3.3. Dokumentų valdymo organizavimas, darbo eiga, dokumentų judėjimo schemos universiteto švietimo ir mokslo padalinyje.

Universitete yra padalinys, užsiimantis biuro darbu – biuras. Per ją praeina dauguma dokumentų, taikomų TSURE, ir registracija vyksta.

Biuras priima paštą (gaunamą dokumentaciją), registruoja užsakymus, firminius blankus, kopijuoja ir perduoda dokumentus įvairiems universiteto padaliniams.

Fakultete darbo eiga vykdoma pagal gaunamus, išsiunčiamus ir vidinius dokumentus. Lentelėje. 3.2.1. kokius etapus pereina visi šie dokumentai

3.2.1 lentelė

Įeinantis, vidinis ir

išeinančius dokumentus

pašto dėžutę	priėmimas ir pirminis apdorojimas (biuras) preliminari peržiūra (biuras) registracija (biuras) dokumentų svarstymas, kurį atlieka vadovas (universiteto rektorius, prorektorius) dokumentų pristatymas atlikėjams (dekanui ar dekano pavaduotojui) vykdymo kontrolė įvykdyto dokumento padavimas į bylą (įstaigą)
išeinantis	dokumento rengimas (fakultetas) dokumento rengimas (dekanatas, fakulteto katedros) dokumento projekto vizavimas, jo tvirtinimas dokumentų pasirašymas (universiteto padaliniai) registracija (dekanate ar biure) dokumento siuntimas adresatui (įstaigai)
Vidinis	dokumento rengimas ir jo tvirtinimas (universiteto fakultetas, katedros) dokumento paruošimas (dekanatas ar padaliniai) dokumento projekto vizavimas (universiteto fakultetas, katedros) pasirašymas (fakultetas, universiteto padaliniai) registracija (biuras) dokumento atgaminimas ir pristatymas atlikėjams (biuras) vykdymo kontrolė įvykdyto dokumento padavimas į bylą (įstaigą)

Iš ministerijos į biurą gavus dokumentus, jie registruojami ir perduodami universiteto rektoriui. Rektorius savo nutarimą uždeda ant dokumentų ir per sekretorių grąžina juos į biurą, o po to šie dokumentai išdalinami vykdyti.

Visi gaunami dokumentai turi būti registruojami universiteto biure (žr. 3.2.1 pav.)

Ryžiai. 3.2.1. Įeinantys dokumentai

Žurnale registruojamas bet koks vidinis, išeinantis, įvedantis fakulteto dokumentas; už kiekvieną biure paimtą firminį blanką taikoma griežta atskaitomybė.

Dekanatas leidžia ir priima įsakymus, kurie skirstomi į įsakymus personalui, įsakymus studentams ir bendruosius įsakymus.

Kiekvienam užsakymų tipui dekanate yra po aplanką. Priėmus į fakultetą visi įsakymai įrašomi į žurnalą ir pateikiami.

Jei dekanate gautame dokumente yra informacija apie katedras arba ją reikia supažindinti su studentais, tada daroma fotokopija ir iškabinama skelbimų lentoje arba perduodama katedroms. Universitete gaminami ir perkeliami vidiniai dokumentai gimsta TSURE katedrose. Šiuos dokumentus pasirašo skyrių vedėjai (pavaduotojai). Bendra schema Dokumento gamyba parodyta fig. 3.2.2.

Ryžiai. 3.2.2 Bendroji dokumentų gamybos schema

3.2.2 lentelėje organizacinės schemos pavidalu parodyta, kaip rengiamas dokumentas.

3.2.2 lentelė.

Sukurta organizacijos diagrama

dokumentas

Nurodymai, kaip rašyti doc
Projekto rašymas
Dokumentų rinkinys
Dokumento patikrinimas
Dokumento patvirtinimas
Dokumento pasirašymas
Dokumento registracija
Dokumentų rinkinys
Dokumentų derinimas
Dokumento atgaminimas
Dokumentų kopijų tvirtinimas
Tvarkaraštis užrašų knygelėje
Originalo padavimas į archyvą
Pasiskirstymas pagal padalinius

Jei dokumentas tiesiog pereina iš skyriaus į skyrių, tai po pasirašymo (6, 3.2.2 lentelė) jis perduodamas norimam skyriui.

Detalesnė dokumento (užsakymo) sukūrimo ir judėjimo schema parodyta pav. 3.2.3

Ryžiai. 3.2.3 Dokumento (užsakymo) kūrimo ir perkėlimo schema

Jei dokumentas surašytas ant firminio blanko (forma paimama įstaigoje ataskaitai), tai registracijos knygelėje priklijuojama kur, kokiu klausimu laiškas siunčiamas, taip pat daroma fotokopija.

Studijų metais kas mėnesį renkasi fakulteto taryba, kurioje sprendžiami ir svarstomi įvairūs klausimai, dėl to atsiranda protokolai, sprendimai ir kt. Visi šie dokumentai yra saugomi specialiai tam skirtame aplanke. Akademinis sekretorius protokolą rengia po Akademinės tarybos posėdžio. Jei reikia panaudoti informaciją apie priimtą sprendimą, bet kuriame dokumente surašomas išrašas iš protokolo dominančiu klausimu (kas buvo išklausytas, kas kalbėjo, ką nuspręsta).

Taip pat Akademinis sekretorius po Akademinės tarybos posėdžio parengia metų darbo planą, kuris tvirtinamas Akademinės tarybos posėdyje.

Labai daug įvairių oficialių dokumentų, atsirandančių vykdant fakulteto veiklą, reikalauja tinkamo paskirstymo. Įforminti dokumentai pateikiami bylose, jei reikia, jie surandami, yra klasifikatorius, kuris yra bylų nomenklatūra.

Fakulteto, esančio dekanate, reikalų nomenklatūroje nurodytos 26 pavardės. Bylų nomenklatūroje numeracija susideda iš struktūrinio padalinio indekso - 472 ir bylos numerio, pvz. 472/1 - Rektoriaus ir prorektorių įsakymų ir įsakymų kopijos yra bendros. Dekanato reikalų nomenklatūros pavyzdys pateiktas priede Nr.4.

Skyriai turi savo bylų nomenklatūrą savo numeriu. Numerį biuras priskiria pavedimu.

Katedrose leidžiama metodinė literatūra, paskaitų konspektai ir kt. registruojami mokslinėse bibliotekose, laboratorijose ir kt.

Darbo našumas Norint apskaičiuoti darbo našumo augimą, reikia apskaičiuoti darbo našumą „prieš“ ir „po“ dokumentacijos tobulinimo priemonių įgyvendinimo. valdymo veikla organizacijos: (4) Darbo našumas nustatomas per automatizavimo vertinimo rodiklius pagal formulę: , (5) kur - ...

Įmonės ar įstaigos reikalų nomenklatūra yra svarbi priemonė ne tik informacijos paieškos sistemų, bet ir viso įmonės biuro darbo organizavimas. Todėl jį sudarant reikėtų atsižvelgti į daugybę reikalavimų. Dokumentų vertės tyrimas Dokumentų vertės tyrimas – tai dokumentų tyrimas, remiantis jų vertės kriterijais, siekiant nustatyti saugojimo terminus...

Dėl informacijos apie semestro reitingo lygį. Išvada B kursinis darbas nagrinėtos kompiuterių tinklo sampratos, universiteto informacinė erdvė, kompiuterių tinklų darbo organizavimas, pateikti pavyzdžiai. sėkmingas darbas šią kryptįįvairios aukštosios mokyklos. Baigdamas norėčiau trumpai aptarti edukacinės informacinės aplinkos kūrimo perspektyvas. Vienas iš...

Neviršydami turimo biudžeto ir sėkmingai ugdyti naujas studentų kartas. Išvados Studijos pradžioje išsikėlėme tikslą – ištirti socialinę-istorinę valdymo patirtį švietimo įstaigos. Pagal iškeltus uždavinius, mes 1. apibrėžėme sąvoką „organizacija“ – socialinė bendruomenė, vienijanti tam tikrą individų visumą, siekdama bendro ...

