Rusijos įmonės, valstybinės įstaigos, verslininkai ir kiti teisinių santykių subjektai bendraudami tarpusavyje nuolat naudojasi oficialiais dokumentais. Svarbiausias aspektas teisinga sąveika tarp organizacijų ir asmenų – detalių panaudojimas. Jų sąrašas yra nustatytas Rusijos teisės aktai. Dokumento detalės yra svarbiausias atributas oficialius šaltinius, paskelbtus įmonių, valdžios institucijų arba sudarytus asmenų, kreipiantis į bet kokias struktūras. Kokios yra darbo su jais ypatybės?

Apibrėžimas

Dokumento rekvizitai yra privalomi, patvirtinti valstybės, pramonės ar įmonių standartų lygmeniu, įvairių informacijos šaltinių vizualinio dizaino elementai, dažniausiai pateikiami spausdinta, popierine forma.

Tokio tipo dokumentai, priklausantys organizacinei ir administracinei kategorijai, rengiami pagal GOST R 6.30-2003. Šiame normų šaltinyje yra suvienodinti kriterijai, kurie yra privalomi naudoti keičiantis dokumentais dalyvaujant Rusijos įmonėms, valdžios institucijoms ir kitoms oficialų statusą turinčioms institucijoms.

Apsvarstykite svarbiausias dokumentų detales, nustatytas pagal nurodytą valstybės standartą.

Pagrindinės detalės pagal GOST: Rusijos Federacijos herbas

Daugelyje oficialių dokumentų turi būti Rusijos herbas. The valstybės simbolis gali būti pateikiamos trijų rūšių: kaip daugiaspalvis ant heraldinio skydo, kaip vienspalvis - su panašiu elementu arba be jo. Daugiaspalvis Rusijos Federacijos herbas turi būti dedamas ant dokumentų, kuriuose yra federalinių konstitucinių ir federalinių įstatymų nuostatos, prezidento, vyriausybės, federalinės asamblėjos išleisti nuostatai.

Vienspalvis Rusijos Federacijos herbas be heraldinio skydo turi būti ant dokumentų, kurie skelbiami:

Tarpžinybinė valstybės paslapčių komisija;
federaliniai teismai;
prokuratūra;
Tyrimo komitetas ir kiti panašaus profilio organai.

Rusijos Federacijos herbas naudojamas kaip elementas laiškuose ir kituose dokumentuose.

Rusijos Federacijos subjekto ir savivaldybių herbas

Į Rusijos Federaciją sudarančiose vienetų priimtų dokumentų detalių sudėtį įeina paties regiono herbas. Jo išdėstymo taisykles reglamentuoja tam tikro dalyko priimti reglamentai. Taip pat regioniniu lygmeniu gali būti patvirtintos Rusijos Federacijos herbo uždėjimo ant tam tikrų dokumentų taisyklės. Išsami informacija apie lygiu išduotus dokumentus savivaldybių teritorijos, savo ruožtu, gali būti miesto ir kitos vietovės herbas arba savivaldybė. Šio atributo pateikimo taisyklės yra nustatytos vietos valdžios institucijų priimtuose reglamentuose.

Prekės ženklas

Registruojant dokumentų duomenis organizacijose gali būti naudojamas emblema ar prekės ženklas. Tokie elementai dedami pagal įmonių įstatų nuostatas. Tuo pačiu metu emblema nededama ant dokumentų kartu su Rusijos Federacijos, Rusijos Federaciją sudarančio subjekto ar savivaldybės herbu. Prekių ženklai gali būti žodžiai ir vaizdai. Atitinkamų rekvizitų spalva gali būti bet kokia.

Organizacijos kodas

Remiantis visos Rusijos įmonių klasifikatoriumi, dokumento rekvizitas gali būti ir organizacijos kodas. Ši informacija paprastai tarnauja kaip nuoroda. Pagrindinis dokumentas, kurio struktūroje yra organizacijos kodas, yra laiškas.

OGRN

Daugeliu atvejų detalės pirminiai dokumentai organizacijos reikalauja įtraukti į savo OGRN struktūrą. Raidėse šis elementas nurodomas kaip dalis informacinė informacija apie organizaciją. OGRN taip pat naudojamas išleidžiant įmonės firminius blankus. Verslininkams yra panašus pasiūlymas - OGRN IP. Jis daugiausia naudojamas tais pačiais tikslais kaip ir atitinkamas darbo eigos elementas, kuriame dalyvauja juridiniai asmenys.

TIN ir KPP

Šios detalės kartu su OGRN dažniausiai naudojamos pirminiai dokumentai, taip pat organizacijos darbuotojų surašytomis laiškų formomis. KPP yra juridiniams asmenims būdingas elementas. Individualūs verslininkai tokie rekvizitai nenaudojami.

Dokumento formos kodas

Pagal visos Rusijos klasifikatorių valdymo dokumentacija formos kodas turi būti įvairių šaltinių atributų struktūroje. Šis elementas daugiausia naudojamas failų perdavimo elektroniniais kanalais greičiui optimizuoti.

Įmonės pavadinimas

Reikalinga informacija dokumentuose yra toks elementas kaip organizacijos pavadinimas. Svarbu, kad jis atitiktų tai, kas nurodyta įmonės steigimo dokumentuose. Formose turi būti nurodytas visas įmonės pavadinimas. Sutrumpintą galima dėti šalia (po juo arba už jo).

Nuoroda informacija

Kitas dokumentų detalių elementas yra informaciniai duomenys apie įmonę. Į jų struktūrą įtraukiamas pašto adresas, telefonų numeriai ir kita informacija, kurią, įmonės nuomone, būtina pateikti. Taip pat, kaip taisyklė, tvirtinamas organizacijos kodas, PSRN, TIN ir KPP.

Dokumento tipo pavadinimas

Dokumentas turi būti teisingai suskirstytas pagal tipą. Atitinkamas rūšies pavadinimas yra užfiksuotas įmonės įstatuose. Jis taip pat turi atitikti kriterijus, įtrauktus į OKUD. Paprastai atitinkamas elementas įrašomas į formas. Raidėms šis atributas (dokumento pavadinimas) nėra tipiškas. Rašoma didžiosiomis raidėmis.

Dokumento data

Kitas svarbus reikalavimas yra dokumento data. Jis turėtų atspindėti laiką, kada buvo sukurtas atitinkamas šaltinis arba, pavyzdžiui, kada jis buvo pasirašytas. Datą nustato asmuo, turintis teisę pasirašyti dokumentą, arba vidaus tarnyba organizacija, atsakinga už keitimąsi atitinkamais šaltiniais. Kai kuriais atvejais datą gali pritvirtinti dokumento rengėjas.

Registracijos numeris

Registracijos numeris(indeksas) - rekvizitas, kuris yra fiksuotas siekiant palengvinti šaltinio klasifikavimą organizacijos vidaus registruose ir archyvuose, taip pat identifikatorius dokumentų srauto su kitomis įmonėmis procese. Atitinkamų rekvizitų tvirtinimo taisyklės atsispindi įmonės patvirtintuose administraciniuose šaltiniuose.

Be to, kai kuriais atvejais atitinkamas elementas gali būti papildytas nuoroda, kurioje iš tikrųjų yra registracijos numeris, taip pat dokumento, į kurį reikia atsakyti, data. Tai yra, šis rekvizitas dažnai naudojamas laiškuose, kurie sudaromi atsakant į įmonei pateiktus prašymus.

Surinkimo vieta

Kai kuriais atvejais gali būti nurodyta konkretaus dokumento rengimo vieta. Pavyzdžiui, jei sunku jį nustatyti pagal kitas detales. Bet jei sudarymo vieta jau nurodyta kituose dokumento elementuose, tada nebūtina įtraukti atitinkamo atributo į šaltinio struktūrą.

Kelionės tikslas

Kitas reikšmingas požymis yra adresatas. Nurodoma, jei yra poreikis siųsti dokumentą konkrečiam įmonės struktūriniam padaliniui, su kuriuo vyksta susirašinėjimas. Taip pat adresatas gali būti pareigūnas arba fizinio asmens statusą turintis pilietis.

Patvirtinimo antspaudas

Gali prireikti naudoti šaltinio patvirtinimo antspaudą. Šis rekvizitas gali suteikti dokumentui normatyvinį pobūdį. Pavyzdžiui, įmonės direktorius gali naudoti tokį antspaudą kaip „pritariu“, po kurio šaltinio nuostatos taps privalomos įmonės darbuotojams.

Rezoliucija

Kitas įdomus dalykas yra rezoliucija. Jis suaktyvinamas, jei pareigūnas, pavyzdžiui, įmonės direktorius, nori paskelbti sprendimą, priimtą dėl dokumente pateiktos informacijos esmės. Šiame rekvizite taip pat nurodomas vardas, pavardė, užsakymo turinys, terminas, iki kurio jis turi būti įvykdytas, parašas, data. Gali būti nurodyti įsakymo vykdytojai.

antraštę

Kai kuriuose dokumentuose naudojama antraštė. Jos tikslas – pristatyti santrauka informaciją šaltinyje. Pagal prasmę jis turėtų koreliuoti su dokumento pavadinimu. Antraštės pavyzdys: „Įsakymas dėl atestacijos komisijos sudarymo“.

Varnelė

Kai kuriais atvejais dokumente reikalaujama tokių detalių kaip kontrolės ženklas. Šis elementas rodo, kad šaltinį priėmė kompetentinga įmonės struktūra ir su juo vyksta darbas. Paprastai šis rekvizitas atrodo kaip antspaudas su žodžiu „kontrolė“.

Dokumento tekstas

Turbūt pagrindinis dokumento rekvizitas. Ji atspindi popierinėmis laikmenomis perduodamos informacijos esmę. AT bendras atvejis jis surašytas rusų kalba arba ta, kuri turi oficialų statusą Rusijos Federacijos subjekte. Tekste gali būti lentelių, įvairių formatavimo elementų.

