Sekreter, şirketin yüzüdür ve çoğu, çağrıları zamanında alma ve doğru şekilde dağıtma yeteneğine bağlıdır. Makale, etkili bir çağrı dağıtım algoritması sunar.
Makaleden öğreneceksiniz:
Kuruluşun izlenimi, çağrıya verilen cevaba bağlıdır. Bu yüzden Sekreter herhangi bir karmaşıklığa sahip soruları profesyonelce nasıl cevaplayacağınızı, gelen aramaları doğru şekilde nasıl ileteceğinizi, gereksiz aramaları hariç tutmayı ve aynı zamanda değerli bilgileri kaçırmamayı bilmek çok önemlidir.
Gelen aramalarla nasıl başa çıkılır. Hazır algoritma
Telefonda konuşma yeteneği bir bakıma bir sanattır. Telefonda profesyonelce iletişim kurmak ve gelen telefon görüşmelerini yetkin bir şekilde dağıtmak, düşüncelerinizi net bir şekilde formüle etme, insanlarla ilişkiler kurma becerisini geliştirmek. Bir diyalog yürütmeye hazır olun, şirketi ve lideri tanıtın ve ofiste çağrıları nasıl doğru bir şekilde dağıtacağınızı bilin.
Her durumda, sakin olun ve muhatabın davranışından memnuniyetsizliğinizi ifade etmeyin - ne tonlama ne de kelimeler.
Gelen aramaları alırken ve dağıtırken, kabul edilemez: sinirlenmek, konuşmak, aşina olmak, öğretici bir şekilde konuşmak
Telefon aramalarını almanın ve dağıtmanın iki yolu vardır - manuel ve otomatik. Her yöntemin kapsamı, kuruluşun fizibilitesi ve yetenekleri ile belirlenir.
Ofiste aramaları almak ve dağıtmak için manuel seçeneği ele alacağız. AT bu durum sekreter, bu prosedürün her aşamasını kontrol eden asıl kişidir. Genel görünümŞema 1'de sunulan bir algoritma şeklinde temsil edilebilir.
Şema 1. Gelen bir aramayı cevaplamak için algoritma
Bu algoritmayı kullanarak aramaları ve faksları alma ve dağıtma örnekleri:
- Şirket "İletişim Teknolojileri" günaydın.
- Sana yardım etmekten memnun olacağım.
Selamlama seçimi günün saatine bağlıdır. Genel kabul görmüş standart, " günaydın"- 11:00'e kadar, 17:00'ye kadar -" Tünaydın" ve 17:00'den sonra -" iyi akşamlar».
Organizasyon için dahili bir çağrıya cevap veriyorsanız, departman adını vermeniz ve kendinizi isminizle tanıtmanız yeterlidir:
- Yönetmenin Ofisi. Tatyana.
Çağrıların dağıtıldığı algoritma aşağıda sunulmuştur:
Şema 2. Çağrı dağıtım algoritması
Bir aboneyi bir yöneticiye nasıl bağlayabilirim?
Tablo 1. Gelen aramaların dağılımında size yardımcı olacak ifadeler
Bir arayandan kendisini tanıtmasını isteme |
|
Arayandan adı tekrarlaması nasıl istenir |
|
Muhatap, aramasının aktarılacağını nasıl söyler? |
|
Bir çalışana bir çağrı nasıl aktarılır |
|
Bir çalışanla nasıl bağlantı kurulur |
|
Hat meşgul olduğunda ne söylenir |
|
Abone bilgi almak, iş ortağı olmak veya işbirliği teklifi göndermek isterse ne söylemeli |
|
Bir arama sırasında başka bir hattan bir arama alırsanız ne yaparsınız? |
İlk arama:
İkinci çağrı: Dikkatli dinle. Mümkünse bağlanın veya kibarca beklemenizi isteyin. Bir dakikadan fazla konuşmayın. İlk arama:
|
Birinin sözünü kibarca nasıl kesersiniz |
|
Patronun gereksiz aramalardan nasıl korunacağı, makalesinde açıklanmaktadır. .
