- Bendrosios nuostatos
1.1. Šis reglamentas dėl nuolatinio archyvinė saugykla(toliau – Reglamentas) buvo parengtas remiantis Apytikslė padėtis apie nuolatinį ekspertų komisijaįstaigos, organizacijos, įmonės, patvirtintos Rusijos valstybinės archyvų tarnybos 1995-01-19 įsakymu. Nr. 2.
1.2. Egzamino darbui organizuoti ir atlikti dokumentų vertes susiformavo Savivaldybės veikloje biudžetinė įstaiga papildomas profesinį išsilavinimą Nuolat kuriamas Maskvos srities Rošalo miesto rajono (toliau – Įstaiga) „Mokymo ir metodinis centras“, apimantis valdymo, metodinę ir kitą specialią dokumentaciją, taip pat jų saugojimo ir naikinimo terminų patikslinimą ar nustatymą. dabartinė komisija(toliau – EB).
1.3. EK yra patariamasis organas, kurio sprendimai įsigalioja juos patvirtinus Įstaigos direktoriui.
1.4. EK skiria ir tvirtina Įstaigos direktoriaus įsakymu ir dirba nuolatinis pagrindas su pakeitimu būtini atvejai atskiri jos nariai. EK sudaro ne mažiau kaip 3 kvalifikuoti specialistai, kuriems vadovauja šios Įstaigos struktūrinio padalinio vadovas. Komisijos narys in be nesėkmės apima darbuotoją, atsakingą už tiesioginį biuro darbo valdymą Įstaigoje.
Atstovai bet trečiosios šalys, įskaitant Roshal miesto rajono administracijos archyvų skyriaus darbuotojus.
1.5. EK savo veikloje vadovaujasi Pagrindinėmis organizacijų archyvų darbo taisyklėmis, patvirtintomis Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. federalinis įstatymas Rusijos Federacija 2004 m. spalio 22 d. Nr. 125-FZ „Dėl archyvų reikalų Rusijos Federacijoje“ (su pakeitimais, padarytais 2015 m. lapkričio 28 d.), Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės ir kiti archyviniai dokumentai institucijose valstybės valdžia, organai Vietinė valdžia ir organizacijos, patvirtintos Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526; Rusijos valstybinės archyvų tarnybos (Rosarchyvo), Maskvos srities archyvų departamento nurodymai ir nurodymai; norminis teisės aktų dokumentų palaikymui valdymo veikla; standartiniai ir šakiniai dokumentų sąrašai; kanceliarinio darbo instrukcijos ir įstaigos reikalų nomenklatūra, bylų aprašai, EB nuostatai.
1.6. EK uždaviniai, funkcijos ir darbo tvarka nustatomi vadovaujantis Pagrindinėmis Organizacijų archyvų veiklos taisyklėmis.
- Pagrindiniai ekspertų komisijos uždaviniai
Pagrindinės EK užduotys yra šios:
2.1. Dokumentų vertės organizavimas ir tyrimas kanceliarinio darbo stadijoje rengiant bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas.
2.2. Dokumentų vertės organizavimas ir patikrinimas jų paruošimo archyviniam saugojimui etape.
2.3. Dokumentų perdavimui į archyvinę saugyklą organizavimas ir atranka bei paruošimas.
- Pagrindinės ekspertų komisijos funkcijos
Pagal jai pavestas užduotis EK vykdo šias savybes:
3.1. Kasmet atlieka Įstaigos dokumentų atranką tolesniam saugojimui ir skyrimui naikinti, stebi darbo su dokumentais organizavimą Įstaigoje.
3.2. Įgyvendina metodinis vadovas darbai dėl Įstaigos dokumentų vertės tyrimo ir jų paruošimo archyviniam saugojimui, bylų nomenklatūros kūrimo.
3.3. Teikia siūlymus tvirtinti ir teikia tvirtinti laiku nuolatinio ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo, įskaitant personalą, bylų inventorizacija, aktai dėl dokumentų, kurių terminai pasibaigę, skyrimo sunaikinti.
3.4. Jis tiesiogiai dalyvauja rengiant ir peržiūrint Įstaigos bylų nomenklatūrą, tiriant vertę ir ruošiant dokumentus vėlesniam saugojimui.
3.5. Teikia Įstaigos vadovybei svarstyti pasiūlymus dėl saugojimo terminų keitimo tam tikrų tipų galiojančio standarto ir šakų sąrašų nustatyti dokumentai (SSRS Švietimo ministerijos, švietimo sistemos įstaigų, įstaigų, organizacijų dokumentų su saugojimo terminais sąrašas, patvirtintas SSRS Švietimo ministerijos gruodžio mėn. 30, 1980 N 176 ir Pagrindinis archyvas prie SSRS Ministrų Tarybos (dabartinė dalis); standartiniai dokumentai susidaręs organizacijos veikloje, nurodant saugojimo laikotarpius. M., Rosarkhiv RF, 2000; Tipinių vadybinių archyvinių dokumentų, susidarančių vykdant veiklą, sąrašas vyriausybines agentūras, vietos valdžios institucijos ir organizacijos, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintus Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu N 558; pramonės šakų sąrašus) ir terminų nustatymą dokumentų saugojimas nenumatyta standartiniuose ir pramonės sąrašuose.
3.6. Mano, kad dokumentams padaryta nepataisoma žala nuolatinis saugojimas ir bylų neatskleidimo aktai.
3.7. Svarsto asmens kilmės dokumentų priėmimo archyviniam saugojimui klausimus.
3.8. Nustatydamas Įstaigos veikloje sugeneruotų dokumentų saugojimo terminus, jis tiesiogiai dalyvauja rengiant ir rengiant konkrečias Įstaigos funkcijas atspindinčių dokumentų sąrašą.
- Ekspertų komisijos teisės
Įstaigos EK suteikiama teisė:
4.1. Pagal savo kompetenciją teikti rekomendacijas Įstaigos struktūriniams padaliniams ir atskiriems darbuotojams dėl bylų nomenklatūros kūrimo ir bylų formavimo raštinės darbe, dokumentų vertės tyrimo, trūkstamų nuolatinio saugojimo termino bylų ir bylų paieškos. dėl personalo, dokumentų užsakymo ir įforminimo.
4.2. Duoti nurodymus specialistams, atsakingiems už darbą su dokumentais dėl raštvedybos, dokumentų vertės patikrinimo ir paruošimo perduoti archyvams.
4.3. Reikalauti, kad Įstaigos vadovybė ieškotų dingusių bylų, kurios būtų perduotos saugoti archyvui, o jų praradimo atveju pateikti rašytinį pasiaiškinimą.
4.4. Klausykite lyderių jų susirinkimuose struktūriniai padaliniai dėl dokumentų rengimo archyviniam saugojimui eigos, dėl dokumentų saugojimo ir saugumo užtikrinimo sąlygų, dėl dokumentų praradimo priežasčių.
4.5. Kviesti kaip konsultantus ir ekspertus į EK šios srities specialistų susitikimus dokumentacijos palaikymas savivaldybės archyvų tarnybos ir trečiųjų šalių institucijų tvarkymas ir archyvavimas.
4.6. Iš Įstaigos specialistų reikalauti informacijos ir išvadų, reikalingų dokumentų vertei ir saugojimo terminams nustatyti.