Įmonės darbo eigos automatizavimas jau seniai buvo viena iš įprastų IT specialistų užduočių. Dokumentai yra labiausiai paplitusi verslo procesų vykdymo palaikymo priemonė, užtikrinanti informacijos fiksavimą ir perdavimą iš vieno atlikėjo kitam. Todėl organizacijos veiklos procesų efektyvumą didele dalimi lemia dokumentų perėjimo per įmonės darbuotojus greitis ir kokybė.

IT specialistų požiūriu dokumentai yra galingas informacijos srautas, kurį galima automatizuoti dviem būdais. Pirmuoju atveju už dokumentų praėjimą ir saugojimą atsakingos specializuotos sistemos. Pavyzdžiui, išlaikant standartą apskaitos dokumentus gali būti automatizuotas valdyme informacinė sistema(pvz., "1C", "Galaktika"), darbas su projektavimo ir technologine dokumentacija - PLM-sistemoje ("Pilot: PLM", T-FLEX DOCs).

Tačiau įmonė visada turi dokumentų rinkinį, kuris netelpa į vieną iš esamų informacinių sistemų (IS). Tai gali būti vidinės ataskaitos, organizacinė ir administracinė, projektinė ir kita dokumentacija. Tokiu atveju dokumentų judėjimą galima automatizuoti tik specializuotų sistemų pagalba. elektroninis dokumentų valdymas su darbo eigos technologijos palaikymu (pavyzdžiui, OPTiMA-WorkFlow). Tokių sistemų diegimo metodika, sukurta remiantis Samaros įmonės specialistų patirtimi " Šiuolaikinės technologijos Management“ (http://www.biztech.ru) kaip „Upscale Soft“ (http://www.upscalesoft.ru) valdymo konsultantai ir specialistai, dalyvaujantys kuriant ir diegiant OPTiMA-WorkFlow sistemą (http:// www.optima -workflow.ru), mes apsvarstysime šiame straipsnyje.

Darbo eigos formalizavimo vaidmuo

Susidomėjimas elektroninėmis dokumentų valdymo sistemomis (EDVS) atsirado seniai ir neblėsta, tačiau, nepaisant daugiau nei dešimtmetį tokių sistemų diegimo, ne visi projektai baigiami sėkmingai. Tarp gedimo priežasčių galima išskirti: neteisingą sistemos pasirinkimą, techninės infrastruktūros neparengimą, organizacijos darbuotojų vykdomą projekto sabotavimą. Tačiau svarbiausia priežastis, ko gero, yra nepakankamas dėmesys darbo eigos formalizavimui. Efimas Starostinas, „UpScale Soft“ plėtros ir diegimo direktorius, esamą situaciją komentuoja taip: „Didelėse organizacijose diegdami OPTiMA-WorkFlow dažnai susiduriame su nepakankamo dokumentų srauto formalizavimo svarbos supratimo problema, o tai lemia įvairias problemas. neigiamų pasekmių, pavyzdžiui, į dažną dokumentų judėjimo maršrutų schemų keitimą... Retais atvejais pasikliaujame jau paruoštais verslo procesų modeliais, sukurtais verslo modeliavimo sistemų pagrindu, o tai drastiškai sumažina įgyvendinimo laiką ir padidina dokumentų valdymo sistemos grąža.

Akivaizdu, kad jokia informacinė sistema negali būti įdiegta be paties automatizavimo objekto įforminimo. Mūsų atveju automatizavimo objektas yra dokumentų perdavimo procesas per įmonės darbuotojus. Trūksta arba nekokybiškas aprašymas dokumentų srautas įmonėje ankstyvosiose projekto stadijose ir nepakankamas resursų paskirstymas šiam etapui užbaigti gali lemti tai, kad EDMS bus pasirinkta neteisingai, nebus atsižvelgta į visas dokumentų judėjimo ypatybes; į projekto terminų sutrikimą dėl poreikio taisyti neteisingą darbo eigos aprašymą jau sistemos diegimo metu; ir net projekto žlugimo dėl to, kad darbuotojai nesinaudotų netinkamai sukonfigūruota sistema.

Deja, gairės darbo eigos formalizavimas yra vienas „nemėgstamų“ tarp IT specialistų; dėl to šis etapas perkeliamas į projekto vidurį, o pagrindinis dėmesys skiriamas grynai „techniniams“ aspektams. Iš tiesų, serverių įsigijimas ir paleidimas, programinės įrangos diegimas ir konfigūravimas šiandien vyksta be sunkumų, tačiau atliekant savo įmonės apklausą vis tiek kyla problemų. Taip yra dėl dokumentų valdymo įforminimo metodikos nežinojimo, taip pat dėl ​​to, kad ne kiekvienoje įmonėje dirba verslo analitikai – tokio pobūdžio veiklos specialistai.

Požiūriai į formalizavimą

Darbo eigos formalizavimo būdo pasirinkimas priklauso nuo IT paslaugos plėtros strategijos ir nuo visos įmonės brandos lygio. Yra du būdai apibūdinti dokumentų perdavimo maršrutus: „iš dokumentų“ ir „iš procesų“.

Apibūdinimas „iš dokumentų“ istoriškai yra labiausiai paplitęs ir plačiausiai naudojamas diegiant EDMS. Taikant šį požiūrį, pats dokumentas ir jo judėjimas tarp atlikėjų yra priešakyje. Maršruto aprašymas vidinis dokumentas, kaip taisyklė, atrodo taip: Dokumento projekto rengimas - Dokumento tvirtinimas - Dokumento užbaigimas - Dokumento siuntimas (arba pateikimas į archyvą). Be to, etapus „Dokumento susitarimas“ ir „Dokumento peržiūra“ galima kartoti tol, kol bus pašalinti visi komentarai.

Tokiems maršrutams įforminti galima panaudoti bet kokias turimas priemones – viską turėtų lemti pakankamumo problemos sprendimui principas. Paprasčiausias variantas yra sukurti dokumentų srautų diagramas įprastų grafinių struktūrinių schemų pavidalu (1 pav.). Kiekviena įmonė gali susikurti savo rodymo būdą arba pasiskolinti iš paslaugas teikiančios įmonės EDMS diegimui, svarbiausia, kad schemos būtų suprantamos įmonės darbuotojams ir leistų sistemą toliau konfigūruoti.

Šio požiūrio pranašumai yra minimalus laikas dokumentų srauto formalizavimo metodikos sukūrimas, formalizuotų dokumentų judėjimo schemų supratimas įmonės darbuotojams. Bet jei įmonė planuoja pristatyti automatizuotos sistemos verslo procesų valdymas naudojant darbo eigos technologiją, tuomet reikės galingesnių maršrutų aprašymo priemonių. Kaip tokį įrankį galite naudoti IDEF3 grafinio modeliavimo žymėjimą, kuris leidžia labai tiksliai aprašyti dokumento apdorojimo scenarijų. IDEF3 žymėjime yra visi reikalingi grafiniai elementai, kad būtų rodomas lygiagretus arba nuoseklus darbas su dokumentu, taip pat papildomos sąlygos, pavyzdžiui, kažkas panašaus: „vykdymas šias funkcijas turi prasidėti lygiai tuo pačiu metu“ arba „gali būti pradėta vykdyti tik viena iš toliau nurodytų funkcijų“.

Šio žymėjimo naudojimo trūkumas yra tas, kad pačioje diagramoje neparodoma, kuris iš darbuotojų atlieka vieną ar kitą dokumentų apdorojimo funkciją. Galimas sprendimasši problema – tiesiogiai funkcijos pavadinime nurodyti darbuotojų pareigybių pavadinimus (2 pav.). Be to, praktika, deja, parodė, kad šis IT specialistų požiūriu idealus užrašas yra per sudėtingas įmonės darbuotojams. Tai gali lemti tai, kad formaliai EDMS diegimo techninė užduotis bus patvirtinta, tačiau vėliau, sistemos diegimo etape, teks koreguoti dokumentų judėjimo maršrutus.

Ryžiai. 2. Dokumento judėjimo maršruto fragmento pavyzdys IDEF3 žymėjime.

