2016-03-02 Federalinis įstatymas Nr. 43-FZ „Dėl pakeitimų...“ pakoregavo personalo dokumentų saugojimo terminus, naujas straipsnis su numeriu 22.1. Šiuo metu į jį daugiausia dėmesio skiria mūsų pramonės specialistai – ekspertai ir praktikai.

Straipsnyje nustatytas naujas personalo dokumentų saugojimo terminų nustatymo kriterijus - 2002/2003 m kaip sąlyginė riba nustatant 50 metų arba 75 metų saugojimo terminą. Tačiau pokyčiai tuo nesibaigia.

Taip pat būtina atkreipti dėmesį į tai, kad dabar komercinės organizacijos, kurie yra įsigijimo šaltiniai valstybės ir savivaldybių archyvai savo personalo dokumentus privalo saugoti tiek pat, kiek ir valstybės struktūrų (nes 22.1 straipsnio 1 ir 2 dalyse jie yra sudėti į vieną punktą) - ten vartojama formuluotė. "per" 75/50 metų. BET kitos komercinės organizacijos privalo saugoti šiuos dokumentus "ne mažiau" 75/50 metų (22.1 straipsnio 1 ir 2 dalių 3 punktai). Personalo dokumentai perduodami valstybės ir savivaldybių archyvams tik likviduotos organizacijos. Taigi pagrindinė funkcija užtikrinti socialinę ir teisės į pensiją piliečiai / darbuotojai iš tikrųjų yra priskirti darbdaviams.

Dokumento fragmentas

Sutraukti šou

federalinis įstatymas"Apie archyvavimas in Rusijos Federacija» 2004 m. spalio 22 d. Nr. 125-FZ.
22.1 straipsnis „Personalo dokumentų laikino saugojimo sąlygos“

1. Dokumentai apie personalą (išskyrus šio straipsnio 3 dalyje nurodytus dokumentus); sukurta iki 2003 m, yra saugomi:

75 metams

2) valstybės ir savivaldybių archyvuose, į kuriuos patenka dokumentai apie likviduojamųjų personalą vyriausybines agentūras, organai Vietinė valdžia, valstybės, savivaldybių ir nevyriausybinės organizacijos, - nuo gavimo datos ir iki pasibaigs 75 metai nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus galiojimo laikui nurodytą laikotarpį saugojimas;

3) kitose organizacijose - bent 75 metų amžiaus nuo sukūrimo dienos.

2. Dokumentai apie personalą (išskyrus šio straipsnio 3 dalyje nurodytus dokumentus); įsteigta nuo 2003 m, yra saugomi:

1) valstybės įstaigose, vietos savivaldos institucijose ir organizacijose, kurios yra valstybės ir savivaldybių archyvų su archyviniais dokumentais įsigijimo šaltiniai, - 50 metų nuo sukūrimo dienos su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nurodytam saugojimo terminui;

2) valstybės ir savivaldybių archyvuose, kuriuose gaunami dokumentai apie likviduojamų valstybės įstaigų, savivaldybių, valstybės, savivaldybių ir nevalstybinių organizacijų personalą – nuo ​​jų gavimo dienos ir iki 50 metų nuo sukūrimo dienos. dokumentų vertės patikrinimas pasibaigus nurodytam saugojimo terminui;

3) kitose organizacijose - ne mažiau kaip 50 metų nuo sukūrimo dienos.

3. Dokumentai apie personalą, sudaryti dėl piliečių perėjimo viešoji tarnyba, kuri nėra valstybė Civilinė tarnyba, yra saugomi:

1) valstybės įstaigose, kuriose piliečiai atliko valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės valstybės tarnyba, - per 75 metus nuo valstybės tarnybos pasibaigimo su dokumentų vertės patikrinimu, pasibaigus nustatytam saugojimo terminui;

2) valstybės archyve, į kurį gaunami dokumentai apie šios dalies 1 punkte nurodytų likviduotų valstybės įstaigų personalą, - nuo gavimo dienos ir iki 75 metų termino nuo valstybės tarnybos su ekspertize pasibaigimo dienos. dokumentų vertės pasibaigus nurodytam saugojimo terminui.

Byla yra atskiras dokumentas arba dokumentų rinkinys, susijęs su vienu klausimu ir dedamas po vienu viršeliu. Ir paskirstymo tvarka atskirus dokumentus bylose ir nustato bylų nomenklatūra. Biuro darbe dokumentų sutvarkymo pagrindas yra jų teisinga klasifikacija dėl įkurdinimo atitinkamais atvejais.

Kodėl mums reikalinga bylų nomenklatūra

Pagrindinis bylų nomenklatūros tikslas – darbo eigos sisteminimas. Pagal „Pagrindinių organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklių“ (patvirtintų Federalinių archyvų kolegijos 2002-06-02 sprendimu) 3.4 punktą, tai yra bylų pavadinimų sąrašas, įrašytas į įmonės biuro darbai, sudaryti tam tikra forma, nurodant jų saugojimo terminus. Žemiau pateikiama pavyzdinė organizacijos 2019 m. reikalų nomenklatūra.

Pagrindiniai dokumento tikslai:

• klasifikavimas ir apskaita;
• reikalingų dokumentų paieškos palengvinimas;
• pagalba perduodant bylas ir rengiant inventorizacijas;
• sistemingas darbo dokumentų rengimas atrankai tolimesniam saugojimui ar sunaikinimui.

