıl doğru yazılır? Sağ üst köşede, belgenin bir “başlığı” çizilir - kağıdın kime ve hangi birime aktarıldığı, pozisyon ve pasaport verilerini belirttiğinizden emin olun. Aşağıda, merkezde - bir not ve amacı (örneğin, onarımlar veya iptaller, bir çalışana terfi veya ikramiyeler için), ayrıca bir kayıt numarası vardır.

Metin aşağıda yazılmıştır - konunun özü, önce bilgilendirici kısım, sonra ne istediğinizi (örneğin, sizden şu ve bu tür bir olayla ilgili bir inceleme emri çıkarmanızı rica ediyorum) veya sizden aşağıdaki ekipmanı değiştirmenizi rica ediyorum. falan filan departmanda (önce bunun neden yapılması gerektiğini ve mevcut ekipmanın durumunu anlatmak).

Burada belirli bir böyle bir kağıdın nasıl görünebileceğine dair bir örnek.

CEO'ya Lotos-V LLC

Sergeev Sergey Sergeevich

kıdemli satış müdürü Ivanova I.I.'den

NOT 21

(teçhizatın onarımı ve değiştirilmesi için)

Lotos-M LLC'nin satış departmanında dikkatinizi çekiyorum bilgisayar Teknolojisi daha fazla çalışma için uygun değil ve değiştirilmesi ve onarılması gerekiyor. Bu nedenle, şu anda, 8 bilgisayardan (iki çalışan için bir bilgisayar temelinde), 5'i tamamen bozuk ve 2'si sistem yöneticisi tarafından onarıma tabi olarak kabul ediliyor. Olay nedeniyle müşterilerle etkileşim yavaşlıyor. Çalışanlar, yanlarında getirdikleri kişisel dizüstü bilgisayarları ve tabletleri kullanmaya zorlanıyor. Yazıcı ayrıca çok eski olduğu için tamir edilemez olarak ilan edildi.

Sana soruyorum:

1. 5 yeni bilgisayar satın alın;
2. 2 bilgisayarın onarımını sipariş edin;
3. departmandaki yazıcıyı değiştirin.

İçtenlikle

kıdemli satış müdürü Ivanova Irina Ivanovna (imza).

Dolayısıyla, bir çalışanın patrondan çok daha az başka bir çalışandan bir şey istediği açıktır. dosyalanmalıdır yazı ve belirli bir şirkette kurulan modele göre, iş ahlakına uygun olarak.

Sadece bu, itirazınızın göz ardı edilmeyeceğini ve ona kapsamlı bir cevap verileceğini garanti eder ve ancak bu şekilde itirazınız rasyonel olarak kabul edilir ve yönetimin (yüksek veya genel) görmezden gelebileceği özel bir talep olarak değil.