Nuo 2014 m. liepos 1 d. notarai daro notarinius veiksmus dėl lygiavertiškumo:
- elektroninis dokumentas į popierinį dokumentą;
— popierinis dokumentas į elektroninį dokumentą.
Šių notarinių veiksmų atlikimą reglamentuoja Teisės aktų pagrindų 103.8, 103.9 straipsniai. Rusijos Federacija apie notarą.
Elektroninio dokumento lygiavertiškumo popieriniam dokumentui patvirtinimas reiškia notaro parengto elektroninio dokumento turinio tapatumo patvirtinimą notarui popieriuje pateikto dokumento turiniu.
Notaro parengtas elektroninis dokumentas turi tokią pat teisinę galią kaip ir popierinis dokumentas, kurio lygiavertiškumą patvirtina notaras.
Neleidžiama patvirtinti elektroninio dokumento lygiavertiškumo popieriniam dokumentui, kai sandoriai sudaromi paprastu būdu. rašymas taip pat asmens dokumentai.
Elektroninio dokumento, patvirtinančio jo lygiavertiškumą popieriniam dokumentui, gamybą notaras atlieka popieriuje padarydamas elektroninį dokumento atvaizdą ir pasirašydamas kvalifikuotu elektroniniu notaro parašu.
Norint atlikti notarinį veiksmą, patvirtinantį elektroninio dokumento lygiavertiškumą popieriniam dokumentui, numatytą Rusijos Federacijos Notariato teisės aktų pagrindų 103.8 straipsnyje, notarą notarui pateikia asmuo, kuris kreipėsi. šiam notariniam veiksmui pateikiamas popierinis dokumentas.
Popieriuje jis sukuria elektroninį dokumento, pateikto asmens, pateikusio prašymą išduoti elektroninio dokumento lygiavertiškumo popieriniam dokumentui sertifikatą, vaizdą.
Elektroninis dokumento vaizdas popieriuje formuojamas kaip vienas vaizdo failas PDF formatu.
Sukurtoje elektroninio dokumento byloje, kuri yra elektroninis dokumento vaizdas, yra notaro padarytas patvirtinimo įrašas m. elektroniniu formatu.
Elektroninis dokumento vaizdas, kuriame yra patvirtinimo įrašas, pasirašomas sustiprintu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir perduodamas asmeniui, kuris kreipėsi dėl elektroninio dokumento lygiavertiškumo popieriniam dokumentui patvirtinimo, su šiuo asmeniu sutartu būdu (pvz. , pagal paštu, pašalinamose įrenginio laikmenose, tokiose kaip CD/DVD-ROM, „flash“ kortelės ar kiti įrenginiai, naudojami informacijai saugoti).
Notaro parengto elektroninio dokumento formato reikalavimai patvirtinti Rusijos teisingumo ministerijos 2015 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 155. Elektroninį dokumentą notaras parengia XML failo pavidalu, pasirašytą notaro sustiprintas kvalifikuotas elektroninis parašas PKCS # 7 formatu (atskiras elektroninis parašas DER koduotėje).
Tačiau jeigu pateikiant valstybės institucijai reikalingas elektroninis dokumentas, institucija Vietinė valdžia arba metu nebiudžetinės lėšos ir reguliavimo teisės aktas nustatomi tokio dokumento formato reikalavimai, notaras, atsižvelgdamas į tokius reikalavimus, parengia atitinkamo formato elektroninį dokumentą.
Popierinio dokumento lygiavertiškumo elektroniniam dokumentui patvirtinimas reiškia notarui pateikto elektroninio dokumento turinio tapatumo patvirtinimą notaro popieriuje parengto dokumento turiniui.
Norint atlikti notarinį veiksmą, patvirtinantį popierinio dokumento lygiavertiškumą elektroniniam dokumentui, numatytą Rusijos Federacijos notarų teisės aktų 9 pagrinduose, elektroninį dokumentą notarui pateikia asmuo, kuris kreipėsi dėl šio notarinio veiksmo. .
Notarui pateikiamas elektroninis dokumentas turi būti pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu.
Asmuo, iš kurio dokumentas yra, patikrinamas, jo priklausymas patvirtinamas pagal 2011 m. balandžio 6 d. federalinį įstatymą Nr. 63-FZ „Dėl Elektroninis parašas».
Notaras parengia dokumentą popieriuje, ant kurio tvirtinamas patvirtinantis įrašas, po kurio dokumentas perduodamas asmeniui, kuris kreipėsi dėl notarinio veiksmo.
Notaro popieriuje parengtas dokumentas turi tokią pat juridinę galią kaip ir elektroninis dokumentas, kurio lygiavertiškumą patvirtina notaras.
Notaro mokestis už popierinio dokumento lygiavertiškumo patvirtinimą elektroniniam dokumentui arba elektroninio dokumento popieriniam dokumentui yra 50 rublių už kiekvieną popierinio dokumento puslapį (Rusijos Federacijos notarų teisės aktų pagrindų 22.1 straipsnis). ).
Išskyrus notaro mokestis notaras, atlikdamas svarstomus notarinius veiksmus, gali imti mokestį už teisinio ir techninio pobūdžio paslaugų teikimą.
valstybės įgaliotas pareigūnas, turintis teisę Rusijos Federacijos vardu atlikti notarinius veiksmus Rusijos piliečių ir organizacijų (juridinių asmenų) interesais.elektroninis parašas, gautas kriptografinės informacijos transformavimo būdu naudojant elektroninio parašo raktą, nurodytą punkte kvalifikuotas sertifikatas, leidžianti nustatyti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį ir aptikti elektroninio dokumento pakeitimų atlikimo faktą jį pasirašius. Elektroniniai dokumentai, sukurti notaro ir pasirašyti jo sustiprintu kvalifikuotu elektroniniu parašu, turi tokią pat teisinę galią kaip ir popieriniai dokumentai.VALSTYBINĖ TRANSBAIKALO TERITORIJOS GYVŪNINIŲ OBJEKTŲ APSAUGOS, KONTROLĖS IR NAUDOJIMO REGLAMENTAVIMO TARNYBA
(Valstybinė Trans-Baikalo teritorijos medžioklės tarnyba)
ĮSAKYMAS
Dėl Informacijos perdavimo prašomos informacijos vartotojui popieriuje Tvarkos patvirtinimo
laikmenoje arba kompiuterio saugojimo įrenginyje įrašytos informacijos pavidalu
Neteko galios, remiantis Valstybinės Užbaikalo teritorijos medžioklės tarnybos įsakymu, 2016 m. gruodžio 30 d. N 137.
____________________________________________________________________
Dokumentą su pakeitimais ir papildymais padarė:
2012 m. spalio 24 d. Nr. 68 (Etalon Bank legali informacija„Rusijos teisės aktai“ (www. e-zab.ru) 2013 m. kovo 26 d.);
Valstybinės Trans-Baikalo teritorijos medžioklės tarnybos 2013 m. vasario 28 d. įsakymu Nr. 18 (Teisinės informacijos informacinis bankas „Rusijos teisės aktai“ (www. e-zab.ru) 2013 m. kovo 27 d.)
___________________________________________________________________________
Remiantis Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. spalio 24 d. dekretu Nr. 860 patvirtintų Mokesčių už informacijos apie valstybės įstaigų ir vietos valdžios institucijų veiklą teikimą ėmimo taisyklių 4 punktu, 2011 m.
Aš užsisakau:
1. Patvirtinti pridedamą Informacijos perdavimo prašomos informacijos vartotojui popieriuje arba informacijos, įrašytos į kompiuterio saugojimo įrenginį, tvarką.
2. Finansinio ir ūkinio darbo katedra ir informacinė pagalba(I.I. Pavlenko) užtikrinti, kad Užbaikalo teritorijos Valstybinės medžioklės tarnybos struktūriniai padaliniai gautų informaciją apie mokėjimo rekvizitus užpildant mokėjimo dokumentą už mokesčio už prašomos informacijos suteikimą pervedimą.
3. Šis įsakymas paskelbtas elektroniniame leidinyje „Teisinės informacijos informacinis bankas“ Rusijos teisės aktai“, paskelbtame informaciniame ir telekomunikacijų tinkle „Internetas“ oficialus portalas Zabaikalsky kraštas http://www.Zabaikalsky Krai.rf/. (Papildyta 3 dalimi, remiantis Valstybinės Užbaikalo teritorijos medžioklės tarnybos 2013 m. vasario 28 d. įsakymu Nr. 18)
Ir apie. lyderis
V.M. Kuidinas
Informacijos perdavimo vartotojui prašomos informacijos popieriuje arba kompiuterio saugojimo įrenginyje įrašytos informacijos forma.
PATVIRTINTA
Užbaikalo teritorijos Valstybinės medžioklės tarnybos įsakymu
2012-08-24 Nr.55
(su pakeitimais, padarytais
Užbaikalo teritorijos Valstybinės medžioklės tarnybos įsakymu
2012 m. spalio 24 d. Nr. 68)
(su pakeitimais, padarytais Valstybinės Užbaikalo teritorijos medžioklės tarnybos 2012 m. spalio 24 d. įsakymu Nr. 68, žr. pirminę versiją)
1. Ši procedūra apibrėžia informacijos perdavimo vartotojui taisykles tiesiogiai viešoji tarnyba dėl Užbaikalo teritorijos laukinės gamtos objektų apsaugos, kontrolės ir naudojimo reguliavimo (toliau – Valstybinė Užbaikalo teritorijos medžioklės tarnyba) prašomą informaciją popieriuje arba kompiuteryje įrašytos informacijos forma. saugojimo įrenginį (kompiuterio standųjį diską, USB diską, diskų masyvą ir kt.).
2. Gavus vartotojo prašymą suteikti informaciją Atsakingas asmuo Valstybinės Užbaikalo teritorijos medžioklės tarnybos struktūrinis padalinys, rengiantis informaciją, nustato teikiamos informacijos kiekį, formatą, materialinę laikmeną, kurioje informacija teikiama (popierius, kompiuterinė saugojimo priemonė).
3. Jeigu teikiamos informacijos kiekis neviršija Rusijos Federacijos Vyriausybės spalio 24 d. potvarkiu patvirtintų Mokesčių už informacijos apie valstybės įstaigų ir vietos valdžios institucijų veiklą ėmimo taisyklių 2 punkte numatyto dydžio, 2015 m. 2011 Nr.860 (toliau – Taisyklės), tuomet prašoma informacija suteikiama nemokamai ir išsiunčiama informacijos vartotojui per 30 dienų nuo informacijos vartotojo prašymo užregistravimo dienos.
4. Jeigu atsakingas asmuo rengdamas informaciją nustato, kad pateiktos informacijos kiekis viršija Taisyklių 2 punkte numatytą kiekį, tai, remiantis prašomų dokumentų ir (ar) medžiagos kopijų darymo išlaidomis, 2010 m. taip pat išlaidas, susijusias su jų persiuntimu paštu, toks asmuo parengia, derina su Finansinio ūkinio darbo ir informacinio aptarnavimo skyriumi ir per 7 darbo dienas nuo nustatyta tvarka gauto prašymo įregistravimo dienos išsiunčia, informacijos vartotojui pranešimą apie poreikį sumokėti nustatyto dydžio mokestį už informacijos teikimą.
