1. Darbo kodeksas RF, straipsniai, 230.1
2. , kuris įpareigoja tam tikrą dokumentaciją saugoti per norminiuose aktuose nustatytus terminus.
3. (toliau – Sąrašas), kuriame apibrėžiami visų organizacijų įsipareigojimai, susiję su dokumentų saugojimu, įskaitant buhalterinę apskaitą, mokesčius ir personalą.
4. „Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės“, patvirtintos Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu (yra metodinio ir informacinio pobūdžio).

Nepamirškite, kad taisyklės yra patariamojo pobūdžio.

Reikėtų atkreipti dėmesį į paskutiniai pakeitimai in federalinis įstatymas 2016 m. kovo mėn. įvestas Įstatymo 125-FZ 22 straipsnio 1 dalyje, kurioje nustatomi nauji bylų nomenklatūros saugojimo organizacijoje laikotarpiai, ypač įsakymams dėl personalo, sukurtų po 2003 m., o ne 75 metų laikotarpį, naujas terminas– 50 metų.

Reikėtų atkreipti dėmesį į konfliktą, kilusį dėl šių pokyčių. Pagal str. Minėto įstatymo 3 str., absoliučiai visa informacija apie personalą yra susijusi su archyviniais dokumentais, atspindinčiais darbuotojo darbo santykius su darbdaviu. Tačiau įsakymu Nr.558 patvirtintame Sąraše naujų pakeitimų nebuvo. Dėl to kilo nesutarimų. Kai kurių ekspertų nuomone, tik dokumentams pagal bylų nomenklatūrą su fiksuotu 75 metų saugojimo terminu saugojimo terminas keičiasi nuo 75 iki 50. Kitų teigimu, naujos sąlygos galioja visam archyvui.

Sandėliavimo taisyklės

Už priežiūrą atsakingas darbuotojas personalo biuro darbas ir informacijos saugojimą, skiria organizacijos vadovo įsakymu, jo funkcines pareigas nustatyta pareigybės aprašyme.

Personalo informacija formuojama atvejais pagal patvirtintą.

Formuojant bylas reikėtų suprasti vykdomų dokumentų grupavimą į bylas (aplankus) pagal bylų nomenklatūrą.

Žemiau pateikiama bylų kūrimo procedūra

1. Ant dėklo viršelio turi būti nurodyti šie duomenys:

• organizacijos pavadinimas (visas)
• struktūrinio padalinio pavadinimas (visas)
• bylos numeris (pagal nomenklatūrą)
• bylos pavadinimas
• dokumentų saugojimo terminas pagal nomenklatūrą

2. Į bylą pateikti:

• tik užpildytus ir įformintus dokumentus
• vienas originalus egzempliorius, išskyrus kelis atvejus
• paskelbta per vienerius kalendorinius metus

Korpuso viduje popieriai surašomi eilės tvarka pagal numerius ir datas, viršijus 250 lapų arba tūrį (4 cm), dokumentas padalijamas į tomus. Paskelbta didelėse organizacijose didelis skaičiusįsakymai, kaip taisyklė, yra pateikiami skirtingose ​​bylose (pavyzdžiui, įsakymai dėl atostogų suteikimo vaikui prižiūrėti, įsakymai dėl atostogų suteikimo neatlygintinai ir kt.).

Galiojimo laikas

Dokumentų saugojimo terminai nurodyti lentelėje.

Laikymo laikotarpis	vardas
	neįdarbintų asmenų duomenys
	atostogų grafikai
	kredencialus, kuriuos reikia patikrinti darbo veikla ir darbuotojų patirtis
	įrašai apie darbo drausmė
	aktai, nuostatai, saugos ataskaitos
	išrašai apie darbo sąlygų gerinimą ir darbo apsaugą
	saugos ir jos laikymosi dokumentai
	kelionės dokumentai
50 metų (savininko reikalavimu)	asmeninė informacija, originalai (pažymėjimai, diplomai, darbo knygos, sertifikatai ir kt.)
	charakteristikos ir asmenines korteles darbuotojų
	darbo sutartys
Nuolat	kolektyvines sutartis
	vadovų asmens bylos

Detalesnė organizacijų veikla pateikta Sąraše, kurį sudaro 12 skyrių. Tiesiogiai į personalo aptarnavimas apima: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Žemiau yra lentelė, rodanti orientacinis sąrašas personalo dokumentus.

Nuolatinis galiojimo laikas
Asmens duomenų apsaugos reglamentas
Sertifikavimo taisyklės
Mokymo sistemos nuostatai
Užsakymai pagrindinei veiklai
Ilgalaikis saugojimas
Įsakymai dėl priėmimo, perkėlimo, atleidimo, išvykimo be atlyginimo
Priėmimo, perkėlimo, atleidimo įsakymų registravimo žurnalai, knygos
Darbo sutartys, susitarimai su jomis
		prieš pakeičiant nauju
Profesijų sąrašai		iki poreikio pabaigos

Terminuoti dokumentai komercinėse organizacijose saugomi iki jų likvidavimo. Tačiau valstybėje ir savivaldybių organizacijos dokumentacija yra įtraukta laiku archyvavimui.

Reikėtų atsižvelgti į ypatingą vaidmenį ekspertų komisija nustatant bylų saugojimo terminus personalo tarnyboje. 1 schemoje galite pamatyti aukščiau pateikto kūno išspręstas užduotis.

Tokios komisijos darbo reglamentas, kaip taisyklė, rengiamas remiantis Federalinio archyvo 1995 m. sausio 19 d. įsakymu Nr. 2 „Dėl patvirtinimo“. pavyzdinga padėtis nuolatinėje įstaigos, organizacijos, įmonės ekspertų komisijoje.

Nustatant terminus bylų nomenklatūros 4 stulpelyje, pažymima:

• pagal protokolą (EB), jei jo nėra - organizacijos vadovo įsakymas;
• „kol pasibaigs poreikis“ arba „kol bus pakeistas naujais“, t.y. saugojimo terminą organizacija nustato savarankiškai (ne trumpiau kaip 1 metai).

Dokumentų saugojimo terminas pagal bylų nomenklatūrą prasideda kitos sausio 1 d kalendoriniai metai. Bylos, kurių saugojimo terminai pasibaigę, ruošiamos naikinti.