4.7. Informuoti Įstaigos vadovybę EK kompetencijai priskirtais klausimais.
- Ekspertų komisijos darbo organizavimas
5.1. EK dirba pagal Įstaigos direktoriaus patvirtintą planą, atsiskaito jam už savo darbą.
5.2. Su EK veikla ir kompetencija susiję klausimai svarstomi jos posėdžiuose, kurie vyksta pagal poreikį, bet ne rečiau kaip du kartus per metus.
5.3. EK sprendimai priimami balsų dauguma. EK posėdžiai yra įrašomi. Protokolą pasirašo EK pirmininkas ir sekretorius, tvirtina Įstaigos direktorius (priedas Nr. 1). Įstaigos EK veiklos dokumentavimas ir dėl jos veiklos atidėtų bylų formavimas pavedamas komisijos sekretoriui.
- Dokumentų vertės tyrimo Įstaigoje atlikimo tvarka
6.1. Nuolatinio ir laikinojo saugojimo dokumentų vertės tyrimas atliekamas Įstaigos raštinėje kasmet trimis etapais:
6.1.1. Pirmasis nagrinėjimo etapas – metams atidėtų bylų patikrinimas pagal bylų nomenklatūrą tų metų, dėl kurių jos teikiamos archyviniam saugojimui.
Patikrinta:
esamos Įstaigos bylų nomenklatūros kokybė ir išsamumas;
bylų, iškeltų pagal bylų nomenklatūrą, saugojimo terminų nustatymo teisingumą;
iškeltų ir pradėtų bylų, kurios nenumatytos bylų nomenklatūroje, buvimas;
kad struktūrinių padalinių darbuotojai laikytųsi Įstaigoje nustatytos dokumentų rengimo ir bylų formavimo tvarkos.
6.1.2. Antrasis etapas – dokumentų vertės tyrimas. Jis vykdomas Įstaigos struktūriniuose padaliniuose ir susideda iš:
dokumentų parinkimas nuolatiniam ir laikinam (virš 10 metų) saugojimui perduoti archyviniam saugojimui;
dokumentų pasirinkimas iš laiko rėmus saugojimas, toliau saugomas skyriuose;
skyrimas sunaikinti ankstesnių metų bylas, kurių saugojimo terminai pasibaigę.
Nuolatinio saugojimo dokumentai parenkami pagal tipinius ir šakinius dokumentų sąrašus, kuriuose nurodomi jų saugojimo terminai ir Įstaigos bylų nomenklatūra. Komisijos nariai turi visapusiškai patikrinti bylą.
Neleidžiama atrinkti saugoti ir skirti naikinti dokumentus tik pagal bylų pavadinimus. Bylos dokumentų vertės tyrimas atliekamas nagrinėjant kiekvienos rūšies byloje pateikto dokumento turinį ir nustatant jo atitiktį saugojimo terminui bei sąrašo straipsnių numeriams, nurodytiems ant bylos viršelio. . Peržiūrint nuolatinio saugojimo bylas po vieną, iš jų pašalinamos dokumentų kopijos, juodraščiai, nesuformuotos dokumentų kopijos ir dokumentai su laikinais saugojimo terminais.
Bylos su EPC ženklu taip pat yra peržiūrimos po lapą, siekiant nustatyti ir atskirti nuo jų dokumentus, kurie yra nuolat saugomi. Bylos su EPC ženklu, kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentai, turi būti perregistruojami. EPC ženklas (ekspertinės peržiūros komisija) atskiruose dokumentų sąrašų straipsniuose su saugojimo terminais reiškia, kad tarp tokių dokumentų gali būti politinės, ekonominės, mokslinės, socialinės-kultūrinės ar istorinės reikšmės dokumentų.
Nuolatinio saugojimo dokumentai, skirti iš jų sudėties, pridedami prie vienarūšių bylų ir surašomi savarankiškose bylose. Bylų, kuriose yra likę laikinojo saugojimo dokumentai, saugojimo terminai nustatomi pagal standartinius ir šakinius dokumentų sąrašus, kuriuose nurodomi jų saugojimo terminai, arba pagal Įstaigos bylų nomenklatūrą.
Jeigu Įstaiga turi dokumentų, kurie nenumatyti vardiniuose sąrašuose, tai jų saugojimo terminas turėtų būti nustatomas remiantis dokumentų vertinimo kriterijais, iš kurių svarbiausi yra:
dokumento kilmė (paskelbimo vieta ir laikas);
išorinės dokumento savybės (originalas ar kopija, rezoliucijų pobūdis, žymių buvimas, fizinė būklė).
Visos bylos saugojimo laikotarpis nustatomas pagal aukščiausias terminas dokumentų saugojimas byloje.
Jeigu bylų ir dokumentų saugojimo terminą nustato ne sąrašas, o ekspertų komisija, tai vietoje sąrašo punktų dedamas žyma „EB“.
Naujai suformuotų bylų iškėlimas vykdomas tik baigus dokumentų vertės ekspertizę.
Kartu su nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo dokumentų atranka perduoti archyviniam saugojimui, atrenkamos laikino (iki 10 metų) saugojimo bylos ir dokumentai iš pasibaigęs saugykla. Tuo pačiu į tokius pažymius Įstaigos reikalų nomenklatūroje atsižvelgiama, pavyzdžiui, „iki poreikio pabaigos“, „pasibaigus sutarčiai“ ir kt.
Dokumentų vertės tyrimo rezultatai įrašomi į eksperto darbo knygelę, joje atspindint bylos numerį (skirto saugojimo dokumentą), jos pavadinimą, operacijas (su pagrindimu), kurias reikia atlikti: kokius dokumentus. ir kokį atvejį keisti, kurie naikintini, kokie atvejai turi būti pavadinami, nurodyta galiojimo data ir straipsnių skaičius pagal sąrašą).
Rašydami aprašymus atminkite šiuos dalykus:
inventoriai sudaromi atskirai: nuolatinio saugojimo atvejams; laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejai; bylos dėl personalo ir kitos panašios bylos; dėl bylų, susidedančių iš konkrečių dokumentų, būdingų tik šiai organizacijai;
Šioje Įstaigoje archyvuoti likusioms byloms ir dokumentams suteikiamas fondo numeris 1;
inventorius visais atvejais turi numerį 1, pridedant didžiąsias raides: P (nuolatinis), V (laikinas) saugojimo terminai;
sudarant pirmąją inventorizaciją, kai į ją įtraukiamos bylos ir dokumentai nuo Įstaigos veiklos pradžios, į ją galima įrašyti bylas ir dokumentus kelerius metus, atskiriant metais, bet su bruto eilės numeracija, pradedant nuo Nr.1. kasmetinės inventorizacijos skyriai arba inventoriniai aprašai, kuriuose pateikiami kelerių metų dokumentai su nedideliu dokumentų kiekiu, tęsiant bylų ir dokumentų, įtrauktų į ankstesnes inventorizacijas, eilės numeraciją, pavyzdžiui, pirmoji 1992-2000 metų bylų ir dokumentų inventorizacija turi eilės numerius 1 -118; inventorizacija 2001 m - 119-128; už 2002 metus - 129-141 ir kt.; bylų eilės numeracija – bylos (dokumento) buhalterinis archyvinis numeris (saugyklos vienetas);
į inventorizaciją pirmiausia įrašomos atitinkamų metų bylos, po to paskirtojo saugojimo dokumentai (nuolatinio arba laikinojo (virš 10 metų) saugojimo; bylos išdėstomos bylų nomenklatūros numatyta tvarka, paskirstyto saugojimo dokumentai - eilės tvarka). savo sąskaitų numerius;
jei korpusas susideda iš kelių tomų, tai kiekvienas tomas įrašomas į inventorių su nepriklausomu serijos numeriu. Tuo pat metu pirmojo tomo pavadinimas rašomas visas, likusiems šios skilties tomams rašoma: „Tas pats, t ___“ su tomo numeriu; jei jis prasideda antrojo ar paskesnių tomų įrašymu, paleidžiamas visas pavadinimas;
pereinamieji atvejai įtraukiami į inventorizacijos skyrių pagal jų sudarymo metus, šių bylų rodyklės ir antraštės įrašomos į vėlesnius aprašų skyrius, bet nepriskiriant serijos numeris, o skiltyje „Pastaba“ daroma žyma: „žr. prekės numerį __“ su eilės numeriu, priskirtu bylai, kai buvo įtraukta į inventorių;
Inventorizacijos 4 stulpelyje nurodomas faktinis po paėmimo joje likusių bylos lapų skaičius (jei tokie poėmiai buvo padaryti).