5. Informacijos vartotojui siunčiamame pranešime nurodoma:
a) prašomos informacijos apimtis ir formatas;
b) prašomų dokumentų ir (ar) medžiagų kopijų darymo išlaidų suma, įskaitant išlaidas už Valstybinės Užbaikalo teritorijos medžioklės tarnybos įsigytą kompiuterinę laikmeną, jei atitinkamo įrenginio nepateikia informacijos vartotojas. ;
c) įmokos už visą prašomų dokumentų ir (ar) medžiagos siuntimą paštu dydis (išskyrus Taisyklių 4 punkte numatytą atvejį);
d) informacija, reikalinga užpildyti mokėjimo dokumentą už mokesčio už prašomos informacijos teikimą pervedimą - tokiu būdu, koks nustatytas mokesčių, rinkliavų ir kitų privalomų mokėjimų pervedimui į Rusijos Federacijos biudžeto sistemą;
e) terminas, per kurį informacijos vartotojas turi sumokėti mokestį už prašomos informacijos suteikimą, neviršijantis prašymo nagrinėjimo termino, nustatyto Federalinio įstatymo „Dėl prieigos prie informacijos apie valstybės institucijų veiklą suteikimo“ 18 straipsnyje. ir vietos savivaldos organai“.
6. Informacija apie Užbaikalo teritorijos Valstybinės medžioklės tarnybos veiklą, teikiama mokamo pagrindo, informacijos vartotojui išsiunčiama (perduodama) per dvi dienas po apmokėjimo už nurodytos informacijos suteikimą.
7. Vartotojo mokesčio už informacijos teikimą mokėjimo kontrolę vykdo atsakingas asmuo.
dokumentas yra struktūrizuotas informacijos rinkinys, skirtas žmogaus suvokimui, kuris gali būti neatsiejamas mainų tarp vartotojų ir (arba) informacinių sistemų objektas.
Elektroninėdokumentas vadinamas patvirtintu dokumentu mašinų laikiklis ir kurioje yra identifikuota informacija, kurios tikrumas patvirtinamas elektroniniu skaitmeniniu parašu.
Sąvokos „elektroninis dokumentas“ atsiradimas siejamas su intensyviu informacinių technologijų naudojimu įmonėse ir organizacijose bei įvairios informacijos formavimu mašininėse laikmenose: mokslinėje, techninėje, pramoninėje, vadybinėje ir kt.
Dėl elektroninio dokumento statusą apibrėžiančių norminių dokumentų nežinojimo šis terminas dažnai vartojamas kuriant ataskaitų, laiškų, mokėjimo pavedimų, kvitų, kitokio pobūdžio tekstinės informacijos kopijas, taip pat duomenų bazes mašininėse laikmenose.
Pagal 2000-01-10 Baltarusijos Respublikos įstatymą Nr.357-Z „Dėl elektroninio dokumento“ elektroninis dokumentas yra mašininėje laikmenoje įrašyta informacija, atitinkanti šio įstatymo nustatytus reikalavimus.
Mašinos laikmena – magnetinis diskas, magnetinė juosta, lazerinis diskas ir kitos materialinės laikmenos, naudojamos informacijai įrašyti ir saugoti naudojant elektroninius kompiuterius.
Pagrindiniai reikalavimai elektroniniam dokumentui
Elektroninis dokumentas turi atitikti šiuos reikalavimus:
būti kuriami, apdoroti, perduodami ir saugomi naudojant programinę ir techninę įrangą;
turėti Baltarusijos Respublikos 2000-01-10 įstatymo Nr. 357-Z „Dėl elektroninio dokumento“ nustatytą struktūrą ir duomenis, leidžiančius jį identifikuoti;
pateikti žmogui suprantama forma.
Elektroninio dokumento struktūra
Elektroninis dokumentas susideda iš dviejų neatskiriamų dalių – bendras ir ypatingas.
Generolas elektroninio dokumento dalį sudaro informacija, sudaranti dokumento turinį. Informacija apie adresatą priklauso bendrajai daliai.
Specialusis elektroninio dokumento dalis susideda iš vieno ar kelių elektroninių skaitmeninių parašų.
Elektroninis skaitmeninis parašas(EDS) – simbolių rinkinys, generuojamas elektroninėmis priemonėmis Elektroninis parašas ir yra neatskiriama elektroninio dokumento dalis.
EDS fiziniai ir juridiniai asmenys naudoja kaip ranka rašyto parašo analogą elektroniniam dokumentui duoti. juridinę galią, lygus popierinio dokumento teisinei galiai, pasirašytas įgalioto asmens savo ranka ir užantspauduotas.
Elektroninio skaitmeninio parašo priemonės – programinė ir techninė įranga, užtikrinanti elektroninio skaitmeninio parašo sukūrimą ir patikrinimą bei turinti Baltarusijos Respublikos nacionalinės sertifikavimo sistemos išduotą atitikties sertifikatą arba sertifikato pripažinimo sertifikatą.
EDS formavimui naudojami kriptografinės informacijos apsaugos įrankiai (CIPF), naudojant vadinamuosius asimetrinius algoritmus, kuriuose naudojami kiekvieno vartotojo viešieji ir privatieji raktai.
Privatus pasirašymo raktas- simbolių rinkinys, priklausantis konkrečiam asmeniui ir naudojamas kuriant elektroninį skaitmeninį parašą.
Parašo patvirtinimo viešasis raktas- simbolių rinkinys, prieinamas visoms suinteresuotoms šalims ir naudojamas tikrinant elektroninį skaitmeninį parašą.
Parašo patvirtinimo viešojo rakto kortelė– popierinis dokumentas, kuriame yra viešojo rakto reikšmė, skirta parašui patikrinti ir patvirtinti, kad jis priklauso fiziniam ar juridiniam asmeniui.
Vartotojo asmeninis raktas saugomas mašininėje laikmenoje kitiems asmenims neprieinamoje vietoje, viešasis raktas perduodamas visiems informacijos mainų dalyviams.
Elektroninis dokumentas gali būti naudojamas visose veiklos srityse, kuriose naudojama informacijai kurti, apdoroti, saugoti, perduoti ir priimti reikalinga programinė ir techninė įranga. Naudojant elektroninius dokumentus galima atlikti sandorius (sutartis), atsiskaityti, susirašinėti ir perduoti dokumentus bei kitą informaciją.
Elektroniniai dokumentai gali būti siunčiami naudojant bet kokias ryšio priemones, įskaitant informacines sistemas ir tinklus, jei tai neprieštarauja Baltarusijos Respublikos teisės aktams ir Baltarusijos Respublikos tarptautinėms sutartims.
Elektroninis dokumentas turi vidinės ir išorinės vaizdavimo formos.
Vidaus vaizdavimo forma Elektroninis dokumentas yra informacijos, sudarančios elektroninį dokumentą, įrašas mašinos laikmenoje.
Išorinio vaizdavimo forma Elektroninis dokumentas – tai elektroninio dokumento atkūrimas ekrane, ant popieriaus ar kito materialaus objekto, atskirto nuo mašinos laikmenos, vizualiai prieinama forma (be papildomų techninių priemonių) ir žmogaus suvokimui suprantama forma.
Baltarusijos Respublikos įstatymas „Dėl elektroninio dokumento“ apibrėžia pagrindines sąvokas, susijusias su elektroninio dokumento originalo ir kopijos teisine galia.
Originalus elektroninis dokumentas egzistuoja tik mašinos laikmenoje. Visos elektroninio dokumento kopijos, užfiksuotos mašininėje laikmenoje ir tapačios viena kitai, yra originalai ir turi tą pačią juridinę galią.
Tuo atveju, kai vienas asmuo sukuria tapačio turinio popierinį ir elektroninį dokumentą, abu dokumentus pripažino nepriklausomi dokumentai. Šiuo atveju popierinis dokumentas nėra elektroninio dokumento kopija.
Elektroninio dokumento kopijos yra sukurti įstatymų nustatyta tvarka patvirtinant elektroninio dokumento išorinio atstovavimo popieriuje formą. Ant popierinio elektroninio dokumento kopijų turi būti nurodyta, kad tai atitinkamo elektroninio dokumento kopijos.
Išorinės pateikimo formos tapatybė elektroninis dokumentas popieriuje gali būti atliekamas:
notaras ar kitas asmuo, turintis teisę atlikti notarinius veiksmus;
individualus verslininkas arba juridinis asmuo, turintis teisę vykdyti tokią veiklą pagal Baltarusijos Respublikos įstatymus.
Elektroninio dokumento atgaminimas ant kitokio nei popierinio materialaus objekto, atskiriamo nuo mašinos laikmenos, arba jo kopija popieriuje, tinkamai nepatvirtinta, neturi juridinę galią turinčių elektroninio dokumento kopijų.
Elektroninis dokumentas mašininėje laikmenoje prilyginamas popieriniam dokumentui ir turi tas pats su juo teisinės galios.
Jeigu Baltarusijos Respublikos teisės aktai reikalauja, kad dokumentas būtų surašytas arba pateiktas raštu ar raštu, elektroninis dokumentas laikomas atitinkančiu šiuos reikalavimus.
Turi elektroninių dokumentų originalus ir jų kopijas popieriuje vienoda teisinė galia.
Pagrindinius teisinio statuso suteikimo elektroniniams dokumentams ir elektroninių dokumentų apsaugos klausimus reglamentuoja šie Baltarusijos Respublikos teisės aktai ir norminiai dokumentai:
Baltarusijos Respublikos 2000-01-10 įstatymas Nr.357-Z „Dėl elektroninio dokumento“, kuris nustato elektroninio dokumento, kaip oficialaus dokumento, teisinį statusą, jo įforminimo reikalavimus, teises, pareigas ir atsakomybę. teisinių santykių, kylančių elektroninių dokumentų apyvartos srityje, dalyvių;
STB 1221-2000, kuriuo nustatoma vienodus reikalavimusį kūrimo tvarką, operatyvinę apyvartą ir archyvinė saugykla oficialius elektroninius dokumentus, neatsižvelgiant į keitimosi informacija būdus, informacijos apdorojimą ir apimtį;
STB RB 1176.1-99 „Informacinės technologijos. Duomenų apsauga. maišos procedūra“;
STB RB 1176.2-99 „Informacinės technologijos. Duomenų apsauga. Elektroninių skaitmeninių parašų kūrimo ir tikrinimo tvarka“;
2017 m. birželio 29 d. 12.55 valVienu metu klerkai priešinosi perėjimui nuo popierinių knygų prie sistemų elektroninis dokumentų valdymas. Dabar daugumoje organizacijų vidinis dokumentų tvirtinimas jau vykdomas EDMS ir nekelia rūpesčių. Dabar mūsų laukia naujos galimybės, kurios suteikia dar daugiau perspektyvų pereiti prie visiškai „bepopieriaus“ darbo. Tačiau tuo pat metu mus pradeda įveikti naujos baimės.
Kai kuriems gali kilti nemalonus netikrumo ir abejonių jausmas, skaitant frazę „elektroninis dokumentas“. Iš karto kyla tiek daug klausimų: ar tai patikima? Kaip laikyti? Ar teismai priims?
