Belgelerin transferi için, genellikle belgelerin bir çalışandan diğerine aktarılması gerçeğini kaydetmek için tasarlanmış bir kabul sertifikası kullanılır.

Bunlar şirket sözleşmeleri olabilir, kuruluş belgeleri, personel veya muhasebe, dahili kullanım için ve harici için, başka bir kuruluşla etkileşim halindeyken gerekli olan diğer belgeler.

Bir belge transferi eylemi hazırlama prosedürü

Sipariş ve olası kontrol için belgeler, aşağıdakileri içermesi gereken bir kayıt olarak da adlandırılabilecek bir kabul sertifikası kullanılarak aktarılmalıdır. aşağıdaki veriler:

• belgenin adı;
• derleme yeri ve tarihi;
• tüzel kişinin adı;
• kanunun kendisinin yaratıcısının tam adı
• belgelerin aktarıldığı kişinin tam adı ve bu dahili bir belge değilse şirketinin adı;
• doğrudan belge listesi;
• kayıt numaralarının belirtilmesi;
• Kişinin imzası ve gerekirse şirketin mührü.

Belgelerin transferi için kurallar

Oluşturulması için belirli bir form yoktur, bu nedenle derlemesi herhangi bir özel zorluğa neden olmaz. Kenar sayısına göre iki nüsha olarak yapılır.

Başlıca avantajı, aşağıdaki durumlarda tartışmalı durum, böyle bir belge, belgelerin geçiş gerçeğini kanıtlamaya izin verecektir. Alıcı taraf, envanterde belirtilenlerle gerçek kullanılabilirliği dikkatlice incelemeli ve doğrulamalı ve bilgilerin doğru olduğundan zaten emin olduktan sonra altını imzalamalıdır.

Böyle bir ihtiyaç durumunda, davaların bir değerlendirmesi verilebilir, devam eden prosedür hakkında tarafsızlığı yansıtacak şekilde yorum yapılabilir, daha sonra bu kanun metnine dahil edilir. Belge listesi çok büyük olduğunda, genellikle yasanın eki olarak düzenlenir.

hakkında ise dahili belgeler, o zaman belgelerin transferinin nedeni, bir çalışanın başka bir pozisyona devredilmesi veya işten çıkarılması olabilir. Ayrıca ibraz edilen belgeler devlet organları, ayrıca envantere tabidir, bir nüshasında alındığı tarih ve gelen numara işaretlenir.

AT modern dünya Giderek artan bir şekilde elektronik ortamdaki bilgiler kullanılmaktadır, ancak yine de kağıt tabanlı ofis işleri her yerde uygulanmaktadır. Bazen, özel bir programın belgelerin konumu, hangi kişiye ve hangi departmana aktarıldığı hakkında bilgiler içeren bu tür raporları tutmak için bir bilgisayar kullanmak.

Ayrıca, son aşama Herhangi bir şirketteki tüm belgelerin "ömrü", arşivde yer almalarıdır. Vakaları kuruluşun arşivine aktarmak için, belge aktarma eyleminin de kullanıldığı envanterlerini derlemek gerekir.

Aşağıda model formu ve örnek belge iletim kaydı sürümü ücretsiz olarak indirilebilir.

Belgelerin kaydını tutmak elektronik formatta Excel'de bunları düzenlemenize, bunlara hızlı erişim sağlamanıza ve her belgeyi ayrı ayrı saklama gereksinimini ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Herhangi bir zamanda, kayıttan bir belge, üzerinde oluşturulan basılı bir formda görüntülenebilir. Excel sayfası. Örnek dosyayı indirmek için link aşağıdadır.

Belgelerin kaydını tutmak

Birleştirilmiş hücrelerin kullanılması beklenmiyorsa, Excel'deki belgelerin kaydını doldurmak uygundur.

Ardından, bu verileri depolamak ve yazdırmak için kullanılabilecek çalışan verilerini içeren bir kayıt defterine bakacağız. çeşitli belgeler. Uygulamada bu, çıktıları alınan İş sözleşmelerinin bir kaydıydı: İş sözleşmesi, Ek iş sözleşmesi, Anlaşma hakkında yükümlülük, İş emri, İş sözleşmesindeki değişiklikler, İş sözleşmesinin feshine ilişkin sözleşme.

