federalinis įstatymas 2004 m. spalio 22 d. N 125-FZ „On archyvavimas in Rusijos Federacija„Organizacijos privalo saugoti archyviniai dokumentai, įskaitant personalo dokumentus, jų saugojimo laikotarpiais, nustatytais federalinių įstatymų, kitų norminių aktų teisės aktų Rusijos Federacija, taip pat dokumentų sąrašai, numatyti šio federalinio įstatymo 6 straipsnio 3 dalyje ir 23 straipsnio 1 ir 1.1 dalyse.

Šiuose dokumentų sąrašuose yra:

1) standartinių archyvinių dokumentų sąrašai, nurodantys jų saugojimo terminus, ir šių sąrašų naudojimo instrukcijos, patvirtintos įgaliotos federalinės institucijos. vykdomoji valdžia archyvavimo ir biuro darbo srityje (šiuo metu - Rosarkhiv, anksčiau - Rusijos kultūros ministerija):

- Tipinių vadybinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant veiklą, sąrašas vyriausybines agentūras, kūnai Vietinė valdžia ir organizacijos, nurodant jų saugojimo terminus, patvirtintos. Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymas N 558;

- Organizacijų mokslinėje, techninėje ir gamybinėje veikloje sugeneruotų tipinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintas. 2007 m. liepos 31 d. Rusijos kultūros ministerijos įsakymas N 1182.

Be to, norint nustatyti galiojimo laiką valdymo dokumentus devintajam dešimtmečiui - XX amžiaus 90-ųjų pirmajai pusei, taip pat specifinei (pramonės) dokumentacijai taikomas Sąrašas standartiniai dokumentai, patvirtintas Pagrindinis SSRS archyvas 1988 08 15;

2) patvirtinta federalinių institucijų valstybės valdžia, kitos Rusijos Federacijos valstybinės institucijos, jų veiklos metu, taip pat vykdant joms pavaldžių organizacijų veiklą sukurtų dokumentų sąrašai, nurodant jų saugojimo laikotarpius. Šie dokumentų sąrašai tvirtinami susitarus su Federaliniu archyvu;

3) vykdant veiklą sugeneruotų dokumentų sąrašas kredito įstaigos, nurodant jų saugojimo sąlygas ir naudojimo instrukcijas, patvirtintas įgaliotos federalinės vykdomosios institucijos archyvavimo ir įrašų saugojimo srityje kartu su Rusijos banku.

Dėl akcines bendroves jų dokumentų saugojimo terminus nustato Akcinių bendrovių dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų nuostatai, patvirtinti. Rusijos Federalinės vertybinių popierių komisijos 2003-07-16 dekretas N 03-33/ps.

Informacinėje informacijoje pateikiami tipinių vadybinių archyvinių dokumentų sąrašo patvirtinti organizacijų dažniausiai naudojamų dokumentų saugojimo terminai. Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymas N 558, taip pat dokumentų, kurie neįtraukti į aukščiau pateiktus sąrašus ir nustatyti Rusijos Federacijos federalinių įstatymų bei kitų norminių teisės aktų, saugojimo terminai.

Federalinio archyvo patvirtintas dokumentų saugojimo terminų sąrašas2000-10-06, šiuo metu nebegalioja. Apie tai, kas dabar nustato šiuos terminus ir kur juos galima rasti, papasakosime savo medžiagoje.

Dabartiniai Rosarkhiv sąrašai

„Rosarchive“ ne kartą patvirtino dokumentų saugojimo sąlygas. Pavyzdžiui, 2000-10-06 įsakymu buvo įvestas Organizacijų standartinių dokumentų sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus. Tačiau naujai kuriamiems dokumentams jis šiuo metu netaikomas – Kultūros ministerija 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558 patvirtino naują sąrašą, kuriame pateikiama informacija, kiek laiko ir kokias savybes būtina saugoti. bylas įmonėje.