Bet kodėl dirbdamas su popieriumi niekas neužduoda tų pačių klausimų, o tiesiog todėl, kad jis pažįstamas ir atrodo patikimas. Nors „popieriniai“ teisės aktai nėra tobuli ir galima rasti trūkumų. Taip, elektroninių dokumentų valdymo reglamentavimo bazė taip pat toli gražu nėra tobula ir vis dar yra baltų dėmių, tačiau ji tobulėja ir nuolat tobulėja, o „popieriniai“ teisės aktai po truputį sensta.
Bet kaip dėl mūsų klausimų? Turime ieškoti atsakymų į juos. Elektroninis dokumentas – saugok jį ir pataisyk.
Dabar pats laikas neatsilikti nuo elektroninių dokumentų, o ne gyventi su popieriumi, kurio amžius. Atėjo laikas gauti atsakymus į savo klausimus ir rūpesčius, kad vėliau netektumėte pasivyti.
Elektroninio dokumento teisinė reikšmė
Norėdami suprasti, ką dokumentai gali išsiversti be popieriaus, pirmiausia turite išmokti tai padaryti teisinis punktas vaizdas laikomas elektroniniu dokumentu.
Tačiau elektroniniai dokumentai taip pat užkariauja šią konservatyvią sritį. Net toks iš pažiūros nepajudinamas popierinis daiktas kaip darbo istorija, įstatymų leidėjai planuoja netrukus jį konvertuoti į elektroninę formą.
Tačiau yra personalo įrašų, kuriuos jau galima visiškai konvertuoti į elektroninę formą:
- darbo sutarčių ir jų pakeitimų registravimo žurnalas;
- įsakymų įdarbinti registrą;
- forma T-60 (pažyma-paskaičiavimas dėl atostogų suteikimo darbuotojui);
- forma T-61 (pažyma-paskaičiavimas nutraukus (atšaukus) darbo sutartį su darbuotoju (atleidžiant iš darbo));
- laiko apskaitos žiniaraštis ir kt.
Kalbant apie šių dokumentų saugojimą, pagal teisės aktus elektroniniai dokumentai saugomi tiek pat laiko, o tai priklauso nuo jų popierinių atitikmenų. Tačiau dėl to, kad tai nėra tik dokumentas, kurį, kaip ir popierių, galima tiesiog paimti iš lentynos, jis yra uždėtas papildomas reikalavimas už lėšų laikymą, teikianti elektroninių dokumentų atgaminimą, taip pat elektroninio parašo tikrumo tikrinimo priemones. Šių lėšų saugojimo laikas lygus dokumento saugojimo laikui.
Naudojant elektroninius dokumentus, reikia atsiminti, kad jie turi būti pasirengę perduoti sandorio šalims, reguliavimo institucijoms ir, jei reikia, teisminėms. Visų pirma, Federalinė mokesčių tarnyba nustato griežtus keitimo formato ir metodo reikalavimus. Su sandorio šalimis apsikeitimas yra lengvesnis.
Žemiau esančioje lentelėje parodyta viskas galimus dokumentus, kuriuos šio rašymo metu priima Federalinė mokesčių tarnyba (pagal Federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. birželio 29 d. įsakymą Nr. MMV-7-6 / [apsaugotas el. paštas]). Dokumentai skirstomi į tuos, kurie turi būti siunčiami griežtai tam tikru formatu (xml), ir tuos, kuriuos galima siųsti kaip nuskaitytus vaizdus.
Patvirtintais formatais sugeneruoti elektroniniai dokumentai, kuriuos galima pateikti patikrinimui xml faile (formalizuoti dokumentai)
|
Dokumento tipas |
Dokumento paskirtis |
Papildoma informacija |
| Sąskaita faktūra | Elektroninė sąskaita faktūra yra teisiškai reikšmingas originalas, kaip ir popierinis atitikmuo. Jame nurodyti tie patys rekvizitai ir duomenys, turi būti pasirašyti vadovo arba patikėtinis ir paskelbta per penkias dienas. Elektroninė sąskaita faktūra taip pat turi būti įregistruota pirkimų ir pardavimų registre ir knygose bei saugoma elektroniniu būdu ne trumpiau kaip 4 metus. Jis gali būti pateiktas kaip pagrindas PVM atskaitai gauti. Pagal Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2015-03-04 įsakymą Nr. ММВ-7-6/ [apsaugotas el. paštas] turi būti elektroninių dokumentų valdymo operatoriaus identifikatorius. Pardavėjas ir pirkėjai turi turėti tas pačias sąskaitas faktūras (tik elektronines arba tik popierines). Naudojama iki 2017 m. birželio 30 d., sąskaitos, sudarytos iki 2017 m. liepos 1 d., priimamos iki 2020 m. gruodžio 31 d. | |
| Pirkinių knyga | Skirta registruoti dokumentus, patvirtinančius PVM sumokėjimą už įsigytas prekes, atliktus darbus, suteiktas paslaugas, siekiant nustatyti išskaičiuotino (grąžinamo) mokesčio sumą Rusijos Federacijos mokesčių kodekso nustatyta tvarka. | Jis pildomas griežtai pagal vieningą formą. Savavališkas formas draudžiama naudoti ir mokesčių institucijos jas atmeta. Pirkimų ir pardavimų knygos forma patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. gruodžio 26 d. dekretu Nr. 1137. Būtina saugoti mažiausiai 4 metus (nuo paskutinio įrašo datos). Elektroninių pirkimo ir pardavimo knygų formatas, patvirtintas Rusijos Federalinės mokesčių tarnybos 2015-04-03 įsakymu Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas] |
| Pardavimų knyga | Skirta organizacijoms ir verslininkams sąskaitų faktūrų, o kartais ir kitų dokumentų registravimui parduodant prekes (atliekant darbus, teikiant paslaugas) visais atvejais, kai yra prievolė | |
| Gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalas | Pridėtinės vertės mokesčio (PVM) ataskaitinis dokumentas, kuriame atsispindi gautos ir išrašytos sąskaitos faktūros. | Nepriklausomai nuo pirminės registracijos (popieriuje ar elektronine forma), ji teikiama reguliavimo institucijoms tik elektronine forma. Atkreiptinas dėmesys, kad teisės aktai nenumato būtinybės pateikti pataisytą Žurnalą, jeigu jame randama klaida po siuntimo reguliavimo institucijai. Tačiau dauguma ekspertų rekomenduoja tai padaryti anuliavus klaidingus įrašus. Žurnalą kartu su visais pirminiais dokumentais nustatyta saugoti ne trumpiau kaip 4 metus. |
| Papildomas Pirkimo knygos lapas | Panašus į pirkimo ir pardavimo knygas. | |
| Papildomas lapas Pardavimų knyga | Naudojamas registruoti pakeistoms sąskaitoms faktūroms pasibaigus mokestinis laikotarpis kai buvo padaryta klaida | |
| Nuo 2017 m. liepos 1 d. netaikomas. | ||
| Naudotos iki 2017 m. birželio 30 d., koreguojančios sąskaitos faktūros, sukurtos iki 2017 m. liepos 1 d., priimamos iki 2020 m. gruodžio 31 d. Nuo liepos 1 dienos jie formuojami pagal Federalinės mokesčių tarnybos 2016-04-13 įsakymą Nr.MMV-7-15 / 189. | ||
| Prekių perdavimo prekybinėse operacijose dokumentas | Dokumentu įforminamas prekių priėmimas ir perdavimas vykdant sutartis pirkimo-pardavimo santykių rėmuose. | Veikia pagal Rusijos Federacijos federalinės mokesčių tarnybos 2015 m. lapkričio 30 d. įsakymą Nr. ММВ-7-10 / [apsaugotas el. paštas] |
| Darbo rezultatų perdavimo dokumentas (dėl paslaugų teikimo) | Dokumentas, įforminantis atliktų darbų (suteiktų paslaugų) rezultatų priėmimą ir perdavimą. | Veikia pagal Rusijos Federacijos federalinės mokesčių tarnybos 2015 m. lapkričio 30 d. įsakymą Nr. ММВ-7-10 / [apsaugotas el. paštas] |
| Sąskaita ir prekių siuntimo (darbų atlikimo), nuosavybės teisių perdavimo dokumentas (paslaugų suteikimo dokumentas), įskaitant sąskaitą faktūrą. | Universalus perdavimo dokumentas, kuris pakeičia pirminį dokumentą arba sandorio užbaigimo dokumentų rinkinį. UPD pakeičia:
|
Priklausomai nuo to, kaip kompiliatorius naudoja formatą, xml faile bus tam tikros privalomos informacijos rinkinys. Jis privalomas nuo 2017 m. liepos 1 d. Jeigu UPD naudojamas kaip pirminis dokumentas, tuomet jį galima perduoti nedalyvaujant elektroninių dokumentų valdymo operatoriui. Jei UPD naudojamas kaip sąskaita faktūra ir pagrindinis dokumentas, tada be EDF operatoriaus neapsieisite. |
| Koreguojanti sąskaita faktūra ir dokumentas apie išsiųstų prekių (atliktų darbų, suteiktų paslaugų) vertės pasikeitimą, perleistas turtines teises, įskaitant taisomąją sąskaitą. | Universalus taisomąjį dokumentą, vienu metu galima naudoti keliems tikslams:
|
Priklausomai nuo to, kaip kompiliatorius naudoja formatą, xml faile bus tam tikros privalomos informacijos rinkinys. Privaloma nuo 2017 m. liepos 1 d. Jei naujas formatas naudojamas tik su siunčiamų prekių (atliktų darbų, suteiktų paslaugų) savikainos pasikeitimo, perleistų turtinių teisių (UKD su statusu „2“) dokumento funkcija, jame taip pat yra keitimosi byla, skirta pardavėjo informacijai atstovauti ir mainų failas, skirtas pateikti pirkėjo informaciją, kurios (atsižvelgiant į Rusijos Federacijos civilinio kodekso nuostatas) gali ir nebūti. Tuo pačiu pardavėjo informacijos mainų byloje nebus taisomosios sąskaitos faktūros ir atitinkamai tokia byla bus pasirašyta tik asmens, atsakingo už ūkinio gyvenimo fakto įregistravimą, elektroniniu parašu. |
| Atsakykite į prašymą dėl paaiškinimo | Pateikiamas atsakymas į 88 straipsnio nuostatas mokesčių kodas Rusijos Federacija turi teisę mokesčių inspekcijai, remdamasi deklaracijos ir kitų dokumentų, kuriuose yra informacija apie pridėtinės vertės mokestį ir mokesčių mokėtojo atskaitymus už ataskaitinį laikotarpį, patikrinimo rezultatais, prašyti paaiškinti PVM deklaraciją. | Nuo 2017 metų sausio 1 dienos atsakymas į prašymą dėl PVM paaiškinimų turės būti pateikiamas tik elektronine forma telekomunikacijų kanalais (TCS). Į apžiūrą popierine forma atsiųstas atsakymas į reikalavimą laikomas nepateiktu. Tai aiškiai numatyta 2016 m. gegužės 1 d. federalinio įstatymo Nr. 130-FZ 88 straipsnyje. Už paaiškinimų nepateikimą (arba nesavalaikį pateikimą) numatyta 5000 rublių bauda. |