Telefonda kibar ve nazik bir şekilde nasıl konuşulur
Temel algoritmaları gerçekleştirmeye ve evrensel şablon ifadeleri kullanmaya ek olarak, iş için özel bir not almanızı öneririz. Şirket aramalarının nasıl yanıtlanacağına ve bunların nasıl profesyonelce ele alınacağına ilişkin ipuçları içerir (Tablo 2).
Tablo 2. Not "Profesyonel telefon iletişimi»
bizim yorumumuz |
|
Telefonu en geç üçüncü çalışta açın. |
Sadece ilk kelime değil, arayan kişinin cevap için ne kadar bekleyeceği de önemlidir. |
Muhatap adını en kısa sürede öğrenin. |
İnsanlar kişiselleştirilmiş bir tutumdan hoşlanırlar. Adı doğru duyduğunuzdan emin olun ve kullanın. |
Önemli bir iş yapıyor olsanız bile arayanı telefonda bekletmeyin. |
Beklemenin nedenini açıklayın. İzin isteyin. İzin al. Arayan kişiye teşekkür edin. Bekleme uzarsa, her 40 saniyede bir arayan kişiye dönün. Biraz daha beklemek isteyip istemediğini sorun veya geri aramak için izin isteyin. Bir arama zamanı düzenleyin. |
Hoş ve profesyonel bir tavır takın. |
Muhatabınızı dikkatlice dinleyin ve sözünü kesmeyin. Duygusal renklendirmede muhatabınızdan bir adım daha yüksek olmak gerekiyor. Örneğin, muhatap arkadaş canlısıysa, çok arkadaş canlısısınız. Muhatap tarafsızsa, arkadaş canlısısınız. Sinirliysen, tarafsız bir şekilde kibarsın. Duygusal renklendirmede nötr nezaketin altında, ne olursa olsun düşmenize gerek yok. |
Konuşmada aktif olun. İyi bir dinleyici ol. |
Sohbete katılın, inisiyatifi konuşmada tutun ve yönlendirici soruları beklemeden muhataplara eksiksiz bilgi verin. Sizden bilgi çekme etkisine izin vermeyin. |
Akıllıca konuş. Sesinizin tonuna dikkat edin. Konuşma sırasında diksiyonu takip edin. |
|
Size iletilen bilgileri ilk seferde anlamaya çalışın. |
Önemli bilgileri yazmanız gerekebileceği için kağıt ve kalemi el altında bulundurun. |
Muhatap ile güvene dayalı ve dostane bir ilişki kurun. Varsa hatalarınızı kabul edin. |
Her durumda, sakin olun ve muhatabın davranışından memnuniyetsizliğinizi ifade etmeyin - ne tonlama ne de kelimeler. Bir konuşmada kabul edilemez: sinirlenmek, aşağılamak, aşina olmak, öğretici bir şekilde konuşmak. |
Söz verdiyseniz geri arayın! Geri ararken, muhataptan konuşmanın mümkün olup olmadığını sorun. Konuşma sürenizi kontrol edin. |
Telefon görgü kuralları, arama sizden gelirse ve bağlantı kesilirse tekrar aramanızı önerir. Uzun telefon konuşmalarına güveniyorsanız, muhatapınızın size zaman ayırıp vermediğini sorduğunuzdan emin olun. Değilse, daha ayrıntılı konuşmak için ne zaman geri aramanın uygun olduğunu sorun. |
Şirket çok sayıda çağrı alırsa, bunları alma ve dağıtma sürecini otomatikleştirmeniz önerilir. Modern teknolojiler bunu yapmanıza izin verin.
Çağrı dağıtımı hakkında daha fazla bilgi için şu makaleye bakın: .
Bu makale, hangi yönlerin yarattığına dair gözlemlerimin sonucudur. iyi izlenim bir iş mektubundan.
Bu böyle olur, mektubunuza bir cevap alırsınız ve hemen içsel bir karar verirsiniz: Bu adamlarla iletişim kurmak istiyorum ve iletişim kurmaya devam edeceğim, ama bu adamlara hemen veda etmek istiyorum. Bunu hiç yaşadın mı? bende - evet. Bu tür son uygulama oldukça yakın zamanda başıma geldi: farklı şirketler dil kursları için.
Sizinkinin muhatap üzerinde iyi bir izlenim bırakması ve sizinle ticari etkileşime devam etmek istemesi sizin için önemliyse, aklınızda bulundurmanız gerekenlerle ilgili özet sonuçlarım aşağıdadır.