Teksto struktūra paprastai pateikiama dviejų dalių forma: pirmoji atspindi dokumento siuntimo priežastis ir tikslus, antroji – pagrindinę kreipimosi, prašymo, rekomendacijos ir tt idėją. Kai kuriais atvejais tai yra leidžiama naudoti tik antrąją atitinkamo atributo struktūros dalį.

Programos vėliavėlė

Pasitaiko, kad visus reikiamus duomenis pateikti dokumento tekste yra problematiška. Tokiu atveju šaltinis gali būti papildytas programomis. Šis faktas turi būti nurodytas dokumente naudojant atitinkamą atributą. Kaip atitinkamas ženklas gali būti įtrauktas į šaltinio struktūrą? Paprastai jie rašo: „Paraiška ant tokio ir tokio lapų skaičiaus tokio ir tokio kopijų tūrio“. Kai kuriais atvejais gali prireikti nurodyti dokumento, kuriame yra paraiška, pavadinimą.

Parašas

Svarbiausi dokumento detalių tipai apima tokį elementą kaip parašas. Jį pateikia pareigūnas, taip užtikrindamas šaltinyje esančios informacijos patikimumą. Ir tai ne tik autografas – paraše kaip savarankiškame rekvizite turi būti dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas, taip pat stenograma.

Patvirtinimo grafikas

Kai kuriose organizacijose nustatyti reikalavimai dėl detalių dokumentų reikalauja turėti patvirtinimo antspaudą. Naudojamas tais atvejais, kai reikia užfiksuoti faktą, kad informaciją šaltinyje patvirtino kompetentingas asmuo ar įmonė įmonėje.

Antspaude turi būti žodis „sutarta“, taip pat informacija apie atitinkamą informaciją tvirtinančio asmens pareigas, jo parašas ir nuorašas. Pagrindinis patvirtinimo antspaudo bruožas yra jo naudojimas dokumentų valdyme, kuriame dalyvauja kelios organizacijos.

Vizos patvirtinimas

Elementas pakankamai arti kaklo gali būti vadinamas patvirtinimo viza. Ji Pagrindinis bruožas- naudojamas tik organizacijos viduje. Tokiu atveju viza gali būti klijuojama kelis kartus, nes dokumentą paeiliui tikrina tam tikri skyriai.

Antspaudas

Beveik visada mokėjimo dokumentų duomenys ir kiti pirminių šaltinių tipai reikalauja, kad organizacijos uždėtų antspaudą. Rusijos Federacijoje tai dažniausiai yra rašalas. Antspaudo struktūroje dažniausiai pateikiama informacija apie įmonę – pavadinimas, PSRN, TIN ir kiti duomenys.

Dokumentų tvarkymas: niuansai

Nustatėme, kad dokumentų detalizavimas yra svarbiausias kriterijus organizuojant teisingas įmonės sąveikos su partneriais, valstybinėmis įstaigomis, taip pat vidinės įmonės komunikacijos procedūras. Kokius niuansus galima pastebėti praktiniam dokumentų valdymo įgyvendinimui Rusijos įmonėse?

Galima pastebėti, kad visų GOST numatytų detalių pritvirtinimas yra retas atvejis. Kiekviename dokumente reikia naudoti atitinkamą elementų rinkinį. Pavyzdžiui, kalbant apie oficialius laiškus, jie dažniausiai naudoja tokias detales kaip Rusijos Federacijos herbas, federacijos objektas, miestas ar įmonės emblema, įmonės kodas, PSRN, TIN, KPP, taip pat organizacijos pavadinimas.

Dokumento tipo pavadinimas ant raidžių paprastai nededamas. Nors, pavyzdžiui, tokių šaltinių tipai, kaip įsakymas, aktas, memorandumas ar sprendimas, savo struktūroje turi turėti atitinkamą elementą. Laiškuose turi būti nurodytas pilnas įmonės, kuriai siunčiamas dokumentas, pavadinimas, o jei yra sutrumpintas oficialių šaltinių pateiktas pavadinimas, jis taip pat turi būti nurodytas (rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo).

Yra keli teisingi organizacijų pavadinimų sutrumpinimo būdai: pirmosiomis raidėmis (tai yra, gaunama santrumpa kaip tyrimų institutas), pradiniais skiemenimis (pavyzdžiui, Uralmash gali pasirodyti) arba kitu būdu, patvirtintu oficialiuose organizacijos dokumentuose. adresato įmonė.

Kitos svarbios dokumento detalės yra pašto adresas taip pat telefono ir fakso numeriai. Taip pat oficialiuose laiškuose dažniausiai nurodomi organizacijos banko duomenys. Kitas svarbus atitinkamo dokumento elementas – data, atspindinti jo pasirašymo momentą. Tada pasirašomas oficialus popierius, uždedamas įmonės antspaudas.

Vieningos sistemos dokumentacija. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Mokymosi elementai: Dokumento detalės.

Pasidalinkite darbais socialiniuose tinkluose

Jei šis darbas jums netinka, puslapio apačioje yra panašių darbų sąrašas. Taip pat galite naudoti paieškos mygtuką

OYABRSKY NAFTOS IR DUJŲ INSTITUTAS (FILIALAS) Tsogu

Paskaitos apie discipliną " Dokumentacijos palaikymas valdymas"

Mokytoja L.A.Pykva

3, 4 paskaitos. Dokumentų detalės.

Literatūra

GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai. M.: Standartų leidykla, 2003. Sh, 19 p. Grupė Т.54.
GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“.
Biuro darbas: Pavyzdžiai, dokumentai. Darbo organizavimas ir technologija. Daugiau nei 120 dokumentų. 2 leidimas, pataisytas. ir papildomas / V.V.Galachovas, I.K.Kornejevas ir kiti; Red. I.K. Korneeva, V.A. Kudryavtseva. M.: TK Velby, leidykla „Prospect“, 2004 m.

Mokymosi elementai:

Dokumento detalės.

Pavyzdinė forma.

Kiekvienas dokumentas susideda iš elementų, vadinamų atributais. Įvairūs dokumentai turėti skirtingą rekvizitų rinkinį. Detalių rinkinys, tam tikru būdu išdėstytas dokumente, yra forma šį dokumentą. Formos, būdingos tam tikros rūšies iškviečiami dokumentai tipiškas . Vadinami grafiniai modeliai arba schemos dokumentų konstravimui"modelio raktas".

Rekvizitai valdymo dokumentus:

01 Valstybės herbas Rusijos Federacija;

02 Rusijos Federacijos subjekto herbas;

03 organizacijos logotipas arba prekės ženklas(tarnybos ženklas);

04 organizacijos kodas;

05 juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN);

06 mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris/registracijos priežasties kodas (TIN/KPP);

07 dokumento formos kodas;

08 organizacijos pavadinimas;

09 informaciniai duomenys apie organizaciją;

10 dokumento rūšies pavadinimas;

11 dokumento data;

12 dokumento registracijos numeris;

14 dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;

15 adresatas;

16 dokumento patvirtinimo antspaudas;

17 rezoliucija;

18 teksto pavadinimas;

19 kontrolinis ženklas;

20 dokumento tekstas;

21 žyma apie paraiškos buvimą;

22 parašas;

23 dokumento patvirtinimo antspaudas;

24 vizos patvirtinimo dokumentas;

25 antspaudo įspaudas;

26 kopijos patvirtinimo žyma;

27 pastaba apie atlikėją;

28 pažymą apie dokumento įforminimą ir išsiuntimą į bylą;

29 dokumento gavimo organizacijoje ženklas;

30 Dokumento elektroninės kopijos ID.

Standartas pateikia maksimalų detalių rinkinį, kurį galima naudoti tvarkant dokumentus. Konkrečiame dokumente bus tik dalis detalių, kurių vieta nubrėžta grafiškai.

Props 01 Rusijos Federacijos valstybės herbasdedamas į dokumentų formas pagal federalinį konstitucinė teisė 1 .

Rekvizitas 02 Rusijos Federacijos subjekto herbasyra surašyti ant tuščių dokumentų pagal Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktus.

Rekvizitas 03 Organizacijos emblema arba prekės ženklas naudojami ant visų nuosavybės formų organizacijų firminių blankų pagal įstatus (organizacijos nuostatas).

Reikalavimas 04 Organizacijos kodassuskirstyti pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO) arba pagal visos Rusijos įstaigų klasifikatorių valdo valdžia(OKOGU) 2 . Kodas skirtas elektroniniam dokumento autoriaus identifikavimui.

Reikalavimas 05 Juridinio asmens pirminis valstybinis registracijos numeris (OGRN).

Rekvizitas 06 Identifikavimo numeris mokesčių mokėtojo / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP)yra pritvirtintas pagal mokesčių inspekcijos išduotus dokumentus.

Rekvizitas 07 Dokumento formos kodasužrašykite formą pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD) 3 .

Rekvizitas 08 Įmonės pavadinimasturi atitikti pavadinimą, nurodytą jos steigimo dokumentuose. Pagal pilnas vardas organizacijos santrumpą nurodo skliausteliuose.

Rekvizitas 09 Nuorodiniai duomenys apie organizaciją: pašto adresas; telefono numeriai ir kita informacija organizacijos nuožiūra.

10 rekvizitas Dokumento tipo pavadinimasturi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis. Laiške nenurodomas dokumento rūšies pavadinimas.

11 rekvizitas Dokumento datarekvizitas, kuriame nurodytas dokumente nurodytas jo sukūrimo laikas ir (ar) parašas ir saniya, patvirtinimas, priėmimas, susitarimas, paskelbimas 4 . Dokumento data išduodama skaitmeniniu būdu, n ir pavyzdys: 2000-01-05 ir iš žodžio į skaitmeninį: 1 mA r ir 2000 m

Reikalingas 12 Registracijos numeristai skaitmeninis arba raidinis ir skaitmeninis žymėjimas, priskirtas dokumentui jį registruojant.