Verslo modeliavimo technologijos

Aukščiau aprašytas metodas leidžia įdiegti EDMS ir sumažinti projekto išlaidas bei riziką. Kartu IT paslaugos projektinė dokumentacija papildoma kitu dokumentu, kuriame yra papildomas įmonės veiklos aprašymo pjūvis. Pagrindinis šio požiūrio trūkumas, nepaisant jo neabejotino paprastumo, yra informacijos apie patį verslo procesą trūkumas, kurį aptariamas dokumentas yra skirtas paremti. Todėl gauta informacija, reikalinga ir pakankama EDMS diegimas, pradedama praleisti, kai reikia pakeisti dokumento turinį, optimizuoti jo praėjimo maršrutą ar net atsisakyti naudoti šį dokumentą. To negalima padaryti neišnagrinėjus toliau pateiktų dalykų Papildoma informacija:

• kokie dar dokumentai naudojami verslo procese;
• kokios funkcijos, be dokumentų apdorojimo funkcijų, įtraukiamos į verslo procesą;
• kurie darbuotojai dalyvauja atliekant visas verslo proceso funkcijas.

Todėl skirti laiko vien darbo eigos aprašymui nėra visiškai priimtina pakankamai brandžioms organizacijoms, kurios savo vystymesi perėjo nuo atskirų automatizavimo užduočių sprendimo prie visos įmonės efektyvumo didinimo. Išeitis – sukurti visavertį verslo procesų modelį, kuriame būtų aprašytos visos atliekamos funkcijos, o ne tik darbuotojų veiksmai, susiję su dokumentų tvarkymu. Dėl to atsiranda galimybė analizuoti ir dirbti ne tik su pasekme – darbo eiga, bet ir su ją sukeliančia priežastimi, t.y. su verslo procesais. Gautas verslo procesų aprašymas gali būti naudojamas sprendžiant daugybę IT paslaugų užduočių:

• analizė ir sprendimų priėmimas, kaip automatizuoti įmonės verslo procesus (automatizavimas naudojant valdymo informacinę sistemą, PLM sistemos, darbo eigos sistemos ar darbo eigos įvedimas arba visai neautomatizuoti, jei užduotį galima išspręsti tiesiog pakeitus verslo procesas);
• dokumentų srautų maršrutų formavimas (remiantis modelyje esančia informacija);
• plėtra įgaliojimai dėl IS įdiegimo naudojant verslo procesų diagramas;
• vartotojo instrukcijų darbui su IS formavimas, verslo procesus papildant darbo IS funkcijomis (duomenų įvedimas į sistemą, ataskaitos gavimas ir kt.). Tai leidžia gauti IP funkcijų registrą ir darbo su IP nuostatus įtraukti tiesiogiai į atlikėjų pareigybių aprašymus.

Verslo modeliavimo sistema Verslo studija

Šiandien kuriant įmonės veiklos modelį, patartina naudoti specializuotas verslo modeliavimo sistemas, kurios leidžia išspręsti įvairiausias užduotis, tokias kaip verslo procesų ir organizacinės struktūros aprašymas, įmonės dokumentų registro kūrimas, ataskaitų ir norminių dokumentų generavimas. , įskaitant darbo eigos ataskaitą. Pavyzdžiui, verslo modeliavimo sistemoje Business Studio (http://www.businessstudio.ru) verslo procesų ir darbo eigos aprašymas generuojamas vienu metu. Jei procesas susijęs su darbu su dokumentu (kūrimas, keitimas, naudojimas), dokumentas nurodomas rodykle įeinant arba išeinant iš funkcijos, o funkcijos vykdytojas fiksuojamas automatiškai, kai funkcija patalpinama į atitinkamą kryželio takelį. funkcinė schema (3 pav.).

Kiekvienai funkcijai nurodomas standartinis vykdymo laikas ir dažnis. Taigi jis susidaro reikalinga informacija nustatyti dokumento judėjimo maršrutą, automatiškai generuoti darbo eigos ataskaitą ir fiksuoti dokumento tvarkymo funkcijas atitinkamų darbuotojų pareigybių aprašymuose. Dokumentų srauto ataskaitos formos gali būti skirtingos, atsižvelgiant į sprendžiamus uždavinius. Pavyzdžiui, norint aprašyti dokumento eigą nuo galo iki galo per visus verslo procesus (ir atitinkamai visus vykdytojus), ataskaitos pavyzdys pateikiamas lentelėje. vienas.

1 lentelė

Procesas	Atsakingas	Laiko reikalavimai	Kvitas:		Transliacija:
			procesas	atsakingas	procesas	atsakingas
A2.1.1.8. Įrankių tiekimas	Teikėjas	Pagal sutarties sąlygas			A2.1.1.9.	įrankių valdytojas
A2.1.1.9. Įrankio ir pridedamų dokumentų gavimas. Tikrinama, ar įrankis atitinka reikalavimus	įrankių valdytojas	Pagal sutarties sąlygas	A2.1.1.8. Įrankių tiekimas	Teikėjas	A2.1.2.1.	Sandėlininkas
A2.1.2.1. Gaunamo medžiagų užsakymo formavimas. Įrankio sąskaitos faktūros pasirašymas	Sandėlininkas	Per 20 min	A2.1.1.9. Įrankio ir pridedamų dokumentų gavimas. Tikrinama, ar įrankis atitinka reikalavimus	įrankių valdytojas	A2.1.2.3. Registracija kvito orderis A2.1.2.4. Įrankio priėmimas į sandėlį. Priėmimo žyma įrankio judėjimo žurnale	Buhalteris Sandėlininkas
A2.1.2.3. Kredito raštelio registravimas	Buhalteris	Per 1 valandą	A2.1.2.1. Gaunamo medžiagų užsakymo formavimas. Įrankio sąskaitos faktūros pasirašymas	Sandėlininkas
A2.1.2.4. Įrankio priėmimas į sandėlį. Priėmimo žyma įrankio judėjimo žurnale	Sandėlininkas	Ne ilgiau kaip 20 min	A2.1.2.1. Gaunamo medžiagų užsakymo formavimas. Įrankio sąskaitos faktūros pasirašymas	Sandėlininkas

Šio integruoto požiūrio vertė yra ta, kad keičiant verslo procesus įmonei nereikia keisti dviejų skirtingos vietos- verslo proceso modelyje ir darbo eigos aprašyme, nes visa reikalinga informacija saugoma viename modelyje. Galimi tipai pokyčiai, kurie turi įtakos darbo eigai, keičiant verslo procesus rodomi lentelėje. 2.

2 lentelė. Verslo procesų pokyčiai ir jų atspindys darbo eigoje

Visi įvykę pakeitimai turi atsispindėti įmonės norminiuose dokumentuose ir sukonfigūruoti EDS. Įmonėms, iš pradžių pasirinkusioms verslo procesų modelio kūrimo kelią, į tokius pokyčius reaguoti daug lengviau – pakanka atnaujinti modelį ir iš naujo sukurti dokumentų srauto ataskaitą ir kt. norminius dokumentus. Tuo pačiu atveju, kai nagrinėjamas dokumentų srauto posistemis atskirai, reikia suprojektuoti naujus dokumentų judėjimo maršrutus rankiniu būdu, o tai dažniausiai lemia papildomos išlaidos laikas ir nenuspėjama rezultato kokybė.

Šio metodo trūkumai yra didelis aprašymo sudėtingumas (reikia aprašyti visas verslo proceso funkcijas, o ne tik funkcijas, susijusias su dokumentų tvarkymu) ir galimybė jį pritaikyti tik pakankamai brandžioje organizacijoje, kurioje yra nusistovėję verslo procesai. Privalumas – gauti vieną susietą įmonės valdymo sistemos modelį, apimantį verslo procesus, organizacinę struktūrą, dokumentus ir naudojamas IS. Toks verslo studijoje sukurtas modelis leis efektyviau pasirinkti ir konfigūruoti EDMS, o diegimo stadijoje automatiškai sugeneruos ir perduos vartotojams darbo IS taisykles. Be to, gautas modelis padės IT tarnybai gerai išstudijuoti savo įmonės darbą, todėl ta pačia kalba bendrauti su kitų padalinių vadovais ir darbuotojais.