Bet kokio formato elektroniniai dokumentai (arba dokumentai popieriuje), kuriuos galima pateikti patikrinimui internetu grafiniu formatu jpg, tif, pdf arba pgn (neapdoroti dokumentai)
|
Dokumento tipas |
Dokumento paskirtis |
Papildoma informacija |
| Sąskaita faktūra | Faktinį prekių išsiuntimą ar paslaugų suteikimą ir jų kainą patvirtinantis dokumentas. | Aprašyta aukščiau |
| Važtaraštis | Prekių transportavimo išlaidų patvirtinimo pagrindas. Išduodamas kai kuriais atvejais, įskaitant tuos atvejus, kai prekes pristato trečioji šalis | Jis išduodamas kartu su UPD gabenant prekes ir pildomas 4 identiškais egzemplioriais: po vieną gavėjui ir siuntėjui ir 2 – transporto įmonei. Nuo 2017 m. liepos 1 d. pokyčių nėra. Šiuo metu popierinės kopijos buvimas yra privalomas. Tačiau galite kreiptis į reguliavimo institucijas per TCS. Pažymėtina, kad elektroninis vertimas šį dokumentą yra svarbus klausimas transporto įmonėms. Šiuo metu netgi yra pasiūlymų, kaip pagerinti TTN mainų procesą, juos rasite straipsnyje |
| Darbų (paslaugų) priėmimo ir perdavimo aktas | Patvirtina darbų (paslaugų) atlikimo faktą. | Aprašyta aukščiau |
| Krovinio muitinės deklaracija / tranzito deklaracija | Pagrindinis dokumentas, išduodamas pervežant prekes per valstybės muitinės sieną (eksportas, importas). Jis naudojamas kaip pagrindas kertant sieną. | Klaidos, dėmės, trynimai neįtraukiami. Jei pildydami deklaraciją suklydote, neteisingus duomenis galite išbraukti, o virš jų nurodyti teisingus. Kiekvienas pakeitimas patvirtinamas deklaranto parašu ir antspaudu. Ją rekomenduojama pildyti elektronine forma, kad būtų išvengta aukščiau aprašytų situacijų (dėl kurių deklaracija gali būti grąžinta patikslinti, taip pat ir dėl neįskaitomos rašysenos). Naudodamas elektroninio deklaravimo formą, prekes deklaruojantis asmuo elektronine forma deklaruoja informaciją, kurią reikia nurodyti muitinės deklaracija, taip pat pateikia informaciją iš reikalingų dokumentų muitinės formalumai prekes pagal pasirinktą muitinės režimą, muitinei per elektroniniu būdu keitimasis informacija. Taikoma pagal Rusijos Federacijos valstybinio muitinės komiteto 2004-03-30 įsakymą Nr.395 |
| Papildomas lapas prie krovinio muitinės deklaracijos/tranzito deklaracijos | Jis naudojamas eksportuojant prekes iš muitų teritorijos. | Tas pats kaip krovinio muitinės deklaracija/tranzito deklaracija. |
| Kainos (kaštų) specifikacija (skaičiavimas, paskaičiavimas) | Dokumentas, kuris tiksliai, visiškai ir patikrinama forma apibrėžia sistemos, komponento, gaminio, rezultato ar paslaugos reikalavimus, dizainą, veikimą ar kitas ypatybes ir procedūras, kurios gali nustatyti, ar šios sąlygos buvo įvykdytos. nustatyti sąnaudas pinigine išraiška. ) forma gaminių vieneto ar vienetų grupės gamybai arba tam tikroms produkcijos rūšims. | Savybės neatskleidžiamos. |
| Važtaraštis (TORG-12) | Prekių ir medžiagų registravimo atostogos trečiosios šalys ir susijusių sandorių apskaitą. | Aprašyta aukščiau |
| Sutarties papildymas | Jo priedas arba priedas, sudarantis neatskiriamą sutarties dalį. Sutarties papildymai, kaip taisyklė, pakeičia esmines sutarties sąlygas ir yra pasirašomi arba kartu su sutartimi, arba vėliau, sandorio vykdymo procese. | Visų pirma, šalys turi sudaryti tarpusavio susitarimą papildomų susitarimų. Pirmajame iš jų bus aprašytas šalių pasirinktas apsikeitimo dokumentais būdas (šiandien vienu saugiausių variantų galima vadinti keitimąsi per elektroninių dokumentų valdymo operatorių paslaugas). Antrojoje sutartyje būtina nurodyti ES tipą, kurį šalys susitarė naudoti ir prilyginti ranka rašytam parašui. Jei šalys susitarė naudoti patobulintą kvalifikuotas parašas, tada antros sutarties sudaryti nereikia, nes šio tipo ES prilygsta ranka rašytam organizacijos parašui ir antspaudui. Sutartis galima sudaryti elektroniniu būdu arba popierine forma. Taigi, vadovaujantis elektroninių prekybos platformų teisės aktais ir praktika, pateikiant valstybinį užsakymą pagal rezultatus atviras aukcionas gali būti išskirtinai elektroninė sutartis. Bet jei užsakymas buvo pateiktas kitu būdu, galima išduoti popierinį variantą. |
| Sutartis (susitarimas, sutartis) | Dviejų ar daugiau asmenų susitarimas dėl civilinių teisių ir pareigų nustatymo, pakeitimo ar pasibaigimo | |
| Pataisymo sąskaita faktūra | Dokumentas, kurio pagrindu pirkėjas priima pardavėjo pateiktas PVM sumas atskaityti, surašomas, kai atsiųstų prekių (atliktų darbų, suteiktų paslaugų) savikaina, perleistos turtinės teisės, įskaitant kainos (tarifo) pasikeitimas ir (ar) siunčiamų prekių kiekio (apimties) patikslinimas (atlikti darbai, suteiktos paslaugos), perleistos turtinės teisės. | Aprašyta aukščiau |
| MTEP ataskaita | Ataskaita apie atliktus darbus siekiant įgyti naujų žinių ir praktinio pritaikymo kuriant naują produktą ar technologiją. | ED-4-3/ rašte Nr. [apsaugotas el. paštas] 2013 m. kovo 26 d. Federalinė mokesčių tarnyba priminė, kad jei mokesčių mokėtojas turi teisę atsižvelgti į MTEP išlaidas, taikydamas koeficientą 1,5, kartu su pajamų mokesčio deklaracija jis turi pateikti MTEP ataskaitą. Atliktų MTEP ataskaitą mokesčių mokėtojas pateikia už kiekvieną mokslinio tyrimo ir plėtros darbą ( atskiras etapas darbas) ir turi atitikti nustatytus bendruosius reikalavimus nacionalinius standartusį mokslinių ir techninių ataskaitų rengimo struktūrą (ypač GOST 7.32-2001). Norėdami jį pateikti mokesčių inspekcijai, turite naudoti dokumentų srautą rašytiniai prašymai prenumeratoriai (Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2010 m. lapkričio 9 d. įsakymo Nr. ММВ-7-6 priedas Nr. 5/ [apsaugotas el. paštas]). Federalinė mokesčių tarnyba taip pat rekomenduoja pateikti MTEP ataskaitą gavus mokesčių institucijos kvitą, patvirtinantį pajamų mokesčio deklaracijos priėmimą. |
Įsigaliojus Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2017 m. sausio 18 d. įsakymui Nr. ММВ-7-6/ [apsaugotas el. paštas], patvirtinusią naują dokumentų inventorizacijos xml-failo formatą, atsirado galimybė teikti tiek xml-failus, tiek popierinius dokumentus skenuotų vaizdų pavidalu (jpg, tif, pdf formatais) pagal TKS. Naujas inventorius galioja nuo 06/01/17. Taigi per TKS galima siųsti ne tik elektroninius dokumentus, bet ir dokumentus, kurie iš pradžių buvo surašyti popieriuje.
Kartu reikia atsiminti, kad mokesčių inspekcijai perduotame konteineryje vienu metu gali būti ir failai su xml plėtiniu, ir nuskaityti atitinkamo formato failai.
Aukščiau esančioje lentelėje pateiktas dokumentų sąrašas yra baigtinis (šiuo metu) ir jei mokesčių mokėtojo bus paprašyta pateikti kitų duomenų, nebus galima naudoti jokių Asmeninė paskyra mokesčių mokėtojas, nei elektroninė dokumentų valdymo sistema. Tokiu atveju būtina naudoti bet kurį kitą metodą, nurodytą Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 93 straipsnyje.
Vietoj produkcijos
Norėdami neatsilikti nuo laiko, visada turite eiti, o kartais ir bėgti kartu su naujais produktais. O kad šis bėgimas būtų lengvas pasivaikščiojimas, reikia naudoti visas turimas priemones. AT Ši byla svarbiausia priemonė – elektroninė dokumentų valdymo sistema (vidinė) ir teisiškai galiojančios elektroninių mainų paslaugos (išorinės). Pardavėjai ir operatoriai neatsilieka nuo teisės aktų ir technologijų, gali patarti ir padėti tinkamai organizuoti darbą su elektroniniais dokumentais.
Prieš porą dešimtmečių profesionalai kalbėjo apie elektronines dokumentų valdymo sistemas ir elektroniniai archyvai dokumentus kaip šviesią ateitį. Tačiau realybė pasirodė greitesnė nei idėjos apie ją, kurių pasaulyje yra reikšmingų pokyčių susiję su technologijų diegimu įvairiose visuomenės ir piliečių srityse. Elektroninių technologijų skverbtis vyksta dideliais tempais: šis procesas pačioje pradinėje stadijoje pasaulyje prasidėjo faktiškai tik prieš trisdešimt (mūsų šalyje dvidešimt) metų. Visko nutinka per vienos kartos žmonių gyvenimą (taip pat ir specialistus), iš esmės žmogiškasis faktorius, o ne technologijos ar teisės aktai, yra pagrindinė kliūtis naujoms technologijoms. Ir tai visiškai suprantama: pakeisti žmonių idėjas ir įpročius yra sunku, o dažniausiai tai tiesiog neįmanoma.
Dabartinis išsivystymo lygis informacines technologijas sukuria precedento neturinčias galimybes pertvarkyti valdymo ir verslo procesus, pereinant nuo tradicinio popierinio prie elektroninio dokumentų valdymo. Informacinės technologijos yra ne tik papildomos galimybės, bet ir tam tikri sunkumai įmonei, įstaigai, organizacijai (toliau vartosime apibendrintą „organizacijos“ sąvoką) šiandien nuolat kyla, tačiau dar neišspręstas klausimas: „kaip jas pritaikyti. technologijas ir užtikrinti informacijos saugojimą elektronine forma pagal galiojančius Rusijos Federacijos teisės aktus, siekiant užtikrinti informacijos kūrimą, saugojimą ir naudojimą? Archyvai (valstybiniai, savivaldybių ir žinybiniai) šiandien yra tokioje pačioje situacijoje, nes šiandien daug neišspręstų archyvinio informacijos saugojimo elektronine forma klausimų.
Viena iš pirmųjų problemų, susijusių su elektroninių dokumentų archyvinio saugojimo organizavimu, yra terminologinė: reikia rasti atsakymą į klausimą, kas iš tikrųjų yra „elektroninis dokumentas“?