14 rekvizitas Surinkimo vieta arba dokumento leidimas nenurodoma, jei teritorijos, kurioje yra organizacija, pavadinimas neįtrauktas į oficialų jos pavadinimą.

Reikalingas 15 Adresatas . Adresatu gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardininku, pvz.:

Rusijos teisingumo ministerija

Teisės aktų sisteminimo skyrius

Duomenų byloje nurodoma asmens, kuriam skirtas dokumentas, padėtis, pavyzdžiui:

UAB "Rusijos tekstilė"

Apskaita

Vyresnysis ekonomistas

A.S. Nikolajevas

arba

generaliniam direktoriui

UAB "Tyumenvodoochistka"

V. I. Petrovas

Reikalingo „Adreso“ sudėtyje, jei reikia, gali būti nurodytas pašto adresas (surašytas pagal pašto paslaugų teikimo taisykles) 5 .

Reikalingas 16 Dokumento patvirtinimo antspaudassuteikia jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį 6 . Dokumentą tvirtina pareigūnas, kolegialus organas arba specialiai išduotas dokumentas.

PATVIRTINTI

generalinis direktorius

UAB "Rusijos tekstilė"

Asmeninis I. V. parašas. Anenkovas

12.02.2005

Kai dokumentą tvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.

Kai dokumentas yra patvirtintas kolegialių organų nutarimu, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTA be kabučių (PATVIRTINTA, PATVIRTINTA, PATVIRTINTA),

pavyzdžiui:

PATVIRTINTA

susitikimas visuotinis susirinkimas akcininkai

protokolas

2005-08-15 Nr.14

arba

PATVIRTINTA

Pirmininko įsakymas

Banko valdyba

2005-09-30 Nr.54

17 rekvizitas Rezoliucija dokumentas ant dokumento yra parašytas pareigūno ir jame nurodomi atlikėjų vardai, pavardės, įsakymas, įvykdymo terminai, vadovo parašas ir data, pvz.

I. A. Medvedeva

V.N. Egorovas

Prašau parengti projektą

bendras susitarimas

su firma "Zarechye"

iki 2005-02-13

Smirnovas

21.01.2005

18 rekvizitas Teksto pavadinimas oficialus dokumentas : trumpai apibendrina dokumento turinį, atsako į klausimus:

apie ką (apie ką)?, pavyzdžiui:

Įsakymas dėl atestacinės komisijos sudarymo;

kas (kam)?, pavyzdžiui:

Audito ataskaita;

Antraštę turi sudaryti ne daugiau kaip 28 simboliai ir ji turi būti spausdinama 1 tarpu, jei ją sudaro dvi eilutės.

19 rekvizitas Varnelėtai yra dokumento vykdymo kontrolės ženklas. Žymima raide „K“ arba antspaudu „Control“, kairėje dokumento paraštėje teksto antraštės lygyje.

20 rekvizitas Oficialaus dokumento tekstas. Susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodyti dokumento sudarymo motyvus, pagrindus, tikslus, antroje (galutinį) sprendimus, išvadas, prašymus, pasiūlymus, rekomendacijas.

21 rekvizitas Paraiškos buvimo žymėjimas, įvardijami tekste, yra sudaryti taip:

Naudojimas: 5 litrams. 2 egzemplioriais.

Jei dokumente yra priedas, kurio pavadinimas nenurodytas tekste:

Taikymas:

Regioninio skolinimo skyriaus nuostatai 5 p. 2 egzemplioriais.
Regioninio skolinimo skyriaus dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės 7 lapai. 2 egzemplioriais.

Administracinio dokumento priedai surašyti:

PRIEDAS Nr.2

Instituto direktoriaus įsakymu

2005-01-15 Nr.319

Rekvizitas 22 Parašasyra ranka rašytas įgaliotojo paveikslas pareigūnas 7 .

Sudėtį sudaro: asmens pareigų pavadinimas, asmeninis parašas; parašo dekodavimas (inicialai, pavardė), pvz.:

Vykdomasis direktorius

AOZT „Partneris“ Nikitenko N.A. Nikitenko

23 rekvizitas patvirtinimo antspaudasišreiškia institucijos ar pareigūno, kuris nėra dokumento autorius, sutikimą su jo turiniu, pvz.:

SUTINKA

Tiumenės valstijos rektorius

universitetas

Asmeninis parašas G.F. Kutsevas

23.04.2005

Reikalinga 24 Dokumento patvirtinimo vizaišreiškia pareigūno sutikimą ar nesutikimą su dokumento turiniu, pvz.:

Bosas teisės skyrius

Petročenka V.A. Petročenka

25.11.2005

Props 25 Seal įspaudas. Patvirtinti pareigūno parašo tikrumą.

Reikalavimas 26 Patvirtintos kopijos ženklas.

Pavyzdžiui:

Teisingai

Žmogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius

Chlebnikovas S.A. Chlebnikovas

07.03.2001

Rekvizitas 27 Menininko ženklas

Pavyzdžiui:

A.K. Petrovas

925 45 67

Rekvizitas 28 Dokumento vykdymo žyma ir nukreipdamas jį į veiksmą.

Pavyzdžiui

Parengtas 2000-01-28 raštas Nr.12-06-13

07-06 byloje Nr.

Darbo pavadinimas

Parašas B.L. Osipovas

data

Rekvizitas 29 Dokumento gavimo organizacijoje ženklasyra dokumento serijos numeris ir gavimo data ir yra dedamas pirmojo lapo apatinės paraštės dešiniajame kampe.

Rekvizitas 30 Elektroninės kopijos ID

Išdėstymo raktas

Kampinės formos detalių vieta (išdalinti)

Rekvizito vieta išilginis ruošinys(išdalinti)

1 2000 m. gruodžio 25 d. federalinis konstitucinis įstatymas Nr. 2-FKZ „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“ (su pakeitimais, padarytais 2002 m. liepos 9 d., 2003 m. birželio 30 d.)//СЗ RF. 200. Nr.52 (I dalis). Art. 5021.

2 Visos Rusijos vyriausybės įstaigų klasifikatorius OK 006-93. M., 1997 m.

3 Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius OK 011-93. M., 1999 m.

5 2005 m. balandžio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas N 221 „Dėl pašto paslaugų teikimo taisyklių patvirtinimo“ // SZ RF. 2005. Nr. 17. str. 1556 m.

6 GOST R 51141-98. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai. M.: Standartų leidykla, 1998 m.

7 GOST R 51141-98. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai. M.: Standartų leidykla, 1998 m.

Kita panašių darbų tai gali jus sudominti.wshm>
1083.		Norminių dokumentų, nustatančių dokumentų saugojimo terminus, sudėtis ir turinys	35,3 KB
	Kaip dokumentai saugomi organizacijoje. Dokumentų saugojimo organizacijoje laikotarpis. Norminių dokumentų, nustatančių dokumentų saugojimo terminus, sudėtis ir turinys. Visų įmonių veiklos procese, didelis skaičius skirtingos vertės ir reikšmės dokumentai.
4453.		Dokumentų rūšys vadyboje. Kai kurių valdymo dokumentų pavyzdžių modeliai	12,75 KB
	Visų sugeneruotų konkrečių valdymo dokumentų visuma valdymo veikla, gali būti suskirstyti į poaibius, kurių kiekvienas apima dokumentus, turinčius tuos pačius arba artimus modelio pavyzdžius. Kiekvienas iš šių pogrupių sudaro tam tikro tipo dokumentą, kuris turi savo pavadinimą.
8331.		Integruoti programinės įrangos paketai. Biuro programinės įrangos paketas Microsoft Office 2003, 2007 ir 2010. Įrankiai, skirti automatizuoti dokumentų kūrimą MSWord. Įrankiai sudėtingiems dokumentams kurti. Kompiuterių saugumo problemos: virusai ir atsakomosios priemonės	26.36KB
	Microsoft Office 2003 2010 rinkiniai apima bendrosios paskirties programas: MS Word tekstų rengyklė; skaičiuoklės skaičiuoklė MS Excel; duomenų bazių valdymo sistema MS ccess; MS PowerPoint pristatymų rengimo įrankis; grupinio darbo organizavimo įrankis MS Outlook. Palyginti su ankstesnėmis versijomis, ji, kaip ir kitos bendrosios paskirties MS Office programos, turi šias naujas funkcijas: nauja, patrauklesnė sąsaja; naudoti programų languose...
6201.		Dokumentų formos	38.09KB
	Tuščias dokumentas yra standartinis popieriaus lapas su duomenimis, identifikuojančiais oficialaus dokumento autorių. Dokumentų blankų gamybai naudojami A4 ir A5 formatai (GOST 9327-60 „Popierius ir popieriaus gaminiai“).
4461.		Dokumento formatavimas	29,4 KB
	Darbas su teksto fragmentais: pasirinkimas, kopijavimas, perkėlimas, trynimas. Simbolių formatavimas. Pradinis laiškas. Pastraipos formatavimas. Puslapio formatavimas. Antraštės ir poraštės. Dokumentų skyriai. Formatavimo stiliai.
6960.		Organizacijos dokumentų saugojimas	16.81KB
	Bylų nomenklatūra – tai įmonėje pradėtų bylų pavadinimų (pavadinimų) sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus. Bylų nomenklatūros - susistemintas organizacijoje iškeltų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus, sudarytas laiku.
4447.		Sukurkite dokumentų šablonus	9,26 KB
	Šablonas apibrėžia parametrų rinkinį, pagal kurį bus formatuojamas dokumentas. Šie parametrai apima šrifto stilių, paraštes, tarpus tarp eilučių ir kt. Be to, šablonuose gali būti šie elementai...
3945.		Dokumentų žymėjimo kalbos	9,99 KB
	Popieriaus dokumento turinys gali būti vien tik tekstinis, jame taip pat gali būti vaizdų. Dažniausiai dokumento turinys pateikiamas ne savavališka tvarka, o turi tam tikrą struktūrą. Struktūra – tai dokumentų blokų dalių sudėtis ir seka. Dokumento stilius nustato formą, kuria jo turinys rodomas konkrečiame įrenginyje, pavyzdžiui, spausdintuve ar ekrane.
4459.		Valdymo dokumentų tikslai	9,5 KB
	Iš toliau pateikto teksto bus aišku, kad š sudėtingas klausimas, detali plėtra, kuriai reikalingi tyrimai valdymo dokumentacijos ir valdymo sankirtoje. Nepaisant to, esame įsitikinę, kad teorinio šio klausimo tyrimo laipsnio pakanka.
4460.		Valdymo dokumentų modeliai	28KB
	Dokumento teksto rengimas dažnai yra sudėtinga kūrybinė užduotis, kurios sprendimas reikalauja didelių žinių ir praktinių įgūdžių. Kurdami dokumento tekstą, tekstui suteikiame tam tikras savybes. Bendru atveju dokumento teksto ypatybes galima suskirstyti į keletą rinkinių.