***

Įmonėms, kurios galvoja apie elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimą ir siekia formalizuoti darbą su dokumentais, iš pradžių galima rekomenduoti užduotį išsikelti plačiau – visiškai įforminti savo veiklą, o ne tik dokumentų valdymą. Žinoma, tai užtruks daugiau laiko, tačiau tokio požiūrio efektas bus daug didesnis: IT specialistai gaus įmonės darbo eigos aprašą EDMS nustatymui, aukščiausio lygio vadovai – formalizuotą valdymo sistemą, o įmonės darbuotojai – naujausius norminius dokumentus.

Universitete yra padalinys, užsiimantis biuro darbu – biuras. Per ją praeina dauguma dokumentų, taikomų TSURE, ir registracija vyksta.

Biuras priima paštą (gaunamą dokumentaciją), registruoja užsakymus, firminius blankus, kopijuoja ir perduoda dokumentus įvairiems universiteto padaliniams.

Fakultete darbo eiga vykdoma pagal gaunamus, išsiunčiamus ir vidinius dokumentus. Lentelėje. 3.3.1. kokius etapus pereina visi šie dokumentai

Iš ministerijos į biurą gavus dokumentus, jie registruojami ir perduodami universiteto rektoriui. Rektorius savo nutarimą uždeda ant dokumentų ir per sekretorių grąžina juos į biurą, o po to šie dokumentai išdalinami vykdyti.

3.3.1 lentelė. Priimami, vidiniai ir siunčiami dokumentai

pašto dėžutę	priėmimas ir pirminis apdorojimas (biuras) preliminari peržiūra (biuras) registracija (biuras) dokumentų svarstymas, kurį atlieka vadovas (universiteto rektorius, prorektorius) dokumentų pristatymas atlikėjams (dekanui ar dekano pavaduotojui) vykdymo kontrolė įvykdyto dokumento padavimas į bylą (įstaigą)
išeinantis	dokumento rengimas (fakultetas) dokumento rengimas (dekanatas, fakulteto katedros) dokumento projekto vizavimas, jo tvirtinimas dokumentų pasirašymas (universiteto padaliniai) registracija (dekanate ar biure) dokumento siuntimas adresatui (įstaigai)
Vidinis	dokumento rengimas ir jo tvirtinimas (universiteto fakultetas, katedros) dokumento paruošimas (dekanatas ar padaliniai) dokumento projekto vizavimas (universiteto fakultetas, katedros) pasirašymas (fakultetas, universiteto padaliniai) registracija (biuras) dokumento atgaminimas ir pristatymas atlikėjams (biuras) vykdymo kontrolė įvykdyto dokumento padavimas į bylą (įstaigą)

Visi gaunami dokumentai turi būti registruojami universiteto biure (žr. 3.3.1 pav.)

Ryžiai. 3.3.1

Žurnale registruojamas bet koks vidinis, išeinantis, įvedantis fakulteto dokumentas; už kiekvieną biure paimtą firminį blanką taikoma griežta atskaitomybė.

Dekanatas leidžia ir priima įsakymus, kurie skirstomi į įsakymus personalui, įsakymus studentams ir bendruosius įsakymus.

Kiekvienam užsakymų tipui dekanate yra po aplanką. Priėmus į fakultetą visi įsakymai įrašomi į žurnalą ir pateikiami.

Jei dekanate gautame dokumente yra informacija apie katedras arba ją reikia supažindinti su studentais, tada daroma fotokopija ir iškabinama skelbimų lentoje arba perduodama katedroms. Vidiniai dokumentai, pagaminti ir perkelti universitete, atsiranda TSURE katedrose. Šiuos dokumentus pasirašo skyrių vedėjai (pavaduotojai). Bendra dokumentų gamybos schema parodyta pav. 3.3.2.

Ryžiai. 3.3.2

3.3.2 lentelėje organizacinės schemos pavidalu parodyta, kaip rengiamas dokumentas.

3.3.2 lentelė Dokumentų gamybos organinė diagrama

Prižiūrėtojas	pavaduotojas lyderis	sekretorius	TSURE vadovas	Biuro sekretorius	Mašinų biuro sekretorius
Nurodymai, kaip rašyti doc
Projekto rašymas
Dokumentų rinkinys
Dokumento patikrinimas
Dokumento patvirtinimas
Dokumento pasirašymas
Dokumento registracija
Dokumentų rinkinys
Dokumentų derinimas
Dokumento atgaminimas
Dokumentų kopijų tvirtinimas
Tvarkaraštis užrašų knygelėje
Originalo padavimas į archyvą
Pasiskirstymas pagal padalinius

Jei dokumentas tiesiog pereina iš skyriaus į skyrių, tai po pasirašymo (6, 3.3.2 lentelė) jis perduodamas norimam skyriui.

Detalesnė dokumento (užsakymo) sukūrimo ir judėjimo schema parodyta pav. 3.3.3

Jei dokumentas išduotas m firminis blankas(forma paimama kontoroje ataskaitai), tada registracijos knygelėje priklijuojama kur, kokiu klausimu siunčiamas laiškas, taip pat daroma fotokopija.

Ryžiai. 3.3.3

Studijų metais kas mėnesį renkasi fakulteto taryba, kurioje sprendžiami ir svarstomi įvairūs klausimai, dėl to atsiranda protokolai, sprendimai ir kt. Visi šie dokumentai yra saugomi specialiai tam skirtame aplanke. Akademinis sekretorius protokolą rengia po Akademinės tarybos posėdžio. Jei reikia panaudoti informaciją apie sprendimas, bet kuriame dokumente daromas išrašas iš protokolo dominančiu klausimu (kas buvo išklausytas, kas kalbėjo, ką nuspręsta).

Taip pat Akademinis sekretorius po Akademinės tarybos posėdžio parengia metų darbo planą, kuris tvirtinamas Akademinės tarybos posėdyje.

Labai daug įvairių oficialius dokumentus kylantis fakulteto veiklos procese reikalauja tinkamo paskirstymo. Įforminti dokumentai pateikiami bylose, jei reikia, jie surandami, yra klasifikatorius, kuris yra bylų nomenklatūra. Fakulteto, esančio dekanate, reikalų nomenklatūroje nurodytos 26 pavardės. Bylų nomenklatūroje numeracija susideda iš struktūrinio padalinio indekso - 472 ir bylos numerio, pvz. 472/1 - Rektoriaus ir prorektorių įsakymų ir įsakymų kopijos yra bendros. Dekanato reikalų nomenklatūros pavyzdys pateiktas priede Nr.4.

Skyriai turi savo bylų nomenklatūrą savo numeriu. Numerį biuras priskiria pavedimu.

Katedrose leidžiama metodinė literatūra, paskaitų konspektai ir kt. registruojami mokslinėse bibliotekose, laboratorijose ir kt.

Dmitrijus Pinajevas

generalinis direktorius Valstybinė korporacija „Šiuolaikinės valdymo technologijos“

Įmonės darbo eigos automatizavimas jau seniai buvo viena iš įprastų IT specialistų užduočių. Taip yra dėl to, kad dokumentai yra labiausiai paplitusi verslo procesų vykdymo palaikymo priemonė, užtikrinanti informacijos fiksavimą ir perdavimą iš vieno atlikėjo kitam. Todėl organizacijos veiklos procesų efektyvumą didele dalimi lemia dokumentų perėjimo per įmonės darbuotojus greitis ir kokybė.

IT specialisto požiūriu dokumentai yra galingas informacijos srautas, kurį galima automatizuoti dviem būdais. Pirmuoju atveju dokumentų perdavimui ir saugojimui naudojamos specializuotos sistemos. Pavyzdžiui, standartinių apskaitos dokumentų perdavimas gali būti automatizuotas valdymo informacinėje sistemoje (1C, Galaxy), darbas su projektavimo ir technologine dokumentacija – PLM sistemoje (Lotsman: PLM, T-FLEX DOCs). Tačiau įmonė visada turi dokumentų rinkinį, kuris netelpa į vieną iš esamų informacinių sistemų (IS). Tai gali būti vidinės ataskaitos, organizacinė ir administracinė, projektinė ir kita dokumentacija. Tokiu atveju dokumentų judėjimas gali būti automatizuotas tik naudojant specializuotas elektronines dokumentų valdymo sistemas, kurios palaiko darbo eigos technologiją (pavyzdžiui, OPTiMA-WorkFlow).

