AIŠKINAMASIS PASTABA
į archyvo pasą savivaldybės institucija„Kozlovskio administracija kaimo gyvenvietė» Konakovskio rajonas, Tverės sritis,
saugoti valdymo dokumentus, 2015-12-01 d.
Archyvo paso pagrindu Kalinino srities Konakovo rajono Jurjevskio kaimo taryba buvo suformuota 1929 m., o 1970 m. gruodžio 31 d. Dokumentai apie personalą, imtinai, iki 1970 m., buvo perduoti saugoti naujai suformuotai Kalinino srities Konakovo rajono Gavrilkovskio kaimo tarybai.
Remiantis Kalinino srities darbininkų deputatų tarybos vykdomojo komiteto 1970 m. gruodžio 31 d. sprendimu Nr. 571 „Dėl pakeitimo teritorines ribas Atskiros kaimų tarybos“ Tešilovskio kaimo tarybos administracinis centras buvo perkeltas į Gavrilkovo kaimą ir pervadintas į Kalinino srities Konakovo rajono Gavrilkovsky kaimo tarybą.
Remiantis Kalinino srities liaudies deputatų tarybos vykdomojo komiteto 1979 m. lapkričio 13 d. sprendimu Nr. 260, dėl to, kad tam tikri gyvenvietės faktiškai susijungęs su gyvenvietėmis, Gavrilkovskio kaimo tarybos Fofanovo kaimas įtrauktas į Novozavidovskio miesto tipo gyvenvietės ribas.
Kalinino srities Turginovskio rajono Sintsovskio kaimo darbininkų deputatų tarybos vykdomasis komitetas buvo suformuotas 1950 m. ir priklausė Kalininsko rajonui. 1977 m. liepos 13 d. Sintsovskio kaimo tarybos antrosios sesijos pagrindu Sintsovskio kaimo taryba tapo Konakovo rajono dalimi.
Pagal prezidento dekretą Rusijos Federacija 1993 m. spalio 9 d. Nr. 1617 „Dėl reformos atstovaujamosios institucijos institucijos ir įstaigos Vietinė valdžia Rusijos Federacijoje“, Konakovo miesto ir Konakovo rajono administracijos viršininko 1993 m. spalio 14 d. nutarimas Nr. 557, kaimų tarybų funkcijos pavestos kaimo rajono administracijai.
Kalinino srities Konakovo rajono Gavrilkovskio ir Sintsovskio kaimų darbininkų deputatų tarybų vykdomasis komitetas tapo žinomas atitinkamai kaip Gavrilkovskio ir Sintsovskio kaimo rajonų administracijos.
Dėl įgaliojimų perdavimo miesto ir kaimo gyvenvietėms nuo 2006 01 01 pagal 2003 10 06 federalinį įstatymą Nr. 131-FZ „Dėl Bendri principai vietos savivaldos organizacijos Rusijos Federacijoje“, 2005 m. vasario 28 d. Tverės srities įstatymu Nr. 31-30 „Dėl savivaldybių, kurios yra teritorijos dalis, ribų nustatymo“. savivaldybė Tverės sritis „Konakovskio rajonas“, Gavrilkovskajos teritorija kaimo administracija iš dalies pasikeitė: Lazurnaya kaimas, Tešilovo kaimas, Mirny kaimas ir Seliverstovo kaimas priklauso miesto gyvenvietei "Novozavidovskis"; Kozlovskio kaimo gyvenvietei priklausys Bushmino kaimas, Gavrilkovo kaimas, Dorino kaimas, Ivanovskoje kaimas, Kleshchevo kaimas, Paveltsevo kaimas, Jurjevo kaimas.
Gavrilkovskio ir Sintsovskio kaimo apylinkių administracijos buvo reorganizuotos į Savivaldybės įstaigą „Kozlovskio kaimo gyvenvietės administracija“. Jos teritorijoje yra šios gyvenvietės: Tekstilščikų kaimas ir kaimai - Berežkai, Bushmino, Gavrilkovo, Grishkino, Dmitrovo, Dorino, Long Pozhnya, Zaozerye, Zelentsino, Ivanovskoye, Kleschevo, Koydinovo, Kuryanovo, Paveltsevo, Sintsovo, Uzkol, Yuryevo. .
Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, Tverės srities Konakovo rajono savivaldybės įstaigos „Kozlovskio kaimo gyvenvietės administracija“ archyvo 2015 m. pase buvo atlikti pakeitimai:
1 skirsnis 101 eilutė 1 langelis
2014-01-01 archyvo pase buvo 1 fondas. 2015 m. buvo patikslintas lėšų skaičius: Jurjevskio kaimo taryba, Gavrilkovskio kaimo taryba, Sintsovskio kaimo taryba ir Kozlovskio kaimo gyvenvietės administracija.
Iš viso archyvo pase 2015-01-01 yra 4 fondai.
2 skirsnio 201 eilutė 1 langelis
Nuo 2014-01-01 archyvo pase buvo 31 dokumentas nuolatinis saugojimas Kozlovskio kaimo gyvenvietės administracija. Dėl fondų skaičiaus patikslinimo į archyvo pasą nuo 2015-01-01 buvo įtraukti Jurijevskio kaimo tarybos, Gavrilkovskio kaimo tarybos ir Sintsovskio kaimo tarybos nuolatinio saugojimo dokumentai. Šioje skiltyje taip pat pateikiamos buities knygos nuo 1980 iki 2011 m. Iš viso 2015-01-01 archyvo paso 1 stulpelyje buvo įrašytos 453 bylos.
2 skirsnio 201 eilutė 2 langelis
Nuo 2014-01-01 Archyvo pase nurodyta paskutinė 2009 m. 2015-01-01 į archyvo pasą buvo įtraukti Jurijevskio kaimo tarybos, Gavrilkovskio kaimo tarybos ir Sintsovskio kaimo tarybos dokumentai su ankstesnėmis dokumentų datomis. Iš viso 2015-01-01 archyvo pase 202 eilutėje 2 stulpelyje, paskutinė data – 1938 m.
2 skirsnio 201 eilutė 4 langelis
Nuo 2014-01-01 Archyvo pase yra 31 nuolatinio saugojimo dokumentas. Į archyvo pasą nuo 2015-01-01 buvo įtraukti Tverės srities archyvų skyriaus EPK patvirtinti dokumentai 2012 metams ir buities knygos 1980-2011 metams. Iš viso 2015-01-01 archyvo paso 4 stulpelyje buvo įrašytos 153 bylos.
2 skirsnio 201 eilutė 5 langelis
2015-01-01 archyvo pase nurodyta paskutinė 1980 m. data, nes jame yra 1980-2011 metų buities knygos.
2 skirsnio 202 eilutė 1 langelis
Nuo 2014-01-01 archyvo pase buvo 197 dokumentai apie personalą. Nuo 2015 m. sausio 1 d. į archyvo pasą buvo įtrauktos dirbančių ir atleistų darbuotojų asmens bylos 22 bylose. Iš viso 2015-01-01 archyvo paso 202 eilutės 1 stulpelyje buvo įrašyta 219 bylų.
2 skirsnio 202 eilutė 2 langelis
2015-01-01 pakeitimų nėra. Iš viso 2015-01-01 archyvo pase 2 skiltyje paskutinė data – 1940 m.
2 skirsnio 202 eilutė 4 langelis
2015 m. sausio 1 d. į archyvo pasą buvo įtraukti 197 dokumentai apie personalą. 2015-01-01 archyvo pase buvo pridėti dokumentai, kurie buvo patvirtinti Tverės srities archyvų skyriaus EIC 2012 m. Iš viso 2015-01-01 archyvo paso 4 stulpelyje buvo įrašytos 199 bylos.
Kozlovskio kaimo gyvenvietės administracijos vyriausiasis specialistas
Ši instrukcija nustato valstybinio muziejaus, bibliotekos paso (Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų atžvilgiu) pildymo tvarką pagal LR Archyvinio fondo dokumentų valstybinio registravimo nuostatų nustatytus reikalavimus. Rusijos Federacija (įregistruota Rusijos teisingumo ministerijoje 1997 m. liepos 8 d., registracijos Nr. 1344).
