Visos organizacijos, įskaitant komercines, privalo užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą jų saugojimo laikotarpiu. Tam darbdaviai organizuoja operatyvinius ir archyvinė saugykla personalo dokumentus 2016. Kaip tai padaryti, kad tikrinančios institucijos neturėtų pretenzijų, skaitykite straipsnyje.

Taip pat aptarsime, kokie reikalavimai taikomi organizacijos personalo dokumentų saugojimui, kokie yra personalo dokumentų saugojimo terminai, kokia tvarka sunaikinti personalo dokumentus. Iš šio straipsnio sužinosite:
- kokie reikalavimai keliami organizacijos personalo dokumentų saugojimui;
Kokie yra personalo dokumentų saugojimo terminai?
- kokia tvarka sunaikinti personalo dokumentus.

Personalo dokumentų saugojimo reikalavimai 2016 m

2016 metais tebegalioja personalo archyvinių dokumentų saugojimo reikalavimai, kurie buvo nustatyti Sąrašu, patvirtintu Rusijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymu Nr.558. Be to, organizuojant saugojimą dokumentus, reikėtų vadovautis 2004 m. spalio 22 d. federaliniu įstatymu Nr. 125 -FZ „Dėl archyvavimas Rusijos federacijoje“. Kad patikrinimo metu viskas būtų tvarkoje, laikykitės kelių paprastų taisyklių.

1 taisyklė: Pasirašykite kiekvieną reikalingą dokumentą prieš jį archyvuodami.

Įgalioto darbuotojo parašas yra viena iš svarbių dokumento detalių. Dokumentas be parašo neturi teisinės galios.
Parašas įgaliotas asmuo nurodant jo pavardę ir inicialus, turi būti dešinėje dokumentą pasirašiusio darbuotojo pareigų pusėje. Jei dokumentai jau surašyti formoje pareigūnas, tada jo padėties paraše dėti nebūtina. Jeigu pasirašymo teisės perduodamos įgaliotiniu, tuomet būtina nurodyti jo rekvizitus.

Taisyklė numeris 2. Laikykitės failų formavimo archyve taisyklių.

Formuoti bylas pagal dokumentų saugojimo terminus. Atskirai sugrupuokite nuolatinio ir laikinojo saugojimo atvejus. Įtraukite po vieną kiekvieno dokumento kopiją į originalą. Jei prie dokumento yra priedas, tada, nepaisant jo patvirtinimo ar sudarymo datos, pridėkite jį prie dokumentų, su kuriais jie susiję. Stenkitės sutvarkyti dokumentus byloje chronologine tvarka. Įdėkite dokumentus iš vieno kalendoriniai metai nuo jų įvykdymo. Įsitikinkite, kad dėklai yra ne didesni kaip 250 lapų dydžio, o korpuso storis ne didesnis kaip 4 cm. atskiras tūris, apie kurį dokumente pažymėkite. Galiausiai į bylas pateikite tik tuos dokumentus, kurie numatyti pagal nomenklatūrą.

Taisyklė numeris 3. Atlikite vertybės patikrinimą išlaikiusių bylų archyvines inventorizacijas.

Tokios inventorizacijos (pavyzdys žemiau) sudaromos baigtiems nuolatinio ir laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejams ir vertės egzaminą išlaikiusiems darbuotojams. Tyrimą atlieka ekspertų komisija, kurios sudėtį tvirtina organizacijos vadovas. Ši komisija svarsto bylų inventorizacijas ir bylų skyrimo sunaikinimo aktus. Aprašymai atitinka protokolą ekspertų komisijaįmonių ir pateikiami tvirtinti archyvinės įstaigos ekspertizės komisijai. Tada organizacija gali sunaikinti bylas. Nuolatiniam saugojimui skirtų bylų inventorizacija surašoma keturiais egzemplioriais, o personalo bylų inventorizacija – trimis egzemplioriais.

Dėmesio! asmeninius reikalus ir asmenines korteles Atleidžiamų darbuotojų forma Nr.T-2 gali būti išskirta į atskirą inventorių dėl to, kad jie užima didelę tūrį.

Taisyklė numeris 4. Laikykitės archyvinių dokumentų saugojimo sąlygų ir būdo.