Elektroninio dokumento (dokumento elektroninėje laikmenoje, anksčiau mašininiu būdu skaitomu dokumentu, dokumento mašininėje laikmenoje) pobūdis ir jo apibrėžimas buvo ginčytis, ko gero, nuo pat šio reiškinio atsiradimo pradžios. Archyvų pramonėje šie ginčai tapo aktualūs devintajame dešimtmetyje, kai elektroniniai dokumentai buvo įtraukti į Archyvinis fondas SSRS.
Pagrindiniai klausimai tada ir dabar buvo ir tebėra:
– yra elektroniniai dokumentai ypatinga rūšis dokumentacija, ar tai yra ypatinga tradicinių dokumentų kūrimo, saugojimo ir pateikimo forma?
– Kokie yra pagrindiniai elektroninių dokumentų komponentai?
- Ar nešiklis yra esminė elektroninio dokumento sudedamoji dalis, ar tai tik dokumento „egzistavimo aplinka“?
- ar galima užkoduotą informaciją laikyti elektroniniu dokumentu bitų grandinės pavidalu (būsenos elektromagnetinis laukas) kompiuterio failą, ar elektroninis dokumentas pasirodo tik tada, kai ši informacija atkuriama (dekoduojama) monitoriaus ekrane?
– kokios ypatingos detalės būdingos elektroniniam dokumentui?
– ar visi duomenys, kurie atsiranda dirbant kompiuteriu ar yra būtini jo veikimui, turi būti laikomi elektroniniais dokumentais?
- Kokie kriterijai, ženklai, specialios detalės leidžia atsirinkti elektroninius dokumentus iš elektroninių duomenų visumos?
- ar duomenų bazė turi būti laikoma vientisu elektroniniu dokumentu, ar galima (kuo pagrindu ir kokiais atvejais) atskirus duomenų bazės įrašus suprasti kaip dokumentus?
– Ar galima ilgai išsaugoti originalų elektroninį dokumentą?
– kokios technologinės ir organizacinės priemonės gali būti laikomos elektroninių dokumentų autentiškumo (autentiškumo) ir vientisumo garantijomis?
Vis dar nėra vieno atsakymo į daugumą šių klausimų. Informacijos išsaugojimo elektronine (skaitmenine) forma problema yra iššūkis, su kuriuo susiduria viso pasaulio archyvarai.
Pagrindinis sunkumas slypi tame, kad tokia informacija yra neprieinama tiesioginiam žmogaus suvokimui, reikalauja specialių tipų laikmenų, o jos atkūrimui reikalinga speciali programinė ir techninė įranga. Elektroninio dokumento atgaminimas yra technologinis procesas, kurio metu užkoduota informacija paverčiama tokia forma, kuri būtų prieinama asmeniui vienareikšmiškai suvokti.
Pastaraisiais metais situacija su informacinių technologijų naudojimo operatyvinėje saugykloje archyvinė informacija pastebimai pasikeitė. Vis daugiau organizacijų savo veikloje stengiasi naudoti elektroninių dokumentų valdymo elementus. Ypatingas dėmesys perėjimo nuo popierinių technologijų prie elektroninės dokumentacijos problemai ir naudojant sukurtų dokumentų saugojimo organizavimui naujausios technologijos rodoma būsena, suaktyvinant priemones elektroninių sąveikos formų naudojimui tarpžinybiniu lygmeniu. 2009-2012 metais patvirtinta nemažai norminių dokumentų, skirtų skatinti elektroninių dokumentų valdymą valstybės institucijose.
Šiandien yra kelios strategiškai svarbios įgyvendinimo sritys Viešoji politika dokumentų valdymo srityje, kurios yra tiesiogiai susijusios su automatizuotų dokumentų valdymo sistemų (ADVS) kūrimu ir plačiu diegimu valstybės institucijose visoje šalyje. Be to, kai kuriose srityse darbas jau perėjo į praktinį etapą, yra pirmieji sėkmingi rezultatai.
Šią tendenciją patvirtina ir užsienio praktika. Taigi, pavyzdžiui, JAV, Europos, Baltarusijos, Ukrainos patirtis byloja ir apie valstybės norą greičiau pereiti prie bepopierinių technologijų.
Rusijoje racionalizavimas valdymo dokumentacija tradiciškai tvarko Valstybės archyvų tarnyba. Šiuo metu Federalinė archyvų agentūra negali atlikti koordinavimo, kontrolės, priežiūros funkcijas srityje dokumentacijos palaikymas valdymas, bet ir valstybės agentūraši užduotis nepaskirta. Kas mūsų šalyje atsakingas už dokumentų išsaugojimo, dokumentų fondų, kaip informacinių išteklių, formavimo, dokumentų saugojimo terminų nustatymą, teisės aktų reikalavimų laikymąsi pereinamuoju prie elektroninės dokumentacijos sistemos laikotarpiu? Klausimas vis dar atviras.
Nors elektroniniai dokumentai atsirado gana seniai, sprendimai jų archyvų saugojimo srityje dar toli gražu nėra idealūs. Naujausių technologijų diegimo biuro procesuose praktika rodo, kad kuo sudėtingesnės ir funkcionalesnės informacinės sistemos, tuo daugiau naujų kliūčių atsiranda visuose darbo su elektroniniais dokumentais archyve etapuose. Be to, IT plėtra ne visada sinchronizuojama su reguliavimo sistemos modernizavimu. Tai, pavyzdžiui, teisiniai aspektai, susiję su elektroninių dokumentų saugojimu: nuosavybės ir intelektinės nuosavybės teisės, autorių teisės, apsauga nuo neteisėtos prieigos, asmens duomenys ir kiti konfidencialūs dokumentai elektronine forma ir kt. AT vėl pasirodo, kad ir einame tuo keliu, bet vėlgi su išlygomis.
Panagrinėkime pagrindinius dokumentų mokslo ir archyvavimo terminus, susijusius su elektroninių dokumentų archyviniu saugojimu.
Dokumento autentiškumas – dokumento savybė būti tuo, kuo jis teigia esąs, t.y. turėti informaciją, patvirtinančią jo kilmę (autoriją, sukūrimo laiką ir vietą ir kt.), ir tokiu būdu, kad tai garantuotų dokumentą nuo suklastojimo.
Autentiški dokumentai- vienodo turinio ir skirtingo formato ir (ar) duomenų kodų ir (ar) struktūros dokumentai. Autentiški dokumentai gali būti įforminami tos pačios arba skirtingų tipų laikmenose, vaizdine arba nevaizdine forma.
Identiški dokumentai- identiško turinio dokumentai, pagaminti tais pačiais formatais ir kodais ir, kaip taisyklė, to paties tipo duomenų laikmenoje, pagal GOST 28388-89. Dokumentai magnetinėse duomenų laikmenose. Vykdymo ir tvarkymo tvarka.
Elektroninis dokumentas gali sudaryti viena ar kelios failo dalys, visas failas arba keli failai, kuriems/kuriems bendros detalės, patvirtinantis jo autentiškumą ir garantuojantis vientisumo patikrinimus.
Išsami informacija apie elektroninį dokumentą gali būti pateikta tiek elektronine skaitmenine forma (metaduomenys, elektroninis skaitmeninis parašas, elektroninio autentifikavimo kodai ir kt.), tiek popieriniu dokumentu (autentifikavimo lape) pagal GOST 6.10.4–84 ir GOST 28388–89.
Jei reikiamu metu negalėsime nuskaityti duomenų iš laikmenos, tada iš joje įrašytos informacijos nebus jokios naudos. Taip gali nutikti ir dėl terpės gedimo, ir dėl jos nesuderinamumo su reprodukcijos priemonėmis, kurios bus mūsų žinioje.
Elektroninių dokumentų kompleksas yra dokumentų rinkinys elektroninėje laikmenoje (-ėse), sujungtas pagal vieną ar kelis sisteminimo kriterijus (kilmės, technologinius, vardinius, funkcinius, chronologinius, teminius, autorystės ir kt.). Archyve esantis elektroninių dokumentų kompleksas yra fondas, informacijos šaltinis, taip pat tarpusavyje susijusių failų rinkinys, esantis bendrame kompiuterio aplanke (katalogas, katalogas).
Informacijos šaltinis- fondo kūrėjo informacinėje sistemoje technologiniu pagrindu identifikuotų elektroninių dokumentų kompleksas kartu su vardiniu grupavimo dokumentų (vadybos, mokslo ir technikos, personalo, periodinių leidinių, internetinių leidinių ir kt.) ženklu.
Informacinio resurso technologinės ypatybės – tai specifinės programinės aplinkos (OS, DBVS, taikomosios programos ar taikomosios programos) charakteristikos, pirminė duomenų bazės ar informacinės sistemos struktūra, techninės dokumentacijos jiems prieinamumas; informaciniai ištekliai yra tokia programinė įranga ir informacijos objektai kaip reliacinės duomenų bazės ir duomenų bankai, tekstinių, lentelių ar grafinių elektroninių dokumentų rinkiniai, internetiniai leidiniai, multimedijos leidiniai, dokumentai projektavimo darbų automatizavimo sistemose (CAD) ir geografinės informacijos sistemose ir kt.
Elektroninis dokumentų saugojimo įrenginys- fiziškai atskira elektroninė laikmena, gavusi sąskaitos numerį archyve; saugojimo vienetai yra ir tuščios elektroninės laikmenos, ir laikmenos su elektroninių dokumentų apskaitos vienetų įrašu.
Elektroninių dokumentų apskaitos vienetas- vizualiai izoliuotas (programinės įrangos pagalba) failo, reliacinio ar kitokio kompiuterinių duomenų organizavimo objektas (kompiuterio aplankas, kompiuterinė byla, duomenų bazės lentelė, skaičiuoklės lapas), kuriam archyve buvo suteiktas sąskaitos numeris.
Pagal elektroninio dokumento vientisumą- suprantama, kad po jo sukūrimo jo turinyje, detalėse ar metaduomenyse nebuvo atlikti jokie pakeitimai, papildymai, išimtys ir pan.
Automatizuota sistema - sistema, susidedanti iš savo veiklos automatizavimo priemonių komplekso personalo, diegiančio informacines technologijas nustatytoms funkcijoms atlikti. Pagal informacinė sistema suprasti organizaciškai sutvarkytą dokumentų rinkinį (dokumentų masyvus) ir informacines technologijas, įskaitant kompiuterinių technologijų ir komunikacijos priemonių naudojimą, informaciniai procesai. Reikalavimai informacinėms sistemoms, palaikančioms dokumentų valdymą, in bendras vaizdasĮtvirtinti Tarnybos taisyklių pakeitimai m federalinės institucijos vykdomoji valdžia, patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011-09-07 dekretu Nr.751, pagal kurį „elektroninė dokumentų valdymo sistema – tai informacinė sistema, užtikrinanti dokumentų rinkimą (įtraukimą į sistemą), jų tvarkymą, dokumentų valdymas ir prieiga prie jų“. O sąvoka „elektroninis dokumentų valdymas“ reiškia dokumentų valdymo organizavimą ir įgyvendinimą naudojant informacinę sistemą. Žinoma, tikslesnis būtų „dokumentų srauto informacinėje sistemoje“ apibrėžimas, nes dokumentų valdymo procesas, įskaitant tuos, kurie įgyvendinami naudojant informacines sistemas, visų pirma reiškia „sistemingų ir efektyvių veiksmų, skirtų kurti, naudoti, saugoti ir naikinti dokumentus organizacijose, siekiant įrodyti verslo (valdymo) operacijas, visuma“ (GOST R). ISO 15489-1 – 2007). Dokumentų valdymo samprata numato, kad dokumentacijos, dokumentų valdymo, dokumentų apyvartos ir dokumentų saugojimo informacinėje sistemoje organizavimo klausimai turėtų būti nagrinėjami viename ir neatsiejamai procese.