Tokių sistemų diegimo metodika, sukurta remiantis Valstybinės korporacijos „Modern Management Technologies“ (biztech.ru) (Samara) specialistų, kaip valdymo konsultantų, ir „Upscale Soft“ (upscalesoft.ru) specialistų patirtimi. , kurie kuria ir perduoda „OPTiMA“ sistemas -WorkFlow ”(optima-workflow .ru), siūlome tai apsvarstyti šiame straipsnyje.

Darbo eigos formalizavimas yra būdas padidinti EDMS diegimo efektyvumą

Domėjimasis elektroninėmis dokumentų valdymo sistemomis (EDMS) jau seniai buvo pagrįstas aukštas lygis, tačiau, nepaisant daugiau nei dešimtmetį trunkančios tokių sistemų diegimo praktikos, ne visi diegimo projektai baigiami sėkmingai. Tarp galimos priežastys galima nustatyti gedimus: netinkamas sistemos pasirinkimas, techninės infrastruktūros nepasirengimas, įgyvendinimo projekto sabotavimas iš organizacijos darbuotojų, tačiau bene svarbiausia priežastis – deramo dėmesio darbo eigos formalizavimui stoka.

Efimas Starostinas, „UpScale Soft“ plėtros ir diegimo direktorius, situaciją komentuoja taip: „Didelėse organizacijose diegdami OPTiMA-WorkFlow, dažnai susiduriame su nepakankamo dokumentų srauto formalizavimo svarbos suvokimo problema, o tai sukelia įvairių neigiamų pasekmių. Pavyzdžiui, dažnas maršruto schemų dokumentų srauto keitimas... Retais atvejais pasikliaujame jau paruoštais verslo procesų modeliais, sukurtais verslo modeliavimo sistemų pagrindu, o tai žymiai sumažina diegimo laiką ir padidina dokumentų valdymo sistemos grąžą... “

Akivaizdu, kad neįforminus paties automatizavimo objekto jokios informacinės sistemos neįmanoma. Mūsų atveju automatizavimo objektas yra dokumentų perdavimo procesas per įmonės darbuotojus. Trūksta arba prastai atliktas įmonės darbo eigos aprašymas ankstyvosiose projekto stadijose ir nepakankamas išteklių paskirstymas šiam etapui gali sukelti:

• Neteisingas EDMS pasirinkimas, nes gali būti neatsižvelgta į dokumentų judėjimo ypatybes;
• Sujaukti projekto terminus dėl poreikio taisyti neteisingai atliktą darbo eigos aprašymą jau sistemos diegimo metu;
• Į projekto žlugimą dėl to, kad darbuotojai nesinaudoja netinkamai sukonfigūruota sistema.

Deja, svarbus darbo eigos įforminimo etapas yra labiausiai „nemėgiamas“ tarp IT specialistų, kuris pasireiškia šio etapo perkėlimu į projekto vidurį ir susitelkimu į grynai „techninius“ aspektus. Iš tiesų, serverių įsigijimas ir paleidimas, diegimas ir konfigūracija programinė įranga nebėra sunku, o atlikti savo įmonės apklausą vis dar problematiška. Taip yra dėl formalių darbo eigos formalizavimo metodikų nežinojimo, taip pat dėl ​​to, kad ne kiekvienoje įmonėje dirba verslo analitikai, kurie yra šios veiklos srities specialistai.

Požiūriai į darbo eigos formalizavimą

Darbo eigos formalizavimo būdo pasirinkimas priklauso nuo IT paslaugos plėtros strategijos ir nuo visos įmonės brandos lygio. Yra du būdai apibūdinti dokumentų perdavimo maršrutus: „iš dokumentų“ ir „iš procesų“.

Darbo eigos aprašymas „iš dokumentų“ istoriškai yra labiausiai paplitęs ir plačiausiai naudojamas diegiant EDMS. Taikant šį požiūrį, pats dokumentas ir jo judėjimas tarp atlikėjų yra priešakyje. Vidaus dokumento perdavimo maršruto aprašymas, kaip taisyklė, yra toks: Dokumento projekto rengimas - Dokumento tvirtinimas - Dokumento užbaigimas - Dokumento siuntimas (arba pateikimas į archyvą). Be to, etapus „Dokumento susitarimas“ ir „Dokumento peržiūra“ galima kartoti tol, kol bus pašalinti visi komentarai.

Tokiems maršrutams įforminti galima panaudoti bet kokias turimas priemones – viską turėtų lemti pakankamumo problemos sprendimui principas. daugiausia paprastas variantas yra dokumentų srautų schemų kūrimas įprastų grafinių struktūrinių schemų pavidalu (1 pav.). Kiekviena įmonė gali susikurti savo rodymo būdą arba pasiskolinti iš paslaugas teikiančios įmonės EDMS diegimui, svarbiausia, kad schemos būtų suprantamos įmonės darbuotojams ir leistų toliau derinti sistemą.

Šio požiūrio privalumai – minimalus dokumentų valdymo formalizavimo metodikos sukūrimo laikas, įmonės darbuotojų lengvas supratimas formalizuotų dokumentų srautų modeliams. Bet jei įmonė planuoja diegti automatizuotas verslo procesų valdymo sistemas naudodama Workflow technologiją, tuomet būtina naudoti galingesnius maršruto aprašymo įrankius. Kaip tokį įrankį galite naudoti IDEF3 grafinio modeliavimo žymėjimą, kuris leidžia labai tiksliai aprašyti dokumento apdorojimo scenarijų. IDEF3 žymėjime yra visi reikalingi grafiniai elementai, kad būtų rodomas lygiagretus arba nuoseklus darbas su dokumentu, taip pat papildomos sąlygos, tokios kaip: „šių funkcijų vykdymas turi prasidėti tiksliai tuo pačiu metu“ arba „tik vienas iš šių funkcijos gali pradėti vykdyti“.

Šio žymėjimo naudojimo trūkumas yra tas, kad pačioje diagramoje neparodoma, kuris iš darbuotojų atlieka vieną ar kitą dokumentų tvarkymo funkciją. Norėdami išeiti iš šios situacijos, galite tiesiogiai funkcijos pavadinime nurodyti darbuotojų pareigybių pavadinimus (2 pav.). Taip pat, deja, praktika parodė, kad šis IT specialistų požiūriu idealus užrašas yra per sudėtingas įmonės darbuotojams. Tai gali lemti oficialų EDMS diegimo techninės užduoties patvirtinimą, bet vėliau – dokumentų srautų maršrutų koregavimą jau sistemos diegimo stadijoje.

Verslo modeliavimo technologijų taikymas

Aprašytas metodas leidžia įdiegti EDMS ir sumažinti projekto išlaidas bei riziką, projekto dokumentacija Kartu IT paslaugos pasipildo kitu dokumentu, kuriame pateikiama dar viena įmonės veiklos aprašymo pjūvis. Pagrindinis šio požiūrio trūkumas, turintis neabejotiną paprastumą, yra informacijos apie patį verslo procesą, kuris yra skirtas aptariamam dokumentui paremti, trūkumas. Todėl gaunamos informacijos, reikalingos ir pakankamos EDMS diegti, pradeda trūkti, kai iškyla užduotis pakeisti dokumento turinį, optimizuoti dokumento maršrutą ar net atsisakyti juo naudotis. To negalima padaryti neanalizavus papildomos informacijos, tam reikia žinoti:

• Kokie dar dokumentai naudojami verslo procese;
• Kokios funkcijos, be dokumentų apdorojimo funkcijų, įtraukiamos į verslo procesą;
• Kurie darbuotojai dalyvauja atliekant visas verslo proceso funkcijas.