Bendrosios nuostatos.
dokumentų gavimo apskaitos knygos;
lėšų sąrašas;
lėšų lapai;
archyviniai inventoriai (kaip mokslinė inventorizacija).
Pasą surašo kiekvienas valstybinis muziejus, biblioteka (toliau – muziejus, biblioteka), kurie pagal Rusijos Federacijos pagrindinius teisės aktus dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo ir archyvų (17 straipsnis) nuolat saugomi. Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai, neatsižvelgiant į tai, ar muziejus ar biblioteka yra įsigijimo šaltinis valstybinis archyvas.
Pasas (1 priedas) sudaromas kasmet, atspindi Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų sudėtį, būklę, apimtį ir saugojimo sąlygas nuo 01.01. ... ateinančių metų ir saugomas visam laikui.
Pasas surašomas remiantis pirminiais apskaitos duomenimis (priėmimo ir perdavimo aktais, pagrindinio fondo kvitų knygomis), taip pat pagrindinių apskaitos dokumentų, kurie saugomi muziejuje ir bibliotekoje, dokumentams apskaityti duomenimis. Rusijos Federacijos archyvų fondas:
Pasą federaliniai valstybiniai muziejai ir bibliotekos pateikia Rusijos Federalinei archyvų tarnybai kartą per 3 metus (2001 m. sausio 1 d., 2004 m. sausio 1 d. ir kt.) iki kitų metų sausio 20 d.
Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybiniai muziejai ir bibliotekos pateikia pasus atitinkamai valdymo institucijai archyvai Rusijos Federacijos subjektas šios institucijos nustatytais terminais, bet ne rečiau kaip kartą per 3 metus (nuo 2001 m. sausio 1 d., nuo 2004 m. sausio 1 d. ir kt.).
Muziejai ir bibliotekos, kurie yra valstybinių archyvų įsigijimo šaltiniai, pase pateikiami duomenys tik apie pagrindinio muziejaus fondo, bibliotekos dokumentus. Muziejaus, bibliotekos dabartinio (padalinio) ir mokslo archyvo dokumentai šį pasąį tai neatsižvelgiama.
Į pasą įrašyti asmenys turi būti registruojami pagrindinio muziejaus fondo, bibliotekos sudėtis rašytiniai dokumentai ant popierinė laikmena(įskaitant rankraščius, ranka rašytas knygas, laiškus, autografus, dienoraščius, folkloro ir muzikos tekstinius įrašus), taip pat fotografijos dokumentus (negatyvus, pozityvus, nuotraukų albumus ir kt.), filmų dokumentus, nekopijuotus garso dokumentus (kalbą). ir muzika) ir kt
Kartu su minėtais dokumentais logiškai tarpusavyje susiję spausdinti leidiniai su autografais ir pastabomis, taip pat žemėlapiai, planai, brėžiniai, plakatai, plakatai, antspaudai, atvirukai, lankstinukai, laikraščių ir žurnalų iškarpos ir kt.
Muziejai ir bibliotekos, kurios nėra valstybės archyvų įsigijimo šaltiniai, kartu su informacija apie pagrindinio fondo dokumentus, pase taip pat pateikiama informacija apie muziejaus, bibliotekos dabartinio (padalinio) ir mokslinio archyvo dokumentus, atspindinčius muziejaus, bibliotekos istoriją ir veiklą bei rem. laikuį Rusijos Federacijos archyvinio fondo sudėtį.
Surašomas pasas pagal jo skirsnius aiškinamasis raštas, kuriame kartu su specialiai nurodytomis pozicijomis šios instrukcijos, būdingas konkrečiam muziejui, bibliotekai, fiksuojamos apimties rodiklių dinamikos ypatybės, lyginant su anksčiau sudarytu pasu.
Tūriniai rodikliai pateikiami paso formoje nurodytais matavimo vienetais.
Pataisymai, įterpimai neleidžiami.
Paso rodiklių sudėtis.
1 skyrius. Archyvinių dokumentų sudėtis ir apimtis.
1 skiltis. Lėšų skaičius.
Rodomas archyvinių fondų, archyvinių kolekcijų ir rinkinių, įskaitant ranka rašytų knygų rinkinius (toliau – archyvinis fondas), skaičius.
Archyvinis fondas suprantamas kaip archyvinių dokumentų, istoriškai ar logiškai tarpusavyje susijusių, visuma.
Muziejuose, bibliotekose, kurios pagal Rusijos Federacijos teisės aktų pagrindų 18 straipsnį dėl Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir archyvų nepriima saugoti valstybinių organizacijų dokumentų originalų, archyvo fonduose yra asmeninių kilmės, kurios skirstomos į asmenines (asmenines) šeimos ir genčių , visuomenines, kitas nevyriausybines organizacijas, taip pat paties muziejaus, bibliotekos fondus (muziejaus dabartinio (padalinio) ir mokslinio archyvo, bibliotekų dokumentus. , atspindintys jų istoriją ir veiklą ir nustatyta tvarka nukreipti į Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėtį).
Archyvinis fondas apskaitomas kaip savarankiškas fondas, neatsižvelgiant į tai, ar jis yra kolekcininko veiklos rezultatas iki tol, kol buvo gautas nuolatiniam saugojimui muziejuje, bibliotekoje, ar buvo suformuotas muziejuje, bibliotekoje.
Į archyvinę kolekciją atsižvelgiama kaip į visą muziejuje, bibliotekoje nuolat saugomų dokumentų rinkinį arba kelis dokumentų rinkinius, kuriuos tiesiogiai vienija muziejus ar biblioteka pagal vieną ar kelis kriterijus (teminį, specifinį, objektinį, chronologinį ir kt.). .
Į rašytinių knygų rinkinį įskaitomas vienas ar keli ranka rašytų knygų rinkiniai, surinkti kolekcionieriaus, muziejaus, bibliotekos pagal vieną ar kelis kriterijus.
Jeigu muziejus skiria finansavimą dokumentams, t.y. jų klasifikacija pagal archyvinius fondus, rinkinius ir kt. nebuvo atlikta, tada kiekviena archyvinių dokumentų grupė (saugyklos - muziejiniai daiktai), įrašyta į atskirą inventorinę knygą (muziejaus mokslinis inventorius), prilyginama archyviniam fondui, kurio surašymas atliekamas pagal klasifikatorių. pagrindinio muziejaus fondo.
Muziejai ir bibliotekos, kuriose saugomi nedideli pagrindinio fondo archyviniai dokumentai, kurių negalima paskirstyti tarp archyvinių fondų ar rinkinių, gali laikyti juos vienu archyviniu fondu.
Kiekvienas archyvinis fondas, neatsižvelgiant į tai, ar jį sudaro vienos ar kelių rūšių dokumentai, pase nurodomas tik vieną kartą. Fondo priklausymą fondo rūšiai lemia į jį įtrauktų dokumentų sudėtis. Ši taisyklė galioja inventoriaus knygoms.
101 eilutėje „Popierinių dokumentų lėšų skaičius“ nurodoma 102 - 104 stulpelio rodiklių suma.
102 eilutėje „Lėšų skaičius valdymo dokumentacija" nurodyti archyvinių fondų, kurių pagrindas yra muziejaus, bibliotekų (pagrindinės veiklos dokumentai), visuomeninių ir kitų nevyriausybinių organizacijų fondų, archyvinių kolekcijų ir kolekcijų, kurios dėl sudėties, skaičius. juose vyraujančius dokumentus, 104, 106 - 110 eilutėse nurodyti negali (NTD, audiovizualinė, mašininio skaitymo dokumentacija).
Nesant finansavimo, tokie dokumentai pagrindiniame muziejaus fonde, kaip taisyklė, yra įtraukiami į rašytinių šaltinių inventorizaciją.