Nepriimtina sutrumpinti saugojimo terminus, nurodytus sąrašuose ar taisyklėse. Jei dviejuose reglamentuose tos pačios rūšies informacijai nustatyti skirtingi saugojimo terminai, geriau pasirinkti ilgesnį laikotarpį.

Administracinė atsakomybė

Art. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 punktai numato įvairią administracinę ir civilinę atsakomybę už pažeidimus, susijusius su dokumentų saugojimu - įspėjimu, bauda, ​​teisės atėmimu.

Arbitražo praktika

Atvejai, kai administracinių nusižengimų archyvų teisės aktų srityje yra svarstomi civilinis ieškinys. Šiuo metu kontrolė dažniausiai yra skirta nustatyti esamų pažeidimų. Inspektoriai vadovaujasi 2007 m. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos saugojimo organizavimo taisyklėmis: nepaisant to, kad norminis aktas yra kiek pasenęs, naujas nesukurtas.

Šiuo metu naudojamas minimalios baudos pagal str. 13.20 val., tačiau tuo džiaugtis nereikėtų, nes jie daugiausia taikomi valstybės ir savivaldybių archyvams. Tačiau kalbant apie komercinės organizacijos dalyvauja str. 13.25 val., Kai baudos yra eilės tvarka didesnės ir siekia iki 300 000 rublių.

Personalo dokumentų galiojimo laikasnustatyta įstatyme: vieni popieriai gali būti sunaikinti po poros metų, o kitus teks saugoti visam laikui. Iš šio straipsnio sužinosite apie personalo dokumentų saugojimo laikotarpio nustatymo niuansus.

Kodėl reikia saugoti personalo dokumentus ir kas lemia jų saugojimo terminą

Už personalo apskaitos tvarkymą atsako visi darbdaviai. Tai nustato str. 2004 m. spalio 22 d. įstatymo Nr. 125-FZ 17 str archyvavimas in Rusijos Federacija. Prieš šį įstatymo reikalavimą visi yra lygūs: įmonės, individualūs verslininkai ir valstybinės įstaigos.

Personalo dokumentacija užima didelę vietą bendrame darbdavio surašytų dokumentų apimtyje. Jeigu jame dirba keli šimtai ar tūkstančiai darbuotojų, personalo dokumentų skaičius gali siekti kelis tūkstančius vienetų. Bet be tokių dokumentų neapsieina net ir mikro darbdaviai, kuriuose dirba 2-3 žmonės. Ir visi jie saugomi įstatymų nustatytais terminais.

Pagrindinis bruožas, susijęs su personalo dokumentų saugojimo terminais, yra laikotarpis, per kurį jie negali būti sunaikinti. Pavyzdžiui, informacija, susijusi su personalu, saugoma ilgai (75 metus arba per visą įmonės gyvavimo laikotarpį). Tokie personalo dokumentai apima darbo sutartis ir papildomų susitarimųį juos – darbuotojų asmenines korteles ir kitus darbdavio sukurtus popierius, susijusius su jo darbo santykiais su darbuotoju.

Personalo tarnyboje suformuotų bylų galiojimo laiką įtakoja daug veiksnių. Pavyzdžiui, dėl įvairaus laipsnio atostogų grafikų svarba ir personalasšių dokumentų saugojimo terminai skiriasi 5 kartus (atitinkamai 1 metai ir 5 metai).

Nuo 2016-03-13 iki 50 metų sutrumpintas kai kurių dokumentų apie personalą saugojimo terminas. Plačiau apie tai – medžiagoje .

Darbo sutartis ir pavojingoje gamyboje dirbančių darbuotojų sąrašas

Iš pirmo žvilgsnio sunku suvokti šių 2 dokumentų bendrumą. Darbo sutartis – tai rašytinis darbuotojo ir darbdavio susitarimas, kuriame apibrėžiamos pagrindinės sutarties šalių pareigos ir teisės, nurodomas darbo ir poilsio režimas, apmokėjimo sąlygos, taip pat kita. būtinas sąlygas. Jis surašomas individualiai su kiekvienu samdomu darbuotoju, jame yra darbuotojo ir direktoriaus parašai.

Straipsnyje galite susipažinti su darbo sutarties pavyzdžiu ir atsisiųsti jo formą. .

Dirbančių darbuotojų sąrašas kenksminga gamyba, yra sudarytas sąrašo forma ir jame nėra darbuotojų parašų. Bet su kiekvienu išvardintu darbuotoju savo darbo sutartis turėtų būti nuoseklus, pvz. svarbi savybė darbo užmokestis kaip kompensacija už sunkus darbas ir dirbti kenksmingose ​​ir (arba) pavojingomis sąlygomis darbas (su darbo sąlygų darbo vietoje ypatybių aprašymu).

SVARBU! Jeigu įmonės darbuotojas dirba sunkias, pavojingas ar kenksmingos sąlygos(jei yra atitinkamas stažas), jam skiriama pensija pagal p. 1-10, 12 p. 1 str. 400-FZ 30 str.

Tačiau šie dokumentai turi svarbią vienijančią savybę – jų saugojimo terminas yra 75 metai.

SVARBU! Personalo dokumentų saugojimo organizacijoje laikotarpis nustatomas remiantis Tipinių archyvinių dokumentų sąrašu, patvirtintu Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558.

Personalo dokumentų galiojimo laikas pagal pavyzdį

Apie laikotarpius, per kuriuos turėtų būti saugoma personalo dokumentacija, pakalbėsime konkrečiu pavyzdžiu.

Savina N.P., „Premiere LLC“ buhalterė, buvo informuota, kad, be tiesioginių pareigų, susijusių su buhalterinė apskaita ir ataskaitų teikimą, ji taip pat turės vesti personalo apskaitą. Vadovybės teigimu, personalo dokumentų srautasįmonėje yra nereikšminga ir tai užtruks šiek tiek laiko, nes įmonėje dirba 18 žmonių.