6.1.3. Trečiasis dokumentų vertės tyrimo etapas – antrajame tyrimo etape atrinktų dokumentų paskyrimo sunaikinti akto surašymas tam pačiam laikotarpiui, kuriam buvo surašytos inventorizacijos.
Dokumentų atranka naikinti vykdoma griežtai gavus nuolatinio ir ilgalaikiai terminai juose buvo sudarytos saugyklos ir inventoriai, įskaitant atitinkamo laikotarpio metines suvestines personalo bylų inventorizacijas.
Inventorizacijos ir aktai vienu metu svarstomi Įstaigos EK posėdyje. EK patvirtintus aktus tvirtina direktorius.
Bylos įtraukiamos į dokumentų paskyrimo sunaikinti aktą, jeigu jiems numatytas saugojimo terminas yra pasibaigęs iki sausio 1 d., kuriame surašomas aktas (priedas Nr. 2).
Dokumentų paskyrimo naikinti aktas paprastai surašomas visos Įstaigos reikalams. Jeigu akte yra kelių skyrių bylos, tai kiekvieno iš jų pavadinimas nurodomas prieš šio skyriaus bylų kategorijų grupę. Naikinti atrinktų vienarūšių bylų pavadinimai į aktą įrašomi bendra antrašte, nurodant šiai grupei priskirtų bylų skaičių.
Sunaikinti skirti dėklai, patvirtinus jų paskyrimo sunaikinti aktus, iki sunaikinimo momento saugomi specialiai joms skirtoje vietoje.
6.2. Baigus nagrinėti visas paskirto saugojimo bylas ir dokumentus, EK darbo rezultatai įrašomi į protokolą, kuriame atsispindi:
kokie paskirto saugojimo atvejai ir dokumentai (su nurodytomis antraštėmis, saugojimo terminais ir straipsnių numeriais pagal sąrašą) perduotini archyviniam saugojimui (atskirai nuolatiniai ir laikinieji (virš 10 metų) saugojimo terminai);
kokius dokumentus iš kokių bylų ir į kokias bylas reikia perkelti;
kokios bylos, dokumentai iš bylų ir paskirto saugojimo dokumentai yra sunaikinami ir kt.
Poziciją sudarė: Metodistas T.V. Tarasova
Paraiška Nr.1
ekspertų komisija (EK) ekspertizei atlikti
dokumentų vertė ir jų parinkimas
archyvinė saugykla
Savivaldybės biudžetinė įstaiga
papildomas profesinis išsilavinimas
„Edukacinis ir metodinis centras“
miesto rajonas Roshal, Maskvos sritis
NUOLATINĖ EKSPERTŲ KOMISIJA (EB)
dėl dokumentų vertės tyrimo ir jų atrankos saugoti archyve
________________________________________________________________________________
DARBOTVARKĖ:
- KLAUSĖ:
ATLIKTA:
- KLAUSĖ:
ATLIKTA:
Paraiška Nr.2
Nuostatus dėl nuolatinio
ekspertų komisija (EK) ekspertizei atlikti
dokumentų vertė ir jų parinkimas
archyvinė saugykla
Remiantis „Tipinių valdymo dokumentus suformuotas organizacijų veikloje, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintas Rusijos Federalinės archyvų tarnybos 2000-10-06, Standartinių vadybinių archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant. saugojimo terminai, patvirtinti Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu N 558, buvo atrinkti naikinti kaip neturintys mokslinės ir istorinės vertės ir praradę praktinės reikšmės Savivaldybės biudžetinės įstaigos fondo dokumentus. Maskvos srities Roshal miesto rajono papildomo profesinio išsilavinimo „Švietimo ir metodinis centras“:
Iš viso _______ (_____________) atvejų per ______ metus.
(skaičiais) (žodžiais)
EK pirmininkas ________________________________________________________
(parašas) (parašo stenograma)
«_____»________________
PATVIRTINTA
EB protokolas
1. Bendrosios nuostatos
1.1. Remdamasi apytiksliu nuostatu dėl valstybės valdžios institucijos, vietos valdžios, organizacijos, kuri yra valstybės ar savivaldybės archyvo įsigijimo šaltinis (toliau – organizacija) ekspertų komisijos, organizacija kuria. individuali pozicija ekspertų komisijoje.
1.2. Ekspertų komisija (toliau – EK) organizuoja ir vykdo metodinius ir praktinis darbas dėl archyvinių dokumentų vertės tyrimo, dokumentų, susidariusių organizacijos veikloje, parinkimo ir paruošimo perduoti nuolatiniam saugojimui atitinkamame valstybės ar savivaldybės archyve ir laikino saugojimo organizacijos archyve.
1.3. EK yra nuolatinis patariamasis organas, kuriam vadovauja organizacijos vadovas administracinis aktas organizacijose. EK veikia remdamasi organizacijos vadovo patvirtintu reglamentu.
1.4. Savo darbe EK vadovaujasi:
2004 m. spalio 22 d. federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“,
Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymas Nr. 526 „Dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo viešai organizavimo taisyklių patvirtinimo valdžios institucijos, vietos valdžios institucijos ir organizacijos“,
Standartiniai, žinybiniai ir kiti dokumentų sąrašai, nurodantys saugojimo terminus,
Reguliavimo teisinius dokumentus Federalinis Archyvų agentūra, organizacijos,
Reglamentai dėl EB.
2. Pagrindiniai EK uždaviniai
2.1. Pagrindinės EK užduotys yra šios:
2.1.1. Kasmetinės organizacijos biuro darbe sugeneruotų archyvinių dokumentų vertės ekspertizės organizavimas ir vykdymas, neatsižvelgiant į laikmenos rūšis ir įrašymo būdus – sudarant organizacijos bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas perdavimui į organizacijos archyvą.
2.1.2. Archyvinių dokumentų vertės organizavimas ir ekspertizės organizacijos archyve - rengiant bylas perduoti nuolatiniam saugojimui į atitinkamą valstybės ar savivaldybės archyvą.