1. E-posta yanıt süresi.
- Olumlu mektup sonu
- mektubunuzu okurken muhatabın dikkat alanında kalan son şey. Son cümlelerde iş iletişiminin duygusal olarak olumlu atmosferini düzeltin. Alıcıda oluştur iyi ruh hali seninle tekrar konuşmak istemesini sağlamak için!
Karşılaştırmak:
Cevap seçeneği 1 | cevap seçeneği 2 |
Merhaba Maşa! Öncelikle kurumumuzu tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz! İşbirliğimizden memnun kalacağınızdan eminiz. Size fatura gönderebilmemiz için işveren firmanızın detaylarını sizden almamız gerekmektedir. Lütfen onları bu mektuba cevap olarak gönderin.….. | Merhaba Maşa! Öncelikle kurumumuzu tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz! İşbirliğimizden memnun kalacağınızdan eminiz. Size fatura gönderebilmemiz için işveren firmanızın detaylarını sizden almamız gerekmektedir. Lütfen onları bu mektuba yanıt olarak gönderin. Herhangi bir sorunuz varsa - lütfen bizimle iletişime geçin! |
4. ipucu: diyaloğu sürdürmek için muhatabı ayarlayın. Saygı göster! Rahat işbirliği havasını yaratın ve güçlendirin! Muhatap ile ticari etkileşime devam etmek için olumlu ruh halinizi ve samimi arzunuzu paylaşın!
Son ifadeler için seçenekler:
İşbirliği yapmaktan memnuniyet duyarım!
Sorularınıza memnuniyetle cevap vereceğim.
Herhangi bir sorunuz varsa - lütfen bizimle iletişime geçin!
Verimli işbirliği için sabırsızlanıyoruz,
Her zaman yardım etmeye ve sorularınızı yanıtlamaya hazır.
İçtenlikle,
İçtenlikle,
Saygılarımla,
Verimli işbirliği için saygı ve umutla,
5. İletişim bilgilerinin imzası ve bloğu.
İş yazışmalarını yürüten bir kişinin “monitörün diğer tarafında” kim olduğunu anlaması önemlidir: muhatabın adı ve soyadı, pozisyonu, iletişim bilgileri.
Bu ne için?
Ad ve soyadı - kişisel iletişim kurmanıza izin verir.
Konum - muhatabın yetki sınırlarını anlamasını sağlar ve profesyonel yeterlilik sorunları çözmede.
Koordinatlar - gerekirse ek operasyonel iletişim imkanı sağlar.
Karşılaştırın: Cevaplardan hangisi daha profesyonel görünüyor ve bilgiye daha fazla güven veriyor.
Merhaba! Enstitünüzde bir İspanyolca kursuna kaydolurken ön testi geçtim. Test sonuçlarına göre PS-A2.1 grubuna kaydedildim. Öğrenim ücretim işverenim tarafından ödenecek. Lütfen bana öğrenim ücretleri için bir fatura gönderin. Teşekkürler. Saygılarımla, Masha Petrova | |
Cevap seçeneği 1 | cevap seçeneği 2 |
Merhaba Maşa! Öncelikle kurumumuzu tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz! İşbirliğimizden memnun kalacağınızdan eminiz. Size fatura gönderebilmemiz için işveren firmanızın detaylarını sizden almamız gerekmektedir. Lütfen onları bu mektuba yanıt olarak gönderin. Herhangi bir sorunuz varsa - lütfen bizimle iletişime geçin! birkaç için son yıllarülke liderliği, özellikle sözleşmeli hizmetle ilgili olarak, ordu hizmetinin prestijini artırmak için büyük çaba sarf ediyor. Genel olarak, askeri personelin maaşları önemli ölçüde arttı, hizmet koşulları iyileşti ve devletin tüm askeri endüstrisi için finansman da arttı. Bu gibi durumlarda vatandaşlar arasında tüm Daha fazla insan hayatını orduya adamak istiyor. Binmek sözleşmeli hizmet oldukça sorunlu, çünkü tüm adaylar derinlemesine bir sınavdan geçiyor. tıbbi muayene fiziksel testlerin yanı sıra. Bu gerçeklere dayanarak, bir erkeğin B fitness kategorisine sahip olarak orduya girmesi gerçekçi olmayacaktır. Aynı zamanda, çoğu hizmet için Devlet kurumları askerlik işareti olan bir askeri kimlik gereklidir. Bu tür faktörler, devlet