Sutinku su šiais papildomos pareigos, Savina N. P. pradėjo eiti pareigas. Kadangi buhalterinių darbų buvo daug, tiesioginės buhalterinės pareigos iš jos atėmė viską. darbo laikas. Personalo dokumentų nereikėjo taip dažnai – naujų darbuotojų neatsirado, likusieji sėkmingai dirbo savo vietose, iki šiol niekas nevykdavo į komandiruotes, įmonėje nebuvo praktikuojamas vidinis perkėlimas iš vienos darbovietės į kitą. Todėl į spintą su personalo dokumentais praktiškai niekas nežiūrėjo.

Nepaisant to, buhalterė Savina N. P. nepamiršo savo personalo pareigų, todėl pateikusi kitą ataskaitą pradėjo nagrinėti tuo metu turimus personalo dokumentus. Susipažinimo su „personalo“ kabineto turiniu rezultatai pasirodė nuviliantys - dokumentai buvo sudėlioti atsitiktinai į aplankus, darbuotojų asmens bylos nebuvo iki galo užpildytos, dalis dokumentacijos sunyko dėl ilgo saugojimo arba buvo kietai. - skaityti tekstą. Atskirose bylose buvo pateikti dokumentai iš skirtingi terminai saugojimo (1 metai, 3 metai, 5 metai ir 75 metai), įskaitant kai kurie iš jų prarado informacijos laikymo savybes.

Griovimo darbai personalo dokumentacija Savina N.P. pradėjo nuo visų turimų personalo dokumentų susisteminimo. Prieš atsikratydama sugadintų ar neįskaitomų dokumentų, ji nusprendė pasidomėti reguliavimo terminai saugykla, numatyta Sąraše patvirtintame įsakymu Nr.558. Jo darbo rezultatai bus aptarti kitame skyriuje.

Galiojimo termino lentelė

Spintelę su personalo dokumentacija sudarė keli skyriai. Buhalterė Savina N. P. popierių analizę pradėjo nuo pirmojo skyriaus. Jos darbo rezultatai pateikti lentelėje.

vardas	Informacija iš Sąrašo, patvirtinto įsakymu Nr.558			Dokumento būsena
		Galiojimo laikas	Pastaba
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai už laikotarpį nuo 2005 iki 2016 m			(1) Sunkiomis, kenksmingomis ir pavojingomis darbo sąlygomis – 75 metai	Dalinis tekstinės informacijos praradimas
„Premiera LLC“ papildomų darbuotojų sąrašai 2007–2010 m				Sunku skaityti
Darbuotojų asmens bylos				Galimi asmeniniai failai pilnai trūksta darbuotojų, trūksta 3 darbuotojų
„Premiera LLC“ neįdarbintų asmenų gyvenimo aprašymai ir anketos 2012-2017 m.
Darbuotojų kelionės pažymėjimai 2016 m
„Premiera LLC“ darbuotojų, išėjusių į pensiją 2006–2016 m., sąrašai
2006-2016 metų atostogų grafikai				Tekstas iš dalies išbluko nuo saulės spindulių poveikio
Įsakymai administraciniais ir ūkiniais klausimais 2006-2016 m
OOO Premiera pagrindinės veiklos užsakymai 2006-2016 m		Visą įmonės veiklos laikotarpį

Saugojimo laikas nesibaigė, o dokumentas sugadintas – ką daryti?

Iš ankstesniame skyriuje pateiktos lentelės matyti, kad iš dalies pažeisti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, kurių tinkamumo vartoti terminas pagal Sąrašą yra 75 metai. Kadangi šiuos duomenis surašė pats darbdavys, o informacija apie OOO „Premiera“ darbuotojų dirbtą laiką buvo saugoma apskaitos kompiuteryje, sugadintų kopijų atkūrimo klausimas nėra sudėtingas.

Neįmanoma tiesiog išmesti nebetinkamų naudoti darbo laiko apskaitos žiniaraščių (nepakeičiant jų panašiais) – tuomet bus neteisėtai sutrumpinti normatyvai nustatyti tokio tipo personalo dokumentų saugojimo terminai. O tai gresia nuobauda įmonės vadovybei (Įstatymo „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“ Nr. 125-FZ 27 straipsnis).

Bet jūs galite atsikratyti atostogų grafikų - juos reikia saugoti tik 1 metus, o kol bus sutvarkyta personalo dokumentacija, ji jau yra pasibaigusi (išskyrus 2016 m. grafikus). Išblukusių 2006-2015 metų kopijų atkurti nereikės.

Sunkiai įskaitomi 2007–2010 metų premijuotų darbuotojų sąrašai gali būti visiškai sunaikinti – baigėsi ir jų 5 metų saugojimo laikotarpis.

Tačiau gerai išsilaikę pretendentų į darbą Prestige LLC 2012–2017 m. gyvenimo aprašymai ir anketos, taip pat įmonės darbuotojų, išėjusių į pensiją 2006–2016 m., sąrašai turi būti surūšiuoti, atidedant saugojimui tuos, kurių galiojimo laikas tęsiasi. .

Dingusios darbuotojų asmens bylos turi būti registruojamos (arba atkuriamos), o likusios – papildomai įdarbinant, vėliau organizuojant jų saugojimą Sąraše nustatytam 75 metų laikotarpiui.

Reikėtų pažymėti, kad dokumentus tiesiog išmeskite su pasibaigęs saugoti negalima. Šiuo atveju dokumentų su registracija tikrinimui yra numatyta speciali tvarka specialus veiksmas. Tik tada popieriai tvarkomi įmonei tinkamu būdu.

Daugiau informacijos apie tai, kaip sunaikinti dokumentus, rasite šiame straipsnyje. .

Rezultatai

Personalo dokumentų galiojimo laikas gali skirtis. Pavyzdžiui, 1 metai atostogų grafikams arba 5 metai administracinės ir ūkinės veiklos užsakymams. Dauguma personalo įrašų saugomi kur kas ilgiau, pavyzdžiui, darbuotojų asmens byloms numatytas 75 metų saugojimo terminas.

Pametus ar sugadinus personalo dokumentą, kurio saugojimo terminas dar nepasibaigęs, jis turi būti atkurtas. Sąmoningai mažinti pagal įstatymą terminai saugoti draudžiama. Atsikratyti pasibaigusio galiojimo popierių galima, bet tik atlikus specialų patikrinimą ir atlikus aktą.