3. Pagrindinės EK funkcijos
3.1. Pagal jai pavestas užduotis EK atlieka šias funkcijas:
3.1.1. Kasmetinės organizacijos bylų atrankos tolesniam saugojimui ir sunaikinimui organizavimas ir vykdymas.
3.1.2. Svarstymas, patvirtinimas ir pristatymas:
3.1.2.1. EPMK, o vėliau organizacijos vadovo tvirtinimui:
Bylų inventorizacijų projektai, nuolatinio saugojimo dokumentai,
Problemų (temų), projektų (objektų) sąrašų projektai mokslinę ir techninę dokumentaciją perkelti į nuolatinę saugyklą.
3.1.2.2. EPMK patvirtinimui, o vėliau organizacijos vadovui patvirtinti:
Organizacijos biuro darbo instrukcijų projektas,
Organizacijos reikalų nomenklatūros projektai,
Bylų inventorizacijų projektai, dokumentai apie personalą,
Nuostatų projektas dėl EB, dėl organizacijos archyvo.
3.1.2.3. EPMC svarstyti siūlymus dėl sąrašuose nenumatytų dokumentų saugojimo terminų nustatymo ir saugojimo terminų pakeitimo tam tikros kategorijos sąrašais nustatyti dokumentai.
3.1.2.4. Organizacijos vadovui patvirtinti:
Pametimo aktai, nepataisoma archyvinių dokumentų žala,
Aktai dėl nesaugomų archyvinių dokumentų paskyrimo sunaikinti,
kitus veiksmus.
3.1.3. Metodiniai nurodymai rengiant norminių ir metodinių dokumentų projektus darbo klausimais archyviniai dokumentai organizuojant ir ruošiantis ekspertų nuomonės tokiems projektams.
3.1.4. Metodinis darbų valdymas organizacijos dokumentinių ir archyvinių fondų saugos užtikrinimo srityje.
3.1.5. Reikalų formavimo ir vykdymo organizacijoje kontrolė.
3.1.6. Organizacijos darbuotojų bylų perdavimo organizavimas ir kontrolė jų atleidimo atveju.
3.1.7. Konsultacijų teikimas organizacijos darbuotojams darbo su dokumentais klausimais.
4. EB teisės
4.1. EB turi teisę:
4.1.1. Pagal savo kompetenciją teikti rekomendacijas organizacijos darbuotojams dėl bylų nomenklatūros kūrimo ir bylų formavimo kanceliariniame darbe, archyvinių dokumentų vertės tyrimo, trūkstamų bylų paieškos, bylų racionalizavimo ir paruošimo perduoti nuolatiniam darbui. saugykla.
4.1.2. Darbuotojų, atsakingų už biuro darbą ir bylų formavimą organizacijoje, prašymas:
Rašytiniai paaiškinimai dėl archyvinių dokumentų praradimo, sugadinimo ar neteisėto sunaikinimo priežasčių,
Pasiūlymai ir išvados, reikalingos dokumentų saugojimo terminams nustatyti.
4.1.3. Savo posėdžiuose išklausyti atsakingus organizacijos darbuotojus dėl archyvinių dokumentų rengimo saugojimui eigos, dėl archyvinių dokumentų saugojimo sąlygų, dėl archyvinių dokumentų praradimo priežasčių ir kitais darbo su archyviniais dokumentais klausimais.
4.1.4. Kviesti į EK posėdžius ekspertais atitinkamos valstybės ar savivaldybės archyvo darbuotojus.
4.1.5. Nepriimti svarstyti ir grąžinti taisyti nekokybiškai ir nerūpestingai parengtų dokumentų.
4.1.6. Su komisijos kompetencija susijusiais klausimais informuoti organizacijos vadovą.
5. EK darbo organizavimas
5.1. EK vadovauja EK pirmininkas - organizacijos vadovas arba organizacijos pavaduotojas, atsakingas už dokumentų tvarkymo ir archyvinio dokumentų saugojimo klausimus. EK sekretorius yra organizacijos darbuotojas, atsakingas už organizacijos archyvo tvarkymą. Asmeninę EK sudėtį skiria organizacijos vadovas iš labiausiai kvalifikuotų darbuotojų.
5.2. EK dirba pagal organizacijos vadovo patvirtintą metinį planą (grafiką). Susitikimai vyksta ne rečiau kaip du kartus per metus.
5.3. EK posėdis laikomas kompetentingu, jeigu jame dalyvauja ne mažiau kaip pusė jo narių.
5.4. EK posėdžiai yra įrašomi. Sprendimai priimami EK narių balsavimu, paprasta posėdyje dalyvaujančių narių balsų dauguma. Balsams pasiskirsčius po lygiai, sprendimą priima pirmininkas.
5.5. EB protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius.
5.6. EB apskaitos tvarkymas, dokumentų saugojimas ir naudojimas, taip pat vykdymo kontrolė priimtus sprendimus paskirtas sekretoriui.
SUTINKA
Ekspertas ir patikrinimas
metodinė komisija
archyvų skyrius
Jaroslavlio srities vyriausybė
Dokumentų vertės tyrimas – tai institucijos dokumentų sudėties ir turinio tyrimas, remiantis dokumentų vertės kriterijais, siekiant nustatyti jų saugojimo terminus ir atrinkti dokumentus tolesniam saugojimui.
Atliekant dokumentų atranką nuolatiniam ar ilgalaikiam saugojimui, vertinamas visas dokumentų kompleksas, sukurtas visų organizacijos struktūrinių padalinių veikloje. Iki dokumentų vertės tyrimo nustatyta tvarka juos naikinti draudžiama.
Dokumentų vertės tyrimas įstaigoje atliekamas:
- raštinės darbe: sudarant bylų nomenklatūrą, formuojant bylas ir ruošiant jas perduoti į archyvą;
- archyve: ruošiant bylas perkelti į nuolatinę saugyklą.
Ekspertų komisijos sudėtis
Dokumentų vertės tyrimo darbams organizuoti ir atlikti vedėjo įsakymu sudaroma nuolatinė ekspertų komisija (EK) (1 pavyzdys). Organizacijose, kurios turi pavaldžių tinklą (pavyzdžiui, filialus), kuriamos nuolatinės centrinės ekspertų komisijos (VRK).
EK (VRK) sudėtį sudaro kvalifikuoti ir patyrę pagrindinių organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojai, puikiai išmanantys struktūrinio padalinio sukurtų dokumentų sudėtį ir turinį, taip pat informacijos prasmę ir vertę. kuriuos jie dirba. Į komisiją be priekaištų priklauso organizacijos valdymo ir archyvo dokumentinio aptarnavimo tarnybos vadovas (arba už organizacijos archyvą atsakingas asmuo). Jei organizacija savo dokumentus perduoda saugoti į valstybės ar savivaldybės archyvą, rekomenduojama į komisiją įtraukti jos atstovą.
Paprastai komisijos pirmininku skiriamas organizacijos vadovo pavaduotojas, atsakingas už biuro darbą ir archyvus. Komisijos sekretorius yra archyvo vadovas arba už organizacijos archyvą atsakingas asmuo.
EK (VRK) funkcijas ir teises bei jos darbo organizavimą nustato šios komisijos reglamentas, parengtas remiantis Pavyzdiniais įstaigos, organizacijos, įmonės nuolatinės ekspertų komisijos nuostatais, patvirtintais Federalinio archyvo 1995-01-19 įsakymu Nr.2.