Todėl leisti laiką aprašant tik darbo eigą nėra visiškai priimtina brandaus išsivystymo lygio organizacijoms, kai svarstomos ir sprendžiamos ne atskiros automatizavimo užduotys, o didėja visos įmonės efektyvumas. Išeitis – sukurti visavertį verslo procesų modelį, kuriame būtų aprašytos visos atliekamos funkcijos, o ne tik darbuotojų veiksmai, susiję su dokumentų tvarkymu. Dėl to atsiranda galimybė analizuoti ir dirbti ne tik su pasekme – darbo eiga, bet ir su ją sukeliančia priežastimi, t.y. su verslo procesais. Gautas verslo procesų aprašymas gali būti naudojamas sprendžiant daugybę IT paslaugų užduočių:

• Analizuoti ir priimti pagrįstą sprendimą, kaip automatizuoti įmonės verslo procesus. Galimi būdai gali tapti, kaip minėta aukščiau: automatizavimas valdymo informacinės sistemos pagalba, PLM sistemos, darbo eigos sistemos ar darbo eigos įvedimas ar net automatizavimo atsisakymas, jei užduotį galima išspręsti tiesiog pakeitus verslo procesą;
• Darbo eigos maršrutų formavimas pagal modelyje esančią informaciją;
• Informacinių sistemų diegimo techninių specifikacijų kūrimas naudojant verslo procesų diagramas;
• Naudotojo instrukcijų darbui su informacine sistema formavimas, verslo procesus papildant darbo IS funkcijomis (duomenų įvedimas į sistemą, ataskaitos gavimas ir kt.). Dėl to tampa galima gauti IP funkcijų registrą ir darbo su IP nuostatų įtraukimą tiesiai į atlikėjų pareigybių aprašymus.

Verslo modeliavimo sistema Verslo studija

Iki šiol įmonės veiklos modeliui sukurti patartina naudoti specializuotas verslo modeliavimo sistemas, kurios leidžia spręsti įvairiausius uždavinius: aprašyti verslo procesus ir organizacinę struktūrą, sudaryti įmonės dokumentų registrą, generuoti ataskaitas ir norminius dokumentus, įskaitant darbo eigos ataskaitą. Pavyzdžiui, Business Studio () verslo modeliavimo sistemoje verslo procesų ir darbo eigos aprašymas vyksta vienu metu. Jei procesas susijęs su darbu su dokumentu (kūrimas, modifikavimas, naudojimas), tada dokumentas nurodomas rodykle įvedant arba išeinant iš funkcijos, o funkcijos vykdytojas fiksuojamas automatiškai, kai funkcija yra atitinkamame takelyje ant kryžiaus. funkcinė schema (3 pav.).

Kiekvienai funkcijai nurodomas standartinis vykdymo laikas ir dažnis. Taigi sugeneruojama reikiama informacija dokumento maršrutui nustatyti, automatiškai sugeneruoti darbo eigos ataskaitą bei konsoliduoti dokumento tvarkymo funkcijas atitinkamų darbuotojų pareigybių aprašymuose. Dokumentų srauto ataskaitos formos gali būti skirtingos, atsižvelgiant į sprendžiamus uždavinius. Pavyzdžiui, norint aprašyti dokumento perėjimą nuo galo iki galo per visus verslo procesus (ir atitinkamai visus vykdytojus), galima naudoti šią ataskaitą.

Procesas	Atsakingas	Laiko reikalavimai	Pajamos		Transliacija
			Procesas	Atsakingas	Procesas	Atsakingas
	Teikėjas	Pagal sutarties sąlygas				įrankių valdytojas
A2.1.1.9 Įrankio ir pridedamų dokumentų gavimas. Tikrinama, ar įrankis atitinka reikalavimus	įrankių valdytojas	Pagal sutarties sąlygas	A2.1.1.8 Įrankių tiekimas	Teikėjas		Sandėlininkas
A2.1.2.1 Gaunamo medžiagų užsakymo formavimas. Įrankio sąskaitos faktūros pasirašymas	Sandėlininkas	Per 20 min.	A2.1.1.9 Įrankio ir pridedamų dokumentų gavimas. Tikrinama, ar įrankis atitinka reikalavimus	įrankių valdytojas		Buhalteris
A2.1.2.3 Kredito raštelio registravimas	Buhalteris	Per vieną valandą.	A2.1.2.1 Gaunamo medžiagų užsakymo formavimas. Įrankio sąskaitos faktūros pasirašymas	Sandėlininkas
A2.1.2.4 Įrankio gavimas į sandėlį. Priėmimo žyma įrankio judėjimo žurnale	Sandėlininkas	Ne ilgiau kaip 20 min.	A2.1.2.1 Gaunamo medžiagų užsakymo formavimas. Įrankio sąskaitos faktūros pasirašymas	Sandėlininkas

1 lentelė

Tokio integruoto požiūrio vertė yra ta, kad keičiantis įmonės verslo procesams nereikia daryti pakeitimų dviejose skirtingose ​​vietose – verslo procesų modelyje ir dokumentų srauto aprašyme, nes visa reikalinga informacija yra saugoma viename modelyje. . Pasikeitus verslo procesams, tai įmanoma šių tipų pakeitimų, turinčių įtakos darbo eigai.

2 lentelė. Verslo procesų pokyčiai ir jų atspindys darbo eigoje

Visi įvykę pakeitimai turi atsispindėti įmonės norminiuose dokumentuose ir sukonfigūruoti EDS. Įmonėms, iš pradžių pasirinkusioms verslo procesų modelio kūrimo kelią, į tokius pokyčius reaguoti kur kas paprasčiau – pakanka atnaujinti modelį ir iš naujo sukurti darbo eigos ataskaitą bei kitus norminius dokumentus. Tuo atveju, kai darbo eigos posistemis svarstomas atskirai, būtina rankiniu būdu sukurti naujus dokumentų judėjimo maršrutus, o tai dažniausiai lemia papildomo laiko ir nenuspėjamos rezultato kokybę.

Šio metodo trūkumai yra didesnis aprašymo sudėtingumas, nes reikia aprašyti visas verslo proceso funkcijas, o ne tik funkcijas, susijusias su dokumentų tvarkymu, ir galimybė pritaikyti gana brandžioje organizacijoje, kurioje yra yra nusistovėję verslo procesai. Privalumas – gauti vieną susietą įmonės valdymo sistemos modelį, apimantį verslo procesus, organizacinę struktūrą, dokumentus ir naudojamas informacines sistemas. Toks Verslo studijoje sukurtas modelis leis efektyviau pasirinkti ir konfigūruoti EDMS, o diegimo stadijoje automatiškai sugeneruoti ir perduoti vartotojams darbo informacinėje sistemoje taisykles. Taip pat gautas modelis padės IT tarnybai gerai išstudijuoti savo įmonės darbą, todėl ta pačia kalba bendrauti su kitų padalinių vadovais ir darbuotojais.

Įmonėms, kurios galvoja apie elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimą ir siekia formalizuoti darbą su dokumentais, iš pradžių galima rekomenduoti užduotį išsikelti plačiau – visiškai įforminti savo veiklą, o ne tik dokumentų srautą. Žinoma, tai užtruks daugiau laiko, tačiau tokio požiūrio efektas bus daug didesnis: IT specialistai gaus įmonės darbo eigos aprašą EDMS nustatymui, aukščiausio lygio vadovai – formalizuotą valdymo sistemą, o įmonės darbuotojai – naujausius norminius dokumentus.

„Išsilavinimo poreikis slypi kiekviename žmoguje; Žmonės myli ir siekia išsilavinimo, kaip jie myli ir ieško oro kvėpuoti.
Levas Tolstojus

Šiandien yra daug galimybių organizuoti personalo mokymą. Daugelyje didelių įmonių yra personalo tobulinimo skyriai ar net mokymo centrai, kuriuose vienu metu apmokomi šimtai darbuotojų. Savo ruožtu dėl mažos įmonės dažniausiai apsiriboja trumpalaikiais mokymais ir seminarais, į kuriuos kviečia išorės specialistus arba siunčia savo darbuotojus į atvirus mokymo renginius (mokymus, seminarus, konferencijas ir pan.).

Treniruotės- vienas iš brangių verslo elementų bet kuriai įmonei, o jo poveikis ne visada pastebimas iš karto. Vidinių įmonės mokymų tikslas – palaikyti ir gerinti darbuotojų veiklą, o per darbuotojus – didinti įmonės pelningumą ir pelningumą. Krizės metu daugelis organizacijų apie tai pamiršusios nusprendė sumažinti mokymo programų išlaidas iki minimumo.