Dėl to pasikeitė personalo dokumentų galiojimo laikas.

Taigi dabar personalo dokumentų laikino saugojimo laikotarpis, sukurtas iki 2003 m., yra 75 metai, o sukurti nuo 2003 m. – 50 metų.

Naujos sąlygos įsigalioja 2016 m. kovo 13 d.
FEDERALINIS ĮSTATYMAS
2016 m. kovo 2 d. Nr. 43-FZ
Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ pakeitimų
Priimta
Valstybės Dūma
2016 m. vasario 17 d

Įtraukti į 2004 m. spalio 22 d. federalinį įstatymą Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys, 2004, Nr. 43, str. 4169; 2013, Nr. 7, str. 611 ; 2014, Nr. 40, 5320) šiuos pakeitimus:

1) 22 straipsnio 4 dalies "b" papunktyje žodžiai "personalo dokumentai" neįtraukiami;

2) papildyti 22.1 straipsnį tokiu turiniu:

„22.1 straipsnis. Darbuotojų dokumentų laikino saugojimo sąlygos

1. Dokumentai apie personalą (išskyrus šio straipsnio 3 dalyje nurodytus dokumentus), sukurti iki 2003 m., saugomi:

1) valstybės įstaigose, vietos savivaldos institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai - per 75 metus nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus jų galiojimo laikui. nurodytą laikotarpį saugojimas;

2) valstybėje ir savivaldybės archyvas, kuri gauna dokumentus apie likviduojamo personalą vyriausybines agentūras, vietos valdžios institucijos, valstybės, savivaldybių ir nevyriausybinės organizacijos, - nuo gavimo dienos ir iki 75 metų termino nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nurodytam saugojimo laikui;

3) kitose organizacijose – ne mažiau kaip 75 metus nuo įsteigimo dienos.

2. Dokumentai apie personalą (išskyrus šio straipsnio 3 dalyje nurodytus dokumentus), sukurti nuo 2003 m., saugomi:

1) valstybės įstaigose, vietos savivaldos institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai - per 50 metų nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nurodytam terminui. saugojimo laikotarpis;

2) valstybės ir savivaldybių archyvuose, kuriuose gaunami dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevalstybinių organizacijų personalą – nuo ​​jų gavimo dienos ir iki 50 metų nuo sukūrimo dienos. dokumentų vertės patikrinimas pasibaigus nurodytam saugojimo terminui;

3) kitose organizacijose - ne mažiau kaip 50 metų nuo įsteigimo dienos.

3. Dokumentai apie personalą, sudaryti dėl piliečių perėjimo viešoji tarnyba, kuri nėra valstybė Civilinė tarnyba, yra saugomi:

1) valstybės įstaigose, kuriose piliečiai atliko valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės tarnyba, - per 75 metus nuo valstybės tarnybos pasibaigimo su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nustatytam saugojimo terminui;

2) valstybės archyvuose, į kuriuos gaunami dokumentai apie šios dalies 1 punkte nurodytų likviduotų valstybės įstaigų personalą - nuo gavimo dienos ir iki 75 metų termino nuo valstybės tarnybos pasibaigimo su ekspertize dienos. dokumentų vertė pasibaigus nurodytam saugojimo terminui.

Rusijos Federacijos prezidentas
V. Putinas

Kokie yra laikino archyvinių dokumentų saugojimo terminai? federalinis įstatymas 2016 03 02 Nr. 43-FZ? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumentų saugojimas ir laikinas dokumentų saugojimas Archyvinis fondas RF?

Dokumentai apie personalą – tai archyviniai dokumentai, atspindintys darbuotojo darbo santykius su darbdaviu. 2016 m. kovo 2 d. federaliniame įstatyme Nr. 43-FZ „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“ pakeitimų“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 43-FZ) buvo nustatytos tokių dokumentų laikino saugojimo sąlygos. . Kokie yra šie terminai? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumentų saugojimas ir laikinas Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų saugojimas? Kokios yra dokumentų saugojimo įstaigos archyve ypatybės? Kokia tvarka dokumentai naikinami pasibaigus jų saugojimo terminui? Kaip vyksta dokumentų perdavimas į valstybės ar savivaldybių archyvus? Atsakymus į šiuos klausimus rasite pateiktame straipsnyje.

Dėl pareigos užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą

Pagal str. 2004 m. spalio 22 d. federalinio įstatymo Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ) 3 str., archyvinis dokumentas yra medžiagos laikmena su jame įrašyta informacija, kuris turi duomenis, leidžiančius jį identifikuoti, ir yra saugomas dėl nurodyto vežėjo ir informacijos reikšmės piliečiams, visuomenei ir valstybei. Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai - archyviniai dokumentai, kurie išlaikė dokumentų vertės egzaminą, įtraukiami į valstybės apskaitą ir nuolat saugomi.

Remiantis 1 str. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 17 straipsnis, pareiga užtikrinti archyvinių dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, saugumą taikoma:

• valdžios organams;
• vietos valdžiai;
• apie organizacijas;
• apie dalyvaujančius piliečius verslumo veikla nesukūrus juridinio asmens.

Valstybinės institucijos, vietos valdžia savivaldybės rajonas, miesto rajonas ir miesto rajonas privalo sukurti archyvus, skirtus archyviniams dokumentams, sudarytiems vykdant savo veiklą, saugoti, įsigyti, apskaityti ir naudoti (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 13 straipsnio 1 dalis).

Pastaba

Archyvas - įstaigos struktūrinis padalinys, renkantis, fiksuojantis, saugojantis ir naudojantį archyvinius dokumentus (GOST R 7.0.8-2013 " nacionalinis standartas Rusijos Federacija. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“, patvirtintas 2013 m. spalio 17 d. Rosstandart įsakymu Nr. 1185-st). Archyvo veiklą nustatantis norminis ir metodinis dokumentas yra Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės (patvirtintos Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu).