EK uždaviniai ir funkcijos
Pagrindiniai EK (VRK) uždaviniai yra:
- dokumentų vertės tyrimo organizavimas ir vykdymas kanceliarinio darbo stadijoje sudarant bylų nomenklatūrą ir jas formuojant;
- dokumentų vertės tyrimo organizavimas ir vykdymas rengiant juos perduoti į organizacijos archyvą;
- dokumentų organizavimas ir atranka, paruošimas perduoti nuolatiniam saugojimui valstybės ar savivaldybės archyve.
Pagrindinės EC (CEC) funkcijos yra:
Komisijos darbo rezultatai įforminami protokolu (2 pavyzdys).
Dokumentų parinkimas saugojimui
Atliekant dokumentų vertės ekspertizę, atrenkami nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo dokumentai perduoti į organizacijos archyvą; dokumentų su laikino saugojimo terminais (iki 10 metų imtinai) ir pažymėtų „Iki poreikio“ parinkimas, toliau saugomas struktūriniuose padaliniuose; skyrimas sunaikinti ankstesnių metų dokumentus, kurių saugojimo terminai pasibaigę.
Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo metų, einančių po jų tarnybos darbo pabaigos, sausio 1 d. Pavyzdžiui, 2005 m. užbaigta byla, kurios saugojimo terminas yra 5 metai, turėtų būti sunaikinta 2011 m. Jei bylą sudaro keli tomai, kuriuose yra tam tikro laikotarpio dokumentai (pavyzdžiui, dokumentai, kurie buvo apskaitos įrašų pagrindas, paprastai sudaromi mėnesiais), tada šios bylos saugojimo termino apskaičiavimas (o ne dalimis ar tūriais) panašiai kaip aukščiau pateiktame skaičiavime, t.y. sunaikinti byloje sugeneruotų dokumentų negalima, pavyzdžiui, už 2003-07-01, kurių saugojimo terminas 5 metai, 2005-08-01, jie gali būti sunaikinti tik 2009-01-01.
Dokumentų saugojimo netradicinėse laikmenose laikotarpis atitinka panašių tipų dokumentų saugojimo tradicinėse laikmenose laikotarpį.
Dokumentai, skirti saugoti ir sunaikinti, turėtų būti atrenkami kiekvieną kartą peržiūrint bylas. Neleidžiama atlikti dokumentų vertės tyrimo tik pagal bylų pavadinimus nomenklatūrose, organizacijos struktūrinių padalinių aprašuose ar bylų viršeliuose, nežiūrint pačių dokumentų.
Bylose, skirtose nuolatiniam ir ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, dokumentų dublikatai, juodraščiai, nesuformuotos dokumentų kopijos yra areštuojamos.
Parenkant saugojimui skirtas bylas, taip pat nurodomas kituose dokumentuose esančios informacijos pasikartojimo ir įsisavinimo pobūdis, atsižvelgiant į pasikartojimo ir įsisavinimo tipą, formą ir išsamumą. Saugomi tik originalūs dokumentai, o jų nesant (pametus, paėmus) – patvirtintos kopijos, nes tai vėliau vaidina svarbų vaidmenį juos naudojant. Tai ypač pasakytina apie socialinio-teisinio ir turtinio pobūdžio informacijos patvirtinimą remiantis archyviniais dokumentais.
Sunaikinti skirtų dokumentų parinkimas
Dokumentai atitinkamam sunaikinimo laikotarpiui atrenkami ir jų paskyrimo sunaikinti aktas surašomas parengus nuolatinio ir laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejų inventorizacijas. Inventorizacijos ir aktas svarstomi organizacijos ekspertų komisijos posėdyje.
Jeigu organizacija yra valstybės ar savivaldybės archyvo įsigijimo šaltinis, tai inventoriai ir dokumentų paskyrimo naikinti aktas, patvirtinus organizacijos EK, siunčiami tvirtinti į atitinkamos archyvų institucijos EIC.
Organizacijos, kurių dokumentai nepriimami į archyvines institucijas, sunaikina bylas, kurių saugojimo terminai pasibaigė be archyvų institucijų sutikimo. jei dokumentus užsakys personalas. Tokiu atveju organizacijų EK suteikiama teisė savarankiškai derinti nuolatinio ir laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejų inventorizacijas ir aktų dėl dokumentų, kurių saugojimo terminai pasibaigę, skyrimo. Sutarus inventorizaciją ir aktus tvirtina organizacijos vadovas ir tik po to organizacija turi teisę sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo terminai pasibaigę.
Jei organizacija perduoda savo dokumentus valstybės ar savivaldybės saugojimui, tai dokumentų vertės tyrimo darbai atliekami vadovaujant archyvinei institucijai, kurios šaltinis tai yra.
Kodėl draudžiama sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, neatlikus visų darbų, siekiant supaprastinti dokumentus, tiek nuolatinį, tiek ilgalaikį saugojimą, įskaitant personalą?
Taip yra visų pirma dėl to, kad ruošiant bylas nuolatiniam ar ilgalaikiam saugojimui gali būti nustatyta, kad dalis dokumentų yra prarasti, o papildyti gali tik tie dokumentai, kurių laikino saugojimo terminai buvo ne laiku sunaikinti. informaciją, esančią prarastuose dokumentuose.
1 PAVYZDYS
Įsakymas dėl nuolatinės ekspertų komisijos sudarymo
VALSTYBINĖ KORPORACIJA
"SVEIKINIMAS"
ĮSAKYMAS
01.08.2008 № 35
Dėl nuolatinės ekspertų komisijos sudarymo
Siekiant organizuoti ir vykdyti Bendrovės veikloje susiformavusius metodinius ir praktinius darbus, nustatančius saugojimo terminus ir atrinkdami dokumentus archyviniam saugojimui bei dokumentų su pasibaigusiu saugojimo terminu sunaikinimui,
AŠ UŽSISAKAU:
1. Sukurkite nuolatinę ekspertų komisiją, kurią sudarytų:
Komisijos pirmininkas: Kozyrevas M.I. – pavaduotojas generalinis direktorius Visuomenė
Sekretorius: Leontieva A.I. – Draugijos archyvo vedėjas
Komisijos nariai: Petrovas S.A. - biuro vadovas
Zimina S.F. - personalo skyriaus vedėjas
Popova E.V. - viršininko pavaduotojas
skyrius buhalterinė apskaita ir ataskaitų teikimas
2. Galva. archyvas Leontyeva A.I. parengti nuostatą dėl nuolatinės ekspertų komisijos iki 2008-09-01.
generalinis direktorius Minajevas S.I. Minajevas
2 PAVYZDYS
Ekspertų komisijos posėdžio protokolas
Ribotas
„Rusijos tekstilės“ atsakomybė
PROTOKOLAS
ekspertų komisijos posėdžiai
08.08.2008 № 2
Komisijos pirmininkas – Popovas I.V., generalinio direktoriaus pavaduotojas
Sekretorė – Polunina E.F., vyresnioji vadovė.
Dalyvavo komisijos nariai: Karimovas I.V. - Vyriausiasis buhalteris
Gusevas S.I. - vyresnysis vadovas
Petukhova I.S. - Atsakingas už archyvą
DARBOTVARKĖ:
1. LLC „Russian Textile LLC“ personalo ilgalaikio saugojimo dėžių l/s inventorizacijos Nr. 1 svarstymas 1994-2001 m.
2. Dokumentų skyrimo sunaikinti akto svarstymas.
Pranešimas apie I.S. Petukhova.