Kam reikalingas

AT modernus pasaulis biuro darbas – tai sistemingas požiūris ir tikslumas. Jeigu bylų nomenklatūra įforminta kokybiškai, tuomet su dokumentacija įstaigoje galima dirbti greitai. Dabar bylų nomenklatūros buvimas yra privalomas bet kuriam juridinis asmuo, t.y. įstaigos, organizacijos, įmonės. Todėl ne tik tie darbuotojai, kurie atsakingi už vidinį dokumentų valdymą, bet ir visų grandžių vadovai turėtų žinoti, kokia yra bylų nomenklatūra.

Dabar pakalbėkime apie tai, kas be nesėkmės turėtų sudaryti tokį sąrašą. Visų pirma, tai turėtų daryti įmonės, perduodančios dokumentus į valstybės archyvą (20 straipsnio 2 dalis, Pagrindinių organizacijų archyvų veikimo taisyklių, patvirtintų Federalinio archyvo kolegijos 2007 m. 2002 m. vasario 6 d.):

• valstybės ir savivaldybių;
• nevalstybinė pagal valstybės nuosavybei priskiriamus dokumentus;
• nevalstybiniai, jeigu jie yra sudarę sutartį su valstybiniu archyvu.

Kitoms įmonėms to daryti nereikia. Bet pageidautina. Geriau turėti pavyzdinę organizacijos reikalų nomenklatūrą 2019 metams, nes tai padeda susisteminti biuro darbą, taip pat užtikrinti saugumą archyviniai dokumentai. Tai visų pirma personalo dokumentai, kurie sudaromi bet kurioje įmonėje ir už kurių nebuvimą įmonė rizikuoja gauti baudą.

Rūšys

Yra trijų tipų atvejai:

• (tai yra norminis dokumentas, kuris nustato to paties tipo organizacijose surašytų bylų sudėtį);
• pavyzdinis (nustato apytikslę bylų sudėtį ir jų indeksus organizacijose, kurioms taikoma);
• individualus (kiekviena įmonė ją kuria savarankiškai, atsižvelgdama į pavyzdingą ir tipišką).

Įmonėse, kuriose nėra struktūrinių padalinių, sudaroma viena nomenklatūra. Jame išvardijami visų bylų, kurias įmonė pateikė per laikotarpį, pavadinimai kalendoriniai metai. Didelėse įmonėse visiems struktūrinis vienetas savo, ateityje jie bus derinami.

Formavimo ir patvirtinimo procedūra

Pirmą kartą bylų nomenklatūra turėtų būti sukurta pačioje organizacijos veiklos pradžioje. Veiklos metu tai įmanoma, tačiau tai nėra labai patogu: iki šio sprendimo priėmimo bus sukaupta nemaža darbinės dokumentacijos, kurią teks išardyti. Kiekvienų metų pabaigoje prireikus bylų nomenklatūra gali būti tikslinama. Tokiu atveju jame daromi pakeitimai, papildymai ar išimtys, po kurių jis taikomas atnaujinta versija nuo naujo laikotarpio pradžios (Pagrindinių archyvų eksploatavimo taisyklių 3.4.6 p.). Tai yra, pavyzdinė bylų nomenklatūra 2019 metams su naujais saugojimo terminais turi būti patvirtinta praėjusių metų pabaigoje arba pačioje šių metų pradžioje.

Plėtra paprastai priskiriama skyriui dokumentacijos palaikymas, įmonės buveinėje arba, jei įmonė nedidelė, personalo pareigūnui, buhalteriui ar sekretoriui. Jei reikia, galite kreiptis pagalbos į Federalinio archyvo darbuotojus (Pagrindinių archyvų eksploatavimo taisyklių 3.4.2 punktas).

Nomenklatūra sudaryta remiantis įmonės veiklos ir struktūros ypatumus apibūdinančiais dokumentais, ankstesnėmis nomenklatūromis, taip pat sąrašais. standartiniai dokumentai susidarė įmonės veiklos metu.

Kuriant bylų nomenklatūrą, būtina atsižvelgti į:

• organizacijos steigimo dokumentai (nuostatai, įstatai);
• struktūrinių padalinių veiklą reglamentuojantys dokumentai;
• personalas;
• ankstesnių metų bylų nomenklatūra;
• organizacijos registracijos forma;
• standartiniai ir žinybiniai dokumentų sąrašai, kuriuose nurodyti saugojimo terminai.

Išvardijame pagrindinius jo patvirtinimo etapus:

• sukūrė organizacijos padalinys;
• pasirašo skyriaus vedėjas;
• patvirtintas įmonės vadovo įsakymu. Įsakymą dėl bylų nomenklatūros tvirtinimo (pavyzdį) galite atsisiųsti žemiau.

Įsakymo dėl bylų nomenklatūros patvirtinimo pavyzdys

Dokumento struktūra

Vieninga organizacijos reikalų nomenklatūros forma pateikta 2015 m. kovo 31 d. Rusijos kultūros ministerijos įsakymo Nr. 526 (įregistruotas Rusijos teisingumo ministerijoje 2015 m. rugsėjo 7 d. Nr. 24) priede Nr. . 38830).