102 eilutėje nurodomas muziejaus, pačios bibliotekos archyvinis fondas (dabartinio (katedros) ir mokslo archyvo dokumentai) tik tuo atveju, jei muziejus ar biblioteka nėra valstybės archyvo įsigijimo šaltinis.
103 eilutėje „Asmens kilmės dokumentų lėšų skaičius“ nurodytas archyvinių fondų skaičius asmenys(asmeninių protėvių, giminės) ir archyvinių kolekcijų iš asmeninės kilmės dokumentų (išskirtinai rašytinių arba kartu su grafiniais, kino ir fotodokumentais, spausdintais leidiniais su autografais, ženklais ir kt.).
104 eilutėje „NTD lėšų skaičius“ nurodomas archyvinių fondų, kuriuos sudaro vien arba daugiausia kartografinė dokumentacija, taip pat mokslinė ir techninius dokumentus, nustatantis mokslinių tyrimų procesą ir rezultatus, technikos raidą.
105 eilutė „Dokumentų apie personalą lėšų skaičius“ nėra užpildytas.
106 - 110 eilutėse „Filmų-fotofono-vaizdo fonogramų, MCHD (mašininiu būdu skaitomų dokumentų) lėšų skaičius“ nurodomas atitinkamų archyvinių fondų, sudarytų vien tik arba daugiausia iš audiovizualinių arba mašininiu būdu skaitomų dokumentų, skaičius.
Nesant finansavimo, į tokius dokumentus (išskyrus MCHD) paprastai atsižvelgiama į vaizdinių šaltinių inventorizaciją.
111 eilutėje „Mikroforminių fondų, kaip originalių dokumentų, skaičius“ nurodo archyvinių fondų, sudarytų tik iš mikrofilmų ir (ar) mikrofišų, paimtų iš archyvinių dokumentų, kurių originalai paprastai priklauso nuosavybės teise, skaičių. užsienio valstybės arba asmenys.
112 eilutėje „Iš viso“ rodoma 101, 106 - 111 eilučių suma.
2 skiltis. Vienetų skaičius. (Iš viso).
Šiame stulpelyje rodomi visi saugomi duomenys archyviniai dokumentaiįtrauktas į pagrindinį muziejaus fondą, biblioteką.
Į esamų (katedrų) ir mokslo archyvų dokumentus, atspindinčius muziejaus, bibliotekos istoriją ir veiklą ir nustatyta tvarka nukreiptus į Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėtį, nurodytoje skiltyje atsižvelgiama tik tuo atveju, jei muziejus ar biblioteka nėra valstybės archyvo įsigijimo šaltinis.
Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimo vienetas yra fiziškai atskiras dokumentas arba dokumentų rinkinys, turintis savarankišką reikšmę.
Muziejaus objektas ir bibliotekos fondo dokumentas atitinka Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimo vienetą.
102–111 eilutės pildomas vadovaujantis archyvinių fondų diferencijavimo pagal juose esančių dokumentų sudėtį apibrėžtais požiūriais.
Spausdinti leidiniai, įtraukti į rašytinių daiktų inventorines knygas, išskyrus tuos, kurie yra asmeninės kilmės fonduose, nepriklauso Rusijos Federacijos archyvų fondui ir į juos neįtraukiami pase.
101 eilutėje "Prekių skaičius popieriuje. (Iš viso)" nurodoma 102 - 105 eilučių suma.
102 eilutėje „Valdymo dokumentų vienetų skaičius“ nurodomas bendras į archyvinius inventorius įtrauktų, inventorinių knygų ir neaprašytų daiktų skaičius. Atsižvelgiama į visuomeninių ir kitų nevyriausybinių organizacijų dokumentus, ranka rašytas knygas, taip pat visus kitus popierinius archyvinius dokumentus, kurie pagal savo kilmę ir (arba) turinį negali būti priskirti asmens kilmės dokumentams ir mokslinei bei techninei dokumentacijai. .
103 eilutėje „Asmeninės kilmės saugojimo vienetų skaičius“ nurodomas bendras asmeninės kilmės dokumentų, įtrauktų į archyvinius inventorius, inventoriaus knygas ir neaprašytų, skaičius.
104, 106 - 111 eilutės „Mokslinės ir techninės dokumentacijos, audiovizualinės, mašininio skaitymo dokumentacijos, mikroformų kaip originalų saugojimo vienetų skaičius“ pildomos vadovaujantis metodais, nustatytais diferencijuojant archyvinius fondus pagal dokumentų sudėtį. įtraukta į juos.
Mikroformas kaip originalus apskaito saugyklos – fiziškai atskiri mikrofilmų ritiniai arba mikrofišų kompleksai, laikomi viename voke, neatsižvelgiant į dėklų skaičių ir ant jo nufilmuotų originalių dokumentų skaičių.
105 eilutė „Atvejų skaičius pagal personalą“ pildomas tik tuo atveju, jei muziejus ar biblioteka nėra atitinkamo valstybės archyvo įsigijimo šaltinis.
Nurodomas bylų dėl personalo skaičius (įsakymai muziejui, bibliotekai dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo ir atleidimo, formuojami į atskiras bylas asmenines sąskaitas, asmeniniai reikalai ir asmenines korteles darbuotojai, taip pat kiti dokumentai, sukurti piliečių tarnybinių, darbo ir kitų socialinių teisinių santykių dokumentavimo procese, juridiniai asmenys), tiek įtraukta į archyvinius inventorius, tiek neaprašyta.
112 eilutėje "Bylų skaičius. Iš viso" nurodyta 101, 106-111 eilučių suma.
4 stulpelis. Slaptų vienetų skaičius. nėra užpildytas.
5 skiltis. Registruotų ypač vertingų saugyklų skaičius - nurodytas ypač vertingų saugyklų skaičius, jų sudėtis trumpai aprašyta aiškinamajame rašte.
6 skiltis. Laikinam saugojimui priimtų saugojimo vienetų skaičius, pildomas pagal 2 stulpelio pildymo instrukcijas. Sutarčių (sutarčių) su dokumentų savininkais pagrindu priimtų laikinai (saugoti) saugojimo vienetų skaičius, įskaitant įrašytus laikinųjų dokumentų gavimo knygoje. muziejus, atsižvelgiama.
2 skyrius. Archyvinių dokumentų kopijų draudimo fondo sudėtis ir apimtis.
Užsakytų ir saugiai saugomų ypač vertingų archyvinių dokumentų draudimo kopijų buvimas mikroformų (mikrofilmų ir mikrofišų) pavidalu, sukurtų siekiant išsaugoti nacionalinį mokslo, kultūros ir istorijos paveldą bei informacijos šaltinisšalių karo metu ir ekstremalios situacijos, taip pat praradus jų eksploatacinių savybių dokumentus.
1 skiltis. Draudimo fondui nukopijuotų vienetų skaičius.
Visose eilutėse rodomi duomenys apie visus saugojimo vienetus, kuriems buvo atliktas draudimas.
2 stulpelis. Saugojimo vienetų, turinčių naudojimo fondą, skaičius.
Visose eilutėse rodomas saugojimo vienetų, kuriems buvo sukurtas naudojimo fondas, skaičius (dokumentų originalų kopijų rinkinys, pagamintas įvairiose materialinėse laikmenose ir skirtas naudoti vietoj originalų), su sąlyga, kad saugojimo vienetas yra nukopijuotas į pilnai kaip rezultatas tikslingaišį darbą, įskaitant privalomą unikalių objektų fotografavimą (in Ši byla archyviniai dokumentai) rengiant dokumentus laikinai išvežti iš Rusijos Federacijos, taip pat kitais atvejais.
3 skiltis. Draudimo fondo neigiamų kadrų skaičius.
Visose eilutėse rodomi bendri duomenys apie draudimo fondo negatyvo kadrų skaičių ant ritininės plėvelės ir mikrofišų.
4 skiltis. Draudimo fondo saugojimo vienetų skaičius.