1. KLAUSĖ:
I.S. Petukhovas - atsakingas už archyvą, kuris komisijos nariams pateikė 1994-2001 m. l/s bylų apie „Russian Textile LLC“ ir jos pirmtakės „Textile Firm LLP“ personalo inventorių Nr. Į inventorių įeina užsakymai personalui ir darbo užmokesčio sąrašus kaupiamasis darbo užmokesčio darbuotojų. Į inventorių įtraukti dokumentai turi ilgalaikį 75 metų saugojimo terminą ir yra tvirtinimo pagrindas stažas ir darbuotojų atlyginimai. Dokumentai užsakomi vadovaujantis Pagrindinėmis Organizacijų archyvų veiklos taisyklėmis (patvirtintos Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu).
ATLIKTA:
Karimovas I.V., Gusevas S.I., Polunina E.F. - pasiūlė derinti pateiktą inventorizaciją.
1994-2001 metų įmonės „Russian Textile LLC“ ir jos pirmtako „Firm Textile LLP“ personalo bylų inventorius Nr.
2. KLAUSĖ:
I.S. Petuchovą, kuris ekspertų komisijos nariams pateikė svarstyti aktą dėl dokumentų, kurie toliau nesaugomi, paskyrimo sunaikinti. Akte įrašyta 330 1994-2001 metų saugojimo vienetų, kurių saugojimo terminai pagal Organizacijų veikloje suformuotų tipinių valdymo dokumentų sąrašą, nurodant saugojimo terminus ( patvirtino Rosarkhiv 2002-10-06), pasibaigė. Remiantis šiuo sąrašu, aukščiau pateikti dokumentai galioja 5 metus. Praktinis jų poreikis praėjo. Personalo dokumentai 1994-2001 metams pilnai užsakyti, aprašyti ir įtraukti į ilgalaikio saugojimo dėklų l/s inventorių Nr. Šios kategorijos dokumentų saugumas užtikrinamas.
ATLIKTA:
Karimovas I.V., Gusevas S.I., Polunina E.F. - pasiūlė nustatyta tvarka atlikti dokumentų sunaikinimą pagal aktą.
Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių nustatyta tvarka vykdyti 1994–2001 metų bendrovės „Russian Textile LLC“ ir jos pirmtakės „Firm Textile LLP“ dokumentų sunaikinimą 330 saugojimo vienetų pagal su pateiktu aktu.
Pirmininkas Popovas I.V. Popovas
sekretorius Polunina E.F. Polunina
E.A. Košelevas,
pavaduotojas režisieriai viešoji įstaiga Maskvos sritis „Centrinė valstybinis archyvas Maskvos sritis"
Rusijos valstybinė archyvų tarnyba
Įsakymas
Dėl nuolatinių nuostatų patvirtinimo
įstaigos, organizacijos, įmonės ekspertų komisija
Aš užsisakau:
1. Patvirtinti ir įgyvendinti Centrinės ekspertų ir inspekcijos komisijos (CEPC) prie Federalinio archyvo patvirtintą įstaigos, organizacijos, įmonės nuolatinės ekspertų komisijos (EK) nuostatą (pridedama).
2. Rusijos Federaciją sudarančių subjektų archyvinės institucijos, federaliniai valstybės archyvai (dokumentacijos centrai), remdamiesi pavyzdiniais nuostatais, turėtų organizuoti atskirų nuostatų dėl institucijų, organizacijų, įmonių, susijusių su šaltiniais, ekspertų komisijų rengimą. Rusijos Federacijos archyvų fondo įsigijimo ir įsigaliojo susitarus su archyvinėmis institucijomis.
Paslaugų vadybininkas
R.G. Pikhoya
Apytikslis nuostata * 1 dėl nuolatinės įstaigos, organizacijos, įmonės ekspertų komisijos
_____
*1 Ši pavyzdinė nuostata gali būti taikoma visų nuosavybės formų įstaigų, organizacijų ir įmonių, visuomeninių-politinių organizacijų ekspertų komisijų (EK) darbui, jeigu pastarųjų EK vadovybės sprendimu sukuriamos. EK gali būti kuriamos institucijose, kurios nėra Rusijos archyvų fondo įsigijimo šaltiniai.
1. Bendrosios nuostatos
1.1. Sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK), kuri organizuoja ir atlieka metodinį ir praktinį dokumentų vertės tyrimo, Rusijos archyvų fondo dokumentų atrankos ir pasirengimo perduoti valstybinei saugyklai, įskaitant vadybinį, mokslinį ir techninį darbą. , audiovizualinė, mašininio skaitymo ir kita speciali*1 dokumentacija , suformuota įstaigos, organizacijos, įmonės veiklos procese.
_____
*1 Mokslinės, techninės ir kitos specialios dokumentacijos vertei nagrinėti ir atrinkti gali būti sukurta atskira EK, susidedanti iš šios dokumentacijos specialistų.
1.2. Nuolatinė EK yra patariamoji institucija, kuriai vadovauja įstaigos vadovas.
Komisijos sprendimai įsigalioja juos patvirtinus įstaigos vadovui. Būtinais atvejais (žr. šių nuostatų 3.4 punktą) komisijos sprendimai tvirtinami po jų išankstinio patvirtinimo su atitinkama Rusijos valstybinės archyvų tarnybos institucija (Rosarchiv).
1.3. Savo darbe EK vadovaujasi Rusijos Federacijos archyvinio fondo nuostatomis, Rusijos Federacijos teisės aktų dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo ir archyvų pagrindais, administracinius dokumentusšaka federalinis organas valdymas, įstaigos vadovo įsakymai, federalinio archyvo ir Rusijos Federaciją sudarančio subjekto archyvinės institucijos, atsakingos už valstybės archyvą, norminiai ir metodiniai dokumentai, standartiniai ir žinybiniai dokumentų sąrašai su saugojimo terminais, reglamentai dėl institucijos EK.
1.4. Ekspertų komisijai vadovauja vienas iš įstaigos vadovų pavaduotojų, jos sekretorius paprastai yra skyriaus archyvo vedėjas arba už įstaigos archyvą atsakingas asmuo.
Asmeninę EK sudėtį įsakymu skiria įstaigos vadovas iš kvalifikuotų vadovaujančių struktūrinių padalinių darbuotojų, raštvedybos atstovo, Rosarchyvo sistemos institucijos atstovo.
Į komisijos darbą ekspertais gali būti įtraukti bet kurių trečiųjų šalių organizacijų atstovai.
1.5. Remiantis šiuo pavyzdiniu reglamentu, įstaiga parengia individualų savo EB reglamentą, kuris, susitarus su atitinkama Rosarchyvo sistemos institucija, yra patvirtinamas ir įgyvendinamas įstaigos vadovo įsakymu.
2. Pagrindiniai EK uždaviniai
Pagrindinės EK užduotys yra šios:
2.1. Dokumentų vertės organizavimas ir tyrimas kanceliarinio darbo stadijoje rengiant bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas.
2.2. Dokumentų vertės organizavimas ir patikrinimas jų paruošimo archyviniam saugojimui etape.
2.3. Dokumentų, skirtų perduoti valstybiniam saugojimui, įskaitant mokslinę, techninę, audiovizualinę ir kitą specialiąją dokumentaciją, organizavimas ir atranka bei rengimas.