Pagal pagrindines organizacijų archyvų darbo taisykles, patvirtintas Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu, nomenklatūroje turi būti nurodyta:

1. Indeksas.
2. Vardas.
3. Sandėliavimo vienetų skaičius – matuojamas tūriais, šis stulpelis pildomas pasibaigus kalendoriniams metams.
4. Tinkamumo laikas ir sąraše esančių straipsnių skaičius – nuoroda, kiek laiko reikia laikyti dėklą, nurodant norminis aktas kuriam šis terminas nustatytas.
5. Pastaba. Pildoma pagal poreikį.

Kaip užpildyti formą

Tai, kas buvo aukščiau, yra abstrakti informacija. Dabar konkrečiai parodysime, kaip turėtų atrodyti bylų nomenklatūra ikimokyklinio ugdymo įstaigoje 2019 metams pagal federalinį valstybinį švietimo standartą, kurio nemokamą pavyzdį galite atsisiųsti žemiau.

Pradėkime nuo to, kad federalinės valstijos švietimo standartai yra federalinė žemė išsilavinimo standartai. Kalbant apie ikimokyklinio ugdymo įstaigas, tai yra Rusijos švietimo ir mokslo ministerijos 2013 m. spalio 17 d. įsakymas Nr. 1155, kuriame šis standartas išsamiai atskleidžiamas. Jei pažvelgsime į tai, pamatysime keturis skyrius, iš kurių pirmasis yra Bendrosios nuostatos. Tai netaikoma mūsų klausimui. Tačiau kiti trys gali būti imami dirbti pagal reikalavimą:

• į ugdymo programos struktūrą;
• įgyvendinimo sąlygos;
• programos rezultatus.

Tai reiškia, kad mūsų nomenklatūrą sudarys mažiausiai trys elementai (iš tikrųjų daugiau, bet apie tai vėliau).

Kiekvienam atvejui priskirkite rodyklę ir pavadinimą.

Atvejų indeksas pagal bylų nomenklatūrą (imtis):

• 01 - konstrukcijos edukacinės programos;
• 02 - ugdymo programų įgyvendinimo eiga;
• 03 - edukacinių programų rengimo rezultatai.

Be to, jei tai darysime konkrečiam skyriui, tada priskirsime tolimesnį šio skyriaus indeksą, pavyzdžiui, biuro indeksą - 01. Jis stovės prieš bylos numerį, nes padalijimo indekso svoris yra didesnis (paprasčiau ieškoti). Dėl to gauname:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Dabar pildant šiuos aplankus konkrečių dokumentų priskirsime jiems skaičius pasviruoju arba brūkšneliu:

• 01-01/... pradžia nuo 1 iki metų pabaigos;
• 01-02/...;
• 01-03/....

Atvejų nomenklatūra ikimokyklinio ugdymo įstaigoje 2019 metams su naujais saugojimo terminais turi būti patvirtinta ne vėliau kaip iki naujų kalendorinių metų pradžios.

Pavyzdinė bylų nomenklatūra 2019 m

Saugojimo terminų nustatymas

Galiojimo laikas - pagrindinis kriterijus dokumentų atskyrimui. Formavimo procese bylos surūšiuojamos į saugomas pagal terminus:

• laikinas iki 10 metų;
• laikinas nuo 10 metų;
• nuolatinis.

Laikymo terminai nustatomi pagal patvirtintus sąrašus:

• pagrindinis yra ;
• saugojimo laikotarpiai techninę dokumentaciją yra „Tipinių archyvinių dokumentų sąraše...“, patvirtintame Rusijos Federacijos kultūros ir masinių komunikacijų ministerijos 2007 m. liepos 31 d. įsakymu Nr. 1182.

Jei neradote reikalinga informacija pateiktuose šaltiniuose firma gali pati nustatyti saugojimo laikotarpį.

Kalbant apie apskaitą ir mokesčių dokumentus(2019 m. apskaitos bylų nomenklatūra su naujais saugojimo terminais), tuomet jų saugojimo, sunaikinimo ir atsakomybės už pažeidimus tvarka nustatyta įstatyme 2019 m. mokesčių kodas, Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymas Nr. 558 ir data.

Personalo skyriaus dokumentų saugojimą reglamentuoja ir įstatymas in. Personalo skyriaus bylų nomenklatūrą 2019 metams su naujais saugojimo terminais turi sudaryti specialiai paskirtas darbuotojas, įforminti įsakymu ir patvirtinti organizacijos vadovo.

Kur saugoma

Kiekvienas egzempliorius turi savo saugojimo vietą:

• pirmasis egzempliorius įdedamas į bylą ir saugomas dokumentų specialistų;
• antrasis naudojamas darbe;
• trečiasis yra apskaitos dokumentas, jei toks yra;
• ketvirtasis po patvirtinimo lieka valstybės archyve (jei reikia pritarimo);
• likę egzemplioriai siunčiami struktūriniams padaliniams.

Suvestinė bylų nomenklatūra, pavyzdys

Dokumentų perdavimas į archyvą

Atskirai apsistokime prie atvejo, kai dokumentus reikia perduoti archyvui.

Tokios dėžutės paruošiamos pristatymui pagal Valstybės archyvo reikalavimus. Praėjus metams po biuro darbų pabaigos, nuolatinio ir laikinojo saugojimo bylos perkeliamos į organizacijos archyvą. Šis procesas vyksta pagal vadovybės patvirtintą grafiką. Bylos priimamos pagal inventorius ir nomenklatūras su pareiškimu registracijos kortelės už dokumentus. Jei už dabartinis darbas kai kurias bylas reikia palikti, tada archyvas išduoda šių dėklų išdavimą laikinai naudoti. Rengiant bylas ir pateikiant jas archyvui, tiriama dokumentų mokslinė ir praktinė vertė, sutvarkomos bylos, sudaromos bylų inventorizacijos su nuolatiniu ir ilgalaikiu saugojimo terminu.