201 - 204 eilutėse rodomas bendras draudimo fondo saugojimo vienetų skaičius.
Draudimo popierinių dokumentų saugojimo vienetas yra fiziškai atskiras mikrofilmo negatyvo ritinys arba viena ar daugiau mikrofišų, paimtų iš vieno saugyklos ir įdėtos į vieną voką.
Audiovizualinių dokumentų draudimo fondo saugojimo vienetas yra tapatus audiovizualinių dokumentų saugojimo vienetams.
3 skyrius. Archyvinių dokumentų mokslinės ir informacinės aparatūros sudėtis ir apimtis.
3.1. Atsargos, katalogai, duomenų bazės.
1, 2 stulpeliai. Atsargų skaičius (Iš viso), iš kurių komplekte- atsižvelgiama tik į archyvinių (dėl mokslinio inventorizavimo teisių) inventorių, sudarytų į pagrindinį muziejaus, bibliotekos fondą patenkantiems archyviniams dokumentams, taip pat einamųjų (padalinių) ir mokslo archyvų dokumentams. muziejus, biblioteka (jei muziejus, biblioteka nėra, yra valstybinio archyvo įsigijimo šaltiniai). Aiškinamajame rašte nurodyta, ar egzistuoja praktika, kad archyvų inventorizacijas tvirtina archyvų tvarkymo įstaigų ekspertinės apžiūros komisijos (EPK).
Visą archyvinio inventoriaus rinkinį sudaro 3 jo egzemplioriai, o jei archyve yra keli tomai, kurie turi skirtingą sumą egzempliorių, tada jo egzempliorių skaičius pagrįstas mažiausiu vieno tomo egzempliorių skaičiumi.
3 - 6 stulpeliai. Kataloguotų fondų, saugojimo vienetų, sudarytų kortelių skaičius- užpildyti nereikia.
7 skiltis. Sukurtos duomenų bazės apie dokumentų skaičių ir turinį- atsižvelgiama į duomenų bazes (DB), sukurtas tik archyviniams dokumentams, taip pat archyviniams dokumentams bei muziejų ir bibliotekų fondams.
Į to paties pavadinimo DB atsižvelgiama vieną kartą, o kelių tipų (asmeninės kilmės, NTD, kino ir kt.) dokumentų sudėties ir turinio DB rodomas joje vyraujančios informacijos sudėtį atitinkančioje eilutėje.
3.2. Informaciniai ir informaciniai leidiniai.
Tik užpildyta 315 eilutė „Vadovai, trumpi fondų vadovai“, kuriame rodomas leidinių, atskleidžiančių archyvinių dokumentų sudėtį ir turinį, skaičius tiek atskirai, tiek kartu su muziejaus ir bibliotekos rinkiniai. Bendrai su archyvinėmis institucijomis išleistų leidinių skaičius ir pavadinimai nurodyti aiškinamajame rašte. Į jų skaičių neįeina muziejų, bibliotekų bukletai.
4 skyrius. Mokslinės informacijos bibliotekos sudėtis ir apimtis- neužpildytas.
5 skyrius. Dokumentų saugojimo sąlygos.
Leidžiama aprašomoji informacija kaip paaiškinimo dalis.
501 - 503 eilutėse "Pastatų (patalpų) skaičius" skaičiuojami atskirai stovintys pastatai muziejų, bibliotekų (patalpos), o 502 eilutėje atsižvelgiama tik į specialiai muziejams, bibliotekoms pastatytus pastatus pagal standartą ar individualūs projektai. Aiškinamajame rašte nurodoma, kad yra pavienių archyvinių dokumentų saugyklų.
504–507 eilutėse rodomas stelažo lentynų ilgis, skirtas archyviniams dokumentams talpinti. Bendrai talpinant archyvinius dokumentus, muziejaus, bibliotekos fondus, eilutės nepildomos, o atitinkami paaiškinimai pateikiami aiškinamajame rašte.
508 eilutė- užpildyti nereikia.
509–510 eilutės- bendrame muziejų, Rusijos Federaciją sudarančio subjekto bibliotekų pase rodiklis apibrėžiamas kaip muziejų, bibliotekų, kuriose įrengtos atitinkamos signalizacijos sistemos, skaičiaus santykis su bendru muziejų ir bibliotekų, kuriose saugomi Rusijos Federacijos subjekto dokumentai, skaičiaus santykis. Rusijos Federacijos archyvinis fondas, išreikštas procentais.
511 eilutė- atsižvelgiama į Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimo vienetų, aprūpintų pirminėmis saugyklomis (archyvų dėžėmis, aplankais), skaičių. Į popierių ar vokus suvynioti dokumentai nerodomi.
Pasas organizacijos archyvas, kuriame saugomi valdymo dokumentai (toliau – pasas...), yra centralizuoto valdymo dokumentas. valstybinė apskaita ir nustato Archyvinio fondo dokumentų valstybinės registravimo nuostatai Permės teritorija.
1. Bendrosios nuostatos
1.1. „Pasą ...“ sudaro kiekviena organizacija - įsigijimo šaltinis
valstybės archyvo kasmet dviem egzemplioriais, atspindi informaciją apie saugojimo organizavimą ir informaciją apie nuolatinio saugojimo dokumentus ir personalą ataskaitinių metų 01.12 d.
1.2. Vienas „Paso ...“ egzempliorius pateikiamas valstybės archyvui, antrasis saugomas organizacijos fondo byloje.
1.3. Prie „Paso...“ pagal jo skirsnius – paaiškinimas
pastaba, atspindinti saugojimo organizavimo ir apimties rodiklių pokyčius, palyginti su anksčiau sudarytu pasu.
1.4. Tūriniai rodikliai pateikiami „Paso ...“ formoje nurodytais matavimo vienetais. Pataisymai neleidžiami.
2. Paso rodiklių sudėtis
1 skyrius. Bendroji informacija
1 stulpelis – „Lėšų skaičius“
Visos lėšos nurodomos, jei organizacijos archyve saugomų dokumentų finansavimas vykdomas atskirai. Archyve, be pagrindinio fondo, susidariusio dėl veiklos ši organizacija, gali būti saugomos organizacijų – pirmtakų ir likviduotų organizacijų lėšos. Į kiekvieną fondą, neatsižvelgiant į tai, ar jį sudaro vienos ar kelių tipų dokumentai (administraciniai ar personalo dokumentai), pase atsižvelgiama tik vieną kartą.
2 skiltis – „Archyvo plotas“ (kv. m)
Nurodytas plotas atskiras kambarys kv. m Jei jo nėra, dedamas brūkšnys.
3 stulpelis – „Galutinė archyvo saugykla (%).
Stulpelis pildomas, jei yra archyvo saugykla. Prieš nustatant jo darbo krūvį, būtina nustatyti pajėgumą. Archyvų talpa nustatoma pagal formulę: 1000 vnt. ketera X už archyvo plotą / 2,5 kv. m
(1000 vienetų padauginus iš archyvo ploto ir padalijus iš 2,5 kv.m)
Nustačius pajėgumą, darbo krūvis nustatomas pagal formulę: Vienetų skaičius. ketera X 100% / talpa
(Saugykloje esančių prekių skaičius padaugintas iš 100 % ir padalytas iš talpos)
2 skirsnis Išsami dokumento informacija
1 stulpelis „Iš viso“ 201 eilutė
Jis nurodo vienetų skaičių. ketera nuolatinio saugojimo dokumentai, parengti perduoti valstybiniam saugojimui valstybės archyve, įrašyti ir neįtraukti į inventorių.
1 stulpelis „Iš viso“ 202 eilutė
Jis nurodo vienetų skaičių. ketera dokumentai apie personalą, saugomi organizacijos archyve, įrašyti ir neįtraukti į inventorių.
2 stulpelio „Pradžios (paskutinė) data“ 201 eilutė „Nuolatinė saugykla“ ir 202 eilutė „Pagal personalą“
Šiose stulpeliuose nurodomi anksčiausi tų dokumentų, kurie saugomi organizacijos archyve, metai.