3. Pagrindinės EK funkcijos
Pagal jai pavestas užduotis EK atlieka šias funkcijas:
3.1. Organizuoja ir kartu su raštvedybos ir archyvų tarnybomis atlieka kasmetinės įstaigos dokumentų (įskaitant mokslinę, techninę ir specialiąją dokumentaciją) tolesniam saugojimui ir sunaikinimui atrankos darbus.
3.2. Teikia metodinius nurodymus dėl įstaigos dokumentų vertės tyrimo ir paruošimo archyviniam saugojimui, dėl bylų nomenklatūros rengimo, duoda ekspertinis vertinimas norminių ir metodinių dokumentų projektus šiais klausimais.
3.3. Teikia pagalbą ir metodinę pagalbą įstaigos specialistams:
nustatyti įstaigoje esančių asmeninių archyvų savininkus, galimas perkėlimas jų dienoraščiai, memuarai, kiti dokumentai į Rusijos archyvų fondą;
identifikuoti ir grąžinti Rusijai Rusijos ir jos pramonės istorijos dokumentus, kurie dėl įvairių priežasčių atsidūrė už Rusijos ribų;
iniciatyva dokumentuoti (seniausių darbuotojų prisiminimų fiksavimas, filmavimas), siekiant sukurti žodinę savo įstaigos istoriją.
3.4. Svarsto, nusprendžia dėl patvirtinimo ir pateikia:
3.4.1. Dėl archyvinės įstaigos EPC tvirtinimo, o vėliau jų įstaigos vadovo tvirtinimo:
tvarkomosios ir specialiosios dokumentacijos nuolatinio saugojimo atvejų inventoriai;
projektų, problemų (temų), mokslinės ir techninės dokumentacijos, kurioms perduotina valstybės saugoti, sąrašai;
aktai dėl dokumentų, kurių saugojimo terminai pasibaigę, paskyrimo sunaikinti: dokumentai, kurių saugojimo terminas 10 ir daugiau metų, sąraše pažymėti „EPK“, dokumentai iki 1945 m. imtinai.
3.4.2. Dėl archyvinės įstaigos EPC tvirtinimo, o po to – savo įstaigos vadovo tvirtinimui:
konsoliduota įstaigos reikalų nomenklatūra;
personalo bylų aprašymai;
nuolatinio saugojimo dokumentų praradimo ar nepataisomos sugadinimo aktai.
3.4.3. Archyvinės įstaigos EPC svarstymui:
siūlymai pakeisti sąraše nustatytų kategorijų dokumentų saugojimo terminus, nustatyti sąraše nenumatytų dokumentų saugojimo terminus.
3.4.4. Įstaigos vadovui tvirtinti:
aktai dėl dokumentų, kurių saugojimo terminai pasibaigę (išskyrus išvardytus 3.4.1 punkte) paskyrimo sunaikinti;
personalo dokumentų praradimo ar nepataisomos sugadinimo veiksmai.
3.5. Kartu su biuro valdymo ir personalo tarnybomis konsultuoja įstaigos darbuotojus darbo su dokumentais klausimais, dalyvauja verslo įgūdžių tobulinimo renginiuose.
4. EB teisės
Ekspertų komisija turi teisę:
4.1. Pagal savo kompetenciją teikti rekomendacijas įstaigos struktūriniams padaliniams ir atskiriems darbuotojams dėl bylų nomenklatūros kūrimo ir bylų formavimo raštinės darbe, dokumentų vertės tyrimo, trūkstamų nuolatinio saugojimo termino bylų ir bylų paieškos. dėl personalo, dokumentų supaprastinimo ir tvarkymo.
rašytiniai paaiškinimai dėl nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, praradimo, sugadinimo ar neteisėto sunaikinimo priežasčių;
pasiūlymų ir išvadų, reikalingų dokumentų saugojimo terminams nustatyti.
4.3. Išklausyti jų posėdžiuose struktūrinių padalinių vadovus apie dokumentų rengimo archyviniam saugojimui eigą, dėl Rusijos archyvų fondo dokumentų saugojimo ir saugos užtikrinimo sąlygų, dėl dokumentų praradimo priežasčių.
4.4. Kviesti į komisijos posėdžius konsultantais ir ekspertais struktūrinių padalinių specialistus, Rusijos valstybinės archyvų tarnybos institucijų atstovus, trečiųjų šalių organizacijas.
4.5. EK, atstovaujama jos pirmininko, jo pavaduotojo ir komisijos sekretoriaus, turi teisę nepriimti svarstyti ir grąžinti tikslinti nekokybiškus ir nerūpestingai parengtus dokumentus.
4.6. Informuoti įstaigos vadovybę su komisijos kompetencija susijusiais klausimais.
4.7. Nustatyta tvarka atstovauti savo institucijai Rusijos valstybinės archyvų tarnybos organuose.
5. EK darbo organizavimas
5.1. Įstaigos ekspertų komisija glaudžiai bendradarbiauja su Federalinio archyvo įstaigų ekspertinių patikrinimų komisijomis (EPK), su sektoriaus valdymo organo Centrine ekspertų komisija (VRK), gauna iš jų atitinkamus organizacinius ir metodinius nurodymus.
5.2. EK dirba pagal vadovybės patvirtintą metinį planą.
5.3. Su EK kompetencija susiję klausimai svarstomi jos posėdžiuose, kurie vyksta pagal poreikį, bet ne rečiau kaip 2 kartus per metus. Visi komiteto posėdžiai yra protokoluojami. EK svarstyti pateikti dokumentai svarstomi jos posėdyje ne vėliau kaip po 10 dienų.
5.4. EK posėdis ir jame priimti sprendimai laikomi kompetentingais, jeigu balsavime dalyvavo ne mažiau kaip pusė posėdyje dalyvaujančių EK narių. Balsavimo teisę turi tik EK nariai. Kviestiniai konsultantai ir ekspertai turi patariamąjį balsą ir balsavime nedalyvauja.
Sprendimas priimamas paprasta susirinkime dalyvaujančių narių balsų dauguma. Jeigu balsai pasiskirsto po lygiai, sprendimą priima EK pirmininkas ir įstaigos vadovybė (jei reikia, susitarus su Federalinio archyvo institucijomis).
5.5. EK apskaitos tvarkymas, jos dokumentų saugojimas ir naudojimas, atsakomybė už jų saugumą, taip pat EK priimtų sprendimų vykdymo kontrolė pavedama komisijos sekretoriui.
1.1. Nuolatinė ekspertų komisija (EK) ___________________________________________________________________ sudaroma:
(organizacijos, institucijos)
Metodinio ir praktinio darbo, skirto Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų, įskaitant vadybinius, mokslinius ir techninius, filmų, nuotraukų, fono, vaizdo įrašų, mašininio skaitomų, vertės patikrinimo ir pasirengimo perduoti valstybiniam saugojimui organizavimas ir vykdymas. ir kita speciali dokumentacija, esanti skyriaus saugykloje __________________________________________.
(organizacija, institucija)
1.2. Nuolatinė EK yra patariamoji institucija, kuriai vadovauja ________________________________________________. Komisijos sprendimai įsigalioja
(organizacijos, institucijos)
po to, kai juos patvirtino ______________________________________________________ vadovybė.
(organizacijos, institucijos)
Būtinais atvejais (žr. Nuostatų 2.6 ir 2.7 punktus) EK sprendimai įsigalioja tik po to, kai juos suderina arba patvirtina atitinkama Rusijos Federalinės archyvų tarnybos institucija.