Kitas sąrašas buvo patvirtintas Federalinio archyvo 2013 m. sausio 30 d. įsakymu Nr. 12. Jis skirtas naudoti pačios Federalinės archyvų agentūros (FAA) ir jos jurisdikcijai priklausančių organizacijų darbe. Šis sąrašas skirtas šių institucijų veikloje sugeneruotų dokumentų saugojimo terminams.

Be šių sąrašų, yra ir kitų panašius dokumentus su informacija apie terminus, per kuriuos draudžiama atsikratyti dokumentų. Pavyzdžiui, Organizacijų mokslinėje, techninėje ir gamybinėje veikloje sugeneruotų tipinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus (Kultūros ministerijos 2007 m. liepos 31 d. įsakymas Nr. 1182).

Kai gali praversti senasis sąrašas

Kodėl vis dar reikalingas nebeveikiantis sąrašas? Faktas yra tas, kad Kultūros ministerijos įsakymas Nr.558 to nedaro atgaline data ir netaikoma anksčiau susiklosčiusiems santykiams, nes kitaip jame nėra aiškiai nurodyta.

Tai reiškia, kad įsakymas ar kt administracinis aktasįmonės, įsteigtos 2009 m. ir anksčiau, negali būti sunaikintos anksčiau nei 2000 m. sąraše numatyti terminai. O jei panašus įsakymas priimtas 2010 m. ir vėliau, nustatant jo saugojimo laikotarpį, reikia vadovautis 2010 m.

2000 m. sąraše, palyginti su jo įpėdiniu, yra ne toks išsamus dokumentų rinkinys ir apibendrinti saugojimo terminai. Pavyzdžiui, atestavimo, sertifikavimo ir akreditavimo dokumentai ten buvo skirti vienam straipsniui, o saugojimo laikas buvo toks pat - „visam laikui“. Dabartinis sąrašas numato kitokį požiūrį.

Sertifikavimo dokumentai, tokie kaip bandymų ataskaitos arba ekspertų nuomonės(110 straipsnis), turi būti saugomi ne trumpiau kaip 10 metų. Bet tuo pačiu pažymoje yra nuoroda, kurioje nurodytas šis laikotarpis: pareiškėjas šiuos dokumentus privalo saugoti ne trumpiau kaip 3 metus po pažymėjimo galiojimo pabaigos, o pažymėjimą išdavusi įmonė neturi teisės gauti jos atsikratyti nepasibaigus 10 metų laikotarpiui. Be to, kiti svarbius punktus iki terminų (pavyzdžiui, kad pažymos išdavimo protokolas yra nuolat saugomas).

Taigi 2000 m. sąraše buvo nustatyti griežtesni reikalavimai šios rūšies popieriaus saugojimo laikui, o dokumentų, sukurtų iki 2010 m. sąrašo įsigaliojimo, atžvilgiu jų turi būti laikomasi.

Remiantis sąrašais, negalima pamiršti vieno svarbaus principo: draudžiama trumpinti nurodytus saugojimo terminus. Už tai gali būti skirta bausmė (Įstatymo „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“ Nr. 125-FZ 27 straipsnis).

SVARBU!Už apskaitos dokumentų saugojimo terminų pažeidimą pareigūnaiįmonėms gali būti skirtos baudos pagal str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.11 punktas nuo 2000 iki 3000 rublių.

Rezultatai

Nustatyti laikotarpį, per kurį turi būti saugomas pavedimas, pavedimas, apskaitos registras ar kitas įmonės veikloje suformuotas dokumentas, galima sužinoti iš specialių sąrašų. Kai kurie iš jų yra patvirtinti Federalinio archyvo, o kai kurie - Rusijos Federacijos kultūros ministerijos. Sutrumpinti juose nurodytų terminų ir anksčiau laiko atsikratyti dokumentų neįmanoma. Šis principas taikomas visų formų (popierinių ar elektroninių) ir visų tipų (organizaciniams, administraciniams, prognoziniams, mokesčių, apskaitos ir kt.) dokumentams.