Pagrindinis objektas kanceliarinio darbo studijos yra dokumentas, kaip ir darbo su juo procesai. Dokumentas (iš lot. documentum – pamokantis pavyzdys, įrodymas) – tai materialus objektas, kurio informacija fiksuota taip, kaip žmogus ją sukūrė perteikti laike ir erdvėje.

Žemės ūkio įmonėse naudojama dokumentacija paprastai klasifikuojama pagal tam tikrus vienodumo požymius:

- sudarymo vietoje dokumentai skirstomi į vidinis(įsakymai, instrukcijos, protokolai ir kt.) sudarytas ir naudojamas įmonėje ir išorės(verslo laiškai, telegramos, aukštesnių institucijų nurodymai) gauti įmonės arba jos nurodymu už savo ribų;

- informuoti dokumentai skirstomi į bendras(protokolai, pareiškimai, prašymai ir kt.), standartinis (kelionės pažymėjimai, įgaliojimai gauti materialines vertybes ir kt.) ir tipiškas (standartines sutartis, instrukcijos ir kt.);

- pagal naudojimo sąlygas dokumentai yra skubus(kurioms nustatytas terminas arba dokumente pažymėta „skubu“, telegramos, telefono pranešimai) ir neskubi(pagaminta pagal užsakymą bendra eilė);

- pagal viešumą dokumentai skirstomi į slaptus (pažymėtus kaip įslaptintus) ir neslaptingus;

- pagal autentiškumo laipsnį išskirti originalai(galutinė dokumento versija, tinkamai įforminta ir pasirašyta), dublikatų(išduodamas, kai originalas pametamas ir turi tą patį teisinės galios), kopijų (tiksli originalo kopija), ekstraktas(atgaminti galima tik dalį dokumento; išrašai nepasirašo pareigūnų, o tik patvirtinami);

Kopijos taip pat skiriasi priklausomai nuo to, kaip jos patvirtintos.

Notaro patvirtintos kopijos– atitiktį originalui patvirtina oficialus pareigūnas – notaras

Oficialiai patvirtintos kopijos- atitiktį originalui patvirtina kiti pareigūnai ir kartu atliekami formalumai (uždedamas pareigūno antspaudas ir parašas).

Paprastos patvirtintos kopijos- sertifikuota nesilaikant būtinų formalumų (be antspaudo), įskaitant patvirtintus privačių asmenų.

Nepatvirtintos kopijos- neturėti vienokia ar kitokia forma patvirtinimo apie jų atitikimą originalui.

- pagal kilmę išskirti oficialus (oficialus)) ir Asmeninis dokumentus;

Vadinamas organizacijos ar pareigūno sukurtas ir nustatyta tvarka įformintas dokumentas pareigūnas (vadyba).

asmens dokumentas - oficialus dokumentas, įrodantis asmens tapatybę, jo teises, pareigas, tarnybinę ar socialinę padėtį ir kuriame gali būti kitos biografinio pobūdžio informacijos.

- pagal veiklos rūšį dokumentai skirstomi į organizacinės ir administracinės (administracinis), finansinis atsiskaitymas, darbo, technologinis ir techninė, planavimo ir ekonominė ir mokslinis;

- pagal galiojimo laiką dokumentai skirstomi į nuolatinis, ilgalaikis(galiojimo laikas virš 10 metų) ir laikina(galiojimo laikas iki 10 metų).

Kiekviename dokumente yra nemažai elementų (rekvizitų): tekstas, tipo pavadinimas, autorius, adresatas, data, parašas ir kt. Pagrindinis dokumento atributas yra jo tekstas – „kalbos informacija, įrašyta bet kokio tipo raštu ar bet kokia garso įrašymo sistema “.

Rekvizitas - tai informacinis dokumento elementas, apibūdinantis patį dokumentą, jo paskirtį arba vietą, kurią jis užima erdvėje ir laike.

Iki 2005 m. liepos 1 d. visos organizacijos naudojo 1995 m. priimtą Baltarusijos Respublikos valstybinį standartą „Vieningos dokumentacijos sistemos. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui“ (STB 6.38-95) (1 priedas).

STB galiojimo laikotarpiui 6,38-95 in teisinė bazė Baltarusijos Respublika išgyveno pokyčius, įskaitant išplitusį šiuolaikinių kompiuterinių technologijų naudojimą, dėl ko reikėjo pakeisti nemažai esamus reikalavimusį organizacinių ir administracinių dokumentų (ORD) įforminimą.

Standartizacijos, metrologijos ir sertifikavimo komiteto prie Baltarusijos Respublikos Ministrų Tarybos 2004 m. sausio 21 d. dekretas Nr. 69 „Dėl techninių norminių teisės aktų standartizacijos srityje patvirtinimo, priėmimo, pakeitimo ir panaikinimo“ naujasis Baltarusijos Respublikos valstybinis standartas STB 6.38-2004 „Vieningos Baltarusijos Respublikos dokumentacijos sistemos. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai. Standartas STB 6.38-2004 įsigalioja 2005 m. liepos 1 d .

Kuriant naują STB 6.38-2004 buvo atsižvelgta į sukauptą patirtį, tradicijas ir darbo su dokumentais praktiką organizacijose. Siekiant užtikrinti dokumentų tvarkymo taisyklių tęstinumą, paliktos pagrindinės STB 6.38-95 nuostatos. STB 6.38-2004 taip pat išlaiko dabartinį svarbiausią dokumentų suvienodinimo pagal vieną schemą (modelį) principą dėl detalių išdėstymo dokumentuose.

Rengiant organizacinius ir administracinius dokumentus, naudojama tokia detalių sudėtis (naujas standartas).

DUOMENŲ SUDĖTIS:

1 - Baltarusijos Respublikos valstybės herbas;

2 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

3 - organizacijos kodas: OKOGU kodas ministerijoms ir kitoms valdžios institucijoms, OKULP kodas kitoms organizacijoms;

4 - dokumento kodas pagal;

5 - vardas tėvų organizacija;

6 - organizacijos pavadinimas;

7 - struktūrinio padalinio pavadinimas;

8 - siuntėjo pašto adresas;

9 - ryšių ir komerciniai duomenys;

10 - dokumento tipo pavadinimas;

12 - registracijos indeksas;

14 - sudarymo ar publikavimo vieta;

15 - prieigos apribojimo juosta;

16 - adresatas;

17 - patvirtinimo antspaudas;

18 - rezoliucija;

19 - teksto pavadinimas;

20 - kontrolinis ženklas;

22 - paraiškos buvimo ženklas;

23 - parašas;

24 - taikymo kaklas;

25 - patvirtinimo antspaudas;

27 - antspaudas;

28 - ženklas apie atlikėją;

29 - ženklas ant kopijos patvirtinimo;

30 - pažyma apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje;

31 - priėmimo ženklas (gaunamų dokumentų registracijos spaudas);

32 - duomenų perdavimo į mašinų laikiklį ženklas.

Tuo pačiu naujajame standarte pasikeitė 7 detalių (2,3,11,15,22,24,28) sudėtis ir kai kurie reikalavimai jų dizainui.

Charakteristikos dokumentui suteikia įvairios skirtingo mastelio detalės, jos viena kitą papildo ir iki smulkmenų detalizuoja dokumento padėtį.

Taigi atributas „pagrindinės organizacijos pavadinimas“ nurodo, kurioje veiklos srityje buvo sukurtas dokumentas, o atributas „indeksas“ – atvejį, kuriuo jis bus paduodamas po to, kai valdymo aparatas dėl jo priims atitinkamą sprendimą. Į tą pačią rekvizitų grupę turėtų būti įtraukti ir grafiniai rekvizitai - respublikos valstybės herbas, organizacijos ar įmonės herbas, aiškiai iliustruojantys dokumentą, apibūdinantį organizaciją ar įstaigą, iš kurios jis kilęs.

Dokumento padėtis laike nustatoma pagal jo datą. Data nurodo, kada dokumentas buvo sukurtas. Prie datų pridedami kai kurie kiti nepriklausomi rekvizitai, antspaudai, parašai, vizos, ypač tie, kurie suteikia dokumentui reikiamą juridinę galią.

Rekvizitai „dokumento tipas“, „teksto pavadinimas“, „rezoliucija“, „tekstas“, „kodai“ ir kai kurie kiti nurodo dokumento paskirtį, atskleisti jo turinį.

Išsami informacija „sertifikavimo ženklas“ ir „parašas“ patvirtina dokumento autentiškumą.

Rekvizitai gali pranešti apie dokumentą ir kai kurią kitą informaciją. Pavyzdžiui, pažyma apie priedo buvimą rodo, kad šis atskiras dokumentas dar neturi visos reikiamos informacijos ir turi būti nagrinėjamas kartu su kitais prie jo pridedamais dokumentais arba kad šis dokumentas neturi savarankiškos informacinės vertės ir tik informuoja apie kitų dokumentų siuntimą (pavyzdžiui, motyvacinį laišką).