Örnekte, kayıt önemli ölçüde azaltılmıştır, kaydı koruma ve verilerle doldurma ilkesini göstermek için basılı formlardan yalnızca Sorumluluk Sözleşmesi bırakılmıştır. basılı form.

Bir belge kaydı örneği " akıllı masa» Excel

Yazdırılabilir oluşturun

Formülleri kullanarak yazdırılabilir bir formu doldurmak için Excel'de oluşturulmalıdır. Bulunmazsa istenen dosya Excel'de, metni başka bir programın dosyasından verilen bir çalışma sayfasına aktarılabilir. en yüksek miktar hücreye sığan karakterler, aksi takdirde metin kesilecektir.

Örneğimizde, metni bir Excel çalışma sayfasına kopyalanan Sorumluluk Sözleşmesinin basılı bir formu kullanılmıştır. Word belgesi:

Excel çalışma sayfasındaki yazdırılabilir hazırsa, kayıt defteri ile birlikte kitaba taşımak (veya kopyalamak) için kalır. Kayıt defteri henüz oluşturulmadıysa, basitçe ekleyebilirsiniz. yeni yaprak basılı formu olan bir kitap haline getirin ve adını "Kaydol ..." olarak adlandırın.

Basılı formu doldurma

Yazdırılabilir formu kayıt defterindeki verilerle doldurmak için yerleşik kullanacağız Excel işlevi- "VPR". Tablodaki arama için referans noktası, sırayla kayıt defterindeki girişin numarası olacaktır, bu nedenle, yazdırılan formun "DÜŞEYARA" formüllerinde sözleşme numarasının bulunduğu hücreyi "Aranan_değer" olarak belirteceğiz.

İşlev sihirbazında, "L4" hücresindeki formülün argümanları yazılır ve girdikten sonra sonraki görünüm: =DÜŞEYARA("DMO Yazdır"!G1,"DMO Kayıt Defteri"!A2:J102,2,YANLIŞ)

Bu formül, değişken değerlere sahip diğer tüm hücrelere kopyalanır ve içinde yalnızca "Column_Number" değiştirilir.

Şimdi, "G1" hücresine sicilin gerekli satırının numarasını yazarken, Sorumluluk Sözleşmesinin basılı formu ilgili çalışanın verileriyle doldurulacaktır.

Kayıt defteri bakımını Excel'de indirebilir ve otomatik doldurma seçilen çalışanın verileriyle Sorumluluk Sözleşmesinin basılı formu.

Talimat

Aynı kategoriden gerekli olanları, yani aynı türe ait belgeleri toplayın (üretim maliyetlerini teyit eden, makbuz/satış belgeleri vb.). Ayrı ayrı toplayın idari belgeler: emirler, talimatlar. Yazarlığa göre sıralayın (kuruluş başkanının emirleri, bölüm başkanlarının emirleri vb.).

Sayfayı sütunlara ve satırlara bölerek, uygun alanlara sahip belgelere dayalı bir tablo oluşturun. Sütunları belgenin amacına ve işlevselliğine göre etiketleyin. Aynı zamanda, kayıt defterinin belgeler hakkında kapsamlı bilgi içermesi gerektiğini unutmayın, böylece bir nedenden ötürü kendiniz açıp her seferinde tekrar tekrar çalışmak zorunda kalmazsınız. Bu nedenle, örneğin, yapılan harcamaları onaylayan belgelerin kaydı aşağıdaki sütunları içermelidir: belge numarası, adı, belgenin içeriği, miktarı ve belgenin iadesine ilişkin not.

Buna karşılık, OJSC, CJSC, vb. hissedarların belgelerinin kaydı. sicile kayıtlı tüm kişileri tanımlamak, hisse haklarını, sicile kayıtlı kişilerin hisselerinden elde edilen gelirleri, tüm hissedarlar hakkında veri toplamayı ve çeşitli toplantı bildirimlerini aldıklarına dair bilgileri içermelidir. ve diğer olaylar.

Gelecekteki arama kolaylığınız ve hızınız için bir belge kaydı derlerken, tüm kayıtları bir dosyada tutmanız gerektiğinin farkında olmalısınız. kronolojik sıralama.