Tipiniai vadybiniai archyviniai dokumentai, sukurti vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, nurodantys saugojimo laikotarpius (toliau – Sąrašas), buvo parengti pagal 2004 m. spalio 22 d. federalinį įstatymą N 125-FZ “. Dėl archyvų reikalų Rusijos Federacijoje“ (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2004, Nr. 43, str. 4169; 2006, Nr. 50, Art. 5280; 2008, Nr. 20, str. 2253), atsižvelgiant į nuostatas kitų Rusijos Federacijos federalinių įstatymų ir kitų norminių teisės aktų, reglamentuojančių sudėtį ir galiojimo laiką tam tikrų tipų dokumentus.

1.2. Į sąrašą įtraukiami tipiniai vadybiniai archyviniai dokumentai (toliau – dokumentai), suformuoti vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų (toliau – organizacijos) veiklą, įgyvendinant tos pačios rūšies (bendrą visoms ar daugumai) valdymo funkcijų, neatsižvelgiant į nuosavybės forma, nurodant saugojimo terminus.

1.3. Sąrašas susideda iš 12 skyrių:

- 1 skirsnyje pateikiami dokumentai, atspindintys administracines, organizacines valdymo, kontrolės funkcijas, taip pat teisinė pagalba valdymas, organizavimas dokumentacijos palaikymas organizacijų vykdomas dokumentų valdymas ir saugojimas;

- 2–4 skyriuose pateikiami dokumentai, kuriuose nuosekliai atskleidžiamas planavimas, kainodara, finansavimas, skolinimas, apskaita ir ataskaitų teikimas;

- 5 skyriuje pateikiami organizacijų ūkinių, mokslinių, techninių, kultūrinių ir kitų ryšių organizavimo ir įgyvendinimo dokumentai;

- 6 skirsnyje pateikiami organizacijų veiklos informacinių paslaugų dokumentai;

- 7 skyriuje yra darbo organizavimo, darbo normavimo, tarifikavimo, darbo apmokėjimo, darbo apsaugos dokumentai;

- 8 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų priėmimas, perkėlimas, atleidimas, kvalifikacijos kėlimas, atestavimas, apdovanojimai;

- 9 skyriuje pateikiami veiklos logistikos ir turto bei materialinių vertybių saugojimo organizavimo dokumentai;

- 10 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų administracines ir ūkines paslaugas: taisyklių laikymasis vidaus nuostatai, biurų pastatų eksploatavimas, transporto paslaugos, vidinės komunikacijos, organizacijų saugumas;

- 11 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys socialines ir buitines problemas, įskaitant Socialinis draudimas, būsto ir buities klausimai, laisvalaikio organizavimas;

- 12 skyriuje yra dokumentai, atspindintys pirminių profesinių sąjungų ir kt. veiklos organizavimą visuomenines organizacijas(asociacijos).

1.4. Sąraše yra 4 stulpeliai.

Sąrašo N 1 stulpelyje nurodomi straipsnių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena ištisinė numeracija.

Sąrašo N 2 stulpelyje nurodomi dokumentų tipai. Sąraše nenurodomi konkretūs straipsniuose esančių dokumentų pavadinimai, bet pateikiamas apibendrintas kiekvienos dokumento rūšies pavadinimas. Sujungus į vieną straipsnį skirtingi tipai dokumentai ta pačia tema, kurių saugojimo terminas yra vienodas, vartojama sąvoka „dokumentai“, o pagrindinių straipsnyje nurodytų dokumentų rūšių pavadinimai pateikiami skliausteliuose.

Sąrašo N 3 stulpelyje nurodomi dokumentų laikymo popierinėse ir elektroninėse laikmenose terminai, kurie skaičiuojami nuo metų, einančių po jų tarnybos darbo pabaigos, sausio 1 d.

Sąrašo 4 stulpelyje yra pastabos, komentuojančios ir patikslinančios dokumentų saugojimo terminus.

1.5. Sąrašo naudojimo patogumui prie jo sudarytas indeksas, kuriame, in abėcėlės tvarka dokumentų rūšys ir jų turinio klausimai surašyti su nuorodomis į atitinkamų Sąrašo straipsnių numerius.

Dėl to pasikeitė personalo dokumentų galiojimo laikas.