3 stulpelio „Galutinė (paskutinė) data“ 201 eilutė „Nuolatinė saugykla“ ir 202 eilutė „Personalas“
Šiuose stulpeliuose nurodomi paskutiniai tų dokumentų, kurie saugomi organizacijos archyve, metai.
4 stulpelis 201 eilutė
Šiame stulpelyje nurodomi visi nuolatinio saugojimo dokumentai, saugomi organizacijos archyve padaliniais. saugomas, kaip parengtas perduoti nuolatiniam saugojimui valstybės archyve (bet 01.12 d. dar neperduotas) įtrauktas į inventorizaciją ir patvirtintas Permės teritorijos archyvų agentūros EPMK (toliau - EPMK).
Aprašant laiku (praėjus 2 metams po bylų baigimo raštinėje), jų skaičius atitinka baigiamųjų įrašų bylų inventorizacijose sumą:
- nuolatinis saugojimas, kurio dokumentai laikinai saugomi archyve
organizacijos; - nuolatinis saugojimas, kurio dokumentai perduodami valstybiniam saugojimui į archyvą, tačiau 01.12 dienai dar neperduoti.
4 stulpelis 202 eilutės
Jame rodomi dokumentai apie personalą, saugomi organizacijos archyve, įtraukti į inventorių ir patvirtinti EPMK.
Aprašant laiku (2 metai nuo bylų baigimo raštinėje), jų skaičius atitinka galutinių įrašų personalo bylų inventoriuje sumą.
5 stulpelio „Pradžios (paskutinė) data“ 201 eilutė „Nuolatinė saugykla“ ir 202 eilutė „Personalas“
Šiose stulpeliuose nurodomi anksčiausi metai, kuriuos šių tipų dokumentai saugomi organizacijos archyve ir įtraukiami į EPMK patvirtintas ir suderintas inventorius.
201 eilutės „Nuolatinis saugojimas“ ir 202 eilutės „Personalas“ b stulpelis „Pabaigos (paskutinė) data“
Nurodytose stulpeliuose nurodomi paskutiniai metai, kuriais šių rūšių dokumentai buvo įtraukti į EPMK patvirtintas ir suderintas inventorizacijas.
7 skiltis „Saugoma ilgiau nei nustatytas terminas“ (201 eilutei „Nuolatinis saugojimas“).
Šiame stulpelyje nurodomas vienetų skaičius. saugomas organizacijos archyve pasibaigus archyvinių dokumentų laikino saugojimo jame terminui. Savivaldybių, įstaigų, organizacijų, miestų ir rajonų pavaldumo įmonių, įmonių archyviniams dokumentams Žemdirbystė terminas saugojimas 5 metai, valstybinės regioninės institucijos - 10 metų, viešosios institucijos, teritoriniai skyriai, federalinių įstaigų departamentai vykdomoji valdžia-15 metų. Nuolatinio saugojimo dokumentų saugojimo laikas skaičiuojamas nuo kitų metų sausio 1 d., einančių po dokumentų, pasibaigusių raštve, sausio 1 d.
8 skiltis „Susidaro reikalų metais“
Stulpelyje nurodomas vidutinis nuolatinio saugojimo termino ir personalo (atskirai) bylų skaičius, susidaręs organizacijų biure per pastaruosius 5 metus.
301 eilutė „Visą darbo dieną dirbančių darbuotojų skaičius“.
Stulpelyje nurodomas organizacijos darbuotojas, jei jis dirba personalas organizacijos archyvo vadovo pareigas.
Atmintinė apie organizacijos archyvo paso užpildymą,saugoti valdymo dokumentus
1. Įvadas
1.1. Šis lankstinukas buvo sukurtas siekiant pagerinti Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų, saugomų organizacijų archyvuose – Karelijos Respublikos valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltiniuose, valstybinę apskaitą.
1.2. Atmintinė parengta laikantis nuostatų federalinis įstatymas 2004 m. spalio 22 d. „Dėl archyvų reikalų Rusijos Federacijoje“ Nr. 125 - FZ „Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų valstybinės registravimo taisyklės“ (toliau – Nuostatai), patvirtintos 2004 m. Rusijos Federacinės archyvų tarnybos 1997 m. kovo 11 d. Nr. 11 su „Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų valstybiniuose ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir muziejuose saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklėmis. bibliotekos, organizacijos Rusijos akademija mokslai“, patvirtintas Rusijos Federacijos Kultūros ir masinės komunikacijos ministerijos 2007 m. sausio 18 d. įsakymu Nr.
1.2. Atmintinėje nustatoma organizacijos, kurioje saugoma valdymo dokumentacija, archyvo paso pildymo tvarka (nuostatų priedas Nr. 4).
1.3 Lankstinukas skirtas organizacijų archyvų darbuotojams ir kitiems asmenims, atsakingiems už organizacijos veikloje sukurtų dokumentų apskaitą, saugojimą ir naudojimą, taip pat valstybės ir savivaldybių archyvų darbuotojams, vykdantiems organizacinį ir metodinį valdymą. organizacijų archyvų veiklą.
2. Bendrosios nuostatos
2.1. Organizacijos - valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltiniai surenka ir pateikia atitinkamiems valstybės ir savivaldybių archyvams organizacijų archyvų pasus gruodžio 1 d. ...
2.2. Archyvo pasas pildomas 2 egzemplioriais. Pirmieji paso egzemplioriai siunčiami į atitinkamą valstybės ar savivaldybės archyvą. Antrieji paso egzemplioriai saugomi organizacijoje iki jos likvidavimo (reorganizavimo).
2.3. Organizacijos į pasų apskaitą įtraukia informaciją apie nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentus ir organizacijos archyve saugomus darbuotojus, įskaitant susiformavusius jų veikloje, pirmtakų organizacijų veiklą, taip pat pavaldžių organizacijų veiklą, jeigu dokumentai saugomi pagrindinės organizacijos archyvas .
2.4. Nevyriausybinės organizacijos, kuriuose saugomi valstybinės ir nevalstybinės nuosavybės formos dokumentai, tai yra dokumentai, sukurti prieš ir po privatizavimo ar korporacijos, sudaro du individualūs pasai.
3. Organizacijos archyvo paso formos pildymo ir išdavimo tvarka.
3.1. Paso formos adreso dalyje, esančioje viršutiniame kairiajame kampe, eilutėje „Kam jis pateikiamas“ nurodomas pašto kodas ir valstybės ar savivaldybės archyvo, įregistruoto pranešančiojoje organizacijoje, adresas. .
3.2. Adreso dalyje eilutėje „Kas atstovauja“ pranešančioji organizacija nurodo visą ir sutrumpintą pavadinimą, adresą su pašto kodu, organizacinę – teisinę formą ir nuosavybės forma. Be oficialaus organizacijos adreso, nurodomas ir šios organizacijos archyvo adresas, jeigu jis yra kitoje teritorijoje (kitame pastate).
3.3. 1 skyrius. Bendra informacija» 101 eilutėje,
1 stulpelis- nurodo archyve saugomų lėšų skaičių
2 stulpelis- sandėliavimo plotas kvadratiniais metrais
3 stulpelis- archyvo saugyklos apkrova procentais.
Archyvo saugyklos užimtumo koeficientas apskaičiuojamas archyve saugomų failų skaičių padalijus iš talpos indekso ir padauginus iš 100.
Norint nustatyti talpos rodiklį, reikia apskaičiuoti vidutinį saugojimo vienetų skaičių, esantį viename linijiniame archyvinių lentynų metre. Šis indikatorius priklauso nuo stelažų įrangos parametrų (aukštis, kiekis, stelažų lentynų ilgis ir kt.).
Pavyzdys: archyve saugoma 7500 vienetų.
Archyvinių lentynų, kurias užima dokumentai, ilgis – 100 einamųjų metrų. Sandėliavimo vienetų skaičius padalintas iš tiesinių metrų skaičiaus
7500:100 = 75 vienetai
Todėl ant 1 bėgimo metro lentynų yra 75 vnt.