Galiu sutikti, kad teisingas būdas sumažinti mokymo išlaidas yra nustatyti tinkamą ekonomišką ir efektyvų požiūrį į mokymą. Turiu galvoje štai ką: jei jūsų organizacija samdo išorinę mokymo įmonę personalo mokymui vykdyti, tai ši įmonė turi būti teisingai identifikuota, taip pat jai turi būti aiškiai paskirtos užduotys jūsų personalui apmokyti, atsižvelgiant į mokymo poreikį. atskiros grupės specialistai, o ne primesti iš išorės ir nėra pritaikomi ateityje praktikoje jūsų įmonėje.

Jeigu tai atviri mokymai, į kuriuos siunčiate specialistus, tas pats: reikia aiškiai suprasti, kuri įmonė rengia mokymus, ar deklaruojama tema atitinka Jūsų organizacijos ir Jūsų personalo verslo poreikius, kokie instruktoriai veda mokymus, kuriems darbuotojams jų reikia. Išorinių mokymo programų pasirinkimą galima skirti atskiriems straipsniams ir apie tai rašyti knygas.

Šiame straipsnyje daugiausia dėmesio skirsiu alternatyvai brangiems mokymams dalyvaujant išoriniams instruktoriams ir mokymo įmonėms, būtent savo vidinės įmonės mokymo struktūros sukūrimui. mokymo centras("ugdomasis", "mokymas" - galite naudoti pavadinimą, kuris jums labiausiai patinka).

Mokymo centras leis įgyvendinti pagrindinius statybos principus edukacinės programos: savalaikiškumas, individualumo pakankamumas.

Mokymo centro kūrimo ir veiklos tikslas – įmonėje dirbantiems darbuotojams (esamiems ir naujai priimtiems) teikti kokybiškas mokymo programas ir tobulinti žinių lygį, siekiant ilgalaikio konkurencinio pranašumo Jūsų įmonei.

Užduotys, kurias reikia išspręsti įdiegus mokymo centrą:

• - mokymų sisteminimas;
• - kokybiškas mokymo programų planavimas tiek trumpalaikėje, tiek ilgalaikėje perspektyvoje, atsižvelgiant į viso personalo ir tam tikrų kategorijų/asmenų tobulėjimą. Ši užduotis taip pat įgyvendina kokybišką mokymą personalo rezervasįmonės;
• - vieno standarto naudojimas mokymuose;
• - teikti darbuotojams kokybiškas mokymo programas ir tobulinti žinias;
• - laiku teikti duomenis verslui ir personalui;
• - mokymai, atsižvelgiant į konkrečios verslo struktūros ir personalo poreikius bei ypatumus;
• - metodinė pagalba pristatyti naujus produktus ir paslaugas;
• - nuolatinė darbuotojų mokymo efektyvumo analizė ir stebėjimas;
• - mokymai atsižvelgiant į įmonių vertybes, įskaitant istorines, kultūrines ir kt.

1 diagramoje parodytas mokymo centro ir komponentų santykis personalo tobulinimo kryptimi.

Schema 1. Mokymo centro vieta švietimo sistemoje

Informacija, kuri yra suformuota remiantis tam tikrais organizacijos gyvenimo komponentais, ir informacija, kuri turėtų patekti į mokymo centrą, yra rodoma žemiau esančioje lentelėje trumpų pastabų ir naudojimo nurodymų mokymo centre pavidalu.

1 lentelė. Ryšys tarp kai kurių personalo tobulinimo aspektų ir mokymo centro

Komponentai	Kryptis	Mokymo centras
Personalo atranka	Naujo darbuotojo kvalifikacijos atitikimas pareigoms, kurioms jis yra atrinktas	- Trūkstamų žinių, įgūdžių ir gebėjimų rinkinio formavimas, kurio pagrindu atliekamas tolesnis darbuotojo mokymas ir tobulinimas. - Naujo specialisto rengimo poreikio nustatymas
Darbuotojų adaptacija	Naujų darbuotojų įvedimas. Specialistų pritaikymas prie turinio, sąlygų darbo veikla ir artimiausia aplinka	- „Startinių“ privalomų ir individualių mokymų rengimas (apie organizaciją, įmonės kultūrą, verslo procesus, mokymo programas pagal kvalifikaciniai reikalavimaiį poziciją). - Mentorystės ir koučingo procesų planavimas ir dalyvavimas juose
Analizė profesinę veiklą ir veiklos įvertinimą	Vykdymo atitikties nustatymas funkcines pareigas pagal darbo reikalavimus. Personalo atestavimas ir vertinimas. Personalo vertinimas, jei reikia perkvalifikuoti ar rotuoti darbuotoją	- Mokymo programų rinkinio, skirto patobulinti žinias, įgūdžius ir gebėjimus atskirų darbuotojų ar specialistų grupių sėkmingam darbui, suformavimas. - Programų rengimas pagal naujas užduotis ir/ar kvalifikacijos poreikius
Personalo tobulinimo planavimas	Apibrėžimas reikalinga suma personalo tam tikroms užduotims atlikti, atsižvelgiant į įmonės verslo plėtrą ar jo optimizavimą	- Mokymo programų formavimas atsižvelgiant į strateginė plėtra verslui. - Personalo mokymas atsižvelgiant į pokyčius, funkcijų perskirstymą, prisitaikymo prie naujų reikalavimų sąlygomis. - Personalo rezervo mokymas

Organizacinės struktūros „Mokymo centras“ sukūrimas personalo valdymo (personalo tobulinimo, žmogiškųjų išteklių valdymo) pagrindu susideda iš tam tikrų etapų, kurie atvaizduoti 2 diagramoje.

Schema 2. Mokymo centro kūrimo etapai

Šiame straipsnyje išsamiai neaprašysiu visų etapų. sustosiu ties Treniruočių komandos formavimo etapai (3 etapas – „Mokymų personalo“ atranka ir 4 etapas – „Instruktorių mokymai“), taip pat pagal patį mokymų organizavimo modelį įmonėje.

Į Kalbant apie vidinių trenerių sudėties formavimą, čia kyla nemažai klausimų, iš kurių galima išskirti šiuos dalykus:

1) Kiek trenerių reikia įmonei?

2) Kokias kompetencijas ir įgūdžius jie turėtų turėti?

Šie du klausimai yra labai glaudžiai susiję, nes matematika ir ekonomika visada neatsilieka nuo logikos ir efektyvumo. Iš dalies atsakius į antrąjį klausimą, galima suprasti pirmąjį ir atvirkščiai.

Nepaisant to, atsakymas į pirmąjį klausimą gali būti keletas mokymo centrų kūrimo bankinėse struktūrose įgyvendinimo pavyzdžių. Žemiau esančioje lentelėje pateikti du mokymo centro organizavimo ir veikimo pavyzdžiai labai panašiose verslo struktūrose.

2 lentelė. Trenerių štabo formavimo variantų palyginimas

Tuo pačiu metu pirmuoju atveju 7 instruktoriai yra instruktoriai, dalyvaujantys išskirtinai mokymo centre, kurdami ir vedantys mokymo renginius, o antruoju - instruktoriai, dalyvaujantys darbe. struktūriniai padaliniai pagrindinis bankas ir vidiniai treneriai mokymo centre. Abu atvejai turi savo privalumų ir trūkumų.

Tokių schemų pavyzdžių yra daug. Tačiau tik nustačius mokymo centro tikslus ir uždavinius, nustačius loginį ir matematinį renginių, kurie turi būti vykdomi per laikotarpį (geriausia – metus), skaičių, suplanavus temines personalo tobulinimo kryptis, galima suprasti ir organizuoti. optimalią įmonės struktūrą.

Trenerių štabo organizavimo klausimu svarbiau, koks turėtų būti vidinis treneris, kaip jį atpažinti, kokias kompetencijas jis turėtų turėti ir kokius įgūdžius reikia lavinti. Mokymai yra veiksmingi tik tuo atveju, jei juos vykdo šios srities ekspertai. Tai iš karto apriboja instruktorių paieškos lauką tik dėl to, kad nėra daug specialistų, kurie mielai derina savo srities ekspertinę patirtį ir turi galimybę/noro mokyti kitus. Ypač kai kalbama apie profesinį mokymą, aktualu darbo užduotysįmonės darbuotojai.