Dokumentų vertės tyrimas

Paprastai daugumoje dokumentų informacija turi vienkartinę reikšmę ir po naudojimo praranda savo aktualumą. Ir dokumentai, kuriuose yra vertingų mokslinių ir praktine prasme informacija turi būti saugoma nuolat. Optimaliam pasirinkimui vertingus dokumentus ir atliekama dokumentų valstybinės, sociokultūrinės ir kitokios reikšmės nustatymo aspektu, siekiant juos atrinkti valstybiniam saugojimui arba nustatyti jų saugojimo terminus. Komisija sudaroma aukščiausios kvalifikacijos specialistų vadovo, taip pat biuro, skyriaus archyvo vedėjo ir vyriausiojo buhalterio įsakymu. Pagrindiniai ekspertų komisijos uždaviniai yra: klasifikatorių ir biuro darbo nomenklatūros projektų svarstymas.

Išreikškite savo nuomonę apie straipsnį arba užduokite klausimą ekspertams, kad gautumėte atsakymą

Paskutinis metų ketvirtis – bylų nomenklatūros rengimo metas kitais metais. Mes prisimename, kad nomenklatūra yra nuolat dabartinis dokumentas, kuris atspindi esamą įmonės reikalų sudėtį. Todėl jis kasmet atnaujinamas. Archyvo taisyklėse tai vadinama „patikslinimu“. Šiame straipsnyje išsiaiškinsime, kaip sutvarkyti dabartinę nomenklatūrą, kad jos pagrindu gautume 2017 m. bylų nomenklatūrą.

Kas yra išaiškinimas?

Bylų nomenklatūros patikslinimas reiškia, kad sekretorius ar tarnautojas atidžiai ją peržiūri, kad:

· daryti naujas bylas;

Išskyrimas baigtas

pažymėkite praeinančius.

Iš daugelio jūsų klausimų matyti, kad bylų nomenklatūra organizacijose veikia jau daug metų. Tai netiesa. Organizacijos reikalų kompozicija – ne betoninė siena, negali būti, kad ji nė per metus nepasikeitė, jau nekalbant apie kelis. Nomenklatūra peržiūrima ir atnaujinama KASMET.

Bylų nomenklatūros tikslinimo metu teks glaudžiai bendradarbiauti su kolegomis iš visų organizacijos struktūrinių padalinių. Būtent iš jų klerkas gaus visą reikiamą informaciją, o 2017 metų bylų nomenklatūra, be kita ko, bus ir jų darbinis dokumentas.

Pereinamieji atvejai

Perkėlimo bylos – tai bylos dėl per metus neišspręstų klausimų. Pavyzdžiui, teismo bylos, kurios gali būti tęsiamos ir trunka ilgiau nei vienerius metus. Būkite atsargūs susirašinėdami. Taigi, jei organizacija nuolat susirašinėja su sandorio šalimi (pavyzdžiui, Konfetka LLC) ir visą tai surenka į vieną bylą, tai nereiškia, kad byla yra perleidžiama. Jei susirašinėjimas susijęs su daugybe klausimų, kurie išsprendžiami viena ar dviem laiškų poromis, tai byla bus baigta 2016 m. Jeigu prašymo laiškas buvo mūsų išsiųstas 2016-12-29, o atsakymas į jį gautas 2017-11-01, tai šis atsakymas bus naujausias dokumentas byloje „Susirašinėjimas su Konfetka LLC“ už 2016 m.

Bet jei susirašinėjame su Konfetka LLC vienu klausimu, pavyzdžiui, dėl sutarties sudarymo, o pasikeitimas laiškais šiuo klausimu tęsis m.
2017 m., tada reikalas praeina.

Rengiant bylų nomenklatūrą 2017 metams, reikia padaryti viską, kad būtų išlaikyti perkeliamų bylų indeksai. Jei vis tiek tai nebuvo įmanoma, turėsite dėti ženklus:

Nomenklatūros stulpelyje „Pastaba“:

Naujai pradėtos bylos

2016 metais naujai pradėtų bylų sąrašą turėtų pateikti struktūrinis padalinys. Žinoma, viską reikėjo daryti realiu laiku: atidarė bylą ir įrašė į nomenklatūrą. Bet aš asmeniškai nesu sutikęs tokių organizacijų. Taigi dabar tvarkome.

Pirma, naujai iškeltos bylos yra įtrauktos į dabartinę 2016 m. bylų nomenklatūrą. Norėdami tai padaryti, kiekvienos dalies pabaigoje palikome laisvas eilutes. Bylų indeksai bus sunumeruoti bruto tvarka. Jei paskutinis padalijimo atvejis yra 07-12, tai naujasis bus 07-13.

Antra, į 2017 m. bylų nomenklatūrą bus įtrauktos šios bylos bendrų pagrindų. Nebent, žinoma, jie ir toliau vykdomi 2017 m.: dažnai atsitinka, kad byla buvo baigta tais pačiais metais, kai buvo pradėta. Tada kitais metais nebereikės jo vilkti.