Siekiant užtikrinti bendrus principus Organizuojant archyvinių dokumentų saugojimą, įsigijimą, apskaitą ir naudojimą, valstybės institucijos, vietos valdžios institucijos ir organizacijos, dirbdamos su archyviniais dokumentais, turėtų vadovautis Rusijos Federacijos teisės aktais (įskaitant specialiai nustatytas taisykles). Vyriausybės įgaliota RF federalinė agentūra vykdomoji valdžia), Rusijos Federaciją sudarančių subjektų ir savivaldybių teisės aktai teisės aktų(Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 5 dalis, 14 straipsnis). Minėtos taisyklės visų pirma apima Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisykles. valstybės valdžia, vietos valdžios institucijos ir organizacijos .

Archyvinių dokumentų saugumas užtikrinamas jų saugojimo laikotarpiais, nustatytais federaliniais įstatymais, kitais Rusijos Federacijos norminiais teisės aktais, taip pat dokumentų sąrašais, numatytais 3 str. 6 ir 1 str. 23 nurodyto įstatymo.

3 str. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 6 straipsnyje nustatyta, kad standartinių archyvinių dokumentų sąrašus, nurodant jų saugojimo terminus, taip pat šių sąrašų naudojimo instrukcijas tvirtina Rusijos vyriausybės specialiai įgaliota federalinė vykdomoji institucija. Federacija. Šiuo metu veikia:

Sąrašas sudarytas pagal federalinį įstatymą Nr. 125-FZ, atsižvelgiant į kitų federalinių įstatymų ir kitų Rusijos Federacijos norminių teisės aktų, reglamentuojančių sudėtį ir saugojimo terminus, nuostatas. tam tikrų tipų dokumentus. Galima daryti prielaidą, kad atlikus Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ pakeitimus, šis sąrašas taip pat bus pakeistas.

Prisiminkite, kad personalo dokumentacija sąraše yra skirta skyriui. 7" Darbo santykiai“ ir 8 „Pagalba personalui“. Be to, kai kurie personalo dokumentai pateikiami kituose šio sąrašo skyriuose. Pavyzdžiui, personalas, pareigybių aprašymai nurodyta 1.2 punkte " Organizaciniai pagrindai valdymas“ sek. 1 „Valdymo sistemos organizavimas“.

Atsižvelgiant į dokumentų svarbą, galimi šie dalykai:

• nuolatinis Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų saugojimas;
• laikinas archyvinių dokumentų saugojimas;
• laikinas Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimas.

Nuolatinis Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimas apima tokių dokumentų saugojimą nenustatant termino (neribotas saugojimas) (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 12 punktas, 3 straipsnis).

Laikinas archyvinių dokumentų saugojimas atliekamas iki jų sunaikinimo per norminių teisės aktų numatytus terminus (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 13 punktas, 3 straipsnis).

Kalbant apie laikiną Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimą, vadovaujantis 14 str. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 3 straipsnis yra šios kategorijos dokumentų saugojimas iki tol, kol jie perduodami nuolatiniam saugojimui. Tokio perdavimo tvarką nustato 2006 m. 21 Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ.

Pagal 1 str. 1 dalies taisykles. 21 Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ, Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai, esantys valstybėje arba savivaldybės nuosavybė, pasibaigus jų laikino saugojimo valstybės įstaigose, savivaldybių ar valstybės ir savivaldybių organizacijose terminui, perduodami nuolatiniam saugojimui į atitinkamą valstybės ir savivaldybių archyvą.

Bylų nomenklatūra padės tinkamai organizuoti dokumentų saugojimą biuro darbo metu, taip pat juos ruošiant archyviniam saugojimui. Bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų pavadinimų sąrašas, įrašytas į organizacijos biurą, nurodant jų saugojimo laikotarpius pagal nustatyta forma(Organizacijų archyvų veiklos pagrindinių taisyklių 3.4.1 punktas). Bylų nomenklatūros forma pateikta Taisyklių 7 priede.

Bylų nomenklatūra naudojama atliekant dokumentų vertės ekspertizę, taip pat nustatant bylų, kuriose yra laikino saugojimo dokumentai, galiojimo laiką (Organizacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių 2.3.3 punktas).

Remiantis Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių 3.4.3 punktu, bylų nomenklatūra yra pagrindas nuolatinio ir laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo bylų inventorizacijai ir pagrindiniam buhalteriniam dokumentui raštvedyboje surašyti. o organizacijos archyve fiksuojamas laikinųjų bylų (iki 10 metų imtinai) saugojimas. Nomenklatūroje fiksuota bylų sisteminimo schema gali būti panaudota kuriant įformintų dokumentų bylų spintos schemą.

Dėl personalo dokumentų laikino saugojimo sąlygų

Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų laikino saugojimo sąlygos iki jų perdavimo nuolatiniam saugojimui yra nustatytos 1 str. 125-FZ federalinio įstatymo 22 str. Prieš pakeičiant punktų. Šio straipsnio 4 dalies b) dokumentams apie personalą buvo numatytas laikino saugojimo terminas iki patekimo į valstybės ir savivaldybių archyvus – 75 metai. Tačiau pagal Federalinio įstatymo Nr. 43-FZ pakeitimus ši taisyklė iš pastraipų teksto. „b“ straipsnio 4 dalis. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 22 straipsnis buvo pašalintas. Dabar atskiras straipsnis skirtas personalo dokumentų laikino saugojimo sąlygoms - str. 22.1.

Pažymėtina, kad federalinis įstatymas Nr. 43-FZ numato personalo dokumentų saugojimo laikotarpį sutrumpinti nuo 75 iki 50 metų.

Tiesa, ši naujovė netaikoma personalo dokumentams:

• sukurta iki 2003 m.;
• susidarė dėl piliečių perėjimo į valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės valstybės tarnyba.