Ancak belge kaydı doğru bir şekilde derlenirse, araştırma yapmak için fazladan zaman harcamanıza gerek kalmaz, doğru kağıdı hızlı ve kolay bir şekilde bulabilir, doğru talep veya bildirimi gönderebilir ve işinizi yüksek kalitede yapabilirsiniz.

Posta ile bir mektup veya koli göndermek için ekin bir envanterini çıkarmak gerekir. Bunu yapmak için, elle yazılabilen, bilgisayarda yazdırılabilen veya posta yoluyla alınabilen 107 numaralı standart bir form doldurmanız gerekir. Envanter, kalemlerin adını, miktarlarını ve tahmini değerlerini içermelidir.

İhtiyacın olacak

• - envanter formu 107;
• - bir kalem.

Talimat

Yatırım envanterini doğru bir şekilde yapmak için iki form doldurmanız gerekir. Envanterde, muhatabın soyadını, adını ve soyadını, indeksini ve posta adresi. Ardından, bir listeye gönderilecek öğelerin veya belgelerin adlarını girin. Ayrıca, her bir öğenin miktarını ve değerlendirme miktarını belirttiğinizden emin olun. Öğeleri değerlendirirken, tahmini değerin, bir posta öğesinin kaybolması durumunda, ekin bir envanteriyle birlikte göndericinin alacağı tazminat miktarını etkilediğini lütfen unutmayın. Öte yandan, tahakkuk tutarının sigorta ücreti tutarını etkilediği unutulmamalıdır.

Envanter formunun her bir kopyası gönderenin imzası ile onaylanmalıdır. Envanterde gönderici tarafından değerlemeyen kalemler varsa, bu kalemlerin önündeki "beyan edilen değer" sütununa her iki forma da tire koyun. Dilerseniz, yatırım amaçlı kalemlerin tahmini değerini formda belirtmeyebilirsiniz. postalama.

Ayrıca, envanterin her iki kopyası da ekin envanterini tamamlaması gereken posta görevlisine aktarılır. Posta görevlisi, envanterin her iki biçimindeki girişleri karşılaştırır, ardından gönderici tarafından envanterde ve adres etiketinde (üzerinde) belirtilen adres ile soyadı, adı ve soyadı arasındaki yazışmaları karşılaştırır. ters taraf kabuklar). Bundan sonra, mesaja eklenen öğeler ile ekin envanterindeki girişler arasında bir karşılaştırma yapılır. Bundan sonra posta memuru, toplam yatırım tutarı ile beyan edilen değer tutarının aynı olduğundan emin olmalıdır.

Ek envanterinin her bir kopyası için, posta çalışanının imzası ile onaylanmış bir takvim damgası baskısı yapılır. Envanterin ilk kopyası, hemen mühürlenen postaya eklenir. Makbuzla birlikte ikinci nüsha gönderene verilir.

Not

Envantere yönelik mesaj postaneye mühürsüz olarak getirilmelidir.

Faydalı tavsiye

Makbuzu ve ek açıklamasının ikinci kopyasını, mesajın alıcı tarafından alındığını onaylayana kadar saklayın.

Kaynaklar:

• Ek açıklama formu

Belge envanteri, belgelerin bileşimini ve içeriğini ortaya çıkaran, sistematik hale getiren ve tüm belge kümesi içinde dikkate alan bir başvuru kitabıdır. Açıklama yazımı dönüm noktası amacı sadece belgelerin korunması değil, aynı zamanda net tasarımı olan belgelerin işlenmesi ve sıralanmasında.

Talimat

Belgelerin açıklamasını doldurun antetli kağıt(varsa). Bu zorunlu değildir, ancak istenen bir gerekliliktir. benzer belgeler. Her durumda, kuruluşun adı belirtilmelidir.

Envanterde yer alan belgelerin sahipliğini tanımlayan bilgileri içermesi gereken başlığı yazın. Örneğin, “Ceza davasındaki belgelerin envanteri”, “Bir tasdik davasında mevcut belgelerin envanteri”, “Danimarka'ya vize için belgelerin envanteri” vb. Eğer bir

Kayıt, bir liste veya listedir. Başka bir yoruma göre ise bu kelime, evrak, mal ve diğer hususların kaydedildiği kitap anlamına gelir.