Uždarytos bylos

Kartu nustatome ir uždarytas bylas. Apie juos mums praneša ir struktūrinis padalinys. Uždarieji atvejai nomenklatūroje vizualiai nepažymėti, nieko perbraukti nereikia. Jei kitais metais šio verslo neplanuojama vykdyti, jis tiesiog nepatenka į nomenklatūrą. Naujai atidaryta byla gali būti įvedama į atsilaisvinusią vietą (atlaisvintas indeksas).

2017 metų bylų nomenklatūra: formuojame skyrių

Taigi, turime visą informaciją apie perleidžiamus, naujai atidarytus ir uždarytus, tuos, kurie kitais metais nebus vykdomi, bylas. Be to, turime standartinių bylų rinkinį, kuris šiemet bus uždarytas ir kitais metais bus paleistas iš naujo. Belieka tik juos sutvarkyti skyriuje. Taisyklės paprastos:

· „Standartiniai“ ir pereinamieji atvejai turėtų stengtis išlaikyti savo indeksus. Pereinamieji turi pirmenybę: „standartinio“ korpuso indeksą galima keisti neskausmingai, net nereikia niekur dėti žymų. Ką daryti su praėjimu, jei indeksas vis tiek pakeistas, parašyta aukščiau.

· Esant galimybei uždarytas bylas pakeisti naujomis, padarysime.

· Tvarkant bylų antraštes skyriuje, atminkite, kad dokumentai išdėstomi pagal jų svarbą.

Kaip matote, nėra sunku išsiaiškinti bylų nomenklatūrą. Ir svarbiausia: 2017 metų bylų nomenklatūra daroma remiantis dabartine, 2016 m.

Organizacijos reikalų nomenklatūra - svarbu laikytis pavyzdžio ir sudarymo tvarkos, taip pat patvirtinimo terminų įmonėms, kurių dokumentai turi būti siunčiami steigti valstybinis archyvas. Kitos organizacijos gali jį naudoti tvarkydamos bylas ir optimizuodamos darbo eigą.

Bylų nomenklatūros formavimo terminai 2017 m

Kadangi nomenklatūros įvedimas vykdomas nuo metų pradžios, jos formavimas 2017 metams turėtų įvykti 2016 metų IV ketvirtį . Tai reiškia, kad organizacijos reikalų nomenklatūra sudaroma paskutinį metų ketvirtį prieš metus, kuriais ji buvo pradėta pildyti. Duomenų įvedimo į jį metų pabaigoje šio dokumento apačioje pateikiamas bendras įvardytų bylų skaičius, tomai ir įmonės vadovo parašas.

Dalykai su šakotu organizacinė struktūra sudaryti kiekvieno skyriaus nomenklatūrą. Procesą koordinuoja už archyvo priežiūrą atsakingas asmuo. Remiantis šiais tarpiniais dokumentais, kiekvienam skyriui sudaroma visos įmonės konsoliduota nomenklatūra. Nurodytas reglamentas nustatytas Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių, patvirtintų Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu, 3.4.6 punkte.

Įmonės parengta pavyzdinė bylų nomenklatūra derinama su archyvu ne dažniau kaip kartą per 5 metus. Šį atotrūkį galima sumažinti, jei įmonėje įvyko reikšmingų organizacinių ar struktūrinių pokyčių, nes tokie įvykiai yra susiję su naujos nomenklatūros formavimu.

PASTABA! Bylų nomenklatūra sudaroma keliais egzemplioriais, iš kurių vienas patenka į archyvą, o kitas perduodamas už darbo eigą atsakingai tarnybai.

Kas atsakingas už bylų nomenklatūros sudarymą

Dažniausiai trečiųjų šalių konsultantai nedalyvauja kuriant nomenklatūrą, nes tik įmonėje su dokumentų valdymu susiję darbuotojai geriausiai išmano bylų grupavimo ir formavimo iš dokumentų ypatybes. Be to, niekas, išskyrus organizacijos darbuotojus, gerai susipažinusius su jų turiniu, nepakels aplankų ir skyrių pavadinimų.

Daugeliu atvejų pareiga prižiūrėti ir formuoti nomenklatūrą priskiriama padaliniui, kuris reguliuoja dokumentų judėjimą įmonėje. Visų pirma tai gali būti sekretoriatas, administracinis skyrius, organizacijos biuras. Ant Pradinis etapas būtina nustatyti bendrą dokumentų, kurie turės būti įtraukti, kiekį bendras sąrašas. Tam reikia pateikti steigiamąją dokumentaciją, struktūrinių padalinių vidaus reglamentus, sąrašą buhalterinė dokumentacija ir ataskaitų teikimas. Be to, atsižvelgiama į personalo lentelę, kuri leidžia nustatyti žmones, kurie greičiausiai yra atsakingi už bylų formavimąsi.

Nomenklatūros įgyvendinimas

Prieš pradedant taikyti naujai sukurtą dokumentą, pateikiama eilė preliminarios procedūros. Visų pirma būtina:

• pasirašo už archyvo tvarkymą atsakingo asmens parašą;
• derina nomenklatūrą su tarnybos, atsakingos už dokumentų tvarkymą, vadovu (turi būti jo parašas);
• patvirtinti ekspertų komisija archyvas, taip pat panaši įmonės struktūra tuo atveju, jei popieriai būtų perduoti valstybės archyvui.

Tiesioginis nomenklatūros paleidimas gali būti atliekamas vienu iš dviejų variantų:

• vadovo patvirtinimas Titulinis puslapis su data ir antspaudu;
• pasirašymas administracinis dokumentas apie naujosios nomenklatūros taikymo pradžią.