Komercinės organizacijos įpareigotos saugoti į įmonės archyvą perduotus dokumentus saugoti specialiai tam skirtose patalpose. Jie turėtų būti rakinamose spintelėse, kurios užtikrintų visišką jų saugumą ir apsaugotų nuo dulkių ir šviesos. Tai gali būti įmonės ar skyriaus, pavyzdžiui, IT skyriaus, archyvas. Svarbiausia yra numatyti režimą, neleidžiantį prarasti, sunaikinti ar iškraipyti duomenų. Perrašyti saugojimo metu elektroninius dokumentusį naujas laikmenas, nes senosios pasensta (Archyvų veiklos taisyklių 4.4.2.4 p.).

Personalo dokumentų saugojimo terminai 2016 m

558 sąrašo 19 punkte įvardijami dokumentai, kurie saugomi 75 metus: įsakymai dėl priėmimo, perkėlimo, vaiko priežiūros atostogų, savo lėšomis, visų rūšių atostogos sunkių, žalingų ar. pavojingomis sąlygomis darbas ir kiti.

Atkreipk dėmesį! Nuo 2016 m. kovo 13 d. pasikeitė individualių personalo dokumentų saugojimo terminai.

Pagal naujas taisykles, nustatytas 2016 m. kovo 2 d. Federaliniame įstatyme Nr. 43-FZ, iš dalies keičiantį archyvavimo įstatymą, dokumentai apie personalą, sukurti nuo 2003 m., turi būti saugomi:
- per 50 metų nuo sukūrimo dienos - valstybės įstaigose, įstaigose Vietinė valdžia ir organizacijos, veikiančios kaip valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai. Pasibaigus 50 metų, atliekama dokumentų vertės ekspertizė;
- iki 50 metų nuo sukūrimo dienos - valstybės ir savivaldybių archyvuose, kuriuose gaunami dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevyriausybinės organizacijos. Po 50 metų atliekama dokumentų vertės ekspertizė;
- ne mažiau kaip 50 metų nuo įsikūrimo dienos - kitose organizacijose.

Dokumentai apie personalą, sukurti iki 2003 m., vis dar saugomi 75 metus nuo sukūrimo datos.

Dokumentai, kurie saugomi 5 metus (Sąrašo Nr. 558 19 str.): užsakymai įprastiems ir studijų atostogos, trumpalaikės vidaus ir užsienio komandiruotės.

Nuolatinio saugojimo dokumentai – visi tie, kurių nerasite Sąrašo Nr.558 19 straipsnio "b" punkte. Visi tokie dokumentai turi būti automatiškai priskiriami pagrindinės veiklos užsakymams, kurie saugomi nuolat.

Elektroninių personalo dokumentų saugojimas 2016 m

Elektroninių dokumentų saugojimo sąlygos nustatytos Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526 „Dėl Rusijos archyvų fondo dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklių patvirtinimo. Federacijos ir kiti archyviniai dokumentai institucijose valstybės valdžia, vietos valdžios institucijos ir organizacijos.

Privalomos elektroninių dokumentų saugojimo sąlygos yra šios:
- organizacijos archyve yra bent dvi kiekvieno elektroninių dokumentų saugojimo vieneto kopijos (pagrindinės ir darbinės kopijos turi būti skirtinguose fiziniuose įrenginiuose);
- techninės ir programinės įrangos, skirtos elektroniniams dokumentams atkurti, kopijuoti, perrašyti, fizinei ir techninei būklei kontroliuoti, prieinamumas;
- elektroninių dokumentų saugojimo režimo užtikrinimas, neįtraukiant informacijos praradimo, neteisėto platinimo, sunaikinimo ar iškraipymo (taisyklių 2.30 punktas).

Elektroninių dokumentų saugojimo archyve organizavimas turi būti atliekamas ne rečiau kaip kartą per 5 metus techninė kontrolė elektroninių dokumentų laikmenų fizinę būklę ir elektroninių dokumentų atkuriamumą.

Taigi, jei įmonė yra elektroninis dokumentų valdymas, tada galite perkelti juos į saugyklą taip. Pirmiausia patikrinkite fizinė būklė elektroninių dokumentų laikmenas, tada rašykite juos į mašininė laikmena. Patikrinkite įrašo kokybę. Uždėkite archyvinius šifrus ant dėklų ir atlikite elektroninių dokumentų inventorizaciją.

Personalo dokumentų naikinimas: užsakymas, registracija

Jeigu, remiantis dokumentų vertės tyrimo rezultatais, nustatomi nereikalingi dokumentai, būtina surašyti nesaugomų dokumentų paskyrimo sunaikinti aktą. Tai būtina norint patvirtinti dokumentų sunaikinimo faktą.