Taigi dabar personalo dokumentų laikino saugojimo laikotarpis, sukurtas iki 2003 m., yra 75 metai, o sukurti nuo 2003 m. – 50 metų.

Naujos sąlygos įsigalioja 2016 m. kovo 13 d.
FEDERALINIS ĮSTATYMAS
2016 m. kovo 2 d. Nr. 43-FZ
Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ pakeitimų
Priimta
Valstybės Dūma
2016 m. vasario 17 d

Įtraukti į 2004 m. spalio 22 d. federalinį įstatymą Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys, 2004, Nr. 43, str. 4169; 2013, Nr. 7, str. 611 ; 2014, Nr. 40, 5320) šiuos pakeitimus:

1) 22 straipsnio 4 dalies "b" papunktyje žodžiai "dokumentai apie personalą" išbraukiami;

2) papildyti 22.1 straipsnį tokiu turiniu:

„22.1 straipsnis. Darbuotojų dokumentų laikino saugojimo sąlygos

1. Dokumentai apie personalą (išskyrus šio straipsnio 3 dalyje nurodytus dokumentus), sukurti iki 2003 m., saugomi:

1) valstybės įstaigose, vietos savivaldos institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai - per 75 metus nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus jų galiojimo laikui. nurodytą laikotarpį saugojimas;

2) valstybės ir savivaldybių archyvuose, kuriuose gaunami dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevyriausybinės organizacijos, - nuo gavimo dienos ir iki 75 metų termino nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nurodytam saugojimo laikui;

3) kitose organizacijose – ne mažiau kaip 75 metus nuo įsteigimo dienos.

2. Dokumentai apie personalą (išskyrus šio straipsnio 3 dalyje nurodytus dokumentus), sukurti nuo 2003 m., saugomi:

1) valstybės įstaigose, vietos savivaldos institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai - per 50 metų nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nurodytam terminui. saugojimo laikotarpis;

2) valstybės ir savivaldybių archyvuose, kuriuose gaunami dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevalstybinių organizacijų personalą – nuo ​​jų gavimo dienos ir iki 50 metų nuo sukūrimo dienos. dokumentų vertės patikrinimas pasibaigus nurodytam saugojimo terminui;

3) kitose organizacijose - ne mažiau kaip 50 metų nuo įsteigimo dienos.

3. Dokumentai apie personalą, sudaryti piliečiams einant valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės tarnyba. Civilinė tarnyba, yra saugomi:

1) valstybės įstaigose, kuriose piliečiai atliko valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės tarnyba, - per 75 metus nuo valstybės tarnybos pasibaigimo su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nustatytam saugojimo terminui;

2) valstybės archyvuose, į kuriuos gaunami dokumentai apie šios dalies 1 punkte nurodytų likviduotų valstybės įstaigų personalą - nuo gavimo dienos ir iki 75 metų termino nuo valstybės tarnybos pasibaigimo su ekspertize dienos. dokumentų vertė pasibaigus nurodytam saugojimo terminui.

Rusijos Federacijos prezidentas
V. Putinas

Pagrindiniai klausimai:

Kaip federalinis įstatymas pakeitė personalo dokumentų saugojimo terminus?

Kokie dokumentai priklauso dokumentų apie personalą grupei?

Kaip dabar turėtų būti taikomi Rusijos kultūros ministerijos patvirtinti dokumentų saugojimo terminai?

Rusijos prezidentas V.V. 2016 m. kovo 2 d. Putinas pasirašė Federalinį įstatymą Nr. 43-FZ „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“ pakeitimų“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 43-FZ). Įstatymas įsigaliojo 2016 metų kovo 13 dieną.

Du svarbūs pakeitimai

1. 2004 m. spalio 22 d. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ) pakeitimai, padaryti federaliniu įstatymu Nr. 43-FZ, yra susiję su 2004 m. . 22 „Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų laikino saugojimo sąlygos iki jų perdavimo į nuolatinis saugojimas»: sub. „b“ šio straipsnio 4 dalis nebereglamentuoja personalo dokumentų saugojimo terminų.

2. Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ papildyta str. 22.1 „Personalo dokumentų laikino saugojimo sąlygos“, kur naujas terminas personalo dokumentų saugojimas - 50 metų. Tai susiję su dokumentais, sukurtais nuo 2003 m., išskyrus dokumentus apie valstybės tarnautojų (ne civilinių ir ne savivaldybių) personalą.

Dabar personalo dokumentai sąlyginai skirstomi į tris kategorijas.

• sukurta iki 2003 m

Tinkamumo laikas - 75 metai; nepasikeitė;

• įsteigta nuo 2003 m

Tinkamumo laikas - 50 metų; pasikeitė;

• suformuota dėl piliečių perėjimo į valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės valstybės tarnyba, nuo 2003 m.

Tinkamumo laikas - 75 metai; nepasikeitė.

Mūsų nuoroda

Anksčiau tokių dokumentų laikino saugojimo archyvuose laikotarpis visoms organizacijoms buvo 75 metai nuo bylos užbaigimo (dokumento sukūrimo).

Personalo dokumentaiįsteigta iki 2003 m. ir nuo 2003 m. saugomi(Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 1, 2 dalys, 22.1 straipsnis):

• valstybės įstaigose, vietos savivaldos institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai;
• valstybės ir savivaldybių archyvuose, į kuriuos patenka dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevalstybinių organizacijų personalą;
• kitose organizacijose (UAB, LLC ir kt.).

Klausimas tema

karinė tarnyba. Jie yra priskirti kariniai laipsniai(pavyzdžiui, Rusijos Federacijos gynybos ministerijos, Rusijos FSB, Rusijos FSO darbuotojas);

teisėsaugos tarnyba. Piliečiai, dirbantys teisėsaugos tarnybose (vidaus reikalų agentūrose, federalinė tarnyba Rusijos Federacija narkotikų kontrolei) yra priskirti specialius laipsnius ir šaunios gretos(pvz., policijos leitenantas, kapitonas vidaus tarnyba, teisingumo majoras);

federalinis viešoji tarnyba. Tai yra, pavyzdžiui, prokurorai (prokurorai, prokuroro pavaduotojai ir padėjėjai), Tyrimo komitetas RF (galvos tyrimo institucijos, deputatai ir tyrėjai) ir kt.

Iš problemos istorijos

Rusijos Federacijos kultūros ministerija kartu su Federaline 2014 m archyvinė agentūra(Rosarchiv) parengė ir Rusijos Federacijos Vyriausybei pateikė „Archyvavimo plėtros Rusijos Federacijoje koncepciją laikotarpiui iki 2020 m.“ (toliau – Koncepcija). Koncepcijos 4 skirsnis „Pagrindinės įgyvendinimo kryptys“ numato sutrumpinti personalo dokumentų saugojimo laikotarpį: „ypač siūloma parengti norminių teisės aktų projektus dėl: personalo dokumentų saugojimo termino sutrumpinimo nuo 75 m. iki 20 metų“.

Tiek žinybinių, tiek valstybinių (savivaldybių) archyvų archyvarams ši informacija sukėlė suglumimą ir baimę. Iškilo keletas logiškų klausimų: kodėl galiojimo laikas taip radikaliai sumažintas? Kokių personalo dokumentų saugojimo terminas bus sumažintas? Ar toks sumažinimas Neigiamos pasekmės socialinėje srityje?

Galima daryti prielaidą, kad Koncepcijoje buvo nustatytas uždavinys mažinti dokumentų, gaunamų saugoti valstybės ir savivaldybių archyvuose, skaičių likvidavimo, reorganizavimo, finansinės ir ūkinės veiklos nutraukimo, organizacijų, skyrių, skyrių bankroto atveju. Nuo praėjusio amžiaus 90-ųjų vidurio organizacijų likvidavimo procesas tapo katastrofiškas. Archyvai negalėjo susidoroti su dokumentų apie personalą kiekiu, kurį jie turėtų gauti saugoti. Iškilo klausimas, kaip optimizuoti ir sumažinti organizacijų archyvuose saugomų departamentų dokumentų fizinę apimtį. Daryta prielaida, kad sumažėjus organizacijos archyve saugomų dokumentų kiekiui, sumažės dokumentų, gaunamų saugoti valstybės ir savivaldybių archyvuose, apimtis. Archyvo lentynos problemos dar niekas neatšaukė, nes archyvai ne guminiai, daugelis neturi laisvos vietos.