Iki įsigaliojimo dokumentas turi būti suderintas su ekspertų ir patikros komisija, kad būtų išvengta vėlesnių nesutarimų dirbant su valstybės archyvu.

Kaip sudaryti organizacijos bylų nomenklatūrą pagal bylų pavadinimus

Pagal Pagrindinių archyvavimo taisyklių 3.4.9 punkte esančias bylų antraščių projektavimo rekomendacijas, aplanko pavadinimas nurodomas nomenklatūros 2 laukelyje. Jis turi būti griežtas, išsamus ir teisingai atspindėti jame įrištų dokumentų paskirtį. Negalite naudoti tokių pavadinimų kaip „Kiti dokumentai“, „Kita korespondencija“. Be to, formuojant raidžių identifikatorius nereikėtų vartoti įžanginių žodžių ir frazių su daugybe skyrybos ženklų.

Didžiausią įtaką pastato antraščių logikai turi jose surinktų dokumentų ypatybės ir ypatybės. Tais atvejais, kai su ta pačia tema susiję darbai atrenkami keliuose aplankuose, tačiau nesilaikoma uždavinio sprendimo chronologijos, bylų pavadinime leidžiama vartoti žodį „dokumentas“. Tačiau pačioje pavadinimo apačioje rekomenduojama skliausteliuose išvardinti pagrindines į bylą pateiktų dokumentų rūšis. Pavyzdžiui: „Dokumentai apie reprezentacines išlaidas (programos, sąmatos, atsiskaitymo dokumentai)“.

Jeigu į atskirą aplanką susegiami kito dokumento priedai, bylos pavadinime, be žodžio „dokumentai“, būtina nuoroda į jį. Pavyzdžiui, „Dokumentai, skirti ieškinio pareiškimas nutraukus žaliavų tiekimo sutartį. Bylų pavadinimus galima nurodyti pildant aplankus dokumentacija.

Kaip susipažinti su bylų nomenklatūros formatu

Norėdami sudaryti darbinę bylų nomenklatūrą, galite naudoti vieną iš internete paskelbtų pavyzdžių. Už kūrimą sava forma pagrindinę versiją galite papildyti naujais skyreliais, detalėmis arba, priešingai, neįtraukti nereikalingų.

Tuo pačiu metu, siekiant optimizuoti nomenklatūros formavimo procedūrą, be instrukcijų ir rekomendacijų, geriau naudoti jau užpildytą pavyzdį. Jį galite peržiūrėti tiesiog paspaudę nuorodą.

***

Įmonėms nurodyta kitų metų bylų nomenklatūrą pradėti formuoti paskutinį einamųjų metų ketvirtį. Nuo kitų metų pradžios šis dokumentas pradėtas įgyvendinti, o metų pabaigoje galutinai patvirtintas. Prieš pradedant kurti nomenklatūrą, būtina atidžiai susipažinti su įmonės dokumentų sąrašu, organizacine struktūra ir personalas. Tai būtina norint atsižvelgti į visą įmonėje cirkuliuojančią dokumentaciją, taip pat nustatyti asmenis, atsakingus už struktūrinių padalinių nomenklatūros formavimą.

Švietimo įstaigos reikalų nomenklatūra 2018 metamsir vėlesnius metus yra kuriama atsižvelgiant į kiekvienos iš šių organizacijų apskaitos specifiką. Išsamią informaciją apie bylų nomenklatūros sudarymo ypatybes gausite iš šio straipsnio.

Atvejų nomenklatūros paskirtis ugdymo įstaigoje

Pagal 1 str. 2004 m. spalio 22 d. Įstatymo „Dėl archyvų reikalų“ Nr. 125-FZ 17 str., visos be išimties organizacijos Rusijoje privalo užtikrinti archyvinės dokumentacijos saugumą jų saugojimo laikotarpiu. Be to, pagal 5 dalį metodinės rekomendacijos darbui su dokumentais švietimo įstaigos(Rusijos Federacijos švietimo ministerijos 2000 m. gruodžio 20 d. raštas Nr. 03-51 / 64), visos tokios institucijos Rusijoje yra įpareigotos sisteminti savo veikloje suformuotus dokumentus. Toks teminis dokumentų sąrašas vadinamas bylų nomenklatūra (toliau – ND).

Šis suvestinis registras padeda mokykloms ir kt švietimo organizacijos klasifikuoti sukauptą dokumentaciją, kontroliuoti jos saugojimo terminus, paspartinti jos apdorojimo procesą. ND tarnauja kaip duomenų bazė, reikalinga ilgo (daugiau nei 10 metų) ir nuolatinio saugojimo laikotarpio bylų inventoriui sudaryti.

Už RD sudarymą atsakingas ugdymo įstaigos vadovas. Būtent jis yra atsakingas už dokumentacijos saugą ir jos perdavimą archyviniam saugojimui.

Kiekviename švietimo įstaiga pagal pavyzdį rengiamas individualus ND, kuris kartu su jo naudojimo rekomendacijomis yra pateiktas Švietimo ministerijos 2000-12-20 rašte Nr.03-51 / 64.