Siunčiamas perdirbti.

Sunaikinti skirti dokumentai supakuojami ir perduodami perdirbti į popieriaus gamyklas arba perdirbti. Dokumentų perdavimas surašomas specialiais važtaraščiais, kurie nurodomi paskyrimo naikinti akte.

Smulkinimas.

Taip pat sunaikinti dokumentus galima susmulkinti. Pagal slaptumo laipsnį išskiriamas standartinis ir konfidencialus sunaikinimas. Viskas priklauso nuo dokumento fragmentų suskaidymo laipsnio. Po to, kai dokumentas yra sunaikintas, duomenų bazėje padaromas atitinkamas įrašas, o tada galite nustoti saugoti sunaikintų dokumentų istoriją.

Tipiniai valdymo archyviniai dokumentai, sugeneruoti vykdant veiklą vyriausybines agentūras, vietos valdžios institucijos ir organizacijos, nurodant saugojimo laikotarpius (toliau – Sąrašas) buvo parengtas pagal 2004 m. spalio 22 d. federalinį įstatymą N 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys). Federacija, 2004, N 43, 4169, 2006, N 50, 5280 saugojimo tam tikrų tipų dokumentus.

1.2. Į sąrašą įtraukiami tipiniai vadybiniai archyviniai dokumentai (toliau – dokumentai), suformuoti vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų (toliau – organizacijos) veiklą, įgyvendinant tos pačios rūšies (bendrą visoms ar daugumai) valdymo funkcijų, neatsižvelgiant į nuosavybės forma, nurodant saugojimo terminus.

1.3. Sąrašas susideda iš 12 skyrių:

- 1 skirsnyje pateikiami dokumentai, atspindintys administracines, organizacines valdymo, kontrolės funkcijas, taip pat teisinė pagalba valdymas, organizavimas dokumentacijos palaikymas organizacijų vykdomas dokumentų valdymas ir saugojimas;

- 2–4 skyriuose pateikiami dokumentai, kuriuose nuosekliai atskleidžiamas planavimas, kainodara, finansavimas, skolinimas, apskaita ir ataskaitų teikimas;

- 5 skyriuje pateikiami organizacijų ūkinių, mokslinių, techninių, kultūrinių ir kitų ryšių organizavimo ir įgyvendinimo dokumentai;

- 6 skirsnyje pateikiami organizacijų veiklos informacinių paslaugų dokumentai;

- 7 skyriuje yra darbo organizavimo, darbo normavimo, tarifikavimo, darbo apmokėjimo, darbo apsaugos dokumentai;

- 8 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų priėmimas, perkėlimas, atleidimas, kvalifikacijos kėlimas, atestavimas, apdovanojimai;

- 9 skyriuje pateikiami veiklos logistikos ir turto bei materialinių vertybių saugojimo organizavimo dokumentai;

- 10 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų administracines ir ūkines paslaugas: taisyklių laikymasis vidaus nuostatai, biurų pastatų eksploatavimas, transporto paslaugos, vidinės komunikacijos, organizacijų saugumas;

- 11 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys socialines ir buitines problemas, įskaitant Socialinis draudimas, būsto ir buities klausimai, laisvalaikio organizavimas;

- 12 skyriuje yra dokumentai, atspindintys pirminių profesinių sąjungų ir kt. veiklos organizavimą visuomenines organizacijas(asociacijos).

1.4. Sąraše yra 4 stulpeliai.

Sąrašo N 1 stulpelyje nurodomi straipsnių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena ištisinė numeracija.

Sąrašo N 2 stulpelyje nurodomi dokumentų tipai. Sąraše nenurodomi konkretūs straipsniuose esančių dokumentų pavadinimai, bet pateikiamas apibendrintas kiekvienos dokumento rūšies pavadinimas. Sujungus į vieną straipsnį skirtingi tipai to paties klausimo dokumentai, kurių saugojimo terminas yra vienodas, vartojama sąvoka „dokumentai“, o pagrindinių straipsnyje nurodytų dokumentų rūšių pavadinimai pateikiami skliausteliuose.

Sąrašo N 3 stulpelyje nurodomi dokumentų laikymo popierinėse ir elektroninėse laikmenose terminai, kurie skaičiuojami nuo metų, einančių po jų tarnybos darbo pabaigos, sausio 1 d.