iktidar yapılarında kariyer yapma hırsı olan B kategorisindeki gençleri orduya girmenin yollarını aramaya zorlamaktadır. Bunu yapabilmek için askeri kimlikte geçerlilik kategorisini değiştirmek için zor bir yoldan geçmeniz gerekecek. Ek olarak, bir erkeğin hakkında konuşmak istemediği bir tür patoloji için B kategorisini aldığı durumlar vardır. Bu genellikle akıl hastalığı veya uyuşturucu bağımlılığı için geçerlidir. Gelecekte bu tür teşhislerin yardımıyla ordudan özgürlük alan bir kişinin hem istihdamda hem de aynısını elde etmede ciddi zorluklar yaşamaya başladığını hatırlamakta fayda var. sürücü ehliyeti. Bütün bunlar önemli bir bozulmaya yol açar Finansal durum tüm hayatını olumsuz etkileyen erkektir. Bu nedenle, bir gencin askerlik sicil belgesindeki uygunluk kategorisini değiştirmek için iyi bir nedeni olabilir. Hangi durumlarda kategoriyi değiştirmek mümkündür?Bir erkek, askeri kimliğinde belirtilen fitness kategorisini değiştirme konusunda ciddiyse, bunun nasıl yapılacağı hakkında bilgi alması gerekir. Öncelikle, kategoriyi şuna göre değiştirdiğinizi kabul etmeniz gerekir. Mevcut mevzuat Belki. Aynı zamanda, askeri sicil ve kayıt büroları, gençlere bu konuda yardımcı olmak konusunda çok isteksizdir. Bunun nedeni, daha önce her üç yılda bir gerçekleştirilen zorunlu tıbbi muayenenin 2005 yılından itibaren iptal edilmiş olmasıdır. Aynı zamanda gönüllü olarak yeniden muayene olabilirsiniz. Bunu yapmak için, herkes bir saniyeliğine askeri komiserliğe yönelik bir başvuru yazmak için askeri sicil ve kayıt ofisine gitmelidir. tıbbi muayene. Böyle bir ifadeye tıbbi belgelerin kopyalarının eklenmesi önerilir; bu, adamın daha önce yetersiz bir kategoriye sahip olması nedeniyle hastalığını tamamen iyileştirmeyi başardığını doğrulayacaktır. Zorlayıcı nedenlerin ve bir sağlık raporu paketinin yokluğunda, fitness seviyesini değiştirme prosedürünü başlatmanın bile bir anlamı olmadığını hatırlamak önemlidir. Bu durumda, askeri sicil ve kayıt ofisi büyük olasılıkla böyle bir dilekçeyi reddedecektir. Yani askerlik kuruluna gitmeden önce her türlü doktora gidip derinlemesine muayene olmak son derece önemlidir. Ek olarak, çeşitli dispanserlerde kaydının silinmesi için çaba gösterilmesi gerekecektir, bu nedenle işe alınan kişiye daha önce bir kategori veya başka bir kategori atanmıştır. Başvuru yapıldıktan sonra, genç adam bazı sorunlar ortaya çıkabilir. Bu nedenle, örneğin, genellikle askeri kayıt ve kayıt büroları, değerlendirilmek üzere vatandaşlardan bu tür dilekçeleri kabul etmeyi reddeder. Bu gibi durumlarda, göndermeniz gerekecektir. bu açıklama alıcıya bildirimde bulunarak posta yoluyla. Askerlik sicil ve kayıt dairesi başvuruyu aldıktan sonra 30 gün boyunca değerlendirmeye alma hakkına sahiptir. Olayların sonraki gelişimi için sadece iki seçenek vardır. Askeri kayıt ve kayıt ofisi, başvuranın talebini yerine getirebilir ve onunla ilgili ikinci bir sağlık komisyonu atayabilir veya onu dikkate almayabilir. İkinci durumda, tek çıkış yolu, askeri sicil ve kayıt bürosu personelinin hareketsizliği hakkında bir açıklama ile savcılığa başvurmak olacaktır. Pratik deneyimler, mümkün olan her türlü çabayı gösterirseniz, askeri kayıt ve kayıt ofisinden yeniden muayene yaptırmanın oldukça gerçekçi olduğunu göstermektedir. Askerlik şubesinde fitness kategorisini değiştirme süreciDaha önce atanan uygunluk kategorisine bağlı olarak, aynı modeli izleyecek olsa da, değiştirme prosedürü biraz farklı olacaktır.