Herhangi bir şirketin çalışması sırasında, faaliyetlerinin özünü yansıtan belgeler oluşturulur. Bu tür gazetelerin sayısı sürekli artıyor. Bu tür belgelerin saklanması ve imhası, federal makamlar tarafından belirlenen kurallara tabidir.

Şirketin evraklı bir evi olmaması için bir kayıt gereklidir. Çok sayıda belgelerin yapılandırılması ve sistematize edilmesi gerekir. Kayıt defteri, kağıtlarla çalışmayı büyük ölçüde kolaylaştıracak ve mümkün olan en kısa sürede bulmanızı sağlayacak bir sistemdir.

Belgelerin arşivlenmesi ve saklanması emek yoğun bir iştir. Ancak her büyük işletme böyle bir sistemi uygulamalıdır. Belge kaydına büyük miktarda kağıt ve dijital bilgi girilir.

Uzmanlar herhangi bir veriyle çalışır:

Sözleşmeler-görevler;

Navlun irsaliyeleri;

muhasebe ve personel belgeleri ve benzeri.

Kayıt çalışması şunları içerir:

1. Bir parçası olan belge listesinin her bir durumunun içindekiler tablosunda uzmanlar tarafından numaralandırma.
2. Bu listenin elektronik sicile girilmesi.
3. Her birinin veya grubunun saklama şartlarını koymak.
4. Vaka arşivde saklanıyorsa, bulunduğu kutunun numarası sicilde belirtilir.

Yeni geliştirirken başvuru şartlarıönerilen proje için envantere dahil edilecek olan proje belirlenir.

Kayıt, bir dergiye veya elektronik ortama girilen bilgilerin bir listesidir. Her belge grubunun kendi kısa içindekiler tablosu vardır. Örnek kayıtlar:

Personel departmanı için kişisel dosyalar;

şirket muhasebe belgeleri;

Kuruluşun imzalanan sözleşmeleri;

Sigorta poliçeleri;

Kredi anlaşmaları;

Mimari ve tasarım organizasyonları için;

Süreli yayınlar;

Bir envanter veya sicilin derlenmesi ile şirketin tüm belgelerinin kataloğu.

Şirketteki kayıtların derlenmesi, bir belge ve kaynak bulma süresini önemli ölçüde azaltabilir. Büyük şirketlerde, katı bir envanter ve tüm belgelerin gruplandırılması olmadan yapılamaz. Ancak küçük firmalar da böyle bir muhasebe sistemini uygulayabilirler.

Anlaşma yapan kuruluş perakende th, malları yalnızca üretici fiyatlarında değil, aynı zamanda satış fiyatlarında da dikkate alır. Hangi maliyetle ticaret şirketinin kendisi tarafından kararlaştırılacaktır. Satış fiyatının oluşumu belgelenmelidir. Perakendede, her ürün için bir kayıt derlenir. Bu, her bir üretim birimi için alış fiyatına ve satışa göre kayıt tutmayı mümkün kılar.

Malların muhasebeleştirildiği tek bir örnek yoktur. Ticaret Organizasyonuürün ve detayları hakkında eksiksiz bilgi içeren "Fiyat Kaydı" belgesinin formunu bağımsız olarak hazırlar. Bu tür kağıt, gelen tüm mallar için günlük olarak derlenir. Şirketin başkanı perakende fiyatını onaylar.

Sadece 15 - 20 dakika içinde web sitemizde çevrimiçi ve sipariş verin ücretsiz çek uzmanlarımız tarafından.

Durumunuza göre hatasız ve mümkün olan maksimum kesintilerle vergi beyannamesi vermeniz bizim için çok önemlidir.

Aşağıda gönderme talimatları vergi iadesi muayene ve liste için ilave dökümanlar ki buna da ihtiyaç duyulabilir.

Tamamlanmış 3-NDFL vergi beyannamesini 2 kopya halinde yazdırın (yalnızca tek taraflı yazdırmaya izin verilir) ve aşağıdakilere dikkat edin:

• üzerinde Baş sayfa beyanname, neredeyse en altta, sağda, bloğun üstünde "Çalışan tarafından dolduruldu vergi Dairesi", beyanla birlikte sunacağınız destekleyici belgelerin sayfa sayısını belirtmeniz gerekir;
• beyannamenin başlık sayfasında, en altta, solda, "A'da belirtilen bilgilerin güvenilirliği ve eksiksizliği" bloğunda bu beyan, onaylıyorum" - İmza ve Tarihin yazılması gerekiyor;
• Beyannamenin basılı her sayfasında, en altta Bölüm 1'den başlayarak İmza ve Tarih yazılmalıdır.