Sąrašo 4 stulpelyje yra pastabos, komentuojančios ir patikslinančios dokumentų saugojimo terminus.

1.5. Sąrašo naudojimo patogumui prie jo sudarytas indeksas, kuriame, in abėcėlės tvarka dokumentų rūšys ir jų turinio klausimai surašyti su nuorodomis į atitinkamų Sąrašo straipsnių numerius.

Pagrindiniai klausimai:

Kaip federalinis įstatymas pakeitė personalo dokumentų saugojimo terminus?

Kokie dokumentai priklauso dokumentų apie personalą grupei?

Kaip dabar turėtų būti taikomi Rusijos kultūros ministerijos patvirtinti dokumentų saugojimo terminai?

Rusijos prezidentas V.V. 2016 m. kovo 2 d. Putinas pasirašė Federalinį įstatymą Nr. 43-FZ „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“ pakeitimų“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 43-FZ). Įstatymas įsigaliojo 2016 metų kovo 13 dieną.

Du svarbūs pakeitimai

125-FZ 2004 m. spalio 22 d. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ) pakeitimai, padaryti Federaliniu įstatymu Nr. 43-FZ, yra susiję su 2004 m. . 22 „Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų laikino saugojimo sąlygos iki jų perdavimo į nuolatinis saugojimas»: sub. „b“ šio straipsnio 4 dalis nebereglamentuoja personalo dokumentų saugojimo terminų.

2. Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ papildyta str. 22.1 „Personalo dokumentų laikino saugojimo sąlygos“, kur naujas terminas personalo dokumentų saugojimas - 50 metų. Tai susiję su dokumentais, sukurtais nuo 2003 m., išskyrus dokumentus apie valstybės tarnautojų (ne civilinių ir ne savivaldybių) personalą.

Dabar personalo dokumentai sąlyginai skirstomi į tris kategorijas.

• sukurta iki 2003 m

Tinkamumo laikas - 75 metai; nepasikeitė;

• įsteigta nuo 2003 m

Tinkamumo laikas - 50 metų; pasikeitė;

• susidarė dėl piliečių teikiamos valstybės tarnybos, kuri nėra viešoji Civilinė tarnyba nuo 2003 m

Tinkamumo laikas - 75 metai; nepasikeitė.

Mūsų nuoroda

Anksčiau tokių dokumentų laikino saugojimo archyvuose laikotarpis visoms organizacijoms buvo 75 metai nuo bylos užbaigimo (dokumento sukūrimo).

Personalo dokumentaiįsteigta iki 2003 m. ir nuo 2003 m. saugomi(Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 1, 2 dalys, 22.1 straipsnis):

• valstybės įstaigose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai;
• valstybės ir savivaldybių archyvuose, į kuriuos patenka dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevalstybinių organizacijų personalą;
• kitose organizacijose (UAB, LLC ir kt.).

Klausimas tema

karinė tarnyba. Jie yra priskirti kariniai laipsniai(pavyzdžiui, Rusijos Federacijos gynybos ministerijos, Rusijos FSB, Rusijos FSO darbuotojas);

teisėsaugos tarnyba. Piliečiai, dirbantys teisėsaugos tarnybose (vidaus reikalų agentūrose, federalinė tarnyba Rusijos Federacija narkotikų kontrolei) yra priskirti specialius laipsnius ir šaunios gretos(pvz., policijos leitenantas, kapitonas vidaus tarnyba, teisingumo majoras);

federalinis viešoji tarnyba. Tai yra, pavyzdžiui, prokurorai (prokurorai, prokuroro pavaduotojai ir padėjėjai), Tyrimo komitetas RF (galvos tyrimo institucijos, deputatai ir tyrėjai) ir kt.

Iš problemos istorijos

Rusijos Federacijos kultūros ministerija kartu su Federaline 2014 m archyvinė agentūra(Rosarchiv) parengė ir Rusijos Federacijos Vyriausybei pateikė „Archyvavimo plėtros Rusijos Federacijoje koncepciją laikotarpiui iki 2020 m.“ (toliau – Koncepcija). Koncepcijos 4 skirsnis „Pagrindinės įgyvendinimo kryptys“ numato sutrumpinti personalo dokumentų saugojimo laikotarpį: „ypač siūloma parengti norminių teisės aktų projektus dėl: personalo dokumentų saugojimo termino sutrumpinimo nuo 75 m. iki 20 metų“.