SonuçlarUygunluk kategorisini değiştirme prosedürünün karmaşıklığına ve askeri kayıt ve kayıt ofisinin askere alınanlara taviz verme konusundaki isteksizliğine rağmen, pratik deneyim bunun hala yapılabileceğini göstermektedir.
Birçoğu, askeri kimlikte geçerlilik kategorisinin nasıl değiştirileceğiyle ilgileniyor. Bu, sağlık durumu olumlu yönde değiştiyse yapılabilir. Bu gerçek tıbbi bir belge ile onaylanmalıdır. Bir şey işe yaramazsa, asıl mesele panik yapmamak ve mevcut yasaları dikkatlice okumaktır. Bir vatandaş B veya D fitness kategorilerini almışsa, gelecekte bir işe başvururken sorun yaşayabilir. Örneğin, İçişleri Bakanlığı, FSB, Federal Cezaevi Servisi, Federal Uyuşturucu Kontrol Servisi, SVR, Acil Durumlar Bakanlığı gibi kuruluşlarda iş bulmaya çalışırken. Diğer şeylerin yanı sıra, birçok hükümet ve belediye kuruluşları sağlık sorunları olan, askerlik ve askerlik hizmetinden muaf olan erkek vatandaşları işe almakta acelesi yoktur. Ve yanlış karar olarak adlandırılamaz. Ne de olsa, bu tür sorumlu hizmetlerde çalışmak için belirli bir sabır ve sağlığa sahip olmanız gerekir. Yeni hükümlerin getirilmesinden sonra durum düzeldi "On askeri tıp uzmanlığı", daha önce uygunluk kategorisi B (sınırlı uygunluk) olan bir vatandaşın sağlık durumundaki bir değişiklikle bağlantılı olarak tekrarlanan tıbbi muayenesini sağladı. İkinci bir tıbbi muayeneyi başarıyla geçtikten sonra, bir asker nerede bir işaret yapar yeni kategori uygunluk askeri servis: "A" - iyi veya "B" - küçük kısıtlamalarla iyi. Bu prosedür, elbette, biraz zaman alacaktır. Ancak açıkça tanımlanmış bir hedefiniz varsa, istediğinizi elde etmede zaman bu kadar önemli bir rol oynamaz. Karara göre, yukarıda sayılan kolluk kuvvetleri ve dairelerinde hizmete kabul ile kısıtlamalar kısmen kaldırılabilir. Ama bu hiç de öyle demek değil askeri sağlık komisyonları departmanlar askeri komiserliklerden veri talep etmeyecek, hangi nedenle şu veya bu vatandaş askerlikten muaf tutuldu. Bu nedenle, bir şekilde hile yapmaya karar verirseniz, bu numara çalışmayacaktır. Her şey yasal olarak yapılmalı. Bir adayın belirli bir güç yapısında hizmete uygun veya uygun olmayan olarak tanınması konusunda bir karar verilirken, talep edilen veriler de dikkate alınacaktır. Nereden başlamalısınız? Geçerlilik kategorisini değiştirmek için askeri komiserliğe başvurmanız gerekir. yazılı açıklamada askeri komiserlik başkanı adına. Başvuru eşlik etmelidir belgesel kanıt genç adamın sağlık durumunun iyileştiğini söyledi. Ancak bundan sonra tıbbi muayene yapmak mümkündür. Bu uygulamayı göndermeniz önerilir Tescilli posta ile Rus posta servisi aracılığıyla bildirim ile. Gönderilen başvuruya yanıt yoksa, Rusya Federasyonu'nun kurucu varlığının yüksek askeri komiserliğine bir başvuru gönderebilirsiniz. Geçerlilik kategorisini değiştirmek için tıbbi muayene yapılmasıAskerlik kayıt ve kayıt ofisinde tıbbi muayeneden geçerken, askere alınan tüm hastalıklar, askerlik hizmetine uygunluğu etkileyen hastalıkların bir listesini içeren “Hastalık Takvimi” ne göre kontrol edilir. Aynı zamanda, hastalığı