Taigi, priklausomai nuo sukūrimo datos, dokumentai saugomi:

Sukurti personalo dokumentai	Iki 2003 m. (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 1–3 punktai, 1 dalis, 22.1 straipsnis)	Nuo 2003 m. (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 1–3 straipsniai, 2 dalis, 22.1 straipsnis)
Valstybės institucijose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai.	Per 75 metus nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nurodytam saugojimo terminui	Per 50 metų nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nurodytam saugojimo terminui
Valstybės ir savivaldybių archyvuose, į kuriuos patenka dokumentai apie likviduotų valstybės įstaigų personalą,	Nuo gavimo dienos ir iki 75 metų termino pabaigos nuo sukūrimo su dokumentų vertės patikrinimu datos	Nuo gavimo datos ir iki 50 metų pabaigos nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu po
vietos valdžios institucijos, valstybinės, savivaldybių ir nevalstybinės organizacijos	pasibaigus nurodytam saugojimo terminui	pasibaigus nurodytam saugojimo laikui
Kitose organizacijose	Mažiausiai 75 metai nuo sukūrimo datos	Mažiausiai 50 metų nuo sukūrimo datos

Remiantis 3 str. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 22.1 punkte saugomi dokumentai apie personalą, sudarytą dėl piliečių, kurie nėra valstybės tarnyba, einantys valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės tarnyba:

• valstybės įstaigose, kuriose piliečiai atliko valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės tarnyba, - per 75 metus po valstybės tarnybos pasibaigimo su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nustatytam saugojimo terminui;
• valstybės archyvuose, į kuriuos gaunami dokumentai apie 3 dalies 1 punkte nurodytų likviduotų valstybės įstaigų personalą – nuo ​​gavimo dienos ir iki 75 metų termino nuo valstybės tarnybos pasibaigimo su valstybės tarnybos vertės patikrinimu dienos. dokumentus pasibaigus nustatytam saugojimo terminui.

Dokumentų saugojimas įstaigos archyve

Nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentai, užbaigti raštinės darbu, turi būti perduoti saugoti į įstaigos archyvą.

Pagal Pagrindinių Įstaigoje esančių organizacijų archyvų veikimo taisyklių 3.7.2 p., kiekvienas struktūrinis padalinys kasmet privalo sudaryti inventorizacijas pagal tiesioginį metodiniai nurodymai archyvas. Pagal šiuos aprašus dokumentai perduodami archyvui. Struktūrinių padalinių sudaryti inventoriai yra pagrindas rengti įstaigos reikalų suvestinę, kurią rengia archyvas ir pagal kurią bylas teikia nuolatiniam saugojimui.

Pastaba

Archyvinis inventorius – archyvinis žinynas, kuriame yra sisteminis archyvinio fondo saugojimo vienetų, rinkinių sąrašas ir skirtas juos apskaityti bei jų turiniui atskleisti (Organizacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių 3.7.1 punktas). Aprašymai sudaromi atskirai:

• verslo reikalais nuolatinis saugojimas;
• laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejais;
• dėl personalo bylų;
• dėl bylų, kurias sudaro tik šiai institucijai būdingi dokumentai (teisminės, tyrimo bylos, moksliniai pranešimai temomis ir kt.).

atvejų aprašymai struktūriniai padaliniai yra surašomos nustatytos formos (Organizacijų archyvų pagrindinių darbo taisyklių 12 priedas) trimis egzemplioriais ir pateikiami įstaigos archyvui praėjus vieneriems metams nuo raštvedybos bylų baigimo.

Dokumentacijos perdavimas į archyvą vykdomas pagal archyvo sudarytą grafiką, suderintą su struktūrinių padalinių, perduodančių dokumentus į archyvą, vadovais ir patvirtintą įstaigos vadovo.

Laikinojo saugojimo (iki 10 metų) dokumentai neperduodami saugoti į įstaigos archyvą. Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių 3.3.2 punkte nustatyta, kad tokia dokumentacija saugoma padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo terminui, sunaikinama.

Pastaba

Įstaigos archyvas komplektuojamas ekspertų komisijos atrinktos dokumentacijos lėšomis.

Įstaigoje nuolat veikianti ekspertų komisija, remdamasi dokumentų vertės kriterijais, atrenka juos saugoti įstaigos archyve (atlieka jų vertės ekspertizę). Archyvas atlieka dokumentų vertės tyrimą, parinkdamas juos nuolatiniam saugojimui, vadovaudamasis atitinkamo valstybės ar savivaldybės archyvo metodiniais nurodymais (Organizacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių 2.3.4 punktas).

Dokumentų sunaikinimas pasibaigus jų saugojimo terminui

Bylų skyrimo naikinti aktai surašomi surašius nuolatinio ir laikinojo saugojimo terminų bylų archyvines inventorizacijas. Bylų ir aktų inventorius turėtų svarstyti ekspertų komisija m vienas kompleksas ir patvirtintas įstaigos vadovo (Organizacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių 3.7.24 p.).

Patvirtinus įstaigos inventorizacijas, leidžiama sunaikinti dėžes su laikinais saugojimo terminais patvirtintas inventorizacijas atitinkančiam laikotarpiui.

Bylų naikinimas įforminamas įstaigos vadovo patvirtintu bylų, kurios neskirtinos saugoti, paskyrimo sunaikinti aktu. Akto forma pateikta Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių 4 priede.

Sunaikinti atrinktos ir į aktus įtrauktos bylos perduodamos sunaikinti nustatyta tvarka. Šiuos dokumentus naudoti verslo tikslais draudžiama.

Pagal Pagrindinių Organizacijų archyvų veiklos taisyklių 2.4.7 punktą, naikintinos bylos perduodamos tvarkyti (naudoti). Perdavimas įforminamas važtaraščiu, kuriame nurodoma perdavimo data, perduodamų dėklų skaičius ir makulatūros svoris. Pakrovimas ir išvežimas utilizuoti turėtų būti atliekamas prižiūrint darbuotojui, atsakingam už archyvinių dokumentų saugumo užtikrinimą.

Dokumentų perdavimas į valstybės ar savivaldybių archyvus

Pagal 2 str. 23 federalinio įstatymo Nr. 125-FZ, institucijos turi užtikrinti dokumentų atranką, rengimą ir perdavimą valstybės ar savivaldybių archyvams pagal Rusijos Federacijos Vyriausybės specialiai įgaliotos federalinės vykdomosios institucijos nustatytas taisykles.

Taigi įstaigos dokumentai, susiję su Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentais, turi būti laiku pateikti valstybės ar savivaldybių archyvams. Šiuos dokumentus iš įstaigų priima valstybės ir savivaldybių archyvai, organizacijos Rusijos akademija mokslai pagal grafiką, kurį patvirtina archyvo vadovybė, susitarusi su institucija (Taisyklių 4.4.1 p.). Neplaninis dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvinio fondo, taip pat archyvinių dokumentų, kurių laikino saugojimo terminai nepasibaigę, priėmimas vykdomas likviduojant įstaigą arba iškilus grėsmei archyvinių dokumentų saugumui.