Tiek žinybinių, tiek valstybinių (savivaldybių) archyvų archyvarams ši informacija sukėlė suglumimą ir baimę. Iškilo keletas logiškų klausimų: kodėl galiojimo laikas taip radikaliai sumažintas? Kokių personalo dokumentų saugojimo terminas bus sumažintas? Ar toks sumažinimas Neigiamos pasekmės socialinėje srityje?

Galima daryti prielaidą, kad Koncepcijoje buvo nustatytas uždavinys mažinti dokumentų, gaunamų saugoti valstybės ir savivaldybių archyvuose, skaičių likvidavimo, reorganizavimo, finansinės ir ūkinės veiklos nutraukimo, organizacijų, skyrių, skyrių bankroto atveju. Nuo praėjusio amžiaus 90-ųjų vidurio organizacijų likvidavimo procesas tapo katastrofiškas. Archyvai negalėjo susidoroti su dokumentų apie personalą kiekiu, kurį jie turėtų gauti saugoti. Iškilo klausimas, kaip optimizuoti ir sumažinti organizacijų archyvuose saugomų departamentų dokumentų fizinę apimtį. Daryta prielaida, kad sumažėjus organizacijos archyve saugomų dokumentų kiekiui, sumažės dokumentų, gaunamų saugoti valstybės ir savivaldybių archyvuose, apimtis. Archyvo lentynos problemos dar niekas neatšaukė, nes archyvai ne guminiai, daugelis neturi laisvos vietos.

Pažymėtina, kad maždaug tuo pačiu metu pradėjo ilgėti ir personalo dokumentų saugojimo terminai.

Anksčiau pagal sąrašą standartiniai dokumentai, suformuotas valstybinių komitetų, ministerijų, departamentų ir kitų įstaigų, organizacijų, įmonių veikloje, nurodant saugojimo laikotarpius (patvirtintas SSRS Pagrindinio archyvo 1988-08-15; toliau - 1988 m. Sąrašas), 2008 m. pagrindinių kategorijų dokumentų saugojimo laikotarpis buvo 75 metai EPC atėmus amžių. 1988 metų sąrašo taikymo gairėse galite rasti tokią informaciją: „Dokumentams, kurių saugojimo terminas yra 75 metai - „B“ EPC, saugojimo terminas turėtų būti skaičiuojamas atsižvelgiant į amžių. asmens (pažymėto raide „B“) bylos pabaigos metu. Bylos saugojimo trukmė po jos užbaigimo raštvedybos darbu turėtų būti lygi 75 metų skirtumui – „B“, kur „B“ – asmens amžius bylos baigimo metu. Tai yra, kai žmogui sukanka 75 metai, jo personalo dokumentai galėjo būti sunaikinti. Pavyzdžiui, 2000 metais buvo galima sunaikinti 1925 metais gimusių darbuotojų dokumentus, 2000 metais jiems sukako 75 metai. Buvo daroma prielaida, kad iki tokio amžiaus žmogus jau buvo išdavęs sau pensiją, jam nereikėjo patvirtinti darbo patirties, darbo užmokesčio ir tt

2000 m. Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558 patvirtintas naujas Valstybės organų, savivaldybių ir organizacijų veikloje suformuotų tipinių administracinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodantis saugojimą. laikotarpiais (toliau – Sąrašas), pasikeitė dokumentų saugojimo terminas pagal personalą. Naujas terminas – 75 metai nuo bylos baigimo (dokumento surašymo) dienos.

Darbuotojų dokumentų saugojimo terminų padidinimas naujajame Sąraše buvo argumentuotas tuo, kad būtina išsaugoti šalies istoriją gyvenimo istorijos pavyzdžiu. atskirų piliečių taip pat išsaugoti asmens šeimos istoriją.

2010 metais naujas sąrašas padidina asmeninių nepaimtų originalių dokumentų (pavyzdžiui, darbo knygų) saugojimo laiką. Be jokios abejonės, ši iniciatyva būtų teigiamas charakteris, jei jis būtų pagrįstas tikra materialine ir technine baze. Tačiau valstybė nebuvo pasirengusi branginti naujų personalo dokumentų saugojimo zonų sukūrimo.