P Prieš pradedant vidinio koučingo paieškas įmonei, reikia apsispręsti, kokio lygio koučingo profesionalumas reikalingas? Atrodo, kuo aukštesnė kompetencija, tuo geriau? Taip būna ne visada. Sunku rasti bet kurios srities profesionalų, jų paslaugos dažniausiai yra brangios. Be to, „superžvaigždė“ labai vertina savo kvalifikaciją, jam svarbios sudėtingos nestandartinės užduotys, tad perspektyva savaitėms rengti treniruotes gali ir neįkvepia.

Organizuojant mokymo centrą nuo nulio, geriau pritraukti aukšto profesinio lygio specialistus (1-2 žmones), kurie jau pirmame etape galės padėti vadovui organizuoti darbą ir apmokyti pradedančiuosius trenerius.

Jei įmonė planuoja pritraukti vieną trenerį, kuris ves įvairius mokymus skirtingo lygio ir funkcinės veiklos sričių darbuotojams, tai š. profesionalus treneris turėtų būti dar profesionalesnis. Kuo sunkesnę užduotį vidiniam treneriui iškelia įmonė, tuo darbuotojas turėtų būti profesionalesnis. Kai įmonė jau turi mokymo centrą, kuriame dirba keli instruktoriai, buvo sukurti įmonių mokymo standartai, tuomet efektyviau pritraukti perspektyvų naujokas treneris labai motyvuotas dirbti ir tobulėti. Iš jo galima išauginti profesionalą, kuris atitiks įmonės specifiką.

Pateiksiu keletą variantų, kaip perkvalifikuoti darbuotoją treneriu iš kitų skyrių.

3 lentelė. Darbuotojų perkvalifikavimas į trenerius iš kitų padalinių

	privalumus	Minusai	Rekomendacija
Specialistas tampa mokymo centro treneriu	Gauname profesinės patirties nešioją, kuris, baigęs trenerio mokymus, perduos savo patirtį kitiems	Mes pralaimime geras darbuotojas tam tikra kryptimi	Būtina aiškiai pasverti, kurioje pozicijoje yra pelningiau naudoti šį darbuotoją
Specialistas lieka dirbti savo pareigose ir tuo pačiu dalyvauja mokymuose	Organizacija nepraranda specialisto ir tuo pačiu gauna profesionalų savo srities trenerį. Jis visada užsiima verslu ir gali dalytis patirtimi realiuoju laiku	Darbuotojas gali neatlaikyti krūvio, perdegti ar neatsakingai elgtis su koučingo užduotimis. Jei mokymai vyksta kitiems struktūriniams padaliniams, tiesioginis vadovas gali prieštarauti, kad jo darbuotojas neatvyktų į kitus struktūrinius padalinius.	Trenerio pareigos įmonėje turėtų būti prestižinės. Norėdami tai padaryti, turite sukurti trenerio motyvavimo sistemą. Kokybiškai planuoti ir reguliuoti treniruoklio krūvį, atsižvelgiant į funkcinį krūvį ir suvokiant, kad šiuo režimu treneriui reikia daugiau laiko pasiruošti treniruočių renginiams. Įmonės vadovybė turėtų visais įmanomais būdais palaikyti trenerį
Vadovas dirba treneriu	Mokymai vyksta pačiam vadovui aiškiai suvokus, kokių žinių ir įgūdžių reikia specialistams savo darbo vietose. Niekas nebus kaltinamas dėl mokymo veiklos neefektyvumo. Tiek nuolatinis darbo rezultatų vertinimas, tiek pažanga mokymosi procese	Laiko trūkumas. Suplanuotos veiklos nevykdymas	Tegul vadovas apmoko savo pavaldinius bendrųjų ir privalomų žinių bei įgūdžių, o likusiems dalykams būtina pasitelkti išorės instruktorius.

Kurdama mokymo centrą kiekviena įmonė pasirenka savo trenerio pasirinkimo būdą. Kaip daryti optimalus pasirinkimas? Mokymosi sprendimo priėmimas savo specialistą pagal profesiją verslo treneris, personalo direktorius turi atidžiai pasirinkti tinkamą kandidatą. Būsimasis treneris, prieš mokydamas kitus, pats turi atlikti kokybiškus mokymus (mokymus treneriams), dirbti vadovaujamas mentoriaus, atlikti praktiką pas labiau patyrusį kolegą (kaip treneriu).

O Pagrindiniai Mokytojų rengimo programos moduliai pateikti žemiau esančioje lentelėje.

4 lentelė. Vidinių trenerių rengimo teminės sritys

Kad nesuklystumėte renkantis įmonės trenerį, reikia kruopščiai pasiruošti tinkamo kandidato paieškai.

• - Būtina iš anksto aiškiai apibrėžti reikalavimus, kuriuos turi atitikti įmonės treneris, sudaryti jo „idealiuosius“ profilius (kompetencijų ir asmenybės).
• – Taip pat būtina nustatyti atrankos kriterijus.
• – Būtina įvertinti visus kandidatus pagal pasirinktus kriterijus.
• – Būtina lyginti kandidatų profilius su „idealiu“ trenerio profiliu.

Pagrindiniai atrankos kriterijai – profesionalumas, siekis tobulėti, lojalumas, noras dalytis įmonės vertybėmis. Bet svarbiausia sąlyga, mano nuomone, kad treneris turi būti savo profesijos gerbėjas, turėti didelį norą treniruoti žmones.

Žemiau esančioje diagramoje parodytas mokymosi modelis su skirtingų struktūrinių padalinių darbuotojai, atsižvelgiant į bet kurio mokymo projekto formavimo eiliškumą.

3 schema. Skirtingų struktūrinių padalinių darbuotojų mokymo modelis

Pavieniai receptai „standartizuoti mokymo programas“ įmonei, mano nuomone, neegzistuoja, nes skirtinga įmonių verslo orientacija suponuoja jos ypatumus.

O tačiau galima atskirti esminiai elementai, kuris gali būti įtrauktas į pradinių / standartinių treniruočių veiklų rinkinį. Žemiau esančioje lentelėje pateikiami kai kurie iš jų.

5 lentelė. Standartinė mokymo veikla

Pamokos	Pagrindiniai momentai	Mokymo metodas
Naujų darbuotojų adaptacija	Susipažinimas su funkcinių pareigų spektru, organizacinės struktūros ir sąveikos metodų įmonės viduje studijavimas (vidaus dokumentų srautų schema, organizacijos hierarchinė struktūra, ratas pareigūnai su kuo darbuotojas bendraus darbe, ir jo profesinės atsakomybės apimtį). Taip pat adaptacijos programa neabejotinai turėtų apimti susipažinimą su įmonės korporatyvine kultūra, misija ir strateginiais įmonės plėtros planais.	Mokymai; seminarai; darbo grupės; nuotolinio mokymosi
Profesionalios programos įvairioms pareigoms	Organizuojami mokymo blokai, kuriuose yra teorinė dalis, praktinio mokymo dalis pagal pareigas ir žinių patikrinimo testai	Mokymai; seminarai; nuotolinio mokymosi
Bendros orientacijos verslo mokymai	Šis blokas apima vadovavimo mokymus, komandos formavimą, darbą ugdant vadybinius, bendravimo įgūdžius, prezentavimo įgūdžius, gebėjimą parduoti prekes (produktus, paslaugas) ir dirbti konfliktų ar konfliktų metu. stresinės situacijos ir tt	Mokymai; seminarai
Informacinė bazė	Žinių perdavimas ant norminius dokumentus, pareigybių aprašymai, žinynai ir kt. Šį mokymo bloką gali įgyvendinti įvairių padalinių specialistai (tai nebūtinai vidiniai treneriai)	Nuotolinio mokymosi; seminarai; mokymai

Mokymo kursai ir programos turėtų būti formuojamos moduliniu būdu, naudojant skirtingus maketus. mokymo kursai(mokymasis akis į akį derinamas su el. mokymu), kuris žymiai paįvairins mokymosi procesą, taip pat efektyviai išnaudos personalo darbo krūvį.

Straipsnio pabaigoje norėčiau pažymėti, kad mokymo centro sukūrimas - veiksminga priemonė personalo tobulinimas ir vienas iš svarbiausių komponentų vieninga sistemaįmonės personalo valdymas.