Duomenų bazė- struktūrizuotas duomenų rinkinys, pateikiamas elektronine forma ir sutvarkytas pagal tam tikras taisykles, numatantis bendruosius duomenų aprašymo, saugojimo ir manipuliavimo principus, nepriklausomas nuo taikomųjų programų. Duomenų bazė gali būti įtraukta į elektroninį archyvą kaip žemo lygio rodyklės informacijos ir (rečiau) pačių elektroninių dokumentų saugojimo priemonė. Paprastai elektroninio archyvo vartotojas tiesiogiai su duomenų baze nedirba. Elektroniniuose archyvuose duomenų bazės dažniausiai naudojamos arba atskiromis, arba vienu iš visuotinai priimtų pramoninių formatų (SQL ir kt.).
Forma yra dokumentas, kuriame yra gamintojo garantijas patvirtinanti informacija, gaminio pagrindinių parametrų ir charakteristikų (savybių) reikšmės, informacija, atspindinti techninė būklėšio gaminio, informacija apie gaminio sertifikavimą ir utilizavimą, taip pat informacija, kuri įvedama jo veikimo laikotarpiu (trukmė ir eksploatavimo sąlygos, Priežiūra, remonto ir kiti duomenys).
Originalus elektroninis dokumentas - pirmasis sukurto dokumento egzempliorius. Originalas yra vienintelė elektroninio dokumento kopija, kurioje bylos (-ų) įrašymo į elektroninę laikmeną data ir laikas yra prieš paskutinio jų išsaugojimo datą ir laiką.
Elektroninis originalas- elektroninis popierinio dokumento originalas, pagamintas pusiau automatiniu arba automatiniu būdu, įskaitant išsaugojimą. Grafinis dizainas dokumentas su galimybe formatuoti tekstą ir įterpti grafinius elementus ir sukurtas naudojant atvirus dokumentų formatus (*.pdf, *.doc, *.rtf, *.html ir kt.).
Originalus elektroninis dokumentas- elektroninio dokumento, kurio autentiškumą ir vientisumą nustatyta tvarka patvirtina autorius ar kitas įgaliotas asmuo, kopiją. Archyve elektroninių dokumentų originalu laikomi dokumentai, turintys įsigijimo šaltinio patvirtintas valdymo charakteristikas. Tai yra, p originalus elektroninis dokumentas– Tai pirmoji įrašyta ir vienintelė dokumento kopija.
antrinis dokumentas - bet kokio tipo dokumentas, gautas apdorojant programinės įrangos ir informacinių priemonių pagalba iš kito tipo dokumento (dokumentų rūšys pagal GOST 2.102, GOST 3.1102, GOST 19.101, GOST 34.201). Keletas antrinių dokumentų skirtingos rūšies galima gauti iš vieno pirminio dokumento. Vieną antrinį dokumentą galima gauti iš kelių skirtingų tipų pirminių dokumentų.
Elektroninio dokumento dublikatas- pakartotinė (pagal įrašymo laiką) ED originalo kopija, turinti tą pačią juridinę galią (VNIIDAD - Elektroninių dokumentų dokumentavimo ir archyvavimo problemos, Maskva - 1999).
Dokumentų vertėšiuo metu nustatoma daugiausia dėl jų saugojimo terminų ir dokumento įgyvendinimo teisinę funkciją- įrodinėjimo funkcijos. Atsižvelgiant į saugojimo laikotarpį, sprendžiama dėl dokumento formos, jo informacijos pateikimo struktūros ir formato, metaduomenims keliamų reikalavimų, įskaitant informacinės sistemos klasifikatorių ir žinynų priežiūros dalį. GOST R ISO 15489-1 - 2007 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai“ apibrėžė naują metodiką sprendžiant laikmenos pasirinkimo klausimą, t.y. apie popierinę ar elektroninę dokumento formą. Kuriant dokumentų valdymo sistemą (elektroninę dokumentų valdymo sistemą), jau jos projektavimo stadijoje būtina parinkti tinkamą laikmeną ir informacijos laikmenas, nustatyti informacijos fizinės apsaugos priemones, apdorojimo procedūras ir saugojimo sistemas. Be to, renkantis vežėją, būtina atsižvelgti į vadinamuosius „įrodymais pagrįstus“ dokumentų saugojimo popierinėje ir elektroninėje laikmenoje laikotarpius. Įmonės – kietųjų laikmenų gamintojai šiuo metu garantuoja jose įrašytų elektroninių dokumentų įrodomąjį saugojimo laikotarpį 10-20 metų (maksimaliai). Pagrindinis principas, įtvirtintas GOST R ISO 15489-1 - 2007, nustato, kad informacijos laikmenos pasirinkimas priklauso nuo dokumentų saugojimo terminų.
Duomenys- informacija, pateikta forma, tinkama apdoroti automatinėmis priemonėmis, galimai dalyvaujant asmeniui, pagal GOST 15971-90. Informacijos apdorojimo sistemos. Terminai ir apibrėžimai.
Pagal metaduomenys reiškia duomenis, apibūdinančius kontekstą, turinį, dokumentų struktūrą ir dokumentų valdymą laikui bėgant. Dėl elektroninio dokumento struktūros: technologiniai duomenys, esantys elektroniniame dokumente ir būtini programinė įranga tvarkyti duomenis ir pateikti elektroninį dokumentą žmogui patogia forma.
Patvirtinta elektroninio dokumento kopija- ED kopija, kurioje, vadovaujantis nustatyta tvarka priklijuojami reikiami rekvizitai, suteikiantys juridinę galią (VNIIDAD – Elektroninių dokumentų dokumentavimo ir archyvavimo problemos, Maskva – 1999).
Popierinio dokumento elektroninė kopija- elektroninė popierinio dokumento kopija, skirta detaliam grafinio vaizdo atkūrimui ir sukurta naudojant atvirus rastrinius grafinius formatus (*.bmp, *.jpeg ir kitus) arba hibridinius teksto-rastrinius formatus (*.pdf, *.djvu ir kt.). );
Vaizdas(dokumentas)- elektroninė byla rastrinis formatas, kuriame pateikiamas grafinis dokumento vaizdas.
Migracija dokumentai – dokumentų perkėlimo iš vienos sistemos į kitą veiksmas, išlaikant dokumentų autentiškumą, vientisumą, patikimumą ir tinkamumą naudoti pagal GOST R ISO 15489-1-2007 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistemą. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai. Elektroninių dokumentų migracija yra elektroninių dokumentų perkėlimas iš vienos technologinės platformos (programinės programos, DBVS, OS) į kitą; migracijos metu performatuojami kompiuteriniai failai, kartais keičiama duomenų struktūra ar formato tipas (tekstinio formato dokumentai konvertuojami į grafinius ar atvirkščiai).
Taip pat yra koncepcija elektroninio dokumento darbinė kopija - elektroninio dokumento, esančio saugykloje, kopiją, išduotą organizuojant dokumento naudojimą. Elektroninio dokumento migracijos kopija yra ED kopija su pakeistais / pakeistais metaduomenimis.
draudimo kopija(archyvinis dokumentas) – ypač vertingo ar unikalaus archyvinio dokumento kopija, padaryta siekiant išsaugoti jame esančią informaciją, praradus ar sugadinus originalą.
Dokumento kopijos numerio, kaip jo nuosavybės, naudojamo archyvinėje praktikoje požiūriu, taip pat galima nurodyti sąvokos buvimą. elektroninis dokumentas draudimo formatu– elektroninis dokumentas, įrašytas nuo programos nepriklausomu arba plačiai naudojamu kompiuteriniu formatu. Elektroninis dokumentas pasirinktu formatu– elektroninis dokumentas, išsaugotas esamos archyvo, skaityklos ar nuotolinio vartotojo informacinės sistemos palaikomu formatu.
Elektroninė dokumentų valdymo sistema(sed) yra paruoštas pilnas sprendimas dokumentų valdymui, kuris yra įdiegtas universalioje įmonės resursų valdymo platformoje, paremtoje Microsoft portalų technologijomis.
Dabar elektroniniai dokumentai naudojami kartu su popieriniais dokumentais, lydinčiais valdymo procesus. Tuo pačiu metu egzistuoja nemažai reikšmingų skirtumų tarp elektroninio dokumento ir popierinio, o tai lemia poreikį kurti naujus metodus organizuojant dokumentų valdymą ir užtikrinant jų saugojimą.
Panagrinėkime kai kuriuos iš jų.
1. Reikalavimai medžiagų laikmenai. Esant visoms „dokumento“ sąvokos interpretacijų įvairovei, beveik visi tyrinėtojai sutinka, kad dokumentas savo bendriausia forma, be papildomo paaiškinimo, yra informacija, įrašyta į materialųjį laikmeną. Tuo pačiu metu sąvoka „materialus informacijos nešėjas“ dažniausiai neatskleidžiama. Manoma, kad aišku be specialaus paaiškinimo: informacija įrašoma ant popieriaus, plėvelės, juostos ir pan. medžiagų. Iš tiesų, jei pageidaujama, informacija gali būti įrašoma bet kokiu pagrindu, su bet kokia medžiaga – laikantis tam tikrų specifinių reikalavimų. Bazinė medžiaga ir įrašo turinys turi sutapti, kitaip bus neįmanoma įrašyti, perduoti ar saugoti informacijos.
Naujų įrašymo metodų atsiradimas priklauso nuo technologijos pažangos, nes bet koks bet kokios medžiagos apdorojimo būdas gali būti naudojamas tam tikrai informacijai apie ją įrašyti. Tokiais atvejais visiems dokumentarizavimo elementams siekiama suteikti norimas savybes: didesnę įrašymo talpą (DVD, flash kortele), didesnę spartą ir atkūrimo kokybę, didesnį patvarumą ir pan. O jei įrašymas vykdomas ne tikrame, o lauke, t.y. energingas, bet vis tiek materialus lygmuo (informacija internete ir intranete perduodama energetiniu būdu). Elektroninio dokumento informacija vartotojui perduodama internetu elektromagnetiniais kanalais. Tuo pačiu metu jis iš pradžių buvo įrašytas į materialųjį nešiklį, perduodamas materialiniu (bangos, impulso) metodu, užfiksuotas kietojoje kompiuterio atmintyje ir perkoduotas į žmogaus suvokiamą.
Popierinis dokumentas – jo suvokimas, iš esmės turi tą patį procesą. Ženklai spausdinami, suvokiami regėjimo organu, sąmonės perkoduojami į prasmingą informaciją, po kurios suprantame, su kokiu dokumentu, su kokia informacija turime reikalą. Vienintelis skirtumas tarp ekrano dokumento ir neekraninio dokumento yra tas, kad ženklo tvirtinimo ekrane laikas gali svyruoti neperžengiant tam tikros ribos, o ne ekrano versijoje šis laikas yra neribotas ir visada leidžia pakartotinai grįžti prie ekrano. įrašą.