Saugojimo problema, mūsų nuomone, turėjo būti sprendžiama optimizuojant dokumentų sudėtį su laikinu (virš 10 metų) saugojimo terminu. Ant Šis momentas yra prielaidos optimizuoti personalo dokumentų sudėtį. Pagal 1996 m. balandžio 1 d. federalinį įstatymą Nr. 27-FZ „Dėl individualios (asmeninės) apskaitos privalomojoje sistemoje pensijų draudimas» sukurta ir tvarkoma individualizuotos apskaitos informacinė bazė, jos informacija atnaujinama kiekvieno apdraustojo jo darbo laikotarpiu.

Pensijos apskaičiavimą atliekate patys pensijų fondas RF pagal elektronines duomenų bazes savo žinybinio archyvo duomenis ir dokumentus. Informacinė bazė individuali personalizuota buhalterinė apskaita, uždirbama in pilnai Rusijos Federacijos Vyriausybės teigimu, sutrumpinus personalo dokumentų laikino saugojimo laikotarpį nuo 75 iki 20 metų, sumažės jų išlaikymo valstybės ir savivaldybių archyvuose, valstybės institucijų ir vietos savivaldos archyvuose išlaidos. valdžia, organizacijos, nepaisant nuosavybės formos. Be to, šiuose archyvuose bus papildomos vietos nuolatinio saugojimo termino dokumentų gavimui.

Svarstant įstatymo projektą „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ pakeitimo“, pirmuosiuose svarstymuose dokumentams, sukurtiems po 2003 m., buvo pasiūlyta nustatyti 20 metų saugojimo terminą. Tačiau iki trečiojo svarstymo įstatymo projektas šį laikotarpį padidino iki 50 metų. Manome, kad tai gali būti vertinama kaip sveiko proto pergalė prieš momentinį norą sutaupyti pinigų socialinėms išlaidoms.

Taigi nuo Federalinio įstatymo Nr. FZ-43 įsigaliojimo momento archyvarai, formuodami bylas ir perkeldami jas į organizacijos archyvą, turi nurodyti naują bylų saugojimo laikotarpį. Sudarant bylų inventorizacijas, reikia padalyti dokumentų masyvą į dvi dalis pagal dokumento sukūrimo datą ir atskirai inventorizuoti dokumentus, kurių galiojimo laikas yra 75 ir 50 metų.

Be to, matyt, reikėtų laukti Sąrašo pakeitimų.

EKSPERTO NUOMONĖ

I.V. Žuravleva,

žurnalo „Personalo sprendimai“ mokslinis redaktorius

Atkreipiame dėmesį, kad dokumentų saugojimo terminus dabar reikalaujama skaičiuoti ne nuo darbuotojo atleidimo metų, o „nuo sukūrimo datos“. Organizacijos likvidavimo atveju dokumentai per nurodytą laikotarpį perduodami saugoti į archyvą.

Tos bylų nomenklatūros, kurios buvo patvirtintos 2003–2015 m. Žinoma, perdaryti nereikia, bet 2016 metų bylų nomenklatūrą, mūsų nuomone, reikia taisyti ir patvirtinti iš naujo.

Priminsime, kad darbo knygų galiojimo laikas 2010 m., priešingai, buvo padidintas nuo 50 iki 75 metų (Valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklos metu sugeneruotų standartinių vadybinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus, patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558). Ir darbo knygos netaikomi darbdavių sukurtiems dokumentams apie personalą, nes jie yra „tikri asmens dokumentus» darbuotojai (žr. Sąrašą). Todėl jų galiojimo laikas išlieka 75 metai.

Lentelėje pateikiami pagrindiniai personalo dokumentų tipai, taip pat jų apskaitos dokumentai (žurnalai, registracijos knygos ir kt.) pagal Sąrašą ir nurodomi jų saugojimo terminai įsigaliojus federaliniam įstatymui Nr. 43. -FZ.

Kadangi kol kas Sąrašo pakeitimų nepadaryta, senuosius personalo dokumentų saugojimo terminus nurodysime lentelės 3, 4, 5 stulpeliuose, o 6, 7, 8 stulpeliuose – nauji (pakeisti).

pastaba

Nustatydamas personalo dokumentų saugojimo terminus (6, 7, 8 stulpeliai), autorius išsako tik savo viziją Ši problema. Gali būti, kad, pakeitus Sąrašą, kai kurių kategorijų dokumentams apie personalą bus taikomas 75, o ne 50 metų saugojimo terminas arba sutrumpės saugojimo terminai dokumentams, sukurtiems po 2003 m., kurių saugojimo terminas yra „ Paskelbti“. 50 metų.