Apskaičiuojant talpos rodiklį, 1 tiesiniame metre esančių saugyklų skaičius dauginamas iš viso archyvo lentynų ilgio (įskaitant laisvas)
Pavyzdys:Bendras lentynų ilgis – 120 bėgimo metrų.
75 x 120 = 9000 p.m. (talpos indikatorius)
Apskaičiuojant užimtumo procentą, sandėliavimo vienetų skaičius dalijamas iš talpos rodiklio ir dauginamas iš 100
7500: 9000 x 100 = 83,3 %
Archyvo panaudojimo procentas – 83,3 proc.
2 pavyzdys
Archyve saugoma 25560 vnt., archyvinių lentynų, kurias užima dokumentai, ilgis – 300 einamųjų metrų, bendras lentynų ilgis – 400 einamųjų metrų.
25560: 300 = 85 vnt
85 x 400 = 34 000 vienetų (talpos indikatorius)
25 560: 34 000 x 100 = 75,2 %
3.4. 2 skyrius „Informacija apie dokumentus“
201, 202 eilutės
1 stulpelis- teikia informaciją apie nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentus ir personalą. Sandėliavimo vienetų skaičius atitinkamuose skyriaus stulpeliuose nurodomas po jų individualaus suskaičiavimo, taip pat ir remiantis apskaitos dokumentais.
2 stulpelis - nurodoma anksčiausio iš nuolatinio saugojimo dokumentų, saugomų organizacijoje ir personalo, data (atitinkamose eilutėse).
3 stulpelis- nurodo archyve saugomų dokumentų pabaigos datą.
4, 5, 6 stulpeliai- pildomi, jei atskaitingoji organizacija yra parinkusi nuolatiniam saugojimui ir personalui skirtą valdymo dokumentaciją ir jiems surašytos inventorizacijos, kurios yra patvirtintos ir suderintos su archyvinės įstaigos EPC.
4 stulpelis- nurodo į inventorių įtrauktų sandėliavimo vienetų skaičių.
5 ir 6 stulpeliai- nurodo į inventorizaciją įtrauktų dokumentų pradžios ir pabaigos datas.
7 stulpelis- pildant 201 eilutės 7 skiltį, atsižvelgtina į tai, kad nustatytas maksimalus nuolatinio saugojimo termino dokumentų saugojimo terminas. galiojančius teisės aktus yra:
dėl dokumentų, susijusių su federalinė nuosavybė - 15 metų
už dokumentus, susijusius su Karelijos Respublikos turtu - 10 metų
dėl dokumentų, susijusių su savivaldybės nuosavybė - 5 metai
nustatyta tvarka įtrauktas į Rusijos Federacijos archyvų fondą tam tikrų tipų archyviniai dokumentai:
b) personalo dokumentai, įrašai notariniai veiksmai, buities knygos ir susiję su privatizavimu būsto fondas dokumentai - 75 metai.
Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų laikino saugojimo nevyriausybinėse organizacijose terminai nustatomi archyvo ir minėtų dokumentų savininko ar valdytojo sutartyje.
Jei nevyriausybinė organizacija saugo pirmtakės valstybinės organizacijos dokumentus, tai dokumentus, klasifikuojamus kaip valstybės nuosavybė turėtų būti laikomi pradelstais dokumentais.
3.5. Skyrius "Personalas"- nurodyta informacija apie organizacijos archyvo darbuotojų skaičių pagal etatų lentelę.
3.6. Skyriuje „Dokumentų saugojimo sąlygos“ būtina akcentuoti rodiklius, apibūdinančius patalpas, kuriose saugomi archyviniai dokumentai: saugojimo įrangą, joje palaikomus standartinius saugojimo režimus. Jei organizacijoje nėra specializuotos archyvų saugyklos, atitinkama informacija turėtų atspindėti faktiškai saugomų dokumentų (darbo patalpų, koridorių, rūsių ir kt.) ypatybes.
3.7. Norėdami paaiškinti informaciją apie vietinių organizacijos nuostatų dėl departamentų archyvų ir biuro darbo organizavimo prieinamumą, užpildoma paraiška.
Nr.1 į pasą.
3.8. Jei organizacija turi daugiau nei vieną fondą, prie paso pridedama „Lėšų sudėties ir apimties ataskaita 200 m. gruodžio 1 d.“. G." (Priedas Nr. 2).
3.9. Pasą pasirašo organizacijos vadovas, parašas patvirtinamas antspaudu. Po organizacijos vadovo parašu nurodomos už archyvą atsakingo asmens pareigos ir pavardė bei jo telefono numeris.
3.10. Prie paso pridedamas aiškinamasis raštas, kuriame pateikiama informacija apie organizacijos pavadinimo, pavaldumo, organizacinio ir teisinio statuso ar nuosavybės formos pasikeitimus, nurodomos per ataskaitinį laikotarpį įvykusių rodiklių pasikeitimo priežastys, duomenys apie ankstesnį. dokumentų perdavimo valstybės ar savivaldybės saugojimui (archyvo pavadinimas, rūšys, tomai ir terminų datos perduoti dokumentai ir perdavimo metai), pateikiama informacija apie dokumentams skirto mokslinio pamatinio aparato prieinamumą. Aiškinamasis raštas pasirašytas atitinkamo pareigūno.
Vyriausiasis
įsigijimo skyrius G.N. Fedorova
1.2. Rekomendacija skirta padalinių archyvų darbuotojams, kitiems asmenims, atsakingiems už visų grupių, sukurtos mokslinėse ir techninėse organizacijose, dokumentacijos apskaitą, saugojimą ir naudojimą, kuriems organizacijos vadovybė nurodo užpildyti archyvo paso formą.
1.3. Organizacijos – valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltiniai kasmet iki ataskaitinių metų gruodžio 30 d. surenka ir pateikia atitinkamiems valstybės archyvams ir jų filialams, savivaldybių archyvams organizacijų archyvų pasus gruodžio 1 d.......
1.4. Organizacijos archyvo pasas pildomas dviem egzemplioriais ant atvira dokumentacija ir dviem egzemplioriais uždarai dokumentacijai. Pirmieji paso egzemplioriai siunčiami į atitinkamą valstybės ar savivaldybės archyvą. Antrieji paso egzemplioriai saugomi organizacijoje iki jos likvidavimo (reorganizavimo).
1.5. Valstybinės organizacijosįtraukti į pasų apskaitos informaciją apie visų kategorijų dokumentus, sugeneruotus savo veikloje ir savo pirmtakų veikloje.
1.6. Nevyriausybinės organizacijos, kurios saugo Rusijos Federacijos archyvinio fondo valstybinių ir nevalstybinių dalių dokumentus, ty dokumentus, sukurtus prieš ir po privatizavimo ar korporacijos, sudaro du atskirus pasus:
dokumentams, susijusiems su Rusijos Federacijos archyvų fondo valstybine dalimi, sukurtais iki privatizavimo ir korporacijos momento ir kurie yra valstybės ar savivaldybės nuosavybė;
dokumentams, susijusiems su nevalstybine Rusijos Federacijos archyvų fondo dalimi, kurie yra nevalstybinių juridinių ir fizinių asmenų nuosavybė.
Dokumentų, susijusių su nevalstybine Rusijos Federacijos archyvinio fondo dalimi, pasą organizacija užpildo federalinių įstaigų ir institucijų prašymu. archyvinė agentūra Rusija tuo atveju, jei ji yra sudariusi sutartį (sutartį) su valstybės ar savivaldybės archyvu dėl dokumentų perdavimo valstybiniam saugojimui.
2. Organizacijos archyvo paso formos pildymo ir išdavimo tvarka.
2.1. Paso formos adreso dalyje, esančioje viršutiniame kairiajame kampe, eilutėje „kam jis pateikiamas“ nurodomas pašto kodas ir valstybės ar savivaldybės archyvo, įregistruoto pranešančiojoje organizacijoje, adresas. . Viršutiniame dešiniajame paso kampe adreso dalies lygyje nurodyta: „dokumentacija atidaryta“ arba „dokumentacija uždaryta“, atsižvelgiant į pateiktos informacijos pobūdį.