Archyviniai dokumentai tvarkingai priimami į valstybės ir savivaldybių archyvus, Rusijos mokslų akademijos organizaciją su atitinkama moksline referencine aparatūra ir ypač vertingų ir unikalių dokumentų draudimo kopijomis.

pastaba

Darbai, susiję su archyvinių dokumentų parinkimu, parengimu ir perdavimu nuolatiniam saugojimui, įskaitant jų užsakymą ir transportavimą, atliekami šiuos dokumentus perduodančios institucijos lėšomis.

Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai turi būti priimti į valstybės ir savivaldybių archyvus, Rusijos mokslų akademijos organizacija pagal bylų aprašus, Ekspertų ir patikros komisijos (EPK) patvirtinti dokumentai, dokumentai apie personalą - pagal bylų aprašus, EPK suderintus dokumentus, archyvinius dokumentus su nepasibaigusiais laikinojo saugojimo terminais - pagal pristatymo sąrašus.

Archyvinių dokumentų priėmimas įforminamas dokumentų priėmimo ir perdavimo saugoti aktu, surašomu dviem egzemplioriais. Vienas egzempliorius lieka archyve, kitas – įstaigoje. Kartu su archyviniais dokumentais archyvui perduodami trys bylų ir dokumentų sąrašo egzemplioriai. Tolesnį Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimą vykdo valstybės ar savivaldybių archyvai.

Apibendrinant pažymime, kad remiantis 2007 m. 27 Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ dėl Rusijos Federacijos archyvavimo įstatymų pažeidimo, įskaitant dokumentų sunaikinimą pažeidžiant Sąraše nustatytas dokumentų saugojimo sąlygas, juridiniai asmenys, taip pat pareigūnams ir piliečiams, tenka civiliniams, administraciniams ir baudžiamoji atsakomybė, numato įstatymas RF.

Taigi, pagal str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.20 str., archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ar naudojimo taisyklių pažeidimas užtraukia įspėjimą arba administracinę baudą:

• piliečiams - nuo 100 iki 300 rublių;
• pareigūnams - nuo 300 iki 500 rublių.

Patvirtinta Rusijos Federacijos Kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526 pagal Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. 4 d., 5 str. 125-FZ federalinio įstatymo 14 str., Rusijos Federacijos kultūros ministerijos nuostatų 5.2.4 punktas, patvirtintas. 2011 m. liepos 20 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 590.

Patvirtinta Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558.

Patvirtinta Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2007 m. liepos 31 d. įsakymu Nr. 1182.

Patvirtinta SSRS Pagrindinio archyvo 1988-08-15.

patvirtintos Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų valstybiniuose ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizacijose saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2007 m. sausio 18 d. įsakymu Nr. 19.

Visos organizacijos, įskaitant komercines, privalo užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą jų saugojimo laikotarpiu. Tam darbdaviai organizuoja operatyvinius ir archyvinė saugykla personalo dokumentai 2016. Kaip tai padaryti, kad kontrolės įstaigos neturėtų pretenzijų, skaitykite straipsnyje.

Taip pat aptarsime, kokie reikalavimai taikomi organizacijos personalo dokumentų saugojimui, kokie yra personalo dokumentų saugojimo terminai, kokia tvarka sunaikinti personalo dokumentus. Iš šio straipsnio sužinosite:
- kokie reikalavimai keliami organizacijos personalo dokumentų saugojimui;
Kokie yra personalo dokumentų saugojimo terminai?
- kokia tvarka sunaikinti personalo dokumentus.

Personalo dokumentų saugojimo reikalavimai 2016 m

2016 metais vis dar galioja personalo archyvinių dokumentų saugojimo reikalavimai, kurie buvo nustatyti Sąrašu, patvirtintu Rusijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymu Nr.558. Be to, organizuojant saugojimą dokumentus, reikėtų vadovautis 2004 m. spalio 22 d. federaliniu įstatymu Nr. 125 -FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“. Kad patikrinimo metu viskas būtų tvarkoje, laikykitės kelių paprastų taisyklių.

1 taisyklė: Pasirašykite kiekvieną reikalingą dokumentą prieš jį archyvuodami.

Įgalioto darbuotojo parašas yra viena iš svarbių dokumento detalių. Dokumentas be parašo neturi teisinės galios.
Parašas įgaliotas asmuo nurodant jo pavardę ir inicialus, turi būti dešinėje dokumentą pasirašiusio darbuotojo pareigų pusėje. Jei dokumentai jau surašyti formoje pareigūnas, tada jo padėties paraše dėti nebūtina. Jeigu pasirašymo teisės perduodamos įgaliotiniu, tuomet būtina nurodyti jo rekvizitus.

Taisyklė numeris 2. Laikykitės failų formavimo archyve taisyklių.

Formuoti bylas pagal dokumentų saugojimo terminus. Atskirai sugrupuokite nuolatinio ir laikinojo saugojimo atvejus. Įtraukite po vieną kiekvieno dokumento kopiją į originalą. Jei prie dokumento yra priedas, tada, nepaisant jo patvirtinimo ar sudarymo datos, pridėkite jį prie dokumentų, su kuriais jie susiję. Stenkitės sutvarkyti dokumentus byloje chronologine tvarka. Įdėkite į bylą vienų kalendorinių metų dokumentus nuo jų įforminimo momento. Įsitikinkite, kad dėklai yra ne didesni kaip 250 lapų dydžio, o korpuso storis ne didesnis kaip 4 cm. atskiras tūris, apie kurį dokumente pažymėkite. Galiausiai į bylas pateikite tik tuos dokumentus, kurie numatyti pagal nomenklatūrą.

Taisyklė numeris 3. Atlikite vertybės patikrinimą išlaikiusių bylų archyvines inventorizacijas.