GOST 7.83-2001 „Elektroniniai leidiniai. Pagrindinės rūšys ir išvesties informacija“ elektroninį dokumentą apibrėžia kaip „dokumentą mašininio skaitymo laikmenoje, kurio naudojimui būtinos kompiuterinės priemonės“, o standarte nenurodoma mašininio skaitymo laikmenos sąvoka. Medžiaginis nešiklis suprantamas kaip lankstus ir kietieji diskai, kompiuterio ekranas (bazinė medžiaga) su įrašu jame (įrašoma medžiaga). Šiuolaikinio dokumento, kuriamo elektroninės dokumentacijos pagalba, ypatybė yra ta, kad viena iš jo dalių – pagrindinė medžiaga – yra stacionari (nekintanti) ir statinė (stacionari), o antroji – įrašymo medžiaga – nuolat kintanti ir dinamiška (pav. . 1)
Tekstas monitoriaus ekrane visada yra kopija, jo originalas yra failas, kuriame yra glifų sekos (glifas yra atskiras simbolis) jų skaičių forma pagal vieną iš kompiuterio kodų lentelių (Ansi arba Unicode), aprašymas. pritaikyto formatavimo (dydis, šriftas, spalva ir kt.) ir tt). Tuo pačiu metu formatavimo parametrai gali būti nelanksti ir skirtis priklausomai nuo situacijos. adresu. Tolesnis jų apdorojimas taip pat atliekamas elektronine forma.
Popierinis dokumentas, kai jis patenka į organizaciją ir paverčiamas elektronine forma, gali būti pažymėtas atitinkama elektronine etikete.
2. Reikalavimai popierizmui. Popierinių dokumentų įforminimo reikalavimai yra apibrėžti standartais ir vieningos formos. Popieriniams dokumentams išspręsti beveik visi teisinės galios užtikrinimo klausimai, dažnai jie nustatomi specialiomis normomis.
Reikalavimai elektroninių dokumentų įforminimui apibrėžti gerokai mažiau, jie daugiausia susiję tik su elektroninio skaitmeninio parašo (EDS) naudojimu. Tuo pačiu metu elektroninių dokumentų detalių sudarymo ir dizaino reikalavimai gali būti net griežtesni nei popieriniams, nes perduodant informaciją ryšio kanalais ir keičiantis informacija tarp skirtingų informacinių sistemų (jei nėra programinės ir techninės įrangos). suderinama), informacijos perdavimas gali neįvykti arba informacija bus neprieinama žmogaus suvokimui. Dažnai tokį vaizdą galime stebėti ekrane Fig. 2
Ryžiai. 2. Windows langas
Norėdami įsitikinti, kad išeinantis popierinis dokumentas jį atitinka elektroninis originalas, atsirado speciali elektroninių notarų paslauga, gali patikrinti po dokumentu esantį elektroninį parašą, atsispausdinti ir patvirtinti savo parašu. Jei originalas yra elektroninis dokumentas, viskas yra sudėtingiau. Papildomai galima tokia schema: 1) vidinė administracinis aktas organizacijai paskirtas darbuotojas, atsakingas už siuntėjų EDS tvirtinimą; 2) šis darbuotojas patikrina EDS elektroniniame dokumente, atspausdina dokumentą ir patvirtina jį savo parašu; 3) darbuotojo parašas yra patvirtinimas, kad tuo metu EDS patikrinimai buvo tikri, taip pat tai, kad elektroniniai ir popieriniai dokumentai yra tapatūs. Jis asmeniškai už visa tai atsakingas. Tuo pačiu metu dokumentai valstybiniam saugojimui priimami tik popieriuje.
Esminis dokumento skirtumas – jo autorystė. Dokumentas visada turi vieną ar daugiau autorių, kurie išreiškė sutikimą su dokumente įrašyta informacija. Popierinėje formoje autorių sutikimas išreiškiamas ranka rašytais parašais ar organizacijų antspaudais, o elektroninei versijai skirtas EDS, kuris turi patvirtinti savininko sutikimą, o šį sutikimą turi turėti galimybė patikrinti bet kas. .
Elektroninio parašo pagrindas yra vadinamoji viešojo rakto kriptografija, kurios pagalba formuojamas specialus vartotojo sertifikatas. Jame yra vartotojo duomenys, viešasis raktas ir elektroninis sertifikato parašas, kurį galima patikrinti naudojant sertifikavimo institucijos viešąjį raktą. Algoritmas garantuoja, kad šį parašą gali generuoti tik sertifikavimo institucija, turinti slaptą šifravimo raktą ir pasitikėjimą, kuris yra visos EDS sistemos veikimo pagrindas.
Pasitikėjimas sertifikavimo centrais grindžiamas hierarchiniu principu: žemesnio lygio sertifikavimo centro sertifikatas sertifikuojamas aukštesnio lygio sertifikavimo centro elektroniniu parašu. Aukščiausias CA lygis yra federalinis, kurį kontroliuoja valstybė. Visa pasitikėjimo sistema, sukurta sertifikatais, sudaro vadinamąją viešojo rakto infrastruktūrą arba PKI. Esant tokiai infrastruktūrai, reikia patikrinti ne tik sertifikatą išdavusios sertifikavimo institucijos rakto teisėtumą, bet ir visas aukštesnes sertifikavimo institucijas.
3. Dokumentų transportavimo laikas . Elektroniniai dokumentai turi neabejotinų pranašumų prieš popierinius. Popieriniams tai priklauso nuo pristatymo būdo (paštas, kurjeris, kurjerių tarnyba ir kt.), elektroniniams pristatymo terminui adresatui praktiškai nėra jokių apribojimų, tai priklausys nuo portalo pralaidumo, naudojant elektroninį. ryšio kanalais (šviesolaidžiu) pranešimų su pridėtu failu arba internetinio tekstinio pranešimo skaitymo duomenų bazėje perdavimo laikas matuojamas sekundėmis ir minutėmis.
4. Informacinis ir informacinis darbas su dokumentais. Dirbant su popieriniais dokumentais tai gana daug pastangų reikalaujantis procesas, ypač jei nėra informacijos registravimo, klasifikavimo ir paieškos sistemos.
Elektroniniams dokumentams šią užduotį supaprastina nuorodų naudojimo galimybė, leidžianti rasti ne tik vieną dokumentą, bet ir kitus, susijusius su juo konkrečia tema. Įmonių informacinės sistemos leidžia naudoti informaciją apie paskirstytos prieigos sąlygas, vadovaujantis tarnybinės pareigos ir prieigos teises.
Daug dokumentų tvarkoma organizacijų viduje, todėl ten dažniausiai naudojamos elektroninės apdorojimo sistemos. Dėl to paaiškėja, kad vidinis įmonės dokumentų valdymas dažniausiai atliekamas elektronine forma, o „išoriniai“ dokumentai konvertuojami į popierinius. Be to, patekę į kitą organizaciją, dokumentai vėl suskaitmeninami ir įkeliami į įmonės sistemą. Tolesnis jų apdorojimas taip pat atliekamas elektronine forma.
Popierinis dokumentas, kai jis patenka į organizaciją ir paverčiamas elektronine forma, gali būti pažymėtas atitinkama elektronine etikete. Šios žymos gali užkoduoti pagrindinius dokumento atributus, tokius kaip jo autorystė, sukūrimo data, trumpa santrauka arba unikalus numeris informacinėje sistemoje.
5. Informacijos suvokimo lengvumas. Patogiausi ergonomikos požiūriu vis dar yra popieriniai dokumentai. Virtualioje aplinkoje tekstas neturi fizinio komponento ir priklauso tik nuo ekrano parametrų. Tai leidžia sukurti bet kokį iškraipymą ir rodyti tą patį tekstą. Skirtingi keliai- jį galima mechaniškai ištempti, suspausti, pasukti tiek ištisus teksto blokus, tiek atskiras raides.
Raidžių dydį galite keisti tiek santykinai – keisdami ekrano rodymo mastelį, tiek visiškai – keisdami jų linijinius matmenis. Teksto spalva, kaip ir raidžių dydis, yra vienas iš šiuolaikinių kompiuterių kintamųjų. Jis yra dematerializuotas, visiškai išlaisvintas iš savo materialaus komponento, tik ekranas yra materialus, o tekstas ekrane nėra materialus objektas visuotinai priimta prasme, kaip ir elektronų pluoštas nėra medžiaga žmogaus suvokimui. Teksto rodymo kokybę riboja ekranų galimybės. Šios galimybės sparčiai auga ir greitai įprasti ekranai nepasiduos popieriui raiškos prasme, todėl iškart ją pranoks, nes Operacinės sistemos leidžia keisti rodomų dokumentų mastelį. Tekstas juose programiškai aprašomas kaip kontūrų rinkinys.
Stalinių kompiuterių atsiradimo aušroje ekrano šriftų, skirtų rodyti kompiuterio monitoriuje, raštas arba poligrafinių šriftų variantai ekrane iš pradžių buvo taškų mozaika, sutapusi su ekrano pikselių tinkleliu, todėl būtina pakoreguoti kiekvieno dydžio šrifto šabloną.
Šiuolaikiniuose šriftuose yra algoritmas, pagal kurį šrifto kontūrai priderinami prie ekrano pikselių tinklelio taip, kad ant jo uždėjus raidžių dalys „neišnyktų“ arba nebūtų iškraipoma jų forma (tai yra ypač tinka mažiems dydžiams). Taigi, kiekvieną kartą keičiant mastelį, raidžių kontūrai užpildomi ekrano taškais taip, kad geriausiai atitiktų pasirinktą mastelį. Ši technologija, vadinama Hinting (arba užuomina), leidžia atpažinti ekrane esantį šriftą ir išlaikyti jo stilistines ypatybes bet kokio dydžio. Elektroninių dokumentų skaitymo programos tekstas išlaiko bet kokio dydžio kontūrų aiškumą. Priešingai, ant popieriaus esantis tekstas, priartintas naudojant optiką ar fotografinę įrangą, labai praranda vizualinio suvokimo kokybę, būtent spausdinto teksto fone pradeda ryškėti popieriaus tekstūra, atsiranda spausdinimo klaidų ar pastebimi spausdinti rastrai - visa tai „įkūnija“ dar daugiau teksto.
Ryžiai. 3. Teksto apribojimai: a) knygoje tekstas ribojamas iki puslapio; b) ekranas yra savotiškas langas, už kurio gali būti bet kokio dydžio zonos
Rastrinis vaizdas – kompiuterio (pavyzdžiui, monitoriaus) įrenginyje, popieriuje ir kituose rodymo įrenginiuose bei medžiagose (rastryje) esantis pikselių arba spalvotų taškų tinklelis. Svarbios vaizdo charakteristikos yra: pikselių skaičius – dydis. Atskirai gali būti nurodytas pločio ir aukščio pikselių skaičius (1024x768, 640x480, ...) arba, retai, bendras pikselių skaičius (dažnai matuojamas megapikseliais); naudojamų spalvų skaičius arba spalvos gylis. Rezoliucija yra atskaitos reikšmė, nurodanti rekomenduojamą vaizdo pikselių dydį. Rastrinė grafika redaguojama naudojant rastrinės grafikos redaktorius. Rastrinė grafika sukuriama kameromis, skaitytuvais, tiesiogiai rastrinėje redagavimo priemonėje, taip pat eksportuojant iš vektorinio redaktoriaus arba kaip ekrano kopiją.