1.3. Asmeninė EK sudėtis skiriama įsakymu _______________________________
(organizacijos, institucijos)
iš aukščiausios kvalifikacijos organizacijos, įstaigos struktūrinių padalinių darbuotojų, kuriems vadovauja vadovas ar jo pavaduotojas.
Į EK sudėtį įeina: archyvo vyr. komisijos sekretorius, raštvedybos atstovai, Valstybės archyvų įstaigos atstovas * (kaip susitarta).
* Federalinės archyvų tarnybos, valdymo organo, įkūrimas archyvai Rusijos Federacijos subjektai (atitinkama regioninė ar respublikinė archyvų institucija).
1.4. Savo darbe EK vadovaujasi Rusijos teisės aktais, Rusijos Federacijos teisės aktų pagrindais „Dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo ir archyvų“, Pagrindinėmis departamentų archyvų eksploatavimo taisyklėmis, norminiais ir metodiniais dokumentais. Federalinės archyvų tarnybos (EGSDOU, GOST ir kt.), norminiai ir metodiniai dokumentai, organizacijos, institucijos nuostatai, šie nuostatai.
2. EB funkcijos
EB atlieka šias funkcijas:
2.1. Rengia pasiūlymus ir rekomendacijas, kaip optimizuoti Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų, suformuotų vykdant ____________________________________________ veiklą, sudėtį.
(organizacijos, institucijos)
2.2. Svarsto pasiūlymus ir nustatyta tvarka teikia sprendimus dėl galiojančiuose norminiuose ir metodiniuose vadovuose numatytų dokumentų saugojimo terminų pakeitimo ar patikslinimo, taip pat sprendimus dėl dokumentų saugojimo terminų nustatymo, kurie nenumatyti teisės aktuose ir metodinius vadovus.
2.3. Svarsto pasiūlymus ir teikia rekomendacijas metodiniais ir praktiniais dokumentų vertės tyrimo klausimais.
2.4. Svarsto asmeninės kilmės dokumentų (seniausių darbininkų atsiminimų įrašų, dienoraščių, laiškų ir kt.) priėmimo į žinybinį archyvinį saugojimą, kurie prisideda prie daugiau pilna istorija ______________________________________.
(organizacijos, institucijos)
2.5. Svarsto ir priima sprendimą dėl patvirtinimo:
nuolatinio saugojimo laikotarpio bylų (metinių skyrių) jungtinės inventorizacijos, įskaitant specialiąją dokumentaciją;
aktai dėl dokumentų skyrimo sunaikinti archyve __________________________________________ su pasibaigusiais saugojimo terminais;
(organizacijos, institucijos)
nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentų, personalo dokumentų praradimo ar sugadinimo aktai;
dokumentų rengimo ir perdavimo grafikai ________________________________________
(organizacijos, institucijos)
viešajam saugojimui;
norminiai ir metodiniai darbo su dokumentais vadovai (dokumentų sąrašai su saugojimo terminais, klasifikatoriai, raštinės darbo instrukcijos ___________________________________________, bylų nomenklatūros, atmintinės ir taisyklės
(organizacijos, institucijos)
darbas su dokumentais.
2.6. Pateikta Valstybinei archyvų įstaigai:
svarstymui:
EK pasiūlymai dėl tam tikrų kategorijų dokumentų saugojimo terminų nustatymo, patikslinimo ar pakeitimo ____________________________________________.
(organizacijos, institucijos)
Dokumentų sąrašai su saugojimo sąlygomis;
Verslo instrukcijos;
Patvirtinimui:
Nuolatinio saugojimo dėžių inventoriai (vadybos ir specialioji dokumentacija);
Į valstybės archyvą perduotinų dokumentų sąrašai;
patvirtinus:
Nuostatai dėl EB ir dėl archyvo _______________________________________________;
(organizacijos, institucijos)
Bylų nomenklatūra __________________________________________;
(organizacijos, institucijos)
Personalo bylų aprašymai;
2.7. Kartu su raštvedyba ir personalo tarnybomis organizuoja konsultacijas ______________________________________________________________ darbo su klausimais.
(organizacijos, institucijos)
dokumentus, teikia jiems metodinę pagalbą, dalyvauja rengiant ir įgyvendinant verslo įgūdžių tobulinimo veiklas.
3. EB teisės
EK, vykdydama jai pavestas užduotis, turi teisę:
3.1. Pagal savo kompetenciją teikti rekomendacijas ________________________________________________ struktūriniams padaliniams dėl plėtros
(organizacijos, institucijos)
bylų nomenklatūra ir bylų formavimas raštvedyboje, dokumentų vertės tyrimas, trūkstamų nuolatinio saugojimo bylų ir bylų paieška pagal personalą, dokumentų efektyvinimo ir įforminimo tvarka ir kt.
3.2. Prašyti struktūrinių padalinių vadovų ____________________________________________ raštu paaiškinimų dėl praradimo priežasčių
(organizacijos, institucijos)
nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, sugadinimas ar neteisėtas sunaikinimas.
3.3. Susirinkimuose išklausyti struktūrinių padalinių vadovus ______________________________________________ apie pasirengimo kokybę ir laiką
(organizacijos, institucijos)
archyvinio saugojimo dokumentus, apie dokumentų saugojimo ir saugojimo sąlygas, apie dokumentų praradimo priežastis.
3.4. Į komisijos posėdžius kviesti konsultantus ir ekspertus struktūrinių padalinių specialistus __________________________________________,
(organizacijos, institucijos)
taip pat Valstybės archyvų įstaigos atstovai.
3.5. Informuoti vadovybę _________________________________ iškilusiais klausimais
(organizacijos, institucijos)
jos kompetencija.
3.6. Atstovauti ___________________________________ Valstybės archyve
(organizacijos, institucijos)
institucija.
4. EK darbo organizavimas
4.1 . Ekspertų komisija ___________________________________ bendradarbiauja su
(organizacijos, institucijos)
Valstybinės archyvų įstaigos ekspertizės komisija (EPK).
4.2 . EK dirba pagal vadovybės patvirtintą planą ___________________________
(organizacijos, institucijos)
4.3 . Su EK kompetencija susiję klausimai ____________________________________
(organizacijos, institucijos)
svarstomi jos posėdžiuose, kurie rengiami pagal poreikį, bet ne rečiau kaip du kartus per metus. Visi komiteto posėdžiai yra protokoluojami.
4.4 . EK posėdis ir jame priimti sprendimai laikomi teisėtais, jeigu balsavime dalyvavo ne mažiau kaip pusė EK narių. Balsavimo teisę turi tik EK nariai. Kviestiniai konsultantai ir ekspertai turi patariamąjį balsą ir balsavime nedalyvauja.
Sprendimai priimami paprasta balsų dauguma. Balsams pasiskirsčius po lygiai, sprendimą priima EK pirmininkas ir _______________________________________ vadovybė (jei reikia, susitarus su
(organizacijos, institucijos)
Valstybės archyvų įstaiga).
4.5 . EK, atstovaujama jos pirmininko, jo pavaduotojo ir komisijos sekretoriaus, turi teisę nepriimti svarstyti ir grąžinti tikslinti nekokybiškus ir nerūpestingai parengtus dokumentus.
4.6 . EK apskaitos tvarkymui ir jos dokumentų naudojimui, atsakomybei už jų saugumą vadovauja komisijos sekretorius.