olan her bölümde, askere atanan bir grup belirtilir. "Hastalık çizelgesi", belirli bir organ veya sistemin hastalıklarını birleştiren birkaç alt gruptan oluşur: sinir sistemi hastalıkları, kan dolaşımı, gastrointestinal sistem, zihinsel bozukluklar, vb. Tıbbi muayeneye gelirken, asker, mevcut olan her şeyi yanında götürmelidir. tıbbi belgeler. Son muayeneden sonra başarılı bir operasyon yapıldıysa veya bir tedavi süreci tamamlandıysa, bu, sağlık kurumunun başhekimi tarafından onaylanmış özel ekstrelerle onaylanmalıdır. Yedi tıp uzmanını atlamanız gerekecek:
Herhangi bir muayene sonucunuz varsa, bunları yanınıza aldığınızdan emin olun! Gerekirse, askere diğer uzmanları ziyaret etmesi teklif edilir. Her doktor-uzman, askere bir uygunluk kategorisi atayacaktır. Bu durumda doktorların temel amacı, işe alınanların fitness grubunun doğru belirlenmesidir. Genel olarak tıbbi komisyon bir gencin tıbbi nedenlerle askerlik hizmetine uygunluğunun veya uygunsuzluğunun nihai sonucunu belirlemek. Sağlık durumu belirgin bir şekilde düzeldiyse, askere alınan kişi için uygun olarak kabul edilir. askeri servis. Aynı zamanda, "A" kategorisine (askerlik hizmetine uygun) ve "B" kategorisine (küçük kısıtlamalara uygun) atanabilir. Yedekte bulunan vatandaşların tekrarlanan tıbbi muayenesi için gerekçelerYasaya göre Rusya Federasyonu rezervdeki bir vatandaş, hizmete uygunluğunu belirlemek için tıbbi muayeneden geçebilir. Yasa, yedekte bulunan vatandaşlar için tıbbi muayeneden geçme prosedürünün ne olması gerektiğini açıkça ortaya koymaktadır. Askeri yedek, askeri ve sivil kariyerleri birleştiren erkeklerden oluşur. AT huzurlu zaman hazır durumdalar ve doğru zaman askere dönüş. Bu, topyekün savaş durumunda seferberlik ilan edildiğinde veya saldırganlar devletin topraklarına saldırdığında olur. Askeri rezervin (askeri uzmanlıklar, rütbeler, yaş vb.) doğru kayıtlarını tutmak için insanlar çeşitli bölgelere dağıtılır. özel kategoriler rezerv (askeri bilette belirtilirler). Kimler askeri kimlikteki kategoriyi değiştirebilir?istemek tamamen meşrudur yeniden araştırma Rezerve gönderdiğiniz hastalığı tamamen veya neredeyse iyileştirdiyseniz. Günümüzde modern tıp, ölümcül hastalıkları bile tedavi etmeyi mümkün kılıyor. Göz küresi üzerinde bir operasyon gerçekleştirilerek görme kolayca geri yüklenir. Mide ülserleri uygun diyet ve uygun ilaçlarla kolayca tedavi edilebilir. Elbette, iyileşen hastalıklar askerlik sırasında tekrar kendini hissettirebilir, ancak çoğu zaman devlet kurumlarında çalışırken tekrar ortaya çıkmazlar.
Birçoğu muhtemelen "beyaz askeri kimlik" gibi bir şey duymuştur. Etkileyici bir miktar ödeyerek elde edilir memurlar askeri ofiste. Hiçbir durumda bu şekilde gitmenizi tavsiye etmiyoruz, çünkü bu sadece gelecekteki kariyerinizin çökmesine değil, aynı zamanda idari ve cezai sorumluluk. Ayrıca, sizin için önemli bir belgeyi yasa dışı yollardan elde ettiğiniz için her zaman merak içinde olacaksınız. Askeri kartta kategoriyi değiştirmek elbette biraz zamanınızı alacaktır. Ancak gerekli çaba gösterilmeden hiçbir şey elde edilemez! |