Rastrinė grafika leidžia sukurti (atgaminti) beveik bet kokį piešinį, nepaisant sudėtingumo, skirtingai nuo, pavyzdžiui, vektorinės grafikos, kur neįmanoma tiksliai perteikti perėjimo iš vienos spalvos į kitą efekto neprarandant failo dydžio. Rastriniai vaizdai paprastai saugomi suglaudinta forma.
Priklausomai nuo suspaudimo tipo, vaizdas gali būti arba gali būti neįmanomas tiksliai atkurti tokį, koks jis buvo prieš suspaudimą (atitinkamai be nuostolių arba nuostolių). Taip pat į grafinis failas galima saugoti Papildoma informacija: apie failo autorių, fotoaparatą ir jos nustatymus, taškų skaičių colyje spausdinant ir kt.
Be neribotos erdvės, virtualioji aplinka suteikia tokį pranašumą kaip nelinijinis suvokimas, atliekamas per hipersaitus (aktyvius teksto fragmentus ar grafinius elementus, kurie akimirksniu nukreipia vartotoją į tam tikra vieta elektroninis dokumentas), iššokantys langai ir hierarchijos kūrimas remiantis medžiu (kaip yra bet kurios svetainės atveju), o ne grandinėje (klasikinė knygos forma). Ryškiausias spaudinių suvokimo „netiesiškumo“ pavyzdys yra žinyno ar žodyno forma, kai viena pateikta informacija turi nuorodą į kitą, dažniausiai iš išorinių šaltinių.
Ryžiai. 4 Popierinio ir elektroninio dokumento suvokimo palyginimas:
a) popierinė laikmena suvokiama vienu metu ir kaip visuma;
b) elektroninis dokumentas nesuteikia supratimo apie jo ribas
Virtualioje aplinkoje visur naudojamas netiesiškumo principas, kuris yra jo esmė. Netiesinio suvokimo principo privalumai yra neabejotini, tačiau negalima ignoruoti reikšmingų trūkumų. Visų pirma, nesugebėjimas matyti bendro vaizdo, bent trumpai pažvelgti į visas dalis, visą pateiktą informaciją. Priešingai, dirbant su popieriniu dokumentu, šis procesas yra įmanomas. Kadangi galite nuolat patogiai dirbti su keliais dokumentais vienu metu. Dirbant su elektroniniu dokumentu šią galimybę riboja ekrano dydis ir galimas atidaromų sumažintų (sumažintų) langų skaičius (1 pav.). 5.
Ryžiai. 5 Ekrano langas su dviem išplėstiniais teksto ekranais
Amerikiečių mokslininkų teigimu, tekstas iš kompiuterio ekrano (monitoriaus) suvokiamas 25% lėčiau nei skaitant iš popieriaus lapo. Daugeliu atvejų nuovargis dirbant su elektroniniu dokumentu ateina greičiau nei dirbant su popieriniu.
Palyginimui: norint atversti knygos puslapį, žmogus turi atlikti vieną fizinį judesį, kuris tiesiogiai veikia žiniasklaidą. Kartu tekstas iš knygos puslapio suvokiamas dėl atsispindėjusios šviesos ir žmogaus vizualinio suvokimo mechanizmo. Slenkant ekrano puslapį, suaktyvinama visa sistema, kuri apima paties žmogaus veiksmus ir techninių priemonių grandinę: žmogaus ranką, įvesties įrenginį (pelę, klaviatūrą, jutiklinį kilimėlį, planšetinį kompiuterį), vairuotojo programą, kuri užtikrina įrenginio ir sistemos sąveika, elektroninio dokumento atvaizdavimo programa, kuri reaguoja į įvesties įrenginio komandas ir ekrano tvarkyklė, atsakinga už vaizdo formavimą ekrane. Teksto suvokimas atsiranda dėl paties monitoriaus švytėjimo. Tik knygų skaityklose, knygoms skaityti skirtuose įrenginiuose, ekranas neturi savo švytėjimo, kuris yra patogesnis akiai ir leidžia natūraliau suvokti tekstą.
6. Galimybė paryškinti norimą fragmentą skaitant dokumentus. Tokią galimybę suteikia ir popierinis, ir elektroninis dokumentas, skirtumas tik tas, kad elektroniniame atrankos dokumente nuorodas tada galima ištrinti, o popieriniame – ne, nes. ženklai tampa dokumento dalimi naudojant rašalą, rašiklį ir pan. ant medžiaginio nešiklio – popieriaus. Dirbant su archyviniais dokumentais turi būti sukurta visa dokumento apsauga nuo galimybės keisti tekstą. Ką kai kurie formatai, pvz., PDF, leidžia padaryti, bet, deja, tai taip pat netobula mūsų technologijų amžiuje.
7. Dokumentų kopijavimas. Darant popierinių dokumentų kopijas galimi keli variantai: 1) dokumentas skaitmeninamas (skenuojamas) ir iš originalo gaunama elektroninė kopija, 2) naudojamos reprografijos priemonės, 3) operatyvinis spausdinimas, 4) foto-mikrokopijavimas, mikrofilmavimas. . Kuriant kopiją iš elektroninio dokumento, žymiai sumažėja sudėtingumas ir sąnaudos. Failo ar teksto dalies kopijavimas trunka kelias sekundes.
8. Informacijos saugumas. Sudarius atitinkamas sąlygas, popieriniai dokumentai saugomi ilgą laiką. Popieriaus senėjimas ir naikinimas priklauso nuo jo kokybės, teksto kokybė – nuo jo pritaikymo popieriui priemonių. Dauguma šiuolaikinių popierinių dokumentų kenčia nuo teksto blukimo (rašalo blukimo) dėl to, kad kasetėse esančio rašalo kokybė, purškimo lygis spausdinant spausdintuvu dažnai nėra aukštas dėl taupymo resursų. Bet kuriuo atveju, gana ilgą laikotarpį papildomų įrenginių teksto atpažinimui nereikia, pakanka mokėti kalbą, kuria parašytas dokumentas.
Kartu reikėtų pabrėžti visų šių dokumentų ypatybių komponentų – informacijos (turinio), laikmenos, dokumento detalių ir metaduomenų – vienovę. Be informacijos nešėjo negali būti dokumento, įskaitant elektroninį dokumentą. Vargu ar galima pervertinti elektroninio dokumento identifikavimo ir, svarbiausia, autentiškumo nustatymo detalių vaidmenį. Teisingi dokumentų identifikavimo ir autentiškumo patvirtinimo elektroninėse laikmenose metodai yra ilgalaikio jų autentiškumo garantija.
Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad nenaudojant tinkamų technologijų (ty tų, kurių reikalauja metaduomenys), elektroninis dokumentas liks laikmenos byla. Analogiškai tokį elektroninį dokumentą galima palyginti su popieriniu dokumentu su išblukusiu tekstu: atrodo, kad dokumentas yra, bet tuo pačiu iš esmės jo nėra. Tai reiškia, kad elektroninis dokumentas gali būti laikomas „dokumentu“ tik tada, kai galime atkurti failą ir suvokti informaciją iš monitoriaus ekrano.
Į pastebėtas elektroninių dokumentų ypatybes (jų komponentų tarpusavio ryšį ir adekvačių informacinių technologijų panaudojimą jų atgaminimui ir skaitymui) reikėtų atsižvelgti kiekvieną kartą organizuojant jų archyvinį saugojimą, nesvarbu, ar tai vertės, apskaita, aprašymas ar išsaugojimas.
Elektroninis dokumentas, būdamas programinės ir techninės įrangos produktas, priklauso nuo jų aktualumo ir kenčia nuo nešiklio ir informacijos įrašymo nestabilumo, kuris dažnai vadinamas moraliniu ir fiziniu senėjimu. Elektroninis dokumentas yra dokumentas tik tada, kai jis yra kokios nors sistemos komponentas, užtikrinantis jo stabilumą laike ir erdvėje bei sukuriantis galimybę žmogui dirbti su dokumentu.
Dirbant su popieriniais dokumentais archyvuose susidaro lėšos naudojimui ir lėšos draudimo kopijoms. Taip pat, siekiant užtikrinti duomenų bazės saugumą ir padidinti elektroninio dokumento stabilumą, atliekama atsarginė kopija, tačiau nėra garantijos, kad dokumento migracijos metu iš vienos laikmenos į kitą informacija nebus prarasta. Antra svarbus klausimas, kas laikomas elektroninio archyvinio dokumento originalu, jo pirmoji failo versija, perrašant failą iš vienos laikmenos perkėlimo proceso metu? O taip pat ką daryti su failais, iš kurių buvo daromos elektroninių dokumentų kopijos?
Archyvai kol kas vadovaujasi samprata, kad amžino ir ilgalaikio saugojimo dokumentai šiandien turėtų būti saugomi tik popieriuje. Taip yra dėl to, kad popierius tikrai, skirtingai nei elektroninės laikmenos, gali būti saugomas ilgą laiką. Be to, informaciją spausdinta forma žmogus galės matyti ir po ilgo laiko, ko neįmanoma padaryti naudojant mašininio skaitymo technologijas – nuolat keičiasi ne tik technologijos, bet ir pati programinė įranga.
Tokia pozicija teisinga, bet pažiūrėjus globaliau, tai popierinis dokumentas irgi nėra amžinas - draudimo kopijos buvo padarytos (o kai kur ir toliau daromos) mikrofilme. Kita vertus, daugelyje pasaulio šalių pradedami eksploatuoti archyvai, orientuoti į amžiną elektroninių dokumentų saugojimą.
Archyvai šiuo atžvilgiu turi pasirūpinti ne tik to, ką jie perdavė į saugyklą, saugumu, bet ir tuo, kad ši informacija būtų prieinama ateities kartoms. Pasibaigus laikmenos saugojimo laikui, informacija turi būti laiku perkelta į kitas laikmenas arba migruoti į naują programinę įrangą. Taip, žinoma, archyvo užduotys komplikuojasi, tačiau klaidinga manyti, kad vietoj trumpalaikio popieriaus bus išrastas koks nors tikrai amžinas informacijos nešiklis. Bent jau programos tikrai pasikeis, o fizinė laikmena bus sunaikinta. Todėl tos šalys, kurios ėmėsi primesti archyvams atsakomybę ir už duomenų migraciją, įskaitant skaitmeninį parašą, užtikrinantį jų saugumą, gali išspręsti amžino dokumentų saugojimo problemą.
Šiandien yra keletas priežasčių, dėl kurių reikia nuolatinio saugojimo termino dokumentus saugoti popieriuje: pirmoji susijusi su elektroninių dokumentų autentiškumo patvirtinimo problema ne tik perkeliant juos iš vienos informacinės sistemos į kitą, bet ir organizuojant ilgalaikį elektroninių dokumentų saugojimą (laiką, viršijantį elektroninio sertifikato galiojimo laiką). parašai). Antrasis susijęs su standartizuoto elektroninio dokumento modelio nebuvimu iki šiol.