Pažymėtina, kad maždaug tuo pačiu metu pradėjo ilgėti ir personalo dokumentų saugojimo terminai.

Anksčiau pagal Valstybės komitetų, ministerijų, departamentų ir kitų įstaigų, organizacijų, įmonių veikloje formuojamų tipinių dokumentų, nurodančių saugojimo terminus, sąrašą (patvirtintas SSRS Pagrindinio archyvo 1988 m. rugpjūčio 15 d.; toliau) - 1988 m. Sąrašas), pagrindinių kategorijų dokumentų saugojimo laikotarpis buvo 75 metai EPA atėmus amžių. 1988 metų sąrašo taikymo gairėse galite rasti tokią informaciją: „Dokumentams, kurių saugojimo terminas yra 75 metai - „B“ EPC, saugojimo terminas turėtų būti skaičiuojamas atsižvelgiant į amžių. asmens (pažymėto raide „B“) bylos pabaigos metu. Bylos saugojimo trukmė po jos užbaigimo raštvedybos darbu turėtų būti lygi 75 metų skirtumui – „B“, kur „B“ – asmens amžius bylos baigimo metu. Tai yra, kai žmogui sukanka 75 metai, jo personalo dokumentai galėjo būti sunaikinti. Pavyzdžiui, 2000 metais buvo galima sunaikinti 1925 metais gimusių darbuotojų dokumentus, 2000 metais jiems sukako 75 metai. Buvo daroma prielaida, kad iki tokio amžiaus žmogus jau buvo išdavęs sau pensiją, jam nereikėjo patvirtinti darbo patirties, darbo užmokesčio ir tt

2000 m. Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558 patvirtintas naujas Valstybės organų, savivaldybių ir organizacijų veikloje suformuotų tipinių administracinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodantis saugojimą. laikotarpiais (toliau – Sąrašas), pasikeitė dokumentų saugojimo terminas pagal personalą. Naujas terminas – 75 metai nuo bylos baigimo (dokumento surašymo) dienos.

Dokumentų apie personalą saugojimo laikotarpio pailgėjimas naujajame Sąraše buvo pagrįstas tuo, kad būtina išsaugoti šalies istoriją gyvenimo istorijos pavyzdžiu. atskirų piliečių taip pat išsaugoti asmens šeimos istoriją.

2010 metais naujas sąrašas padidina asmeninių nepaimtų originalių dokumentų (pavyzdžiui, darbo knygų) saugojimo laiką. Be jokios abejonės, ši iniciatyva būtų teigiamas charakteris, jei jis būtų pagrįstas tikra materialine ir technine baze. Tačiau valstybė nebuvo pasirengusi branginti naujų personalo dokumentų saugojimo zonų sukūrimo.

Saugojimo problema, mūsų nuomone, turėjo būti sprendžiama optimizuojant dokumentų sudėtį su laikinu (virš 10 metų) saugojimo terminu. Ant Šis momentas yra prielaidos optimizuoti personalo dokumentų sudėtį. Pagal 1996 m. balandžio 1 d. federalinį įstatymą Nr. 27-FZ „Dėl individualios (asmeninės) apskaitos privalomojoje sistemoje pensijų draudimas» sukurta ir tvarkoma individualizuotos apskaitos informacinė bazė, jos informacija atnaujinama kiekvieno apdraustojo jo darbo laikotarpiu.