Kaip kuriama ugdymo įstaigos reikalų nomenklatūra 2018 m

Prieš pradedant rengti individualų RD, reikės išstudijuoti švietimo įstaigos veiklą lydinčių dokumentų turinį, struktūrinę sudėtį ir darbo eigos apimtį. Rengiant RD, naudojama informacija iš:

• įstaigos įstatai ir jos struktūrinių padalinių nuostatai (jeigu yra);
• personalas;
• darbo planai ir ataskaitos;
• ND už ankstesnius laikotarpius;
• kitus svarbius dokumentus.

Sudarydami individualų ND, turėtumėte pasirinkti iš pavyzdinis pavyzdys tos bylų antraštės, kurios faktiškai yra ugdymo įstaigoje. Be to, atskiras RD gali nurodyti tuos dokumentus, kurie realiai naudojami organizacijos darbo eigoje, net jei jie nepaminėti pavyzdiniame RD.

Taigi, pavyzdžiui, pavyzdiniame RD nenurodomi su dalykų olimpiadų rengimu susiję dokumentai, dokumentacija apie keitimąsi patirtimi su kitomis mokymo įstaigomis. Tokiais atvejais individualus ND papildomas atitinkamais bylų pavadinimais, o tokios dokumentacijos saugojimo terminas nustatomas susitarus su valstybės archyvu.

Tipinė švietimo įstaigos reikalų nomenklatūra

AT bendras atvejis kiekviena ugdymo įstaiga turi sukurti individualią ND, kuri yra pagrindas bendras dokumentų srautas organizacijose. Išimtis – švietimo įstaigos, kurioms parengtas standartinis ND.

Kaip ir pavyzdiniame, tipiniame ND yra privalomas sąrašas atvejų švietimo įstaigose. Tačiau skirtingai nuo pavyzdinio, kuris yra patariamojo pobūdžio, tipinis yra privalomas naudoti. RD modeliai yra sukurti organizacijoms, turinčioms platų pavaldžių institucijų tinklą.

Bylų nomenklatūros forma ir struktūra

Individualios ND forma parengta vadovaujantis Pagrindinių organizacijos archyvo veikimo taisyklių, patvirtintų Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu (toliau – 2002 m. vasario 6 d. vadinamos Archyvavimo taisyklėmis). Pagal nurodytą normą ND turėtų būti sudarytas iš 5 stulpelių, o individualiai parengtos ND 1, 2 ir 4 stulpelių duomenys perkeliami į bylų viršelius. NR turėtų apimti visus bylų pavadinimus, kurie per metus buvo pateikti organizacijoje.

Pažvelkime į ND struktūrą atidžiau:

1. Pirmajame stulpelyje nurodomi kiekvieno atvejo indeksai, o pats indeksas susideda iš skaičių grupės, atskirtos vienas nuo kito brūkšneliu. Rodyklė nurodo skaitinį organizacijos struktūrinio padalinio pavadinimą ir bylos numerį (serijos) esamame ND šiame struktūriniame padalinyje. Pavyzdžiui, 03-02, kur 03 yra skaitinis struktūrinio padalinio žymėjimas, o 02 - bylų antraštės numeris pagal ten parengtą ND.

2. Antrame ND stulpelyje turėtų būti tiesiogiai rodomos pačių atvejų antraštės. Jų rūšiavimas ŠD ruožuose turėtų būti pagrįstas svarbos laipsniu, taip pat atsižvelgiant į buvimą susiję dokumentai. Taigi, pirmiausia turėtumėte sutvarkyti bylų, kurios apima organizacinius klausimus, antraštes ir administracinius dokumentus iš tėvų organizacijos turėtų būti prieš vietinius dokumentus. Galiausiai turėtumėte rodyti bylų, kuriose yra planai ir ataskaitos, pavadinimus.

Įrašomos tų bylų, kurios buvo pradėtos geografiniu pagrindu, antraštės abėcėlės tvarka remiantis esamais geografiniais pavadinimais. Tas pats pasakytina ir apie bylas, iškeltas korespondento pagrindu.

Atvejų antraštėse neleidžiama naudoti bendrinių pavadinimų, pvz., " Įvairūs dokumentai“, „Bendroji korespondencija“ ir tt Taip pat nepriimtina antraštėse naudoti sudėtingus sintaksinius posūkius ir įžanginius žodžius. Be to, antraštės gali būti patikslintos formuojant bylas.

Leidžiama vartoti apibendrinantį žodį „Dokumentai“ kalbant apie tas bylų antraštes, kuriose renkama dokumentacija vienu iškeltu klausimu, tačiau jų negali sieti kanceliarinio darbo chronologija. Po pavadinimo su žodžiu „Dokumentai“ turėtų būti nurodyta kvalifikacija, konkrečiai nurodanti dokumentacijos rūšį ir pobūdį (pvz., „Techninių seminarų dokumentai“).

Jei byloje kaupiasi dokumentai per metus neišspręstu klausimu, tai tokios bylos pavadinimas turėtų būti įtrauktas į kitų metų nomenklatūrą ir tuo pačiu indeksu. Jei byla yra didelė (susideda iš kelių tomų), tuomet turėtų būti sudaromas bendras bylos pavadinimas.

3. Trečiame stulpelyje nurodykite bylų skaičių, tomus. Stulpelis pildomas metų pabaigoje.

4. Ketvirtajame stulpelyje nurodomas bylų saugojimo laikotarpis.

5. Pastabos nurodytos penktoje skiltyje. Stulpelis gali būti pildomas per visą šios individualios ND galiojimo laikotarpį. Čia įrašomi duomenys apie bylas, kurios perkeliamos į kitus metus, pažyma apie bylas, kurios turėtų būti sunaikintos ar perduotos kitai organizacijai ir pan.