S.V. Tikhanovičius,

Valstybės archyvų skyriaus vedėjas

Pirkite šį numerį elektroniniu būdu

Norėdami sužinoti daugiau:

• Atsakomybė už archyvinių dokumentų saugojimo normų pažeidimą: teismų praktika

• Naujas norminis dokumentas: Dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo organizacijų archyvuose taisyklės

Kiekvienos organizacijos veiklą lydi didžiulių dokumentų sluoksnių gamyba. Tačiau net ir pašalinus iš apyvartos šie vertybiniai popieriai gali išlikti svarbūs. Jei laikoma, kad dokumentų saugojimas netinkamas, jie sunaikinami, tačiau tik remiantis teisės aktais.

Kaip saugoti dokumentus 2016 m.

Įstatymas numato tam tikras dokumentų saugojimo sąlygas. Kiekvienas tarnautojas yra susipažinęs su šiomis taisyklėmis ir sąrašais.

Federalinis įstatymas „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (2004 m. spalio 22 d. Nr. 125) yra teisės srities pagrindas. Būtent jie turėtų vadovautis viskuo, kas susiję su dokumentų saugojimu. Jo griežtai laikomasi kiekviena organizacija. Jame teigiama, kad archyvinės dokumentacijos saugumas yra būtina norma (įskaitant informaciją apie personalą) per visą federaliniuose reglamentuose nurodytą laikotarpį. Laikytis įstatyminis nutartį, atitinkamos sąlygos turėtų būti įtrauktos į steigiamojo pobūdžio aktus.

Kas pasikeitė 2016 m.

2004 m. spalio 22 d. federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“ organizacijos privalo užtikrinti archyvinių dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, saugumą per nustatytą jų saugojimo laikotarpį. federaliniai įstatymai, kiti reglamentai teisės aktų Rusijos Federacija, taip pat dokumentų sąrašai, numatyti šio federalinio įstatymo 6 straipsnio 3 dalyje ir 23 straipsnio 1 ir 1.1 dalyse.

Šiuose dokumentų sąrašuose yra:

1) tipinių archyvinių dokumentų sąrašai, nurodantys jų saugojimo terminus, ir šių sąrašų naudojimo instrukcijos, patvirtintos įgalioto asmens. federalinis organas Vykdomoji institucija archyvavimo ir biuro darbo srityje (šiuo metu - Rosarkhiv, anksčiau - Rusijos kultūros ministerija):

- Patvirtintas vykdant valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklą susidarančių tipinių vadybinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus. Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymas N 558;

- Organizacijų mokslinėje, techninėje ir gamybinėje veikloje sugeneruotų tipinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintas. 2007 m. liepos 31 d. Rusijos kultūros ministerijos įsakymas N 1182.

Be to, norint nustatyti galiojimo laiką valdymo dokumentus 80-iesiems - XX amžiaus 90-ųjų pirmajai pusei, taip pat konkreti (pramonės) dokumentacija, standartinių dokumentų sąrašas, patvirtintas. Pagrindinis SSRS archyvas 1988 08 15;

2) federalinės valdžios organų, kitų Rusijos Federacijos valstybinių organų patvirtintų dokumentų, sudarytų vykdant savo veiklą, taip pat vykdant joms pavaldžių organizacijų veiklą, sąrašai, nurodant jų saugojimo laikotarpius. Šie dokumentų sąrašai tvirtinami susitarus su Federaliniu archyvu;

3) vykdant veiklą sugeneruotų dokumentų sąrašas kredito organizacijos, nurodant jų saugojimo sąlygas ir naudojimo instrukcijas, patvirtintas įgaliotos federalinės vykdomosios institucijos archyvavimo ir įrašų saugojimo srityje kartu su Rusijos banku.

Dėl akcines bendroves jų dokumentų saugojimo terminus nustato Akcinių bendrovių dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų nuostatai, patvirtinti. Rusijos Federalinės vertybinių popierių komisijos 2003-07-16 dekretas N 03-33/ps.

AT Papildoma informacija patvirtintų tipinių vadybinių archyvinių dokumentų sąrašo nustatytų organizacijų dažniausiai naudojamų dokumentų saugojimo terminus. Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymas N 558, taip pat dokumentų, kurie neįtraukti į aukščiau pateiktus sąrašus ir nustatyti Rusijos Federacijos federalinių įstatymų bei kitų norminių teisės aktų, saugojimo terminai.