Pensijos apskaičiavimą atliekate patys pensijų fondas RF pagal elektronines duomenų bazes savo žinybinio archyvo duomenis ir dokumentus. Informacinė bazė individuali personalizuota buhalterinė apskaita, uždirbama in pilnai Rusijos Federacijos Vyriausybės teigimu, sutrumpinus personalo dokumentų laikino saugojimo laikotarpį nuo 75 iki 20 metų, sumažės jų išlaikymo valstybės ir savivaldybių archyvuose, valstybės institucijų ir vietos savivaldos archyvuose išlaidos. valdžia, organizacijos, nepaisant nuosavybės formos. Be to, šiuose archyvuose bus papildomos vietos nuolatinio saugojimo termino dokumentų gavimui.

Svarstant įstatymo projektą „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ pakeitimo“, pirmuosiuose svarstymuose dokumentams, sukurtiems po 2003 m., buvo pasiūlyta nustatyti 20 metų saugojimo terminą. Tačiau iki trečiojo svarstymo įstatymo projektas šį laikotarpį padidino iki 50 metų. Manome, kad tai gali būti vertinama kaip sveiko proto pergalė prieš momentinį norą sutaupyti pinigų socialinėms išlaidoms.

Taigi nuo Federalinio įstatymo Nr. FZ-43 įsigaliojimo momento archyvarai, formuodami bylas ir perkeldami jas į organizacijos archyvą, turi nurodyti naują bylų saugojimo laikotarpį. Sudarant bylų inventorizacijas, reikia padalyti dokumentų masyvą į dvi dalis pagal dokumento sukūrimo datą ir atskirai inventorizuoti dokumentus, kurių galiojimo laikas yra 75 ir 50 metų.

Be to, matyt, reikėtų laukti Sąrašo pakeitimų.

EKSPERTO NUOMONĖ

I.V. Žuravleva,

žurnalo „Personalo sprendimai“ mokslinis redaktorius

Atkreipiame dėmesį, kad dokumentų saugojimo terminus dabar reikalaujama skaičiuoti ne nuo darbuotojo atleidimo metų, o „nuo sukūrimo datos“. Organizacijos likvidavimo atveju dokumentai per nurodytą laikotarpį perduodami saugoti į archyvą.

Tos bylų nomenklatūros, kurios buvo patvirtintos 2003–2015 m. Žinoma, perdaryti nereikia, bet 2016 metų bylų nomenklatūrą, mūsų nuomone, reikia taisyti ir patvirtinti iš naujo.

Priminsime, kad darbo knygų galiojimo laikas 2010 m., priešingai, buvo padidintas nuo 50 iki 75 metų (Valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklos metu sugeneruotų standartinių vadybinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus, patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558). Ir darbo knygos netaikomi darbdavių sukurtiems dokumentams apie personalą, nes jie yra „tikri asmens dokumentus» darbuotojai (žr. Sąrašą). Todėl jų galiojimo laikas išlieka 75 metai.

Lentelėje pateikiami pagrindiniai personalo dokumentų tipai, taip pat jų apskaitos dokumentai (žurnalai, registracijos knygos ir kt.) pagal Sąrašą ir nurodomi jų saugojimo terminai įsigaliojus federaliniam įstatymui Nr. 43. -FZ.

Kadangi kol kas Sąrašo pakeitimų nepadaryta, senuosius personalo dokumentų saugojimo terminus nurodysime lentelės 3, 4, 5 stulpeliuose, o 6, 7, 8 stulpeliuose – nauji (pakeisti).

pastaba

Nustatydamas personalo dokumentų saugojimo terminus (6, 7, 8 stulpeliai), autorius išsako tik savo viziją Ši problema. Gali būti, kad, pakeitus Sąrašą, kai kurių kategorijų dokumentams apie personalą bus taikomas 75, o ne 50 metų saugojimo terminas arba sutrumpės saugojimo terminai dokumentams, sukurtiems po 2003 m., kurių saugojimo terminas yra „ Paskelbti“. 50 metų.

S.V. Tikhanovičius,

Valstybės archyvų skyriaus vedėjas

Pirkite šį numerį elektroniniu būdu

Norėdami sužinoti daugiau:

• Atsakomybė už archyvinių dokumentų saugojimo normų pažeidimą: teismų praktika

• Naujas norminis dokumentas: Dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo organizacijų archyvuose taisyklės