Atskiros ŠD struktūra gali būti formuojama pagal veiklos sritis, taip pat apytikslė, bet gali būti statoma ir pagal kitokią schemą. Yra statybos formatai pagal šiuos principus:

• struktūrinės (administravimo, švietimo, biuro, buhalterinės apskaitos);
• vardinis (pagal specialistų, atsakingų už bylų formavimą - vadovo, metodininko, sekretoriaus, slaugytojo ir kt. - pareigybių pavadinimus);
• mišrus (nominaliai funkcinis) - tada struktūra imsis kitas vaizdas: skyriaus pavadinimas, specialisto pareigos, o poskyriai yra specialisto atliekamos funkcijos.

Bylų nomenklatūros sudarymo pavyzdžius rasite medžiagoje:

Galimi sunkumai pildant saugojimo laikotarpio stulpelį

Ketvirtojo stulpelio pildymo ypatumas yra galimų sunkumų nurodant saugojimo terminą. Be to, gali kilti problemų pritvirtinant tinkamo gaminio numerį.

Atsižvelgiant į tokį parametrą kaip failų saugojimo laikotarpis, gali kilti tam tikrų sunkumų pildant bylas su asmeniniais darbuotojų failais. Organizacijos vadovybės asmens bylos turi būti saugomos nuolat, o kitų darbuotojų – iki 75 metų. Tokiu atveju turės būti suformuotos dvi bylos: vienoje turėtų būti renkamos vadovybės, o kitoje – kitų darbuotojų asmens bylos.

Jeigu įtraukiamos bylų pavadinimai, kurioms pavyzdiniame (tipiniame) RD nėra nustatytas saugojimo terminas, tai laikotarpis nurodomas susitarus su archyvų skyriumi. Kartu reikia turėti omenyje, kad pavyzdiniame ND nustatyti bylų saugojimo terminai negali būti mažinami.

Straipsnyje taip pat skaitykite apie ND sudarymo principus. .

Ikimokyklinio ugdymo įstaigų bylų nomenklatūra 2018 m.: surašymo ypatumai

Ikimokyklinio ugdymo įstaigos (toliau – PMĮ), sistemindamos savo veikloje susidariusią dokumentaciją, gali naudoti apytikslę nomenklatūrą, pateiktą Švietimo ministerijos 2000-09-29 rašte Nr.711 / 28-16. Šiuo atveju pavyzdinis ND skirtas tarnauti metodinis vadovas kai sudaromas individualus ND DOW.

Kiekviena ikimokyklinio ugdymo įstaiga, kurdama individualią ND, pirmiausia turėtų remtis šioje organizacijoje susiformavusia biuro darbo praktika.

Apytikslis ND įstaigoms papildomas išsilavinimas vaikai statomi vardiniu-funkciniu principu. Individualus ND gali būti statomas ir pagal tą patį principą, ir pagal skirtingą (funkcinį, struktūrinį), atsižvelgiant į įstaigos darbo eigos ypatybes.

Kada turėtų būti atnaujinta mokyklos reikalų nomenklatūra?

Pagal 3.4.10 Archyvavimo taisyklės ND baigiasi verslo metų pabaigoje (in švietimo įstaigos tai mokslo metų pabaiga). ND yra daromas galutinis įrašas apie šiems metams pradėtų bylų skaičių, atskirai nuolatinio ir laikinojo saugojimo byloms.

Informacija, nurodyta galutiniame ND įraše, pateikiama atitinkamai archyvavimo įstaigai. Informacija apie tai įvedama į ND, nurodant šį įrašą padariusio asmens pareigas ir dekodavimą.

ND tvirtinamas kiekvienų verslo metų pabaigoje. Be to, jis įsigalioja nurodytų metų pradžioje. ND patvirtinimo procedūra išsamiai aprašyta 3.2.5.3, 3.2.5.5 punktuose Valstybės sistema valdymo dokumentacija, patvirtinta SSRS Pagrindinio archyvo 1988-05-25 įsakymu Nr.33.

Apie tai, kaip surašomas įsakymas dėl ND patvirtinimo, skaitykite medžiagoje. .

Pagal struktūrą ir formą patvirtintas individualus ND gali galioti keletą metų, jeigu įstaigoje nebuvo atlikta jokių esminių struktūrinių ar funkciniai pokyčiai. Pasikeitus ND bus patikslinta ir įsigalios nauja tvarka.

Kiekvienų metų asmens tapatybės dokumento kopija turi būti nuolat saugoma įstaigoje. Į tokius dokumentus atsižvelgiama institucijos sekretoriato sudarytoje byloje, kai ji atsispindi vėlesnėje RD.

Rezultatai

Kiekviena ugdymo įstaiga turi kasmet įgyvendinti savo individualią bylų nomenklatūrą, kuri yra parengta atsižvelgiant į organizacijoje esamą biuro darbo praktiką pavyzdinio ND pagrindu. ND pavyzdžiai yra tam tikras metodinis vadovas, padedantis organizacijoms sukurti savo ND su individualia struktūra ir esamas funkcijas užpildymas. Individualiame ND turi būti pateikti visi per mokslo metus mokymo įstaigoje įrašyti dokumentai. Dokumentacija ND atvaizduojama nurodant bylų antraštes, nurodant jų saugojimo laikotarpius ir kitą informaciją, svarbią raštinės darbuose.