Visos detalės suskirstytos į

Nuolatinis ir

Kintamieji

Nuolatiniai rekvizitai - tai atrama, naudojama gaminant vieningą formų dokumentą ar formą.

kintamieji rekvizitai - tai rekvizitas, taikomas sudarant konkretų dokumentą.

Rengiant dokumentus daug dėmesio skiriama detalių teisinei reikšmei. Šios atributų grupės paskirtis- sutvarkyti juridiškai reikšminga forma ir atnešti dokumentų adresatams bei visiems su dokumentais dirbsiantiems valdymo dalyviams valdymo veiksmų atlikimo instrukcijas, patvirtinti faktą, kad teisinę reikšmę, patvirtina dokumento kilmę.

Šią rekvizitų grupę sudaro:

- antspaudo įspūdis(forma, atkurianti tradicinio kampinio antspaudo turinį), kuri rodo, kad dokumentas priklauso konkrečiam valdymo organui. Būtina, kad antspaude būtų nurodytas tikslus valdymo organo, kuriam priklauso dokumentas, pavadinimas. Tai gali būti svarbu skundžiant priimtus sprendimus, užmezgant susirašinėjimą aukštesnių institucijų kompetencijai priskirtais klausimais;

- antspaudo įspaudas, kuris yra papildomas dokumento tikrumo, priklausymo antspaude nurodytai įstaigai įrodymas. Antspaudo atspaudas turi būti dedamas ant dokumentų, kuriuose yra informacija apie įmonėms, įstaigoms, organizacijoms, darbuotojams, darbuotojams, kitiems piliečiams ypač juridinę reikšmę turinčius faktus, taip pat ant dokumentų apie pinigų išleidimą ir materialiniai ištekliai ir kitoms finansinėms operacijoms. Antspaudo atspaudas naudojamas kopijų ištikimybei liudyti tiek įprasto, tiek notarinio jų kilmės patvirtinimo atveju;

- dokumentų rodyklė, būdamas legalus reikšmingi rekvizitai, rodo, kad dokumentas išlaikė visus numatytų normų išankstinio apdorojimo etapų biuro darbo organizavimas įstaigoje. Jis taip pat tarnauja papildomas patvirtinimas faktas, kad dokumentas yra teisėtas, oficialus;

- dokumento sukūrimo data, kuri taip pat reikalinga teisiniam santykių, atsirandančių, besikeičiančių ar pasibaigiančių, susijusių su dokumente išreikštais valdymo organo veiksmais, vertinimui. Jei dokumentas pažymėtas praeities ar ateities diena (ty yra datos poslinkis), tada faktinis ryšys, susiformavęs remiantis esama teisinę reikšmę informacija gali būti laikoma neteisėta. Visiškas ar dalinis datos nebuvimas, prastas šio požymio atlikimas gali lemti datos klastojimą, dienos, mėnesio, metų pridėjimą ar pataisymą;

- parašasįgaliotų pareigūnų (parašas) yra privalomas dokumento rekvizitas, kurio buvimas ar nebuvimas siejamas su teisinės galios dokumente buvimu ar nebuvimu. Būtina, kad visų rūšių dokumentus pasirašytų tik įgalioti pareigūnai, vadovaudamiesi nurodymais, įsakymais ir kitais pareigų paskirstymo aktais.

Dokumento teisinė galia - tai yra jam perduoto oficialaus dokumento nuosavybė galiojančius teisės aktus išduodančiosios institucijos kompetencija ir nustatyta tvarka dizainas. Iš šio apibrėžimo matyti, kad dokumentą išduodantis valdymo organas ar pareigūnai privalo:

Stebėkite ruošdami galiojančius reglamentus teisės aktai;

Skelbti dokumentus tik pagal savo kompetenciją;

Laikytis tam tikru metu galiojančių nacionalinių dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių.

Rekvizitų išdėstymas dokumentuose nustatomas šablonine forma, kuri taip pat reglamentuoja šių detalių sudėtį.

Išdėstymo raktas - dokumento formos konstravimo modelis dokumentų rinkiniui, kurį vienija funkcinė paskirtis. Rakto pavyzdyje turi būti visos detalės, įtrauktos į konkrečius originalaus rinkinio dokumentus (šiuos duomenis suvienodinus ir nustačius jų išdėstymui reikalingus plotus). Pavyzdinėje formoje priimta detalių seka turi atspindėti jų dažniausiai naudojamą pirminio rinkinio dokumentuose seką.

Rakto pavyzdys gali būti pateiktas brėžinio, kuriame yra detalių išdėstymo planas, forma arba detalių aprašymo forma, nurodant jų seką ir užimamą plotą, atsižvelgiant į santykinę detalių padėtį.

Layout Key nurodo: popieriaus dydį; paslaugų sritys; struktūrinis tinklelis; butaforijos vieta.

Vieno modelio principo taikymo esmė yra griežtai fiksuotas pasikartojančių detalių išdėstymas tam tikra vieta nešiklio plotas, tai yra projektuojant individualios formos dokumentus, kiekvienas elementas yra laikmenoje griežtai fiksuotoje vietoje.

Dokumento funkcijos

Dokumentų funkcijų išmanymas yra būtinas norint suprasti tikruosius dokumentų kūrimo tikslus ir juose esančią informaciją, teisingai suprasti dokumento vaidmenį šiame procese. socialinė struktūra, šioje ekonominių, socialinių santykių sistemoje, leidžia aiškiau klasifikuoti dokumentus, suformuluoti tam tikrus reikalavimusį jų organizavimą, turinį, formą, apdorojimo technologiją.

Dokumento funkcija - yra numatytas tikslas.

Pažymėtina, kad nėra dokumentų, kurie atliktų tik vieną griežtai ribotą funkciją. Dokumentas yra daugiafunkcis, tai yra, tame pačiame dokumente yra susipynusios įvairios funkcijos, todėl jas išskirti galima tik sąlyginai, jų klasifikavimo ir analizės patogumui.

Kadangi „dokumento“ sąvoka yra neatsiejamai susijusi su informacijos materializavimu, pagrindinė ir labiausiai apibendrinanti funkcija yra

1) Informacija. Tai būdinga visiems be išimties dokumentams, nes būtinybė įrašyti informaciją yra bet kurio iš jų atsiradimo priežastis.

Informacinė funkcija turi sudėtingą struktūrą. Ji susideda iš įspaudimo (fiksavimo), išsaugojimo, informacijos perdavimo.

Svarbiausia informacija, kuriame yra dokumentas yra socialinis, tai yra informacija apie visuomenėje vykstančius procesus.

2) Socialinė funkcija dokumentas yra būtent socialinės informacijos fiksavimas, išsaugojimas ir perdavimas.

Socialiai reikšmingas, tai yra išpildantis tam tikrą socialinė funkcija yra bet koks dokumentas, nes jį sukuria vienas ar kitas socialinis poreikis.

3) Komunikacinė funkcija dokumentas. Ši funkcija turi savo specifiką, informacijos perdavimą laike ir erdvėje. Savo turiniu komunikacinė funkcija yra informacinės komunikacijos visuomenėje tarp atskirų socialinės struktūros elementų organizavimas ir palaikymas.

4) Vadovaujantis dokumentai veikia kaip valdymo veiklos priemonė. Šią funkciją atlieka valdymo tikslais ir jos įgyvendinimo procese sukurti dokumentai.

5) Teisinė funkcija - teisės normų ir teisinių santykių fiksavimo, fiksavimo, keitimo funkcija. Vykdydami šią funkciją, dokumentai nustato, fiksuoja, keičia teisės normas ir teisinius santykius arba juos nutraukia. Tai visų pirma organų teisės aktai valstybės valdžia ir viešasis administravimas (potvarkiai, įstatymai, nutarimai ir kt.), įstaigų, įmonių, organizacijų išleisti ir tam tikras teisines pasekmes sukeliantys administravimo aktai (įsakymai, įsakymai, nurodymai ir kt.). Tai taip pat apima visus sutartinius dokumentus, kuriais nustatomi sutartiniai santykiai.

6) Apskaitos funkcija pateikia ne kokybines, o kiekybines informacijos charakteristikas. Apskaitos funkcija – tai informacijos, susijusios su ekonominiais, demografiniais ir kitais socialiniais procesais, registravimas ir grupavimas skaitmenine prasme, siekiant juos analizuoti ir kontroliuoti. Buhalterinės apskaitos funkciją atliekantys dokumentai atspindi ir susistemina visų pirma įvairias apraiškas ekonominė veikla valstybė ir jos vykdomieji-administravimo organai. Todėl dokumentuose, kuriems suteikta buhalterinės apskaitos funkcija, tam tikra forma įrašoma daug informacijos.

Viena iš svarbiausių dokumento funkcijų yra 7) kultūrinis . Vykdydamas šią funkciją, ji veikia kaip kultūrinės tradicijos įtvirtinimo ir perdavimo priemonė. Šia prasme dokumentas gali būti apibrėžtas kaip kultūrinis modelis, fiksuojantis informaciją naudojant rašytinius, spausdintus, fotografinius, fono ir audiovizualinius įspaudimo metodus.

8) Dokumento, kaip istorijos šaltinio, funkcija studijavo istorijos mokslas. Dokumentas tampa istorinis šaltinis nuo pat jo atsiradimo momento, o ne tik tada, kai pateko į nuolatinę saugyklą.

Kaip minėta, dokumentas sujungia keletą funkcijų, kurios yra glaudžiai susijusios. Pavyzdžiui, valdymo akte dažniausiai vyrauja vadybinė funkcija, tačiau kartu ji atlieka ir kitas funkcijas (informacinė, komunikacinė, socialinė, istorinio šaltinio).