2.2. Adreso dalies eilutėje „atstovauja“ ataskaitas teikiantis subjektas nurodo visą ir sutrumpintą pavadinimą, adresą su pašto kodu, teisinę formą ir nuosavybės formą (vieša vieninga įmonė, atviras arba uždaras akcinė bendrovė ir tt). Juridinių asmenų organizacinių ir teisinių formų pavadinimai turi būti atliekami griežtai laikantis 2 str. 50, 66, 97, 107, 113, 116-118, 120, 121 Civilinis kodeksas Rusijos Federacija. Be oficialaus organizacijos adreso, nurodomas ir šios organizacijos archyvo adresas, jei jis yra kitoje teritorijoje (kai yra mokslinės ir techninės dokumentacijos archyvai, valdymo dokumentacija, personalas skirtingose teritorijose, visi jie nurodomi be klaidų).
2.3. Pirmajame archyvo paso skyriuje „Mokslinė ir techninė dokumentacija. Bendroji informacija“ ataskaitas teikianti organizacija pateikia duomenis apie visą jos saugomos mokslinės ir techninės dokumentacijos (S&T) apimtį ir jos sukūrimo metus.
2.4. 1 skirsnio 1 stulpelyje nurodomas pačios atskaitingos organizacijos, pirmtakų organizacijų, subrangovų (bendradarbių) parengtų grafinės ir tekstinės dokumentacijos apskaitos vienetų skaičius, neatsižvelgiant į tai, kuriame skyriuje dokumentacija saugoma (techniniame archyve, mokslinėje ir techninėje bibliotekoje). , informacinis ir informacinis fondas, projektų biuras ir kt.).
Nustatant bendrą apskaitos vienetų skaičių, atsižvelgiama į dokumentų originalus arba kopijas (kaip autentiškas) kopijas. Neturinčių dokumentų kopijos legalus statusas, neatsižvelgiama.
1 skyriaus 1 stulpelio pildymo tvarka priklauso nuo organizacijoje priimtos mokslinės ir techninės dokumentacijos apskaitos (registravimo) sistemos. Su srautine (bruto) registravimo sistema, kai kiekvienas grafinis ar tekstinis dokumentas įrašomas į inventoriaus knygą (žurnalą) po atskiru serijos numeris, 1 stulpelio 101-104 eilutėse pateikiama apibendrinta informacija apie brėžinių lapų skaičių arba tekstinių dokumentų tomus (pranešimus temomis, informacijos apžvalgos, mokslinės ataskaitos, reglamentai, aiškinamieji raštai, techninius aprašymus), registruotas savarankišku eilės numeriu, nurodant priimtą apskaitos vienetą (brėžinio lapą, tomą).
1 stulpelio užpildymo pavyzdžiai:
a) 561 260 lapų;
b) 72 460 tomų;
c) 561260 lapų + 72460 tomų.
Klaidingi variantai: 2500 knygų, 2500 teksto, 2500 (be apskaitos vieneto), 2500 vnt., 2500 grafikos.
Su objekto (projekto, komplekto) dizaino registravimo sistema ir technologinė dokumentacija 1 stulpelio 102-104 eilutėse nurodomas bendras projektų (projektų kūrimo, technologinių procesų) arba brėžinių rinkinių, sudarančių atskiras projekto dalis (skyrius) (projekto rengimo vienetai, elementai) skaičius. technologinis procesas, firm-detalės), registruojami inventorizacijos knygoje su nepriklausomu serijos numeriu, nurodant priimtą apskaitos vienetą.
1 stulpelio užpildymo pavyzdžiai:
a) 6000 projektų (plėtros);
b) 6000 rinkinių.
Klaidingi variantai: 6000 (be žodžių projektas, plėtra, procesas); 6000 grafikos ir teksto; 6000 knygų.
Jei organizacija turi mišrią mokslinės ir techninės dokumentacijos apskaitos sistemą, 1 stulpelyje 101-104 eilutėse per „+“ ženklą pateikiama suvestinė informacija apie visas esamas apskaitos sistemas.
1 stulpelio užpildymo pavyzdys:
a) 72200 lapų + 6600 komplektų + 260 projektų;
b) 72 200 lapų + 2280 tomų + 260 projektų.
Skaičiuojant bendrą projektavimo, projektavimo, technologinės dokumentacijos skaičių, 102-104 eilutėse apibendrinami duomenys apie visas organizacijoje turimas inventorizacijos knygas, kurios gali būti saugomos atskirai originalams, dublikatams, mikrofilmams kaip originalai, gaminiams pagrindinės, pagalbinės ir pagalbinės. vienos gamybos.
Pildant 1 stulpelį reikia turėti omenyje, kad atskaitinga organizacija nebūtinai gali sukurti ir saugoti visas NTD grupes, numatytas 101 104 eilutėse. Jeigu 1 stulpelyje trūksta vienos ar kelių grupių, prieš stulpelį daromas brūkšnys. atitinkama eilutė.
105 eilutė „kiti tipai“ pildoma tik tuo atveju, jei organizacija turi specialios rūšys Mokslinė ir techninė dokumentacija: patentinė, meteorologinė, geologinė.
1 stulpelio 105 eilutės užpildymo pavyzdys:
a) 500 taikomųjų išradimų rinkinių.
106 eilutėje pateikiami apibendrinti kiekybiniai duomenys, apibendrinant 101–105 eilučių duomenis.
1 stulpelio 106 eilutės užpildymo pavyzdžiai:
a) 50 000 brėžinių lapų + 500 tomų;
b) 500 tomų (esant tik ND);
c) 1000 projektų + 2500 (Brėžinių rinkiniai) + 300 tomų (su mišriu dizainu-pilna PD, CD ir TD registravimo sistema).
2.5. Archyvo paso 2 skyrius „Mokslinė ir techninė dokumentacija, priskiriama Rusijos Federacijos archyvų fondui“ pildoma, jei atskaitinga organizacija atrinko dokumentus, kurie turi būti perduoti nuolatiniam valstybės saugojimui į atitinkamą valstybės ar savivaldybės archyvą, tačiau paso pateikimo laikas šiuos dokumentus ir toliau saugo organizacija.
2.6. 2 skyriaus 1 skiltyje 202-204 eilutėse nurodomas projektinis, technologinis, projektinis (laukelyje) numeris kapitalinė statyba) pokyčius, kuriuos padarė ataskaitas teikianti organizacija ir patvirtino Rusijos Federaciją sudarančio subjekto ar RGANTD archyvų valdymo organo arba filialo (toliau – archyvinė institucija) Ekspertų ir patikros komisijos (EPK), priklausomai nuo šaltinio. įsigijimo. 2 skirsnio 2 stulpelyje nurodomi ankstyviausio iš šių pokyčių sukūrimo metai. 3 stulpelyje – naujausias iš įtrauktų į nurodytą sąrašą.
Jei nėra patvirtintų sąrašų, daroma žyma „nėra“. 2 skirsnio 1 stulpelio 201 ir 205 eilutėse daromas brūkšnys.
2.7. 2 skyriaus 4 stulpelyje nurodomas organizacijoje saugomų vienetų skaičius. saugomas atitinkamos inventoriaus archyvų įstaigos patvirtintame EPC. 2 skyriaus 5 ir 6 stulpeliuose nurodoma į inventorizaciją įtrauktų dokumentų pradžios ir pabaigos datos.