Tokios inventorizacijos (pavyzdys žemiau) sudaromos baigtiems nuolatinio ir laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejams ir vertės egzaminą išlaikiusiems darbuotojams. Tyrimą atlieka ekspertų komisija, kurios sudėtį tvirtina organizacijos vadovas. Ši komisija svarsto bylų inventorizacijas ir bylų skyrimo sunaikinimo aktus. Inventoriai suderinami įmonės ekspertų komisijos protokolu ir pateikiami tvirtinti archyvinės įstaigos ekspertų ir tikrinimo komisijai. Tada organizacija gali sunaikinti bylas. Nuolatiniam saugojimui skirtų bylų inventorizacija surašoma keturiais egzemplioriais, o personalo bylų inventorizacija – trimis egzemplioriais.

Dėmesio! Atleidžiamų darbuotojų asmens bylos ir formos Nr.T-2 asmens kortelės gali būti išskirtos į atskirą inventorizaciją dėl to, kad jos užima didelę apimtį.

Taisyklė numeris 4. Laikykitės archyvinių dokumentų saugojimo sąlygų ir būdo.

Komercinės organizacijos įpareigotos saugoti į įmonės archyvą perduotus dokumentus saugoti specialiai tam skirtose patalpose. Jie turėtų būti rakinamose spintelėse, kurios užtikrintų visišką jų saugumą ir apsaugotų nuo dulkių ir šviesos. Tai gali būti įmonės ar skyriaus, pavyzdžiui, IT skyriaus, archyvas. Svarbiausia yra numatyti režimą, neleidžiantį prarasti, sunaikinti ar iškraipyti duomenų. Perrašyti saugojimo metu elektroninius dokumentusį naujas laikmenas, nes senosios pasensta (Archyvų veiklos taisyklių 4.4.2.4 p.).

Personalo dokumentų saugojimo terminai 2016 m

558 sąrašo 19 punkte įvardijami dokumentai, kurie saugomi 75 metus: įsakymai dėl priėmimo, perkėlimo, vaiko priežiūros atostogų, savo lėšomis, visų rūšių atostogos sunkiomis, kenksmingomis ar pavojingomis darbo sąlygomis ir kt.

Atkreipk dėmesį! Nuo 2016 m. kovo 13 d. pasikeitė individualių personalo dokumentų saugojimo terminai.

Pagal naujas taisykles, nustatytas 2016 m. kovo 2 d. federaliniame įstatyme Nr. 43-FZ, iš dalies keičiantį archyvavimo įstatymą, dokumentai apie personalą, sukurti nuo 2003 m., turi būti saugomi:
- per 50 metų nuo sukūrimo dienos - valstybės įstaigose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai. Pasibaigus 50 metų, atliekama dokumentų vertės ekspertizė;
- iki 50 metų nuo sukūrimo dienos - valstybės ir savivaldybių archyvuose, į kuriuos patenka dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevalstybinių organizacijų personalą. Po 50 metų atliekama dokumentų vertės ekspertizė;
- ne mažiau kaip 50 metų nuo įsikūrimo dienos - kitose organizacijose.

Dokumentai apie personalą, sukurti iki 2003 m., vis dar saugomi 75 metus nuo sukūrimo datos.

Dokumentai, kurie saugomi 5 metus (Sąrašo Nr. 558 19 str.): užsakymai įprastiems ir studijų atostogos, trumpalaikės vidaus ir užsienio komandiruotės.

Nuolatinio saugojimo dokumentai – visi tie, kurių nerasite Sąrašo Nr. 558 19 straipsnio "b" punkte. Visi tokie dokumentai turi būti automatiškai priskiriami pagrindinės veiklos užsakymams, kurie saugomi nuolat.

Elektroninių personalo dokumentų saugojimas 2016 m

Elektroninių dokumentų saugojimo sąlygos nustatytos Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526 „Dėl Rusijos archyvų fondo dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklių patvirtinimo“. Federacijos ir kiti archyviniai dokumentai valstybės institucijose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose“.

Privalomos elektroninių dokumentų saugojimo sąlygos yra šios:
- organizacijos archyve yra bent dvi kiekvieno elektroninių dokumentų saugojimo vieneto kopijos (pagrindinės ir darbinės kopijos turi būti skirtinguose fiziniuose įrenginiuose);
- techninės ir programinės įrangos, skirtos elektroniniams dokumentams atkurti, kopijuoti, perrašyti, fizinei ir techninei būklei kontroliuoti, prieinamumas;
- elektroninių dokumentų saugojimo režimo užtikrinimas, neįtraukiant informacijos praradimo, neteisėto platinimo, sunaikinimo ar iškraipymo (taisyklių 2.30 punktas).

Elektroninių dokumentų saugojimo archyve organizavimas turi būti atliekamas ne rečiau kaip kartą per 5 metus techninė kontrolė elektroninių dokumentų laikmenų fizinę būklę ir elektroninių dokumentų atkuriamumą.

Taigi, jei įmonė yra elektroninis dokumentų valdymas, tada galite perkelti juos į saugyklą taip. Pirmiausia patikrinkite fizinę būseną elektroninių dokumentų laikmenas, tada rašykite juos į mašininė laikmena. Patikrinkite įrašo kokybę. Uždėkite archyvinius šifrus ant dėklų ir atlikite elektroninių dokumentų inventorizaciją.

Personalo dokumentų naikinimas: užsakymas, registracija

Jeigu, remiantis dokumentų vertės tyrimo rezultatais, nustatomi nereikalingi dokumentai, būtina surašyti nesaugomų dokumentų paskyrimo sunaikinti aktą. Tai būtina norint patvirtinti dokumentų sunaikinimo faktą.

Siunčiamas perdirbti.

Sunaikinti skirti dokumentai supakuojami ir perduodami perdirbti į popieriaus gamyklas arba perdirbti. Dokumentų perdavimas surašomas specialiais važtaraščiais, kurie nurodomi paskyrimo naikinti akte.

Smulkinimas.

Taip pat sunaikinti dokumentus galima susmulkinti. Pagal slaptumo laipsnį išskiriamas standartinis ir konfidencialus sunaikinimas. Viskas priklauso nuo dokumento fragmentų suskaidymo laipsnio. Po to, kai dokumentas yra sunaikintas, duomenų bazėje padaromas atitinkamas įrašas, o tada galite nustoti saugoti sunaikintų dokumentų istoriją.