Tam tikros funkcijos vertė laikui bėgant keičiasi, atsižvelgiant į paties dokumento vaidmenį ryšiai su visuomene, tam tikroje socialinėje struktūroje, valdymo procese ir kt.

Pagrindinės dokumentų detalės

GOST R 6.30-2003 nustato 30 detalių, kurios naudojamos rengiant ir įforminant dokumentus.

1. Rusijos Federacijos valstybės herbas. Jis dedamas ant firminių blankų pagal federalinį konstitucinį įstatymą „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“.

2. Rusijos Federacijos subjekto herbas. Jis dedamas ant dokumentų blankų pagal Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktus.

3. Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas). Jis dedamas ant organizacijų firminių blankų pagal įstatus (organizacijos nuostatas).

4. Organizacijos kodas pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO).

5. Juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN).

6. Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP) pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.

7. Dokumento formos kodas pagal visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD).

8. Organizacijos pavadinimas turi atitikti pavadinimą, nurodytą jos steigimo dokumentuose. Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą arba pilną pagrindinės organizacijos pavadinimą, jei toks yra. Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai jis yra įrašytas organizacijos steigimo dokumentuose, ir rašomas skliausteliuose po visu pavadinimu arba po jo.

9. Informaciniai duomenys apie organizaciją. Jie apima: pašto adresą; telefono numeris ir kita organizacijos nuožiūra nurodyta informacija (faksas, teleksas, banko sąskaitų numeriai, adresas El. paštas ir kita).

10. Dokumento rūšies pavadinimas turi būti nustatytas įstatuose (organizacijos taisyklėse) ir atitikti OKUD (0200000 klasė) numatytas dokumentų rūšis.

11. Dokumento data. Jis išduodamas arabiškais skaitmenimis tokia seka: mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio diena ir mėnuo pavaizduoti dviem poromis arabiškų skaitmenų, atskirtų tašku; metai keturiais arabiškais skaitmenimis. Pavyzdžiui, data 2007 m. kovo 8 d. turėtų būti suformatuota kaip 2007-08-03. Leidžiama datą formatuoti žodiniu-skaitiniu būdu, pvz., 2007 m. kovo 08 d., taip pat datą formatuoti seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pvz., 2007.03.08.

12. Dokumento registracijos numeris. Jį sudaro jos serijos numeris, kuris organizacijos nuožiūra gali būti papildytas bylų indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, atlikėjus ir kt.

14. Dokumento sudarymo arba paskelbimo vieta. Nurodoma tuo atveju, jei sunku nustatyti pagal rekvizitus „Organizacijos pavadinimas“ ir „Organizacijos nuorodos duomenys“.

15. Adresatas. Tai organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Adresuojant dokumentą pareigūnui, prieš pavardę nurodomi inicialai. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardininku.

16. Dokumento patvirtinimo antspaudas. Dokumentas tvirtinamas pareigūno (pareigūnų) arba specialiai išduotu dokumentu. Pareigūnui tvirtinant dokumentą, dokumento patvirtinimo antspaudas turi būti sudarytas iš žodžio TINKU (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens vardo, jo parašo, inicialų, pavardės ir tvirtinimo datos. Kai dokumentą tvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami tame pačiame lygyje. Kai dokumentas tvirtinamas nutarimu, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTA (PATVIRTINTA, PATVIRTINTA arba PATVIRTINTA), patvirtinančio dokumento pavadinimas instrumentinėje byloje, jo data, numeris.

17. Nutarimas. Jame nurodomi atlikėjų vardai, pavardės, inicialai, užsakymo turinys (jei reikia), terminas, parašas ir data.

18. Teksto pavadinimas. Tai įeina santrauka dokumentas. Pavadinimas turi atitikti dokumento tipo pavadinimą. Pavadinimas gali atsakyti į klausimus „apie ką (apie ką)?“.

19. Dokumento vykdymo kontrolės ženklas. Tai žymima raide „K“, žodžiu arba antspaudu „Control“.

20. Dokumento tekstas surašomas vadovaujantis valdymo dokumentų kalba (žr. toliau).

21. Pažymėkite apie programos buvimą; yra suformatuotas taip:

Naudojimas: 5 litrams. 2 egzemplioriais.

Jei paraiška siunčiama ne visais dokumente nurodytais adresais, pažymima apie jos buvimą taip:

Naudojimas: 3 litrams. 5 egzemplioriais. tik pirmuoju adresu.

Administracinio dokumento priede (potvarkiai, įsakymai, įsakymai, taisyklės, nurodymai, nuostatai, sprendimai) pirmame jo lape viršutiniame dešiniajame kampe rašomas Priedas Nr., nurodant administracinio dokumento pavadinimą, datą ir registracijos numerį. .

22. Parašas. Į šį rekvizitą įtraukiama: dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas (pilnas, jei dokumentas neišrašytas ant dokumento blanko, o sutrumpintai – ant dokumento, išduotas ant blanko); asmeninis parašas; parašo dekodavimas (inicialai, pavardė).

23. Dokumento patvirtinimo antspaudą sudaro žodis SUTARTAS, asmens, su kuriuo dokumentas buvo patvirtintas, pareigos (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmens parašas, parašo dekodavimas (inicialai, pavardė) ir tvirtinimo data.

24. Vizos dokumento tvirtinimas. Dokumento tvirtinimas išduodamas su dokumento tvirtinimo viza, kurioje nurodomas dokumento tvirtintojo parašas ir pareigos, parašo iškodavimas (inicialai, pavardė) ir pasirašymo data. Pastabos rašomos atskirame lape, pasirašomos ir pridedamos prie dokumento. Dokumento, kurio originalas lieka organizacijoje, vizos klijuojamos kitos pusės apačioje paskutinis lapas originalus dokumentas. Dokumentui, kurio originalas siunčiamas iš organizacijos, vizos klijuojamos apačioje priekinė pusė atsiųsto dokumento kopijos. Galima išduoti vizos dokumentą atskirame patvirtinimo lape. Organizacijos nuožiūra leidžiama patvirtinti dokumentą ir jo taikymą po vieną.

25. Antspaudo įspaudas. Jis patvirtina pareigūno parašo ant dokumentų, patvirtinančių asmenų, fiksuojančių faktus, susijusius su finansiniai ištekliai, taip pat ant kitų dokumentų, numatančių tikro parašo patvirtinimą. Dokumentai tvirtinami organizacijos antspaudu.

26. Kopijos patvirtinimo ženklas. Patvirtinus dokumento kopijos atitiktį originalui, po rekvizitu „Parašas“ tvirtinamas sertifikavimo įrašas „Teisingai“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo dekodavimas (inicialai, pavardė); sertifikavimo data.

27. Pažymėkite apie atlikėją. Jame įrašyti dokumento vykdytojo inicialai ir pavardė bei jo telefono numeris. Pastaba apie atlikėją dedama paskutinio dokumento lapo priekyje arba gale apatiniame kairiajame kampe.

28. Pažyma apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje. Jame pateikiami šie duomenys: nuoroda į jo įvykdymą patvirtinančio dokumento datą ir numerį, o jei tokio dokumento nėra, trumpa informacija apie vykdymą; žodžiai „Versle“; bylos numeris, kuriame bus saugomas dokumentas. Pažymą apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje pasirašo dokumento vykdytojas arba struktūrinio padalinio, kuriame dokumentas buvo įformintas, vadovas.

29. Ženkle ant dokumento gavimo organizacijoje nurodomas kitas eilės numeris ir dokumento gavimo data (jei reikia – valandos ir minutės). Leidžiama nuleisti antspaudo pavidalu.

30. Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius. Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius yra kiekvieno dokumento puslapio apatiniame kairiajame kampe esantis ženklas (poraštė), kuriame yra mašinos laikmenoje esančios bylos pavadinimas, data ir kiti organizacijoje nustatyti paieškos duomenys.

Iš „Fedora 8“ vartotojo vadovo autorius

6.1.6. Dokumentų spausdinimas Dokumentų spausdinime nėra nieko sudėtingo, tačiau prieš pasirinkdami meniu komandą Failas?Spausdinti (arba spustelėdami mygtuką Spausdinti standartinėje įrankių juostoje), įsitikinkite, kad spausdintuvas, kuriuo norite spausdinti dokumentą, programoje pasirinktas kaip

Iš knygos Kompiuteris 100. Pradedant nuo Windows Vista autorius Zozulya Jurijus

Dokumentų išsaugojimas Įvedę tekstą Notepad, turite jį išsaugoti. Norėdami tai padaryti, meniu Failas pasirinkite Išsaugoti. Atsiras dokumento išsaugojimo langas (1.18 pav.). Pagal numatytuosius nustatymus sistema siūlo išsaugoti failą aplanke Dokumentai, su kuriuo galite

Iš knygos Efektyvus biuro darbas autorius Ptašinskis Vladimiras Sergejevičius

Dokumentų spausdinimas Dokumentų spausdinimo komandos dažniausiai yra meniu Failas.? Puslapio nustatymai. Dokumento paruošimo spausdinimui komanda. Pasirinkus šį elementą atsirandančiame lange (1.21 pav.) galima nustatyti spausdinimui naudojamo popieriaus dydį, padavimo būdą,

Iš knygos 3ds max 2008 autorius Darbo stalas Vladimiras Antonovičius

Privalomi blanko rekvizitai Formos, priklausomai nuo detalių išsidėstymo, gali būti kampinės arba išilginės.Atramos 01 (02 arba 03) dedamos virš rekvizito vidurio 08. Rekvizitas 03 gali būti dedamas rekvizito 08 lygyje Išsami informacija 08, 09, 10, 14, ribojanti

Iš knygos Internetas elektrikui autorius Povny Andrey

Shader Basic Parameters ir Basic Parameters parametrai slenka

Iš knygos Kompiuterio pamoka autorius Kolisnichenko Denisas Nikolajevičius

dokumentai Keletas įdomių ir naudingų išteklių, kuriuose siūlomi nemokami GOST ir kiti reguliavimo bei techniniai reikalavimai