2.8. 2 skirsnio 7 stulpelyje nurodomas vienetų, įrašytų į patvirtintą atitinkamos inventorizacijos archyvo įstaigos EPC ir saugomų po to, skaičius. nustatyta įstatymu terminas. Dokumentų saugojimo terminai besivystančiose organizacijose yra tokie: projektinei dokumentacijai - 25 metai po kūrimo pabaigos, projektinei dokumentacijai - 15 metų, tyrimams ir technologinei - 10 metų. Pavyzdžiui, jei organizacija pateikia pasą 2000 m. gruodžio 1 d., tada projekto dokumentacija, sukurtas iki 1975 m., laikomas organizacijoje po nustatyto laikotarpio.
2.9. 3 skirsnis „Dokumentai, skirti mašininė laikmena informacija. Duomenų bazės (DB)“ pildoma, jei organizacija turi dokumentus mašininėse laikmenose, surašytus pagal GOST 28388-89 „Dokumentai magnetinėse duomenų laikmenose. Vykdymo tvarka ir apyvarta“, taip pat veikiančios duomenų bazės.
2.10. 3 skyriaus 1 stulpelyje nurodomas bendras organizacijoje veikiančių mokslinių ir techninių duomenų bazių skaičius.
2.11. 3 skyriaus 2 stulpelyje nurodomas bendras duomenų bazėse įrašytos informacijos kiekis megabaitais (MB).
2.12. 3 skyriaus 3 stulpelyje nurodomas bendras mašininių laikmenų (optinių diskų, diskelių, magnetinių juostų ir kt.), kuriose įrašyti originalūs dokumentai, pagaminti pagal GOST 28388-89 ir esančių specializuotoje saugykloje (magnetų bibliotekoje), skaičius. ), taigi tiesiai iš atlikėjų.
2.13. 3 skyriaus 4 stulpelyje nurodomas bendras informacijos kiekis, įrašytas į mašinos laikmeną ir atspindėtas 3 stulpelyje.
2.14. 3 skyriaus 5 ir 6 stulpeliuose nurodomos sukurtų dokumentų, esančių mašininėje laikmenoje, pradžios ir pabaigos datos.
2.15. 4 skyriuje „Valdymo dokumentacija“ pateikiama informacija apie įformintus nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentus (pagrindinės veiklos vadovo įsakymai, teminius planus, Techninės tarybos posėdžių protokolai, metines ataskaitas apie organizacijos veiklą ir kt.) ir dėl ilgalaikio saugojimo personalo dokumentų (darbuotojų priėmimo ir atleidimo įsakymai, asmeninės sąskaitos už darbo užmokesčio, atleistųjų asmens bylos, asmens kortelės, tarnybos įrašai, nepareikalauta asmens dokumentus) suformuotas į bylas. Sukurtas failas laikomas saugojimo vienetu. Vienetų skaičius atitinkamuose skyriaus stulpeliuose nurodoma po individualaus jų skaičiaus.
2.15.1. Pildant: 4 skilties 1 stulpeliai, 401 eilutės vienetų skaičius. nustatomas pagal atskaitingos organizacijos bylų nomenklatūrą, kur nurodomi jų saugojimo laikotarpiai. Nesant organizacijoje bylų nomenklatūros, vienetų skaičius. nurodyta pasitarus su valstybės archyvo darbuotojais.
4 skilties 2 skiltyje nurodoma anksčiausios iš nuolatinio saugojimo organizacijoje saugomų dokumentų data, 3 stulpelyje – metai, nurodyti archyvo paso skiltyje.
2.15.2. 4 skilties 401 eilutės 4, 5, 6 stulpeliai pildomi, jeigu atskaitinga organizacija parinko nuolatiniam saugojimui tvarkymo dokumentus ir jai yra surašyta inventorizacija, kurią tvirtina archyvinės įstaigos EIC. 4 stulpelyje nurodomas į inventorių įtrauktų prekių skaičius; 5 ir 6 stulpeliuose nurodoma vieneto dokumentų pradžios ir pabaigos datos. ketera (bylos) įtrauktos į inventorių. Pradinė vieneto data. yra anksčiausio dokumento sudarymo data, o pabaiga yra naujausio dokumento sudarymo data
2.15.3. Pildant 401 eilutės 7 stulpelį, reikia turėti omenyje, kad terminas, per kurį rengėjas turi saugoti organizacijos valdymo dokumentus, yra nustatytas įstatyme - 15 metų.
Pavyzdžiui, jei organizacija pateikia apskaitos informaciją 2000 m. gruodžio 1 d., tai teminiai planai, metinės ataskaitos ir kiti nuolatinio saugojimo dokumentai, sudaryti iki 1985 m., saugomi organizacijoje pasibaigus nustatytam laikotarpiui.
2.15.4. 4 skyriaus 402 eilutėje 1 stulpelyje nurodomas vienetų skaičius. ketera pagal personalą (ilgalaikis saugojimas), sukurtas visiems organizacijos gyvavimo metams.
4 skilties 402 eilutės 2 skiltyje nurodomi anksčiausiųjų organizacijoje saugomų personalo dokumentų metai, 3 stulpelyje - archyvo paso antraštėje nurodyti metai.
Dokumentai apie personalą, turintys pagal bylų nomenklatūrą arba pagal standartinis sąrašas dokumentų saugojimo terminas iki 10 metų imtinai, skaičiuojant neatsižvelgiama.
2.15.5. 402 eilutės 4, 5, 6 stulpeliai pildomi, jei dokumentai apie atskaitingos organizacijos personalą yra įtraukti į archyvinės įstaigos EPC suderintas inventorizacijas. 4 stulpelyje nurodomas į inventorių įrašytų vienetų skaičius. 5 ir 6 stulpeliuose - anksčiausio ir vėlesnio padalinio dokumentų surašymo pradžios ir pabaigos datos.
2.16. 5 skiltyje „Personalas“ nurodoma informacija apie darbuotojų skaičių mokslinės ir techninės (501 eilutė) ir valdymo (502 eilutė) dokumentacijos archyve.
Jei organizacija neturi galiojančio mokslinio ir techninio archyvo, 501 eilutėje nurodoma pareigūno, atsakingo už NTD saugojimą, pavardė, vardas, patronimas su pastaba „NTD archyvo nėra“.
Jei organizacija neturi galiojančio valdymo dokumentų archyvo, 502 eilutėje nurodoma vieno ar kelių pavardė, vardas, patronimas. pareigūnai atsakingas už saugumą valdymo dokumentus pažymėtas „UD yra saugomas tiesiogiai struktūriniai padaliniai» (techninėse patalpose, rūsyje ir kt.).
2.17. Skyriuje „Dokumentų saugojimo sąlygos“ reikėtų akcentuoti tuos rodiklius, kurie apibūdina patalpas, kuriose saugomi atskaitingos organizacijos dokumentai, šios saugyklos įrangą bei joje palaikomas temperatūros ir drėgmės sąlygas. Jei organizacijoje nėra specializuotos archyvų saugyklos, atitinkama informacija atspindi tikrojo NTD ir UD saugojimo vietų (darbo patalpų, koridorių, rūsių, technines patalpas ir tt).
2.18. Pasą pasirašo organizacijos vadovas, parašas patvirtinamas antspaudu. Po organizacijos vadovo parašu nurodomos už dokumentų saugojimą atsakingo asmens pareigos ir pavardė bei jo telefono numeris.
2.19. Prie paso pridedamas aiškinamasis raštas, kuriame pateikiama informacija apie organizacijos pavadinimo, pavaldumo, organizacinio ir teisinio statuso ar nuosavybės formos pasikeitimus; duomenys apie ankstesnius dokumentų perdavimą valstybės saugojimui (valstybės archyvo pavadinimas, rūšys, tomai, dokumentų perdavimo terminai ir perdavimo metai); nurodomos per ataskaitinį laikotarpį įvykusio rodiklių pasikeitimo priežastys (dokumentų perdavimas kitoms organizacijoms, sunaikinimas veiksmais, mirties, praradimo faktai ir kt.); pateikiama informacija apie organizacijoje priimtą dokumentų apskaitos sistemą, mokslinio pamatinio aparato jiems prieinamumą. Aiškinamąjį raštą turi pasirašyti atitinkamas pareigūnas.