Beyannameye hangi belgelerin eklenmesi gerektiğini web sitemizin Vergi indirimleri bölümünde bulabilirsiniz.

Çoğu durumda, beyannameyi hazırlama amacı vergi iadesi ise, vergi iadesi için bir Başvuru (1. paragrafta yer alan form ve doldurulmuş bir örnek) ve 2- şeklinde bir sertifika eklemeniz gerekir. NDFL ve masrafları onaylayan belgeler.

için bir beyanname gönderin vergi Dairesi Kişisel olarak, bir temsilci aracılığıyla vekaleten veya Rusya Federasyonu'nun bir ek listesiyle posta yoluyla yapabilirsiniz.

Beyanname ile birlikte gerekli olabilecek ek belgeler:

1. vergi iadesi başvurusu Formu indir Tamamlanmış örneği indir

Almak için 3-NDFL vergi beyannamesi hazırlanması durumunda Vergi kesintileri(vergi iadesi), beyanname ile birlikte vergi iadesi başvurusu da yapılır.

Web sitemizdeki Beyannameyi doldurduysanız, bunun için ödeme yaptıktan sonra Başvuru, Kişisel Hesabınızdan çevrimiçi olarak da doldurulabilir!

Aşağıdakilere dikkat edin:

1) Başvurunun ilk sayfasında, satırlardaki veriler - iade edilecek miktar, OKTMO Kodu ve Kodu bütçe sınıflandırması- Sizin tarafınızdan hazırlanan beyannamenin 1. Bölümünde;

2) Başvuruyu doldurduktan sonra "Farklı kaydet..."e tıklayın, aksi takdirde girilen veriler kaydedilmeyebilir.

2. 3-NDFL beyannamesi gönderirken destekleyici belgelerin kaydı Formu indir Tamamlanmış örneği indir

3-NDFL vergi beyannamesi verilmesi durumunda, vergi mükellefi destekleyici belgelerin Kaydı'nı (2 nüsha) doldurma ve ekleme hakkına sahiptir. Bunu yapmazsa, vergi müfettişi bunu kendisi oluşturacaktır.
Ayrıca, müfettiş hazırlayabilir yeni kayıt Mükellef tarafından sağlanan Sicilde herhangi bir tutarsızlık veya hata olması durumunda.

Kayıt, içinde doğrudan adı geçmeyen diğer belgeleri ekleyebileceğiniz ek alanlar sağlar.

3-NDFL vergi beyannamesinin posta yoluyla sunulması durumunda, mükellefin gönderilecek tüm belgeleri gösteren 2 kopya halinde bir Yatırım Envanteri düzenlemesi gerekmektedir.

4. Mülkiyet indirimi dağıtım başvurusu Formu indir Tamamlanmış örneği indir

genele ortak mülk ve eşlerin kesintiyi kimin ve ne miktarda alacağının oranını belirleme kararı, ayrıca kesintinin eşler arasındaki dağılımına ilişkin bir açıklama eklemek gerekir.

5. Fiili maliyetlerin dağıtımına ilişkin anlaşma Formu indir Tamamlanmış örneği indir

Konut alımı ile bağlantılı olarak mülk indirimi almak için 3-NDFL vergi beyannamesi hazırlanması durumunda genele Kısmi mülkiyet ve maliklerin her birinin satın alınmasının fiili maliyetlerini, yani eşlerin kim ve ne miktarda kesinti alacağını belirleme kararları, ilgili Maliyet Paylaşımı Sözleşmesinin de eklenmesi gerekir.

6. Mülk indiriminin ipotek faizi cinsinden dağıtılması için başvuru Formu indir Tamamlanmış örneği indir

01.01.2014 tarihinden itibaren, mükellefler - eşler, Uygulamaya göre, ipotek üzerinde fiilen ödenen faizi dağıtma, yani kesintiyi kimin ve ne miktarda alacağını belirleme hakkına sahiptir. Bunun için başvurmanız gerekir ilgili AçıklamaÖdenen faizin dağılımı hakkında.