Iš knygos Informatikos pagrindai: vadovėlis universitetams autorius Malinina Larisa Aleksandrovna

13.2. Dokumentų kūrimas 13.2.1. Greitas dokumento kūrimas Norėdami greitai sukurti tuščią dokumentą, paspauskite klavišų kombinaciją Ctrl+N arba pirmąjį mygtuką (su tuščio lapo atvaizdu) standartinėje įrankių juostoje (112 pav.). Paveiksle parodyti naudingiausi mygtukai

Iš knygos 500 geriausios programos skirta Windows autorius Uvarovas Sergejus Sergejevičius

13.4. Dokumentų išsaugojimas 13.4.1. Dokumento įrašymas MS Word formatu Norėdami išsaugoti dokumentą, paspauskite klavišų kombinaciją Ctrl + S (arba vykdykite meniu komandą Failas, Išsaugoti arba spustelėkite mygtuką su diskelio atvaizdu standartinėje įrankių juostoje – kaip norite

Iš knygos XSLT technologija autorius Valikovas Aleksejus Nikolajevičius

13.5. Dokumentų atidarymas Norėdami atidaryti dokumentą, naudokite meniu komandą Failas, Atidaryti. Tai atitinka klavišų kombinaciją. Vykdant šią komandą atsidarys langas Open Document, kuriame galėsite pasirinkti failą (132 pav.). Ryžiai. 132. Atidarymas

Iš knygos KOMPAS-3D studentams ir moksleiviams. Piešimas, informatika, geometrija autorius Bolšakovas Vladimiras

5.3. Dokumento formatavimas Standartinis dokumentų formatavimas apima tokias operacijas su teksto fragmentais, kaip padėties lape keitimas, dešinės ir kairės įtraukos keitimas, raudonos ir išsikišusios linijos, teksto lygiavimas, tarpų eilučių keitimas.

Iš autorės knygos

2.1. Pagrindinės dokumentų rūšys Kalbant apie KOMPAS-3V LT, bet koks vaizdas, kurį galima sukurti naudojant sistemą, vadinamas dokumentu. Naudodami KOMPAS-3D LT galite sukurti trijų tipų dokumentus: dalis, plokščius brėžinius ir fragmentus. Tais atvejais, kai yra

Iš autorės knygos

15.5. Dokumentų spausdinimas Kad išvengtumėte nemalonių netikėtumų, prieš pat spausdindami dokumentą vykdykite komandą Failas | Puslapio peržiūra (arba spustelėkite peržiūros mygtuką standartinėje įrankių juostoje – jis yra šalia

Kiekvienas dokumentas susideda iš elementų, vadinamų atributais. Rekvizitas – Tai oficialaus dokumento dizaino elementas. Įvairūs dokumentai susideda iš skirtingų detalių. Dokumentus sudarančių detalių skaičius nustatomas pagal jų tipą, paskirtį ir kitus veiksnius. Tam tikrų rūšių valstybės institucijų ir valstybės administracijos išduotų dokumentų (pavyzdžiui, pasų, darbo knyga, diplomas, gimimo liudijimas), nustatytas įstatymų leidybos ir reglamentas.

Kaip minėta anksčiau, pareigūno duomenų rinkinys rašytinis dokumentas, išdėstyti tam tikra seka vadinami dokumento forma . Pavyzdine forma nustatyti 32 rekvizitai. Šis detalių rinkinys yra įtvirtintas STB 6.38-2004.

1 - Baltarusijos Respublikos valstybės herbas;

2 - organizacijos ar prekės ženklo emblema;

3 - organizacijos kodas pagal OKOGU arba OKULP;

4 - dokumento kodas pagal OKUD;

5 - vardas. aukštesnė org-cija;

6 - vardas. org-cija;

7 - vardas. struktūra. padaliniai;

8 – siuntėjo pašto adresas;

9 - ryšių (telegrafo adresas, telefonas, faksas, teletapas, teleksas, el. paštas) ir komerciniai duomenys (sąskaitos numeris, banko pavadinimas);

10 – dokumento rūšies pavadinimas;

11 - data;

12 - registracijos indeksas;

14 - dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;

15 - juosta, apribojanti prieigą prie doko;

16 - adresatas;

17 - patvirtinimo antspaudas;

18 - rezoliucija;

19 - teksto pavadinimas;

20 – kontrolinis ženklas;

21 - tekstas;

22 - paraiškos buvimo ženklas;

23 - parašas;

24 - taikymo kaklas;

25 - patvirtinimo antspaudas;

26 - vizos;

27 - spausdinimas;

28 - atlikėjo vardas, pavardė ir jo telefono numeris;

29 - ženklas ant kopijos patvirtinimo;

30 - pažyma apie dokumento įforminimą ir išsiuntimą į bylą;

31 - priėmimo ženklas (gaunamų dokumentų registracijos spaudas);

32 - duomenų perdavimo į mašinų laikiklį ženklas;

Detalės apibūdina dokumentą. Detalių paskirtis dviprasmiška. Kai kurios detalės pateikia informaciją apie dokumentą, nes tai yra privalomi jo atributai (parašas, data, numeris). Kai kurios detalės apibūdina dokumente aprašytus reiškinius.

Detalės, apibūdinančios patį dokumentą, vietą, kurią dokumentas užima erdvėje ir laike. Taigi duomenys apie organizacijos pavadinimą, adresatą, rezoliuciją, patvirtinimo antspaudą, ryšių ir komercinius duomenis, pašto adresą nurodo dokumento vietą erdvėje, jo vietą. geografinė padėtis, hierarchinė padėtis, nurodykite kelią, kurį dokumentas jau praėjo arba kurį jis turės eiti.

Dokumento padėtis laike apibūdinama tokiais duomenimis kaip data. Tai rodo, kada dokumentas buvo sukurtas. Prie datos pridedamos kitos detalės, t.y. jie datuojami: patvirtinimo, patvirtinimo, vizų antspaudas, nurodymo į bylą vykdymo žyma, nutarimas, priėmimo žyma. Data yra vienas iš pagrindinių rekvizitų, nes ji suteikia dokumentui teisinę galią.

Dokumento paskirtis apibūdinama tokiomis detalėmis kaip dokumento tipas, teksto pavadinimas, rezoliucija, tekstas, OKUD ir OKGU bei OKULP kodai.

Dokumento autentiškumą patvirtinantis rekvizito ženklas, parašas, patvirtinimo antspaudas, antspaudas.

Išsami informacija gali pranešti apie dokumentą ir tam tikra informacija apie dokumentą. Ženklas apie prašymo buvimą rodo, kad šiame dokumente arba nėra visos reikiamos informacijos, todėl jį reikia ištirti kartu su kitais prie jo pridedamais dokumentais.

Atributo „tekstas“ buvimas rodo, kad kalbame apie labai konkretų dokumentą, kuris yra informacijos perdavimo ir saugojimo priemonė.

2. Įsakymo vykdymui naudojami rekvizitai yra pastovūs, kintami ir vienas kitą nepaneigiantys (pakaitiniai).

Į nuolatinis galima įrašyti tokius rekvizitus, kurie nuolat yra dokumente nepakitusia reikšme ir kuriuos dėl to galima iš anksto uždėti ant organizacijos firminio blanko. Tai tokios detalės kaip:

Baltarusijos Respublikos valstybės herbas (jei organizacija turi teisę ant firminio blanko pavaizduoti herbą), organizacijos herbas arba prekės ženklas (jei yra),

vardas organizacija,

ryšių (telegrafo adresas, telefonas, faksas, teletaipas, teleksas, el. paštas) ir komerciniai duomenys (sąskaitos numeris, banko pavadinimas),

OKGU ir OKULP organizacijos kodas,

dokumento kodas pagal OKUD.

Pakeitus šias detales, gaminamos naujos formos.

Tai. galime sakyti, kad nuolatinės detalės – tai detalės, taikomos gaminant vieningą dokumento ar blanko formą.

Į kintamieji įtraukti detales, kurios priklauso nuo konkrečių aplinkybių. Pavyzdžiui, atributas „data“ priklauso nuo to, kada dokumentas sukurtas, atributas „text“ – nuo to, kas bus pasakyta dokumente, t.y. dokumente nagrinėjamo klausimo turinys. Kitaip tariant, kintamoji informacija yra informacija, taikoma sudarant dokumentą.

Taigi, kintamųjų rekvizitų reikšmė visada bus skirtinga, priklausomai nuo parengimo aplinkybių ir dokumento rūšies, tačiau jų vieta dokumente ir įforminimo taisyklės nesikeičia.

Abipusis išskirtinis (keičiamas) rekvizitai yra rekvizitai, kuriems išdėstymo rakte yra skirta ta pati sritis. Jų nėra tame pačiame dokumente. Šie rekvizitai apima:

siuntėjo pašto adresas ir dokumento rūšies pavadinimas;

Detalės taip pat gali būti skirstomos į privalomas ir neprivalomas.

Privaloma detalės užtikrina dokumento teisinę galią ir jos visada yra bet kokio tipo ORD. Jie apima:

vardas org-cija;

dokumentų rodyklė;

teksto pavadinimas;

Papildomas rekvizitai gali būti ne ant visų tipų dokumentų (pavyzdžiui, emblema, kontrolinis ženklas). Papildomi duomenys gali apibūdinti dokumento tvarkymo etapus (pavyzdžiui, kvito žyma, rezoliucija, atlikėjo pavadinimas ir jo telefono numeris, žyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą). Papildomų duomenų nebuvimas dokumente negali turėti įtakos dokumento teisinei galiai.

3. Formos pavyzdyje pateikiamos dvi registracijos informacijos parinktys:

kampinis ir išilginis.

At kampinė versija dokumento formos antraštė yra A4 arba A5 formato lapo viršutiniame kairiajame kampe. Šiuo atveju tušti užrašai neturi viršyti 72 mm horizontaliai.

At išilginė versija formos antraštė pratęsiama iki dešiniosios paraštės ribos.

Yra du būdai kurti detales: vėliavėlė ir centre.

At vėliavos būdas atributo vieta, atributo pradžia visada yra nuo kairiosios atributo vietos srities kraštinės. kairioji paraštės siena Ši byla veikia kaip lazda, o tuščių užrašų eilutės tarsi sudaro vėliavos vėliavą (iš čia ir kilo detalių išdėstymo būdo pavadinimas).

At centruotu būdu būtinos vietos Kiekvienos rekvizitų eilutės pradžia ir pabaiga yra vienodu atstumu nuo reikiamos vietos srities ribų. Jie yra centruoti, todėl yra vienodu atstumu nuo sąlyginės vertikalios ašies, kuri padalija tuščius užrašus į dvi lygias puses.

Administraciniams dokumentams naudojamas išilginis detalių išdėstymo variantas, organizaciniams – kampinis. Raidžių formai naudojami tiek išilginiai, tiek kampiniai detalių išdėstymo variantai.

Rengiant blanką priimtiniausias yra centruotas detalių išdėstymo būdas, o rengiant dokumentus ne ant formos tikslingiau detales spausdinti vėliavėlės būdu.
5 Apibrėžkite „formos“ sąvoką. Apibūdinkite formų tipus, detalių kompoziciją, paskirtį. Aprašykite blankų su Baltarusijos Respublikos herbo atvaizdu gamybos, naudojimo ir apskaitos tvarką

Tuščias dokumentas- standartinis popieriaus lapas su nuolatine informacija ir vieta, skirta kintamajam. Formų naudojimas sumažina dokumento parengimo sąnaudas, sumažina jo rengimo ir vykdymo klaidų skaičių, leidžia pasiekti dokumentų blankų suvienodinimą. Be to, formų naudojimas palengvina dokumento suvokimą, pagerina jo išvaizdą.

Dokumentų blankų rengimo, naudojimo ir saugojimo reikalavimai suformuluoti šiuose nuostatuose:

STB 6.38-2004 „Vieningos dokumentacijos formos. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“;

„Instrukcijos dėl darbo Baltarusijos Respublikos valstybinėse įstaigose ir organizacijose“;

2000 m. birželio 28 d. Baltarusijos Respublikos Prezidento dekretas Nr. 357 „Dėl dokumentų blankų, kuriuose pavaizduotas Baltarusijos Respublikos herbas“, gamybos ir naudojimo supaprastinimo“;

2000 m. liepos 31 d. Baltarusijos Respublikos Ministrų Tarybos dekretas Nr. 1172 „Dėl dokumentų blankų su Baltarusijos Respublikos valstybės herbo atvaizdu gamybos ir naudojimo tvarkos patvirtinimo ir pakeitimų prie Baltarusijos Respublikos ministrų kabineto 1995 m. rugpjūčio 7 d. potvarkio Nr. 424“.

Bendrieji blankų reikalavimai suformuluoti STB 6.38-2004. Standartas nustato vienodas Įsakymo rengimo taisykles, taip pat jų vykdymui naudojamas formas.

Dokumentų blankai gaminami A4 (210x297 mm) ir A5 (148x210 mm) formatais. Pastarąjį rekomenduojama gaminti taupant popierių. Jie naudojami rengiant smulkius dokumentus, pavyzdžiui, motyvacinius laiškus.

Forma turi turėti paraštes: kairėje - 30 mm, dešinėje - 8-10 mm, viršuje ir apačioje - 20 mm, o paraščių ar jų ribojančių ženklų taikymas formoje yra neprivalomas.

Įdiegtas STB 6.38-2004 šių tipų ORD formos: firminis blankas ir bendra forma. Pirmoji forma naudojama tik rašant laiškus, neatsižvelgiant į jų tipą. Todėl ant jo nereikia nurodyti dokumento tipo pavadinimo. Ant firminis blankas vietoj rekvizito „Dokumento rūšies pavadinimas“ jie turi rekvizitus „siuntėjo pašto adresas“ ir „komerciniai ir ryšių duomenys“, o vietoj reikiamos „dokumento parengimo ar paskelbimo vieta“ turi rekvizitus. "nuoroda į datą ir numerį gaunamas dokumentas“. Ant bendros formos yra išduodami administracinius dokumentus organizacijoms (instrukcijoms, įsakymams, nutarimams), taip pat organizacinei (nuostatai, instrukcijos) ir nuoroda bei informacija (aktai, protokolai, pažymos, memorandumai ir kt.). Leidžiama pagal bendrą formą gaminti specialias blankus tam tikros rūšies dokumentams, pavyzdžiui, įsakymų blanką, protokolų blanką. Pagal Pavyzdines popierizmo instrukcijas, specialių blankų, skirtų dokumentų rūšims, gamyba laikoma tinkama, jei per metus organizacijoje sukuriama daugiau nei 200 tokių dokumentų.

Rengiant formą laiškams, naudojami šie duomenys:

siuntėjo pašto adresas;

ryšių ir komerciniai duomenys;

· ribojamieji rekvizitų ženklai „Data“, „Registracijos rodyklė“, „Nuoroda į gaunamo dokumento registracijos indeksą ir datą“ ir „kontrolinis ženklas“.

Apribojantys ženklai taip pat gali būti naudojami norint pateikti informaciją „teksto pavadinimas“ ir „adresatas“. Šiuos duomenis ir žymes patartina nurodyti formoje, jei dokumentai organizacijoje atliekami rašomąja mašinėle. Dėl kompiuterinių technologijų jų taikymas formoje yra nereikalingas.

Bendroje formoje nurodykite:

Baltarusijos Respublikos valstybės herbas

· emblema ar prekės ženklas (paslaugos ženklas) nevalstybinės nuosavybės formos organizacijoms;

OKOGU organizacijos kodas (OKRB 004-2001 „Valstybės institucijos ir administravimo įstaigos“ valstybės institucijoms ir administracijai) ir OKL (OKRB 018-2003 „ Juridiniai asmenys ir verslininkai);

pagrindinės organizacijos pavadinimas;

visas ir sutrumpintas organizacijos pavadinimas;

struktūrinio padalinio pavadinimas;

dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;

· ribojantys ženklai ir eilutės detalėms „dokumento kodas pagal OKUD“, „data“, „registracijos indeksas“, „kontrolinis ženklas“.

Bendrojoje formoje galima taikyti ribojančius ženklus detalėms „Antraštė į tekstą“, „adresatas“ arba „patvirtinimo antspaudas“. Bendrojoje formoje yra laisvos vietos reikalavimui „Dokumento tipo pavadinimas“.

2. Spaustuvėje galima spausdinti dokumentų blankus, o naudojant asmeninį kompiuterį blanką galima įvesti į kompiuterio atmintį ir automatiškai išvesti spausdinant dokumentą. Tačiau nesvarbu, kaip forma pagaminta, ji turi būti atspausdinta ant balto popieriaus.

Įstaigų blankų gamybai tipografiniu būdu būtina parengti blanko maketą (brėžinį), kuris yra pastatytas struktūrinio tinklelio pagrindu. Brėžinys turi būti atliktas rašalu 1:1 masteliu, griežtai laikantis STB 6.38-2004 nurodytų matmenų ir tiksliai atspindėti būsimą dokumento formą. Brėžinyje turi būti parodyta:

Formos formatas;

Laukų dydis

kiekvieno daikto plotas.

Formoje pagal nustatyti matmenys o detalių projektavimo taisyklės taiko nuolatines detales, kampų ar linijų pavidalu pažymi kai kurių kintamųjų detalių, kurios turi būti dokumento viršutinėje (antraštės) dalyje, vietą, taip pat detales, taikomas dokumento apačioje. forma.

Prie brėžinio pridedamas aiškinamasis raštas, kuriame nurodoma popieriaus rūšis ir spalva, spausdinimo dažų spalva, šrifto pavadinimas, smeigtukų dydis (detalių rinkiniui), detalių sąrašas, galima atsispausdinti.

Formų gamyboje turėtų būti naudojami nuo 6 iki 16 dydžių tipografiniai šriftai literatūriniais, įprastais ir laikraščių šriftais. Įstaigos pavadinimą leidžiama paryškinti ranka pieštu šriftu nuo 6 iki 24 tšk. Reikėtų nepamiršti, kad toje pačioje formoje naudojami šriftai neturėtų labai skirtis.

Rengiant formas spausdinant ar naudojant kompiuterį, detalės visada nubraižytos centruotai.

3. STB 6.38-2004 apibrėžia Bendrieji reikalavimai reikalingos dokumentų formoms rengti. Siekiant supaprastinti dokumentų blankų su Baltarusijos Respublikos valstybės herbo atvaizdu gamybą ir naudojimą, buvo išleistas 2000 m. birželio 28 d. Prezidento dekretas Nr. 357 (toliau – Prezidento dekretas).

Prezidento dekretu teisė ant dokumentų blankų dėti valstybės herbo atvaizdą suteikiama tik valstybės įstaigoms ir kitoms valstybinėms organizacijoms. Pagal Baltarusijos Respublikos valstybės herbo nuostatus, patvirtintus Baltarusijos Respublikos Prezidento 1995 m. birželio 7 d. dekretu Nr. 213, šioms organizacijoms privaloma atgaminti valstybės herbą ant dokumentų blanko. Tuo pačiu vaizdas Valstybės herbas RB turėtų skirti valstybės institucijos ir kt vyriausybines organizacijas tiek ant firminių blankų, tiek ant bendrųjų blankų, tiek ant konkrečios rūšies dokumentų blankų.

Prezidento dekretu patvirtinti oficialių blankų pavyzdžiai:

Visų tipų ORD baltarusių ir rusų kalbomis su išilginiu detalių išdėstymu;

Raidėms baltarusių ir rusų kalbomis su išilginiu detalių išdėstymu.